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Programa Conjunto Cultura y DesarrolloPolticas interculturales para la Inclusin y Generacin de Oportunidades
2008-2011
Programa de Capacitacin
Esta Publicacin ha sido realizada bajo la coordinacin de la oficina de la UNESCO en San Jos, Costa Rica.
ORGANIZACINLIDERAZGOYCREATIVIDAD
TRABAJO
EN
EQUIPO
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MARCO DE LA PUBLICACIN
La presente publicacin es el resultado de un esfuerzo coordinado por la Ocina
de la UNESCO en San Jos, Costa Rica, para el benecio de las comunidades
de impacto del Programa Conjunto Polticas interculturales para la inclusin y
generacin de oportunidades (2008-2011).
Este Programa Conjunto est nanciado por el Fondo PNUDEspaa para el logro
de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), en el marco de la Ventana Temtica
de Cultura y Desarrollo.
Esta Ventana abre la posibilidad de trabajar ambos conceptos -cultura y desarrollo-
en forma integral, apoyando los esfuerzos para promover industrias culturales y
creativas y para la formulacin y vigencia efectiva de polticas pblicas sobre
diversidad cultural que promuevan la inclusin social y cultural.
En Costa Rica, el Programa Conjunto, integrado por las Agencias de las Naciones
Unidas UNESCO, PNUD; OPS-OMS, FAO y UNICEF y las contrapartes nacionales
MCJ, MEP, MAG, MEIC/ DIGEPYME, MS/ SEPAN y la Fundacin Parque La
Libertad, busca establecer un precedente de que la Cultura (entendida en su sentido
antropolgico) y la Diversidad Cultural, deben ser siempre tomadas en cuenta como
elementos claves de las estrategias de desarrollo.
El responsable del Programa es el Sistema de Naciones Unidades en Costa Rica (SNU-
CR). El programa comenz en junio de 2008 y nalizar en junio de 2011.
CRDITOS
El Manual GIRO 360 Hgalo usted mismo, ha sido elaborado parala UNESCO, Ocina sede en Costa Rica.
EQUIPO DE ESPECIALISTAS
Autora: Ada Acua Castro MAP
Revisin Filolgica y Lingstica: Lic. Grethel Ramrez Villalobos
Conceptualizacin: Ada Acua Castro
Arte Final y Diagramacin: Rodrigo Oviedo
Colaboradores en documentos anexos: Bach Sergio Herrera
Asistencia en actividades de los grupos: Lic. Karla Caldern
Producto Centroamericano hecho en Costa Rica.Setiembre 2010-2011
Coordinacin de la Publicacin: ocina UNESCO San JosAutora: Ada Acua Castro MAP
adaga03@yahoo.com
UNESCO 2010
Queda rigurosamente prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra, sin la debidaautorizacin de la Ocina responsable de los derechos y del Autor Intelectual.
Descargo de Responsabilidades
Los autores son responsables de la seleccin y presentacin de los datoscontenidos en la presente obra, as como de las opiniones que en ella se
expresan. stas no reejan necesariamente las de la UNESCO, y nocomprometen a la Organizacin.
Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la presentacin de losdatos que en ella guran, no implican, de parte de la UNESCO, ninguna toma
de posicin respecto al estatuto jurdico de los pases, territorios, ciudades ozonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o lmites
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Esta nueva aventura nos impone la difcil tarea de consolidar un segundo manual.
Este nuevo documento ha sido preparado con un enfoque un tanto ms prctico.
En sentido estricto, me he propuesto recrear, en la imaginacin de cada uno
de ustedes, una forma metodolgica de aprendizaje basada en el ejemplo y los
ejercicios concretos. En algunos casos, acudo al recurso de la analoga, en virtudde su demostrada utilidad.
Este manual presenta una estructura organizada a partir de cuatro grandes pilares
o bases de construccin para su proyecto. En el inicio de cada segmento, empleo
una metfora: construir un proyecto es algo semejante a edicar una casa. Por
esta razn, puedo armar desde ahora que nuestro trabajo y gestin de actividades
requiere bases tan slidas como las de un edicio.
Recuerden que aprender un modelo de organizacin no siempre conduce al xito;
hace falta adems, la constancia en todo lo que hacemos. En este texto, eso s,
les ofrezco informacin acerca de los procesos y tcnicas por implementar en el
desarrollo de un proyecto cultural.
HGALO USTED MISMO...CONSTRUYA UN PROYECTO
BIBLIOGRAFA CONSULTADA Y DE REFERENCIA
Cobra, Marcos, Marketing de Servicios. 2 Edicin, MC GRAW HILL 2000.
De Len Marisa, Espectculos escnicos Produccin y Difusin. Editorial Mxico;
2004.
Goleman Daniel, El espritu creativo. Editorial Espaa1992.
Maxwell John C., Desarrolle el lder que esta en usted ( pp: 1 a 15), Editorial Caribe,
Grupo Nelson, 2009.
Rees, Fran: Equipos de Trabajo. Prentice Hall, Mxico, 1998.
VV.AA. Valor, precio y coste de la cultura: II jornada sobre iniciativas privadas y
sector pblico en la gestin de la cultura. Edita Xabide Impresin Grcas Santamara
Edicin 1999.
SITIOS WEB DE CONSULTA PARA LOS ESTUDIANTES
www.agetec.org
www.udgvirtual.udg.mx
www.wikanda.es
http//que-gestionamos.blogspot.com
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Cuando nos aprestamos a construir una casa, siempre pensamos en que las bases estn
bien denidas; nos interesan, por ejemplo, el estudio de los suelos, la bsqueda de los
materiales ms resistentes, el trazo de los primeros movimientos de tierra y el diseo del
armazn. En el manual, de manera semejante, nos proponemos que usted considere loscuatro pilares, autnticos ejes del trabajo cultural, a saber:
En algunos de estos pilares, nos detendremos para comentar casos exitosos del medio
costarricense. Estos casos nos permitirn comprender cmo otros gestores de iniciativas
lograron cumplir sus proyectos.
