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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD SANTO TOMÁS
SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN DEL TECNOLÓGICO DE ACAPULCO, PARA SER
MÁS COMPETITIVO ”
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
P R E S E N T A
RICARDO FLORES OLIVEROS
DIRECTOR DE TESIS
DRA. MARÍA ANTONIETA ANDRADE VALLEJO
México, D.F. Enero 2009
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iii
iv
Índice Página
Resumen………………………………..……………………….………..………………...viii
Summary………………………………….………………..……….……..………………....ix
Glosario…………………………………………………….……………………….……...….x
Relación de tablas, cuadros y figuras…………………………...…….……………......…xi
Introducción………………………………………………….…………….……….….……xiv
Dedicatoria…………………………………………………………………………….…….xvi
CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.0 Introducción……………………………………………………………………………….1
1.1 Objeto de estudio………………………………………………………………………...1
1.2 Situación problemática…………………………………………………………………..1
1.3 Planteamiento del problema…………………………………………………………….2
1.4 Objetivo general………………………………………………………………………….2
1.5 Objetivos particulares……………………………………………………………………2
1.6 Inferencia del trabajo…………………………………………………………………….3
1.7 Justificación de la investigación………………………………………………………...3
1.8 Criterios de la investigación……………………………………………………………..4
1.9 Preguntas de investigación……………………………………………………………..5
1.10 Identificación de variables……………………………………………………………..5
CAPÍTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS
2.1 Reseña histórica del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos……………….6
2.2 Visión……………………………………………………………………………………...8
2.3 Misión………………………………………………………………………………..…….8
2.4 Política de calidad………………………………………………………………..………8
2.5 Objetivo…………………………………………………………………………………....8
2.6 Valores………………………………………………………………………………….....9
2.7 Distribución y creación de los Institutos Tecnológicos……………………………..10
2.8 Matrícula total por niveles……………………………………………………………...12
2.9 Frontera del conocimiento……………………………………………………………..12
1.10 Instituto Tecnológico de Acapulco…………………………………....……………..12
v
CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1 Planeación……………………………………..……………………………………….17
3.2 Procesos…..…………………………………………………………………………….21
3.2.1 Características de los procesos…………………………………………….22
3.2.2 Clasificación de los procesos……………………………………………….23
3.3 Enfoque basado en procesos………………………………………………………...23
3.3.1 Metodología del enfoque basado en procesos…………………………...24
3.4 Procedimientos…………………………………………………………………………27
3.5 Análisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos 30
CACPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
4.1 Descripción de los procedimientos……………………………………………………33
4.1.1 Programa de Trabajo Anual…………………………………………………33
4.1.2 Programa Operativo Anual…………………………………………………..35
4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA…………………………………………37
4.1.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual………………………….38
4.1.5 Anteproyecto de Inversión……………………………………......…………39
4.1.6 Estructura Educativa…………………………………………………………39
4.2 Análisis de cada procedimiento………………………………………………………41
4.2.1 Programa de Trabajo Anual…………………………………………………41
4.2.2 Programa Operativo Anual…………………………………………………..45
4.2.3 Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual……………..49
4.2.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual………………………….53
4.2.5 Anteproyecto de Inversión………………………………………..…………57
4.2.6 Estructura Educativa…………………………………………………...…….61
CAPÍTULO 5. LLENADO DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN
DE LOS PROCEDIMIENTOS
5.1 Formato de registro para el Programa de Trabajo Anual…………………………..66
5.1.1 Instructivo de llenado del Programa de Trabajo Anual………………..…67
5.2 Formato de registro para el Programa Operativo Anual……………………………69
5.2.1 Formato de desglose de partidas………………………………..…………69
vi
5.2.1.1 Instructivo de llenado del desglose del Programa Operativo Anual….70
5.2.2 Formato de concentrado por proceso…………………………...…………70
5.2.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso……………71
5.2.3 Formato del POA, concentrado por partida presupuestal………………..73
5.2.3.1Instructivo y llenado del formato concentrado por partida resupuestal.74
5.2.4 Formato del capítulo 5000………………………………………………..…75
5.2.4.1 Instructivo de llenado de formato del capítulo 5000……………………75
5.2.5 Formato del concentrado del proyecto……………………………………..76
5.2.5.1 Instructivo y llenado del concentrado del proyecto……………………..77
5.3 Formato de registro para el Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo
Anual…………………………………………………………………………………………77
5.3.1 Instructivo y llenado del formato de registro del Seguimiento de las Metas
del Programa de Trabajo Anual….………………………………………………..78
5.4 Formatos de registro para la Reprogramación……………………………………...79
5.4.1 Formato de captación de ingresos propios………………………………..79
5.4.1.1 Instructivo y llenado del formato de captación de ingresos propios….80
5.4.2 Formato del concentrado por proceso para la reprogramación…………81
5.4.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso de la
Reprogramación…………………………………………………………………….82
5.4.3 Formato del RPOA concentrado por partida presupuestal………………83
5.4.3.1 Instructivo y llenado del formato del concentrado por partida
presupuestal del RPOA……………………………………………………………85
5.4.4 Formato del RPOA, para el capítulo 5000…………………………………86
5.4.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000……………………..86
5.5 Formato de registro para el Anteproyecto de Inversión……………………...…… 87
5.5.1 Instructivo y llenado para el Anteproyecto de Inversión………………….88
5.6 Formato de registro para la Estructura educativa………………………………..…90
5.6.1 Formato de materias………………………………………………...……….90
5.6.1.1 Instructivo y llenado del formato de materias de la Estructura
Educativa…………………………………………………………………………….91
5.6.2 Formato de docentes…………………………………………………...……93
5.6.2.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal docente de la
Estructura Educativa……………………………………………………………….93
vii
5.6.3 Formato no docente…………………………………...…………………….95
5.6.3.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal no docente
de la Estructura Educativa…………………………………………………………95
5.6.4 Formato concentrador…………………………………………………..…...96
5.6.4.1 Instructivo y llenado del formato concentrador de la Estructura
Educativa……………………………………………………………………………..97
CAPÍTULO 6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
6.1 Resultados obtenidos en el procedimiento del PTA………………………………100
6.2 Resultados obtenidos en el procedimiento del POA………………………………104
6.3 Resultados obtenidos en el procedimiento del Seguimiento del PTA 2007……108
6.4 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Reprogramación……………...112
6.5 Resultados obtenidos en el procedimiento del Anteproyecto de Inversión…….116
6.6 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Estructura Educativa 2007….120
Conclusiones………………………………………………………………………………126
Bibliografía………………………………………………………………………………….127
Otras fuentes de información…………………………………………………………….128
Anexos………………………………………………………………………………………130
viii
Resumen
Con el propósito de buscar una solución en el rezago de la entrega de información
que se tiene en el Instituto Tecnológico de Acapulco, en el departamento de
planeación, se hizo la propuesta de elaborar un manual procedimientos en el
proceso de planeación y llevar a cabo su implementación. Para lograrlo fue
necesario analizar y documentar cada uno los procedimientos para garantizar que la
información que se procesa es veraz; y de esta manera proporcionar una
herramienta administrativa confiable a los usuarios y dueños de los procedimientos.
En el análisis se identificaron las relaciones que existen entre ellos, así como los
departamentos de la Institución involucrados. El manual incluye los formatos de
registro que permiten guardar la información necesaria que sirva para la toma de
decisiones. También se hace referencia a los lugares donde se extrae la información
para poder utilizarla en el llenado de los formatos. Se buscó en todo momento
cumplir con la parte normativa en la entrega de información en tiempo y forma para
estar dentro de la competitividad en el Sistema de Institutos Tecnológicos.
Para mayor comprensión de los procedimientos, se realizaron diagramas de flujo y
pseudocódigo que señalan puntualmente la secuencia lógica y sus respectivas
relaciones; se hizo un detallado análisis de los campos de los formatos para indicar
puntualmente que información corresponde a cada uno de ellos; se analizaron
también las relaciones que existen entre los procedimientos para tener una visión
más amplia de la búsqueda y aplicación de la misma. Finalmente se hicieron las
pruebas necesarias con todos los procedimientos y con todos los departamentos de
la Institución, para medir los tiempos en la recuperación, procesamiento e integración
de la información. En esta etapa final se utilizó una técnica estadística (diagrama de
Pareto), para detectar los puntos críticos de tiempo en cada procedimiento y poder
compararlo con el tiempo que se hacían haciéndolo de manera tradicional (sin
manual de procedimientos). Finalmente, pudo observarse que se logró una mejora
significativa.
ix
Summary
With the purpose of looking for a solution in the leave behind of the delivery of
information that one has in the Technological Institute of Acapulco, in the department
of Planning, a proposal was made of to elaborate a manual of procedures in the
process of Planning and to carry out its implementation. To achieve it, it was
necessary to analyze and to document each one the procedures to guarantee that the
information that is processed is truthful; and this way to provide a reliable
administrative tool to the users and owners of the procedures. In the analysis the
relationships were identified that exist among them, as well as the departments of the
involved Institution. The manual includes the registration formats that allow to keep
the necessary information that is good for the taking of decisions. Reference is also
made to the places where the information is extracted to be able to use it in the one
filled of the formats. It was looked for in all moment to fulfill the normative part in the
delivery of information in time and it forms to be inside the competitiveness in the
System of Technological Institutes.
For bigger understanding of the procedures, they were carried out diagrams of flow
and pseudocódigo that point out the logical sequence and their respective
relationships on time; a detailed analysis of the fields of the formats was made to
indicate on time that information corresponds each one of them; they were also
analyzed the relationships that exist among the procedures to have a wider vision of
the search and application of the same one. Finally the necessary tests were made
with all the procedures and with all the departments of the Institution, to measure the
times in the recovery, prosecution and integration of the information. In this final stage
a statistical technique was used (diagram of Pareto), to detect the critical points of
time in each procedure and power to compare it with the time that you/they were
made making it in a traditional way (without manual of procedures). Finally it could be
observed that a significant improvement was achieved.
x
Glosario
CENIDET. Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico.
CIIDET. Centro Interdisciplinario de Investigación y Docencia en
Educación Tecnológica.
CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO. Documento que emite la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público para utilizar las partidas
presupuestales.
CREDIT. Centro Regional de Estudios de Graduados e Investigación
Tecnológica
CRODE. Centro Regional de Optimización y Desarrollo de Equipo.
DGEST. Dirección General de Educación Superior Tecnológica
DGIT. Dirección General de Investigación Tecnológica
EXPROFESO. Que se realiza para el fin que es utilizado.
ITA. Institutos Tecnológicos Agropecuarios
ITD. Institutos Tecnológicos Descentralizados.
ITF. Instituto Tecnológico Forestal.
ITMAR. Institutos Tecnológicos del Mar
PARTIDAS. Claves presupuestales.
PIID. Programa Institucional de Innovación y Desarrollo.
POA. Programa Operativo Anual
PSEUDOCÓDIGO. Descripción escrita que indica el orden en que se
desarrolla una actividad.
PTA. Programa de Trabajo Anual
RPOA. Reprogramación del Programa Operativo Anual
SES. Subsecretaría de Educación Superior.
SNET. Sistema Nacional de Educación Tecnológica
SNIT. Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos
SUBPRESUPUESTO. Es un documento que se utiliza para pedir autorización
del uso de partidas restringidas a la Dirección General de Educación Superior
Tecnológica.
xi
Relación de tablas, cuadros y figuras Página
Tabla No. 2.1. Matrícula total del sistema 12
Tabla No. 2.2. Matrícula Tecnológico de Acapulco, a enero 2008 14
Tabla No. 2.3. Historial académico del Tecnológico de Acapulco al 2006 15
Tabla No. 3.1. Metodología para el enfoque basado en procesos 25
Tabla No. 4.1. Descripción de los procesos sustantivos 34
Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno 36
Tabla No. 4.3 Distribución del gasto de la partida 1308 37
Tabla No. 4.4.Especificaciones del software solicitado 37
Tabla No. 4.5 Pseudocódigo del PTA 44
Tabla No. 4.6 Pseudocódigo del POA 48
Tabla No. 4.7 Pseudocódigo del Seguimiento de las Metas del PTA 52
Tabla No. 4.8 Pseudocódigo de la Reprogramaciòn 56
Tabla No. 4.9 Pseudocódigo del Anteproyecto de Inversión 60
Tabla No. 4.10 Pseudocódigo de Estructura Educativa 63
Tabla No. 6.1 Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del
PTA, sin manual de procedimientos 101
Tabla No. 6.2. Registro de frecuencias por rangos de tiempo 102
Tabla No. 6.3. Registro de los tiempos después de aplicar el manual de
Procedimientos 103
Tabla No 6.4. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 103
Tabla No. 6.5 Registro de los tiempos en la elaboración del POA 2008,
obtenidos sin aplicar el manual de procedimientos 105
Tabla No. 6.6. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 105
Tabla No. 6.7. Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración
del POA 2008, utilizando el manual de procedimientos 107
Tabla No. 6.8 Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 107
Tabla No. 6.9 Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008 109
Tabla No. 6.10. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes 109
Tabla No.6.11. Registro de tiempos para el seguimiento del PTA 2008 111
Tabla No. 6.12 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 111
Tabla No. 6.13 Registro de tiempos para la elaboración de la
xii
Reprogramación 2007 113
Tabla No. 6.14.Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 113
Tabla No. 6.15 Registro de tiempos para la elaboración de la
Reprogramación 2007 115
Tabla No. 6.16 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 115
Tabla No. 6.17 Registro de los tiempos para la elaboración del
Anteproyecto de Inversión 2009 117
Tabla No. 6.18 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 117
Tabla No. 6.19 Registro de los tiempos para la elaboración del
Anteproyecto de Inversión 2009 119
Tabla No. 6.20. Registro de rangos, frecuencias y porcentajes 119
Tabla No. 6.21 Registro de tiempos para la elaboración de la
Estructura Educativa 2007 121
Tabla No. 6.22 Registro de rangos, frecuencias y porcentajes 121
Tabla No. 6.23 Registro de los tiempos para la elaboración
de la Estructura Educativa 2007 123
Tabla No. 6.24 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes 123
Tabla No. 6.25 Registro de los tiempos por procedimiento con manual
y sin manual 125
Cuadro No. 5.1. Formato de registro del Programa de Trabajo
Anual 66
Cuadro No. 5.2 Desglose del Programa Operativo Anual por partidas 69
Cuadro No.5.3. Formato concentrado por proceso 71
Cuadro No. 5.4 Formato de POA, concentrado por partida presupuestal 73
Cuadro No. 5.5. Formato del capítulo 5000 75
Cuadro No 5.6 Formato de concentrado del proyecto. 76
Cuadro No. 5.7. Formato de registro del seguimiento del Programa
de Trabajo Anual 78
Cuadro No. 5.8. Formato de registro para la captación de ingresos
Propios 80
Cuadro No. 5.9. Formato de registro de concentrado por proceso
para la Reprogramación 82
Cuadro No. 5.10 Formato del RPOA, concentrado por partida
xiii
Presupuestal 84
Cuadro No. 5.11. Formato del capítulo 5000 para la Reprogramación 86
Cuadro No. 5.12. Formato de registro del Anteproyecto de Inversión 88
Cuadro No. 5.13. Formato de la Estructura Educativa “Materias” 91
Cuadro No. 5.14 Formato de la Estructura Educativa “Relación
del Personal Docente” 93
Cuadro No. 5.15 Formato de la Estructura Educativa “Relación
del Personal No Docentes” 95
Cuadro No. 5.16 Formato de la Estructura Educativa “Concentrado” 97
Figura No. 2.1 Mapa de distribución de los Institutos Tecnológicos 11
Figura. No. 3.1 Procesos 21 Figura No. 3.2 Estructura organizacional basada en procesos 22
Figura No. 3.3. Mejora continua 26
Figura No. 3.4 Relación de procesos y procedimientos 27
Figura No. 4.1 Diagrama de flujo del procedimiento del PTA 43
Figura No. 4.2 Diagrama de flujo del procedimiento del POA 47
Figura No. 4.3 Diagrama de flujo del Seguimiento del PTA 51
Figura No. 4.4 Diagrama de flujo de la Reprogramación 55
Figura No. 4.5 Diagrama de flujo del Anteproyecto de Inversión 59
Figura No. 4.6 Diagrama de flujo de la Estructura Educativa 62
Figura No. 6.1 Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.2 102
Figura No. 6.2 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.4 104 Figura No. 6.3 Diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6 106
Figura No. 6.4 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.8 108
Figura. No. 6.5. Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.10 110
Figura No. 6.6. Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.12 112
Figura No. 6.7 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.14 114
Figura No. 6.8 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.16 116
Figura No. 6.9 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.18 118
Figura No. 6.10 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.20 120
Figura No. 6.11 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.22 122
Figura No. 6.12 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.24 124
xiv
Introducción
Algunos de los aspectos importantes para la toma de decisiones en la
administración, son los manuales referidos a procedimientos, ya que son una guía
para el usuario, proporcionan la orientación adecuada de lo que se debe hacer en las
unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución,
son herramientas que ayudan a mejorar y enfocar los esfuerzos de un usuario, para
lograr los objetivos y las tareas que se le han encomendado. Los manuales son
utilizados en la práctica como puntos de referencia para el adiestramiento del nuevo
personal.
El presente trabajo de investigación se realizó con la finalidad de proporcionar al
Departamento de Planeación del Instituto Tecnológico de Acapulco, en el Proceso de
Planeación, la implantación de un manual de procedimientos del proceso de
planeación con la finalidad de cumplir con la normatividad en la entrega de
información en tiempo y forma para mantenerse dentro del campo competitivo del
Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. Se analizó detalladamente la
información que se involucra en cada uno de ellos, la relación que existe entre
procedimientos y la identificación de los departamentos que participan en cada uno
de ellos. Se buscó con esta implantación disminuir el tiempo de recopilación,
integración y envío de la información.
Estos procedimientos forman parte del proceso de planeación y sirven para generar
información que se envía a las autoridades y sirve como parámetro para obtener
los indicadores que describen el comportamiento de la Institución, en materia
educativa, infraestructura, equipamiento, atención a la demanda educativa,
matrícula, metas a lograr, seguimiento de las metas, economías, espacios de
esparcimiento, espacios deportivos, laboratorios, equipamiento, planes de estudio y
recurso humano.
En la búsqueda de dar cumplimiento en tiempo y forma con la información que se
requiere, se pretendió dar a los usuarios y dueños de los procedimientos las
facilidades suficientes para recabar, procesar e integrar la información de esos
procedimientos. Los procedimientos se venían realizando de manera empírica, es
decir, no existía una guía que indicara la forma de realizarlos y definitivamente al
xv
llevar a cabo las pruebas de implantación con un manual documentado se
observaron aspectos importantes como el ahorro de tiempo y, por supuesto, un
ahorro económico
Este trabajo se estructura en seis capítulos donde se abordan cada uno de los
aspectos para poder documentar los procedimientos adecuadamente.
En el primer capítulo, se hace un análisis de la metodología que se utiliza para
realizar la investigación sobre los procesos y la documentación de procedimientos,
en el segundo capítulo se hace un referente contextual del lugar donde se realiza la
investigación, el tercer capítulo se enfoca a la parte de procesos y procedimientos,
que es un referente empírico-teórico de los mismos, el cuarto capítulo hace
referencia al análisis de los procedimientos existentes en el departamento de
planeación, el quinto capítulo se refiere al llenado de los formatos y su
documentación y, finalmente, en el sexto capítulo se hace la implantación del
manual de procedimientos y se analizaron los resultados. Para esta implantación se
hace uso del manual de procedimientos ya documentado y una técnica estadística
(diagrama de Pareto) para conocer el comportamiento de los tiempos en cada
procedimiento. Para la implementación de cada procedimiento se toma en cuenta el
calendario que la DGEST, envía para la entrega de información, por esta razón se
realiza cada uno de ellos en períodos diferentes durante el ciclo fiscal 2007.
xvi
Dedicatoria
El trabajo en equipo siempre dará buenos resultados. Gracias a ti: Juana, Lupita,
Jazmín, Anel, y Monse, por privarlos de mi presencia y del tiempo que les pude
dedicar.
A mis padres, familiares y amigos por sus consejos. A ti Dra. María Antonieta, por el
apoyo profesional e incondicional que me brindaste; pero sobre todo a ti Dios, por
todo lo que me haz dado.
“Hacia atrás ni para tomar impulso, siempre hacia adelante”
1
CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.0 Introducción
En este capítulo se define la metodología de la investigación que permite identificar
claramente la forma de realizarla. Por tanto, se identifica el objeto de estudio, la
situación problemática, planteamiento del problema, los objetivos, general y
particulares, la inferencia de trabajo, la justificación, los criterios de investigación y
las variables dependientes e independientes.
1.1 Objeto de estudio
El objeto de estudio es el Proceso de Planeación del Instituto Tecnológico de
Acapulco. Se analizaron y documentaron los procedimientos que se derivan de este
proceso atendiendo siempre el cumplimiento formal de acuerdo a la normatividad
vigente de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST), de
acuerdo a los tiempos previamente establecidos en su calendario de actividades. De
antemano se atendieron seis procedimientos fundamentales de los cuales se reporta
información a esta dependencia; estos procedimientos son: Programa de Trabajo
Anual, Programa Operativo Anual, Seguimiento de las metas del Programa de
Trabajo Anual, Reprogramación del Programa Operativo Anual, Anteproyecto de
Inversión y Estructura Educativa.
1.2 Situación problemática
El Instituto Tecnológico de Acapulco, es una Institución de Educación Pública, de
nivel superior que atiende una población de 4000 alumnos, en promedio y durante
32 años de existencia, la información la ha procesado de manera empírica sin una
herramienta administrativa que ayude a la optimización de recursos y sobre todo que
facilite la entrega en tiempo y forma de la misma. Por otro lado, la DGEST, es la
dependencia que regula al Tecnológico académica y administrativamente; por tanto,
se le tiene que enviar información de acuerdo a un calendario de actividades que
2
envía al inicio del ejercicio fiscal. Las causas que ocasionan que la información no se
entregue en tiempo y forma en muchos de los casos, son varias: tal como falta de
personal, capacitación, equipamiento, y falta de herramientas administrativas. En
investigaciones hechas con anterioridad se determinaron las causas más
significativas que influyen en esta problemática, y dentro de éstas se encontraron
dos causas principales: falta de personal y falta de documentación de los
procedimientos (Villa Gómez, 2006:46). La falta de personal, está fuera de la
competencia de la Institución, por lo que se optó por enfocar el trabajo documentar
los procedimientos derivados de este proceso de planeación. Los Tecnológicos del
sistema reciben un subsidio federal o estatal destinado al equipamiento de talleres y
laboratorios, así como para la operatividad del mismo; sin embargo, en los últimos
años este subsidio está en función del cumplimento en el envío de la información en
tiempo y forma que sirve como indicador al sistema educativo en México (Secretaría
de Educación Pública). Por tanto, si el Tecnológico no cumple con esta encomienda
queda fuera de competencia para la recepción de recursos.
1.3 Planteamiento del problema
La falta de un manual de procedimientos en el proceso de planeación que facilite el
trabajo en la recopilación, procesamiento e integración de la información, no está
permitiendo cumplir con la normatividad vigente.
1.4 Objetivo General
Diseñar e implementar un manual de procedimientos en el proceso de planeación
que facilite el trabajo en la recopilación, procesamiento e integración de la
información para cumplir la normatividad vigente de manera eficaz y ser más
competitivo.
1.5 Objetivos particulares
Hacer un análisis del proceso de planeación.
Analizar los procedimientos derivados del proceso de planeación.
3
Identificar qué procedimientos tienen relación entre sí; es decir, que la
información de uno se pueda utilizar como entrada de otro.
Identificar qué Departamentos participan en cada procedimiento ya sea en
forma directa o indirecta.
Eficientar la recopilación e integración de la información.
Analizar los formatos para el registro de la información.
Difundir la documentación de los procedimientos a los Departamentos.
Monitorear los tiempos de respuesta de los usuarios al realizar los
procedimientos con su manual y sin él.
Trabajar con el calendario de actividades que envía la DGEST, para cumplir
con la normatividad.
1.6 Inferencia del trabajo
En la medida que se implanten los procesos y procedimientos, en el proceso de
planeación, se logrará cumplir con la normatividad vigente en tiempo y forma.
1.7 Justificación de la investigación.
Los beneficios que esta investigación proporciona en la implantación del manual de
procedimientos en la Institución, han sido positivos. Se ha logrado disminuir el
tiempo en la recopilación, procesamiento e integración de la información, este hecho,
por supuesto, ha colocado al Tecnológico dentro los Tecnológicos que cumplen;
evitando así violar la normatividad vigente del Sistema, y también se fortalece
administrativamente porque ahora cuenta con la información en tiempo y forma para
tomar las decisiones de manera oportuna. En el ámbito académico impacta
favorablemente porque se ha logrado tener la estructura educativa a tiempo y así
ofrecer un mejor servicio a los alumnos en la asignación de horarios y materias
mejorando el equipamiento de talleres y laboratorios que se traduce en un beneficio
directo para el alumno; por ejemplo: en investigación educativa se han involucrado a
alumnos en la participación de proyectos de investigación, también se han acreditado
las carreras de Ingeniería Bioquímica y Arquitectura gracias a la asignación de dinero
para tal fin. En el ámbito organizacional se ha logrado mayor control, mejor
4
planeación y administrativamente se existe mayor equilibrio y armonía entre los
departamentos. Además ahora se tiene la certeza del lugar correcto donde acudir
para solicitar la información.
1.8 Criterios de la Investigación
Método formal hipotético-deductivo: Para el caso particular de esta
investigación, en el departamento de planeación del Instituto Tecnológico de
Acapulco, la entrega de información se hacía fuera de tiempo y forma, por lo
que se observaron algunos factores que estaban influyendo; entre ellos, la
elaboración de los procedimientos, estaban realizándolos de manera
empírica, es decir; no existía ningún manual de referencia para la elaboración
de los mismos, de este hecho nace la propuesta de investigación.
Metodología cualitativa: La investigación en todo su desarrollo se realizó
dentro del Instituto Tecnológico de Acapulco, y esto dio origen a tener una
visión más clara porque se percibe el problema desde adentro del entorno
donde se llevó a cabo la investigación.
Tipología de investigación:
a) Explorativa. Con base en la observación de la problemática que existía en
el departamento de planeación, se pudieron identificar los aspectos más
importantes del proceso, los cuales se incluyeron en esta propuesta de
investigación.
b) Descriptiva. Durante la investigación, se logró identificar las propiedades
de cada procedimientos y de esta forma se hace la propuesta para cumplir
con el objetivo y homogeneizar la información.
c) Analítica. Se analizaron cada uno de los procedimientos del proceso de
planeación para ver su interrelación entre ellos y la información
correspondiente.
d) Propositiva. Para disminuir significativamente los tiempos de entrega de la
información se propuso el diseño e implantación del manual de
procedimientos.
5
1.9 Preguntas de investigación
¿En que medida la implementación del manual de procedimientos logrará
reducir los tiempos de entrega?
¿Cuáles son las condiciones existentes de los elementos administrativos,
técnicos y operativos para la implementación del manual de procedimientos?
¿Cuál será el compromiso de las nuevas administraciones que lleguen al
Tecnológico para seguir aplicando el manual de procedimientos?
¿En que medida las nuevas políticas del Sistema seguirán orientadas hacia el
cumplimiento de entrega de información y que el manual siga siendo útil?
¿Cuál será el compromiso del Tecnológico para seguir actualizando el
manual de procedimientos con nuevas versiones?
1.10 Identificación de variables
Variable independiente.
Procesos de planeación
Variable dependiente.
Procedimientos del proceso de planeación
Competitividad
6
CAPÍTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS
En este capítulo se hace un referente histórico del campo donde se desarrolla la
investigación. Se hace un estudio de cuándo y cómo nace el SNIT, su distribución en
República Mexicana, el aporte que hace a la educación superior tecnológica, las
modalidades de educación, y la población estudiantil que atiende. También se hace
un estudio de la frontera del conocimiento, y de igual forma se hace un análisis del
Tecnológico de Acapulco, que es el punto particular donde se realiza la investigación.
2.1. Reseña histórica del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos
Los primeros Institutos Tecnológicos surgen en México en 1948, que son creados por
el Instituto Politécnico Nacional y son los Institutos Tecnológicos de Chihuahua y
Durango. Muy poco tiempo después son establecidos los de Saltillo (1951) y Ciudad
Madero (1954). Hacia 1955 estos primeros cuatro tecnológicos atienden una
población escolar de 1,795 alumnos, de los cuales 1,688 eran hombres y sólo 107
mujeres. En 1957 se establece el IT de Orizaba y los institutos tecnológicos son
desincorporados del Instituto Politécnico Nacional pasando a depender directamente
de la Secretaría de Educación Pública (http://www.dgest.gob.mx/web/index.
php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).
En 1958 aparece el libro: La Educación Técnica en México. Institutos Tecnológicos
Regionales, editado por la Secretaría de Educación Pública, libro que marca la
desincorporación plena de los Tecnológicos, y el inicio de una nueva etapa
caracterizada por la respuesta que darán estas Instituciones a las necesidades
propias del medio geográfico, social y del desarrollo industrial de la zona en que se
ubican.
