PROCEDIMIENTO CODIGO: P-GGH-016 10/Dic/2014 DE... · del Grupo de Gestión Humana 2.2. Verificar si...

PROCEDIMIENTO

VERSION: 6

CODIGO:P-GGH-016

DESVINCULACION DE PERSONAL DE LA ENTIDAD FECHA:10/Dic/2014

0. LISTA DE VERSIONES

VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

1 15/Jul/2006Revisión y actualización del procedimiento comoacción de mejora

2 20/Dic/2006Adición de una aclaración en una actividad delprocedimiento

3 09/Mar/2009

Adición de un formato al procedimiento,identificación de los puntos de control en lasactividades clave del procedimiento. Se incluyeel flujograma, actualización de referencias ymodificación de algunas actividades.

4 25/Abr/2014Se ordena alfabéticamente las definiciones y seelimina la normatividad de la sección referenciasde acuerdo con la acción preventiva No. 180.

5 15/Jul/2014

Se modificaron las actividades 1.1, 1.2, 1.3, 1.4,1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.1,6.1, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 9.1, 10.1, 11.1, 12.1,12.2, 12.3, 12.4, 12.5, 12.6, 12.7, 12.8, 12.9,12.10, 13.1 y 13.2.

6 10/Dic/2014 Se modifica el registro de la actividad 7.2.

1. OBJETIVOTramitar el retiro del servicio público de los funcionarios de la planta de personaldel Ministerio de Cultura, de acuerdo con la normatividad vigente

2. ALCANCEEste procedimiento se inicia con la circunstancia que motiva la cesación en elejercicio de las funciones del funcionario y termina con la expedición ycomunicación de la resolución de retiro del servicio

3. DEFINICIONES* Retiro: Hace referencia a la cesación definitiva del ejercicio de las funcionespúblicas, producido por: declaración de insubsistencia del nombramiento;renuncia regularmente aceptada; supresión del empleo; invalidez absoluta;edad; retiro con derecho a pensión de jubilación; destitución; abandono delcargo; revocatoria del nombramiento y retiro por muerte

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. RETIRO PORRENUNCIAREGULARMENTEACEPTADA

1.1. Recibir larenuncia presentadapor el funcionariodirigida al nominadory con copia al grupode Gestión Humana,manifestandovoluntad de retiro eindicando fecha apartir de la cualsolicita se hagaefectiva.

- Grupo deGestión deArchivo yCorrespondencia.

- Funcionariorenunciante.

Carta derenuncia.

1.2. Direccionar la carta Grupo de Gestión Comunicación

Procedimiento http://calidad.mincultura.gov.co/isolucion/bancoconocimientopro/D/DES...

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de Renuncia al despachodel Ministro y la copia alGrupo de GestiónHumana.

de Archivo yCorrespondencia.

con vistobueno

(PC: Punto de Control)

1.3. Colocar visto bueno a lasolicitud y enviar a GestiónHumana.

Ministro. Comunicacióncon vistobueno.

1.4 Enviar correo electrónico alas áreas involucradas: 1)Gestión Administrativa y deServicios 2) Gestión de Archivoy Correspondencia y 3) GestiónFinanciera y Contablenotificando de la renuncia delfuncionario y solicitandoadelantar los trámitespertinentes.

Profesionalde GestiónHumana

CorreoElectrónico

1.5 Verificar que el funcionariohaya manifestado en formaespontánea e inequívoca sudecisión de separarse delservicio y que se ajuste a lasdisposiciones legales vigentes.

* PC¿Esta correctamente diligenciadala solicitud?

Si: pasar a actividad 12.1No: elaborar comunicación parafirma de la Secretaría Generalinformando las razones.


1.6 * PC Revisar y colocar vistobueno a la comunicación, yenviarla al despacho delSecretario General.

