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ÁREA DE INTERVENCIÓN 3
FLOTA
Índice
3.0 Flota______________________________________________________________ 3
Introducción ................................................................................................................ 3
3.1 Imagen del vehículo y Ciclo de vida de componentes _____________________ 5
3.1.1 Introducción ....................................................................................................... 5
3.1.2 Problemas ......................................................................................................... 6
3.1.3 Enfoque de estabilización .................................................................................. 7
Beneficios .............................................................................................................. 9
3.1.4 Plan de implementación ................................................................................... 10
Recursos requeridos ............................................................................................ 10
Presupuesto ......................................................................................................... 11
Plazos de ejecución ............................................................................................. 11
3.1.5 Evaluación y ajustes ........................................................................................ 11
Riesgos ................................................................................................................ 11
Revisión del enfoque............................................................................................ 12
Mejora continua ................................................................................................... 12
3.2 Introducción de tecnología __________________________________________ 13
3.2.1 Introducción ..................................................................................................... 13
3.2.2 Problemas ....................................................................................................... 13
3.2.3 Enfoque de estabilización ................................................................................ 14
Beneficios ............................................................................................................ 17
3.2.4 Plan de implementación ................................................................................... 18
Recursos requeridos ............................................................................................ 18
Presupuesto ......................................................................................................... 18
Plazos de ejecución ............................................................................................. 18
3.2.5 Evaluación y ajustes ........................................................................................ 18
Riesgos ................................................................................................................ 18
Revisión del enfoque............................................................................................ 19
Mejora continua ................................................................................................... 19
3.3 Revisión de los contratos de flota con terceros _________________________ 20
First Transit de Panamá, Inc.
2
3.3.1 Introducción ..................................................................................................... 20
3.3.2 Problemas ....................................................................................................... 20
3.3.3 Enfoque de estabilización ................................................................................ 21
Beneficios ............................................................................................................ 22
3.3.4 Plan de implementación ................................................................................... 22
Recursos requeridos ............................................................................................ 22
Presupuesto ......................................................................................................... 23
Plazos de ejecución ............................................................................................. 23
3.3.5 Evaluación y ajustes ........................................................................................ 24
Riesgos ................................................................................................................ 24
Revisión del enfoque............................................................................................ 24
Mejora continua ................................................................................................... 25
3.4 Resumen _________________________________________________________ 26
First Transit de Panamá, Inc. 3
3.0 Flota
Introducción
Esta área de intervención abordará temas relativos a la flota de vehículos relacionadas
con: la imagen de los mismos, mejoras en la tecnología y revisión de contratos con
terceros. Para mayor detalle de los hallazgos sobre la inspección de la flota ver el Informe
de Inspección y evaluación de la flota de TMPSA para el Gobierno de Panamá (anexo
4).
Las iniciativas descritas en esta área de intervención tienen un impacto directo en el
cliente y se enfocan en:
Recomendaciones para la mejora de la imagen de los vehículos;
Limpieza de los vehículos;
Disposiciones de mejoramiento en el servicio mediante la introducción de Wi-Fi.
Disposiciones de mejoramiento en la seguridad mediante la instalación de un
sistema de monitoreo de manejo; y
Mejoramiento en la confiabilidad de los vehículos.
Desde una perspectiva de beneficios, la tabla que se presenta a continuación muestra las
cinco principales Indicadores Clave de Desempeño (IDCs, o KPIs por sus siglas en inglés)
contractuales, mediante los cuales será medido el éxito de FTP.
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Indicadores Claves de Desempeño ( ICDs o KPIs) contractuales
Iniciativa 1:
Imagen del vehículo y ciclo de
vida de componentes
Iniciativa 2:
Introducción de tecnología
Iniciativa 3:
Revisión de los contratos de la flota
con terceros
Pasajeros transportados
Índice de accidentes
Tasa de confiabilidad de los autobuses
Tasa de puntualidad
Índice de satisfacción del cliente
Además de ser crítica para el éxito del negocio, la aplicación de esta área de intervención
contribuirá a fortalecer las iniciativas de las obligaciones contractuales.
Obligación contractual
Iniciativa 1:
Imagen del vehículo y ciclo
de vida de componentes
Iniciativa 2:
Introducción de tecnología
Iniciativa 4:
Revisión de los contratos de la
flota con terceros
(v) Revisar, evaluar y recomendar cambios, si es necesario, a los recursos (autobuses, conductores y personal de mantenimiento) requeridos para fortalecer los sistemas de ruta actuales y futuros.
(viii) Revisar, evaluar y recomendar cambios, si es necesario, a los costos base de la compañía, es decir, recursos humanos, combustible, mantenimiento y gastos generales y administrativos, optimizando dicho costos base.
