Manual Cuentas Pagar

8/3/2019 Manual Cuentas Pagar

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Cuentas por Pagar versin SQL

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INDICEPg.

A. INTRODUCCIN 3A.1. Finalidad 3A.2. Botones utilizados en el sistema 3

A.3. Ingreso al sistema 4

1. ACTUALIZA BASE DE DATOS 51.1. Estado de Documentos 51.2. Situacin de Letras 61.3. Tipos de Anexos 71.4. Cuentas de Gastos 81.5. Conceptos de pagos 101.6. Tipos de Cambios 101.7. Responsable de Compras 111.8. Tablas Generales 11

2. TRANSACCIONES 132.1. Registros de Documentos 132.2. Aprobacin de Documentos 152.3. Consultas 16

2.3.1. Proyeccin de Pagos segn fecha de Vencimiento 162.3.2. Estado de cuenta pendiente por anexo 17

2.4. Contabilizar 172.5. Programacin de Pagos 19

2.5.1. Programacin por Anexo 192.5.2. Programacin por fecha de Vencimiento 21

2.6. Pagos de Documentos 21

2.7. Mantenimiento de Letras 232.7.1. Canjear Documentos por Letras 232.7.2. Administracin de canjes 28

3. REPORTES 293.1. Pendientes por Pagar 30

3.1.1. Por Pagar a la Fecha 303.1.2. Resumen por Anexo a un Corte de Fecha 313.1.3. Reporte de Letras por pagar 313.1.4. Documentos pendientes por Pagar 32

3.2. Programacin de Pagos 323.2.1. Documentos por Anexos 32

3.2.2. Documentos por Fecha 333.3. Pagos de Documentos 33

3.3.1. Documentos por Anexos 333.3.2. Documentos por Fecha 333.3.3. Detalle de pagos 34

3.4. Reporte de Libros 343.4.1. Registros de Compras 343.4.2. Registros de Recibos por Honorarios 343.4.1. Registros de Letras 35

3.5. Reporte Varios 353.5.1. Documentos por Fecha de Recepcin 35

3.5.2. Documentos por Fecha de Emisin 35


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FINALIDAD

La presente Gua de Operacin del Software StarSoft - Cuentas por Pagar versin SQL,tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Software, demanera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades quetiene este moderno sistema de Informacin.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes:

Botn para ingresar, crear, un nuevo dato de un proveedor, documento, etc.

Botn para modificar los datos de un proveedor, documento, etc.

Botn para eliminar un proveedor, documento, etc.

Botn para salir de la pantalla.

Botn para grabar los datos ingresados.


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Botn para continuar el procedimiento.

Botn para aceptar el procedimiento.

Botn para visualizar un reporte.

Botn para generar un comprobante contable.

Botn para transferir a la contabilidad.

Botn para canjear un documento.

Botn que permite contabilizar un documento.

Botn para aprobar un documento.

Nota.- La tecla [F1] o doble click del mouse sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre lainformacin a ingresar.

A.3. INGRESO AL SISTEMA

Al abrirse el Software StarSoft - CUENTAS POR PAGAR, en la ventana que se abre en lapantalla, el Administrador o Usuario del Programa, seleccionar la empresa en la cual deseatrabajar, elegir que tipo de acceso tendr (si ingresa como administrador o como usuario),y digitar su cdigo y contrasea, luego har un click en el Botn de aceptar.


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1. ACTUALIZA BASE DE DATOS2.

Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar las tablas de la Base de Datosrequeridas para el funcionamiento del modulo de Cuentas por Pagar.

Este men cuenta con los siguientes sub - mens:

1.1. ESTADO DE DOCUMENTOS

Esta pantalla muestra los diferentes estados por lo que pasa un documento por pagar.Estos estados son propios del sistema y se recomienda no eliminarlos.

NOTA:Es posible modificar los datos de los estados de documentos ya existentes (excepto elcdigo), para esto se necesita seleccionar el estado de documento a modificar y luego

hacer click en la opcin editar.


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Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.

Descripcin : Registra la descripcin de un estado de documento.

