¿Cómo hacer una presentación ejecutiva?

Mtra. Gisele Jouanen

Febrero 2015

Estructura del tema

• Lleva un orden lógico: – Introducción al tema

– Explicación de los puntos principales

– Conclusión

Ayuda:

– Contar alguna historia relacionada con el tema

– Mostrar estadísticas o datos de soporte

Nota:

Los altos ejecutivos están mas interesados en:

– Saber como se resolverá un problema

– Obtener datos que sirvan de sustento para la toma de decisiones

– Tener una conclusión

Quien presenta

• Proyecta una imagen profesional (física, revisar aspectos técnicos, etc.)

• Anticípate a las interrupciones. Mantén la calma y se diplomático

• Prepárate para improvisar.

• Se flexible

Presentación

• Puedes utilizar programas de software como power point, corel presentations, Harvard Graphics o cualquier otra que permita cautivar a la audiencia con texto, organigramas, gráficas, listas, etc.

• Los programas ofrecen variedad de colores, fuentes de estilo, características de diseño.

Reglas para una presentación ejecutiva

1. El mensaje debe destacar de la presentación

2. Lo visual debe servir como soporte. Debe ser:

A. Simple

B. Grande y legible

C. Claro

D. Consistente

E. Progresivo

A. Simple

• Mantén lo visual de forma simple

• Muchos colores

• Muchas fuentes y estilos • La regla 6x7

– 6 líneas por diapositiva

– 7 palabras por renglón

Ejemplo: Comparativo de venta de automóviles

Periodo Producción total

Enero-julio 2011 1,458,735

Enero-julio 2012 1,654,709

Periodo Producción total (En millones)

Enero-julio 2011 1.4

Enero-julio 2012 1.6

Mas simple

Puntualiza sin dar demasiada información de soporte Enlista cuando haya una secuencia. Ejemplo: ¿cómo preparar un coctel

de fruta? 1. Selecciona la fruta 2. Lava la fruta 3. Corta la fruta en diferentes

formas 4. Coloca la fruta en un recipiente 5. Etc.…

Utiliza “bullets” o viñetas cuando no haya:

• Secuencia

• Jerarquía

• Prioridad

• Lo visual debe servir como soporte

B. Grande y legible

• Haz tu presentación grande y legible

• Calibri 12

• Calibri 18

• Calibri 24

• Calibri 32

• Calibri 36

• Calibri 44

Muy chica

Aléjate 2 metros para saber el

tamaño adecuado de la tipografía

C. Claro

• Se claro

LAS LETRAS MAYUSCULAS SON DIFICILES DE LEER

Utiliza Mayúsculas y minúsculas

• Utiliza fuentes de letra que sean fáciles de leer

• HOLA

• HOLA

La letra cursiva es difícil de leer El uso de letra normal o negrita es

fácil de leer

Utiliza colores contrastantes

Utiliza colores contrastantes

• Utiliza colores complementarios

• Utiliza gráficas para decir lo mas importante de tu historia

• Si utilizas gráficas para todo, los puntos mas importantes se perderán

• Utiliza las formas mas apropiadas de las gráficas

Gráfica circular

Ventas

1er trim.

2º trim.

3er trim.

4º trim.

Muestra el impacto de varios factores Ejemplo: contribuciones de la compañía,

ventas

Gráfica de barras

0

1

2

3

4

5

6

Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4

Serie 1

Serie 2

Serie 3

Sirve para comparar resultados productivos. Se puede comparar el desempeño

Gráfica de líneas

0

2

4

6

Categoría 1

Categoría 2

Categoría 3

Categoría 4

Serie 1

Serie 2

Serie 3

Indica las tendencias

Gráficas de dispersión

0

1

2

3

4

0 1 2 3

Valores Y

Valores Y

Datos estadísticos, Comportamiento de las variables

E. Progresivo

Llantas Balatas Tubo de escape Volante Radiador Tubo de escape Amortiguadores

Enfócate

Fuente: Imagen disponible en google

Presentando

• Revisa el equipo

– Asegúrate de tener el software disponible, proyector, etc.

– Asegúrate de que la presentación pueda funcionar en cualquier computadora

• Revisa el aula

– ¿Tiene luz suficiente?

• Ten un plan B

• Si la computadora deja de funcionar, si el proyector deja de funcionar, si no hay luz:

• Trae una impresión de tus notas

Lo que debes evitar…. Frases que distraen o muletillas tales como “este”, “eh”, “um”, etc.

Fuente: Imágenes disponibles en google

Lo que no debe hacer el resto del equipo mientras uno presenta…

Lo que si debes hacer

¿Cómo vestirse para una presentación en clase?

Código casual de negocios:

Significa vestirse mas cómodo pero sin

perder profesionalismo

Lo que no está permitido para las mujeres •Escotes o ropa muy ajustada • Blusas con tirantes o con hombros al descubierto (son casuales) • Camisetas • Playeras con logotipos (excepto empresa) • Vestidos de playa o vestidos de fiesta • Minifaldas • Telas brillosas o lentejuela • Shorts y bermudas • Pantalones de mezclilla o jeans • Leggins o mallones • Ropa deportiva (pants, sudaderas) • Chamarras con capucha • Sandalias para la playa o tenis • Animal print

Fuente de consulta: http://www.altonivel.com.mx/44031-business-casual-exito-y-comodidad-en-tu-imagen.html

Fuente: Imágenes disponibles en google

Fuente: Imágenes disponibles en google

Otros consejos

Fuente: Imágenes disponibles en google

Recomendaciones

• Habla en voz alta y clara

• Se flexible

• Prepara material de soporte (análisis, datos, tendencias, etc.)

• Dirígete a todos los miembros de la audiencia

• Usa las diapositivas como referencia

• Practica tu discurso y de ser posible obtén retroalimentación

• Usa el tiempo de forma efectiva

• Considera unos minutos para las preguntas

• Trata de vincular tu presentación con la de los demás

• Trata de recordar notas en tu mente

• Habla no leas

• Tómenlo con calma

• Procura ser tu mismo

Correo electrónico

• Cuando vayan a enviar el borrador de su presentación a mi correo redáctenlo de forma ejecutiva: – Utiliza una dirección de correo

neutral

– Utiliza un título corto y preciso

– Da un saludo apropiado

– Da una introducción sobre quien eres

• Escribe el mensaje con frases cortas

• Despídete de forma correcta

• Escribe tu nombre completo al finalizar

• Lee tu mensaje y revisa sintaxis, ortografía, gramática así como si expresaste bien la idea

• Revisa que hayas utilizado mismo tipo y tamaño de letra.