(ix) Revisar, evaluar y recomendar, si es necesario, el uso complementario de flotas y la frecuencia de rutas, y proponer ajustes para hacer el servicio más eficiente en cuanto al servicio prestado y el costo de operación.
(x) Revisar, evaluar y recomendar cambios, si es necesario, a proveedores de servicio y productos (piezas, repuestos, combustible, neumáticos, etc. para mejorar sus costos y eficiencia, si es posible).
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3.1 Imagen del vehículo y Ciclo de vida de componentes
3.1.1 Introducción
El ciclo de vida de un autobús típico en los Estados Unidos es de aproximadamente 12
años. Estos vehículos varían en costo de $600,000 a $800.000 USD. Con buenas
prácticas de mantenimiento, un cliente puede esperar un ciclo de vida completo de la
unidad. El mantenimiento deficiente es el mayor perjuicio a cualquier flota operativa.
Los autobuses actuales tienen aproximadamente cuatro años de edad y tienen muchos
defectos en sistemas como el interior, exterior, tracción y equipo de seguridad. El ciclo de
vida de esta flota es actualmente incierto debido a la falta de mantenimiento que ha
recibido. Será necesaria una inversión en la flota actual para continuar rodando los
vehículos y minimizar las fallas en el futuro.
Después de realizar inspecciones a la flota a lo largo de noviembre y diciembre de 2015,
observamos las siguientes preocupaciones clave:
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El cuerpo exterior de la flota ha sido descuidado en la mayoría de los vehículos y
existe la necesidad de una seria atención para traer su apariencia de vuelta a un
estándar razonable;
Debido a que los vehículos han operado diariamente en tráfico congestionado, el
desgaste de sus componentes se ve afectado como resultado de estar en ralentí,
(es decir, encendidos avanzando poco o nada ) durante tiempos prolongados, así
como por movimientos de arranque/frenado constante;
Existe una enorme disparidad entre las horas de flota vs. kilómetros debido al
pesado ralentí creando inciertos riesgos futuros con poca fiabilidad de los
componentes principales.
3.1.2 Problemas
Existe una serie de riesgos que se han identificado y han impactado tanto en los
componentes de los vehículos como en la apariencia de la flota. Estos incluyen:
Ciclo de vida útil de componentes
No se puede predecir con exactitud la vida útil de los sistemas y costos debido a que las
horas del motor son extremadamente altas en comparación con los kilómetros registrados
en los vehículos.
Se ha detectado un excesivo número de defectos por autobús que están relacionados
con:
Exterior = 6,488 desperfectos
Interior = 5275 desperfectos
Motor / TRANSMISIÓN / Tracción = 2,656 desperfectos
Chasis = 4,427
HVAC, Seguridad, y otros componentes principales = 4.200
Daños en la pintura exterior y/o decoloración (pintura no está “emparejada”
correctamente y calcomanías faltantes)
Dilación y poca calidad en las reparaciones por accidentes
En los casos de accidente, no se realizaron las reparaciones en un plazo razonable de
tiempo después del accidente. Los exteriores de los autobuses están actualmente en
estado de deterioro debido a la ausencia de normas claras de cómo las reparaciones
deben ser programadas tras un accidente. La falta de rendición de cuentas dentro de la
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organización también tiene un impacto directo en este problema. Después de cualquier
trabajo de reparación en caso de accidente, no hay inspecciones de las reparaciones, lo
que resulta en una falta de estándares o trabajo que no se completó
correctamente. La mayoría de las reparaciones son completadas por un tercero.
Impacto negativo de la congestión
En Panamá, el tráfico pesado experimentado por la flota provoca una disparidad entre las
horas de funcionamiento y kilómetros. La cogestión en los corredores por la falta de
carriles prioritarios provoca que la flota tenga alto ralentí Esto da como resultado
autobuses detenidos en el tráfico durante 20 minutos y que sólo avanzan un kilómetro en
ese lapso de tiempo.
3.1.3 Enfoque de estabilización
A lo largo de nuestro período de estabilización, planeamos realizar las siguientes
acciones para mejorar tanto la imagen del vehículo como el impacto en los componentes:
La imagen de los vehículos y los componentes tiene un impacto directo en
todas las áreas del negocio: seguridad, medio ambiente, etc. De mayor
preocupación es el impacto en los clientes y los daños a la marca MiBus.
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P-1 Análisis de componentes principales
Realizar un diagnóstico completo de los principales componentes internos del vehículo,
incluyendo el motor y transmisiones.
