Pablo Navarro, PMP pablon@via-informatica.com.ar 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de...

Pablo Navarro, PMPpablon@via-informatica.com.ar

•10/04/23•1

Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Bienvenidos!

Por favor apagar los teléfonos celularesNo olviden de llenar su hoja de evaluación

Objetivos

Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos fracasan y otros tienen éxito.

Discutir las tareas fundamentales que hacen a la Administración de un Proyecto

Perspectiva general de la Administración de Proyectos y las disciplinas que la conforman.

Mencionar estándares, metodologías y frameworks existentes.

¿Qué es un proyecto?

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI).

Una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización.

La capacidad de producir productos y/o servicios de una empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante sus proyectos

¿Probabilidades de éxito?

Grande: 2.3 M

Mediano: 1.3 M

Chico: $ 400.000

Fuente: Standish Group - 1994

CHAOS Report (1994)

Cancelados31%

Exitosos16%

Terminados53%

¿Causas de fracaso?

Causas de fracaso %

1. Falta de input de usuarios 12,8

2. Req. y especificaciones incompletas 12,3

3. Cambios en req. y especificaciones 11,8

4. Falta de respaldo ejecutivo 7,5

5. Incompetencia tecnológica 7,0

6. Falta de recursos 6,4

7. Falsas espectativas 5,9

8. Objetivos no claros 5,3

9. Tiempos no realistas 4,3

10. Nuevas tecnologías 3,7

Otros 23,0

Receta para el éxito (1998)Standish Group

Receta del éxito: CHAOS 10 (1998) %

1 - Respaldo ejecutivo 18,0

2 - Usuarios involucrados 16,0

3 - Experiencia del project manager 14,0

4 - Objetivos de negocio claros 12,0

5 - Alcances mínimos 10,0

6 - Infraestructura de software estándar 8,0

7 - Requerimientos "base" en firme 6,0

8 - Metodología formal 6,0

9 - Estimaciones confiables 5,0

10- Otros criterios (hitos pequeños, mejor planificación, staff competente, ownership) 5,0

¿Cómo evolucionó?Standish Group

¿Calidad?¿Costos de mantenimiento?¿Costo de oportunidad?

Éxito Cancelados Terminados Costos Tiempos Alcances1994 16% 31% 53% 189% 222% 61%1995 27% 40% 33% 1998 26% 28% 46% 69% 2000 28% 23% 49% 45% 63% 67%2003 34% 15% 51%

Areas de Experiencia del PM

Fundamentos de la dirección de proyectosCiclo de vidaGrupos de Procesos (5)Areas de Conocimiento (9)

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Comprensión del entorno del proyectoConocimientos y habilidades de dirección generalHabilidades interpersonales

Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos, Resolución de problemas.

Contexto de la Dirección de Proyectos

ProgramasPortfoliosSubproyectosOficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Objetivos de negocioOptimiza recursos de la organizaciónGestiona riesgo generalInformación consolidada y visión empresarial

Stakeholders (Interesados)Cliente, sponsor, usuarios, equipo de

desarrollo, etc.

Influencias

Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectosDefine:Autoridad del PMDisponibilidad de recursosQuien controla el presupuestoRol del PM

Culturas y estilos de organizaciónValores, normas, convicciones, políticas y

procedimientos, percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario de trabajo.

Métodos

Organización funcional

L a s ca s illa s g rise s re p re se n ta n a l p e rso na l q ue p artic ip a enla s ac tiv ida d e s d e l p ro ye c to .

Personal

Gerentefuncional

Personal

Gerentefuncional

Personal

Gerentefuncional

Directorejecutivo

Coordinación

del proyecto

Organización orientada a proyectos

L a s ca s illa s g rise s re p re se n ta n a l p e rso na l q ue p artic ip a enla s ac tiv ida d e s d e l p ro ye c to .

