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Manual de cuentas – Sunacoop
MANUAL DE CODIGO CONTABLE
El presente manual de Cuentas o de Códigos Contables, compila la
información fundamental necesaria y exigida para la preparación de los
registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la
presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios
de contabilidad generalmente aceptados y aplicables a las Cooperativas y sus
organismos de integración.
Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de
análisis y diagnostico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones
ordinarias de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas,
también les permitirá elaborar adecuadamente todos los balances
económicos, a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de
Cooperativas y Organismos de Integración, tal como lo señala el Art.63 de la
Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, “en la obligatoriedad de realizar
revisiones integrales”, en concordancia con la Providencia Nº 005 de fecha 17
de junio de 2004, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela Nº 37.986 de fecha 23 de Julio de 2004.
Este Manual de Cuentas es un instrumento necesario para el buen
desenvolvimiento contable de la Asociación Cooperativa, para la clasificación
de las cuentas y el registro de sus operaciones mercantiles, financieros y
administrativos. El cual se presenta de la siguiente manera:
El Plan de Cuentas Clasificadas por Clases, Grupos, Sub-grupos, Cuentas de
Mayor, Departamentos y Auxiliares.
La definición de los grupos de cuentas que integran el Balance General, el
Estado de Resultado o Ganancias y Pérdidas, el Estado de Movimiento de las
Cuentas de Patrimonio, el Estado de Flujo de Efectivo, y sus notas
revelatorias.
Clases:
Indica los componentes de los Estados Financieros, se identifica con el primer
dígito dentro del catálogo de cuentas:
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
INGRESOS
COSTOS
GASTOS OPERACIONALES
OTROS EGRESOS
ANTICIPOS SOCIETARIOS
CUENTA DE ORDEN
Grupos:
Tiene como finalidad indicar la clasificación que deben tener las Cuentas de
Mayor en los Estados Financieros. Se identifica con el segundo dígito dentro
del catálogo de Cuentas.
Las cuentas que integran los Estados financieros quedaran de la siguiente
manera, de acuerdo con el Plan de Cuentas.
CUENTAS DEL BALANCE GENERAL
El balance general debe presentar la situación financiera de la cooperativa
para la fecha del mismo, a cuyo efecto incluirá la totalidad de las cuentas que
correspondan al Activo, al Pasivo y al Patrimonio. Deberá presentar las
cuentas que lo integran, debidamente clasificadas dentro de las siguientes
agrupaciones:
1. Activo: Son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la
cooperativa, y aquellos gastos efectuados, atribuibles a futuros años o
periodos económicos. Estará integrado de la siguiente manera: Activo
circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activo fijo,
activo intangible, cargos diferidos y otros activos. Dentro de este grupo de
cuentas se identifican las siguientes:
Activo Circulante
Esta constituido por las cuentas que representen efectivo, u otros activos y
recursos que razonablemente se consideren susceptibles de convertirse en
efectivo, o de consumirse o transformarse dentro del lapso de un año o en el
ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Estas cuentas deben ordenarse
según su grado de convertibilidad en efectivo, e incluirse separadamente, en
cuanto sea aplicable así:
Efectivo: Esta constituido por los activos representados en moneda o su
equivalente, de disponibilidad inmediata. Las partidas en moneda extranjera
deben convertirse a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance
general. Entre estas cuentas se encuentran: caja chica, caja general y los
bancos.
1.1.1.101 Caja
1.1.102 Caja chica
1.1.1.201 Bancos
Inversiones Temporales: Están constituidos por títulos valores y se
clasifican según la intención del propietario de la inversión:
Inversiones Temporales: Son inversiones negociables representadas por
valores o instrumentos de inversión negociables, convertibles en efectivo a
corto plazo y tienen un mercado activo, tales como las bolsas de valores.
Deberán valorarse al cierre del año o periodo económico con base a su valor
de mercado. Los efectos por las variaciones deben incluirse en los resultados
del año o periodo económico. Entre estas se encuentra: colocaciones
bancarias.
Inversiones Disponibles para la Venta: Son inversiones en títulos de
deuda o de capital, respecto a las cuales se tiene la intención de mantenerlas
disponibles para la venta.
Inversiones conservadas hasta su vencimiento: Se incluyen en esta
categoría títulos de deuda cuando se tiene la intención de mantener la
inversión en estos valores hasta su vencimiento. Cuando el vencimiento sea
mayor a un año, se debe presentar como activo a largo plazo, en el rubro de
las inversiones. Dichas inversiones deberán valorarse al cierre del año al costo
amortizado.
