Jornada DOCUMADRID 2009:Contenidos y documentos digitales

Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFacturaRubén Lafuente Jorge

Director Técnico/ I+D+i

r.lafuente@adapting.com

Indice1. ¿Quiénes somos?2. ¿Por qué factura electrónica?3. Solución tecnológica 3 x 1: Adapting

eFactura 4. Ventajas de la solución

Rubén Lafuente Jorge

Director Técnico/ I+D+i

r.lafuente@adapting.com

www.adapting.com www.gestiondocumental.bizwww.facturacionelectronica.biz

¿Quiénes somos?• Misión:

Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999.Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.

• Divisiones:Adapting ONE: consultoría y proyectos a medidaAdapting LAB: “software factory”

Plataforma ECM• ECM = Enterprise

Content Management

= Gestión de contenidos empresariales

• Tipos de contenido:▫ Facturas▫ Documentos texto▫ Registros certificados▫ Presentaciones▫ Páginas web▫ Imágenes,vídeos,multimed

ia▫ Catálogos▫ Bases de datos▫ Ficheros de programas▫ Plugins, widgets, etc.

Productos (suites) de la plataforma•Facturación electrónica

•Gestor documental

•Gestor de contenidos web

•Catálogos y e-commerce

•Gestor redes sociales

•Campus e-learning

Concepto modular

CAPTURE eFACTURE E-LEARNING E-COMMERCE

MÓDULO COLLABORATION

DOCUMENT WEBMANAGER

MÓDULO WORKFLOW

CORE PLATAFORMA

Esquema montaje de productos

¿Por qué factura electrónica?

1. Bases legales2. Motivos organizativos/ económicos3. Razones medioambientales

Impulso legal

• Aceptación por la Agencia Tributaria▫ Firma electrónica reconocida▫ Seguridad legal

• Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10)▫ Obliga al uso de la factura electrónica▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)▫ De obligado cumplimiento para contratar con AAPP:

01/08/2009 Obligatorio para Grandes Empresas 01/11/2010 Obligatorio para cualquier empresa

3 tipos de ordenamiento

•Firma electrónica (desde 1999)•Facturación electrónica (desde 2003)

▫Emitida a clientes▫Recibida de proveedores (en digital)

•Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007)▫Recibida de proveedores (en papel)▫Impresión de factura electrónica

¿Formato AEAT-Facturae obligatorio?• NO, se puede usar cualquier formato, pero se

debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida. ▫ P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT,

etc.

• PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI)▫ Plazo máx. obligatorio▫ Permite automatización de procesos

Formas de envío

•No existe un modo único. Se puede enviar por:▫Correo electrónico▫FTP▫Página Web protegida con descarga.▫Servicios Web, integración, etc.

•El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.

Motivos organizativos/económicos• Ahorro de costes• Facilidad y rapidez de búsqueda• Acceso a información en tiempo real• Reducción de tiempos de gestión y toma de

decisiones• Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de

gestión• Administración y contabilidad automatizadas• Control de acciones erróneas• Ahorro de papel y espacio• Será obligatorio para facturar

a las AAPP.

Ahorro por e-factura•Gartner Group:

▫Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)

•PriceWaterHouseCoopers:▫Entre un 60 y un 80%

•Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):▫Hasta un 40% de ahorro

• Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): ▫Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.▫Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,

Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F

Plataforma tecnológica (3x1)

1. Digitalización certificada (orden EHA/962/2007)

2. Recepción/ emisión de e-facturas 3. Gestión documental

1/3. Digitalización certificada (i)1. Digitalización de la factura (multi-escáner )2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero3. Conservación de repositorio documental seguro4. Clasificación e indexación de metadatos5. La facturas pueden destruirse

1/3. Digitalización certificada (ii)Cumplimiento de requisitos:• Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.• Formato de fichero (PDF/A).• Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.• No manipulación de datos entre escáner y base de datos.• Cierre fiscal mediante firma de una copia de

base de datos.• Posibilidad de auditoría e inspección.

