Post on 22-Jul-2015
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
EDUCACIÓN VIRTUAL CON SENTIDO HUMANOSENTIDO HUMANO
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.cowww.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
LIDER DEL PROCESO
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Equipo de Trabajo
Coordinadora Gestión HumanaAsistentes Administrativa y de Nómina
Auxiliar de CarteraRecepcionistas
Grupo auxiliares de logísticaGrupo Aprendices
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.cowww.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Objetivo del proceso: Velar porque todos los procesos que contribuyan a un mejor desempeño laboral y al fortalecimiento del clima organizacional se desarrollen adecuadamente, para así brindar mayor calidad a los servicios que presta nuestra Fundación Universitaria.
Salidas
Plan de acción del áreaContratos
Pagos de nómina, seguridad social, gastos de viaje y proveedores
Certificados.Herramientas de trabajoPolíticas de la dirección.
Reglamentos.Formatos
EntradasSolicitudes de compra,De pago a proveedores,
De gastos de viaje,De tiquetes aéreos,
De procesos de contratación,De afiliaciones a Seguridad social, de incapacidades, novedades de
nómina. Matrículas financieras de estudiantes.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
El Reglamento Interno de trabajo
Es el conjunto de normas que determinan las condiciones a las que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio. Esta reglamentación está integrada por normas legales, constitucionales y particulares según el objeto de la empresa.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
El Reglamento Interno de trabajo
Como conjunto normativo tiene por finalidad señalar las reglas de comportamiento que regulan la actuación del empleador y del trabajador, procurando con ellas el bienestar, la seguridad, el orden, la paz, y el buen entendimiento de las relaciones laborales. Se le entrega siempre al funcionario nuevo cuando ingresa. Ver en Conectados – Control Interno.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Coordinación de Gestión Humana.
Responde por la eficiente administración de los procesos de Reclutamiento, selección, inducción y reinducción, formación, bienestar laboral y evaluación del desempeño, asegurando el desarrollo y mejoramiento de las relaciones laborales individuales y colectivas; realizando las evaluaciones necesarias al personal de común acuerdo con sus respectivos jefes.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Asistente Administrativa.
Responde por los procesos de compras, la elaboración y finalización de los contratos de todas las personas a nivel institucional, por su debida y oportuna afiliación a seguridad social, elaboración de las nóminas, liquidaciones prestacionales, generación de certificados laborales. Además apoyará a la Dirección , en la logística de servicios generales, y mantenimiento de infraestructura física.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Procedimientos
Es importante tener presente para un buen manejo de los procedimientos algunas anotaciones importantes que se manejan desde ésta área administrativa.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• Las compras se solicitan a la líder del proceso al correo laruav@ucn.edu.co Liliana Andrea Rua V. mediante el formato AFFO-07, de acuerdo al presupuesto del área o del contrato o convenio que se este ejecutando.
• En conectados, Procesos de Calidad se encuentra el procedimiento de compras AFPR-05, guía que debemos conocer antes de solicitar la compra.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• Los pagos de proveedores, gastos de viaje u otros se hacen los miércoles y viernes y las solicitudes se reciben a los correo mlmolinar@ucn.edu.co, con copia a laruav@ucn.edu.co , antes de las 4:00 p.m. de los martes y viernes de cada semana. Ver formatos en conectados-Dirección Administrativa- Instrumentos de control- formatos
• Los pagos de nómina del personal administrativo se realizan quincenalmente y las de facilitadores mensualmente y de acuerdo a la fecha de contratación.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co• Soporte de anticipos y Retenciones obligatorias
Hay desembolsos de dinero que se realizan a funcionarios de la institución para compras, gastos u otros. Al momento de devolver los soportes tener en cuenta:
Factura o recibo del gasto hacerla a nombre de la institución, con firma, nombre, cédula o RUT.
Si la compra, o servicio amerita Retención en la Fuente de acuerdo a la tabla establecida por la DIAN se debe hacer al proveedor (inquietudes al respecto escribirle a dtarroyaves@ucn.edu.co Deisy Tatiana Arroyave). Usted es el responsable de hacerlo bien.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Para pagos a proveedores de venta de productos o servicios se requiere soportar la factura o cuenta de cobro con copia del RUT, certificado de Cámara de Comercio (si es empresa jurídica) y el Formato Base de Proveedores AFFO – 09 Datos Proveedores (lo encuentra en conectados Gestión de calidad- documentos- Gestión Administrativa- formatos)
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• El proceso de contratación y afiliación a seguridad social es solicitado desde la Coordinación de Gestión Humana, previo requerimiento de los líderes de procesos de personal a dicha área.
• Las personas a contratar deben entregar unos requisitos básicos, necesarios antes de iniciar sus labores, la Coordinación de Gestión Humana les entregará el formato AFFO-18 Hoja de vida en el que encuentra lo que debe anexar.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• Las novedades de nómina se informan a la Asistente Administrativa laruav@ucn.edu.co e igualmente las incapacidades, permisos, y ausentismos.
• Los requerimientos de insumos, muebles, equipos, novedades de permiso en la oficina de Medellín se le solicitan e informan a Lina María García C lmgarciac@ucn.edu.co
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• Los tiquetes aéreos se solicitan a Gloria Pérez Gómez al correo geperezg@ucn.edu.co con copia a laruav@ucn.edu.co
• Todos los certificados laborales se expiden en ésta dirección solicitados a Liliana Andrea Rúa V. laruav@ucn.edu.co se entregan 3 días hábiles después de la solicitud.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
• La Institución tiene algunas Políticas o reglamentos en sus diferentes áreas que se encargan de entregarnos algunos lineamientos indispensables a la hora de realizar diferentes procedimientos; entre las que se encuentran en esta dirección esta la de gastos de viaje, y la de caja menor. Ver conectados – comunicaciones - políticas
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Auxiliar de Cartera.
Apoyar el Recaudo, asiento y matrícula financiera de los estudiantes, y demás entidades con las cuales la Católica del Norte tiene convenio o se ha realizado un negocio, de acuerdo con los procedimientos internos determinados para asegurar una buena gestión.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
Las asistentes recepcionistas de la oficina Santa Rosa y Medellín nos proporcionan apoyo en las labores básicas administrativas que se generan a diario en la oficina, entre ellas la recepción de llamadas y de encomiendas, a ser entregadas a los mensajeros que nos prestan el servicio de hacerlas llegar al destino deseado.
www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co
www.ucn.edu.comlmolinar@ucn.edu.co
¡GRACIAS!
CONTÁCTENOS
Certificado N° SC 5940 -1