Cuando se construye una casa, est claro desde un inicio, el diseo supone una gua del
proceso, pues permite tomar decisiones acertadas a lo largo del proceso de construccin.
Por regla bsica, se necesita un buen maestro de obras, que tenga capacidades de liderazgo
y conocimiento. A este maestro de obras le corresponde organizar las labores del personal;
a la vez, supervisa la obra y busca la manera de reducir los costos.
A estos talentos, habra que sumar la gentileza y buen trato para con el equipo humano de
construccin: el electricista, los albailes, los peones, el guarda, los obreros especializadosy los proveedores de todos los materiales. Para efectos del esfuerzo que inicia, usted ser
el maestro de la obras, es decir, el encargado, el promotor y organizador de todo el proceso
de construccin. De usted depende entonces, que se pueda llevar a cabo la construccin,
no olvide sentar los cuatro pilares donde descansar el proyecto.
El primer pilar: el liderazgo y creatividad
El segundo pilar: el trabajo en equipo
El tercer pilar: el mercadeo
El cuarto pilar: el presupuesto
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PRESENTACINEJERCICIOS DE TRABAJO EN CLASE Y EXTRA-CLASE
Indicaciones: con base en la siguiente informacin, desarrolle los insumos de trabajo para
la presentacin de una gestin para patrocinio. Elabore una propuesta que incluya:
el Plan de produccin, con tiempos asignados para la presentacin al cliente
el presupuesto estimado
el Plan de gestin de fondos y la Estrategia de trabajo;
ambos sern abordados por el equipo
LISTA DE ANEXOS:
Se incluyen los siguientes anexos en CD para trabajo en clase:
Tabla de produccin Agenda de trabajo por responsabilidades (la agenda de
trabajo se programa por das, semanas y meses; en este caso, se trabajar una
agenda por semanas para lograr un mejor control)
Tabla de produccin Plan de trabajo por reas
Presupuesto de un espectculo (en formato de tabla Excel)
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1.1. Los cimientos del terreno(liderazgo y 360 grados)
Antes de iniciar la construccin, se ha realizado un estudio del
suelo. El resultado tcnico ha sido positivo, pues el lugar es apto
para sostener una construccin. El estudio de suelo evidencia las
calidades de la tierra y su capacidad para sostener estructuras.
Luego de medir el terreno, se traza la ubicacin del
diseo estructural de la casa. Esta tarea inicial
adquiere suma importancia, pues permite
zanjear, a una profundidad mnima de 1 metro
y con un groso de 80 centmetros. ste ser
el lugar para dar forma y fuerza a las vigas de
varilla y hormign.
As como requerimos de cimientos con profundidad, debemos de
conocer el sustento de las organizaciones en las que estamosinvolucrados. Slo de esta manera, nuestros proyectos tendrn
xito. En este sentido, el papel del liderazgo sobresale.
Para seguir con el ejemplo antes mencionado, en el caso de la produccin de Romeo
y Julieta se requera un aporte econmico de base, es decir, para iniciar el proceso de
Gestin y captacin de los fondos, esto con 6 meses de anticipacin, especcamente, en
la Etapa de pre-diseo.
El siguiente cuadro describe alguna informacin que ayuda a comprender este proceso:
Gestin de fondos para elespectculo Romeo y Julieta
Recursos propios:1.250.000 colones
Patrocinio en gestin:10.000.000 colones
Ingreso por venta previa (POS):3.500.000 colones
Ingreso por venta a colegios:2.080.000 colones
Ingresos por taquilla:11.839.000 colones
Monto total de gastos:
Monto total de ingresos:
Procedimiento inicial y porcentaje (%)del total de los fondos (un aproximado)
5 % ( prstamo de empresa privada)
35% ( aqu hay un % en especiecon valor de unos 2.000.000 colones)
13% (mediante venta electrnica)
6% (venta de 8 funcionesa teatro lleno, durante el da)
50% (ingreso libre por taquilla)
22.990.000 colones
25.058.000 colones
GESTIN DE FONDOS
4.6. Plan de producciny gestin del espectculo
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El lder 360 es una persona con capacidades innatas, carisma y
empata hacia los dems. Cuenta con destrezas que le permiten
girar sobre su propio eje; es decir, interpreta la realidad y pueda
cambiarla mediante la adaptacin y el respeto por los grupos en los
que se encuentra.
El lder 360 es creativo e innovador. Denir la creatividad parece complejo; sin embargo, se
la identica cuando alguien logra ir ms all de las maneras tradicionales de solucionar un
problema o de presentar una idea inuyente. En ese espacio nuevo, la creatividad adquiere
una dimensin social de vitalidad, pues trasciende lo ordinario y ayuda a la sociedad a
descubrir respuestas ignoradas.
