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IMPORTANCIA DEL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL DE LOS ENTES PBLICOS Y SU PAPEL EN LA
GESTIN PBLICA
MILYN CASTRO CCERES
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP
DEPARTAMENTO DE POSTGRADO REA DE ADMINISTRACIN PBLICA
ESPECIALIZACIN DE GESTIN PBLICA BOGOT, D.C.
2005
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IMPORTANCIA DEL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL DE LOS ENTES PBLICOS Y SU PAPEL EN LA
GESTIN PBLICA
Saneamiento Contable, Contribucin para la ge neracin de Herramientas idneas de Gestin Administrativa
MILYN CASTRO CCERES
Monografa para optar al ttulo de Especialista en Gestin Pblica
Director LUIS ALONSO COLMENARES RODRGUEZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP
DEPARTAMENTO DE POSTGRADO REA DE ADMINISTRACIN PBLICA
ESPECIALIZACIN DE GESTIN PBLICA BOGOT, D.C.
2005
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Nota de aceptacin ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ Presidente del Jurado ____________________________ Jurado ____________________________ Jurado Bogot, noviembre de 2005
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AGRADECIMIENTOS
La autora expresa sus agradecimientos a:
Luis Alonso Colmenares, Contador Pblico y Subcontador General de la Nacin, por
sus valiosas orientaciones.
Omar Eduardo Mancipe Saavedra, Contador Pblico y Asesor de la Subcontadura
General y de Investigacin de la Contadura General de la Nacin, por su constante
motivacin en este trabajo.
v
CONTENIDO
Pg
INTRODUCCIN 9
1. DESCRIPCIN Y FORMULACIN DEL PROBLEMA 13
2. OBJETIVOS 14
2.1. OBJETIVO GENERAL 14
2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 14
3. JUSTIFICACIN 16
4. DELIMITACIONES 19
5. HIPTESIS 21
6. VARIABLES 22
7. MARCO JURDICO DE SANEAMIENTO CONTABLE 23
7.1. ANTECEDENTES 23
7.2. NORMAS GENERALES 26
7.2.1. Ley 716 de 2001 28
7.2.2. Ley 863 de 2003 31
7.2.3. Ley 901 de 2004 31
7.2.4. Ley 998 de 2005 35
7.2.5. Decreto 1282 de 2000 35
7.2.6. Decreto 1914 de 2003 38
vi
7.2.7. Decreto 1014 de 2005 39
7.3. NORMAS CONTABLES 41
7.3.1. Circular Externa 050 de 2002 41
7.3.2. Carta Circular 042 de 2003 45
7.3.3. Circular Externa de 2004 46
8. ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS 49
8.1. EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTNUO DE
BENEFICIO INCALCULABLE 49
8.2. CRNICA DE UN SANEAMIENTO ANUNCIADO 65
9. RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA,
ECONMICA Y SOCIAL ANTES DE LA APLICACI N DE LA LEY DE
SANEAMIENTO CONTABLE. 84
9.1. GOBERNACIN DE CUNDINAMARCA 84
9.2. DISTRITO CAPITAL 87
9.3. FONDO NACIONAL DEL AHORRO 89
10. BENEFICIOS QUE ADQUIEREN LAS ENTIDADES PBLICAS COMO
CONSECUENCIA DE LA APLICACIN DEL PROCESO DE
SANEAMIENTO CONTABLE 91
10.1. CONOCER LA VERDADERA SITUACIN FINANCIERA,
ECONMICA Y SOCIAL DEL ENTE PBLICO 91
10.2. ESTABLECER SI LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES
REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES DEL ENTE PBLICO
vii
SON CIERTOS. 92
10.3. CONOCER LAS EXIGIBILIDADES Y OBLIGACIONES CIERTAS
DEL ENTE PBLICO 93
10.4. SOPORTAR LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES REALIZADAS
POR EL ENTE PBLICO Y QUE AFECTARON LA PARTE
FINANCIERA 93
10.5. LA FORMULACIN Y ADECUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
DE LAS REAS FINANCIERAS PARA GARANTIZAR EL REPORTE
OPORTUNO Y ADECUADO DE LA INFORMACIN PARA LA
GENERACIN DEL PROCESO CONTABLE 94
11. BENEFICIOS DE LA INFORMACIN SANEADA 95
11.1. TOMA OPORTUNA Y EFICIENTE DE DECISIONES 95
11.2. EJERCICIO DE CONTROL EFECTIVO DE LOS RECURSOS
PBLICOS 96
11.3. PERMITE EL EJERCICIO DE LA OBLIGACIN DE RESPONDER A
LA COMUNIDAD SOBRE EL ADECUADO MANEJO DE LOS
RECURSOS PBLICOS 97
11.4. REVELACIN DE INFORMACIN TIL DE ACUERDO CON LAS
DIFERENTES NECESIDADES DE LOS USUARIOS
ESTRATGICOS 97
CONCLUSIONES 99
BIBLIOGRAFA 102
viii
ANEXOS 103
MATERIAL ACOMPAANTE 109
9
INTRODUCCIN
La importancia de la aplicacin de la Ley de saneamiento contable , para garantizar
que la contabilidad pblica cumpla con uno de sus principales objetivos cual es el
de contribuir como herramienta para la administracin de los recursos pblicos y
as permitir la adecuada gestin financiera pblica.
Desde antes de la promulgacin de la Constitucin Poltica del ao 1991, el pas
careci de un sistema de informacin idneo que le permitiera conocer el grado de
eficiencia y eficacia con la que se administraban los recursos pblicos por parte de
los administ radores, en beneficio de la comunidad.
De otra parte, debido a que anteriormente se utilizaba un sistema de contabilidad
presupuestal, no se contaba con una herramienta que permitiera realizar una toma
adecuada de decisiones y que garantizara ejercer de forma eficiente el control
sobre la utilizacin de los recursos pblicos, ya que no se encontraba vestigio de
las transacciones realizadas por los gestores pblicos relacionadas con la utilizacin
y optimizacin de los mencionados recursos.
Con la promulgacin de la nueva Constitucin Poltica, se dan las bases para la
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formulacin de un sistema de informacin que permita a los usuarios estratgicos
conocer, de la fuente primaria, todas las transacciones realizadas por los entes
pblicos.
El desarrollo de ste documento pretende dar a conocer el valor agregado que
genera el hecho de que las entidades pblicas apliquen la ley de saneamiento
contable a su informacin financiera, econmica y social, de tal manera que,
cuenten con informacin cierta en sus Esta dos Contables, es decir, que las cifras
reveladas muestren el valor real de los bienes y derechos de propiedad de los
entes pblicos y las obligaciones que le son exigibles.
En la primera parte, se analiza el grado de razonabilidad que presentaban los
estados contables de la Gobernacin de Cundinamarca, el Distrito Capital de
Bogot y el Fondo Nacional del Ahorro, estableciendo las limitaciones que para la
adecuada toma de decisiones, el ejercicio del control, la realizacin de anlisis y
divulgacin de informacin y el conocimiento de la ciudadana sobre el manejo de
los recursos pblicos que realizan los gestores pblicos, genera el hecho de no
poseer estados contables razonables.
En la segunda parte, se darn a conocer las posibilidades o facilidades que da la
Ley 716 de 2001, previo al anlisis de la informacin financiera, econmica y social
que presentaban las entidades, antes, durante y despus del saneamiento
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contable, para garantizar que finalmente, despus de tanto tiempo, los entes
pblicos cuenten con informacin que servir como herramienta de gestin.
Adicionalmente, tomando como base la informacin reportada por los mismos
entes pblicos, se analiza el grado de avance del proceso, la magnitud de las
partidas objeto de depuracin y la inciden cia en el patrimonio al aplicar el proceso
de saneamiento contable.
Para ello, inicialmente se realizar un recorrido por la normatividad expedida en
materia de saneamiento contable, desde las leyes que dieron origen al proceso y
lo prorrogaron, pasando por los decretos que las reglamentaron, hasta los
procedimientos contables necesarios para garantizar el adecuado registro de las
operaciones que generen el desarrollo del proceso de saneamiento contable, para
finalizar analizando la informacin relacionada con el avance del saneamiento
contable y el formato del catlogo de cuentas de los cortes de 2002, 2003, 2004 y
2005.
Finalmente, se darn a conocer los beneficios que obtendran los entes pblicos,
que mediante la aplicacin de la ley de saneamiento contable generan informacin
razonable sobre la situacin financiera, econmica y social.
Se espera que con el desarrollo del presente trabajo, se conozcan las
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caractersticas y beneficios del proceso de saneamiento contable, para que
finalmente los entes pblicos cuenten con una verdadera herramienta de gestin, y
de esta manera se garantice la adecuada administracin de los recursos pblicos
en beneficio de la comunidad.
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1. DESCRIPCIN Y FORMULACIN DEL PROBLEMA
La informacin financiera, econmica y social que es utilizada por parte de los
usuarios estratgicos para la toma de decisiones y el ejercicio del control, contiene
los estndares mnimos de calidad para garantizar que sta contribuya a una
adecuada gestin pblica respecto de los bienes, derechos y obligaciones que
administran los entes pblicos?
Cmo garantizar que la informacin financiera, econmica y social revelada en los
estados contables de los entes pblicos pueda ser utilizada como herramienta de
gestin financiera?
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2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL:
Dar a conocer el valor agregado que genera en las entidades pblicas, el hecho de
que su informacin financiera econmica y social contenida en los Estados
Contables, a una fecha de corte, una vez sometida al proceso de saneamiento
contable, presente de forma razonable la situacin financiera, econmica y social,
de tal manera que los bienes, derechos y obligaciones all revelados, sean ciertos,
lo cual se traduce en la obtencin de herramientas gerenciales para una adecuada
toma de decisiones y el ejercicio del control.
