Post on 29-Mar-2016
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Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional
de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)
Diseño e implementación de un
sistema de catalogación y búsqueda
de archivos sectoriales – PAPS /
Desarrollo alternativo e Integral con
Coca
Bolivia
La Paz, julio 2012
Bolivia
Este proyecto está financiado por la Unión Europea
Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting
Agosto 2009
Agosto 2009
Experto:
Oscar Martínez
Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ningún momento expresan la opinión de la Unión Europea o de la contraparte del Gobierno de Bolivia
Unión Europea
SISTEMA DOCUMENTARIO
Manual de Operaciones del Sistema – VERSION PORTABLE
Ref. Manual 01 – versión 1
Comisión Unión Europea en Bolivia
Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial – PAPS
Contenido
1 Finalidad del Manual ................................................................................................................... 5
2 Destinatarios ............................................................................................................................... 5
3 Sistema Archivo Documentario versión portable ....................................................................... 5
3.1 Donde obtener el sistema portable .................................................................................... 5
3.2 Instalación del sistema ........................................................................................................ 5
3.3 Actualizar la versión PORTABLE ........................................................................................ 10
4 Sistema Archivo Documentario ................................................................................................. 13
4.1 Front End Sistema Archivo Documentario ........................................................................ 13
4.2 Como realizar las búsquedas ............................................................................................. 15
4.3 Actualizaciones para la versión PORTABLE ....................................................................... 18
4.4 Registro de usuarios desde el portal ................................................................................. 20
MANUAL SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTARIO 1 Finalidad del Manual El manual de usuario es una guía sobre la operatoria del sistema, nos permite identificar
las principales funcionalidades y opciones que están disponibles en el ámbito del sistema.
Para este fin se ilustra detalladamente cada una de las etapas, que va desde la
instalación, configuración, iniciar el sistema y sus servicios, y realizar las actualizaciones
respectivas.
Las aplicaciones que son utilizadas son Open Source y su distribución es
gratuita. Asimismo, la documentación distribuida por el portal www.coca-
desarrollointegral.org.bo está sujeta a los acuerdos y convenios de
cooperación de la Unión Europea y el Estado Plurinacional de Bolivia.
2 Destinatarios El manual y el sistema tienen como destinatarios primarios a todos los actores sectoriales
relacionados en el ámbito de la Coca y el Desarrollo Integral. Sin embargo por su
escalabilidad el sistema de Archivo Documentario tiene la posibilidad de incorporar otros
sectores relacionados con la temática, por lo que su estructura es escalable.
3 Sistema Archivo Documentario versión portable 3.1 Donde obtener el sistema portable
El sistema de archivo documentario lo podrá obtener en cualquier programa financiado
por la Unión Europea en su versión CD, o podrá bajarlo de la página oficial del sistema
www.coca-desarrollointegral.org.bo al igual que sus actualizaciones.
3.2 Instalación del sistema
Para realizar la instalación y utilización del sistema de Archivo Documentario portable,
previamente deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Antes de la instalación verifique si existen servicios web (localhost) y
MySql habilitados, y si los hay ellos estén en pausa, debido a que el
entorno de funcionamiento del sistema corre de modo automático y por
defecto asume como dirección de ejecución el http://locahost:8080.
Verifique que su computador cuente con el espacio suficiente para la
instalación del sistema, al menos deberá contar con 200MB
mínimamente debido a que la información documentaria esta digitalizada
en PDF y empaquetada en formato ZIP y RAR.
La versión portable del sistema no deberá ser alterada en su estructura
de carpetas o archivos, debido a que tanto la base de datos y la
plataforma están integradas entre sí.
La versión portable del sistema documentario no es una versión
comercial por lo que su distribución es gratuita.
Procedimiento para la instalación del sistema – Solo para la versión portable
Para realizar la instalación del sistema deberá seguir los siguientes pasos:
1. Coloque el CD de instalación en el Drive de CD/DVD de su computador o baje el
mismo del sitio web www.coca-desarrollointegral.org.bo.
2. Abra el CD con el explorador de Windows o Mi PC, y posicione el cursor sobre el
archivo y haga clic en el mismo.
3. Posteriormente se desplegará la siguiente ventana:
En el cual se deberá definir el destino de la instalación, por defecto el parámetro
establece el “C:/Archivo Documentario”: La instalación no es restrictiva el mismo
lo podrá realizar en cualquier otro disco en su computador. Una vez definido el
lugar donde se instalará el sistema, hacer clic en el botón , luego se
desplegará la ventana de instalación respectiva.
