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Huancayo 11 de noviembre del 2014
Lic. Paul Melgar Póvez
Gerente General de “Ferre Boom”
PRESENTE
Los alumnos del Instituto Tecnológico Privado Continental, Arango Vargas Thalía, Barra Lázaro Jordan, Chumbile Huaris Luis Enrique, Centeno Rutti Liz, Meza Huaroc Evelin, Quispe Acevedo Elisa, Ramos Taipe Mary Cruz, tenemos el agrado de saludar a su distinguida persona para comunicarle de la manera mas atenta su autorización para realizar una auditoría a la Dirección de su cargo, con el propósito de realizar prácticas de Auditoria en el área de ventas, y así poder identificar contingencias que puedan surgir en dicha área ya mencionada durante la realización de las actividades diarias de su departamento.
Sin otro particular nos despedimos de usted esperando una respuesta afirmativa para poder comenzar con nuestras actividades.
De antemano muchas gracias.
Atte.
Arango Vargas ThalíaBarra Lázaro Jordan Chumbile Huaris
Luis Enrique
Centeno Rutti LizMeza Huaroc Evelin Quispe Acevedo
Elisa
Ramos Taipe Mary Crúz
INFORME FINAL DE AUDITORIA LABORAL REALIZADA EN FERRETERIA FERREBOOM S.C.R.L
INTEGRACIÓN DEL EQUIPO
El equipo de investigación FERREBOOM se integró de siete alumnos de la
carrera de administración de empresas ocupando los siguientes cargos:
CENTENO RUTTI LIZ ERIKA (miembro del equipo auditor) BARRA LAZARO JORDAN (miembro del equipo auditor) ARANGO VARGAS THALIA (miembro del equipo auditor) RAMOS TAIPE MARICRUZ (lider del equipo auditor) MEZA HUAROC EVELIN (miembro del equipo auditor)
QUISPE ASEVEDO ELIZA (miembro del equipo auditor)
CHUMBILE HUARIS LUIS (miembro del equipo auditor)
Cada integrante dio su apreciación, sugirió las estrategias a seguir para la obtención
de la información que se realizara un análisis posteriormente, lo cual nos condujo a
realizar acciones, entre ellas, revisión de documentos de administrativos, fichas de
observación física, el clima organizacional , y las instalaciones de la empresa.
INDICE
INTRODUCCION
DISEÑO DE LA INVESTIGACION
o INTEGRACION DEL EQUIPO
o DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACION
o PROGRAMACION DE VISITAS
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
o ANALISIS DE LOS REGISTROS SALARIALES Y OTROS ASPECTOS LABORALES
o ANALISIS DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL
o ANALISIS DE LAS ENTREVISTAS
CONCLUSIONES
o CONCLUSIONES GENERALES
o CONCLUSIONES ESPECÍFICAS
RECOMENDACIONES
o AL ESTADO DE EL SALVADOR
o AL MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISION SOCIAL
o A LOS EMPRESARIOS DE MAQUILA
o A LAS MARCAS DE PRESTIGIO INTERNACIONAL
ANEXOS
DATOS DE LA EMPRESA
Nombre de la empresa : FERRE BOOM S.C.R.L.
RUC : 20487211410
Fecha de Fundación : 05/01/2008
Tipo de Sociedad : Sociedad Comercial de responsabilidad .
limitada
Estado de la Empresa: Activo
Dirección sede principal : Prolong. Huánuco 258-A - Huancayo
Dirección sede Huancayo : JR. Loreto # 981 Huancayo
Teléfono : (064) 364203
Gerente general : lic. Paul Melgar Póvez
Administradora : Lic. Paola Melgar Póvez
INTRODUCCION
Ferre Boom S.C.R.L es una empresa privada fundada en el año 2009 y su actividad económica principal es la compra, venta y distribución de artículos de ferretería, en especial grifería, cerraduras, herramientas y eléctricos.
En el presente trabajo se evaluó y analizo el área de recursos humanos Debido a que en esta
área ocurren muchas contingencias, por el cual esta área no se desarrolla
eficientemente. Se han identificado diferentes debilidades en el direccionamiento estratégico
de la empresa.
Con la presente auditoria, se pretende facilitar la modernización y competitividad Ferre Boom SCRL en el mercado local generando crecimiento en sus resultados a futuro.
La utilidad de esta área es esencial para el funcionamiento óptimo ya que la efectividad de la empresa depende del éxito de esta área.
