PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO · Para los efectos de este Programa Anual de Desarrollo...

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN

GRUPO INTERDISCIPLINARIO JUDICIAL

PROGRAMA ANUAL

DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

“PADA 2021”



ÍNDICE

GLOSARIO ............................................................................................................................................ 4

MARCO NORMATIVO. ......................................................................................................................... 7

ELEMENTOS DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO.............................................. 8

1. MARCO DE REFERENCIA. ................................................................................................................. 8

2. JUSTIFICACIÓN. ................................................................................................................................ 8

3. OBJETIVO GENERAL. ........................................................................................................................ 9

3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ........................................................................................................... 9

3.2 ESTRATEGIAS: .......................................................................................................................... 10

4. PLANEACIÓN. ................................................................................................................................. 11

4.1 SUBPROGRAMA DE ARCHIVO JUDICIAL DE LA SCJN. .............................................................. 11

4.1.1 Requisitos. ........................................................................................................................ 11

4.1.2 Alcance. ............................................................................................................................ 11

4.1.3 Entregables. ...................................................................................................................... 11

4.1.4 Actividades. ...................................................................................................................... 11

4.1.4.1 Valorar expedientes judiciales. ................................................................................. 11

4.1.4.2 Gestionar la baja documental y desincorporar expedientes judiciales. ................... 12

4.1.4.3 Habilitar espacios para la óptima conservación, resguardo y seguridad del archivo

judicial. .................................................................................................................................. 12

4.1.4.4. Actualizar o elaborar los instrumentos de control y consulta archivística. ............. 13

4.1.4.5 Realizar capacitación en materia archivística. .......................................................... 13

4.1.5 Recursos materiales y tecnológicos. ................................................................................ 13

4.1.6 Recursos Humanos. .......................................................................................................... 13

4.1.7 Tiempo de implementación y cronograma de actividades. ............................................. 14

4.1.8 Recursos económicos. ...................................................................................................... 15

4.2 SUBPROGRAMA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA SCJN. ................................................ 15

4.2.1 Requisitos. ........................................................................................................................ 15

4.2.2 Alcance. ............................................................................................................................ 15

4.2.3 Entregables. ...................................................................................................................... 15

4.2.4 Actividades. ...................................................................................................................... 16

4.2.4.1 Implementar la normativa en materia de archivo administrativo. ........................... 16

4.2.4.2 Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística. ................................ 16



4.2.4.3 Habilitar espacios para la óptima conservación, resguardo y seguridad del archivo

administrativo de concentración. ......................................................................................... 16

4.2.4.4 Promover la capacitación en materia archivística. ................................................... 17

4.2.4.5 Llevar a cabo la baja documental y desincorporación. ............................................. 17

4.2.4.6 Desarrollar un Sistema de Gestión Documental Institucional. ................................. 17


4.2.6 Recursos Humanos. .......................................................................................................... 18


4.2.8 Recursos económicos. ...................................................................................................... 20

4.3 DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL. ............................................................................................. 20

4.3.1 Requisitos. ........................................................................................................................ 20

4.3.2 Alcance. ............................................................................................................................ 20

4.3.3 Entregables. ...................................................................................................................... 20

4.3.4 Actividades. ...................................................................................................................... 20


4.3.6 Recursos humanos. .......................................................................................................... 21


4.3.8 Recursos Económicos. ...................................................................................................... 21

5. ADMINISTRACIÓN DEL PADA ........................................................................................................ 21

5.1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES. ........................................................................... 22

5.1.1 Esquema de distribución de las comunicaciones. ............................................................ 22

5.1.2 Reporte de Avances. ........................................................................................................ 22

5.1.3 Control de Cambios. ......................................................................................................... 22

5.2 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS. .................................................................................... 23