Cuentas y Efectos por Cobrar: Están constituidos por créditos a favor de
la entidad y originados por las ventas, prestación de servicios y demás
operaciones normales de la cooperativa, e incluyen efectos o documentos por
cobrar. Entre estas se encuentran: cuentas y efectos por cobrar comerciales,
cuentas por cobrar departamentos, cuentas por cobrar organismos de
integración, cuentas por cobrar cooperativas, cuentas o anticipos a asociados,
y las cuentas por cobrar a los trabajadores de la cooperativa.
Provisión Para cuentas por Cobrar Incobrables: Las pérdidas
estimadas por cuentas incobrables, deben registrarse en una cuenta separada
“Provisión para cuentas incobrables o de cobro dudoso”, y mostrar su saldo
como una deducción de las cuentas y efectos por cobrar.
Los Inventarios (Existencias): Están constituidos por las siguientes
partidas, en cuanto sea aplicable:
Inventario de mercancías.
Inventario de Productos Terminados
Inventario de Productos en Proceso
Inventario de Materias Primas
Inventario de Materiales Indirectos y suministros de fabrica
Mercancía en Tránsito.
Materiales y Suministros
Otros Inventarios distintos a los antes mencionados.
Prepagados: Gastos Pagados por Anticipado: Están constituido por las
partidas que representen servicios u otros conceptos pagados que aún no han
sido recibidos en su totalidad, y van a ser absorbidos como gastos en el año
siguiente. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado,
intereses pagados por anticipado, y los alquileres pagados por anticipado.
Cuentas y Efectos por Cobrar a Largo plazo: Están constituidas por
créditos cuyo vencimiento debe efectuarse dentro de un plazo mayor a un (1)
año, o al del ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Las cuentas que
integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, indicando si
corresponden o no, a operaciones normales de la asociación cooperativa. En
el caso de cuentas por cobrar comerciales, estas deben presentarse con su
correspondiente estimación para cuentas de cobro dudoso. Además, debe
informarse en las notas a los estados financieros la tasa de interés que
devengan las principales cuentas.
Inversiones a Largo Plazo: Están constituidas por cuentas que
representan inversiones clasificadas como permanentes, así como las
inversiones a largo plazo en títulos valores, y bienes inmuebles. En este grupo
se encuentran: los Certificados Organismos de Integración, terrenos e
inmuebles con fines especulativos.
Activo Fijo (Propiedades, planta y equipos): Están constituidos por
cuentas que representan activos de carácter permanente, de naturaleza
tangible, que no estén destinados a la venta y que serán usados en las
operaciones regulares del negocio. Sus componentes más importantes deben
separarse por rubros, tales como terrenos, edificaciones, instalaciones,
maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos, y activos fijos en proceso de
construcción o instalación. Debe señalarse la base de valuación; y en los casos
en que este no sea el costo de adquisición o de construcción, debe indicarse
como se determino la valuación adoptada. Las Depreciaciones acumuladas,
deben registrarse en una cuenta separada que identifique el activo al cual se
aplica por ejemplo en el caso del edificio, “Depreciación acumulada edificio”,
y mostrar su saldo como una deducción de la cuentas de activo fijo afectada
(Edificio - Depreciación Acumulada).
Activo Intangible: Esta constituida por cuentas que representan derechos
de carácter relativamente permanente, y que tienen valor jurídico o
económico como medios para la realización de las operaciones normales de la
cooperativa. En caso de que los activos intangibles, individualmente
considerados, no representen montos de importancia, pueden presentarse
bajo una denominación genérica. En cuanto sea aplicable, las cuentas que
deben ser agrupadas dentro del activo intangible son: las patentes, marcas de
fábrica, nombres comerciales, plusvalía y otras de semejante naturaleza. Las
cuentas que forman parte de esta agrupación y que por su naturaleza son
objeto de amortización deben ser presentadas separadamente. Debe
establecerse la base de valuación e indicarse el método de amortización y el
monto aplicable al año o periodo económico. En todo caso, los activos
intangibles deben presentarse separadamente si son de importancia. Entre las
no amortizables se encuentre: Licencias, y entre las amortizables: Patente de
invención, Derecho de autor, campaña publicitaria, gastos de organización.
Otros Activos: Están constituidos por cuentas que representan cualquier
otro activo no determinado dentro de las agrupaciones precedentes e
incluirán las siguientes partidas:
Las cuentas a cobrar no circulantes, correspondientes a asociados y
empleados de la cooperativa. Los Fondos especiales para pensiones,
jubilaciones y conceptos similares. Los activos fijos que estén fuera de uso y
destinados a la venta.
Depósitos dados en garantía.