Obligatorio : Registra si el estado de un documento por pagar es obligatorio durantesu proceso.

Fecha : Registra la fecha de ingreso del estado de documento.

Hora : Registra la hora de ingreso del estado de documento.

1.2. SITUACION DE LETRAS

En esta pantalla se registra los diferentes estados en los que puede pasar una letra porpagar. Cada letra es identificada mediante un cdigo que es asignado por nica vez almomento de crearlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

Es posible crear nuevas situaciones de letras, modificar los datos de las situaciones yaexistentes (excepto el cdigo), eliminarlas.

Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:


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Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.

Descripcin : Registra la descripcin de una situacin de la letra.

Fecha : Registra la fecha del sistema de la situacin de la letra.

Hora : Registra la hora del sistema de la situacin de la letra.

1.3. TIPOS DE ANEXO

Mediante esta tabla registramos los Tipos de Anexos que le van a permitir un mayor controly anlisis. Ej. Anexo de Proveedores, Trabajadores, Terceros, etc.

Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en esta tabla. Contiene lossiguientes elementos:

Cdigo : Se registra el cdigo del tipo de anexo asignado por la empresa.

Descripcin : Se registra la descripcin del tipo de anexo, puede ser cliente,proveedor, trabajador.

Para ingresar la relacin de anexos (como la relacin de proveedores) se da doble click enel anexo que se desee y se abrir una nueva ventana.


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Un anexo se puede crear, editar o eliminar, segn se desee.

1.4. CUENTAS DE GASTOS

En este men se ingresan los conceptos de gastos, los cuales van enlazados con lasrespectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema

crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cadaempresa).


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A continuacin se describe un cuenta de gasto:

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de Pago. Paracualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Cdigo : Registra el cdigo del concepto de gasto.

Descripcin : Registra el nombre del concepto de gasto.

Honorario : Registra si el concepto incluye documentos de Honorarios.

Moneda : Registra la moneda que se aplicar al concepto de gasto.

Cuenta Contable : Registra la cuenta contable a la que ser abonado el documentopor pagar.

Impuesto 1 (%) : Registra un impuesto que afecta al documento. Por ejemplo enfacturas por pagar, el 19% de IGV; en Honorarios, el 10 % deimpuesto a la renta de 4ta. categora, etc.

Cuenta Contable : Registra la cuenta contable del Impuesto 1.

Las cuentas contables registran todas las cuentas del Sistema de Contabilidad, est tablase obtendr presionando F1.


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1.5. CONCEPTOS DE PAGOS

En este men se ingresan los conceptos de pagos, los cuales van enlazados con lasrespectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistemacrea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cadaempresa).

1.6. TIPOS DE CAMBIOAqu se ingresan los tipos de cambios diarios de la moneda extranjera. Esta tabla es decarcter obligatorio debe estar siempre actualizada, debido a que el sistema lo utiliza encada registro de operaciones al momento de registrar las transacciones.


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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un tipo de cambio o imprimir lostipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Fecha : Registra la fecha del tipo de cambio. Compra : Registra el valor de compra.

Venta : Registra el valor de venta.

1.7. RESPONSABLE DE COMPRASAqu se configuran los responsables de las compras de la empresa, es decir quienes van aasumir la responsabilidad de las compra.

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un dato de la tabla. Para cualquierade estas opciones se tienen los siguientes datos:

Cdigo : Registra el cdigo del responsable de compras. Nombre : Registra el nombre del responsable.

1.8. TABLAS GENERALES1.8.1. CONCEPTOS GENERALES

En este men se encuentran registrados las variables necesarias para realizar ciertosprocesos


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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto general. Paracualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Cdigo : Registra el cdigo del concepto general.

Descripcin : Registra el nombre del concepto general.

Tipo de Concepto : Registra el tipo del concepto general. Contenido : Registra el contenido del concepto general.

Cabe indicar que esta tabla es configurada por personal de Enterprise Solutions.

