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Facturación ElectrónicaASLE – 14/01/2011
Estado del Arte
• La emisión de facturas en papel supone un coste muy importante para las empresas (impresión, envío, gestión, almacenamiento,…). El uso de la factura electrónica promete reducir significativamente estos costes.
• Oportunidad para mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad y productividad de la empresa, simplificando las tareas administrativas, ahorrando papel y espacio físico, reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas y mejorando el control interno de la facturación y las tareas de gestión asociadas.
Firma electrónica
• Un documento o un mensaje firmado electrónicamente incorpora una huella digital que sólo puede ser generada por el firmante y que garantiza que el contenido del mismo no ha sido modificado desde su firma. Se pueden incorporar diversas firmas una sobre otra como confirmaciones o acuses de recibo.
Aplicaciones de firma electrónica
• Sinadura, de ESLE http://www.sinadura.net
• FacturaE, de AEAT http://www.facturae.es
• Portable Signer: http://portablesigner.sourceforge.net
• Ecofirma, de MITYC http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/index.html
• Ef4ktur, de Diputaciones https://www.ef4ktur.com/
Entidades de certificación
• Empresa:
▫ Izenpe
▫ FNMT
▫ Camerfirma
• Personas físicas:
▫ ONA, tarjeta ciudadano de Izenpe
▫ DNI-e
Factura electrónica
• Documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero en soporte digital.
• Su transmisión es digital o telemática.
• Está firmada digitalmente por un certificado emitido por una autoridad certificadora reconocida, lo que garantiza la autenticidad de su origen y su integridad,
Ventajas de facturación electrónica
• No es necesario almacenar las facturas, sino la base de datos de la que se generan.
• Fácil acceso a las facturas (búsqueda, visualización, descarga, impresión y auditoría).
• Control de las modificaciones.
• Legibilidad y transmisión rápida y efectiva.
• Minimización de los errores humanos de la intervención manual al ser procedimientos automatizados.
Funcionamiento
• El proveedor debe acordar con el cliente la remisión electrónica de factura. Si el cliente no está de acuerdo no podrá emitirse en este formato.
• El proveedor genera la factura, la firma digitalmente y la envía, pudiendo conservar la factura íntegra o sólo la base de datos que la ha generado.
• El cliente la recibe telemáticamente, debe verificar la autenticidad y vigencia del certificado y almacenar digitalmente tanto la factura como la información relativa a la comprobación de la validez de la firma.
Ahorro de tiempo y dinero
• Para el emisor se produce un ahorro mínimo de 2 minutos de tiempo por factura y de coste de 0,70€ por factura.
• Para el receptor hay un ahorro mínimo de 5,5 minutos de tiempo por factura más los días de entrega y recogida y un ahorro de coste mínimo de 2,66€ por factura.
Pasos para la emisión
• Obtener la aceptación del receptor de las facturas de que éstas sean emitidas en formato electrónico.
• Disponer de firma digital reconocida.• Implantar un software específico que permita la
firma de las facturas.• Emitir las facturas firmadas utilizando la firma y
el software específico implantado.• Almacenar en un base de datos las facturas o los
datos que permiten generarlos.
Pasos para la recepción
• Recibir telemáticamente la factura (habitualmente mediante una conexión a internet, correo electrónico, ftp, repositorio, …).
• Comprobar, además de los contenidos de la factura, su autenticidad mediante la firma de que debe disponer.
• Procesar las facturas de la manera que se haga habitualmente: validación, contabilización, conversión a formato interno, pago, …
• Almacenar las facturas electrónicas en su formato original (factura y firma) permitiendo su fácil acceso, búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección.
Verificar una factura electrónica
• El emisor deberá facilitar al receptor el procedimiento de verificación, indicando el sistema usado y la entidad certificadora.
• Controlar que la firma que acompaña a la factura se corresponda con los datos del firmante.
• En caso de querer imprimir una factura digital para conservarla impresa, debe realizarse mediante un procedimiento especial que incorpore la firma autentificada gráficamente.
• Tanto las facturas emitidas como recibidas deben conservarse, así como los datos origen y los mecanismos de verificación de las firmas.
Digitalizar facturas en papel
• En caso de querer conservar electrónicamente facturas recibidas en papel, se puede realizar mediante un procedimiento denominado “Digitalización Certificada”.
• El proceso utiliza dispositivos homologados para convertir la factura en una imagen digital que es además firmada electrónicamente.
• Este proceso permite a la empresa deshacerse de las facturas originales en papel.
Formatos de facturas
• En principio no hay un formato concreto en el que tengan que desarrollarse las facturas electrónicas.
• Puede usarse PDF, XML, DOC, HTML, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
• Puede enviarse por correo electrónico, FTP, en una página web, un web service o cualquier otro.
Algunos proveedores de software:
http://www.facturae.es• EDATALIA: http://www.ecofactura.es/
• SERES: http://www.e-factura.net
• EDICOM: http://www.edicomgroup.com/es/einvoicing.htm
• ASIMELEC-FENITEL: https://feniteldigital.es/efactura/
• GESOFICINA: http://www.gesoficina.info/
• BINOVO: http://www.binovo.es