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Quick Tips I – SAP Business One
Publicado por hakanconsulting.pe el 07/12/2015 - Dar Click para verlo Virtual
Quick Tips I en SAP Business One ¿Se ha preguntado si su empresa esta explotando todo la funcionalidad que otorga SAP Business One? En esta segunda
entrega, continuaremos con algunos tips u opciones que tal vez desconocía que se podían realizar en su ERP.
1.- Ultimos Precios
Sabías que con CTRL-TAB en el campo precio del detalle de un formulario de ventas/Compras puedes ver los últimos
precios de ese artículo.
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2.- Barra de Estado
¿Sabias para qué sirve la barra de estados que está al lado derecho inferior de tu pantalla SAP?
Por ejemplo tú podrías desplazar 4 campos del maestro de proveedores sin soltar el mouse y ponerlos en esa barra.
Y después en cada formulario de ventas y/o compras, en donde coloques a este proveedor, podrás ver estos mismos
campos actualizados. Por ejemplo nosotros arrastramos los campos: Saldo, Nombre Comercial, Agente de retención,
Correo de la empresa, y al utilizar este proveedor en el formulario de factura de compras se visualiza automáticamente
esos campos. ¿Que te imaginas que podrías aplicar con esta simple pero poderosa opción del SAP?
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3.- Cambiar Descripción
¿Has intentado cambiar la descripción de un artículo en el detalle de un formulario y el SAP BO no te ha dejado?. Esto se
debe a que por defecto el SAP BO no deja que cambies la descripción del articulo que viene desde su maestro.
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Intentamos por ejemplo cambiar la descripción del articulo en una
oferta de ventas y SAP arroja este error:
Este problema se resuelve con solo darle CTRL – TAB sobre la descripción y el SAP ya te permite pasar a la siguiente
columna.
4.- Presupuesto SAP BO
Sabías que el presupuesto de SAP ya no solo es por cuenta contable, ahora también lo puedes gestionar por centro de costo
o proyecto.
Por Centro de Costo:
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Por Proyecto:
Sabias también que es posible en los reportes de presupuesto incluir todas las “órdenes de compra/Requerimientos de
Compra” que aún están pendientes de facturar, con esto puedes visualizar lo real (lo que ya esta facturado), como el gasto
futuro (pendiente por facturar).
Real Vs Presupuestado
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(Real + Gasto Futuro) Vs Presupuestado
5.- Stock Negativo
¿Alguna vez te ha sucedido que has ingresado a un artículo y en la pestaña de inventario tienes stock negativo en algún
almacén?
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Esto se debe a que se ha configurado tu SAP para que permita eso. Para solucionar este problema existen algunas
alternativas, por ejemplo entrar a la opción parametrizaciones de documento y colocar que no se permita stock negativo
por “Almacén”.
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6.- Precio Bruto
Sabías que es posible ingresar en los detalles de los documentos el precio bruto directamente para que el SAP calcule
automáticamente el precio y el impuesto.
7.- Ayuda SAP BO
Sabías que dando Shif+F1 sobre cualquier campo de SAP, se despliega un comentario acerca de este campo.
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8.- Centro de Costo Obligatorio
Sabías que se puede obligar al SAP a que una cuenta no se contabilice si es que no se le coloca un centro de Costo. Para
esto, se tiene que hacer check en el campo del centro de costo para la cuenta contable en particular en el plan de cuentas.
Previamente se tiene que configurar en “Parametrizaciones Generales”, en la pestaña contabilidad de costos, la opción de
bloquear contabilización.
Y cada vez que se quiera contabilizar esa cuenta sin registrar un centro de costo dará un mensaje de error.
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9.- Activos Fijos
Sabías que ahora se puede cancelar toda la ejecución de una depreciación de un mes en el módulo de activos fijos solo con
dar click derecho Cancelar en la pantalla misma de “Ejecución Valorización”.
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Después de Cancelar, el SAP revierte todo el asiento originado por la depreciación.
10.- Acceso Rápido
Sabías que puedes definir teclas de “acceso rápido” para abrir las ventanas de uso más recuente de manera automática.
