CURSO TALLER:CURSO TALLER:GESTIGESTIÓÓN DE REUNIONESN DE REUNIONES

Dr. Raúl Suárez ÁlvarezMédico - Administrador de Salud

suarezrp@yahoo.es

Mayo del 2009

PPresentresentáándonosndonos

AAlgunoslgunos “Acuerdos de Conducta”

En silencioo apagado

Participaciónactiva

Respetar eltiempo

CConocimientos y Expectativasonocimientos y Expectativas

Ejercicio Cerebral:Las tres Enfermeras

CContenido generalontenido general

1. Habilidades Directivas más valoradas.

2. Ejercicio de Brainstorming - Reuniones.

3. Aspectos básicos en Gestión de reuniones.

Ejercicio: Asistencia a reuniones

4. Antes de una reunión. Ejercicio

Convocatoria

5. Durante una reunión. Ejercicio

Identificando conductas difíciles.

6. Después de una reunión. Ejercicio

Evaluación de reuniones.

Liderazgo yestilos de dirección

Gestióndel cambio

Gestiónde reuniones

Negociacióny conflictos

Manejo deestrés

Comunicaciónefectiva

Uso eficazdel tiempo

HHabilidades Directivas mabilidades Directivas máás valoradass valoradas

Ejercicio Ejercicio -- BrainstormingBrainstorming““REUNIONESREUNIONES””

Si usted, pudiera elegir:

¿ DÓNDE QUISIERA MORIR ?

Un escritor argentino contestó:“Si fuera a morir, … quisiera que sea durante una reunión. Allí, el paso entre la vida y la muerte, es casi imperceptible”

…………¿Usted, piensa lo mismo?

DDe nosotros depende cambiar esto:e nosotros depende cambiar esto:

¿ Por qué convocaría o asistiría a una reunión?

IInvestigando:nvestigando:

¿Es posible gerenciarsin reuniones?

??¿Qué siente cuando es

convocado a una reunión de trabajo?

¿Sabe cómo haceruna reunión efectiva?

� ¿ QUÉ ES UNA REUNIÓN ?

� ¿ CÓMO SON LAS REUNIONES EN SU INSTITUCIÓN ?

LLas Reunionesas Reuniones

� La reunión es la acción de

trabajar 3 o más personas frente a

frente.

� Una reunión debería ser la forma

más efectiva de lograr la

interacción y compromiso de

personas hacia un objetivo

determinado.

LLa Reunia Reunióónn

¿Qué hago yo acá?Si tengo

mucho trabajo

¿A que hora sirvenlas galletas?

¿Ese punto no se agotó la

semana pasada?Seguro que lo que va a decir es incorrecto

Sin embargo, en la mayoría de reuniones ...

Si las reuniones funcionan bien, son una fuente de energía,

motivación y realización tanto para el grupo como para las personas

Si las reuniones funcionan mal son una pérdida de energía,

tiempo y dinero.

ImportanteImportante

Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Asistencia a ReunionesAsistencia a Reuniones

Siendo Meser@s o Moz@s

1. De información

2. De solución de problemas.

3. Creativa

4. Instructiva o formación

5. Toma de decisiones

6. De recogida de información.

7. De negociación

TTipos de reunionesipos de reuniones

Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

Posponer los

debates

estratégicos

Analizar las

actividades

semanales y

datos. Resolver

45 a 90

minutos

Serie semanal

Táctica semanal

No cancelarla

aunque no

estén

disponibles

todos los

participantes

Compartir

planes y

actividades

diarias5 minutos

Noticiero relámpago

Repaso diario

Claves

del éxitoFinalidadDuraciónTipo de reunión

Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

Salir de la oficina

Centrarse en trabajo y

limitar actividades

sociales.

No cargar el horario en

exceso

Analizar la estrategia,

las tendencias del

sector, personal

clave, desarrollo de

equipo

6 horas o más

1 a 2 díasMiniserie

Repaso Trimestral

Limitarse a uno o dos

temas.

Prepararse e investigar.

Implicarse en conflictos

positivos

Debatir, analizar,

realizar tormenta de

ideas, decidir

cuestiones críticas

que inciden en el

éxito a largo plazo.