5.2.1 Subprograma de Gestión de Riesgos del Archivo Judicial y Administrativo de la SCJN. .. 23

5.2.1.1 Identificación, análisis y control de riesgos. .............................................................. 23



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GLOSARIO

Para los efectos de este Programa Anual de Desarrollo Archivístico PADA 2021, se entenderá por: Archivo: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos en el desarrollo de las competencias de la SCJN, el cual sirve de testimonio y fuente de información a los órganos generadores, a las instituciones académicas y a los ciudadanos; Archivo administrativo: Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos por los órganos y áreas de la Suprema Corte de Justicia de la Nación en el ejercicio de sus atribuciones, que sirven de testimonio y fuente de información y que no deriven de actividades relacionadas con las funciones materialmente jurisdiccionales; Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanece en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental; Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los órganos y áreas de la SCJN; Archivo judicial: Conjunto de expedientes y documentación judiciales, correspondientes a los asuntos resueltos por la SCJN en el ejercicio de la función jurisdiccional; Áreas: la Subsecretaría General de Acuerdos, la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, el Centro de Estudios Constitucionales, la Sección de Trámite de Controversias Constitucionales y de Acciones de Inconstitucionalidad, el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, la Unidad General de Transparencia y Sistematización de la Información Judicial, la Unidad General de Enlace con los Poderes Federales, la Unidad General de Igualdad de Género y la Unidad General de Investigación de Responsabilidades Administrativas; las direcciones generales de Comunicación y Vinculación Social, del Canal Judicial, de Atención y Servicios, de Servicios Médicos, de Casas de la Cultura Jurídica, de Estudios, Promoción y Desarrollo de los Derechos Humanos, de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, de la Tesorería, de Infraestructura Física, de Seguridad, de Presupuesto y Contabilidad, de Recursos Materiales, de Tecnologías de la Información, de Auditoría, de Responsabilidades Administrativas y de Registro Patrimonial, y de Relaciones Institucionales; Baja documental: Procedimiento en virtud del cual se elimina aquella documentación cuyos valores han prescrito, su plazo de resguardo ha concluido y no contiene valores históricos, o bien, se dictamine como pérdida total a causa de algún siniestro o por su avanzado grado de deterioro, previa desincorporación del régimen del dominio público de la Federación;



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Catalogación: Procedimiento para registrar, identificar y ordenar los expedientes judiciales y administrativos por categorías; Catálogo de disposición documental (CADIDO): Registro general y sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación, vigencia y disposición documental; CDAACL: Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes; Clasificación archivística: Procedimiento para identificar y agrupar los expedientes administrativos con base en la estructura organizacional y las funciones de los órganos administrativos de la Suprema Corte; CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos; Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura del archivo administrativo y se integra con base en las atribuciones y funciones de cada órgano y área de la Suprema Corte de Justicia de la Nación; Disposición documental: Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales; Digitalización: Técnica en materia de archivos que permite convertir la información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes en papel, video, casetes, cinta, película, microfilm u otros) a una que sólo puede leerse o interpretarse con infraestructura informática y que, en su caso, considere el reconocimiento óptico de caracteres. Documento: Soporte material de información en donde se registran datos susceptibles de ser transmitidos, independientemente de sus características físicas; DOF: Diario Oficial de la Federación; Expediente administrativo: Unidad documental compuesta por Documentos de archivo, ordenados y relacionados cronológicamente por un mismo asunto, actividad o trámite de los órganos y áreas de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en cumplimiento de una atribución; GIJ: Grupo Interdisciplinario Judicial referido en el artículo 50 de la Ley General de Archivos, conformado por diversos titulares de órganos y áreas de la SCJN en atención a la naturaleza de la información que contiene el acervo judicial; Guía de archivo documental: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de los órganos de la Suprema Corte, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística, y sus datos generales;



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Instrumentos de control y consulta archivística: Herramientas archivísticas para el control, organización, descripción y difusión de los expedientes administrativos y judiciales generados por los órganos y áreas de la Suprema Corte (cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental, guía de archivos documental e inventarios); Órganos: la Secretaría General de Acuerdos; la Secretaría General de la Presidencia; la Oficialía Mayor, la Contraloría, la Secretaría Jurídica de la Presidencia; PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico; PANE: Programa Anual de Necesidades; SCJN: Suprema Corte de Justicia de la Nación; Responsable del Archivo de Trámite (RAT): Persona designada por el titular de cada órgano y área de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, para la realización de las actividades del archivo de trámite; Sistema de Gestión Documental Institucional (SGDI): Herramienta informática para el registro y administración de los documentos y expedientes de archivo producidos y recibidos por los órganos y áreas; Serie: Grupo documental de estructura y contenido con características comunes, producido por los órganos y áreas de la Suprema Corte, en el desarrollo de atribuciones de carácter genérico que versan sobre una materia o asunto específico; Subserie: División de la serie que permite conformar grupos documentales relativos a aspectos específicos de las funciones genéricas de los órganos y áreas, que facilitan la identificación de uno o más asuntos; Transferencia documental: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria); Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, jurídicas, fiscales, contables, de evidencia, informativas o testimoniales, entre otras; Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de la información contenida en los expedientes judiciales y administrativos que les confiere características específicas, con el propósito de establecer criterios de conservación, disposición y acciones de transferencia;

Vigencia: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, jurídicos, fiscales o contables.



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MARCO NORMATIVO.

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación. • Ley General de Archivos. • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. • Código Penal Federal. • Reglamento Interior de la SCJN.

• Reglamento Orgánico en Materia de Administración de la SCJN. • Acuerdo General número 8/2019, de ocho de julio de dos mil diecinueve, del

Pleno de la SCJN, relativo a la organización, conservación, administración y preservación de expedientes judiciales bajo resguardo de este Alto Tribunal.

