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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA
PROTOCOLO DE HACKATHONES
GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA
Dirección de Gobierno en línea @República de Colombia – Derechos Reservados
Bogotá DC, Noviembre 01 de 2014
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título: Guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación
abierta
Fecha elaboración
aaaa-mm-dd: 2014-10-15
Sumario:
Palabras Claves: Gobierno abierto, innovación abierta, colaboración, Maratones de desarrollo
Formato: Documento Lenguaje: Español
Dependencia: Dirección de Gobierno en Línea
Código: Versión: 1.0 Estado: Final
Categoría: Guía
Autor (es): Diseño e Innovación
Firmas:
Aprobó:
Información
Adicional:
Ubicación:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSI
ÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2014-08-15 Creación del documento
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 4
2. OBJETIVOS ________________________________________________________________ 5
3. CONCEPTOS CLAVE ________________________________________________________ 6
4. DESCRIPCION GENERAL ____________________________________________________ 8 4.1 ETAPAS DEL EJERCICIO ______________________________________________________________ 8 4.2 MAPA DE ACTORES DEL EJERCICIO ___________________________________________________ 9
5. EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN
ABIERTA _____________________________________________________________________ 11 5.1 ETAPA 0: PREPARACIÓN DEL EJERCICIO
5.2 ETAPA 1: ANÁLISIS DE RETOS _______________________________ ¡Error! Marcador no definido.12
5.3 ETAPA 2: MARATÓN DE DESARROLLO _______________________ ¡Error! Marcador no definido.15
5.4 ETAPA 3: DESARROLLO DE APLICACIONES ____________________ ¡Error! Marcador no definido. 5.5 ETAPA 4: DIFUSIÓN Y USO DE APLICACIONES ¡Error! Marcador no definido.
26
1. INTRODUCCIÓN
n la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una
cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el Estado, surge la necesidad de crear una guía para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, que le permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, pueda participar y colaborar en la ideación y generación de soluciones a diferentes problemáticas de los ciudadanos. La guía mostrará de forma estructurada, organizada y consecutiva, las actividades que debe realizar cualquier entidad, interesada en realizar un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, para la generación de productos apropiados para sus usuarios y la entidad. Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de los actores participantes. Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales, derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de Maratones de desarrollo, donde a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano.
E
2. OBJETIVOS
La presente guía tiene como objetivo principal ofrecer un documento simple y amigable para la planeación y realización de un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta. Como objetivos particulares la Guía busca brindar:
1. Un esquema ordenado de las etapas, pasos y actividades requeridas para la realización de un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta
2. Claridad sobre los actores y participantes claves del Ejercicio 3. Información y herramientas prácticas para cada una de las etapas y actividades definidas 4. Recomendaciones o aspectos que se deben tener en cuenta para el éxito de cada una de
las etapas y actividades definidas Lo anterior dirigido a todas las entidades interesadas en desarrollar aplicaciones mediante Innovación abierta, con el fin de brindarles una oportunidad única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios del Gobierno y generar un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción de plítica pública.
3. CONCEPTOS CLAVE
¿Qué es un Gobierno Abierto? Es un gobierno comprometido a rendir cuentas, ser más abierto y ampliar su capacidad de respuesta hacia sus ciudadanos. Deben ser abiertos a todos los niveles posibles en cuanto a transparencia, esto debe ir unido a la creación de espacios permanentes de participación ciudadana y colaboración ciudadana1 ¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto?
Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social
Haciendo apertura de datos con las características que garanticen que los ciudadanos los puedan comprender, usar y generar conocimiento a partir de ellos y servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad.