Nuestro lder tiene un panorama amplio sobre cmo entender la idea y el proceso. Por lo
general, escudria en pos de respuestas creativas; para hacerlo, utiliza un proceso lgico
que puede ser sintetizado en los siguientes principios:
Toma tiempo para sumergirse en el problema o en el tema por resolver
Recoge informacin que es relevante para el anlisis
Se muestra receptivo con respecto a todo lo que se habla o se discute sobre el tema
Tiene sensibilidad de escucha atenta
Desestimula la autocensura (esa vocecilla interior que nos limita)
Disminuye los niveles de frustracin (esta etapa llega cuando la mente racional
analtica alcanza sus lmites)
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1.2. El perfil del lder
El lder 360o
es creativo
e innovador
PRESUPUESTO DE LA OBRA ROMEO Y JULIETAAO 2005, TEMPORADA SETIEMBRE- OCTUBRE
Conceptos Romeo y Julieta Monto
Diseo y concepcin plstica 450,000.00
Direccin artstica 600,000.00
Personal Entrenamiento:
a. Danza 250,000.00
b. Esgrima 100,000.00c. Realizacin de espadas 200,000.00
Derechos de autora musical
Derechos del autor literario
Asistente de direccin 250,000.00
Coordinacin de vestuario 175,000.00
Diseo de vestuario 200,000.00
Realizacin de mayas especiales 148,000.00
Compra de materiales y vestuario 390,000.00
Diseo de iluminacin 250,000.00
Diseo y creacin de sonido 400,000.00
Diseo y creacin escenograa 300,000.00
Alquiler de arneses (18 funciones) 875,000.00
Realizaci n de utilera 227,000.00Diseo de impresos 663,600.00
Alquiler de equipo (luces, neblina) 170,000.00
Produccin tcnica 150,000.00
Produccin artstica (2) 325,000.00
Produccin ejecutiva 500,000.00
Coordinacin de Medios 100,000.00
Alquiler de luces y ltros 9,000.00
Alquiler de tarimas 250,000.00
Traslados 100,000.00
Anuncios en Prensa D-4*4 das 1,018,000.00
Toma de fotografa programa 80,000.00
Realizacin de cuas y spot para TV 250,000.00
Dry Cleaning - vestuario 200,000.00Abogado 401,000.00
Jefatura de escena 85,000.00
Peluquera JAHIR 139,000.00
Total 9,255,600.00
PRESUPUESTO DE PRODUCCINPresupuesto del espectculo
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DEMEDIOS
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Aprobacindee
strategiadelplandemedios
IGacetillaparainformacindelcasting
Reportajessobrelaproduccin
Seguimientoap
rogramasdeTVyradio
IIGacetilla:func
inaestudiantessectoreducativo
Entrevistasypro
mos
AprobacindelspotdeTVyradio
Fotografaamedios
GrabacindelD
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conpatrocinadores
Conferenciaconvocatoria
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Lleva al tanque de aislamiento o estadio de privacin sensorial todo tipo de estmulos
para entrar en una parte ntima de s mismo, capaz de provocar revelaciones
Alcanza el momento de iluminacin (la idea no funciona; se requiere de procesamiento
de ese momento creativo, es decir, tomar la idea y transformarla en una accin
concreta. En el caso de los artistas, el proceso uye de manera constante y
desordenada, tiene una serie de continuos momentos de iluminacin, que marcan
rumbos por seguir. El lder capta de forma ordenada todo el proceso y logra extraer
lo mejor para la organizacin y cada uno de sus miembros)
Al nal de este conjunto de pasos, el acto de creacin se vislumbra
como la suma de preparaciones, muchas frustraciones, ideas
guardadas o encubadas, momentos de iluminacin y traslado hacia
las actuaciones. La unin de la creatividad y el liderazgo adquiere
relevancia en el perl del lder.
Si la creatividad no inuye en los dems, pierde uno de sus efectos ms notables, puesel talento esencial del lder se vincula con el poder de afectar la conciencia de los dems.
Un lder de xito es alguien capaz de persuadir a otros para que cambien sus ideas y
comportamiento.
Entre los retos actuales, descuella el generar personas lderes de cambio, que potencien
las habilidades y capacidades de los dems. Nuestro trabajo cultural no se exime de este
mandato de formacin y de experiencia vivencial colectiva, ya que el arte es sinnimo
tambin, de construccin y articulacin de las relaciones humanas.
En este curso, enfatizaremos en la construccin de un lder-gestor cultural, de suscaractersticas y de la responsabilidad implcita en el poder de convocatoria y el manejo
de un grupo artstico. No importa si se trata de una organizacin cultural, comit comunal,
asociacin de desarrollo o, simplemente, de la persona con deseos de salvaguardar el arte
y la expresin, el perl guarda las mismas cualidades.
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La unin dela creatividad
y el liderazgoadquiere
relevancia enel perfil del
lder
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Cules son estas condiciones? Entre las ms destacadas,podemos enlistar las siguientes:
Maniesta capacidades de control y de autocontrol. La mayora de las personas no
quiere ser manejada, sino dirigida. Esto signica que, en muchos casos, debemos
preguntarnos si estamos en condicin de tutelar a otros. Para marchar al frente de
un grupo, se han de mostrar talentos personales y la capacidad de autocontrol. Otrainterrogante por contestar es sta: soy capaz de controlar mis propias emociones
en aras del trabajo armnico con mis compaeros?
Enfatiza en la consecucin de los objetivos, la visin, los valores y algo muy
importante, la motivacin de los miembros del grupo. En este sentido, el lder cuenta
con dos atributos fundamentales: esfuerzo y responsabilidad
Delimitar las labores de trabajo de los pa rticipantes en funcin de sus
roles profesionales puede servir como parmetro. Por ejemplo, en el
caso de un grupo de folclore, el rol del coregrafo es tambin el del
director del grupo. El lder ha de complementar la coordinacin de
las labores del grupo con las actividades que permiten el crecimiento
de los miembros, tanto en la formacin artstica como en el cultivo de
las relaciones interpersonales.
Un verdadero liderazgo empieza con el corazn, y no con la cabeza.
Los compaeros aprecian su entrega y amistad, porque da sustento
a una relacin signicativa y de afecto, dirigida no por reglas sino por
el propsito mayor de apoyar el desarrollo humano. Las personas
esperan de un lder tiempo, energa e inters para atender sus iniciativaspersonales; en otras palabras, el lder-gestor coloca en primer lugar a
las personas.