P-2 Análisis e implementación del programa de rehabilitación de la flota
Los siguientes pasos se llevarán a cabo durante el período de estabilización:
Se seleccionará un grupo de defectos por severidad y se comenzará a reparar el más
importante primero. Existen demasiados defectos en toda la flota para intentar abordar
todos a la vez. Priorizar con el criterio de seguridad y centrarse en un grupo a la vez será
más efectivo. Esto se llevará a cabo con su mantenimiento programado.
Revisar con operaciones y decidir sobre una tasa de repuesto de la flota. Operaciones y
Mantenimiento necesitan saber con cuántos autobuses cuentan cada día. Actualmente,
el mantenimiento está funcionando con un 6% de tasa de repuesto. Esto es muy bajo y
un número más manejable debe ser acordado.
Renovar la apariencia de la flota con una imagen fresca que coincida con la de Metro.
Caso práctico: Renovar la imagen exterior de los vehículos
$ Un análisis de un programa de renovación de la flota actual. Un profundo
análisis de la viabilidad para llevar a cabo una rehabilitación y su ROI necesita
ser considerado, y se emprendería como un Servicio Especial.
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A lo largo de los años, First Transit se ha asociado con muchos de nuestros clientes en la renovación de sus sistemas - presentando nuevos nombres de sistema, logotipos, servicios y rediseñando sus imágenes.
Como ejemplo, en nuestra ubicación CTTRANSIT en Hartford, CT (Estados Unidos), el equipo de First Transit se involucró mucho en el diseño de una nueva imagen del sistema de rutas fijas cuando comenzamos a realizar la transición a una flota de autobuses sin escalones. El sistema del viejo autobús blanco con rayas verdes, azules y amarillas fue reemplazado con un esquema de color (en azul y plateado) más liso.
También en CTTRANSIT, actualmente estamos comprometidos con la planificación de CTfastrak, una importante línea de autobuses de tránsito rápido entre el centro de Hartford y New Britain, CT. Desde el inicio, el cliente quería que CTfastrak fuera renovado de manera inconfundible para diferenciarse de los sistemas de autobuses locales regulares y express. El personal de First Transit ha trabajado con CTTRANSIT para hacer que ello sea una realidad.
P-3 Definir e implementar procedimientos para reparación en caso de accidente
Definir e implementar nuevos procedimientos para la ejecución de reparación post-
accidente que permitan una habilitación la flota. Esto contribuirá a mantener la imagen de
la flota.
Beneficios
Tras la finalización de esta iniciativa, Metro Bus experimentará los siguientes beneficios:
Incremento en la cantidad de pasajeros debido a un mejoramiento en la imagen
exterior;
Mejor experiencia para el cliente al usar un autobús con un exterior renovado;
Mejor percepción pública de MiBus;
Reducción de defectos como resultado de inspecciones adecuadas después de
accidentes;
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Mayor confiabilidad de la flota;
Capacidad para gestionar mejor las
reparaciones de la flota y reducir los
costos;
Producto fiable;
Mejor imagen;
Mejor planificación de servicio;
Incremento de los autobuses disponibles
para el servicio;
Una mejor rendición de cuentas dentro
del departamento de mantenimiento;
Mayor seguridad para los conductores y
pasajeros; y
Incremento en la satisfacción del cliente.
3.1.4 Plan de implementación
Recursos requeridos
Si bien no es posible llevar a cabo internamente la revisión de componentes de los
vehículos o la renovación de la imagen, necesitaremos que el personal actual apoye la
coordinación y programación de estas iniciativas.
Será necesario un proceso para identificar a terceros con el fin de que lleven a cabo la
rehabilitación de la imagen y las revisiones de componentes de los vehículos.
El jefe de mantenimiento será responsable de asegurarse de que los plazos de ejecución
post-accidente estén siendo respetados por su equipo.
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Presupuesto
Plazos de ejecución
Las mejoras en la programación de reparación en los casos de accidente se
implementarán tras la aprobación de esta iniciativa.
Los plazos de ejecución para la rehabilitación de la flota y el análisis de componentes se
determinarán en una fecha posterior.
3.1.5 Evaluación y ajustes
Riesgos
No existen riesgos directos asociados con el análisis de componentes de los vehículos.
Este análisis ayudará a establecer la esperanza de vida correcta del componente y a
reducir el riesgo de un daño catastrófico de algún componente.
La revisión de la viabilidad del plan de rehabilitación de la flota proporcionará una guía
para saber qué riesgos podemos enfrentar.
Existen ciertas dudas sobre que los empleados podrían tener preocupaciones con la
introducción de lineamientos post-accidente. Para mitigar esto vamos a comunicarles los
beneficios que este cambio tendría para la imagen general de la flota y el impacto que
tendrían ellos en la mejora de los defectos de la flota.