Estableciendo relaciones de cooperación entre las diferentes entidades públicas y de ellas con otros sectores como el privado y académico
Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos, implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción colectiva de las políticas
¿Qué es Innovación Abierta y cómo se hace? Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. Una forma de hacer innovación abierta, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e internacionales, debido a los buenos resultados logrados, es el lanzamiento de convocatorias abiertas, dirigidas al público en general, en la búsqueda de las ideas más creativas, útiles y novedosas y de habilidades para dar solución a necesidades concretas. En estos casos, es usual que las organizaciones promotoras de las convocatorias brinden como insumo información relevante que pude contribuir al diseño de las soluciones. ¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público? ¡Claro que sí!, de acuerdo con la forma mencionada anteriormente, las entidades públicas pueden lanzar convocatorias abiertas para dar solución, de manera creativa, a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado. De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la generación de un Gobierno Abierto. Adicionalmente, se estimula el uso de la información de carácter público que generan las entidades del Estado y se establece un mecanismo para su aprovechamiento, generando conocimiento y servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad. ¿Qué es un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones Mediante Innovación Abierta? Un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones Mediante Innovación Abierta, sobre el cual trata esta guía, consiste en:
1 Alianza para el Gobierno Abierto OGP. Declaración de Gobierno Abierto. Septiembre de 2011
El diseño, realización y seguimiento de un concurso abierto de innovación (Maratón de Desarrollo) para que la propia ciudadanía contribuya a la solución de sus retos más sentidos, mediante el desarrollo colaborativo de aplicaciones web y móviles, en un corto lapso de tiempo, aprovechando los datos abiertos ofrecidos por las entidades públicas; y la difusión y uso de las aplicaciones generadas, de manera que se amplíe la oferta y se mejore la calidad de los servicios del Gobierno, generando valor a toda la sociedad.
4. DESCRIPCION GENERAL
Para dar inicio al Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, es importante identificar las etapas, así como los actores que se vinculan a éste. Pero antes se deben tener en cuenta los aspectos clave para la buena ejecución del Ejercicio y los principales riesgos que se pueden presentar.
Los siguientes aspectos son determinantes para el éxito del Ejercicio:
Tener en cuenta que el fin último del Ejercicio es la realización de aplicaciones, a través de la información disponible y el aprovechamiento de la creatividad de la sociedad en general, para la mejora de los servicios de las entidades públicas y la satisfacción de los usuarios. Este objetivo debe estar presente todo el tiempo, de forma que no se desvíe el propósito del ejercicio.
El Ejercicio debe estar dentro de la planeación de las entidades participantes, conocida y aprobada por los directivos, pues es lo que asegura contar con todo el apoyo que requiere en términos de recursos, para llevarlo a feliz término.
La ejecución del Ejercicio y sostenibilidad de las aplicaciones requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos, humanos, presupuestales y de tiempo necesarios para un adecuado desarrollo y durabilidad. Esto permite prevenir los diferentes riesgos y reaccionar ante la presencia de cualquier eventualidad.
Se debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las decisiones adoptadas y las actividades realizadas sean congruentes y coherentes con las necesidades de los usuarios y de las entidades participantes. Así se aumentará las condiciones de éxito de las aplicaciones resultantes.
Los principales riesgos que se pueden presentar al realizar el Ejercicio son:
La problemática identificada no es una necesidad de los usuarios de la entidad.
La problemática identificada restringe la innovación.
A la Maratón de desarrollo no asiste el número de desarrolladores esperados.
Las propuestas presentadas por los equipos de desarrollo no cumplen las expectativas de la entidad.
Las propuestas presentadas no son viables en su implementación.
La solución propuesta no responde a la problemática identificada.
Esta guía permitirá reducir estos riesgos y otros que se presenten en el camino y dará orientaciones para lograr el éxito en un Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta.
4.1 ETAPAS DE UN EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA
Para desarrollar el Ejercicio es necesario llevar a cabo las siguientes cinco etapas:
Etapa 0: Preparación del Ejercicio. El objetivo de esta etapa preliminar es definir claramente el objeto y alcance del Ejercicio y los actores, recursos, estrategia, acciones y demás elementos relevantes para su desarrollo, de manera que se estructure el plan de trabajo que se va a seguir. (Ver más detalle en la sección 5.1).
Etapa 1: Análisis de Retos. El objetivo de esta etapa es identificar los Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo. Es esencial definir claramente las problemáticas que se busca solucionar, así como el alcance de las soluciones, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las fuentes de datos (Ver más detalle en la sección 5.2). Etapa 2: Maratón de Desarrollo. El objetivo de esta etapa es la ideación y prototipado de aplicaciones de software de modo colaborativo. Para esto se realiza un encuentro que suele tener una duración entre dos y tres días (y entre 36 y 48 horas efectivas de trabajo continuo, razón por la que se le denomina Maratón). La Maratón de Desarrollo tiene dos grandes dimensiones:
Dimensión Logística: En esta se planea y ejecuta toda la logística necesaria para el buen desarrollo de la Maratón.