• Acuerdo General de Administración XIV/2019, del siete de noviembre de dos mil diecinueve, del Comité de Gobierno y Administración de la SCJN por el que se regulan los procedimientos para la adquisición, arrendamiento, administración y desincorporación de bienes y la contratación de obras y prestación de servicios requeridos por la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

• Acuerdo General de Administración número II/2019, del Presidente de la SCJN, de trece de mayo de dos mil diecinueve, por el que se establecen las normas relativas a la planeación, programación, presupuesto, contabilidad y evaluación del gasto de la SCJN.

• Acuerdo General de Administración III/2020, del Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, de diecisiete de septiembre de dos mil veinte, por el que se regula el trámite electrónico y uso de la firma electrónica certificada del Poder Judicial de la Federación (FIREL) para actuaciones administrativas.

• Acuerdo General 11/2017, del cinco de septiembre de dos mil diecisiete, del Pleno de la SCJN, por el que se regulan los alcances de la protección del nombre de personas físicas o morales contenido en los distintos instrumentos jurisdiccionales.

• Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. • Lineamientos de la Comisión para la Transparencia, Acceso a la Información

Pública Gubernamental y Protección de Datos Personales, relativos a la destrucción de copias simples de documentos bajo resguardo de los órganos de la SCJN.

• Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.



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ELEMENTOS DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

1. MARCO DE REFERENCIA.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 147 del Reglamento Interior de la

Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Centro de Documentación y Análisis,

Archivos y Compilación de Leyes (CDAACL), tiene como atribución coordinar y

administrar los archivos judiciales y administrativos que integran el patrimonio

documental que resguarda la SCJN, al igual que proponer y aplicar las normas,

directrices, criterios, lineamientos y manuales para la administración,

sistematización, valoración y destino final de los expedientes judiciales y

administrativos, así como el diseño y desarrollo de sistemas automatizados para la

gestión documental y archivística.

Por lo que respecta al acervo judicial, se resguardan más de 13 kilómetros lineales,

que equivalen a más de 1,100,000 expedientes judiciales, los cuales se encuentran

distribuidos en tres inmuebles, dos de ellos en la Ciudad de México y uno en Toluca,

Estado de México; en lo que atañe a expedientes administrativos se resguardan

aproximadamente 5 kilómetros lineales de documentación generada por las

diversas áreas que conforman este Alto Tribunal.

Con motivo de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, a partir del 16 de

junio de 2019, se deben considerar los principios y bases para la organización,

conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en

posesión de cualquier ente público.

2. JUSTIFICACIÓN.

En cumplimiento a la Ley General de Archivos y con el objeto de dar continuidad a

las actividades realizadas durante 2020, se implementa el Programa Anual de

Desarrollo Archivístico 2021 (PADA 2021), con la finalidad de dar seguimiento a las

líneas de acción en materia de organización y conservación de archivos con una

perspectiva de planeación, programación y evaluación, para fortalecer el resguardo

y mejorar las herramientas de acceso a los archivos judiciales y administrativos que

resguarda este Alto Tribunal.

Este Programa es fundamental para la organización, operación y consolidación del Sistema Institucional de Archivos. Su cumplimiento, propiciará:



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• Mejorar de manera continua la gestión de la información a lo largo de su ciclo de vida.

• Automatizar los procesos archivísticos.

• Cumplir con las disposiciones normativas en la materia.

• Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

• Brindar capacitación y asesoría que coadyuve a una mejor administración de

los archivos al interior de este Alto Tribunal.

• Ejecutar de manera oportuna las transferencias que se requieran para

optimizar espacios.

• Contar con personal calificado que contribuya al desarrollo eficiente de las

funciones archivísticas.

3. OBJETIVO GENERAL.

Consolidar los Sistemas Institucionales de Archivos Judicial y Administrativo de la

SCJN, mediante la actualización y aplicación de los instrumentos normativos de

control y consulta archivísticos, a fin de lograr la adecuada administración y gestión

documental, para facilitar el acceso y consulta de sus acervos documentales a través

de la sistematización de los procesos archivísticos.

3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Aplicar y, en su caso, actualizar la normativa relativa a la organización,

conservación, administración y preservación de los expedientes y documentos

judiciales. 

2. Realizar los procedimientos de valoración para la conservación o baja

documental de los expedientes que hayan cumplido con sus plazos de

resguardo y que carezcan de valor documental conforme a la normativa

aplicable. 

3. Facilitar el acceso a la información que obra en los expedientes y documentos

judiciales y administrativos.

4. Lograr la operación homogénea de las instancias de correspondencia y archivo

de trámite del acervo administrativo de los órganos y áreas.

5. Revisar, actualizar y aplicar los instrumentos de control y consulta archivística

de la SCJN.