$
Se requerirá una revisión más profunda para presupuestar un análisis detallado
de componentes y la rehabilitación de la imagen de la flota. Ambas iniciativas
estarán vinculadas a la cláusula de servicios especiales dentro del contrato y
seguiremos los procedimientos contractuales necesarios para pedir la aprobación
de estas sugerencias. Se calcula que el costo aproximado para renovar la imagen
exterior es de $3,500 dólares por autobús. Esto no incluye las reparaciones en el
exterior del autobús.
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Revisión del enfoque
Vamos a solicitar retroalimentación por parte de los clientes mediante una encuesta en
línea para determinar el impacto de la nueva imagen y de las mejoras en el servicio. Esto
puede hacerse fácilmente después de que se termine de instalar el Wi-Fi en los
autobuses y con el uso de una aplicación antes de permitir el acceso a los clientes para
que se conecten. Actualmente, podría llenarse la encuesta mediante interacción cara a
cara con el público en la “zona pagas" hasta la finalización de la integración de Wi-Fi.
La revisión interna de las fechas de reparación post-accidente en comparación con la
fecha del accidente será evaluada por el Director de Mantenimiento trimestralmente.
Mejora continua
Mediante la retroalimentación permanente por parte del cliente, podemos realizar
cambios en áreas específicas donde los usuarios crean que se requiere atención
adicional.
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3.2 Introducción de tecnología
3.2.1 Introducción
En la Ciudad de Panamá, los clientes regularmente usan una hora
en ir hacia su trabajo y una hora de regreso a su casa de manera
cotidiana. First está decidido a posicionar a MiBus de manera
diferente a la competencia mediante la introducción de tecnologías
que podrían beneficiar a sus clientes, mejorando así su experiencia
durante su viaje en autobús.
En nuestro Plan de Recomendaciones, de fecha 15 de enero de
2016 (ver anexo 2), esbozamos nuestras medidas propuestas, los
costos y los plazos para tener Wi-Fi en la flota de MiBus. Además
de Wi-Fi, también tenemos pensado introducir un sistema de
monitoreo de manejo que mejorará la experiencia de transporte del
cliente.
3.2.2 Problemas
Servicio no diferenciado a nuestros clientes
Los servicios alternativos que compiten con los clientes de MiBus representan una
preocupación clave. Metro Bus está perdiendo una cantidad considerable de pasajeros
ante servicio complementarios. Para combatir este problema, tenemos que proporcionar
un servicio que posicione a Metro Bus sobre la competencia.
Nuestros competidores están intentando aplicar mejoras para el cliente como la
adición del acolchado del asiento versus asientos de plástico duro, mismos que no son
cómodos para traslados largos.
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3.2.3 Enfoque de estabilización
P-4 Instalación de Wi-Fi en los buses
Como se mencionó anteriormente y dentro de nuestro Plan de Recomendaciones (ver
anexo 2), Wi-Fi será una enorme ventaja cuando se utilice nuestro servicio.
P-5 Instalación de DriveCam en los buses
La instalación de un sistema de monitoreo de manejo proporcionará información sobre
patrones de manejo y tendrá un impacto directo sobre el aumento de la seguridad y la
reducción de accidentes. La información obtenida nos permitirá también asesorar y
desarrollar a los conductores sobre prácticas de manejo defensivo y disminuir el riesgo
de accidentes en el futuro.
Tras la aprobación de esta iniciativa, estamos planeando instalar DriveCam o un sistema
similar en los autobuses y vehículos de servicio.
Caso práctico: Experiencia con DriveCam
First Transit utiliza actualmente DriveCam DriveCam y 3 en 65 lugares de tránsito. Con 10 años de alianza, hemos instalado más de 4,750 cámaras en nuestra flota nacional. Nuestra empresa trabaja con DriveCam para
proveer no sólo el sistema de cámaras de vigilancia basado en eventos, sino también el comportamiento del conductor/componente de eficiencia de combustible del nuevo DriveCam 3.
La Solución de Gestión de Combustible DriveCam basada en el comportamiento es una innovadora herramienta para mejorar el rendimiento del combustible de la flota. Este programa optimiza la eficiencia del servicio, reduce los costos de combustible, y promueve la cultura de seguridad de First Transit en nuestras operaciones diarias.
Los Sistemas de Monitoreo de Manejo propuestos por First tendrán un
impacto directo tanto en el mejoramiento de la experiencia de viaje del cliente
como en la seguridad.
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Tenemos una amplia experiencia en su uso óptimo, incluyendo la asesoría a conductores para mejorar el rendimiento, más que usarla estrictamente como una herramienta disciplinaria.
