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1 de julio de 2020
La comunicación
La comunicación en la fase de
solicitud
La comunicación durante la
implementación del proyecto
Aspectos clave de la
calidad
Ejemplos de buenas y malas prácticas en la comunicación
LA COMUNICACIÓN
El significado etimológico de la palabra comunicación proviene del latín communicare, poner en común, compartir con los demás.
COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN
La comunicación es un conceptoamplio. Incluye actividades deinformación y de promoción parasensibilizar y mejorar la visibilidadde las actividades del proyecto,además de la difusión y elaprovechamiento de los resultadosobtenidos.
La planificación de un marco deestrategia general que cubra ambosámbitos puede ser más eficientepara obtener el mayor provecho delos recursos disponibles.
ANTES DE EMPEZAR, RECORADAR QUE:
Búsqueda de socios: base de datos del programa, entidades colaboradores de
redes de trabajo, contactos propios
http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/cooperacion/mc/pe
c/busqueda-socios.html
http://www.europe4citizens.e
u/partners/
en las fanpage de Facebook y Twitter del PEC
https://ec.europa.eu/epale/es/partner-
search
Envío de invitaciones a diferentes entidades para participar en el proyecto
(idea de proyecto, actividades, condiciones económicas)
Envío de ficha técnica a pec.cultura@cultura.gob.es
Análisis de las respuestas recibidas, perfil de las entidades
y selección de socios
Distribución de actividades del proyecto entre los socios y responsables de cada tarea
definición de grupos destinatarios por
socios
Tareas y responsabilidades de cada
socio, aportación específica
presupuesto correspondiente
a cada socio
Concretar los detalles del proyecto entre todos los socios mediante:
vídeo-conferencias
correos electrónicos
llamadas telefónicas
¿QUIÉNES FORMAN EL PÚBLICO DESTINATARIO?
SEGMENTACIÓN DEL PÚBLICO OBJETIVO“Segmentar es analizar e identificar los perfiles de grupos de consumidores que pueden necesitar
diferentes productos o diferentes estrategias de marketing”, Phillip Kotler
• En la actualidad, enviar un mensaje capaz de satisfacer las necesidades de comunicación de toda la población es imposible, por el cambio en el modelo de comunicación y por la gran cantidad de canales con los que nos podemos encontrar.
• La segmentación del público objetivo puede proporcionar datos importantes: número de participantes potenciales, definir perfiles de beneficiarios.
• De esta forma se pueden optimizar recursos, mejorar los anuncios, encontrar nuevos medios y espacios de contacto que no se habían considerado antes.
• La segmentación es importante para optimizar la inversión realizada en publicidad, mejorar la efectividad de los impactos y personalizar los mensajes según el target, el canal y el nivel sociodemográfico.
Ejemplo de
estructura y contenido del
Plan de Comunicación:
Enfoque de gestión de las comunicaciones
Restricciones en las comunicaciones
Requisitos de comunicación para las partes interesadas
Roles
Lista de contactos del equipo del proyecto
Métodos y tecnologías de la comunicación
Matriz de comunicaciones
Diagrama de flujo de la comunicación
Pautas para reuniones
Estándares de comunicación
Proceso de escalamiento en la comunicación
Glosario de terminología de comunicación
Revisar el plan en la reunión de
inicio, validarlo e incluirlo como
Anexo al Acuerdo de Partenariado
Enfoque de gestión de las comunicaciones
El coordinador del proyecto es responsable de gestionar todos los cambios propuestos y aprobados en el plan de comunicación.
Se encarga de distribuir cualquier modificación al equipo de coordinación y a todas las partes interesadas para garantizar que sean conscientes y estén informadas.
Restricciones en las comunicaciones
• Todas las actividades de comunicación se realizarán dentro del presupuesto, el cronograma y las asignaciones de recursos aprobados.
• Las actividades de comunicación se realizarán de acuerdo con las frecuencias detalladas en la Matriz de comunicación para garantizar que el proyecto cumpla con las restricciones programadas.
• Solo el Coordinador puede autorizar la distribución de información confidencial. Los socios son responsables de garantizar que se solicite y obtenga la aprobación antes de la distribución de cualquier información relacionada con el proyecto.
Requisitos de comunicación
para las partes
interesadas
Identificar todas las partes interesadas y comunicarse con cada actor para determinar la frecuencia y método de comunicación preferidos.