Al llegar a sus veinte años de existencia, los diecisiete Institutos Tecnológicos
existentes estaban presentes ya en catorce estados de la República. En la década
siguiente (1968-1978) se fundaron otros 31 Institutos tecnológicos distribuidos ahora
7
en veintiocho entidades del país para alcanzar un total de 48 Tecnológicos en 1978.
Durante esta década se crearon los Centros de Investigación y apoyo a la educación
tecnológica, como el CIIDET, 1976 en Querétaro y el primer CRODE, en Celaya.
En 1976 se crea el COSNET, que ofrece un nuevo panorama de organización y con
él surge el Sistema Nacional de Educación Tecnológica, de la cual los Institutos
Tecnológicos serán parte importante al integrar SNIT (http://www.dgest.
gob.mx/web/index. php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).
De 1978 a 1988 se crean doce nuevos tecnológicos y tres Centros Regionales de
Optimización y Desarrollo de Equipo. La investigación y los postgrados se
desarrollan con gran intensidad gracias a la creación de los CREGIT que se van
instituyendo paulatinamente en cada uno de los planteles. Para 1988 los
Tecnológicos atendieron una población escolar de 98,310 alumnos, misma que en
los cinco años siguientes creció hasta 145,299, atendidos por una planta docente de
11,229 profesionales y 7,497 empleados de personal de apoyo.
En 1990 nace el Sistema de Institutos Tecnológicos descentralizados o estatales,
bajo esquemas distintos a los que operan en los Tecnológicos federales ya que
cuentan además con la participación de los Estados y Municipios en que se ubican.
En el año 2006 se reestructuró el Sistema Educativo Nacional por niveles, lo que
trajo como resultado la integración de la SES, transformando a la DGIT, en Dirección
de General de Educación Superior Tecnológica. En la DGEST se agruparon como
Tecnológicos Federales a los Institutos Tecnológicos Agropecuarios, Institutos
Tecnológicos del Mar e Institutos Tecnológicos Forestales, de igual manera, se
integraron, aún cuando con una coordinación aparte, los Institutos Tecnológicos
Superiores Descentralizados http://www.dgest.gob.mx/web/.
Actualmente el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos está constituido por 218
Institutos Tecnológicos, que por su vocación institucional son: ciento ochenta y cinco
Tecnológicos industriales, veinte agropecuarios, seis de ciencia y tecnología del mar
y uno de carácter forestal. Además cuenta con seis centros especializados: cuatro
8
Centros Regionales de Optimización y Desarrollo de Equipo, un Centro
Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo de la Educación Tecnológica y
un Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico, mismos que atienden
a una población escolar que llega a los 336,879 estudiantes en todo el territorio
nacional http://www.dgest.gob.mx/web/.
2.2 Visión.
El Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, se consolidará como un Sistema de
Educación Superior Tecnológica de vanguardia así como uno de los soportes
fundamentales del desarrollo sostenido, sustentable y equitativo de la Nación y del
fortalecimiento de su diversidad cultural.
2.3 Misión
Contribuir a la conformación de una Sociedad mas justa, humana y con amplia
cultura científico-tecnológica, mediante un sistema integrado de Educación Superior
Tecnológica, equitativo en su cobertura y de alta calidad.
2.4 Política de Calidad
La Organización establece el compromiso de implementar todos sus procesos
orientándolos hacia la satisfacción de sus alumnos sustentada en la Calidad del
Proceso Educativo, para cumplir con sus requerimientos, mediante la eficacia de un
Sistema de Gestión de la Calidad y de mejora continua, conforme a la norma ISO
9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000.
2.5 Objetivo
Ofrecer servicios educativos de calidad para formar personas con alto sentido de
responsabilidad social, que participen de manera productiva y competitiva en el
mercado laboral
9
2.6 Valores
Es importante para el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, fomentar los
valores en sus alumnos y personal que labora en él.
El ser humano: Es el origen y el destino de todos los esfuerzos y recursos del
Sistema y de la Dirección General; es por ello su valor central. El sentido
primario de las Instituciones es el ser humano. La existencia de una Institución
se justifica sólo si los resultados de sus trabajos inciden en el mejoramiento de
la calidad de vida de las personas.
El espíritu de servicio: Es la actitud que debe distinguir al personal de la
DGEST por el profesionalismo en su desempeño.
El liderazgo: Es la capacidad que debe caracterizar al personal de la DGEST,
para integrarse en la conducción innovadora, visionaria, participativa y
comprometida con la operación y el desarrollo del SNIT y de la propia
Dirección General.
El trabajo en equipo: Es el proceso que se realiza de manera armónica, en el
que las actitudes multiplican los logros en la consecución de objetivos
comunes y se propicia el desarrollo de las personas.
La calidad: Es la cultura compartida por el personal de la Dirección General,
que lo motiva a transformar su forma de ser y hacer las cosas con los más
altos estándares de servicio.
El alto desempeño: Es el propósito permanente por superar los estándares
de calidad y mejorar los resultados del trabajo, fundamentado en los valores y
convicciones de la propia persona.
10
2.7 Distribución y creación de los Institutos Tecnológicos
Los Institutos tecnológicos se distribuyen a lo largo y ancho del territorio nacional y
existen cuatro clasificaciones como se mencionó en la reseña histórica. El anexo 1,
muestra las tablas de clasificación de los Institutos tecnológicos, así como el año de
creación y su ubicación.
Para ilustrar mejor la ubicación, la figura No. 2.1 es un mapa de distribución
estratégica de los Institutos Tecnológicos en todo el Territorio Nacional.
11
Figura No. 2.1 Mapa de distribución de los Institutos Tecnológicos
Fuente: www.dgest.gob.mx/web/
SES DGEST
SISTEMA NACIONAL DE EDUCACIÓN
SUPERIOR TECNOLÓGICA77 Tecnológicos Industriales
4 CRODEs
1 CENIDET
1 CIIDET
108 Institutos Tecnológicos
Descentralizados
6 Institutos Tecnológicos del Mar
20 Institutos Tecnológicos Agropecuarios
1 Instituto Tecnológico Forestal
1 CIRENA
218 Institutos Tecnológicos y
Centros de Educación Superior
SNEST
DGEST
12
2.8 Matrícula total por niveles
La tabla No. 2.1 muestra la matrícula total a nivel de licenciatura, posgrado y
especialidades en el Sistema de Institutos Tecnológicos en sus diferentes
modalidades ( a distancia, presencial y abierta).
Tabla No. 2.1 Matrícula total del sistema
Matrícula
Lic.Total
332,469 336,879
Matrícula Posgrado
(Maest., Doct., Espec.)
4,410
Fuente: www.dgest.gob.mx/web/
2.9 Frontera del conocimiento En la frontera del conocimiento, el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, ha
logrado el apostillamiento de documentos para que sus alumnos o egresados,
continúen sus estudios en el extranjero de acuerdo al Reglamento Interior de la
Secretaría de Educación Pública: Artículo 11 fracciones X y XIV y Artículo 19,
fracciones XVII y XXI; convenio de la Haya de 1961 sobre la eliminación de requisitos
de legalización de documentos públicos extranjeros. Por otro lado, se tienen
convenios con Universidades extranjeras para hacer estudios de posgrado y
colaborar en proyectos de investigación. Por mencionar algunas: Universidad de
Valencia, España; Universidad Central de las Villas, Cuba; Universidad de Austin
Texas, E.U., Universidades Coreanas.
2.10 Instituto Tecnológico de Acapulco
El Instituto Tecnológico de Acapulco, fue la primera institución educativa tecnológica
de nivel superior en el estado de Guerrero. El gobierno estatal solicitó en 1973 al
gobierno federal la creación de una Institución de tal modalidad, para así satisfacer la
creciente demanda de profesionales capacitados que, arraigados a su región,
contribuyeran al desarrollo de la entidad. El 19 de septiembre de 1975 se realiza la
ceremonia inaugural del llamado inicialmente Instituto Tecnológico Regional de
Acapulco.
13
La institución comenzó sus actividades académicas el día 05 de octubre de 1975. Al
principio cubría los niveles medio superior y superior, pero a partir de 1980, la DGIT,
autoriza la desconcentración de sus Instituciones educativas, y con el fin de brindar
apoyo expresamente al nivel superior, además de que para ese entonces ya se
contaba con varias escuelas de nivel medio superior en la localidad, ofertó desde
1983 sólo carreras de nivel superior en los sistemas escolarizado y abierto.
En su inicio ofertó las siguientes especialidades en nivel medio superior:
Técnico Laboratorista Químico
Técnico en Obras Arquitectónicas
Técnico en Mantenimiento Mecánico
Técnico en Administración de Personal
Técnico en Aire Acondicionado y Refrigeración
Cuando ofertó educación en el nivel superior se abrieron las carreras siguientes:
Ingeniería Electromecánica con especialidad en Planta y Mantenimiento
Licenciatura en Relaciones Comerciales. Siendo su población de 51
estudiantes.
Actualmente oferta seis carreras a nivel licenciatura:
Arquitectura
Contaduría
Ingeniería Bioquímica
Ingeniería en Sistemas Computacionales
Ingeniería Electromecánica
Licenciatura en Administración (sistema abierto y escolarizado)
Licenciatura en Contaduría (sistema abierto y escolarizado)
Visión del Instituto Tecnológico de Acapulco
Ser la Institución de educación superior tecnológica y pública líder en
la región que ofrece programas de educación de licenciatura y
posgrado, con certificación de clase mundial articulando las
funciones sustantivas de la educación, la docencia, la investigación,
la vinculación y la extensión.
14
Misión del Instituto Tecnológico de Acapulco
Formar seres humanos con responsabilidad profesional y
compromiso sociocultural capaces de caodyuvar en la solución de
los problemas sociales, industriales, tecnológicos y económicos
prioritarios del país. Asumiendo su papel como actores del cambio en
proceso globalizador, actuando con responsabilidad y recreando los
valores y actitudes del ser humano con su entorno.
El Instituto Tecnológico cuenta con una matrícula de 3424 alumnos incluyendo la
licenciatura y el posgrado; como se ve en la tabla No 2.2.
Tabla No.2.2 Matrícula Tecnológico de Acapulco, a enero 2008
Hombres Mujeres Hombres Mujeres
Licenciatura en
Aministración Escolarizada 18 35 213 577 843
Licenciatura en
Aministración Abierta 0 0 64 95 159
Licenciatura en
Contaduría Escolarizada 2 1 110 168 281
Licenciatura en
Contaduría Abierta 0 0 30 44 74
Ingeniería
Bioquímica Escolarizada 11 8 126 153 298
Ingeniería en
sistemas
computacionales Escolarizada 56 22 355 317 750
Ingeniería
Electromecánica Escolarizada 23 0 472 11 506
Arquitectura Escolarizada 24 7 275 196 502
Posgrado Escolarizada 4 7 0 0 11
138 80 1645 1561 3424
TOTAL
NUEVO INGRESO REINGRESO
Totales
MODALIDADCARRERA
Fuente: Estadística básica del Tecnológico de Acapulco
Durante los doce últimos años el Tecnológico de Acapulco ha atendido en sus seis
carreras y en ambas modalidades la cantidad de alumnos que se muestran en la
tabla No. 2.3, así como las otras actividades que ahí se reflejan.
15
Tabla No. 2.3. Historial académico del Tecnológico de Acapulco al 2006
CARRERAS 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
MATRÍCULA
Arquitectura 499 520 525 520 541 550 607 588 511 556 511 531
Bioquímica 141 145 141 146 144 184 204 261 270 279 288 320
Electromecánica 378 373 431 440 460 480 508 528 518 515 505 563
Sistemas 956 985 1072 1075 1050 150 1257 1226 1108 1000 876 842
Administración 1002 871 874 876 876 876 857 904 821 846 861 894
Contaduría 0 0 500 506 556 556 393 388 346 359 343 363
Administración(sist. Ab) 117 134 146 145 145 145 206 241 234 261 178 261
Contaduría (Sist. Ab) 131 147 141 159 159 159 132 143 135 148 110 123
TOTALES 3224 3175 3830 3867 3931 3100 4164 4279 3943 3964 3672 3897
NUEVO INGRESO
Arquitectura 0 0 0 0 0 0 136 128 511 137 107 111
Bioquímica 0 0 0 0 0 0 88 123 87 74 92 64
Electromecánica 0 0 0 0 0 0 165 154 130 130 122 132
Sistemas 0 0 0 0 0 0 263 261 171 184 161 193
Administración 0 0 0 0 0 0 228 237 213 269 242 228
Contaduría 0 0 0 0 0 0 74 108 86 100 70 83
Administración(sist. Ab) 0 0 0 0 0 0 64 89 74 93 52 63
Contaduría (Sist. Ab) 0 0 0 0 0 0 34 44 32 52 44 30
TOTALES 0 0 0 0 0 0 1052 1144 1304 1039 890 904
EGRESADOS
Arquitectura 31 54 44 45 60 60 78 60 61 57 61 0
Bioquímica 12 14 27 19 19 23 31 16 24 26 5 0
Electromecánica 50 56 61 63 70 80 56 77 48 61 54 0
Sistemas 48 96 130 140 150 170 169 153 190 72 139 0
Administración 0 0 0 25 35 40 107 131 120 78 96 0
Contaduría 0 0 0 10 30 40 98 61 56 57 72 0
Administración(sist. Ab) 0 0 0 5 10 15 12 27 28 20 15 0
Contaduría (Sist. Ab) 2 7 5 5 7 10 19 13 16 13 17 0
TOTALES 143 227 267 312 381 438 570 538 543 384 459 0
TITULADOS
Arquitectura 29 18 12 20 25 30 1 20 22 17 8 0
Bioquímica 14 7 3 9 13 20 9 14 6 16 0 0
Electromecánica 14 41 87 60 65 70 48 18 15 12 12 0
Sistemas 24 31 55 60 65 70 50 46 53 29 15 0
Administración 0 0 0 0 5 10 45 96 100 52 25 0
Contaduría 0 0 0 0 5 15 40 45 55 28 18 0
Administración(sist. Ab) 0 0 0 1 3 5 4 8 9 3 6 0
Contaduría (Sist. Ab) 0 4 3 4 6 9 5 6 7 12 6 0
TOTALES 81 101 160 154 187 229 202 253 267 169 90 0
AÑOS
Fuente: Estadística básica del Tecnológico de Acapulco
Por otro lado cuenta con una plantilla de personal de 214 docentes y 75 no docentes
(administrativos y de apoyo).
16
Comentarios finales del capítulo En este capítulo se hizo una reseña histórica de cómo y cuando nace el Sistema
Nacional de Institutos Tecnológicos, la creación de nuevos Institutos, sus
características, su visión, su misión, sus valores, así como la distribución en todo el
territorio mexicano.
Es importante resaltar la visión de crear Institutos Tecnológicos que satisfagan las
necesidades de regiones específicas, eso garantiza que se le lleva educación
superior a todos los rincones del País. Por otro lado se da una semblanza del
Instituto Tecnológico de Acapulco, su visión, su misión, las carreras que oferta, sus
modalidades, su matricula al 2008, el comportamiento académico durante los doce
últimos años así como su planta de catedráticos, administrativos y de apoyo. Este
capítulo nos da una referencia contextual del campo de acción donde se realiza la
investigación.
17
CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
En este capítulo se hace un referente empírico teórico de la planeación, de procesos
y procedimientos así como el enfoque basado en procesos para ver cómo las
organizaciones se ven beneficiadas independientemente del tipo y giro de las
mismas. Se aborda el concepto de planeación porque no puede desligarse de
ninguna actividad. Se verá, qué es el enfoque basado en procesos, cuales son las
interrelaciones que existen en sus procedimientos y las estructuras organizacionales.
Por otro lado también se hace referencia a algunas organizaciones que basan sus
actividades en procesos y la implantación de manuales de procedimientos.
3.1 Planeación.
La planeación, puede definirse como un proceso que todos los seres humanos
hacemos para desarrollar nuestras actividades cotidianas; se realizan los planes
previamente analizados para lograr un objetivo; algunas otras definiciones son:
Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse. Comprende la previsión, la
cual permite estudiar simultáneamente varias alternativas y decidir en la etapa de
planeación aquella con la cual debe de trabajar la organización (Laris, 1999:73),
planeación es “escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades
propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados” (George R.
Terry, 1962:144), planeación es el proceso administrativo de escoger y realizar los
mejores métodos para satisfacer determinaciones políticas y lograr los objetivos
(Jiménez, 1968:17).
En la actualidad la planeación es indispensable para lograr los objetivos planteados y
es importante considerar los siguientes puntos:
1. La planeación obliga a tener preparadas varias soluciones.
2. Es importante precisar los objetivos principales y establecer prioridades.
3. La dirección puede afrontar situaciones de incertidumbre.
4. Evitar que las tareas se vuelvan rutina.
5. Enfocarla para la reducción de costos y mejorar la productividad.
18
6. Difundir el plan a toda la organización.
7. Debe enfocarse a la solución de problemas mediatos.
8. Aprovechar todos los recursos en la planeación.
9. Debe verse como una herramienta de control.
.
Todas las organizaciones tienen la necesidad de trazar planes y proyectos para
mantenerse competitivos en el mercado; por lo tanto esos planes los tienen que
aplicar para lograr los objetivos planteados. Para el logro de todo esto, es importante
considerar todos los factores posibles que están involucrados en cada una de las
actividades tales como recursos humanos, recursos económicos, ambiente laboral,
entorno ambiental y tecnología.
Cuando ya se tienen analizados estos factores comienzan a trazarse los planes en
los cuales intervienen la identificación de procesos y procedimientos y la forma como
se llevarán a cabo estratégicamente. Existen diferentes clasificaciones de planeación
dependiendo de su enfoque (Ordaz Zubia, Saldaña García, 2006):
Planeación personalizada: Está enfocada a los acontecimientos y a las
acciones personalizadas propias del individuo
Planeación estratégica: Este tipo de planeación está orientada al logro de los
objetivos de mediano y largo plazo, formulando sistemas continuos para la
toma de decisiones, realizando acciones específicas para la generación de
indicadores que monitoreen el comportamiento de la organización a lo largo
de los procesos. Fernández Güell, considera que los instrumentos más
utilizados para su evaluación son:
a) Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y
proyectos estratégicos.
b) Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta
en marcha de las actuaciones del plan estratégico sobre el desarrollo
socioeconómico.
c) Sistema de indicadores para evaluar la evolución de los factores
eternos y para explorar escenarios futuros.
19
d) Seminarios anuales para efectuar una evaluación global del progreso
del Plan.
Planeación operativa: Las características más sobresalientes de la operación
operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos dentro de la
planeación estratégica y táctica, es conducida y ejecutada por los jefes de
menor rango jerárquico; trata con actividades programables; sigue
procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre periodos
reducidos y su parámetro principal es la eficiencia (Ordaz Zubia, Saldaña
García, 2006).
Planeación táctica: La planeación táctica define con precisión lo que se
pretende lograr dentro de una organización y basa su aplicación en dos partes
fundamentales:
a) Plan: Es un documento que identifica los resultados específicos que se
necesitan lograr dentro del tiempo establecido. Este plan incluye los
recursos y acciones tales como: áreas de resultados críticas, análisis de
cuestiones críticas, indicadores críticos de rendimiento, objetivos, planes
de acción y revisión del plan.
b) Proceso: Es la participación continua de los directivos y empleados en la
producción de los planes y los resultados tangibles.
Planeación normativa: La planificación normativa trata de someter a la
voluntad humana el curso y la dirección de procesos sociales, por una serie de
procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan
para conseguir determinadas metas y objetivos. Sus perspectivas, enfoques y
modos de considerar los factores que intervienen en ella se desarrollan de la
siguiente manera: la planeación normativa es un problema meramente
técnico; se centra en la “lógica de la formulación”; los planes, programas y
proyectos expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrático, haciendo de a
planificación una tecnología que orienta las formas de intervención social;
importancia del papel de los expertos en la elaboración del plan, programas y
20
proyectos; el centro de la planificación es el diseño y suele expresarse en un
plan-libro que expresa lo que debe hacerse; la definición de los objetivos
resulta de diagnóstico elaborado por los técnicos; importan decisiones del
sujeto planificador que está “fuera” de la realidad, considerada como objeto
planificable; no considera oponentes, obstáculos y dificultades que
condicionan la factibilidad del plan; el punto de partida es el “modelo analítico”
que explica la situación problema, expresada en un diagnóstico; el punto de
llegada es el “modelo normativo” que expresa el diseño del deber “ser”; la
dimensión normativa se expresa en un “deber ser”, del que se deriva un
esquema riguroso, normalizado y articulado de actuación (Ordaz Zubia,
Saldaña García, 2006).
Planeación prospectiva: La planeación prospectiva contiene elementos de la
planeación estratégica y normativa, y es conocida bajo el nombre de
adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional
Independientemente del tipo de planeación, es importante llevar a cabo varias
etapas en la planeación tales como:
Formulación de objetivos: En esta etapa se busca identificar claramente qué
es lo que se pretende lograr.
Establecimiento de estrategias: En el establecimiento de estrategias se fijan
las reglas, las condiciones, y los recursos utilizados.
Planes operativos: En esta etapa se establecen los planes que servirán para
el logro de los objetivos.
Fijación de planes financieros: Para el logro de cualquier objetivo es
importante determinar la cantidad de recursos financieros necesarios para
lograr las metas. Y es en esta etapa donde se fijan estos planes.
Ejecución de las operaciones: En esta etapa se establecen los tiempos en
que se ejecutarán los planes.
21
Es importante mencionar que cada una de estas etapas se basa en suposiciones
porque dependen de las condiciones que existan en el tiempo de ejecución de cada
una de ellas.
3.2 Procesos
Se definen como un conjunto de actividades que se realizan o suceden en forma
secuencial o paralela para lograr un objetivo. Y existen otros conceptos: como un
conjunto de procedimientos interrelacionados que toman las entradas como
alimentación, se analizan y procesan y finalmente generan un resultado. Cuando
existen más de un proceso interrelacionados se forman los macroprocesos. La figura
No. 3.1 ilustra un conjunto de procesos interrelacionados donde las salidas son las
entradas del otro.
Figura.3.1 Procesos
Fuente: Elaboración propia
En esta gráfica se aprecia la forma en que se genera un macroproceso. Se observa
que están formados por dos o más procesos que se interrelacionan y que las salidas
de uno son las entras de otro. Los macroprocesos por lo general siempre están
presentes en cualquier organización porque existe un objetivo general y para lograrlo
casi siempre se forman subprocesos que lleva al logro de un objetivo particular, y así
sucesivamente.
PROCESO 2
PROCESO 1
PROCESO 3
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
22
Se dice que los procesos cruzan las estructuras de las organizaciones porque van
desde los niveles más bajos hasta la alta dirección, como se ve en la fig. No. 3.2.
Fig. No. 3.2. Estructura organizacional basada en procesos
Fuente: Elaboración propia
Se puede apreciar que existen procesos en todos los niveles de la organización, que
van desde los niveles más bajos hasta la alta dirección, ligados totalmente; formando
macroprocesos para lograr las metas y objetivos de corto, mediano y largo plazo.
3.2.1. Características de los procesos
Son de carácter constante
Proveen productos(salidas)
Existen para satisfacer a un cliente
Son administrados por personas
Todo proceso tiene un dueño (responsable)
Alta Dirección
Mandos medios
Mandos bajos o niveles operativos
PROCESOS
23
Un proceso puede ser medido
Puede ser mejorado (mejora continua)
Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente las organizaciones
3.2.2 Clasificación de los procesos
Los procesos pueden clasificarse como:
De la alta dirección. Son los necesarios para cumplir con la misión y la visión
de la organización. Por ejemplo: planeación, asignación de recursos, revisión
de la dirección entre otros ( Dirección General de Desarrollo Administrativo,
Secretaría de la Contraloría General, Gobierno del Estado de Sonora,
2006:19)
Procesos operativos. Son aquellos que se realizan con el fin de generar
productos o servicios que den cumplimiento a las necesidades del cliente.
Procesos soporte. Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para
que se puedan desempeñar los procesos de la alta dirección y los procesos
operativos ( Dirección General de Desarrollo Administrativo, Secretaría de la
Contraloría General, Gobierno del Estado de Sonora, 2006:19).
3.3 Enfoque basado en procesos
El enfoque basado en procesos radica fundamentalmente en que todas las
actividades se asocian e interrelacionan para poderlas considerar como un todo con
el propósito fundamental de mejorar la eficacia y la eficiencia. Para que una
organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas
actividades relacionadas entre si. De ahí la importancia de que todas las actividades
estén orientadas hacia procesos.
En el enfoque basado en procesos cualquier afectación se propaga en línea a todo el
macro proceso. Algunos beneficios del enfoque basado en procesos son:
1. Integración en línea de todos los procesos para lograr los objetivos planeados.
2. Transparencia de las operaciones dentro de la organización.
24
3. Reducción de costos a través del uso eficiente de los recursos
4. Centra los esfuerzos en la eficiencia y la eficacia de los procesos
5. Genera un clima de confianza en los clientes y dueños de los procesos
6. Se alcanzan mejores resultados
7. Promueve la mejora continua
8. Estimula al personal al presentar de manera más clara la actividad de cada
uno de ellos.
El enfoque basado en procesos es una muy buena forma para organizar y llevar a
cabo las actividades de trabajo que generan valor a las Organizaciones, al cliente y
todas las partes relacionadas. Las Organizaciones por lo general se gestionan
verticalmente con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre
unidades funcionales, de esta forma con frecuencia se le da menos prioridad a los
problemas que ocurren en los límites de las interfaces que a las metas a corto plazo
de las unidades.
Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes interesadas ya que las
acciones están frecuentemente enfocadas en las funciones más que en el beneficio
global de la organización (Instituto Mexicano de Normalización, A.C., 2003:4).
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras
entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas
principales de la Organización.
3.3.1Metodología del Enfoque basado en procesos
Debe aplicarse una metodología para llevar a cabo un enfoque basado en procesos,
que garantice su efectividad. En la tabla No. 3.1 se muestra una metodología del
enfoque basado en procesos.
25
Tabla No. 3.1. Metodología para el enfoque basado en procesos
Pasos para el
enfoque basado en
procesos
Que hacer Orientación
Defina el propósito de
la Organización
La Organización debería identificar sus
clientes y otras partes interesadas, así
como sus requisitos, necesidades y
espectativas para definir los
resultadoss previstos por la
Organización
Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y
otras partes interesadas y otras necesidades y espectativas.
Comuniquese frecuentemente con los clientesy otras partes
sinteresadas para asegurar el continuo entendimiento de sus
requisitos, necesidades y espectativas. Determine los
requisitos para gestión de la calidad, gestión ambiental,
gestión de la seguridad y salud ocupacional, riesgo de los
negocios, o responsabilidad social y otras disciplicas del
sistema de gestión que serán aplicadas dentro de la
organización
Defina las políticas y
objetivos de la
organización
Basándose en el análisis de los
requisitos, necesidades y espectativas,
establezca las políticas y objetivos de la
organización
La alta dirección debería decidir a que mercado debería
dirigirse la organización y desarrollar políticas al respecto.
Basándose en esas políticas debería entonces sestablecer
objetivos para los resultados deseados (por ejemplo:
productos, desempeño ambiental, desepeño en seguridad y
salud ocupacional)
Determine los
procesos en la
organización
Identifique todos los procesos que son
necesarios para producir los
resusltados previstos
Determine los procesos necesarios para alcanzar los
resultados previstos. Estos procesos incluyen gestión,
recursos, realización, medición y mejora. Identifique todos los
elementos de entrada y los resultados de los procesos junto
con los proveedores, clientes y otras partes interesadas ( que
pueden ser internos o externos)
Determine la
secuencia de los
procesos
Determine cómo es el flujo de los
procesos en su secuencia e interacción
Defina y desarrolle una descripción de la red de procesos y
sus interacciones. Considere lo siguiente: el cliente de cada
proceso, los elementos de entrada y los resultados de cada
proceso, que procesos están interactuando, interfaces y
cuales son sus características, tiempo y secuencia de los
procesos que interactuan y eficacia y eficiencia de la
secuencia. Nota: como un ejemplo los procesos que terminan
en un resultado (tales como un producto entregado a un
cliente) interactuarán con otros procesos (tales como gestión,
medición y seguimiento y procesos de provisión de recursos)
Pueden utilizarse métodos y herramientas tales como
diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para
ayudar a la secuencia de procesos y sus interacciones)
Defina los dueños de
los procesos
Asigne la autoridad y responsabilidad
para cada proceso
La dirección debería definir el papel y las responsabilidades
individuales para asegurar la implementación el
mantenimiento y la mejora de cada proceso y sus
interacciones. A tal individuo normalmente se le denomina
dueño del proceso. Para gestionar las interacciones del
proceso puede ser útil establecer un equipo de gestión del
proceso que tenga una visión general de todos los procesos y
que incluya a cada uno de los representantes de cada
proceso que interactuan.
