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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA
BASE SOCIAL DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS INTEGRADOS
PROFESIONALES (SIPCOOP).
JAIME RAFAEL NORATO CORREDOR
FRANCISCO DAVID PEREZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
BOGOTÁ D.C. 2015
2
Nota de aceptación.
Tutor
Ing. Sonia Alexandra Pinzón Núñez
Jurados
Roxmery Lozada Romero
Luis Felipe Wanumen Silva
Bogotá D.C, Septiembre de 2015
3
INTRODUCCION
La Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la
universidad distrital Francisco José de caldas, evidencia una problemática con la
parte administrativa y contable. En primer lugar no se lleva un control riguroso de
los aportes que deben pagar los asociados mensualmente, el sistema utilizado
actualmente para almacenar la información del asociado van desde libros físicos
hasta medios magnético como lo es Excel esto haciendo que el proceso de
obtener la información de cada uno de los usuarios sea algo extenuante y
demorada, por lo tanto se hace necesario llevar a cabo la sistematización de
estos procesos que se desarrollan en el área Administrativa de la Cooperativa.
El proceso para el desarrollo del proyecto de Sistematizar los datos dela base
social de la Cooperativa van desde el modelo de recolección de información,
modelado de procesos, hasta la implementación de un sistema de información
intranet, esto mediante la utilización de tecnologías como lo es Java la cual nos
provee de un medio para crear la aplicación de una forma libre esto dando la
posibilidad que su costo sea muy bajo, MYSQL por ser software libre y ser capaz
de gestionar bases de datos robustas y potentes, LINUX por ser un sistema
operativo libre con el cual tendremos la oportunidad de que el sistema pueda ser
multiplataforma.
Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la
Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la universidad
distrital Francisco José de caldas, tiene como objetivo el facilitar al área
administrativa el acceso a la información de una forma eficiente y rápida
4
RESUMEN
El Sistema de Información para la Gestión Administrativa de la base social de la
Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la Universidad
distrital Francisco José de Caldas, permite al área administrativa de la cooperativa
acceder de manera rápida y completa a la información de los asociados y así
mismo registrar usuarios, y generar reportes.
Para la elaboración del presente sistema de información se usó el prototipo de
Arquitectura MVC (modelo, vista, controlador), ya que este modelo de
programación garantiza mayor calidad en el desarrollo sistemático del proyecto;
también se sigue la metodología RUP, que permite un desarrollo de software
mejor estructurado y así se logra el alcance total de los objetivos propuestos.
El sistema se encuentra desarrollado en Netbeans IDE bajo el lenguaje Java, que
es compatible con MySQL; esto último es importante ya que es el motor de base
de datos que hemos escogido para la realización y almacenamiento de la
información del sistema.
Todo esto con el objetivo de hacer un sistema flexible, amigable y sobretodo
robusto para el usuario final, y ante todo, tener una herramienta que facilite su
manejo y entendimiento.
5
ABSTRACT
The Information System for Administrative Management of social base of the Cooperative of Integrated Professional Services in Spanish (SIPCOOP) of Universidad Distrital Francisco José de Caldas enable the cooperative an easy and complete access to the associates' database, as well as register users and generate reports. In order to elaborate the aforementioned Information System it was used the MVC architectural prototype (model, viewand controller), due that this programming model guarantees better quality in the systematic design of the project; In addition, it follows the RUP methodology, which allows a software development more structured, achieving the entire goals proposed. The system is developed under Netbeans IDE, using JAVA programming language, as this is compatible with MySQL; the foregoing is important due that is the engine of the chosen database for the development and storage of the system information. All this with the purpose of making a flexible, friendly and especially robust system for the final user, and above all, have a tool that facilitates its handling and understanding
6
TABLA DE CONTENIDO
FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN YORGANIZACIÓN ................................ 11
1.1 TÍTULO D E L PROYECTO ................................................................................. 11
1.2 TEMA ....................................................................................................... 11
1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................... 11
1.3.1Descripción ................................................................................................. 11
1.3.2Formulación del problema .......................................................................... 12
1.4 objetivos ................................................................................................... 12
1.4.1 Objetivo General ........................................................................................ 12
1.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................ 12
1.5 alcances y delimitaciones ......................................................................... 13
1.5.1 Alcances .................................................................................................... 13
1.5.2 Delimitaciones ........................................................................................... 13
1.5.2.1 Delimitación Geográfica .......................................................................... 13
1.5.2.2Delimitación Temporal ............................................................................. 14
1.5.2.3Delimitación Temática ............................................................................. 14
1.6 Justificación ............................................................................................. 14
1.7 marco de referencia .................................................................................. 15
1.7.1 Estado Del Arte.......................................................................................... 16
1.7.2 Marco Conceptual ...................................................................................... 24
1.8 Factibilidad .............................................................................................. 25
1.8.1Factibilidad Técnica .................................................................................... 25
1.8.2Factibilidad Operativa ................................................................................. 25
1.8.3Factibilidad Económica ............................................................................... 26
1.8.3.1 Recursos Humanos ................................................................................ 26
1.8.3.2 Recursos Técnicos ................................................................................. 26
1.8.3.3 Recursos de Software ............................................................................ 27
1.8.3.4 Presupuesto............................................................................................ 27
7
2. MODELO DE NEGOCIO ................................................................................. 28
2.1 Descripción de módulos principales ....................................................... 28
2.1.1 Modulo de Gestión de Usuarios................................................................. 28
2.1.2Módulo de Administración de Aportes ........................................................ 28
2.1.3Módulo de Generación de Reportes ........................................................... 28
2.2 Definición de roles del sistema ................................................................ 28
2.2.1Administrador.............................................................................................. 28
2.2.2Gerente ....................................................................................................... 29
2.2.3Coordinador ................................................................................................ 29
2.3 Lista preliminar de casos de uso por roles .............................................. 29
3. FASE DE REQUERIMIENTOS ...................................................................................... 30
3.1 levantamiento de requerimientos .......................................................................... 30
3.1.1 Requerimientos Funcionales ..................................................................................... 30
3.1.2 Requerimientos No Funcionales ............................................................................... 31
4. FASE DE ANALISIS .......................................................................................................... 32
4.1 Análisis de casos de uso ....................................................................................... 32
4.2 Diagramas de casos de uso y documentación ................................................ 32
4.2.1Diagrama de Caso de uso Login ............................................................................... 32
4.2.2 Diagrama de Caso de uso Gestión de Asociados .............................................. 34
4.2.3 Diagrama de Caso de uso Gestión de Aportes ................................................... 39
4.2.4 Diagrama de Caso de uso Gestión de Reportes ................................................ 43
4.3 Diagramas de secuencia ......................................................................................... 45
4.4 Diagramas de estado................................................................................................ 46
4.5 Diagramas de actividad ........................................................................................... 46
4.6 Diagramas de análisis .............................................................................................. 47
5. FASE DE DISEÑO ..................................................................................................... 48
5.1 Descripción general del sistema ......................................................................... 48
5.1.1 Diagrama Esquemático Del Sistema ...................................................................... 48
5.2 Modelo de interfaz ................................................................................................... 48
8
5.2.1 Interfaz para aplicativo ................................................................................................ 49
5.4 Modelo relacional ..................................................................................................... 50
5.5 Diccionario de datos ................................................................................................ 51
6. FASEDEIMPLEMENTACIÓN ......................................................................................... 52
6.1 Diagrama de componentes ................................................................................... 52
6.2 Diagrama de despliegue ........................................................................................ 52
6.3 Diagrama de paquetes ............................................................................................ 53
7. FASEDEPRUEBAS ............................................................................................................ 54
7.1 prueba módulo de gestión de asociados .......................................................... 54
7.2 Prueba módulo de gestión de aportes .............................................................. 54
7.3 Prueba módulo de gestión de reportes ............................................................. 55
CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 56
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................ 57
9
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Módulos Sistemas En línea S.A ........................................................................... 17
Tabla 2 Módulos Jorjweb Ltda. ........................................................................................... 18
Tabla 3 Cuenta de Procesos Jorjweb Ltda. .................................................................... 18
Tabla 4 Recursos Humanos .................................................................................................. 26
Tabla 5 Recursos técnicos .................................................................................................... 26
Tabla 6 Recursos de Software ............................................................................................. 27
Tabla 7 Presupuesto ............................................................................................................... 27
Tabla 8 Caso de uso Login .................................................................................................... 34
Tabla 9 Caso de uso Consultar asociados ....................................................................... 36
Tabla 10 Caso de uso Registrar asociado........................................................................ 37
Tabla 11 Caso de uso Modificar asociado........................................................................ 39
Tabla 12 Caso de uso Consultar aportes ......................................................................... 41
Tabla 13 Caso de uso Registrar Aporte ............................................................................ 43
Tabla 14 Caso de uso Gestión de Reportes .................................................................... 45
Tabla 15 Diccionario de Datos Aportes ............................................................................. 51
Tabla 16 Prueba Modulo de Gestión de asociados ....................................................... 54
Tabla 17 Prueba Modulo de Gestión de Aportes ........................................................... 55
Tabla 18 Prueba Modulo de Gestión de Reportes ......................................................... 55
10
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.Lista preliminar de casos de uso por roles ...................................................... 29
Figura 2. Caso de uso Login ................................................................................................. 32
Figura 3. Caso de uso Gestión de Asociados ................................................................. 34
Figura 4. Caso de uso Gestión de Aportes ...................................................................... 39
Figura 5. Caso de uso Gestión de Reportes .................................................................... 43
Figura 5. Diagrama de secuencia de registro de asociados ....................................... 45
Figura 6. Diagrama de estado Registro de Aportes ...................................................... 46
Figura 7. Diagrama de actividad Reportes ....................................................................... 47
Figura 8. Diagrama de Análisis de Usuario ..................................................................... 47
Figura 9. Diagrama esquemático del sistema ................................................................. 48
Figura 10. Modelo Interfaz para aplicativo........................................................................ 49
Figura 11. Modelo relacional sipcoop ................................................................................ 50
Figura 12. Diagrama de componentes Sistema SIPCOOP ......................................... 52
Figura 13. Diagrama de despliegue Sistema SIPCOOP .............................................. 53
Figura 14. Diagrama de paquetes plataforma web ........................................................ 53
11
1 FASE DE INICIO ORGANIZACIÓN, DEFINCIÓN Y PLANEACIÓN
1.1 TITULO DEL PROYECTO
Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la
Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
1.2 TEMA
Desarrollo de un aplicativo que permitirá realizar la gestión de los procesos de
sistematización de los datos de asociados, como también el registro de recaudos
de aportes de los mismos. Este aplicativo es diseñado para la cooperativa
(SIPCOOP) de la Universidad Francisco José de Caldas, Sede Tecnológica.