Dicha auditoria se realizara por los alumnos del Instituto Tecnológico Privado Continental, Arango Vargas Thalía, Barra Lázaro Jordan, Chumbile Huaris Luis Enrique, Centeno Rutti Liz, Meza Huaroc Evelin, Quispe Acevedo Elisa, Ramos Taipe Mary Cruz.
DISEÑO DE LA INVESTIGACION
METOLOGIA E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Arango Vargas Thalía y Ramos Taipe Maricruz, realizaron la investigación a la
verificación de la política salarial y los procesos de pago a los colaboradores
de la organización. Detalles de esta investigación administrativa se encuentran
agregados a este informe.
Evelin Meza Huaroc, realizo la verificación de los documentos, con el
propósito de investigar la gestión del desarrollo de recursos humanos (perfiles
ocupacionales por competencias, reorientación e integración de las acciones
de capacitación y evaluación del desempeño) .
Centeno Rutti Liz , Chumbile Huaris Luis analizo En cuanto a seguridad e
higiene industria, servicios y prestaciones, actitudes y moral de trabajo. Esta
investigación auditoria administrativa se encuentra agregados a este informe.
Barra Lázaro Jordan y Eliza Quispe Acevedo, realizaron las fichas de
observación y encuestas a los trabajadores de la empresa FERRE BOOM.
PROGRAMACION DE VISITAS
Las visitas a la empresa FERREBOM fueron de la siguiente manera:
INICIO Y CULMINACION DE LA
AUDITORIA
21 de noviembre 2014 hasta el día10
de febrero de 2015
ARANGO VARGAS THALIA 2da sem. De NOVIEMBRE DE 2014
RAMOS TAIPE MARICRUZ 2da sem. DE NOVIEMBRE DE 2014
MEZA HUAROC EVELIN 3ra sem. DE NOVIEMBRE DE 2014
CHUMBILE HUARIS LUIS 1ra sem DE DICIEMBRE DE 2014
CENTENO RUTTI LIZ 2da sem DE DICIEMBRE DE 2014
BARRA LAZARO JORDAN 2da sem DE DICIEMBRE DE 2014
QUISPE ACEVEDO ELIZA 3sem DE DICIEMBRE DE 2014
Las visitas fueron más prolongadas para Barra lázaro Jordan ,Centeno Rutti Liz, Quispe
Acevedo Eliza quien para realizar las entrevistas observación tenían que ir mucho más
días intercaladas para así poder recaudar mejor información con la finalidad de tener un
análisis más específico .
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
COMENTARIOS PRELIMINARES
El área de recursos humanos de La empresa Ferre Boom nos facilitó diferentes
documentos con los cuales acredita las diferentes formas de pago a su personal; los
cuales son: recibo por honorarios (promotor de venta), planilla de pagos (gerente y la
administradora) y un cuaderno de control de pagos (personal), todos estos para el
análisis respectivo.
Dentro del área de recursos humanos ya que existe una mala coordinación y la toma
de decisiones de los altos cargos, como vemos el personal es informal ya que no está
registrado en planilla y no tiene derecho a ningún beneficio por su prestación de
servicios dentro de la empresa.
La empresa no cuenta con un manual de organización y funciones (MOF), que es de
vital importancia para que cada área decuadamente, al identificar estas falencias
podemos decir que las expectativas y metas trazadas no se están cumpliendo como
debe de ser.
…………..
EXAMEN DE LAS INDEMNIZACIONES, AGUINALDOS, VACACIONES, PAGO
DE AFP, ONP, HORAS EXTRAS Y OTRAS PRESTACIONES LABORALES.
a) Examen de comprobantes: Se verificaron las planillas de pagos a personal,
aguinaldos, vacaciones, indemnizaciones, AFP, ONP y recibo por honorarios.
b) Remuneración: la remuneración para el promotor y el gerente general tiene un
sueldo aproximado de 2500, la administradora de igual manera. colaborador de la
empresa ferre boom es el suelo mínimo vital 750,00 nuevos soles, ya que ellos no
están registrados en planilla no reciben los beneficio de acurdo a ley por sus
prestaciones.
a.c) Descuento de AFP: El descuento de AFP y ONP aplica a aquellos colaboradores
que están en planilla, en el caso de la empresa Ferre Boom hay 2 trabajadores que si
están en planilla y las restantes que son 8 reciben sus pagos informalmente y no
tienen derecho a ninguna de estas prestaciones.