Defina la
documentación del
proceso
Determine los procesos que se van a
documentar y la forma de llevarlo a
cabo
Los procesos existen dentro de la organización y el enfoque
inicial debería estar limitado a identificarlos y gestionarlos de
la menra más apropiada. No existe un catálogo o lista de
procesos que tengan que ser documentados. El propósito
principal de la documentación es permitir la operación
coherente y estable de los procesos. La organización debería
determinar los procesos que deberían ser documentados,
basándose en: El tamaño de la organización y el tipo de
actividades, La complejidad de sus procesos e interacciones,
la criticidad de los procesos y la disponibilidad de personal
competente. Cuando sea necesario documentar los procesos,
se pueden utilizar diferentes métodos tales como
representaciones gráficas, instrucciones escritas, listas
diagramas de flujo, medios visuales o métodos electrónicos.
Fuente: Instituto Mexicano de Normalización, A.C.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal cruzando las barreras
entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas
principales de la organización (Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, Norma
Mexicana IMNC, Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C.). En
el enfoque basado en procesos se toma muy en cuenta la mejora continua que
consiste en planear las actividades, llevarlas a acabo, medirlas para tener
26
parámetros como indicadores y finalmente actuar; es decir, mejorar lo que ya se hizo.
La figura No. 3.3. muestra este enfoque.
Figura No. 3.3 Mejora continua
Fuente: Instituto Mexicano de Normalización A.C.
De la figura No. 3.3. se observan los aspectos que deben considerarse en la mejora
continua del enfoque basado en procesos y que prácticamente son cuatro:
1. Planificar. Establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la
organización.
2. Hacer. Implementar los procesos
3. Verificar. Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los
productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el
producto e informar sobre los resultados.
4. Actuar. Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeño del
proceso.
Actuar Planificar
Cómo mejorar Qué hacer?
la próxima vez Cómo hacerlo?
Verificar Hacer
Se hicieron las Haga lo
cosas planeado
según lo
planeado
27
3.4 Procedimientos
Los procedimientos se ejecutan en conjunto y articulan todo el proceso y sus
relación con otros. Se dice que un procedimiento documentado es un instrumento de
operación en el que se describen un conjunto de actividades precisas con secuencia
lógica y ordenada en el que se consigna lo que se hace, quien lo hace, cuando lo
hace y cómo se hace. La figura No. 3.3 muestra una relación entre procedimientos y
procesos.
Figura No. 3.4 Relación de procesos y procedimientos
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse en la figura No. 3.4, que un proceso puede estar formado por dos
o más procedimientos, los cuales se alimentan de entradas para poder generar unas
salidas. Por otro lado los procedimientos requieren documentarse de tal forma que
sirvan de guía al usuario final.
Los manuales de procedimientos son herramientas administrativas que ayudan a
agrupar todos los procedimientos que correspondan a un mismo proceso y a una
misma área y/o a otros procesos interrelacionados (Guía Técnica para Documentar
procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de
Jalisco).
ENTRADAS
PROCESO
PROCEDIMIENTO 1 PROCEDIMIENTO 2
PROCEDIMIENTO….N
SALIDAS
INSUMOS,
MATERIA
PRIMA
RESULTADO,
PRODUCTO
28
La documentación de procedimientos evita que se generen problemas, al desarrollar
actividades administrativas y operativas en algún proceso. Ayuda a controlar, a
dirigir, a ordenar y a implementar a un estado máximo de inconsistencias en las
actividades. Además los procedimientos deben ser diseñados de tal forma que
garanticen que la información será oportuna, íntegra y confiable pero que además
fluya por los canales adecuados y llegue a las personas indicadas.
Si bien es cierto que los procedimientos permiten establecer la secuencia de
actividades y que además determinan el orden en que se deben realizar, también es
cierto que no indican la manera o la forma en que deben llevarse a cabo, para eso
existen los métodos, instrucciones o técnicas adoptadas para lograrlo.
Los procedimientos van íntimamente ligados con los métodos o técnicas adoptadas
donde los procedimientos indican la secuencia lógica en que deben realizarse las
actividades y los métodos o técnicas indican la forma en que se desarrollan. Estos
métodos o técnicas consideran todos los elementos necesarios para facilitar la
comprensión de la tarea; tales como diagramas de fluyo, cuadros comparativos,
pseudocódigos, entre otros (Guía Técnica para Documentar procedimientos,
Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco).
Los procedimientos deben proveer una sistematización dentro de la organización,
que coadyuven a lograr una estandarización para lograr agilizar los procesos,
reducir costos y obtener algunas ventajas tales como (Guía Técnica para
Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de
Salud de Jalisco):
Administrar los esfuerzos dentro de la organización
Alcanzar un nivel de consistencia en toda la organización
Delegar funciones y responsabilidades
29
Mantener una mejora continua
Reducir costos
Coordinar actividades sistemáticamente
Atender oportunamente las actividades
Procesamiento de la información confiable
Facilitar la inducción y capacitación de personal de nuevo ingreso
Señalar oportunamente la interrelación que existe con otros procedimientos
Un procedimiento documentado debe indicar puntualmente los dueños de los
procesos, las actividades que se realizan, las responsabilidades de los usuarios, la
participación de los trabajadores que colaboran directa o indirectamente, los formatos
de registro, el instructivo de llenado, diagramas y control de registros. Si la
documentación del procedimiento es adecuada, se garantiza que los productos o
servicios sean eficientes, oportunos y de calidad permanente; logrando una mejora
continua. Por tal razón los procedimientos deben documentarse hasta el más mínimo
detalle donde no se deje nada sin considerar o que cause ambigüedades en algunas
tareas.
Es importante delimitar oportunamente el procedimiento para tener claro el alcance
que debe considerarse dentro del escenario que se está atendiendo, así como todos
los elementos y aspectos que influyen directa o indirectamente en el mismo.
Los procedimientos deben contener los siguientes elementos (Guía Técnica para
Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de
Salud de Jalisco):
Nombre. El documento debe contener un nombre que identifique plenamente
las actividades que se realizan así como el alcance del mismo.
Código. Para el control de registros, el documento debe contener un código
que lo identifique plenamente.
Versión. La versión nos indica el número de actualizaciones que se le han
hecho al documento.
30
Objetivo. El objetivo, es el fin que se pretende alcanzar o el resultado
esperado al aplicar el procedimiento.
Alcance. Establece las delimitaciones del procedimiento, es decir; donde
inicia y donde termina, incluyendo las actividades y áreas involucradas.
Políticas. Son los lineamientos normativos que se establecen explícitamente
para una adecuada toma de decisiones.
Conceptos. Es la descripción de aquellas palabras, frases y abreviaturas que
sean significativas para el procedimiento.
Descripción. Se explica detalladamente el procedimiento en forma
secuencial, ordenada, lógica y sistemática para no generar ambigüedades.
Responsables. Se piden los nombres y las firmas de los responsables de la
elaboración y autorización.
Sellos. Es importante que los documentos estén sellados por el departamento
que lo elabora y quien lo autoriza para que se considere como un documento
controlado.
3.5 Análisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos.
Como apoyo para el desarrollo de esta investigación se consultaron los siguientes
trabajos donde tienen implementados manuales de procedimientos y actividades
basadas en procesos:
Trabajos especiales de Grado, en el Instituto Universitario de Tecnología de
Administración Industrial (I.U.T.A), Venezuela:
Br. Arévalo Trinidad, Marvelis. (Abril 2002), lleva por titulo "Diseño de un
procedimiento administrativo de egreso de materiales por ventas en la
empresa AB Industries de Venezuela, C.A".
31
Br. Yánez G. Anali. (Agosto 2001), se titula "Diseño de un manual de normas y
procedimientos para el control de materiales y equipos dañados o extraviados
propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVE S.A".
Br. Ríos Yolimar. (Marzo 2002) El cual se titula "Rediseño del formulario y
procedimiento de compras primas requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica
Alfredo Salazar CADAFE" Anaco. Estado- Anzoategui.
Rubén Contreras Cabrera, Arturo Muzquiz Peña, José de Jesús Becerra
Soto,Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de
Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco.
Dirección General de Desarrollo Administrativo de Sonora, Guía para la
elaboración del manual de procedimientos.
Diseño de un manual de procedimientos administrativos de entradas y
salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell de
Venezuela C.A. Anaco edo. Anzoátegui.
Metodología para la elaboración de calendarios de conservación: principios y
procedimientos, Luís Hernández Olivera - Manuela Moro Cabero, Facultad de
Traducción y Documentación. Universidad de Salamanca.
Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos,
Subsecretaría de Administración y finanzas a través de la Dirección General
de Programación, Organización y Presupuesto, Méx.
Manual para la elaboración y presentación del proyecto de residencias
profesionales y la opción “x” para titulación, de la DGEST.
Manual de Procedimientos del Instituto Politécnico Nacional. También existen
manuales de procedimientos tales como: Procedimientos para la sustentación
del acto de recepción profesional para licenciatura, conforme al Convenio de
Intercambio Académico y Procedimientos de Titulación; manual de
procedimientos para la integración y funcionamiento del Comité de
Información COFAA. Estos son solo algunos.
32
Comentarios finales del capítulo
En este capítulo hubo necesidad de realizar un estudio del estado del arte sobre
procesos y procedimientos, así como el enfoque basado en procesos. También fue
importante comentar sobre las mejoras administrativas que se logran con un enfoque
basado en proceso, así como la mejora continua en algún proceso que se lleve a
cabo y finalmente se mencionan algunas organizaciones que tienen implementados
manuales de procedimientos como una herramienta administrativa.
33
CAPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
En este capítulo se lleva a cabo un análisis de los procedimientos que se atienden
en el proceso de planeación, para determinar cuales son las interrelaciones que
existen entre ellos en el Tecnológico de Acapulco. También se identifican los
departamentos que deben atender ciertas actividades que contribuyan al desarrollo
del procedimiento.
Se elaboran diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos que indican la
secuencia lógica en que se llevan a cabo las actividades que inciden directamente al
logro del objetivo. Se utiliza la simbología estandarizada que se aplica en todos los
diagramas de flujo de manera universal. También se refuerza cada procedimiento
con pseudocódigo que describe más puntualmente cada una de las actividades y sus
interconexiones.
4.1 Descripción de los procedimientos
Los procedimientos resultantes para el proceso de planeación en el Tecnológico de
Acapulco son:
Programa de Trabajo Anual (PTA)
Programa Operativo Anual (POA)
Reprogramación del Programa Operativo Anual (REPOA)
Seguimiento de las metas del PTA
Anteproyecto de Inversión
Estructura Educativa.
4.1.1 Programa de Trabajo Anual
El Programa de Trabajo Anual (PTA), es el documento que marca la pauta de las
actividades que se realizarán en la Institución. En este documento se
establecen las metas individuales de cada departamento así como las metas
34
institucionales. El PTA, se lleva a cabo en octubre de cada año para que, en
función de éste, se deriven los otros documentos rectores institucionales.
Las metas del programa de trabajo anual deben ser acordes con las metas
plasmadas en un documento institucional PIID (Muñoz, Montenegro, 2003). El
PIID, es una proyección de metas y objetivos que la Institución se ha propuesto
cumplir durante los próximos seis años y que atiende al Plan Nacional de
Desarrollo. La DGEST, marca la pauta para la elaboración del PIID, así como las
metas a las cuales debe apoyar la Institución. Se hace mención de esto porque
existe información del PTA institucional que hace referencia al PIID, en: Las
metas, en los objetivos particulares, objetivos estratégicos, indicadores y
fórmulas de cada meta.
Existen tres objetivos estratégicos en el PIID, a los cuales debe hacer referencia
el PTA, para ser congruente con el quehacer educativo que se oferta. Estos
objetivos son: Ampliación de la cobertura con equidad, Educación Superior
Tecnológica de calidad e Integración, Coordinación y Gestión del Instituto
Tecnológico de Acapulco (Muñoz, Montenegro, 2003).
Por otro lado se deben considerar en el PTA, los procesos sustantivos del
Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. La tabla No. 4 .1 hace referencia a
estos procesos sustantivos.
Tabla No. 4.1. Descripción de los procesos sustantivos
Num. Proceso Descripción del proceso
07002300070101 Administración y Planeación
07032300041702 Atención a la demanda de Educación
Superior Tecnológica,
07032300041703 Mejoramiento de los recursos Humano
07032300041704 Fortalecimiento de los Planes y Programas de
Estudio
07032300041705 Servicios de Apoyo a la Docencia
35
07032300041706 Mejoramiento de la Infraestructura Física
07002300041707 Fomento cultural, Deportivo y Recreativo
07032300041708 Vinculación con el Sector Productivo
07042300041709 Atención a la Demanda de Posgrado
07062500043310 Investigación Tecnológica Industrial y de
Servicio
Fuente: Manual de organización de la DGEST
Dependiendo del proceso sustantivo, al cual haga referencia la meta se
identifican los departamentos de la Institución, que participan en el proceso y se
elabora un cronograma de actividades de cada uno de ellos así como los tiempos
de participación.
Para el PTA, se ha definido que todos los departamentos, áreas, subdirecciones
y dirección, participen para su elaboración, aportando cada uno sus metas
particulares departamentales y finalmente de éstas derivar las metas
Institucionales.
Finalmente se busca al responsable para darle seguimiento a la meta y verificar
los avances de la misma. Se ha decidido que sea el subdirector de cada área
dependiendo del proceso al que haga referencia. Puede ser: el Subdirector de
Planeación y vinculación, el Subdirector Académico o el Subdirector de Procesos
Administrativos soportado por el Director del Plantel.
4.1.2 Programa Operativo Anual
El Programa Operativo Anual, es el documento donde se programan los recursos
económicos que se necesitarán para poder realizar las metas del PTA. Este
documento hace referencia a los procesos sustantivos que están ligados con el
PTA y a su vez con los objetivos estratégicos de cada meta. El POA, es una
proyección de recursos que se hace en función de los ingresos propios que se
pretenden captar durante el año por diferentes conceptos: Inscripciones,
exámenes de titulación, cursos de inglés, veranos, titulaciones, etc. También se
36
hace una proyección del gasto directo (Apoyos que envía la federación o el
gobierno del estado) como apoyo para la realización de eventos tales como
remodelaciones y adquisición de equipamiento.
Como toda Institución de Educación Pública, para la elaboración del POA, se
respeta la normatividad vigente para la programación del gasto; para hacerlo es
necesario apoyarse con un catálogo de partidas (clasificador de partidas) que
emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (http://www.inp.sagarpa.gob.
mx/Docs/Normateca/Docs/CLASIFICADOR_16-01-2007.pdf). Para el Sistema de
Institutos Tecnológicos, solo se hace uso del capítulo 1000, 2000, 3000, 5000 y
7000.
Los conceptos considerados en los capítulos autorizados y que se mencionaron
en el párrafo anterior, deben cubrir todas las necesidades de programación sin
violentar la normatividad.
En el manual de los Institutos tecnológicos de agosto del 2004 se muestran las
acciones que corresponden a cada proceso sustantivo. Ver anexo 3.
En el POA, se debe destinar, por lo menos, el 40% del recurso para beneficio del
alumno, como se muestra en la tabla No.4.2.
Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno
PARTIDA % CAPÍTULO %
2101 40 1000 100
2106 100 5000 100
2107 100
2502 100
2504 100
2506 100
2602 30
2603 30
2605 30
2701 100
2703 100
3404 100
3602 100
7501 100
7205 100
SUMATORIA TOTAL: TOTAL DE PARTIDAS+CAP.1000+CAP. 5000 >= 40%
BENEFICIO DEL 40% AL ALUMNO
Fuente: www.dgest.gob.mx
37
Para las partidas 1308 y 3409, se debe enviar un documento a la DGEST, donde
se especifique detalladamente la aplicación del gasto como se muestra en la
tabla No.4.3 y las características del software como se muestra en la tabla No.
4.4. y un oficio de solicitud para su autorización.
Tabla No. 4.3 Distribución del gasto de la partida 1308
PROCESO SUSTANTIVO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD MONTO
TOTAL
Fuente: www.dgest.gob.mx
Tabla No. 4.4. Especificaciones del software solicitado
Tipo de
licencia
(software)
No. De
Licencias
Área
solicitante
Proyecto
meta PIID
No.
Usuarios
Aplicación Costo
TOTAL:
Fuente: www.dgest.gob.mx
4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA.
Como consecuencia del Programa de Trabajo Anual, se deriva este documento
llamado Seguimiento de las Metas del PTA. En este procedimiento se busca la
forma de evaluar las metas que se plasmaron en el PTA, para obtener los
indicadores del avance que se ha logrado en cada una de ellas. La evaluación se
hará trimestralmente para darle atención inmediata a todas aquellas metas
donde no haya alcanzado el avance esperado.
Cuando no se ha tenido el avance esperado de acuerdo a lo planeado, los
subdirectores, le dan seguimiento a esas metas con la finalidad de lograr el
avance que se había planteado aunque con un período de desfasamiento.
38
4.1.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual
La Reprogramación, es un procedimiento derivado del Programa Operativo
Anual. El POA, es una proyección de recursos que se hace al inicio de cada ciclo
fiscal para la atención de las metas plasmadas en el PTA. Sin embargo como
solo es una proyección, se corre el riesgo que no se haya planeado bien el
recurso solicitado; ya sea que haya excedente en las partidas o bien que ya no
haya recursos suficientes. La reprogramación se lleva a cabo generalmente al
concluir el primer semestre, en esta época ya se tiene un panorama más claro de
los ingresos propios que se captarán por los diversos conceptos, así como
alguna aportación del gasto directo(subsidio que las instituciones federales,
estatales o municipales como apoyo).
Para la elaboración de este documento, es importante analizar detalladamente
los gastos ejercidos por capítulo y partida para que se puedan hacer los ajustes
necesarios y dejar balanceadas las partidas y no exista la posibilidad de operar
con números rojos. Igual que en el POA, se tiene que cuidar la asignación del
recurso para que al menos el 40% en ingresos propios, sea destinado al alumno
en algunos capítulos y partidas específicas como se indicó en tabla No. 4.2.
La información que se debe solicitar es una proyección de la captación de
ingresos propios hecha por Recursos Financieros donde se especifiquen todos
los conceptos por los cuales se tendrá captación. También debe hacerse un
análisis de acuerdo a la relación de procesos sustantivos y acciones que se
indican en la tabla No. 4.1.
Igual que en el POA, en la partida 1308 se debe enviar un documento a la
DGEST, donde se especifique claramente la aplicación del gasto así como en la
partida 3409 donde se debe especificar el software detalladamente como lo
indicó en las tablas No. 4.3 y 4.4 respectivamente.
39
4.1.5 Anteproyecto de Inversión
El anteproyecto de inversión es otro procedimiento que se debe atender. Este
documento proyecta a un año posterior las necesidades de equipamiento de
talleres y laboratorios, mantenimiento a la infraestructura física y construcción de
espacios físicos. Para la elaboración de este documento cualquiera de las áreas
presenta sus necesidades de equipamiento, mantenimiento a la infraestructura o
construcción de espacios, ésta; se hace el análisis para su aprobación e
integración del documento.
Es importante hacer una descripción detallada de los requerimientos con costos
actualizados y justificar plenamente la solicitud. Se puede solicitar equipamiento
para laboratorios, talleres, gimnasios, etc., describiendo cada uno de los equipos
detalladamente justificando totalmente el requerimiento. Es recomendable
apoyarse con las guías mecánicas que la DGEST envía a cada Instituto, ahí se
encuentran las características y costos aproximados, así como los
requerimientos técnicos para su instalación. Para el caso de la construcción, se
debe especificar plenamente el tipo de material que se va a utilizar; debe
acompañarse de un plano arquitectónico con sus respectivas especificaciones,
costos y el objetivo de la construcción. Para el mantenimiento de la
infraestructura no hay mayor problema porque toda construcción física existente
requiere de mantenimiento preventivo y/o correctivo para su adecuado
funcionamiento. Este apartado debe preferentemente acompañarse de
fotografías que muestren claramente las condiciones actuales del inmueble así
como una descripción de su uso y funcionamiento.
La finalidad de proyectarlo a un año próximo es para poder hacer la gestión
correspondiente a las autoridades y presentarles un proyecto de cómo
propuesta.
4.1.6. Estructura Educativa
Ahora solo falta recabar e integrar información relacionada con la oferta
educativa que se proporciona al alumno en cada semestre. En este
40
procedimiento se identifica la información de horarios de los maestros, las
materias que se van a ofertar por carrera, los horarios en que se van a ofertar es,
la cantidad de alumnos atendidos, cantidad de alumnos por materia, número de
grupos abiertos, número horas por semana; número de necesidades por
concepto de crecimiento natural, año sabático, beca comisión, aplicación en
actividades no docentes, por compactación, por cubrir un grupo con plaza
administrativa, interinato limitado y honorarios. Esta matriz de información refleja
todos los semestres atendidos así como todas las carreras que se ofertan. Por
otro lado se requiere información relacionada con la carga de trabajo de cada
trabajador.
Para el caso de los trabajadores con plaza de docente, será importante contar
con el número de horas de nombramiento, número de horas frente a grupo,
actividades complementarias, descripción de las materias a impartir, perfil o
especialidad del profesor, departamento al que esta adscrito, escuela de
procedencia, año de ingreso al sistema, nivel de estudios y condición (titulado o
pasante).
Para el caso de los trabajadores que tienen plaza administrativa se requiere
datos personales del trabajador, nivel de estudios y condición (titulado o
pasante), departamento al que está adscrito, puesto actual, funciones, año de
ingreso al sistema y actividades complementarias. Es importante apoyarse del
reglamento interior de trabajo para verificar que las horas frente a grupo de cada
profesor sean realmente las que marca el reglamento para evitar el superávit.
Los dueños de este procedimiento y encargados de proveer la información, son
los departamentos académicos que tienen a su cargo la planeación y distribución
de materias así como los maestros que tienen asignados a sus departamentos
para poder atender los grupos que se ofertan de acuerdo a la demanda por
parte de los alumnos en función de su avance curricular.
Esta información se procesa cada semestre con el horario de cada trabajador
previamente autorizado por el Director, Subdirector académico, jefe del
41
departamento y aceptado por el trabajador. Con la información oportuna de este
procedimiento se estará en condiciones de gestionar los recursos
correspondientes necesarios para atender la oferta educativa.
4.2 Análisis de cada procedimiento
En esta sección se procede a realizar un análisis de cada uno de los procedimientos
utilizando diagramas de flujo y pseudocódigo, garantizando que reflejará claramente
la secuencia de los pasos a seguir.
4.2.1. Programa de Trabajo Anual
Este procedimiento establece las metas que se plantean al inicio de cada ciclo
fiscal.
Objetivo
Contar con un documento donde queden registradas las metas que se realizarán
en cada ciclo fiscal de acuerdo a las aspiraciones de la Institución y que además
se apegue a la normatividad vigente del Sistema Nacional Educación Superior
Tecnológica, atendiendo las actividades puntualmente de acuerdo al cronograma
para cada meta.
Alcance
Este procedimiento debe ser un estándar y aplica para toda la Institución, así
como para la DGEST.
Políticas
1. Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual, se tomarán en cuenta
las metas que de acuerdo a las necesidades de la Institución se deriven
sin descuidar los lineamientos que la Dirección General de Educación
Superior Tecnológica establece.
2. El programa de Trabajo Anual, se presentará a la DGEST, de acuerdo al
calendario establecido.
3. El Director de la Institución, es el responsable de gestionar la autorización
del Programa de Trabajo Anual ante la instancia correspondiente.
42
4. El Subdirector de Planeación es el responsable de verificar que se realice
oportuna y correctamente el procedimiento del PTA.
5. El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el
responsable de la recopilación, procesamiento e integración de la
información, así como la difusión en toda la Institución.
Para ilustrar mejor este procedimiento se elabora un diagrama de flujo que se
muestra en la figura No. 4.1 y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.5.
43
Figura No. 4.1 Diagrama de flujo del procedimiento del PTA
Fuente: Elaboración propia
INICIO
DGEST, comunica los lineamientos
para la elaboración del PTA
El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la
elaboración del PTA
El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes de
deptos. y áreas para la elaboración del PTA
En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del PTA, y cada depto. o
área elabora su propio PTA.
El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el PTA,
de los Deptos. y áreas
Es correcto y
Procede?
Subdirectores, Deptos. y áreas
atienden observacione
NO
SI
El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el PTA, para su análisis
El director recibe PTA, lo firma lo envía a la DGEST
DGEST, recibe PTA, del Instituto,
lo analiza
SI
NO
Envía observaciones al
Director del Plantel e instruye al Sub.
Planeación para
notificar a los Deptos.
El Director de la Institución recibe oficio de autorización FIN
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
m n
44
Tabla No. 4.5 Pseudocódigo del PTA
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. DGEST, comunica los
lineamientos para la
elaboración del PTA
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, emite oficio con los
lineamientos y recomendaciones para la
elaboración del PTA.
Director del Desarrollo
del Sistema de la
Dirección General de
Educación Superior
Tecnológica
c. El DIRECTOR de la
Institución, recibe oficio de
la DGEST, e instruye al
Sub. Planeación, para
convocar a reunión a los
Subdirectores, Jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del PTA
El Director del Instituto, recibe oficio de
solicitud con sus respectivos lineamientos y
comunica al Subdirector de Planeación y
Vinculación reuna Subdirectores, a los jefes
de departamentos y áreas para la
elaboración del PTA
Director de la Institución
d. El Sub. De Planeación y
Vinculación, convoca a
reunión a los
Subdirectores, jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del PTA
Convoca a los subdirectores, jefes de
departamentos y áreas a una reunión para
la elaboración del PTA, indicándoles
mediante un oficio los lineamientos a seguir
para la elaboración.
Subdirector de
Planeación y Vinculación
e. En la reunión se
establecen los parámetros
para la elaboración del
PTA, y cada depto. o área
elabora su propio PTA.
El Subdirector de Planeación y Vinculación
da a conocer los lineamientos en que se
llevará a cabo la elaboración del PTA, y
vigila que cada Subdirector y Jefe de
Departamento o Área, elabore su PTA
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
f. El Depto. Planeación,
Programación y
Presupuestación, recibe,
analiza e integra el PTA,
de los Deptos. y áreas
Cuando los subdirectores, jefes
departamento y áreas terminan de elaborar
su PTA, el departamento de planeación, lo
recibe, lo analiza e integra.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Es correcto y procede? Después que el Departamento de
Planeación, termina de analizar, procesar e
integrar la información determina si está
correcta o no.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
h. Subdirectores, Deptos. y
áreas atienden
observacione
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, envía a los
Subdirectores, jefes de departamentos o
áreas, según sea el caso; las observaciones
correspondientes y éstos tienen que
atenderlas y turnarlas nuevamente a
Planeación para su nuevo análisis e
integración
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
i.El Sub. Planeación y
Vinculación recibe
mediante oficio el PTA,
para su análisis
El Subdirector de Planeación y vinculación
recibe PTA, lo analiza y lo turna al Director
para la autorización y envío a la Dirección
General de Educación Superior Tecnológica
Subdirector de
Planeación y Vinculación
j. El director recibe PTA, lo
firma lo envía a la DGEST
El Director del Instituto, recibe el PTA,
previamente elaborado para su firma y lo
envía a la Dirección General de Educación
Superior Tecnológica.
Director del Instituto
45
k. DGEST, recibe PTA, del Instituto, lo analiza
La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, recibe el PTA del Instituto mediante oficio dirigido al Coordinador Sectorial de Planeación, lo analiza y emite un oficio de autorización o rechazo con las observaciones correspondientes al director del Instituto
Coordinador Sectorial de Planeación
l. Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos.
En caso de que el PTA, no esté correcto el Director del Plantel recibe oficio con las observaciones correspondientes y lo turna a los Subdirectores, jefes de departamento o jefes de área para su corrección
Subdirectores, jefes de departamentos y áreas
m. El Director de la Institución recibe oficio de autorización
En caso de que el PTA, esté correcto el Director de la Institución recibe oficio de autorización del PTA.
Director de la Institución
n. Fin Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
4.2.2. Programa Operativo Anual
Este procedimiento establece una proyección de los recursos que se captarán
durante el ejercicio fiscal con ingresos propios y con aportaciones de otras
dependencias tanto estatales como federales, para su aplicación en el
cumplimiento de las metas contempladas en el PTA,
Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración del Programa Operativo Anual
(POA), así; como la aplicación de la norma para ejercer el recurso en el
cumplimiento de las metas tanto el captado por ingresos propios como el gasto
de operación que aportan otras instancias.
Alcance
Este procedimiento aplica para todos los departamentos y áreas de la Institución.
Políticas
1. El Programa Operativo Anual, se deriva de las metas del PTA, institucional.
46
2. El Programa Operativo Anual, se debe hacer considerando el clasificador por
objeto del gasto.
3. Se debe llevar a cabo atendiendo las fechas que nos señala el calendario de
actividades de la DGEST.
4. El ejercicio del recurso del Programa Operativo Anual, debe realizarse en
función del los lineamientos que nos marca el clasificador por objeto del gasto
y el manual de egresos de la federación.
5. La aplicación del recurso sin la autorización del Programa Operativo Anual,
implica el incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
La figura No. 4.2, muestra claramente la secuencia de pasos que se deben realizar
en este procedimiento y elabora un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.6.
47
Figura No. 4.2 Diagrama de flujo del procedimiento del POA
Fuente: Elaboración propia
Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la
autorización del POA
n
INICIO
DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración
del POA
El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub.
Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la
elaboración del POA
El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes de
deptos. y áreas para la elaboración del POA
En la reunión se establecen los lineamientos y parámetros para la elaboración del
POA, y cada depto. o área elabora su propio POA.