1.8.2. TIPO DE DOCUMENTOS

Por esta opcin podemos darle mantenimiento a los tipos de documentos que existen en elsistema


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2. TRANSACCIONESEn este men se realizan los siguientes procesos.

Registros de Documentos

Aprobacin de Documentos

Consultas

Contabilizar

Programacin de Pagos

Pagos de Documentos

Mantenimiento de Letras

2.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

En esta opcin registramos los documentos por pagar como facturas, recibos porhonorarios, notas de crdito, letras etc. con los datos que a continuacin detallamos.


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Para registrar un nuevo documento se da click en el botn Nuevo

Nro. Orden :Nmero de registro generado por el sistema. Concepto :Se presiona la tecla F1 y se elige el tipo de concepto de gasto. Anexo :Se presiona la tecla F1 y se elige el anexo correspondiente, en caso

de ser un nuevo anexo, se digita el cdigo del anexo (serecomienda que este sea igual que su RUC) y se abrir una ventanadonde se ingresarn los datos del anexo, como su cdigo ,descripcin y su RUC.

RUC :El nmero de RUC del anexo.


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Documento :Se presiona F1 y se elige el tipo de documento por pagar.(puedeser factura, letra, N/C, etc.) que se va a registrar.

Serie-Nmero :Se digita el nmero de serie y el nmero del documento. Fech. Recep. :Fecha en que se recibe el documento. F. Emisin :Fecha del documento Das :Nmero de das a vencer. Fech. Ven. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Moneda :Se presiona F1 y se elige Tipo de moneda en que se encuentra el

documento que se esta registrando. Tipo Conv. :Se presiona F1 y se elige el tipo de cambio. T/C Especial :Esta casilla se activa para digitar el tipo de cambio que afectar solo

este documento, en caso de que se elija Tipo de Cambio Especial. A Compras? :Esta opcin se marca si el documento que estamos registrando va a

ser registrado en el registro de compras. Destino :Se presiona F1 y se elige el tipo de operacin que se esta

registrando.

001 Op. Grav. Dest. Grav.: Operacin Gravada con Destino Gravada (ej. facturas)002 Op. Grav. Dest. Mixto : Operacin Gravada con Destino Mixto, parte de mi IGV esconsiderado como impuesto y la otra parte es considerada como gasto.003 Op. Grav. Dest. No Grav.: Cuando todo el IGV es considerado como gasto.004 Oper. No Gravadas: Operacin Gravada (ej. boletas)005 Importacin: Cuando se registra importaciones.006 Rent. Honorar. Comp: Cuando se registran recibos por honorarios que estn afectos alImpuesto a la Renta de 4ta cat.007 Rent. Honorar: Cuando se registran recibos por honorarios que solamente estn

afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat.

Detraccin: Cuando el documento est afecto a detraccin.

IGV por Aplicar :Pregunta si el IGV se va aplicar al mes siguiente Monto IGV : Se digita el monto del IGV. Tasa IGV : Porcentaje del IGV. Base Imponible : Se digita la base imponible del documento que se esta registrando. Responsable : Se presiona F1 y se elige el cdigo del responsable de la compra. Forma de Pago :Se digita la condicin de pago: contado, crdito. Glosa :Comentario. Monto :Monto. Total :Importe total del recibo por honorario. I.R. 4ta :Impuesto de retencin 4ta. categora Referencia :Es un documento de referencia puede ser una factura, una

nota de crdito, etc. Anexo Ref. :

2.2 APROBACIN DE DOCUMENTOS

Se aprueba el documento solicitando al responsable del documento a pagar, donde nosmuestra el nmero de registro del sistema, la descripcin del anexo, la fecha y el nmero deldocumento.


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Se ingresa el cdigo del responsable, y saldr la relacin de documentos que estar a cargo,luego se selecciona el documento a aprobar y se hace click en el botn Aprobar, saldr lasiguiente ventana, donde despus de verificar los datos se da click en el botn Aprobar.