d) Aguinaldos: Los aguinaldos son aplicados a aquellos que están en planilla, en este
caso al gerente Paul melgar povez y la administradora Paola melgar povez, al tener
acceso nos dimos cuenta que los colaboradores antiguos que son 2 si reciben su
aguinaldo pero de forma informal y les hace firmar en el cuaderno de sus pagos, los
restantes que son 6 no tienen derecho a este beneficio.
e) Vacaciones e indemnizaciones: No tiene una política establecida, los colaboradores
no tienen derecho a vacaciones ni se les da indemnizaciones, tampoco gerente ni
administrador tienen vacaciones pero si se les aplica indemnizaciones.
f) Días feriados: los colaboradores incluyendo gerente y administrador si se les respeta
los días feriados no laborables.
g) Horas extras: Se le pregunto a cada personal si se le reconocía las horas extras y no
se les reconoce, el horario de trabajo es de 8:30 a.m. a las 1:30 p.m. y 3:00 p.m. a 7:30
p.m, y hay dias en que tiene que quedarse hasta 1 hora mas por el caso de empaque
de mercadería.
El relato es en caso que haya un pedido de provincias se tiene que enviar ese mismo día
y no se pudo empacar ni embalar por que no se abastecen ya que se tiene que atender
pedidos a los clientes de tienda, después de atender y la hora ya es de salida todos los
colaboradores tiene que seguir empacando y llevar hasta la agencia para el despacho de
dicha mercadería, como podemos mencionar esto sucede aproximadamente 2 o 3 veces a la
semana.
h) OTRAS OPERACIONES:
1) Estudios y capacitaciones: La empresa ferre boom otorga estudios en sencico y
senati para aquellos colaboradores antiguos pero con la condición que el colaborador
siga en la empresa por unos años más, el 80% de la inversión en estos estudios se
le descuenta al colaborador y el 20% corre a gastos de la organización, las
capacitaciones no son aplicadas.
2) Alimentación: No existe subsidio directo a la alimentación de los trabajadores, solo
el pago del sueldo básico, la alimentación corre a cuenta de cada colaborador.
3) Primeros auxilios: Existe dentro de la empresa la un botiquín donde se encuentra
medicamentos esenciales.
VERIFICACIÓN A LOS COLABORADORES Y LAS LABORES QUE
REALIZAN
A) Venta: Son 2 señoritas en el área de venta, cada una con laptops para atender al
cliente, sus funciones son ventas, a veces entrega de pedidos, tener limpio las
vitrinas y algún labor que se le pudiera asignar.
B) Almacén: Son 4 jóvenes en esta área, su función es el despacho de mercadería
que requiere el área de ventas, despacho de mercadería a clientes de provincia y
juntamente con el jefe de almacén recepcionar la mercancía con guía de
remisión.
C) Oficina: Se encuentran administrador, gerente y asistente administrativa que se
encargan de realizar pedidos para los clientes de provincia, ingresar letras,
pedido a proveedores y encargados de cuentas por cobrar.
D) Cajera: Encargado de realizar cobros en tienda y a veces ayuda atender a la
clientela.
Indicadores empleados en la auditoria de administración de recursosHumanos
En cuanto a análisis de puestos:
De acuerdo a las observaciones realizadas la empresa no cuentan con un perfil de
control de actividades a realizar por cada colaborador para un trabajo eficiente.
Para realizar las descripciones y requisitos de puestos de la empresa Ferrebom,no
están establecidos.
En cuantos sistemas de retribución:
Están en concordancia con el mercado de trabajo?
De acuerdo las observaciones de las planillas de los trabajadores se pudieron
apreciar que el sueldo básico es de 750 el cual está vigente en el mercado en el
mercado.
Están ajustados a ley y obligaciones contractuales?
De acuerdo a lo observado no se respetan todos los beneficios ya que algunos son
obviados y loso a os más antiguos se les de las bonificaciones y aguinaldo pero de
manera informal.
Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
En cuanto a los que se observó no todos lo entienden ya el único incentivo son los bonos mas no realizan capacitaciones o charlas de motivación.
Los incentivos son proporcionales a la escala jerárquica del puesto?
De acuerdo a lo observado se puede decir que si por que las motivaciones capacitaciones mayormente se les da los de alta jerarquía y mas no a los demás empleados.
la remuneración que reciben motiva a los trabajadores?