Dimensión de Co-creación: En esta se generan los prototipos de las aplicaciones, a través de un trabajo conjunto entre diferentes actores. (Ver más detalle en la sección 5.3).
Etapa 3: Desarrollo de Aplicaciones. El objetivo de esta etapa es desarrollar totalmente las mejores aplicaciones propuestas en la etapa anterior y culminar con su publicación en las diferentes tiendas (según los sistemas operativos), para que los usuarios puedan descargarlas y usarlas. Para este desarrollo se requiere del seguimiento y acompañamiento técnico a los Equipos de Desarrollo (Ver más detalle en la sección 5.4) Etapa 4: Difusión y uso de Aplicaciones. El objetivo de esta etapa es promover y difundir entre los usuarios las ventajas de las aplicaciones desarrolladas. El uso de las aplicaciones, por parte de los ciudadanos, determina el éxito del Ejercicio. Adicionalmente, busca hacer una medición integral de los resultados e impacto del Ejercicio. (Ver más detalle en la sección 5.5)
4.2 MAPA DE ACTORES DE UN EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA
Para lograr el correcto desarrollo del Ejercicio se requiere de la conformación de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles durante las diferentes etapas del Ejercicio. Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto; algunos actores son indispensables y otros son opcionales. Este es un listado general de los actores, sus roles y las etapas del Ejercicio en las que participan: Actores Necesarios
ACTOR ROL ETAPAS
Entidad Líder Coordinación general del Ejercicio 0 a 4
Entidades Padrinas (entidades que apoyan el ejercicio y operan las aplicaciones)*
Definición de retos, aporte de información (datos), mentoría funcional durante la Maratón, validación de las aplicaciones y de su documentación, puesta en producción y generación de estrategias de difusión y uso de las aplicaciones
0 a 4
Equipo de Desarrollo Ideación, prototipado, desarrollo y documentación de aplicaciones
2 y 3
Equipo Técnico Validación de datos, realización de mentorías técnicas durante la Maratón y apoyo al desarrollo de aplicaciones
1, 2 y 3
Equipo Logístico Ejecución de actividades logísticas de la Maratón de Desarrollo
2
Equipo de Comunicaciones y Mercadeo
Diseño del plan de difusión de la Maratón y de las aplicaciones desarrolladas
3 y 4
Usuarios Identificación de necesidades, validación de usabilidad durante la Maratón y uso de aplicaciones
1, 2 y 4
*Si no hay entidades padrinas, la entidad líder deberá cumplir este rol.
Actores Opcionales
ACTOR ROL ETAPAS
Entidades Aliadas (entidades que apoyan el Ejercicio, sus usuarios se ven indirectamente beneficiados de las aplicaciones)
Apoyo técnico y misional del ejercicio 1 a 4
Empresas (patrocinadoras)
Apoyo en la Maratón (recursos logísticos, premios para equipos de desarrollo, presentación de productos y servicios)
2
Gobierno en línea Asesoría a las entidades durante el Ejercicio 1 a 4
(Ver en la sección 5 las diferentes actividades que desarrolla cada actor)
5. EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA
La realización de un Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, se hace a través de las etapas mencionadas en la sección anterior y siguiendo unos pasos en cada una de ellas.
A continuación se detallan estas etapas y los pasos a seguir. En cada caso se muestran las actividades, los actores que intervienen y los productos a obtener. Adicionalmente, se brindan algunas recomendaciones o se hacen observaciones y se proponen herramientas para el desarrollo de las actividades.
5.1 ETAPA 0: PREPARACIÓN DEL EJERCICIO
El Ejercicio debe iniciar con una Etapa 0, de preparación, cuyo objetivo es la estructuración del plan de trabajo a seguir.
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Definición del alcance y objetivo del Ejercicio
Responsable: Entidad líder
Objetivo y alcance del Ejercicio
Armonizar el objetivo del Ejercicio con las actividades misionales de la entidad y con las metas de su plan de acción.
Definir si se desean soluciones web, móviles o ambas, como producto a obtener con el Ejercicio.
