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PROCEDIMIENTO
VERSION: 6
CODIGO:P-GGH-016
DESVINCULACION DE PERSONAL DE LA ENTIDAD FECHA:10/Dic/2014
0. LISTA DE VERSIONES
VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION
1 15/Jul/2006Revisión y actualización del procedimiento comoacción de mejora
2 20/Dic/2006Adición de una aclaración en una actividad delprocedimiento
3 09/Mar/2009
Adición de un formato al procedimiento,identificación de los puntos de control en lasactividades clave del procedimiento. Se incluyeel flujograma, actualización de referencias ymodificación de algunas actividades.
4 25/Abr/2014Se ordena alfabéticamente las definiciones y seelimina la normatividad de la sección referenciasde acuerdo con la acción preventiva No. 180.
5 15/Jul/2014
Se modificaron las actividades 1.1, 1.2, 1.3, 1.4,1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.1,6.1, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 9.1, 10.1, 11.1, 12.1,12.2, 12.3, 12.4, 12.5, 12.6, 12.7, 12.8, 12.9,12.10, 13.1 y 13.2.
6 10/Dic/2014 Se modifica el registro de la actividad 7.2.
1. OBJETIVOTramitar el retiro del servicio público de los funcionarios de la planta de personaldel Ministerio de Cultura, de acuerdo con la normatividad vigente
2. ALCANCEEste procedimiento se inicia con la circunstancia que motiva la cesación en elejercicio de las funciones del funcionario y termina con la expedición ycomunicación de la resolución de retiro del servicio
3. DEFINICIONES* Retiro: Hace referencia a la cesación definitiva del ejercicio de las funcionespúblicas, producido por: declaración de insubsistencia del nombramiento;renuncia regularmente aceptada; supresión del empleo; invalidez absoluta;edad; retiro con derecho a pensión de jubilación; destitución; abandono delcargo; revocatoria del nombramiento y retiro por muerte
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1. RETIRO PORRENUNCIAREGULARMENTEACEPTADA
1.1. Recibir larenuncia presentadapor el funcionariodirigida al nominadory con copia al grupode Gestión Humana,manifestandovoluntad de retiro eindicando fecha apartir de la cualsolicita se hagaefectiva.
- Grupo deGestión deArchivo yCorrespondencia.
- Funcionariorenunciante.
Carta derenuncia.
1.2. Direccionar la carta Grupo de Gestión Comunicación
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de Renuncia al despachodel Ministro y la copia alGrupo de GestiónHumana.
de Archivo yCorrespondencia.
con vistobueno
(PC: Punto de Control)
1.3. Colocar visto bueno a lasolicitud y enviar a GestiónHumana.
Ministro. Comunicacióncon vistobueno.
1.4 Enviar correo electrónico alas áreas involucradas: 1)Gestión Administrativa y deServicios 2) Gestión de Archivoy Correspondencia y 3) GestiónFinanciera y Contablenotificando de la renuncia delfuncionario y solicitandoadelantar los trámitespertinentes.
Profesionalde GestiónHumana
CorreoElectrónico
1.5 Verificar que el funcionariohaya manifestado en formaespontánea e inequívoca sudecisión de separarse delservicio y que se ajuste a lasdisposiciones legales vigentes.
* PC¿Esta correctamente diligenciadala solicitud?
Si: pasar a actividad 12.1No: elaborar comunicación parafirma de la Secretaría Generalinformando las razones.
Profesionalde GestiónHumana
1.6 * PC Revisar y colocar vistobueno a la comunicación, yenviarla al despacho delSecretario General.
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana
1.7 Revisar y firmarcomunicación.* PC
SecretarioGeneral
Comunicación
1.8 Recibir de la SecretaríaGeneral la comunicación yenviarla al funcionario.
SecretarioEjecutivo
2. RETIROPORSUPRESIÓNDELCARGO
2.1. Recibir decreto de supresióny resolución de incorporación.
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana
2.2. Verificar si el cargo seencuentra suprimido y elfuncionario no incorporado en
Coordinadordel Grupo deGestión
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resolución y elaborarcomunicación informandosupresión del cargo y retiro delservicio.* PC
Humana
2.3. Firmar y notificarcomunicación de supresión decargo y no incorporación.* Continua actividad 12 tarea2 y 12 tarea 8 y s.s.
