MODULO 2Tratamiento

Archivístico de Documentos

-PARTE 1

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 

INTRODUCCIÓN:

• El tratamiento archivístico es, según Ana Duplá, el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines. El tratamiento archivístico comprende las operaciones de identificación y clasificación, que se engloban dentro de la organización de los Fondos de Archivo, y las tareas de ordenación, descripción e instalación; las operaciones son de índole intelectual y las tareas de índole físico. Son complementarias y en muchos casos simultáneas.

CONCEPTOS INTRODUCTORIOS:• En primer lugar debemos diferenciar los conceptos de:

• 1.-Institución:

• Se entiende por institución a cada una de las organizaciones fundamentales de un Estado, Nación o Sociedad.

• 2.-Organismo:

• Se entiende por organismos las organizaciones que, sin ser fundamentales, se designan por el Gobierno para ocuparse de asuntos de interés general. El organismo, junto a la institución, configura cada fondo de archivo y, por tanto, es el elemento que lo identifica

• 3.-Órganos y unidades administrativas:

• Son las entidades en las que se organizan instituciones y organismos, por ejemplo, Direcciones Generales, Secretarías Generales Técnicas, etc ..., que están a su vez integradas por Subdirecciones Generales, Áreas, Secciones, Subsecciones y Negociados.

• Todos estos órganos tienen delimitación de competencias y funciones, atribuidas por normas reglamentarias o jurídicas, determinación de su forma de integración en la Administración correspondiente y de su dependencia jerárquica, así como dotación de los créditos necesarios para su puesta en funcionamiento, y en virtud de sus competencias y funciones dictan actos administrativos con autonomía y responsabilidad.

OPERACIONES Y TAREAS ARCHIVÍSTICASOperaciones (de carácter intelectual)

▪Identificación

▪Clasificación

Tareas (de carácter físico)

▪Ordenación

▪Descripción

▪Instalación

IDENTIFICACION

• Es una operación previa a la clasificación para conocer el origen, función y tipología del documento.

• ¿Quién generó el documento?

• ¿Para qué generó el documento?

• ¿Qué tipo de documento es?

• ¿Cuándo se generó?

CLASIFICACION

• Es la operación mediante la cual los documentos producidos y/o recibidos por la unidad administrativa, y que han sido previamente identificados, van formando conjuntos orgánicos.

Esta es la primera actividad dentro de los procesos técnicos para abordar la organización de los archivos acumulados, se considera como un paso previo a la valoración y a la ordenación y esta directamente relacionada con el principio de procedencia. La finalidad de la clasificación es el establecimiento de la producción documental y su procedencia de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoración. Esta etapa del proceso se compone de varios pasos.

•LIMPIEZA EXTERNAEl primer paso es la aplicación de una limpieza externa general tanto al deposito como a las unidades de conservación originales donde se encuentran las unidades documentales (cajas, carpetas, legajos, etc.).

CLASIFICACION

• IDENTIFICACION DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS. Hecha la limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que hacen parte del archivo con el fin de identificar las dependencias que lo produjeron.

• IDENTIFICACION DE SERIES. Para cada una de las dependencias productoras se identifican las series pertinentes a ella.

• SEPARACION DE DOCUMENTOS CON DETERIORO MICROBIOLOGICO. Simultáneamente a la separación por series se puede identificar el material que presente deterioro microbiológico y debe realizarse la separación de estos aislándolos de manera adecuada para evitar el riesgo de documentación.

CLASIFICACION

• ALMACENAMIENTO.Como complemento a las acciones anteriores, aquellas unidades documentales que se encuentren en unidades de conservación inadecuadas o no cuenten con ninguna se almacena en las unidades de conservación establecidas (cajas y carpetas).

• MARCACION PROVISIONAL.Para conservar la identificación de dependencias y series en los documentos almacenados, estas unidades reciben una marcación provisional que identifique la dependencia, la serie y las fechas.

• LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR.Este inventario inicial hace parte de los insumos que, junto con la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación, alimentaran la valoración documental y contribuirán a la construcción de las Tablas de Valoración.

