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8/17/2019 Procedimiento Estudio de Propuesta V8
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Código P-7.1-UE-01 Fecha de emisión: 13-10-2015 Versión Nº 8 Reemplaza a:Versión Nº7del 11-092013
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LACALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
UNIDAD DE ESTUDIO
PROCEDIMIENTOESTUDIO DE PROPUESTAS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: P-7.1-UE-01
FECHA DE EMISIÓN: 13 de octubre de 2015
TOTAL DE PÁGINAS: 19 (diecinueve)
VERSIÓN Nº: 8
REEMPLAZA A: Versión 7 del 11 de septiembre de 2013
REVISIÓN TÉCNICA:Waldo Urquiza V.Gerente Técnico
FECHA: 13-10-2015
REVISIÓN DE CALIDAD:Paula Araya L.
Coordinador de Calidad
FECHA: 13-10-2015
APROBACIÓN:José Gómez Ll.Gerente General
FECHA: 13-10-2015
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3. Referencias.
- Nch ISO 9001-2008- Manual de Calidad- Instructivo Control de Planos y Croquis I-4.2-UE-01
4. Definiciones.
Antecedentes de Estudio : documentación en soporte escrito o digital consistente en Planos,
Especificaciones Técnicas, Bases Administrativas, Aclaraciones y toda otra referencia que aporteinformación válida para el estudio de la propuesta.
Mandante: persona natural o jurídica que solicita un servicio a Constructora GHG S.A.
Licitación o Propuesta: Procedimiento mediante el cual se solicitan a varios proponentescotizaciones para la ejecución de una obra.
Licitación o Propuesta Privada: Llamado a licitación de Mandantes Privados, la invitación puedeser formal o informal.
Licitación o Propuesta Pública: Llamado a licitación de Organismos Públicos a través del PortalMercado Público o publicación en diarios de circulación nacional.
Análisis de antecedentes: Etapa en la cual se realizan visitas a terreno, se estudian losantecedentes y se solicitan aclaraciones respecto de las dudas que surjan durante el estudio.
Presupuesto: Oferta generada a través del estudio de la propuesta.
5. Descripción.
5.1 La Unidad de Estudio recepciona los antecedentes de estudio y todo otro documento queel Mandante entregue para el estudio de la propuesta de manos del Gerente Técnico o
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Nombre carpeta Nombres subcarpetas(nivel 1) Nombres subcarpetas(nivel 2)
GHG- Nº código interno -Nombre de la obra
AntecedentesSe estructura Dependiendo delos antecedentes recibidos
- Aclaraciones- Obsoletos
Estudio- Consultas- Cotizaciones- Subcontratos- Registros- Cubicaciones- Presupuesto- Presentación- Consideraciones- Visita a terreno
En el caso de aquellas obras que se adjudiquen, en nivel 1, se debe crear carpeta“Documentos Contrato”, la que debe contener como mínimo: Presupuesto Meta,
Consolidado de Aclaraciones y Presentación.
5.6 El asistente llena el registro “Ficha de Obra F-7.1-UE-02” al comienzo del estudio, y laactualiza al término de este, indicando quiénes participaron en el estudio de la propuesta ycuales fueron sus responsabilidades.
5.7 En el formulario “Presentación de Propuesta F-7.1-UE-011” se indican todos losrequerimientos en cuanto a formato, documentación y formalidad, en forma detallada yprecisa. Este formato se entrega a Secretaria de Gerencia para la preparación de las
carpetas y será el formato para chequear que se cumplen con los requisitos exigidos, de talforma de no quedar Fuera de Bases.
5.8 El Jefe de Unidad de Estudio coordina visita a terreno en conjunto con el Gerente Técnico,identificando responsable fecha y movilización La persona designada debe completar el
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5.13 Se procede a la cubicación del proyecto, consistente en la cuantificación de los materialesy servicios involucrados en la materialización de la obra. Las dudas y/o discrepancias queaparezcan durante el estudio, deben ser enviadas al Mandante, en las fechas indicadas porél en el cronograma de la Licitación, en el formulario “Consultas F-7.1-UE-09”.
5.14 El control de planos de estudio se realiza según el Instructivo Control de Planos.
5.15 En formato de itemizado del presupuesto, entregado por Mandante, se deben presentar lascubicaciones al Jefe de Unidad de Estudio. En el caso en que el itemizado no seaentregado por el Mandante, este debe ser creado por la Unidad de Estudio. La valorizaciónde las cubicaciones (precios unitarios), puede realizarla el Jefe de Unidad de Estudio o elmismo Ingeniero de estudio. El presupuesto se genera a través de algún programa decomputación adecuado y es presentado al Gerente Técnico para su aprobación.