2.2. ESPECFICOS:
Conocer el grado de razonabilidad de los Estados Contables de los entes pblicos
objeto de anlisis, antes de la aplicacin de la Ley 716 de 2001, modificada y
prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
Conocer el grado de utilizacin de los Estados Contables por parte del ente pblico
para la toma de decisiones, antes de la aplicacin de la Ley 716 de 2001,
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modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
Conocer sobre las decisiones tomadas por los entes pblicos y su efectividad, con
base en la informacin financiera, econmica y social, antes de la aplicacin de la
Ley 716 de 2001, modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de
2004.
Analizar el impacto que genera en la toma de las decisiones, el hecho de que las
cifras utilizadas, sean tomadas una vez se haya aplicado la Ley 716 de 2001,
modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
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3. JUSTIFICACIN
Existe un desconocimiento entre los gestores pblicos sobre la utilidad que presta
la contabilidad pblica como instrumento o herramienta de gestin, esto, debido a
que los administradores de los recursos pblicos, actualmente no cuentan con
informacin de base contable que contenga las caractersticas y requis itos mnimos
que garanticen la idoneidad de sta herramienta.
Desde el cambio fundamental de la contabilidad pblica en Colombia, suscitado en
ao de 1991 con la promulgacin de la Constitucin Poltica, la cual paso de ser
una contabilidad regida por el sistema de caja y que buscaba un control en la
ejecucin del presupuesto, a ser una contabilidad regida bajo el sistema de
causacin y de la cual se determinan los efectos patrimoniales cuando se realizan
los hechos financieros y sociales, se ha venido presentando una falencia en la
informacin generada en el proceso contable, la cual se traduce en falta de
razonabilidad en las cifras.
Esa falta de razonabilidad se origina desde la elaboracin del primer Balance
General de la Nacin, ya que para la obtenci n de los saldos iniciales, la
Contadura General de la Nacin, solicit a la totalidad de los entes pblicos la
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remisin de los saldos contables con corte a 31 de diciembre de 1995, entes que al
cumplir con tal solicitud no tuvieron en cuenta aspectos fundamentales como la
existencia real de los bienes, derechos y obligaciones, valor actual real,
documentos soportes idneos para demostrar los derechos y exigibilidades, entre
otros, lo cual trajo como consecuencia que a partir de esa fecha la informacin
revelada en los estados contables, no contuvieran los estndares mnimos de
calidad para utilizar esta herramienta para una adecuada administracin pblica.
Aunado a lo anterior, la carencia o la falta de operatividad de manuales de
funciones y procedimient os razonablemente integrados para cada una de las
dependencias de las reas financieras de los entes pblicos, y la ausencia de una
marcada cultura contable de los administradores pblicos, permitieron que la
informacin contable no fuera tenida en cuenta como herramienta para la
adecuada toma de decisin.
Gracias a los esfuerzos conjuntos entre la Contralora General de la Repblica y la
Contadura General de la Nacin, se present ante el Congreso de la Republica un
proyecto de Ley que buscaba la generacin de una serie de mecanismos para que
los entes pblicos depuraran y sanearan su informacin financiera, econmica y
social, de tal manera que en sus estados contables se revelaran en forma
razonable y fidedigna, los bienes y derechos con que cuentan las entidades para el
ejercicio de sus funciones y las obligaciones y exigibilidades derivadas de estas.
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As las cosas, en el ao 2001 fue expedida la Ley 716 conocida como la Ley de
Saneamiento Contable cuyo objeto principal esta dado en establecer la obli gacin
a los administradores de los entes pblicos a desarrollar todo tipo de acciones
administrativas, de tal manera que sus estados contables a una fecha de corte
muestren la verdadera situacin financiera, econmica y social y as contar con
una herrami enta fundamental para la adecuada gestin de los recursos pblicos.
Con el anlisis que realizar sobre el impacto positivo que genera en la informacin
financiera, econmica y social de los entes pblicos el hecho de que esta
informacin haya sido someti da al proceso de depuracin y saneamiento, pretendo
dar a conocer los beneficios que obtendrn los gestores pblicos al contar con una
herramienta idnea para un adecuado gestionar de los recursos pblicos
entregados para su administracin.
Basta ver la diferencia marcada entre la informacin presentada a la Contadura
General de la Nacin antes de ser sometida al proceso de saneamiento contable,
frente a la que ha sido depurada y saneada, demostrando ser ms confiable para
la toma de decisiones.
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4. DELIMITACIONES
Para el desarrollo del presente documento analizar la informacin financiera,
econmica y social de tres tipos de entidades a saber: uno correspondiente a la
administracin central departamental, para ello se escogi a la Gobernacin del
Departamento de Cundinamarca, debido a que es una de las entidades que
muestra los mejores ndices de cumplimiento en el envo de la informacin a la
Contadura General de la Nacin.
De otra parte, por considerar que los municipios son las entidades que ms
requieren la aplicacin de la mencionada Ley de saneamiento contable y su
infraestructura, toma ndo como ejemplo el Distrito Capital.
Ahora bien, teniendo en cuenta que dentro de la estructura del Estado
Colombiano, se encuentran entes pblicos cuya natural eza pertenece a la de las
empresas, se toma como modelo una Empresa Industrial y Comercial del Estado,
cual es el Fondo Nacional del Ahorro.
Una vez definidas las entidades que servirn de muestra para la elaboracin del
presente trabajo, se encuentran como limitantes para determinar el grado de
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utilizacin de la contabilidad pblica para la toma de decisiones, el hecho que en la
Contadura General de la Nacin slo se cuenta con los saldos de las cifras a una
fecha de corte, sin que se pueda deducir como se est utilizando.
Adicionalmente, el hecho de que los entes pblicos an no hayan terminado con la
aplicacin de la Ley de Saneamiento Contable hace que an no se cuente con
informacin suficiente y pertinente para determinar la calidad de sus estados
contables, el tipo de decisiones que est tomando el ente pblico y el grado de
utilizacin de la informacin contable ya depurada.
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5. HIPTESIS
En la medida en que la informacin financiera, econmica y social muestre de
forma razonable la situacin financiera de los entes pblicos a una fecha de corte,
y sta pueda ser utilizada para adecuada toma de decisiones y el ejercicio del
control, los recursos pblicos entregados a los diferentes gestores pblicos, podrn
ser administrados de forma eficiente, eficaz y econmica.
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6. VARIABLES
En la ejecucin del trabajo se encontr como variable independiente el hecho de la
necesidad ingente de realizar capacitacin a los diferentes administradores
pblicos sobre las herramientas que pueden utilizar para el desarrollo de la gestin
pblica, entre ellas la contabilidad pblica.
De otra parte, se hace necesario desarrollar programas de capacitacin sobre los
beneficios que genera el hecho de aplicar el proceso de saneamiento contable a la
informacin financiera, econmica y social, y los tipos de decisiones en los que se
pueda aplicar la contabilidad depurada y saneada.
Por ltimo, se hace necesario, capacitar a los gestores pblicos de la
responsabilidad que respecto al proceso de saneamiento contable les corresponde
sobre el mencionado proceso.
De igual forma, se determin como variable dependiente el hecho de que por
iniciativa propia de los gestores pblicos de las entidades, se garantice que de
forma permanente la informacin financiera, econmica y social cuente con las
caractersticas y requisitos mnimos que permitan utilizarla como herramienta de gestin.
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7. MARCO JURDICO DE SANEAMIENTO CONTABLE
7.1. ANTECEDENTES
Con la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, se desarrollaron nuevos
lineamientos rel acionados con el proceso contable del sector pblico colombiano,
la cual, en su artculo 354, cre la figura del Contador General de la Nacin,
modificando la labor que desde la creacin de la Contralora General de la
Repblica CGR- en el ao de 1923 vena desarrollando.
A partir de la expedicin de la Constitucin y del desarrollo de las competencias
constitucionales, fue comn el hecho de que no se feneci era la Cuenta por parte
de la Cmara de Representantes y se expidieran dictmenes negativos o adversos
proferidos por la Contralora General de la Repblica sobre los Estados Contables
presentados por el Contador General, hechos que evidencian una gran
incertidumbre sobre la razonabilidad de las cifras contables pblicas.
Dicho de otra manera, el pas no cuenta con informacin que revele con cer teza su
verdadera situacin financiera, econmica y social representada en
disponibilidades, derechos, obligaciones y por lo tanto, su real patrimonio.
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Ante tal situacin se hace necesario emprender acciones tendientes a depurar la
mencionada informacin, con el objetivo de rescatar la confianza pblica, contar
con una confiable herramienta para el control, la evaluacin de la gestin y la
toma de decisiones, sobre lo cual en el pasado slo se haban hecho
intr ascendentes reflexiones.
Lo anterior trajo como consecuencia que en la Contralora General de la Repblica,
se iniciara un proceso para rescatar la realidad contable del sector publico, bajo el
marco de un plan estratgico, para que a travs de las distintas Contraloras
Delegadas Sectoriales se diseara un plan de accin que involucrara las
actuaciones frente a todos los sujetos de control que haban sido objeto de
formulacin de glosas contables por parte de la Comisin Legal de Cuentas a partir
de 1993, pero especialmente, como resultado del proceso de Auditoria
Gubernamental con enfoque integral adelantado por la CGR.