2 a 4 horasPelículaEstrategia mensual

Claves

del éxitoFinalidadDuraciónTipo de reunión

� Para tener reuniones efectivas,

sólo hay dos opciones generales:

Eliminar todas las reuniones innecesarias

Aumentar la efectividad de las reuniones sobrevivientes

1

2

RReuniones Efectivaseuniones Efectivas

1. ¿Es necesaria esta reunión?

2. ¿Qué estoy intentando conseguir?

3. ¿Es esa razón suficiente para convocar

una reunión?

4. ¿Se puede eliminar la reunión mediante

el uso de otros medios?

5. ¿Puede eliminar su asistencia?

5 P

1Eliminar todas las reuniones

innecesarias

ANTES DURANTE DESPUES

2Aumentar la efectividad de las reuniones sobrevivientes

TODA REUNIÓN TIENE:

1ANTES DE LA REUNIÓN

La madre de Marcela

No existe una buena reunión sin una buena planificación

El 97% de los fracasos delas reuniones se deben a falta de planificación y preparación. No por la mala relación interpersonal

de los participantes

PPlanificacilanificacióón de la reunin de la reunióónn

Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióónn

1FINALIDAD

2CONTENIDO

3COLECTIVO

4MATERIAL

5ORGANIZARCONTENIDOS

6LUGAR,

FECHA Y HORA

Planificando:Planificando:AAspectos claves a tener en cuenta:spectos claves a tener en cuenta:

Reflexionar sobre los asistentes.

Pensar en posibles objeciones.

Preparar en posibles respuestas.

¿A quién va dirigida la reunión?

Colectivo

Se tiene que definir los temas a

tratar en función de los objetivos.

Saber que mensajes se han de

trasmitir.

¿Qué?Contenido

Saber cuál es el objetivo de la

reunión y que beneficios se

obtendrán.

¿Por qué?

¿Para qué?Finalidad

Comentario Preguntas

AAspectos claves:spectos claves:

Pensar en lugar, día y

horario más adecuado.

¿Dónde?

¿Cuándo?

¿Horario?

Lugar, fecha y hora

Pensar cómo se van a

organizar los temas y que

tiempo se asignará por

cada uno de ellos.

¿Cómo se van a organizar los temas?

Organización de contenidos

Reflexionar sobre la

logística de la reunión. Que

material se distribuirá.

¿Qué documentación se va a repartir a los asistentes?

Material

Comentario Preguntas

AAspectos claves:spectos claves:

1. Fecha de la reunión

2. Hora de inicio y hora de término

3. Lugar donde se realizará la reunión

4. ¿Quiénes además del convocado, participarán?

5. Objetivo de la reunión

6. Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema

7. Envío de información previa

8. Sugerir llevar alguna información particular

Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióónn

Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióón (2)n (2)

Debemos considerar la:

� “LEY DE LA BANALIDAD” de Parkinson. En toda reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relación

inversa a su importancia

� LEY DE LA EFECTIVIDAD. La efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de las

personas que asisten

1. Selección de un local adecuado.

Verificación

2. Formación e integración de la mesa

principal

3. Ratificación de invitaciones a

personalidades

4. Designación de lugares a ocupar

5. Instalación de equipo de sonido y

prueba previa

AActividades previas al desarrollo de la reunictividades previas al desarrollo de la reunióónn

6. Instalación de grabadora

7. Colocación de proyector u otros

8. Verificación de material

audiovisual

9. Instalación del servicio de

cafetería

10. Preparación de servicio de

expositores

…………AActividadesctividades previasprevias

2DURANTE LA REUNIÓN

1. Introducción

2. Clarificación de expectativas

3. Normas o reglas de juego

4. Mecánica y metodología a utilizar

5. Iniciar el desarrollo de los puntos de agenda

6. Mantenimiento del proceso y chequeo de procedimientos

7. Cierre formal y próximos pasos

8. Evaluación de la reunión

EEstructura de una reunistructura de una reunióónn

A. Tomar medidas para evitar interrupciones del exterior de la sala.

B. Comenzar y terminar a la hora establecida.

C. Permitir que un participante acuda cuando se le necesite o se vaya al terminar su aportación.

RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (1)n (1)

D. Ceñirse a la agenda y evitar pérdida de tiempo.

E. Disposición de la personas en el lugar de la reunión.

F. Empleo de elementos audiovisuales.

RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (2)n (2)

G. Esté alerta de la interacción que se

está llevando a cabo.

