I
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Tesis presentada como requisito para optar por el título de:
Contador Público Autorizado
Tema:
“Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”
Autores:
Susan Lenetty Lituma Márquez
Marcos Eduardo González Arias
Tutor de tesis:
Ing. Com. Enith López Franco, MBA
Guayaquil, Septiembre 2016
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Certificación del Urkund
Para fines académicos certifico que la tesis: “Diseño de una guía contable y su efecto
organizacional en la empresa La Fábrica”, presentada por los egresados Susan Lenetty
Lituma Márquez y Marcos Eduardo González Arias, tiene un nivel de coincidencias y
referencias del 7% según el sistema del Urkund
Ing. Com. Enith López Franco, MBA
C.I. 120192483-2
Tutor de tesis
Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología
Ficha de registro de tesis
Título: “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”
Autor/es:
Susan Lenetty Lituma Márquez
Marcos Eduardo González Arias
Revisores:
Ing. Ruiz Molina Katia del Rocio, Msc
Ing. Apolinario Zatizabal Omar
Institución:
Universidad Estatal de Guayaquil Facultad:
Facultad de Ciencias Administrativa
Carrera: Contaduría Pública Autorizada
Fecha de publicación: N° de págs.: 121
Área temática:
Campo: Contabilidad
Área: Contable
Aspecto: Control Interno
Palabras claves: Guía Contable, empresa La Fábrica, área de contabilidad
Resumen:
La presente investigación está dirigida a la empresa “La Fábrica”, ubicada en la ciudad de
Babahoyo, el objetivo principal fue el “Diseño de una guía contable y su efecto
organizacional en la empresa La Fábrica” y responder a la pregunta “¿De qué manera
incide la falta de una guía contable, en la optimización de los procesos operativos de la
empresa ''La Fábrica''? Se busca conocer de qué manera la inexistencia de un guía contable
puede afectar no solo el desarrollo laboral del empleado sino también la productividad de la
compañía. La técnica utilizada fue de la encuesta, mismas que se aplicó a los encargados
de la empresa La lista de referencia contiene las citas respectivas que argumentan el
desarrollo de esta investigación.
N° De Registro (En base de datos):
N° de Clasificación:
Dirección Url (Tesis en la Web):
Adjunto Pdf.: ( x ) Si ( ) No
Contacto con autores:
Susan Lenetty Lituma Márquez
Marcos Eduardo González Arias
Teléfono:
0996851257
0993545639
E - Mail :
Contacto de la institución:
Facultad de Ciencias Administrativas Nombre:
Carlos Parrales Teléfono:
0994748743
II
Índice General
Carátula………………………………………………………………………. I
Índice General………………………………………………………………… II
Índice…………………………………………………………………............ III-IV
Índice de tablas………………………………………………………………. V
Índice de gráficos……………………………………………………………. VI
Certificado del tutor …………………………………………………………. VII
Renuncia a derecho de autoría………………………………………………. VIII
Dedicatoria……………………………………………………………………. IX-X
Agradecimiento……………………………………………………………….. XI-XII
Resumen………………………………………………………………………. XIII
Abstract……………………………………………………………………….. XIIII
III
Índice
Capítulo 1 ................................................................................................................................................ 1
Marco Teórico ......................................................................................................................................... 1
1.1 Planteamiento del problema. ....................................................................................................... 1
1.2 Formulación o sistematización del problema. ............................................................................. 2
a) Formulación del Problema .......................................................................................................... 2
b) Sistematización del Problema ..................................................................................................... 2
1.3 Objetivos de la investigación ...................................................................................................... 3
a) Objetivo General ......................................................................................................................... 3
b) Objetivos Específicos .................................................................................................................. 3
1.4 Justificación del proyecto............................................................................................................ 3
a) Justificación Teórica ................................................................................................................... 3
b) Justificación Metodológica ......................................................................................................... 4
c) Justificación Práctica................................................................................................................... 5
1.5 Delimitación de la Investigación. ................................................................................................ 5
1.6 Hipótesis y variables ................................................................................................................... 6
a) Variable Independiente ............................................................................................................... 6
b) Variable Dependiente .................................................................................................................. 6
c) Operacionalización de las variables ............................................................................................ 7
Capítulo 2 ................................................................................................................................................ 8
Marco Referencial ................................................................................................................................... 8
2.1 Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 8
2.2 Marco teórico ............................................................................................................................ 10
2.2.1 Control interno. ................................................................................................................. 10
2.2.2 Importancia del control interno. ........................................................................................ 12
2.2.3 Componentes del control interno. ..................................................................................... 13
2.2.4 Sistema contable ............................................................................................................... 16
2.2.5 Contabilidad ...................................................................................................................... 16
2.2.5.1 La Contabilidad y la Economía. ........................................................................................ 17
2.2.5.2 La Contabilidad y la Administración. ............................................................................... 18
2.2.5.3 La Administración y la Contabilidad enfocadas al Control Interno. ................................. 20 2.2.5.3.1 Control Interno Administrativo. ..................................................................................... 20
2.2.5.3.2 Control Interno Contable. ............................................................................................. 23
2.2.6 Sistema de procedimientos contables a través de una guía. ................................................... 25
2.2.6.1 Guía Contable. .................................................................................................................. 25
2.2.6.2 Procedimientos Contables. ............................................................................................... 26
2.3 Marco Contextual ...................................................................................................................... 28
2.4 Marco Conceptual ..................................................................................................................... 30
2.5 Marco Legal .............................................................................................................................. 32
NIC 1 Presentación de Estados Financieros. ........................................................................................ 32
Capítulo 3 .............................................................................................................................................. 34
Marco Metodológico ............................................................................................................................. 34
3.1 Análisis Cualitativos y Cuantitativos de los resultados. ...................................................... 34
3.2 Población y Muestra. ........................................................................................................... 34
3.3 La encuesta a los gerentes y/o encargados. ........................................................................... 35
3.4 Análisis de los resultados ...................................................................................................... 46
Capítulo 4 .............................................................................................................................................. 48
Propuesta. .............................................................................................................................................. 48
4.1 Tema. ........................................................................................................................................ 48
4.2 Justificación. ............................................................................................................................. 48
4.3 Objetivo de la propuesta. .......................................................................................................... 48
4.4 Objetivos específicos de la propuesta. ...................................................................................... 48
4.5 Descripción de la propuesta. ..................................................................................................... 49
4.6 Controles internos al implementar una guía de procedimientos contables. ............................. 51
4.7.1 Funciones generales del área de contabilidad. ........................................................................ 52
4.7.2 Políticas. .................................................................................................................................. 53
4.7.3 FODA. ..................................................................................................................................... 54
4.7 Actividades. .............................................................................................................................. 57
4.8.1 Jefe Financiero. ....................................................................................................................... 57
4.8.2 Contador. ................................................................................................................................. 58
4.8.3 Asistentes. ............................................................................................................................... 58
4.8.4 Cajeros ..................................................................................................................................... 59
Guía de control contable ...................................................................................................................... 60
Conclusiones ....................................................................................................................................... 116
Recomendaciones ............................................................................................................................... 118
Lista de referencias. ............................................................................................................................ 120
Apéndice ............................................................................................................................................. 122
V
Índice de tablas
Tabla 1. Operacionalización de las variables………………………………………….. 7
Tabla 2. Sistema de contabilidad formalmente diseñada …………………………….. 36
Tabla 3. Políticas contables formalmente establecidas................................................. 37
Tabla 4. Información contable transparente …………………………………………... 38
Tabla 5. Transacciones registradas en el sistema contable.............................................. 39
Tabla 6. Plan de cuenta que conforman partidas de los Estados Financieros................ 40
Tabla 7. Informes financiera a entidades reguladoras………………….......................... 41
Tabla 8. Sistema utiliza para el registro contable de sus operaciones............................ 42
Tabla 9. Guía de procedimientos contable……………………………………………. 43
Tabla 10. Procesos contables que cumple con los objetivos.......................................... 44
Tabla 11. Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto...................................... 45
Tabla 12. Análisis de los resultados………………………………………………….... 46
Tabla 13. FODA para el área contable de la empresa “La Fabrica”…………………… 55
VI
Índice de figura
Figura 1. Componente del control interno …………………………………………… 14
Figura 2. Sistema de contabilidad formalmente diseñada ……………………………. 36
Figura 3. Políticas contables formalmente establecidas................................................. 37
Figura 4. Información contable transparente ……………………………………......... 38
Figura 5. Transacciones registradas en el sistema contable............................................ 39
Figura 6. Plan de cuenta que conforman partidas de los Estados Financieros.............. 40
Figura 7. Informes financiera a entidades reguladoras………………........................... 41
Figura 8. Sistema utiliza para el registro contable de sus operaciones.......................... 42
Figura 9. Guía de procedimientos contable…………………………………………… 43
Figura 10. Procesos contables que cumple con los objetivos.......................................... 44
Figura 11. Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto...................................... 45
Figura 12. Organigrama organizacional del área contable………………………......... 50
VII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Certificado del tutor
Yo Ing. Com. Enith López Franco, he sido designada tutora de la tesis de grado,
como requisito principal para obtener el título de contador público autorizado presentado por
los egresados:
Susan Lenetty Lituma Márquez con C.I. 093060187-7
Marcos Eduardo González Arias con C.I. 092689058-3
Tema: “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
Ing. Com. Enith López Franco, MBA
C.I. 120192483-2
Tutor de Tesis
VIII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Renuncia a derecho de autoría
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de: Susan Lenetty Lituma Márquez C.I. 093060187-7;
Marcos Eduardo González Arias C.I. 092689058-3.
Tema: ´´Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica´´
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como
a bien tenga.
Susan Lenetty Lituma Márquez Marcos Eduardo González Arias
C.I. 093060187-7 C.I. 092689058-3
IX
Dedicatoria
Esta tesis se la dedico a Dios, por haber guiado y darme la oportunidad de lograr mi
objetivo y por haber puesto en mi vida aquellas personas que han sido mi ayuda durante todo
mi periodo de estudio.
A mis padres el Sr. Raúl Lituma y la Sra. Mireya Márquez Dicao por su apoyo
incondicional, consejos, amor y ayuda en los momentos difíciles. Ellos me han enseñado todo
lo que soy como persona, valores, principios y perseverancia para conseguir cada uno de mis
objetivos, ellos son mi ejemplo a seguir.
Susan Lituma Márquez.
X
Dedicatoria
La presente tesis la dedico a mi madre la Sra. Doris Arias Flores por ser el apoyo
principal para mi vida, ya que gracias a su ayuda y confianza puedo concluir con mi carrera.
A mi hermano y familiares por su apoyo incondicional, que de una u otra forma me
han sido de ayuda hasta el día de hoy.
Marcos Eduardo González Arias
XI
Agradecimiento
Mi agradecimiento en primer lugar a Dios, por bendecirme y permitirme llegar a
cumplir uno de mi sueños.
A mis padres el Sr. Raúl Lituma y la Sra. Mireya Márquez Dicao, a mi hermano
Alexander Lituma Márquez por ser mi guía y mi apoyo moral constante para continuar pese
a las adversidades.
Agradezco a mis amigos, profesores que son un ejemplo a seguir ya que han
impartido cada uno de sus conocimientos .para poder logar mi objetivo y especialmente a
nuestra tutora Ing. Com. Enith López Franco y los revisores Ing. Ruiz Molina Katia del
Rocio, Msc y al Ing. Apolinario Zatizabal Omar que nos han brindado sus conocimientos y
apoyo.
Susan Lituma Márquez
XII
Agradecimiento
Agradezco principalmente a Dios por derramar de sus bendiciones en mi vida y
darme la sabiduría, conocimiento, fuerzas y sobre todo fe en mi mismo para alcanzar mis
objetivos trazados.
Agradezco a mi madre la Sra. Doris Arias Flores por el apoyo brindado a mi vida
profesional y a todos y cada uno de los docentes que hicieron posible el alcance de este
objetivo sobre todo a mi tutora Ing.Com. Edith López Franco y los revisores Ing. Ruiz
Molina Katia del Rocio, Msc Ing. Apolinario Zatizabal Omar
Muchas gracias
Marcos Eduardo González Arias
XIII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Resumen
El presente trabajo titulado “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional
en la empresa La Fábrica” se lo realiza con la finalidad de presentar opciones que
contribuyan al desarrollo de la empresa “La Fábrica” siendo el objetivo principal elaborar una
guía de control contable que proporcione al departamento de contabilidad una herramienta
para el fortalecimiento de sus actividades y procesos cotidianos. Nos enfocamos en una
necesidad contable que tiene todo ente económico en cuanto se trata de salvaguardar sus
recursos, “La Fábrica” necesita que el área contable cuente con un adecuado sistema de
control contable; y proveer información confiable de las actividades financieras; para un
mejor rendimiento del funcionamiento de la empresa.
XIIII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Abstract
The present work entitled "Design of an accounting guide and its organizational effect
in the company La Fábrica" is done with the purpose of presenting options that contribute to
the development of the company "The Factory" being the main objective to develop an
accounting control guide Which provides the accounting department with a tool for
strengthening its day-to-day activities and processes. We focus on an accounting need that
has every economic entity when it comes to safeguarding its resources, "The Factory"
requires that the accounting area has an adequate accounting control system; And provide
reliable information on financial activities; For better performance of the company.
1
Capítulo 1
Marco Teórico
1.1 Planteamiento del problema.
Todas las organizaciones al nivel mundial, deben de mantener un adecuado control de
las diferentes operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de excelencia
y calidad en sus actividades cotidianas que se van desarrollando desde las más simples hasta
las más complejas y así lograr los objetivos propuestos. Por esto se hace necesario que todas
las empresas desarrollen y mantengan una serie de procedimientos, a fin de que los
empleados puedan desarrollarse en cada uno de los puestos que ocupen o actividades que
realicen en la organización.
En el presente trabajo investigativo, se ha podido evidenciar que algunas empresa en
el Ecuador, no cuenta con una guía de procedimientos contables en su departamento de
contabilidad, que es una herramienta necesaria para el correcto funcionamiento en la
administración de la organización, ya que no disponen de procedimientos específicos que
representa el medio técnico necesario para el adecuado manejo de recursos y por ende no se
obtiene los informes financieros de manera correcta y eficiente.
En la empresa ''La Fábrica'' ubicada en la provincia de los Ríos cuidad de Babahoyo
los directivos y los miembros de la organización requieren un apropiado manejo del proceso
contable para tomar las decisiones que normalicen las funciones a través de políticas
correspondientes sobre sus operaciones futuras, para lo cual es imperioso el hacer uso de una
guía de procedimientos contables para orientar las actividades de la organización y poder
determinar su estado actual.
Mediante la aplicación de una guía contable, se podrá establecer directrices para la
evaluación del desempeño empresarial, la misma que establecerá si la gestión empresarial es
2
adecuada y conduzca a mejorar la rentabilidad de la misma, perfeccionando su servicio en
cuanto a las ventas y por ende brindar una mejor atención, reduciendo costos innecesarios,
tiempos improductivos, y lo que es importante la satisfacción de los clientes.
En este orden de ideas, todas las operaciones y transacciones realizadas en una
organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de determinar la
transparencia del funcionamiento de cada una de sus operaciones, el análisis e interpretación
de los resultados obtenidos y proveer información confiable de las actividades financieras;
para contribuir a un mejor funcionamiento de la empresa. Razón por la cual los
procedimientos contables son de gran importancia en toda organización.
1.2 Formulación o sistematización del problema.
a) Formulación del Problema
¿De qué manera incide la falta de una guía contable, en la optimización de los procesos
operativos de la empresa ''La Fábrica''?
b) Sistematización del Problema
¿Cómo afecta la falta de una guía contable en el departamento de contabilidad de
la empresa ''La Fábrica''?
¿De qué manera sabemos si los talentos humanos, económicos y materiales están
en un sitial optimo dentro de la empresa?
¿Cómo incide la optimización de los procesos contable de la empresa ''La
Fábrica'', por la falta de una guía contable en el departamento de contabilidad?
3
1.3 Objetivos de la investigación
a) Objetivo General
Diseñar una guía contable en el departamento de contabilidad que permita la eficiencia
operativa de la empresa''La Fábrica''.
b) Objetivos Específicos
Determinar el efecto que provoca la falta de una guía contable en el departamento de
contabilidad de la empresa''La Fábrica''.