Coordinadordel Grupo deGestiónHumana

1.7 Revisar y firmarcomunicación.* PC

SecretarioGeneral

Comunicación

1.8 Recibir de la SecretaríaGeneral la comunicación yenviarla al funcionario.

SecretarioEjecutivo

2. RETIROPORSUPRESIÓNDELCARGO

2.1. Recibir decreto de supresióny resolución de incorporación.

Coordinadordel Grupo deGestiónHumana

2.2. Verificar si el cargo seencuentra suprimido y elfuncionario no incorporado en

Coordinadordel Grupo deGestión


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resolución y elaborarcomunicación informandosupresión del cargo y retiro delservicio.* PC

Humana

2.3. Firmar y notificarcomunicación de supresión decargo y no incorporación.* Continua actividad 12 tarea2 y 12 tarea 8 y s.s.

Coordinadordel Grupode GestiónHumana

Comunicacióncon diligenciadenotificación

3. RETIRO PORDECLARATORIADEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO

* PC

3.1. Revisar la vinculacióndel funcionario.¿El funcionario se encuentravinculado a carreraadministrativa?

Si: pasar a actividad 12.1.No: informar al SecretarioGeneral.

Coordinadordel Grupode GestiónHumana

4. RETIRO PORDECLARATORIA DEINSUBSISTENCIACOMOCONSECUENCIA DECALIFICACIÓN DESERVICIOSINSATISFACTORIA(FUNCIONARIOSDE CARRERAADMINISTRATIVA)

4.1. Recibircalificación deservicios definitiva enfirme.

Continua en actividad12.1.

Coordinadordel Grupode GestiónHumana.

Calificacióndeserviciosdefinitiva.

5. RETIROPORINVALIDEZABSOLUTA

5.1. Recibir dictamen deJunta Calificadora deInvalidez.

Continua en actividad12.1.


Resolución dereconocimientode pensión deinvalidez conconstancia deejecutoría

6. RETIRO PORCUMPLIMIENTODE EDAD.

* PC

6.1. Verificar la fecha denacimiento del funcionario yestablecer si cumple con elrequisito de edad, de acuerdocon la normatividad vigente.

Continua en actividad 12.1


7. RETIROCONDERECHO APENSIÓN DEJUBILACIÓN

7.1 Verificar el cumplimiento delos requisitos establecidos en laley, para obtener elreconocimiento pensional, unavez obtenido estereconocimiento el funcionariono podrá ser retirado hasta quehaya sido incluido en nóminade pensionados.

Coordinadordel Grupo deGestiónHumana.


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7.2. Recibir del funcionario ode la AFP copia de laresolución de reconocimientode pensión de jubilación, conconstancia de ejecutoria, einformar para el desarrollode las actividadespertinentes, a los grupos:1) Gestión Administrativa yde Servicios.2) Gestión de Archivo yCorrespondencia.3) Gestión Financiera yContable.4) Gestión de Sistemas eInformática.


Copiaresolución deReconocimientode jubilacióncon diligenciade notificación,documento quesuscribe elpensionado alenterarse delreconocimientode la pensión.

7.3. Coordinar con la entidad dePrevisión Social, laprogramación de inclusión ennómina de pensionados, deacuerdo con el procedimientoestablecido por la Entidad dePrevisión.

Continua en actividad 12.1


8. RETIROPORDESTITUCIÓN

8.1. Recibir actoadministrativo de sancióndisciplinaria condestitución.*Continua en actividad 12tarea 1 y s.s


Resoluciónsancióncondestitución

9. RETIROPORABANDONODE CARGO

9.1. Recibir acto administrativode sanción por abandono delcargo e informar para eldesarrollo de las actividadespertinentes, a los grupos:1) Gestión Administrativa y deServicios.2) Gestión de Archivo yCorrespondencia.3) Gestión Financiera yContable.4) Gestión de Sistemas eInformática.

*Continua en actividad 12.1


Resoluciónde sanciónporabandonodel cargo.