6. Ejecutar acciones encaminadas a la optimización de espacios de resguardo de

los acervos judicial y administrativo atendiendo al ciclo vital del documento

(archivo de trámite, de concentración e histórico), así como facilitar su

localización y consulta.

7. Elaborar y ejecutar un programa anual de capacitación en materia archivística

para las personas involucradas en los procesos archivísticos de la SCJN.



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8. Implementar el Sistema de Gestión Documental Institucional en coordinación

con la Dirección General de Tecnologías de la Información.

9. Ejecutar el plan de digitalización para la documentación producida por los

órganos y áreas identificada para su preservación y explotación en medios

digitales, a fin de atender los requerimientos de los usuarios internos y

externos.

3.2 ESTRATEGIAS:

• Desarrollar oportuna y adecuadamente los procedimientos de organización,

conservación, administración y preservación de los expedientes y

documentos judiciales.

• Revisar la normativa que rige a los órganos y áreas que participan en dichos

procedimientos.

• Identificar los expedientes judiciales que han cumplido con su plazo de

resguardo.

• Llevar a cabo los procedimientos relacionados con la conservación,

desincorporación y baja de expedientes judiciales. 

• Publicar y difundir la normativa y actividades institucionales en materia

archivística.

• Elaborar, difundir y aplicar un Manual de Procedimientos específico para el

manejo de la correspondencia en los órganos y áreas.

• Desarrollar y difundir los instrumentos de control y consulta archivística.

• Ejecutar y supervisar las transferencias al archivo de concentración e

histórico de expedientes y documentos judiciales físicos y electrónicos

concluidos.

• Establecer planes específicos de trabajo con cada órgano y área pendiente

de regularizar su documentación en el archivo de concentración.

• Actualizar el mapa topográfico de los archivos de concentración e histórico.

• Organizar e impartir capacitación, reuniones de trabajo y asesorías en

materia de Archivo Administrativo a los órganos y áreas de la SCJN.

• Elaborar los planes, programas y políticas en materia de Archivo

Administrativo, para su efectiva aplicación.

• Digitalizar en coordinación con la Dirección General de Tecnologías de la

Información, la documentación que cubra con las especificaciones

requeridas para la conservación de documentos.



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4. PLANEACIÓN.

Este programa se encuentra encaminado a la mejora continua, mediante actividades

o acciones planeadas y programadas, para que la documentación sea valorada,

organizada y resguardada adecuadamente durante su ciclo de vida. La planeación

para la implementación del PADA, diferenciada en el subprograma de archivo

judicial y el subprograma de archivo administrativo, pretende documentar las

acciones para la consecución de los objetivos planteados, estableciendo requisitos,

alcances, entregables y actividades a seguir, haciendo uso de los recursos

materiales y humanos, plasmados en una ruta crítica en la que se establezcan los

tiempos de implementación.

De igual manera, resulta indispensable contar con un espacio que tenga las

condiciones necesarias para la conservación y resguardo de los acervos, tanto

judicial como administrativo, y que cuente con una infraestructura acorde con los

requerimientos de la institución.

4.1 SUBPROGRAMA DE ARCHIVO JUDICIAL DE LA SCJN.

4.1.1 Requisitos.

Para el desarrollo óptimo de las funciones archivísticas, se requiere la participación

de los distintos órganos y áreas de este Alto Tribunal y, más aún, de los

responsables del archivo de trámite relacionados con las actividades programadas

a lo largo del año. Además, se requiere contar con las instalaciones adecuadas y

personal calificado que permita realizar las labores de administración de sus

documentos de archivo.

4.1.2 Alcance.

Se estima valorar entre 19,040 y 39,520 expedientes judiciales de la serie de

amparo, atendiendo a lo establecido en el Anexo II del Acuerdo General Plenario

8/2019.

4.1.3 Entregables.

Los entregables varían en cada uno de los proyectos, conforme se mencionan en la

cédula correspondiente.

4.1.4 Actividades.

4.1.4.1 Valorar expedientes judiciales.



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La actual pandemia de covid-19, causada por el coronavirus SARS-CoV-2, plantea

numerosos retos y múltiples incertidumbres, motivo por el cual, con la finalidad de

proteger la salud y propiciar un entorno seguro que reduzca los riesgos asociados

a la enfermedad y prevenir su transmisión, se han planeado dos escenarios para

dar seguimiento en el año 2021 a la valoración de los expedientes judiciales:

Vía remota Vía remota y presencial

Valorar 19,040 expedientes judiciales

resguardados en el Archivo Central,

correspondientes a diversas subseries.

Valorar 39,520 expedientes judiciales

resguardados en el Archivo Central,

correspondientes a diversas subseries.

o Entregable

Vía remota Vía remota y presencial

Dictámenes de valoración documental

de 19,040 expedientes judiciales.