Analizar los talentos humanos, económicos y materiales de la empresa.
Diseñar una guía contable para el departamento de contabilidad de la empresa ''La
Fábrica'' para mejorar sus procesos operativos.
1.4 Justificación del proyecto
a) Justificación Teórica
El presente trabajo objeto de investigación hace referencia entre la desarticulación de
la ausencia de una guía contable, controles de los niveles de los estados financieros de la
empresa y su desenvolvimiento en el desarrollo empresarial.
Esta investigación da la oportunidad de orientar al propietario de la organización en
una guía contable aplicando normas internacionales generalmente aceptadas. El incremento
de la demanda de los bienes que ofrece la empresa ''La Fábrica'' ha creado en el mercado
clientes rigurosos, quienes esperan eficacia al menor costo, tiempo y sobre todo requiere el
trato especial en lo referente al servicio.
Los directivos de la empresa ''La Fábrica'' serán los principales beneficiarios de la
presente investigación, ya que con ello se podrá determinar en forma clara y precisa la
4
gestión con la cual se está manejando cada uno de sus procesos y mediante esto poder
optimizar tiempos y recursos hasta poder llegar hacia los objetivos trazados por la empresa.
La información requerida y presentada en este proyecto será factible para su
realización, ya que es exclusivamente obtenida en la misma empresa de estudio, que se
constituirá nuestra fuente directa del enriquecimiento para proponer mejores cambios que
permitan alcanzar las metas propuestas.
Sin duda alguna el adoptar una guía contable y demás lineamientos, permitirán
obtener la información financiera en forma justa y natural, útil, resumida, documentada,
narrativa y gráfica, los diferentes tipos de formularios, documentos y registros; así como, los
tiempos y movimientos dentro del proceso de registro, clasificación, control y archivo
contable, y así obtener los estados financieros que permitirá demostrar eficazmente el
desarrollo organizacional de la empresa ''La Fábrica'',en períodos de tiempo y espacio
requeridos o cuando la necesidad lo exija, acorde a los principios contables generalmente
aceptados.
La guía contable ayudará a la reducción de costos, aumentara las utilidades y
aprovechara mejor los recursos; humanos, materiales y financieros.
b) Justificación Metodológica
Las diligencias a ejecutar para la investigación se prepararán con la asistencia de las
técnicas de observación a cada uno de los conocimientos que realizan los participantes en la
ejecución de sus tareas. La encuesta está dirigida a los gerentes o encargados de la empresa
para evaluar cada uno de los procedimientos contables de la institución.
La investigación de la problemática propondrá estrategias de conocimiento valido y
confiable para el mejoramiento de las tareas la misma que se iniciaran con la ayuda de los
participantes de la empresa y así orientar al propietario de la organización con un guía
5
contable aplicando reglas internacionales generalmente aceptadas, beneficiando a los
directivos de empresa con esta presente investigación optimizando tiempos y recursos hasta
poder llegar hacia los objetivos trazados por la empresa.
c) Justificación Práctica
La guía contable es una herramienta que comprende una gama de directrices
interrelacionados que ayudan a observar , encausar, almacenar y distribuir información
importante capaz de ayudar a los directivos en la toma de decisiones y administrar
eficientemente el control de la empresa direccionando al personal a desarrollar los diferentes
procesos inmersos en los requerimiento de la organización solucionando inconvenientes,
concebir cuestiones complejas e instaurar nuevos productos en un contexto intenso de
investigación.
La aplicación de este instrumento brindara la oportunidad de socializar los
conocimientos adquiridos, siendo una característica moral el contribuir de alguna manera
con la sociedad y con la empresa, desarrollando herramientas eficaces que permitan realizar
un control apropiado de los recursos humanos como económicos de la empresa.
1.5 Delimitación de la Investigación.
La presente investigación está dirigida a la empresa “La Fábrica”, ubicada en la
ciudad de Babahoyo provincia de Los Ríos, durante el periodo 2015- 2016, con el objetivo
principal del “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La
Fábrica”. Se busca conocer de qué manera la inexistencia de un guía contable puede afectar
no solo el desarrollo laboral del empleado sino también a la productividad de la compañía. La
lista de referencia contiene las citas respectivas que argumentan el desarrollo de esta
investigación.
6
1.6 Hipótesis y variables
Si se diseña una guía de control contable, permitirá optimizar el manejo del proceso
contable en la empresa ''La Fábrica''
a) Variable Independiente
Diseño de una guía contable.
b) Variable Dependiente
Optimo manejo del proceso contable en la empresa ''La Fábrica''.
7
c) Operacionalización de las variables
Tabla 1
Operacionalización de las variables
Variables Definición
Conceptual
Definición Operativa Dimensiones Indicadores Instrumentos Técnica
Diseño de
una guía de
control
contable.
Una guía didáctica
contable permite
obtener la información
financiera en forma
clara y oportuna; para
un buen desarrollo
organizacional, acorde
a los principios
contables generalmente
aceptado.
El desarrollo de una guía contable
comprende una gama de directrices
interrelacionados que ayudaran a observar,
encausar, almacenar y distribuir
información; ayudando a los directivos en
la toma de decisiones, a una buena
administración de la empresa y así
direccionar al personal en sus funciones.
La diligencia a ejecutar para la
investigación de información se
prepara con la técnica de encuesta y
observación de los conocimientos
de los participantes en la ejecución
de sus tareas.
Información documentaria de los
registros contables.
Grado de domino de los
cocimientos para desenvolverse y
resolver problemas en ares contable.
Actualización de la información.
Nuevo programa contable.
Cuestionario y
Análisis de los
Resultados
Encuesta
La investigación de la problemática
propondrá estrategias de
conocimiento valido y confiable
para el mejoramiento de las tareas y
así orientar al propietario de la
organización con una guía contable
aplicando reglas internacionales
generalmente aceptadas.
Información contable con
determinado grado de riesgo.
Vulnerabilidad de los controles
contable.
Falta de comunicación y reportes
contables.
Optimizar el
manejo del
proceso
contable en
la empresa
La Fábrica.
La guía contable
ayudará a la reducción
de costos, aumentara
las utilidades y
aprovechara mejor los
recursos; humanos,
materiales y
financieros.
La aplicación de esta Guía de contable
brindara la oportunidad de socializar los
conocimientos adquiridos, y así contribuir
de alguna manera con la sociedad y con la
empresa La Fábrica de la cuidad de
Babahoyo desarrollando herramientas
eficaces que permitan realizar un control
apropiado de los recursos tanto humanos
como económicos de la empresa.
La Guía Contable dirigirá a los
gerentes o encargados de la
empresa para evaluar el desempeño
de los colaboradores dentro de la
institución.
1. Determinar la satisfacción del
servicio.
2. Determinar los procesos de
controles internos utilizados en el
área contable.
3. Análisis de ingreso de talento
humano al área contable.
Cuestionario y
Análisis de los
Resultados
Encuesta
Nota: Cuadro de operacionalización de las variables en relación a la investigación.
8
Capítulo 2
Marco Referencial
2.1 Antecedentes de la investigación
1. Según Andrango Aizaga Nely Magali y Grijalva Andramunio Edwin Patricio
en Ibarra, junio del 2013, en su trabajo de investigación titulado Manual de
Procedimientos Administrativos, Contables y Financieros para la microempresa
“Ferritodo” ubicado en la ciudad de Tabacundo, Provincia de Pichincha.
Se plantea como objetivo general el conocer la situación actual de la microempresa
mediante la identificación de los factores de la matriz FODA, las mismas que permitirá
establecer las necesidades y plantear soluciones para el buen funcionamiento de la misma.
Llegando a la conclusión de que existe la ausencia de un manual de procedimientos
para el área administrativa, contable y financiera, cuyo efecto se ve reflejado en la atención al
cliente la misma, no cuenta con una organización estructural y funcional definida, el personal
no realiza las funciones de acuerdo a su perfil profesional. Lleva su control contable manual,
ya que su información financiera no es fiable.
Se la relaciona con nuestra investigación ya que la Empresa ''La Fábrica'' no cuenta
con una guía contable donde garantice que la información financiera sea fiable y a su vez no
tiene un organigrama definido dentro del área contable donde cada uno de los colaboradores
pueda realizar las actividades según el nivel jerárquico.
2. Diego Andrés Tenorio Sangucho ,Quito , abril 2012 en sutrabajo de
investigación titulado Mejoramiento de Procedimientos Administrativos, Financieros
y Sistema Contable para la empresa Comerpol S.A.”
9
Tiene como objetivo general Ofrecer soluciones amplias que vayan más allá de la
tecnología del dióxido de titanio y los minerales. Abarcar la totalidad de la cadena de valor
hasta los usuarios finales utilizando la tecnología y recursos de la empresa para añadir valor
para los clientes y ayudar a mejorar su rendimiento comercial y operativo.
Concluyendo que la empresa tiene carencia de procedimientos de Control Interno que
regulen las operaciones administrativas y financieras han dado lugar a que los empleados no
cuenten con un marco de referencia que guíe el desarrollo de sus actividades, esto genera que
no existan controles necesarios produciéndose errores, desperdicio de tiempo y de recursos
financieros, duplicidad de funcione e información financiera, pérdida de la mercadería,
retraso de información y extravío de documentación. .
Podemos decir que se relaciona con la investigación ya que la empresa ''La Fábrica'',
no posee un control interno donde pueda controlar cada de las actividad que se realizan con
el ingreso de la información, por lo que en la actualidad no posea una guía de contable donde
el personal del área pueda tener la referencia de cómo se realiza cada uno de los registro para
evitar duplicación de información.
3. Según Martha Tamayo Guerra, de la ciudad de Quito, enero 2010, en tesis
titulada “Diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del
Ecuador Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito”.
Donde su objetivo es Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para la
empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., mediante una descripción de procesos y
responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta que permita entregar informes
financieros de mejor calidad y en menor tiempo
Tiene como conclusión que mediante la información obtenida en la investigación, se
logró desarrollar procedimientos para las diferentes actividades del departamento de
10
contabilidad, ajustados a las necesidades de la empresa Bopp del Ecuador, los mismos que
servirán de guía para la ejecución del trabajo diario, sirviendo además como una herramienta
para evaluar la eficiencia operacional.
Esta tesis se relaciona con nuestro trabajo de investigación ya tenemos como objetivo
diseñar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' para realizar con eficiencia cada una
de las actividades del área contable ,donde se tendrá como resultado una información
confiables que facilitara a la gerencia a tomar decisiones adecuadas .
2.2 Marco teórico
2.2.1 Control interno.
Definición.
Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción,
diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtención de los objetivos en
las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables
Estas tres categorías que se ha mencionado se interrelacionan entre sí.
"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas
de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar
la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la
adhesión a las políticas gerenciales establecidas. Un "sistema" de Control Interno se
extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de
11
los departamentos de contabilidad finanzas".
(http://www.eumed.net/libros/2010d/796/Fundamentacion%20Teorica.htm, 2010)
"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus
bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a
efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política
administrativa establecida por la dirección de la empresa".(WILLIAM, 1965)
El informe COSO destaca que el Control Interno es un proceso integrado a los
procesos, y no un conjunto de complejos mecanismos burocráticos añadidos a los mismos,
efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los
siguientes objetivos:
De acuerdo a los conceptos que anteriormente se expusieron, cabe destacar que desde
nuestro punto de vista el control interno es un proceso muy importante que toda entidad debe
manejar, por este motivo el control interno es una expresión que utilizamos con el fin de
describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores,
para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.
Al ser el control interno un proceso diseñado para proveer razonablemente seguridad
al momento de alcanzar los objetivos fundamentales de la institución tales como la
efectividad y eficiencia en el manejo de las operaciones; tener la confiabilidad de la
12
información financiera que se presenta frecuentemente en los estados financieros entre otros
y también verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Se enfocan al resaltar que el control interno es un proceso, es decir que es un
instrumento necesario para llegar hacia un fin o a una meta establecida, el control interno es
realizado por personas y no se centra únicamente en políticas, manuales, procesos, formatos;
sino que va dirigido principalmente a todas las personas de todos los niveles de la
organización.
Del control interno se espera que garantice únicamente una razonable seguridad, más
no una absoluta seguridad a la gerencia de la entidad. De esta manera se debe prestar total
atención a los controles que se quieran implementar ya que se debe pensar en todas las
deficiencias que puedan tener dichos controles. El control interno es el mecanismo para el
logro de objetivos de uno o más departamentos separados o interrelacionados, que a su vez
buscan el mismo fin para la colectividad.
2.2.2 Importancia del control interno.
La importancia de una implementación y manejo de un control interno adecuado
depende de la complejidad de la empresa que se maneja; cuanto mayor y compleja sea un
comercio, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno.
En el caso de que una entidad sea manejada por varios dueños o su vez es una
sociedad u otra entidad similar y a su vez tiene varios empleados y por lo tanto las
actividades asignadas a cada uno de sus empleados son extensas, se ve necesario contar con
un apropiado sistema de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según
se requiera en función de la complejidad de la organización.
13
En este sentido el control interno abarca su importancia en medida que: optimiza,
reduce costos y recursos monetarios y de esta manera se evitan errores, establece medidas
para corregir las actividades y de esta forma se logran alcanzar las metas ya determinadas por
la entidad.
El control interno resalta su importancia en definir que su aplicación se la puede
realizar a las personas, actos, procesos, etc. De esta manera concluimos en que la importancia
del control interno es que permite a la alta gerencia conocer si las metas y objetivos se están
cumpliendo de una manera adecuada; es así como su adecuado manejo genera óptimos
resultados en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores
indispensables para el análisis y toma de decisiones tanto en el sector público como en las
entidades privadas.
Beneficios que se puede obtener a través de COSO:
La definición de un marco de referencia aplicable a cualquier organización.
COSO considera que el control interno debe ser un proceso integrado con el negocio
que ayude a conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y
rendimiento.
2.2.3 Componentes del control interno.
“El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y
permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema
integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.”(RODRIGO,
Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales, 2006, pág. Pàg 26)
14
Son 5 componentes:
Figura 1: Componentes del control Interno
Sistema de control debe incorporarse de manera armónica con las actividades
operativas de la organización. Esto ayuda a que se fomente la calidad de la delegación de
poderes, se eviten pérdidas y haya una respuesta rápida ante los cambios.
Entorno del control
Es la base de los demás componentes, aportando disciplina y estructura.
Incluye: la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la
entidad, la filosofía de la Dirección y el estilo de gestión.
La asignación de la autoridad y las responsabilidades, la organización y el desarrollo
de los empleados y la orientación de la Dirección.
Entorno de Control
Evalución de los Riesgos
Actividades de Control
Información
y Comunicación
Supervisión
y MonitoreoComponentes
del Control
Interno
15
Evaluación del riesgo
Primero deben identificarse los objetivos organizacionales, vinculados y coherentes.
Luego deben identificarse y evaluarse los riesgos relevantes que pueden afectar el
alcanzar esos objetivos.
Los riesgos deben ser administrados, atendiendo a la existencia de un medio interno y
externo cambiante.
Control de actividades
Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se toman las medidas
para limitar los riesgos que pueden afectar que se alcancen los objetivos
organizacionales.
Son ejemplos: autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, segregación de
funciones, revisiones de rentabilidad operativa, etc.
Información y comunicación
Se debe identificar, ordenar y comunicar en forma oportuna la información necesaria
para que los empleados puedan cumplir con sus obligaciones.
La información puede ser operativa o financiera, de origen interno o externo.
Deben existir adecuados canales de comunicación.
El personal debe ser informado de la importancia de que participe en el esfuerzo de
aplicar el control interno.
Supervisión o monitoreo
Debe existir un proceso que compruebe que el sistema de control interno se mantiene
en funcionamiento a través del tiempo.
La misma tiene tareas permanentes y revisiones periódicas. Estas últimas dependerán
en cuanto a su frecuencia de la evaluación de la importancia de los riesgos en juego.
16
2.2.4 Sistema contable
El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y
equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición
financiera.
Con cada uno de estos elementos que conforman un sistema contable, sirve para que
la información financiera se relacione entre sí, manteniendo una razón primordial que es
ayudar a la gerencia a tomar las decisiones de manera más eficiente y efectiva.