Coordinadordel Grupode GestiónHumana
Comunicacióncon diligenciadenotificación
3. RETIRO PORDECLARATORIADEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO
* PC
3.1. Revisar la vinculacióndel funcionario.¿El funcionario se encuentravinculado a carreraadministrativa?
Si: pasar a actividad 12.1.No: informar al SecretarioGeneral.
Coordinadordel Grupode GestiónHumana
4. RETIRO PORDECLARATORIA DEINSUBSISTENCIACOMOCONSECUENCIA DECALIFICACIÓN DESERVICIOSINSATISFACTORIA(FUNCIONARIOSDE CARRERAADMINISTRATIVA)
4.1. Recibircalificación deservicios definitiva enfirme.
Continua en actividad12.1.
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Calificacióndeserviciosdefinitiva.
5. RETIROPORINVALIDEZABSOLUTA
5.1. Recibir dictamen deJunta Calificadora deInvalidez.
Continua en actividad12.1.
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Resolución dereconocimientode pensión deinvalidez conconstancia deejecutoría
6. RETIRO PORCUMPLIMIENTODE EDAD.
* PC
6.1. Verificar la fecha denacimiento del funcionario yestablecer si cumple con elrequisito de edad, de acuerdocon la normatividad vigente.
Continua en actividad 12.1
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
7. RETIROCONDERECHO APENSIÓN DEJUBILACIÓN
7.1 Verificar el cumplimiento delos requisitos establecidos en laley, para obtener elreconocimiento pensional, unavez obtenido estereconocimiento el funcionariono podrá ser retirado hasta quehaya sido incluido en nóminade pensionados.
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana.
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7.2. Recibir del funcionario ode la AFP copia de laresolución de reconocimientode pensión de jubilación, conconstancia de ejecutoria, einformar para el desarrollode las actividadespertinentes, a los grupos:1) Gestión Administrativa yde Servicios.2) Gestión de Archivo yCorrespondencia.3) Gestión Financiera yContable.4) Gestión de Sistemas eInformática.
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Copiaresolución deReconocimientode jubilacióncon diligenciade notificación,documento quesuscribe elpensionado alenterarse delreconocimientode la pensión.
7.3. Coordinar con la entidad dePrevisión Social, laprogramación de inclusión ennómina de pensionados, deacuerdo con el procedimientoestablecido por la Entidad dePrevisión.
Continua en actividad 12.1
Profesionalde GestiónHumana
8. RETIROPORDESTITUCIÓN
8.1. Recibir actoadministrativo de sancióndisciplinaria condestitución.*Continua en actividad 12tarea 1 y s.s
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Resoluciónsancióncondestitución
9. RETIROPORABANDONODE CARGO
9.1. Recibir acto administrativode sanción por abandono delcargo e informar para eldesarrollo de las actividadespertinentes, a los grupos:1) Gestión Administrativa y deServicios.2) Gestión de Archivo yCorrespondencia.3) Gestión Financiera yContable.4) Gestión de Sistemas eInformática.
*Continua en actividad 12.1
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana.
Resoluciónde sanciónporabandonodel cargo.
10. RETIRO PORREVOCATORIADENOMBRAMIENTO
10.1. Recibir laresolución derevocatoria denombramiento.*Continua enactividad 12.1
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Comunicación
11. RETIROPORMUERTE
11.1. Recibir certificado dedefunción del funcionario.
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana.
12. ELABORACIÓNACTOADMINISTRATIVO
12.1. Proyectar resoluciónde retiro del servicio deacuerdo con la causal que
Profesionalde GestiónHumana
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DE RETIRO corresponda, e incluir en elacto administrativo laentrega de inventario eindicar el cumplimiento delProcedimiento deDesvinculación delpersonal.