CLASIFICACION

• CONFRONTACION DE LOS CUADROS DE CLASIFICACION CON EL INVENTARIO.Los datos registrados en el inventario de archivos acumulados sin organizar se confrontan con los Cuadros de Clasificación y la Historia Institucional con el fin de contrastar la estructura jerárquica establecida en los Cuadros con las dependencias productoras.

• VERIFICACION Y AJUSTE DEL INVENTARIO CON BASE EN EL ARCHIVO FISICO.Se verifican los contenidos del archivo físico y se procede a realizar los ajustes , identificando los errores que se hayan cometido durante el proceso de identificación.

• AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACION.El ajuste del inventario alimentara ajustes a los Cuadros de Clasificación especialmente en lo relacionado con las series, de modo que estos se complementen con las series identificadas en el archivo físico.

CLASIFICACION

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACION

La clasificación se define como la labor intelectual por medio del cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Institucion y que esta directamente relacionada con la identificación de los productores documentales.

Mediante la clasificación se agrupan aquellos documentos con características comunes producidos por una oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestión.

Los pasos que deben seguirse para una correcta clasificación son, en primer lugar, la identificación de productores documentales, es decir de la aplicación del principio de procedencia, en segundo lugar, se identifican las series para cada uno de los productores de a cuerdo con las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada momento de la historia de la institución.

Finalmente, se identifican las subseries, teniendo en cuenta que estas se definen como agrupaciones de documentos que forman parte de una serie, que comparten características comunes dentro de ella.

En el caso de una Universidad un ejemplo de ellas son las actas, donde la serie y las subseries son Actas de Consejo Superior Universitario, Actas del Comité de Programas Curriculares, etc.

Una vez realizados los ajustes tanto al inventario como a los Cuadros de Clasificación, se aplican estos últimos a la clasificación del archivo físico, teniendo en cuenta:

- Periodizacion establecida.- La estructura jerárquica de la Universidad o la Sede- Las series y subseries para cada una de las dependencias.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACION

VALORACION

Finalizadas la fase de clasificación, es necesario determinar la disposición final de los documentos y definir así su conservación total, eliminación o selección. Esta decisión es el resultado de la valoración, la cual se realiza mediante el “ analisis intelectual de la produccion documental de la institucion” durante el que se identifican los valores primarios y secundarios de los documentos, para establecer las fases de archivo de acuerdo con el interes que aun conservan o su importancia como patrimonio historico, la ciencia y las artes.

la valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el Archivo General de la Nación recomienda que sea liderada por el Comité de Archivo de la entidad y por un grupo interdisciplinario de profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en investigación histórica.

Para llevar a cabo la valoración es necesario cumplir con un proceso en varias etapas:

VALORACION● ELABORACION DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACION

DOCUMENTAL (T.V.D).

Las tablas de Valoración Documental se definen como “el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como a us disposicion final”.

En la elaboración de la propuesta de T.V.D. se toman como base la Historia Institucional, los Cuadros de Clasificación y el Inventario de Archivos Acumulados sin Organizar, ya que las T.V.D. se elaboraban de acuerdo con los periodos de vida institucional, las dependencias existentes y las series y subseries de cada dependencia.

2. APROBACION DE LA PROPUESTA DE T.V.D.

Una vez elaborada la propuesta de Tablas de Valoración Documental, esta en un proceso de aprobación, se compone de tres partes:

-Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de Valoración.

-Aval del Comité de Archivo.

Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación.

3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL.

Una vez aprobada las TVD por el Archivo General de la Nación se procederse aplicación, siempre y cuando la documentación cumpla con los tiempos previstos en las Tablas, haciendo la relación en los inventarios.

Si la opción es Conservación Total, la acción a seguir es el traslado al archivo histórico, al lugar que le corresponde acompañada de sus inventarios y del acta.

Si es Eliminación Documental, es necesario revisar la columna de procedimiento con el fin de verificar la sustentación de dicha eliminación.

VALORACION

ORDENACION Y DESCRIPCION.Finalizar todas las fases que componen la organización de un archivo

acumulado, este debe reflejar la composición estructural y orgánica del momento en que los documentos fueron producidos.

A continuación se describe cada uno de los procedimientos que conforman esta fase:

1 . ORDENACION.

1.1 Preparación Física. La documentación debe ser preparada físicamente, acción que consiste en el retiro de polvo y suciedad.

