Administración

ADMINISTRACIÓN

SEGUNDO SEMESTRE 2012

Módulo I: Introducción a la Administración

A continuación se verán algunas definiciones de administración

• Para Peter Drucker:

La administración es la actividad más importante de nuestra sociedad.

• La administración es una actividad central en nuestra civilización.

05/08/2012 3 Curso_Administración_Lic. Logistica y

Transporte Multimodal_U.T.P.

Según George Terry:

• Administrar, implica el logro de objetivos por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas.

Para Koontz y O´Donnell:

• Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en

su habilidad de conducir a sus integrantes.

¿Qué tienen en común todas estas definiciones?

Recursos Objetivos

Proceso Trabajo

en Equipo

¿ADMINISTRACION CIENCIA O

En la práctica: La Administración es un arte.

Los conocimientos organizados en que se basa

la práctica administrativa son una Ciencia.

El objeto de estudio:

• Son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y Organismos estatales.

• Por ejemplo: Iglesias;

Universidades; Gobiernos y organismos municipales, Hospitales; Fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Propósito de la Administración

• Es la optimización de los recursos con los que cuenta la organización, a través del uso adecuado de los mismos; utilizando una serie de técnicas que le permitan alcanzar los objetivos propuestos.

05/08/2012 9

Curso_Administración_Lic. Logistica y Transporte Multimodal_U.T.P.

LA ADMINISTRACIÓN

La administración implica planear, organizar, integrar

personal, dirigir y controlar.

Aplica a todo tipo de organizaciones.

Aplica a administradores en todos los niveles

organizacionales.

Los administradores buscan generar un superávit.

La administración persigue la productividad (eficacia

y eficiencia).

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• Definir objetivos

• Establecer estrategias

• Desarrollar planes

• Programar actividades

Planeación

• Recursos y actividades para alcanzar los objetivos

• Personal al cargo

• Responsabilidades y autoridad

Organización

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• Motivar, dirigir al personal

• Comunicación, liderazgo Dirección

• Dar seguimiento a las actividades

• Definición de estándares para medir el desempeño

• Corregir las desviaciones y garantizar que se realice lo planeado.

Control

Evolución Histórica de la Administración

Orígenes de la administración

• Para el desarrollo de la administración, fue notable la influencia de:

– Filósofos (antiguos y modernos).

– La Iglesia Católica.

– La organización militar.

– Revolución Industrial.

– Economistas liberales.

– Pioneros industriales y empresarios.

Antecedentes de la teoría administrativa

• Desde la antigüedad se registran antecedentes de la teoría administrativa:

– Grecia: Platón propone principios de especialización y Aristóteles criterios de organización.

– Egipto, China y Roma: administración burocrática estatal.

– Alemania y Austria (1550): se habla de especialización, funciones, etc.

La Revolución Industrial

Máquina de vapor

James Watt

Producción

(artesanal - industrial)

Cambio en estructura social y comercial de la época

Fusión de pequeños talleres Disminución de costos Automatización de tareas Aumento de la demanda Jornadas de 12 ó 13 hrs.

Condiciones ambientales peligrosas e insalubres. 05/08/2012 16

Inicio de una nueva era del trabajo y las organizaciones

• A finales del siglo XVIII, con la invención de la máquina de vapor y con su aplicación a la sustitución del esfuerzo humano y animal en el siglo XIX, se generó un nuevo concepto del trabajo y de la producción.

• Este cambio modificó el mundo occidental (y a lo largo de todo el mundo), pues tuvo un gran impacto en las organizaciones.

• La progresiva urbanización favoreció el crecimiento de unas pocas organizaciones y la concentración de capital.

• Al volverse el trabajo cada vez más mecánico, se propició la división del trabajo en labores progresivamente más repetitivas y simplificadas, así como la masificación de los trabajadores.

• Las malas condiciones de trabajo dieron lugar a luchas sociales y a

movimientos obreros.

• De ahí surge el estudio de una nueva disciplina: la administración.

• Sin embargo, el desarrollo de la administración fue muy lento hasta el arribo del siglo XX.

• A partir de ese momento es que realmente se desarrolla y cobra importancia la administración, y se convierte en una rama de estudio.

Antecedentes de la teoría administrativa

• Es hasta el siglo XX que surge la moderna teoría de la administración:

– Frederick Taylor: ADMINISTRACION CIENTIFICA.

– Henry Fayol: ADMINISTRACION GENERAL E INDUSTRIAL.

A Taylor y Fayol se les considera los “padres de la administración”

Administración Científica

• Taylor se concentra en sus principios de administración científica.

• Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción en el taller, principalmente a través de estudios de tiempos y movimientos.