Personal

Gerente de proyecto

Personal

Gerente de proyecto

Personal

Gerente de proyecto

Directorejecutivo

Coordinación

del proyecto

Organización matricial

Director de proyecto

Personal

Gerentefuncional

Personal

Gerentefuncional

Personal

Gerentefuncional

Directorejecutivo

Coordinación

del proyecto

Grupos de procesosInicioPlanificaciónEjecuciónSeguimiento y controlCierre

Ciclo de vidaEntregablesFases (Cascada, espiral, iterativo, incremental,

Fundamentos de la Dir. Proyectos (1)

Fases en el ciclo de vida

•16Fuente: PMBOK 3rd Edition

Areas del Conocimiento

AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto

Gestión de Alcances

PlanificaciónDefinición Enunciado del alcanceArmado de la WBS (Work Breakdown Structure)

- EDT (Estructura de desglose del trabajo)VerificaciónControl

Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

WBS – Work Breakdown Structure

•19Fuente: PMBOK 3rd Edition

Gestión del Tiempo

Definición de actividadesSecuencia de actividadesEstimación de recursosDuración de las actividadesDesarrollo del cronograma

CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation Review Technique)

CCM (Critical Chain Method) TOC (Theory of Constraints)

Control del cronogramaEVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más

adelante...

Diagrama de redes

Fuente: PMBOK 3rd Edition

CPM – Camino crítico

•T1 •T2

•T3 •T5

•T7 •Fin

Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes

CCM – Cadena crítica

Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos.

•T1 ra •T2 rb

•T3 rb •T5 ra

•T4 rc

•T6 rd

•Fin

Gestión de Costos

Estimación de costosTipos de estimaciones según la etapa del proyecto

Orden de magnitud (-50% a +100%)Presupuesto definitivo (-10% a +15%)

Técnicas de estimaciónEstimación por analogíaTarifas de costos por recursosEstimación ascendenteEstimación paramétrica (líneas de código, puntos de

función, etc.)Análisis de propuestas / licitaciones

PresupuestoControl de costos

EVM (Método de Valor Ganado)

Valor ganado (Earned Value)

Método de medición del rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, costo y cronograma.

Valor planificado (PV): costo presupuestado.Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente

completado.Costo real (AC): costo total incurrido en la realización

de la actividad.CV (Cost variance) = EV – ACSV (Schedule variance) = EV – PVCPI = EV / ACSPI = EV / PVETC (Estimated to complete)EAC (Estimated at completion)

EVM – Earned Value Method

Gestión de Calidad

Calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (American Society for Quality, 2000).

Reconoce la importancia de:Satisfacción del cliente = conformidad con

los requisitos + ser adecuado para el uso.Prevención sobre la inspección = el costo

de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir.

Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios.

Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

Gestión de Calidad

Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto.

La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas disciplinas reconocen la importancia de:

Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso.

Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir.

Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios.

Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

Normalmente, el “costo de calidad” lo debe asumir la organización y no el proyecto.

Gestión de Calidad

Planificación Normas de calidad relevantes

Plan de gestión de calidadMétricas de calidad

AseguramientoAuditorías de calidadAnálisis de procesos

ControlInspecciónDiagrama de ParetoDiagrama de causa y efectoOtros diagramas (de control, de flujo, histograma,

Diagrama de Pareto

Diagrama de Causa y Efecto

Diagrama de Control

Estándares y marcos referenciales

PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI)

PRINCE2 - PRojects IN a Controlled EnvironmentOffice of Government Commerce (OGC) – UK

OPM3 - Organisational Project Management Maturity Model (PMI)

ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects

RUP – Rational Unified ProcessCMM – Capability Maturity Model (SEI)Métodos ágiles (SCRUM)MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions

Framework

Manifesto for Agile Software Development

We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value:

Individuals and interactions over processes and tools

Working software over comprehensive documentation

Customer collaboration over contract negotiation Responding to change over following a plan That is, while there is value in the items on

the right, we value the items on the left more. http://agilemanifesto.org

SCRUM Framework

•30 days

•24 hours

•Backlog tasks•expanded

•by team

•Potentially Shippable•Product Increment

•Product Backlog•Prioritized Features

•desired by Customer

•Daily Scrum Meeting• Done since last meeting

• Plan for today• Obstacles?

