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CFIA - GUANACASTE Dr. Franklin Marín 1

Administración de Proyectos

Objetivo General

Conocer y aplicar los principios de Administración de dentro del contexto internacional y los requerimientos de competitividad existentes en el mercado.

Formar administradores profesionales de proyectos bajo el estándar internacional de buenas prácticas PMBOK

Temas a desarrollar

Marco de Trabajo

Contexto de la administración de proyectosEl proceso de administración de proyectos

Areas de Conocimiento

IntegraciónDefinición del alcanceAdministración del tiempoAdministración de costosAdministración de la calidadRecursos humanosComunicacionesAdministración del riesgoAprovisionamiento

Introducción

Qué es un proyecto?

Organización Trabajo

Operaciones Proyectos

Las operaciones ylos proyectos puedentraslaparse

Introducción

Operaciones vs. Proyectos

Características comunes:

Son realizados por genteQue cuenta con recursos limitadosDeben ser planificados, ejecutados y controlados

Diferencias básicas:

Las operaciones son continuas y repetitivasLos proyectos son temporales y únicos

Introducción

Entonces… qué es un proyecto?

Introducción

Un proyecto puede ser definido en términos de sus característicasparticulares…

Introducción

Un proyecto puede ser definido en términos de sus característicasparticulares…

Un proyecto es una empresa, un esfuerzo temporal que se llevaa cabo para crear un producto o servicio único

Temporal: Tiene un inicio y un final bien definidos.Unico: El producto o servicio creado por el proyecto difiere

(de alguna manera distintiva) de otros productos o servicios similares.

Introducción

Algunos ejemplos de proyectos:

Desarrollar un nuevo producto o servicio.Efectuar un cambio en la estructura, el “staff” o el estilo de unaorganización.Diseñar un nuevo vehículo de transporte.Construir una casa, un edificio, un estadio.Lanzar una campaña electoral.Implementar un nuevo procedimiento o proceso…

Introducción

El Marco de Trabajo (Su Contexto y sus Procesos)…

Marco de Trabajo

El ContextoDescribe el ambiente (macro) en el

que opera el PROYECTO.La administración del “día a día” es

necesaria pero no suficiente

Los ProcesosDescripción generalizada de la inter-

acción de los procesos administrativos.Su comprensión permite entender las

Areas de Conocimiento

Introducción

Las Areas de Conocimiento...

Integración Procesos requeridos para garantizar que los distintos elementos del proyecto sean adecuadamentecoordinados. Consiste en: desarrollar y ejecutar del plan de proyecto y controlar los cambios.

AlcanceDescribe los procesos requeridos para garantizar que se incluya TODO el trabajo que debe hacersey SOLO el trabajo que debe hacerse para completar el proyecto con éxito. Esta área está definidapor: la iniciación y la planificación, definición, verificación y control de cambios del alcance.

TiempoSe relaciona con la descripción de los procesos requeridos para completar el proyecto a tiempo.Consiste en definir, sequenciar y estimar la duración de las actividades así como en desarrollary controlar el itinerario o cronograma.

Costos Describe el proceso requerido para garantizar que el proyecto se complete con el presupuestoaprobado. Consiste en la planificación de los recursos y la estimación, presupuestación ycontrol de costos.

Calidad Orientada a la satisfacción de las necesidades que le dieron origen al proyecto. Esta área deconocimiento está compuesta por la planificación, garantía y control de la calidad.

Introducción

Las Areas de Conocimiento...

R. Humano

Comunicaciones

Riesgo

Proveeduría

Procesos necesarios para hacer el más eficiente uso del capital humano relacionado con elproyecto. Se encarga de la planificación organizacional, el “staffing” y el desarrollo de equipos.Debe asegurar la adecuada y oportuna generación, recolección, distribución, almacenamientoy disposición última de la información. Implica la planificación y distribución de la información,la generación de reportes (informes) y el cierre administrativo del proyecto.

Describe los procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta a los riesgos delproyecto.

Describe los procesos para adquirir bienes y servicios externos y administración de contratos.

