Las Oficinas de Prensa

(Aventuras, desventuras y funciones).

Y éstas… Cómo para que sirven?..

Definición.

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Pensemos en las organizaciones como

personas:

La organización necesita proyectarse tenerun discurso propio que desea transmitirdentro y fuera(imagen).

La empresa necesita garantizar sus productos, pero también ocupar un lugar en la sociedad,

ganándose un reconocimiento y confianza.

Planificar y gestionar las comunicaciones de una forma que ayude a la competitividad y al cumplimiento de los objetivos.

-Manuel Castells Sociólogo español

Son las fuentes activas, organizadas y habitualmente estables de información que cubren las necesidades comunicativas tanto internas como externa de aquellas organizaciones y/o personas de relieve que desean transmitir de sí mismas una imagen positiva a la sociedad influyendo de esta forma en la opinión pública.

““

¿Y quiénes se interesan cada día en la

comunicación y destinan recursos para incorporar los Departamentos de Comunicación dentro de

sus estructuras administrativas?

Instituciones privadas y públicas

Empresas

Universidades

Partidos políticos

Sindicatos

Movimientos sociales

Fundaciones

Ongs

Artistas

Festivales

Multinacionales

Los fines de lasOficinas de Prensa?2

Gestionar, en coordinación con la Alta Dirección, acciones encaminadas a mejorar su Imagen Corporativa.

Potenciar, desarrollar y difundir la actividad de Comunicación.

Conseguir que la Comunicación sea: Clara, transparente, rápida y veraz.

Mantener una estrecha y eficaz relacióncon los Medios de Comunicación.

Verificar y controlar la calidad e incidencia informativa y publicitaria de

todas las acciones de Comunicación.

En resumen, la función de una oficina de prensa, siempre que ésta sea gestionado por un profesional de la información, es la de

crear, coordinar, analizar, desarrollar, difundir y controlar la información a sus diferentes públicos a través de los Medios de Comunicación, es

decir, conseguir transmitir una buena Imagen de toda su Cultura Corporativa.

Es evidente que la ausencia de planificación de la comunicación

empresarial repercute negativamente en la propia firma.

La comunicación es un área con sus particularidades, y es más eficaz

cuanto más centralizada está.

Es por esto que la empresa y la institución tienen sus obligaciones con

el encargado de prensa. He aquí son estructurales y

funcionales:

Estructurales

Deber estar en una posición de igualdad con los directivos que le facilitan la información.

Se deben tener en consideración sus sugerencias.

Debe ocupar un lugar adecuado en el organigrama de la empresa y estar bajo las

órdenes directas del presidente.

En ningún caso, el encargado de prensa debe obedecer mandatos del departamento de

marketing o de publicidad.

Funcionales:

Por desgracia, y pese a la gran utilidad que tienen hoy en día, no se puede decir que las oficinas de prensa estén dotados adecuadamente

tanto de medios humanos como técnicos.

Por regla general, la figura del Jefe de Prensa suele recaer en una única persona, lo que, cuando

hablamos de una institución de gran representación social, resulta del todo

insuficiente.

El encargado de prensa representa a la empresa, por

lo que debe hallarse en consonancia con la imagenque la empresa quiera dar.

Técnicas usadas para la transmisión de mensajes en las organizaciones3

Convocatoria

En una convocatoria informamos de la celebración de un acontecimiento puntual. El texto sólo

contendrá los datos básicos, es decir, responderá a las conocidas 6 W´s: qué, quién, cuándo, cómo,

dónde y por qué

Nota de prensa.

La nota de prensa es un instrumento poco costoso y rápido que debe estructurarse con información relevante.

Ideas básicas estén encadenadas con mucho orden.

El principal inconveniente de la nota de prensa es que cada día las redacciones reciben decenas de comunicados de prensa y su introducción en la agenda del día del

medio no es nada sencillo.

Ruedas de prensa.

Son reuniones convocadas por una fuente informativa.

Canal más directo, habitual y cómodo para transmitir personalmente la información, conviene evitar la

saturación de convocatorias.

Sólo hay que utilizarla cuando tengamos realmente algo noticiable para comunicar, o, de lo contrario,

desacredita al emisor de la información.

Declaraciones.

Son explicaciones u opiniones sobre un tema puntual, facilitadas por un portavoz de la organización a los medios de comunicación

que lo solicitan.

Son distintas a las ruedas de prensa ya que, mientras éstas son convocadas formalmente, las declaraciones surgen normalmente a petición de uno o más periodistas cuando un tema noticioso repercute directamente sobre la organización o institución.

Entrevista.

Lo más destacable de la entrevista es su carácter personalizado, lo que resulta muy interesante para la empresa o institución

cuando el entrevistado es su máximo representante, el auténtico portavoz de la misma, como ya hemos comentado.

"Dossiers".

Las notas de prensa se ciñen únicamente a los datos más noticiosos, pero el gabinete debe preparar en ocasiones

"dossiers" de documentación que contengan una amplia información adicional.

"Dossiers".

1. Una portada: con título identificativo.2. Un sumario: en el que se especifican los apartados.

3. Una introducción explicativa.4. Un capítulo por cada tema desarrollado.

5. Un apartado de conclusiones.6. Un apartado de documentos adjuntos.

Artículos.

Los gabinetes de prensa cubren también una faceta algo desconocida fuera de la profesión periodística: la

redacción de artículos de opinión, y la elaboración de reportajes y de publirreportajes.

Feliz Navidad