• Estimation Meeting•Sprint Planning Meeting• Review Product Backlog

•Commit to 30 days• Sprint Goal

•Sprint Review Meeting• Demo features to all

• Retrospective

•Sprint Backlog•Features assigned to Sprint

•Estimated by team

•Vision

CMM – Capatility Maturity Model

Gestión de Recursos Humanos

Planificación Diseñar la organización del proyecto (OBS) Decidir hacer o contratar Establecer habilidades necesarias Establecer roles y responsabilidades

Armar el equipo del proyecto Negociar la obtención Influir en las prácticas de reclutamiento Contratar

Gestionar el equipo del proyecto Team building Sistema de reconocimiento Entrenamiento Comunicación Velar por la performance del equipo

Gestión de Recursos Humanos (2)

Conducción de grupos humanosLiderarNegociarResolver problemasComunicar

Tipos de autoridadFormalCoercitivaReferenteReconocedor (Reward)Experto

Gestión de Recursos Humanos (3)

Estilos de direcciónLaissez-faire (dejar hacer)AutocráticoDemocratico

Resolución de conflictosResolución (Confrontation – Problem Solving)CompromisoSuavizaciónForzadaRetirada

Motivación

Teoría de MaslowAuto actuaciónEstimaNecesidades socialesSeguridadNecesidades fisiológicas

Teoría X e Y de McGregorTeoría de Herzberg y de las Expectativas

(Expectancy)

Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las cosas, ese es el principio único.

Gestión de las Comunicaciones

PlanificaciónQuien, qué, cuándo, cómo, por quien.

Distribución de la informaciónInformes de rendimientoGestión de las comunicaciones

Comunicaciones interpersonales

Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de las otras personas con las cuales nos relacionamos.

Comunicación franca y sin jerarquías.Ganar la aceptación de los otros, de

nuestras ideas y de nosotros mismos.Si las ideas nacen de un miembro del equipo

mucho mejor!Es muy importante el cómo se dicen las

cosas.

Team Building

Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación

Reunión de lanzamiento (Kick-off)Reuniones periódicas “efectivas”War roomEstructura organizacional de tipo matricial

(Tight Matrix)...

Niveles de comunicación

1. Hechos: comentamos lo que hacemos2. Opinión: nos relacionamos desde lo que pensamos3. Creencias / experiencia de vida: comunicamos lo

que creemos, nuestra experiencia de vida, aquellas cosas que nos marcaron para bien o para mal. Compartimos valores que aprendimos o que queremos vivir.

4. Sentimientos: revelamos nuestros límites. Somos vulnerables.

5. Necesidades y deseos: desnudamos lo que necesitamos.

6. Nos encontramos con nuestro ser más profundo y con el ser más profundo del otro: soy yo mismo sin máscaras.

7. Nuestro yo más profundo puede desbordar o abrirnos a lo que el viviente cree, necesita, siente y es… Es la experiencia de Dios, al alcance de todos.

Gestión de Riesgos

Planificación de la gestión de riesgosIdentificación de riesgosAnálisis cualitativoAnálisis cuantitativoPlanificación de respuestasSeguimiento y control

Gestión de las Adquisiciones

Planificación – Determinación de la necesidad de contratar o comprar

Planificación de la contrataciónRecepción de propuestas

Presupuestos / PropuestasLicitaciones

Selección de vendedoresAdministración de contratosCierre de contratos

AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración

Gestión de la Integración

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto preliminar

Desarrollar el Plan de Gestión del ProyectoDirigir y gestionar la ejecución del proyectoSupervisar y controlar el trabajo del proyectoControl integrado de cambiosCierre del proyecto

Integración

Alcance Costo

Tiempo

Calidad

Riesgos

Integración

Area / Proceso Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre

IntegraciónActa de constitución del Proyecto Plan de Gestión

Dirigir y gestionar ejecución

Supervisar y Controlar el trabajoControl integrado de cambios Cerrar el proyecto

Alcance

Planif. AlcancesDefinición AlcancesCrear EDT

Verificación AlcanceControl de Alcance

Tiempos

Def. ActividadesDef. Secuencia Act.Estimación RecursosEstimación DuraciónDesa. Cronograma

Control del cronograma

Estimación CostosPresup. Costos Control de costos

Calidad Planificación Calidad

Aseguramiento Calidad Control de calidad

Recursos Humanos Planificación RRHH

Adq. Equipo ProyectoDes. Equipo Proyecto

Gestión Equipo Proyecto

Comunicaciones P. Comunicaciones Distribución Info

Informar rendimientoGestionar interesados

Riesgos

P.Gestión de RiesgosIdentific. RiesgosAnálsis CualitativoAnálisis CuantitativoPlanif. Respuestas