1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.3.1 Descripción
La Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales, lleva un control contable
de los aportes de sus asociados en libros físicos y magnéticos (archivos Excel),
este control no es del todo eficiente ya que presenta fallas y no se realiza en
tiempo real. Debido a esto no hay una precisión en la información de cada uno de
los asociados que han existido dentro de la cooperativa hasta la fecha, como lo es
la totalidad de aportes, la fecha de ingreso, la fecha de salida (si es el caso) y
demás datos que sean pertinentes al asociado, ocasionando demoras en el
proceso de visualización de resultados.
Lo anterior nos permite evidenciar que la Cooperativa SIPCOOP tiene cierto tipo
de problemas relacionados con la parte administrativa y contable. En primer lugar
no se lleva un control riguroso de los aportes que deben pagar los asociados
mensualmente, esto hace que se presenten retrasos de uno a varios meses en los
pagos de los aportes, generando un problema financiero a la cooperativa. Por otro
lado crea un inconveniente fiscal ya que después de presentar cuatro meses o
más en deudas de aportes, el asociado debe ser excluido de la cooperativa; al no
tener el control sobre la información de los pagos de aportes no se puede saber
con precisión cuales son los asociados que se encuentran al día, así los que
tienen algún tipo de mora en los pagos o los que ya deberían quedar excluidos por
exceder el límite en deudas de aportes.
12
Esta información al no ser actualizada constantemente genera retrasos y
complicaciones, de hecho se evidencian en el momento en que se retira un
asociado de la cooperativa, ya que para este evento se necesita conocer en
totalidad los aportes realizados por este, así mismo el saber si tiene algún tipo de
deuda. Este último aspecto se debe al no tener un control sistematizado sobre
préstamos hechos por los asociados vinculados a la cooperativa.
Dichas inconsistencias afectan en el instante en que se requiera información
detallada del asociado, admitiendo que no se tienen dichos datos actualizados en
tiempo real. Por consiguiente su efecto es negativo, pues sin duda cuando el
asociado necesita información sobre su afiliación no obtendrá una respuesta
óptima. Por lo tanto deberá solicitar dicha información directamente en las oficinas
de Sipcoop y la demora en dar respuesta estará sujeta al tiempo empleado en la
búsqueda de información.
Como resultado del análisis a la situación de la cooperativa Sipcoop, planteo el
siguiente interrogante:
1.3.2 Formulación Del Problema
¿Qué tan eficaz es la creación e implementación de una herramienta tecnológica
(software) que esté integrado con un motor de Bases de Datos para solucionar los
problemas administrativos y contables de la base social de la Cooperativa
SIPCOOP, ubicada en la Universidad Francisco José de Caldas, sede
Tecnológica?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema de Información para la gestión administrativa y contable de la
cooperativa de asociados Sipcoop.
1.4.2 Objetivos Específicos
Analizar los requerimientos necesarios en los procesos contables y
administrativos
Implementar un sistema de orden y distribución que recopile toda la
información administrativa de la cooperativa Sipcoop.
Diseñar el módulo de Gestión de Aportes de los asociados.
Diseñar el módulo de Recaudo de Aportes
Implementar el módulo de Reportes.
13
Realizar las pruebas pertinentes, una vez finalizado el proyecto, evitando
así anomalías futuras.
1.5 ALCANCES Y DELIMITACIONES
1.5.1 Alcances
El proyecto será implementado bajo el lenguaje JAVA con persistencia de base
datos en MySQL, con el que se permitirá realizar la gestión de los procesos de
sistematizar los datos de los asociados de la cooperativa (SIPCOOP) de la
Universidad Francisco José de Caldas, sede Tecnológica, como también el pago
de aportes de los asociados; permitiendo con esto realizar inserciones,
modificaciones y posteriores reportes. Para esto serán desarrollados los
siguientes módulos:
Tutor de tesis: es el responsable de supervisar y asesorar la elaboración de
proyecto.
Área Administrativa de la facultad tecnológica: son los usuarios que por
necesidades de la cooperativa tendrán el manejo del sistema.
Analistas y desarrolladores: validación, Captura y especificación de requisitos,
interactuando con el equipo de trabajo de la cooperativa mediante entrevistas y
documentación que ellos suministren. Elaborando modelos de análisis y diseño, y
desarrollo de software basados en la arquitectura base.
Sistema de información para la Cooperativa SIPCOOP tiene un tiempo estimado
de desarrollo e implementación incluyendo manual de usuario y documentación se
ha proyectado a un tiempo de (6) meses.
1.5.2 Delimitaciones
1.5.2.1 Delimitación Geográfica
El proyecto es desarrollado en la Cooperativa de Servicios Integrados
Profesionales (SIPCOOP) de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Facultad Tecnológica, que se encuentra ubicada en Ciudad Bolívar, en la
localidad (19) diecinueve de la ciudad de Bogotá, en la cual se presta el servicio
de cafetería
14
1.5.2.2 Delimitación Temporal
Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la
Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la universidad
distrital Francisco José de caldas incluyendo manual de usuario y documentación
se ha proyectado a un tiempo de (6) meses.
1.5.2.3 Delimitación Técnica
Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la
Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) abordara Las
siguientes tecnologías:
● Sistema operativo: Linux Ubuntu y Windows.
● Motor de Base de datos: MySQL
● El proyecto será realizado con base en lenguaje java. con IDE de
desarrollo Netbeans versión 8.0.
Al sistematizar el proceso de ingreso de asociados y los aportes de cada uno de
ellos, se debería tener en cuenta: su ingreso, permanencia y estado en la
cooperativa. Con lo anterior se deberá evidenciar la gestión de roles de usuario,
recaudo de aportes y estado de los asociados
1.6 JUSTIFICACION
Un gestor administrativo de Bases de Datos permite hacer un control más efectivo
de la información económica y contable (entre otros) ya sea de una organización,
empresa o cooperativa. Esta es una herramienta bastante útil a la hora de
administrar información y tener un mayor control de la misma. Es por esta razón
que muchas empresas o compañías confían su información en un gestor de Base
de Datos, ya que brinda más seguridad, mayor control y consistencia a la hora de
utilizar, almacenar o actualizar los diferentes datos que puedan estar contenidos
en el gestor.