Dictámenes de valoración documental

de 39,520 expedientes judiciales.

4.1.4.2 Gestionar la baja documental y desincorporar expedientes

judiciales.

• Realizar las gestiones necesarias para la baja documental,

publicación en el DOF del material susceptible de baja documental,

desincorporación, donación.

o Entregables

▪ Inventarios de transferencia para baja documental.

▪ Publicación de los inventarios de transferencia para baja

documental en el DOF.

▪ Difusión en la página oficial de la SCJN.

▪ Publicación en un periódico de circulación nacional.

▪ Acuerdo de desincorporación.

▪ Comprobante de pesaje de CONALITEG.

▪ Acta administrativa de destrucción.

4.1.4.3 Habilitar espacios para la óptima conservación, resguardo y

seguridad del archivo judicial.

• Reubicar los acervos que sea necesario para su óptima

conservación y resguardo



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• Realizar la actualización del mapa topográfico del Archivo

Judicial derivado de la valoración de expedientes judiciales de

acuerdo a su destino final (conservación permanente, conservación

con datos sensibles y baja documental).

o Entregables

▪ Mapa topográfico actualizado.

4.1.4.4. Actualizar o elaborar los instrumentos de control y consulta

archivística.

• Actualizar los procedimientos de archivo judicial y los

instrumentos de control y consulta archivística.

o Entregables

▪ Cuadro general de clasificación archivística.

▪ Catálogo de disposición documental.

▪ Guía de archivos.

▪ Procedimientos en materia archivística judicial.

4.1.4.5 Realizar capacitación en materia archivística.

• Capacitar al personal interesado de la SCJN en relación con

el manejo y administración de los archivos judiciales. o Entregables

▪ Comunicaciones electrónicas de invitación. ▪ Contenido temático de los cursos de capacitación. ▪ Registros de asistencia a cursos.

4.1.5 Recursos materiales y tecnológicos.

En concordancia con el proyecto y sujeto a la disponibilidad presupuestal, se realizó

la solicitud de recursos en el Programa Anual de Necesidades 2021 (PANE) del

CDAACL.

4.1.6 Recursos Humanos.

El CDAACL cuenta con una plantilla de 20 personas para realizar las actividades de

prevaloración; 3 mandos medios (una dirección, una subdirección de área y una



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jefatura de departamento) y 17 operativos. Además, cuenta con 5 personas para

realizar los procedimientos de valoración para la conservación o baja documental

de los expedientes que hayan cumplido con sus plazos de resguardo y que carezcan

de valor documental conforme a la normativa aplicable; 1 mando medio y 4

operativos.

Por su parte, la Secretaría General de Acuerdos tiene destinados para cumplir con

lo establecido en el mencionado programa de valoración 9 plazas: 7 secretarios

auxiliares de acuerdos y 2 profesionales operativos.

Con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados en el presente PADA, se

deberá considerar la participación de los responsables de los archivos de los

órganos, programando una serie de acciones, a fin de continuar con el desarrollo

archivístico.

4.1.7 Tiempo de implementación y cronograma de actividades.

Se establece un calendario de actividades, que servirá como medida para el

cumplimiento de las actividades planteadas en este Plan.

Actividad Descripción

Plazos de cada actividad

Meses

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

Valorar expedientes judiciales.

Valorar expedientes judiciales resguardados en el Archivo Central, correspondientes a diversas subseries.

Gestionar las actividades para la baja documental y desincorporación de expedientes judiciales.

Realizar las gestiones para la baja documental, desincorporación, donación y publicación en el DOF del material susceptible a baja documental.

Actualizar el mapa topográfico

Realizar la actualización del mapa topográfico del Archivo judicial.

Actualizar o elaborar los instrumentos de control y consulta archivística.

Actualizar los

procedimientos de

archivo judicial y los

instrumentos de control

y consulta archivística.



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4.1.8 Recursos económicos.

La cuantificación de los costos para el cumplimiento del PADA está programada en

correlación con lo dispuesto en el PANE 2021.

4.2 SUBPROGRAMA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA SCJN.

4.2.1 Requisitos.

Para el cumplimiento de las funciones del archivo administrativo se contempla la

participación de algunas autoridades de este Alto Tribunal, así como de los

Responsables de los Archivos de Trámite (RAT’s) en las actividades proyectadas a

lo largo del año, las cuales, además de considerar programas de organización y

capacitación en gestión documental integral, consideran contar con personal

perfilado para eficientar las labores de administración de los acervos archivísticos.

Asimismo, adoptar medidas y procedimientos que garanticen la integridad,

autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, accesibilidad y confidencialidad de la

información y la seguridad de sus soportes, así como dar seguimiento al desarrollo

del Sistema de Gestión Documental Institucional.