4. Finalizada la instalación, el sistema correrá automáticamente la versión portable
del Servicio WEB y MySql a través del mowes portable II, y se desplegará en su
pantalla (versión gratuita).
Este utilitario correrá tanto el servicio web apache como el motor de la base de
datos localmente siendo el único requisito para correr el sistema.
Si el siguiente mensaje se despliega luego de la instalación es debido a
que el instalador no ha encontrado el utilitario “mowes.exe” en la carpeta
de destino, esto no significa que el sistema no se ejecutará. Para
ejecutar el mismo deberá explorar el destino y verificar que “mowes.exe”
este presente y deberá ejecutarlo manualmente (Alternativa mente crear
un acceso directo del Utilitario en el escritorio).
5. Finalmente, deberá desplegarse la siguiente pantalla el cual visualizará que los
dos servicios base del sistema están corriendo (los mensajes deben estar en color
verde)
Si los mensajes de color verde de la pantalla anteriormente
descrita están de color rojo, significa que ese servicio no está
ejecutándose y se deberá verificar lo siguiente:
• Un servicio solo puede tornarse de color rojo cuando
el mismo ha encontrado un servicio similar instalado
en su computador.
• Recuerde que la aplicación utiliza por defecto el
localhost con puerto 8080, por lo que localmente
correrá bajo el siguiente url: http://localhost:8080
6. Finalmente, automáticamente se desplegará el explorador de Windows que este
configurado por defecto y mostrará el portal del sistema en modo local.
Procedimiento para iniciar del sistema – Solo para la versión portable
Para iniciar el sistema de Archivo Documentario deberá seguir los siguientes pasos:
El proceso de instalación adicionalmente instalará en el escritorio un
icono de acceso directo que nos permitirá correr el sistema y los utilitarios
respectivos para iniciar los servicios.
1. Posicionar el mouse sobre el icono de acceso directo y hacer doble clic.
2. Posteriormente el sistema correrá el utilitario mowes II portable, los servicios web y
de base de datos, y finalmente desplegará el sistema (ver la secuencia en el punto
anterior, desde el punto 4,5 y 6)
Si el icono de acceso directo no estuviera instalado en el
escritorio, podrá ejecutar el sistema explorando en el
directorio de instalación del sistema (verificar carpeta de
instalación y buscar el icono ).
Procedimiento para cerrar del sistema – Solo para la versión portable
Para cerrar el sistema deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Verificar en la parte inferior de la pantalla de Windows que el icono del sistema
esté corriendo , y hacer clic sobre el icono.
2. Posteriormente se desplegará la siguiente pantalla:
3. Primero deberá parar los servicios y luego hacer clic sobre el botón “End”, y se
cerrará la plataforma en el cual funciona el sistema, posteriormente cerrar la
ventana del explorador de internet donde se visualiza el sistema.
3.3 Actualizar la versión PORTABLE
Las actualizaciones para el sistema portable están disponibles en el portal www.coca-
desarrollointegral.org.bo en el link ACTUALIZACIONES.
Para realizar las actualizaciones en la versión portable se deberá seguir los siguientes
pasos:
Paso1: Registrarse en el portal del sistema y activar el mismo desde el mail respectivo
enviado por el sistema web.
Inicia y Finaliza los servicios de apache y MySql
Finaliza los servicios y cierra mowes
Paso 2: Acceder al link de ACTUALIZACIONES y bajar los archivos respectivos a través
del login del sistema.
Paso 3: Ejecutar el archivo de actualización direccionando al disco y la carpeta donde se
encuentra la versión portable, y el paquete instalará de forma automática los documentos
y los registros
Paso 4: Inicie el sistema a través del utilitario mowes II.
INSTALAR LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS 1. Hacer correr el archivo de actualización de documentos
Si el destino de la actualización es correcta, entonces hacer clic en Instalar, caso contrario
podrá realizar buscar y navegar donde se instaló el sistema portable.
Nota. Las actualizaciones de los documentos deberá ser direccionados al [dirección de instalación]/www/components/com_booklibrary/
2. Hacer clic en el botón instalar.
Y se actualizará la carpeta de tapillas y documentos en el sistema.
INSTALAR BASE DEDA TOS ACTUALIZADA 1. Correr el archivo empaquetado
2. Definir la ruta de instalación
3. Instalar el paquete e iniciar el sitio a través del utilitario MOWES II.
Nota. Las actualizaciones de la base de datos deberá ser direccionadas al [dirección de instalación]/mysql/data/archivo/
4 Sistema Archivo Documentario
El sistema de Archivo Documentario es accesible a través de cualquier punto de internet
mediante la URL: www.coca-desarrollointegral.org.bo.