El proceso de saneamiento contable es una actividad que involucra toda la
administracin pblica. El conocimiento integral de este proceso llev a la CGR a
elaborar conjuntamente con la CGN, una propuesta de proyecto de Ley,
posteriormente avalada por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, con el fin
de habilitar competencias para que la administracin, durante un periodo
determinado, pudiera depurar saldos insolutos que a travs de la normatividad
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vigente no era posible lograr, y de esa manera evitar que no se contara con
informacin razonable para una adecuada administracin pblica .
Antecedentes normativos relacionados con el tema , se remontan a la expedicin
de la Ley 94 de 1928, referida a la condonacin de deudas a favor de la Nacin.
Posteriormente, el Decreto Extraordinario 911 de 1932, autoriz al Contralor
General para fenecer y cancelar todas las cuentas personales correspondientes a
los aos anteriores a 1923 que resultaban difcil establecer por diferentes causas.
Veintin aos ms tarde el Decreto Ley 3219 de 1953, sobre ejercicio de
jurisdiccin coactiva, orden dar por terminado juicios ejecutivos y el archivo de
negocios menores de cien pesos.
Paradjicamente, como si fuera propio de una administracin pblica caracterizada
por la captacin de voluminosos recursos, todas las normas que al respecto se
dictaron en el pasado sobre este tema, pretendan favorecer, de a lguna manera, a
las personas con acreencias a favor del tesoro pblico. Transcurrieron casi
cincuenta aos para poder contar con un ordenamiento legal que no busca borrn
y cuenta nueva, sino, poder establecer la verdadera situacin financiera del sector
pblico y de cada rgano que lo integra.
Tanto la CGR como la CGN, estuvieron siempre pendientes de esta trascendental
iniciativa. Despus de surtir todo el proceso legislativo, el Congreso de la Repblica
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promulg la Ley 716 de 2001, Por la cual se expi den normas para el saneamiento
de la informacin contable en el sector pblico ....
Ahora bien, para poder interpretar la mencionada Ley, es necesario que
analicemos las razones que motivaron al legislativo a la expedicin de la Ley de
Saneamiento Contable, las cuales se focalizan al hecho de que en los estados
financieros de las entidades pblicas, figuran saldos con una antigedad
significativa sin contar a la fecha con un mecanismo tcnico ni legal que permita su
depuracin definitiva.
7.2. NORMAS GENERALES
Como se haba advertido en la justificacin de este trabajo, la falta de
razonabilidad en los estados contables de los entes pblicos, se origina desde la
elaboracin del primer Balance General de la Nacin, al momento de obtener los
saldos iniciales.
La Contadura General de la Nacin, consciente de la situacin planteada, y con el
fin de darle razonabilidad a la informacin, expidi en el ao 1996 la Circular
Externa 013, con cual establece los parmetros mnimos que deben aplicar los
entes pblicos para que su informacin financiera, econmica y social, contuviera
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con las caractersticas y requisitos mnimos de calidad que garantizarn el
cumplimiento de los objetivos de la Contabilidad Pblica.
Pero infortunadamente, el temor de los administradores pblicos a que les
involucrara en procesos de responsabilidad fiscal, por detrimento en el patrimonio
de los entes que representaban, hizo que esta norma no fuera aplicada por la gran
mayora de entes estatales.
De otra parte, con la ejecucin de las auditoras integrales, las Contraloras tanto
Nacional como Territoriales, evidenciaron la falta de razonabilidad en la
informacin, situacin que junto con los anlisis realizados por la Contadura
General de la Nacin mediante la evaluacin institucion al, permiti que se realizara
una alianza estratgica entre estas dos entidades para presentar ante el Congreso
de la Repblica el proyecto de Ley de lo que ms tarde se convirti en la llamada
Ley de Saneamiento contable.
A continuacin se presenta el desarrollo normativo del proceso de saneamiento
contable en estricto orden cronolgico, con lo cual pretendemos dar a conocer la
intencin que ha tenido el rgano legislativo como el Gobierno Nacional para
garantizar la adecuada aplicacin de la Ley y el cum plimiento de sus objetivos.
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7.2.1. LEY 716 DE 2001
Con la expedicin de esta Ley, el Congreso de la Repblica estableci la
obligatoriedad por parte de las entidades pblicas de adelantar las gestiones
administrativas necesarias para depurar la informacin contable, con el fin de que
en los estados financieros se revele en forma consistente y razonable la realidad
econmica, financiera y patrimonial del Estado.
Adicionalmente, dispuso que los entes pblicos deben adelantar acciones que
permitan establecer la e xistencia real de bienes, derechos y obligaciones, a efectos
de depurar y castigar los valores que presentan un estado de cobranza o pago
incierto para eliminarlos o incorporarlos, segn sea su efecto en el patrimonio
pblico.
Tal como lo establece el artculo 4. de la Ley, las entidades pblicas depurarn los
valores contables que resulten de la actuacin anterior, cuando se cumpla algunas
de las siguientes condiciones:
Los valores que afectan la situacin patrimonial y no representan derechos,
bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible
ejercer los derechos por jurisdiccin coactiva.
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Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigedad tal que no
es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenmenos de
prescripcin o caducidad.
Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idneos
que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o
pago.
Cuando no haya sido posible legalme nte imputarle a persona alguna el valor
por prdida de los bienes o derechos.
Cuando evaluada y establecida la relacin costo beneficio resulte ms
oneroso adelantar el proceso de que se trate.
De otra parte, la precitada Ley establece sobre quin recae la responsabilidad
sobre el proceso de saneamiento contable, la cual para el caso de las entidades
pblicas del orden Central, ser sobre el jefe o el Director de la entidad, y para el
caso de los organismos descentralizados, ser sobre el Mximo rgano Colegiado
de Direccin y el Director de la entidad.
Cmo complemento la Ley determina que las responsabilidades para los
administradores pblicos se darn en el caso de la no aplicacin del proceso de
saneamiento contable o la utilizacin indebida de las facultades otorgadas por la
Ley, lo cual implica responsabilidades desde el punto de vista administrativo y
disciplinario.
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Cabe anotar, que esta Ley tiene unas caractersticas que van a permitir el
cumplimiento de su objetivo cuales son, las relacionadas con la temporalidad, no
es una Ley de punto final y es una Ley de carcter prevalente.
Esta Ley, de acuerdo con el artculo que determina su vigencia tendr aplicacin
hasta el 31 de diciembre del ao 2003, pero dado el precario grado de avance en
el proceso de una mayora significativa de entes pblicos, se incorpor en el texto
de la Ley de la Reforma Tributaria del ao 2004, Ley 863 de 2003 un articulado
que permiti la ampliacin de su primera vigencia hasta el 31 de diciembre del ao
2005.
Teniendo en cuenta que en el desarrollo del proceso de saneamiento contable se
van a identificar una serie de partidas que representan bienes y derechos que de
acuerdo con los anlisis realizados se podr determinar si esos bienes son
susceptibles de retiro de la contabilidad por la accin negligente de los servidores
pblicos que los tenan bajo su responsabilidad, la Ley dispone que el
Representante Legal deber iniciar los trmites administrativos necesarios para
informar a las autoridades competentes, para que esta s en el mbito de su
jurisdiccin desarrollen las accin correspondientes desde el punto de vista fiscal,
disciplinario y penal.
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Ahora bien, el artculo 9 de la Ley 716 dispone que esta es de carcter
prevalente, lo que implica que lo establecido en est a Ley se aplicar de preferencia
sobre las disposiciones especiales previstas para las entidades pblicas, lo que
permite que se avance significativamente en la aplicacin del proceso, siempre y
cuando se atienda la normatividad correspondiente.
7.2.2. LEY 863 DE 2003
Cmo se haba advertido anteriormente, y dado el grado de avance del proceso de
saneamiento contable faltando pocos meses para el trmino de la vigencia de la
Ley 716 de 2001, el Gobierno Nacional propuso al Congreso de la Repblica
ampliar su aplicacin hasta el ao 2005, lo cual, se incorpor en los artculos 65,
66 y 67 de la Ley 863 del 2003.
7.2.3. LEY 901 DE 2004
Debido a que en la Ley 716 de 2001 no se incorporaron factores necesarios para
permitir la legalizacin de los bienes inmuebles por parte de los entes pblicos y
otros temas necesarios para realizar el seguimiento al proceso por parte de los
entes pblicos competentes, el Congreso de la Repblica aprob la Ley 901 de
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2004, por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 716 de 2. 001,
prorrogada y modificada por la Ley 863 de 2003 y se modifican algunas
disposiciones:
Como caractersticas principales de esta Ley podemos destacar que da prorroga
hasta el 31 de diciembre de 2005, la vigencia de varios artculos de la Ley 716,
entre ellos los numero; 1, 2, 3,4,5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 17.
Adicionalmente, establece que la Procuradura General de la Nacin y dems
autoridades disciplinarias realizarn, las correspondientes investigaciones en contra
de los representantes lega les y miembros del mximo rgano colegiado de
direccin, donde aplique esta ley por no haber adelantado el proceso de
Saneamiento Contable de las entidades y organismos pblicos bajo su direccin en
la vigencia inicial de la Ley, con base en los informes r emitidos por la Contadura
General de la Nacin, la Contralora General de la Repblica o por la autoridad
fiscal correspondiente.
De otra parte, la Ley modific y adicion el artculo 4 de la Ley 716, estableciendo
las siguientes condiciones para la depuracin de saldos contables:
Valores que afecten la situacin patrimonial y no representan derechos, bienes u
obligaciones ciertos para la entidad.
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D erechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos
mediante la jurisdiccin coactiva.
Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o
pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el
caso
Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos a travs de
los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su
cobro o pago.
Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la
perdida de los bienes o derechos.
Cuando evaluada y establecida la relacin costo-beneficio resulte ms oneroso
adelantar el proceso de que se trate.
Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y respecto de los cuales
sea necesario llevar a cabo el proceso de titulacin para incorporar o eliminar da la
informacin contable, segn corresponda.
En su estructura se pueden identificar tres pargrafos, donde el primero ratifica la
34
posibilidad de contratacin del proceso, el segundo precisa sobre el tratamiento de
aquellas partidas cuya cuanta no supera un valor mayor a 5 salarios mnimos,
para lo cual se requiere la simple prueba sumatoria para ser depurados, y el
tercero, la novedad de incorporar en un boletn semestral de deudores morosos,
como un instrumento ms de saneamiento a la cartera pblica cuando la deuda
supere los 5 salarios mnimos legales vigentes, y presente una morosidad mayor a
6 meses.
En esta Ley se precisa el procedimiento a seguir para dar cumplimiento al literal g)
del artculo 4 de la Ley 716, en lo relacionado con la obtencin de los ttulos de
propiedad idneos, respecto de aquellos bienes inmuebles que aparecen
registrados contablemente, y de los cuales se carezca del derecho de dominio, o
de identidad catastral y de existencia jurdica.
De otra parte, se modific el Artculo 5 de la ley 716, en lo relacionado con la
competencia y responsabilidad administrativa, que tienen los jefes o directores de
entidades y los Comits, juntas o consejos directivos, como directos responsables
de informar detalladamente anualmente sobre la depuracin al poder legislativo
correspondiente, como son el Congreso de la Repblica, las asambleas
Departamentales y los Concejos Municipales.
35
7.2.4. LEY 998 DE 2005
Debido a que un significativo nmero de entidades pblicas no alcanzaron a
desarrollar el 100% de las acciones admi nistrativas necesarias para la depuracin y
saneamiento de las partidas que representan bienes, derechos y obligaciones, y
especficamente lo relacionado con la legalizacin de los bienes inmuebles y la
actualizacin de los pasivos laborales, el Congreso de la Repblica aprob la Ley
998 de 2005, en la cual se prorroga por un ao ms la aplicacin de la Ley de
Saneamiento Contable, es decir su aplicacin ser hasta el 31 de diciembre de
2006.
7.2.5. DECRETO 1282 DE 2000
Decreto que reglamenta la Ley 716, estableciendo la conformacin de Comits
Tcnicos de Saneamiento Contable, y asignndole sus funciones.
De otra parte, establece que las actuaciones administrativas adelantadas en el
Saneamiento Contable deben quedar adecuadamente soportadas en estudios
tcnicos , los cuales deben formar parte de las actas de aprobacin suscritas por
los jefes de los organismos o del mximo rgano colegiado, para respaldar las
decisiones adoptadas.
36
Este Decreto precisa que se entiende por informacin contable depurada,
determinando que las entidades y organismos del sector pblico debern
establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su
patrimonio pblico con corte a 31 de diciembre de 2000, depurando y castigando
los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su
eliminacin o incorporacin en la respectiva contabilidad.
Adicionalmente, precisa quienes deben aplicar la Ley de Saneamiento Contable,
disponiendo que el campo de aplicacin de la Ley, comprende los organismos que
conforman las distintas ramas del poder pblico en el nivel nacional; las entidades
de control, organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a
rgimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y
cualquier otra entidad que maneje o administre recursos pblicos y slo en lo
relacionado con stos; siempre y cuando hagan parte del balance general del
sector pblico.
Para garantizar la definicin de haca donde debe dirigirse el proceso de
saneamiento contable, este Decreto dispuso que los representantes legales de las
entidades y organismos pblicos obligados al saneamiento contable, establecern
las polticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen,
clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas
contables que debern ser sometidas a consideracin de la instancia
37
correspondiente para su castigo o depuracin.
Con el fin de garantizar el adecuado registro contable de las operaciones
generadas en el proce so de saneamiento contable, el Decreto 1282 de 2003, en su
Artculo 8, dispuso que el Contador General de la Nacin incorpore y modifique el
Plan General de Contabilidad Pblica, PGCP, y establezca los procedimientos
contables que se requieran para el debido registro de la depuracin contable que
realicen los distintos entes pblicos.
De forma complementaria, dispuso que las actuaciones administrativas que se
adelanten para el saneamiento contable, debern quedar adecuadamente
soportadas en estudios tcni cos necesarios para sustentar la depuracin y
formarn parte de las actas de aprobacin suscritas por los jefes de los organismos
o los integrantes del mximo organismo colegiado, segn corresponda.
En cuanto a la actualizacin de los valores revelados en los estados contables, en
el artculo 10. da la potestad para que los entes pblicos ajusten los saldos de las
cuentas de los estados financieros, a los valores que se establezcan en el proceso
de depuracin contable. Dicho ajuste se soportar con las respectivas actas que se
elaboren y aprueben por los comits tcnicos de saneamiento y con un informe
tcnico final, suscrito por sus integrantes, en el cual se presenten los resultados
del proceso.
38
7.2.6. DECRETO 1914 DE JULIO DE 2003
Este Decreto precisa entre otros aspectos, el relacionado con la informacin objeto
de depuracin, estableciendo que toda la informacin que forma parte de los
estados contables hasta la fecha de vigencia de la Ley 716 del 24 de diciembre de
2001 ser objeto de depuracin.
De otra parte, hace la precisin respecto a que los registros contables derivados
del proceso de saneamiento contable no tendrn efectos fiscales de conformidad
con la reglamentacin que expida el Contador General de la Nacin.
Un aspecto fundamental que reglamenta este Decreto es el relacionado con la
aplicacin de las normas de auditora en el desarrollo de los procedimientos
relacionados con el saneamiento de la informacin contable, para la obtencin de
una informacin contable que refleje razonablemente la situacin financiera,
econmica y patrimonial de los entes pblicos, soportndolo en papeles de trabajo
que tcnicamente evidencien las actividades llevadas a cabo.
Como complemento, el Decreto faculta a la Contadura General de la Nacin para
que en ejercicio de sus funciones, lleve a cabo las labores de inspeccin que sean
necesarias y le permitan determinar el cumplimiento de las disposiciones
relacionadas con el proceso de saneamiento contable y, en consecuencia, que los
39
entes pblicos suministran informacin contable que refleja la realidad econmica,
financiera y patrimonial. En cumplimiento de dichas labores tambin podr solicitar
informacin relativa al proceso de saneamiento contable de cualquier entidad
pblica, mediante la solicitud de informes sobre los avances logrados en desarrollo
del proceso de saneamiento de la informacin contable.
En relacin con el apoyo que debe prestar la Contadura General de la Nacin, el
Decreto dispone que sta entidad coadyuvar el proceso de saneamiento de la
informacin contable con actividades de capacitacin y asistencia tcnica, sin que
ello le obligue a formar parte del comit tcnico de saneamiento, ni le genere
responsabilidad alguna por el incumplimiento de las entidades respecto del
saneamiento contable a que se encuentran obligadas.
7.2.7. DECRETO 1014 DE 2005
Con el fin de precisar el tratamiento que se debe dar al artculo 3o de la Ley 901
de 2004, para efectos de la titulacin de bienes inmuebles, este Decreto establece
los pasos y requisitos que se deben ab ordar y cumplir para obtener el documento
soporte idneo que permita evidenciar la pr opiedad de los inmuebles baldos
rurales o urbanos, segn se trate, que hayan sido ocupados o posedos por una
entidad pblica, con nimo de dueo durante un perodo no inferior a diez (10) aos.
40
Al igual que para aquellos bienes inmuebles que sin haber sido ocupados o
posedos en el mismo perodo por una entidad pblica, estn destinados a la
prestacin de un servicio pblico o afectado a proyectos de desarrollo en beneficio
de la comunidad.
Adicionalmente el Decreto establece el tratamiento que se debe dar cuando se
requiera obtener el ttulo de los bienes que carecen de identidad catastral y registral .
Constituye factor importante en este Decreto el hecho de que establece el
mecanismo para legalizar los bienes cuando provienen de la transferencia realizada
por una colectividad, comunidad o un tercero pblico o privado. Si entre los
otorgantes se encuentra un tercero pblico, la transferencia del dominio respecto
de este se considerar a ttulo de cesin.
Ahora bien, debido a que muchos entes pblicos se encuentran bienes que han
sido construidos con recursos propios, el artculo 6o. del Decreto en mencin
establece la forma de legalizar estas construcci ones, estableciend o que el acta de
liquidacin del contrato de obra o el documento que haga sus veces, se elevar a
escritura pblica, en la cual se dejar expresa constancia de los datos de registro
del inmueble de que se trate, la cual una vez inscrita en la Oficina de Re gistro de
Instrumentos Pblicos competente ser ttulo idneo para legalizar la construccin,
sin consideracin a que la entidad pblica sea o no titular del derecho real de
dominio del bien inmueble sobre el cual se construy, en virtud de lo establecido
en el artculo 3o de la Ley 901 de 2004.
41
7.3. NORMAS CONTABLES:
7.3.1. Circular Externa 050 de 2002
La Contadura General de la Nacin, con el fin de reglamentar el procedimiento
contable, expidi la circular 050 de 2002 la cual viene derogando la Circular
Externa 032 de 2000.