El Contexto del ProyectoLas Etapas del Proyecto y su Ciclo de Vida

Como habíamos visto, los PROYECTOS son empresas temporales y únicas. Estaunicidad hace que los proyectos involucren cierto grado de INCERTIDUMBRE.

Por esta razón las organizaciones que realizan proyectos suelen dividirlos en etapas. Esto cumple con los objetivos de lograr un mejor control sobre los mismosy un mejor enlace con las OPERACIONES diarias. De manera colectiva, las etapasde un proyecto se conocen como el CICLO DE VIDA del proyecto.

El Contexto del ProyectoLas Etapas del Proyecto y su Ciclo de Vida

Ciclo de Vida Genérico...

InicioFinal

Costoy

PersonalEtapaInicial Etapas Intermedias Etapa Final

Tiempo

El Contexto del ProyectoHabilidades Gerenciales Básicas

Habilidades GerencialesCimientos sobre los que se contruyelas habilidades para el manejo del proyecto

Son esenciales para la administración

Cualesquiera de ellas pueden ser neceariasen determinado momento (o continuamente)

Liderazgo, comunicación, negociación,solución de controversias, capacidad deinfuenciar

Influyen sobre la mayoría de los proyectos

Procesos de Administración de ProyectosLos Procesos del Proyecto

Grupos de Procesos…

Los procesos de administración pueden organizarse en cinco grupos básicos quepodrían componerse de uno o más procesos...

Iniciación Reconocimiento de la necesidad de darle inicioal proyecto o a una de sus etapas.Involucra compromiso.

Iniciación Planificación

Diseñar y mantener un esquema de trabajopara cumplir con las necesidades que dieronorigen al proyecto

Ejecución

Coordinación de recursos de toda índolepara ejecutar el plan

EjecuciónControl

Garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto. Monitoreo, medición y corrección

EjecuciónControl

CierreFormalización de la aceptación del proyecto o de la etapa

EjecuciónControl

Cierre

Las flechas representan el flujo dedocumentos o resultados documentables...El resultado de un proceso se convierte enel insumo de otro…Estos resultados son los eslabones que unenlos grupos de procesos...

InicioFinalTiempo

Nivelde

Actividad

Iniciación

Planificación

Ejecución

CierreControl

EjecuciónControl

Cierre

Etapa de Diseño

EjecuciónControl

Cierre

Etapa de Implementación

Pese a que se muestran etapas y procesos discretos,en la realidad, habrá muchos traslapes.

Planificación y Control de Proyectos...

Iniciar Proyecto

Planificar

Ordenar

Ejecutar RecopilarInformación

Evaluar

Alterar el Plan

Terminar

Iniciar ProyectoAlternativo

Retroalimentar

Iniciación RetroalimentaciónComprobaciónEjecuciónPlanificación

El Proceso de Planificación...

Procesos Centrales

PlanificarAlcance

DefinirAlcance

PlanificarRecursos

DefinirActividades

SequenciarActividades

EstimarDuración Act.

EstimarCostos

DesarrollarCronograma

PresupuestarCostos

DesarrollarPlan de Proyecto

El Proceso de Planificación...

Planificar laCalidad

Procesos de Facilitación

Planificar lasComunicaciones

Identificar losRiesgos

Cuantificarlos Riesgos

Respuestas aRiesgos

PlanificaciónOrganizacional

Adquisicióndel Staff

PlanificarEquipamiento

PlanificarRecursos

Procurement Solicitation

El Proceso de Ejecución...

Distribución de Información

Administración deContratos

Desarrollo deEquipos

Aseguramiento de la Calidad

Verificacióndel Alcance

“Solicitation” Selección deFuentes

El Proceso de Control...

Control del Cambioen el Alcance

Control delCronograma Control de Costos

Control de laCalidad

Control de la Respuesta al Riesgo

El Proceso de Cierre...

Del Procesode Control

Proceso de Cierre

CierreContractual

CierreAdministrativo

Maestría en Administración de Proyectos

MUCHAS GRACIAS !!!!

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