Nuestra solución DriveCam incluye retroalimentación en el vehículo en tiempo real para involucrar a los conductores de autobuses en la auto-corrección. Además, nuestro sistema de análisis de datos y de video ofrece un perfil completo de los conductores de autobuses y sus tendencias de manejo. Esto permite realizar comparaciones objetivas de desempeño de un conductor a otro, de un sitio a otro, de una región a otra, y de la compañía a la industria. El análisis de desempeño ofrece métodos flexibles de formación y capacitación que se aplican a las necesidades específicas de un conductor. Herramientas en línea, como los paneles de desempeño y mapeo de zonas difíciles (hotspots mapping) permiten realizar análisis por agrupamiento de eventos riesgosos de manejo y una corrección inmediata.
El que First Transit utilice DriveCam ha reducido la frecuencia de accidentes de tránsito en un 69% y la severidad de accidentes en un 69% en poco más de un año (FY12-13).
El uso del sistema DriveCam por parte de First Transit continúa mejorando año tras año. Con el enfoque en la seguridad y la eficiencia, con un impacto mínimo sobre las operaciones de MiBus, nuestro programa DriveCam incluye:
Retroalimentación en vehículos en tiempo real que apoya a los conductores de autobuses en su auto-corrección;
El análisis de datos y de vídeo que proporciona un perfil completo de los conductores de autobuses y su manejo, permitirá las comparaciones objetivas de un conductor a otro, de un sitio a otro, de una región a otra y de la empresa a la industria;
Métodos de entrenamiento y asesoría flexibles que pueden aplicarse a una amplia variedad de exigencias operativas y perfiles organizacionales.
Herramientas en línea para el análisis por agrupación de eventos riesgosos, tales como paneles para la visibilidad y la rendición de cuentas en toda la compañía, y mapeo de zonas difíciles (hotspot mapping)
Revisiones de los programas que proporcionen la comparativa de mercado (benchmarking) y las mejores prácticas para asegurar de que se está realizando un seguimiento hacia el éxito.
La Solución de Gestión de Combustible y Manejo de Riesgos del Conductor con base en su comportamiento de DriveCam proporciona una herramienta para mejorar el desempeño de la flota. Integrada a DriveCam en línea, esta solución combina en tiempo real la retroalimentación en cabina con la presentación de informes y asesoría en línea con el fin de mejorar la eficiencia del combustible y reducir las emisiones.
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Proceso de monitoreo
Un ejemplo de cómo funciona el proceso de monitoreo se describe con más detalle en el siguiente gráfico:
Paso Proceso
Paso 1- Monitoreo de manejo
El video grabador de eventos monitorea continuamente y captura el comportamiento de manejo y proporciona información en tiempo real. Un "evento" se genera en la vía de tránsito (8/4 seg. = antes/después). Una curva pronunciada, un frenado brusco o una colisión alertará al sistema de grabación de eventos.
Paso 2 – Carga de vídeo y datos
El video y los datos basados en la excepción se cargan vía una conexión celular segura al Centro de Datos de DriveCam - y están disponibles inmediatamente.
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Paso 3 - Analizar, Calificar y establecer prioridades
Cada evento es analizado por un Analista de Riesgo DriveCam. El análisis de datos, combinado con la revisión del video por parte de expertos, destaca las causas del mal manejo y prioriza las acciones necesarias para reducir los riesgos y costos de operación de la flota.
Si el evento no tiene comportamientos riesgosos, será resuelto y tendrá cero puntos. Un evento resuelto puede ser provocado por las condiciones de la carretera como baches.
Si hay comportamientos riesgosos, cada comportamiento será marcado. Un evento riesgoso puede ser algo como un conductor que se desvía hacia la acera o una colisión. Dependiendo de los comportamientos seleccionados, el evento recibirá una puntuación.
Paso 4 – Portal de gestión de acceso a los conductores
Las alertas configurables dirigen a las herramientas en línea, incluyendo paneles para la visibilidad y la rendición de cuentas en toda la empresa así como el mapeo de zonas difíciles para el análisis de los malos hábitos de manejo. Los supervisores ingresan a DriveCam en línea y revisan la ficha de “asesoría”. Si hay eventos, el supervisor examinará y, a continuación, programará una sesión de asesoría.
Los eventos aparecerán bajo la pestaña de “Asesoría” si están calificados con 5 o más puntos, o si el evento requiere de asesoría con base en las necesidades de la empresa
Los supervisores también pueden revisar el panel y generar informes.
Paso 5 – Instructor- conductor
La asesoría es el paso clave que lleva el proceso desde la identificación de riesgos hasta el mejoramiento del manejo del conductor. Cuando la asesoría es necesaria, el supervisor y el conductor se reúnen para revisar y hablar sobre el video. El objetivo de la reunión es que el conductor entienda cuál fue la acción de riesgo y lo que debe cambiar para reducir el riesgo en el futuro.