12.2 Informar la novedadmediante magic al Grupo deGestión de Sistemas einformática, solicitandoactualización del aplicativoRadico.
Profesionalde GestiónHumana
Magic
12.3. Enviar correo alfuncionario informando lostramites a seguir previos alretiro del servicio.
Profesionalde GestiónHumana
12.4. Revisar y colocar vistobueno a la resolución y pasar aSecretaría General.* PC
Coordinadordel Grupo deGestiónHumana.
12.5. Revisar y colocar vistobueno y pasar a Ministro.* PC
SecretarioGeneral
12.6. Revisar y firmarResolución* PC
Ministro Resolución
12.7. Proyectar comunicación deResolución de retiro.
SecretariaEjecutiva
12.8. Revisar y firmarcomunicación de Resolucióndel retiro.* PC
Coordinadordel Grupode GestiónHumana.
Comunicación
12.9. Entregar comunicaciónde resolución y copia deResolución al funcionario ycopia de Resolución a nómina1) Gestión Administrativa yde Servicios2) Gestión de Archivo yCorrespondencia3) Gestión Financiera yContablePara lo relacionado con laentrega del inventario,descuentos, cruces contables,etc.
SecretariaEjecutiva
Comunicaciónradicada
12.10. Verificar la adecuadaentrega del cargo y losdocumentos soporte (acta deentrega del cargo, declaración
Profesionalde GestiónHumana
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de Bienes y Rentas,evaluaciones de desempeño situvo personal a cargo, entreotros).* PC
13.LIQUIDACIÓNDEFINITIVADE SALARIOSYPRESTACIONESSOCIALES
13.1. Pasar a procedimientode nómina
Profesionalde GestiónHumana
13.2. Reportardesvinculación a Caja deCompensación.
Profesionalde GestiónHumana
Comunicaciónde retiro CajadeCompensación.
FLUJOGRAMA
5. REFERENCIAS
6. ANEXOS
Formato de Declaración de Bienes y Rentas
Lista de Chequeo de Retiro
F-GHH-030 Acta de entrega del cargo
ELABORO REVISO APROBO
Nombre:
CoordinadorGrupo deGestiónHumana
Fecha: 10/Dic/2014
Nombre:Jefe Oficina dePlaneación
Fecha: 10/Dic/2014
Nombre:SecretarioGeneral
Fecha: 10/Dic/2014
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MINISTERIO DE CULTURA
Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD.
Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 1 de 3
Inicio
Grupo de
gestion de
archivo y
correspondenci
a
Secretaria
ejecutiva
despacho
ministro.
Secretario
General
Tipo de
renuncia
Inicio1.1. Recibir la renuncia presentada por el funcionario dirigida al nominador, manifestando voluntad de retiro e indicando fecha a partir de la cual solicita se haga efectiva.
Retiro por renuncia
regularmente aceptada
1.2. Colocar Vo.Bo. a solicitud y enviar a Gestión Humana.
1.3. Colocar visto bueno
a la solicitud y enviar a
Gestión Humana.
1.4 Enviar correo electrónico a las áreas involucradas: 1) Gestión Administrativa y de Servicios 2) Gestión de Archivo y Correspondencia y 3) Gestión Financiera y Contable notificando de la renuncia del funcionario y solicitando adelantar los trámites pertinentes.
¿Esta
correctamente
diligenciada la
solicitud?
1.5 Verificar que el funcionario haya manifestado en forma espontánea e inequívoca su decisión de separarse del servicio y que se ajuste a las disposiciones legales vigentes.
1.6. Revisar y firmar comunicación.
2.1. Recibir Decreto de supresión y Resolución de Incorporación.
Retiro por supresión de cargo
2.2. Verificar si el cargo se encuentra suprimido y el funcionario no incorporado en resolución y elaborar comunicación informando supresión del cargo y retiro del servicio.