Efectos por cobrar en litigio.
Pasivo: Son todas las obligaciones reales, estimadas, eventuales y
contingentes de la cooperativa, y aquellos ingresos percibidos atribuibles a
futuros años o periodos económicos. Este integrado de la siguiente manera y
en orden para su presentación: Pasivo circulante, pasivo a largo plazo,
apartados, créditos y otros pasivos.
Pasivo Circulante: Están constituidos por las cuentas que representen
deudas y obligaciones reales o estimadas, que deben ser pagadas en el lapso
de un año o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa, y para cuya
liquidación se espere utilizar activo circulante o la creación de otro pasivo
circulante. Debe mostrar separadamente, cuando su importancia lo amerite,
las siguientes partidas: Préstamos y sobregiros bancarios, papeles
comerciales, efectos y cuentas por pagar, gastos acumulados, intereses
vencidos, excedentes determinados para su distribución entre los asociados,
porción circulante de las obligaciones a largo plazo, saldos acreedores de
cuentas a cobrar y otras deudas de la misma naturaleza. También deben
incluirse en efectos y cuentas por pagar aquellas obligaciones por concepto de
adquisición de bienes y servicios correspondiente a las operaciones normales
de la cooperativa, y que estén formalizadas por facturas o títulos de crédito
debidamente emitidos y aceptados. Tanto las cuentas como los efectos por
pagar, deben mostrarse separadamente cuando representen cifras de relativa
importancia. Aquellas obligaciones que, en virtud de su naturaleza, no puedan
ser clasificadas adecuadamente dentro de las partidas o cuentas que se
presentan separadamente dentro del pasivo circulante, deben presentarse
como otras cuentas por pagar. Entre estos pasivos se encuentran: Crédito u
obligaciones bancarias, Documentos a pagar a corto plazo, documentos a
pagar departamentos, documentos a pagar organismos de integración,
documentos a cobrar cooperativas, retención INCE, retención seguro social
por pagar, retención política habitacional, los gastos acumulados por pagar
(Aporte Seguro Social y paro forzoso, Aporte Ley Política habitacional, Aporte
INCE), ahorros a pagar y excedentes por pagar.
Pasivo a Largo Plazo: Esta constituido por cuentas que representen deudas
y obligaciones reales a largo plazo contraídas por la cooperativa. Deben
separarse según su clase y tipo. Se deberá presentar un cuadro resumen por
año de los vencimientos a largo plazo.
Apartados: Están constituidos por cuentas que representen montos
estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más años o periodos
económicos precedentes destinados a presentar obligaciones de carácter
eventual o contingente que mantienen la cooperativa, tales como
indemnizaciones laborales, incluyendo la provisión para pagos adicionales
por despidos injustificados calculada con base a la experiencia de estos pagos
por parte de la cooperativa, garantías otorgadas a terceros, garantías sobre
productos o servicios vendidos, litigios pendientes, mantenimiento del activo
fijo, indemnizaciones contractuales y otros conceptos de la misma naturaleza.
Entre estos apartados se encuentre el apartado para prestaciones sociales.
Créditos Diferidos: Están constituidos por cuentas que representan
ingresos recibidos por la entidad y cuyos efectos son atribuibles a futuros años
o periodos económicos. Entre estos se encuentran los intereses cobrados por
anticipado.
Otros Pasivos: Están constituidos por cuentas que representan obligaciones
que no deben ser incluidas, por razones de su naturaleza, en las agrupaciones
anteriores. Deben mostrar separadamente aquellas partidas que tengan
relativa importancia. Entre este grupo se encuentran los depósitos recibidos
en Garantía.
Patrimonio: Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo, y representa el valor
según libros de la inversión de los asociados de la cooperativa. Esta integrado
de la siguiente manera para fines de su presentación: Capital Cooperativo:
Certificados de Aportación, Certificados de Asociación, Certificados Rotativos,
Certificados de Inversión; las Donaciones, Legados o cualquier otro aporte a
titulo gratuito destinado a integral el capital de la cooperativa; Fondos y
Reservas irrepartibles: reservas de emergencia, fondo de educación, fondo de
protección social y otros fondos permanentes. Esta constituido por aquellas
cuentas que representan la inversión de los asociados de la cooperativa.
Dentro de esta agrupación deben incluirse separadamente, las siguientes
cuentas:
Capital Social Cooperativo Suscrito: Certificados de Aportación
Menos Certificados de Aportación no pagados
Certificados de Inversión
Certificados Rotativos
La cuota no pagada de los certificados debe mantenerse como una deducción
hasta tanto ingrese efectivamente.
