CONTROL: INDICADORES DE GESTION

OBJETIVOS Dotar a los participantes, de elementos tanto teóricos como prácticos, que les

permitan identificar el valor estratégico del control de Gestión, para hacer el

seguimiento a los procesos, e introducir los correctivos necesarios de manera

oportuna.

Establecer las pautas y parámetros, a través de los cuales, se diseñan Indicadores de

Gestión para los diferentes procesos de una organización, partiendo de la estrategia

definida, orientada a garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales.

CONTEXTO DE LOS INDICADORES DE GESTION

FUNCIONES BASICAS DEL PROGRESO DE CONTROL

La fijación de estándares de actuación.

La comprobación de los resultados reales, frente a los estándares fijados.

La toma de decisiones correctas cuando los resultados reales, no satisfacen los estándares.

La puesta en marcha de una acción correctora.

CONTROL DE GESTION

HERRAMIENTA PARA EVALUAR LAS ESTRATEGIAS IMPLEMENTADAS

El control de gestión se centra en la identificación

de los factores claves de éxito de cada proceso.

Esto implica que sus miembros identifiquen con

claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o

externos, esperan de ellos.

Oportunidad

Calidad

Cumplimiento, etc.

CONTROL DE GESTIÓN MARCO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Esta herramienta enfatiza en el mejoramiento permanente de la

organización, más allá del cumplimiento de las previsiones.

El control de gestión es un proceso mediante el cual, la organización se

asegura de la obtención de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de

tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

PAPEL DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EL CONTROL DE GESTIÓN

Apoyo equipo de control de gestión en la

implementación.

Participación intensa y continúa.

Favorecer la participación de todos los

niveles.

Elección del estilo para el proceso de

control de gestión.

FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTION

Concebir el sistema de información que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento.

Establecer, coordinar, administrar con la alta dirección, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos críticos.

Comparar la realización con las metas y con los estándares establecidos.

Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles.

Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecución de esos objetivos.

Formular avisos de precaución sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a través del comportamiento de sus indicadores y razones.

PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN

La medición precede al castigo.

No hay tiempo para medir.

Medir es difícil.

Hay cosas imposibles de medir.

Es más costoso medir que hacer.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?

INDICADORES DE GESTION • Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para

determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.

Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura.

Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de gestión se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeño financiero, de flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad de servicio y de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

TIPOS DE INDICADORES DE GESTION

Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el Balanced Scorecard, que plantea la necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y perspectiva de mejora continua.

Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeño basándose exclusivamente en indicadores financieros clásicos (aumento de ventas, disminución de costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho más amplio, que incluya otras variables de interés para la organización.

En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad:

Actualidad:

Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes.

Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima

Potencialidad:

Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos.

La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes:

Gestión Estratégi

ca

Gestión Táctica

Gestión Operativ

a:

¿POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN?

• La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva organización o unidad.

PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

Conocimiento de la organización

Información de soporte.

Identificación de las necesidades de la organización

¿A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN?

• La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica.

¿QUÉ SON LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE

GESTIÓN? Para evaluar adecuadamente la gestión

de una organización.

Establecer metas de

productividad y de gestión

Según parámetros previamente establecidos y acordados

por todos sus miembros.

 ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE PARA EVALUAR LA GESTIÓN?

Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está condicionada por la

capacidad de la institución de generar la información necesaria y de elaborar los indicadores, con niveles

adecuados de calidad, certeza y confiabilidad.

CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?

ECONOMIA

EFICACIA

EFICIENICA

CALIDAD DE

SERVICIO

EFICACIA

Extensión en la que se realizan las

actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. (ISO 9000 numeral

3.2.14).

VALOR DE ACTUALIDAD (Capacidad)

El valor de actualidad es el resultado

obtenido al analizar la situación real de

la empresa en este momento.

Se asocia al concepto de eficacia.

VALOR DE POTENCIALIDAD

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000 numeral 3.2.15)

EFICIENCIA

Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad.Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles.