Documentación de la información
Establecimiento del Mapa de Actores
Responsable: Entidad líder Participantes: los demás actores
Mapa de actores premilimar del Ejercicio (actores y rol de cada uno)
Asegurarse de que los roles de los actores necesarios, mencionados en la sección 4.2, estén cubiertos. Tener en cuenta que una misma entidad puede cumplir varios roles.
Durante las etapas de desarrollo del Ejercicio los actores y su rol pueden modificarse de acuerdo a las necesidades.
Actas de compromiso
Definición del Plan de Trabajo del Ejercicio
Responsable: Entidad líder Participantes: los demás actores
Plan de trabajo (objetivos, alcance, actores, estrategias, tiempos, recursos, presupuesto)
Incluir en el Plan de Trabajo, un análisis de los posibles riesgos del Ejercicio y forma de afrontarlos.
Definir el alcance de participación de empresas mediante comunicación por escrito.
Documentación de la información
5.2 ETAPA 1: ANÁLISIS DE RETOS
La Etapa 1 del Ejercicio tiene como objeto la identificación y definición precisa de los Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo, para esto
deben seguirse los siguientes pasos:
Paso 1.1. Convocar a los actores que participarán en la definición de los retos
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Generación de lista de actores a participar en la definición de retos, envío de invitación y gestión de su participación
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera)
Lista de actores que se desea participen en la definición de los retos Invitación a los actores Manifestación de interés de participación de los actores
Contactar en las entidades a representantes de alto nivel y con poder de toma de decisiones, de tal manera que se pueda garantizar el compromiso de participación de la entidad
Incluir a los ciudadanos (potenciales usuarios) dentro de esta lista de actores
Incluir a representantes de empresas de software, comunidades de desarrollo y organizaciones civiles dentro de esta lista de actores
Actas, documentación de la información
Paso 1.2. Comprender la situación para proponer los retos viables
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Convocar Comprender Definir Alistar
Identificación de las necesidades más relevantes de los actores participantes y de la información disponible relacionada
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera) y demás actores identificados en el paso previo
Informe de definición de las necesidades y problemáticas identificados y las fuentes de información relacionadas que podrían contribuir a su solución.
Habilitar mecanismos para permitir la participación amplia de los ciudadanos (potenciales usuarios) en la identificación de las problemáticas. Una opción es crear una plataforma web abierta para la propuesta y gestión de ideas
Análisis de documentos de las entidades participantes (prestación servicios, resultados de impacto, estrategia)
Entrevistas
Encuestas y consultas
Observación en contexto
Talleres con los actores participantes (análisis de problemas, sombrillas de oportunidades, análisis de tendencias)
Definición preliminar de retos y análisis de su pertinencia
Listado de retos posibles y pertinentes (validados por los actores, principalmente los usuarios)
Realizar talleres (virtuales o presenciales) con los actores participantes
Mantener los mecanismos habilitados (punto anterior) para permitir la participación de los ciudadanos (potenciales usuarios) en la validación de retos
Metodologías para la realización de los talleres (mapas de retos, cruce de variables)
Los talleres virtuales pueden apoyarse en herramientas como blogs, foros, chat’s, video/teleconferencias
Análisis de los retos propuestos, de la información disponible y de los requisitos técnicos
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera) y Equipo Técnico
Listado de retos posibles y viables
Verificar que no existan soluciones previas que ya den respuesta a los retos analizados
Plantilla: Identificación de Retos (Anexo 1)
Paso 1.3. Definir los retos y los responsables
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Priorización y definición de retos
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades
Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo (incluyendo insumos para afrontarlo)
Realizar talleres y reuniones entre las entidades participantes para priorizar los retos a partir de criterios como carácter estratégico, relación con la misión y políticas de las entidades, innovación, impacto a usuarios
Herramientas de priorización como arañas, dianas, mapas de posicionamiento
Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)
Asignación de retos entre las entidades participantes
Padrinas (si hubiera) Entidad responsable de
cada reto
En los casos de Ejercicios realizados entre más de una entidad (líder y padrinas) se debe generar un compromiso de alguna de ellas para asumir el liderazgo en cada uno de los retos definidos
Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)
Paso 1.4. Alistar los insumos necesarios para afrontar los retos
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Generación de los conjuntos de datos, verificación de su calidad y revisión de los demás insumos propuestos
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas (si hubiera) y Equipo Técnico
Conjuntos de datos y otros insumos estructurados, completos y verificados.