4.2.2 Alcance.

Implementar la normatividad vigente relativa a la organización, conservación,

administración y preservación homogénea del archivo administrativo de la SCJN

que, entre otros, regula el funcionamiento de las instancias de correspondencia,

archivos de trámite y de concentración; la actualización y aplicación de los

instrumentos de control y consulta archivística de este Alto Tribunal; la ejecución

de un programa de capacitación en materia archivística para los servidores públicos

de la SCJN involucrados en los procesos archivísticos, así como colaborar en la

implementación del Sistema de Gestión Documental Institucional.

4.2.3 Entregables.

Los entregables varían en cada uno de los proyectos, mismos que se mencionan a

continuación.

Realizar capacitación en materia archivística.

Capacitar al personal interesado de la SCJN en relación con el manejo y administración de los archivos judiciales.



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4.2.4 Actividades.

4.2.4.1 Implementar la normativa en materia de archivo

administrativo.

• Difundir entre los órganos y áreas de la SCJN los instrumentos

normativos en materia de archivo administrativo.

• Emitir y aplicar la normativa secundaria y elaborar los formatos

necesarios para la implementación del Acuerdo General de

Administración en materia de archivo administrativo.

o Entregables

▪ Comunicación a los titulares de los órganos y áreas para la

difusión del instrumento normativo.

▪ Programa de capacitación en gestión documental y

administración de archivos.

▪ Guía práctica para la integración de expedientes

administrativos.

▪ Directorio actualizado de la designación de RAT’s.

▪ Plan de trabajo para la regularización de documentos y

expedientes que se encuentren en el archivo de concentración.

▪ Políticas de gestión documental electrónica.

▪ Programa de preservación digital.

▪ Manuales de procedimientos.

4.2.4.2 Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

• Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

o Entregables

▪ Cuadro General de Clasificación Archivística.

▪ Catálogo de Disposición Documental.

▪ Guía de Archivo Documental.

▪ Comunicación de remisión de los instrumentos de control

y consulta archivística al GIJ.

4.2.4.3 Habilitar espacios para la óptima conservación, resguardo y

seguridad del archivo administrativo de concentración.



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• Reubicar los acervos que sea necesario para su óptima

conservación y resguardo.

• Actualizar el mapa topográfico.

o Entregables

▪ Mapa topográfico actualizado.

4.2.4.4 Promover la capacitación en materia archivística.

• Impartir capacitación y asesorías a través de medios digitales a

los RAT’s y demás personal involucrado en los procesos

archivísticos de los órganos y áreas de la SCJN.

o Entregables

▪ Comunicación de invitación a capacitación.

▪ Contenido temático y material de apoyo de los cursos.

▪ Registro de participantes.

▪ Registro de asesorías.

▪ Minutas de trabajo de las sesiones de capacitación.

4.2.4.5 Llevar a cabo la baja documental y desincorporación.

• Llevar a cabo la baja documental y desincorporación de, al

menos, 300 metros lineales de información que ya cumplió con los

plazos de conservación y que no posee valores documentales.

o Entregables

▪ Solicitud para determinar la disposición documental.

▪ Inventario de baja documental.

▪ Dictamen de baja documental.

▪ Acuerdo administrativo de desincorporación.

▪ Acta administrativa de destrucción.

▪ Informe de trituración.

▪ Punto de acuerdo informativo para dar cuenta al Comité

de Gobierno y Administración.

4.2.4.6 Desarrollar un Sistema de Gestión Documental Institucional.

• Colaborar con la Dirección General de Tecnologías de la

Información en la elaboración e implementación del Sistema de



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Gestión Documental Institucional para la administración, registro y

control de los documentos y expedientes en cualquier soporte,

producidos y recibidos por los órganos y áreas de la SCJN a lo largo

del ciclo vital del documento.

o Entregables

▪ Solicitud de requerimiento.

▪ Formato de solicitud de requerimiento.


En concordancia con las actividades antes señaladas y sujeto a la disponibilidad

presupuestal, se tiene realizada la solicitud de recursos en el Programa Anual de

Necesidades 2021 (PANE).

4.2.6 Recursos Humanos.

Actualmente se cuenta con una plantilla de 22 personas, de las cuales ocho son

mandos medios (una subdirección general, una dirección de área, tres

subdirecciones de área y tres jefaturas de departamento), así como 14 operativos.


Se establece un calendario de actividades, que servirá como medida de

cumplimiento de las actividades planteadas en el PADA.



Meses

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

Implementar la normativa en materia de archivo administrativo.

Emitir y aplicar la normativa secundaria y elaborar los formatos necesarios para la implementación del Acuerdo General de Administración en materia de archivo administrativo.