Ventajas Indicadores de Gestión

• Motivar a los miembros del equipo para alcanzar

metas retadoras, y generar un proceso de

mantenimiento continuo que haga que su proceso

sea líder

• Estimular y promover el trabajo en equipo

Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la

organización

• Generar un proceso de innovación e

enriquecimiento del trabajo diario.

• Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad

de las actividades de cada uno de los negocios.

• Disponer de una herramienta de

información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien

se están logrando los objetivos y metas

propuestas.

Identificar fortalezas en las diversas actividades que

puedan ser utilizadas para reforzar

comportamiento preactivos.

• Contar con información que permita priorizar

actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de

objetivos de corto, mediano y largo plazo.

• Establecer una gerencia basada en

datos y hechos.

• Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de

la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al

cumplimiento de sus metas.

• Reorientar políticas y estrategias con respecto a la

gestión de la organización

ATRIBUTOS DE LA INFORMACION PARA LOS INDICADORES

Exactitud

Forma

Frecuencia

Extensión

Origen

Temporalidad

Relevancia

Integridad

Oportunidad

PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES

Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos

y de fácil manejo.

Se deben adecuar a las necesidades de la

organización.

Los indicadores deben estar ligados a la

evaluación sistemática de resultados.

• Contar con Objetivos y Planes

• Identificar Factores críticos de éxito

• Establecer Indicadores para cada Factor Crítico

Metodología para establecer los indicadores de Gestión

Características que deben reunir los indicadores

RELEVANCIA PERTINECIA OBJETIVIDAD

ACCESIBILIDAD

SENSIBILIDAD PRECISION

ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION

1. Nombre2. Procedimiento de cálculo3. Unidad4. Sentido5. Fuente de información6. Frecuencia de la toma de datos7. Valor de actualidad (capacidad)8. Valor de potencialidad9. Meta10. Frecuencia de análisis11. Responsable del análisis

CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BSC)

Es un sistema de gestión integral que une indicadores financieros y no financieros. Éste ofrece una manera práctica de llevar a la práctica los contenidos estratégicos, traduciéndolos en indicadores, inductores y metas. Es una forma concreta de saber cómo vamos, si cumplimos o no lo que dijimos que íbamos a hacer, cómo van los indicadores que hablan de las fortalezas y las debilidades, cuáles son los procesos que tenemos que sostener o cambiar. Se trata de una herramienta que se diseña y aplica a partir de una visión y misión estratégicas, con definiciones y objetivos claros.

El Cuadro de Mando Integral está concebido como el instrumento para monitorear y revisar regularmente el cumplimiento de los objetivos estratégicos y de esta forma saber que tan cerca o que tan lejos estamos de cristalizar la Planificación Estratégica.

• EL BSC fue desarrollado, por el profesor Robert Kaplan de Harvard y el consultor David Norton de la firma Nolan & Norton (inicios de 90´s)

• Este modelo de gestión parte de un principio básico :“sólo se puede gestionar lo que se puede medir”

De acuerdo con Robert S. Kaplan y David P. Norton, el Cuadro de Mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición estratégica, poniendo a la disposición de los directivos el equipo de instrumentos que necesitan para navegar hacia un éxito competitivo futuro.

El cuadro de mando mide la actuación de la organización desde cuatro perspectivas equilibradas: las finanzas, los clientes, los procesos internos, y la formación y crecimiento.

Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros y no financieros, pero también incluye los inductores de actuación de esos objetivos y así, el Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores de la actuación pasada con medidas de los inductores de actuación futura.

PASOS PARA LA CONSTRUCCION DE CUADROS DE MANDO

Identificación de los factores claves.

Determinación de los indicadores que se

van a analizar.

Estructuración de los indicadores.

Análisis comparativo entre los resultados

y los estándares establecidos.

CARACTERISTICAS DEL CUADRO DE MANDO

- Presentar sólo información relevante de una forma sencilla y resumida.

