Organización de fondos privados gestionados con AlbaláNet

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Organización de fondos privados gestionados con AlbaláNet

Elsa PérezElsa Pérez

IIII Jornadas de Archivos PrivadosJornadas de Archivos Privados. .

Jerez de la Frontera. Marzo 2013Jerez de la Frontera. Marzo 2013


1. INTRODUCCIÓN. ¿Por qué Baratz? 2. AlbaláNet

1. Definición2. Características principales3. Funcionalidades4. OPAC

3. Ventajas4. Casos de Éxito


Porqué BARATZ

Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos

Presente en más de 25 países

Desde el día 1, gestionando conocimiento 10 años desarrollando soluciones de Archivo

I+D+i para cubrir las necesidades del cliente

Rápida implementación

BARATZ. Líneas de Negocio

Soluciones específicas para Archivos Soluciones para ID-ECM

Soluciones Servicios Gestión Documental

Servicios integrales de gestión y tratamiento de documentación, digitalización, gestión bibliotecaria y archivística, formación y mantenimiento.

Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …Archivo Histórico del BBVA, Catedral de OrihuelaInstitución Colombina, Real Maestraza de RondaJuntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de GaliciaMuseo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,..Archivo General de la Nación de la República DominicanaAdministraciones Públicas México

Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y MinisterialesInstituto CervantesUniversidad Pompeu i FabraArchivo Municipal de AlmeríaEJIE

Soluciones específicas para Bibliotecas

80 % Bibliotecas Públicas Españolas

Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia

Sistemas bibliotecarios de México y Colombia

Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao Congreso Diputados Antena 3

Consejo de Estado Ayto. Palma de Mallorca

UNILABS ICO Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón


Albalá es una solución potente y completa, creada para dar una respuesta tecnológicamente avanzada a la gestión integral de los centros de archivo .

Aplicable a la gestión automatizada de archivos, privados o públicos, en concordancia con los estándares y recomendaciones internacionales archivísticas en general y relativas a la seguridad y protección de datos en particular, destacando su adaptación a las normas:

ISAD (G) e ISAAR (CPF)

EAD y EAC

Neda y MoReq

ISO 15489, LOPD

Real Decreto 1720/2007 y Ley Orgánica 15/1999.

Definición


Características principales

Fácil de implantar

Sin “tiempos muertos” ni necesidad de complejas adaptaciones

Herramienta de gestión sólida

Ajustable a cualquier modelo de sistema de archivo corporativo

Escalable y extensible

Flexible: válido para pequeños archivos

Integrable con aplicaciones

Adaptable a un mundo abierto, complejo y plurilingüe

Cumpliendo una rigurosa metodología a la hora de realizar migraciones


ENTORNOS WEB DE CONSULTA Y GESTIÓN:

Interfaces de trabajo cómodas, sencillas y amigables.Diseño ergonómico e intuitivo.Cliente completo funcionalmente.Ventanas emergentes contextualizadas.

Funcionalidades


GESTIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN:

Columna vertebral del sistema.A partir de cuadros de clasificación uniformes o de forma libre.Identificar, clasificar, describir, ubicar, definir.Filosofía ISAD: jerarquía, herencia, contexto

Funcionalidades


Funcionalidades


DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA:

Normalización en la descripción archivística de los fondos.

Gestión de cuadros de clasificación.

Normalización en la descripción archivística de autoridades.

Funcionalidades


Descripción archivística

NORMALIZACIÓN DE LOS FONDOS


DESCRIPCIÓN MÚLTIPLE



LA GESTIÓN DE CUADROS



Normalización en la descripción archivística de autoridades:

Control de encabezamientos archivísticos autorizadosSegún la norma ISAAR. Integrados con la descripción de fondos.Tipos: instituciones, personas, familias, geográficos y materias.Campos descriptivos:

Productor.Título controlado.Descriptores.




LOS CUADROS DE ORGANIZACIÓN DE AUTORIDADES



AUTORIDADES: Relaciones


GESTIÓN DOCUMENTAL:

Ordenaciones masivasOrdenación por defecto (Configuración)Cambios a través de lotes:

InstantáneoDiferido

ActualizacionesFechasVolúmenesEn todo el cuadroUna parte del cuadro

Funcionalidades


Funcionalidades

ORDENACIONES MASIVAS. Parámetros de descripción


Funcionalidades

ORDENACIONES MASIVAS. Ejecución de ordenaciones.


Funcionalidades

ACTUALIZACIONES


GESTIÓN DE USUARIOS:

Posibilidad de gestión individual sobre un colectivo común.Dos tipos: personas físicas y jurídicas.Gestión de peticiones y reproducciones vía Web.Completa seguridad de acceso.Control de morosos.

Funcionalidades


Gestión de Usuarios

Usuarios de consulta


Gestión de UsuariosSolicitudes


ESTADÍSTICAS E INFORMES:

Variedad de salidas impresas.Instrumentos de descripción tradicionales: guías, inventarios, catálogos.Instrumentos de control: certificados, albaranes, relaciones de entrega, préstamos, etiquetas...Múltiples estadísticas de uso

Funcionalidades


GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DE OBJETOS MULTIMEDIA:

Gestión, almacenamiento y recuperación de objetos multimedia: preservación y conservación de originales.Gestión y control de documentos electrónicos: extensión a todo soporte.Integrado con el Opac web para consulta y con Ofiweb para gestión.

Funcionalidades


Funcionalidades: Gestión Multimedia


OPAC

Posibilidad de búsqueda por archivo, fondos o cuadros de organización.

Posibilidad de búsqueda global desde la pantalla inicial en todos los archivos y niveles.

Generación del cuadro de clasificación a partir de una unidad de descripción.

Posibilidad de solicitud de consultas en sala, préstamos, posibilidad de reserva, petición de reproducciones, etc.

Generación de instrumentos de descripción.


E-doc. / Multimedia


Económicas:Incremento de la productividad.

Ahorro de costes. De gestión:

Racionalización de recursos.

Integración de procesos.De servicio:

Facilita el acceso a la documentación.

Acerca el servicio al ciudadano.Culturales:

Facilita la conservación y difusión del patrimonio histórico.

Ventajas


Archivo Institución Colombina

Archivo de la Catedral de Orihuela

Archivo Histórico BBVA

Real Maestranza de Ronda

Casa Museo de los Pisa

Casos de Éxito

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