Mediante este proyecto se busca la creación e implementación de un sistema que
permita mejorar el manejo y control de la información en la cooperativa
(SIPCOOP), y de esta forma lograr un mayor control de la misma, ya que con esta
solución se quiere obtener una mejor organización, actualización y acceso a la
información.
15
Existen varios programas que brindan diversas soluciones administrativas para las
cooperativas, pero estos poseen ciertas desventajas que van desde un manejo
global de sus soluciones, hasta el soporte y desarrollo que van ligados al costo y
restricciones de la licencia. lo cual no permite que se pueda modificar y ajustar a
las necesidades de las cooperativas, es por ello que se requiere crear e
implementar una herramienta que este desarrollada dentro del formato de software
libre para así obtener las ventajas que este ofrece como lo son: la libertad del
código para modificarlo en cualquier momento según lo requieran las necesidades
de la organización, ventajas económicas dado que al ser libre se ahorra dinero de
licencias, actualizaciones a futuras versiones y hasta en el mismo desarrollo del
software ya que cualquier persona puede tener acceso tanto al aplicativo como al
código, pudiendo así realizar mejoras o modificaciones que le pueden servir a la
mismas cooperativas, dándole la ventaja a estas de tomar aquellas mejoras e
incorporarlas en su propia versión del software.
Partiendo de lo mencionado anteriormente podemos concluir que con el
desarrollo de un sistema cuya base de datos y aplicativo tengan una licencia
pública (GNU-GPL), la cooperativa -(SIPCOOP)- tendrá un mejor soporte y
libertad al momento de actualizar o mejorar el sistema para que este pueda ir
escalando, y así se ajuste a futuras necesidades que presente la organización.
1.7 MARCO DE REFERENCIA
Misión:
La Cooperativa de Servicios Profesionales es una cooperativa dedicada a ofrecer
soluciones a empresas en servicios profesionales, fundada en el año 2009 y con
sede en una de las facultades de una prestigiosa Universidad de Bogotá.
Visión:
La Cooperativa de Servicios Profesionales se proyecta como una de las
principales cooperativas en el país, brindado amplios servicios profesionales en
diversos campos, ofreciendo una alta calidad en el servicio y ofreciendo respaldo,
apoyo y confianza a sus asociados, para que ellos puedan culminar
satisfactoriamente sus estudios de pregrado, teniendo cerca un ambiente laboral y
familiar. Creando así un tejido social.
16
Objetivos:
Prestar servicios a los asociados, en procura de dar solución a sus
necesidades.
Proteger sus ingresos, contribuyendo a elevar el nivel de vida; en especial
en lo económico y social, dentro de un marco comunitario y sobre bases de
esfuerzo propio, ayuda mutua, solidaridad, responsabilidad conjunta,
igualdad social, beneficios a la comunidad y aplicación de la ideología
cooperativa.(Estatutos Cooperativa de servicios profesionales,2009).
1.7.1 Estado Del Arte
A continuación se hace evidencia de los proyectos que se han realizado con el fin
de brindar soluciones, para la gestión de la información administrativa y contable,
al sector empresarial de economía solidaria
Sistema de Información Integrado para el Manejo Especializado de
Operaciones Comerciales, Administrativas y Financieras, (Linux software)
Autor: SISTEMAS ENLINEA S.A.
Objetivos:
Actualización en línea entre módulos y generación simultánea de documentos
soportes.
Capacidad de manejar en línea grandes volúmenes de información y muchos
usuarios concurrentes con gran eficiencia y alto grado de seguridad e integridad.
Respaldo del motor de base de datos ORACLE.
Perspectiva teórica:
17
Es un sistema desarrollado sobre motores de bases de datos Oracle,
completamente en ambiente gráfico, fácil de usar; robusto que sirve como
plataforma de operación de entidades o empresas con múltiples usuarios
concurrentes y necesidades claras de seguridad, flexibilidad, crecimiento y manejo
consistente de volúmenes importantes de datos.
El sistema se compone de Módulos como:
•Contabilidad • Inversiones
•Tesorería •Tarjeta Débito/Crédito
• Crédito Y Cartera •Activos Fijos
• Aportes • Presupuesto
• Convenios • Inventarios
•Asociados •Compras
•Descuentos Por Nómina •Ventas
•Cuentas De Ahorro •Dian
• Cdat •Fogacoop
•Nómina • Centrales De Riesgo
• Auxilios
•Eventos
•Cumplimiento De Requerimientos
•Centros Recreacionales •Sistema De Información Gerencial
Tabla 1 Módulos Sistemas En línea S.A.
Software para Cooperativas y Fondos de Empleados, (SICOOPWEB).
Autor: JORJWEB LTDA
Objetivos: Detección de usuarios a través de características biométricas (huella).
Control de acceso por usuario y grupos de trabajo.
Manejo de foto, huella y firma.
Exportación de archivos a otras herramientas (Excel, Word) a través de
archivos planos.
Generación automática de formatos (pagarés, cheques, libranzas, facturas,
solicitudes).
18
Envío automático de extractos por correo electrónico.
Perspectiva teórica:
Es un software contable y financiero, para Fondos de Empleados y Cooperativas,
con más de 29 años en el mercado y 450 clientes a nivel nacional. Cuenta con
actualizaciones constantes, de acuerdo con las disposiciones de la SES,
Confecoop, Fogacoop, Dian y Uiaf.
Integra los módulos de:
Contabilidad Facturación
Cartera y Aportes Transportes
Ahorros y Depósitos Auditoría
Módulo Web
Tesorería Gestión Administrativa y Social
Presupuestos CRM
Nómina
Activos Fijos
Proveedores e Inversiones
Tarjeta Débito (Megabanco y
Visionamos)
Crédito Rotativo
Inventarios
Tabla 2 Módulos Jorjweb Ltda.
Cuenta con procesos automáticos de:
•Calificación y Reclasificación de
Cartera.
•Liquidación del GMF.
•Ley de Arrastre de Créditos. •Control Tasa de Usura.
•Provisión. •Pre liquidación de Créditos.
•Liquidación y causación de
Intereses de cartera.
•Depreciación.
•Ahorros y depósitos. •Diferidos.
•Generación y aplicación de
descuentos de cartera por nómina.
•Pre-retiro automático de
clientes.
•Reestructuración de Créditos. •Conciliaciones bancarias.
•Manejo de Vacaciones. •Distribución de excedentes.
•Giros de Créditos. •Control de cupos.
19
•Reclasificación de cuentas de
Ahorro
Tabla 3 Cuenta de Procesos JorjwebLtda
Fomplus.net sector solidario, diseñado para Manejo de Fondos de
Empleados y Cooperativas.
Autor: FOMPLUS.Net
Objetivos: Optimiza el manejo de la cartera de fondos de empleados y
cooperativas, permitiendo la liquidación de diferentes líneas de crédito y el manejo
de aportes y ahorros.
Controlar Prioridades, como Seguros para los créditos.
Contabilización automática de los movimientos. Re liquidación de créditos.
Refinanciación de la deuda. Extracto de cuenta por asociado. Planilla de aportes y
descuentos. Planilla de descuentos de nómina. Distribución de excedentes.
Perspectiva teórica:
Fomplus Sector Solidario incluye: Clasificación de asociados. Hoja de vida del
asociado identificando sueldo, cupo de crédito, porcentaje de aporte y ahorro,
forma de pago, estudios realizados, beneficiarios y codeudores. Creación de tipos
de crédito teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
● Liquidación de diferentes tasas de interés.
● Cuota de administración.
● Control de proveedores para libranzas u órdenes al comercio.
● Manejo de codeudores.
● Emisión de cheques o transferencias bancarias para créditos.
● Descuento automático de gravamen a los movimientos financieros.
● Liquidación de cuotas extras.
Software para manejo integral de entidades solidarias, (Coperativosyscafe)
Autor: syscafe S.A.
20
Objetivos: Solución para la administración de empresas del sector solidario y
cooperativo. Manejo de préstamos a asociados a través de líneas de crédito
parametrizadas. Liquidación y refinanciación, además de informes para auditoría.
Generación de informes para la Súper solidaria.
Perspectiva teórica: Solución para empresas del sector cooperativo, que contiene
herramientas de contabilidad general, facturación y ventas, compras, inventarios;
además un módulo especial para el manejo del crédito. Este proceso permite
sistematizar el documento de solicitud de crédito, hasta el desembolso del mismo.