Nota.- La aprobacin de documentos es opcional, esto se configura en: Actualiza Base deDatos / Estado de Documentos

2.3. CONSULTAS

Proyeccin de Pagos segn fecha de Vencimiento

Historia de Documentos

2.3.1. PROYECCIN DE PAGOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO

Se registra la fecha de vencimiento entre rangos para luego mostrarnos todos losdocumentos registrados con sus respectivos anexos, moneda del documento, saldo,importe original y fecha de vencimiento. Adems se totaliza los saldos por tipo de moneda.


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2.3.2. ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO

Podemos visualizar el estado de los documentos cancelado y pendientes por anexo.

2.4 CONTABILIZAREn esta pantalla se generan los asientos contables de los documento por pagar. Secontabiliza documento por documento y siempre y cuando haya sido aprobado.


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Se selecciona el documento que se va a contabilizar y se presiona el botn Registrardonde nos mostrar la siguiente pantalla con la cuenta por pagar (dependiendo de lamoneda en que se registr), la cuenta de impuestos por pagar (de acuerdo al concepto de

gasto).

Para ingresar la cuenta contable que falta para cuadrar el asiento, se da click en el botnNuevo y se registra los siguientes datos:

Secuencia :Nmero de secuencia del comprobante contable.

Cuenta :Se presiona F1 y se elige la cuenta contable, que se asigna al gasto


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Tipo (D/H) :Tipo de Cuenta (Debe o Haber). Valor :El importe de la cuenta de gasto. Centro Costo :Centro de costo (si se manejan). Anexo :Es el tipo de anexo. Cuenta Destino :Cuenta de destino (si tuviera). Glosa :Glosa o comentario.Luego hacemos click en el botn Grabar, y aparecer el asiento cuadrado, y se hace clicen el botn Comprobante, se selecciona el subdiario y se genera el comprobante contable.Veremos la presentacin preliminar en Cuentas por Pagar (este reporte puede ser impreso),para finalmente ser transferido al modulo de Contabilidad (si existe la Interface).

Al cerrar el reporte del registro contable queda habilitado el botn de transferencia del

registro al modulo de contabilidad (si lo tuviera).

2.5 PROGRAMACIN DE PAGOS

En esta opcin se ingresan las fechas en que se realizaran los pagos de los documentosregistrados en el sistema Este primer cuadro viene acompaado del total de programacinen moneda nacional y moneda extranjera. La programacin se puede efectuar por anexo opor fecha de vencimiento.

2.5.1 PROGRAMACIN POR ANEXO


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En el caso de programacin por anexo, con el botn NUEVO se crean las fecha deprogramacin. Despus de registrar la fecha, para grabar esta, se presiona la tecla Enter.

Luego se selecciona la fecha en la cual queremos ingresar la programacin de pagos yhacemos click en el botn de Detalle y nos mostrar una ventana en donde se ingresarnlos documentos que se cancelarn en esa fecha..

Para elegir que documentos se programarn, se da click en el botn Nuevo y apareceruna ventana donde estarn todos los documentos pendientes por programar, y se elegir elque se desee


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Una vez seleccionado el documento a programar, se presiona la tecla Enter y elegimos eltipo de pago: por valor o por porcentaje. La programacin de pagos puede ser parcial ototal. Si existe la interfase con el Sistema de Caja y Bancos, ste jala la programacin de

una fecha, efectuada en Cuentas por Pagar.

2.5.2. PROGRAMACIN POR FECHA DE VENCIMIENTO

La programacin de pagos se realizar automticamente, segn la fecha de vencimiento quese les ingreso a los documentos cuando fueron registrados.

Para realizar una programacin por fecha de vencimiento se ingresa un rango de fechas,para que los documentos que tienen fecha de vencimiento entre este rango seanprogramados automticamente.

2.6. PAGOS DE DOCUMENTOS

En esta opcin se presenta un cuadro, en el cual ingresaremos los pagos de documentoshaciendo clic en el botn nuevo

Luego se selecciona el botn Nuevo, y aparece lo siguiente


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Se elige el tipo de cancelacin que se usar. Para cancelacin de documento aparecer lasiguiente ventana:

Donde se elegir el documento a pagar del anexo seleccionado

Si se elige aplicacin de documentos aparece la siguiente ventana:


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En este caso se elegir el anexo y luego el documento pendiente y a favor que se aplicarn.

