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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo
Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera
Proceso: AP-01.1 Soporte Administrativo
Subproceso: AP-01.1.2 Administración de Bienes
Procedimiento: AP-01.1.2.02 Receptar e ingresar bienes al inventario
Dueño del Procedimiento: Especialista en Administración de Bienes 3
Versión: 03 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Elaborado por:
Nombre Cargo Área Firma
Ing. Marcos Lavayen Técnico en Gestión Dirección Nacional de Organización y
Métodos
Revisado por:
Nombre Cargo Área Firma
Ing. Jaime Miranda Director Nacional Dirección Nacional
Administrativa
Cpa. Tania Bastidas Especialista en
Administración de Bienes 3
Dirección Nacional Administrativa
Ing. Jessica Ramírez Directora Nacional Dirección Nacional de Organización y
Métodos
Aprobado por:
Nombre Cargo Firma
Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías, Valores y
Seguros
RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO
CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Sección y/o
página Descripción de la modificación
Fecha de la
Modificación
02
1-16
Manuales actualizados según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2013
07/01/2014
03
1-26
Manuales actualizados por reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público
19/04/2018
RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO
CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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ÍNDICE
OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
NORMATIVA ................................................................................................................4
GLOSARIO ...................................................................................................................5
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9
PROCEDIMIENTO ..................................................................................................... 10
FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 16
FORMULARIOS ......................................................................................................... 24
RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO
CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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OBJETO
Describir el procedimiento para la recepción de bienes adquiridos por la Institución y su ingreso en el sistema respectivo.
ALCANCE
El procedimiento inicia con la recepción del bien y culmina con la codificación del mismo. Incluye la verificación de los bienes y la suscripción del acta de entrega - recepción.
NORMATIVA
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado publicado en Registro Oficial No.78, del 01 de diciembre de 2009.
Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público. publicado en Registro Oficial suplemento No.150, del 29 de diciembre de 2017.
Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. publicado en Registro Oficial suplemento No.755, del 16 de mayo de 2016.
Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías.
Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías.
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GLOSARIO
Acta de Entrega - Recepción.- Participación de dos o más servidores o personas jurídicas en la entrega recepción de bienes. Habrá lugar para los casos de compra, venta, permuta, transferencia y cuando el servidor encargado sea remplazado por otro.
Administrador del Contrato.- Es la persona encargada de velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato.
Bienes de Control Administrativo.- Son bienes no consumibles de propiedad de la entidad u organismo, tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados en las actividades de la entidad. La clasificación de los bienes se realizará de acuerdo a la funcionalidad dependiendo de la naturaleza y misión institucional. Estos bienes no serán sujetos a depreciación ni revalorización. La responsabilidad en el uso de estos bienes corresponderá al Usuario Final al cual le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones.
Bienes de Propiedad, Planta y Equipo.- Son aquellos destinados a las actividades de administración, producción, suministro de bienes, servicios y arrendamiento. Dentro de los mencionados se incluirán aquellos bienes de Infraestructura; Patrimonio Histórico Artístico-Cultural; Biológicos; e Intangibles. Los mismos serán reconocidos como tal, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
o Ser destinados para uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;
o Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal; o Generar beneficios económicos o potencial de servicio público; adicionales a los
que se darían si no se los hubiera adquirido; o Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión institucional o Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las finanzas
públicas para este tipo de bienes.
CUR.- Comprobante Único de Registro.
e-SByE.- Sistema de Bienes y Existencias del Sector Público.
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Identificación.- Todos los bienes, a excepción de los inventarios, llevarán impreso un código colocado en una parte visible del bien, permitiendo su fácil identificación y control, de conformidad a la numeración que produzca la herramienta informática administrada por el órgano rector de las finanzas públicas, de forma automática. En los bienes intangibles, terrenos y edificaciones el código será colocado en los títulos de propiedad o en otro documento que acredite la propiedad del bien. La identificación de los bienes e inventarios, incluirá la peligrosidad, caducidad y/o requerimiento de manejo especial en su uso.
Inventario.- Control de bienes que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén, por medio de un registro detallado donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas.