Donaciones y legados: Constituyen patrimonio Irrepartible de la
cooperativa, en consecuencia no podrán distribuirse entre los asociados.
Fondos y Reservas Irrepartibles: Son patrimonio Irrepartible de las
cooperativas, dado que no podrán distribuirse entre los asociados a ningún
titulo, ni acrecentarán las aportaciones individuales de los asociados.
Fondo de Reserva de Emergencia:
Fondo de Educación
Fondo de Protección Social
Otros Fondos de Reservas establecidos en los Estatutos de la Asociación
Cooperativa.
Excedente (déficit) del Ejercicio: Esta representado por la sumatoria de
los Excedentes o (Déficit) Neto Repartible del ejercicio, no distribuido por los
asociados.
Fondo de Reserva de Emergencia: Este fondo será utilizado cuando una
cooperativa tenga pérdidas en su ejercicio económico, hasta el monto de las
mismas.
Las Cuentas del Estado de Resultado o Estado Demostrativo de
Ganancias y Pérdidas:
El Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultado, debe presentar la
totalidad de las cuentas que lo integran, dentro de la siguiente clasificación:
Ingresos, Costos, Gastos operacionales, los anticipos societarios, y
los Ingresos y Egresos Extraordinarios.
Ingresos Brutos: 4.1.1 Ingresos por Servicios
4.1.2 Ingreso por Venta
4.1.3 Otros Ingresos
Menos: a) Devoluciones en Ventas
b) Descuentos en Ventas
Ingresos Netos por Ventas
Menos
Costo de Venta de las Mercancías o Servicios Vendidos
Excedente (Déficit) Bruto en Venta
Menos:
Gastos Operacionales
Menos Egresos Extraordinarios
Excedente (Déficit) Neto del Ejercicio
Menos: Fondo de Reserva de Emergencia (0,33% Ingresos Neto por Ventas)
Fondo de Educación (0,33% Ingresos Neto por Ventas)
Fondo de Protección Social (0,33% Ingresos Neto por Ventas)
Menos: Anticipos Societarios
Excedente (Déficit) Neto antes del 30% Fondos y Reservas
Menos: Fondo de Reserva Emergencia (10% del Excedente (Déficit ) Neto
antes 30% F y R) Fondo de Educación (10% del Excedente (Déficit) Neto
antes 30% Fondos y R.) Fondo de Protección Social (10% del Excedente
(Déficit) Neto antes 30% F y R )
Excedente (Déficit) del ejercicio
Los Anticipos Societarios: Es la sumatoria de las cantidades recibidas
periódicamente por los asociados de la cooperativa, cuando aportan su
trabajo a la misma. Estos anticipos podrán determinarse según la
participación del asociado en la cooperativa, y según lo prevean los Estatutos
o reglamentos internos de la misma. Por ser una cuenta de resultado, es
eliminada o cancelada al cierre del ejercicio por su inclusión en el Estado de
Resultado. Esta cuenta resulta de lo establecido en la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas sobre que los asociados que aportan su trabajo en
las cooperativas no tienen vínculo de dependencia con la misma, y los
anticipos societarios no tienen condición de salarios. En consecuencia no
estarán sujetos a la legislación laboral aplicable a los trabajadores
dependientes. Bajo esta condición del trabajo asociado este tipo de
asociaciones permiten la generación de empleo y beneficios colectivos.
Beneficios que se podrían dejar de un lado, cuando los asociados no
incentivan el trabajo asociado, sino que actúan como una empresa
mercantilista que contrata a terceros para realizar su trabajo.
Excedente (Déficit) Neto antes del 30% Fondos y Reservas:Es el
resultado de la operación siguiente: De los ingresos totales de la cooperativa el
1% de los mismos para destinarlos por partes iguales a los fondos de
emergencia, educación y protección social. Una vez retenido el 1% sobre los
ingresos totales se deducirán los costos y gastos generales, las depreciaciones,
provisiones y los anticipos societarios entregados a los trabajadores asociados
durante el ejercicio.
Excedente (Déficit) del Ejercicio: Es el monto resultante de restar al
Excedente (Déficit) Neto antes del 30% de los mismos, los cuales son
destinados a los fondos de reserva de emergencia (10%), educación (10%), y
protección social (10%). Este excedente la asamblea o reunión general de
asociados podrá destinarlos a incrementar los recursos para el desarrollo de
fondos y proyectos que redunden en beneficio de los asociados, o destinarlos a
ser repartidos en partes iguales como reconocimiento al esfuerzo colectivo, o
en proporción a las operaciones efectuadas con la cooperativa, al trabajo
realizada en ella, y a sus aportaciones.