Para que un sistema contable ayude a la gerencia a tomar decisiones oportunas, debe
estar siempre enfocado a las necesidades de la empresa, para que permita estandarizar cada
proceso o registro que ayude a que la información financiera sea fácil de interpretar y poder
realizar los análisis de la situación económica de la entidad.
En resumen, toda entidad debe realizar la inversión en un sistema contable para que
ayude a recopilar la información financiera, realizando los registros contables como (Diarios,
Mayores, Movimientos de Inventario etc.) para obtener Estados Financieros reales.
El enfoque del sistema está en las transacciones repetitivas, que casi siempre caen
dentro de una de las cuatro categorías siguientes:
Desembolsos de efectivo
Entradas de efectivos
Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nómina de los empleados
Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.
2.2.5 Contabilidad
Es un campo de las ciencias administrativas, que se sustentan en principios
generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de; análisis, registro y control
17
de las transacciones con las finalidades de informar e interpretar la situación económica
financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo contable.
Contabilidad, es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros,
para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una
organización.
La contabilidad es una rama que se relaciona de manera directa con el aspecto
económico y social, por lo cual tiene una estrecha relación con las siguientes ciencias:
2.2.5.1 La Contabilidad y la Economía.
"La contabilidad es una herramienta que se utiliza en el control de la actividad
económica. Es un artefacto para medir e interpretar ciertos hechos de una empresa que se
expresan en forma cuantitativa. " (http://www.economicas-online.com/cont-
diccionario.htm, 1930)
"La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el
conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica, en términos cuantitativos
a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos, apoyados en bases
suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una información que cubra las necesidades
financieras y las de planificación y control internas" (Cañibano, 1979).
Se puede evidenciar que los autores que han construido una definición de
Contabilidad la han ubicado como una ciencia social de naturaleza económica que da cuenta
de la realidad económica patrimonial, que permite igualmente visualizar la situación
financiera de la empresa o negocio, considerada como unidad económica.
En el mismo sentido definen la Contabilidad como una Ciencia que deduce de la
teoría económica y jurídica, entre otras, el conjunto de principios que deben regular el
18
registro ordenado de las operaciones económicas ejecutadas en el desarrollo del objeto
social de un ente económico, a fin de conocer, orientar y cuestionar una actuación
económico-administrativa que permita tomar decisiones a partir del conocimiento pasado,
presente y futuro de la realidad económica, es decir, que dé cuenta del estado y la evolución
de la economía de la empresa, la cual atiende con la información explicativa, predictiva y
de control sobre la medida y agregación del valor de la riqueza y de la renta generada en la
circulación económica entre sujetos privados y públicos.
2.2.5.2 La Contabilidad y la Administración.
"La contabilidad es la ciencia administrativa que tiene por objeto el estudio de los
principios, de las leyes y de las teorías" de los métodos y de los medios, según los cuales se
debe racionalmente desenvolver, efectuar y controlar la parte de la acción administrativa
que tiene su base y su instrumento necesario en el cálculo aplicado a la materia económica-
patrimonial-financiera, en función, en las haciendas económicas y que se desenvuelve de
acuerdo con los criterios de la Matemática, del Derecho Civil, Comercial, Administrativo,
de la Economía y de la Valuación y de otras disciplinas análogas, con el fin inmediato de
juzgar, demostrar, estudiar y controlar constantemente el estado económico, jurídico y
administrativo general y particular de la materia administrable y las resultantes especiales
y generales de la propia administración, poniendo también en evidencia, derechos,
obligaciones y responsabilidades morales y jurídicas, de las personas o personalidad
propias de la hacienda, o de las personas que en ella tuvieron una acción cualquiera.
(Hermann, Pàg 58)
(Koontz.H y H. Weihreich, 1987) plantean que: "la administración es una actividad
esencial; asegura la coordinación de esfuerzos individuales para el logro de metas
grupales. El propósito de todo administrador es establecer un medio ambiente en el cual las
19
personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero,
materiales e insatisfacciones personales".
( F. Morstein Marx ) la concibe como: "Toda acción encaminada a convertir un
propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso
calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito".
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá
mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios
aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter
legal.
Una es el registro a detalle de las operaciones de la empresa, la otra, es el control,
manejo, supervisión, dirección, y evaluación de los factores - recursos que inciden en la
empresa, tanto humanos y materiales, entre otros.
Con la Contabilidad conoceremos, el detalle de los movimientos de entrada y salida,
y las existencias o saldos de los diferentes rubros, departamentos, materias, productos, etc.
Así como los costos, producto e insumos en la elaboración o fabricación. Y de la mano de
obra asociada a ello.
La administración se encargar, de optimizar el uso y aplicación de ellos, así como de
prever su adquisición, compra, reposición y existencia. Aplicación de programas y
proyectos, evaluación de resultados, medidas correctivas.
Se podría decir, que son gemelas, pero con características completamente distintas,
así como objetivos. La Administración implantara mediadas y proyectos a largo plazo. La
Contabilidad, da resultados e información de manera inmediata, a corto y largo plazo.
20
Esta última, por medio del Balance nos dirá sobre la eficiencia de la empresa, y sus
resultados. La Administración, nos permitirá evaluar, analizar y rectificar las medidas y
acciones que se aplican. Baja producción, costos excesivos, nóminas y recursos humanos
elevados, gastos innecesarios, etc.
2.2.5.3 La Administración y la Contabilidad enfocadas al Control Interno.
El alcance del control interno en el año de 1958 se dividió en dos áreas, que son los
controles contables y los controles administrativos.
La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se
basa en el organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el contable
es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa.
Control interno administrativo
Control interno contable
2.2.5.3.1 Control Interno Administrativo.
Definición.
Esta clase de control interno se refiere al plan de organización de las actividades de
la empresa como: organigramas, líneas de responsabilidad, métodos encaminados a
promover la eficiencia, sistemas de autorización entre otros. Así mismo se refiere a los
sistemas de movimiento de documentos, requisitos formales. A título de ejemplo podemos
enumerar casos como: control de calidad, sistemas de promoción laboral, análisis al
organigrama, potestad para firmar un cheque y cómo ha de hacerse.
El control administrativo se establece en el SAS-1 (Statementson Auditing
Standards) que en español significa: declaraciones de las normas de auditoría:
21
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización,
procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a
la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de
la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de
la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las
operaciones. (http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html, s.f.)
En el control interno administrativo se toman en cuenta los controles diseñados, para
de esta manera mejorar la eficiencia operacional. Contienen sobre todo, controles tales como
análisis estadísticos, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y
controles de calidad entre otros. En este sentido el control interno administrativo hace
referencia a los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente
con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas
impuestas por la gerencia.
El control interno administrativo no está limitado únicamente al plan de la
organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la
autorización de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las operaciones
establecidas por el ente.
Ejemplos:
Cotización de compras, el más económico.
Es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de
seguridad y salud de su puesto de trabajo.
Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación.
La obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores.
22
Estos son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una
empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Por lo tanto el Control
Interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la
entidad, este control se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso
administrativo.
Con la aplicación del control interno administrativo se protegen los recursos
institucionales que son esencialmente los controles que se establecen y funcionan
independientemente de la contabilidad.
El control administrativo interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de
actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de productos o
servicios.
Los elementos del control administrativo interno son:
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de
proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes,
despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento dentro de la organización de la actividad de evaluación
independiente, representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas,
disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general
como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y
administración.
23
2.2.5.3.2 Control Interno Contable.
Definición.
Este control se refiere básicamente a los procedimientos que se establecen con
respecto a la actividad de contabilidad, tales como, clasificador de cuentas y contenido de
las mismas, estados financieros, registros y submayores, documentos para captar la
información, etc. El control interno contable comprende la preparación de los estados
contables y financieros, la existencia de los principios contables, y además que se dé el
adecuado cumplimiento de la normativa que se encuentre vigente. Es así que se debe
comprobar que los activos y pasivos existan real y físicamente los mismos que a su vez se
encuentren pertinentemente registrados y clasificados correctamente. Tiene que
comprobarse que los juicios contables con los que se maneja la entidad sean los correctos de
acuerdo a la naturaleza empresarial. Se tendrá que analizar constantemente que las políticas
contables que tengan coherencia en su aplicación de acuerdo con las necesidades de la
empresa y con los principios de ética esenciales. Se debe tener muy en cuenta que la
información que se obtiene de la contabilidad sea de cantidad y calidad suficiente,
competente y pertinente. El control contable comprende el plan de organización y los
procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la
confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar
seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para: 1) permitir la preparación
de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2)
mantener la contabilidad de los activos.
24
c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con
los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier
diferencia.(http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html, s.f.)
Objetivos
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los
registros que respaldan la gestión de la organización.
Es así que definimos como control interno contable a aquellas medidas que se toman
para contribuir directamente con la protección de los recursos materiales y también los
recursos financieros. Este control se enfoca en controlar que las operaciones que se dan
cotidianamente sean autorizadas adecuadamente y a su vez que los controles aseguren la
exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable que se presenta tanto
a entes internos como externos a la empresa.
Al control contable también se lo conoce como control financiero y está
orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de
una entidad.
Ejemplos:
El método de cómo se efectúan los conteos físicos, parcial mensual y sorpresivo de
los bienes que se tienen en stock. Consiste en los métodos, procedimientos y plan de
organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y brindar la
25
seguridad que las cuentas y los informes financieros sean presentados con la
salvedad suficiente, es decir que estos sean confiables.
El personal debe cumplir con el requerimiento de que un empleado cuyas funciones
envuelven el manejo del dinero; no deba manejar los registros contables, es decir se debe
delegar estas funciones a varios empleados ya sea una persona ingresa el dinero,
mientras que sea otra la que realiza el respectivo ingreso en el sistema, y que un
empleado ajeno a estas actividades, que se encargue en controlar el arqueo del efectivo.
2.2.6 Sistema de procedimientos contables a través de una guía.
2.2.6.1 Guía Contable.
Definición
Una guía contable es un documento que contiene; de forma ordenada la información
y/o instrucciones sobre organización, política y presenta ágilmente los pasos de un proceso
con sus respectivos procedimientos. Es un manual para las personas relacionas con el
proceso contable, apoyando a la administración de las empresa para la toma de decisiones
estratégicas. La guía contable va relacionada con el sistema contable que la empresa
disponga, ya que con la ayuda de los dos permite dar a conocer la relativa información
financiera -contable de la organización.
La importancia de usar una guía contable, en las empresas es fundamental porque
sirven de guía y apoyo para el personal que tiene a cargo las funciones del proceso de control
contable, ya que facilita de esta manera la preparación de reportes y estados financieros en
forma adecuada y oportuna para la toma de decisiones manteniendo de este modo una
uniformidad en los registros e información financiera que se origine y presente a la junta
directiva.
26
Objetivos
Los objetivos son informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; que
tanto los socios como los directivos conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente.
Sirve de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
Ventajas
Son muchas las ventajas al utilizar un guía de procedimientos contables:
Reducir la mala interpretación de las instrucciones.
Facilita la supervisión y ahorrar el tiempo de inspección y ejecución.
Sirve como ayuda para la implementación de un nuevo sistema.
Ayuda en el entrenamiento del personal nuevo.
2.2.6.2 Procedimientos Contables.
Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro
de las transacciones u operaciones que realiza una empresa en los libros de contabilidad;
tenemos los siguientes ejemplos:
Recepción de inventarios.
Ventas de productos.
Fabricación de productos.
Registro de estimaciones.
Distribución de inventarios.
27
Objetivos de los procedimientos contables.
El objetivo final será funcionar con un mayor nivel de eficiencias y al menor costo
posible. Es decir, el registro de las operaciones referente a los pagos realizados puede tener
dos formas de contabilización:
Anotando en un principio los desembolsos en una cuenta de propagado y ajustar
posteriormente el consumo del gasto;
y la segunda forma, registrando en gasto el monto del pago y luego ajustar de lo que
realmente debe quedar en preparado. Esta sencilla operación contable, nos hace ver
que se deben establecer procedimientos destinados a guiar el trabajo rutinario de los
empleados en el área contable.
Características de los procedimientos contables:
Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la información necesaria que
se encuentre en las operaciones diarias para qué puedan entenderse con facilidad.
Provee información que permita el control de las operaciones de la empresa.
Proporciona información que permita la planeación de las operaciones de las
organizaciones.
Facilita información que permita la toma de decisiones en la empresa.
Resume e informa, o sea, ordena la información registradas y clasificadas en los
estados financieros que muestra las utilidades del período y la situación financiera de
un negocio en una fecha determinada.
Evalúa la gestión de la organización.
28
2.3 Marco Contextual
La empresa de confecciones ''La Fábrica'', se originó en el año 2008, con el nombre de
WINSD LIGHT, como taller artesanal en la producción de prendas de vestir. Esta idea la
tuvieron cinco personas emprendedoras, con el fin de abrir una línea que se dedicara a la
adquisición de materias primas, producción y comercialización de prendas de vestir para el
público en general y para empresas.
A principios del año 2009 deciden abrirse de la empresa cuatro socias, dejando a la
señora Irene Padilla Rúela, sola con la responsabilidad de salir adelante con el taller de
confecciones.
WINSD LIGHT recibió la calificación artesanal No. 109448, teniendo como R.U.C.
1203945637001, y la dirección que tuvo inicialmente fue en las calles García Moreno y Juan
X. Marcos de la ciudad de Babahoyo; y a partir de octubre del año 2009, decide cambiar la
razón social de la empresa con el nombre de ''La Fábrica'', e igualmente cambio de dirección
trasladándose la empresa a la ciudadela La Aventura, quedando como marca comercial
exclusiva de fabricación WINSD LIGHT, cabe recalcar que esta marca comercial, está siendo
reconocida y consumida a nivel nacional.
La empresa ''La Fábrica'', se dedica a la producción y comercialización de uniformes
de escuela, uniformes de empresas públicas y privadas, ropa deportiva, ropa casual, trajes de
noche.
La empresa además de su sitio de producción, también tiene un punto de venta o
distribución, ubicada en las calles Eloy Alfaro entre 10 de agosto y General Barona, donde se
comercializa los bienes producidos al por mayor y menor, tanto para empresas privadas,
como para empresas del sector público a nivel nacional.
29
Objetivos de la Empresa.
El objetivo primordial de la empresa ''La Fábrica'', es procesar los insumos textiles,
entregando al cliente productos de primera calidad en procura de satisfacer el gusto a los
clientes, al mismo tiempo ofrecerles gran variedad de prendas de vestir a particulares y a las
empresas públicas y privadas.
Misión.
La empresa ''La Fábrica'', tiene como misión cumplir con las perspectivas de sus
compradores, ofertando productos de características requeridas a precios bajos, todo en un
contexto de amabilidad y servicio caracterizado en busca del indisoluble agrado de los
clientes, trabajadores, provisores, obteniendo un beneficio razonable que permita una
remuneración adecuada y justa.
Visión
Ser una organización líder en la confección de prendas de vestir, ofertando bienes de
calidad, servicio exhaustivo y caracterizado al cliente con los más eminentes estándares que
permitan a la organización ser lucrativa y competitiva, contando con un personal dedicado,
motivado, empoderado y calificado.
Análisis del departamento de contabilidad.
Dentro de este departamento los procedimientos, políticas, y funciones no se
encuentran definidos, por lo que dificulta el claro, oportuno y verdadero resultados para la
toma de decisiones en la parte financiera, si la empresa está obteniendo utilidad o pérdida, los
resultados no son oportunos.
30
2.4 Marco Conceptual
Entre los términos utilizados frecuentemente en este estudio podemos definir los
siguientes:
Administradores
Personas que administran los sistemas de información.
Eficacia
Capacidad para determinar los objetivos adecuados: hacer lo indicado.
Eficaz
Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.
Fiabilidad
Probabilidad de que desempeñe la función para la cual ha sido diseñado bajo unas
condiciones determinadas y durante un espacio de tiempo especificado
Guía.
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los
órganos de una institución.
Mejora Continua.
Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.
Procedimientos contables.
Operación diaria ordinaria de un sistema particular de cuentas; la o las prácticas que
sigue con un sistema de esta índole.
Procedimientos.
Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí ejecutadas por un conjunto
de empleados ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias.
31
Procesos.
Son una serie de acciones u operaciones que se realizan con sus normas, unos
principios, leyes y reglas.
Programación estructurada.
Técnica de programación que consiste en adaptar al mundo real en un programa
computacional.
Recursos financieros.
Son todas aquellas fuentes de fondo que permite a una persona, empresa, banco o
gobierno allegarse fondos para un determinado propósito.
Recursos Humanos.
Área de una empresa que se encarga de desarrollar y administrar las políticas,
programas, procedimientos que provea una estructura organizativa, eficiente, trabajadores
capaces, oportunidad de progreso, satisfacción en el trabajo y seguridad en el mismo de todos
los trabajadores.
Registro.
Recopilación de información relativa a un área de actividad en un sistema de proceso
de datos
Reportes.
Programa computacional que muestra los datos más importantes.
Usuarios.
Personas que hacen uso de los sistemas de información
32
2.5 Marco Legal
Las Sociedades Anónimas están reguladas a partir del Art. 143 de la Ley de
Compañías, que dice: “La sociedad anónima es una compañía cuyo capital, dividido en
acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden
únicamente hasta el monto de sus acciones. La denominación de esta compañía deberá
contener la indicación de compañía anónima o “sociedad anónima“, o las correspondientes
siglas”.
NIC 1 Presentación de Estados Financieros.
Objetivo.
El objetivo de esta Norma es establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con propósito de información general, para asegurar la comparabilidad de los
mismos, tanto con los estados financieros de la propia entidad correspondientes a ejercicios
anteriores, como con los de otras entidades. Esta Norma establece requerimientos generales
para la presentación de los estados financieros, directrices para determinar su estructura y
requisitos mínimos sobre su contenido.
Alcance.
Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar estados financieros con
propósitos de información general conforme a las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF).
En otras NIIF se establecen los requerimientos de reconocimiento, valoración y
revelación de información para transacciones y otros sucesos de carácter específico.
Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los estados
financieros intermedios condensados que se elaboren de acuerdo con la NIC 34 Información
financiera intermedia. Sin embargo, los párrafos 15 a 35 se aplicarán a dichos estados
33
financieros. Esta Norma se aplicará de la misma forma en todas las entidades, incluyendo
aquellas que presentan estados financieros consolidados y aquellas que presentan estados
financieros separados, tal como se definen en la NIC 27 Estados financieros consolidados y
separados.
Esta Norma utiliza terminología propia de las entidades con ánimo de lucro,
incluyendo aquéllas pertenecientes al sector público. Si aplican esta Norma entidades que
realizan actividades no lucrativas en el sector privado o en el sector público, podrían verse
obligadas a modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas de los estados
financieros, e incluso a cambiar las denominaciones de los estados financieros.
De forma análoga, las entidades que carecen de patrimonio neto, tal como se define
en la NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación (por ejemplo, algunos fondos de
inversión), y aquellas entidades cuyo capital social no es patrimonio neto (por ejemplo,
algunas entidades cooperativas) podrían tener necesidad de adaptar la presentación en los
estados financieros de las participaciones de sus miembros o participantes.
34
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1 Análisis Cualitativos y Cuantitativos de los resultados.
La práctica de técnicas de entrevista, encuesta y observación. Con las antes
mencionadas, es posible obtener la información referente a la situación de algunas entidades
del orden territorial.
Para de esta manera dar a conocer que la empresa encuestada está relacionada con el
tema de investigación o estudio.
3.2 Población y Muestra.
3.2.1 Población.
Es el conjunto de entidades o cosas respecto de los cuales se formula la pregunta de la
investigación, o lo que es lo mismo el conjunto de las entidades a las cuales se refieren las
conclusiones de la investigación.
La población que tomaremos como referencia en la empresa La Fábrica es de diez
trabajadores.
3.2.2 Muestra.
Es la parte de la población que efectivamente se mide, con el objeto de obtener
información acerca de toda la población. La selección de la muestra se hace por un
procedimiento que asegure en alto grado que sea representativa de la población.
35
DATOS:
n= Tamaño de la muestra
E = Error de muestreo (3%)
NC = Nivel de confiabilidad 95%
Z = 1.65
P = Probabilidad de ocurrencia 0.5
Q = Probabilidad de no ocurrencia 1 – 0.5 = 0.5
N = Tamaño de la Población 10
𝑛 = 𝑧2 ∗ 𝑁 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
(𝑁 − 1)𝐸2 + 𝑧2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝑛 = (1.65)2 ∗ 10 ∗ 0.5 ∗ 0.5
(10 − 1)(0.03)2 + (1.65)2 ∗ 0.5 ∗ 0.5
𝑛 = 2.7225 ∗ 2.5
(9)(0.0009) + 2.7225(0.25)
𝑛 = 6.80625
0.0081 + 0.680625
𝑛 = 6.80625
0.688725
𝑛 = 9.8824
𝒏 = 𝟏𝟎
3.3 La encuesta a los gerentes y/o encargados.
El objetivo de la encuesta es obtener información interna acerca de los procedimientos
contables de la empresa ''La Fábrica'', para de esta manera permitir deducir conclusiones y
recomendaciones aceptables y así sugerir una propuesta a la entidad.
36
1.- ¿El sistema de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' está formalmente diseñado?
Tabla 2
Sistema de contabilidad formalmente diseñado.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 2: Sistema de contabilidad formalmente diseñado.
Análisis:
El 80% de los colaboradores indican que la empresa no mantiene un sistema de
contabilidad que este formalmente diseñado y 20% dice que sí.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Si No Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Si 2 20%
No 8 80%
Total 10 100%
37
2.- ¿La Gerencia ha fijado políticas contable formalmente establecidas?
Tabla 3
Políticas contables formalmente establecidas.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 3: Políticas contables formalmente establecidas.
Análisis:
El 30 % del personal de la Empresa ''La Fábrica'' contesto que si existen políticas
contables, y el 70% del personal contesto que no existe políticas contables formalmente
establecidas.
Frecuencia Porcentaje
Si 3 30%
No 7 70%
Total 10 100%
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Si No Total
Frecuencia
Porcentaje
38
3.- ¿La información contable generada actualmente reúne información transparente y
confiable?
Tabla 4
Información contable transparente.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 4: Información contable transparente.
Análisis:
El 10% de los colaboradores dicen que la información contable que se genera
actualmente es de forma transparente y confiable, un 50% regularmente y un 40% indica que
nunca.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Constante regular Nunca Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Constante 1 10%
Regular 5 50%
Nunca 4 40%
Total 10 100%
39
4.- ¿Las transacciones registradas en el sistema contable están debidamente justificadas por
comprobantes y documentos?
Tabla 5.
Transacciones registradas en el sistema contable.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 5: Transacciones registradas en el sistema contable.
Análisis:
El 30% de los colaboradores dicen que la información contable está debidamente
justificada, un 50% de indican que no y el 20% rara vez.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Si No Rara vez Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Si 3 30%
No 5 50%
Rara vez 2 20%
Total 10 100%
40
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
SI NO TOTAL
FRECUENCIA
PORCENTAJE
5.- ¿Actualmente existe un plan de cuenta que describa cada uno de los rubros y partidas que
conforman los Estados Financieros?
Tabla 6.
Plan de cuentas que conforman las partidas de los Estados Financieros.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 6: Plan de cuentas que conforman las partidas de los Estados Financieros.
Análisis:
El 70% de los colaboradores indican que la empresa no mantiene un plan de cuenta
que describa cada uno de los rubros y partidas que conforman los Estados Financieros
mientras que el 30% dice que si los tiene.
Frecuencia Porcentaje
Si 3 30 %
No 7 70%
Total 10 100%
41
6.- ¿La empresa presentan los informes acerca de la situación financiera a cada ente
regulador?
Tabla 7
Informe financiero a entidades reguladoras.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 7: Informe financiero a entidades reguladoras.
Análisis:
El 50% de los colaboradores dicen que la empresa no informa acerca de la situación
financiera a los ente reguladores, mientras que el 30% indica que frecuentemente y 20%
regularmente.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
FRECUENTE REGULAR NUNCA TOTAL
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Frecuencia Porcentaje
Frecuente 3 30%
Regular 2 20%
Nunca 5 50%
Total 10 100%
42
7.- ¿Qué tipo de sistema utiliza la empresa ''La Fábrica'' para el registro contable de sus
operaciones?
Tabla 8
Sistema para registro contable de sus operaciones.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 8: Sistema para registro contable de sus operaciones
Análisis:
El 50% de los colaboradores concuerdan que la empresa registras sus operaciones
contables mediante un sistema mixto, un 30% es computarizado y un 20% manual.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Manual Computarizado Mixto Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Manual 2 20%
Computarizado 3 30%
Mixto 5 50%
Total 10 100%
43
8.- ¿La empresa cuenta con un guía de procedimientos contable?
Tabla 9
Guía de procedimientos contables.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 9: Guía de procedimientos contables.
Análisis:
El 70% de los colaboradores consideran que la empresa no cuenta con un guía de
procedimientos contables y el 30% dice que si se cuenta con una guía contable.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Si No Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Si 3 10%
No 7 70%
Total 10 100%
44
9.- ¿Los procesos contables que mantienen la empresa ''La Fábrica'' cumple con los
objetivos?
Tabla 10
Procesos contables que cumplan con los objetivos.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 10: Procesos contable que cumplan con los objetivos
Análisis:
El 50% de los colaboradores indican que la empresa no cumple con los objetivos,
mientras que 10% dicen que casi siempre y el otro 40% considera que siempre.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Siempre Casi siempre Nunca Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Siempre 4 40%
Casi siempre 1 10%
Nunca 5 50%
Total 10 100%
45
10.- ¿Las funciones de contabilidad, tesorería, presupuesto están debidamente controladas?
Tabla 11.
Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto.
Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.
Figura 11: Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto.
Análisis:
El 80% de los colaboradores manifiestan que las funciones de contabilidad, tesorería,
presupuesto no están debidamente controladas, mientras que 20 % indican que sí.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Si No Total
Frecuencia
Porcentaje
Frecuencia Porcentaje
Si 2 20%
No 8 80%
Total 10 100%
46
3.4 Análisis de los resultados
Tabla 12
Análisis de resultados.
´´ Diseño de
una guía
contable y su
efecto
organizacional
en la empresa
La Fábrica´´
Número
de
Pregunta
Validación
1
La guía contable ayudara al sistema de contabilidad a obtener
un mejor desempeño y así alcanzar los objetivos de la empresa.
2
Esta guía contable propone a la gerencia poder implementar
políticas en mencionada área para que así exista orden y buen
desarrollo de actividades.
3
En la propuesta la información contable se manejara de manera
oportuna y confiable tanto para la gerencia, empleados del área
y para los usuarios.
4
Una documentación contable y el desarrollo de las debidas
transacciones diarias, se deben manejar transparentemente y
sobre todo de forma confiable la guía ayudara a que la
documentación sea justificada y confiable.
5
Al implementar un plan de cuentas que cumpla con cada uno
de los rubros y partidas contables sirve para presentar
adecuadamente los estados financieros a los órganos de control
pertinente.
47
Nota: Análisis de la información obtenida a través de la encuesta realizada a los encargados
de la empresa “La Fábrica”.
´´ Diseño de
una guía
contable y su
efecto
organizacional
en la empresa
La Fábrica´´
Número
de
Pregunta
Validación
6 Con una guía contable debidamente establecida, facilitará la
presentación de forma razonable los Estados Financieros a
cada Organismo de Control.
7 El manejo de un sistema adecuado que permita el registro de
operaciones contables, proporcionará al trabajador mejorar
en su desempeño laboral.
8 Al contar con una guía contable se obtiene la reducción de
costos innecesarios, tiempo improductivo y la insatisfacción
del cliente.
9
Como se menciona anteriormente la falta de guía contable es
como un barco sin timón, que no sabe dónde dirigirse, la guía
ayuda a cumplir con metas y objetivos propuestos para lograr
un crecimiento en el mercado.
10
La función de un guía contable es direccionar los objetivos a
los que se quiere llegar, ayudando a que las funciones del
área contable no sean mal utilizadas o mal direccionas.
48
Capítulo 4
Propuesta.
4.1 Tema.
Elaborar guía contable para el buen manejo organizacional en el departamento de
contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' en la ciudad de Babahoyo.
4.2 Justificación.
La propuesta de diseñar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' tiene como
propósito fundamental ayudar a observar, encausar, almacenar y distribuir información para
el adecuado control de todas las actividades cotidianas que se realizan en el departamento.
Ya que en la actualidad no dispone de ninguna herramienta para obtener un apropiado
control tanto económico y de los recursos humanos de la empresa.
4.3 Objetivo de la propuesta.
Elaborar una guía contable, para obtener información veraz y confiable de la situación
económica de la empresa ''La Fábrica''; y por parte de la gerencia se pueda tomar decisiones
de forma oportuna y así mejorar el rendimiento en cada una de sus actividades.
4.4 Objetivos específicos de la propuesta.
Identificar los beneficios que obtendrá la empresa por la correcta aplicación de la guía
contable.
Obtener estados financieros razonables y oportunos de la situación actual de la
empresa
Modificar y mejorar procedimientos contables dentro de la empresa.
Cumplir con las obligaciones tributarias, fiscales, patronales de forma oportuna.
49
4.5 Descripción de la propuesta.
La propuesta para desarrollar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' tiene
como propósito de que la guía sirva para el desarrollo adecuado de las actividades que
diariamente se realizan en el área contable. Ya que no se cuenta con ninguna herramienta
adecuada para tener un control de las actividades del área contable. Se deberá realizar la
evaluación del control interno, siendo esto no tan sencillo como pueda entenderse, ya que
depende de diversas variables, sobre las cuales, cada uno de los encargados tienen una
responsabilidad periódica.
La evaluación se da en un sistema de relaciones que permite encontrar solución en la
comunicación de los resultados, y en el grado de compromiso que tenga la gerencia y el
resto del personal para contribuir a mejorar la efectividad de las actividades que desempeña
el área contable.
En una empresa donde el ambiente organizacional no es precisamente el más
apropiado, no puede esperarse que los resultados obtenidos o situaciones que se presenten
en la misma sean los más convenientes. Al incluir una guía contable implementará medidas
de revisión, supervisión, evaluación, verificación, aprobación y autorización para el
adecuado desempeño de las actividades.
Debe haber una adecuada estructuración de la Directiva (teniendo en cuenta, los
antecedentes y experiencia de sus representantes), y ésta además debe ser independiente de
la gerencia. En conclusión, es de considerar la importancia que recae en el proceso de
diseñar una guía contable para el funcionamiento de las actividades y operaciones del área
contable. El sistema de control Interno constituye una herramienta de trabajo para el buen
funcionamiento de la entidad, que debe ser diseñado y evaluado para su mejoramiento
continuo.
50
Organigrama organizacional del área contable
Un organigrama es establecer, una adecuada estructura en cuanto al
establecimiento de divisiones y departamentos funcionales, así como la asignación de
responsabilidades y políticas de delegación de autoridad.
De modo que el Área de Contabilidad de la Empresa ''La Fábrica'' no dispone en
la actualidad con un organigrama previamente establecido, por lo que se ha diseñado un
organigrama, donde el personal de esta área puede basarse para desarrollar sus actividades
laborables.
Figura 12: Organigrama organizacional del área contable.
Empresa “La Fabrica” /Dpto. de Contabilidad.
Jefe Financiero
Contador
Asistente 1 Asistente 2 Asistente 3
Cajero 1 Cajero 2
51
4.6 Controles internos al implementar una guía de procedimientos contables.
Al implementar una guía de procedimientos contable existe la necesidad de llevar
un control de la misma, a continuación podemos destacar los siguientes puntos:
Definir los objetivos y las metas tanto generales, como específicas de la empresa.
Definir las políticas como guías de acción y procedimientos para la realización de las
actividades
Delimitación de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Implementación de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno
realizadas por organismos externos.
Instrucciones por escrito.
Actualización de medidas de seguridad.
Registro, conservación y adecuación de toda información y documentación.
Incentivar al personal para que se encuentre comprometido con las actividades del
área y propósitos de la empresa.
Al adquirir responsabilidad solamente por personas autorizadas.
Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro del departamento es el adecuado
y lo están realizando de una manera eficaz.
Controlar el acceso de personas no autorizadas al departamento de contabilidad.
Elaborar planes de trabajo, que permitan el flujo de información desde los
proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna.
52
4.7.1 Funciones generales del área de contabilidad.
El área Contable va a estar conformada por siete profesionales que se encargaran de
la revisión, registro y consolidación de las operaciones contables de acuerdo con las normas
internas, los principios de contabilidad generalmente aceptados y las disposiciones legales.
Entre algunas de las funciones principales que tendrá a su cargo el personal de esta
área podemos destacar las siguientes:
Suministrar la información contable necesaria a los administradores y a los entes
externos sobre la situación financiera de la empresa.
Verificar cada uno de los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.
Mantener la contabilidad actualizada, de acuerdo con la normativa de contabilidad
establecidas.
Controlar y supervisar los registros de órdenes de compra.
Controlar los créditos a los clientes, que cumplan con los requisitos y sus respectivos
pagos.
Supervisar a diario le flujo de efectivo, para evitar contratiempos de liquidez.
Asegurar la efectiva aplicación del Sistema Contable que cumpla con todos los
parámetros.
Preparar y presentar periódicamente, los informes que reflejen la situación financiera
de la Institución, como: el Balance General, Estados de Resultados, Informes
Financieros, Flujos de Caja, Conciliaciones Bancarias entre otros.
53
4.7.2 Políticas.
El Departamento de Contabilidad no cuenta con políticas propias para el área, de este
modo diseñaremos una propuesta de políticas para que se puedan aplicar en el Área de
Contabilidad.
Las políticas que planteamos son:
El catálogo de cuentas contables de la empresa debe ser modificado y actualizado
según las necesidades de información y control.
Los registros contables deben ser consolidados, controlados y verificados para que
los hechos económicos generados por la institución se ajusten de a cada una de las
normativas contables generalmente aceptados y las disposiciones legales.
Los privilegios de acceso que tienen las personas que utilizan el sistema de registro y
proceso para alimentar la información en los sistemas de contabilidad deben ser
administrados según la funcionalidad y jerarquía de sus cargos, con el objeto de
salvaguardar la integridad de los registros y la información.
El personal asignado en el área contable debe tener un amplio conocimiento de las
normativas y procesos que realiza para asegurar su cumplimiento y el manejo
transparente en las actividades cotidianas del área.
Mantener un clima organizacional agradable en el área.
Atención oportuna y rápida a los departamentos que requieren información o ayuda
acerca de la información económica que se genera en el área, con la debida
autorización de sus superiores.
Comunicación constante con el nivel jerárquico.
54
Las operaciones de la empresa deben ser cerradas mensualmente los cinco primeros
días del siguiente mes.
Búsqueda de respuestas o soluciones posibles, a las distintas situaciones problema,
que se presenten.
El talento humano del departamento debe estar constantemente en capacitación en
temas contables, tributarios y todos aquellos temas que conciernen al correcto
funcionamiento para el departamento.
Mantener el archivo de cada uno de los comprobantes que se generan con sus
respectivos soportes, firmas y vistos bueno de los superiores.
4.7.3 FODA.
Es el análisis de las características propias de la organización, es decir, observar
cuáles son sus fortalezas y oportunidades en el mercado.
El análisis FODA es una herramienta para una buena administración y plan de
negocios que consiste en mejorar los aspectos de la empresa olvidados o debilitados en
relación al mercado.
La Fábrica no presenta un FODA para el Área de Contable por lo cual hemos
realizado el siguiente análisis:
55
Tabla 13.
FODA para el área contable de la empresa “La Fábrica”.
Interno
Fortaleza Debilidad
Personal con conocimientos y
experiencia en el campo
contable.
Buena comunicación y
cooperación entre el personal del
área.
Un mejor ambiente de trabajo.
Correcto desarrollo de las tareas
encomendadas.
Infraestructura adecuada.
Actualización de equipos
tecnológicos.
Programas contables adecuados
para las actividades a realizar.
No se cuenta con un plan
táctico para el área contable.
No existe la infraestructura y
capacitación para nuevos
programas.
No posee una guía de control
interno contable.
No posee políticas en cuestión
de escoger al personal de la
empresa.
Falta de experiencia por parte
del personal
56
Externos
Oportunidades Amenazas
Recurso Humano con alto nivel
profesional y experiencia en el
área contable para desempeñarse
en nuevos cargos.
Mejoramiento del ambiente de
trabajo.
Cambios en herramientas de
apoyo y métodos de trabajo.
Correcto soporte técnico.
Mejoramiento y actualización
del sistema e información
atreves de capacitaciones al
personal del área.
Falta de demanda del producto
Mala utilización de información
del área contable.
Malas decisiones tomadas por
parte de las autoridades de la
empresa.
Reducción del presupuesto de
la empresa.
Reducción del personal del
área.
Cambios en el ámbito
económico del país
Nota: Análisis de las características propias de la organización y su herramienta para una
buena administración y plan de negocios.
57
4.7 Actividades.
El departamento de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' está conformado por
siete puestos donde tendrán que cumplir cada una de las Actividades o responsabilidades que
se le asignaran a cada uno.
Cada uno de los colaboradores que vayan a pertenecer a esta área desde el día de su
ingreso a la empresa se le entregara un Manual de sus funciones a realizar.
A continuación describimos las actividades principales que realizara cada uno de los
puestos según su nivel jerárquico.
4.8.1 Jefe Financiero.
Impulsa nuevas ideas para la implantación de nuevos procesos y procedimientos.
Asesora a la Gerencia en la toma de decisiones sobre la Situación Financiera de la
empresa.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normas establecidas en el
nivel contable, así como responsabilizarse de su aplicación en el departamento.
Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo y fomentar el trabajo en equipo.
Elaborar, analizar los Estados Financieros de la Empresa que estén razonablemente.
Verificar, planificar, coordinar y controlar anualmente junto a los demás
departamentos la disponibilidad presupuestaria y el control de activos fijos de la
empresa.
58
4.8.2 Contador.
Mantiene el debido control del inventario y realiza la toma física mensualmente.
Responsable de verificar las operaciones contables, pagos a proveedores, descuentos
de ley.
Elabora reportes diarios, mensuales, anuales de los movimientos contables realizados.
Contabiliza las nóminas de pagos del personal.
Corrige los registros contables.
Elabora las declaraciones de impuestos mensuales.
Revisar y firmar conciliaciones bancarias.
4.8.3 Asistentes.
Verificar y clasificar la información que recibe antes de elaborar los diferentes
registros contables.
Emite cheques, realiza la gestión de pagos a proveedores, empleados u otros.
Mantener actualizado los diferentes libros contables en físico o en sistema contable.
Archiva documentos contables para uso y control interno.
Elabora y verifica liquidaciones de gastos e ingresos.
Participa en la elaboración de inventarios.
Realiza transferencias de pagos varios.
Revisa y verifica las facturas, en la base del SRI para la respectiva validación del
documento.
59
4.8.4 Cajeros
Emite factura de ventas
Responsable del manejo de caja.
Recibe y verifica efectivo.
Realiza reportes diarios de movimientos de caja.
Entrega cada uno de los documentos como constancia de pagos o recepción de
dinero, atención al cliente.
Además por el contacto directo con clientes y es responsable de promover los
diferentes productos o servicios que brinda la empresa
Mantiene un contacto directo con cada uno de los clientes.
Participa y apoya en lo que se requiera del departamento.
61
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 1 De 55
Introducción
El presente documento surge de la necesidad de proporcionar a los usuarios
internos y externos una herramienta que les permita obtener información referente a
diferentes fuentes que dan origen a las cuentas contables.
Esta guía contiene la descripción de las cuentas que integra el Plan de cuentas
contables que se maneja en el área de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'', el cual
permite determinar la función y uso de cada una de las cuentas que integran el Plan
facilitando el desempeño de las actividades en forma eficiente y proporcionando
información acertada.
La guía de control contable deberá ser aplicado en las operaciones diaria que
el departamento realiza, en el caso de desconocer la utilidad o uso de alguna de las
cuentas el personal deberá instruirse mediante este manual, en el caso del ingreso de
un nuevo personal al área se recomienda que éste se capacite con la información
contenida en el mismo y familiarizarse con la uniformidad de las cuentas que se
manejan, para el adecuado desarrollo en su cargo.
62
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 2 De 55
Objetivos
Determinar la función y uso de cada una de las cuentas contables que integran
el plan de cuentas, que facilite y el desempeño de las actividades en forma rápida y
eficiente.
Aplicar criterios consistentes y uniformes en el uso de las cuentas
Proporcionar un instrumento que permita a los usuarios tanto internos como
externos obtener información contables de la institución.
Unificar criterios de uso entre los empleados para mantener registros contables
coherentes y confiables
Alcance
La presente guía debe ser aplicado para el registro contable de las operaciones
que cotidianamente se generan en el departamento contable, por tal motivo se presenta
esta guía para el uso de todo el personal que integra esta área.
63
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 3 De 55
Instructivo Contable
1 Activos
11 Activos Corrientes
1101 Caja y Bancos
110101 Caja
11010101 Caja General
11010102 Caja Chica
110102 Bancos
1102 Cuentas por Cobrar
110303 Otras Cuentas por Cobrar
11030301 Cuentas por Cobrar Voucher
11030302 Cuentas por Cobrar Clientes
11030303 Anticipos Proveedores
11030304 Provision Cuentas Incobrables
1104 Impuestos Pagados Por Anticipado
110401 IVA
11040101 IVA Pagado
11040102 Impuesto pago Indebido por Cobrar
1105 Inventarios
110501 Inventario de Productos
12 Activos no Corrientes
1201 Inversiones
120201 Propiedades, Planta y Equipos
12020101 Muebles y Enseres
12020102 Equipos de Oficina
12020103 Equipos de Computación
12020104 Instalaciones Varias
12020105 Equipos y Maquinaria
12020106 Edificios
120202 Depreciación Acumulada
12020201 Dep. Acum. Muebles y Enseres
12020202 Dep. Acum. Equipos de Oficina
64
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 4 De 55
Instructivo Contable
12020203 Dep. Acum. Equipos de Computación
12020204 Dep. Acum. Instalaciones Varias
12020205 Dep. Acum Equipos y Maquinaria
12020206 Dep. Acum Edificios
120203 Activos Intangibles
120204 Amortización Acumulada
1203 Activos Diferidos
2 Pasivos
21 Pasivos Corrientes
2101 Prestamos
210101 Instituciones Financieras
2102 Cuentas por Pagar
210202 Cuentas por Pagar no Relacionadas
21020201 Proveedores Varios
21020202 Cuentas por Pagar Varias
2103 Otras Cuentas por Pagar
2104 Impuestos por Pagar
210401 IVA
21040101 IVA Cobrado
21040102 Retención IVA 30%
21040103 Retención IVA 70%
21040104 Retención IVA 100%
21040105 Retención IVA 10%
21040106 Retención IVA 20%
210402 Impuesto a la Renta
21040201 Retención en la Fuente 1%
21040202 Retención en la Fuente 2%
21040203 Retención en la Fuente 8%
21040204 Retención en la Fuente 10%
65
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 5 De 55
Instructivo Contable
2105 Obligaciones por Pagar Empleados
210501 Nómina y Beneficios Sociales por Pagar
21050101 Nómina
21050102 Décimo Tercer Sueldo
21050103 Décimo Cuarto Sueldo
21050104 Vacaciones
21050105 15% Participación a Trabajadores
210502 obligaciones con el IESS
21050201 Aporte Personal 9.45%
21050202 Aporte Patronal 12.15%
21050203 Fondo de Reserva
21050204 Préstamo Quirografario
21050205 Préstamo Hipotecario
22 Pasivos no Corrientes
220101 Instituciones Financieras
2202 Cuentas por Pagar
2203 Otras Cuentas por Pagar
3 Patrimonio
31 Patrimonio
3101 Capital
310101 Capital Social
3102 Reservas
310201 Reservas
31020101 Reserva Legal
31020102 Reserva Especial
3103 Resultados
310301 Superávit y Déficit de Operación
31030101 Superávit de Operaciones Anteriores
31030102 Déficit de Operaciones Anteriores
310302 Resultados del Ejercicio
31030201 Ganancia neta del Ejercicio
66
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 6 De 55
Instructivo Contable
4 Ingresos
41 Ingresos Operacionales
4101 Ventas
42 Devoluciones y Descuentos en Ventas
4201 Devoluciones en Ventas
4202 Descuentos en Ventas
43 Ingresos no Operacionales
4301 Otros Ingresos
430101 Otros Ingresos
43010101 Intereses Ganados
43010102 Varios Ingresos
5 Costos y Gastos
51 Costos de Ventas
52 Gastos
5201 Gastos Administrativos
520101 Nómina
52010101 Sueldos
52010102 Horas Extras
52010103 Otros Ingresos
52010104 Aportes al IESS
520102 Beneficios Sociales
52010201 Décimo Tercer Sueldo
52010202 Décimo Cuarto Sueldo
52010203 Vacaciones
52010204 Fondo de Reserva
520103 Gastos Generales
520114 Depreciación de Activos Fijos
52011401 Depreciación Muebles y Enseres
52011402 Depreciación Equipos de Computación
52011403 Depreciación Equipos de Oficina
52011404 Depreciación Equipos Varios
52011406 Depreciación de Sotware
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Contable
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Área de Contabilidad
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Instructivo Contable
520115 Amortización
52011501 Amortización de Licencias
5202 Gastos de Ventas
520201 Publicidad
52020101 Publicidad de Imagen Corporativa
52020102 Diseño e Impresión de Materiales
5203 Gastos Financieros
5203 Cargos Bancarios
520301 Cargos Bancarios
52030101 Gastos Bancarios
6101 Participación sobre las Ganancias
8 Otro Resultado Integral
810201 Pérdidas y Ganancias
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Contable
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
1.1 Activo Corriente
Cuentas de Control
1 Activos
11 Activos Corrientes
1101 Caja y Bancos
110101 Caja
11010101 Caja General
11010102 Caja Chica
110102 Bancos
Descripción
1 Activos
Está integrado por el conjunto de bienes, derechos de cobro o uso, y otros valores
derivados de las transacciones o hechos propios de la institución, capaces de
producir ingresos económicos-financieros razonablemente esperados durante el
desarrollo de su gestión. Comprende los siguientes grupos: Disponibilidades,
Corriente Exigible, Realizable, Activos Fijos, Otros Activos. Las cuentas que
integran este elemento tendrán siempre saldos deudores con excepción de las
provisiones, depreciaciones descuentos y amortizaciones que serán deducidas de
los rubros correspondientes.
1101 Activos Corrientes
Es aquel activo líquido que incluye aquellos activos o recursos de la institución que
serán realizados o consumidos dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los
estados financieros. Es aquel que comprende los grupos de disponibles realizables y
existencias, es decir, el conjunto de los elementos de activo que están en continua
relación o cambio, consta de los renglones de inversión a corto plazo, cuenta por
cobrar y efectivo.
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Contable
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente
Cuentas de Control
11010101 Caja General
11010102 Caja Chica
Descripción
11010101 Caja General
Constituye el importe por los ingresos recibidos en caja, son los valores cobrados
en efectivo producido por las ventas diarias, el valor del efectivo aún está pendiente
de depositarse.
Norma de Control: Es responsabilidad de cada dependencia mantener el efectivo y
valores equivalentes en un lugar apropiado que ofrezca garantía contra adversidades
teniendo en cuenta las disposiciones vigentes de la Institución.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la recaudación diaria por el valor de los ingresos de efectivo, cheques u otros.
Por el valor del dinero enviado a depositar a las cuentas bancarias de la institución.
11010102 Caja Chica
Es la asignación de un determinado monto de dinero para ejecutar gastos menores,
se caracteriza por ser una cantidad fija.
Norma de Control: Los pagos que se realizan con los recursos financieros del
fondo de la caja chica, deben ser justificados debidamente según las necesidades de
cada dependencia.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la recaudación diaria por el valor de los ingresos de efectivo, cheques u otros, por apertura de los fondos o incremento.
Por el valor del dinero enviado a depositar a las cuentas bancarias de la institución o por cancelación del monto.
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente
Cuentas de Control
110102 Bancos
Descripción
110102 Bancos
Representa los valores disponibles en las cuentas que la empresa mantiene en las
distintas Instituciones Bancarias; en estas cuentas se registran y se controlan los
movimientos bancarios que tiene la Institución.
Norma de Control: La persona encargada de firmar los cheques, tiene que revisar
los documentos que dan origen para la emisión de éstos, antes de firmarlos.
Todas las operaciones de las cuentas bancarias deben ser registradas diariamente y
realizar las debidas conciliaciones de todas las cuentas, mensualmente.
Dinámica
Débitos Créditos
Por depósitos, nota de créditos emitidos por los bancos, ajustes de movimientos como el caso de valores transferidos de cuentas por cheques anulados, traslados de fondos y cualquier otro movimiento que incremente los ingresos en las cuentas.
Por los cheques girados, notas de débitos emitidos por los bancos, por el valor de los traslados de cuentas y cualquier otra forma de pago que signifique un egreso en estas cuentas.
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Contable
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Área de Contabilidad
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero 11 Activo Corriente
Cuentas de Control
1102 Cuentas por cobrar
110303 Otras Cuentas por cobrar
11030301 Cuentas por cobrar voucher
11030302 Cuentas por cobrar clientes
11030303 Anticipos Proveedores
11030304 Provisión cuentas incobrables
Descripción
1102 Cuentas por cobrar
La cuenta por cobrar es de naturaleza deudora que representa los derechos que
mantiene una entidad, de exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones que
mantiene con la misma ya sea estos generados por la venta de bienes o servicios a
crédito.
110303 Otras Cuentas por cobrar
Registra el movimiento relacionado con las cuentas a cobrar, originadas en
operaciones devengadas por “otros ingresos corrientes” provenientes de
operaciones ordinarias de la institución y otros ingresos.
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente
Cuentas de Control
11030301 Cuentas por Cobrar Voucher
11030302 Cuentas por Cobrar Empleados
Descripción
11030301 Cuentas por cobrar voucher
Se registran los movimientos contables de aquellos valores que las distintas
entidades financieras adeudan por concepto de obligaciones generadas por el pago
de las ventas.
Norma de Control: Todos los movimientos que generan cada una de las cuentas
que integran este grupo se tiene que verificar que los rubros hayan sido cobrados
oportunamente. Cada cuenta por cobrar tendrá su respectiva cuenta de mayor.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la creación de la obligación. Por cancelación de la deuda.
11030302 Cuentas por cobrar clientes
Están constituidos por créditos a favor de la institución estos pueden ser clientes
internos o externos de la empresa.
Norma de Control: Analizar constantemente los créditos otorgados y sus respectivos pagos.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el valor del crédito concedido Por cancelación de la deuda.
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente Cuentas de Control
11030303 Anticipos Proveedores
11030304 Provisión Cuentas Incobrables
Descripción
11030303 Anticipos Proveedores
Se registran los valores que la empresa entrega como forma de anticipo a sus
proveedores por concepto de adquisición de bienes y/o servicios que se encuentran
en proceso de ejecución, se tendrá que cancelar el saldo pendiente al finalizar el
servicio o cuando el bien sea entregado.
Norma de Control: El anticipo que se realice tiene que tener constancia con un
contrato que respalde esta acción y debe estar debidamente firmado por las
personas que autoricen el anticipo, cada cuenta tendrá su cuenta auxiliar.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la creación de la obligación. Por cancelación de la deuda.
11030304 Provisión Cuentas Incobrables
En esta cuenta se registra a los valores de provisiones para créditos incobrables que
nacen de las operaciones del giro normal de las actividades de la empresa, el
porcentaje que se determina para estas provisiones es del 1% anual sobre los
créditos concedidos en el ejercicio económico y que se encuentren pendientes de
recaudación al cierre del mismo sin que la provisión acumulada exceda el 10% de
la cartera total.
Norma de Control: A fin de año se hará un análisis de la cuentas vencida para
aplicar la provisión correspondiente.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el valor de las cuentas castigadas como incobrables.
Por el valor determinado por los cálculos de acuerdo con los análisis de las cuentas deudoras.
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente
Cuentas de Control
1104 Impuestos Pagados por Anticipado
110401 Iva
11040101 Iva Pagado
Descripción
1104 Impuestos Pagados por Anticipado
10401 IVA
IVA: Es el Impuesto Valor Agregado que se grava por la compra o venta de bienes
o servicios: Existen dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%.
11040101 IVA Pagado
El IVA pagado es producido por las compras generadas por la empresa.
Usado para generar el crédito tributario. Para las debidas declaraciones
Norma de Control: Se controlará las retenciones en estricta secuencia numérica y
fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra de bienes y servicios.
Por la liquidación que se realiza mensualmente al S.R.I.
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero
11 Activo Corriente
Cuentas de Control
1105 Inventarios
110501 Inventario de Productos
Descripción
1105 Inventarios
En esta cuenta se registran aquellos valores que corresponden a las adquisiciones
de telas y materiales que serán de posterior consumo de la empresa. Que sirven
para la producción de uniformes, vestidos, ropa deportiva según la actividad de la
empresa.
Norma de Control Interno: Continuamente se tiene que realizar conteos físicos
de las existencias del inventario y constatar con los valores que registre el sistema.
Dinámica
Débitos
Créditos
Por la adquisición del bien, por las adquisiciones de materiales, ajuste contable por diferencia en Inventario Físico, ajuste contable por diferencia en cuenta,
Por la consignación del bien.
Por el valor de los consumos, ajuste por diferencia en Inventario físico, ajuste contable por diferencia en cuenta, por la restitución del bien.
110501 Inventario de Productos
Son los bienes que la empresa puede comercializar dentro una vez terminada la
elaboración de la ropa: como blusas ejecutivas, chalecos, pantalones, faltas todo lo
que la empresa produce para la venta.
Norma de Control Interno: Registrar oportunamente todos los movimientos
contables de las actividades relacionadas, llevar tarjetas de control del movimiento
de los bienes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el costo de la mercancía adquirida.
Por el costo de la mercancía vendida.
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Grupo Básico
1activo
Grupo Financiero
12 Activo no Corriente
Cuentas de Control
12 Activos no Corrientes
1201 Inversiones
120201 Propiedad, Planta y Equipos
Descripción
12 Activos no Corrientes
El activo no corriente es aquel activo que sólo es susceptible de convertirse en
efectivo en un periodo superior a un año, en el mediano o largo plazo; contiene los
activos que corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo
por la poca liquidez que caracteriza a este activo.
1201 Inversiones
Las inversiones son documentos negociables, títulos que la empresa invierte en otra
Institución que se convierte en efectivo en un determinado plazo, en estas cuentas
se registran los movimientos contables con respecto a las inversiones que realiza la
Empresa en las distintas Instituciones financieras, la mismas pueden convierte en
efectivo cuando las necesidades de la empresa lo ameriten.
Norma de Control: Según las necesidades de la institución las inversiones a su
vencimiento serán renovadas.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la apertura de la inversión Por la liquidación o vencimiento de la
Inversión o certificado
120201 Propiedad, Planta y Equipos
Son considerados como los activos fijos; son los bienes o derechos de carácter duradero, con una expectativa de duración mayor que el ciclo productivo que la institución utiliza de manera continua en el curso normal de sus actividades, es decir corresponde a los bienes que han sido adquiridos para hacer posible el funcionamiento de la empresa .
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Grupo Básico
1activo
Grupo Financiero
12 Activo no Corriente
Cuentas de Control
12020101 Muebles y Enseres
12020102 Equipos de Oficina
Descripción
12020101 Muebles y Enseres
Registra los valores que corresponden a los costos de adquisición de los distintos
muebles y enseres de propiedad de la Empresa destinados para fines
administrativos, estos bienes pueden ser propios como escritorios, sillas, entre
otros.
Norma de Control: Todos los muebles y enseres una vez adquiridos
inmediatamente se le asignara su código de identificación.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra de muebles y enseres, por cambio de cuenta.
Por la venta del bien, por el valor en libros de los muebles y enseres retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.
12020102 Equipos de Oficina
Comprende los equipos adquiridos por la empresa, como, teléfonos, fax, copiadora
y otros equipos necesarios para el adecuado desempeño de las actividades de la
Institución.
Norma de Control Interno: Todo Equipo de Oficina tendrá su código de
identificación.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra de Equipo de Oficina, por cambio de cuenta.
Venta del bien, por el valor en libros del Equipo de Oficina retirados o dados de baja
por pérdida, sustracción o destrucción.
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Grupo básico
1activo Grupo financiero
12 activo no corriente
Cuentas de Control
12020103 Equipos de Computación
12020104 Instalaciones Varias
Descripción
12020103 Equipos de Computación
Representa el valor de las adquisiciones por compra que corresponde a equipos de
computación para fines administrativos y académicos que son de propiedad de la
Empresa.
Norma de Control: Todos los Equipos de Computación tendrán su código de
identificación. Se debe especificar y diferenciar la ubicación del bien.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra de los Equipos de Computación, por cambio de cuenta.
Por la venta del bien, por el valor en libros de los equipos de computación retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.
12020104 Instalaciones Varias
Esta cuenta representa el valor de las instalaciones utilizadas por la Institución para
el adecuado desarrollo de su actividad como conductos, instrumentos u otros
elementos para instalaciones eléctricas, mecánicas, agua etc.
Norma de Control : Contar con toda la documentación necesaria
Dinámica
Débitos Créditos
Por la adquisición de compra de instalaciones.
Por la venta o por destrucción, deterioro, o perdida.
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Grupo básico 1 Activo
Grupo Financiero
12 Activo no Corriente
Cuentas de Control
12020105 Equipos y Maquinaria
12020106 Edificios
Descripción
12020105 Equipos y Maquinaria
En esta cuenta se registran los valores de las adquisiciones de Equipos y
maquinarias propios que son de propiedad de la empresa para fines productivos,
como: máquinas de coser, máquinas Overlock, maquina Zigzag etc., se incluirá
todos los costos que incurran hasta que la maquinaria o el equipo se encuentre en un
adecuado funcionamiento.
Norma de Control: Todos los Equipos y maquinaria tendrán su código de
identificación.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra del bien y por reclasificación de cuenta.
Por la venta o donación del bien, por el valor en libros de equipos y maquinaria retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.
12020106 Edificios
Representa los valores de adquisición o construcción de edificios, inmuebles
propios que posee la empresa para el adecuado desarrollo de las actividades. Son
bienes que no son trasladables.
Norma de Control: Para el caso de construcciones en proceso deberá existir la
respectiva acta entrega - recepción de la terminación de la obra. Por compra del
bien debe considerarse la escritura debidamente registrada en los estamentos
correspondientes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la compra, construcción de Edificios.
Venta del bien, por el valor en libros de los Edificios retirados o dados de baja por destrucción.
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Contable
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Área de Contabilidad
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Grupo Básco
1 Activo
Grupo Financiero 12 Activo no Corriente
Cuentas de Control
120202 Depreciación Acumulada
12020201 Dep. Acum. Muebles y Enseres
12020202 Dep. Acum. Equipos de Oficina
12020203 Dep. Acum. Equipos de Computación
12020204 Dep. Acum. Instalaciones Varias
12020205 Dep. Acum Equipos y Maquinaria
12020206 Edificios
Descripción
120202 Depreciación Acumulada
La depreciación es el deterioro de los activos fijos en el lapso durante el cual se
espera que estos activos contribuyan a la generación de beneficios para la empresa.
La vida útil de un activo fijo es limitada y está marcada por el paso del tiempo,
desgaste por uso, el desuso, insuficiencia técnica, obsolescencia u otros factores de
carácter operativo, tecnológico, tributario, etc., por lo tanto, en cada período fiscal
que pasa se fija o distribuye la desvalorización de un activo fijo que con el paso del
tiempo equivaldrá a la depreciación acumulada del activo fijo. Las Leyes
Tributarias Ecuatorianas y sus respectivos reglamentos establecen la depreciación a
aplicarse.
Los activos fijos que se deprecian son: Muebles y Enseres, Equipo de Oficina,
Equipos de Computación, Instalaciones Varias, Equipos y Maquinarias, Edificios.
Norma de Control: El Departamento de Contabilidad se encargará de realizar en
forma mensual, la depreciación de los activos fijos y el registro en forma general,
según el Instructivo de Activos Fijos e Inventarios.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el valor de las depreciaciones ajustadas que tengan los activos por venta, cesión, destrucción, obsolescencia o daño irreparable.
Por el valor de la depreciación Calculada mensualmente con cargo al
Estado de Resultados.
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Grupo Básco
1 Activo Grupo Financiero
120203 Activos Intangibles
Cuentas de Control
120203 Activos Intangibles
Descripción
120203 Activos Intangibles
Registra el valor del conjunto de bienes inmateriales, constituidos en derechos
privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un
aumento en ingresos o excedentes en el curso normal de las actividades de la
empresa. Son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada.
Comprende los valores por concepto de programas y licencias de computación,
marcas, patentes, entre otros.
Norma de Control: Se tiene que verificar o determinar sobre quién o qué área va a
recaer la responsabilidad de estos activos.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el valor pagado de la adquisición,
costos incurridos en la creación y
obtención del registro de la marca y
patente.
Por la culminación de la amortización,
venta de los derechos, la extinción legal
de los contratos.
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Área de Contabilidad
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Grupo Básco
1 Activo Grupo Financiero
120203 Activos Intangibles
Cuentas de Control
120204 Amortización Acumulada
11203 Activos Diferidos
Descripción
120204 Amortización Acumulada
En estas cuentas se registra el valor de las amortizaciones acumuladas de los
activos intangibles de propiedad de la empresa, la amortización debe considerar la
vida útil estimada del intangible.
Norma de Control: El Departamento de Contabilidad se encargará de realizar en
forma mensual, la amortización de los activos intangibles y el registro en forma
general.
Dinámica
Débitos Créditos
Por reclasificación y por terminación de
la amortización.
Por el valor de la cuota de amortización
periódica determinada para cada activo.
11203 Activos Diferidos
Comprende el conjunto de cuentas representadas por el valor de los gastos pagados
por anticipado en los que incurre la empresa en el desarrollo de sus actividades, así
como aquellos otros gastos generalmente denominados cargos diferidos, que
representan bienes o servicios recibidos.
Norma de Control: El Departamento de Contabilidad se encargará de realizar en
forma mensual, la amortización de los activos diferidos y el registro en forma
general.
Dinámica
Débitos Créditos Por el valor pagado
anticipadamente, clasificado y cargado a
la cuenta respectiva.
Por el valor de la cuota devengada
mensual del gasto.
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Área de Contabilidad
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
2.1 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
2 Pasivos
21 Pasivos Corrientes
2101 Prestamos
210101 Instituciones Financieras
Descripción
2 Pasivos
Agrupa el conjunto de cuentas que representan las obligaciones o compromisos
contraídos por la Institución con terceras personas, a corto, mediano y largo plazo,
en su normal desarrollo del giro de la actividad de la empresa.
Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.
21 Pasivos Corrientes
El Pasivo Corriente comprende con carácter general, las obligaciones cuyo
vencimiento, o pago se espera que se produzca en un plazo igual o inferior a un
año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
2101 Préstamos
Son los movimientos de las obligaciones relacionadas con los préstamos obtenidos
de instituciones financieras del país, a plazo menor a un año.
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Área de Contabilidad
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
210101 Instituciones Financieras
2102 Cuentas por Pagar
Descripción
210101 Instituciones Financieras
Esta cuenta registra y controla la obligación de pago de los valores adeudados a las
diferentes Instituciones Financieras por concepto de préstamos concedidos a la
empresa.
Norma de Control: Se deberá contar con toda la documentación soporte y
autorizaciones respectivas, cada cuenta debe tener su respectiva cuenta auxiliar y
de mayor.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado o pendiente de pago.
2102 Cuentas por Pagar
Esta cuenta representa una obligación que registra y controla los valores que se
encuentran pendientes de pago por compra de bienes o servicios recibidos que serán
canceladas a un plazo menor de un año.
Norma de Control: Se tendrá que contar con la debida documentación de cada
cuenta que este por pagar con los respectivos soportes justificativos y la
autorización correspondiente.
Dinámica
Débitos Créditos
Por los pagos realizados en abonos Parciales, o cancelación total.
Por los valores adeudados o pendientes de pago.
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
210202 Cuentas por Pagar no Relacionadas
21020201 Proveedores Varios
21020202 Cuentas por Pagar Varias
Descripción
21020201 Proveedores Varios
Comprende el valor de las obligaciones y/o compromisos de pago que la Empresa
tiene por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios, es decir en esta cuenta
se registra y controla los valores adeudados a terceras personas por adquisición de
bienes y/o servicios.
Norma de Control: Cada cuenta deberá tener su respectiva cuenta auxiliar y de
mayor junto con la documentación respectiva.
Dinámica
Débitos Créditos
Por los pagos realizados en abonos
parciales, o cancelación total.
Por los valores adeudados o pendientes
de pago
21020202 Cuentas por Pagar Varias
Comprende los valores de las obligaciones contraídas por la empresa a terceros,
por rubros no específicos de cuentas por pagar.
Dinámica
Débitos Créditos
Por lo pagos o abonos realizados.
Por el valor adeudado o pendiente de
pago.
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas De Control
2103 Otras Cuentas por Pagar
2104 Impuestos por Pagar
210401 IVA
21040101 IVA Cobrado
21040102 Retención IVA 30%
21040103 Retención IVA 70%
21040104 Retención IVA 100%
21040105 Retención IVA 10%
21040106 Retención IVA 20%
Descripción
210303 Otras Cuentas por Pagar
Esta cuenta representa todo el movimiento relacionado con las obligaciones
pendientes de pago no clasificadas en otras cuentas del pasivo corriente.
Norma de Control: Se tiene que contar con las debidas copias de los documentos,
respaldos y autorizaciones correspondientes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado o pendiente de pago.
2104 Impuestos por Pagar
En esta cuenta se registra todo los movimientos de las obligaciones por impuestos
indirectos, tasas o cualquier otro derecho obligatorio de la empresa, que se
encuentran pendiente de pago a las entidades reguladoras del país
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
210401 IVA
21040101 IVA Cobrado
21040102 Retención IVA 30%
21040103 Retención IVA 70%
21040104 Retención IVA 100%
21040105 Retención IVA 10%
21040106 Retención IVA 20%
Descripción
210401 IVA
IVA: Es el Impuesto Valor Agregado que se grava por la compra o venta de bienes
o servicios: Existen dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%.
21040101 IVA Cobrado
El iva cobrado es producido por las ventas generadas por la empresa.
Retenciones: Registra y controla las obligaciones de pago de los valores que se
encuentran pendientes de pago al SRI por retenciones realizadas a los proveedores
por concepto de IVA del 30%, 70% y 100%,10% y 20% según amerite el caso.
Norma de Control: Se controlará las retenciones en estricta secuencia numérica y
fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la liquidación que se realiza mensualmente al S.R.I
Por la venta de bienes o servicios
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
210402 Impuesta a la Renta
21040201 Retención en la Fuente 1%
21040202 Retención en la Fuente 2%
21040203 Retención en la Fuente 8%
21040204 Retención en la Fuente 10%
Descripción
210402 Impuesto a la Renta
Son obligaciones de pago ya que esta cuenta registra y controla los valores que se
encuentran pendientes de pago al SRI por retenciones realizadas a los proveedores
por concepto de Impuesto a la Renta del 1%,2%, 8%,10 % según amerite el caso.
Norma de Control Interno: Se controlará las retenciones en estricta secuencia
numérica y fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta.
Por valor adeudado o pendiente de pago.
89
Guía de Control
Contable
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
2105 Obligaciones por Pagar Empleados
210501 Nómina y Beneficios Sociales por Pagar
21050101 Nómina
21050102 Décimo Tercer Sueldo
21050103 Décimo Cuarto Sueldo
21050104 Vacaciones
21050105 15% Participación a trabajadores
Descripción
2105 Obligaciones por Pagar Empleados
Es una obligación de pago que registra y controla los valores que se encuentran
pendientes de desembolso al personal que labora en la empresa.
210501 Nómina y Beneficios Sociales por Pagar
21050101 Nómina
En esta cuenta se registra la cantidad pagada a cada uno de los empleados por el
trabajo que han realizado en la empresa por un determinado tiempo. Es decir las
remuneraciones del personal.
Norma de Control: Se tiene que revisar mensualmente los respectivos roles de
pago esta responsabilidad recae sobre el Departamento de Gestión del Talento
Humano
Dinámica
Débitos Créditos
Por el pago realizado.
Por las provisiones mensuales.
90
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Contable
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
21050102 Décimo Tercer Sueldo
21050103 Décimo Cuarto Sueldo
21050102 Décimo Tercer Sueldo
El décimo tercera remuneración o bono navideño es un beneficio que recibe los
trabajadores que corresponde a una remuneración equivalente a la doceava parte
de su remuneración anual. Es calculada del 1 a diciembre de años anterior al 30
de noviembre del año en curso.
Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente esta responsabilidad
recae sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano
Dinámica
Débitos Créditos
Por el pago realizado. Por las provisiones mensuales.
21050103 Décimo Cuarto Sueldo
El décimo cuarto remuneración o bono escolar es un beneficio que recibe todos
los trabajadores de la empresa, indistintamente de cargo o remuneración ya que
consiste en un sueldo básico unificado.
Es calculado del 29 de febrero del año anterior al 1 de marzo del año en curso
(costa), y del 31 de julio al 1 de agosto (sierra).
Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente esta responsabilidad
recae sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el pago realizado. Por las provisiones mensuales.
91
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Contable
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Área de Contabilidad
Página 31 De 55
Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
21050104 Vacaciones
21050105 15% Participación a Trabajadores
21050104 Vacaciones
Se registra la liquidación de vacaciones de cada uno de los empleados que han
gozado de sus vacaciones a partir de un año de labores. Este es un periodo de
descanso que el empleador el otorga al empleado y a su vez remunerado
Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente y realizar las
respectiva liquidación de vacaciones una vez gozadas , esta responsabilidad recae
sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano
Dinámica
Débitos Créditos
Por el pago realizado. Por las provisiones mensuales.
21050105 15% Participación a Trabajadores
Es el porcentaje que recibe cada uno de los empleados, cuando la empresa ha
obtenido utilidad, este cálculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable
y ante del IR.
Norma de Control: Se tiene revisar cada una de las cargas de los empleados y
pedir los documentos respectivos. Realizar los cálculos respetivos ya que 10 % es
del empleado y el 5 % las carga , esta responsabilidad recae sobre el
Departamento de Gestión del Talento Humano
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado pagado.
92
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Contable
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Grupo básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de control
210502 Obligaciones con el IESS
21050201 Aporte Personal 9.45%
21050202 Aporte Patronal 12.15%
21050203 Fondo de Reserva
Descripción
210502 Obligaciones con el IESS
Esta cuenta registra el movimiento contable de las obligaciones de pago a terceros
como IESS.
21050201 Aporte Personal 9.45 %: En esta cuenta se registra el porcentaje
descontado de la remuneración mensual del empleado.
2050202 Aporte Patronal 12.15%: Se registra el porcentaje que asume el
empleador por cada una de sus empleados afiliados, es cálculo en base a la
remuneración de cada trabajador.
21050203 Fondo de Reserva: Se realiza el registro del porcentaje aportado por el
empleador a sus empleados del 8.33% que será recibido a partir de un año de
labores.
Norma de Control: Se tendrá que contar con auxiliares a las cuentas y se debe
contar con toda la documentación soporte junto con las respectivas autorizaciones.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado o pendiente de pago.
93
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Contable
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
21 Pasivo Corriente
Cuentas de Control
21050204 Préstamo Quirografario
21050205 Préstamo Hipotecario
210502 Obligaciones con el IESS
21050204 Préstamo Quirografario: Son préstamo que realiza los empleados al
BIESS para cubrir sus necesidades, valores que son descontados es el rol.
21050205 Préstamo Hipotecario: Se registran los pagos de los préstamos que
realizan los empleados por la adquisición de bienes inmuebles como viviendas,
construcción, terreros, etc. Valores que son descontados en el rol
Norma de Control: Se tendrá que contar con auxiliares a las cuentas y se debe
contar con toda la documentación soporte junto con las respectivas autorizaciones.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado o pendiente de pago.
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Contable
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
22 Pasivo No Corriente
Cuentas de Control
22 Pasivos no Corrientes
220101 Instituciones Financieras
2202 Cuentas por Pagar
2203 Otras cuentas por Pagar
Descripción
22 Pasivos no Corrientes
Está representado por todas aquellas obligaciones, compromisos, cuyos
vencimientos, extinciones o pagos exceden al plazo establecido como corriente es
decir más de un año a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
220101 Instituciones Financieras
Esta cuenta se controla todas las obligaciones de pago de los valores adeudados a
las diferentes Instituciones Financieras por concepto de préstamos concedidos a la
empresa , superiores a un año de plazo
Norma de Control: Se deberá contar con toda la documentación soporte y
autorizaciones respectivas, cada cuenta debe tener su respectiva cuenta auxiliar y
de mayor.
Dinámica
Débitos Créditos
Por cancelación o abono de la cuenta.
Por valor adeudado o pendiente de pago.
95
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Contable
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Grupo Básico
2 Pasivo
Grupo Financiero
22 Pasivo no Corriente
Cuentas de Control
2202 Cuentas por Pagar
2203 Otras cuentas por Pagar
Descripción
2202 Cuentas por Pagar
Esta cuenta representa una obligación que registra y controla los valores que se
encuentran pendientes de pago por compra de bienes o servicios recibidos que
serán canceladas a un plazo mayor de un año.
Norma de Control: Se tendrá que contar con la debida documentación de cada
cuenta que este por pagar con los respectivos soportes justificativos y la
autorización correspondiente. Dinámica
Débitos Créditos
Por los pagos realizados en abonos Parciales, o cancelación total.
Por los valores adeudados o pendientes de pago.
2203 Otras Cuentas por Pagar
En esta cuenta se registras el movimiento de deudas no contempladas en cuentas
anteriores pendientes de pago con vencimiento posterior a los doce meses de
contraídas.
Norma de Control: Se tiene que contar con las debidas copias de los
documentos, respaldos y autorizaciones correspondientes.
Dinámica
Débitos Créditos Por los pagos realizados en abonos
parciales, o cancelación total.
Por los valores adeudados o pendientes
de pago.
96
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Contable
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero
3.1 Patrimonio
Cuentas de Control
3 Patrimonio
31 Patrimonio
3101 Capital
310101 Capital Social
3102 Reservas
310201 Reservas
31020101 Reserva Legal
31020102 Reserva Especial
Descripción
3 Patrimonio
31 Patrimonio
La cuenta de patrimonio está conformada por todos los bienes que han sido
adquiridos, tales como edificios, maquinaria, mobiliario, etc., así como de los
derechos y obligaciones que tiene la empresa , los mismos que constituyen los
medios económicos y financieros a través de los cuales se desenvuelven todas las
actividades.
3101 Capital
310101 Capital Social
En esta cuenta se registra cada una de las aportaciones de los propietarios tanto en
efectivo u otros activos, que van a formar parte del Patrimonio de la empresa.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el total de los aportes retirado, por liquidación de la Institución.
Por el valor del aporte recibido, capitalización de la revalorización del patrimonio.
97
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero
3102 Reservas
Cuentas de Control
3102 Reservas
310201 Reservas
31020101 Reserva Legal
31020102 Reserva Especial
Descripción
3102 Reservas
310201 Reservas
Se consideran fondos sociales los recursos comprometidos con una destinación
específica, generados a partir de la apropiación de los excedentes del ejercicio del
periodo, para ejecución de actividades o programas con el fin de contribuir a los
asociados u otros. Registra el valor de los aportes recibidos de cada uno de los
afiliados y/o asociados, conforme a las normas vigentes.
31020101 Reserva Legal: Se registra el porcentaje establecido por la ley que es el
10 % sobre las utilidades, una vez calculado el 15% de trabajadores y I.R esta
puede ser utilizada para eventuales pérdidas de la empresa ya que su objetivo es
proteger el capital de la misma.
31020102 Reserva Especial: En esta cuenta se registra el valor retenido por
disposición de la junta general.
Norma de Control Se debe contar para cualquier movimiento con la autorización
necesaria.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el total de los aportes en caso de retiro voluntario u obligatorio, por el valor de los aportes concedidos, por el saldo registrado a la liquidación de la Institución
Por el valor del aporte recibido, el valor de los aportes concedidos, capitalización de la revalorización del patrimonio, el valor de la capitalización de los excedentes
98
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Contable
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero
3103 Resultados
Cuentas de Control
3103 Resultados
Descripción
3103 Resultados
Comprende el valor de las utilidades o pérdidas, déficit o superávit, obtenidas
por el ente económico al cierre de cada ejercicio.
Norma de Control: Bajo ningún motivo se podrá modificar el patrimonio excepto
por expresa solicitud al Contador General de la Universidad.
Dinámica
Débitos Créditos
Cuando los resultados positivos son
menores a los resultados negativos
(Déficit).
Cuando los resultados positivos son
mayores a los resultados negativos
(Superávit).
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Contable
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero 3103 Resultados
Cuentas de Control
310301 Superávit y Déficit de Operación
31030101 Superávit de Operaciones Anteriores
31030102 Déficit de Operaciones Anteriores
Descripción
30301 Superávit y Déficit de Operación
31030101 Superávit de Operaciones Anteriores
Comprende el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial
ocasionado en los ejercicios anteriores por cuotas o partes de interés social, por las
ganancias percibidas en las actividades normales de la empresa; es también el
exceso de ingresos sobre los gastos de ejercicios anteriores.
Norma de Control: Contar con autorizaciones pertinentes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la disminución patrimonial del
ejercicio, por el valor de la disminución
del saldo de la cuenta.
Por el incremento patrimonial del
ejercicio.
100
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero 3103 Resultados
Cuentas de Control
31030102 Déficit de Operaciones Anteriores
Descripción
31030102 Déficit de Operaciones Anteriores
Es el exceso de los gastos sobre los ingresos. Registra el resultado negativo de las
operaciones generadas en los ejercicios anteriores, relacionadas o no, con el objeto
social y que constituye una disminución patrimonial para el ente económico.
Norma de Control: Contar con autorizaciones pertinentes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la disminución patrimonial
del ejercicio.
Por la amortización gradual de la cuenta
o cierre de la cuenta.
101
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Contable
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Grupo Básico
3 Patrimonio
Grupo Financiero 3103 Resultados
Cuentas de Control
310302 Resultados del Ejercicio
31030201 Ganancia Neta del Ejercicio
Descripción
313202 Resultados del Ejercicio
31030201 Ganancia Neta del Ejercicio
Comprende el valor de las utilidades o pérdidas, déficit o superávit, obtenidas por
el ente económico al cierre de cada ejercicio.
Norma de Control: Bajo ningún motivo se podrá modificar el patrimonio excepto
por expresa solicitud al Contador General de la Universidad.
Dinámica
Débitos Créditos
Cuando los resultados positivos son
menores a los resultados negativos
(Déficit).
Cuando los resultados positivos son
mayores a los resultados negativos
(Superávit).
102
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Contable
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Grupo Básico
4 Ingresos
Grupo Financiero
41 Ingresos Operacionales
Cuentas de Control
4 Ingresos
41 Ingresos Operacionales
4101 Ventas
Descripción
4 Ingresos
Los ingresos representan flujos de entradas de recursos, en forma de incremento
del activo o disminución del pasivo o una combinación de ambos, que generan
incrementos en el patrimonio.
Este grupo está conformado por las cuentas que pertenecen al Estado de
Resultados y por principio tienen saldo acreedor, proviene de fuentes normales,
estables o propias del giro de la entidad.
41 Ingresos Operacionales
4101 Ventas
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades
desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o
servicios que la entidad produzca, así como demás ingresos por concepto de
intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social
principal del ente económico.
Dinámica
Débitos Créditos
Por anulación de la transacción. Por la generación del servicio o la venta.
103
Guía de Control
Contable
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Grupo Básico
4 Ingresos
Grupo Financiero 41 Ingresos Operacionales
Cuentas de Control
42 Devoluciones y Descuentos en ventas
4201 Devoluciones en Ventas
4202 Descuentos en Ventas
Descripción
42 Devoluciones y Descuentos en Ventas
4201 Devoluciones en Ventas
En esta cuenta se registra, los movimientos cuando un cliente realiza la devolución
de la mercadería a la entidad, ya se esto por defectos, por no cumplir con el
pedido a tiempo; en otras palabras cuando el cliente no está satisfecho.
Norma de Control : Llevar el control de las debidas notas de débito para la
futuras compras del cliente o las nota de crédito en la anulación total de la ventas
Dinámica
Débitos Créditos
Por el valor de la mercadería devuelta Acreditación de la cuenta por cobrar
4202 Descuentos en Ventas
Los descuentos son bonos o promociones que se le da a los clientes, consiste en la
disminución de los precios a la mercadería.
Norma de Control: Controlar los porcentajes d descuento que se dan a los
clientes.
Dinámica
Débitos Créditos
El valor de descuento en las ventas Acreditación de la cuenta por cobrar
104
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Contable
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Grupo Básico
4 Ingresos
Grupo Financiero
43 Ingresos No Operacionales
Cuentas de Control
43 Ingresos no Operacionales
4301 Otros Ingresos
430101 Otros Ingresos
43010101 Intereses ganados Bancarias
43010102 Varios Ingresos
Descripción
43 Ingresos no Operacionales
Son las entradas de dinero provenientes de las actividades y transacciones que no
corresponden a la naturaleza de las actividades de la empresa. Las cuentas más
comunes son: Ingresos ganados, varios ingresos , etc.
4301 Otros Ingresos
En esta cuenta se registra aquellos ingresos que no tienen un rubro específico.
Norma de Control : Todos los rubros deberán estar sustentados con los
respectivos registros, autorizaciones y comprobantes legales
Dinámica
Débitos Créditos
Por el cierre de cuentas para determinar
ganancia o pérdida del ejercicio.
Por el registro del interés generado.
105
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Contable
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Grupo Básico
4 Ingresos
Grupo Financiero
43 Ingresos No Operacionales
Cuentas de Control
43010101 Intereses Ganados
43010102 Varios Ingresos
Descripción
4300101 Intereses Ganados
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico por concepto de
rendimientos de capital a través de actividades diferentes a las de su objeto social
principal. Comprende las cuentas de ahorros y corrientes de las diversas cuentas
bancarias que posee la empresa las mismas que generan intereses mensualmente.
Norma de Control: Los ingresos deberán estar sustentados en Estados de Cuenta.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el cierre de cuentas para determinar
ganancia o pérdida del ejercicio.
Por el registro del interés generado.
43010102 Varios Ingresos
Es una cuenta que se registra todos los ingresos provenientes por servicios
prestados u otra clase de ingreso antes no mencionados por la empresa.
Norma de Control: Los ingresos recibidos deben estar sustentados con los
documentos legales.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el cierre de cuentas para
determinar a ganancia o pérdida del
ejercicio.
Cuando se registra el cobro.
106
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
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Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5 Costos Y Gastos
Cuentas de Control
5 Costos y Gastos
51 Costos de Ventas
Descripción
5 Costos y Gastos
5.1 Costos de Ventas
Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e
indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios
vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico,
en un período determinado.
Norma de Control Interno: Verificar continuamente los costos de producción ya
sea de materia prima o de mano de obra.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la determinación del valor venta al costo
Por la determinación del valor de la
devolución en ventas al costo.
107
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
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Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control 52 Gastos
5201 Gastos Administrativos
520101 Nómina
52010101 Sueldos
52010102 Horas Extras
52010103 Refrigerios
52010104 Otros Ingresos
52010106 Aportes al IESS
520102 Beneficios Sociales
52010201 Décimo Tercer Sueldo
52010202 Décimo Cuarto Sueldo
52010203 Vacaciones
52010204 Fondo de Reserva
Descripción
52 Gastos
En este rubro se agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y
financieros en que incurre la empresa para adquirir bienes o servicios en el
desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico
determinado.
5201 Gastos Administrativos
Son aquellos gastos que están relacionados con la administración general de la
empresa en estos se encuentran los sueldos, compras, servicios de oficina.
108
Guía de Control
Contable
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Área de Contabilidad
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Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control
520101 Nómina
52010101 Sueldos
52010102 Horas Extras
52010103 Otros Ingresos
52010104 Aportes al IESS
520101 Nómina
En esta cuenta se registra todos los desembolsos que la empresa tiene que realizar
para gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Gastos tales como:
52010101 Sueldos: Es el pago que se le hace al empleado por los días que ha
laborado.
52010102 Horas Extras: Es la cancelación que se realiza por la prolongación de
la jornada de trabajo diaria.
52010103 Otros Ingresos: Son bonos que la empresa le da como beneficios
extras al empleado.
52010104 Aportes al IESS: Es la aportación que realiza el patrono a sus
afiliados.
Estos son gastos fijos que la empresa realiza mensualmente al personal que la
labora en la entidad.
Norma de Control: El responsable de la generación del Rol de Pagos es el
Departamento de Gestión del Talento Humano; los documentos deberán ser
autorizados.
Dinámica Débitos Créditos
Por los valores pagados en forma mensual a los empleados a través del Rol de Pagos.
Solo en el caso de reversar el mismo día la transacción y por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.
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Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 49 De 55 Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control
520102 Beneficios Sociales
52010201 Décimo Tercer Sueldo
52010202 Décimo Cuarto Sueldo
52010203 Vacaciones
52010204 Fondo de Reserva
Descripción
520102 Beneficios Sociales
Es una obligación de pago que registra y controla los valores que se encuentran
pendientes de desembolso al personal que labora en la empresa
52010201 Décimo Tercer Suelto
52010202 Décimo Cuarto Sueldo
52010203 Vacaciones
52010204 Fondo de Reserva
Cada uno de estos beneficios sociales deben ser cancelados a los empleados en el
periodo establecido por la Ley , que es el código de trabajo
Norma de Control: El responsable de la generación del Rol de Pagos es el
Departamento de Gestión del Talento Humano; los documentos deberán ser
autorizados. Dinámica
Débitos Créditos
Por los valores pagados en forma mensual a los empleados a través del Rol de Pagos.
Solo en el caso de reversar el mismo día la transacción y por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.
110
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 50 De 5
5 Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control
520103 Gastos Generales
Descripción
520103 Gastos Generales
En esta cuenta de gasto se registra todos los valores por concepto de: consumo de:
agua, luz, teléfono, Internet de la Institución (pagos mensuales) Pagos por la
adquisición de: útiles de oficina, computación, limpieza, muebles y equipos de
oficina.
Pago mensuales por arriendos de oficinas, alícuotas.
Gastos por viáticos que el funcionario incurre para su desplazamiento a otra
ciudad; pagos por pasajes aéreos y terrestres, viajes al exterior para el personal.
Mantenimiento de: muebles y enseres, herramientas, equipos, vehículos,
hardware, software; gastos mensuales por servicios de seguridad de personas.
Vigilancia y monitoreo de los bienes muebles e inmuebles de la Institución; pagos
por las pólizas de seguros que la empresa tiene para salvaguardar sus bienes.
Pagos anuales de impuestos prediales, municipales, patente, tasa de ministerio de
salud, cámara de comercio. Impuesto 1.5 x 1000, tasa de cuerpo de bomberos.
Gastos por honorarios del profesional contratado, etc.
Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar sustentados con
comprobantes de venta, que cumplan con los requisitos del reglamento de
facturación y documentos de aprobación con las debidas autorizaciones.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el pago del servicio y registro de gastos, compra directa o consumo de la existencia en inventarios, venta del activo fijo.
Por ajustes y por el cierre de las Cuentas de gastos para determinar la
ganancia o pérdida del ejercicio.
111
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Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 51 De 5
5 Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control
520114 Depreciación de Activos Fijos
52011401 Depreciación Muebles y Enseres
52011402 Depreciación Equipos de Computación
52011403 Depreciación Equipos de Oficina
52011404 Depreciación Equipos Varios
52011406 Depreciación de Sotware
Descripción
520114 Depreciación de Activos Fijos
Es una cuenta de resultados que revela la pérdida de valor de los activos fijos
tangibles producida por el uso, obsolescencia u otros factores; se excluye la
depreciación de los activos fijos destinados a procesos productivos de bienes o a
la construcción de obras, los mismos que se aplicarán a las respectivas cuentas de
activo.
En esta cuenta registramos la depreciación de activos fijos de la Institución tales
como:
52011401 Depreciación Muebles y Enseres
52011402 Depreciación Equipos de Computación
52011403 Depreciación Equipos de Oficina
52011404 Depreciación Equipos Varios
52011406 Depreciación de Sotware
Norma de Control: Se aplicará exclusivamente los porcentajes de depreciación
establecidos por la Ley de Régimen Tributario Interno.
Dinámica
Débitos Créditos
Por la cuota de depreciación que corresponde aplicar en forma mensual.
Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.
112
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 52 De 55
Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5201 Gastos Administrativos
Cuentas de Control
520115 Amortización
52011501 Amortización de Licencias
Descripción
520115 Amortización
En esta cuenta se registra la Amortización de Intangibles que corresponde a la
desvalorización periódica de los bienes intangibles cuyo valor disminuye por el
tiempo y por su uso.
En este rubro se registrará el valor de la amortización de intangibles, por su
desvalorización periódica del bien, utilizando el método de línea recta.
52011501 Amortización de Licencias
Norma de Control: Se aplicará exclusivamente los porcentajes de amortización
según políticas institucionales.
Dinámica Débitos Créditos
Por la cuota de amortización que corresponda aplicar de manera
mensual.
Por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.
113
Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 53 De 55
Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5202 Gastos De Ventas
Cuentas de Control
5202 Gastos de Ventas
520201 Publicidad
52020101 Publicidad de Imagen Corporativa
52020102 Diseño e Impresión de Materiales
Descripción
5202 Gastos De Ventas
Se registras todos los gastos comerciales realizados por la venta del periodo.
520201 Publicidad
Son gastos que se realizan por publicidad de ventas, promociones, ofertas, para así
poder lograr las metas establecidas en el periodo, y a si vez entusiasmar a los
clientes a realizar sus compras.
Entre esos gastos tenemos :
52020101 Publicidad de imagen corporativa
52020102 Diseño e impresión de materiales
Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar sustentados con
comprobantes de venta, que cumplan con los requisitos del reglamento de
facturación y documentos de aprobación con las debidas autorizaciones
Dinámica
Débitos Créditos
Por registro de gastos de venta Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.
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Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 54 De 55
Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
5203 Gastos Financieros
Cuentas de Control
5203 Gastos Financieros
520301 Cargos Bancarios
Descripción
5203 Gastos Financieros
Registra el valor de los gastos causados durante el período, en la ejecución de las
diversas transacciones con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de
las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de
fondos.
520301 Cargos Bancarios
En esta cuenta se registra los gastos financieros en los que la Institución incurre
para la obtención de recursos financieros tales como:
Gastos Bancarios
Intereses por Créditos
Otros Intereses
Impuestos Bancarios
Sobregiros Bancarios
Comisiones
Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar respaldados con
comprobantes de venta, que cumplan con los requisitos del reglamento de
facturación y/o documentos habilitantes.
Dinámica
Débitos Créditos
Por el registro del gasto. Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.
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Guía de Control
Contable
Empresa “La Fábrica”
Área de Contabilidad
Página 55 De 55
Grupo Básico
5 Gastos
Grupo Financiero
Cuentas de Control
810201 Pérdidas y Ganancias
Descripción
810201 Pérdidas y Ganancias
En esta cuenta se registra la pérdida o ganancia del ejercicio económico de la
entidad, cabe recalcar es una cuenta transitoria utilizada por el sistema contable
que mantenga la empresa para regularizar los movimientos contables.
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Conclusiones
Aplicada la metodología de investigación y analizados los resultados de la misma;
con relación a la falta de una Guía Contable en el área de contabilidad los autores de la
presente tesis llegamos a las siguientes conclusiones:
Concluimos que la empresa ''La Fábrica'' actualmente nos permitió
conocer sus necesidades, como el de no contar con una Guía Contable que
permita determinar oportunamente los riesgos y la prevención de sus recursos,
diseñando así una guía para el área de contabilidad que permita una eficaz
administración de sus recursos económicos, humanos y materiales.
La elaboración de la Guía Contable es parte esencial para garantizar la
eficiencia de las operaciones del área contable, la cual permitirán obtener la
información financiera en forma razonable, útil, resumida, documentada y gráfica
de los diferentes tipos de formularios, documentos y registros; así como, los
tiempos y movimientos dentro del proceso de registro, clasificación, control y
archivo contable.
Al diseñar una Guía Contable permitirá un correcto desarrollo del área
de contabilidad obteniendo estados financieros eficaz, produciendo el efecto
organizacional esperado por parte de la empresa ''La Fábrica', en el período de
tiempo y espacio requerido o cuando la necesidad lo exija, acorde a los principios
contables generalmente aceptados.
Una Guía Contable es fundamental para generar el direccionamiento
adecuado y así se cumplan con eficiencia las metas y objetivos de la empresa, esta
guía tendrá como fin el minimizar los errores de información y de operaciones,
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evitando que surjan decisiones precipitadas , con el uso de esta guía se
procura disminuir el tiempo improductivo, ayudando a la reducción de costos,
aumento de utilidades y mejor aprovechamiento de los recursos.
Con la Guía Contable, que presentamos se intentó desarrollarla de la
forma más sencilla pero a la vez muy explicativa y fácil de comprender para los
usuarios que hagan uso de la misma; la contabilidad es importante en toda
empresa, por cuanto permite analizar la evolución económica y financiera de la
entidad. La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una
entidad, sino el futuro, permitiendo tener un conocimiento y control absoluto de la
entidad.
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Recomendaciones
Con fundamentación en los resultados obtenidos y basándose en las conclusiones
que anteceden, se formulan las siguientes recomendaciones:
Es imprescindible que la empresa “La Fábrica” cuente con una guía de
procedimientos contables de tal manera que el plan sea aplicado para la
preparación de nuevo personal que ingrese o a su vez para una capacitación de los
empleados del área.
Es indispensable la revisión y actualización de mencionada guía porque
ayudara a un mejor desenvolvimiento de las actividades cumpliendo con las
políticas y lineamientos propuestos para el área de contabilidad.
Esta guía contable será una base para que la empresa pueda efectuar un
mejoramiento continuo, es decir que a partir de aquí se puede estudiar cuáles
actividades son las más costosas, cuáles se pueden mejorar o reducir, etc.
Revisar periódicamente toda la información proveniente de la empresa y
a su vez sea debidamente registrada y archivada con el fin de brindar información
completa y segura a quien lo requiera logrando eficiencia y eficacia en cada una de
las actividades contables.
Alentar las relaciones laborales entre los empleados ya que sin esta es
imposible que se logre los objetivos trazados. Se debe buscar la forma de
mantener lo más actualizada posible la información contable, para que los
departamentos que necesiten de esta área puedan tomar las decisiones de manera
acertada y a tiempo.
119
Se recomienda a la empresa monitorear la guía que proponemos,
examinando la eficacia del mismo para su perfeccionamiento y así determinar si
está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones, ya que
proporcionará beneficios a la empresa tanto económicos como administrativos.
120
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Apéndice
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Nombre:
Edad: Ocupación:
La encuesta realizada es dirigida a los gerentes y/o encargados de área de contabilidad. El
objetivo de la encuesta es obtener información de los procedimientos contables de la
empresa ''La Fábrica'', permitiendo deducir conclusiones y recomendaciones aceptables,
para poder brindar una propuesta a la entidad.
Responda la siguiente encuesta, marcando con una X, la alternativa que mejor represente al
área. Seleccionar solo una alternativa por cada pregunta.
1. ¿El sistema de contabilidad de la empresa “La Fábrica” está formalmente diseñado?
Si No
2. ¿La Gerencia ha fijado políticas contables formalmente establecidas?
Si No
3. ¿La información contable generada actualmente reúne información transparente y
confiable?
Constante Regular Nunca
4. ¿Las transacciones registradas en los sistemas contables están debidamente justificadas
por comprobantes y documentos?
Si No Rara vez
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5. ¿Actualmente existe un plan de cuenta que describa cada uno de los rubros y partidas
que conforman los Estados Financieros?
Si No
6. ¿La empresa presentan los informes acerca de la situación financiera a cada ente
regulador?
Frecuente Regular Nunca
7. ¿Qué tipo de sistema utiliza la empresa “La Fábrica” para el registro contable de sus
operaciones?
Manual Computarizado Mixto
8. ¿La empresa cuenta con una guía de procedimientos contable?
Si No
9. ¿Los procesos contables que mantiene la empresa “La Fábrica” cumple con los
objetivos?
Siempre Casi siempre Nunca
10. ¿Las funciones de contabilidad, tesorería, presupuesto están debidamente controladas?
Si No
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