2.7. MANTENIMIENTO DE LETRAS

En este men se realiza el proceso de las letras por pagar.

Canjear Documentos por Letras Administracin de canjes

2.7.1. CANJEAR DOCUMENTOS POR LETRAS

Cuando ingresamos a esta opcin, primero se elige el cdigo del anexo, luego nos muestrauna pantalla en donde debemos ingresar la moneda en la cual vamos a trabajar, el tipo decambio, la fecha de canje y el nmero de letras en el que se va a canjear el documento.


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Luego vemos dos cuadros bien marcados, la ventana superior donde nos mostrara losdocumentos a ser canjeados, y la ventana inferior donde nos mostrara las letras parareemplazar a los documentos de un anexo. En los dos cuadros se displaya el nmero deregistro, nmero de documento, fecha de vencimiento, importe, moneda del documento y lacuenta contable asignada.

En el cuadro superior damos click en el botn Nuevo y saldr una pantalla dondeseleccionaremos los documentos que sern canjeados por una o ms letras.


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Despus de seleccionar el documento a canjear, en el cuadro inferior se da clic en el botnNuevo y aparecer un recuadro donde seleccionaremos las letras canjeadas.


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Se tiene que ingresar los nmeros de letras a canjear, para esto hacer click en en el botn

editar y aparecer la siguiente ventana para llenar con los datos respectivos.


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Despus de enumerar las letras, se da click en el botn Procesar y aparecer un cuadrodonde se ingresar el concepto de gasto, lo cual asignar automticamente la cuentacontable.

Una vez editadas las letras, en la pantalla inicial se hace click en el botn Canjear, seregistra a qu subdiario corresponde, y nos muestra el comprobante para ser transferido aContabilidad.


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2.7.2. ADMINISTRACION DE CANJES

Seleccionamos el cdigo y tipo de anexo. Nos situamos en la letra correspondiente y

mediante el botn cambiar estado podremos administrar los estados de las letras, nosmostrar una pantalla con los siguientes datos: el documento con su serie y nmero deregistro del sistema, fecha de emisin, vencimiento, y recepcin, forma de pago, moneda,importe ya registrados.Para completar el registro debemos de llenar los siguientes datos:

Situacin :Nos permite cambiar la situacin de la letra. Como por ejemplo letras encartera, en cobranza, protestada, etc.

Cd. Banco :Se registra el banco segn la situacin de la letra.


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Agencia :La agencia bancaria. Nmero :El nmero que el banco asigna a la letra. Referencia :A la primera actualizacin de la letra debe registrarse el documento de

referencia (Factura).

Luego, el sistema pregunta si se contabiliza el cambio de situacin de la letra, si esafirmativo digitamos el tipo de cambio, la fecha de contabilizacin, la cuenta contable de lanueva situacin de la letra, y el subdiario correspondiente para finalmente generar elcomprobante y transferirlo al sistema de Contabilidad.

3. REPORTESEn este submen nos muestra todos los reportes de los documentos por pagar, en cadareporte el botn IMPRIMIR genera una nueva pantalla con algunas opciones para laimpresin.

Pendientes por pagar Programacin de Pagos Pagos de Documentos Reporte de Libros

Reporte Varios

3.1. PENDIENTES POR PAGAR


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En esta pantalla podemos realizar reportes de las letras que han sido ingresadas a carterade la empresa, la consulta puede ser realizada por:

Por Pagar a la Fecha Resumen por Anexo a un Corte de Fecha

Letras por Pagar Documentos pendientes por Pagar

3.1.1. POR PAGAR A LA FECHA

Este reporte muestra los documentos pendientes por pagar a la fecha, la informacin estordenada por fecha de vencimiento, acompaado por la descripcin del anexo, el nmerode documento, saldos, das a vencer o vencidas, fecha de emisin.