Revisar el conjunto de datos para cargue en el portal de datos abiertos, bases de datos, web services.
Otros insumos pueden ser web services, imágenes, logos y características de infraestructura tecnológica provista por la entidad
Para aplicaciones móviles es más eficiente usar servicios RESt o RESTFULL
Publicación de Datos
Datos publicados. En el caso que se trabaje con datos abiertos,
estos deben estar en formato csv
Para cargar datos en el catálogo de datos abiertos del Estado Colombiano: www.datos.gov.co debe usarse la Guía de Datos Abiertos (Anexo 3)
Realización de pruebas técnicas sobre el consumo de los insumos dispuestos
Disponibilidad de información comprobada
En el caso que se trabaje con datos abiertos, se debe verificar que los datos estén disponibles en XML y JSO por medio de la plataforma del catálogo de Datos Abiertos.
El cumplimiento de esta actividad permitirá que en la Maratón no se tengan problemas para descargar los datos.
Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)
Diligenciamiento de la Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)
Plantilla Especificación del Reto totalmente diligenciada
El diligenciamiento se puede iniciar desde el paso 1.3
Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)
5.3 ETAPA 2: MARATÓN DE DESARROLLO
La Etapa 2 del Ejercicio tiene como objeto la ideación y prototipado de las aplicaciones de software, durante el evento denominado Maratón de
Desarrollo. Como se señaló en la sección anterior, esta etapa se divide en dos dimensiones: a. Dimensión Logística y b. Dimensión de Co-
creación.
a. DIMENSIÓN LOGÍSTICA. Esta dimensión tiene los siguientes pasos:
Paso 2.1a. Planear la logística necesaria para llevar a cabo la Maratón de una manera satisfactoria
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Definición del lugar donde se llevará a cabo la Maratón
Responsable: Entidad líder Participantes: Equipo Logístico, Entidades Aliadas, Empresas
Reservación del lugar físico de desarrollo de la Maratón
Realizar de manera previa visitas técnicas a los posibles lugares, con el fin de revisar las condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo.
Verificar que el espacio cuente con duchas.
Definición del plan de difusión y de convocatoria de la Maratón
Responsable: Entidad líder Participantes: Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas
Plan de difusión (objetivo de la comunicación, público objetivo, mensajes, canales, hitos y cronograma de actividades)
Incluir campaña de expectativa por diferentes medios, como redes sociales y correo electrónico
Definir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos que se deben presentar durante la convocatoria y durante la Maratón
En la convocatoria incluir invitación a Universidades, clústeres y comunidades de desarrollo; se debe invitar directamente a decanos, coordinadores, docentes, líderes que puedan apoyar la difusión de la convocatoria.
Medios digitales de difusión
Planear Convocar Ejecutar
Generar mensajes no solo dirigidos a desarrolladores sino a diseñadores, investigadores y colaboradores, para que hagan parte de los equipos de desarrollo.
Definición de los términos y condiciones (reglas de juego) de la Maratón
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Entidades Aliadas
Términos y condiciones de la Maratón
Incluir entre los criterios de evaluación de las aplicaciones aspectos como usabilidad, viabilidad, funcionalidad, innovación e integración con redes sociales
Definir y publicitar el plan de premios
Premiar a los tres primeros lugares en cada reto
Ejemplo de Documento de términos y condiciones para eventos Vive Gobierno Móvil. (Anexo 4: Términos y condiciones.docx)
Definición de la agenda de la Maratón
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas
Agenda detallada de la Maratón
La agenda definida debe ofrecer el minuto a minuto de la maratón de desarrollo. Incluir en la agenda lo siguiente:
Apertura (con libretos que usará el maestro de ceremonias)
Espacio para que las Entidades Padrinas presenten sus retos
Talleres para que los equipos de desarrollo puedan interactuar con las entidades públicas y usuarios para comprender los retos propuestos.
