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Estructura organizacional
Las organizaciones sean productoras de bienes materiales
como prestadoras de servicios como luz, telfono o
educacin, son sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya
razn de ser es la de satisfacer las necesidades de una
sociedad. Toda organizacin se basa en relaciones de trabajo
(que implican orden, armona, equilibrio), para producir
bienes o servicios. Est constituida por recursos humanos
(personas); recursos materiales (infraestructura, equipos y
mobiliario) y recursos financieros (capital), que le permite
funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de
la comunidad donde se encuentra ubicada. Tambin es
necesario tener en cuenta que desarrolla una serie de
procesos administrativos, tecnolgicos y humanos que le
permiten transformar los insumos en productos o servicios.
Misin, visin, objetivos y metas
Cuando abordamos el estudio de una organizacin -empresa o
ente-, debemos partir de algunos enunciados fundamentales que
orientan su accin presente y futura. Se trata de nociones
tericas, bastante difciles de observar, pero fundamentales
para la comprensin del ente estudiado: la misin, visin,
objetivos y metas. Estos son componentes relevantes de la
planificacin organizacional y de la estrategia general de la
organizacin para alcanzar sus objetivos, tomando en cuenta el
entorno o contexto y las caractersticas internas de la misma
empresa.
Conociendo la estrategia/planificacin de una organizacin o
empresa, podemos conocer mejor su naturaleza y orientacin.
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La Misin
La Misin es la definicin de la empresa en el momento presente,
es su propsito general, la razn de ser como organizacin.
Contiene la identificacin de sus competencias (producto, mercado
y alcance geogrfico). Responde a la pregunta qu se supone que
hace la organizacin? Podra considerarse tambin que la misin
enuncia a que clientes sirve, que servicios se prestan, que
necesidades satisface y qu tipos de productos ofrece.
Por su parte, una declaracin de misin indica, en trminos
generales, los lmites de las actividades de la organizacin. La
misin de la empresa sirve como fundamento para todas las
decisiones importantes que toma el equipo gerencial.
Para definir la Misin se debern tener en cuenta los
siguientes grandes elementos:
Nuestro concepto como empresa.
Nuestra naturaleza.
Nuestra razn de existir.
Nuestros clientes potenciales.
El objetivo de la Misin es orientar y optimizar la capacidad de
respuesta de la Organizacin ante las oportunidades del entorno, por
lo que tambin se deben considerar los siguientes aspectos:
Estrategia
Propsito
Valores
La estrategia seala la direccin en la que debe desplazarse la
institucin o empresa, su fuerza motriz y otros factores que
ayudarn a determinar qu productos y servicios futuros deben
tenerse y qu mercados muestran mayores potenciales. Los propsitos
y valores de la organizacin tienen como finalidad generar un
compromiso compartido dentro de la cultura organizacional.
Nuestros principios y valores.
Polticas normas.
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Por otra parte, las polticas y normas sirven para definir los
conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad,
entre otros, los cuales configuran, conjuntamente con el
liderazgo y posicionamiento, los factores clave del xito que
determina el cumplimiento de la imagen objetivo. Denominado este
para otorgar una medicin, cuantificable de la misin y la
visin, dentro de una variable temporal.
A partir de estos conceptos podemos formular la siguiente
definicin:
La misin es el propsito general o razn de ser de la empresa u organizacin que
enuncia a qu clientes sirve, qu necesidades satisface, qu tipos de productos
ofrece y en general, cules son los lmites de sus actividades; por tanto, es aquello
que todos los que componen la empresa u organizacin se sienten motivados a
realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visin de la empresa; esta
misin se transforma en el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo
deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona
unidad, sentido de direccin y gua en la toma de decisiones estratgicas.
La misin inspira y motiva a todo aquel que tenga un
profundo inters en el futuro de la institucin o empresa.
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La imagen objetivo
Se entiende por imagen objetivo la determinacin de estados
positivos y deseados que la organizacin aspira a alcanzar a
partir de una situacin negativa o problemtica especfica. En tal
sentido, tiene que ser compatible con el escenario ms probable, o
aspirar a lo ms deseable, al mismo tiempo debe ser congruente con
la Visin y Misin del ente.
La gestin de la imagen y la reputacin de una organizacin se
realizan a travs de la comunicacin estratgica. El nuevo
paradigma de la comunicacin implica asumir diferentes formas, a
las tradicionales de la administracin, para comunicarse con los
actores internos y externos.