Un verdadero
liderazgo seempieza conel corazn
y no con lacabeza
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Captacindepa
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Promocinencolegiospblicos
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Cierredepatroc
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Revisinyaprobacindeguiones,
artesgrcase
impresos
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Conferenciade
prensa
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El liderazgo se plasma en diferentes niveles, entre estos:
Nivel 1: Posicin. A veces, ser lder depende de un puesto; en nuestro caso,
buscamos a un lder que hable en plural y que tenga sinerga con el equipo detrabajo
Nivel 2: Permiso. Me doy permiso de trabajar y de hacer lo que se necesita porquequiero; mi grupo de trabajo me sigue porque quiere. De esta forma, el trabajo sevuelve placentero y de aprovechamiento signicativo para todos
Nivel 3: Resultados. Una persona se destaca por sus logros, porque cumple lasmetas establecidas y sirve de ejemplo
Nivel 4: Desarrollo humano. En el campo de la cultura, el activo ms valiososon las personas; se es el capital ms importante y, por lo tanto, el que demandamayores cuidados. El deseo de crecer y aprender constantemente se alimenta dela generacin de oportunidades que el lder brinde a los miembros de su grupo;tambin, del ambiente que promueva
Nivel 5: Personalidad. Esta clase de rasgo desemboca en el respeto y la admiracin;incluso, inuye en el nimo de los dems y les conduce en su trabajo
El perl del lder se asocia entonces, con el temperamento del Gestor natural. Nos referimos
a aquella persona que se presenta como un lder natural, no asignado por nadie, y genera
empata y buena disposicin para trabajar con los dems.
En las comunidades de nuestro pas, es un lder-gestor natural, preocupado por las
grandes necesidades de su pueblo y que promueve relaciones positivas con las diferentes
organizaciones de trabajo. Ostenta, adems, un profundo compromiso social y goza de
1.3. Los diferentes nivelesdel liderazgo y el lder-gestor
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respaldo por su carisma y don de gente. Logra grandes cosas sin necesidad de convocar
ni gestionar recursos, utiliza las relaciones para gestionar recursos y sus soportes son
la palabra, la capacidad la y sinceridad; conversa y convence sobre sus ideas. Sugiere
ejemplos y resulta objeto de credibilidad, porque ha mejorado las condiciones de su
localidad.
Esta clase de lder es una pieza fundamental de cambio. Si
anteriormente aclaramos algunas ideas sobre lo que signica ser lder
o tener liderazgo, ahora nos proponemos fundamentar esas actitudes
y darle un sentido de orientacin al tema. El lder-gestor aprende en
todos los niveles y se desarrolla en el plano personal. Debe ser una
persona con conocimientos del medio y las necesidades comunales;
pretende beneciar a la mayora de sus conciudadanos y experimenta motivaciones
internas y externas, lejanas de los intereses polticos. Acta en aras del bien comn y no
del benecio particular.
Desarrolla conanza en la gente. Cmo lo hace? Confa en las personas y ellasconfan en su trabajo. En consecuencia, prevalece un ambiente basado en la
credibilidad mutua
Conoce muy bien su comuna (organizacin y comunidad)
Comprende a sus semejantes y valora positivamente sus historias personales, pues
percibe en stas instrumentos para ofrecer alternativas de cambio y de crecimiento
a lo interno de las organizaciones culturales y de tipo artstico
Tiene buenas relaciones. stas se generan a partir de las conexiones humanas, y
mediante poder y autoridad, menos todava de tipo econmico. La lealtad surge de
manera natural entre sus seguidores, que lo admiran por su labor desinteresada
Est en constante comunicacin con los otros. Su posicin siempre es de consulta,lleva el pulso de las opiniones y se enriquece de ellas, no las omite a pesar de queno est de acuerdo
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El lder-gestor
El lder
potencia
habilidades
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Diseo
delconceptogeneraldelespectculo
Presentacinyaprobacindebocetos
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licoestudiantil
Acheparapb
licogeneral
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Tarjetas
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Anuncioenpren
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Invitacionesagala
Volantes
Aprobacineinclusindeloslogosdepatrocinadores
Preguindepromo
Propuestadeprogramademanoparapblicos
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Si la forma de pago se debe extender, es necesario llegar a un arreglo con los proveedores
para mantener el crdito y evitar que los costos de operacin suban en nuestra contra.
En otras palabras, habra que procurar que el tiempo de espera no se vea reejado en el
monto de pago.
En el siguiente cuadro, se ofrece un ejemplo para la revisin:
PRESUPUESTO DE LA OBRA DE TEATRO ROMEO Y JULIETA
Realizado para el seor Director Luis Carlos Vsquez
Ficha de espectculo: Romeo y Julieta, de William Shakespeare
Direccin artstica: Luis Carlos Vsquez
Produccin ejecutiva: Ada Acua Castro
Tiempo de produccin: de febrero a octubre de 2005
Temporada: 18 funciones
Lugar: Teatro Popular Mlico Salazar
Costo de la obra: 22.900.000 (veintids millones con novecientos mil colones)
Ingresos: 25.058.000 colones (veinticinco millones con cincuenta y ocho mil colones)
Plan de ejecucin de estrategia: de marzo a setiembre de 2005
4.5.2. Las formas de pagoManeja diversas herramientas de trabajo. Cuando se requiere el trabajo de unlder, se sabe de antemano que es una persona que labora en equipo, busca unacomunicacin uida y propone procesos colectivos. Algunas de las herramientas
con las que cuenta son: el plan de trabajo, los objetivos iniciales y los propsitosdel grupo; en otro tipo de organizacin, ms enfocada hacia la pequea empresa,cuenta con instrumentos como la misin y la visin
Interpreta los problemas e identica las posibles soluciones
Trabaja, permanentemente, en equipo. Nunca trabaja solo; nunca abandona a suequipo de trabajo; por el contrario, motiva y dignica el esfuerzo individual y rearma
las habilidades de sus compaeros
En conclusin, el lder-gestor cultural es aquel profesional que vislumbra los procesos del
proyecto, gua y facilita las acciones de trabajo, persigue las metas, mantiene y genera las
relaciones externas necesarias para el desarrollo del proyecto. No importa la magnitud del
esfuerzo, sea una comunidad o una compleja institucin, el lder se dedica a:
Analizar e interpretar la realidad de su medio sociocultural
Dar respuestas a los problemas, demandas y necesidades de la localidad
Organizar los servicios para promover el bienestar comunal (esta caracterstica se
evidencia en los llamados promotores culturales)
Posibilitar la participacin de grupos y personas a los trabajos y a la accin comunitaria
Los Lderes-gestores culturales constituyen una plataforma para el fomento de laautoorganizacin de los servicios comunales o grupales. Asimismo, generan estructuras de
administracin para iniciativas privadas o lucrativas, a partir del establecimiento de redes
sociales propias, como las casas de la cultura, las agrupaciones de jvenes y los grupos
de base comunal, entre otras.