El proceso es muy sencillo, después de la parametrización de las líneas de
crédito, se ingresa la información del cliente y en un clic, el sistema liquida
automáticamente el crédito, generando la tabla de amortización y la nota de
contabilización. Genera informes necesarios para las entidades de control.
1.7.2 Marco Teórico
Dentro de las organizaciones se hace uso de diferentes herramientas tecnológicas
para diversas tareas administrativas, más aun aquellas que manejan y generan
información, debido a que estas son de bastante importancia dentro de una
empresa, por ello se hace uso de tecnologías especializadas en la administración
de la misma para resguardar y mantener la integridad, los elementos que se
usaran para este proyecto son los siguientes; Bases de Datos y Software
Administrativos que se desarrollara bajo la licencia de Software Libre. A
continuación se profundizara un poco más en cada uno de estos elementos.
Bases de datos
Ahora bien una Base de Datos es considerada como una herramienta que ayuda a
almacenar y organizar gran cantidad de datos, esta permite que las personas que
hacen uso de ella puedan acceder y actualizar la información de una manera ágil
y sencilla. Esto es de suma importancia ya que allí reposa la memoria e historia de
las organizaciones.
“Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado para
llevar registros. Es posible considerar a la propia base de datos como una especie
de armario electrónico para archivar; es decir, es un depósito o contenedor de una
colección de archivos de datos computarizados”1. De ahí su importancia, pues
aunque perciba a simple vista, es un elemento que dentro de la cotidianidad nos
1DATE, C. Introducción a los sistemas de Bases de Datos. México: Pearson Education,2001,p.24.
21
facilita muchas de las tareas que se realizan. A continuación se enumeran unas de
las tareas principales que llevan a cabo las Bases de Datos: Se pueden agregar
nuevos archivos vacíos, insertar datos dentro de los archivos existentes, hacer
una recuperación de archivos, modificar y eliminar archivos existentes dentro de la
misma.
“Uno de los propósitos principales de un sistema de bases de datos es
proporcionar a los usuarios una visión abstracta de los datos. Es decir, el sistema
esconde ciertos detalles de cómo se almacenan y mantienen los datos”2. Esta
parte resulta ser compleja ya que para representar la Base de Datos para ser
utilizada por el usuario final, los desarrolladores muchas veces deben esconder
dicha complejidad mediante los niveles de abstracción para simplificar y mostrar
de forma sencilla el uso de la Base de Datos al usuario. Para este tipo de
acciones los desarrolladores realizan las bases direccionados por niveles que se
nombraran a continuación:
Nivel físico, el cual se considera como el más bajo de la abstracción y es el que
describe la estructura de datos complejos de bajo nivel.
Nivel Lógico, este nivel ya tiene un grado un poco más alto de abstracción que el
anterior, y describe que datos son almacenados en la base y las relaciones que
existen entre los mismos.
Nivel de Vistas, es el nivel más alto de abstracción y describe la base de datos
completa, pero no todos los usuarios necesitan toda la información completa de la
base de datos, sino que solo necesitan acceder solo a una parte de los datos y
para que se simplifique el uso o interacción del usuario con el sistema de bases se
define a partir de la abstracción del nivel de vistas.
Después de la abstracción de los datos y sus niveles, como dice Silberschatz 1,
se hace pertinente hablar sobre los modelos de datos que son la colección de
herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones, la semántica y
las restricciones de consistencia3. Los más representativos de los modelos de
datos son: Modelo de entidad- relación, que se basan en una percepción del
mundo real que colecciona objetos básicos, que se llaman entidades y de relación
entre dichos objetos que se escriben en una base de datos mediante un conjunto
de atributos. El Modelo relacional por su parte es utilizado para representar los
datos y las relaciones entre sí.
2SILBERSCHATZ, Abraham. Fundamentos de Bases de Datos. Madrid: Mc Graw-Hill, 2002, p.27
3 SILBERSCHATZ, Abraham. Introducción a los sistemas de Bases de Datos.Madrid.2002
22
Son muchos elementos internos y a la vez complejos los que componen las Bases
de datos, para que puedan ser utilizados desde grandes empresas hasta usuarios
de entidades financieras o de salud. Por último se hablara de los tipos de usuarios
que se benefician de las bases, estos son: usuarios normales quienes son lo que
interactúan con el sistema mediante el uso de algunos de los programas de
aplicación, por ejemplo un cajero de un banco; Programadores de aplicaciones
quienes son profesionales informáticos que se encargan de escribir los programas
específicos de la base de datos; existen también los usuario sofisticados que son
aquellos que interactúan con el sistema sin necesidad de tener programas
escritos, estos usuarios forman sus consultas en un lenguaje de consulta de base
de datos, las cuales luego de ciertos procesos son transformadas en
instrucciones; por ultimo dentro de este tipo de usuarios se encuentran los
usuarios especializados quienes escriben aplicaciones de bases de datos que no
son adecuadas dentro del marco de procesamiento de datos tradicional4. Para
concluir ya esta parte sobre las bases de datos debe decirse que estas
proporcionan niveles de seguridad para proteger la información y restringir el
acceso a ella, ya que es posible determinar algunos privilegios según el usuario,
estas delimitaciones así como otras configuraciones de seguridad dentro de la
Base de Datos es realizada por un BDA (Administrador de Bases de Datos) quién
es el único que tiene acceso a la programación de la Base de Datos.
Software libre
Para entenderse completamente que es software libre, se debe tener un claro
concepto de lo que es el software propietario o privativo y las diferencias que
existen entre ambos; el software privativo es netamente de uso comercial, el cual
restringe al usuario mediante el uso de licencias, impidiendo que este pueda
acceder al código fuente, tener la posibilidad de mejorar el programa a través de
diferentes modificaciones, o redistribuirlo. Esto muestra que el conocimiento
basado en las tecnologías, la mayoría de las veces es restringido.
Por el contrario el software libre promueve las libertades del sujeto para que este
pueda acceder al código fuente y realizar distribuciones, modificaciones y mejoras
según le parezca, promoviendo así el derecho al conocimiento5.
4SILBERSCHATZ, Abraham. Introducción a los sistemas de Bases de Datos.Madrid.2002
5(Free Software Foundation, Categorías de software libre y software que no es libre, 2015)
23
Por su parte el software libre se constituye como una de nuestras herramientas
principales contrarias al software privativo y que han intentado monopolizar
grandes compañías. Este software se ha convertido en los últimos años en una
consigna en contra de los software privativos que tienen como único fin la venta de
sistemas terminados y el dominio del conocimiento como tal, esto no permite que
haya una libertad por parte del usuario al acceso del código fuente que le es
privado así este termine pagando por el programa, ya que no podrá saber cómo
ha sido diseñado y mucho menos tener la posibilidad de modificarlo para su propio
uso e intereses.
Richard Stallman ha sido una figura importante pues ha defendido y difundido el
uso de software libre alrededor del mundo ya que una de sus premisas es que el
cocimiento debe ser para todos y en este deben haber parámetros de igualdad
que no son posibles debido a las restricciones que imponen las compañías dueñas
de lo que antes se denominaban paquetes añadidos y que ahora son
comercializados bajo grandes sumas de dinero y no bastando con esto los
usuarios no son libres de hacer modificaciones o arreglos puesto que no es
permitido.
Esto se traduce a que así el sujeto pague por el software nunca será dueño del
mismo, convirtiéndose esto en un manejo comercial absurdo y abusivo para con
los ciudadanos que en la mayoría de los casos desconocen esto y son un grupo
objetivo del mercado para las grandes compañías distribuidoras del software.
Por el contrario el Software libre tiene como principales premisas que el
conocimiento debe ser para todos, por ello no se debe restringir al usuario de
poder saber cómo está hecho el programa o de poder modificarlo según sus
necesidades y así mismo poder hacer copias y compartirlas, mostrando así el
conocimiento a los demás. “Software libre significa que el software respeta la
libertad de los usuarios y la comunidad. En términos generales, los usuarios tienen
la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Con estas
libertades, los usuarios (tanto individualmente como en forma colectiva) controlan
el programa y lo que hace.”6
Gestores Administrativos
En cada organización se debe contar con un servicio sistematizado para la plena
ejecución y rendimiento en los trabajos, registros que tienen dicha organización, a
6(Free Software Foundation, ¿Qué es software libre?, 2015)
24
estos servicios o herramientas se les conoce como gestores administrativos, en
muchos casos son personas interventoras o programas que ayudan a realizar el
análisis de archivos, controlar su sistema para fortalecer los resultados de las
ganancias y de esta manera poder ejecutar los informes de gestión.