Conferencia y/o taller que aporte al eje temático de la Maratón
Realización de compras y adquisiciones
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo Logístico, Entidades Aliadas, Empresas
Contrataciones logísticas para la Maratón
Contratar la transmisión en directo vía streaming, parcial o total de la Maratón, si se requiere
Contratar la alimentación requerida (Refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas) y solicitar al proveedor el menú
Contratar red eléctrica y red de datos. Tener en cuenta que ofrecer una red de datos continua y estable es un factor esencial, tener redundancia tanto en el canal de internet como en la conexión de red local.
Contratar o alistar elementos de merchandise (por ejemplo: pendones, camisetas, libretas)
Definición de los jurados
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades
Tabla de Jurados asignados
Incluir en el jurado un representante de la Entidad Líder, uno de la Entidad Padrina y uno de la población usuaria de la aplicación.
Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas
Paso 2.2a: Convocar a la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada,
en participar en la Maratón
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Implementación del plan de difusión y apertura de la convocatoria al evento
Responsable: Equipo de Comunicaciones y Mercadeo Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas
Difusión de la Maratón y listado de inscritos
Con el fin de generar un alto impacto mediático, se sugiere realizar una apertura oficial de la Maratón con altas personalidades de las entidades participantes y con los medios de comunicación.
Publicar los retos, descritos de manera detallada, en algún medio, preferiblemente en un sitio web.
Publicar la convocatoria en las páginas web de las entidades participantes
Redes Sociales y medios digitales.
Selección de participantes de la Maratón
Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidad líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas
Listado de participantes seleccionados
Realizar una evaluación que permita preseleccionar a las personas con mayores conocimientos en el tema de aplicaciones
Confirmar la asistencia de las personas preseleccionadas (por ejemplo, mediante una estrategia de telemercadeo y mailing), de forma que se cuente con la mayor participación posible.
Con base en el listado de seleccionados se debe contemplar la contratación de medios de transporte para que participantes de otras regiones se puedan desplazar al sitio de la Maratón.
Criterios de selección
Paso 2.3a: Ejecutar la Maratón
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Alistamiento Logístico de la Maratón
Responsable: Equipo Logístico Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas
Logística de la Maratón llevada a cabo
El montaje y verificación del espacio donde se realizará la Maratón (audiovisuales, prueba de sonido, instalación eléctrica, instalación de red, conectividad, aseo, zonas de actividades, armado de carpas para descanso de participantes ) debe hacerse con suficiente antelación al evento
Se debe realizar el seguimiento de salidas y llegadas de transportes con los participantes de las diferentes ciudades y la verificación de los servicios de alimentación contratados
Es recomendable probar el buen funcionamiento de las presentaciones y videos que se van a presentar y consolidarlas en un solo equipo.
Ajustar los libretos para apertura y cierre del evento
Cuadros de control Creación de un minuto a minuto
Ejecución logística de la Maratón
Responsable: Equipo Logístico Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas
Hacer un registro rápido y ordenado de los participantes y de los equipos de cómputo ingresados, entregar una escarapela de identificación a cada asistente
En la conformación de los grupos de desarrollo (que se sugiere hacer luego de la presentación de los retos y de las secciones introductorias –ver dimensión de co-creación-) se deben establecer mecanismos para evitar una alta concentración de equipos participantes en algunos retos (y la desatención de otros retos)
Realizar entrevistas a los participantes a lo largo de la Maratón y tomar fotografías durante todo el desarrollo
Mantener a los participantes motivados durante todas las horas de la Maratón (no dejar decaer el ánimo), incluir dinámicas, lúdicas, concursos presentaciones de interés, etc.
Hojas de registro clasificada por retos
b. DIMENSIÓN DE CO-CREACIÓN. Esta dimensión tiene los siguientes pasos:
Paso 2.1.b: Introducir a los desarrolladores en el contexto de los retos
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Presentación de los retos a los Equipos de Desarrollo
Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Entidad líder, Equipos de Desarrollo Usuarios
Equipos de desarrollo inscritos en retos comprendidos plenamente
Realizar al inicio de la Maratón una presentación corta de cada uno de los retos, por parte de las Entidades Padrinas.
Luego de que los Equipos de Desarrollo se inscriban a los retos, es adecuado realizar talleres de análisis de cada reto, dirigidos por las Entidades Padrinas y con los usuarios, en los que se brinde un contexto completo y se resuelvan las dudas de los Equipo de Desarrollo que lo van a trabajar.