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Difundir entre los órganos y áreas de la SCJN los instrumentos normativos en materia de archivo administrativo.

Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

Actualizar el mapa topográfico del archivo de concentración

Actualizar el mapa topográfico

Promover la capacitación en materia archivística.

Impartir capacitación y asesorías a través de medios digitales a los RAT’s y demás personal involucrado en los procesos archivísticos de los órganos y áreas de la SCJN.

Llevar acabo la baja documental y desincorporación.

Llevar a cabo la baja documental y desincorporación, de al menos, 300 metros lineales de información que ya cumplió con los plazos de conservación y que no posee valores secundarios.

Desarrollar un Sistema de Gestión Documental Institucional.

Colaborar con la DGTI en la elaboración e implementación del Sistema de Gestión Documental Institucional para la administración, registro y control de los documentos y expedientes en cualquier soporte, producidos y recibidos por los órganos y áreas de la SCJN a lo largo del



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4.2.8 Recursos económicos.

La cuantificación de los costos para el cumplimiento del Programa Anual de

Desarrollo Archivístico 2021 PADA, está programada en concordancia con lo

establecido en el Programa Anual de Necesidades (PANE) 2021.

4.3 DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL.

4.3.1 Requisitos.

Contar con un servicio de procesamiento y digitalización documental alineado a la

normativa archivística desde su procesamiento hasta su consulta y preservación,

infraestructura y herramientas tecnológicas para la administración, consulta y

preservación de los documentos digitalizados, así como estrecha coordinación

entre el CDAACL y la DGTI.

4.3.2 Alcance.

En el 2021 digitalizar en el orden de 6,462,000 (seis millones cuatrocientos sesenta

y dos mil) fojas de expedientes administrativos y/o expedientes o documentos

judiciales.

4.3.3 Entregables.

Los entregables incluyen informes periódicos de avance, incidencias y validación

del servicio, archivos digitalizados.

4.3.4 Actividades.

Convertir la información contenida en documentos de papel a archivos digitales,

así como la captura de metadatos de cada expediente, a fin de que dicha

información pueda ser explotada posteriormente por usuarios internos y público

en general, mediante un servicio de transformación digital.


En concordancia con el proyecto “Servicio de procesamiento y digitalización

documental” y sujeto a la disponibilidad presupuestal, se realizó la solicitud de

recursos en los PANE de la DGTI.

ciclo vital del documento.



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4.3.6 Recursos humanos.

Se cuenta con la disponibilidad de 10 personas; no obstante, de acuerdo con las

necesidades se podrá incrementar dicho número.


El proyecto “Servicio de procesamiento y digitalización documental” tiene una

vigencia de 26 meses, por lo que sólo se consideran los 12 meses del 2021 en el

presente programa.

4.3.8 Recursos Económicos.

La cuantificación de los costos para el cumplimiento del PADA 2021 está

programada en concordancia con lo establecido en el Programa Anual de

Necesidades (PANE) 2021.

5. ADMINISTRACIÓN DEL PADA

Elaborar y presentar el PADA 2021 al GIJ, de conformidad con la normativa vigente,

el cual deberá ser publicado en la página oficial de la SCJN, al igual que sus

respectivos informes de cumplimiento.



Meses

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

Procesamiento y digitalización documental.

Convertir la información contenida en documentos de papel a archivos digitales, así como la captura de metadatos de cada expediente, a fin de que dicha información pueda ser explotada posteriormente por usuarios internos y público en general, mediante un servicio de transformación digital



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5.1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES.

5.1.1 Esquema de distribución de las comunicaciones.

El CDAACL, como área técnica especializada, llevará a cabo la comunicación entre

los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico, tanto en

materia administrativa como judicial, para realizar las actividades establecidas en

el presente programa.

5.1.2 Reporte de Avances.

Los órganos y áreas responsables de cumplir con los objetivos establecidos en el

PADA 2021, enviarán los reportes de control al titular del CDAACL, informando los

avances de las actividades y, en su caso, la detección de desviaciones en las

actividades planificadas que requieran ser atendidas. Con ello se elaborarán los

informes correspondientes, de conformidad con las siguientes fechas:

Informe de seguimiento de avances

Fecha

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Valoración de expedientes judiciales.

x x x x x x

Baja documental y desincorporación de expedientes judiciales y administrativos.

x x

Actualización de los instrumentos de control y consulta archivística.

x x x x

Implementar la normativa en materia de archivo administrativo.

x x x x x

5.1.3 Control de Cambios.

Como parte de la administración del PADA, se llevará a cabo una etapa de control

de cambios en el mes de agosto, con el objeto de revisar los avances reportados en

los primeros 180 días, evaluar los resultados obtenidos y definir, en su caso, la

necesidad de realizar ajustes en el alcance del programa, los cronogramas de

trabajo y en los recursos humanos, materiales y tecnológicos de cada una de las

áreas, a fin de cumplir con los objetivos comprometidos en el presente Programa.