“Los Gestores Administrativos facilitan la consecución de las tareas encargadas
por sus clientes con la Administración ahorrándoles el tiempo y las molestias que
estas generan debido a la frecuente complejidad que tienen los trámites
burocráticos.”7 En este caso facilitara las tareas administrativas, ya que manejara
toda la información en tiempo real, además que los documentos tendrán un mayor
control y fácil acceso por lo cual los tramites tendrán un mayor soporte gracias a
la rápida ejecución de tareas, todo esto mejorara el rendimiento en la
organización.
En los informes de gestión administrativa se tiene la facultad de poder controlar y
guardar cada movimiento contable que se realiza en una organización, cabe
resaltar que al ser para una cooperativa los informes y detalles contables deben
ser absolutamente claros y concisos, ya que con estos se puede realizar la
planeación y controlar cada función en la misma, se puede garantizar que la
cooperativa va en crecimiento y que con toda seguridad se satisfacen las
necesidades de los asociados.
1.7.2 Marco Conceptual
A continuación describimos los conceptos estipulados en el proyecto de grado,
estos con relación al modelo de negocio de la Cooperativa de Servicios
Integrados Profesionales (SIPCOOP). De la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas Facultad Tecnológica.
Cooperativa: es la organización empresarial sin ánimo de lucro fundada por y
para los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Base Social: (Asociados) este refiere a todas las personas pertenecientes como
asociados a la cooperativa (SIPCOOP)
7(gestiopolis, 2002)
25
Aportes Asociados: este refiere al ahorro mensual que realizan los asociados
dentro de la cooperativa, con el fin de incentivar la práctica del ahorro y así
mismo de aumentar una base económica de la cooperativa.
Reportes: este refiere a los informes que se deben generar a partir del
crecimiento de la Base Social y Aportes de los Asociados.
1.8 FACTIBILIDAD
1.8.1 Factibilidad Técnica
Para el desarrollo del Sistema de información para la gestión administrativa de la
base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Se contaran con un equipo de cómputo de las siguientes características:
Servidor
500GB de espacio en disco
8GB memoria RAM
Intel Xeon
Ubuntu 14.04.3 LTS
Motor de base de datos MYSQL
Máquina virtual de java(JRE) versión 8.0 en adelante
Equipos de Trabajo
320GBdediscoduro
4GB memoria RAM
Intel Core 2Duo de 2GHz
Ubuntu o Windows
Netbeans 8.0
Kit de desarrollo de Java(JDK)versión 8.0 en adelante
1.8.2 Factibilidad Operativa
Los equipos desde los que podrá tener acceso al Sistema intranet Para La
Gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de
Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP),deberán tener las siguientes
características mínimas sugeridas.
Terminales de Acceso
26
Procesador Intel PIV1.4 GHz
512 Mb de memoria RAM
500MBdeespacioendisco
Linux Kernel9enadelante o Windows XP SP3
1.8.3 Factibilidad Económica.
En cada una de las tecnologías utilizadas en el desarrollo de este proyecto
podemos evidenciar que están basadas en código abierto y con licenciamiento
libre, también cuenta con un gran reconocimiento internacional, lo cual hace que
este tenga una factibilidad económica pues el costo en su elaboración es bastante
reducido.
1.8.3.1 Recursos Humanos
Descripción Valor-
Hora
Cantidad
Horas
Total
Tipo
Tutor 1 Asesorías del tutor para el
desarrollo del proyecto.
$30.000 200 $6’000.000
Jaime Rafael
Norato
Corredor
Analista y desarrollador, $ 9000 850 $7’650.000
Francisco
David Pérez
Analista y desarrollador $ 9000 850 $7’650.000
Total Recursos Humanos $21’300.000
Tabla 4 Recursos Humanos.
1.8.3.2 Recursos técnicos
Recurso Valor Unitario Cantidad Total por me
Costo internet ETB $ 60.000 mes 2 $120.000
Impresiones y papelería $ 9.000 mes 1 $18.000
27
Transporte para
reuniones con grupo de
trabajo
$ 11.000 mes 2 $22.000
Otros $ 60.000 mes 2 $120.000
Total Recursos Técnicos por mes
$280.000
Computadores $ 1.500.000 2 $3.000.000
Encuadernación de tesis $ 67.000 2 $134.000
Total Recursos Técnicos duración proyecto
$4’814.000
Tabla 5 Recursos técnicos.
1.8.3.3 Recursos de software
RECURSO CANTIDAD
VALOR
UNITARIO VALOR
Licencia GNU/Linux Ubuntu 2 0 0
Licencia MySQL 2 0 0
Licencia MySQLWorkbench 6.0
CE 2 0 0
Licencia Netbeans 7.3 2 0 0
Licencia jdk 8 2 0 0
Licencia Wamp 2 0 0
Licencia argoUML 2 0 0
Licencia starUML 2 0 0
28
Total recursos Software 0
Tabla 6 Recursos de Software
1.8.3.4 Presupuesto
A continuación se muestra el presupuesto total requerido para nuestro proyecto de
intranet:
Recurso Valor
Recurso
Humano $21’300.000
Recurso
Técnico $4’814.000
Recurso de
Software $0
TOTAL $ 26’114.000
Tabla 7 Presupuesto
2 MODELODELNEGOCIO
En este proceso se desarrolla una etapa en el proyecto en la que se da establecer
reglas las cuales ayuden a identificar las posibles restricciones que se tendrán en
la elaboración del proyecto.
29
2.1 DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS PRINCIPALES
2.1.1 Modulo de Gestión de Usuarios: este módulo es el encargado de
realizar las tareas de registro, actualización eliminación (dar de baja) de
usuarios, así como de llevar el seguimiento en el proceso de afiliación de
un nuevo asociado.
2.1.2 Modulo de Administración de Aportes: en este módulo se
realizaran los procesos de registro, actualización, consultas y demás, de
los aportes que pagan los asociados, así como también el seguimiento del
cumplimiento de pagos de los mismos.
2.1.3 Módulo de Generación de Reportes: el modulo de generación de
reportes será el que permita generar los diferentes reportes contables y
administrativos sobre la base social de la Cooperativa SIPCOOP tales
como; reporte de la totalidad de aportes pagados a la fecha, reporte de los
asociados en mora por pago de aportes, reporte del historial de aportes
pagados de un asociado entre otros.
2.2 DEFINICIÓN DE ACTORES DEL SISTEMA
2.2.1 Administrador: Este actor o rol principal del sistema tendrá acceso a
la información necesaria de los asociados como también podrá modificar
datos, estado e ingreso de aportes.
2.2.2 Gerente: este actor o rol en el sistema tendrá las opciones de
escritura donde podrá ingresar nuevos asociados e ingreso aportes, como
también la modificación de algunos datos de asociados como lo son
número de teléfono, celular, dirección. Correo electrónico.
30
2.2.3 Coordinador: este actor o rol en el sistema permitirá la visualización
de la información de asociados y aportes, como también la elaboración de
consultas para la creación de reportes.
2.3 LISTA PRELIMINAR DE CASOS DE USO POR ROLES
MODULO CASO DE USO ADMINISTRADOR GERENTE COODINADOR
GESTION
DE
ASOCIADOS
REGISTRAR
ASOCIADO x x
MODIFICAR
ASOCIADO x
CANCELAR
ASOCIADO x
CONSULTAR
ASOCIADO x x x
GESTION
DE
APORTES
REGISTRAR
APORTE
x x
CONSULTAR
APORTE
x x x
REPORTE
GENERAR
REPORTE A. x x
GENERAR
REPORTE DE
APORTES x x
Figura 1.Lista preliminar de casos de uso por roles
31
3 FASE DE REQUERIMIENTOS
3.1 LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS
Los requerimientos están basados en:
● Establecer y mantener un control con los asociados y aportes de estos
frente a la cooperativa y estipular lo que debe hacer el sistema.
● Delimitar el alcance del Sistema.
● Proporcionar un punto base para planificar los contenidos técnicos de las
iteraciones.
● Proporcionar un punto base para el coste y del tiempo estimado en que
desarrollar el sistema.
● Proporcionar un grupo de desarrolladores de sistema con un buen
conocimiento de los requisitos del sistema.
.
● Definir una interfaz amigable del sistema, centrándose en las necesidades
y los objetivos de los usuarios.
● Para lograr estos objetivos, lo importante, en primer lugar, es entender la
definición y el ámbito del problema que se intenta resolver con el proyecto.