El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el
POA, de los Deptos. y áreas
Es correcto y
Procede?
Subdirectores, Deptos. y áreas
atienden observaciones
NO
SI
El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el POA, para su análisis
El director recibe POA, lo firma y lo envía a la DGEST
DGEST, recibe
POA, lo analiza
SI NO
Envía observaciones al
Director del Plantel e instruye al Sub.
Planeación para
notificar a los Deptos.
El Director de la Institución recibe
oficio de autorización
FIN
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
m
ñ
48
Tabla No. 4.6 Pseudocódigo del POA
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. DGEST, comunica los
lineamientos para la
elaboración del POA
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, emite oficio con los
lineamientos y recomendaciones para la
elaboración del POA.
Director del Desarrollo
del Sistema de la
Dirección General de
Educación Superior
Tecnológica
c. El DIRECTOR de la
Institución, recibe oficio de
la DGEST, e instruye al
Sub. Planeación, para
convocar a reunión a los
Subdirectores, Jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del POA
El Director del Instituto, recibe oficio de
solicitud con sus respectivos lineamientos y
comunica al Subdirector de Planeación y
Vinculación reuna Subdirectores, a los jefes
de departamentos y áreas para la
elaboración del POA
Director de la Institución
d. El Sub. De Planeación y
Vinculación, convoca a
reunión a los
Subdirectores, jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del POA
Convoca a los subdirectores, jefes de
departamentos y áreas a una reunión para la
elaboración del POA, indicándoles mediante
un oficio los lineamientos a seguir para la
elaboración.
Subdirector de
Planeación y Vinculación
e. En la reunión se
establecen los parámetros
para la elaboración del
POA, y cada depto. o área
elabora su propio POA.
El Subdirector de Planeación y Vinculación
da a conocer los lineamientos en que se
llevará a cabo la elaboración del POA, y
vigila que cada Subdirector y Jefe de
Departamento o Área, elabore su POA
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
f. El Depto. Planeación,
Programación y
Presupuestación, recibe,
analiza e integra el POA, de
los Deptos. y áreas
Cuando los subdirectores, jefes
departamento y áreas terminan de elaborar
su POA, el departamento de planeación, lo
recibe, lo analiza e integra.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Es correcto y procede? Después que el Departamento de
Planeación, termina de analizar, procesar e
integrar la información determina si está
correcta o no.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
h. Subdirectores, Deptos. y
áreas atienden
observacione
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, envía a los
Subdirectores, jefes de departamentos o
áreas, según sea el caso; las observaciones
correspondientes y éstos tienen que
atenderlas y turnarlas nuevamente a
Planeación para su nuevo análisis e
integración
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
i.El Sub. Planeación y
Vinculación recibe
mediante oficio el POA,
para su análisis
Si la información es correcta se envía al
Subdirector de Planeación y vinculación el
POA, lo analiza y lo turna al Director para la
autorización y envío a la Dirección General
de Educación Superior Tecnológica
Subdirector de
Planeación y Vinculación
j. El director recibe POA, lo
firma lo envía a la DGEST
El Director del Instituto, recibe el POA,
previamente elaborado para su firma y lo
envía a la Dirección General de Educación
Superior Tecnológica.
Director del Instituto
49
k. DGEST, recibe POA, del
Instituto, lo analiza
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, recibe el POA del Instituto
mediante oficio dirigido al Coordinador
Sectorial de Planeación, lo analiza y emite
un oficio de autorización o rechazo con la
sobservaciones correspondientes al director
del Instituto
Coordinador Sectorial de
Planeación
l. Envía observaciones al
Director del Plantel e
instruye al Sub. Planeación
para notificar a los Deptos.
En caso de que el POA, no esté correcto el
Director del Plantel recibe ofico con las
observaciones correspondientes y lo turna a
los Subdirectores, jefes de departamento o
jefes de área para su corrección y se envía
nuevamente a planeación para su
integración y regresa al punto f.
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
m. El Director de la
Institución recibe oficio de
autorización
En caso de que el POA, esté correcto el
Director de la Institución recibe oficio de
autorización.
Director de la Institución
n.Informa a los
Subdirectores, Deptos y
Áreas la autorización del
POA
Notifica a los subdirectores, jefes de
departamento y áreas el POA autorizado
Director
ñ.Fin Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
4.2.3 Seguimiento de las metas del Programa de Trabajo Anual
Este procedimiento establece el seguimiento de las metas que se plantearon en
el documento del PTA.
Objetivo
Se pretende tener dar seguimiento a las metas que se consideraron en el PTA,
con la finalidad de tener indicadores que nos sirvan para medir el avance que se
tiene en cada una de ellas; así, como la detección de las causas por las cuales
no se ha logrado el avance esperado o en su defecto si se ha logrado o superado
el avance programado.
Alcance
Este procedimiento es aplicable para toda la Institución, considerando todos los
actores que participaron en el procedimiento de la elaboración del PTA, y que
debe coadyuvar con las metas planteadas por Dirección General de Educación
Superior Tecnológica.
50
Políticas
1. Para la elaboración del seguimiento de las metas del Programa de Trabajo
Anual, se tomarán en cuenta los lineamientos que establece la Dirección
General de Educación Superior Tecnológica.
2. El seguimiento de las metas del programa de Trabajo Anual, se presentará a
la DGEST, de acuerdo al calendario establecido. En este caso será cada tres
meses.
3. El Director de la Institución, es el responsable de gestionar los recursos
suficientes si éstos fueran la causa del rezago de las metas.
4. El subdirector de Planeación es el responsable de darle seguimiento al avance
de las metas del PTA.
5. El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el
responsable de la recopilación, procesamiento e integración de la información.
Para ilustrar mejor este procedimiento, se ha elaborado un diagrama de flujo que se
muestra en la figura No. 4.3 y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.7.
51
Figura No. 4.3 Diagrama de flujo del procedimiento del seguimiento de las metas del PTA
Fuente: Elaboración propia
INICIO
DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del
seguimiento de las metas del PTA
El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub.
Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la
elaboración del seg, de las metas del PTA
El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas
para la elaboración del seg. de las metas Del PTA
En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del seg. de las metas
del PTA, y cada depto. o área elabora su propio PTA.
El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra
el seg, de las metas del PTA, de los Deptos. y áreas
Es correcto y
Procede?
Subdirectores, Deptos. y
áreas atienden observacione
NO
SI
El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el seg. de las metas
del PTA, para su análisis
El director recibe el seguimiento de las metas del PTA, lo firma lo envía a la
DGEST
DGEST, recibe seg metas
del PTA, del Instituto, lo
analiza
SI NO
Envía observaciones
al Director del Plantel
e instruye al Sub. Planeación para
notificar a los Deptos.
El Director de la Institución recibe oficio de autorización FIN
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
m n
52
Tabla No. 4.7 Pseudocódigo del procedimiento del seguimiento de las metas del PTA
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. DGEST, comunica los
lineamientos para la
elaboración del
seguimiento de las metas
del PTA
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, emite oficio con los
lineamientos y recomendaciones para la
elaboración del seguimiento de las metas
del PTA.
Director del Desarrollo
del Sistema de la
Dirección General de
Educación Superior
Tecnológica
c. El DIRECTOR de la
Institución, recibe oficio de
la DGEST, e instruye al
Sub. Planeación, para
convocar a reunión a los
Subdirectores, Jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del
seguimiento de las metas
del PTA
El Director del Instituto, recibe oficio de
solicitud con sus respectivos lineamientos y
comunica al Subdirector de Planeación y
Vinculación, reuna Subdirectores, a los jefes
de departamentos y áreas para la
elaboración del seguimiento de las metas
del PTA
Director de la Institución
d. El Sub. De Planeación y
Vinculación, convoca a
reunión a los
Subdirectores, jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración del
seguimiento de las metas
del PTA
Convoca a los subdirectores, jefes de
departamentos y áreas a una reunión para
la elaboración del seguimiento de las metas
del PTA, indicándoles mediante un oficio los
lineamientos a seguir para la elaboración.
Subdirector de
Planeación y Vinculación
e. En la reunión se
establecen los parámetros
para la elaboración del
seguimiento de las metas
del PTA, y cada depto. o
área es responsable de
elaborarlo.
El Subdirector de Planeación y Vinculación
da a conocer los lineamientos en que se
llevará a cabo la elaboración del
seguimiiento de las metas del PTA, y vigila
que cada Subdirector y Jefe de
Departamento o Área, lo elabore.
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
f. El Depto. Planeación,
Programación y
Presupuestación, recibe,
analiza e integra el
documento del seguimiento
de las metas del PTA, de
los Deptos. y áreas
Cuando los subdirectores, jefes
departamento y áreas terminan de elaborar
el seguimiento de sus metas del PTA, el
departamento de planeación, lo recibe, lo
analiza e integra.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Es correcto y procede? Después que el Departamento de
Planeación, termina de analizar, procesar e
integrar la información determina si está
correcta o no.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
h. Subdirectores, Deptos. y
áreas atienden
observacione
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, envía a los
Subdirectores, jefes de departamentos o
áreas, según sea el caso; las observaciones
correspondientes y éstos tienen que
atenderlas y turnarlas nuevamente a
Planeación para su nuevo análisis e
integración
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
53
i.El Sub. Planeación y
Vinculación recibe
mediante oficio el
seguimiento de las metas
del PTA, para su análisis
En el caso de que la información sea
correcta, el Subdirector de Planeación y
vinculación recibe seguimiento de las metas
del PTA, lo analiza y lo turna al Director
para la autorización y envío a la Dirección
General de Educación Superior Tecnológica
Subdirector de
Planeación y Vinculación
j. El director recibe
seguimiento de las metas
del PTA, lo firma lo envía
a la DGEST
El Director del Instituto, recibe el
seguimiento de las metas PTA, previamente
elaborado para su firma y lo envía a la
Dirección General de Educación Superior
Tecnológica.
Director del Instituto
k. DGEST, recibe el
seguimiento de las metas
del PTA, del Instituto, lo
analiza
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, recibe el seguimiento de las
metas del PTA del Instituto mediante oficio
dirijido al Coordinador Sectorial de
Planeación, lo analiza y emite un oficio de
autorización o rechazo con la
sobservaciones correspondientes al director
del Instituto
Coordinador Sectorial de
Planeación
l. DGEST, envía
observaciones al Director
del Plantel e instruye al
Sub. Planeación para
notificar a los Deptos.
En caso de que el seguimiento de las metas
del PTA, no esté correcto el Director del
Plantel recibe ofico con las observaciones
correspondientes y lo turna a los
Subdirectores, jefes de departamento o
jefes de área para su corrección y lo
regresan a Planeación para su integración.
Punto f.
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
m. El Director de la
Institución recibe oficio de
autorización
En caso de que el seguimiento de las metas
del PTA, esté correcto el Director de la
Institución recibe oficio de autorización del
PTA.
Director de la Institución
n. Fin Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
4.2.4. Reprogramación del Programa Operativo Anual
Este procedimiento establece los ajustes necesarios en cuestión financiera para
poder cubrir los costos de las actividades planteadas en el PTA.
Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración de la Reprogramación, con la
finalidad de realizar los ajustes necesarios del recurso asignado a cada
departamento.
54
Alcance
Este procedimiento aplica para todos los departamentos y áreas de la Institución.
Políticas
1. La Reprogramación, se deriva del Programa Operativo Anual.
2. La Reprogramación, se debe hacer considerando el clasificador por objeto del
gasto.
3. La Reprogramación se debe llevar a cabo atendiendo las fechas que nos
señala el calendario de actividades de la DGEST.
4. El ejercicio del recurso de la Reprogramación, debe realizarse en función de
los lineamientos que nos marca el manual de egresos de la federación.
5. La aplicación del recurso sin la autorización de la Reprogramación, implica el
incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos.
Para ilustrar mejor este procedimiento, realiza un diagrama de lujo que se muestra
en la figura No. 4.4. y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.8.
55
Figura No. 4.4. Diagrama de flujo del procedimiento de la Reprogramación
Fuente: Elaboración propia
Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la
autorización de la
Reprogramación.
n
INICIO
DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración de la Reprogramación
El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub.
Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la
elaboración de la Reprogramación.
El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes
de deptos. y áreas para la elaboración de la Reprogramación.
En la reunión se establecen los lineamientos y parámetros para la elaboración de la Reprogramación,, y
cada depto. o área elabora su propia Reprogramación.
El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra la
Reprogramación, de los Deptos. y áreas
Es correcto y
Procede?
Subdirectores, Deptos. y áreas
atienden observaciones
NO
SI
El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio la Reprogramación, para
su análisis
El director recibe la Reprogramación, la firma y la envía a la
DGEST
DGEST, recibe la
Reprogramación, la
analiza
SI NO
Envía observaciones al Director del Plantel e
instruye al Sub.
Planeación para notificar a los Deptos y
Áreas.
El Director de la Institución recibe
oficio de autorización
FIN
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
m
ñ
56
Tabla No. 4.8 Pseudocódigo de la Reprogramación
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. DGEST, comunica los
lineamientos para la
elaboración de la
Reprogramación
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, emite oficio con los
lineamientos y recomendaciones para la
elaboración de la Reprogramación.
Director de
Programación,
Presupuestación e
infraestructura física de
la Dirección General de
Educación Superior
Tecnológica
c. El DIRECTOR de la
Institución, recibe oficio de
la DGEST, e instruye al
Sub. Planeación, para
convocar a reunión a los
Subdirectores, Jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración de la
Reprogramación.
El Director del Instituto, recibe oficio de
solicitud con sus respectivos lineamientos y
comunica al Subdirector de Planeación y
Vinculación para convocar a una reunión a
Subdirectores, a los jefes de departamentos
y áreas para la elaboración de la
Reprogramación.
Director de la Institución
d. El Sub. De Planeación y
Vinculación, convoca a
reunión a los
Subdirectores, jefes de
deptos. y áreas para la
elaboración de la
Reprogramación.
El subdirector de Planeación y Vinculación,
convoca a los subdirectores, jefes de
departamentos y áreas a una reunión para
la elaboración de la Reprogramación,
indicándoles mediante un oficio los
lineamientos a seguir para su elaboración
así como los documentos de referencia.
Subdirector de
Planeación y Vinculación
e. En la reunión se
establecen los parámetros
para la elaboración de la
Reprogramación, y cada
depto. o área elabora su
propia Reprogramación.
El Subdirector de Planeación y Vinculación
da a conocer los lineamientos en que se
llevará a cabo la elaboración de la
Reprogramación, y vigila que cada
Subdirector y Jefe de Departamento o Área,
elabore su propia Reprogramación.
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
f. El Depto. Planeación,
Programación y
Presupuestación, recibe,
analiza e integra la
Reprogramación, de los
Deptos. y áreas
Cuando los subdirectores, jefes
departamento y áreas terminan de elaborar
su Reprogramación, el departamento de
planeación, la recibe, la analiza y la integra.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Es correcto y procede? Después que el Departamento de
Planeación, termina de analizar, procesar e
integrar la información determina si está
correcta o no.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
h. Subdirectores, Deptos. y
áreas atienden
observacione
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, envía a los
Subdirectores, jefes de departamentos o
áreas, según sea el caso; las observaciones
correspondientes y éstos tienen que
atenderlas y turnarlas nuevamente a
Planeación para su nuevo análisis e
integración
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
i.El Sub. Planeación y
Vinculación recibe
mediante oficio la
Reprogramación, para su
análisis
Si la información es correcta se envía al
Subdirector de Planeación y vinculación,
éste la analiza y lo turna al Director para la
autorización y envío a la Dirección General
de Educación Superior Tecnológica
Subdirector de
Planeación y Vinculación
57
j. El director recibe la
Reprogramación, la firma y
la envía a la DGEST
El Director del Instituto, recibe la
Reprogramación, previamente elaborado
para su firma y la envía a la Dirección
General de Educación Superior Tecnológica.
Director del Instituto
k. DGEST, recibe la
Reprogramación, del
Instituto y la analiza
La Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, recibe la Reprogramación, del
Instituto, mediante oficio dirigido al
Coordinador Sectorial de Planeación, la
analiza y emite un oficio de autorización o
rechazo con la sobservaciones
correspondientes al director del Instituto
Coordinador Sectorial de
Planeación
l. DGEST, envía
observaciones al Director
del Plantel
En caso de que la Reprogramación, no esté
correcta el Director del Plantel recibe ofico
con las observaciones correspondientes y lo
turna a los Subdirectores, jefes de
departamento o jefes de área para su
corrección y se envía nuevamente a
planeación para su integración y regresa al
punto f.
Subdirectores, jefes de
departamentos y áreas
m. El Director de la
Institución recibe oficio de
autorización
En caso de que la Reprogramación, esté
correcta el Director de la Institución recibe
oficio de autorización.
Director de la Institución
n.Informa a los
Subdirectores, Deptos y
Áreas la autorización de la
Reprogramación.
Notifica a los subdirectores, jefes de
departamento y áreas la Reprogramación
autorizada
Director
ñ.Fin Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
4.2.5. Anteproyecto de Inversión
El anteproyecto de inversión, es un procedimiento que tiene que ver con la
construcción y el mantenimiento de la infraestructura física.
Objetivo
Establecer las normas y lineamientos para la elaboración del anteproyecto de
inversión, para justificar las necesidades de los recursos económicos para la
construcción, equipamiento y mantenimiento de la infraestructura física de la
Institución.
58
Alcance
Este documento aplica para toda la Institución, es decir; para todos aquellos
departamentos y áreas que tengan necesidad de mantenimiento, construcción o
equipamiento.
Políticas
1. La Dirección de la Institución, da el visto bueno de las solicitudes a
incluirse en el Anteproyecto de Inversión
2. En la elaboración del Anteproyecto de Inversión deben incluirse los costos
respectivos para satisfacer las necesidades.
3. El comité de planeación establece las prioridades de las necesidades para
incluirse en el documento.
4. El departamento de Planeación, Programación y Presupuestación,
asesora a los demás departamentos para la elaboración del Anteproyecto
de Inversión.
5. La programación de las necesidades de espacios físicos, equipamiento,
mobiliario y reparaciones debe ser congruente con el PIID, institucional.
6. El Director de la Institución, es el responsable de los efectos que se
deriven si el documento no es presentado en las fechas señaladas por la
DGEST.
Para entender mejor este procedimiento se ilustra con un diagrama de flujo que se
muestra en la figura No. 4.5. y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.9.
59
Figura No. 4.5 Diagrama de flujo del Anteproyecto de Inversión
Fuente: Elaboración propia
Regresa nuevamente a
los Jefes para atender
las observaciones
Inicio
El director del instituto recibe solicitud del
anteproyecto de inversión de la DGEST
El subdirector de Planeación y Vinculación recibe indicación del
director para convocar a reunión a jefes de departamentos y áreas para
elaborar el anteproyecto de inversión
Jefes de departamentos y áreas determinan sus necesidades de
equipamiento, mantenimiento y construcción y turnan a planeación la
información para su análisis
El departamento de planeación, recibe información y la analiza
Es correcto y
Procede?
Elabora el Anteproyecto
de inversión, para su
entrega
NO SI
El Sub. De Planeación y Vinculación,
recibe anteproyecto. Lo Rubrica y lo
turna al Director de la Institución
El Director recibe anteproyecto
y prepara el oficio para
enviarlo a la DGEST
F I N
a
b
c
d
e
f
g
h i
j
60
Tabla No. 4.9. Pseudocódigo del Anteproyecto de Inversión
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. El director del instituto
recibe solicitud del
anteproyecto de inversión
de la DGEST
El director de la Institución, recibe el oficio
de solicitud del anteproyecto de inversión y
gira instrucciones al Subdirector de
Planeación y Vinculación para su atención
El director de la
Institución
c. El Subdirector de
Planeación y Vinculación
recibe indicación del
director para convocar a
reunión a jefes de
departamentos y áreas
para elaborar el
anteproyecto de inversión
El Subdirector de Planeación y Vinculación,
convoca a reunión a los jefes de
departamento y áreas para la definición de
sus necesidades de mantenimiento,
equipamiento y construcción
El Subdirector de
Planeación y Vinculación
d. Jefes de departamentos
y áreas determinan sus
necesidades de
equipamiento,
mantenimiento y
construcción y turnan a
planeación la información
para su análisis
En la reunión definen sus necesidades de
mantenimiento, construcción y
equipamiento bajo las normas y
lineamientos que previamente el
Subdirector le indicó
Jefes de Departamentos
y Áreas
e. El departamento de
planeación, recibe
información y la analiza
El departamento de planeación, recibe la
información de las necesidades de cada
departamento para su análisis.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
f. Elabora el Anteproyecto
de inversión, para su
entrega
Si la información es correcta se procede a
integrar el documento del antreproyecto y se
envía al Subdirector de Planeación y
vinculación para su rubrica y conocimiento
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Regresa nuevamente a
los Jefes para atender las
observaciones
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, envía a los
Subdirectores, jefes de departamentos o
áreas, según sea el caso; las observaciones
correspondientes y éstos tienen que
atenderlas y turnarlas nuevamente a
Planeación para su análisis nuevamente
Jefes de Departamentos
y Áreas
h. El Sub. De Planeación y
Vinculación, recibe
anteproyecto. Lo Rubrica y
lo turna al Director de la
Institución
Cuando el anteproyecto de inversión ya está
integrado totalmente, el Subdirector lo
recibe, lo analiza, lo rubrica y lo envía al
director para su envío a la DGEST
Subdirector de
Planeación y Vinculación
i.El Director recibe
anteproyecto y prepara el
oficio para enviarlo a la
DGEST
El director de la Institución, recibe el
documento del anteproyecto previamente
integrado y rubricado por el subdirector de
Planeación y Vinculación, genera el oficio
de entrega y lo envía a la DGEST.
El director de la
Institución
j. F I N Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
61
4.2.6 Estructura Educativa
La estructura educativa es un procedimiento que se refiere a la oferta educativa
de cada semestre. Se detectan las necesidades de recurso humano para cubrir
las materias que se ofertan, así también las plazas administrativas que se
necesitan para atender la operatividad de la Institución.
Objetivo
Contar con un documento que refleje la carga de trabajo de cada trabajador tanto
con plaza docente como con plaza administrativa, las necesidades que se tienen
por atender cada semestre en el ámbito educativo como son materias que están
pendientes por atender pero que son demandadas.
Alcance
Aplica para todo el personal de la Institución.
Políticas
1. El departamento de recursos humanos es el responsable de proveer la
información a planeación para elaborar la estructura educativa en función
de los horarios de trabajo.
2. El departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el
responsable de la integración de la estructura educativa
3. La integración y envío de la estructura educativa debe hacerse en tiempo
y forma de acuerdo a los lineamientos que establece la DGEST, para
estar en posibilidades de solicitar recursos.
4. El Director de la Institución es el responsable de la gestión de recursos
ante la DGEST, en función de las necesidades reflejadas en la estructura
educativa.
5. La integridad y veracidad de la información será responsabilidad de del
departamento de Recursos Humanos.
Para este procedimiento también se ha hecho un diagrama de flujo que se muestra
en la figura No. 4.6 y un pseudocódigo que se muestra en la Tabla No. 4.10.
62
Figura No. 4.6 Diagrama de flujo de la Estructura Educativa
Fuente: Elaboración propia
Regresa nuevamente a
Recursos Humanos para
su atención.
observaciones.
Inicio
El director del instituto recibe solicitud de la
DGEST, de la estructura educativa
El Subdirector de Planeación y Vin. recibe la indicación del Director
para solicitar a Recursos Humanos la información correspondiente.
Recursos Humanos atiende la solicitud, enviando copia de los horarios y
demás información a Planeación para integrar la estructura educativa
El departamento de planeación, recibe información y la analiza
Es correcto y
Procede?
Elabora el documento de la
estructura educativa y la
envía a la Sub. Plan. Y
Vinculación
NO SI
El Sub. De Planeación y Vinculación,
recibe la estructura educativa y la turna al
Director de la Institución.
El Director recibe la estructura
educativa y prepara el oficio para
enviarla a la DGEST
FIN
a
b
c
d
e
f
g
h i
j
63
Tabla No. 4.10 Pseudocódigo de la Estructura Educativa
SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
a. Inicio Inicio del procedimiento
b. El director del instituto
recibe solicitud de la
DGEST, de la estructura
educativa
El director de la Institución, recibe el oficio
de solicitud por parte de la DGEST, para
entregar la estructura educativa y gira
instrucciones al Subdirector de Planeación y
Vinculación.
El director de la
Institución
c. El subdirector de
Planeación y Vinculación
recibe indicación del
Director para solicitar a
Recursos Humanos la
información relacionada
con el personal que labora
en la Institución.
El Subdirector de Planeación y Vinculación,
convoca a reunión al jefe de planeación y al
de recursos humanos para darles
instrucciones y darle a conocer los
lineamientos para la elaboración de la
estructura educativa.
El Subdirector de
Planeación y Vinculación
d.Recursos Humanos
atiende la solicitud,
enviando copia de los
horarios y demás
información a Planeación
para integrar la estructura
educativa
El jefe de recursos humanos hace llegar a
planeación los horarios de los trabajadores,
así como información relacionada a sus
condiciones actuales de trabajo; como es
ultimo grado de estudios, plaza, antigüeda,
etc.
Recursos humanos
e. El departamento de
planeación, recibe
información y la analiza
El departamento de planeación, recibe la
información que le envía Recursos humanos
y la naliza
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
f. Elabora el documento de
la estructura educativa y la
envía a la Sub. Plan. Y
Vinculación
Si la información es correcta se procede a
integrar el documento de la estructura
educativala y se envía al Subdirector de
Planeación y vinculación para su rubrica y
conocimiento
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
g. Regresa nuevamente a
Recursos Humanos para su
atención.
En caso de que la información analizada por
Planeación no sea correcta, se solicita
nuevamente a Recursos humanos la
información correcta o en su defecto todas
las aclaraciones pertinentes necesarias
Recursos humanos
h. El Sub. De Planeación y
Vinculación, recibe la
estructura educativa y la
turna al Director de la
Institución.
Cuando la estructura educativa ya está lista
e integrada totalmente, el Subdirector de
planeación y vinculación la recibe, la
analiza, la rubrica y lo envía al director para
su envío a la DGEST
Subdirector de
Planeación y Vinculación
i.El Director recibe la
estructura educativa y
prepara el oficio para
enviarla a la DGEST
El director de la Institución, recibe el
documento de la estructura educativa y
prepara el documento para enviarla a la
DGEST.
El director de la
Institución
j. F I N Termina procedimiento
Fuente: Elaboración propia
64
Comentarios finales del capítulo
En este capítulo se hizo un análisis de los procedimientos que forman parte del
proceso de planeación. Desde la descripción hasta su representación secuencial
representada por diagramas de flujo y pseudocódigo. Fue necesario hacer un
consenso general de todos los actores que participan en el escenario de la
administración para definir cuales eran los pasos a seguir cuidadosamente sin omitir
alguna información importante y que además se tuviera la certeza de que la
información recabada en ese recorrido del procedimiento fuera íntegra, veraz y
oportuna sin violentar la normatividad que rige nuestro Sistema Nacional de Institutos
tecnológicos.
65
CAPÍTULO 5. LLENADO DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
El llenado de los formatos de registro es una tarea muy importante ya que es la
estructura de almacenamiento de la información, es decir; no basta con identificar y
documentar los procedimientos, es necesario identificar los campos del formato que
registre la información para futuras consultas. Se debe evitar al máximo la
redundancia de información ya que este hecho, lejos de agilizar el trabajo produce
ambigüedades.
Para cada procedimiento se analizarán la cantidad de formatos que sean necesarios,
así también; se analizarán los campos de información relevante y que sirva de
vínculo para el siguiente formato. En otras palabras habrá formatos que sean
antecesores de otros de tal forma que la información sea íntegra, generando el
mismo resultado; sólo que con un enfoque diferente, que refleje ciertas condiciones
que sirvan para alguna toma de decisiones o bien que sirvan como indicadores
confiables para el seguimiento de cada actividad.
Se han de realizar algunas descripciones técnicas en algunos formatos y campos
específicos con el fin de aclarar hasta el más mínimo detalle para llevar a cabo la
captación de información. Probablemente el campo no proporcione mucha
información por su descripción pero con la descripción técnica y detallada este
problema se resuelve categóricamente. La finalidad de ésto es que sirva tanto para
usuarios con experiencia como para usuarios que no conozcan el procedimiento.
66
5.1 Formato de registro para el Programa de Trabajo Anual
Para el registro de las metas proyectadas en el Programa de Trabajo Anual, se
utilizará el siguiente formato. Cuadro No. 5.1
Cuadro No. 5.1. Formato de registro del Programa de Trabajo Anual
HOJA: DE
1.- 2.- 3.- 4.- 5.-
E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
OBJETIVO ESTRATEGICO: ( 2 )
OBJETIVO PARTICULAR: ( 3 )
META DEL PIID DEL I.T. (5)
METAS AL 20__
PORCENTAJE A ALCANZAR EN
EL 20__ ( 7 )
UNIDAD DE MEDIDA ( 8
)
DIRECTOR
DIRECCIÓN GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS
PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL:_______
META DEL PIID DEL SNEST (4) ( )
TIPO DE INDICADOR ( 10 )
PROCESO SUSTANTIVO ( 6 )
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE: ( 1 )
CANTIDAD ( 9 )
PERIODO DE EJECUCIÓN ( 14 )
RESPONSABLE ( 13 )
SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN ( 15 ) AUTORIZÓ ( 16 )
FÓRMULA ( 11 )
SUBDIRECTOR DE
PRINCIPALES ACTIVIDADES ( 12)
DESCRIPCIÓN
PÁGINA: 1 DE 1
FORMATO PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL (PTA) CÓDIGO: PL-PTA-001
REVISIÓN: 1
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
67
5.1.1. Instructivo y llenado del Programa de Trabajo Anual
Inicialmente debe completarse el texto que dice: programa de trabajo anual: Aquí
debe anotarse el año próximo inmediato sobre el cual se va proyectar al Programa
de Trabajo Anual.