Si ya que es el único incentivo más importante para ellos por el cual se esfuerzan por ser los mejores y poder tener una mejor remuneración.
En cuanto al proceso de selección y colocación
para la selección de personal cuentan con un perfil?
No cuentan con un perfil laboral ya que las selección lo realizan de manera empírica y se basan a sus experiencias
En cuanto a las relaciones con el personal y el sindicato
Existe reuniones periódicas con el jefe de recursos humanos para tratar asuntos de interés general?
No se realizan reuníos para tratar temas que tienen que ver directamente con los trabajadores si no solo para el interés personal de la empresa.
La quejas son estudiadas?
Las quejas que recibe el jefe de recursos humanos no todas son atendidas por que no tiene el tiempo para resolverlos ya que se encuentra realizando otras actividades fuera de ser jefe de recursos humanos
Son resueltas favorablemente?
No todos por que como anteriormente se mencionó el jefe de recursos humanos no tiene el tiempo necesario y tampoco le da la importancia que requiere los problemas que surgen en la organización.
Los despidos son justificados?
De acuerdo a las observaciones realizadas los despidos que se realizaron todos fueron justificados y de manera anticipada por lo que no ocasionó problemas.
En cuanto a entrenamiento y capacitación
De acuerdo a lo observado no realizan ningún tipo de capacitaciones tampoco cuentan con un cronograma de actividades a desarrollar.
En cuanto a medición de desempeño
Los criterios utilizados para la medición de desempeño laboral no son los adecuados ya que no lo aplican para todo el personal ,mayormente se enfocan en los vendedores por lo que son los que directamente generan ingresos para la empresa
Hay intervenciones de factores ajenos negativos?
Están reflejando realmente la efectividad?
En cuanto a calificación de méritos
El programa es considerado por los responsables como una carga burocrática más?
Los resultados están siendo empleados para efectos de capacitación, promociones,
etc.?
Los empleados están siendo informados de los resultados?
Los supervisores han sido capacitados para calificar?
En cuanto a seguridad e higiene industrial
en cuanto a seguridad las instalaciones eléctricas no son adecuadas también los
materiales en almacén no están ubicado correctamente por lo que los trabajadores de
esa área corren el riesgo de sufrir cualquier tipo de accidente entonces se deduce que
no se esta cumpliedo los reglamentos de seguridad.
Cuál es el porcentaje de enfermedades profesionales?
Las instalaciones cumplen con los reglamentos sanitarios?
En cuanto a servicios y prestaciones
Todos los trabajadores tienen conocimiento de los servicios que brinda la empresa
aunque no cuenta con una misión establecida.
Todos los servicios y prestaciones son conocidos por el personal?
Están siendo utilizados?
Qué porcentaje representa del total de la nómina?
En cuanto a actitudes y moral de trabajo
Dentro de la organización se aprecia que no hay un buen clima laboral ya que el
mayor porcentaje de trabajadores son de ventas y ellos siempre están en conflictos
por obtener más ventas, más clientes y por ello reciben más bonificaciones y el único
objetivo que ellos conocen de la empresa es vender más y captar mas clientes.
Existen identificados con los objetivos de la institución?
El clima y la cultura organizacional se orienta hacia la calidad y la productividad?
E) Revisión de expedientes de personal: para realizar la siguiente observación se utilizó
una guía documental el cual los documentos a revisar fueron:
HALLAZGOS IMPORTANTES:
Los hallazgos más importantes que se encontró durante la realización de la
auditoría administrativa realizada a la empresa FERREOBOOM S.C.R.L.,
pueden resumirse en los aspectos siguientes:
A) Relaciones con los empleados Existe carencia de comunicación
interpersonal (empleado a empleado) ya que existe conflicto de interés,
ciertas rivalidades y no existe un adecuado trabajo en equipo, poca
transparencia por parte del jefe hacia los empleado, en donde se puede ver
las diferencias de necesidades , insatisfacciones laborales ya predomina la
celebración de reuniones informales las cuales surgen según las necesidades
del momento, los temas tratados pueden desviarse según el interés de los
participantes, no se realiza el debido seguimiento a los acuerdos y tareas
asignadas ya que
estas se realizan de forma oral.