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Este apartado tiene especial relevancia para el cumplimiento del PADA 2021, pues

en tanto continúe la situación sanitaria provocada por la pandemia SARS-CoV2

(COVID-19) en México, la adaptación de las actividades previstas en este programa

a la realidad del año 2021 podrá implicar un cambio en el alcance previsto.

5.2 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS.

5.2.1 Subprograma de Gestión de Riesgos del Archivo Judicial y Administrativo

de la SCJN.

5.2.1.1 Identificación, análisis y control de riesgos.



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Identificación de riesgos Análisis del riesgo Control de riesgo

Descripción Nivel de decisión

Clasificación Consecuencias del riesgo

Grado de impacto

Probabilidad de ocurrencia

Control Descripción del control

Factores Internos

Incidencias que surjan en la herramienta tecnológica del SACEJ/CAEJ

Operativo Informático

Posible impacto en el tiempo destinado para valorar un expediente

Moderado Remota Correctivo

Actualizar la información contenida en el SACEJ/CAEJ

Falta de control documental y de identificación de información por

parte de los órganos y áreas

de la SCJN. (explosión

documental).

Directivo Administrativo

Falta de inventarios. Desconocimiento de la información sustantiva de cada área. Resguardo de información que no corresponde a sus atribuciones. Falta de espacios disponibles. Saturación de documentación sin valor

Alto Probabilidad

media Correctivo

Hacer planes de trabajo conjunto para abatir el rezago, separando e identificando la documentación que ya es sujeta a baja o que no posee valores. Promover la valoración para realizar bajas documentales y desincorporaciones.

Criterios heterogéneos al interior de SCJN respecto de los

procesos archivísticos y clasificación.

Operativo Administrativo

Personal con criterios diversos en la catalogación de los expedientes

Moderado Probabilidad

media Preventivo

Aplicación de la normativa vigente. Capacitar y asesorar en gestión documental y administración de archivos. Implementar los instrumentos de control y consulta, así como los formatos oficiales para el procesamiento de expedientes. Dar seguimiento a las actividades de organización documental de los órganos y áreas.

Imposibilidad para realizar búsquedas de información

ágiles.


Incumplimiento de requerimientos de información.

Moderado Probabilidad

media Preventivo

Promover la identificación de documentación atribuible a las funciones sustantivas de cada área, a través de inventarios generales.



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Identificar la documentación susceptible de digitalización.

Incumplimiento de la cuota

mínima de fojas a entregar.


Que los diversos órganos y áreas de la SCJN no cuenten semanalmente con la cantidad mínima de expedientes en papel para digitalizar.

Alto Probabilidad

media Preventivo

Seguimiento a los compromisos con los diversos órganos y áreas de la SCJN, en los términos establecidos en los “Criterios para la entrega-recepción de documentación de las áreas generadoras al CDAACL para su digitalización”, tanto para el archivo administrativo, como el judicial.

Incumplimiento en cuanto al

espacio asignado para llevar acabo las actividades de procesamiento y

digitalización

Operativo Administrativo

Que los diversos órganos y áreas de la SCJN no cuenten con el espacio requerido para digitalizar.

Alto Probabilidad

media Preventivo

Seguimiento a los compromisos con los diversos órganos y áreas de la SCJN para garantizar que se cuente con un área asignada para llevar a cabo las actividades de digitalización, tanto para el archivo administrativo, como el judicial

Factores Externos

Pandemia Directivo Enfermedad epidémica

Posible retraso y/o suspensión del Programa

Alto

Probabilidad Alta

Preventivo - Organizar el trabajo a distancia.

- Mover personal entre áreas para atender temas prioritarios y

urgentes. - Limitar la

atención en los módulos de atención al

público. - Solicitar a la

Dirección General de Recursos Humanos

personal de otras áreas.

- Reducir los alcances del

programa como parte del control

de cambios



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previsto en agosto

Recalendarizar actividades.

Sinestro (Terremoto,

incendio, inundación, otro)

Directivo Desastre natural

Posible suspensión del

Programa

Moderado Remota Correctivo Aplicar medidas correctivas

posteriores al evento.

Problemas de transporte

documental Operativo Servicios

Posible retraso en la entrega

de la documentación

para valorar

Moderado Remota Preventivo Mantener

material en Edificio Sede

Problemas de logística con CONALITEG

Operativo Servicios

Retraso para realizar la

desincorporación y donación del papel en

desuso

Moderado Remota Correctivo

Realizar las gestiones

necesarias con CONALITEG para continuar con la destrucción de la documentación

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO · Para los efectos de este Programa Anual de Desarrollo...

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