1. Instituto Tecnológico de: Anotar el nombre completo del Instituto
Tecnológico de Acapulco
2. Objetivo estratégico: Debe anotarse el objetivo estratégico de acuerdo al
PIID.
3. Objetivo particular: Debe anotarse el objetivo estratégico de acuerdo al PIID.
4. Metas del PIID del SNEST. Anotar el número de meta del PIID del SNEST.
Estas se encuentran referenciadas en el Anexo 2.
5. Descripción técnica. De estas 75 metas debe buscarse en cuál de ellas
impacta la meta institucional, es decir; de que forma contribuye la Institución
para el logro de las metas del SNEST.
6. Meta del PIID del ITA. Anotar la descripción de la meta del tecnológico que
haga referencia al PIID Institucional. Si no existe en ese documento, se
considera que la meta es propia del departamento. De cualquier forma debe
anotarse.
7. Proceso sustantivo. Aquí se anota el proceso sustantivo. Ver tabla No. 4.1.
8. Descripción técnica. La meta que se esté planteando debe caer
necesariamente dentro de estas clasificaciones, porque son las engloban al
proceso educativo.
9. Porcentaje a alcanzar en el 20__. En este campo se anota el porcentaje que
se pretende alcanzar en el ejercicio siguiente.
10. Unidad de medida. En el anexo No. 2 de metas e indicadores, existe la
propuesta de las unidades de medidas que se deben considerar. Y
precisamente existe una columna de unidad de medida de acuerdo a la meta
planteada.
68
11. Cantidad. Aquí se anota la parte cuantitativa de la meta. Por ejemplo si se
habla de programas, será la cantidad de programas propuestos en la meta.
12. Indicadores. En el anexo No. 2 de metas e indicadores, existe una columna
de propuesta de indicadores de acuerdo a la meta planteada que se deben
considerar.
13. Fórmula. En este campo, de acuerdo al anexo 2, también existe una columna
de fórmulas propuestas que deben considerarse.
14. Principales actividades. En este campo se deben anotar las principales
actividades que nos conduzcan a lograr la meta planteada. Hay espacio hasta
para cinco actividades.
15. Responsable. Debe anotarse el nombre de los departamentos que participen
en alguna o algunas actividades para el logro de la meta.
16. Periodo de ejecución. En este campo se marca el mes en el que se pretende
llevar a cabo la actividad lo conduzca al logro de la meta.
17. Seguimiento y/o coordinación. Aquí firma el subdirector correspondiente de
acuerdo a la meta planteada y al departamento que esté a su cargo.
18. Autorizó. Finalmente irá en este campo la firma del director. Persona
facultada para autorizar.
69
5.2. Formato de registro para el Programa Operativo Anual
Para el Programa Operativo Anual, se utilizarán varios formatos para recabar la
información necesaria y suficiente. El conjunto de estos formatos será el documento
final del POA. Es importante recordar que existen diez procesos sustantivos que son
los que se tomarán en cuenta para distribuir el POA.
5.2.1 Formato de desglose de partidas. Se anotará la información relacionada con
las partidas presupuestales que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, emite
para ejercer el recurso.
Cuadro No. 5.2 Desglose del Programa Operativo Anual por partidas
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (1) Código: PL-POA-001
INSTITUTO TECNOLOGICO DE ACAPULCO REVISIÓN: 1
PROCESO:(2) ACTIVIDAD: (3)
ACCIÓN: (4)
CLAVE (5) NOMBRE (6) INGRESOS PROPIOS (8) SUBSIDIO (9)
TOTAL (10) - - -
DESGLOSE DEL PRESUPUESTO
PARTIDA PRESUPUESTALIMPORTE ANUAL (7)
PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES DE
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
70
5.2.1.1 Instructivo y llenado del desglose del Programa Operativo Anual
1. Programa Operativo Anual: Anotar el año que corresponda al
Programa de Operativo Anual
2. Proceso: Aquí se anota el proceso sustantivo de acuerdo a la tabla No.
4.1.
3. Actividad: Se anota la actividad que corresponda al proceso sustantivo
de acuerdo al anexo No. 3.
4. Acción: Se anota la acción que corresponda al proceso sustantivo de
acuerdo al anexo No. 3.
5. Clave: Se anota la clave presupuestal del clasificador por objeto del
gasto emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público refiérase
a la dirección electrónica:
http://www.google.com.mx/search?hl=es&q=clasificador+por+objeto+de
l+gasto&meta
6. Nombre: Anotar la descripción correspondiente a la partida referida.
7. Importe anual: El importe anual, es el resultado de la suma de las
columnas 8 y 9 por partida presupuestal.
8. Ingresos propios: Este campo es para anotar el presupuesto
destinado a una determinada partida por concepto de ingresos propios.
9. Subsidio: Este campo es para anotar el presupuesto destinado a una
determinada partida por concepto de gasto directo.
10. Total: Este es el campo del total por proceso, acción y actividad.
5.2.2 Formato de concentrado por proceso. Este formato se utiliza para
concentrar la información de cada proceso de acuerdo al anexo No. 3. Recordemos
que son diez procesos sustantivos donde un proceso puede ser atendido por más de
un departamento. El cuadro No.5.3 se usa para el registro.
71
Cuadro No.5.3. Formato concentrado por proceso
Código: PL-POA-002
REVISIÓN: 1
PROCESO:(2) _______________________
HOJA 1 DE x
PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20_(1)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
CONCENTRADO POR PROCESO
TOTAL(9)
GASTOS DE
OPERACIÓN(8)
PRESUPUEST
O ANUAL(6)
ACCIÓN(3) UNIDAD DE MEDIDA(4)META
ANUAL(5) INGRESOS
PROPIOS(7)
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.2.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso
1. Programa Operativo Anual: En este campo se anota el año de
referencia del POA
2. Proceso: Se anota el nombre del proceso sustantivo de acuerdo a la
tabla No.4.1
3. Acción: Este campo recibe la información de la acción descrita en el
anexo No. 3.
4. Unidad de medida: Aquí se anota la unidad de medida de la acción.
Por ejemplo: si la acción es “Atención a alumnos escolarizados”, la
unidad de medida será alumnos atendidos.
5. Meta anual: En este campo se anota la meta que se logrará en esa
determinada acción. Tomando el mismo ejemplo del punto 4,
anotaríamos la cantidad de alumnos que se pretenden atender.
6. Presupuesto anual: Este campo capta la cantidad presupuestada para
poder lograr la meta planteada en cada acción.
72
7. Ingresos propios: En este campo se captura la información que se va
a destinar para el logro de la meta vía ingresos propios.
8. Gasto de operación: En este campo se captura la información que se
va a destinar para el logro de la meta vía subsidio.
9. Total: Finalmente en estos campos se obtienen los totales por proceso.
73
5.2.3 Formato de POA concentrado por partida presupuestal. En este formato se concentra toda la información por
proceso, por partidas y capítulos, tanto para la captación de ingresos propios como por gasto directo. Se usa el cuadro
No. 1.4.
Cuadro No. 5.4 Formato de POA, concentrado por partida presupuestal
CLAVE(2) NOMBRE (3) ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP.(5) SUBSIDIO (6) TOTAL (7)
TOTALES (13)
Código: PL-POA-003
REVISIÓN: 1
A TRAVÉS DEPROCESO 08 PROCESO 09
PRESUPUESTO A CUBRIR
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20 (1)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
CONCENTRADO POR PARTIDA PRESUPUESTAL
PARTIDA
PROCESOS (4)
PROCESO 10PROCESO 05 PROCESO 06 PROCESO 07PROCESO 01 PROCESO 02 PROCESO 03 PROCESO 04
TOTAL CAPITULO 1000 (8)
TOTAL CAPÍTULO 2000 (9)
TOTAL CAPÍTULO 5000 (11)
TOTAL CAPÍTULO 7000 (12)
TOTAL CAPÍTULO 3000 ( 10 )
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
74
5.2.3.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por partida
presupuestal.
1. Programa operativo anual: Anotar el año del POA, que se está
proyectando
2. Clave: Se anotará la clave de la partida correspondiente de acuerdo al
clasificador por objeto del gasto.
3. Nombre: Anotar la descripción de la partida presupuestal
4. Procesos: En estos campos se coloca la cantidad que resulta de la
sumatoria de todos los departamentos que se involucran en cada proceso
de acuerdo al manual de organización en sus dos modalidades que
puede ser vía ingresos propios o gasto directo.
5. Ingresos propios: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos
cuya captación son ingresos propios.
6. Subsidio: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya
captación es por gasto directo.
7. Total: Este campo se actualiza con la sumatoria del total de ingresos
propios y del gasto directo. Esto es por partida presupuestal
8. Capítulo 1000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
1000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto
directo.
9. Capítulo 2000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
2000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto
directo.
10. Capítulo 3000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
3000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto
directo.
11. Capítulo 5000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
5000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto
directo.
12. Capítulo 7000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
7000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto
directo.
75
13. Totales: Aquí se obtienen todos los totales por proceso tanto en ingresos
propios como en gasto directo.
5.2.4 Formato de capítulo 5000. En este formato se anota toda la información
relacionada a los equipos de oficina, laboratorios y talleres; así como unidades
motrices para la dependencia. Es importante para la adquisición de estos equipos
mandar un documento que se llama subpresupuesto a las oficinas centrales de la
DGEST, para su autorización; porque se consideran partidas restringidas y requieren
autorización previa. El cuadro 5.5 se utiliza para este fin.
Cuadro No. 5.5. Formato del capítulo 5000
Código: PL-POA-004
REVISIÓN: 1
PARTIDA ( 2 ) DENOMINACIÓN DEL BIEN ( 3 ) CANTIDAD ( 4 ) COSTO UNIT. ( 5 ) COSTO TOT. ( 6 ) JUSTIFICACIÓN ( 7 )
TOTAL ( 8 ) -
NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ( 9 )
_________________________
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20_( 1 )_
(CAPÍTULO 5000)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
DESGLOSE DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN CON CARGO A INGRESOS PROPIOS
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.2.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000.
1. Programa Operativo Anual: Anotar el año correspondiente al
Programa Operativo Anual que se esté proyectando.
76
2. Partida: Anotar la clave de la partida presupuestal correspondiente al
bien de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.
3. Nombre del bien: Aquí se anota la descripción del de bien con sus
respectivas características.
4. Cantidad: Se debe anotar la cantidad del bien que se vaya adquirir
5. Costo unit.: Se anota el costo unitario del bien que se quiere adquirir.
6. Costo tot.: Este campo de ser el resultado de la multiplicación del
campo 4 por el campo 5.
7. Justificación: En este campo debe anotarse la justificación adecuada
por la cual se está solicitando la adquisición del bien.
8. Total: Este campo registra el total o subtotal de la adquisición del
capítulo 5000.
9. Nombre y firma del director: Finalmente se anota el nombre del
director de la Institución como aval de dicha adquisición.
5.2.5 Formato del concentrado del proyecto. Este es el último formato del POA.
En el se hace un concentrado final de cada proceso y la respectiva cantidad que se
necesita para tal proceso. El cuadro No. 5.6 se muestra a continuación.
Cuadro No 5.6 Formato de concentrado del proyecto.
Código: PL-POA-005
REVISIÓN: 1
PROCESO ( 2 ) DESCRIPCIÓN ( 3 ) PRESUPUESTO TOTAL ( 4 ) INGRESOS PROPIOS ( 5 ) SUBSIDIO ( 6 )
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAL ( 7 ) - - -
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20 ( 1 )
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
CONCENTRADO DEL ANTEPROYECTO
PRESUPUESTO A CUBRIR
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
77
5.2.5.1 Instructivo y llenado del concentrado del proyecto.
1. Programa operativo anual: Se anota el año correspondiente a la
proyección del Programa Operativo Anual.
2. Proceso: Se anota la clave del proceso que se describió en la tabla No.
4.1.
3. Descripción: Se escribe el nombre del proceso.
4. Presupuesto total: En este campo se anota el total que resulta de la
sumatoria de los campos 5 y 6, independientemente de la modalidad;
es decir, si es ingresos propios o gasto directo.
5. Ingresos propios: Se anota el total que se destina para cubrir el
proceso de referencia vía ingresos propios.
6. Subsidio: Se anota el total que se destina para cubrir el proceso de
referencia vía gasto directo.
7. Total: En estos campos se registra el total general del Programa
Operativo Anual, tanto por ingresos propios como por gasto directo.
5.3 Formato de registro para el Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual
Para el seguimiento de las metas del PTA, se ha definido que se hará cada tres
meses con la finalidad de tener un valor que en poco tiempo sirva de indicador para
saber si se está cumpliendo con la meta de acuerdo a lo planeado. Para el registro
de este análisis se utiliza el siguiente cuadro. El cuadro 5.7 muestra el formato.
78
Cuadro No. 5.7. Formato de registro del seguimiento del Programa de Trabajo Anual
Código: PL-SPTA-001
Revisión: 1DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL SISTEMA
FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL 20__( 1 )
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
DESCRIPCIÓN DE LA META ( 4 )
AUTORIZÓ
NOMBRE DEL DIRECTOR
No. ( 3 )
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE:__( 2 )
METAS 2007 AVANCE ALCANZADO
AVANCE
ESPERADO
AL ( 5 )
UNIDAD DE
MEDIDA ( 6 )
CANTIDAD ( 7
)
APLICACIÓN DE LA
FÓRMULA DEL
INDICADOR ( 8 )
AVANCE CUANTITATIVO AL
( 9 )AVANCE CUALITATIVO AL ( 10 )
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.3.1 Instructivo y llenado del formato de registro del Seguimiento de las
Metas del Programa de Trabajo Anual
1. Programa de trabajo anual: Debe anotarse el año correspondiente al
Seguimiento del Programa de Trabajo Anual.
2. Instituto tecnológico de: En este campo se anota el nombre del
tecnológico de Acapulco.
3. No.: En este campo se anota el número de meta de acuerdo al que se le
asignó en el PTA.
79
4. Descripción de la meta: Aquí se describe la meta correspondiente al
PTA.
5. Avance esperado al: En este campo debe anotarse de manera
porcentual el avance que se espera alcanzar al final del año.
6. Unidad de medida: En el PTA se anotó una unidad de medida para la
meta, por tanto es esa unidad de medida la que debe anotarse aquí.
7. Cantidad: Este campo se refiere a la cantidad de eventos se llevarán a
cabo para lograr la meta. Por ejemplo: si la meta trata de manuales de
procedimientos; la cantidad será el número de manuales que se
programaron para alcanzar.
8. Aplicación de la fórmula: De igual forma, este valor se toma del
Programa de Trabajo Anual, que es acorde con la propuesta de
indicadores en el anexo 2.
9. Avance cuantitativo al: Aquí debe anotarse la cantidad porcentual que
se ha logrado al trimestre que se está evaluando.
10. Avance cualitativo: En este campo se anota la razón por la cual se ha
alcanzado el porcentaje anotado en el campo 9.
5.4 Formatos de registro para la Reprogramación
Para el registro de la información de la reprogramación se requiere el uso de
varios formatos los cuales se analizarán de manera independiente.
5.4.1 Formato de captación de ingresos propios
En el formato de captación de ingresos propios se usa para la cantidad que
se piensa captar en los diferentes conceptos. Ver cuadro No. 5.8.
80
Cuadro No. 5.8. Formato de registro para la captación de ingresos propios
MATRÍCUL
A
ESPERADA
( 2 ) CUOTA ( 3 )
MATRÍCULA
ESPERADA
( 4 ) CUOTA ( 5 )
CUOTA DE RECUPERACIÓN VOLUNTARIA: ( 7 )
-
-
-
-
-
-
ASESORÍA A EMPRESAS ( 8 ) -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAL ( 9 ) -
-
RESPONSABLE DE ELABORAR LA INFORMACIÓN Vo. Bo. DIRECTOR DEL I.T.
NOMBRE: ( 10 )
CARGO: ( 11 ) __________________________________
FIRMA:_( 12 )______________________ NOMBRE Y FIRMA ( 13 )
REVISIÓN: 1
REPROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO 20 _( 1 )
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
Código: PL-RPOA-001
1ER. SEMESTRE 2O. SEMESTRE
IMPORTE
ANUAL ( 6 )
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.4.1.1 Instructivo y llenado del formato de captación de ingresos propios
1. Reprogramación del Presupuesto. Se anota la el año de referencia
de la reprogramación
2. Matrícula esperada. Aquí se anota la cantidad de alumnos que se
espera captar en el primer semestre (enero-junio), tanto de
reinscripción como de nuevo ingreso.
3. Cuota. En este campo se anota la cantidad de dinero que se espera
captar en el primer semestre por los diferentes conceptos.
4. Matrícula esperada. Igual que en campo número 2, se anota la
cantidad de alumnos que se piensan captar pero en el segundo
semestre (agosto-diciembre), tanto de reinscripción como de nuevo
ingreso.
81
5. Cuota. En este campo se anota la cantidad de dinero que se espera
captar en el segundo semestre por los diferentes conceptos.
6. Importe anual. Este campo es el resultado de la sumatoria obtenida de
los dos semestres en el año por los diferentes conceptos.
7. Cuota de recuperación voluntaria. En este campo se desglosan los
diferentes conceptos por los cuales se vaya a tener una captación. Por
ejemplo: Inscripciones, Reinscripciones, Cursos de titulación,
Titulaciones, etc..
8. Asesoría a empresas. En este rubro deben anotarse los conceptos por
los cuales se piensa obtener ingresos relacionados con empresas. Por
ejemplo: Cursos de capacitación, Proyectos productivos, etc.
9. Total. Este campo refleja el gran total de captación proyectado.
10. Nombre: Aquí debe anotarse el nombre del responsable de la
proyección de captación de ingresos propios.
11. Cargo. Debe anotarse la descripción del cargo del encargado de hacer
la proyección.
12. Firma. Debe ir debidamente firmado por el responsable de la
proyección.
13. Nombre y Firma. En este campo debe ir el nombre y la firma del
director de la Institución.
5.4.2 Formato del concentrado por proceso para la Reprogramación. Este
formato sirve para registrar la información de las acciones y metas a lograr para el
ejercicio proyectado. Ver cuadro No. 5.9.
82
Cuadro No. 5.9. Formato de registro de concentrado por proceso para la Reprogramación
Código: PL-RPOA-002
REVISIÓN: 1
PROCESO:(2) _______________________
HOJA 1 DE x
PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES
GASTOS DE
OPERACIÓN(8)
PRESUPUEST
O ANUAL(6)
UNIDAD DE MEDIDA(4)META
ANUAL(5) INGRESOS
PROPIOS(7)
REPROGRAMACIÓN ANUAL 20_(1)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
CONCENTRADO POR PROCESO
TOTAL(9)
ACCIÓN(3)
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.4.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso de la
Reprogramación.
1. Reprogramación anual: En este campo se anota el año de referencia
de la Reprogramación.
2. Proceso: Se anota el nombre del proceso sustantivo.
3. Acción: Este campo recibe la información de la acción descrita en el
anexo No. 3.
4. Unidad de medida: Aquí se anota la unidad de medida de la acción.
Por ejemplo: si la acción es “Atención a alumnos escolarizados”, la
unidad de medida será alumnos atendidos.
5. Meta anual: En este campo se anota la meta que se logrará en esa
determinada acción. Tomando el mismo ejemplo del punto 4,
anotaríamos la cantidad de alumnos que se pretenden atender.
6. Presupuesto anual: Este campo capta la cantidad presupuestada para
poder lograr la meta planteada en cada acción.
7. Ingresos propios: En este campo se captura la información que se va
a destinar para el logro de la meta vía ingresos propios.
8. Gasto de operación: En este campo se captura la información que se
va a destinar para el logro de la meta vía subsidio.
83
9. Total: Finalmente en estos campos se obtienen los totales por proceso.
5.4.3 Formato del RPOA concentrado por partida presupuestal. En este formato
se concentra toda la información por proceso, por partidas y capítulos, tanto para la
captación de ingresos propios como por gasto directo.
84
Cuadro No. 5.10 Formato del RPOA, concentrado por partida presupuestal
CLAVE(2) NOMBRE (3) ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP.(5) SUBSIDIO (6) TOTAL (7)
TOTAL CAPITULO 1000 (8)
TOTAL CAPÍTULO 2000 (9)
TOTAL CAPÍTULO 5000 (11)
TOTAL CAPÍTULO 7000 (12)
TOTAL CAPÍTULO 3000 ( 10 )
PARTIDA
PROCESOS (4)
PROCESO 10PROCESO 05 PROCESO 06 PROCESO 07PROCESO 01 PROCESO 02 PROCESO 03 PROCESO 04
TOTALES (13)
Código: PL-RPOA-003
REVISIÓN: 1
A TRAVÉS DEPROCESO 08 PROCESO 09
PRESUPUESTO A CUBRIR
REPROGRAMACIÓN ANUAL 20 (1)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
CONCENTRADO POR PARTIDA PRESUPUESTAL
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
85
5.4.3.1 Instructivo y llenado del formato del concentrado por partida
presupuestal del RPOA
1. Reprogramación anual: Anotar el año de la Reprogramación Anual,
que se está proyectando
2. Clave: Se anotará la clave de la partida correspondiente de acuerdo al
clasificador por objeto del gasto.
3. Nombre: Anotar la descripción de la partida presupuestal
4. Procesos: Aquí existen diez procesos en estos campos se coloca la
cantidad que resulta de la sumatoria de todos los departamentos
que se involucran en cada proceso de acuerdo al manual de
organización en sus dos modalidades que puede ser vía ingresos
propios o gasto directo.
5. Ingresos propios: Este campo recibe la sumatoria de todos los
procesos cuya captación son ingresos propios.
6. Subsidio: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya
captación es por gasto directo.
7. Total: Este campo se actualiza con la sumatoria del total de ingresos
propios y del gasto directo. Esto es por partida presupuestal
8. Capítulo 1000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
1000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de
gasto directo.
9. Capítulo 2000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
2000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de
gasto directo.
10. Capítulo 3000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
3000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de
gasto directo.
11. Capítulo 5000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
5000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de
gasto directo.
86
12. Capítulo 7000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo
7000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de
gasto directo.
13. Totales: Aquí se obtienen todos los totales por proceso tanto en
ingresos propios como en gasto directo.
5.4.4 Formato del RPOA, para el capítulo 5000. En este formato se anota toda la
información relacionada a los equipos de oficina, laboratorios y talleres; así como
unidades motrices para la dependencia, etc. Se hace un ajuste de todos los equipos
que por alguna razón no se consideraron en el POA, aquí tienen que reconsiderarse.
Es importante mencionar que para la adquisición de estos equipos se debe mandar
un documento que se llama subpresupuesto a las oficinas centrales de la DGEST,
para su autorización; porque se consideran partidas restringidas y requieren
autorización previa. Ver cuadro No. 5.11.
Cuadro No. 5.11. Formato del capítulo 5000 para la Reprogramación
Código: PL-RPOA-004
REVISIÓN: 1
PARTIDA ( 2 ) DENOMINACIÓN DEL BIEN ( 3 ) CANTIDAD ( 4 ) COSTO UNIT. ( 5 ) COSTO TOT. ( 6 ) JUSTIFICACIÓN ( 7 )
TOTAL ( 8 ) -
NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ( 9 )
_________________________
REPROGRAMACIÓN ANUAL 20_( 1 )_
(CAPÍTULO 5000)
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO
DESGLOSE DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN CON CARGO A INGRESOS PROPIOS
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.4.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000.
1. Reprogramación anual: Anotar el año correspondiente a la
Reprogramación anual que se esté proyectando.
87
2. Partida: Anotar la clave de la partida presupuestal correspondiente al
bien de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.
3. Nombre del bien: Aquí se anota la descripción del de bien con sus
respectivas características.
4. Cantidad: Se debe anotar la cantidad del bien que se vaya adquirir
5. Costo Unit.: Se anota el costo unitario del bien que se quiere adquirir.
6. Costo tot.: Este campo de ser el resultado de la multiplicación del
campo 4 por el campo 5.
7. Justificación: En este campo debe anotarse la justificación adecuada
por la cual se está solicitando la adquisición del bien.
8. Total: Este campo registra el total o subtotal de la adquisición del
capítulo 5000.
9. Nombre y Firma del director: Finalmente se anota el nombre del
director de la Institución como aval de dicha adquisición
5.5 Formato de registro para el Anteproyecto de Inversión
El formato programa de obra del Anteproyecto de Inversión, se llenará de la manera
siguiente. Cuadro No. 5.12.
88
Cuadro No.5.12 . Formato de registro del Anteproyecto de Inversión
ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN Código: PL-ANT-001
REVISIÓN: 1
(2)
(3)
(4) A L T A
D O C U M E N T O (5)
P R O G R A M AD E O B R A
(6) A L T A CONSTRUCCION MOB. Y EQUIPO OBRA EXTERIOR T O T A L
(8) E T A P A ( )(9)
E
E L E M E N T O S (7) S
T (10)
C M E EDIF (10) M E
(11) (12)
OBSERVACIONES: (13)
(1)
A
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.5.1. Instructivo y llenado para el Anteproyecto de Inversión
Antes que nada debe anotarse en la parte superior, el tipo de documento de que se
trate, en este caso, Anteproyecto de Inversión, e inmediatamente, llenar los
recuadros como se indica:
89
1. Estado, deberá anotarse e nombre de la entidad correspondiente, así
como del municipio de que se trate, la localidad, el nombre de la Institución
y la clave del centro de trabajo
2. Hoja: Anotar el número progresivo y el total de hojas del formato. Ej.
Hoja 1 de 2
3. Prioridad: Área de uso exclusivo de la DGEST
4. Estructura educativa: Las áreas sombreadas serán de uso exclusivo de
la DEST. Se llenará el campo de población escolar: actual, que será la
estadística de los periodos año próximo autorizado, la población captada
de los periodos del año en curso estimada, la proyectada para los periodos
del año siguiente.
5. Meta: En existente se anotará el número de las construcciones Se anotará
el número de las construcciones exprofesas y adaptaciones que ya sean
definitivas, incluyendo las autorizadas en el último programa de inversión,
como se indica en la columna de “ALTA” ( A- Aulas, L- Laboratorios, T-
Talleres y A- Anexos); en programada se anotará en la columna “ALTA” el
número de elementos que se solicita, considerando las Construcciones,
reparaciones, mobiliarios y equipos por unidad local; en el campo
autorizada no se llenará.
6. Programa: Se anotará el año que se solicita. En los primeros cuatro
recuadros (ALTA) nuevamente se manifestarán los elementos solicitados y
en los recuadros siguientes (construcción, mobiliario y equipo, obra exterior
y total) No se llenarán. Los costos de construcción, mobiliario, equipo y
reparaciones solicitados en el documento del Anteproyecto de inversión, se
anexarán en una hoja por separado. El mobiliario y equipo será
presupuestado por la Institución. Para los costos de reparaciones se
tomarán en cuenta cotizaciones de contratistas y proveedores de la zona.
7. Elementos: Anotar el nombre de los locales con que cuente la institución,
de acuerdo a la siguiente denominación:
a) Espacios existentes (locales exprofesos y adaptaciones consideradas
como definitivas). Estos datos deberán estar acordes con los del
recuento físico de instalaciones.
90
b) Adaptaciones provisionales (áreas o locales ubicados en espacios no
exprofesos y que cuentan con equipo y/o mobiliario correspondiente)
Aquí se mencionará el nombre del espacio que ocupa dicha adaptación.
c) Solicitudes (Necesidades solicitadas por las diferentes áreas y
relacionadas en orden prioritario.)
8. Existe: Anotar en la columna “C” el número de locales construidos
exprofesos y adaptaciones definitivas, los que cuentan con mobiliario en
“M” y en “E” los que tienen equipo.
9. Etapa: Uso exclusivo de la DGEST
10. Est (estructura): Uso exclusivo de la DGEST. Edif. (Edificios) Anotar la
letra propuesta para identificar al edificio según corresponda dentro del
Plano Regulador Institucional.
11. Total elementos: Se anotará el total de elementos programados en el
renglón correspondiente.
12. Equipamiento: Se anotará en la columna y renglón correspondiente los
mobiliarios “M” y “E” equipos programados (Totales, parciales o
Complementarios). Se anotará la letra inicial del caso que corresponda. T=
total P= parcial C= complementario
13. Observaciones: Se anotarán las observaciones necesarias.
5.6 Formato de registro para la Estructura Educativa
La Estructura Educativa, consta de 4 formatos, que son: Materias, Docentes, No
Docentes y un Concentrado General.