1.2 Ordenación cronológica y depuración. Se establece una secuencia cronológica teniendo en cuenta el orden natural de manera ascendente, la depuraciones un procedimiento que consiste retirar de las unidades documentales a aquellos documentos que han perdido sus valores o corresponden al archivo facilitativo.

ORDENACION Y DESCRIPCION.

1.3 Almacenamiento y marcación definitiva: Cuando se ha establecido el orden natural de los documentos, estos se pueden empezar a almacenarse en unidades de conservación. Las unidades se almacenan dentro de carpetas y se procede a la marcación con los datos que identifican su contenido.las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de

modo que no se mezclen varias series en la misma caja.1.4 Disposición física de los documentos: Las cajas marcadas deben

colocarse en estanterías, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo siguiendo el orden de las series de cada dependencia y respetando la Periodizacion establecida.

2. FOLIACION.

Esta activad consiste en enumerara todos los folios escritos de una unidad de conservación, desde uno hasta infinito por su cara recta.

ORDENACION Y DESCRIPCION.DESCRIPCION.

Fase del tratamiento archivistico destinada a la elaboración de los instrumento de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos .

Se debe hacer el levantamiento del inventario documental ,la importancia de la descripción radica en que el inventario permite el conocimiento de la documentación existente en un deposito, producida en cada periodo histórico de la institución, ya que en el se relacionan las series documentales producidas a lo largo de su historia así como las fechas extremas de las series, la frecuencia de consulta, su ubicación en el deposito y otros datos de importancia consignados en las observaciones.

Una vez elaborado el inventario final el proceso de organización y valoración de los archivos acumulados se considera finalizado y los documentos pueden ser puestos al servicio de los investigadores y del publico en general .

ORDENACIÓN

• Es una tarea que consiste en colocar los documentos, según el criterio establecido en la unidad (cronológico, alfabético, numérico, etc.), en sus carpetas, archivadores, etc., para su rápida localización y recuperación.

INSTALACIÓNEs la tarea de colocar físicamente los documentos en el lugar donde han de conservarse.

VALORACION DOCUMENTAL

QUE HACE LA VALORACION DOCUMENTAL?

Analiza y determina valores primarios y secundarios de las series documentales para luego fijar plazos de transferencias, acceso y

conservación o eliminación total o parcial

VALORACIÓN PRIMARIA

De acuerdo con Theodoro Schellenberg la valoracion primaria se divide en:

•Valor Administrativo: Valor que tiene un documento/s para la entidad generadora en relación con el asunto de su creación.•Valor Jurídico: Derivado de las obligaciones legales regulados por el derecho.•Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.•Valor Fiscal: Es la utilidad de los documentos para Hacienda Pública.•Valor Contable: Utilidad de los documentos para soportar los movimientos contables de una organización.

VALORACION SECUNDARIA

Los valores secundarios son aquellos que sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración; como fuente

primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.

LA MACROVALORACIÓN

Los valores sociales son los que determinan el valor del documento teniendo en cuenta la importancia dentro de las actividades humanas, aquí se tienen en cuenta:

• Los productores de documentos.• Las tendencias socio económicas: funciones,

programas, actividades• Los usuarios a quienes afectan las funciones de un

organismo.

PARA QUE LA VALORACION DOCUMENTAL?

• Identifica valores primarios y secundarios de los documentos para establecer el tiempo que deben permanecer en archivo de oficina, archivo central y señalar su disposición final.

• Preserva los documentos que informan y testimonian el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico de las entidades y la población que los produjo.

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

•Fase Activa Inicia cuando los documentos son producidos y utilizados para alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Se guardan en la propia área generadora que es el archivo de gestión.

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO• Fase Semiactiva Se refiere al periodo de conservación en archivo central.

Cuando la vigencia primaria ha cumplido su periodo en trámite. El tiempo que permanecerá guardado dependerá de los valores primarios de los documentos que le competa a la documentación. Aquí se hace una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en archivo histórico o su baja documental.

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO• Fase Inactiva La documentación deja de ser utilizada por la institución y

adquiere un valor de uso publico para utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros. Los destinos de un documento en esta etapa son:

• Muestreo

• Baja documental

• Transferencia, y

• Traslado al archivo histórico

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓNCRITERIO DE PROCEDENCIA: Se primarán los documentos y series documentales:

✓ De órganos con una posición elevada en la jerarquía administrativa.