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Al referirnos al equipo de trabajo, entendemos que se requiere de la cooperacin de
los dems para generar propuestas y planes de trabajo slidos. En la base de la labor
compartida, hace falta la presencia de un lder; pero tambin, de una organizacin que
respalde las ideas y proyectos. La suma y justa integracin de ambos propicia un buen
equipo de trabajo.
Ahora bien, no siempre las personas logran instaurar un sistema exitoso de trabajo colectivo.
Para conseguirlo, se puede empezar por:
Motivar a los compaeros para cumplir metas especcas. Si un equipo tiene objetivos
precisos, est determinado a trabajar
Establecer procedimientos para alcanzar tales metas; estos deben orientarse a las
tareas individuales y a las grupales. Si los miembros del grupo tienen control sobre
los acontecimientos y los esfuerzos, aprecian mejor el desarrollo del equipo
La pregunta que voy hacer,para iniciar la construccin de
cualquier propuesta de trabajo, es:
existe un buen equipo humano,con habilidades y capacidades probadas
que les permitan actuar juntos?
2.1. El Equipo de trabajo
a
b
Para facilitar el trabajo de produccin, es necesario hacer una cartera o base de datos
que rena la informacin de todos y cada uno de los proveedores. En el siguiente cuadro
se consignan algunos datos por contemplar:
INFORMACIN PARA LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES
Asimismo, ha demostrado ser de utilidad el organizar la base de datos por categoras,
donde varios oferentes similares y con condiciones de calidad o de volumen muy similares
estn juntos y se los pueda comparar en atencin de nuestras necesidades especcas.
En los eventos y las actividades culturales, las relaciones comerciales se deberan
establecer de forma duradera. Esto slo es posible cuando existe y conanza de ambas
partes, y calidad en el servicio brindado por el proveedor. Al cliente le corresponde buscar
los medios para pagar ecazmente a los proveedores.
Tipo de servicio
Cantidad de elementos en bodega
Lista de productos o servicios que ofrece
Personal
Calidad del servicio
Negociacin de los siguientes aspectos para el control de pagos:
nivel de crdito (a 15 das, 22 das 1 mes), cantidad de das de
prueba de equipo como das no cobrados en la oferta.
e
f
a
b
c
d
4.5.1. Los proveedores
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PLANTILLA PARA COTIZACIONES
Adicionalmente, en el caso de la descripcin de nuestros servicios, se deben dejar en claro:
la calidad de lo ofrecido, los estilos, las texturas, los colores y los tamaos (por ejemplo, si
se piensa en escenografas); as como las dimensiones de peso y volumen.
Tambin resulta importante incluir las calidades de los oferentes, los estudios, las
especializaciones y otros elementos como la experiencia y trabajos anteriores que justiquen
el monto nal del cobro por un servicio profesional.
En el caso de que se cotice en dlares, se debe dejar claro que a partir del momento de
entrega de la factura, aplica el diferencial cambiario. Incluso, conviene anotar, en el dorso
de la factura, el tipo de cambio ocial de ese da.
Datos generales: fecha / nmero de cotizacin / representante legal /
correo electrnico / sitio web (en caso de tenerlo)
Nombre de la Compaa o del profesional (en este segundo caso, con
datos personales)
Direccin o ubicacin del oferente
Nmeros de telfono
Fecha de la oferta y periodo de vigencia (a 15 das, por ejemplo)
Descripcin del servicio: cantidad de lo que se ofrece / tiempo de servicio
Precio por unidad (en caso de ofrecer un producto) / total del monto / total
con el impuesto (sea de renta o de venta). No se recomienda la cotizacinen dlares
Tiempo de entrega en el caso de servicios especializados
e
f
g
h
a
b
c
d
Buscar la unidad mediante la transparencia en los medios, controles y nes
Cuidar las dos dimensiones del trabajo en equipo: llevar a cabo las tareas (un proceso
lineal y fro) y crear y sostener el espritu y el mpetu del equipo (un proceso cclico,
dinmico y no lineal).
Ms adelante, comentaremos un dinmica de trabajo que puede reforzar estos principios
de colaboracin.
Qu es entonces, el trabajo en equipo? Realmente, funciona a partir de un grupo de
personas que trabajan juntas (con unidad) y requieren de estmulos internos y externos
(alcanzar las metas y percibir los logros), tanto en el trmino colectivo como en el personal.