Materiales o Suministros- Son activos identificados como materiales o suministros consumibles durante el proceso de producción, en la prestación de servicios o conservados para la venta o distribución, en el curso ordinario de las operaciones. Para ser considerados inventarios deberán tener las siguientes características: o Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año o Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación de
servicios y ser susceptibles de ser almacenados.
Proveedor o Contratista.- Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el Registro Único de Proveedores (RUP), de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.
Sistema de Bienes de Consumo Interno.- Es el Sistema que controla los bienes de consumo interno (existencias, materiales de oficina, etc).
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CARACTERIZACIÓN
TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 19/04/2018 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 03
PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Ing. Marcos Lavayen
SUBPROCESO: Administración de Bienes APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Receptar e ingresar bienes al inventario
CONTROLES
INDICADORES:
- Ingreso de bienes: Número de bienes
registrados en el sistema / Número de bienes recibidos
ENTRADAS
- Bien adquirido por la Institución
- Suministro adquirido por la Institución
RECEPTAR E
INGRESAR BIENES AL
INVENTARIO
SALIDAS
- Nota de Ingreso - Acta Entrega –
Recepción eSByE
PROVEEDORES
- Proveedores
del bien
CLIENTES
- Especialista en Administración
de Bienes 3 o
quien haga sus veces
- Especialista
Financiero 3
TECNOLÓGICOS: - Sistema de Bienes de Consumo Interno
- eSByE
HUMANOS: - Administrador del Contrato
- Especialista en Administración de Bienes 3 - Especialista en Administración de Bienes 1-2
- Especialista en Adquisiciones 1-2
- Especialista Financiero 3
- Contratista
RECURSOS
NORMATIVA: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado.
Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.
Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.
Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías.
Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías.
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RESPONSABILIDADES
ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Coordinar recepción del bien.
Recibir el bien, revisar su estado y verificar características técnicas y cantidades.
Suscribir Acta Entrega – Recepción1.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
Registrar suministros en el Sistema de Bienes de Consumo Interno.
Registrar bienes de propiedad, planta y equipo y de control administrativo en el sistema e-SByE.
Ingresar el bien o suministro a bodega.
Suscribir el Acta de Entrega – Recepción de bienes2.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1 – 2 O QUIEN HAGA SUS VECES
Generar el Acta de Entrega – Recepción y Nota de Ingreso3.
Subir Acta firmada por el Contratista al sistema e-SByE. .
Archivar Acta firmada por el Contratista.
ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
Notificar al proveedor adjudicado.
ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
Aprobar Acta de Entrega – Recepción.
Registrar IVA.
Archivar documentación.
CONTRATISTA
Firmar Acta de Entrega – Recepción.
1 Se refiera al Acta de Entrega-Recepción establecida por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública. 2 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.
3 Acta de Entrega-Recepción generada por el sistema e-SByE.
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PROCEDIMIENTO
PARA EL CASO DE BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y CONTROL ADMINISTRATIVO ADQUIRIDOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATO:
ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
1. Coordina con el Contratista y el Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus veces, la recepción del bien y suscribe el Acta de Entrega – Recepción4
.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
2. Recibe el bien y revisa, junto al Administrador de Contrato y el Contratista, que su estado, cantidad y características técnicas estén de acuerdo al objeto del contrato y la documentación soporte: 2.1. En caso de bien no conforme a especificaciones del contrato: No recepta
el bien y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
2.2. En caso de bien conforme a especificaciones del contrato: Recibe impreso CUR Compromiso y documentación soporte del Especialista Financiero 3.
3. Remite CUR de Compromiso y documentación soporte al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
4. Registra los bienes de propiedad, planta y equipo y de control administrativo en el sistema e-SByE.
5. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega - Recepción en estado Registrado al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
6. Registra IVA del Acta de Entrega – Recepción en el sistema e-SByE. 7. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega – Recepción al
Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
4 Se refiera al Acta de Entrega-Recepción establecida por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública.
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VERSIÓN: 03
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ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
8. Descarga Acta de Entrega – Recepción desde el sistema e-SByE, y solicita la firma al Contratista5.
CONTRATISTA
9. Firma Acta de Entrega – Recepción.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
10. Carga el Acta firmada por el Contratista al sistema e-SByE, quedando en estado Legalizado.
11. Archiva Acta firmada por el Contratista.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5 El Contratista deberá ser notificado con anticipación para que se acerque a la firma del Acta Entrega Recepción.
