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Organización de fondos privados gestionados con AlbaláNet

Elsa PérezElsa Pérez

IIII Jornadas de Archivos PrivadosJornadas de Archivos Privados. .

Jerez de la Frontera. Marzo 2013Jerez de la Frontera. Marzo 2013

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1. INTRODUCCIÓN. ¿Por qué Baratz? 2. AlbaláNet

1. Definición2. Características principales3. Funcionalidades4. OPAC

3. Ventajas4. Casos de Éxito

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Porqué BARATZ

Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos

Presente en más de 25 países

Desde el día 1, gestionando conocimiento 10 años desarrollando soluciones de Archivo

I+D+i para cubrir las necesidades del cliente

Rápida implementación

BARATZ. Líneas de Negocio

Soluciones específicas para Archivos Soluciones para ID-ECM

Soluciones Servicios Gestión Documental

Servicios integrales de gestión y tratamiento de documentación, digitalización, gestión bibliotecaria y archivística, formación y mantenimiento.

Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …Archivo Histórico del BBVA, Catedral de OrihuelaInstitución Colombina, Real Maestraza de RondaJuntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de GaliciaMuseo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,..Archivo General de la Nación de la República DominicanaAdministraciones Públicas México

Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y MinisterialesInstituto CervantesUniversidad Pompeu i FabraArchivo Municipal de AlmeríaEJIE

Soluciones específicas para Bibliotecas

80 % Bibliotecas Públicas Españolas

Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia

Sistemas bibliotecarios de México y Colombia

Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao Congreso Diputados Antena 3

Consejo de Estado Ayto. Palma de Mallorca

UNILABS ICO Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón

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Albalá es una solución potente y completa, creada para dar una respuesta tecnológicamente avanzada a la gestión integral de los centros de archivo .

Aplicable a la gestión automatizada de archivos, privados o públicos, en concordancia con los estándares y recomendaciones internacionales archivísticas en general y relativas a la seguridad y protección de datos en particular, destacando su adaptación a las normas:

ISAD (G) e ISAAR (CPF)

EAD y EAC

Neda y MoReq

ISO 15489, LOPD

Real Decreto 1720/2007 y Ley Orgánica 15/1999.

Definición

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Características principales

Fácil de implantar

Sin “tiempos muertos” ni necesidad de complejas adaptaciones

Herramienta de gestión sólida

Ajustable a cualquier modelo de sistema de archivo corporativo

Escalable y extensible

Flexible: válido para pequeños archivos

Integrable con aplicaciones

Adaptable a un mundo abierto, complejo y plurilingüe

Cumpliendo una rigurosa metodología a la hora de realizar migraciones

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ENTORNOS WEB DE CONSULTA Y GESTIÓN:

Interfaces de trabajo cómodas, sencillas y amigables.Diseño ergonómico e intuitivo.Cliente completo funcionalmente.Ventanas emergentes contextualizadas.

Funcionalidades

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GESTIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN:

Columna vertebral del sistema.A partir de cuadros de clasificación uniformes o de forma libre.Identificar, clasificar, describir, ubicar, definir.Filosofía ISAD: jerarquía, herencia, contexto

Funcionalidades

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Funcionalidades

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DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA:

Normalización en la descripción archivística de los fondos.

Gestión de cuadros de clasificación.

Normalización en la descripción archivística de autoridades.

Funcionalidades

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Descripción archivística

NORMALIZACIÓN DE LOS FONDOS

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DESCRIPCIÓN MÚLTIPLE

Descripción archivística

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LA GESTIÓN DE CUADROS

Descripción archivística

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Normalización en la descripción archivística de autoridades:

Control de encabezamientos archivísticos autorizadosSegún la norma ISAAR. Integrados con la descripción de fondos.Tipos: instituciones, personas, familias, geográficos y materias.Campos descriptivos:

Productor.Título controlado.Descriptores.

Descripción archivística

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Descripción archivística

LOS CUADROS DE ORGANIZACIÓN DE AUTORIDADES

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Descripción archivística

AUTORIDADES: Relaciones

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GESTIÓN DOCUMENTAL:

Ordenaciones masivasOrdenación por defecto (Configuración)Cambios a través de lotes:

InstantáneoDiferido

ActualizacionesFechasVolúmenesEn todo el cuadroUna parte del cuadro

Funcionalidades

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Funcionalidades

ORDENACIONES MASIVAS. Parámetros de descripción

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Funcionalidades

ORDENACIONES MASIVAS. Ejecución de ordenaciones.

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Funcionalidades

ACTUALIZACIONES

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GESTIÓN DE USUARIOS:

Posibilidad de gestión individual sobre un colectivo común.Dos tipos: personas físicas y jurídicas.Gestión de peticiones y reproducciones vía Web.Completa seguridad de acceso.Control de morosos.

Funcionalidades

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Gestión de Usuarios

Usuarios de consulta

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Gestión de UsuariosSolicitudes

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ESTADÍSTICAS E INFORMES:

Variedad de salidas impresas.Instrumentos de descripción tradicionales: guías, inventarios, catálogos.Instrumentos de control: certificados, albaranes, relaciones de entrega, préstamos, etiquetas...Múltiples estadísticas de uso

Funcionalidades

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GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DE OBJETOS MULTIMEDIA:

Gestión, almacenamiento y recuperación de objetos multimedia: preservación y conservación de originales.Gestión y control de documentos electrónicos: extensión a todo soporte.Integrado con el Opac web para consulta y con Ofiweb para gestión.

Funcionalidades

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Funcionalidades: Gestión Multimedia

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Funcionalidades: Gestión Multimedia

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OPAC

Posibilidad de búsqueda por archivo, fondos o cuadros de organización.

Posibilidad de búsqueda global desde la pantalla inicial en todos los archivos y niveles.

Generación del cuadro de clasificación a partir de una unidad de descripción.

Posibilidad de solicitud de consultas en sala, préstamos, posibilidad de reserva, petición de reproducciones, etc.

Generación de instrumentos de descripción.

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E-doc. / Multimedia

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Económicas:Incremento de la productividad.

Ahorro de costes. De gestión:

Racionalización de recursos.

Integración de procesos.De servicio:

Facilita el acceso a la documentación.

Acerca el servicio al ciudadano.Culturales:

Facilita la conservación y difusión del patrimonio histórico.

Ventajas

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Archivo Institución Colombina

Archivo de la Catedral de Orihuela

Archivo Histórico BBVA

Real Maestranza de Ronda

Casa Museo de los Pisa

Casos de Éxito

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MUCHAS GRACIAS

por su ATENCIÓN