La comunicacin se constituye as en el eje estratgico de las
organizaciones, ya que no existe transaccin sin comunicacin.
Gerenciar la reputacin de una organizacin implica tanto la
coordinacin del capital fsico como del capital social y emocional,
para lo cual todos los miembros de la organizacin son responsables
a travs del manejo eficiente de sus comunicaciones internas y
externas, formales e informales. Las estrategias de comunicacin
estn directamente ligadas al plan de negocio de la organizacin.
Toda organizacin debe llevar a cabo una poltica proactiva de
comunicacin, porque es a partir de eso que se construye el
prestigio o reputacin de una marca, empresa, producto, servicio,
negocio o persona.
La buena o mala imagen que el pblico o cliente tenga de una
organizacin depende en gran medida a la correcta difusin que se
haga de ella a travs de los medios de comunicacin y de la imagen
que sus clientes internos y externos transmitan. Un comentario
positivo de un medio de comunicacin, o de un cliente satisfecho,
goza de ms credibilidad que un aviso publicitario.
La imagen corporativa es la totalidad de ideas o situaciones sobre
la reputacin de una empresa. Constituye un fenmeno de opinin
pblica, producto de la apreciacin que la gente tiene acerca de
una organizacin y de la informacin que fue acumulando a travs
del tiempo. Es por tanto, el resultado de todas aquellas
experiencias, impresiones, creencias y sentimientos que poseen las
personas sobre una empresa u organizacin.
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En un mercado tan competitivo y cambiante, la imagen corporativa
es un elemento definitivo de diferenciacin y posicionamiento.
As como las empresas deben adecuarse a los cambios con una
velocidad y profundidad, jams vista, de igual manera deber
adecuar su imagen, para transmitir dichos cambios.
Sin embargo, no habr que confundir imagen corporativa con identidad
corporativa ya que, sta ltima est conformada por aquellos rasgos
invariantes de la cultura organizacional que a travs de su
historia, filosofa, propsitos y resultados se han vuelto
significativos para su gente. Surge as del diagnstico de los
atributos esenciales de la organizacin, de sus valores y supuestos
entre "lo que es" y "lo que se propone ser". Una eficiente gestin
de la identidad de una organizacin supone el establecimiento de
normas de conducta y actuacin para todos y cada uno de sus
miembros. Se expresa tambin a travs de una tica comn, un estilo
de comunicacin con sus clientes, as como tambin de un mismo
sentimiento sobre la historia y tradiciones de la empresa, que se
traduce en un compromiso y una visin compartida en torno a la
calidad del producto/servicio y lo que cada quien aporta en su
sentido de totalidad.
Si esto se asimila de manera consciente, podemos hablar de cultura
organizacional como un conjunto de valores intrnsecos que ayudan a
las personas a identificar cuales acciones son aceptables y
cules otras no.
El proceso de formulacin de una estrategia implica, por una parte la
exploracin ambiental, identificando las situaciones y tendencias
complejas que se deben afrontar, la exploracin organizacional, en
tanto que estado presente de la empresa y, la exploracin de las
oportunidades, investigacin y examen creativo de las
posibilidades que hay que considerar al ubicar el xito de una
organizacin dentro de un contexto especfico. De acuerdo a estas
premisas, la construccin del modelo estratgico del xito, pasa a
serla base para el desarrollo de la organizacin.
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Se consideran oportunidades, las situaciones o circunstancias del
mercado, entorno sectorial, macroeconmico u otro, que puedan
favorecer de manera significativa el desarrollo de la
organizacin. Son amenazas aquellas situaciones que afectan
negativamente el desarrollo de la organizacin.
Para esta adaptabilidad constante debemos utilizar el legado de
Von Bertalanffy, Ludwing, con su Teora general de los Sistemas, obteniendo
esta nueva ptica sistmica la observacin del todo.
El cambio de enfoque, al que le invita el pensamiento sistmico,
implica salir del supuesto segn el cual las personas son seres
que se limitan a reaccionar con impotencia para asumirlas como
partcipes activos en la modelacin de la realidad. "En vez de
reaccionar ante el presente se crea el futuro". En las
organizaciones, el pronstico, la planificacin y los mtodos
analticos convencionales, no estn equipados suficientemente para
afrontar la complejidad dinmica, de modo tal que, para comprender
las situaciones empresariales ser necesario observar la
complejidad dinmica y no la complejidad en los detalles.