Los involucrados en desarrollar el sistema identifican y las solicitudes
dadas por los interesados en la ejecución del sistema, con esto se reúnen
y se analizan. A partir de este se desarrollan los productos de trabajo y los
requisitos para describir completamente el sistema.
● La toma de requerimientos se realizó por parte los elaboradores del
proyecto y se hace a través de la asesoría de los entes Directivos y
Administrativos de la cooperativa.
3.1.1 Requerimientos Funcionales
● Debe poseer un usuario y contraseña para poder ingresar al sistema.
● El sistema debe permitir a la cooperativa conocer la información del
asociado, su respectivo historial de aportes. De este modo también se
podrá saber en tiempo real si el asociado se encuentra al día o no.
32
● El sistema debe permitir la modificación de parámetro como lo son
teléfono, dirección, correo electrónico, y estado.
● El sistema debe visualizar los datos de los asociados como lo son nombre,
apellidos, código estudiantil, cedula de ciudadanía, semestre actual,
carrera, y pago de aportes.
● El sistema deberá realizar los respectivos reportes y aportes de los
asociados; en esto se deberá tener en cuenta las fechas, en las cuales se
puedan tener informes diarios, semanales, mensuales y anuales. Con el fin
de tener un respaldo informativo de todo el proceso.
● El sistema deberá permitir al administrador del mismo cambiar roles de los
asociados si el consejo determina que sea necesario.
3.1.2 Requerimientos No Funcionales
Para poder crear interacciones con el sistema es necesario tener los siguientes
requerimientos:
● Conexión de área local.
● El sistema determina el rol que posee el usuario y establece los permisos
que tiene dentro del sistema.
● El sistema valida automática y secuencialmente los datos ingresados.
● Hardware y software compatible con la aplicación.
33
4 FASE DE ANALISIS
4.1 ANÁLISIS DE CASOS DE USO
Esta tarea describe cómo se desarrolla un guion o perfil de uso a nivel de análisis.
Los casos de uso constituyen una base primordial en la elaboración del análisis y
diseño. Para visualizar la transición que se encuentra en las tareas centradas
entre los requisitos y tareas programadas, enfocándose en el análisis y diseño. La
realización de casos de uso sirve como puente o guía visual, ya que proporciona
una forma de rastrear el comportamiento en los modelos de análisis y diseño
hasta llegar a un modelo eficiente y entendible.
4.2 DIAGRAMASDECASOSDE USOY DOCUMENTACIÓN
Los casos de uso que se muestras a continuación nos describen los puntos de
interacción que tendrá el usuario de la Cooperativa de Servicios Integrados
Profesionales (SIPCOOP) con el sistema.
4.2.1 Diagrama de Caso de uso Login.
En este caso de uso se muestra el proceso de Login que tiene cada rol en el
sistema, en donde dependiendo de sus restricciones podrá manipular los demás
casos de uso.
Figura 2. Caso de uso Login.
34
Caso de Uso 1 Login
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y
contable de la base social de la Cooperativa de Servicios
Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.1 Estado de
Desarrollo
Borrador / Revisión
02
Definición del Caso de Uso
Código Caso de Uso - 1
Nombre Login
Objetivo Un usuario del sistema se loguea e ingresa al sistema
Descripción El usuario se logue en el sistema obteniendo acceso al
mismo; y el sistema carga las opciones a las cuales el
usuario tiene permiso de acceso y uso.
Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador)
Condiciones
Necesarias
El usuario debe ser un asociado registrado en el sistema y
tener permiso de acceso al sistema.
Escenario
Principal
1. El usuario ingresa su usuario y contraseña y le da ingresar.
2. El sistema valida que el usuario exista y verifica que la contraseña sea correcta.
3. El sistema verifica que el usuario tenga permisos de acceso al sistema y permite el ingreso del usuario.
4. El sistema verifica los permisos del usuario y carga las opciones a las cuales el usuario tiene permiso dentro del sistema.
35
5. El caso de uso termina.
Escenario
Alternativo
4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña
no son correctos o que el usuario no tiene permisos de
acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al
usuario.
5a. El usuario acepta y corrige el dato ingresado y se le da
ingreso al sistema.
6a. El caso de uso continúa en el paso 2 del escenario
principal.
Escenarios
de
Excepción
4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña
no son correctos o que el usuario no tiene permisos de
acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al
usuario.
5a. El usuario acepta y cierra el programa.
6a. El caso de uso termina.
Condición
de éxito
El usuario ingresa al sistema.
Cuestiones
a resolver
Ninguna
Tabla 8 Caso de uso Login
4.2.2 Diagrama de Caso de uso Gestión de Asociados.
En este caso de uso se muestra el proceso que tiene el usuario para la creación,
consulta y cancelación de Asociados.
36
Figura 3. Caso de uso Gestión de Asociados.
. Caso de uso 2.1 Consultar asociados
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.0 Estado de Desarrollo
Borrador / No revisado
Definición del Caso de Uso
Código Caso de uso – 2.1
Nombre Consultar asociados
Objetivo Consultar los asociado registrados en el sistema
Descripción Se realiza la consulta de uno o varios asociados registrados en el sistema, obteniendo como resultado uno o varios datos del o los asociados.
Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador) y sistema
Condiciones Necesarias
El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para consultar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.
Escenario Principal
1. El usuario solicita al sistema consultar el listado de los asociados que se encuentran registrados.
2. El sistema trae la información solicitada desde la base de datos y se la muestra al usuario.
37
3. El usuario visualiza la información solicitada. 4. El caso de uso termina.
Escenario Alternativo
2a.El sistema no encuentra ningún registro de asociados en la base de datos; entonces le muestra un mensaje al usuario y le pregunta si desea ingresar un nuevo asociado. 3a. El usuario observa el mensaje y le indica al sistema que si desea ingresar un nuevo asociado. 4a. El caso de uso actual termina y se inicia el caso de uso “2.2 Registrar asociado”. 1b.El usuario le indica al sistema que le muestre la información de un asociado específico. 2b.El sistema le solicita el documento de identidad del asociado. 3b.El caso de uso continúa en el paso número 2 del escenario principal
Escenarios de Excepción
2a.El sistema no encuentra ningún registro de asociados en la base de datos; entonces le muestra un mensaje al usuario y le pregunta si desea ingresar un nuevo asociado. 3a. El usuario observa el mensaje y le indica al sistema que no desea ingresar un nuevo asociado. 4a. El caso de uso termina.
Condición de éxito
El usuario obtiene la información solicitada respecto a los asociados.
Cuestiones a resolver
Ninguna.
Tabla 9 Caso de uso Consultar asociados
Caso de uso 2.2 Registrar asociado
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.01 Estado de Desarrollo
Borrador / Revisión 1
38
Definición del Caso de Uso Código Caso de uso – 2.2
Nombre Registrar asociado
Objetivo Registrar un nuevo asociado en el sistema
Descripción El usuario del sistema registra un nuevo asociado en el sistema.
Actores Roles (Administrador, Gerente)
Condiciones Necesarias
El usuario debe estar logueado y el asociado no debe estar registrado en el sistema.
Escenario Principal
1. El usuario solicita registrar un nuevo asociado en el sistema
2. El sistema carga el formulario para el registro de un nuevo asociado.
3. El usuario ingresa los datos del asociado
solicitados en el formulario y le da guardar.
4. El sistema valida los datos y verifica que el asociado no se encuentre registrado en el sistema.
5. El sistema guarda los datos en la base de datos y
muestra un mensaje al usuario de que el proceso se completó con éxito.
Escenario Alternativo
4a.El sistema verifica los datos y encuentra un error en los datos ingresados y le solicita al usuario que corrija los datos. 5a. El usuario acepta, corrige los datos y le da nuevamente en guardar. 6a. El caso de uso continúa a partir del punto 5 del escenario principal. 4b. EL sistema encuentra que el asociado ya se encuentra registrado en la base de datos. 5b. El sistema le informa al usuario que el asociado ya está registrado. 6b. el usuario acepta y se termina el caso de uso.
Escenarios de
1a.El usuario termina el proceso antes de completar el registro.
39
Excepción 2a.El caso de uso termina.
Condición de éxito
Se registra un nuevo asociado en el sistema.
Cuestiones a resolver
Ninguna.
Tabla 10 Caso de uso Registrar asociado
Caso de Uso 2.3 Modificar asociado
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).de la
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.1 Estado de Desarrollo
Borrador / Revisión 01
Definición del Caso de Uso
Código Caso de Uso - 2.3
Nombre Modificar asociado
Objetivo Modificar los datos de un asociado específico
Descripción El usuario realiza modificaciones concernientes al estado activo o inactivo de un asociado específico, como también cambio de su información personal.