Cmo se asignan las responsabilidades en el equipo? Una manera
fcil de hacerlo consiste en presentar y asignar responsabilidades a
partir del anlisis de los siguientes asuntos:
Conocimiento y experiencia tcnica
Capacidades de coordinacin
Habilidad y experiencia en el manejo de un grupo de trabajo
Conocimiento de las metas y de la organizacin
Capacidades variadas y necesarias para complementar el equipo
Otras capacidades que pasan por el mpetu del equipo de trabajo
Presencia de personas con sensibilidad para entender el cuadro completo o
panorama
Presencia de personas que realizan el trabajo de forma minuciosa o detallada
Presencia de personas creativas, dispuestas a la prctica guerrillera de las ideas
Es un grupo
de personas
que trabajan
juntas
c
d
e
i
f
g
h
a
b
c
d
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Presencia de personas que constantemente se vinculen con las metas del grupo y
que no las pierdan de vista
Presencia de personas metdicas, que impongan el orden, valoren el consenso y
estn dispuestas a trabajar duro
Pblico meta: si hay un buen lder de grupo y un equipo de trabajo con habilidades
bien repartidas, y existe claridad sobre los cimientos de la organizacin, no se
puede perder de vista al cliente o consumidor cultural. Vale recordar que gracias a
l nuestro trabajo adquiere sentido. El grupo ha de preocuparse por las expectativas
del pblico meta, por sus solicitudes especiales
Indicaciones: la dinmica de grupos se va a implementar en el parque La Libertad; para
participar, siga estos pasos:
a. Instrucciones para los equipos:
a.1. Cada persona expondr brevemente sus habilidades frente al grupo
a.2. Concluidas las exposiciones individuales, el grupo elegir a 3 lderes; para esto
considerar la informacin suministrada por las personas y usar un sistema de elecciones
a.3. Una vez seleccionado el lder de cada grupo, ste escoger a nueve integrantes ms;
siempre en aras de conseguir los miembros ideales de su equipo de trabajo y con base en
las habilidades de cada uno
a.4. Al nal, deben estar conformados 3 gruposde 10 personas cada uno
l
j
k
EJERCICIO. DINMICA DE TRABAJO EN EQUIPO:
Las cotizaciones suponen una forma muy simple de averiguar cunto van a costar los servicios
requeridos para una produccin en particular. En virtud de lo anterior, las cotizaciones
forman parte del primer control de los costos en el proceso de diseo y planicacin.
Saber cul es el formato idneo de una cotizacin puede facilitar:
primero, la comprensin entre el cliente y los proveedores.
Si el cliente pide a sus proveedores una cotizacin con
la informacin que requiere, se evita dicultades y malos
entendidos, resuelve sus dudas a tiempo, ahorra tiempo y
toma una mejor decisin;
segundo, evita que, de actuar como proveedores, ofrezcamos sin claridad nuestros
servicios. A veces, el trabajador del arte y la cultura se castiga a s mismo, puescomete errores al cotizar; estas equivocaciones lo llevan a menospreciar su trabajo
o a no establecer con precisin sus obligaciones y productos.
Con el propsito de facilitar la preparacin y solicitud de cotizaciones, se propone, en el
siguiente cuadro, un modelo de cotizacin. Se trata de una estructura general o plantilla
que usted puede adaptar a sus necesidades.
4.5. La utilidad de las cotizaciones
La calidadde nuestrosservicios yproductos
llevanimplcitovalores
a
b
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Servicios profesionales del director,el encargado de la obra,los creativos y los diseadores,
promocin y publicidad,
materiales impresos y digitales,
spot,
logos y elementos decomercializacin como camisetas,gorras, afches, banners y vallas,
y transporte de la escenografay los materiales
Transporte,
embalaje,
bodegaje,
personal de desmontaje,
materiales para guardar,
lavandera,
recuerdos,informes,
impresiones digitales,servicios contables
y presentacin fscal
Afnar los tiempos de cadaservicio, cuando no son fjos
Hacer el pago por horasde servicio en el caso de losservicios tcnicos
Pagar contra entrega de muestras
y verifcacin del servicioentregado
Verifcar constantemente el costosegn pedido en tiempoy materiales
Realizar un inventario de comprasy de control de la inversinrealizada durante el cierre detemporada
Etapa de produccin (pagos fijos y ocasionales)b
Etapa de post-produccin (cierre de la temporadae inicio de la etapa de giras o explotacin)
c
b. El juego: el reto:
b.1. El lder es el gua que llevar a buen puerto al grupo
b.2. Todos responden a sus indicaciones para lograr las metas del juego
b.3. Slo el grupo en su totalidad puede desconocer las decisiones del lder
b.4. Cada grupo debe encontrar una serie de pistas ubicadas en el mapa del parque LaLibertad; se trata de frases sobre liderazgo
b.5. Una vez localizadas todas las frases, el grupo debe redactar un prrafo con ellas; ste
debe tener sentido, lgica y vnculo con la experiencia que han vivido en la dinmica
b.6. El grupo debe presentar el prrafo de manera original, poco convencional
c. De nuevo, en grupos:
c.1. Revaloren e investiguen sobre las capacidades y habilidades del grupo que hanconformado
c.2. Revisen y seleccionen, al frente del grupo, los materiales y el mapa gua utilizados para
encontrar las pistas de trabajo
d. Sobre los materiales
d.1. El mapa gua de los 4 pilares (incluye una descripcin de cada zona donde se deben
buscar los pilares y las pistas para encontrarlos)
d.2. El salveque (es la mochila con las herramientas de trabajo)
d.3. Materiales asignados a cada grupo: mecate, martillo, fsforos, hilo, aguja, hilo de
pescar, bolsas plsticas, machete o cuchillo.
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e. A partir de la dinmica, conteste:
e.1. Cules caractersticas de un buen equipo de trabajo no se pusieron en prctica en
su grupo?
1.___________________________________ 2.________________________________
3.___________________________________ 3.________________________________
5.___________________________________ 6.________________________________
e.2. Cules caractersticas de un lder de equipo no se pusieron en prctica por parte del
lder de su grupo?
1.___________________________________ 2.________________________________
3.___________________________________ 3.________________________________
5.___________________________________ 6.________________________________
e.3. Cmo abordaron el trabajo en equipo, cules fueron sus decisiones ms importantes
y cules, las menos asertivas?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
e.4. Cunto fue el tiempo ecaz de la dinmica de trabajo?
_______ horas _______minutos _______ segundos
En este punto, me gustara mencionar el caso del espectculo Romeo y Julieta, un montaje
dirigido por Luis Carlos Vsquez. En el desarrollo de esta produccin, el control de los
costos fue minucioso y detallado, ya que el mnimo gasto sin control habra subido los
costos. Parece relevante mencionar que el elenco base estaba conformado por 30 actores;
por tanto, cualquier erogacin adicional en el valor del trabajo poda alterar el balance
econmico.