4.1 Front End Sistema Archivo Documentario
El sistema de archivo documentario cuenta con un front-end, de acceso a toda la
documentación digital de la base de datos, cuenta con tres links principales, 1) Inicio el
cual despliega el portal por defecto, y 2) Búsqueda avanzada, para buscar de acuerdo a
criterios definidos los documentos en la base de datos.
Por otro lado el portal del sistema cuenta con las siguientes características:
En la parte principal del portal, se despliega las categorías principales donde se
encuentran los documentos, y un buscador que permite realizar búsquedas simples y
avanzadas. La primera por defecto visible desde el portal inicial y la segunda a través del
link respectivo “Búsqueda avanzada”.
4.2 Como realizar las búsquedas
Para realizar una búsqueda, se cuenta con un campo en el cual es posible identificar el
texto a buscar adjunto se encuentra un icono “Lupa” para ejecutar el algoritmo de
búsqueda y desplegar los documentos que cumplen con el criterio de la búsqueda, de
acuerdo al siguiente orden:
Paso 1: En el campo texto identificar el texto con el cual desea buscar los documentos en
la base de datos.
Paso 2: Ejecutar la búsqueda e inmediatamente desplegará una pantalla con el total de
los documentos encontrados:
Como se observa en el detalle de los documentos se despliega los siguientes datos clave:
• El Cover: corresponde a la tapa de cada documento que luego será ampliado en
el detalle.
• Título: que identifica a la descripción del documento.
• Autor: Es el propietario del documento.
• Rating: es el nivel de importancia respecto de los demás documentos.
• Hits. Es la cantidad de visitas o descargas realizadas.
• Categoría: es la categoría a la cual corresponde el documento en el árbol.
Paso 3: Para visualizar la ficha del Documento hacer clic en el link del documento
encontrado e inmediata desplegará el detalle respectivo.
Búsqueda avanzada:
Otra alternativa para realizar las búsquedas, es la avanzada. En esta pantalla se puede
identificar los siguientes parámetros, 1) La categoría Temática, que identifica los
principales grupos de documentos disponibles, 2) País, identifica el país en el cual se
genero el documento, 3) Año, es el año de publicación del documento, 4) Tipo de
documento, es el tipo de documentos catalogado (Informes, estudios, tramos, etc.). 4)
Insitución que origino el documento, 5) Tramo Apoyo Presupuestario, si el documento
corresponde a un tramo fijo o variable, 6) Secciones documentales, es la sección del árbol
de categorías que agrupa el grupo de documentos.7) la palabra clave, que identifica el
texto que deberá coincidir con los documentos buscados
Para realizar las búsquedas se deberán realizar los siguientes pasos:
Paso 1: identificar el texto con el cual los documentos serán buscados en la base de
datos.
Paso 2: Identificar las categorías adicionales que pueden ser utilizadas para realizar las
búsquedas.
Nota. Las búsquedas pueden ser realizadas en combinación, vale decir texto y
categorías.
4.3 Actualizaciones para la versión PORTABLE
Para realizar las actualizaciones al sistema versión portable, se cuenta con una sección
de actualizaciones en el portal disponible desde www.coca-desarrollointegral.org.bo.
Para acceder a las actualizaciones en el sistema on-line para su versión portable, deberá
hacer clic sobre el link “ACTUALIZACIONES”, y mostrará la página del instalador, las
actualizaciones y los manuales respectivos.
Para acceder al instalador, las actualizaciones y manual en el
portal del sistema; el usuario deberá registrarse en el portal y
recibirá un link de activación, posteriormente podrá ingresar
con su usuario y su clave.
Si trata de acceder a la sección a través del link “ACTUALIZACIONES”, y no cuenta con
su usuario, puede registrarse gratuitamente a través del formulario solicitando una cuenta.
4.4 Registro de usuarios desde el portal
Para registrarse en el portal y habilitar su acceso a los documentos y actualizaciones del
sistema portable, deberá seguir los siguientes pasos:
Paso 1: En el portal principal solicitar el registro en el portal, para ello utilizar el formulario
login y hacer clic en el link “Crear una cuenta”.
Paso 2: Registrar la información personal en la base de datos
Paso 3: Completado los datos en el formulario, hacer clic en el botón “Registro”
Paso 4: El sistema le enviara un mail de activación para habilitar la cuenta, en el mismo
hacer clic en el link de activación y se habilitará la cuenta.
Paso 5: Ingresar al sistema a través del formulario login e iniciar sesión y se habilitarán
las opciones y links ocultos.