✓Series documentales producidas por los órganos administrativos en el ejercicio de funciones.

✓Series documentales producidas por órganos que realizan seguimiento completo del procedimiento.

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓNCRITERIO DIPLOMÁTICO: Los documentos originales, terminados y validados, son más valiosos que las copias.

Las copias, siempre que se tenga constancia de la conservación de los originales, son susceptibles de eliminación.

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓNCRITERIO DE CONTENIDO: Se primarán los documentos y series que:

✓Recojan información sustancial para reconstruir la Historia del órgano productor, de un acontecimiento, de un periodo cronológico concreto, de un territorio o de las personas.

✓Contengan información en forma sintética. Los documentos y series documentales con información duplicada en otros documentos son susceptibles de eliminación.

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓNCRITERIO DE UTILIZACIÓN: Se primarán los documentos y series documentales que:

✓Han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general.

✓Por su origen, periodo cronológico o contenido se espera que sean consultados por usuarios potenciales.

✓Por su estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación, luego son susceptibles de ser eliminados.

✓Por su interés y utilización con fines de investigación no justifique el coste de conservación serán eliminados.

[Material No Obligatorio] Recomendado:• Video Curso impartido por el Dr. José Luis Bonal Zazo acerca de la

valoración documental: aspectos metodológicos y técnicos [Duración: Mas de 2 Horas]

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICION

• La Descripción Documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos

QUE ACCIONES SE DESARROLLAN?

• El Órgano de Administración de Archivos elaborará y actualizará los diversos instrumentos descriptivos teniendo en cuenta las características de los documentos y los requerimientos de los servicios de informaciónde la entidad.

• Los instrumentos descriptivos básicos serán el Inventario de Transferencia de Documentos, Inventario de Eliminación de Documentos e Inventario General del Fondo Documental

QUE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS SE USAN?• INVENTARIO DE TRANSFERENCIA.-Se utiliza para realizar una transferencia de un

Archivo de Gestión a un Periférico, de un Periférico al Archivo Central o de un Central al Archivo Histórico.

• �INVENTARIO DE ELIMINACIÓN.- Se utiliza para proponer documentos eliminables.

QUE ES EL FONDO DOCUMENTAL?

• El Fondo Documental es el conjunto de toda la documentación que produce una institución pública o privada. En otras palabras, es la sumatoria de la documentación que produce las oficinas de Administración, Auditoría Interna, Imagen Institucional, Planificación y Presupuesto, Archivo Central, entre otras.

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS HISTÓRICOS• CATÁLOGOS.- Informan detalladamente sobre el fondo, secciones, series,

sub-series y documentos individuales.• ÍNDICES.- Informan sobre las personas, lugares o materias, mayormente en

orden alfabético.• GUÍAS.- Prestan noticias sobre el archivo, sus existencias documentales y

otros datos útiles para el investigador.• INVENTARIO GENERAL DE FONDOS• DOCUMENTALES.- Refleja las existencias documentales tal como se

encuentran en los archivos administrativos e históricos. Es una descripción exacta y precisa de todo el material que se conserva. Ninguna documentación debe quedar fuera del IGFD, por medidas de seguridad y control.

[MATERIAL NO OBLIGATORIO] [VIDEO]PROCESO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

• [VIDEO] CURSO TALLER presencial de la asignatura Descripción Documental I, Carrera de Técnico en Bibliotecología Instituto Carlos

Casanueva

• http://bit.ly/VideoClaseDescripDocumentalINAGEP

Fuente y Agradecimientos*

1.-Dr. Arturo Valencia Ramos – Archivonomia

2.-Archivo Universitario de Granada [Web]

3.-Escuela Nacional de Archiveros – Peru [Web]

4.-Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ)

5.-Dra. Teddy Sánchez Gómez

*El material presente en este material de estudio es propiedad absoluta de los mencionados en la presente diapositiva, se hace uso de parte del material dando crédito respectivo, sin afán de lucro, mas bien de dar mas conocimiento y promover la difusión de la cultura, derechos ,entre otros en bien de nuestro país y el mundo. INAGEP.