2a/3. Recepción de e-facturas1. Captura de la e-factura:

▫ Captura manual desde correo electrónico▫ Webservice de captura automática

2. Comprobación de firma digital válida3. Almacenamiento en Intranet de facturas:

▫ Combinación con facturas digitalizadas posible

4. Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)5. Inicio del flujo de aprobación integrado ERP

2b/3. Emisión de e-facturas1. Captura de datos para facturar (p.ej. ERP)

▫ Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)▫ Webservice de captura automática

2. Generación de documento con firma electrónica avanzada 3. Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)4. Envío de factura al cliente:

▫ Envío de email con adjunto + registro▫ Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro

2/3. Esquema de emisión/recepción

• Correo electrónico

• FTP

• HTTPS

Autoridadesde Certificación

Listas deCertificadosRevocados

FirmaElectrónica

FacturaElectrónica

+

FirmaElectrónica

FacturaElectrónica

+

Almacenamiento

Módulos VerificaciónFirma Electrónica

FirmaElectrónica

FacturaElectrónica

+

Módulos GeneraciónFirma Electrónica

FirmaElectrónica

FacturaElectrónica

+FacturaElectrónica

Módulos GeneraciónFirma Electrónica

Emisor

Receptor

2/3. Facturación electrónica

•Requisitos e-factura según la AEAT:▫Campos obligatorios para las e-facturas▫Firma electrónica avanzada y reconocida▫Consentimiento de ambas partes▫Accesibilidad completa e inmediata▫Conservación de base de datos matriz

(emisor)▫Verificación de campos y de firma digital

(receptor)

3/3. Intranet de facturas

La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.

3/3. Intranet de facturas

Factura digitalizada y firmada en PDF/A

Ficha de metadatos (registro IVA)

3/3. Intranet de facturas

Integración desdeOutlook con el portal defacturas.

3/3. Intranet de facturas

3/3. Workflow aprobación de facturas

CERRADO

ACEPTADO

PENDIENTECONTABILIDAD

(NO VISIBLE)

ARCHIVADO9

PUBLICADO5

60

10

EN CURSO1

90

Supervisor

Todos

Registro

Supervisor

PENDIENTETRAMITACIÓN

Dirección

REVISIÓN TÉCNICA

AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN

12 14 16

Técnico

Técnico

Administración

Administración

Dirección

Nueva factura

Registro

Administración

RECHAZADO ACEPTADO

5550

Administración

RECHAZADO

95Supervisor

Vis

ualiz

ació

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odifi

caci

ón

3/3. Roles de usuario

• Administración • Técnico• Controller/ Director financiero/ Gerente• Supervisor

3/3. Extranet de facturas

Ejemplo Extranet para clientes

• Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto)• Control de acceso y distribución• Acceso por navegador a facturas (multi-formato)• Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional–• Integración con sistemas de la empresa:

▫ Directorio activo ▫ Integración clientes correo/ Office▫ Webservices

3/3. Intranet de facturas

Módulos adicionales

1. Módulo Facturae2. Módulo OCR/ICR3. Ampliación a otros tipos documentales

Módulo “Facturae”• EMISIÓN:

▫Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2

▫Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)▫Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT

• RECEPCIÓN:▫Valida formato XML-Facturae ▫Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/

datos entendibles por ERP▫Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)

Integración con software OCR/ICR• Empleo de mejores marcas• Formatos estructurados/ no estructurados• Herramientas de validación

Proyecto llave en mano1. Análisis de la necesidad2. Personalización del producto3. Integración de la solución4. Validación de la solución5. Puesta en marcha 6. Soporte y mantenimiento Necesidad del

cliente

Funcionalidad cubierta por solución eFactura

Trabajo a medida

Plazos típicos: 4-8 semanas

Beneficios de la solución• No limita el número de facturas ni documentos• Una sola instalación en su empresa para todos los

escáneres • Incorpora portal de facturas y extranet (opcional)• Tecnología 100% web, se integra con su intranet • ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.• Solución 3x1: digitaliz. certificada, e-factura y gestión

docum.• Facturación electrónica en formato Facturae posible.• Integración con ERP• Ampliable a gestión documental con más tipos

documentales

Contacto:::: Parc Tecnològic València ::::

c/ Charles R. Darwin 20Edif. InnovaCentre

E-46980-Paterna (Valencia)

Tel. 96 131 82 44info@adapting.com

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