Una vez seleccionado la opcin que desea como reporte, hacer clic en el botn REPORTEentonces se obtendr el siguiente reporte:


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3.1.2. RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA

Emite un reporte de los anexos con sus saldos pendientes en las dos monedas a un cortede fecha.

Una vez seleccionado los cdigos por anexo del proveedor sobre los que se desea hacer la

consulta y el corte de fecha hacer click en REPORTE, se obtendr el reportecorrespondiente.

3.1.3. LETRAS POR PAGAR

Emite un listado del reporte de las letras por pagar de la Empresa. El reporte se seleccionapor anexos, pudiendo hacer un listado de todos o de un grupo en particular. Este reporte sepuede agrupar por fecha vencimiento proveedor, proveedor fecha vencimiento, bancofecha vencimiento proveedor, situacin fecha vencimiento.

3.1.4. DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR

Emite un listado del reporte de documentos pendientes por pagar. El reporte se seleccionapor tipo de anexos, desde el primer proveedor hasta el ltimo proveedor. Tambin se le dauna ruta de fechas.


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3.2. PROGRAMACIN DE PAGOS

En esta pantalla se emite reportes de la programacin de pagos de los documentos quehan sido ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por:

Documentos por Anexos

Documentos por Fecha

3.2.1.DOCUMENTOS POR ANEXOS

Se obtiene una relacin de cuentas pendientes por pagar seleccionando el tipo y cdigo deanexo, tipo de documentos en una fecha determinada.

3.2.2.DOCUMENTOS POR FECHA

Se obtiene una relacin de cuentas pendientes por pagar seleccionando primero el cdigode anexo, el tipo de documentos en una fecha determinada.

3.3. PAGOS DE DOCUMENTOS

En esta pantalla podemos realizar reportes de pagos de documentos que han sido

ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por:


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Documentos por Anexos Documentos por Fecha Detalles de pago

3.3.1.DOCUMENTOS POR ANEXOSSe obtiene una relacin de cuentas pagadas por la empresa seleccionando primero el tipode anexo, luego, tipo de documentos y cdigo de anexo entre una rango de fechas.

3.3.2. DOCUMENTOS POR FECHA

Se obtiene una relacin de cuentas pagadas seleccionando primero el cdigo de anexo, eltipo de documentos y las fechas de pago.

3.3.3. DETALLE DE PAGOS

Emite un reporte del detalle de los pagos realizados,seleccionando primero el cdigo deanexo, el cdigo de documento y las fechas de pago.

3.4. REPORTE DE LIBROS

En esta pantalla podemos imprimir los reportes de los registros emitidos por la empresa,

estos son:


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Registros de Compras Registros de Recibos por Honorarios Reporte de Letras

3.4.1. REGISTRO DE COMPRASSe obtiene una relacin de registros de compras de la empresa. Este reporte lo podemosordenar por tipo o fecha de documento y por comprobante contable

3.4.2.REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS

Se obtiene una relacin del registro por honorarios de la empresa segn el tipo dedocumento:

3.4.3.REGISTRO DE LETRAS

Se obtiene una relacin del registro de letras de la empresa. El cuadro contiene lossiguientes datos para seleccionar el detalle del reporte :

3.5. REPORTE VARIOS

En esta pantalla podemos realizar varios reportes de los documentos que han sidoingresados a la cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por:

Documentos por Fecha de Recepcin Documentos por Fecha de Emisin

Reporte de Cheques Diferidos


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3.5.1. DOCUMENTOS POR FECHA DE RECEPCION

Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn la fecha de recepcin.

3.5.2.DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION

Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn la fecha de emisin.

3.5.3. REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS

Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn los Cheques Diferidos.

4. PROCESOS ESPECIALES

Modificacin de Comprobantes de Compras Registro de Documentos Iniciales Transferencia de compras Contabilizacin de Cheques Diferidos


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4.1. MODIFICACIN DE COMPROBANTES DE COMPRAS

En esta pantalla podemos modificar los documentos contabilizados, estos pueden seractualizados haciendo clic en el botn ACTUALIZAR.