Actores Usuario (Administrador)
Condiciones Necesarias
El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para modificar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.
Escenario Principal
1. El usuario solicita modificar en el sistema la información personal y el estado de un asociado específico.
2. El sistema le solicita al usuario que ingrese el número de cédula del asociado.
3. El usuario ingresa el dato requerido y le da continuar.
4. El sistema verifica que el asociado exista y trae la
información del estado del asociado especificado.
5. El usuario recibe la información solicitada y la modifica.
40
6. El usuario guarda los cambios realizados en el
sistema.
7. El sistema verifica que todo se encuentre correctamente diligenciado y solicita confirmación al usuario de que desea realizar los cambios.
8. El usuario confirma la solicitud.
9. El sistema guarda la información en la base de datos
y avisa al usuario que los datos fueron modificados con éxito.
10. El usuario cierra la vista.
11. El caso de uso termina.
Escenario Alternativo
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal. 7b. El sistema encuentra uno o varios errores en los datos modificados por el usuario, avisa al usuario para que los corrija. 8b. el usuario realiza las correcciones pertinentes y da guardar. 9b. El caso de uso continúa en el paso 7 del escenario principal.
Escenarios de Excepción
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina. 5b. El usuario cancela el proceso en cualquier momento. 6b. El caso de uso termina.
41
Condición de éxito
El usuario modifica satisfactoriamente datos al igual que el estado del asociado.
Cuestiones a resolver
Ninguna
Tabla 11 Caso de uso Modificar asociado
4.2.3 Diagrama de Caso de uso Gestión de Aportes. En este caso de uso se muestra el proceso que se da para el ingreso y consulta
de los aportes de cada uno de los asociados del sistema.
Figura 4. Caso de uso Gestión de Aportes.
Caso de Uso 3.1 Consultar aportes
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.1 Estado de Desarrollo
Borrador / Revisión 01
Definición del Caso de Uso
Código Caso de Uso - 3.1
Nombre Consultar aportes
Objetivo Consultar los aportes de los asociados
Descripción Se realiza la consulta de los aportes pagados y no pagados de un asociado.
Actores Roles (Administrador, Gerente) y sistema
Condiciones Necesarias
El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para consultar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.
Escenario 1. El usuario solicita información al sistema respecto a
42
Principal los aportes de un asociado específico.
2. El sistema le solicita al usuario que ingrese el número de cédula del asociado.
3. El usuario ingresa el dato requerido y le da continuar.
4. El sistema verifica que el asociado exista y trae la
información de los aportes del asociado especificado. 5. El usuario recibe la información solicitada y la
visualiza.
6. El usuario cierra la vista. 7. El caso de uso termina.
Escenario Alternativo
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal.
Escenarios de Excepción
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina.
Condición de éxito
El usuario recibe por parte del sistema el historial de pago de aportes del asociado.
Cuestiones a resolver
Ninguna
Tabla 12 Caso de uso Consultar aportes
Caso de Uso 3.2 Registrar Aporte
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.1 Estado de Borrador / Revisión
43
Desarrollo 01
Definición del Caso de Uso
Código Caso de Uso - 3.2
Nombre Registrar Aporte
Objetivo Registrar el pago del aporte mensual de un asociado en el sistema.
Descripción El usuario registra el pago del aporte mensual de un asociado, el sistema tiene en cuenta el porcentaje sobre el salario mínimo legal vigente, que paga el asociado según lo haya establecido con anterioridad.
Actores Roles (Administrador, Gerente)
Condiciones Necesarias
El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para registrar aportes en el sistema, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.
Escenario Principal
1. El usuario solicita registrar un nuevo aporte de un asociado.
2. El sistema muestra un formulario donde le solicita al usuario la información necesaria para registrar un nuevo aporte.
3. El usuario llena el formato con los datos requeridos y le da guardar.
4. El sistema verifica que el asociado exista en la base
de datos.
5. El sistema válido que todos los campos estén correctamente diligenciados.
6. El sistema guarda el registro de un nuevo aporte para
el asociado.
7. El sistema guarda un registro del usuario que ingreso el nuevo aporte para el asociado, con hora y fecha.
8. El sistema muestra un mensaje de éxito al usuario.
9. El usuario le da aceptar.
10. El caso de uso termina.
Escenario Alternativo
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error.
44
5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal. 5b. El sistema encuentra que uno o varios de los campos no se encuentran correctamente diligenciados y muestra un mensaje de error indicándole los errores cometidos en los diferentes campos del formulario. 6b. El usuario acepta, corrige los errores y le vuelve a dar guardar. 7b. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal.
Escenarios de Excepción
4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina.
Condición de éxito
Se registra un nuevo aporte al asociado, se aumenta el monto total del dinero de aportes del asociado y así mismo se aumenta el monto total de los aportes recaudados en la cuenta de la cooperativa.
Cuestiones a resolver
Ninguna
Tabla 13 Caso de uso Registrar Aporte
4.2.4 Diagrama de Caso de uso Gestión de Reportes En este caso de uso se muestra el proceso de creación de reportes de asociados
como también de su historial de aportes.
45
Figura 5. Caso de uso Gestión de Reportes.
Caso de Uso 4 Gestión de Reportes
Información de Catalogación
Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.
Versión 1.1 Estado de Desarrollo
Borrador / Revisión 02
Definición del Caso de Uso
Código Caso de Uso – 4
Nombre Gestión de Reportes
Descripción El usuario crea reporte sobre estado de aportes de los asociados registrados en el sistema.
Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador)
Condiciones Necesarias
El usuario debe encontrarse logueado en la plataforma y tener permisos suficientes para gestionar reportes en el sistema.
Escenario Principal
1. El usuario ingresa al módulo de reportes.
2. El sistema carga el modulo y le presenta un menú con las diferentes opciones de reportes que puede gestionar el usuario.
46
3. El usuario selecciona una opción de gestión de
reportes, y solicita al sistema que genere el reporte seleccionado
4. El sistema realiza las consultas necesarias en la BD
y procesa la información para generar el reporte solicitado.
5. El usuario recibe el reporte solicitado y lo guarda en
formato PDF.
6. El caso de uso termina.
Escenario Alternativo
4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña no son correctos o que el usuario no tiene permisos de acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al usuario. 5a. El usuario acepta y corrige los datos ingresados y los ingresar. 6a. El caso de uso continúa en el paso 2 del escenario principal.
Escenarios de Excepción
4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña no son correctos o que el usuario no tiene permisos de acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al usuario. 5a. El usuario acepta y cierra el programa. 6a. El caso de uso termina.
Condición de éxito
El usuario obtiene el reporte solicitado de manera exitosa.
Cuestiones a resolver
Analizar los diferentes tipos de reportes que puede generar el usuario y estudiar si se hace necesario dividir el caso de uso N° 06 en varios casos de uso, por cada tipo de reporte que el usuario pueda generar.
Tabla 14 Caso de uso Gestión de Reportes
4.3 DIAGRAMA DE SECUENCIA A continuación se da a mostrar el diagrama de secuencia empleado para
consultar el estado de una asociado en el sistema.
47
Para ver los diagramas de secuencia se pueden consultar el ANEXO A
Diagrama de secuencia de registro de asociados:
Figura 5. Diagrama de secuencia de registro de asociados.
4.4 DIAGRAMA DE ESTADO En los diagramas de estado se puede evidenciar los comportamientos del sistema
de acuerdo a un estado específico. A continuación se muestra el diagrama de
estado de registro de aportes,
Para verlos demás diagramas de estado se pueden consultar en el ANEXO B
Diagrama de estado Registro de Aportes:
48
Figura 6. Diagrama de estado Registro de Aportes.
4.5 DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Estos diagramas muestran una manera simplificada de lo que ocurre en un
proceso determinado dentro del sistema; a continuación nos muestra el diagrama
de actividad reportes donde se visualiza los pasos
Para los diagramas de actividad se pueden consultar en el ANEXO C. Diagrama de actividad Reportes:
49
Figura 7. Diagrama de actividad Reportes.
4.6 DIAGRAMA DE ANALISIS Los diagramas de análisis o como también son llamados diagrama detallado de
procesos nos muestra en una representación gráfica la secuencia de todas las
operaciones que comprende la interacción entre el usuario y el sistema.