La prctica del pensamiento sistmico comienza con la comprensin de un concepto simple denominado feed-back o retroalimentacin, que
muestra cmo los actos pueden reforzarse o contrarrestarse
(equilibrarse) entre si. Se trata de reconocer tipos de estructuras
recurrentes. Patrones de conducta. Sistemas de creencias. Supuestos
que actan en nuestras motivaciones
La Visin:
La Visin es la ubicacin de la organizacin en escenarios futuros. Es
ms que un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en
el tiempo. Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a
los miembros de la organizacin a convertirlo en realidad.
Es la idealizacin del futuro de la empresa, el camino al cual se
dirige a largo plazo que sirve de rumbo y aliciente para orientar
las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de
competitividad.
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El simple hecho de establecer con claridad lo que est haciendo
el da de hoy no dice nada del futuro de la compaa, ni
incorpora el sentido de un cambio necesario y de una direccin
a largo plazo. Hay un imperativo en toda organizacin que es el
de considerar cmo deber evolucionar. Cuando hay claridad
conceptual acerca de lo que se quiere construir a futuro, se
puede enfocar la capacidad de direccin y ejecucin hacia su
logro de manera constante. Por consiguiente, los
administradores estn obligados a pensar estratgicamente y
hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia
dnde quieren llevar a la compaa y desarrollar una visin de
la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.
En suma una visin puede definirse como una exposicin clara
que indica hacia dnde se dirige la empresa a largo plazo y en
qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las
nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas
condiciones del mercado, etc., es un proceso intelectual
mediante el cual un actor determinado, en su carcter de sujeto
protagonista de actividades estratgicas, formula o representa
un futuro posible. Metafricamente, la visin estratgica es
una suerte de proyeccin del presente hacia el futuro o una
reflexin del futuro en el presente. La visin estratgica
tiene como finalidad describir supuestos escenarios
estratgicos futuros, en correspondencia con los intereses y
objetivos de la empresa, con el propsito de obtener elementos
de juicio para determinar las previsiones necesarias para
alcanzarlos mediante el resguardo de su libertad de accin.
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Caractersticas:
Integradora: debe reflejar las expectativas de todos los integrantes
de la organizacin. Requiere la accin de liderazgo y permanente
apoyo de toda la organizacin. Amplia: debe ser extensa en funcin
del campo de visualizacin del futuro (largo plazo).
Realizable: debe ser una aspiracin posible y medible. No puede ser
un sueo intil e incalculable. Debe ser un esfuerzo de equipo
basado en la experiencia y conocimiento del quehacer organizacional.
Activa: debe incluir y promover la accin. No debe ser lrica.
Realista: debe sustentarse en el manejo de la informacin fidedigna
y tener en cuenta el entorno, la tecnologa, cultura organizacional,
recursos y competencia.
Alentadora: debe ser positiva, incentivadora, inspiradora,
impulsadora y motivadora hacia la accin, direccin y xito
institucional.
Dimensin en el tiempo: debe formularse definiendo explcitamente el
horizonte de tiempo que alcanza la visualizacin.
Consistente: debe ser coherente con los principios organizacionales
y sus reales posibilidades.
Difundida: debe ser conocida y comprendida por todos los integrantes
de la organizacin; as como por su pblico externo y grupos de
referencia.
Flexible: debe estar dispuesta a enfrentar retos y ser posible de
ajustarse a las exigencias y dinmica del cambio.
Lenguaje Sencillo: debe redactarse en un lenguaje sencillo,
ennoblecedor, grfico y metafrico. Responsabilidad: debe ser
formulada por los lderes, proyectando los sueos, esperanzas e
incorporando valores e intereses comunes de todos los miembros de la
organizacin.
Si bien construir la Visin es una tarea compleja y de responsabilidad de los lderes de la organizacin, para que pueda
hacerse realidad es necesario comunicarla y transformarla en una
visin compartida, de esta manera se podr construir un fuerte
sentimiento de identificacin y compromiso en el corazn de la gente,
de manera que el camino hacia el futuro lo puedan realizar todos,
aportando y desarrollando potencial. En una organizacin no es
suficiente que el director general tenga una buena idea del futuro y
la determinacin de verlo realizado, sino que es necesario que, la
manifestacin de esa idea en accin sea un objetivo de todos. De all
la necesidad de pensar en forma de expresarlo y otorgarle significado
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Los objetivos:
La palabra objetivo remite a una situacin deseada o imagen que la
empresa u organizacin intenta lograr en el futuro. Al alcanzar el
objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y
actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca
otro para ser alcanzado. Algunas definiciones de la palabra
objetivos:
La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa
"a donde se dirigen nuestras acciones"
Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a
ser alcanzados en un periodo determinado.