Paso 6 – Un conductor más seguro regresa a la vía de tránsito
Los conductores volverán a las calles con una comprensión de las correcciones que se les piden para mejorar su comportamiento de manejo. El monitoreo continuo verifica que las lecciones hayan sido aplicadas y protege a nuestros conductores y pasajeros, lo que se traduce en menos colisiones prevenibles.
Beneficios
Existe una variedad de beneficios que las mejoras tecnológicas traen a nuestra flota,
entre los que se encuentran:
Ventaja competitiva sobre los competidores;
Una mejor experiencia del cliente;
Mayor cantidad de pasajeros;
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Permite una futura integración.
Conductores más seguros;
Reducción de accidentes;
DriveCam pueden transferirse entre vehículos si un vehículo es sustituido;
Reducción en la responsabilidad civil; y
Mayor seguridad.
3.2.4 Plan de implementación
El requerimiento para el plan de implementación de nuestra iniciativa Wi-Fi fue
mencionado anteriormente dentro del Plan de Recomendaciones. A continuación se
describen las opciones de implementación adicionales para el DriveCam o algún sistema
similar.
Recursos requeridos
Será necesaria una revisión más a fondo, luego del interés del Estado en proceder con la
instalación del sistema DriveCam, para determinar el nivel de servicio requerido que
tendrá un impacto directo sobre los recursos.
Presupuesto
Asimismo, una revisión más profunda del nivel de servicio determinará los costos
asociados a la instalación de DriveCam. Favor de notar que la instalación del sistema
DriveCam requeriría una revisión de los presupuestos en curso.
Plazos de ejecución
Los plazos detallados para la instalación de DriveCam serán establecidos después de la
selección de los requerimientos de servicio. Calculamos una instalación completa en toda
la flota en un plazo de seis meses a partir de su aprobación.
3.2.5 Evaluación y ajustes
Riesgos
Hacer que los empleados comprendan los beneficios de un sistema de monitoreo de
manejo será esencial para asegurar que se acepte este proceso. Una explicación clara
de cómo va a protegerlos contra los litigios es la mejor forma de ganarse a los
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empleados. Tenemos previsto utilizar presentaciones en video para ayudar con nuestra
capacitación, destacando los beneficios y cómo puede realmente proteger al conductor
mediante la mejora de sus habilidades de manejo.
Revisión del enfoque
Las revisiones regulares serán realizadas por el Director de Mantenimiento o el Director
de Seguridad y se revisarán los resultados que el sistema de monitoreo de manejo haya
tenido sobre la reducción de accidentes.
Mejora continua
El análisis de eventos identificados desde DriveCam será utilizado para identificar el
desarrollo del entrenamiento o la asesoría adicional para apoyar a los conductores.
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3.3 Revisión de los contratos de flota con terceros
3.3.1 Introducción
La Visión y Valores de First Transit coinciden en que proporcionemos el mejor servicio
posible a nuestros clientes y pasajeros mutuos. Cada aspecto de nuestra operación está
sujeto a los más altos estándares de desempeño y aseguramiento de la
calidad. Actualmente la organización tiene varios contratos con terceros que se
establecieron para realizar diversas tareas o reparaciones en la flota. Esta necesidad
está presente en muchas organizaciones y cuando se maneja
correctamente, puede ser una ventaja.
Durante la inspección de la flota que tuvo lugar en noviembre y diciembre de 2015, los
vehículos resultaron ser deficientes en áreas en donde terceros tenían responsabilidad.
Los contratistas que trabajan en un vehículo tienen un impacto directo en la flota y, en
última instancia, la experiencia del cliente, con base en su calidad de mano de obra.
Un examen minucioso de los contratos subcontratados a terceros, dentro del
departamento de mantenimiento, es necesario y también se requiere tomar acciones
después de nuestra investigación.
3.3.2 Problemas
Contratos con terceros poco eficientes
Las cuestiones identificadas actualmente en el trabajo llevado a cabo por terceros incluyen:
Reparaciones incompletas;
Calidad de trabajo no consistente o que no reúne los requisitos;
Trabajo subcontratado que debía haber sido realizado durante el mantenimiento
preventivo;
Subcontratación de servicios que pudiéramos hacer dentro de la compañía; por
ejemplo, la limpieza;
Gastos más altos para reparaciones; y
La falta de expectativas claras por parte de terceros proveedores, seguida por una
rigurosa inspección de los resultados finales, que es la causa más fuerte de los
problemas observados.