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Tenemos 11 Teclas de acceso rápido de la F2 a la F12, tienes que buscar el formulario de cualquier modulo y asignarle una
tecla.
Después de asignar una tecla a cada formulario se vera una lista de la siguiente manera:
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Después es simplemente que aprietes una tecla de F2 a la F12 para que automáticamente aparezca el formulario asignado.
11.- Grupo de Autorizaciones
Sabías que ahora puedes crear “Grupos de Autorizaciones”. Estos grupos tendrán acceso a una lista de formularios SAP que
tú definas para cada uno y estos mismos grupos podrán asociarse a cada usuario.
Puedes crear todos los grupos que necesites y cada uno lo puedes asociar a los usuarios que consideres necesario. Después
por cada grupo de autorizaciones formas los permisos a los formularios SAP que tu creas conveniente.
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12.- Log de Modificaciones
Sabías que en muchos de los formularios de SAP BO puedes saber toda la historia de ese documento, todas las
actualizaciones que sufrió, que campos se modificó, por quien y en qué fecha. Todo esto lo logras con la opción “Log de
Modificaciones”.
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Con esta opción puedes saber todas las modificaciones que ha sufrido tu documento en el tiempo.
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Podrías ver cada una de las instancias del formulario con solo hacer
doble clic sobre ella.
Por ejemplo en la instancia #2, vemos que en ese momento no se encontraba registrado ni la referencia del documento, ni
el descuento del producto. ¿Existe también el botón “Visualizar diferencias”, te invito a que lo pruebes, que te salió?
13.- Importe Impuesto
Sabías que puedes modificar el importe del impuesto que automáticamente te coloca el SAP en los documentos de compras
de tipo articulo. Hay ciertos casos que el impuesto te viene en una factura de tu proveedor no es la misma que coloca el
SAP, veamos.
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Se coloca la cantidad, el precio unitario y el SAP te calcula automáticamente el impuesto, que pasa si este impuesto es
distinto al que viene impreso en la factura de tu proveedor (el sistema de tu proveedor puede dar otro valor por un tema
de redondeo), en este caso solo tienes que entrar al campo del recuadro y cambiar el valor del impuesto.
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Ahora si el registro de tu factura coincide con el documento físico de tu proveedor.
14.- Antigüedad de Saldos
Sabías que ahora existe en el reporte de antigüedad de saldos un check (Visualizar Clientes con Saldo Cero) para visualizar
las cuentas por cobrar a una fecha determinada.
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Si ejecutamos este reporte “sin el Check” obtendremos todos los documentos contabilizados antes del 31/03/2015 y que
hasta el día de hoy (01/08/2015) estén sin cancelar. Si un documento ya se canceló por ejemplo en Junio el SAP no lo
mostrará.
Pero si ejecutamos el mismo reporte “con el Check” obtendremos todos los documentos contabilizados antes del
31/03/2015 pero que a esa misma fecha aún no se hubieran cancelados (Cuentas por cobrar a una fecha determinada).
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Es por eso que cuando ejecutamos el reporte “con el Check” obtenemos
un documento adicional que hasta el 31/03/2015 aún no se había cancelado. Este documento se había cancelado en Junio.
15.- Reserva de Articulo
Sabías que puedes reservar los artículos que se manejan como lotes desde la Orden de Venta (OC del Cliente). Desde este
formulario al darle CTRL – TAB sobre la cantidad se abre la pantalla para seleccionar el lote que queremos reservar para
esa orden de Venta.
De ahí seleccionamos los lotes que queremos reservar pasándolos del lado izquierdo al derecho.
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Si intentamos hacer una salida de estos lotes para otro cliente, el SAP arrojaría el siguiente mensaje:
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Nota: Así como esta pequeña lista de opciones, existen muchas mas que
usted podría aplicar a su SAP, ¿actualmente sabes de todas ellas?. Te invito a que te comuniques con nosotros y juntos
podamos explotar verdaderamente todo el potencial del SAP Business One.