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CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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PARA EL CASO DE MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATO
ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
12. Coordina con el Contratista y el Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus veces, la recepción del suministro y suscribe el Acta de Entrega - Recepción6.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
13. Recibe el suministro y revisa, junto al Administrador de Contrato y Contratista, que su estado, cantidad y características técnicas estén de acuerdo al objeto del contrato y la documentación soporte: 13.1. En caso de suministro no conforme a características técnicas y
cantidades: No recepta el suministro y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
13.2. En caso de suministro conforme a características técnicas y cantidades: Recibe impreso CUR Devengado y documentación soporte del Especialista Financiero 3.
14. Remite CUR Devengado y documentación soporte al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
15. Registra el suministro en el Sistema de bienes de Consumo Interno. 16. Genera e imprime la Nota de Ingreso del Sistema de Bienes de Consumo Interno 17. Remite junto a documentación soporte al Especialista Financiero 3 o quien haga
sus veces.
ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
18. Archiva la documentación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6 Se refiera al Acta de Entrega-Recepción establecida por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública.
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CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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PARA EL CASO DE BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO ADQUIRIDOS SIN LA MODALIDAD DE CONTRATO:
ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
19. Notifica la nota de pedido vía e-mail al proveedor adjudicado y al Especialista en Administración de bienes 3.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
20. Recibe y revisa el estado del bien y verifica que las características técnicas y cantidades sean las requeridas: 20.1. En caso bien no conforme a características técnicas y cantidades: No
recepta el bien y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
20.2. En caso bien conforme a características técnicas y cantidades: Suscribe el Acta de Entrega – Recepción7.
21. Ingresa el bien a bodega. 22. Recibe impreso CUR Compromiso y documentación soporte del Especialista
Financiero 3. 23. Remite CUR Compromiso y documentación soporte al Especialista en
Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
24. Registra los bienes de propiedad, planta y equipos y de control administrativo en el sistema e-SByE.
25. Genera y envía mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega - Recepción en estado Registrado al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
26. Registra IVA del Acta de Entrega – Recepción en el sistema e-SByE. 27. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega – Recepción al
Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
28. Descarga Acta de Entrega – Recepción desde el sistema e-SByE y solicita firma al Proveedor.
7 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.
RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO
CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
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PROVEEDOR
29. Firma Acta de Entrega – Recepción.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
30. Carga el Acta firmada por el Proveedor al sistema e-SByE, quedando en estado Legalizado.
31. Archiva Acta firmada por el Proveedor.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO
CÓDIGO: AP-01.1.2.02
VERSIÓN: 03
15
Prohibida su reproducción parcial o total
Dirección Nacional de Organización y Métodos
PARA EL CASO DE MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS SIN LA MODALIDAD DE CONTRATO:
ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
32. Notifica la nota de pedido vía e-mail al proveedor adjudicado.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
33. Recibe y revisa el estado del suministro, con un delegado del área requirente, y verifica que las características técnicas y cantidades sean las requeridas: 33.1. En caso suministro no conforme a características técnicas y
cantidades: No recepta el suministro y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. Fin del procedimiento.
33.2. En caso suministro conforme a características técnicas y cantidades: Suscribe el Acta de Entrega-Recepción de bienes8.
34. Ingresa el suministro a bodega. 35. Recibe impreso CUR devengado y documentación soporte del Especialista
Financiero 3. 36. Remite CUR devengado y documentación soporte al Especialista en
Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES
37. Registra el suministro en el Sistema de Bienes de Consumo Interno. 38. Genera e imprime la Nota de Ingreso del Sistema de Bienes de Consumo Interno
y remite junto a documentación soporte al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.
ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES
39. Archiva la documentación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
8 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.
16
Prohibida su reproducción parcial o total
Dirección Nacional de Organización y Métodos
FLUJOGRAMA
24
Prohibida su reproducción parcial o total
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FORMULARIOS