5.16 Las cotizaciones de subcontratos, materiales e insumos que tengan relevancia para laObra deben ser analizadas y compradas por el Jefe de Unidad de Estudio y/o losAsistentes para verificar que las cotizaciones no tienen errores y/u omisiones. Bajo ningunacircunstancia cotizaciones incompletas o con errores pueden ser incluidas en elpresupuesto de la Obra.
5.17 La Unidad de Estudio revisa, ordena y almacena las carpetas hasta obtener conocimientodel resultado de la propuesta. Durante el estudio la carpeta tiene lomo de color gris. De seradjudicada se cambia el color del lomo a celeste.
5.18 De la presentación de la propuesta, el Mandante puede entregar un documento certificandola asistencia, montos ofertados, plazos y cualquier característica de importancia para elproyecto, cuando sea el caso. Esta ficha se almacena en la misma Carpeta de Estudio.
5.19 Una vez adjudicada la obra, Unidad de Estudio debe subir a la intranet todos losantecedentes del estudio de la propuesta, además del consolidado de aclaraciones, paraque el administrador de obra asignado y el gerente de operaciones tengan a acceso a lainformación. Se entregarán documentos físicos en casos en que el Administrador de Obrao el Gerente de Operaciones lo soliciten
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5.23 Finalizada la Obra, el Administrador de Obra entregará a Unidad de Estudio los planos de
obra doblados en una caja rotulada para su almacenamiento en bodega. Los antecedentesde estudio no se devolverán a Unidad de Estudio.
6. Registros.
Nombre de Registro: Carpeta de ProyectoCódigo del Registro: No aplicaMantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra
Acceso a: Asistentes, Jefe U. de Estudio, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Unidad de EstudioTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
Nombre de Registro : Recepción de AntecedentesCódigo del Registro: F-7.1-UE-01Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra
Acceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto físicaTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
Nombre de Registro : Ficha de ObraCódigo del Registro: F-7.1-UE-02Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra
Acceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física y digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
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Nombre de Registro : Ficha Visita a TerrenoCódigo del Registro: F-7.1-UE-05Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
Nombre de Registro : CotizacionesCódigo del Registro: No aplicaMantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
Nombre de Registro : Solicitud de cotizaciónCódigo del Registro: F-7.1-UE-06Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
Nombre de Registro : Registro de Subcontratos y MaterialesCódigo del Registro: F-7.1-UE-07Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra
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Nombre de Registro : Calendario Lici tacionesCódigo del Registro: F-7.1-UE-010Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Se publicaTiempo de Almacenamiento: Se actualizaDisposición Eliminación
Nombre de Registro : Presentación p ropuestaCódigo del Registro: F-7.1-UE-011Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación
7. Responsabilidades.
Elaboraciónde
presupuesto
Carpeta de proyecto,Ficha de obra,
Cotizaciones, ConsultasVisita a terreno, Programa
de propuesta
Solicitud boleta degarantía
AntecedentesRecepcionados
Jefe Unidad de
Estudio X X X XAsistente Unidadde Estudio X X X
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3 5, 6 y 9
Se modifica la forma de utilizar formulario de registro de
recepción de antecedentes. Se detalla con mayorfacilidad de lectura el procedimiento en sus puntos del 5.1al 5.6.Se crea formulario presentación de propuesta.Se modifica y cambia de nombre el formulario actualPrograma Estudio de Propuesta.Se indica en el procedimiento la forma de traspaso dedocumentos a obras adjudicadas.En el ítem 6 se modifican los ítem de almacenamiento detodos los registros.Se modifica el Registro de Consultas, Registro de HorasProfesionales, Registro de Subcontratos y Materiales.Se elimina Jefe de Oficina Técnica y se reemplaza porJefe de Unidad de Estudio.Se indica responsabilidad de elaboración de presupuestometa.
01-10-2008
4 Varios
Debido a que actualmente se emplea más el correoelectrónico que la llamada telefónica, se eliminó Registro“Contacto con Subcontratista/Material”.
Se corrige error en numeración ítem 5.2.Se modifica lugares de almacenamiento para losregistros.
17-10-2008
5 Varios
Se indican y se especifican los distintos tipos depropuestas: públicas, privadas y especiales, aclarandocomo se tratan cada una de ellas.Se modifican los formatos de todos los registros quepertenecen a este procedimiento.Se agrega el registro “Evaluación de Licitaciones”.
Se elimina el registro “Horas Profesionales”.Se ordena el procedimiento y se detallan de mejor formacomo se realiza el proceso de estudio de propuesta.
09-10-2009
2 Se Incluye diagrama de flujo
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9. Anexos.
