ETAPA DE PREEVENTO CORPORATIVO

OBJETIVO / PROPOSITO

Propósito: Es el "por qué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de cualquier evento.

Objetivo: Es el "para qué". Finalidad inmediata. Mientras más claros y medibles, habrá mayor coherencia entre la creatividad y los resultados.

TIPO DE EVENTO – NOMBRE - LUGAR

ESTABLECER COMITÉS

• Establecer responsabilidades conjuntas e individuales y trabajo colaborativo durante todo el proceso de producción del evento

Coordinador o director general del evento

• Su misión es coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones a fin de que se alcancen los resultados esperados de forma eficiente.

• Debe mantener un flujo de información constante entre los comités.

• Debe asignar responsabilidades.• Debe apoyar a los comités.• Liderar las actividades.

COMITÉ DE PROGRAMACION

Este comité presta apoyo en la estructuración del programa general del evento. Principales funciones:•Preparar un cronograma de actividades estableciendo responsables y fechas topes.•Definir LeitMotive con temas a tratar y actividades a realizar.•Diseñar Guión del evento, estructurando el programa técnico.•Estructurar el programa social y/o el de acompañantes.•Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.•Mantener informado al comité organizador o coordinador general a través de reuniones periódicas.

COMITÉ DE FINANZAS

Este comité debe velar por la adecuada y eficiente utilización de los recursos económicos y financieros destinados al evento.•Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.•Gestionar recursos económicos necesarios.•Gestionar auspicios y patrocinios.•Abrir cuentas bancarias.•Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.•Establecer las prioridades de gastos.•Efectuar los pagos.•Llevar el balance detallado de los egresos efectuados

COMITÉ DE LOGISTICA

Es el encargado de facilitar todos los implementos materiales y servicios de soporte para el evento.•Alquiler de equipos de sonido.•Alquiler de todos los equipos audiovisuales.•Reproducción del material.•Organización y contratación del personal técnico.•Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.•Coordinar todo lo referente al alojamiento•Coordinar todo lo referente a los espacios y salones de reuniones y actividades del evento.

COMITÉ DE SEGURIDAD Y RECEPCION

Su misión es velar por el trato adecuado y la seguridad de los asistentes e invitados especiales.

•Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.

•Constatar el buen funcionamiento de las instalaciones, los sistemas de prevención de incendios y los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

•Coordinar todo lo referente a la inscripción.

•Diseñar las planillas de inscripción, entregar al material, suministrar información.

•Dar la bienvenida a todos los participantes.

•Recibir a los invitados especiales.

•Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

COMITÉ DE MARKETING Y RELACIONES PUBLICAS

Sus funciones son:

•Diseño y elaboración del logotipo.

•Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.

•Promoción interna y externa.

•Diseño y compra de todo el material promocional.

•Elaboración de las pancartas.

•Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.

•Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.

•Coordinar los actos de inauguración y clausura.

•Planificación y coordinación del protocolo.

•Coordinar el servicio de catering.

•Elaborar los instructivos.

ACTIVIDAD GRUPAL

Agrúpese en comités de Trabajo y diseñe plan de actividades para un evento general.