5.6.1 Formato de materias: Mediante este formato se pretende registrar las
diferentes materias que se imparten en la institución clasificándolas por especialidad.
Para ello se utiliza el siguiente formato. Cuadro No. 5.13.
91
Cuadro No. 5.13. Formato de la Estructura Educativa “Materias”
INSTITUTO TECNOLOGICO: (2)
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
SUB TOTAL: (16) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL: ----
CN = CRECIMIENTO NATURAL AS = AÑO SABATICO BC = BECA COMISION AND = APLICADA EN ACTIVIDADES NO DOCENTES PC = POR COMPACTACION
CPA = SE CUBRE CON PLAZA ADMINISTRATIVA IL = INTERINATO LIMITADO H = HONORARIOS
RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (17)
NOMBRE DE LAS MATERIAS
QUE SE OFRECEN POR
SEMESTRE (6) C
N
A
S
B
C
CUANDO EN
LOS GRUPOS
EXISTAN
ALUMNOS DE
OTRAS
CARRERAS
INDICAR EL
NOMBRE DE
ESTAS PARA
EVITAR QUE
LOS GRUPOS
SE
DUPLIQUEN
(12)
INDICAR EL No. DEL
PROFESOR QUE IMPARTE
LA MATERIA SEGÚN
GRUPOS QUE ATIENDA O
UNA N EN TODOS LOS
CASOS QUE SEAN
NECESIDAD. EL NUMERO
DE PROFESOR DEBERÁ
COINCIDIR CON EL
ASIGNADO EN LA
RELACIÓN DE PERSONAL
DOCENTE (DPPI - 02)
(13)
No. DE
GRUPO
S POR
MATERI
A (9)
T
O
T
A
L
D
E
H
O
R
A
S
S
E
M
A
N
A
L
E
S
CANTIDAD
TOTAL DE
ALUMNOS
POR
MATERIA
(11)
CANTIDAD DE HORAS QUE SE
NECESITAN DEBIDO A
(15)
C
U
B
I
E
R
T
A
S
N
E
C
E
S
I
D
A
D
A
N
D
P
C
C
P
A
I
L
TOTAL DE
HORAS (14)
H
S
E
M
E
S
T
R
E
(
4
)
PERIODO ESCOLAR: (5)
CLAVE
DE LA
MATERI
A (7)
H
O
R
A
S
S
E
M
A
N
A
L
E
S
P
O
R
M
A
T
E
R
I
A
(
8
)
REVISIÓN: 1
CÓDIGO: PL-EST-001
CARRERA: (3)
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA
COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA
DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA
ESTRUCTURA EDUCATIVA (1)
SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y
VINCULACIÓN
SUBDIRECTOR ACADÉMICO
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
(10)
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.6.1.1 Instructivo y llenado del formato de materias de la Estructura
Educativa
Primeramente, se colocará el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la
misma. Inmediatamente se procederá a llenar de la siguiente manera:
1. Estructura educativa: Se coloca el nombre del documento de que se trate,
en este caso Estructura Educativa
2. Instituto tecnológico: Se anotará el nombre de la institución
correspondiente. Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco.
3. Carrera: Anotar el nombre de la carrera a las que correspondan las
materias.
4. Semestre: Anotar el número de semestre en el que se está ofertando la
materia.
92
5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda
la estructura educativa.
6. Nombre de las materias que se ofrecen por semestre: En esta columna
se anotan los nombres de las materias que se están ofertando.
7. Clave de la materia: En este campo se anota la clave de la materia que
corresponda de acuerdo a la retícula vigente.
8. Horas semanales por materia: Se anota el número de horas que
contempla la materia; tanto prácticas como teóricas.
9. Número de grupos por materias: En este campo se anota el número de
grupos que se están ofertando por materia.
10. Total de horas semanales: Este campo capta el total de horas por semana
como resultado de las horas de la materia por el número de grupos
ofertados.
11. Cantidad total de alumnos por materia: Aquí se anota la cantidad total de
alumnos que se reciben por materia.
12. Cuando en los grupos existan alumnos de otras carreras anotar el
nombre de esta para evitar que los grupos se dupliquen. Este campo se
debe utilizar solo cuando en alguna de las materias existan alumnos de otras
carreras para evitar duplicidad.
13. Indicar el no. del profesor que imparte la materia según grupos que
atienda o una n en todos los casos que sean necesidad. el numero de
profesor deberá coincidir con el asignado en la relación de personal
docente: En este campo anotar el número del profesor que tenga asignado
de acuerdo a la relación de personal; si la materia no tiene profesor
asignado, entonces anotar la letra N; la cual indicará que es una necesidad.
14. Total de horas: En estos dos campos anotar el número de horas cubiertas
de esa materia y el número de horas de necesidad por los grupos que no
sean cubiertos.
15. Cantidad de horas que se necesitan debido a: Aquí existen ocho campos
por los cuales puede que existan grupos sin cubrir. La nomenclatura de
estos campos se encuentra al pie de la página que indican de que se trata; y
en el campo que corresponda, se anota el número de horas que se
93
necesitan y que finalmente la sumatoria de estos ocho campos debe ser
igual a la cantidad del campo 14 (necesidades).
16. Subtotal: Aquí se registran el total de horas resultantes en cada columna.
17. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas
de los tres subdirectores correspondientes.
5.6.2 Formato de docentes: Mediante este formato se registran la carga académica
de los docentes, así como algunos datos de los mismos, respecto a su escolaridad.
Para esto se utiliza el formato siguiente. Cuadro No. 5.14
Cuadro No. 5.14 Formato de la Estructura Educativa “Relación de Personal Docente”
CÓDIGO: PL-EST-002
REVISIÓN: 1
INSTITUTO TECNÓLOGICO: (2)
ESCOLARIDAD Y SITUACION: (13)PASANTE DE TECNICO (PT)
TITULO DE TECNICO (TT)
TITULO DE LICENCIATURA (TL)
PASANTE DE LICENCIATURA (PL)
CON GRADO (CG) Y SIN GRADO (SG)
TOTALES 0 0
DIRECCION GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA
COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA
CARRERA: (3)
ESCOLARID
AD DEL
PROFESOR
P
SI
NO
CAU
SA
MATERIAS QUE
IMPARTE AREA DE
CONOCI
MIENTO
HORAS
SEM/MES
POR
MATERIA
FACTIBILIDAD DE INCREMENTAR HORAS FRENTE A GRUPO
CONFORME A SU CATEGORIA (12)
SITUACION
CANTIDAD
DE
GRUPOS
CARRER
A
No.
(4)
PERIODO
ESCOLAR (5)T
I
P
O
D
E
M
O
V
.
(
7
)
AÑO
DE
INGR
ESO
AL
S.N.I.
T.
(8)
CATEGORI
A (S)
(9)
TOTAL
DE
HORAS
DE
NOMBRA-
MIENTO
(S)
(10)
NOMBRE
DEL
PROFESOR
(6)
DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA
RELACION DE PERSONAL DOCENTE (1)
RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (14)
NUMERO
DE HORAS
FRENTE A
GRUPO
(11)
LIC.POS
G.CLAVE NOMBRE T
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVOSUBDIRECTOR ACADÉMICO
NOMBRE Y FIRMA
SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y
VINCULACIÓN
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.6.2.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal docente de la
Estructura Educativa
Primeramente, se coloca el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la
misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera:
1. Relación de personal docente: Se coloca esta leyenda después del
encabezado para hacer alusión al formato que se trata.
94
2. Instituto tecnológico: Se anota el nombre de la Institución correspondiente.
Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco.
3. Carrera: Anotar el nombre de la carrera a las que correspondan el personal al
que se hará mención.
4. No. : Anotar el número de la tarjeta del personal docente a que se refiera.
5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda la
estructura educativa.
6. Nombre del profesor: Anotar el nombre del profesor a que se vaya hacer
referencia.
7. Tipo de movimiento:
8. Año de ingreso al SNIT: Poner el año en que el docente ingresó al Sistema
Nacional de Institutos Tecnológicos.
9. Categoría: Anotar la plaza o plazas con que cuenta dicho personal.
10. Total de horas de nombramiento: En ésta área, se anota el total de horas
con que se cuenta.
11. Número de horas frente a grupo: Aquí anota el número de horas que la
persona se encuentre impartiendo clases.
12. Factibilidad de incrementar horas frente a grupo conforme a su
categoría: En ésta área se expresa si el personal puede incrementar horas
frente a los grupos anotando en las columnas correspondientes: en la primera
columna anotará si puede o no; en la segunda la causa; en la siguiente las
materias que imparte actualmente con su clave y nombre de la materia
correspondientes; inmediatamente las áreas de conocimiento con que cuenta;
por ejemplo: Arquitectura, etc.; en la quinta columna el total de horas prácticas
y teóricas; en la siguiente la cantidad de grupos frente a los cuales podría
incrementar su carga; por último la carrera en la cual se daría tal hecho.
13. Escolaridad y situación: En esta área anotar la escolaridad del docente,
anotando en la columna de escolaridad del profesor el nivel de estudios con
que cuenta. Ejemplo: Licenciatura en derecho; en la columna situación
anotar de acuerdo con las siglas, cual es el estado de dichos estudios.
Ejemplo: Si es Pasante Técnico, (PT);
14. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas
de los tres subdirectores correspondientes.
95
5.6.3 Formato no docente: Mediante este formato se registran la situación actual
del personal no docente. El formato utilizado para ello es el siguiente: Cuadro No.
5.15
Cuadro No. 5.15 Formato de la Estructura Educativa “Relación de Personal No Docentes”
CÓDIGO: PL-EST-003
REVISIÓN: 1
RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (14)
ESCOLARIDAD Y SITUACION: (13)PASANTE DE TECNICO (PT)
TITULO DE TECNICO (TT)
NOMBRE
DEL
PERSONAL
NO
DOCENTE (7)
TITULO DE LICENCIATURA (TL)
PASANTE DE LICENCIATURA (PL)
CON GRADO (CG) Y SIN GRADO (SG)
ESCOLARIDAD DEL PERSONAL
NO DOCENTESITUACION
INSTITUTO TECNOLOGICO: (2) INFORMACION ACTUALIZADA Y REGISTRADA AL : (3)
UNIDAD ORGANICA (4)
No.
(5)
PERIODO ESCOLAR: (6)T
I
P
O
D
E
M
O
V
.
(
8
)
AÑO DE
INGRES
O AL
S.N.I.T.
(9)
CATEGORI
A (10)PUESTO
ACTUAL (11)
CANT. DE HRS.
FRENTE A
GRUPO ACORDE
A LA ESC. DEL
PERSONAL NO
DOCENTE
(12)
DIRECCION GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA
COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA
DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA
RELACION DE PERSONAL NO DOCENTE (1)
SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
SUBDIRECTOR
ACADÉMICO
SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y
VINCULACIÓN
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.6.3.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal no docente de
la estructura educativa
Antes que nada, se anota el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la
misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera:
1. Relación de personal no docente: Se coloca esta leyenda después del
encabezado para hacer mención del formato que se trata.
2. Instituto tecnológico: Anotar el nombre de la Institución correspondiente.
Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco.
96
3. Información actualizada y registrada al: Anotar la fecha a la cual se está
elaborando dicho documento.
4. Unidad orgánica: Se anota el nombre del departamento al que se vaya hacer
mención la relación del personal.
5. No. Anotar el número de registro que tiene la persona en Recursos Humanos
(número de tarjeta)
6. Periodo escolar: Anotar el periodo escolar de que se trate.
7. Nombre del personal no docente: Colocar el nombre de la persona que es
no docente.
8. Tipo de movimiento: Si es de base o interinato.
9. Año de ingreso al S.N.I.T: Poner el año en que el docente ingresó al
Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos.
10. Categoría: Anotar la plaza o plazas con que cuenta dicho personal
11. Puesto actual: Señalar el puesto que se desempeña actualmente.
12. Cantidad de horas frente a grupo acorde a la escolaridad del personal no
docente: En ésta área se señalará el número de horas que dicha persona
estuviera frente a un grupo apoyando a alguna academia, con la impartición
de alguna materia, siempre que la persona cumpliera con la escolaridad
requerida.
13. Escolaridad y situación: En esta área se deberá anotar la escolaridad con
que cuentan dichas personas, anotando en la columna de Escolaridad del
personal no docente el nivel de estudios con que cuenta.; en la columna
Situación anotar de acuerdo con las siglas, cual es el estado de dichos
estudios. Ejemplo: Si es pasante Técnico, (PT).
14. Responsable del registro de esta información: Anotar las firmas de los tres
subdirectores correspondientes.
5.6.4 Formato concentrador: En este formato se hará un total de materias
impartidas en el instituto. Cuadro No. 5.16
97
Cuadro No. 5.16 Formato de la Estructura Educativa “Concentrado”
CÓDIGO: PL-EST-004
REVISIÓN: 1
INSTITUTO TECNOLOGICO: (2)
TOTALES: (16) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CN = CRECIMIENTO NATURAL AS = AÑO SABATICO BC = BECA COMISION AND = APLICADA EN ACTIVIDADES NO DOCENTES PC = POR COMPACTACION
CPA = SE CUBRE CON PLAZA ADMINISTRATIVA IL = INTERINATO LIMITADO H = HONORARIOS
DIRECCION GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLOGICOS
COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA
DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA
CANTIDAD DE HORAS QUE SE NECESITAN
DEBIDO A (15) C
U
B
I
E
R
T
A
S
N
E
C
E
S
I
D
A
D
A
N
D
P
C
ESTRUCTURA EDUCATIVA (1)
HOJA 1 DE 1 (3)
CONCENTRADO
N
U
M
E
R
O
(
4
)
PERIODO ESCOLAR (5)H
O
R
A
S
S
E
M
A
N
A
L
E
S
P
O
R
C
A
R
R
E
R
A
(
7
)
No. DE
GRUPO
S POR
CARRER
A (8)
PROMEDIO DE
ALUMNOS
ATENDIDOS
POR
CARRERA
(11)
RESPONSABLE DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (17)
NOMBRE DE LAS
CARRERAS QUE SE
OFRECEN EN LA
INSTITUCIÒN (6) C
N
A
S
B
C
MATRICULA
ESPERADA
SEMESTRE
ACTUAL (12)
MATRICULA
INSCRITA
SEMESTRE
ANTERIOR (13)
TOTAL DE
HORAS
(14)
T
O
T
A
L
D
E
H
O
R
A
S
S
E
M
A
N
A
L
E
S
(
9
)
CANTIDAD
TOTAL DE
ALUMNOS
POR
CARRERA
(10) C
P
A
I
L
DIRECTOR
NOMBRE Y FIRMA
Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica
5.6.4.1 Instructivo y llenado del formato concentrado de la Estructura
Educativa
Primeramente, se coloca el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la
misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera:
1. Estructura educativa: Se coloca el nombre del documento de que se trate, en
este caso Estructura Educativa
2. Instituto tecnológico: Se anota el nombre de la Institución correspondiente.
Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco.
3. Hoja _ de _ : Anotar el número progresivo de las hojas así como del total
98
4. No. Anotar el número de registro que tiene la persona en Recursos Humanos
(número de tarjeta)
5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda la
estructura educativa.
6. Nombre de las materias que se ofrecen por semestre: En esta columna se
anotan los nombres de las materias que se están ofertando.
7. Horas semanales por materia: Se anota el número de horas que contempla la
materia; tanto prácticas como teóricas.
8. Número de grupos por materias: En este campo se anota el número de grupos
que se están ofertando por materia.
9. Total de horas semanales: Este campo capta el total de horas por semana
como resultado de las horas de la materia por el número de grupos ofertados.
10. Cantidad total de alumnos por materia: Aquí se anota la cantidad total de
alumnos que se reciben por materia.
11. Promedio de alumnos atendidos por carrera: En esta área se anotará un
promedio de la cantidad de alumnos que actualmente se encuentran atendidos,
esto por carrera.
12. Matricula esperada en el semestre actual: Aquí se anota el número de
alumnos que se esperaban para el semestre actual.
13. Matricula inscrita en el semestre anterior: Anotar la matricula con que se
contó el semestre anterior.
14. Total de horas: En estos dos campos se anota el número de horas cubiertas de
esa materia y el número de horas de necesidad por los grupos que no sean
cubiertos.
15. Cantidad de horas que se necesitan debido a: Aquí existen ocho campos por
los cuales puede que existan grupos sin cubrir. La nomenclatura de estos campos
se encuentra al pie de la página que indican de que se trata; y en el campo que
corresponda, se anota el número de horas que se necesitan y que finalmente la
sumatoria de estos ocho campos debe ser igual a la cantidad del campo 14
(necesidades).
16. Total: Aquí se registran el total de horas resultantes en cada columna.
17. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas de
los tres subdirectores correspondientes.
99
Comentarios finales del capítulo
Fue muy importante analizar la forma de llenado de los formatos para el registro
con la finalidad de conservar la información para consultas futuras y tener
indicadores que nos permitan la evaluación de resultados obtenidos. Por esta razón
se analizó cada uno de los campos de los formatos antes descritos documentando
cuidadosamente cada uno de ellos. También se describió campo por campo con la
finalidad de evitar confusiones y una mala interpretación del mismo.
100
CAPÍTULO 6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
En este capítulo se hace el análisis de los resultados obtenidos al llevar a cabo los
procedimientos por la vía empírica y práctica; y por otro lado aplicando el manual de
procedimientos propuesto. Este evento se aplicó a los 24 jefes departamento los
cuales participan en forma directa. Inicialmente se realizaron los procedimientos de
manera tradicional y se registraron los tiempos que cada uno hizo, posteriormente se
les entregó el manual de procedimientos y se volvió hacer el procedimiento y se
registraron nuevamente los tiempos obteniendo los resultados que se muestran en
seguida.
Tomando el mismo orden de elaboración de los procedimientos se registraron los
siguientes tiempos:
6.1 Resultados obtenidos en el procedimiento del PTA
La tabla No.6.1 muestra el registro de los tiempos que se obtuvieron en la
elaboración del PTA 2008, sin aplicar el manual de procedimientos, es decir; se hizo
de manera empírica, basados en su conocimiento previo.
101
Tabla No. 6.1 Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del PTA, sin manual de
procedimientos
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 8.15
2 Actividades Extraescolares 8.45
3 Recursos Humanos 10.05
4 Centro de Cómputo 10.10
5 Centro de Información 10.12
6 Comunicación y Difusión 10.15
7 Recursos Financieros 10.25
8 Mantenimiento de Equipo 10.30
9 Dirección 10.33
10 Servicios Escolares 10.45
11 Gestión Tecnológica y Vinculación 12.01
12 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.03
13 Ciencias Básicas 12.05
14 Subdirección Administrativa 12.10
15 Desarrollo Académico 12.16
16 Ingeniería Bioquímica 12.17
17 Arquitectura 12.22
18 Subdirección Académica 12.31
19 Subdirección de Planeación y Vinculación 13.10
20 División de Estudios Profesionales 13.12
21 Ingeniería en Electromecánica 14.25
22 Recursos Materiales y Servicios 14.25
23 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.55
24 Ciencias Económico Administrativas 15.10
TOTAL DE TIEMPO 279.77
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 11.66
Fuente: Elaboración propia
De la tabla No. 6.1, se observa que el tiempo mínimo utilizado fue de 8.15 horas y el
máximo de 15.10. Este representa un total de 280.17 minutos dando un promedio de
12.06 horas por departamento.
Se utilizó una técnica estadística para identificar los tiempos críticos que hacían los
departamentos al realizar los procedimientos (diagrama de Pareto) . La tabla No. 6.2
muestra el concentrado porcentual y los rangos de tiempo para su clasificación.
102
Tabla No. 6.2. Registro de frecuencias por rangos de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 12 y 14 horas 10 42% 42%
Entre 10 y 12 horas 8 33% 75%
Entre 14 y 16 horas 4 17% 92%
Entre 8 y 10 horas 2 8% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
Para clasificar los tiempos se tomaron rangos de dos horas en función de los
tiempos registrados en la tabla No. 6.1 para determinar la frecuencia que hizo cada
departamento. De este concentrado de frecuencias se obtiene la gráfica de Pareto
como se muestra en la figura No. 6.1
Figura No. 6.1 Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.2
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN
DEL PTA 2008
Entre 12 y 14
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 14 y 16
horas
Entre 8 y 10
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
De este diagrama puede apreciarse que el mayor problema se encuentra en los
departamentos que tardan entre 12 y 14 horas para la elaboración del PTA. Los que
tardan entre 14 y 16 horas no son significativos dado que sólo son dos
departamentos.
Ahora se aplica al mismo procedimiento el manual de procedimientos y observemos
los resultados obtenidos. La tabla No. 6.3 registra los tiempos obtenidos.
103
Tabla No. 6.3. Registro de los tiempos después de aplicar el manual de procedimientos
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 7.55
2 Recursos Financieros 8.02
3 Subdirección Académica 8.04
4 Actividades Extraescolares 8.15
5 Ingeniería en Electromecánica 8.15
6 Comunicación y Difusión 8.25
7 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.30
8 Ciencias Básicas 8.35
9 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.40
10 Centro de Cómputo 8.50
11 Arquitectura 8.55
12 Recursos Humanos 9.05
13 Mantenimiento de Equipo 9.12
14 Centro de Información 9.20
15 División de Estudios de Posgrado e Investigación 9.20
16 División de Estudios Profesionales 9.33
17 Dirección 9.45
18 Servicios Escolares 9.52
19 Ciencias Económico Administrativas 10.12
20 Subdirección Administrativa 10.45
21 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.56
22 Desarrollo Académico 11.10
23 Ingeniería Bioquímica 11.12
24 Recursos Materiales y Servicios 12.50
TOTAL DE TIEMPO 220.98
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.21
Fuente: Elaboración propia
De entrada puede observarse que los tiempos mejoraron de 280.17 ahora se
obtuvieron 221.38 logrando ahorrar 59.19 horas, teniendo un promedio por
departamento de 9.21horas. Llevando estos resultados al diagrama de Pareto,
obtenemos lo siguiente: En la tabla No. 6.4 se encuentra el concentrado de
frecuencias.
Tabla No 6.4. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 8 y 10 horas 17 71% 71%
Entre 10 y 12 horas 5 21% 92%
Entre 6 y 8 horas 1 4% 96%
Entre 12 y 14 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
Se puede observar que el 71% de vitales ahora se encuentra entre 8 y 10 horas lo
cual es el tiempo esperado para la elaboración del PTA.
104
El diagrama respectivo de Pareto, se observa en la figura. No.6.2.
Figura No. 6.2 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.4
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse del diagrama de Pareto, de la figura No.6.2, que el problema se
encuentra entre 8 y 10 horas; sin embargo ese es el tiempo estimado por lo que se
logró el objetivo.
6.2 Resultados obtenidos en procedimiento del POA 2008
Para este procedimiento se ha estimado un promedio de tiempo de 16 horas
efectivas de trabajo. Utilizando la misma metodología se hacen las pruebas a los 24
jefes de departamento sin utilizar el manual de procedimientos. La tabla No. 6.5
muestra los resultados obtenidos.
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN
DEL PTA 2008
Entre 8 y 10
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 6 y 8
horas
Entre 12 y 14
horas
0%20%
40%60%80%
100%120%
Serie2
Serie1
105
Tabla No. 6.5 Registro de los tiempos en la elaboración del POA 2008 obtenidos sin aplicar el manual
de procedimientos
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 17.00
2 Recursos Financieros 18.50
3 Comunicación y Difusión 20.07
4 Arquitectura 20.18
5 Dirección 20.30
6 Ingeniería en Sistemas Computacionales 20.48
7 Actividades Extraescolares 20.50
8 División de Estudios de Posgrado e Investigación 21.10
9 Subdirección de Planeación y Vinculación 21.15
10 Subdirección Administrativa 21.22
11 Ingeniería en Electromecánica 21.25
12 Centro de Cómputo 21.30
13 División de Estudios Profesionales 22.30
14 Subdirección Académica 22.36
15 Ingeniería Bioquímica 22.38
16 Centro de Información 23.10
17 Desarrollo Académico 23.15
18 Recursos Humanos 23.30
19 Servicios Escolares 23.45
20 Gestión Tecnológica y Vinculación 23.50
21 Mantenimiento de Equipo 24.00
22 Ciencias Básicas 24.30
23 Ciencias Económico Administrativas 25.20
24 Recursos Materiales y Servicios 25.50
TOTAL DE TIEMPO 525.59
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 21.90
Fuente: Elaboración propia
De la tabla No. 6.5 puede apreciarse que estriban los tiempos entre 20 y 24 horas.
Se llevarán estos resultados a un diagrama de Pareto para apreciarlos mejor. En la
tabla No. 6.6. se muestran las frecuencias y los rangos utilizados, así como el
porcentaje que indica donde se encuentra el valor crítico.
Tabla No. 6.6. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 20 y 22 horas 10 42% 42%
Entre 22 y 24 horas 8 33% 75%
Entre 24 y 26 horas 4 17% 92%
Entre 16 y 18 horas 1 4% 96%
Entre 18 y 20 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
106
Se ha tomado un rango de 5 intervalos que son los límites inferior y superior donde
se llevaron a cabo los tiempos de elaboración del POA 2008. La figura No. 6.3 nos
muestra el diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6.
Figura No. 6.3 Diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE POA
2008
Entre 20 y 22
horas
Entre 22 y 24
horas
Entre 24 y 26
horas
Entre 16 y 18
horas
Entre 18 y 20
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Se pude observar que el valor crítico está en el rango de 20 a 24 horas de tiempo de
elaboración con un promedio de 22 horas con 30 minutos por departamento.
Ahora se procede a mostrar los resultados obtenidos después de utilizar el manual
de procedimientos. La tabla No. 6.7 muestra los registros de tiempo obtenidos.
107
Tabla No. 6.7. Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del POA 2008, utilizando el manual
de procedimientos
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 14.02
2 Recursos Financieros 14.10
3 Subdirección Administrativa 14.13
4 Comunicación y Difusión 14.14
5 División de Estudios Profesionales 14.15
6 Centro de Cómputo 14.17
7 Ingeniería en Electromecánica 14.20
8 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.22
9 Mantenimiento de Equipo 14.22
10 Dirección 15.00
11 Ingeniería Bioquímica 15.00
12 Subdirección de Planeación y Vinculación 15.03
13 Actividades Extraescolares 15.04
14 Arquitectura 15.10
15 Recursos Humanos 15.12
16 División de Estudios de Posgrado e Investigación 15.23
17 Gestión Tecnológica y Vinculación 15.34
18 Centro de Información 15.55
19 Ciencias Básicas 16.03
20 Servicios Escolares 16.09
21 Subdirección Académica 17.10
22 Ciencias Económico Administrativas 18.10
23 Desarrollo Académico 20.10
24 Recursos Materiales y Servicios 22.10
TOTAL DE TIEMPO 373.28
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 15.55
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse claramente que los tiempos mejoraron considerablemente de 526
horas a 373 horas con 28 minutos; teniendo un promedio de 15 horas con 55
minutos. La tabla No. 6.8 muestra los rangos de tiempo y la frecuencia.
Tabla No. 6.8 Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 14 y 16 horas 18 75% 75%
Entre 16 y 18 horas 3 13% 88%
Entre 18 y 20 horas 1 4% 92%
Entre 20 y 22 horas 1 4% 96%
Entre 22 y 24 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
108
Puede observarse que el rango de valores bajó de 24 a 14 horas. Esta tabla de
frecuencias se reflejará en un diagrama de Pareto, como se muestra en la figura No.
6.4.
Figura No. 6.4 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.8
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE POA
2008
Entre 14 y 16
horas
Entre 16 y 18
horas
Entre 18 y 20
horas
Entre 20 y 22
horas
Entre 22 y 24
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que el punto de mayor frecuencia se encuentra en el rango de 14
a 16 horas y de acuerdo a lo estimado se ha logrado el objetivo ya que valor
promedio es de 15 horas con 55 minutos.
6.3 Resultados obtenidos en el procedimiento del Seguimiento del PTA 2007
Para el seguimiento del PTA, también se realizaron las pruebas correspondientes
utilizando la misma metodología. Los resultados obtenidos sin utilizar el manual de
procedimientos, se concentran en la tabla No. 6.9.
109
Tabla No. 6.9 Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Recursos Financieros 8.30
2 Planeación, Programa. Y presupuestación 9.40
3 Centro de Cómputo 9.52
4 Actividades Extraescolares 9.55
5 Centro de Información 10.05
6 Subdirección Administrativa 10.18
7 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.20
8 Mantenimiento de Equipo 10.40
9 Arquitectura 10.65
10 Comunicación y Difusión 11.00
11 Subdirección de Planeación y Vinculación 11.11
12 Dirección 11.15
13 Recursos Humanos 11.17
14 División de Estudios Profesionales 12.13
15 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.35
16 Gestión Tecnológica y Vinculación 12.45
17 Ciencias Básicas 13.14
18 Ingeniería en Electromecánica 13.15
19 Subdirección Académica 13.20
20 Recursos Materiales y Servicios 13.55
21 Ingeniería Bioquímica 14.22
22 Ciencias Económico Administrativas 15.10
23 Servicios Escolares 15.40
24 Desarrollo Académico 16.12
TOTAL DE TIEMPO 283.49
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 11.81
Fuente: Elaboración propia
El total de horas registradas es de 283 con 49 minutos, haciendo un promedio de 12
horas con 21 minutos. La tabla 6.10 muestra los rangos establecidos y las
frecuencias obtenidas, datos que servirán para obtener el diagrama de Pareto.