10. RETIRO PORREVOCATORIADENOMBRAMIENTO

10.1. Recibir laresolución derevocatoria denombramiento.*Continua enactividad 12.1


Comunicación

11. RETIROPORMUERTE

11.1. Recibir certificado dedefunción del funcionario.


12. ELABORACIÓNACTOADMINISTRATIVO

12.1. Proyectar resoluciónde retiro del servicio deacuerdo con la causal que



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DE RETIRO corresponda, e incluir en elacto administrativo laentrega de inventario eindicar el cumplimiento delProcedimiento deDesvinculación delpersonal.

12.2 Informar la novedadmediante magic al Grupo deGestión de Sistemas einformática, solicitandoactualización del aplicativoRadico.


Magic

12.3. Enviar correo alfuncionario informando lostramites a seguir previos alretiro del servicio.


12.4. Revisar y colocar vistobueno a la resolución y pasar aSecretaría General.* PC


12.5. Revisar y colocar vistobueno y pasar a Ministro.* PC

SecretarioGeneral

12.6. Revisar y firmarResolución* PC

Ministro Resolución

12.7. Proyectar comunicación deResolución de retiro.

SecretariaEjecutiva

12.8. Revisar y firmarcomunicación de Resolucióndel retiro.* PC


Comunicación

12.9. Entregar comunicaciónde resolución y copia deResolución al funcionario ycopia de Resolución a nómina1) Gestión Administrativa yde Servicios2) Gestión de Archivo yCorrespondencia3) Gestión Financiera yContablePara lo relacionado con laentrega del inventario,descuentos, cruces contables,etc.

SecretariaEjecutiva

Comunicaciónradicada

12.10. Verificar la adecuadaentrega del cargo y losdocumentos soporte (acta deentrega del cargo, declaración



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de Bienes y Rentas,evaluaciones de desempeño situvo personal a cargo, entreotros).* PC

13.LIQUIDACIÓNDEFINITIVADE SALARIOSYPRESTACIONESSOCIALES

13.1. Pasar a procedimientode nómina


13.2. Reportardesvinculación a Caja deCompensación.


Comunicaciónde retiro CajadeCompensación.

FLUJOGRAMA

5. REFERENCIAS

6. ANEXOS

Formato de Declaración de Bienes y Rentas

Lista de Chequeo de Retiro

F-GHH-030 Acta de entrega del cargo

ELABORO REVISO APROBO

Nombre:

CoordinadorGrupo deGestiónHumana

Fecha: 10/Dic/2014

Nombre:Jefe Oficina dePlaneación

Fecha: 10/Dic/2014

Nombre:SecretarioGeneral

Fecha: 10/Dic/2014


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MINISTERIO DE CULTURA

Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD.

Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 1 de 3

Inicio

Grupo de

gestion de

archivo y

correspondenci

a

Secretaria

ejecutiva

despacho

ministro.

Secretario

General

Tipo de

renuncia

Inicio1.1. Recibir la renuncia presentada por el funcionario dirigida al nominador, manifestando voluntad de retiro e indicando fecha a partir de la cual solicita se haga efectiva.

Retiro por renuncia

regularmente aceptada

1.2. Colocar Vo.Bo. a solicitud y enviar a Gestión Humana.

1.3. Colocar visto bueno

a la solicitud y enviar a

Gestión Humana.

1.4 Enviar correo electrónico a las áreas involucradas: 1) Gestión Administrativa y de Servicios 2) Gestión de Archivo y Correspondencia y 3) Gestión Financiera y Contable notificando de la renuncia del funcionario y solicitando adelantar los trámites pertinentes.

¿Esta

correctamente

diligenciada la

solicitud?

1.5 Verificar que el funcionario haya manifestado en forma espontánea e inequívoca su decisión de separarse del servicio y que se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

1.6. Revisar y firmar comunicación.

2.1. Recibir Decreto de supresión y Resolución de Incorporación.

Retiro por supresión de cargo

2.2. Verificar si el cargo se encuentra suprimido y el funcionario no incorporado en resolución y elaborar comunicación informando supresión del cargo y retiro del servicio.