H. Mantener el ritmo.

I. Saque conclusiones, tome

decisiones; no vuelva atrás.

RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (3)n (3)

J. Confié a una secretaria (o) la anotación de acuerdos y tareas: el acta de la reunión.

K. Lea los acuerdos adoptados: Aprobación informal del acta.

L. Cierre la reunión con un comentario positivo.

RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (4)n (4)

MMalas Pralas Práácticas en una reunicticas en una reunióónn

Llegar tarde

PDA LaptopCelulares

Líder

Moderador

Participante

Redactor

LLos roles en una reunios roles en una reunióón efectivan efectiva

• Los impuntuales

• Los que se van temprano

• Los desmemoriados

• Los dudosos

• Los que mueven la cabeza

• Los desertores

• Los susurradores

• Los conversadores

• Los atacantes

• Los intérpretes

• Los chismosos

• Los sabelotodo

• Los apuntadores

• Los ocupados

• Los que interrumpen

• Los chistosos

CConductas y situaciones difonductas y situaciones difíícilesciles

Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Identificando conductas difIdentificando conductas difíícilesciles

No de aquí a la eternidad

PepsiCo

“No siempre es consenso”

Reuniones de“45 minutos”

Robert Kriegel

IIdeas para mejorar reunionesdeas para mejorar reuniones

Reunionesverticales

IBM,

Johnson & Johnson

Los“Reuniómetros”

Instituto Bernie

DeKoven

Uso deTecnógrafo

Otras ideas para mejorar reuniones:

Apagando a los “apaga ideas”

Canicas o cartasen la mesa

Otras ideas para mejorar reuniones:

3DESPUÉS DE LA REUNIÓN

A. Revise cuidadosamente el acta:

Concisa, tareas, responsabilidades,

fechas límites, acuerdos.

B. Difundir el acta lo antes posible;

mejor en 24 que en 48 horas.

C. Evaluar la reunión. Difundir

resultados.

D. Seguimiento de acuerdos.

RRecomendaciones despuecomendaciones despuéés de la reunis de la reunióónn

Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: EvaluaciEvaluacióón de una reunin de una reunióón de trabajon de trabajo

Hora inicio: Fecha: ………… Hora fin:

Duración: ……… minutos Citada por: Nº de asistentes:

TIPO DE REUNIÓN

Informativa ____ Instructiva_____ Creativa ____ Decisoria____ Consulta ____

MEDICIÓN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIÓN

BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD

Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y específicos

Falta de agenda 1 2 3 4 5 Agenda completa

Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y fin a tiempo

Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones

Salirse de los puntos de agenda 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda

No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado

Falta de Acta 1 2 3 4 5 Actas completas

Poca participación de los asistentes y sin creatividad 1 2 3 4 5 Alta participación de los asistentes con creatividad

Poca satisfacción personal de participar en reunión 1 2 3 4 5 Alta satisfacción personal de haber asistido

No se cumplen los objetivos de la reunión 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos de la reunión

SI Teléf Carta, memo, email

Tomando la decisión sin reunión Juntándola con otra SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNION:

NO

SI Leyendo la agenda y el acta

Enviando un representante o un informe SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA: NO

COMENTARIOS:

MMatriz de Evaluaciatriz de Evaluacióón de Reuniones (MER)n de Reuniones (MER)

DeustoJosé María AcostaUso eficaz del tiempo

Editorial

NormaRobert Kriegel

De las vacas sagradas se

hacen las mejores

hamburguesas

Empresa

ActivaPatrick LencioniReuniones que matan

Gestión 2002Oscar ElviraGestión de reuniones

Editorial Autor Título del libro

AAlgunos libros interesantes:lgunos libros interesantes:

Dr. Raúl Suárez Álvarez

suarezrp@yahoo.es Cel. 998885369

Un grupo de mentes que piensen juntas, con respeto y consideración, logrará mejores resultados que una persona que piense sola, se trate de quien se trate.