Tabla No. 6.10. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 10 y 12 horas 9 38% 38%
Entre 12 y 14 horas 7 29% 67%
Entre 8 y 10 horas 4 17% 83%
Entre 14 y 16 horas 3 13% 96%
Entre 16 y 18 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
La figura 6.5 es el diagrama de Pareto que da un panorama más claro de la situación
en cuanto a los tiempos establecidos.
110
Figura. No. 6.5. Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.10
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE
SEGUIMIENTO DEL PTA 2008
Entre 10 y 12
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 8 y 10
horas
Entre 14 y 16
horas
Entre 16 y 18
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que el problema se encuentra en el rango de 10 a 12 y de 12 a
14, por lo que es necesario fijar la atención ahí.
Ahora se procede a tomar los tiempo para el mismo procedimiento pero aplicando el
manual de procedimientos. La tabla 6.11 muestra los tiempos registrados.
111
Tabla 6.11. Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 6.45
2 Recursos Financieros 7.25
3 Centro de Información 8.00
4 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.12
5 Actividades Extraescolares 8.15
6 Centro de Cómputo 8.20
7 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.33
8 Recursos Humanos 8.35
9 Arquitectura 8.46
10 Comunicación y Difusión 9.06
11 Ingeniería en Sistemas Computacionales 9.10
12 División de Estudios Profesionales 9.12
13 Ciencias Básicas 9.12
14 Subdirección Administrativa 9.15
15 Dirección 9.16
16 Gestión Tecnológica y Vinculación 9.22
17 Servicios Escolares 9.50
18 Mantenimiento de Equipo 10.10
19 Ingeniería en Electromecánica 10.15
20 Subdirección Académica 10.20
21 Ciencias Económico Administrativas 11.10
22 Ingeniería Bioquímica 11.20
23 Desarrollo Académico 12.45
24 Recursos Materiales y Servicios 14.10
TOTAL DE TIEMPO 224.04
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.34
Fuente: Elaboración propia
El tiempo estimado para este procedimiento utilizando el manual de procedimientos
es de 8 horas. El tiempo logrado fue de 224 horas con 4 minutos; observándose
claramente que no se logró el objetivo. La tabla No. 6.12, muestra los rangos y las
frecuencias obtenidas.
Tabla No. 6.12 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 8 y 10 horas 15 63% 63%
Entre 10 y 12 horas 5 21% 83%
Entre 6 y 8 horas 2 8% 92%
Entre 12 y 14 horas 1 4% 96%
Entre 14 y 16 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
De esta tabla se obtienen los datos para hacer el diagrama de Pareto, el cual refleja
el problema más claramente. La figura No. 6.6. muestra el diagrama de Pareto.
112
Figura No. 6.6. Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.12
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE
SEGUIMIENTO DEL PTA 2008
Entre 8 y 10
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 6 y 8
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 14 y 16
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Se observa que el problema se está dando con mayor frecuencia en los rangos de 8
a 10 y de 10 a 12 horas.
6.4 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Reprogramación
La reprogramación se llevó a cabo bajo la misma metodología de los otros
procedimientos; se registraron los tiempos que hicieron los 24 departamentos en la
tabla No. 6.13., sin utilizar el manual de procedimientos.
113
Tabla No. 6.13 Registro de tiempos para la elaboración de la Reprogramación 2007
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 11.50
2 Recursos Financieros 12.10
3 Centro de Información 12.23
4 Gestión Tecnológica y Vinculación 13.13
5 Arquitectura 13.20
6 División de Estudios de Posgrado e Investigación 13.31
7 Ciencias Básicas 14.05
8 Dirección 14.15
9 Subdirección de Planeación y Vinculación 14.20
10 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.45
11 Recursos Humanos 14.48
12 Mantenimiento de Equipo 14.54
13 Subdirección Académica 15.17
14 Centro de Cómputo 15.20
15 Actividades Extraescolares 15.25
16 Servicios Escolares 15.55
17 Desarrollo Académico 16.13
18 Subdirección Administrativa 16.20
19 Ciencias Económico Administrativas 16.30
20 Comunicación y Difusión 16.50
21 Ingeniería en Electromecánica 17.10
22 Ingeniería Bioquímica 17.12
23 División de Estudios Profesionales 18.30
24 Recursos Materiales y Servicios 19.20
TOTAL DE TIEMPO 359.36
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 14.97
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que la cantidad de tiempo es de 359 horas con 36 minutos,
haciendo un promedio de 15 horas 37 minutos. Para elaboración del diagrama de
Pareto, se necesitan las frecuencias y los porcentajes acumulados que se registran
en la tabla No. 6.14.
Tabla No. 6.14. Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 14 y 16 horas 10 42% 42%
Entre 16 y 18 horas 6 25% 67%
Entre 12 y 14 horas 5 21% 88%
Entre 18 y 20 horas 2 8% 96%
Entre 10 y 12 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
De esta tabla se obtienen los valores necesarios para llevar a cabo el diagrama de
Pareto. Para esto se tomaron los límites de 10 a 20 horas con rangos espaciados de
2 horas. La figura No. 6.7 muestra el diagrama de Pareto.
114
Figura No. 6.7 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.14
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA
REPROGRAMACIÓN 2007
Entre 14 y 16
horas
Entre 16 y 18
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 18 y 20
horas
Entre 10 y 12
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Ahora se procede a realizar el mismo procedimiento pero utilizando el manual de
procedimientos. La tabla No. 6.15 muestra el registro de los tiempos realizados de
los 24 departamentos.
115
Tabla No. 6.15 Registro de tiempos para la elaboración de la Reprogramación 2007
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Planeación, Programa. Y presupuestación 6.25
2 Centro de Cómputo 6.40
3 Ingeniería en Sistemas Computacionales 7.00
4 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.01
5 Comunicación y Difusión 8.05
6 División de Estudios Profesionales 8.15
7 Ingeniería Bioquímica 9.03
8 Subdirección Administrativa 9.06
9 Subdirección de Planeación y Vinculación 9.07
10 Actividades Extraescolares 9.09
11 Arquitectura 9.10
12 Subdirección Académica 9.11
13 Recursos Humanos 10.02
14 Ingeniería en Electromecánica 10.05
15 Servicios Escolares 10.09
16 Gestión Tecnológica y Vinculación 10.10
17 Desarrollo Académico 10.11
18 Ciencias Básicas 10.12
19 Recursos Financieros 10.25
20 Mantenimiento de Equipo 11.00
21 Dirección 11.12
22 Centro de Información 11.15
23 Ciencias Económico Administrativas 12.02
24 Recursos Materiales y Servicios 14.00
TOTAL DE TIEMPO 228.35
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.51
Fuente: Elaboración propia
El tiempo estimado para la realización de la Reprogramación 2007, es de 10 horas
utilizando el manual de procedimientos. Y de acuerdo al registro obtenido el tiempo
total realizado fue de 228 horas con 35 minutos, haciendo un promedio de 9 horas
con 51 minutos lo cual indica que se logró el objetivo. La tabla No. 6.16 registra los
rangos, las frecuencias y los porcentajes acumulados.
Tabla No. 6.16 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 10 y 12 horas 10 42% 42%
Entre 8 y 10 horas 9 38% 79%
Entre 6 y 8 horas 3 13% 92%
Entre 12 y 14 horas 1 4% 96%
Entre 14 y 16 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
116
Los rangos establecidos son con límites de 6 a 16 horas con intervalos de 2 horas,
de acuerdo a los tiempos realizados por los departamentos. De esta tabla se deriva
el diagrama de Pareto, el cual proporciona un panorama más claro de la situación. La
figura No. 6.8 muestra el diagrama.
Figura No. 6.8 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.16
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA
REPROGRAMACIÓN 2007
Entre 10 y 12
horas
Entre 8 y 10
horas
Entre 6 y 8
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 14 y 16
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse con claridad que solo la minoría de casos cumplen con el 80% del
problema; sin embargo como el tiempo estipulado para la elaboración de la
Reprogramación 2007 es de 10 horas, se cumple perfectamente bien.
6.5 Resultados obtenidos en el procedimiento del Anteproyecto de Inversión
Para la realización del anteproyecto de inversión 2009, se ha estimado un tiempo de
realización de 8 horas utilizando el manual de procedimientos. Pero de igual forma se
registraron los tiempos que se hicieron sin utilizar el manual para tener un referente
de medición. La tabla No. 6.17 registra los tiempos establecidos sin utilizar el manual
de procedimientos.
117
Tabla No. 6.17 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Arquitectura 6.50
2 Planeación, Programa. Y presupuestación 7.20
3 Centro de Información 7.50
4 Mantenimiento de Equipo 8.10
5 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.12
6 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.20
7 Recursos Financieros 9.00
8 Ingeniería Bioquímica 9.06
9 Actividades Extraescolares 10.13
10 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.20
11 Comunicación y Difusión 11.12
12 Ciencias Básicas 11.25
13 Dirección 11.34
14 Gestión Tecnológica y Vinculación 11.35
15 Servicios Escolares 11.49
16 Subdirección Académica 11.58
17 Ingeniería en Electromecánica 12.05
18 Centro de Cómputo 12.14
19 División de Estudios Profesionales 12.25
20 Recursos Humanos 12.43
21 Recursos Materiales y Servicios 13.21
22 Subdirección Administrativa 13.28
23 Ciencias Económico Administrativas 13.50
24 Desarrollo Académico 14.13
TOTAL DE TIEMPO 255.13
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 10.63
Fuente: Elaboración propia
El tiempo total registrado fue de 255 horas con 13 minutos, con un promedio general
de 11 horas con 3 minutos. Ahora se obtienen los rangos, frecuencias y porcentajes
para hacer el diagrama de Pareto, registrados en la tabla No. 6.18.
Tabla No. 6.18 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 10 y 12 horas 8 33% 33%
Entre 12 y 14 horas 7 29% 63%
Entre 8 y 10 horas 5 21% 83%
Entre 6 y 8 horas 3 13% 96%
Entre 14 y 16 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
Los límites van de 6 a 16 horas de acuerdo al registro obtenido con intervalos de 2
horas. De esta tabla se genera el diagrama de Pareto, el cual se plasma en la figura
No. 6.9.
118
Figura No. 6.9 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.18
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL
ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 2009
Entre 10 y 12
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 8 y 10
horas
Entre 6 y 8
horas
Entre 14 y 16
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
La mayor incidencia se observa en los intervalos de entre 8 y 14 horas, lo cual
representa un 83% acumulado.
En seguida se realiza el mismo procedimiento utilizando ahora el manual de
procedimientos. La tabla No. 6.19 registra los tiempos utilizados.
119
Tabla No. 6.19 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Arquitectura 5.50
2 División de Estudios de Posgrado e Investigación 6.45
3 Planeación, Programa. Y presupuestación 6.47
4 Ingeniería en Electromecánica 6.58
5 Servicios Escolares 7.00
6 Ingeniería en Sistemas Computacionales 7.03
7 Mantenimiento de Equipo 7.05
8 Subdirección de Planeación y Vinculación 7.10
9 Dirección 7.10
10 Centro de Cómputo 7.12
11 Recursos Humanos 7.16
12 Comunicación y Difusión 7.19
13 Ingeniería Bioquímica 7.20
14 Subdirección Académica 7.25
15 Ciencias Básicas 7.30
16 Centro de Información 7.48
17 Recursos Financieros 8.00
18 División de Estudios Profesionales 8.00
19 Actividades Extraescolares 8.00
20 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.03
21 Subdirección Administrativa 8.05
22 Ciencias Económico Administrativas 8.25
23 Recursos Materiales y Servicios 10.10
24 Desarrollo Académico 12.10
TOTAL DE TIEMPO 181.51
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 7.56
Fuente: Elaboración propia
De acuerdo a lo estimado para la elaboración del Anteproyecto de inversión de 8
horas, puede observarse que el total registrado utilizando el manual es de 181 horas
con 51 minutos; haciendo un promedio general de 7 horas con 56 minutos, lo cual
indica que se ha logrado el objetivo. La tabla No. 6.20 muestra los rangos utilizados,
así como las frecuencias.
Tabla No. 6.20. Registro de rangos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 6 y 8 horas 15 63% 63%
Entre 8 y 10 horas 6 25% 88%
Entre 4 y 6 horas 1 4% 92%
Entre 10 y 12 horas 1 4% 96%
Entre 12 y 14 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
120
Los rangos establecidos de acuerdo a los tiempos van de 4 a 14 horas. De los
valores de esta tabla se obtiene el diagrama de Pareto, como se ve en la figura No.
6.10
Figura No. 6.10 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla No. 6.20
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL
ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 2009
Entre 6 y 8
horas
Entre 8 y 10
horas
Entre 4 y 6
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 12 y 14
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
En esta gráfica se puede observar que la mayor incidencia se encuentra en el rango
de 6 a 10 horas, lo que representa un 88% y cumple de acuerdo a lo estimado.
6.6 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Estructura Educativa 2007
A la estructura educativa también se le aplicó su medición y se obtuvieron los
siguientes resultados sin aplicar el manual de procedimientos, los cuales se reflejan
en la tabla No. 6.21.
121
Tabla No. 6.21 Registro de tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Mantenimiento de Equipo 8.00
2 Centro de Cómputo 8.00
3 Planeación, Programa. Y presupuestación 8.10
4 Subdirección Académica 8.11
5 División de Estudios Profesionales 8.20
6 Subdirección Administrativa 8.20
7 Servicios Escolares 8.30
8 Recursos Materiales y Servicios 8.30
9 Actividades Extraescolares 8.32
10 Recursos Financieros 8.38
11 Dirección 8.41
12 Recursos Humanos 8.50
13 Subdirección de Planeación y Vinculación 9.00
14 Comunicación y Difusión 9.00
15 Centro de Información 9.05
16 Gestión Tecnológica y Vinculación 9.25
17 Desarrollo Académico 11.20
18 División de Estudios de Posgrado e Investigación 13.30
19 Arquitectura 15.00
20 Ingeniería en Electromecánica 16.11
21 Ciencias Básicas 16.20
22 Ingeniería Bioquímica 16.30
23 Ciencias Económico Administrativas 17.10
24 Ingeniería en Sistemas Computacionales 17.35
TOTAL DE TIEMPO 257.68
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 10.74
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que el tiempo total fue de 258 horas con 8 minutos, con un
promedio general de 11 horas 14 minutos. La tabla No. 6.22 muestra los rangos,
frecuencias y porcentajes.
Tabla No. 6.22 Registro de rangos, frecuencias y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 8 y 10 horas 16 67% 67%
Entre 16 y 18 horas 5 21% 88%
Entre 10 y 12 horas 1 4% 92%
Entre 12 y 14 horas 1 4% 96%
Entre 14 y 16 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
Los límites son de 8 a 18 horas de acuerdo a los tiempos que se hicieron en la
elaboración de la estructura educativa. De esta tabla se obtiene el diagrama de
Pareto, que se ve en la figura No. 6.11.
122
Figura No. 6.11 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.22
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA
ESTRUCTURA EDUCATIVA 2do. SEMESTRE 2007
Entre 8 y 10
horas
Entre 16 y 18
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 14 y 16
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
Se puede observar que el mayor número de incidencias está en dos rangos de 8 a
10 y de 16 a 18 horas. Lo cual representa un 88% del problema.
El tiempo estimado para la elaboración de la estructura educativa es de 10 horas
utilizando el manual de procedimientos. La tabla No. 6.23 registra el tiempo de
elaboración utilizando el manual de procedimientos.
123
Tabla No. 6.23 Registro de los tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007
NÚMERO DEPARTAMENTO TIEMPO UTILIZADO
1 Recursos Humanos 7.25
2 Centro de Información 7.30
3 Planeación, Programa. Y presupuestación 7.40
4 Recursos Financieros 8.00
5 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.00
6 Subdirección Administrativa 8.03
7 División de Estudios Profesionales 8.05
8 Dirección 8.05
9 Servicios Escolares 8.08
10 Mantenimiento de Equipo 8.10
11 Subdirección Académica 8.11
12 Centro de Cómputo 8.15
13 Actividades Extraescolares 8.15
14 Comunicación y Difusión 8.15
15 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.36
16 Recursos Materiales y Servicios 8.50
17 Desarrollo Académico 9.12
18 Ingeniería en Electromecánica 11.30
19 Arquitectura 12.10
20 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.12
21 Ciencias Básicas 12.33
22 Ingeniería Bioquímica 12.50
23 Ingeniería en Sistemas Computacionales 13.25
24 Ciencias Económico Administrativas 14.30
TOTAL DE TIEMPO 224.70
TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.36
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que el tiempo total es de 225 horas con 10 minutos, haciendo un
promedio general de 9 horas con 36 minutos. De acuerdo a lo estimado el objetivo
se ha cumplido satisfactoriamente. La tabla No. 6.24 muestra los rangos, frecuencia
y porcentajes.
Tabla No. 6.24 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo
TIEMPO EMPLEADO FRECUENCIA % % ACUMULADO
Entre 8 y 10 horas 14 58% 58%
Entre 12 y 14 horas 5 21% 79%
Entre 6 y 8 horas 3 13% 92%
Entre 10 y 12 horas 1 4% 96%
Entre 14 y 16 horas 1 4% 100%
Total 24 100%
Fuente: Elaboración propia
124
Puede observarse que el rango es de 6 a 18 horas de acuerdo a los tiempos
realizados en la elaboración de la estructura educativa. La Figura No. 6.12 muestra
el diagrama de Pareto, correspondiente.
Figura No. 6.12 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.24
DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA
ESTRUCTURA EDUCATIVA 2do. SEMESTRE 2007
Entre 8 y 10
horas
Entre 12 y 14
horas
Entre 6 y 8
horas
Entre 10 y 12
horas
Entre 14 y 16
horas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Serie2
Serie1
Fuente: Elaboración propia
El mayor número de incidencias se da en el intervalo de 8 a 10 y 12 a 14 horas,
representando 79% de los casos que son favorables para el logro del objetivo.
Comentarios finales del capítulo
Los resultados son importantes en cualquier investigación porque sirven como
parámetro para medir el éxito o el fracaso que se ha tenido. En este capítulo se
registro el tiempo utilizado al aplicar la prueba a los seis procedimientos que se
documentaron con todos los respectivos actores que intervinieron. Se ha obtenido un
83% de efectividad. La tabla No. 6.25 muestra claramente los tiempos utilizados en
cada procedimiento al realizarlos en forma tradicional y utilizando el manual de
procedimientos.
125
Tabla No. 6.25 Registro de los tiempos por procedimiento con manual y sin manual
PROCEDIMIENTO CON MANUAL SIN MANUAL AHORRO DE TIEMPO
PTA 12.06 9.21 2.85
POA 22.3 15.55 6.75
SEGUIMIENTO DEL PTA 12.21 9.34 2.87
REPROGRAMACIÓN 15.37 9.51 5.86
ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 11.03 7.56 3.47
ESTRUCTURA EDUCATIVA 11.14 9.36 1.78
TOTALES 84.11 60.53 23.58
TIEMPO UTILIZADO
Fuente: Elaboración propia
Puede observarse que el tiempo ahorrado al utilizar el manual de procedimientos fue
de 23.58 horas. Si esto se traduce en pesos la cantidad es significativa.
126
Conclusiones Durante el desarrollo de esta investigación se presentaron varios problemas, sobre
todo de actitud de los dueños de los procedimientos, sin embargo con mucha
estrategia se les hizo entender de los beneficios que se lograrían con la
implementación de esta herramienta administrativa. Se estableció un cronograma de
actividades para atender cada uno de los procedimientos de acuerdo a la
calendarización que la DGEST, establece al inicio del ejercicio fiscal.
La estrategia que se utilizó fue realizar las actividades de cada procedimiento de
manera tradicional, es decir; de la forma que ellos, las venían desarrollado (de forma
empírica). En este evento se registraron los tiempos que hicieron cada uno de ellos.
Este suceso se realizó para cada procedimiento.
Después se volvieron a realizar los procedimientos con los mismos actores,
utilizando el manual. De igual forma se registraron los tiempos para poder tener
ambos valores.
Se hizo uso de una técnica estadística (diagrama de Pareto) para determinar cuales
fueron los tiempos más críticos de acuerdo a la estimación hecha. Utilizando los
valores obtenidos de manera tradicional y haciendo uso del manual de
procedimientos se pudo observar claramente que hubo una mejora significativa en
tiempo lo cual se traduce en un ahorro de recursos económicos y en veracidad e
integridad de la información. Esto permitió al Tecnológico de Acapulco, entregar en
tiempo y forma la información a la DGEST, logrando el objetivo general de la
investigación. En la figura 6.25 se observa ese ahorro de tiempo.
127
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14. Monrroy Godínez María Lourdes, Aspectos Metodológicos para la
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17. Ogliastri Enrique, Manual de Planeación Estratégica, Edit. Ediciones Unidas,
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20. Salkind N. Métodos de Investigación, Edit.. Prentice Hall, Edición 2000.
21. Sterner George A. Planeación Estratégica lo que todo lector debe saber, 1ra.
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Venezuela C.A. Anaco edo. Anzoátegui
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31. Secretaría de la Contraloría General, Dirección General de Desarrollo
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32. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, Norma Mexicana IMNC,
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33. Villa Gómez, Trabajo Realizado para Determinar las Causas del Atraso en la
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35. http://diariooficial.segob.gob.mx/normasOficiales.php.
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37. http://www.dgest.gob.mx/web/index.php?option=com_content&task=view&id=1
8&Itemid=82
38. www.dgest.gob.mx
130
Anexos Anexo 1. Clasificación de los Institutos Tecnológicos
Institutos tecnológicos Federales Industriales
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
1 DURANGO 1948
2 CHIHUAHUA 1948
3 SALTILLO 1951
4 CIUDAD MADERO 1954
5 ORIZABA 1957
6 VERACRUZ 1957
7 CELAYA 1958
8 ZACATEPEC 1961
9 MERIDA 1961
10 CIUDAD JUAREZ 1964
11 NUEVO LAREDO 1964
12 MORELIA 1965
13 LA LAGUNA 1965
14 QUERETARO 1967
15 AGUASCALIENTES 1967
16 OAXACA 1968
17 CULIACAN 1968
18 SAN LUIS POTOSI 1968
19 ISTMO 1970
20 TIJUANA 1971
21 PACHUCA 1971
22 LEON 1972
23 MATAMOROS 1972
24 MINATITLAN 1972
25 PUEBLA 1972
26 TLALNEPANTLA 1972
27 TUXTLA GUTIERREZ 1972
28 CIUDAD GUZMAN 1973
29 LA PAZ 1973
30 TOLUCA 1974
31 VILLAHERMOSA 1974
32 CHETUMAL 1975
33 CIUDAD VICTORIA 1975
34 TUXTEPEC 1975
35 APIZACO 1975
36 HERMOSILLO 1975
37 NOGALES 1975
38 PARRAL 1975
39 TEHUACAN 1975
40 TEPIC 1975
41 ACAPULCO 1975
42 PIEDRAS NEGRAS 1976
43 LOS MOCHIS 1976
44 NUEVO LEON 1976
45 CAMPECHE 1976
46 ZACATECAS 1976
47 COLIMA 1976
48 CIIDET 1976
49 JIQUILPAN 1977
50 CRODE DE CELAYA 1978
51 MEXICALI 1981
52 CERRO AZUL 1982
CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS
1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2001 2004 20052002 2003
131
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
53 TAPACHULA 1983
54 CHILPANCINGO 1984
55 CRODE DE CHIHUAHUA 1985
56 CRODE DE MERIDA 1985
57 CANCUN 1986
58 DELICIAS 1986
59 CHIHUAHUA II 1987
60 LAZARO CARDENAS 1987
61 CENIDET 1987
62 HUATABAMPO 1988
63 MATEHUALA 1988
64 SAN JUAN DEL RIO 1988
65 COSTA GRANDE 1988
66 REYNOSA 1988
67 IGUALA 1990
68 CIUDAD CUAUHTEMOC 1991
69 LA PIEDAD 1991
70 OCOTLAN 1991
71 TLAXIACO 1991
72 ZITACUARO 1991
73 CUAUTLA 1991
74 COMITAN 1992
75 CIUDAD VALLES 1992
76 COMITANCILLO 1992
77 LINARES 1992
78 PINOTEPA 1992
79 CRODE DE ORIZABA 1993
80 JIMENEZ 1994
81 AGUA PRIETA 1996
82 ENSENADA 1996
83 LA REGIÓN MIXE 2000
CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS
1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2001 2004 20052002 2003
132
Institutos Tecnológicos Descentralizados
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
1 La Costa Chica 1991
2 Ecatepec 1990
3 Cananea 1991
4 La Montaña 1991
5 La Región Carbonífera 1991
6 Zacatecas Norte 1991
7 Zacatecas Sur 1992
8 San Andrés Tuxtla 1993
9 Sierra Norte de Puebla 1993
10 Apatzingan 1994
11 Comacalco 1994
12 Fresnillo 1994
13 Misantla 1994
14 Nuevo Casas Grandes 1994
15 Teziutlán 1993
16 Zamora 1994
17 Lerdo 1995
18 Santiago Papasquiaro 1995
19 Tantoyuca 1995
20 Cajeme 1996
21 Cd. Constitución 1996
22 Coacalco 1996
23 Irapuato 1996
24 Los Ríos 1996
25 Monclova 1996
26 Zacapoaxtla 1996
27 Acatlán de Osorio 1996
28 Cosamaloapan 1997
29 Cuautitlán Izcalli 1997
30 Felipe Carrillo Puerto 1997
31 Huixquilucan 1997
32 Jilotepec 1997
33 Ote. Edo de Méx. 1997
34 Pánuco 1997
35 Sur de Guanajuato 1997
36 Tepexi de Rodríguez 1997
37 Tianquistenco 1997
38 Atlixco 1997
39 Cd. Acuña 1998
40 Chalco 1998
41 Jocotitlán 1998
42 Poza Rica 1998
43 Sur. Edo. de Yuc. 1998
44 Tamazunchale 1998
45 Xalapa 1998
46 Zapopan 1999
47 Alamo Temapache 1999
48 Cd. Serdán 1999
49 Coatzacoalcos 1999
50 Ixtapaluca 1999
51 Puerto Vallarta 1999
52 Río Verde 1999
CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS
1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005
133
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
53 Tierra Blanca 1999
54 Uruapan 1999
55 Valle de Bravo 1999
56 Villa Guerrero 1999
57 Acayucan 1999
58 Apan 2000
59 Arandas 2000
60 Cd. Hidalgo 2000
61 Chapala 2000
62 Huachinango 2000
63 Huichapan 2000
64 La Región Sierra 2000
65 Lagos de Moreno 2000
66 Las Choapas 2000
67 Libres 2000
68 Los Cabos 2000
69 Macuspana 2000
70 Motul 2000
71 Nochistlán 2000
72 Occ. Edo. de Hidalgo 2000
73 Progreso 2000
74 Puerto Peñasco 2000
75 Región Purépecha 2000
76 Valladolid 2000
77 Zacatecas Occidente 2000
78 Alvarado 2000
79 Calkini 2000
80 Centla 2000
81 Chimalhuacán 2001
82 Huatusco 2001
83 Huetamo 2001
84 Los Reyes 2001
85 San Felipe del Progreso 2001
86 Tequila 2001
87 Tepeaca 2001
88 Cintalapa 2001
89 El Grullo 2002
90 Loreto 2002
91 Los Llanos 2002
92 Perote 2002
93 S. Martin Texmelucan 2002
94 Tacámbaro 2002
95 Villa la Venta Huimanguillo 2002
96 Zongolica 2002
97 Jerez 2002
98 San Luis 2003
99 Zapotlanejo 2003
100 La Huerta ( Cihuatlan ) 2003
101 San Miguel el Grande 2004
102 San Pedro de las Colonias 2004
103 Sur del Edo. de Campeche 2004
104 Tamazula de Gordiano 2004
105 Tlaxco 2004
106 Mulege 2005
107 Patzcuaro 2005
108 Chanpoton
CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS
1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005
134
Institutos Tecnológicos Agropecuarios
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
1 Roque* 1926
2 Cd. Altamirano 1982
3 China 1982
4 Conkal 1974
5 Durango 1976
6 El Llano de Aguascalientes 1978
7 Huejutla 1975
8 Morelia 1975
9 Oaxaca 1981
10 Papaloapan 1973
11 Altamira 1975
12 Tecomatlán 1987
13 Tizimín 1976
14 Tlajomulco, Jal 1982
15 Tlaxcala 1982
16 Torreón 1976
17 Úrsulo Galván 1976
18 Valle del Yaqui 1977
19 Villa Montemorelos 1972
20 Zona Maya 1976
21 Zona Olmeca 1982
CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS
Institutos Tecnológicos del mar
No. TECNOLÓGICOS Y
CENTROS
1 Boca del Río 1975
2 Mazatlán 1982
3 Guaymas 1984
4 Lerma 1988
5 Salina Cruz 1995
6 BahÍa de Balderas 1996
135
Anexo 2. Propuesta de indicadores
AÑOS
METAS UNIDAD DE MEDIDA INDICADORES FÓRMULA SNIT
Alumno atendido Pertinencia Matrícula 2005
Eficacia Matrícula 2006
Alumno atendido Pertinencia Matrícula 2005
Alumno de Licenciatura Eficacia Matrícula 2006
Alumno atendido
Pertinencia Matrícula 2005
Alumno de Licenciatura Eficacia Matrícula 2006
en programas no presenciales
Alumnos Pertinencia Matrícula 2005Alumno atendido Eficacia Matrícula 2006
Alumno entre 19 y 23 años Matrícula 19 a 23Matrícula 2005
Alumno desertor PertinenciaEficacia Alumno desertor
Promedio de Alumnos que Eficiencia Matrícula 2005desertan
Alumno reprobado PertinenciaEficacia Prom. Alum. Reprob
Matrícula 2006Promedio de Alumno que Eficienciareprueban
Titulados una gen.Alumnos titulados Pertinencia Nuevo ingreso
Eficiencia misma genera.Alumno egresado
Programa Pertinencia Programa Propues
Alumno atendido Eficiencia Programa Acept.