Como objetivo se propuso, inducir el proceso de identificacin de las partidas
inconsistentes que afectan los estados contables institucionales, con el objetivo de
revelar la magnitud y el origen de los problemas, y generar el espacio que conlleva
a que se adelanten las acciones pertinentes y la expedicin de los actos
administrativos que se requieran, para que las reas contables procedan a efectuar
los ajustes que en cada caso correspondan, y definir los lineamientos generales
que contribuyan a la depuracin de saldos antiguos y permitan la incorporacin de
operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y
obligaciones.
Se deben depurar:
Saldos pendientes de conciliar
Valores pendientes de recaudo o pago con e levada antigedad
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Acreedores y deudores no identificados
Diferencias entre las existencias fsicas de bienes y derechos y los saldos
contables
Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte
Omisin en liquidacin de contrato
Para evitar y solucionar todas las falencias y deficiencias de Orden Contable,
deber aplicarse el procedimiento relativo al debido reconocimiento, valuacin y
revelacin de las operaciones financieras, econmicas y sociales, sin perjuicio de
las acciones fiscales correspondientes a las responsabilidades del cargo de los
funcionarios pblicos.
Las acciones administrativas correspondientes se encaminan as:
Efectuar exploracin exhaustiva de archivos de los documentos soporte,
interno y externos, si se carece de esta se deben utilizar mecanismos
alternos de comprobacin, como circulares y requerimientos a los entes o
terceros directa o indirectamente involucrados.
Desarrollar procedimientos y estrategias especiales para garantizar la
evaluacin, documentacin y as mismo determinar las correcciones,
reclasificaciones y ajustes correspondientes, sin perjuicio de seguimiento
43
que debe adelantar la Oficina de Control Interno.
Reproducir los documentos soporte, comprobantes de contabilidad, en
operaciones no regi stradas que hayan afectado la realidad econmica de la
entidad, o en su caso obtener copias de los documentos faltantes cuando
son de origen externo.
Adelantar los procesos de Liquidacin de contratos a efectos de determinar
los derechos y obligaciones fi nales frente a terceros.
Todos los dems que se consideren de gestin administrativa para efectos
de adelantar el proceso de depuracin contable.
El tratamiento contable a aplicar es:
Reclasificacin de saldos activos a la cuenta 1996 bienes y derechos de
responsabilidad administrativa. Y de saldos pasivos a la cuenta 2996
Obligaciones en investigacin administrativa.
Constitucin de Provisiones: Los bienes y derechos susceptibles de
aprovisionarse, bebern registrar una provisin equivalente al riesgo
probable o contingencia de prdida para el ente pblico, la cual deber
44
ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en
el proceso de depuracin.
Castigo de Activos: Los responsables debern segn la Ley ordenar el
castigo del saldo de los activos y sus cuentas complementarias, afectando a
su vez las provisiones constituidas, Debito1997 y Crdito 1996 bienes y
derechos en investigacin administrativa.
Ajuste a saldos de la cuenta del Pasivo: Los saldos que correspondan a
obligaciones, no pondrn desconocerse, en tanto que se concluya que
corresponden a pasivos ciertos, pero si se encuentra en alguna de las
causales del Artculo 4 de la Ley 716, y la Ley 901 de 2.004, debern
depurarse, si no corresponde estos pasivos a obligaciones ciertas podrn
tratarse como aprovechamiento o recuperaciones determinados en el
proceso de depuracin y sustentados en los actos administrativos,
registrndole en las cunetas de orden 9390 y 9915, con criterio propio de la
entidad.
Los estados contables debern quedar depurados totalmente a 31 de diciembre de
2003.
45
7.3.2. Carta Circular 042 de 2003
El objetivo es efectuar un seguimiento al proceso de depuracin de la informacin
contable pblica, donde las entidades pblicas debern remitir una comunicacin a
la Contadura General de la Nacin en la cual se informe sobre aspectos
relacionados con el proceso de saneamiento de la informacin financiera, contable
de la entidad, suscrita por el respectivo representante legal y el contador.
Los siguientes aspectos debe contener la comunicacin:
El mecanismo por el cual el representante legal ha definido las polticas y ha
establecido los procedimientos necesarios para identificar, clasificar y
determinar las partidas contables que sern objeto de depuraci n, mediante
mecanismos de incorporacin o anulacin.
Acto administrativo de creacin y conformacin del Comit Tcnico de
saneamiento contable.
Fecha de expedicin del reglamento del Comit Tcnico de saneamiento
contable.
Valor a nivel de cuenta, de las partidas castigadas o incorporadas en bienes,
derechos y obligaciones.
Valor a nivel de cuenta de las partidas castigadas o incorporadas para los
montos superiores de 5 salarios mnimos legales mensuales.
46
Valor a nivel de cuenta, de las partidas reconocidas o incorporadas como
bienes, derechos u obligaciones, derivadas del proceso de depuracin
contable.
Estimacin del porcentaje de avance en el proceso de depuracin.
Estimacin de la fecha probable determinacin del proceso de depuracin,
de acuerdo con los cronogramas establecidos por cada entidad, dentro del
plazo prescrito por la Ley.
Existencia de la documentacin correspondiente.
Finalmente la Circular Externa 033 de 2.002, hace una sntesis referencial de las
normas expedidas por la Contadura General de l a Nacin que tienen impacto en
los procesos de saneamiento contable
7.3.3. Circular Externa No. 056 de 2004
Como consecuencia de la ampliacin del plazo para el desarrollo del proceso de
saneamiento contable, y teniendo en cuenta el grado de avance y la problemtica
en su aplicacin, la Contadura General de la Nacin expidi la Circular Externa No.
056 de 2004 mediante la cual se dictan los procedimientos que deben ser
aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716
de 2001 , prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282
47
de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados
como ajustes por inflacin y de los saldos globales registrados en las cuentas de
Propiedad, Planta y Equipo.
Esta norma pretende orientar a las entidades para que adelanten la gestin
administrativa necesaria para la depuracin de la informacin contable y para la
culminacin completa del proceso de saneamiento, de acuerdo con lo establecido
en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.
Adicionalmente, definir los registros contables que deben realizar las entidades
pblicas en el proceso de saneamiento de la informacin contable, revelando en
una cuenta patrimonial el efecto neto de los valores depurados, precisando el
tratamiento contable de los conceptos que han sido incluidos en el proceso de
investigacin administrativa y orientar el proceso de saneamiento contable hasta
su culminacin.
As como, la definicin de los lineamientos generales que contribuyan a la
depuracin y saneamiento de saldos antiguos, a la vez que permitan la
incorporacin de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes,
derechos y obligaciones.
Finalmente, busc definir el procedimiento contable para ajustar los saldos de las
48
propiedades, planta y equipo registrados en forma global, con los valores
determinados en la toma fsica de bienes.
Buscando dar claridad a los trminos que se utilizan en el desarrollo del proceso de
saneamiento contable, en esta norma se hacen las precisiones relacionadas con el
proceso.
En esta parte se presentan, en el contexto de la Ley, los conceptos de: Gestin
administrativa, Depuracin contable, Saneamiento contable, Normas de auditora,
Tcnicas de auditora, Papeles de trabajo, Efectos fiscales y Valor en libros.
Finalmente, la circular externa establece los procedimientos necesarios para el
reconocimiento y revelacin, que las entidades pblicas debern aplicar, teniendo
en cuenta que los mismos debern ampararse en actos administrativos, en los
cuales se explicar en forma detallada entre otros aspectos, el origen de la
decisin, los documentos tcnicos que demuestren el estudio adelantado y los
resultados de la investigacin efectuada, observando que son de origen y efecto
contable y no pretenden sustituir el ejercicio de las acciones administrativas,
disciplinarias o fiscales que puedan derivarse, por la responsabilidad u omisin de
funciones de los servidores pblicos, como resultado de las operaciones que
afecten el patrimonio del sector pblico.
49
8. ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS
Haciendo un anlisis de artculos que han tratado sobre el tema de saneamiento
contable, encontramos dos de ellos publicados en la revista Campaa
Anticorrupcin , escritos por el doctor Ivn Jess Castillo Caicedo1, los cuales se
presenta n a continuacin:
8.1. EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTNUO DE BENEFICIO
INCALCULABLE
Introduccin
A travs de estas lneas quiero hacer un corto recorrido por el proceso que sin
lugar a dudas es para m, el ms importante de todos cuantos se hayan iniciado en
la vida econmica, financiera y contable en el pas: el saneamiento contable.
1 * Coordinador de la Subcontadura General y de Investigacin de la Contadura General de la Nacin .
50
Est afirmacin est sustentada en los beneficios y repercusiones positivas que en
el futuro representar para el sector pblico en las decisiones de tipo econmico,
financiero e inclusive de ndole administrativo, que se deban tomar, por cuanto
disponer de informacin contable real, razonable y verificable, apoyar los
procesos de planificacin econmica, de gestin financiera y de medicin de los
resultados, pero por sobre todo, ser una herramienta fundamental en la lucha
contra la corrupcin.
En este artculo se presenta en orden lgico el proceso de saneamiento contable,
desde sus antecedentes, la expedicin de la Ley 716 y sus decretos
reglamentarios, el apoyo de la Contadura General de la Nacin y de otras
entidades al proceso, el avance que hoy se advierte, su importancia, el futuro con
la posibilidad de prorrogarse la vigencia de la norma.
Aunque sin lugar a dudas muchos aspectos se pudieron haber quedado por fuera,
considero que se han destacados los ms importes y significativos.
Antecedentes
Hablar hoy del proceso de saneamiento contable, hace necesario remitirnos a
conocer los antecedente s y las razones que llevaron al Congreso de la Repblica
en el ao 2001 a aprobar la Ley 716, cuyo proyecto fue trabajado en forma
51
conjunta entre la Contadura General de la Nacin y Contralora General de la
Repblica, entidades responsables de la elabora cin del Balance General de la
Nacin y de la auditora al mismo, respectivamente.