2.3. Firmar y notificar comunicación de supresión de cargo y no incorporación.
3.1. Recibir instrucción, confirmar que el funcionario no se encuentre vinculado a carrera administrativa.
Retiro por declaratoria de insubsistencia del
nombramiento
¿El funcionario
se encuentra
vinculado a
carrera
administrativa?
3.1.1. Informar al Secretario General.
NO
4.1. Recibir Calificación de Servicios definitiva en firme.
Retiro por declaratoria de insubsistencia como consecuencia de calificación de servicios insatisfactoria (Funcionarios de
Carrera Administrativa).
A2
B2
C2
D2
F2
E2
Retiro por invalidez absoluta.
Retiro por edad
Retiro con derecho a pensión a jubilación.
Retiro por destitución.
Retiro por abandono de
cargo.
Retiro por revocatorio
del nombramiento..
G2
Retiro por muerte.
H2 I2
Ministro
Profesional
gestión
humana
SI
Coordinador
del Grupo de
Gestión
Humana
elaborar
comunicación
para firma de la
Secretaría
General
informando las
razones.
NO
1.6 * PC Revisar y
colocar visto bueno
a la comunicación, y
enviarla al
despacho del
Secretario General.
A2
1 3
MINISTERIO DE CULTURA
Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD.
Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 2 de 3
A1 B1 E1D1C1 F1 G1
Profesional
Especializado
Coordinador
del Grupo de
Gestión
Humana.
Secretario
General
Ministro
5.1. Recibir dictamen de Junta Calificadora de Invalidez.
7.1 Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley, para obtener el reconocimiento pensional, una vez obtenido este reconocimiento el funcionario no podrá ser retirado hasta que haya sido incluido en nómina de pensionados.
6.1. Verificar la fecha de nacimiento del funcionario y establecer si aplica la causal, de acuerdo con la normatividad vigente.
7.2 Recibir del funcionario o de la AFP copia de la resolución de reconocimiento de pensión de jubilación, con constancia de ejecutoria, e informar para el desarrollo de las actividades pertinentes, a los grupos pertinentes
8.1. Recibir acto administrativo de sanción disciplinaria con destitución.
9.1. Recibir acto administrativo de sanción por abandono del cargo.
10.1. Recibir la resolución de revocatoria de nombramiento.
11.1. Recibir certificado de defunción del funcionario.
12.1. Proyectar Resolución de retiro del servicio de acuerdo con la causal que corresponda.
H1
12.2. Enviar correo al funcionario informando los tramites a seguir previos al retiro del servicio.
12.3. Revisar y colocar Vo.Bo. a la resolución y pasar a Secretaria General.
I1
12.4. Revisar y colocar Vo.Bo. y pasar a Ministro.
12.5. Revisar y firmar Resolución
Secretaria
Ejecutiva
12.6. Proyectar comunicación de Resolución de retiro.
J3
¿Retiro por
supresión de
cargo?
NO
K3
SI
7.3. Coordinar con la entidad de
Previsión Social, la programación de
inclusión en nómina de pensionados,
de acuerdo con el procedimiento
establecido por la Entidad de
Previsión.
A1
2 3
MINISTERIO DE CULTURA
Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD.
Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 3 de 3
Profesional
Especializado
Coordinador .
Secretaria
Ejecutiva
12.7. Revisar y firmar comunicación de Resolución del retiro.
J2
12.8. Entregar comunicación de resolución y copia de Resolución al funcionario y copia de Resolución a nómina y archivo de historia laboral. Enviar copia al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios para lo relacionado con la entrega del inventario.
12.9. Verificar la adecuada entrega del cargo y los documentos soporte (acta de entrega del cargo, declaración de Bienes y Rentas, evaluaciones de desempeño si tuvo personal a cargo, entre otros).
Profesional
Especializado
Nómina
13.1. Pasar a procedimiento de nómina
Profesional
Especializado
Bienestar
Social
13.2. Reportar desvinculación a Caja de Compensación.
Fin
K2
3 3