• Taylor planteó 4 principios para conseguir la iniciativa, el trabajo arduo, la buena voluntad y el ingenio del trabajador:

1. Estudiar cada tarea creando una “ciencia” de ella para hacerla mejor.

2. El trabajador debe ser bien seleccionado y adiestrado.

3. El personal directivo debe colaborar con los trabajadores para que el trabajo se haga según su “ciencia” (sistema de control).

4. División del trabajo y responsabilidades entre los trabajadores y administradores.

Su objetivo principal consiste en eliminar el desperdicio y las pérdidas.

Para ello determina en forma científica los mejores métodos y técnicas para realizar cualquier tarea y

seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores.

Su énfasis es en las tareas.

Principales aportaciones de la administración científica

1. Concepto de administración como ciencia:

– Debido a que usaba métodos científicos, en especial al observación metódica y la medición.

2. Concepto de eficiencia.

– Considerada como la correcta utilización de los recursos disponibles para producir.

3. Estudio de tiempos y movimientos:

– Análisis de la forma como realizan el trabajo los operarios para aumentar su eficiencia al reducir errores y desperdicio.

4. División del trabajo y especialización:

– Indica qué debe hacer cada trabajador y el aumento de la eficiencia al enfocar a cada operario en una sola actividad.

5. Producción en serie:

– Al planear las tareas específicas de cada trabajador especializado y estructurarlas en una línea de producción.

6. Pago mediante incentivos y premios:

– Los trabajadores que más producían ganaban más dinero, premiado con ello su esfuerzo y eficiencia.

7. Estandarización:

– Con ella se buscaba que la máquina, el equipo y las condiciones de trabajo fueran lo más homogéneas posible siempre que se fuese a producir algo.

8. Supervisión de funciones:

– Implica que cada supervisor se especialice en un área de trabajo específica.

9. Principios de administración científica:

– Planear. Para no improvisar al realizar el trabajo.

– Preparación. Generar condiciones adecuadas organizando el trabajo.

– Control. Supervisar que todo se hiciera según lo previsto.

– Ejecución. Implicaba disciplina en la realización del trabajo.

F. Taylor

1856-1915

Carl Barth

1860-1939

Henry Gantt

1861-1919

Frank Gilbreth

1868-1924

Lilian Gilbreth

1878-1961

Principales representantes de la administración científica

ADMINISTRACION

CIENTIFICA

Teoría Clásica de la Administración

• El fundador de esta teoría fue HENRI FAYOL, en el año de 1916.

• La Teoría Clásica de la administración fue la respuesta europea a la administración científica.

• Fayol fue el primero en tratar de encontrar, sistemáticamente, algunos principios generales de la labor de los gerentes.

• Esto lo sintetizó en catorce principios.

Enfoque global

y universal de

la empresa

Desplazó la visión

analítica y concreta

de Taylor 05/08/2012 33

• Fayol plantea seis funciones de cuya interrelación y eficiencia depende la buena marcha de la organización:

– Operaciones técnicas: producción, fabricación y transformación.

– Operaciones comerciales: compras, ventas y cambios.

– Operaciones financieras: obtención y ampliación de capitales.

– Operaciones de seguridad: Protección de bienes y personas.

– Operaciones de contabilidad: inventarios, balances, costos y estadísticas.

– Operaciones administrativas: previsión, organización, dirección, coordinación y control.

Los 14 principios de Fayol

• Además Fayol propuso 14 principios de la administración:

1. División del trabajo: La labor será más eficiente cuanto más se especialicen las personas.

2. Autoridad y responsabilidad:

– Autoridad es el derecho de mandar y aquel de hacerse obedecer. Al asignar responsabilidad debe darse autoridad.

– Los gerentes tienen el derecho formar de dar órdenes y deben hacerlo para que se hagan las cosas.

3. Disciplina: Las personas que pertenecen a una organización deben respetar las reglas que rigen

4. Unidad de mando: cada persona recibe órdenes de un solo superior.

– Cada empleado debe tener un jefe y sólo uno.

5. Unidad de dirección: las actividades que tienen un mismo objetivo debe tener un solo jefe y un solo plan.

– Las personas que realizan actividades que tienen el mismo objetivo dentro de la organización deben ser dirigidas por el mismo jefe.

6. Subordinación del interés particular al interés general: Los intereses personales de aquellos que integran una organización no deben tener más peso que los intereses organizacionales.

7. Remuneración del personal: El pago por el trabajo realizado debe ser justo tanto para el empleado como para el empleador.

8. Centralización: la autoridad debe concentrarse.

– Los gerentes tienen la responsabilidad de otorgar suficiente autoridad a los subordinados para realizar exitosamente las tareas.

9. Jerarquía (Cadena escalar): deben existir niveles desde la autoridad más alta hasta la más baja.

– Todos los puestos de una organización están relacionados de tal manera que cada persona tiene un jefe, exceptuando al jefe general.