- Evidenciar los parámetros que no evolucionan como estaba previsto.

- Simplificar su presentación mediante gráficos, tablas, curvas, cuadros de datos, etc. (juego de colores).

- Uniformidad en su elaboración para facilitar el contraste de resultados entre procesos.

- Se elaboran periódicamente y facilitan la evaluación en el corto plazo.

DECISIONES

PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS CUADROS DE MANDO

Estructura organizacional bien definida con responsabilidades

predeterminadas.

Flujo permanente, sistemático y objetivo de la información.

Convergencia de objetivos, coherencia de políticas y unidad de criterio

respecto a los factores claves de desarrollo.

ACCIONES DE MEJORAMIENTO

ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA (Plan de Acción):

1. Aspecto a mejorar.

2. Determinación de los resultados a esperar

en el indicador.

3. Fecha límite para obtener resultados.

4. Actividades a desarrollar.

5. Recursos necesarios.

6. Costo de los recursos.

7. Plazo para reunir todos los recursos

necesarios.

TIPOS DE INDICADORES DE GESTION

Su grado de fidelidad con respecto a la realidad que representa.

Su relevancia y comprensibilidad para el usuario de la información.

Por la magnitud del costo de la recolección y el análisis de la información contenida en el indicador.

LOS INDICADORES SON JUZGADOS POR:

LOS INDICADORES SE USAN PARA

Variaciones de un estándar Análisis de desvíos con respecto a una

programación (de producción de servicios, de presupuesto, etc).

Tendencias históricas. Comportamiento de la variabilidad de

costos y gastos

ENFOQUE DE INDICADORES

EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD

Es el uso racional de los recursos disponibles en el funcionamiento de la organización y en la prestación del servicio.

1. Es la evaluación del impacto de la gestión del proceso en el cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.

2. Es la evaluación de la utilidad de los resultados en función de los intereses más amplios de la organización.

Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad del producto que satisface las necesidades y demandas de los clientes y partes interesadas.

CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE

GESTION A. INSTANCIA EN QUE SE GENERAN

B. LO QUE PUEDEN MEDIR

A. DESDE LA INSTANCIA DONDE SE GENERAN

Corporativos.

Por unidades estratégicas de negocios o centros de responsabilidad.

Operativos

INDICADORES DE GESTION CORPORATIVOS

Permiten monitorear el comportamiento total de

la organización. Ejemplo: Cobertura del régimen

subsidiado en la población durante un

determinado período.

INDICADORES DE GESTION POR UNIDADES ESTRATEGICAS DE

NEGOCIOS O CENTROS DE RESPONSABILIDAD

Miden los resultados de cada una de las

dependencias que tiene bajo su responsabilidad

una línea de producción o de apoyo

INDICADORES DE GESTION OPERATIVOS

Son el resultado de la gestión a nivel de las

dependencias más operativas, que hacen parte de

una unidad estratégica de negocios o un centro

de responsabilidad.

B. DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LO QUE PUEDEN MEDIR

(TIPOS DE INDICADORES DE GESTION)

De eficiencia.

De eficacia (corporativos y por unidades estratégicas de negocios).

INDICADORES DE EFICIENCIA

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

COMO UNA RAZÓN:

Consumo de Recursos

Producto

Grado de aprovechamiento de los recursos

Recursos/Productos o Actividades

COMO UN ÍNDICE :

Unidad de Recursos

Unidades Esperadas/ Unidad de Recurso

X 100indicador

es de eficacia

EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA

COMO UNA RAZÓN:

No. H-H laboradasPuestos de Trabajo

Atendidos

No. H-H laboradas

Usuarios Atendidos

No. H-Ausentismo

No. De Horas Programadas

266 Uds/Hora

279 Uds./Hora EsperadasX 100

COMO UN ÍNDICE:

Ejecución presupuestal

Calidad de los Insumos

Cantidad de los Insumos

Oportunidad en la entrega de los Insumos

INDICADORES DE EFICIENCIA

De ejecución o cumplimiento. De suficiencia o disponibilidad. De productividad. De utilización De concentración. De rendimiento. De costos. De oportunidad.