Programa Eficacia Programa Propues
Alumno atendido Pertinencia Programa Acept.
DIRECCION GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS
DIRECCION DE DESARROLLO DEL SISTEMA
PROPUESTA DE INDICADORES (DOCUMENTO DE TRABAJO)
1
Lograr, para el año 2006, una matrícula
de licenciatura en los tecnológicos
federales de 250,000 estudiantes.
No.
3
Lograr atender, para el año 2006, al 5%
(13,250 alumnos) de la matrícula total de
los tecnológicos federales en programas
no presenciales.
2
Lograr, para el año 2006, una matrícula
de 15,000 alumnos en estudios de
posgrado en los tecnológicos federales.
5Para el 2006, se habrá disminuido en 8%
el índice de deserción del SNIT.
4
Para el 2006, la tasa de atención del
SNIT al grupo de edad entre los 19 y 23
años crecerá del 1.8 al 2.2%.
7
Lograr, para el 2006, una eficiencia
terminal del 50% en licenciatura y 40%
en posgrado.
6Para el 2006, se habrá disminuido en
15% el índice de reprobación del SNIT.
8
En el 2003, el 100% de los tecnológicos
contará con un programa de promoción
de la titulación de los egresados de
generaciones anteriores.
A partir del 2003 el 100% de las
instituciones del Sistema contará con un
programa de apoyo a los estudiantes que
presenten deficiencias académicas.
9
Alumno de Licenciatura
136
Programa Pertinencia Programas Act.Total de Prog.
Indígena Atendido Eficiencia Indígena atendido
Alumno atendido Pertinencia Matrícula total
Alumno Becado Eficacia Alumno Becado
Becas Pertinencia Matrícula total
Beca otorgada
Programa Eficiencia
Programa Aplicado Eficacia Programa Implem.
Aplicado Programa Propues
CertificaciónProgr. Certificación
Eficacia Certif. Unid.Certificación Eficiencia Unidades Propues.Unidad Administrativa
Laboratorio Certificado
Eficacia Lab. Certificado
Acreditación y certificación Eficiencia 10 laboratorios
de laboratorio
Directivo y funcionario Eficiencia
Docente atendido Eficacia Personal Cap.
Total de pers.
Curso Impartido Pertinencia
Curso - Directivo y func. Eficiencia Curso impar.
atendido Eficacia Curso Prog.
En el 2002 se implementará el Programa
de Innovación y Calidad de la SEP en el
100% de las instituciones del Sistema.
13
11
A partir del 2003 se incrementará el
número de estudiantes de origen
indígena, y para el 2006 se habrá logrado
triplicar la matrícula de estudiantes de
ese origen que son atendidos por el SNIT.
10
Para el 2003 el 100% de los tecnológicos
del Sistema actualizará sus programas de
educación continua.
12
Para el 2006, se incrementará de 8 a
15% el porcentaje de estudiantes de
licenciatura beneficiados con becas
provenientes de PRONABES, SEP y de
otros organismos públicos y privados.
14
En el 2003 se logrará la certificación de
cinco unidades administrativas y para el
2006 el 100% de las instituciones habrá
participado en el proceso de certificación.
15
En el 2002 se contará con la acreditación
y certificación de dos laboratorios acorde
a las normas nacionales, y para el 2006
se tendrán por lo menos diez.
16
En el 2002 se capacitará en autogestión y
liderazgo, y enfoque estratégico al 100%
de mandos superiores y coordinadores de
área de la Dirección General y al 100%
de directivos y funcionarios docentes de
las instituciones del SNIT, y para el 2006
se habrá
17
A partir del 2002 se impartirán en el SNIT
84 cursos anuales de formación y
desarrollo para directivos y funcionarios
docentes.
Programa de Actualización
137
Curso Pertinencia Curso impar.Personal Atendido Eficiencia Curso Prog.
Construccion term.
Construcción autorizado Pertinencia Construccion solic.
Equipo Autorizado Equipo entregado
Equipo solicitado
Programa Pertinencia Programa aplicado
Programa de Promoción Eficacia en plantel
y Fortalecimiento Eficiencia No. Planteles
Medios y Métodos
educativos Eficacia Medios y Métodos
Pertinencia Actualizados
Programa Mejorado de No. Total de
Medios y Métodos Medios y Métodos
Carrera salida lateral Carreras conPlan de estudio Pertinencia Salida lateralactualizado Eficacia Total de carreras
Documento Doc. Propuesto.
Programa Pertinencia Doc. Autorizado
Investigación en Proceso
Programa de Investigación Programa Invest.
Pertinencia Terminado
Investigación en Proceso Eficiencia Total de planteles
Red temática Pertinencia Investigadores Investigador Eficacia Total de
Investigadores
Estudio Pertinencia Estudio
Eficacia No. de
Instituciones
Para el 2006 se habrán cubierto las
necesidades de construcción y
equipamiento de las instituciones del
Sistema derivadas de la implementación
del nuevo modelo educativo.
18
A partir del 2002 se impartirán en el SNIT
84 cursos anuales de capacitación y
desarrollo al personal de apoyo y
asistencia a la educación.
19
20
Para el 2003, se contará con un nuevo
programa de promoción y fortalecimiento
del aprendizaje del idioma inglés y se
aplicará en el 100% de los planteles.
21
En el 2004 se habrá actualizado por lo
menos el 50% de los medios y métodos
de apoyo al modelo educativo, en función
de los requerimientos que resulten de la
implementación de las estrategias
centradas en el aprendizaje.
22Ofrecer, para el 2005, salidas laterales en
el 100% de las carreras.
25
Para el 2003, el 50% de los
investigadores habrán conformado una
red temática en sus líneas de
investigación.
23
A partir del 2002, todos los tecnológicos y
centros del Sistema contarán con un
documento indicativo de investigación.
24
A partir del 2002, cada uno de los
institutos tecnológicos y centros de
investigación realizará programas de
investigación, orientados a resolver
problemas prioritarios en el ámbito
regional o nacional, en especial los
relacionados con las micro, pequeña
26
El 100% de los institutos tecnológicos
habrá realizado para el 2003 un estudio
de su entorno a fin de detectar las
necesidades de investigación tecnológica.
138
Programa de Posgrado Eficacia Prog. PosgradoInvestigador Eficiencia consolidado
Total de Prog. Posgrado
Programa de Incorporación
de investigadores Pertinencia Programa Implem.
Programa de jóvenes Eficacia Prog. Propuesto
doctores
Investigador Eficacia Investigador 2005
Investigadores
estimados al 2006
Programa Invest.
Programa de Investigación Eficacia Implem.
Programa Invest.
Propuesto
Investigación Pertinencia Investigación
Servicio Investigación prop.
Docente Eficacia Docente con
Investigador Investig. Realiz.
Total de docentes
Programa de estudio Eficacia Prog. FinanciadoPrograma de Posgrado Prog. Propuesto
Programa de estudio Eficiencia Programa Elab.Programa de Posgrado Instituciones con
Posgrado
27
A partir del 2002 se consolidarán los
programas de posgrado integrándoles
nuevos cuadros de investigadores.
A partir del 2003, se implementará en los
institutos tecnológicos y centros de
investigación un programa especial para
la incorporación de profesores
investigadores al SNI.
29
Lograr, para el año 2006, la incorporación
de por lo menos 250 investigadores del
SNIT al Sistema Nacional de
Investigadores.
30
En el 2003 se implementará el Programa
de Investigación y Desarrollo de la
Educación Tecnológica en las
instituciones del Sistema, orientado hacia
los temas y problemas prioritarios de la
materia, y con el apoyo de proyectos
interinstitucionales y de coop
31
En el 2003, los cuatro CRODES habrán
reorientado su quehacer hacia el
desarrollo de tecnología, la promoción del
registro de patentes, la investigación y la
realización de servicios de apoyo al
desarrollo de las instituciones de
educación superior tecnológica.
32
Para el 2006, por lo menos el 10% de la
planta docente de tiempo completo habrá
realizado algún tipo de investigación que
impacte en la mejora del proceso
educativo o en el desarrollo de la región.
33
A partir del 2003, el 50% de los
institutos que ofertan posgrado contarán
con por lo menos algún tipo de
financiamiento del CONACYT.
34
Para el 2002 cada institución que cuente
con estudios de posgrado, elaborará su
Programa Integral de Fortalecimiento del
Posgrado.
139
Alumno atendido
Alumno atendido Eficiencia total alumno posg.
Estancia de Investigación Eficacia
Estancia realizada
Estancia Progr.
Programa de estudio Eficacia Prog. Incorp.Programa de Posgrado Eficiencia Prog. Propuesto
(22)
Autoevaluación de Planes Pertinencia Autoeval. Realiz.y programas Eficacia Autoeval. Prop.
Eficiencia
Planes y Prog.
diagnosticado 2004
Plan y Programa Eficacia total de planes y
programas 2004
Programa lienciatura Pertinencia Programa Acred.Programa estudio Eficacia Total de Prog.
(30%)
Programa Posgrado Pertinencia Programa Acred.Programa estudio Eficacia 20
Egresado Pertinencia Egresado Certif.Egresado Certificado Total de egresado
Planes y Prog.
Gestión Pertinencia Certificados
Planes y Programas Eficiencia total de planes y
programas
Curso Pertinencia Curso realizado
Eficiencia Curso Prog.
Profesor de carrera Eficacia Profesor con Eficiencia maestria
Total de Prof.
Profesor con Profesor Eficiencia Doctorado
Total de
37
A partir del 2002, el 100% de las
instituciones del Sistema realizará una
autoevaluación de la calidad de sus
planes y programas de estudio.
35
A partir del 2002, todos los alumnos de
doctorado realizarán estancias de
investigación en laboratorios del más alto
prestigio nacional e internacional.
38
A partir del 2002, se iniciarán en las
instituciones del Sistema diagnósticos de
sus planes y programas de estudio por
parte de organismos externos de
reconocido prestigio nacional o
internacional para determinar su calidad;
para el 2004, el 100% de las i
36
Lograr, para el año 2006, la incorporación
de 22 programas de posgrado al padrón
nacional de posgrado del CONACYT.
39
Para el año 2006, cada instituto deberá
haber obtenido la acreditación de por lo
menos el 30% de sus programas de
licenciatura.
40Lograr, para el 2006, la acreditación de
por lo menos 20 programas de posgrado.
41
Para el 2006, por lo menos el 20% de los
egresados de las instituciones del
Sistema lograrán su certificación.
42
A partir del 2003, todas las instituciones
del Sistema presupuestarán y gestionarán
recursos financieros, ante las instancias
correspondientes, para la acreditación de
planes y programas de estudio y la
certificación de egresados de las
instituciones del
43
A partir del 2003 se instrumentarán
cursos de formación y actualización
docente y profesional en la educación
centrada en el aprendizaje en el 100% de
los institutos.
45Lograr, para el 2006, que 500 profesores
del Sistema obtengan grado de doctor.
44
Lograr, para el 2006, que el 60% de los
profesores de carrera tengan grado de
maestría.
140
Docente atendido Eficacia Docente atendido
Eficiencia Docente solicitante
Docente Participante Eficacia Docente particip.Pertinencia total de docentes
Profesor atendido Eficacia Profesor atendidoEficiencia Total de profesores
de nueva contratac.
Eficacia Institución Particip.Institución Eficiencia Total de Instit.
Eficacia Profesor atendido
Profesor atendido Pertinencia Total de profesores
Eficacia Programa Diseñado
Programa de Difusión Eficiencia No. Planteles
Eficiencia No. LibrosLibros por alumno Eficacia Total de alumnos
Suscp 2005 Suscripción Eficiencia -
Suscp 2002 Suscripciones 2002
Alumnos por computadora Eficiencia Total alumnosEficacia Total de
computadoras
47
A partir del 2002, por lo menos el 25% de
los docentes de cada plantel participará
anualmente en programas de
actualización docente o profesional.
46
A partir del 2002 se apoyará al 100% de
los docentes que soliciten realizar
estudios de posgrado en programas
registrados en el padrón de posgrados del
CONACYT o en programas
internacionales de reconocido prestigio,
que coadyuven al logro de los objetivos
48
A partir del 2003, el 100% de los
profesores de nueva contratación habrá
recibido cursos de formación docente.
49
Para el 2006, el 100% de las instituciones
habrá participado en el Programa de
Intercambio Académico.
51
En el 2002, el 100% de los planteles
diseñará y pondrá en marcha un
programa de difusión y utilización de los
servicios bibliotecarios.
52Para el 2006, se alcanzará un índice de
13 libros por alumno.
50
A partir del 2002, el 30% de los
profesores será beneficiado anualmente
con becas comisión, estímulos al
desempeño del personal docente e
investigación o años sabáticos.
53
Incrementar, para el año 2006, en un
300% la suscripción a revistas técnico-
científicas.
54Para el 2006, se logrará un índice de 10
alumnos por computadora.
141
Libro editado Pertinencia Libro editadoLibro propuesto
Alumno participante Eficiencia Alumno Participante
Total alumnos
Alumno atendido Pertinencia Alumno atendido
Total de alumnos
Catalogo Eficiencia Catalogo eleb.Catalogo prop.
Unidad de gestión Eficacia Unidad G. 200540 Prog. al 2006
Programa integral Pertinencia Prog. Inte. Vinc.total de instit.
(83)
Institución Participante Pertinencia Institución Particip.total de instit.
(83)
Convenio Nacional
3
Convenio Nacional Eficacia
Convenio Internacional Convenio Intern.
3
Institucion Particip.
20
Base concertación Eficiencia Base de concert.firmados
760
Para el 2006 se contará con 40 unidades
de gestión tecnológica.
60
A partir del 2003, el 100% de los
tecnológicos contará con un programa
integral de vinculación.
56
A partir del 2003, por lo menos el 50% de
los estudiantes participará anualmente en
actividades culturales, deportivas y
recreativas.
57
El 100% de los planteles implementará, a
partir del año 2003, un programa extra-
curricular relacionado con temas de
liderazgo, trabajo en equipo y desarrollo
humano, que atenderá anualmente a por
lo menos el 40% de la matrícula.
59
61
Lograr que en el 2006 cada plantel
participe en una red de colaboración
entre instituciones y cuerpos académicos
para las actividades de vinculación.
58
Para el 2003 se contará con un catálogo
de servicios externos de las instituciones
del Sistema.
55
A partir del 2003, cada tecnológico
editará anualmente por lo menos dos
libros dictaminados y avalados por
consejos o comités editoriales de
expertos.
62
Para el 2004 se firmarán, por lo menos,
tres convenios nacionales y tres
internacionales de intercambio
académico, los cuales estarán operando
en al menos 20 instituciones.
63A partir del 2002 se firmarán anualmente
760 bases de concertación en el SNIT.
142
Convenio de vinculación Eficacia Convenio firmadostotal de inst.
(83)
Moneda Nacional IP2005 - IP 2004
Eficiencia IP 2004
Alumno participante Eficiencia Alumno Participante
Total alumnos
Programa Programa Eficiencia Actualizado
No. Instituciones(83)
Alumno Prestante Pertinencia Alumno Pres
Total alumnos
Alumno residente Pertinencia Total alumnos res.27000 alumnos
PIID del Instituto Tec. Pertinencia PIID elab.(83)
Sistema Integral de Pertinencia SIP aplicadoPlaneación (83)
64Para el 2006 operarán por lo menos 83
convenios de vinculación.
66
A partir del 2004, por lo menos el 20% de
los alumnos participará en actividades de
aplicación de las habilidades y
conocimientos adquiridos en los
diferentes eventos académicos del SNIT,
en actividades de investigación o en
proyectos de vinculación.
65
A partir del 2002, se incrementarán los
ingresos propios por concepto de
actividades de vinculación en los
institutos tecnológicos en un 30% anual.
69
A partir del 2002, se incorporará
anualmente un promedio de 27,000
alumnos a proyectos de residencias
profesionales.
68
A partir del 2003, se incorporará
anualmente por lo menos el 20% de la
matrícula de licenciatura al servicio
social, en apoyo al desarrollo de la
comunidad.
71
En el 2002 se diseñará un sistema
integral de planeación que se aplicará al
100% de las instituciones del SNIT en el
2003.
70
En el 2002, cada una de las instituciones
del Sistema habrá elaborado su
Programa Institucional de Innovación y
Desarrollo.
67
A partir del 2003, se actualizará el
Programa de Seguimiento de Egresados
en el 100% de los institutos tecnológicos.
143
Informe de resultados Pertinencia Informe de
Resultados
(83)
Programa integral de Pertinencia Programasfortalecimiento total de inst.
(83)
Inventario Pertinencia Suma del inventario de cada
Institución
Servicio de atención Pertinencia Servicios prestadosTotal de serv.Potenciales
Estructura organica
Nueva estructura aprobada
Manuales Pertinencia instituciones
(83)
73En el 2003 se contará en cada plantel con
un Programa Integral de Fortalecimiento.
72
A partir del 2002, se difundirán a la
sociedad los resultados de los programas
del SNIT para responder a los
requerimientos de transparencia y
rendición de cuentas.
76
Para el 2004, todas las instituciones del
SNIT contarán con una nueva estructura
orgánico funcional y el manual de
organización correspondiente, acorde a
su desarrollo.
75
A partir del 2002 se proporcionará por lo
menos un servicio de atención a la
ciudadanía en línea.
74
A partir del 2002 se contará con un
inventario actualizado anualmente de
instalaciones y equipo.
144
Anexo 3. Procesos, actividades y acciones
PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDAD Y ACCIÓN DESCRIPCIÓN
Dirección del
Instituto
1.1. Administración y
dirección de la Institución
1.1.1 Dirección
Presupuesta los gastos de la Dirección, incluyendo los gastos de
su funcionamiento
Subdirección de
Planeación y
Vinculación
1.1.2. Subdirección de
Planeación y Vinculación
Presuesta los gastos de la Subdirección de Planeación y
Vinculación, incluyendo los derivados de su funcionamiento
Subdirección
Académica
1.3. Subdireción
Académica
Presuesta los gastos de la Subdirección Académica, incluyendo
los derivados de su funcionamiento
Subdirección de
Servicios
Administrativos
1.4. Subdirección de
Servicios Administrativos
Presuesta los gastos de la Subdirección de Servicios
Administrativos, incluyendo los derivados de su funcionamiento
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
1.5. Departamento de
Planeación, Programación
y Presupuestación
Presuesta los gastos del Departamento de Planeación,
Programación y Presupuestación, incluyendo los derivados de su
funcionamiento
Departamento de
Recursos
Humanos
1.6. Departamento de
Recursos Humanos
Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Humanos,
incluyendo los derivados de su funcionamiento
Departamento de
Recursos
Financieros
1.7.Departamento de
Recursos Financieros
Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Financieros,
incluyendo los derivados de su funcionamiento
Departamento de
Recursos
Materiales y
Servicios
1.8.Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios, incluyendo los derivados de su funcionamiento.
Considerando todos los gastos de material de oficina de la
Institución
Departamento del
Centro de
Cómputo
1.9. Departamento del
Centro de Cómputo
Presuesta los gastos del Departamento de Centro de Cómputo,
incluyendo los derivados de su funcionamiento. También
considera los gastos derivados del mantenimiento del equipo de
cómputo de toda la Institución
Departamento de
Mantenimiento de
Equipo
1.10. Departamento de
Mantenimiento de Equipo
Presupuesta los gastos del mantenimiento de los talleres y
laboratorios, excepto el de equipo de cómputo.
2.1. Atención a alumnos
escolarizados 2.1.1.
Enseñanza teórica
Considera los costos generados en proceso enseñanza-
aprendizaje en el aula, así como la asesoría académica para la
Institución.
2.1.2. Enseñanza práctica Incluye los gastos para el material de laboratorios, materias
primas, servicios y demas materiales que se utilicen para la
elaboración de prácticas derivadas de la teoría
2.2.Atención a alumnos no
escolarizados 2.2.1
Asesoría Académica
Considera los gastos derivados de la modalidad de tecnológico
abierto, con el fin de complementar y desarrollar los
conocimientos del alumno mediante el autodidactismo.
División de
Estudios
Profesionales
2.3. Orientación Escolar
2.3.1. Asesoría escolar
Considera los gastos derivados de la administración curricular de
los alumnos, la definición de los programas académicos y las
opciones de titulación
2.4. Orientación Educativa
2.4.1. Inducción a los
alumnos de nuevo ingreso
2.4.2. Asesoría
Pedagógica
Comprende losgastos derivados de la inducción de alumnos de
nuevo ingreso, así como los gastos derivados de la asesoría
pedagógica, de la información y orientación educativa que se
brinda al alumno.
2.5. Tecnológica
Educativa
2.5.1. Medios y métodos
Educativos
Considera los gastos derivados de la aplicación de los medios y
métodos necesarios para que el proceso enseñanza-aprendizaje
se realice con exelencia
3.1. Actualización y
especialización
académica
3.1.1. Docentes
Presupuesta los gastos necesarios de los cursos que se realizan
para el presonal docente.
3.1.2. Investigaciones Considera los gastos necesarios para los docentes investigadores
07002300070101
PLANEACIÓN Y
ADMINISTRACI
ÓN
Departamentos
Académicos
07032300041702
ATENCIÓN A LA
DEMANDA DE
EDUCACIÓN
SUP.
Departamento de
Desarrollo
Académico
Departamento de
Desarrollo
Académico
07032300041703
MEJORAMIENT
O DEL
RECURSO
HUMANO
145
4.1 Fortalecimiento de los
planes y programas de
estudio
4.1.1 Evaluación de
planes de estudio
Comprende los gastos generados para la evaluación de los
planes de estudio
4.1.2 Actualización de los
planes de estudio
Comprende los gastos derivados de la actualización de los
planes de estudio
4.1.3 Evaluación de los
planes de estudio
Considera los gastos requeridos para la evaluación de los
programas de estudio
4.1.4 Elaboración de
programas de estudio
Comprende los gastos derivados de la elaboracion de programas
de estudio
5.1 Comunicación y
difusión.
5.1.1 Difusion escrita
Considera los gastos derivados de las actividades a promover y
difundir las políticas de la dirección general asi como la del
instituto, considerando los medios de difusión escrita.
5.1.2 Disufión audiovisual Considera los gastos derivados de la difusión del instituto
mediante canales formales de comunicación tanto televisivos
como radiofónicos asi como otros medios informáticos
5.1.3 Obra editorial Presupuesta los gastos derivados de la impresión de los
productos que difundan la imagen institucional.
5.2 Servicios Escolares
5.2.1 Control Escolar
Presupuesta los gastos derivados de los procesos de inscripción,
reinscripción, cambios, traslados, certificación y titulación
5.2.2 Servicios
estudiantiles
Presupuesta el gasto derivado de los procesos de becas
escolares, seguros médicos, asesoría psicológica y seguro de
vida
5.3 Centro de información
5.3.1 Organización
bibliográfica
Presupuesta los gastos derivados de diversas secciones del
Centro de información, para la realización de procesos técnicos,
catalogación y servicios al público y de consulta; así como gastos
de fichas bibliográficas, material de oficina, libos, revistas, etc.
5.3.2 Servicio a usuarios Considera los gastos derivados de aplicar los mecanismos de
préstamo y recepción de la documentación y recuperación del
material bibliográfico
5.3.3 Servicios
especializados
Presupuesta los gastos generados por la aplicación de
mecanismos para la prestación de servicios especialiazados
como videos, libros electrónicos, etc.
Departamento de
Planeación,
Programación y
Presupuestación
6.1. Ampliación y
Mejoramiento de la Planta
Física
6.1.1. Construcción y
Adaptación de las
Instalaciones Físicas
Presupuesta los gastos derivados de los estudios que realiza el
área correspondiente para detectar las necesidades de
construcción y adaptación de las instalaciones físicas del
Instituto, llevando a cabo las gestiones pertinentes para su
autorización ante los organos correspondientes
Departamento de
Recursos y
Servicios
6.2. Mantenimiento y
conservación de las
instalaciones físicas
6.2.1. Mantenimiento
preventivo
6.2.2. Mantenimiento
correctivo
Presupuesta los gastos generados en el mantenimiento
preventivo y correctivo de las instalaciones del Instituto
Tecnológico.
7.1. Fomento Cultural,
Deportivo y Recreativo
7.1.1. Promoción Cultural
Presupuesta los gastos derivados de las actividades culturales,
del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de
locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades
7.1.2. Promoción
Deportiva
Presupuesta los gastos derivados de las actividades deportivas,
del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de
locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades
7.1.3. Eventos
Recreativos
Presupuesta los gastos derivados de las actividades recreatovas,
del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de
locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades
07032300041704
FORTALECIMIE
NTO DE LOS
PLANES Y
PROGRAMAS
DE ESTUDIO
Departamento de
División de
estudios
profesionales
Departamento de
Desarrollo
Académico
07032300041706
MEJORAMIENT
O A LA
INFRAESTRUCT
URA FÍSICA
07032300041707
FOMENTO
CULTURAL,
DEPORTIVO Y
RECREATIVO
Departamento de
Actividades
Extraescolares
07032300041705
SERVICIOS DE
APOYO A LA
DOCENCIA
Departamento de
Comunicación y
Difusión
Departamento de
Servicios
Escolares
Departamento de
Centro de
Información
146
8.1 Gestión Tecnológica
8.1.1 Prácticas, estadías y
promoción profesional
Presupuesta los gastos de transporte, viáticos y demás que
contribuyan al establecimiento de nexos con la industria, con el
propósito de relacionar al alumno con las actividades
profesionales
8.1.2 Servicio Social y
Desarrollo Comunitario
Presupuesta los gastos de la prestación del servicio social y del
desarrollo de la comunidad, así como lo requierido para
establecer relaciones con la Secretaria del Estado, empresas y
organismos descentralizados
8.1.3 Servicios Externos Presupuesta gastos que genera la organización y control de
servicios externos que proporciona el instituto, como eventos
educativos externos, capacitación, etc.
8.1.4 Seguimiento de
egresados
Presupuesta gastos de entrevistas, viáticos, conferencias y
demás recursos para mantener canales con egresados del
instituto
8.1.5 Vinculación con los
sectores productivos y la
comunidad
Presupuesta gastos generados para el establecimiento de
contratos con la industria, así como los programa de maestro
huesped y visitas de empresarios al instituto, y demás que
contribuyan al establecimiento de nexos con los sectores
productivos
8.1.6 Producción
académica derivada de la
vinculación
Presupuesta los gastos de la producción académica generada
por los proyectos de vinculación con los sectores productivos y la
comunidad
9.1. Atención a los
alumnos de posgrado
9.1.1. Especialización
Considera los gastos originados por el desarrollo del proceso
enseñanza-aprendizaje de las especializaciones que se ofrecen
en el Instituto.
9.1.2. Mestría Presupuesta los gastos originados por el desarrollo del proceso
enseñanza-aprendizaje de maestría que se oferta en la
Institución.
9.1.3. Doctorado Presupuesta los gastos originados por el desarrollo del proceso
enseñanza-aprendizaje de doctorado que se oferta en la
Institución.
División de
Estudios de
Posgrado e
investigación
9.2. Orientación Escolar
9.2.1. Asesoría Escolar
Considera los gastos derivados de la asministración curricular de
los alumnos de posgrado y la definición a los alumnos donde
desarrollan sus programas académicos.
10.1. Investigación
Científica y Tecnológica
10.1.1. Investigación
Tecnológica
Presupuesta los gastos de las investigaciónes tecnológicas que
realiza el Instituto Tecnológico.
10.1.2. Investigación
Científica
Presupuesta los gastos de las investigaciónes tecnológicas que
realiza el Instituto Tecnológico.
Departamentos
Académicos y
Desarrollo
Académico
10.2. Investigación
Educativa
10.2.1. Educativa
Presupuesta los gastos de las investigaciones derivadas del
proceso enseñanza-aprendizaje del Instituto.
07062500043310
INVESTIGACIÓ
N
TECNOLÓGICA
INDUSTRIAL Y
DE SERVICIOS
Departamentos
Académicos
07032300041708
VINCULACIÓN
CON EL
SECTOR
PRODUCTIVO
Departamento de
Gestión
Tecnológica y
Vinculación
Departamentos
Académicos07042300041709
ATENCIÓN A LA
DEMANDA DE
POSGRADO