2.3. Firmar y notificar comunicación de supresión de cargo y no incorporación.

3.1. Recibir instrucción, confirmar que el funcionario no se encuentre vinculado a carrera administrativa.

Retiro por declaratoria de insubsistencia del

nombramiento

¿El funcionario

se encuentra

vinculado a

carrera

administrativa?

3.1.1. Informar al Secretario General.

NO

4.1. Recibir Calificación de Servicios definitiva en firme.

Retiro por declaratoria de insubsistencia como consecuencia de calificación de servicios insatisfactoria (Funcionarios de

Carrera Administrativa).

A2

B2

C2

D2

F2

E2

Retiro por invalidez absoluta.

Retiro por edad

Retiro con derecho a pensión a jubilación.

Retiro por destitución.

Retiro por abandono de

cargo.

Retiro por revocatorio

del nombramiento..

G2

Retiro por muerte.

H2 I2

Ministro

Profesional

gestión

humana

SI

Coordinador

del Grupo de

Gestión

Humana

elaborar

comunicación

para firma de la

Secretaría

General

informando las

razones.

NO

1.6 * PC Revisar y

colocar visto bueno

a la comunicación, y

enviarla al

despacho del

Secretario General.

A2

1 3




A1 B1 E1D1C1 F1 G1

Profesional

Especializado

Coordinador

del Grupo de

Gestión

Humana.

Secretario

General

Ministro

5.1. Recibir dictamen de Junta Calificadora de Invalidez.

7.1 Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley, para obtener el reconocimiento pensional, una vez obtenido este reconocimiento el funcionario no podrá ser retirado hasta que haya sido incluido en nómina de pensionados.

6.1. Verificar la fecha de nacimiento del funcionario y establecer si aplica la causal, de acuerdo con la normatividad vigente.

7.2 Recibir del funcionario o de la AFP copia de la resolución de reconocimiento de pensión de jubilación, con constancia de ejecutoria, e informar para el desarrollo de las actividades pertinentes, a los grupos pertinentes

8.1. Recibir acto administrativo de sanción disciplinaria con destitución.

9.1. Recibir acto administrativo de sanción por abandono del cargo.

10.1. Recibir la resolución de revocatoria de nombramiento.

11.1. Recibir certificado de defunción del funcionario.

12.1. Proyectar Resolución de retiro del servicio de acuerdo con la causal que corresponda.

H1

12.2. Enviar correo al funcionario informando los tramites a seguir previos al retiro del servicio.

12.3. Revisar y colocar Vo.Bo. a la resolución y pasar a Secretaria General.

I1

12.4. Revisar y colocar Vo.Bo. y pasar a Ministro.

12.5. Revisar y firmar Resolución

Secretaria

Ejecutiva

12.6. Proyectar comunicación de Resolución de retiro.

J3

¿Retiro por

supresión de

cargo?

NO

K3

SI

7.3. Coordinar con la entidad de

Previsión Social, la programación de

inclusión en nómina de pensionados,

de acuerdo con el procedimiento

establecido por la Entidad de

Previsión.

A1

2 3




Profesional

Especializado

Coordinador .

Secretaria

Ejecutiva

12.7. Revisar y firmar comunicación de Resolución del retiro.

J2

12.8. Entregar comunicación de resolución y copia de Resolución al funcionario y copia de Resolución a nómina y archivo de historia laboral. Enviar copia al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios para lo relacionado con la entrega del inventario.

12.9. Verificar la adecuada entrega del cargo y los documentos soporte (acta de entrega del cargo, declaración de Bienes y Rentas, evaluaciones de desempeño si tuvo personal a cargo, entre otros).

Profesional

Especializado

Nómina

13.1. Pasar a procedimiento de nómina

Profesional

Especializado

Bienestar

Social

13.2. Reportar desvinculación a Caja de Compensación.

Fin

K2

3 3

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