Para guiarlo en la estimacin del presupuesto, se ofrece, a continuacin, un listado de los
temes habituales en la produccin de un espectculo. La lista parte de un principio: seincluye cualquier elemento que demande recursos econmicos. Entre los temes de gua
se pueden citar:
TEMES HABITUALES EN LA PRODUCCIN DE UN ESPECTCULO
Consultoras
fotocopias,
materiales para la presentacin de
bsqueda de fondos,permisos para los derechos de autor,
acondicionamiento de espacios,
honorarios de trabajos especializados,
carpetas para la prensa,
seguridad,
libretos,
alimentacin de elenco,
invitaciones o diseos en general,
gastos por el personal administrativo,
gastos fjos mensuales (cuentas detelfono, Internet, pgina web, fax yelectricidad),
compra de implementos de limpieza,
cuotas obrero-patronales de la CCSS porplanilla del personal administrativo,
y capacitaciones
Verifcar el tiempo de trabajo,el tipo de trabajo, y tener variascotizaciones de cada servicio
Establecer las cantidades y el tipode calidad de las compras
Calcular los gastos fjos que serequieran por los meses de trabajoen el proceso de la produccin
2. Acciones a ejecutar por parte delencargado de preparar el presupuesto
1. Conceptos relacionados con laproduccin de espectculos
Etapa de pre-produccin (preparacin de la actividad)a
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Idealmente, esta herramienta se emplea durante todo el proceso de la produccin; incluso
desde antes, en la etapa de planicacin. Entre los problemas que se presentan cuando no
se ejerce control de tales procesos, el desfase entre ingresos y egresos supone el principal.
Nuestra sugerencia consiste en utilizar un con trol de la caja chica con una p ropuesta simple
de herramienta de trabajo; esto para que las producciones tengan, en la etapa de estimacin
de costos, una idea de los conceptos y de los posibles montos.
Hablamos entonces de los posibles costos jos y variables. Setrata de evitar, ante todo, algo comn, pero lamentable, en nuestras
organizaciones artsticas: cuando vamos al escenario y estamos
frente al pblico, literalmente, nos hemos comido el presupuesto.
Para evadir esta posibilidad, el control de costos habr de enfocarse
en la mano de obra, el valor ms alto.
Los salarios suponen el egreso ms alto de las producciones culturales. Se debe, entre
otras variables, a la especializacin y limitacin del mercado laboral. Expliquemos mejor
esta realidad: no contamos con muchas personas que se dediquen a labores artsticas y
tcnicas especicas; a la vez, aquellos que cuentan con conocimiento y talento se cotizan
muy bien, pues su nombre ya est posicionado. Si se quiere un ejemplo, basta con
mencionar al seor Rolando Trejos, diseador de vestuario de la Compaa Nacional de
Teatro. l tiene una extensa y exitosa trayectoria; por tal razn, goza de una clientela vida
de sus habilidades y de la calidad de su trabajo.
Para estimar un presupuesto conviene plantear y resolver las siguientes preguntas:
Qu necesito para realizar cada parte de la obra? (si piensa en el ejemplo de la
construccin de la casa, qu requiere para llevar a cabo la obra?)
Cunto cuesta? (para eso cotizo los materiales y busco opciones en el mercado;
siempre en aras de obtener la misma calidad de los materiales, aunque con precios
diferenciados)
El control dela obra se
lleva desde laplanificacinde la misma
4.4. La estimacin del presupuesto
a
b
La primera pregunta por resolver es la siguiente: para qu necesitamos un plan de
mercadeo? En principio, podemos contestar que si nos hemos propuesto posicionar losservicios y la imagen del Grupo o, en nuestro caso, de una organizacin cultural, el plan de
mercadeo se convierte, denitivamente, en una herramienta til para la gestin ecaz de
nuestras actividades y servicios.
3.1. El plan de mercadeo y las estrategiascomerciales en el sector cultura
Cmo vamos a construir nuestra casa:
por medio de un prstamo, con recursos
propios o gestionando fondos a travs
de instituciones afines?
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En estos trminos, el primer paso para alcanzar esa imagen rme, respaldada por una
administracin adecuada, consiste en establecer, mediante un estudio o sondeo diagnstico,
tres aspectos claves:
La situacin del mercado
Las oportunidades y las amenazas
El plan de trabajo, que exprese las metas a corto y mediano plazos, as como los
objetivos por cumplir
Construir esta informacin, permitir a los clientes potenciales de nuestros servicios contar
con una idea ms clara acerca de nuestra oferta. En consecuencia, otorga credibilidad a la
propuesta. Otros aspectos por considerar en el plan de mercadeo son los siguientes:
La situacin actual (contempla el plan de trabajo, el diagnstico y el anlisis demercado)
La situacin futura (contempla el posicionamiento de los servicios y de la imagen)
Asimismo, el plan de mercadeo debe integrar los siguientes elementos:
La lista de cada producto y servicio, junto con el pblico meta o el mercado objetivo.
Por ejemplo: las escuelas, los centros educativos de la GAM, los Centros Diurnos de
Atencin Primaria CEN, etctera
El organigrama o estructura que sostiene el plan de mercadeo; as como los nombres
de los responsables
a
b
a
b
c
a
b
En el diseo artstico, resulta difcil calcular el costo de cada cosa
que hacemos; el simple hecho de valorar nuestro tiempo ya signica
un verdadero dolor de cabeza. Por esto, se exponen, a con tinuacin,
algunas consideraciones con respecto al valor del trabajo en el
campo del arte y la cultura.
En nuestra sociedad impera la idea de que el precio tiene que ver, directamente, con la
calidad. El precio juega entonces, dos papeles relevantes: primero, opera como un signo
de valor; segundo, acta como una barrera social si se da lugar a lo selectivo.