Seguimiento y control de riesgos

Adquisiciones

P. Compras y Adq.P. Contrataciones

Solicitar respuestasSeleccionar Vendedor Adm. de contratos Cierre de contratos

Integración

Inicio-----------------------------------

Planificación---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ejecución-------------------------------------------------------------------------------

Control-------------------------------------------------------------------------------

Cierre----------------------------------------------------------

ALCANCES

5.1 Initiation

ALCANCES

5.2 Scope Planning

ALCANCES

5.3Scope Definition

TIEMPOS

6.4Schedule

Development

TIEMPOS

6.2Activity

Sequencing

TIEMPOS

6.1Activity Definition

TIEMPOS

6.3Activity Duration

EstimatingCOSTOS

7.1 Resource Planning COSTOS

7.2 Cost Estimating

COSTOS

7.3 Cost Budgeting

INTEGRACION

4.1 Project Plan Development

RIESGOS

11.1 Risk Management

Planning

RIESGOS

11.2 Risk Identification

RIESGOS

11.5 Risk Response

Planning

RIESGOS

11.4 Quantitative Risk

Analysis

RIESGOS

11.3 Qualitative Risk

Analysis

Recursos Humanos

9.1 Organizational Planning

ADQUISICIONES

12.2 Solicitation Planning

ADQUISICIONES

12.1 Procurement Planning

Recursos Humanos

9.2 Staff Acquisition

Comunicaciones

10.1 Communications

Planning

CALIDAD

8.1 Quality Planning

ADQUISICIONES

12.3 Solicitation

Recursos Humanos

9.3 Team Development

CALIDAD

8.2 Quality Assurance

Comunicaciones

10.2 Information Distribution

ADQUISICIONES

12.4 Source Selection

ADQUISICIONES

12.5 Contract Administration

INTEGRACION

4.2 Project Plan Execution

ALCANCES

5.4 Scope Verification

ALCANCES

5.5 Scope Change Control

Comunicaciones

10.3 PerformanceReporting

6.5Schedule Control

COSTOS

7.4Cost Control

INTEGRACION

4.3 Integrated Change Control

11.6 Risk Monitoring

and Control

CALIDAD

8.3 Quality Control

Comunicaciones

10.4 Administrative

Closure

ADQUISICIONES

12.6 Contract Closeout

Proj. CharterPM Ident. & AssignConstraintsAssumptions

Product DescStrategic PlanProj. Selection CriteriaHistorical Info

Scope Stmt

WBS,Scope Smt. Upd

Activity List

Proj Netw Diag

Activ. Dur. Estimates

Cost Estimates

Risk Mgmt Plan

Project Schedule

Cost Baseline

Risks, Triggers

Proposals

Contract

Perf. ReportsChange Requests

Contract FileFormal acceptance

and Closure

Proj Schedule

Conclusiones

No hay una metodología mejor que otra, todo depende de cada caso en particular.

Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios gradualmente.

¿Por donde empezamos?Las personas (equipo de trabajo y nosotros

mismos)Las “habilidades interpersonales” pueden ser

desarrolladas. Nos afectan tanto en el trabajo como en nuestra vida privada.

Los procesos, herramientas y técnicas.

Referencias

PMBOK - Project Management Body of Knowledge www.pmi.org Project Management Institute http://agilemanifesto.org/ Manifesto for Agile Software

Development www.microsoft.com/msf Microsoft Solution Framework http://www.sei.cmu.edu/ Software Engineering Institute (CMM) http://www.gantthead.com/ Resources for IT PM http://www.pmvalue.com.ar PMValue – Consultoría, capacitación http://www.idp-proyectos.com.ar/ IDP Proyectos – Consultoría,

capacitación http://www.iaap.com.ar Instituto Argentino de Administración de

Proyectos – Consultoría, capacitación www.viainfo.com.ar Vía Informática - Slides de esta

presentación y artículos varios.

¿Temas de interés?

Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones

Gestión de RequerimientosGestión de RiesgosSCRUMCMM – Capability Maturity Model (SEI)MSF – Microsoft Solutions Framework¿Otros?

Pablo Navarro, PMP pablon@via-informatica.com.ar 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de...

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