Corra el ao 1995, y el Gobierno Nacional mediante los decretos 085 y 086 crea
en el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, la Direccin General de la
Contabilidad Pblica y define su planta de personal, estableciendo para esta
dependencia, las funciones asignadas al Contador en el Artculo 354 de la
Constitucin Poltica.
En cumplimiento de las funciones encomendadas sta Direccin concentra sus
esfuerzos en la exp edicin del Plan General de Contabilidad Pblica, el cual tuvo
lugar a finales del mencionado ao, mediante la Resolucin 4444, proceso que se
llev a cabo, con la ayuda de ms de un centenar de profesionales de la
Contadura, la mayora de los cuales repr esentaban a las principales entidades
pblicas, tanto nacionales como territoriales.
En otro campo en el cual trabaj la Direccin fue en el de la preparacin y
elaboracin del Balance General de la Nacin y del Sector Pblico, para lo cual, se
expidieron a partir del mes de agosto de 1995, las Resoluciones 3425, 3694 y las
circulares externas 001, 002 y 003, con las que se solicita a las entidades pblicas
nacionales y territoriales, tanto del nivel central (Ministerios, municipios,
departamentos, entre otros), como descentralizadas (Establecimientos pblicos,
52
Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades de Economa Mixta, Empresas
Sociales del Estado, Empresas de Servicios Pblicos), la preparacin, elaboracin y
envo de lo que se llam el Balance de Apertura de la informacin
correspondiente al 31 de diciembre de 1995, cuyo plazo se fij para el 15 de
febrero del ao 1996.
Es de anotar que previamente se haba realizado en el pas un diagnstico del
nmero de entidades que tenan verdaderos sistemas de informacin contable, el
cual daba unos resultados nada alagadores, al establecerse que el 95% de las
entidades pblicas del pas no llevaban contabilidad.
Como puede observarse, el tiempo que disponan las entidades para conformar su
primer Balance de acuerdo con las normas recientemente expedidas por la
Direccin General de Contabilidad Pblica, era bastante apretado y signific para
las entidades, principalmente para las territoriales, que no tenan procesos
contables, el tener que contratar a prof esionales de la Contadura Pblica, para
realizar esta labor en tan poco tiempo. A lo anterior, se une la poca experiencia de
estos profesionales en el manejo contable del sector pblico.
Con el fin de cumplir con la obligacin legal, antes que en presentar una
informacin razonable, las entidades incluyeron dentro de este primer balance,
informacin que en la mayora de entidades no reuna los requisitos mnimos de
53
consistencia exigidos en el proceso contable, como son el disponer de los
documentos soportes para la incorporacin de bienes, derechos y obligaciones, el
incluir informacin con todo el detalle necesario para un seguimiento posterior, el
disponer de inventarios actualizados, entre otros.
Con el transcurso del tiempo se fue haciendo ms evident e la falta de
razonabilidad de la informacin contable que presentaban las entidades a la CGN,
situacin que ha sido advertida por instituciones como la Contralora General de la
Repblica, en sus procesos de auditora financiera, por las oficinas de control
interno en los informes que preparaban, por los contadores de las entidades
pblicas en las notas a los estados contables, por los revisores fiscales en sus
diferentes dictmenes, y por la misma CGN, en los procesos de asesora, asistencia
tcnica y capacitacin en los que participaba.
Estos informes daban cuenta de una informacin contable del sector pblico que
arrastraba situaciones de tiempos pasados, que la presentaban sin la consistencia
necesaria y sin la confiabilidad requerida, a pesar de que l as entidades disponan
de normas contables expedidas por el Contador General de la Nacin, que les
permitan y les exigan realizar los ajustes, reclasificaciones, incorporaciones o baja
de bienes, cuando sea del caso, para mostrar una informacin real.
54
Algunas de las consecuencias de lo anterior, son que la informacin contable no
fue utilizada, en muchas entidades, principalmente las entidades de gobierno,
como la herramienta gerencial que apoya los procesos de toma de decisiones; la
prdida del control de los bienes; el desconocimiento del valor razonable de los
obligaciones del sector pblico, como por ejemplo su pasivo pensional y la deuda
pblica.
La expedicin de la Ley 716 de 2001
Preocupados por esta situacin, y como producto de los trabajos
interinstitucionales entre la Contadura General de la Nacin y la Contralora
General de la Repblica, se pens en la elaboracin de un proyecto de ley que le
permitiera a las entidades pblicas, sanear su informacin contable, y revelar a
partir de all, informacin consistente y razonable, el cual fue presentado en el ao
1999.
Fue arduo el debate en el Congreso para hacer conocer y entender a los seores
parlamentarios y a otros organismos de control, que el pas necesitaba y
reclamaba esta norma, que era urgente su expedicin para la organizacin de las
reas financieras y de los sistemas de informacin institucionales, y para la lucha
contra la corrupcin, por cuanto est demostrado que el desorden contable hace
presa fcil los problemas de prdidas de bienes y fondos pblicos.
55
El sentido patritico se impuso finalmente, ante la necesidad de disponer de
informacin confiable y til en la toma de decisiones del gobierno, y fue as como
el 21 de diciembre del ao 2001 se expide la Ley 716. No obstante, se precis en
el texto normativo que no se trataba de borrn y cuenta nueva, ni de una amnista
para las irregularidades cometidas en el pasado, lo era motivo de preocupacin en
los debates del Congreso, sino que se oblig a ser puestas en conocimiento de l as
respectivas autoridades, las irregularidades advertidas en ejecucin del proceso.
Los aspectos bsicos de la norma estn en su artculo 1 cuando manifiesta: Del
objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del sector pblico de
adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la informacin
contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la
realidad econmica, financiera y patrimonial de las entidades pblicas.
Por su parte, en el artculo 6 se anota: Acciones complementarias. Los trminos
de la presente ley no sustituyen el ejercicio de las acciones legales pertinentes que
se desprendan por la accin irregular u omisin de los deberes y responsabilidades
de los servidores pblicos o terceros involucrados.
Importante en esta ley es lo relacionado con la responsabilidad y la competencia
en la ejecucin del proceso, cuando establece en forma expresa que le
corresponde al Representante Legal en las entidades del sector central, y al
56
mxi mo organismo colegiado de direccin y el director, gerente o presidente,
segn se denomine en las entidades descentralizadas.
El Congreso consider que esta norma no podra ser indefinida en el tiempo, por
ello, le otorg una caracterstica de temporalida d, y estableci la vigencia para dos
aos, los cuales culminan el prximo 31 de diciembre del 2003. Igualmente, le dio
una fuerza vinculante, al establecer su prevalencia jurdica frente a otras
disposiciones especficas para las entidades pblicas.
Apoyo de la Contadura General de la Nacin al proceso
La misma norma le establece a la Contadura General de la Nacin
responsabilidades a cumplir, cuando en el Artculo 7 expresa que, sta entidad
establecer los procedimientos para el registro contable de las operaciones que se
deriven de la aplicacin de la ley.
En cumplimiento de este mandato la CGN expidi en el ao 2002 la Circular
Externa 050, en la cual se precisan los procedimientos a realizar y los registros
contables que deben efectuarse en este proceso de saneamiento contable.
Ahora bien, ms all de esta funcin normativa, la CGN ha desplegado durante
todo el ao 2003 un proceso de difusin y capacitacin sobre sta norma, teniendo
57
en cuenta, que durante el ao 2002, fue muy poco el avance que presentaron las
entidades.
Dentro de este proceso se cont con el apoyo financiero y logstico de la firma
Cassalls y Asociados, quien patrocin la realizacin de 16 eventos a nivel nacional,
a los cuales se hicieron presente 782 entes pblicos, representados por 2.881
servidores pblicos, con un gran xito, como se puede advertir en las evaluaciones
de los mismos.
Tambin se han adelantado otros procesos o seminarios de capacitacin en
distintas ciudades del pas, con recursos propios de la CGN y en mu chos casos con
recursos de las entidades interesadas en el tema.
De otra parte, han sido recepcionadas hasta el mes de noviembre de 2003, 161
consultas sobre el proceso de saneamiento contable que fueron atendidas con la
debida oportunidad, haciendo clari dad sobre los procedimientos a realizar y los
registros contables que se deben efectuar.
En este sentido, y con el fin de hacer ms dinmico el proceso de consulta y
respuestas, la CGN implement en su pgina WEB, un link que permite a los entes
pblicos formular sus inquietudes sobre este tema y obtener por esta misma va la
respectiva respuesta.
58
En conjunto con la Contralora General de la Repblica se public en el mes de
julio de 2003 la Cartilla denominada Saneamiento Contable Gua Prctica, en la
cual se presentan los antecedentes de la norma, se destaca el procedimiento
general que las entidades deben seguir para el saneamiento contable, se
incluyeron las preguntas ms frecuentes y sus respetivas respuestas, se disearon
los diferentes formatos que las entidades deben diligenciar y se presentaron a
manera de ejemplo, algunos casos prcticos y su respectiva contabilizacin.
Se han realizado asistencias tcnicas directamente a diferentes Comits de
Saneamiento Contable en algunas entidades, como po r ejemplo en la Cmara de
Representantes.