10. Orden (material y social): Las personas y los recursos de una organización deben estar en el lugar justo en el momento en que se necesiten.

11. Equidad: lealtad, bondad y justicia de los superiores con los subordinados.

– Los gerentes deben ser justos con sus empleados.

12. Estabilidad del personal: Una organización que tiene alta rotación de personal (los empleados que salen de la organización con alta frecuencia) es menos eficiente que la que tiene estabilidad.

13. Iniciativa: libertad para proponer y ejecutar.

– Los subordinados deben tener suficiente libertar para llevar a cabo sus tareas.

14. Unión del personal: la unión hace la fuerza.

– Una organización trabaja mejor cuando todos sus integrantes se identifican unos con otros y con la organización, y se sienten orgullosos de ser parte de ella

• Fayol también estableció un “perfil” de un administrador en términos de:

– Cualidades físicas

– Cualidades intelectuales

– Cualidades morales

– Conocimientos específicos

– Experiencia

• 1903 Administración Científica Taylor,Gantt, Gibreth

• 1909 Teoría Burocrática Max Weber

• 1916 Teoría Clásica Fayol, Gulik, Urwick

• 1932 Teoría Relaciones Humanas Elton Mayo

• 1947 Teoría Estructuralista Weber, Etzioni

• 1951 Teoría de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy

• 1954 Teoría Neoclásica Drucker, O` Donnel

• 1957 Teoría del Comportamiento Hebert Alexander Simon

• 1962 Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris

• 1972 Teoría Contingencial Chandler, Skinner, Burns

Pioneros de las Teorías Administrativas

Elementos del entorno que han modificado la forma de administrar lar organizaciones

en el siglo XXI

• Servicio al cliente

• Globalización

• Diversidad de la Fuerza de Trabajo

• Innovación

• Ética

• Módulo II: NATURALEZA Y PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN.

• Objetivos de la unidad: Explicar la naturaleza y propósito de la Planeación

CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

• Etapa en la que se desarrollan actividades relacionadas con la definición de objetivos, metas, métodos, tareas, tiempos, estándares (formas deseables en como debe darse el proceso), instrumentos, indicadores (formas de medición posterior de los resultados).

DEFINICIÓN

• La planeación o planificación es el proceso a través del cual una empresa analiza el ambiente externo, analiza su situación interna, elabora objetivos de acuerdo a dichos análisis, y diseña estrategias y cursos de acción destinados a alcanzar dichos objetivos.

Importancia de la Planeación

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos.

Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan.

sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino.

La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.

Propicia el desarrollo de la empresa.

Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

La planeación sirve como base paras las demás funciones administrativas.

Sirve para organizar recursos, para coordinar tareas o actividades, y para controlar y evaluar resultados.

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Importancia de la Planeación

Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos

al analizar la situación actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción.

Genera compromiso y motivación

Genera compromiso con los miembros de la empresa y con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecución.

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La Planeación en General debe contener:

Objetivos Propósitos (visión) Misión Estándares Políticas Estrategias (tácticas) Presupuestos Métodos o Procedimientos Programas

Pasos para el éxito de la planeación

Elaborar un Plan Maestro: Meta de la

compañía, cuál es la prioridad de la empresa.

Formular planes de apoyo: cada actividad dentro de un departamento debe contribuir.

Colocar # y fechas en todo lo que se pueda: funcionan mejor si los colaboradores saben cuánto se les pide.

Precisar las asignaciones: responsabilidad para las personas.

Explicar el plan a todos los interesados: fundamentos y justificación.

Revisión: los factores y circunstancias cambian.

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TIPOS DE PLANES

" Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. "

Clasificación de los planes

• Los planes se clasifican por lo general por su duración y propósito:

– Por su marco temporal se divide en: corto, mediano y largo

plazo.

– Por su especificidad y frecuencia de uso: específico,

técnico, permanente. – Dependiendo de la naturaleza de la organización se

deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación.

Planes Estratégicos

Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos).

Son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

Tácticos o funcionales

Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa.

Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

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Operativos

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Verificación de los cinco puntos de la planeación

Qué Objetivos Especificaciones Límites costo/precio

Dónde Localización Punto de Entrega

Cuándo Tiempo Transcurrido Fecha de Iniciación Fecha de Terminación

Cómo Tácticas Estrategias

Métodos Procedimientos

Quién Responsabilidad Autoridad Control

Asignación

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

El Análisis FODA

• FODA, es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permite trabajar con toda la información que se posee sobre un negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

• Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de un negocio y el entorno en el cual éste compite.

• El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc).

• Durante la etapa de planeación estratégica y a partir del análisis FODA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se puede detener cada debilidad?

• ¿Cómo se puede aprovechar cada fortaleza?

• ¿Cómo se puede explotar cada oportunidad?

• ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

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SEGUNDO SEMESTRE 2012

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