DE EJECUCIÓN O CUMPLIMIENTO

El cumplimiento en la ejecución de objetivos,

metas, actividades y presupuesto de todos los

planes, programas y proyectos de la institución.

DE SUFICIENCIA O DISPONIBILIDAD

Se refieren a los aspectos estructurales de la

entidad y miden la capacidad de la estructura

para desarrollar un proceso. Es decir, se mide la

cantidad de recursos existentes en términos de

las necesidades de la institución y de la

población.

DE PRODUCTIVIDAD

Expresan el desempeño y funcionamiento frente

a los sujetos y/o medios atendidos. Expresa los

recursos invertidos en términos del producido

como número de actividades en un tiempo

determinado

DE UTILIZACIÓN

Expresan la relación que hay entre la cantidad

del recurso efectivamente aprovechado con

respecto al existente según tipo o actividad.

DE CONCENTRACIÓN Expresa la relación existente entre el número de

servicios o actividades finales o intermedias por

cada usuario en un período definido

INDICADORES DE EFICACIA

Extensión en la que se alcanzan los resultados planificados.

COMO UNA RAZÓN:

Atributos de calidad, Producto/Grado de

satisfacción del cliente

COMO UN ÍNDICE :

X 100

Cantidad de unidades aceptadasTotal Unidades Producidas

Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas

Nivel de Referencia

EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA

COMO UNA RAZÓN:

COMO UN ÍNDICE:

Número de Personas Capacitadas

Total Empleados

Número de Asesorías Eficaces

Total Asesorías

No. de Personas Capacitadas / Total Empleados

0.90X 100

No. de Asesorías OportunasTotal Asesorías Programadas

No. de Solicitudes Informáticas Oportunas

Total Solicitudes

No. de Documentos entregados

Total Documentos Recibidos

INDICADORES DE EFICACIA

(CORPORATIVOS O DE IMPACTO)

De cobertura

De equidad

De competitividad externa

COBERTURA

Proporción de la población que usa un servicio

determinado en un período de tiempo

EQUIDAD

Miden la justicia, imparcialidad o igualdad con

que la organización retribuye sus grupos de

interés: comunidad, colaboradores y Estado.

(Balance social de la institución)

DE COMPETITIVIDAD EXTERNA.

(Benchmarking externo).

Comparación de los resultados de la

gestión de toda la organización en un

período con respecto al mejor

estándar logrado por cualquiera de

las instituciones similares en ese

mismo período.

INDICADORES DE EFECTIVIDAD

COMO UNA RAZÓN:

Extensión en la que se realizan las actividades

planificadas y se optimizan los recursos.

COMO UN ÍNDICE :

Actividades Realizadas

Actividades Esperadas

Número de Personas Beneficiadas /Población Objetivo

Nivel de ReferenciaX 100

EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD

COMO UNA RAZÓN:

Número de Personas Beneficiadas

Población Objetivo

Número de Asistencias Efectivas

Total de Asistencias

COMO UN ÍNDICE:

X 100

Número de Personas Beneficiadas / Población Objetivo

0.98

GESTION DEL VALOR GANADO

Es un método para medir el desempeño de un proyecto, permite comparar la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de trabajo real que se ha realizado. Así se puede determinar si el trabajo va según lo previsto y dentro del presupuesto del proyecto.

EVM cubre las tres líneas base de la Gestión de Proyectos: Alcance, Costo y Tiempo. Unificándolo en un marco común que permite representar matemáticamente las

VARIABLES PRINCIPALES DEL EVM

VARIACIONES DE COSTO Y COBRANZA

INDICES DE DESEMPEÑO

GRAFICO DE VALOR GANADO, COSTO REAL Y VALOR PLANEADO