Documentos en las oficinas

Definiciones

Caracteres

Valores

Ciclo de Vida

El Documento

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de

acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Diccionario de Terminología Archivística

Definiciones

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión de lenguaje natural o convencional, incluídas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual,

recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos que constituyan

testimonio de las actividades del hombre o de los grupos humanos.

Ley de Archivos de la Rioja 1994

Definiciones

Def. Ley General de Archivos de ColombiaDefiniciones

Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Ley General de Archivos de Colombia 2000

Elementos diferenciadores. GénesisElementos Diferenciadores

Génesis

Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generación no puede

controlarse.

Interrelación

Un unico documento no tiene ningun valor archivístico, los documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto y

por las relaciones establecidas dentro de éste, que es el expediente.

Elementos Diferenciadores

Unicidad

UnicidadCada documento de archivo es único,

no se produce en múltiples ejemplares. En el caso de las copias de un

documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro

documento igualmente único.

Características

IntegridadCaracterísticas

Integridad

Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos integros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia

mantiene el contenido pero no el formato, del documento original.

Carácter SeriadoCaracterísticas

Carácter Seriado

Los documento de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo

constituyen series.Como las actas, la correspondencia,

las cuentas de cobro, etc.

ObetividadCaracterísticas

Objetividad

El documento de archivo constata una actividad personal o institucional

sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

AutenticidadCaracterísticas

Autenticidad

El documento no es falso en sí mismo. Lo que es distinto de la veracidad del

contenido, si éste es una “falsificación” es porque fue generado con el fin de sustituir

y de engañar. En cuyo caso será una falsificación pero como documento aislado

es autentico.

Caracteres Externos e InternosCaracteres

Los caracteres del documento, han sido dividos en Externos, los que se refieren a la estructura física; e Internos, los que se

refieren a su contenido sustantivo.

Los veremos ahora diferenciados:

Caracteres ExternosCaracteres Externos

Son cinco:

Clase

Tipo

Formato

Cantidad

Forma

ClaseCaracteres Externos

Clase

Textuales Iconográficos Sonoros

Audiovisuales Electrónicos

TipoCaracteres Externos

Lo define el contenido y la estructura del documento y deriva de la acción presentada. Asi si la acción es legislativa, el tipo es ley; si la acción es interrogativa, el tipo es cuestionario; si la acción es de petición, el tipo es solicitud; si es informar, el tipo es informe; si es constatar, el tipo es constancia;etc.

Tipo

FormatoCaracteres Externos

Va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video casetes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el formato es 3 ½, 5 ¼, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, etc.

Formato

CantidadCaracteres Externos

Es el número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

Cantidad

Caracteres InternosCaracteres InternosSon cuatro:

Entidad Productora

Origenes Fundacionales

Fecha y lugar de producción

Contenido sustantivo

Entidad Productora

Lo que es el autor del documento, que puede ser una persona natural, es decir física; o puede ser una persona jurídca, es decir insititucional. Esta puede ser pública o privada.

Entidad Productora

Caracteres Internos

Orígenes Fundacionales

Son las razones que han dado lugar a la creación del documento, tomando en consideranción, en este orden: la función, la actividad, y el trámite por el que se ha realizado.

Caracteres Internos

Orígenes Fundacionales

Fecha y Lugar de Producción

Son los datos que ubican cronológica y geográficamente el documento. Y se denominan también datación cronológica y tópica del documento.

Caracteres Internos

Fecha y Lugar de Producción

Contenido Sustantivo

Es el asunto o tema que trata el documento, es decir el fin u objetivo de su producción. El contenido puede ser:Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien definidos.Extensivo: pocos datos sobre un contenido que es más amplio.Diversificado: datos variados de asuntos diferentes.

Caracteres Internos

Contenido Sustantivo

Valores Primario y SecundarioValores

Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina Valor Primario; y además de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es el Valor Secundario. Estos son los valores más reconocidos pero existen otros que pueden desglosarse así:

Valor AdministrativoValor Administrativo

Es un valor primario, por cuanto el documento da cuenta de una gestión o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestión para la cual fue creado llegue a su fin.

Valor Legal, Jurídico y ProbatorioValor Legal, Juridico o Probatorio

Después de finalizado el valor administrativo el documento conserva un valor probatorio, es decir es un comprobante legal y juridico de que la gestión exitió o de que la actividad de la que da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el lugar en que se succedió el evento. Este valor tiene término en unos tipos documentales y en otros es permanente.

Valor Histórico y CulturalValor Histórico y Cultural

Estos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrán un valor cultural e histórico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario.

Otros ValoresValores

Otros autores diversifican más las categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor adiministrativo específico. De igual forma el Diccionario Terminológico Archivístico adiciona el Valor Informativo, que es que tienen los documentos usados para consulta o investigación; y el Valor Intrínseco que está relacionado con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de producción, etc. Pero el primero es un valor secundario y el último es un valor primario.

Ciclo de Vida o Edades de Documento

3

2

Ciclo de Vida

intermedia

permanente

intermedia

histórica

Primera Edad: circulación y tramitación de los asuntos inciados. La documenta. forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente.

Segunda Edad: El expediente ha finalizado su tramite pero es objeto de consulta regular. La documentación forma parte del archivos intermdio.

Tercera Edad: El documento ha sido consierado de valor permanente y será conservado como fuente cultural e invertigativa. Se localiza en los archivos históricos.

1corrienteadministrativa

Etapas o EdadesCiclo de Vida

a. Creación: incluye el diseño y la gestión de formularios; la preparación y gestión de los formatos y la aplicación de las modernas tecnologías a este proceso.

b. Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas de archivo y recuperación y gestión de archivos de oficina, correos y telecomunicaciones; creación de programas de acceso, reproducción, conservación y tramitación.

c. Disposición: incluye la identificación y descripción de las series, cuadros de clasificación, tablas de retención y transferencia.

J.B. Rhoads.1983.

Edad Corriente o AdministrativaCiclo de Vida

1corrienteadministrativa

Documentos en Trámite

Recibidos en el año

Finalizados años anteriores de consulta frecuente y valor administrativo,

fiscal y legal

Archivo de Oficina

Edad IntermediaCiclo de Vida

Documentos sin vigencia administrativa

De consulta frecuente

Con vigencia fiscal y legal

Archivo Intermedio

2intermediaintermedia

Edad IntermediaCiclo de Vida

Documentos sin vigencia administrativa

De consulta frecuente

Con vigencia fiscal y legal

Archivo Intermedio

2intermediaintermedia

Edad Permanente o Histórica

3permanentehistórica

Ciclo de Vida

Documentos de valor cultural e investigativo permanente.

Archivo Histórico