Importancia del proceso
Aunque la importancia del proceso est justificado en las exposiciones de motivos
de la misma Ley 716, no sobra anotar que depurar la informacin contable es
supremamente necesario para el pas, en la medida que permitir conocer la
verdadera situacin financiera, econmica y social, es decir la situacin patrimonial
del sector pblico, con lo cual se podrn identificar en forma detallada, los bienes,
derechos y obligaciones ciertos de cada ente pblico, y por esa va, se convertir la
informacin saneada en una barrera infranqueable para ese devastador flagelo de
la corrupcin, que el gobierno han venido combatiendo con todos sus esfuerzos.
59
Por ello, la contabilidad pblica como un sistem a de informacin, se convierte en
una herramienta fundamental para el ejercicio del control pblico en todas sus
manifestaciones, de control interno, fiscal, disciplinario, poltico y ciudadano.
El saneamiento contable es importante porque la informacin real, ayudar a los
procesos de toma de decisiones administrativas, a una mejor planificacin de la
gestin financiera, y servir de base para la construccin de verdaderos
indicadores de la gestin de los gobernantes.
El saneamiento contable es importante en la medida que una informacin real
permite proyectar las necesidades de ahorro, inversin y financiamiento, facilita la
integracin de los sistemas de informacin financiera y de los procesos
administrativos y coadyuva al fortalecimiento de una verdad era cultura contable.
Avance del proceso
Aunque la Ley 716 fue expedida a finales del ao 2001, las entidades le dieron la
importancia del caso solo durante el ao 2003, cuando el Contador General de la
Nacin, Dr. Jairo Alberto Cano Pabn posesionado e n el cargo a partir del 7 de
enero de ese ao, preocupado por el poco avance del proceso durante el ao
2002, y por la proximidad de terminacin de la vigencia de la norma, empez a
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gestionar a travs de organismos o entidades pblicas y privadas, la consecucin
recursos que permitieran emprender un proceso urgente de capacitacin.
Producto de esas gestiones fueron los convenios con Casalls, Universidad de
Antioquia, Gobernacin de Cundinamarca, entre otros.
El despliegue de la capacitacin liderado por Contadura General de la Nacin,
cont con el apoyo irrestricto de otras instituciones como la Procuradura General
de la Nacin y la Contralora General de la Repblica, quienes desplazaron a varios
eventos a funcionarios a explicar la importancia del proceso y las implicaciones que
se podran derivar de no acatar la norma.
Todo lo anterior, conllev a generar una dinmica y una sinergia entre los distintos
entes pblicos que a partir de ese momento le han puesto un mayor inters y
entusiasmo en el cumplimiento de la Ley.
Hoy se puede afirmar que el proceso avanza bien, sin desconocer que el ao 2002
fue un ao prcticamente perdido para la mayora de entidades, quiz por no tener
la suficiente claridad en la aplicacin procedimental de la norma.
Para hacer claridad y recordar la necesidad de adelantar el proceso de
saneamiento el Contador General de la Nacin ha expedido varias normas
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relacionadas, insistiendo con los representantes legales de las entidades para que
adelanten las acciones de depuracin de la informacin. Estas normas son: circular
externa 050 del 2002, carta circular 042, 043 y 045, y el instructivo 015 de 2003.
Con ste ltimo, se solicit a las entidades informen sobre el avance del proceso
en cada una de ellas, a fecha 30 de septiembre. Aunque se est haciendo la
consolidacin de esta informacin que enviaron las entidades, se puede afirmar
que el avance que demuestran las entidades es bien importante.
El futuro del proceso
La vigencia de la Ley 716 y dada su temporalidad vence el prximo 31 de
diciembre de 2003. Hemos manifestado que el proceso adquiri toda su dinmica
durante el ao 2003 y dada su complejidad por la responsabilidad implcita en l,
tanto en el campo jurdico como en el campo procedimental, muchas entidades
pblicas han manifestado su imposibilidad de culminar el proceso al trmino de la
vigencia de la ley.
Esta complejidad jurdica y procedimental se advierte bsicamente en los procesos
de legalizacin de predios, es decir, el proceso de encontrar los documentos
soportes que permitan demostrar la propiedad de los bienes, por cuanto se ha
podido comprobar que en el sector pblico y especialmente en los entes
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territoriales, los predios o bienes inmuebles no estn legalizados, lo cual es una
situacin jurdica no fcil de resolver.
Existen otros inconvenientes que las entidades han tenido que sortear, como por
ejemplo la consecucin de la documentacin que respalden los derechos u
obligaciones registradas desde aos anteriores, la asignacin de valores reales a
los inventarios de bienes, la individualizacin de estos inventarios, la determinacin
de la prescripcin o caducidad de derechos u obligaciones.
A lo anterior, debemos agregarle los inconvenientes de ndole logsticos, como por
ejemplo la falta de personal en la entidad para realizar el proceso, la falta de
recursos presupuestales para su contratacin, lo cual muchas entidades lo tomaron
como excusa para no empezarlo, situacin que la misma Procuradura aclar en el
sentido que no podran tomarse estas razones como excusas para incumplir la ley.
Tambin se han hecho evidentes en algunas entidades pblicas, situaciones como
el temor que le asiste a los comits tcnicos de saneamiento y a los representantes
legales para tomar decisiones de sanear la informacin, como por ejemplo, dar de
baja o retirar de la contabilidad bienes, derechos y obligaciones inexistentes o
prescritos, con el argumento que pueden verse abocados a investigaciones de
responsabilidades fiscales, por parte de las contraloras.
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Esta situacin ha sido bien aclarada por la misma Contralora General de la
Repblica, cuando ha manifestado que lo importante del saneamiento es allegar
las pruebas y demostrar las acciones adelantadas para soportar legalmente las
decisiones tomadas. Se ha manifestado por esta entidad, que es responsabilidad
del representante legal poner en conocimiento de las autoridades de control las
presuntas irregularidades detectadas en el proceso para ser objeto de la respectiva
investigacin.
Se ha manifestado por parte de la Contralora General de la Repblica, que si el
proceso est bien documentado y las decisiones tomadas se han hecho
cumpliendo con la norma, las entidades no deben tener ningn tipo de temor,
frente a lo realizado.
Posibilidad de prorrogar la Ley
Las enti dades han manifestado su deseo de que se ample la vigencia de la norma,
por la imposibilidad de culminar al 31 de diciembre de 2003 en forma exitosa el
proceso que ya iniciaron, dado principalmente por lo manifestado antes, lo de la
complejidad del proceso, lo del ao 2002 que fue un ao casi perdido para
arrancar, por la falta de recursos, por la falta de personal, poca difusin o
capacitacin al comienzo.
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Se han manifestado otras razones, como por ejemplo, que el ao 2003 fue un ao
electoral y que esta situacin conllev a que algunas administraciones,
bsicamente en el orden territorial, y ante la proximidad de su retiro no le dieran
al proceso la importancia requerida.
Estas razones, y la necesidad de culminar un proceso que ya tiene un avance m uy
significativo para disponer de informacin real, motivaron al Gobierno Nacional a
presentar al Congreso un proyecto de Ley que ample la vigencia de la norma, por
otros dos aos ms, el cual est siguiendo su curso normal, y se aspira que antes
de terminar la presente legislatura, sea aprobada la Ley de prrroga.
Ahora bien, el proyecto presentado contempla otras situaciones distintas a la
prrroga, como por ejemplo, se incluy dentro del texto, procedimientos para
agilizar los trmites de legalizacin de predios entre entes pblicos, que como
hemos advertido, es sin duda el principal problema del saneamiento contable.
Se espera que el Congreso apruebe este proyecto con estos procedimientos, para
asegurarles a las entidades unos trmites muchos ms fciles para proceder a
legalizar las propiedades.
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No obstante la posibilidad de la prrroga, la Procuradura ha sido enftica en
afirmar que se iniciarn las investigaciones para aquellas entidades que no le han
dado cumplimento a la norma vigente.
Finalmente, quiero terminar este artculo retomando la importancia que tiene para
el pas, que el proceso culmine en forma exitosa, para lo cual se requiere que la
norma sea ampliada en su vigencia. Esa importancia est en el beneficio o las
ventajas que traer el disponer de informacin real, razonable y verificable, tanto
para las autoridades econmicas, polticas, de gestin, de control y en definitiva
para la sociedad civil, pero por sobre todo, para combatir ese cruel e indeseable
flagelo de la corrupcin.
El segundo artculo relacionado con el tema, es presentado a continuacin:
8.2. CRNICA DE UN SANEAMIENTO ANUNCIADO
EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTNUO DE BENEFICIO INCALCULABLE.
A travs de estas lneas se hace un corto recorrido por el proceso que, sin lugar a
dudas, es el ms importante de todos, dndose como estrategia de transparencia
en la vida econmica, financiera y contable del pas: el saneamiento contable.
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Est afirmacin est sustentada en los beneficios y repercusiones positivas que en
el futuro representar para el sector pblico, las decisiones de tipo econmico,
financiero e inclusive de ndole administrativo, que se deban tomar por cuanto
disponer de informacin contable real, razonable y de verificacin, apoyando as,
los procesos de planificacin econmica, de gestin financiera y de medicin de los
resultados, pero por sobre todo, de convertirse en una herramienta fundamental
en la lucha contra la corrupcin.
En esta crnica, se presenta en orden lgico el proceso de saneamiento contable,
desde sus antecedentes, la expedicin de la Ley 716 y sus decretos
reglamentarios, el apoyo de la Contadura General de la Nacin y de otras
entidades al proceso, su importancia, el avance que hoy se advierte, el futuro, con
la posibilidad de pro rrogarse la vigencia de la norma.
Aunque sin lugar a dudas, muchos aspectos se pudieron haber quedado por fuera,
se han destacado los ms importantes y significativos.