Dependiendo de los requisitos de comunicación identificados de cada actor, la comunicación individual es aceptable y está dentro de las limitaciones descritas.
Los requisitos de comunicación de las partes interesadas deben identificar los canales de comunicación del proyecto y garantizar que cada actor tenga acceso a estos canales.
Roles• Gerente de proyecto: supervisa el proyecto a nivel general. Es
responsable de la implementación, el presupuesto y la rentabilidad, ya que requieren comunicaciones más detalladas.
• Coordinadores locales: administran los recursos diarios, supervisan e informan sobre las actividades del proyecto. El Coordinador del proyecto por parte de cada socio es el comunicador principal que distribuye información de acuerdo con el Plan de comunicación.
• Actores clave: las partes interesadas incluyen personal a cargo de la educación, cultura, deporte, entidades de la sociedad civil, formuladores de políticas, funcionarios públicos, personal administrativo y técnico, según el ámbito de desarrollo del proyecto.
• Beneficiarios: los grupos destinatarios definidos para el proyecto. Serán seleccionados localmente, por cada socio, según un análisis de necesidades previo.
Directorio del equipo del proyecto
La siguiente tabla presenta información de contacto de todas las personas identificadas en el plan de comunicación.
Role Name Position Organization Email contact
Project Manager
Project Coordinator
Coordinator Spain
Coordinator Cyprus
Coordinator Bulgaria
Coordinator Italy
Coordinator Germany
Coordinator Romania
Métodos y tecnologías de comunicación
PARA TODOS LOS SOCIOS Y PARTES INTERESADAS SE CREARÁ UN SITIO WEB Y UNA PÁGINA DE FACEBOOK
DEL PROYECTO
TODA LA COMUNICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO SE
ARCHIVARÁ EN EL GOOGLE DRIVE INTERNO COMPARTIDO
POSIBLES HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNA: GRUPOS
WHATSAPP PARA EVENTOS/REUNIONES; CUENTAS EN
REDES SOCIALES; USO DE APLICACIONES
Matriz de comunicacionesLa siguiente tabla identifica los requisitos de comunicación para el proyecto
Communication Type
Objective of Communication
Medium Frequency Audience Organizer Deliverable Format
Kick-off Meeting Introduce the project team and the project. Review project objectives and management approach.
Face to Face
Once Project CoordinatorLocal Coordinators
Project Coordinatorand host partner
AgendaMeeting MinutesList of assistanceCertificatesPhotosE-news
Paper archives and soft copy archived on project folder
Transnational Meetings
Review status of the project with the team. Include open staff meeting with stakeholders and team building.
Face to Face
Each 6 months approximately, according to the project timetable
Project CoordinatorProject TeamStakeholders
Project Coordinator and host partners
AgendaMeeting MinutesList of assistanceCertificatesPhotosE-news
Paper archives and soft copy archived on Google Drive
Virtual Project Status Meetings
Review and report on the status of the project management.
Conference Call
Each 3 months, if necessary
Project CoordinatorProject Team
Project Coordinator, work packages’ leaders
Status updatesProject schedule
Skype/Zoom/other and project folders
Project Status Reports
Report the status of the project including activities, progress, costs and deliverables. Internal evaluation reports.
Project DriveE-mailGoogle forms
Each 6 Months Project CoordinatorProject TeamAssociated partners
Project Coordinator, work packages’ leaders
Project Status ReportProject scheduleEvaluation report
Soft copy archived on the project drive
Diagrama de flujo de la comunicación
El diagrama de flujo de comunicación apoya la comunicación del proyecto.
En situaciones que quedan fuera del diagrama, los Coordinadores locales y el Gerente del proyecto son responsables de decidir cómo proceder.
Pautas para reuniones
Agenda: La agenda de la reunión se distribuirá al menos 15 días antes de la reunión. La Agenda debe identificar cada tema junto con un límite de tiempo.
Actas de reuniones: Las actas se distribuirán dentro de los 7 días posteriores a la reunión. Incluirán el estado de todos los elementos de la agenda junto con nuevas tareas.
Tareas: Las tareas se registran en las actas, incluyendo tanto el elemento de acción como su responsable. Las reuniones comenzarán con una revisión del estado de todas las tareas.
Secretario: Responsable de documentar el estado de todos los elementos de la reunión, tomando notas de cuestiones y decisiones importantes durante la reunión.