B)
C)
Co n c lu s ión
Ge n e r a l
Lo detallado anteriormente genera un mal clima laboral dentro de la empresa
FERREOBOOM S.C.R.L en donde se puede identificar claramente la falta de
adaptación de ciertos empleados, el exceso de rotación de personal, la baja
productividad, falta de compromiso/motivación algunas conductas
cuestionables y frecuente ausentismo de parte de los colaboradores.
C) Cultura Organizacional: La cultura organizacional en FERREOBOOM S.C.R.L no
es un área en la que enfatiza la gerencia con profundidad, ya que las variables que lo
componen se ejercen por el mecanismo de acción-reacción del momento, es decir, el
reconocimiento a los colaboradores por la labor cumplida solo se hace cuando las
tareas son terminadas con “excelencia”, mas no porque existan planes motivacionales
que indiquen estos eventos, existe también mucha desorientación de parte de los
colaboradores esto debido a la falta de comunicación entre ellos, esto causa que
cada uno entienda las cosas a su manera y no entiendan bien lo que comunica la
gerencia.
D) Estructura organizacional: Las decisiones en FERREOBOOM S.C.R.L son
tomadas únicamente por la gerencia, lo que hace que la solución a problemáticas en
ocasiones sea dilatada por su centralización, esta situación hace que los cargos no
cuenten con descripciones ni delegación de responsabilidades que definan el nivel al
que se deben escalar los planes de acción (ausencia de organigrama).
Además, los procesos que se llevan a cabo en los diferentes cargos no se han
documentado ni estandarizado, conduciendo a los colaboradores a trabajar con
técnicas ajustadas a la experiencia que se ha adquirido dentro o fuera de la empresa
y que han generado inconvenientes por perdidas de información y/o material que no
se puede recuperar o formas incorrectas de manipular la maquinaria de la empresa.
Por último, no existen planes de carrera definidos para cada cargo lo que impide la
trazabilidad del crecimiento de un colaborador en la empresa, dejando consecuencias
como la deserción laboral y la falta de identidad organizacional.
D) Direccionamiento estratégico: Los principios de planeación en FERREOBOOM
S.C.R. se manejan de manera informal, actividades como formulación de escenarios,
medición del desempeño mediante indicadores de gestión, toma de decisiones
soportadas en sistemas de información y equipos de trabajo que apoyen la planeación
son deficientes, razones por las cuales, no existe formulación, implementación y
evaluación de estrategias.
No existe un planteamiento formal de la misión, visión y valores corporativos que
definan el negocio, su dirección en el futuro y principios o creencias que regulen las
decisiones y actividades de la empresa. Esto hace que no exista una guía central para
la definición de objetivos, estrategias y resultados que se esperan de las áreas
administrativas y de operaciones que en su conjunto permitan el cumplimiento de los
objetivos corporativos.
E) Salarios y prestaciones: Las falencias halladas en el área de RR.HH de la
empresa Ferre Boom, acerca de salarios y beneficios no son considerables ya
que el personal no está registrado en planilla y no tienen derecho a ningún
beneficio por sus prestaciones.
Todo esto causa a que el personal busque una buena opción laboral, es por eso
que hay rotación en el personal de las diferentes áreas.
ANALISIS DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD E
HIGIENE INDUSTRIAL
DOCUMENTACION FOTOGRAFICA
En una visita realizada a las instalaciones de la ferretería “ferre boom” S.C.R.L.,
ubicada está en la AV. Prolongación Huánuco # 258 Huancayo, Departamento Junín,
Huancayo, el día sábado veinte de diciembre del dos mil catorce, a partir de las once
horas con cero minutos de la mañana, se recabo información fotográfica.
Las fotografías tomadas muestran un alto desorden, poco interés del personal cuando no se le controla y una fa l ta de h ig iene en el área de RRHH, lo cual afecta la salud e incrementa los riesgos.
En la fotografía se muestra a un colaborador disfrutando de su gelatina entonces eso nos muestra el poco interés que tiene el personal cuando no se le mira o no se le controla ya que eso impide la alta productividad para la empresa.
En esta fotografía nos muestra de la oficina administrativa donde se observa un
espacio muy reducido y angosto ya que eso incomoda al personal de dicha
área donde le impide desarrollar sus diferentes actividades.
En esta fotografía se pude ver que el personal de ventas es muy comedida y rápida cuando se le estaba observando no se sentía avergonzada como lo hacían los otros trabajadores. La señorita atendía con la sonrisa en la cara para sus clientes eso ayuda bastante la fidelidad del cliente hacia la ferretería.