Antecedentes de una expedicin necesaria...
Hablar hoy del proceso de saneamiento contable, hace necesario remitirnos a
conocer los antecedentes y las razones que llevaron al Congreso de la Repblica
en el ao 2001 a aprobar la Ley 716, cuyo proyecto fue trabajado en forma
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conjunta entre la Contadura General de la Nacin y Contralora General de la
Repblica, entidades responsables de la elaboracin del Balance General de la
Nacin y de la auditora al mismo, respectivamente.
Corra el ao 1995, y el Gobierno Nacional mediante los decretos 085 y 086, crea
en el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, la Direccin General de la
Contabilidad Pblica y define su planta de personal, estableciendo, para esta
dependencia, las funciones asignadas al Contador en el Artculo 354 de la
Constitucin Poltica.
En cumplimiento de las funciones encomendadas, sta Direccin concentra sus
esfuerzos en la expedicin del Plan General de Contabilidad Pblica, el cual tuvo
lugar a finales del mencionado ao, mediante la Resolucin 4444, proceso que se
llev a cabo, con la ayuda de ms de un centenar de profesionales de la
Contadura, la mayora de los cuales, representaban a las principales entidades
pblicas, tanto nacionales como territoriales.
En otro campo, en el cual trabaj la Direccin, fue en el de la preparacin y
elaboracin del Balance Gener al de la Nacin y del Sector Pblico, para lo cual, se
expidieron a partir del mes de agosto de 1995, las Resoluciones 3425, 3694 y las
circulares externas 001, 002 y 003, con las que se solicita a las entidades pblicas,
nacionales y territoriales, tanto del nivel central - Ministerios, municipios,
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departamentos, entre otros -, como descentralizadas - Establecimientos pblicos,
Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades de Economa Mixta, Empresas
Sociales del Estado, Empresas de Servicios Pblicos -, la preparacin, elaboracin y
envo de lo que se llam el Balance de Apertura de la informacin
correspondiente, al 31 de diciembre de 1995, cuyo plazo se fij para el 15 de
febrero del ao 1996.
Es de anotar que previamente se haba realizado en el pas un diagnstico del
nmero de entidades que tenan verdaderos sistemas de informacin contable, el
cual presentaba unos resultados nada halagadores, al establecerse que el 95% de
las entidades pblicas de los niveles central, principalmente en el orden territorial
del pas, no llevaban contabilidad.
Como puede observarse, el tiempo que disponan las entidades para conformar su
primer Balance de acuerdo con las normas recientemente expedidas por la
Direccin General de Contabilidad Pblica, era bastante apretado y signific para
las entidades, principalmente para las territoriales, que en su mayora no tenan
procesos contables, el tener que contratar a profesionales de la Contadura
Pblica, para realizar esta labor en tan corto tiempo. A lo anterior, se une la poca
experiencia de muchos de estos profesionales en el manejo contable del sector
pblico.
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Con el fin de cumplir con la obligacin legal, antes que en presentar una
informacin razonable, las entidades incluyeron dentro de este primer balance,
informacin que en la mayora de los casos, no reuna los requisitos mnimos de
consistencia exigidos en el proceso contable, como son, el disponer de los
documentos de soporte para la incorporacin de bienes, derechos y obligaciones;
el incluir informacin con todo el detalle necesario para un seguimiento posterior,
el contar con inventarios actualizados, entre otros.
Con el transcurso del tiempo se fue haciendo ms evidente la falta de
sustentamiento de la informacin contable que presentaban las entidades a la
Contadura General de la Nacin, situacin que ha sido advertida por instituciones
como la Contralora General de la Repblica en sus procesos de auditora
financiera; la Comisin Legal de Cuentas del Congreso, en el anlisis de
fenecimiento de las cuentas; las oficinas de control interno en los informes que
preparaban; por los contadores de las entidades pblicas en las notas a los
estados contables; los revisores fiscales en sus diferentes dictmenes, y por la
misma Contadura General de la Nacin, en los procesos de asesora, asistencia
tcnica y capacitacin en los que participaba.
No obstante la descripcin de estos antecedentes, es importante sealar que CGN
vena insistiendo con las entidades en la realizacin de un proceso de depuracin
de saldos antiguos y de conciliacin o confrontacin con las existencias ciertas y
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reales de las operaciones, que concret con la expedicin de la circular externa
013 del 02 de diciembre de 1996, con la cual se dieron instrucciones para el
debido reconocimiento, valuacin y revelacin de las operaciones financieras,
econmicas y sociales.
Ms adelante, y ante la necesidad de continuar este proceso de revelar
informacin consistente y depurada, se expide la circular externa 032 del 14 de
enero de 2000, la cual establece el procedimiento contable para identificar y
separar en las respectivas cuentas los valores antiguos sin depuracin de aquellos
depurados o reales, establecindose para los primeros, la obligacin de adelantar
las acciones administrativas necesarias para determinar su permanencia o no de
estos saldos en la informacin contable.
Los informes de las distintas instancias de control daban cuenta de una
informacin contable del sector pblico, que arrastraba situaciones de tiempos
pasados, que la pres entaban sin la consistencia necesaria, y sin el grado de
confianza requerido, a pesar de que las entidades disponan de normas contables
expedidas por el Contador General de la Nacin, que les permitan y les exigan
realizar los ajustes, reclasificaciones , incorporaciones o bajas de bienes, cuando
fuese el caso, para mostrar una informacin real.
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Algunas de las consecuencias de lo anterior, son que la informacin contable no
fue utilizada en muchas entidades, principalmente las entidades de gobierno, como
la herramienta gerencial que apoya los procesos de toma de decisiones; la prdida
del control de los bienes; el desconocimiento del valor razonable de las
obligaciones del sector pblico, como por ejemplo su pasivo pensional y la deuda
pblica.
Se da inicio a la expedicin: saneamiento contable
Preocupados por esta situacin, y como producto de los trabajos
interinstitucionales entre la Contadura General de la Nacin y la Contralora
General de la Repblica, se pens en la elaboracin de un proyecto de ley que le
permitiera a las entidades pblicas, sanear su informacin contable, y revelar a
partir de all, informacin consistente y razonable, el cual fue presentado en el ao
1999.
Fue arduo el debate en el Congreso para hacer conocer y entender a los seores
parlamentarios y a otros organismos de control, que el pas necesitaba y
reclamaba esta norma, que era urgente su expedicin para la organizacin de las
reas financieras y de los sistemas de informacin institucionales, y para la lucha
contra la corrupcin, por cuanto est demostrado que el desorden contable hace
presa fcil a los problemas de prdidas de bienes y fondos pblicos.
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El sentido patritico se impuso finalmente, ante la necesidad de disponer de
informacin confiable y til en la toma de decisiones del gobierno, y fue as como
el 21 de diciembre del ao 2001 se expide la Ley 716. No obstante, se precis en
el texto normativo que no se trataba de borrn y cuenta nueva, ni de una amnista
para las irregularidades cometidas en el pasado, que era a ciencia cierta, motivo
de preocupacin en los debates del Congreso, sino que se oblig a ser puestas en
conocimiento de las respectivas autoridades, las irregularidades advertidas en
ejecucin del proceso.
Los aspectos bsicos de la norma estn en su artculo primero, donde se
manifiesta: Del objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del
sector pblico de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar
la informacin contable, de manera que en los estados financieros se revele en
forma fidedigna, la realidad econmica, financiera y patrimonial de las entidades
pblicas.
Por su parte, en el artculo sexto se anota: Acciones complementarias. Los
trminos de la presente ley no sustituyen el ejercicio de las acciones legales
pertinentes que se desprendan por la accin irregular u omisin de los deberes y
responsabilidades de los servidores pblicos o terceros involucrados.
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Lo importante en esta ley, es lo relacionado con la responsabilidad y la
competencia en l a ejecucin del proceso, estableciendo en forma expresa, que le
corresponde al Representante Legal en las entidades del sector central, y al
mximo organismo colegiado de direccin y el director, gerente o presidente,
segn se denomine en las entidades descentralizadas.
El Congreso consider que esta norma no podra ser indefinida en el tiempo, por
ello, le otorg una caracterstica de temporalidad, y estableci la vigencia para dos
aos, los cuales culminan el prximo 31 de diciembre del 2003. Igualmente, le dio
una fuerza vinculante, al establecer su prevalencia jurdica frente a otras
disposiciones especficas para las entidades pblicas.
La responsabilidad de la expedicin, en la Contadura General de la Nacin
La misma norma, le establece a la Contadura General de la Nacin, que en esta
lectura ser enunciada como la CGN, responsabilidades a cumplir cuando en el
Artculo sptimo se expresa que, sta entidad, establecer los procedimientos
para el registro contable de las operaciones que se deriven de la aplicacin de la
ley.
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En cumplimiento de este mandato, la CGN, expidi en el ao 2002 la Circular
Externa 050, en la cual se precisan los procedimientos a realizar y los registros
contables que deben efectuarse en este proceso de saneamiento contable.
Ahora bien, ms all de esta funcin normativa, la CGN ha desplegado durante
todo el ao 2003 un proceso de difusin y capacitacin sobre sta norma, teniendo
en cuenta, que durante el ao 2002, fue muy poco el avance que presentaron las
entidades.
Dentro de este proceso se cont con el apoyo financiero de la Agencia de los
Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USAID, a travs de la firma
Casals & Associates Inc quienes patrocinaron la realizacin de 16 eventos en el
mbito nacional, a los cuales se hicieron presente 782 entes pblicos,
representados por 2.881 servidor