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Durante una inspección nocturna por el Director de Mantenimiento de First Transit el
sábado 30 de enero, 2016 en El Chorillo y Ojo de Agua, se observó que la limpieza de
los autobuses no era adecuada. No estuvieron presentes los supervisores de la empresa
de limpieza (terceros). Los dos patios son atendidos por la misma empresa pero no
realizan el mismo proceso. Los autobuses no están recibiendo la atención necesaria para
mantenerlos limpios. Es en el mejor interés de la Organización que la limpieza se realice
“en casa” para maximizar los esfuerzos de limpieza en la noche. El traer las actividades
de limpieza a la compañía también reduciría el gasto actual de lavado.
3.3.3 Enfoque de estabilización
Los siguientes pasos se llevarán a cabo durante el período de estabilización:
Una revisión de los contratos sobre efectividad, calidad y precio. El trabajo que se
mantenga subcontratado necesita tener sentido para el negocio.
P-6 Trabajos de limpieza de la flota realizados por MiBus
Llevar la limpieza diaria de los autobuses “a casa” para crear un mejor control de calidad.
Esto permitirá que Metro Bus reaccione rápidamente ante los cambios necesarios para
mantener el nivel que estamos buscando. La supervisión directa de la limpieza por el
Gerente de Mantenimiento brindará también un fortalecimiento de la calidad.
Una descripción de los puestos de trabajo para todos los que trabajan en la isla de
combustible "isleros". Ellos serán responsables de mover, abastecer de combustible y
limpiar los autobuses. Esto eliminará la necesidad de "bomberos", conductores
asignados a la isla de combustible así como de terceros que lleven a cabo la limpieza.
Las revisiones exhaustivas de proveedores terceros que llevan a
cabo los requerimientos de mantenimiento son fundamentales
para asegurar la calidad y resultados finales seguros.
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P-7 Trabajos de chapistería realizados por MiBus
El trabajo de la fase de mantenimiento preventivo que actualmente es subcontratado
ahora será realizado en nuestro taller. Los actuales técnicos tienen el conocimiento para
sustituir componentes que fallan comúnmente y el proceso de reparación
debe ser añadido a las reparaciones de mantenimiento preventivo. La mentalidad actual
de sustitución planeada por kilómetros vs inspeccionar y reemplazar crea esta
dependencia al trabajo subcontratado por fuera. La meta es hacer una sola reparación en
serie de la flota para no ver el problema en toda ésta al mismo tiempo.
Beneficios
Mejorar la solidez de nuestros requisitos de mantenimiento y procedimientos de
monitoreo beneficiará a la flota y a los clientes al:
Ofrecer vehículos en mejor estado de conservación;
Ofrecer autobuses más limpios;
Reducir los costos para la organización; y
Mejorar los mecanismos para monitorear el proceso de limpieza y monitorear a
terceros.
3.3.4 Plan de implementación
Recursos requeridos
Para traer las actividades de limpieza “a casa”, necesitaremos contratar
aproximadamente a 120 empleados en la Isla de Combustible. Estos empleados tendrán
que ser reclutados y luego entrenados. Además, un supervisor de la Isla de
First Transit de Panamá, Inc. 23
Combustible será requerido para cada patio con el fin de que supervise las actividades
diarias de llenado de combustible y de limpieza.
Planeamos modificar el rol del Supervisor de Mantenimiento a fin de incluir la
responsabilidad de inspeccionar las reparaciones finales de trabajo subcontratado sin
implicación de costo adicional alguno.
Presupuesto
Se han formulado las siguientes suposiciones de costos para aplicar esta iniciativa:
No serán necesarios costos adicionales para completar una revisión de contratos
con proveedores terceros, ya que la vamos a conducir internamente;
No habrá costos adicionales relacionados con la inspección de reparaciones
subcontratadas, ya que los supervisores de mantenimiento asumirán esta
responsabilidad; y
La organización invierte aproximadamente $2.0 millones de dólares en la limpieza
diaria de los autobuses anualmente. Estimamos que se puede lograr un ahorro
anual de aproximadamente $400,000-$700,000 al traer las actividades de
limpieza “a casa”. Esto, sin embargo, depende de cuál salario por hora se
establezca.
Plazos de ejecución
Planeamos implementar esta iniciativa de la siguiente manera:
El proceso de inspección puede ser aplicado a la mayor brevedad posible;
La revisión de contratos tomará 15 días hábiles para finalizarse, seguidos por 15
días para reunirse con los contratistas y otros 30 días para implementar los
cambios (un total de 60 días);
Contratación y capacitación del personal de la Isla de combustible (sujeto a los
términos del contrato actuales);
Creación de descripciones de puestos de trabajo - 3 días;
Anunciar y contratar personal para puestos de la Isla de Combustible - 60 días; y
Implementar nuevos procedimientos de limpieza “en casa” - 30 días.