Documentación de la información
Realización de conferencia y talleres
Responsable: Entidad líder Participantes: Equipos de Desarrollo
Conferencia realizada Al inicio y durante la Maratón se sugiere realizar
conferencias o talleres que generen valor técnico y funcional a los Equipos de Desarrollo.
Paso 2.2b: Desarrollar prototipos de aplicaciones para dispositivos móviles que resuelvan los retos propuestos
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Acompañamiento a los Equipos de Desarrollo (mentorías funcionales y técnicas)
Responsable: Entidades padrinas Equipo Técnico
Los mentores funcionales deben ser representantes de las Entidades Padrinas, y tener amplios conocimientos de los retos planteados, así como de los insumos identificados.
Los mentores técnicos deben ser personas expertas en el desarrollo de aplicaciones.
Introducir Desarrollar Evaluar Premiar
Participantes: Equipos de Desarrollo
Los mentores deben ir pasando por cada uno de los equipos de desarrollo, para resolver inquietudes y hacer aportes
Generación de prototipos de aplicaciones
Responsable: Equipo de Desarrollo
Prototipos de aplicaciones Plantilla de presentación de aplicaciones diligenciada
Se debe interferir lo mínimo posible en el trabajo de los Equipos de Desarrollo.
Los Equipo de Desarrollo deben generar una documentación básica de la aplicación propuesta, con las funcionalidades, el diseño y los elementos fuera del alcance
Plantilla de presentación de aplicaciones
Paso 2.3b: Evaluar las propuestas de aplicaciones y elegir a los quipos ganadores
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Evaluación de las aplicaciones propuestas
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo Técnico, Entidades Aliadas, Empresas
Calificación final de cada aplicación
Se debe realizar de modo previo a la evaluación, una jornada de capacitación con los jurados, con el fin de explicarles la metodología que se llevará a cabo para evaluar las aplicaciones.
Generar la tabla de puntuación final con los ganadores
Formato de evaluación
Paso 2.4b: Premiar a los Equipos de Desarrollo ganadores
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Entrega de premios
Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Entidades
Soporte de entrega de los premios debidamente firmada por los ganadores de premios
Realizar en tarima la entrega de los premios
Permitirle a los Equipos de Desarrollo que ocupen el primer lugar en cada reto, realizar una presentación de la aplicación propuesta
Publicar los resultados de las evaluaciones de las propuestas de aplicaciones
Aliadas, Empresas
5.4 ETAPA 3: DESARROLLO DE APLICACIONES
La Etapa 3 del Ejercicio tiene como objetivo desarrollar en su totalidad las aplicaciones ganadoras de la Maratón, para esto deben seguirse los
siguientes pasos:
Paso 3.1. Definir el alcance de las aplicaciones y el cronograma para su desarrollo
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Reuniones entre cada Equipo de Desarrollo ganador y Entidad Padrina para definir alcance final de la aplicación y cronograma de responsabilidades.
Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Equipos de Desarrollo, Equipo Técnico
Alcance de la aplicación Cronograma de desarrollo de la aplicación
Describir detalladamente, en la primera reunión, las funcionalidades de la aplicación propuesta durante la Maratón, las cuales conformarán las historias de usuario.
Definir conjuntamente el alcance y los elementos fuera del alcance de la aplicación y los ajusten que deben hacerse para mejorar la calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones.
Definir compromisos y tareas contra fecha de entrega por parte del equipo de desarrollo y entidad padrina.
Acordar un plan de trabajo para el cumplimiento del alcance y cambios acordados para garantizar la usabilidad de las aplicaciones
Presentación de metodología de trabajo
Paso 3.2. Desarrollar la totalidad de las funcionalidades de la aplicación
Definir Desarrollar Entregar Publicar
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Construcción de la aplicación
Responsable: Equipo de Desarrollo Participantes: Equipo Técnico Entidades Padrinas
Versión inicial de aplicación Documentación de aplicación Instaladores de aplicaciones y código fuente
Realizar reuniones de seguimiento de la aplicación (puede ser semanalmente), en la que se verifiquen compromisos y se compare el desarrollo ejecutado frente al planeado.