Despus de haber sido modificado el comprobante se tranfiere al sistema de contabilidad:

4.2 REGISTRO DE DOCUMENTOS INICIALES

Se registran los documentos pendientes (con saldo del ao anterior) que necesariamentetienen que ser programados cuando el sistema empieza a ejecutarse al inicio del ejercicio.


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Para crear un nuevo documento inicial hacer click en el botn nuevo, donde nos mostrar:

Nmero :Nmero de registro generado por el sistema o manual. Concepto :Tipo de concepto de gasto. Anexo :Se registra tipo de anexo (Prov.,Prof., etc.) y su respectivo cdigo. RUC : Ruc del Anexo Documento :Tipo de documento por pagar. Puede ser factura, letra, N/C, etc. Serie-Nmero :Nmero de serie y nmero de documento. F. Emisin :Fecha del documento Das :Nmero de das a vencer. Fecha Venc. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Fecha Recepcin :Fecha de recepcin. Moneda :Tipo de moneda. T. Conversin :Tipo de Conversin : Compra, Venta, Especial. Valor :Valor del tipo de cambio seleccionado Monto IGV :Valor del IGV del documento


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Tasa IGV :Tasa de porcentaje del IGV Monto :Importe total del documento inc. IGV Base Imponible :Monto del documento sin IGV Responsable :Responsable de la compra Forma de Pago :Condicin de pago. Glosa :Comentario. Referencia :Documento de referencia puede una factura, una

nota de crdito, etc.

Anexo Ref. :Anexo de referencia

4.3 TRANSFERENCIA DE COMPRAS

Este proceso transfiere los documentos de compras.

4.4 CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS

Este proceso permite transferir los cheques diferidos.

5. CONFIGURACION

Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parmetros y configurar elsistema segn las caractersticas de cada empresa. Estas opciones deben ser usadasexclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte tcnico.


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5.1. CREAR

Encontramos las siguientes opciones

Crear Administradores Crear Empresa Crear Usuarios

5.1.1. CREAR ADMINISTRADORES

Es la Base de Datos donde se registran a los administradores. Cada administrador esidentificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear aladministrador, este cdigo puede ser modificado.


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Es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a unadministrador ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar unadministrador nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr:

Nombre : Registra el nombre del administrador.

Password : Registra el password con el que se identificar el..administrador.

Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el..administrador.

5.1.2. CREAR EMPRESA

Es la Base de Datos donde se registran todas las empresas que tendrn acceso al uso deeste sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que asignado por nica vezpor el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado,ni reasignado para otra empresa.

Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificarlos datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar Empresas oconsultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con lasiguiente informacin:

5.1.3. CREAR USUARIOS


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Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrn acceso al uso delSistema. Cada usuario es identificado con un cdigo asignado por nica vez al momento decrear al usuario, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Por seguridad el sistema tiene esta opcin, cuando se le crea una contrasea a un usuario,

se le limita las opciones a las cuales pueda ingresar.

Durante la actualizacin es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminara un usuario ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar unusuario nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr

Se cuenta con las siguientes opciones: Cdigo Usuario : Registra el cdigo de usuario. Cuenta con 8 caracteres. Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema. Password Usuario : Registra el password con el que se identificar el usuario. Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el usuario.

En la parte inferior se marca las opciones a las cuales se desea que el usuario tengaacceso.


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5.2. CAMBIAR EMPRESA ACTIVA

En esta pantalla se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del campo dondese encuentra la empresa y presionar el botn aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, sedebe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendracceso a los mens de acuerdo a la especificacin que ha otorgado el administrador ydependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

5.3. CAMBIAR FECHA DE TRABAJO

En esta pantalla se puede cambiar la fecha de trabajo o de proceso. Se deben cerrar lasventanas abiertas.

5.5. IMPORTAR / EXPORTAR MOVIMIENTOS

Por esta opcin se pueden importar o exportar movimientos de una base de datos a otra.


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5.4. CAMBIAR FONDO DEL SISTEMA

Por esta opcin se puede configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del sistema

Manual Cuentas Pagar

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