Diagrama de Análisis de Usuario:
Se puede evidenciar en el diagrama de análisis de usuario el proceso global con
el sistema.
Figura 8. Diagrama de Análisis de Usuario.
5 FASE DE DISEÑO
50
En la fase de diseño se busca transformar toda la parte de requerimientos dados
por el análisis y diseño, esto para crear un modelo o producto final deseado y con
esto tener un entorno de implementación adecuado para ser adaptado a los
requerimientos de los usuarios.
5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
El sistema se implementara mediante un diseño intranet, en donde este nos
permitirá la libre ejecución del sistema en diversas estaciones, teniendo la base
de datos implementada en una estación central que cumplirá las labores de
servidor. La base de datos cuenta con diversas tablas necesarias para su
funcionamiento que están contenidas en el motor de base de datos MYSQL, al
igual que su interfaz y gran parte de su código está elaborada en código java.
5.1.1 Diagrama esquemático del sistema:
Figura 9. Diagrama esquemático del sistema.
5.2 MODELO DE INTERFAZ
En el modelo de interfaz se busca tener un representación de una forma clara
de cómo sería la interfaz de un usuario con el sistema, La siguiente es una
representación ideal de cómo es la vista del usuario al interactuar con el
aplicativo,
Por otra parte este también establece las normas o reglas de navegación que
tendrá el sistema.
5.2.1 Interfaz para aplicativo
51
En el siguiente modelo de interfaz nos muestra los módulos con los cuales podrán interactuar los usuarios del sistema
Figura 10.Modelo Interfaz para aplicativo.
53
5.5 DICCIONARIO DEDATOS
A continuación se muestra el diccionario de datos dado a cada uno de los atributos de las tablas que componen la base de datos de la Cooperativa SIPCOOP
Para ver el diccionario de datos completo se pueden consultar en el ANEXO D.
Aportes
Columna Tipo Nulo Predeterminado C
o
m
e
n
t
a
r
i
o
s
Apor_No int(11) No númerodelrecibodecaja
Apor_fecha date No fechadelrecibodecaja
Apor_monto doubl
e
No montoenpesosdelvalorp
agadoporelasociado
Apor_mes varch
ar(45)
Sí NULL mesdeaportepagoporela
sociado
Apor_id_asociado int(10) No identificacióndelAsociad
oquepagaelaporte
Apor_id_usuario int(10) No identificacióndelusuarioq
uerecibeelpago
Tabla 15.Diccionario de Datos Aportes
54
6 FASEDE IMPLEMENTACION
En la fase de implementación se busca tomar como primera medida el modelo y
diagrama de las fases anteriores y con este se procede a desarrollar o
implementar cada uno de los diseños expuestos en este
6.1Diagramade componentes
Con el siguiente diagrama de componentes se pretende poner en muestra los
elementos de diseño que son puestos para visualizar con mejor facilidad la
estructura general del sistema y el comportamiento que se tendrá por parte de
este.
Figura12.Diagramadecomponentes Sistema SIPCOOP
6.2Diagramadedespliegue
Con el diagrama de despliegue podemos ver la arquitectura en tiempo de
ejecución, con el objetivo demostrar la configuración de elementos de hardware
55
como los son nodos y con esto también elementos de software muestra cómo los
elementos y artefactos del software se trazan en esos nodos.
A continuación se muestra el diagrama de despliegue para el Sistema de
información para la gestión administrativa de la base social de la Cooperativa de
Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Figura13.DiagramadedespliegueSistema SIPCOOP
6.3Diagramadepaquetes Con el diagrama de paquetes se busca indicar gráficamente el cómo el sistema está dividido en agrupaciones, esto con el fin de mostrar las dependencias que hay entre agrupaciones teniendo en cuenta este factor, continuación se muestra el diagrama de paquetes para el Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).
Figura14.DiagramadepaquetesSistema SIPCOOP
56
7 FASEDEPRUEBAS
Esta fase busca como finalidad crear pruebas de depuración para corregir errores
y localizar fallos, usando como evaluadores a un grupo de usuarios que tendrán
interacción con el sistema, estos usuarios serán capaces de señalar falencias, dar
sugerencias de cómo les agradaría que tuviera el aplicativo y como que cosas
no.
7.1PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE ASOCIADOS
Prueba Modulo de Información
Dirigida por: Jaime Rafael Norato Asistente David Pérez
Hora Inicio: 8:00 am Estado Proceso OK
Hora Fin: 12:00 pm Terminada
Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Asociados en donde está la parte de registro, consulta, modificar y cancelar Asociado
Acción Elemento a Prueba
Resultado esperado Rol Estado
Registrar un Asociado
Formulario De registro de un nuevo Asociado
El usuario registra a un nuevo Asociado en el sistema
Administrador Gerente
OK
Modificar un Asociado
Formulario para modificar datos de Asociado
El usuario modifica parámetros de Asociado según el rol que tenga en el sistema
Administrador
OK
Consultar un Asociado
Formulario donde se consulta datos de Asociado
El usuario consulta uno o más Asociado con parámetro dado por el sistema
Administrador Gerente Coordinador
OK
Cancelar Asociado
Formulario donde se puede modificar el estado del asociado
El usuario modifica el estado de permanencia de un Asociado
Administrador KO
Errores Al ingresar datos erróneos en el sistema, no se completa el registro. Correcciones Crear validación de datos antes de registrar
Tabla 16. Prueba Modulo de Gestión de asociados.
7.2PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE APORTES
Prueba Modulo de Información
Dirigida por: David Pérez Asistente Jaime Rafael Norato
Hora Inicio: 1:00 pm Estado Proceso OK
57
Hora Fin: 3:00 pm Terminada
Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Aportes en donde está la parte de registro y consulta.
Acción Elemento a Prueba Resultado esperado Rol Estado
Registrar un Aporte
Formulario De registro de Aportes de Asociado
El usuario registra a un nuevo Aporte al sistema
Administrador Gerente
OK
Consultar Aportes
Formulario donde se consulta los Aportes de los Asociados
El usuario consulta uno o más Asociado y con esto su historial de Aportes
Administrador Gerente Coordinador
OK
Errores
Correcciones Optimizar los procesos de consulta de los aportes
Tabla 17. Prueba Modulo de Gestión de Aportes.
7.3PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE REPORTES
Prueba Modulo de Información
Dirigida por: Jaime Rafael Norato Asistente David Pérez
Hora Inicio: 3:00 pm Estado Proceso OK
Hora Fin: 4:30 pm Terminada
Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Asociados en donde está la parte de registro, consulta, modificar y cancelar Asociado
Acción Elemento a Prueba
Resultado esperado Rol Estado
Crear Reporte de un Asociado y Aportes
Formulario Para crear Reporte de la información de un Asociado
El usuario consulta a un Asociado y su historial de Aportes y con este genera un Reporte
Administrador Coordinador Gerente
OK
Crear Reporte de Varios Asociado
Formulario donde se crea Reporte de un número de Asociados
El usuario genera consulta Con varios parámetro dados por el sistema crea Reporte
Administrador Coordinador Gerente
OK
Errores No se tiene una pre visualización del reporte generado
Correcciones Darle la opción al usuario de tener una pre visualización del reporte
Tabla 18. Prueba Modulo de Gestión de Reportes.
58
CONCLUSIONES
Se comprueba que una de las mejoras formas de llevar administrativamente
una cooperativa, es con un sistema integrado, el cual permite controlar de
una manera adecuada y eficaz la información.
Es una gran ventaja poder tener un software enfocado a las necesidades de
la cooperativa Sipcoop que administre la información de los asociados, en
tiempo real y no se tenga que recurrir a programas como los ofimáticos, que
aunque ofrecen algunas alternativas no alcanzan a brindar soluciones
especializadas y completas.
En el proceso de elaboración del sistema de información, evidenciamos lo
importante que fue haber estado inmerso laboralmente en la cooperativa,
ya que de esta manera se pudo visualizar de manera explícita el proceso
que se tiene para el ingreso de asociados, como también el registro de
aportes y el historial del mismo
La metodología RUP, tomada para el desarrollo de este proyecto permitió
estandarizar procesos, ya que si se hace necesario replantear alguna fase
o componente, se podrá realizar de manera parcial sin tener que volver a
modificar en su totalidad el software.
El proyecto al ser desarrollado bajo software libre, permite que su
distribución sea de manera gratuita y así mismo ofrece la posibilidad que
comunidades de desarrollo puedan aportar a su crecimiento y
mejoramiento.
.
59
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