Estándares de comunicación
Los socios utilizarán formatos y plantillas estándar para todas las comunicaciones formales del proyecto. Las comunicaciones formales se detallan en la matriz de comunicación e incluyen:
• Reuniones del equipo del proyecto: se utilizarán plantillas estándar para la agenda y las actas de la reunión, y para las presentaciones del proyecto.
• Reuniones de estado del proyecto virtual: el equipo del proyecto utilizará Skype/Zoom u otra herramienta de reunión virtual.
• Informes de estado del proyecto: el equipo del proyecto utilizará plantillas proporcionadas por la Agencia Nacional / Agencia Ejecutiva y plantillas propias, desarrolladas en el marco del proyecto.
Proceso de escalamiento de comunicaciónPara garantizar que el proyecto se mantenga a tiempo y se resuelvan los problemas, se utilizará el modelo de escalamiento estándar para proporcionar un marco para la escalada de problemas de comunicación. La siguiente tabla define los niveles de prioridad, las autoridades de decisión y los plazos para la resolución.
Priority Definition Decision Authority
Timeframe for Resolution
Priority 1 Major impact to project or activities. If not resolved
quickly there will be a significant adverse impact to
revenue and/or schedule.
Manager and National Agency
Within 4 hours
Priority 2 Medium impact to project or activities which may result in some adverse
impact to revenue and/or schedule.
Project Manager
Within one day
Priority 3 Slight impact which may cause some minor
scheduling difficulties with the project but no impact to
activities or revenue.
Project Coordinator
Within two days
Priority 4 Insignificant impact to project but there may be a
better solution.
Project Coordinator
Work continues and any recommendations are
submitted via the project control process
NOTA:
Cualquier comunicación que incluya información confidencial requerirá escalar al nivel de Gerente o superior para su aprobación antes de la distribución externa.
Glosario de terminología de
comunicación
Term Definition
Communication The effective sending and receiving of information.Ideally, the information received should match theinformation sent. It is the responsibility of thesender to ensure that this takes place.
Stakeholders Individuals or groups involved in the project orwhose interests might be affected by the project’sexecution or outcome.
Communications Management Plan
Portion of the overall Project Management whichdetails how project communications will beconducted, who will participate incommunications, frequency of communications,and methods of communications.
Escalation The process which details how conflicts and issueswill be passed up the management chain forresolution as well as the timeframe to achieveresolution.
Preparación antes del inicio del proyecto
(comunicación entre las organizaciones, constitución de un equipo de proyecto, presentación del proyecto a toda la institución, difusión local)
Gestión del proyecto
(control del presupuesto y del calendario, seguimiento y evaluación de las actividades y resultados, gestión de riesgos y resolución de conflictos)
La Gestión del proyecto
LOS OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN durante la implementación del proyecto:
✓ Concienciar al público acerca de la temática
✓ Ampliar el impacto
✓ Conseguir que las partes interesadas y gruposdestinatarios se impliquen
✓ Compartir soluciones y unos conocimientosprácticos
✓ Influir en la práctica y en las políticaseducativas
✓ Desarrollar nuevas Asociaciones y redes de colaboración
QUÉ RESULTADOS SE PUEDEN DIFUNDIR Y APROVECHAR
Los resultados tangibles pueden incluir, por ejemplo:
• un enfoque o un modelo para resolver un problema;
• una herramienta o producto práctico tales como manuales, planes de estudios o herramientas de aprendizajeelectrónico;
• guías de buenas prácticas o estudios monográficos;
• informes de evaluación;
• boletines o folletos informativos.
Los resultados intangibles pueden incluir, por ejemplo:
• los conocimientos o la experiencia adquiridos por los participantes, los formadores o el personal;
• una mejora de las competencias o los logros;
• una mayor sensibilización cultural;
• mejores habilidades lingüísticas.
Los resultados intangibles suelen ser más difíciles de medir. El uso de entrevistas,cuestionarios, pruebas, observaciones o mecanismos de autoevaluación puede ayudar aregistrar este tipo de resultados.