Los objetivos son los fines hacia los cuales est
encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales
de la planeacin.
Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de
un administrativo, bien sea que se establezca en trminos
generales o especficos.
Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben
estar en funcin de la estrategia que se elija.
Los objetivos son una obligacin que se impone una empresa
porque es necesaria, esencial para su existencia.
Los objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:
Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal
forma que no revista ninguna duda en aquellos que son
responsables de participaren su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente
flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo
requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para
aprovechar las condiciones del entorno.
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Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un
horizonte de tiempo para poder determinar con precisin y
objetividad su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que
ste debe servir a la empresa. Los objetivos por reas
funcionales deben ser coherentes entre s, es decir no deben
contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se
constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas
responsables de su cumplimiento.
Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin.
Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa.
Establecimiento de objetivos
El establecimiento de objetivos, tiene que ver con el planeamiento
estratgico e implica seguir una metodologa lgica que contemple
algunos aspectos importantes para que renan algunas de las
caractersticas sealadas. Es necesario establecer escalas de
prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de
acuerdo a su importancia o urgencia. Tambin es necesario la
identificacin de estndares de medida que permitan definir en forma
detallada lo que el objetivo desea lograr, en qu tiempo y si es
posible, a que costo. Los estndares constituirn medidas de
control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen
cumplindose y si es necesario modificarlos o no. Por ltimo los
objetivos de una organizacin deben ser coherentes con la Misin y
Visin establecida para la misma. Tipos de objetivos Segn el
alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o
largo plazo, el tctico o mediano plazo, y el operacional o corto
plazo Objetivos de largo Plazo: estn basados en las
especificaciones generales, son notablemente ms especulativos para
los aos distantes que para el futuro inmediato. Son llamados
tambin los objetivos estratgicos en una empresa. Estos objetivos
se hacen en un periodo de cinco aos y mnimo tres aos. Sirven para
definir el futuro del negocio.
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Los objetivos generales de una empresa, pueden ser:
Consolidacin del patrimonio.
Mejoramiento de la tecnologa de punta.
Crecimiento sostenido.
Reduccin de la cartera en mora.
Integracin con los socios y la sociedad
Capacitacin y mejoramiento del personal
Claridad en los conceptos de cules son las reas que
componen la empresa.
Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.
Objetivos de mediano plazo: son los objetivos tcticos de la
empresa y se establecen en funcin al objetivo general de la
organizacin. Son los objetivos formales de la empresa y se fijan
por reas para ayudar a sta a lograr su propsito. Objetivos de
corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en un periodo
menor a un ao, tambin son llamados objetivos individuales u
objetivos operacionales de la empresa; son los objetivos que cada
empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa.
As, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al
logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario
establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para
combinarlos dentro de un plan maestro que deber ser revisado en
trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.
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Importancia de los objetivos organizacionales
Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems
miembros de la organizacin importantes parmetros para la en reas
como:
1. Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la
responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la
operacin diaria y en la existencia de la organizacin y del personal
de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos
organizacionales, saben en qu direccin deben apuntar. Su
responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven
a la empresa hacia el logro de sus objetivos.
2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la
ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano
y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la
organizacin cuando sea posible. La eficiencia se define en trminos de
la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa
invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda
mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una
clara comprensin de los objetivos organizacionales. Slo entonces los
gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su disposicin tan
eficientemente como les es posible.
3. Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una
organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si
los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma
de decisiones de calidad y la planeacin efectiva.
4. Gua para la evaluacin del desempeo: el desempeo de todo el
personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad
individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los
objetivos organizacionales son los parmetros o criterios que deben
utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan
ms al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser
considerados como los miembros ms productivos de ella. Las
recomendaciones especficas para aumentar la productividad deben
incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para
contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus
objetivos.
Links Misin, Visin
http://www.youtube.com/watch?v=d-IqjXIgyJg&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=6H1kr6wD-e0&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=2JLLfZm9eFo&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=I6cCXITFfn8