9.1 Regist ro F-7.1-UE-01: Recepción de Antecedentes
RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES
OBRA :
FECHA :
DETALLE
Cant. Descripción Conforme
ENTREGA RECIBE CONFORME
Nombre Nombre
Firma Firma
F-7.1-UE-01
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9.2 Registro F-7.1-UE-02: Ficha de Obra
FICHA DE OBRA
DATOS DE LA OBRA
Nombre de la Obra
Código Interno
Mandante
Tipo de Licitación (privada –
publica - especial)
Ubicación
Plazo de Ejecución
Superficie de construcción
Características generales
Presupuesto oficial
F-7.1-UE-02
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DATOS DEL CONTACTO
DATOS DE ESTUDIO
Coordinador de Proyecto
Teléfono Coordinador
E-mail Coordinador
Cubicaciones Obra Gruesa
Cubicaciones Terminaciones
Cubicaciones Obras exteriores
Cotizaciones
Presupuesto
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9.3 Regist ro F-7.1-UE-03: Solici tud de Boletas de Garantía
SOLICITUD DE BOLETA DE GARANTÍA
Obra:
Fecha solicitud:
a) Tipo de garantía:
b) Motivo que cauciona:
c) Glosa:
d) Moneda:
e) Monto:
f) Girada a:
g) Rut:
h) Vigencia:
F-7.1-UE-03
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9.4 Regist ro F-7.1-UE-05: Ficha de vis ita a terreno
FICHA VISITA A TERRENO
Obra :Código interno :
Dirección :Fecha visita :Encargado GHG :
Antecedentes Coordinador
Nombre :Teléfono :Correo electrónico :
a) Instalaciones
Factibilidad ProveeSI NO Mandante Constructora
AguaLuzalcantarilladoTeléfono
Otros (especificar)
b) Locomoción
F-7.1-UE-05
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9.5 Registro F-7.1-UE-06: Soli citud de cotización
COTIZACIÓN DE MATERIALES y/o SERVICIOS
Santiago, martes, 13 de octubre de 2015
Sr.:
Fono:
• Solicito a ud. Cotizar para la propuesta “”, en base a planos.
F-7.1-UE-06
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9.6 Regist ro F-7.1-UE-07: Registro de Subcont ratos y Materiales
REGISTRO DE SUBCONTRATOS Y MATERIALES
Código:Fecha actualización
Fecha presentación
Nombre:
EMPRESA
FONO(incl.
códigode área)
FAX/
CELUL AR
CONTACTOS CUIDAD E MAIL ESTADO
Envíoantecedentes
y/oaclaraciones
Envío
presupuesto
Comparativo
Si/no/noaplica
Climatización
Sanitario
Electricidad
No se cotiza- se excusa NC
Ant. Enviado- cotizando C
Cotización recibida R
F-7.1-UE-07
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9.7 Registro F-7.1-UE-09: Consul tas
Ref.: “Obra: ”
Fecha: 00/10/07
CONSULTAS Nº 1
N ° CONSULTASA.- ADMINISTRATIVAS
1
2
3
B.- ARQUITECTURA1
23
C.- CÁLCULO1
2
3
D.- INSTALACIONES SANITARIAS
12
3
E.- INSTALACIONES EL CTRICAS
F-7.1-UE-09
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9.8 Regist ro F-7.1-UE-010: Calendario de Licitaciones
Licitaciones mes-añoProyecto
Código
Comuna
Plazodeejecución
PresupuestoOficial
Visita aterreno
Consultas
Resp.Consultas
Oferta
Adjudicación
Montogarantía
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9.9 Registro F-7.1-UE-011: Presentación de propuesta
PRESENTACIÓN DE PROPUESTA
Obra :Mandante :Fecha :Fecha apertura :Dirección apertura :Atención :Datos adicionales :
Sobres Nº Documento Resp. Observaciones Ref.Grado dedificultad Fecha
deentrega
Sobre nº 1Original + copia
Sobre nº 2Original + copia
Sobre nº 3
F-7.1-UE-011
Revisión Técnica Waldo Urquiza V.Gerente Técnico
Revisión de Calidad Paula Araya L.Coordinador de Calidad
Aprobación José Gómez Ll.Gerente General
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9.10 Registro F-7.1-UE-04: Evaluación de Licit aciones
EVALUACIÓN DE LICITACIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS
Fecha de actualización:
Tipo delicitación
Solo lic.Públicas
Nombre
Mandante
Ant ic ipoPresupoficialivaincluido
PresupOficialneto
SuperficieM2
UF/m2(neto)
FechaOferta
FechaVisita
Estudio
Priv. Pub
l
Nº ID Sí No
F-7.1-UE-04
Revisión Técnica Waldo Urquiza V.Gerente Técnico
Revisión de Calidad Paula Araya L.Coordinador de Calidad
Aprobación José Gómez Ll.Gerente General