HERRAMIENTAS DE LA DIFUSIÓN
• las páginas web del proyecto y/o de las organizaciones
• reuniones y visitas a partes interesadas destacadas
• oportunidades para debate centrado en el tema comosesiones informativas, talleres, seminarios (en línea), exposiciones, demostraciones o revisiones
• material escrito centrado en el tema como informes, artículos en la prensa especializada
• boletines, comunicados de prensa, prospectos y folletos
• medios y productos audiovisuales como la radio, la televisión, YouTube, Flickr, videoclips, podcasts o aplicaciones
• redes sociales
• actos públicos
• marcas y logotipos del proyecto
• contactos y redes ya existentes
Evaluación del Impacto
Hechos y cifras relativos a la web del proyecto (visitas, consultas, referencias cruzadas)
Cobertura en los medios de comunicación
Nº encuentros con stakeholders y agentes educativos/sociales
Visibilidad en las redes sociales y capacidad de atracción de la página web del proyecto
Participación en congresos, actos públicos
Impacto en las medidas políticas en los distintos niveles
Producción y circulación de productos, transferibilidad y uso por terceros
En el caso de los proyectos de movilidad, en el formulario de solicitud se pedirá una lista de las actividades de difusión previstas y la identificación de los grupos target
En el caso de los proyectos de cooperación, se pedirá un plan detallado y exhaustivo en el que se describan los objetivos, las herramientas y los resultados
Aunque por lo general un socio asumirá la responsabilidad de coordinar la difusión del proyecto, la responsabilidad de la ejecución la compartirán todos los socios
En todos los tipos de proyectos, en la fase final se pedirán los informes de las actividades llevadas a cabo para compartir los resultados dentro y fuera de las organizaciones socias
VISIBILIDAD DE LA UNIÓN EUROPEA
Las normas de uso del emblema de la UE por beneficiarios, en relación a los programas de la UE, están disponibles en: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use emblem_en.pdf
Los ejemplos para reconocer la financiación de la UE y las traducciones del texto están disponibles en: http://eacea.ec.europa.eu/about eacea/visual identity_en
Los beneficiarios harán siempre uso del emblema de la Unión Europea (la bandera de la UE) con el nombre completo de la Unión Europea, sin abreviaturas, en todos los materiales promocionales y de comunicación.
Prioridades específicas para la línea de "compromiso democrático y la
participación cívica” de la Convocatoria 2020 del Programa
Europa con los Ciudadanos
• Debatir el futuro de Europa y desafiar el euroescepticismo
• Promover la solidaridad como concepto básico
• Fomentar el diálogo intercultural y la comprensión mutua y combatir la estigmatización de los migrantes y los grupos minoritarios
ERRORES COMUNES EN LA SOLICITUD
× Falta de distribución de tareas entre los socios, no se especifica la aportación especifica de cada uno y su rol
× Resumen teórico, sin destacar los aspectos clave (objetivos, actividades, número de países y número de participantes, resultados esperados), requerido por razones de comunicación
× Incorrecta selección de prioridades, que no se desarrollan posteriormente en el contexto de la propuesta
× No se explica el Plan de Difusión: objetivos, canales de multiplicación, transferencia de los resultados esperados, efecto multiplicador en beneficiarios indirectos
× No presenta descripción precisa de los eventos planteados: Nº participantes/Nºpaíses – contenido – resultados esperados; falta de coherencia con la tabla de participantes y las partidas presupuestarias
Malas prácticas en la implementación de los proyectos
• Uso de plataformas de comunicación interna (entre los socios) demasiado complicadas para miembros del equipo o las posibilidades técnicas de las entidades socias (administraciones publicas con acceso limitado de uso de internet)
• Mala organización de los eventos en términos de logística (alojamiento, manutención, falta de información práctica previamente enviada o incompleta, complicando los viajes locales)
• No contar con los socios en las ponencias de un evento o no proporcionar traducción en ingles o en el idioma de trabajo de la asociación, así limitando su posibilidad de comunicación y participación activa
• Desarrollar actividades de comunicación y difusión sin dejar registro (posts en redes sociales en tiempo real, anuncios en la web del proyecto, notas de prensa, video promocional, e-newsletter, etc. )
• Falta de visibilidad de la financiación del programa especifico de la Unión Europea en los materiales producidos, de promoción y de comunicación
Proyecto “European Decades”, Europa con los Ciudadanos, 2018-2019
BUENAS PRÁCTICAS DE COMUNICACIÓN
Proyecto “EuroYouth” Erasmus+ KA1, 2019
Citizens for United Europe, Europa con los Ciudadanos 2010-2011
I keep six honest serving-men (They taught me all I knew); Their names are What and
Why, and When And How, and Where and Who.
Rudyard Kipling
¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!