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3.3.5 Evaluación y ajustes
Riesgos
Como con cualquier cambio de un rol
de trabajo, una evaluación necesitará
llevarse a cabo para asegurar que los
trabajadores puedan realizar las tareas
requeridas. Además, la capacitación
necesita llevarse a cabo para garantizar
que los empleados sepan cómo realizar
adecuadamente el reabastecimiento de combustible, la limpieza y el estacionamiento de
los autobuses.
Debido a la cantidad de personas que requiere la Isla de Combustible, podemos
experimentar retrasos debido a los retos en el proceso de contratación. Para mitigar este
riesgo, sugerimos implementar la limpieza “en la casa” primero en un patio y luego en el
otro.
Algunos proveedores pueden molestarse de que pierdan algunos o todos los trabajos.
Tener una buena charla con el proveedor para explicar la visión del sistema y cómo
podrían proporcionar otros servicios a nosotros.
Revisión del enfoque
Para identificar las áreas de mejora adicional, vamos a:
Realizar auditorías de limpieza mensualmente para asegurar una calidad
constante;
Comparar los ahorros logrados mediante la realización de la limpieza “en casa”
versus costos de limpieza subcontratados; y
El trabajo de terceros será revisado por un supervisor o gerente antes de aceptar
el producto terminado. El trabajo que no cumpla con el estándar no será aceptado
hasta que se haya cumplido correctamente y será documentado para discusión
con la administración de los proveedores.
First Transit de Panamá, Inc. 25
Mejora continua
Mediante las inspecciones mensuales, podemos ajustar los equipos de limpieza para que
se enfoquen en las áreas que necesitan más atención y mejorar el proceso mediante la
introducción de nuevos productos.
Documentar los problemas con terceros y compartirlos entre los gerentes de
mantenimiento para asegurarse de que no están ocurriendo problemas similares en otros
patios.
First Transit de Panamá, Inc.
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3.4 Resumen
First cree que la aplicación de estas iniciativas tendrá un impacto directo y mejoras para
la flota y la evidencia será visible con el incremento en la satisfacción del cliente, la
seguridad y la mejora en las condiciones del conductor.
Es de crucial importancia la revisión de los principales componentes de los vehículos.
Nuestras primeras investigaciones no cubren estas cuestiones en profundidad y creemos
que esto es un requisito para una flota sostenible.
Traer algunas de estas líneas de trabajo “a casa” también mejorará el resultado final y
proporcionará una rendición de cuentas adicional para asegurar que las tareas se hayan
completado con un alto estándar.
La siguiente tabla resume las iniciativas y proyectos relevantes a lo largo de esta área de
intervención, identificando la dificultad de ejecución y el impacto de cada uno.
Los proyectos fueron clasificados de acuerdo a dos criterios para determinar
su prioridad relativa:
Valor agregado al usuario; y
Grado de dificultad.
El resultado genero el siguiente mapa de prioridad relativa para cada uno de estos
proyectos:
Iniciativa No. ProyectoGrado de
dificultad
Valor agregado
al usuario
Costo
AdicionalTiempo
P-1 Análisis de componentes principales Bajo Medio $ 1
P-2Análisis e implementación del programa de
rehabilitación de la flotaAlto Alto $$$ 3
P-3Definir e implementar procedimientos para reparación
en caso de accidenteMedio Medio 1
P-4 Instalación de Wi-Fi en los buses Medio Alto $$ 1
P-5 Instalación de DriveCam en los buses Medio Medio $$ 2
P-6 Trabajos de limpieza de la flota realizados por MiBus Bajo Alto 1
P-7 Trabajos de chapistería realizados por MiBus Medio Medio 2
Introducción de tecnología
Imagen del vehículo y Ciclo
de vida de componentes
Revisión de los contratos
de la flota con terceros
First Transit de Panamá, Inc. 27
Se recomienda iniciar con los siguientes proyectos que tienen un periodo de
implementación de 1 a 6 meses:
1
2
3
4
5
6
7
0.00
1.00
2.00
3.00
0.00 1.00 2.00 3.00Medio AltoBajo
Baj
oM
edio
A
Grado de dificultad
Val
or
agre
gad
o a
l u
suar
io
Iniciativa No. Proyecto Tiempo
Imagen del vehículo y Ciclo de vida de
componentesP-3
Definir e implementar procedimientos para
reparación en caso de accidente1
Introducción de tecnología P-4 Instalación de Wi-Fi en los buses 1
Revisión de los contratos de la flota
con tercerosP-6
Trabajos de limpieza de la flota realizados
por MiBus1