A lo largo de la actividad se deben generar versiones de la aplicación para poder realizar seguimiento técnico detallado.
Los Equipos de Desarrollo, el Equipo Técnico y las Entidades Padrinas deben participar en la etapa de pruebas de las aplicaciones.
Al detectar errores en la aplicación, se deben realizar las respectivas correcciones, verificando nuevamente la totalidad de la aplicación y comprobando que con la corrección no se hayan afectado funcionalidades que operaban de un modo correcto.
Ambientes de desarrollo GitHub Testfligth Testfairy Dispositivos para pruebas
supervisión del desarrollo de la aplicación
Paso 3.3. Entregar las aplicaciones a las Entidades Padrinas y puesta en producción
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Entrega de la aplicación a la Entidad
Responsable: Entidades Padrinas y Equipos de Desarrollo
Actas de entrega y minutas de cesión de derechos firmadas por las partes
Solicitar un tiempo de garantía a los desarrolladores mínimo de tres meses.
Minuta de cesión de derechos
Puesta en producción de la aplicación
Responsable: Entidades Padrinas
Aplicación puesta en producción
Paso 3.4. Publicar las aplicaciones en las respectivas tiendas para el descargue y uso de los usuarios.
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Gestión de la apertura de las cuentas de desarrollo en las tiendas de aplicaciones
Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Equipo técnico
Cuantas creadas y listas para usar.
La gestión requerida para abrir la cuenta en app store de Apple requiere una carta firmada por el
representante legal de la entidad en la que se indique que se está interesado en vincular el programa de desarrolladores de Apple con la entidad.
La apertura de cuentas tienen el siguiente costo en 2014: Google Play para Android: 25 dólares, un único pago. App store para iOS: 100 Dólares.
Carta de manifestación de interés de vincular el programa de desarrolladores de Apple con la entidad.
Cargue de la aplicación en las tiendas de aplicaciones
Responsable: Entidad beneficiaria Participantes: Equipo técnico
Aplicación cargada en tienda
Las aplicaciones cargadas en Google Play quedan publicadas aproximadamente dos horas después de ser cargadas, en App store requiere una serie de validaciones técnicas y solicitud de ajustes que pueden implicar que queden publicadas varias semanas después de su cargue inicial.
Se debe verificar que la aplicación este firmada en modo publicación.
5.5 ETAPA 4: DIFUSIÓN Y USO DE LAS APLICACIONES
La Etapa 4 del Ejercicio tiene como objetivo difundir las aplicaciones y medir los resultados integrales del Ejercicio, para esto deben seguirse
los siguientes pasos:
Paso 4.1. Difundir las aplicaciones desarrolladas, para que los ciudadanos hagan uso de ellas
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Difundir Medir
Diseño e implementación de un Plan de Difusión de las Aplicaciones desarrolladas
Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo
Plan de Difusión de las aplicaciones
En este plan se debe definir cómo dar a conocer los aplicativos desarrollados y cómo incentivar su uso entre los potenciales usuarios
Las aplicaciones generalmente responden a necesidades de un sector específico de ciudadanos
Sitio web de la entidad
Paso 4.2. Medición de los resultados del Ejercicio y puesta en común
Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas
Definición de metodología de medición de efectividad e impacto del Ejercicio
Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas
Documentación de los resultados del Ejercicio Metodología de medición de efectividad e impacto del Ejercicio
Documentar el proceso de desarrollo del Ejercicio y sus resultados (por ejemplo: número de actores implicados, éxito de la Maratón, número de aplicaciones desarrolladas, volumen de negocios)
Desarrollar una metodología de evaluación de efectividad e impacto de los Ejercicios que incluya indicadores como (creación de casos de éxito; escalabilidad o calidad de aplicaciones producidas; retorno social de las aplicaciones; tasa de uso de las aplicaciones)
Difusión de los resultados e impacto del Ejercicio
Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo
Difusión de los resultados del Ejercicio
No solo es importante dar a conocer las aplicaciones desarrolladas (ver paso anterior) sino el grado de apropiación y uso que los ciudadanos hacen de ellas
Dar a conocer el éxito de las ideas de negocio que se desarrollaron durante el Ejercicio