Tipos de documentación y características

legal

es aquella que contiene la información normativa

emanada por dependencias gubernamentales

Es necesario conservar los documentos para cumplir

con los requisitos de diferentes leyes o

reglamentos

contratosSon documentos de carácter

legal donde se estipulan derechos y obligaciones

Títulos de crédito

Son documentos que también tiene características

eminentemente legales

Entre los créditos mas usuales son los

siguientes:

Cheques

Pagares y

Letras de cambio

Están dirigidos por la ley general de títulos

y operaciones de crédito

Se utiliza para las realización de las

operaciones o transacciones legales

mercantil

Es aquella que se utiliza para documentar las

operaciones comerciales

facturas

Es un documento mercantil que ampara y garantiza la propiedad

que se especifica en ella

recibo

Es un documento mercantil que se utiliza para las transacciones

comerciales

Contra recibos

Es el documento mercantil que ampara

provisionalmente la documentación

Contiene la siguiente información: fecha de expedición, concepto,

descripcion,fecha de pago, sello, otros requisitos legales

Nota de remisión

Es un comprobante mercantil para el comprador o el consumidor que

ampara la compra de un producto

Contiene la información siguiente:

Fecha, numero de remisión,

descripcion,monto o cantidad y sello.

presupuestos

Son cantidades estimadas que dicha empresa debe de gastar en un determinado tiempo o periodo

Estados financieros

Son documentos contables que reflejan la situación económica de la empresa en un tiempo determinado

Contable financiera

Es fundamental ya que esta se toman las decisiones de carácter financiero o económico que afecte a la empresa

organizacional

Manual de organización

Es el documento técnico de la

empresa

Refleja la estructura orgánica .

Manual de procedimiento

Es donde se describe como se lleva a cabo

las funciones

administrativas

informesDescriben loa avances

y resultados de la empresa

cartasDocumento por medio se manda información confidencial o publica

•Escrito por el cual una persona pide realizar alguna actividad

•Comprobante interno provisional de algo que se entrego y garantizar la acción

•Medio que se da a conocer por escrito el precio de algún objeto de la empresa

•Comunicación escrita que se utiliza para recordar uno o mas asuntos

memorándum cotizaciones

solicitudesvales

Archivadores de correspondencia

Gabinetes especiales para archivo

Para guardar cheques, documentos legales, y

oros materiales de oficina

Archivador de disquetes

Son cajas pequeñas sirven para proteger

discos de forma ordenada

• Son tubos para proteger mapas y planos

Tubos para

mapas

• Son de plástico en los extremos y se utiliza para proteger los mapas.

Mapoteca horizontal

marbetes

Es una tarjeta donde se coloca los datos del

destinatario

guíasSon la clave de un

archivo vertical eficiente

Sirven como postes de señales para

agilizar la búsqueda de un archivo

Carpetas para archivo

Hojas de cartulina que sirven para guardar correspondencia en

los archiveros

tarjeteros

es un conjunto de tarjetas de registro

ordenado

Cedulas de catalogación

• Son muy parecidos a los tarjeteros y tiene la misma función

ordinaria

• Es aquella correspondencia que llega cotidianamente

urgente

• Es correspondencia de forma inmediata a su destinatario por varias razones

confidencial

Es aquella correspondencia que

solo puede leer al destinatario

Se entrega personalmente en un

sobre sellado

Procedimiento de recepción

Se recibe toda la correspondencia y se

separa por áreas administrativas

Normalmente se registra el control de

recepción de correspondencia

Procedimiento de despacho

La correspondencia de la oficina pude ser

enviada ala unidad administrativa

Registrara el control correspondiente y

distribuirla a las áreas correspondientes

papel

Cintas magnéticas

microformas

• La información generada y recibida debe conservarse los archiveros

• Deben conservarse en sus respectivas cajas para evitar la perdida o daño en las cintas

• Se debe custodiar en cajas ya que contiene una imagen microfilmada en el documento y resguardar en lugares seguros

• Se utiliza en lugares oscuros y en cajas guardadas evitando su deterioro

videocintas

• Son datos que contiene la información cinta debe conservarse en lugares secos y de máxima seguridad

audio cintas

Discos flexibles

Son datos que son generados en los

archiveros de discos

Discos durosEs el dispositivo de almacenamiento

secundario de datos

Discos ópticos compactos

Es similar al disco compacto que se utiliza para grabar

música

mesas

Es la unidad mínima de mando de una

entidad pude contar con algunas personas

secciones

Es la unidad de mando que le

sigue a las mesas

Tiene mas personas a su

cargo y un mayor nivel de decisión

oficinas

Es la unidad de mando con mayor

jerarquía

Tiene mayor numero de

personas que dependen de ella

Oficialas de partes

Es el lugar encargado Relacionado a la mensajería de la

empresa

Sistemas de cargo

Se establece para controlar el acceso y

retiro de los documentos

• Pueden variar dependiendo de cada empresa o institucióncomponentes

• Los documentos pueden solicitar por telefono,correo,mensajero o persona

Formulario o tarjeta de

requisición

• Se colocan en el lugar de los documentos prestados

Formulario de salida

Sistema de seguimiento

Procedimiento para la localización de

expedientes

Es un sistema manual para tratar de localizar

los documentos extraviados

Protección de la información

Es imperativo el tener que prestar material

conservado en un disco

Guías para la conservación de la

información

Los sistemas electrónicos facilitan el archivo innecesario de

documentos

Eliminar de forma rutinaria aquellos

documentos que no tiene aplicación

Realizar copias resguardadas de

documentos importantes

Medidas y sistemas de control de acceso

Solo el personal autorizado puede

tener acceso al material archivado

Son esenciales para al protección de los archivos electrónicos

Es la medida mas importante para la protección de la información de archivos electrónicos

Medidas de protección para archivos electrónicos

Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica (Conalep)

Plantel Iztacalco 1

Módulo: Control de Documentación

Profesora Myriam Ramírez Orozco

Tema 2.2