Otro factor que afecta el precio es el valor simblico de uso, es decir, el valor asignado
socialmente. Aclaremos esta idea: para algunos consumidores, comprar los boletos para la
temporada entera de conciertos de la Orquesta Sinfnica Nacional tiene un valor simblico
y de uso, vivencial y relevante. En la decisin de ellos, prevalece este valor vivencial, elestatus, y no el valor econmico.
En estos trminos, debemos ser estrategas y ofrecer productos que tengan todos los
ingredientes antes mencionados: valor simblico, valores vivenciales tales como la
experiencia nica e intransferible, esttica y, en el fondo, espiritual.
La puesta en marcha de un proyecto requiere la implementacin de una serie de controles
de diferentes clases, pero, en especial, de aquellos de tipo nanciero y de costos. Uno de
estos ltimos lo encontramos en el control de l a caja chica o tesorera, a cargo de la seccin
administrativa contable.
4.2. El valor del trabajoen el mbito de la cultura
El diseo nospermite teneruna idea depresupuesto
real
4.3. El control de los costosdesde la produccin
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Uno de los pilares de nuestra empresa remite al tema del presupuesto. Por lo general, se
demuestra poco manejo a la hora de formularlo y presentarlo. Cuando nos enfrentamos al
reto de preparar un presupuesto, en la mayora de los casos, los tomamos como una labor
de menor importancia y lo elaboramos de camino, y no en funcin de un pre-diseo.
La forma inicial de acercarse a la elaboracin del presupuesto pasa, primero, por la
estimacin de costos. Si utilizamos el ejemplo de la construccin, se tratara de averiguar
cunto puede costar la obra en diseo y su posterior factura.
Nuestro albail ha iniciado, con muy buen tiempo, la primera
parte de la construccin de la casa. Para que las columnas
tengan base slida desde el terreno, la vari lla de construccin
ser la amalgama perfecta. Todo el permetro requiere de
una armadura, desde abajo y hasta la cspide; sta
guardar coherencia con las medidas del espacio y
del diseo.
En esta etapa de la labor, la planicacin de los
costos de los materiales debe de ir de la mano
con la entrega diaria de los insumos por parte de
los proveedores. Un buen plan de construccin va
a asegurar el control detallado del avance de la obra en
armona con las acciones diarias.
4.1. El presupuesto planificado:costos, teora del valor y control de costo
La visin del negocio
La denicin del segmento de mercado
Las estrategias de venta y la descripcin de los mecanismos para posicionarse en el
mercado
Las caractersticas y ventajas de los productos y servicios ofrecidos
Los medios de comunicacin, que se usarn de acuerdo con la estrategia seleccionada
Las necesidades y requerimientos, tanto tcnicos como operativos
El presupuesto, desglosado segn las estrategias por implementar
El precio de cada uno de los productos o servicios
Para lograr que nuestro producto sea percibido como valioso, conviene cuidar tres aspectos:
La atencin esmerada. Se requiere de una atencin personalizada para con nuestros
clientes. A diferencia de lo que ocurre con los vendedores de productos para el
consumo masivo, nuestros productos y servicios son especializados y tienen un valor
e
i
f
g
h
c
d
j
3.2. El posicionamiento de nuestrosproductos en el mercado
a
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de compra segmentado, esto en virtud de la poblacin beneciaria. Este fenmeno
explica la necesidad de velar por un trato amable y respetuoso de los clientes.
Los precios competitivos. Por ejemplo, Rubn Pagura, actor reconocido tanto en
el mbito nacional como en el internacional, ofrece en el espectculo Julius un
alto nivel de calidad artstica y, sin embargo, el precio del boleto resulta adecuado
al mercado costarricense, pues no supera los 3000 colones, tarifa ordinaria para
cualquier teatro joseno. No importa siquiera que, cuando lo presenta en ciudadeseuropeas, el ingreso est muy por encima, pues se trata de un producto selecto.
La calidad esttica y tcnica. De nuevo, un espectculo como Julius no slo satisface
las necesidades de los consumidores nacionales de obras con contenido y gran
calidad tcnica, sino tambin a los grandes promotores y distribuidores del mercado
europeo. El posicionamiento se logra por medio de l a presentacin habitual en ferias
y en vista de la demostrada capacidad creativa y profesional.
Cuando se introduce un nuevo espectculo o actividad en el mercado,
se requiere del diseo exclusivo de una campaa de publicidad o
promocin de ste. As, por mencionar una posibilidad, se pueden
ofrecer degustaciones culturales a los promotores reconocidos.
Una clase de degustacin cultural la constituye el desayuno cultural;
otra, la pre-venta en volumen por precio, dirigida a promotores
comunales de la cultura y el arte.
A la par de este esfuerzo, resulta conveniente el desarrollo de un intenso apoyo promocional
para que el espectculo sea posicionado en el segmento meta de los consumidores que
nos interesan. Para facilitar la distribucin del producto cultural o artstico se puede acudir a
recursos tales como una temporada inicial en el teatro; en algunas ocasiones, esto consolida
una ruta de explotacin posterior si se plantea un diseo de gira por el pas.
Se considera que si el pblico en sala ha mostrado inters en la obra, se puede plasmar
estrategias de difusin desde el mismo teatro. Otra estrategia de segmentacin y captacin
de pblicos se logra mediante la confeccin de las boletas de informacin para contactos
y de seguimiento a potenciales compradores comunales. De forma semejante, se pueden
redactar y enviar notas a los dirigentes de organizaciones de base, estudiantes o lderes delas comunidades. Todos ellos han de estar involucrados con la difusin del arte y la cultura.
La estrategia de marca
La estrategia promocional
La estrategia de unin con el sector Turismo y Medio Ambiente
Las estrategias tpicas (de precio, promocin y valor agregado)
3.3. Los tipos de estrategias recomendadas para elposicionamiento de los productos y servicios culturales
a
b
c
d
c
b
Entre las estrategias generales utilizadasen el campo cultural, se encuentran: