Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias...

I

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Tesis presentada como requisito para optar por el título de:

Contador Público Autorizado

Tema:

“Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”

Autores:

Susan Lenetty Lituma Márquez

Marcos Eduardo González Arias

Tutor de tesis:

Ing. Com. Enith López Franco, MBA

Guayaquil, Septiembre 2016



Certificación del Urkund

Para fines académicos certifico que la tesis: “Diseño de una guía contable y su efecto

organizacional en la empresa La Fábrica”, presentada por los egresados Susan Lenetty

Lituma Márquez y Marcos Eduardo González Arias, tiene un nivel de coincidencias y

referencias del 7% según el sistema del Urkund


C.I. 120192483-2

Tutor de tesis

Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología

Ficha de registro de tesis

Título: “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”

Autor/es:



Revisores:

Ing. Ruiz Molina Katia del Rocio, Msc

Ing. Apolinario Zatizabal Omar

Institución:

Universidad Estatal de Guayaquil Facultad:

Facultad de Ciencias Administrativa

Carrera: Contaduría Pública Autorizada

Fecha de publicación: N° de págs.: 121

Área temática:

Campo: Contabilidad

Área: Contable

Aspecto: Control Interno

Palabras claves: Guía Contable, empresa La Fábrica, área de contabilidad

Resumen:

La presente investigación está dirigida a la empresa “La Fábrica”, ubicada en la ciudad de

Babahoyo, el objetivo principal fue el “Diseño de una guía contable y su efecto

organizacional en la empresa La Fábrica” y responder a la pregunta “¿De qué manera

incide la falta de una guía contable, en la optimización de los procesos operativos de la

empresa ''La Fábrica''? Se busca conocer de qué manera la inexistencia de un guía contable

puede afectar no solo el desarrollo laboral del empleado sino también la productividad de la

compañía. La técnica utilizada fue de la encuesta, mismas que se aplicó a los encargados

de la empresa La lista de referencia contiene las citas respectivas que argumentan el

desarrollo de esta investigación.

N° De Registro (En base de datos):

N° de Clasificación:

Dirección Url (Tesis en la Web):

Adjunto Pdf.: ( x ) Si ( ) No

Contacto con autores:



Teléfono:

0996851257

0993545639

E - Mail :

[email protected]

[email protected]

Contacto de la institución:

Facultad de Ciencias Administrativas Nombre:

Carlos Parrales Teléfono:

0994748743

mailto:[email protected]

II

Índice General

Carátula………………………………………………………………………. I

Índice General………………………………………………………………… II

Índice…………………………………………………………………............ III-IV

Índice de tablas………………………………………………………………. V

Índice de gráficos……………………………………………………………. VI

Certificado del tutor …………………………………………………………. VII

Renuncia a derecho de autoría………………………………………………. VIII

Dedicatoria……………………………………………………………………. IX-X

Agradecimiento……………………………………………………………….. XI-XII

Resumen………………………………………………………………………. XIII

Abstract……………………………………………………………………….. XIIII

III

Índice

Capítulo 1 ................................................................................................................................................ 1

Marco Teórico ......................................................................................................................................... 1

1.1 Planteamiento del problema. ....................................................................................................... 1

1.2 Formulación o sistematización del problema. ............................................................................. 2

a) Formulación del Problema .......................................................................................................... 2

b) Sistematización del Problema ..................................................................................................... 2

1.3 Objetivos de la investigación ...................................................................................................... 3

a) Objetivo General ......................................................................................................................... 3

b) Objetivos Específicos .................................................................................................................. 3

1.4 Justificación del proyecto............................................................................................................ 3

a) Justificación Teórica ................................................................................................................... 3

b) Justificación Metodológica ......................................................................................................... 4

c) Justificación Práctica................................................................................................................... 5

1.5 Delimitación de la Investigación. ................................................................................................ 5

1.6 Hipótesis y variables ................................................................................................................... 6

a) Variable Independiente ............................................................................................................... 6

b) Variable Dependiente .................................................................................................................. 6

c) Operacionalización de las variables ............................................................................................ 7

Capítulo 2 ................................................................................................................................................ 8

Marco Referencial ................................................................................................................................... 8

2.1 Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 8

2.2 Marco teórico ............................................................................................................................ 10

2.2.1 Control interno. ................................................................................................................. 10

2.2.2 Importancia del control interno. ........................................................................................ 12

2.2.3 Componentes del control interno. ..................................................................................... 13

2.2.4 Sistema contable ............................................................................................................... 16

2.2.5 Contabilidad ...................................................................................................................... 16

2.2.5.1 La Contabilidad y la Economía. ........................................................................................ 17

2.2.5.2 La Contabilidad y la Administración. ............................................................................... 18

2.2.5.3 La Administración y la Contabilidad enfocadas al Control Interno. ................................. 20 2.2.5.3.1 Control Interno Administrativo. ..................................................................................... 20

2.2.5.3.2 Control Interno Contable. ............................................................................................. 23

2.2.6 Sistema de procedimientos contables a través de una guía. ................................................... 25

2.2.6.1 Guía Contable. .................................................................................................................. 25

2.2.6.2 Procedimientos Contables. ............................................................................................... 26

2.3 Marco Contextual ...................................................................................................................... 28

2.4 Marco Conceptual ..................................................................................................................... 30

2.5 Marco Legal .............................................................................................................................. 32

NIC 1 Presentación de Estados Financieros. ........................................................................................ 32

Capítulo 3 .............................................................................................................................................. 34

Marco Metodológico ............................................................................................................................. 34

3.1 Análisis Cualitativos y Cuantitativos de los resultados. ...................................................... 34

3.2 Población y Muestra. ........................................................................................................... 34

3.3 La encuesta a los gerentes y/o encargados. ........................................................................... 35

3.4 Análisis de los resultados ...................................................................................................... 46

Capítulo 4 .............................................................................................................................................. 48

Propuesta. .............................................................................................................................................. 48

4.1 Tema. ........................................................................................................................................ 48

4.2 Justificación. ............................................................................................................................. 48

4.3 Objetivo de la propuesta. .......................................................................................................... 48

4.4 Objetivos específicos de la propuesta. ...................................................................................... 48

4.5 Descripción de la propuesta. ..................................................................................................... 49

4.6 Controles internos al implementar una guía de procedimientos contables. ............................. 51

4.7.1 Funciones generales del área de contabilidad. ........................................................................ 52

4.7.2 Políticas. .................................................................................................................................. 53

4.7.3 FODA. ..................................................................................................................................... 54

4.7 Actividades. .............................................................................................................................. 57

4.8.1 Jefe Financiero. ....................................................................................................................... 57

4.8.2 Contador. ................................................................................................................................. 58

4.8.3 Asistentes. ............................................................................................................................... 58

4.8.4 Cajeros ..................................................................................................................................... 59

Guía de control contable ...................................................................................................................... 60

Conclusiones ....................................................................................................................................... 116

Recomendaciones ............................................................................................................................... 118

Lista de referencias. ............................................................................................................................ 120

Apéndice ............................................................................................................................................. 122

V

Índice de tablas

Tabla 1. Operacionalización de las variables………………………………………….. 7

Tabla 2. Sistema de contabilidad formalmente diseñada …………………………….. 36

Tabla 3. Políticas contables formalmente establecidas................................................. 37

Tabla 4. Información contable transparente …………………………………………... 38

Tabla 5. Transacciones registradas en el sistema contable.............................................. 39

Tabla 6. Plan de cuenta que conforman partidas de los Estados Financieros................ 40

Tabla 7. Informes financiera a entidades reguladoras………………….......................... 41

Tabla 8. Sistema utiliza para el registro contable de sus operaciones............................ 42

Tabla 9. Guía de procedimientos contable……………………………………………. 43

Tabla 10. Procesos contables que cumple con los objetivos.......................................... 44

Tabla 11. Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto...................................... 45

Tabla 12. Análisis de los resultados………………………………………………….... 46

Tabla 13. FODA para el área contable de la empresa “La Fabrica”…………………… 55

VI

Índice de figura

Figura 1. Componente del control interno …………………………………………… 14

Figura 2. Sistema de contabilidad formalmente diseñada ……………………………. 36

Figura 3. Políticas contables formalmente establecidas................................................. 37

Figura 4. Información contable transparente ……………………………………......... 38

Figura 5. Transacciones registradas en el sistema contable............................................ 39

Figura 6. Plan de cuenta que conforman partidas de los Estados Financieros.............. 40

Figura 7. Informes financiera a entidades reguladoras………………........................... 41

Figura 8. Sistema utiliza para el registro contable de sus operaciones.......................... 42

Figura 9. Guía de procedimientos contable…………………………………………… 43

Figura 10. Procesos contables que cumple con los objetivos.......................................... 44

Figura 11. Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto...................................... 45

Figura 12. Organigrama organizacional del área contable………………………......... 50

VII



Certificado del tutor

Yo Ing. Com. Enith López Franco, he sido designada tutora de la tesis de grado,

como requisito principal para obtener el título de contador público autorizado presentado por

los egresados:

Susan Lenetty Lituma Márquez con C.I. 093060187-7

Marcos Eduardo González Arias con C.I. 092689058-3

Tema: “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica”

Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.


C.I. 120192483-2

Tutor de Tesis

VIII



Renuncia a derecho de autoría

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de: Susan Lenetty Lituma Márquez C.I. 093060187-7;

Marcos Eduardo González Arias C.I. 092689058-3.

Tema: ´´Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La Fábrica´´

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como

a bien tenga.

Susan Lenetty Lituma Márquez Marcos Eduardo González Arias

C.I. 093060187-7 C.I. 092689058-3

IX

Dedicatoria

Esta tesis se la dedico a Dios, por haber guiado y darme la oportunidad de lograr mi

objetivo y por haber puesto en mi vida aquellas personas que han sido mi ayuda durante todo

mi periodo de estudio.

A mis padres el Sr. Raúl Lituma y la Sra. Mireya Márquez Dicao por su apoyo

incondicional, consejos, amor y ayuda en los momentos difíciles. Ellos me han enseñado todo

lo que soy como persona, valores, principios y perseverancia para conseguir cada uno de mis

objetivos, ellos son mi ejemplo a seguir.

Susan Lituma Márquez.

X

Dedicatoria

La presente tesis la dedico a mi madre la Sra. Doris Arias Flores por ser el apoyo

principal para mi vida, ya que gracias a su ayuda y confianza puedo concluir con mi carrera.

A mi hermano y familiares por su apoyo incondicional, que de una u otra forma me

han sido de ayuda hasta el día de hoy.


XI

Agradecimiento

Mi agradecimiento en primer lugar a Dios, por bendecirme y permitirme llegar a

cumplir uno de mi sueños.

A mis padres el Sr. Raúl Lituma y la Sra. Mireya Márquez Dicao, a mi hermano

Alexander Lituma Márquez por ser mi guía y mi apoyo moral constante para continuar pese

a las adversidades.

Agradezco a mis amigos, profesores que son un ejemplo a seguir ya que han

impartido cada uno de sus conocimientos .para poder logar mi objetivo y especialmente a

nuestra tutora Ing. Com. Enith López Franco y los revisores Ing. Ruiz Molina Katia del

Rocio, Msc y al Ing. Apolinario Zatizabal Omar que nos han brindado sus conocimientos y

apoyo.

Susan Lituma Márquez

XII

Agradecimiento

Agradezco principalmente a Dios por derramar de sus bendiciones en mi vida y

darme la sabiduría, conocimiento, fuerzas y sobre todo fe en mi mismo para alcanzar mis

objetivos trazados.

Agradezco a mi madre la Sra. Doris Arias Flores por el apoyo brindado a mi vida

profesional y a todos y cada uno de los docentes que hicieron posible el alcance de este

objetivo sobre todo a mi tutora Ing.Com. Edith López Franco y los revisores Ing. Ruiz

Molina Katia del Rocio, Msc Ing. Apolinario Zatizabal Omar

Muchas gracias


XIII



Resumen

El presente trabajo titulado “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional

en la empresa La Fábrica” se lo realiza con la finalidad de presentar opciones que

contribuyan al desarrollo de la empresa “La Fábrica” siendo el objetivo principal elaborar una

guía de control contable que proporcione al departamento de contabilidad una herramienta

para el fortalecimiento de sus actividades y procesos cotidianos. Nos enfocamos en una

necesidad contable que tiene todo ente económico en cuanto se trata de salvaguardar sus

recursos, “La Fábrica” necesita que el área contable cuente con un adecuado sistema de

control contable; y proveer información confiable de las actividades financieras; para un

mejor rendimiento del funcionamiento de la empresa.

XIIII



Abstract

The present work entitled "Design of an accounting guide and its organizational effect

in the company La Fábrica" is done with the purpose of presenting options that contribute to

the development of the company "The Factory" being the main objective to develop an

accounting control guide Which provides the accounting department with a tool for

strengthening its day-to-day activities and processes. We focus on an accounting need that

has every economic entity when it comes to safeguarding its resources, "The Factory"

requires that the accounting area has an adequate accounting control system; And provide

reliable information on financial activities; For better performance of the company.

1

Capítulo 1

Marco Teórico

1.1 Planteamiento del problema.

Todas las organizaciones al nivel mundial, deben de mantener un adecuado control de

las diferentes operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de excelencia

y calidad en sus actividades cotidianas que se van desarrollando desde las más simples hasta

las más complejas y así lograr los objetivos propuestos. Por esto se hace necesario que todas

las empresas desarrollen y mantengan una serie de procedimientos, a fin de que los

empleados puedan desarrollarse en cada uno de los puestos que ocupen o actividades que

realicen en la organización.

En el presente trabajo investigativo, se ha podido evidenciar que algunas empresa en

el Ecuador, no cuenta con una guía de procedimientos contables en su departamento de

contabilidad, que es una herramienta necesaria para el correcto funcionamiento en la

administración de la organización, ya que no disponen de procedimientos específicos que

representa el medio técnico necesario para el adecuado manejo de recursos y por ende no se

obtiene los informes financieros de manera correcta y eficiente.

En la empresa ''La Fábrica'' ubicada en la provincia de los Ríos cuidad de Babahoyo

los directivos y los miembros de la organización requieren un apropiado manejo del proceso

contable para tomar las decisiones que normalicen las funciones a través de políticas

correspondientes sobre sus operaciones futuras, para lo cual es imperioso el hacer uso de una

guía de procedimientos contables para orientar las actividades de la organización y poder

determinar su estado actual.

Mediante la aplicación de una guía contable, se podrá establecer directrices para la

evaluación del desempeño empresarial, la misma que establecerá si la gestión empresarial es

2

adecuada y conduzca a mejorar la rentabilidad de la misma, perfeccionando su servicio en

cuanto a las ventas y por ende brindar una mejor atención, reduciendo costos innecesarios,

tiempos improductivos, y lo que es importante la satisfacción de los clientes.

En este orden de ideas, todas las operaciones y transacciones realizadas en una

organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de determinar la

transparencia del funcionamiento de cada una de sus operaciones, el análisis e interpretación

de los resultados obtenidos y proveer información confiable de las actividades financieras;

para contribuir a un mejor funcionamiento de la empresa. Razón por la cual los

procedimientos contables son de gran importancia en toda organización.

1.2 Formulación o sistematización del problema.

a) Formulación del Problema

¿De qué manera incide la falta de una guía contable, en la optimización de los procesos

operativos de la empresa ''La Fábrica''?

b) Sistematización del Problema

¿Cómo afecta la falta de una guía contable en el departamento de contabilidad de

la empresa ''La Fábrica''?

¿De qué manera sabemos si los talentos humanos, económicos y materiales están

en un sitial optimo dentro de la empresa?

¿Cómo incide la optimización de los procesos contable de la empresa ''La

Fábrica'', por la falta de una guía contable en el departamento de contabilidad?

3

1.3 Objetivos de la investigación

a) Objetivo General

Diseñar una guía contable en el departamento de contabilidad que permita la eficiencia

operativa de la empresa''La Fábrica''.

b) Objetivos Específicos

Determinar el efecto que provoca la falta de una guía contable en el departamento de

contabilidad de la empresa''La Fábrica''.

Analizar los talentos humanos, económicos y materiales de la empresa.

Diseñar una guía contable para el departamento de contabilidad de la empresa ''La

Fábrica'' para mejorar sus procesos operativos.

1.4 Justificación del proyecto

a) Justificación Teórica

El presente trabajo objeto de investigación hace referencia entre la desarticulación de

la ausencia de una guía contable, controles de los niveles de los estados financieros de la

empresa y su desenvolvimiento en el desarrollo empresarial.

Esta investigación da la oportunidad de orientar al propietario de la organización en

una guía contable aplicando normas internacionales generalmente aceptadas. El incremento

de la demanda de los bienes que ofrece la empresa ''La Fábrica'' ha creado en el mercado

clientes rigurosos, quienes esperan eficacia al menor costo, tiempo y sobre todo requiere el

trato especial en lo referente al servicio.

Los directivos de la empresa ''La Fábrica'' serán los principales beneficiarios de la

presente investigación, ya que con ello se podrá determinar en forma clara y precisa la

4

gestión con la cual se está manejando cada uno de sus procesos y mediante esto poder

optimizar tiempos y recursos hasta poder llegar hacia los objetivos trazados por la empresa.

La información requerida y presentada en este proyecto será factible para su

realización, ya que es exclusivamente obtenida en la misma empresa de estudio, que se

constituirá nuestra fuente directa del enriquecimiento para proponer mejores cambios que

permitan alcanzar las metas propuestas.

Sin duda alguna el adoptar una guía contable y demás lineamientos, permitirán

obtener la información financiera en forma justa y natural, útil, resumida, documentada,

narrativa y gráfica, los diferentes tipos de formularios, documentos y registros; así como, los

tiempos y movimientos dentro del proceso de registro, clasificación, control y archivo

contable, y así obtener los estados financieros que permitirá demostrar eficazmente el

desarrollo organizacional de la empresa ''La Fábrica'',en períodos de tiempo y espacio

requeridos o cuando la necesidad lo exija, acorde a los principios contables generalmente

aceptados.

La guía contable ayudará a la reducción de costos, aumentara las utilidades y

aprovechara mejor los recursos; humanos, materiales y financieros.

b) Justificación Metodológica

Las diligencias a ejecutar para la investigación se prepararán con la asistencia de las

técnicas de observación a cada uno de los conocimientos que realizan los participantes en la

ejecución de sus tareas. La encuesta está dirigida a los gerentes o encargados de la empresa

para evaluar cada uno de los procedimientos contables de la institución.

La investigación de la problemática propondrá estrategias de conocimiento valido y

confiable para el mejoramiento de las tareas la misma que se iniciaran con la ayuda de los

participantes de la empresa y así orientar al propietario de la organización con un guía

5

contable aplicando reglas internacionales generalmente aceptadas, beneficiando a los

directivos de empresa con esta presente investigación optimizando tiempos y recursos hasta

poder llegar hacia los objetivos trazados por la empresa.

c) Justificación Práctica

La guía contable es una herramienta que comprende una gama de directrices

interrelacionados que ayudan a observar , encausar, almacenar y distribuir información

importante capaz de ayudar a los directivos en la toma de decisiones y administrar

eficientemente el control de la empresa direccionando al personal a desarrollar los diferentes

procesos inmersos en los requerimiento de la organización solucionando inconvenientes,

concebir cuestiones complejas e instaurar nuevos productos en un contexto intenso de

investigación.

La aplicación de este instrumento brindara la oportunidad de socializar los

conocimientos adquiridos, siendo una característica moral el contribuir de alguna manera

con la sociedad y con la empresa, desarrollando herramientas eficaces que permitan realizar

un control apropiado de los recursos humanos como económicos de la empresa.

1.5 Delimitación de la Investigación.

La presente investigación está dirigida a la empresa “La Fábrica”, ubicada en la

ciudad de Babahoyo provincia de Los Ríos, durante el periodo 2015- 2016, con el objetivo

principal del “Diseño de una guía contable y su efecto organizacional en la empresa La

Fábrica”. Se busca conocer de qué manera la inexistencia de un guía contable puede afectar

no solo el desarrollo laboral del empleado sino también a la productividad de la compañía. La

lista de referencia contiene las citas respectivas que argumentan el desarrollo de esta

investigación.

6

1.6 Hipótesis y variables

Si se diseña una guía de control contable, permitirá optimizar el manejo del proceso

contable en la empresa ''La Fábrica''

a) Variable Independiente

Diseño de una guía contable.

b) Variable Dependiente

Optimo manejo del proceso contable en la empresa ''La Fábrica''.

7

c) Operacionalización de las variables

Tabla 1

Operacionalización de las variables

Variables Definición

Conceptual

Definición Operativa Dimensiones Indicadores Instrumentos Técnica

Diseño de

una guía de

control

contable.

Una guía didáctica

contable permite

obtener la información

financiera en forma

clara y oportuna; para

un buen desarrollo

organizacional, acorde

a los principios

contables generalmente

aceptado.

El desarrollo de una guía contable

comprende una gama de directrices

interrelacionados que ayudaran a observar,

encausar, almacenar y distribuir

información; ayudando a los directivos en

la toma de decisiones, a una buena

administración de la empresa y así

direccionar al personal en sus funciones.

La diligencia a ejecutar para la

investigación de información se

prepara con la técnica de encuesta y

observación de los conocimientos

de los participantes en la ejecución

de sus tareas.

Información documentaria de los

registros contables.

Grado de domino de los

cocimientos para desenvolverse y

resolver problemas en ares contable.

Actualización de la información.

Nuevo programa contable.

Cuestionario y

Análisis de los

Resultados

Encuesta

La investigación de la problemática

propondrá estrategias de

conocimiento valido y confiable

para el mejoramiento de las tareas y

así orientar al propietario de la

organización con una guía contable

aplicando reglas internacionales

generalmente aceptadas.

Información contable con

determinado grado de riesgo.

Vulnerabilidad de los controles

contable.

Falta de comunicación y reportes

contables.

Optimizar el

manejo del

proceso

contable en

la empresa

La Fábrica.

La guía contable

ayudará a la reducción

de costos, aumentara

las utilidades y

aprovechara mejor los

recursos; humanos,

materiales y

financieros.

La aplicación de esta Guía de contable

brindara la oportunidad de socializar los

conocimientos adquiridos, y así contribuir

de alguna manera con la sociedad y con la

empresa La Fábrica de la cuidad de

Babahoyo desarrollando herramientas

eficaces que permitan realizar un control

apropiado de los recursos tanto humanos

como económicos de la empresa.

La Guía Contable dirigirá a los

gerentes o encargados de la

empresa para evaluar el desempeño

de los colaboradores dentro de la

institución.

1. Determinar la satisfacción del

servicio.

2. Determinar los procesos de

controles internos utilizados en el

área contable.

3. Análisis de ingreso de talento

humano al área contable.

Cuestionario y

Análisis de los

Resultados

Encuesta

Nota: Cuadro de operacionalización de las variables en relación a la investigación.

8

Capítulo 2

Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

1. Según Andrango Aizaga Nely Magali y Grijalva Andramunio Edwin Patricio

en Ibarra, junio del 2013, en su trabajo de investigación titulado Manual de

Procedimientos Administrativos, Contables y Financieros para la microempresa

“Ferritodo” ubicado en la ciudad de Tabacundo, Provincia de Pichincha.

Se plantea como objetivo general el conocer la situación actual de la microempresa

mediante la identificación de los factores de la matriz FODA, las mismas que permitirá

establecer las necesidades y plantear soluciones para el buen funcionamiento de la misma.

Llegando a la conclusión de que existe la ausencia de un manual de procedimientos

para el área administrativa, contable y financiera, cuyo efecto se ve reflejado en la atención al

cliente la misma, no cuenta con una organización estructural y funcional definida, el personal

no realiza las funciones de acuerdo a su perfil profesional. Lleva su control contable manual,

ya que su información financiera no es fiable.

Se la relaciona con nuestra investigación ya que la Empresa ''La Fábrica'' no cuenta

con una guía contable donde garantice que la información financiera sea fiable y a su vez no

tiene un organigrama definido dentro del área contable donde cada uno de los colaboradores

pueda realizar las actividades según el nivel jerárquico.

2. Diego Andrés Tenorio Sangucho ,Quito , abril 2012 en sutrabajo de

investigación titulado Mejoramiento de Procedimientos Administrativos, Financieros

y Sistema Contable para la empresa Comerpol S.A.”

9

Tiene como objetivo general Ofrecer soluciones amplias que vayan más allá de la

tecnología del dióxido de titanio y los minerales. Abarcar la totalidad de la cadena de valor

hasta los usuarios finales utilizando la tecnología y recursos de la empresa para añadir valor

para los clientes y ayudar a mejorar su rendimiento comercial y operativo.

Concluyendo que la empresa tiene carencia de procedimientos de Control Interno que

regulen las operaciones administrativas y financieras han dado lugar a que los empleados no

cuenten con un marco de referencia que guíe el desarrollo de sus actividades, esto genera que

no existan controles necesarios produciéndose errores, desperdicio de tiempo y de recursos

financieros, duplicidad de funcione e información financiera, pérdida de la mercadería,

retraso de información y extravío de documentación. .

Podemos decir que se relaciona con la investigación ya que la empresa ''La Fábrica'',

no posee un control interno donde pueda controlar cada de las actividad que se realizan con

el ingreso de la información, por lo que en la actualidad no posea una guía de contable donde

el personal del área pueda tener la referencia de cómo se realiza cada uno de los registro para

evitar duplicación de información.

3. Según Martha Tamayo Guerra, de la ciudad de Quito, enero 2010, en tesis

titulada “Diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del

Ecuador Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito”.

Donde su objetivo es Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para la

empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., mediante una descripción de procesos y

responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta que permita entregar informes

financieros de mejor calidad y en menor tiempo

Tiene como conclusión que mediante la información obtenida en la investigación, se

logró desarrollar procedimientos para las diferentes actividades del departamento de

10

contabilidad, ajustados a las necesidades de la empresa Bopp del Ecuador, los mismos que

servirán de guía para la ejecución del trabajo diario, sirviendo además como una herramienta

para evaluar la eficiencia operacional.

Esta tesis se relaciona con nuestro trabajo de investigación ya tenemos como objetivo

diseñar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' para realizar con eficiencia cada una

de las actividades del área contable ,donde se tendrá como resultado una información

confiables que facilitara a la gerencia a tomar decisiones adecuadas .

2.2 Marco teórico

2.2.1 Control interno.

Definición.

Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción,

diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtención de los objetivos en

las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Fiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables

Estas tres categorías que se ha mencionado se interrelacionan entre sí.

"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas

de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar

la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la

adhesión a las políticas gerenciales establecidas. Un "sistema" de Control Interno se

extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de

11

los departamentos de contabilidad finanzas".

(http://www.eumed.net/libros/2010d/796/Fundamentacion%20Teorica.htm, 2010)

"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de

métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus

bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a

efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política

administrativa establecida por la dirección de la empresa".(WILLIAM, 1965)

El informe COSO destaca que el Control Interno es un proceso integrado a los

procesos, y no un conjunto de complejos mecanismos burocráticos añadidos a los mismos,

efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una

entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los

siguientes objetivos:

De acuerdo a los conceptos que anteriormente se expusieron, cabe destacar que desde

nuestro punto de vista el control interno es un proceso muy importante que toda entidad debe

manejar, por este motivo el control interno es una expresión que utilizamos con el fin de

describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores,

para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los

métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar

sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

Al ser el control interno un proceso diseñado para proveer razonablemente seguridad

al momento de alcanzar los objetivos fundamentales de la institución tales como la

efectividad y eficiencia en el manejo de las operaciones; tener la confiabilidad de la

12

información financiera que se presenta frecuentemente en los estados financieros entre otros

y también verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Se enfocan al resaltar que el control interno es un proceso, es decir que es un

instrumento necesario para llegar hacia un fin o a una meta establecida, el control interno es

realizado por personas y no se centra únicamente en políticas, manuales, procesos, formatos;

sino que va dirigido principalmente a todas las personas de todos los niveles de la

organización.

Del control interno se espera que garantice únicamente una razonable seguridad, más

no una absoluta seguridad a la gerencia de la entidad. De esta manera se debe prestar total

atención a los controles que se quieran implementar ya que se debe pensar en todas las

deficiencias que puedan tener dichos controles. El control interno es el mecanismo para el

logro de objetivos de uno o más departamentos separados o interrelacionados, que a su vez

buscan el mismo fin para la colectividad.

2.2.2 Importancia del control interno.

La importancia de una implementación y manejo de un control interno adecuado

depende de la complejidad de la empresa que se maneja; cuanto mayor y compleja sea un

comercio, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno.

En el caso de que una entidad sea manejada por varios dueños o su vez es una

sociedad u otra entidad similar y a su vez tiene varios empleados y por lo tanto las

actividades asignadas a cada uno de sus empleados son extensas, se ve necesario contar con

un apropiado sistema de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según

se requiera en función de la complejidad de la organización.

13

En este sentido el control interno abarca su importancia en medida que: optimiza,

reduce costos y recursos monetarios y de esta manera se evitan errores, establece medidas

para corregir las actividades y de esta forma se logran alcanzar las metas ya determinadas por

la entidad.

El control interno resalta su importancia en definir que su aplicación se la puede

realizar a las personas, actos, procesos, etc. De esta manera concluimos en que la importancia

del control interno es que permite a la alta gerencia conocer si las metas y objetivos se están

cumpliendo de una manera adecuada; es así como su adecuado manejo genera óptimos

resultados en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores

indispensables para el análisis y toma de decisiones tanto en el sector público como en las

entidades privadas.

Beneficios que se puede obtener a través de COSO:

La definición de un marco de referencia aplicable a cualquier organización.

COSO considera que el control interno debe ser un proceso integrado con el negocio

que ayude a conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y

rendimiento.

2.2.3 Componentes del control interno.

“El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los

componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y

permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema

integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.”(RODRIGO,

Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales, 2006, pág. Pàg 26)

14

Son 5 componentes:

Figura 1: Componentes del control Interno

Sistema de control debe incorporarse de manera armónica con las actividades

operativas de la organización. Esto ayuda a que se fomente la calidad de la delegación de

poderes, se eviten pérdidas y haya una respuesta rápida ante los cambios.

Entorno del control

Es la base de los demás componentes, aportando disciplina y estructura.

Incluye: la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la

entidad, la filosofía de la Dirección y el estilo de gestión.

La asignación de la autoridad y las responsabilidades, la organización y el desarrollo

de los empleados y la orientación de la Dirección.

Entorno de Control

Evalución de los Riesgos

Actividades de Control

Información

y Comunicación

Supervisión

y MonitoreoComponentes

del Control

Interno

15

Evaluación del riesgo

Primero deben identificarse los objetivos organizacionales, vinculados y coherentes.

Luego deben identificarse y evaluarse los riesgos relevantes que pueden afectar el

alcanzar esos objetivos.

Los riesgos deben ser administrados, atendiendo a la existencia de un medio interno y

externo cambiante.

Control de actividades

Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se toman las medidas

para limitar los riesgos que pueden afectar que se alcancen los objetivos

organizacionales.

Son ejemplos: autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, segregación de

funciones, revisiones de rentabilidad operativa, etc.

Información y comunicación

Se debe identificar, ordenar y comunicar en forma oportuna la información necesaria

para que los empleados puedan cumplir con sus obligaciones.

La información puede ser operativa o financiera, de origen interno o externo.

Deben existir adecuados canales de comunicación.

El personal debe ser informado de la importancia de que participe en el esfuerzo de

aplicar el control interno.

Supervisión o monitoreo

Debe existir un proceso que compruebe que el sistema de control interno se mantiene

en funcionamiento a través del tiempo.

La misma tiene tareas permanentes y revisiones periódicas. Estas últimas dependerán

en cuanto a su frecuencia de la evaluación de la importancia de los riesgos en juego.

16

2.2.4 Sistema contable

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y

equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición

financiera.

Con cada uno de estos elementos que conforman un sistema contable, sirve para que

la información financiera se relacione entre sí, manteniendo una razón primordial que es

ayudar a la gerencia a tomar las decisiones de manera más eficiente y efectiva.

Para que un sistema contable ayude a la gerencia a tomar decisiones oportunas, debe

estar siempre enfocado a las necesidades de la empresa, para que permita estandarizar cada

proceso o registro que ayude a que la información financiera sea fácil de interpretar y poder

realizar los análisis de la situación económica de la entidad.

En resumen, toda entidad debe realizar la inversión en un sistema contable para que

ayude a recopilar la información financiera, realizando los registros contables como (Diarios,

Mayores, Movimientos de Inventario etc.) para obtener Estados Financieros reales.

El enfoque del sistema está en las transacciones repetitivas, que casi siempre caen

dentro de una de las cuatro categorías siguientes:

Desembolsos de efectivo

Entradas de efectivos

Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nómina de los empleados

Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.

2.2.5 Contabilidad

Es un campo de las ciencias administrativas, que se sustentan en principios

generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de; análisis, registro y control

17

de las transacciones con las finalidades de informar e interpretar la situación económica

financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo contable.

Contabilidad, es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros,

para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una

organización.

La contabilidad es una rama que se relaciona de manera directa con el aspecto

económico y social, por lo cual tiene una estrecha relación con las siguientes ciencias:

2.2.5.1 La Contabilidad y la Economía.

"La contabilidad es una herramienta que se utiliza en el control de la actividad

económica. Es un artefacto para medir e interpretar ciertos hechos de una empresa que se

expresan en forma cuantitativa. " (http://www.economicas-online.com/cont-

diccionario.htm, 1930)

"La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el

conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica, en términos cuantitativos

a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos, apoyados en bases

suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una información que cubra las necesidades

financieras y las de planificación y control internas" (Cañibano, 1979).

Se puede evidenciar que los autores que han construido una definición de

Contabilidad la han ubicado como una ciencia social de naturaleza económica que da cuenta

de la realidad económica patrimonial, que permite igualmente visualizar la situación

financiera de la empresa o negocio, considerada como unidad económica.

En el mismo sentido definen la Contabilidad como una Ciencia que deduce de la

teoría económica y jurídica, entre otras, el conjunto de principios que deben regular el

18

registro ordenado de las operaciones económicas ejecutadas en el desarrollo del objeto

social de un ente económico, a fin de conocer, orientar y cuestionar una actuación

económico-administrativa que permita tomar decisiones a partir del conocimiento pasado,

presente y futuro de la realidad económica, es decir, que dé cuenta del estado y la evolución

de la economía de la empresa, la cual atiende con la información explicativa, predictiva y

de control sobre la medida y agregación del valor de la riqueza y de la renta generada en la

circulación económica entre sujetos privados y públicos.

2.2.5.2 La Contabilidad y la Administración.

"La contabilidad es la ciencia administrativa que tiene por objeto el estudio de los

principios, de las leyes y de las teorías" de los métodos y de los medios, según los cuales se

debe racionalmente desenvolver, efectuar y controlar la parte de la acción administrativa

que tiene su base y su instrumento necesario en el cálculo aplicado a la materia económica-

patrimonial-financiera, en función, en las haciendas económicas y que se desenvuelve de

acuerdo con los criterios de la Matemática, del Derecho Civil, Comercial, Administrativo,

de la Economía y de la Valuación y de otras disciplinas análogas, con el fin inmediato de

juzgar, demostrar, estudiar y controlar constantemente el estado económico, jurídico y

administrativo general y particular de la materia administrable y las resultantes especiales

y generales de la propia administración, poniendo también en evidencia, derechos,

obligaciones y responsabilidades morales y jurídicas, de las personas o personalidad

propias de la hacienda, o de las personas que en ella tuvieron una acción cualquiera.

(Hermann, Pàg 58)

(Koontz.H y H. Weihreich, 1987) plantean que: "la administración es una actividad

esencial; asegura la coordinación de esfuerzos individuales para el logro de metas

grupales. El propósito de todo administrador es establecer un medio ambiente en el cual las

19

personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero,

materiales e insatisfacciones personales".

( F. Morstein Marx ) la concibe como: "Toda acción encaminada a convertir un

propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso

calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito".

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá

mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios

aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter

legal.

Una es el registro a detalle de las operaciones de la empresa, la otra, es el control,

manejo, supervisión, dirección, y evaluación de los factores - recursos que inciden en la

empresa, tanto humanos y materiales, entre otros.

Con la Contabilidad conoceremos, el detalle de los movimientos de entrada y salida,

y las existencias o saldos de los diferentes rubros, departamentos, materias, productos, etc.

Así como los costos, producto e insumos en la elaboración o fabricación. Y de la mano de

obra asociada a ello.

La administración se encargar, de optimizar el uso y aplicación de ellos, así como de

prever su adquisición, compra, reposición y existencia. Aplicación de programas y

proyectos, evaluación de resultados, medidas correctivas.

Se podría decir, que son gemelas, pero con características completamente distintas,

así como objetivos. La Administración implantara mediadas y proyectos a largo plazo. La

Contabilidad, da resultados e información de manera inmediata, a corto y largo plazo.

20

Esta última, por medio del Balance nos dirá sobre la eficiencia de la empresa, y sus

resultados. La Administración, nos permitirá evaluar, analizar y rectificar las medidas y

acciones que se aplican. Baja producción, costos excesivos, nóminas y recursos humanos

elevados, gastos innecesarios, etc.

2.2.5.3 La Administración y la Contabilidad enfocadas al Control Interno.

El alcance del control interno en el año de 1958 se dividió en dos áreas, que son los

controles contables y los controles administrativos.

La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se

basa en el organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el contable

es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa.

Control interno administrativo

Control interno contable

2.2.5.3.1 Control Interno Administrativo.

Definición.

Esta clase de control interno se refiere al plan de organización de las actividades de

la empresa como: organigramas, líneas de responsabilidad, métodos encaminados a

promover la eficiencia, sistemas de autorización entre otros. Así mismo se refiere a los

sistemas de movimiento de documentos, requisitos formales. A título de ejemplo podemos

enumerar casos como: control de calidad, sistemas de promoción laboral, análisis al

organigrama, potestad para firmar un cheque y cómo ha de hacerse.

El control administrativo se establece en el SAS-1 (Statementson Auditing

Standards) que en español significa: declaraciones de las normas de auditoría:

21

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización,

procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a

la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de

la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de

la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las

operaciones. (http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html, s.f.)

En el control interno administrativo se toman en cuenta los controles diseñados, para

de esta manera mejorar la eficiencia operacional. Contienen sobre todo, controles tales como

análisis estadísticos, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y

controles de calidad entre otros. En este sentido el control interno administrativo hace

referencia a los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente

con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas

impuestas por la gerencia.

El control interno administrativo no está limitado únicamente al plan de la

organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la

autorización de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las operaciones

establecidas por el ente.

Ejemplos:

Cotización de compras, el más económico.

Es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de

seguridad y salud de su puesto de trabajo.

Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación.

La obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores.

22

Estos son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una

empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Por lo tanto el Control

Interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la

entidad, este control se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso

administrativo.

Con la aplicación del control interno administrativo se protegen los recursos

institucionales que son esencialmente los controles que se establecen y funcionan

independientemente de la contabilidad.

El control administrativo interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de

actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de productos o

servicios.

Los elementos del control administrativo interno son:

Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.

Clara definición de funciones y responsabilidades.

Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de

proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes,

despilfarros, abusos, errores e irregularidades.

El mantenimiento dentro de la organización de la actividad de evaluación

independiente, representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas,

disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general

como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y

administración.

23

2.2.5.3.2 Control Interno Contable.

Definición.

Este control se refiere básicamente a los procedimientos que se establecen con

respecto a la actividad de contabilidad, tales como, clasificador de cuentas y contenido de

las mismas, estados financieros, registros y submayores, documentos para captar la

información, etc. El control interno contable comprende la preparación de los estados

contables y financieros, la existencia de los principios contables, y además que se dé el

adecuado cumplimiento de la normativa que se encuentre vigente. Es así que se debe

comprobar que los activos y pasivos existan real y físicamente los mismos que a su vez se

encuentren pertinentemente registrados y clasificados correctamente. Tiene que

comprobarse que los juicios contables con los que se maneja la entidad sean los correctos de

acuerdo a la naturaleza empresarial. Se tendrá que analizar constantemente que las políticas

contables que tengan coherencia en su aplicación de acuerdo con las necesidades de la

empresa y con los principios de ética esenciales. Se debe tener muy en cuenta que la

información que se obtiene de la contabilidad sea de cantidad y calidad suficiente,

competente y pertinente. El control contable comprende el plan de organización y los

procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la

confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar

seguridad razonable de que:

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o

específica de la administración.

b) Se registren las operaciones como sean necesarias para: 1) permitir la preparación

de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad

generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2)

mantener la contabilidad de los activos.

24

c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la

administración.

Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con

los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier

diferencia.(http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html, s.f.)

Objetivos

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.

Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los

registros que respaldan la gestión de la organización.

Es así que definimos como control interno contable a aquellas medidas que se toman

para contribuir directamente con la protección de los recursos materiales y también los

recursos financieros. Este control se enfoca en controlar que las operaciones que se dan

cotidianamente sean autorizadas adecuadamente y a su vez que los controles aseguren la

exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable que se presenta tanto

a entes internos como externos a la empresa.

Al control contable también se lo conoce como control financiero y está

orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de

una entidad.

Ejemplos:

El método de cómo se efectúan los conteos físicos, parcial mensual y sorpresivo de

los bienes que se tienen en stock. Consiste en los métodos, procedimientos y plan de

organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y brindar la

25

seguridad que las cuentas y los informes financieros sean presentados con la

salvedad suficiente, es decir que estos sean confiables.

El personal debe cumplir con el requerimiento de que un empleado cuyas funciones

envuelven el manejo del dinero; no deba manejar los registros contables, es decir se debe

delegar estas funciones a varios empleados ya sea una persona ingresa el dinero,

mientras que sea otra la que realiza el respectivo ingreso en el sistema, y que un

empleado ajeno a estas actividades, que se encargue en controlar el arqueo del efectivo.

2.2.6 Sistema de procedimientos contables a través de una guía.

2.2.6.1 Guía Contable.

Definición

Una guía contable es un documento que contiene; de forma ordenada la información

y/o instrucciones sobre organización, política y presenta ágilmente los pasos de un proceso

con sus respectivos procedimientos. Es un manual para las personas relacionas con el

proceso contable, apoyando a la administración de las empresa para la toma de decisiones

estratégicas. La guía contable va relacionada con el sistema contable que la empresa

disponga, ya que con la ayuda de los dos permite dar a conocer la relativa información

financiera -contable de la organización.

La importancia de usar una guía contable, en las empresas es fundamental porque

sirven de guía y apoyo para el personal que tiene a cargo las funciones del proceso de control

contable, ya que facilita de esta manera la preparación de reportes y estados financieros en

forma adecuada y oportuna para la toma de decisiones manteniendo de este modo una

uniformidad en los registros e información financiera que se origine y presente a la junta

directiva.

26

Objetivos

Los objetivos son informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; que

tanto los socios como los directivos conozcan si el trabajo se está realizando

adecuadamente.

Sirve de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

Ventajas

Son muchas las ventajas al utilizar un guía de procedimientos contables:

Reducir la mala interpretación de las instrucciones.

Facilita la supervisión y ahorrar el tiempo de inspección y ejecución.

Sirve como ayuda para la implementación de un nuevo sistema.

Ayuda en el entrenamiento del personal nuevo.

2.2.6.2 Procedimientos Contables.

Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro

de las transacciones u operaciones que realiza una empresa en los libros de contabilidad;

tenemos los siguientes ejemplos:

Recepción de inventarios.

Ventas de productos.

Fabricación de productos.

Registro de estimaciones.

Distribución de inventarios.

27

Objetivos de los procedimientos contables.

El objetivo final será funcionar con un mayor nivel de eficiencias y al menor costo

posible. Es decir, el registro de las operaciones referente a los pagos realizados puede tener

dos formas de contabilización:

Anotando en un principio los desembolsos en una cuenta de propagado y ajustar

posteriormente el consumo del gasto;

y la segunda forma, registrando en gasto el monto del pago y luego ajustar de lo que

realmente debe quedar en preparado. Esta sencilla operación contable, nos hace ver

que se deben establecer procedimientos destinados a guiar el trabajo rutinario de los

empleados en el área contable.

Características de los procedimientos contables:

Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la información necesaria que

se encuentre en las operaciones diarias para qué puedan entenderse con facilidad.

Provee información que permita el control de las operaciones de la empresa.

Proporciona información que permita la planeación de las operaciones de las

organizaciones.

Facilita información que permita la toma de decisiones en la empresa.

Resume e informa, o sea, ordena la información registradas y clasificadas en los

estados financieros que muestra las utilidades del período y la situación financiera de

un negocio en una fecha determinada.

Evalúa la gestión de la organización.

28

2.3 Marco Contextual

La empresa de confecciones ''La Fábrica'', se originó en el año 2008, con el nombre de

WINSD LIGHT, como taller artesanal en la producción de prendas de vestir. Esta idea la

tuvieron cinco personas emprendedoras, con el fin de abrir una línea que se dedicara a la

adquisición de materias primas, producción y comercialización de prendas de vestir para el

público en general y para empresas.

A principios del año 2009 deciden abrirse de la empresa cuatro socias, dejando a la

señora Irene Padilla Rúela, sola con la responsabilidad de salir adelante con el taller de

confecciones.

WINSD LIGHT recibió la calificación artesanal No. 109448, teniendo como R.U.C.

1203945637001, y la dirección que tuvo inicialmente fue en las calles García Moreno y Juan

X. Marcos de la ciudad de Babahoyo; y a partir de octubre del año 2009, decide cambiar la

razón social de la empresa con el nombre de ''La Fábrica'', e igualmente cambio de dirección

trasladándose la empresa a la ciudadela La Aventura, quedando como marca comercial

exclusiva de fabricación WINSD LIGHT, cabe recalcar que esta marca comercial, está siendo

reconocida y consumida a nivel nacional.

La empresa ''La Fábrica'', se dedica a la producción y comercialización de uniformes

de escuela, uniformes de empresas públicas y privadas, ropa deportiva, ropa casual, trajes de

noche.

La empresa además de su sitio de producción, también tiene un punto de venta o

distribución, ubicada en las calles Eloy Alfaro entre 10 de agosto y General Barona, donde se

comercializa los bienes producidos al por mayor y menor, tanto para empresas privadas,

como para empresas del sector público a nivel nacional.

29

Objetivos de la Empresa.

El objetivo primordial de la empresa ''La Fábrica'', es procesar los insumos textiles,

entregando al cliente productos de primera calidad en procura de satisfacer el gusto a los

clientes, al mismo tiempo ofrecerles gran variedad de prendas de vestir a particulares y a las

empresas públicas y privadas.

Misión.

La empresa ''La Fábrica'', tiene como misión cumplir con las perspectivas de sus

compradores, ofertando productos de características requeridas a precios bajos, todo en un

contexto de amabilidad y servicio caracterizado en busca del indisoluble agrado de los

clientes, trabajadores, provisores, obteniendo un beneficio razonable que permita una

remuneración adecuada y justa.

Visión

Ser una organización líder en la confección de prendas de vestir, ofertando bienes de

calidad, servicio exhaustivo y caracterizado al cliente con los más eminentes estándares que

permitan a la organización ser lucrativa y competitiva, contando con un personal dedicado,

motivado, empoderado y calificado.

Análisis del departamento de contabilidad.

Dentro de este departamento los procedimientos, políticas, y funciones no se

encuentran definidos, por lo que dificulta el claro, oportuno y verdadero resultados para la

toma de decisiones en la parte financiera, si la empresa está obteniendo utilidad o pérdida, los

resultados no son oportunos.

30

2.4 Marco Conceptual

Entre los términos utilizados frecuentemente en este estudio podemos definir los

siguientes:

Administradores

Personas que administran los sistemas de información.

Eficacia

Capacidad para determinar los objetivos adecuados: hacer lo indicado.

Eficaz

Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.

Fiabilidad

Probabilidad de que desempeñe la función para la cual ha sido diseñado bajo unas

condiciones determinadas y durante un espacio de tiempo especificado

Guía.

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los

órganos de una institución.

Mejora Continua.

Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

Procedimientos contables.

Operación diaria ordinaria de un sistema particular de cuentas; la o las prácticas que

sigue con un sistema de esta índole.

Procedimientos.

Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí ejecutadas por un conjunto

de empleados ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias.

31

Procesos.

Son una serie de acciones u operaciones que se realizan con sus normas, unos

principios, leyes y reglas.

Programación estructurada.

Técnica de programación que consiste en adaptar al mundo real en un programa

computacional.

Recursos financieros.

Son todas aquellas fuentes de fondo que permite a una persona, empresa, banco o

gobierno allegarse fondos para un determinado propósito.

Recursos Humanos.

Área de una empresa que se encarga de desarrollar y administrar las políticas,

programas, procedimientos que provea una estructura organizativa, eficiente, trabajadores

capaces, oportunidad de progreso, satisfacción en el trabajo y seguridad en el mismo de todos

los trabajadores.

Registro.

Recopilación de información relativa a un área de actividad en un sistema de proceso

de datos

Reportes.

Programa computacional que muestra los datos más importantes.

Usuarios.

Personas que hacen uso de los sistemas de información

32

2.5 Marco Legal

Las Sociedades Anónimas están reguladas a partir del Art. 143 de la Ley de

Compañías, que dice: “La sociedad anónima es una compañía cuyo capital, dividido en

acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden

únicamente hasta el monto de sus acciones. La denominación de esta compañía deberá

contener la indicación de compañía anónima o “sociedad anónima“, o las correspondientes

siglas”.

NIC 1 Presentación de Estados Financieros.

Objetivo.

El objetivo de esta Norma es establecer las bases para la presentación de los estados

financieros con propósito de información general, para asegurar la comparabilidad de los

mismos, tanto con los estados financieros de la propia entidad correspondientes a ejercicios

anteriores, como con los de otras entidades. Esta Norma establece requerimientos generales

para la presentación de los estados financieros, directrices para determinar su estructura y

requisitos mínimos sobre su contenido.

Alcance.

Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar estados financieros con

propósitos de información general conforme a las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF).

En otras NIIF se establecen los requerimientos de reconocimiento, valoración y

revelación de información para transacciones y otros sucesos de carácter específico.

Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los estados

financieros intermedios condensados que se elaboren de acuerdo con la NIC 34 Información

financiera intermedia. Sin embargo, los párrafos 15 a 35 se aplicarán a dichos estados

33

financieros. Esta Norma se aplicará de la misma forma en todas las entidades, incluyendo

aquellas que presentan estados financieros consolidados y aquellas que presentan estados

financieros separados, tal como se definen en la NIC 27 Estados financieros consolidados y

separados.

Esta Norma utiliza terminología propia de las entidades con ánimo de lucro,

incluyendo aquéllas pertenecientes al sector público. Si aplican esta Norma entidades que

realizan actividades no lucrativas en el sector privado o en el sector público, podrían verse

obligadas a modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas de los estados

financieros, e incluso a cambiar las denominaciones de los estados financieros.

De forma análoga, las entidades que carecen de patrimonio neto, tal como se define

en la NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación (por ejemplo, algunos fondos de

inversión), y aquellas entidades cuyo capital social no es patrimonio neto (por ejemplo,

algunas entidades cooperativas) podrían tener necesidad de adaptar la presentación en los

estados financieros de las participaciones de sus miembros o participantes.

34

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1 Análisis Cualitativos y Cuantitativos de los resultados.

La práctica de técnicas de entrevista, encuesta y observación. Con las antes

mencionadas, es posible obtener la información referente a la situación de algunas entidades

del orden territorial.

Para de esta manera dar a conocer que la empresa encuestada está relacionada con el

tema de investigación o estudio.

3.2 Población y Muestra.

3.2.1 Población.

Es el conjunto de entidades o cosas respecto de los cuales se formula la pregunta de la

investigación, o lo que es lo mismo el conjunto de las entidades a las cuales se refieren las

conclusiones de la investigación.

La población que tomaremos como referencia en la empresa La Fábrica es de diez

trabajadores.

3.2.2 Muestra.

Es la parte de la población que efectivamente se mide, con el objeto de obtener

información acerca de toda la población. La selección de la muestra se hace por un

procedimiento que asegure en alto grado que sea representativa de la población.

35

DATOS:

n= Tamaño de la muestra

E = Error de muestreo (3%)

NC = Nivel de confiabilidad 95%

Z = 1.65

P = Probabilidad de ocurrencia 0.5

Q = Probabilidad de no ocurrencia 1 – 0.5 = 0.5

N = Tamaño de la Población 10

𝑛 = 𝑧2 ∗ 𝑁 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞

(𝑁 − 1)𝐸2 + 𝑧2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞

𝑛 = (1.65)2 ∗ 10 ∗ 0.5 ∗ 0.5

(10 − 1)(0.03)2 + (1.65)2 ∗ 0.5 ∗ 0.5

𝑛 = 2.7225 ∗ 2.5

(9)(0.0009) + 2.7225(0.25)

𝑛 = 6.80625

0.0081 + 0.680625

𝑛 = 6.80625

0.688725

𝑛 = 9.8824

𝒏 = 𝟏𝟎

3.3 La encuesta a los gerentes y/o encargados.

El objetivo de la encuesta es obtener información interna acerca de los procedimientos

contables de la empresa ''La Fábrica'', para de esta manera permitir deducir conclusiones y

recomendaciones aceptables y así sugerir una propuesta a la entidad.

36

1.- ¿El sistema de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' está formalmente diseñado?

Tabla 2

Sistema de contabilidad formalmente diseñado.

Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la empresa “La Fabrica”.

Figura 2: Sistema de contabilidad formalmente diseñado.

Análisis:

El 80% de los colaboradores indican que la empresa no mantiene un sistema de

contabilidad que este formalmente diseñado y 20% dice que sí.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Si No Total

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia Porcentaje

Si 2 20%

No 8 80%

Total 10 100%

37

2.- ¿La Gerencia ha fijado políticas contable formalmente establecidas?

Tabla 3

Políticas contables formalmente establecidas.


Figura 3: Políticas contables formalmente establecidas.

Análisis:

El 30 % del personal de la Empresa ''La Fábrica'' contesto que si existen políticas

contables, y el 70% del personal contesto que no existe políticas contables formalmente

establecidas.


Si 3 30%

No 7 70%

Total 10 100%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Si No Total

Frecuencia

Porcentaje

38

3.- ¿La información contable generada actualmente reúne información transparente y

confiable?

Tabla 4

Información contable transparente.


Figura 4: Información contable transparente.

Análisis:

El 10% de los colaboradores dicen que la información contable que se genera

actualmente es de forma transparente y confiable, un 50% regularmente y un 40% indica que

nunca.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Constante regular Nunca Total

Frecuencia

Porcentaje


Constante 1 10%

Regular 5 50%

Nunca 4 40%

Total 10 100%

39

4.- ¿Las transacciones registradas en el sistema contable están debidamente justificadas por

comprobantes y documentos?

Tabla 5.

Transacciones registradas en el sistema contable.


Figura 5: Transacciones registradas en el sistema contable.

Análisis:

El 30% de los colaboradores dicen que la información contable está debidamente

justificada, un 50% de indican que no y el 20% rara vez.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Si No Rara vez Total

Frecuencia

Porcentaje


Si 3 30%

No 5 50%

Rara vez 2 20%

Total 10 100%

40

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

SI NO TOTAL

FRECUENCIA

PORCENTAJE

5.- ¿Actualmente existe un plan de cuenta que describa cada uno de los rubros y partidas que

conforman los Estados Financieros?

Tabla 6.

Plan de cuentas que conforman las partidas de los Estados Financieros.


Figura 6: Plan de cuentas que conforman las partidas de los Estados Financieros.

Análisis:

El 70% de los colaboradores indican que la empresa no mantiene un plan de cuenta

que describa cada uno de los rubros y partidas que conforman los Estados Financieros

mientras que el 30% dice que si los tiene.


Si 3 30 %

No 7 70%

Total 10 100%

41

6.- ¿La empresa presentan los informes acerca de la situación financiera a cada ente

regulador?

Tabla 7

Informe financiero a entidades reguladoras.


Figura 7: Informe financiero a entidades reguladoras.

Análisis:

El 50% de los colaboradores dicen que la empresa no informa acerca de la situación

financiera a los ente reguladores, mientras que el 30% indica que frecuentemente y 20%

regularmente.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

FRECUENTE REGULAR NUNCA TOTAL

FRECUENCIA

PORCENTAJE


Frecuente 3 30%

Regular 2 20%

Nunca 5 50%

Total 10 100%

42

7.- ¿Qué tipo de sistema utiliza la empresa ''La Fábrica'' para el registro contable de sus

operaciones?

Tabla 8

Sistema para registro contable de sus operaciones.


Figura 8: Sistema para registro contable de sus operaciones

Análisis:

El 50% de los colaboradores concuerdan que la empresa registras sus operaciones

contables mediante un sistema mixto, un 30% es computarizado y un 20% manual.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Manual Computarizado Mixto Total

Frecuencia

Porcentaje


Manual 2 20%

Computarizado 3 30%

Mixto 5 50%

Total 10 100%

43

8.- ¿La empresa cuenta con un guía de procedimientos contable?

Tabla 9

Guía de procedimientos contables.


Figura 9: Guía de procedimientos contables.

Análisis:

El 70% de los colaboradores consideran que la empresa no cuenta con un guía de

procedimientos contables y el 30% dice que si se cuenta con una guía contable.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Si No Total

Frecuencia

Porcentaje


Si 3 10%

No 7 70%

Total 10 100%

44

9.- ¿Los procesos contables que mantienen la empresa ''La Fábrica'' cumple con los

objetivos?

Tabla 10

Procesos contables que cumplan con los objetivos.


Figura 10: Procesos contable que cumplan con los objetivos

Análisis:

El 50% de los colaboradores indican que la empresa no cumple con los objetivos,

mientras que 10% dicen que casi siempre y el otro 40% considera que siempre.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Siempre Casi siempre Nunca Total

Frecuencia

Porcentaje


Siempre 4 40%

Casi siempre 1 10%

Nunca 5 50%

Total 10 100%

45

10.- ¿Las funciones de contabilidad, tesorería, presupuesto están debidamente controladas?

Tabla 11.

Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto.


Figura 11: Funciones de contabilidad, tesorería y presupuesto.

Análisis:

El 80% de los colaboradores manifiestan que las funciones de contabilidad, tesorería,

presupuesto no están debidamente controladas, mientras que 20 % indican que sí.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Si No Total

Frecuencia

Porcentaje


Si 2 20%

No 8 80%

Total 10 100%

46

3.4 Análisis de los resultados

Tabla 12

Análisis de resultados.

´´ Diseño de

una guía

contable y su

efecto

organizacional

en la empresa

La Fábrica´´

Número

de

Pregunta

Validación

1

La guía contable ayudara al sistema de contabilidad a obtener

un mejor desempeño y así alcanzar los objetivos de la empresa.

2

Esta guía contable propone a la gerencia poder implementar

políticas en mencionada área para que así exista orden y buen

desarrollo de actividades.

3

En la propuesta la información contable se manejara de manera

oportuna y confiable tanto para la gerencia, empleados del área

y para los usuarios.

4

Una documentación contable y el desarrollo de las debidas

transacciones diarias, se deben manejar transparentemente y

sobre todo de forma confiable la guía ayudara a que la

documentación sea justificada y confiable.

5

Al implementar un plan de cuentas que cumpla con cada uno

de los rubros y partidas contables sirve para presentar

adecuadamente los estados financieros a los órganos de control

pertinente.

47

Nota: Análisis de la información obtenida a través de la encuesta realizada a los encargados

de la empresa “La Fábrica”.

´´ Diseño de

una guía

contable y su

efecto

organizacional

en la empresa

La Fábrica´´

Número

de

Pregunta

Validación

6 Con una guía contable debidamente establecida, facilitará la

presentación de forma razonable los Estados Financieros a

cada Organismo de Control.

7 El manejo de un sistema adecuado que permita el registro de

operaciones contables, proporcionará al trabajador mejorar

en su desempeño laboral.

8 Al contar con una guía contable se obtiene la reducción de

costos innecesarios, tiempo improductivo y la insatisfacción

del cliente.

9

Como se menciona anteriormente la falta de guía contable es

como un barco sin timón, que no sabe dónde dirigirse, la guía

ayuda a cumplir con metas y objetivos propuestos para lograr

un crecimiento en el mercado.

10

La función de un guía contable es direccionar los objetivos a

los que se quiere llegar, ayudando a que las funciones del

área contable no sean mal utilizadas o mal direccionas.

48

Capítulo 4

Propuesta.

4.1 Tema.

Elaborar guía contable para el buen manejo organizacional en el departamento de

contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' en la ciudad de Babahoyo.

4.2 Justificación.

La propuesta de diseñar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' tiene como

propósito fundamental ayudar a observar, encausar, almacenar y distribuir información para

el adecuado control de todas las actividades cotidianas que se realizan en el departamento.

Ya que en la actualidad no dispone de ninguna herramienta para obtener un apropiado

control tanto económico y de los recursos humanos de la empresa.

4.3 Objetivo de la propuesta.

Elaborar una guía contable, para obtener información veraz y confiable de la situación

económica de la empresa ''La Fábrica''; y por parte de la gerencia se pueda tomar decisiones

de forma oportuna y así mejorar el rendimiento en cada una de sus actividades.

4.4 Objetivos específicos de la propuesta.

Identificar los beneficios que obtendrá la empresa por la correcta aplicación de la guía

contable.

Obtener estados financieros razonables y oportunos de la situación actual de la

empresa

Modificar y mejorar procedimientos contables dentro de la empresa.

Cumplir con las obligaciones tributarias, fiscales, patronales de forma oportuna.

49

4.5 Descripción de la propuesta.

La propuesta para desarrollar una guía contable para la empresa ''La Fábrica'' tiene

como propósito de que la guía sirva para el desarrollo adecuado de las actividades que

diariamente se realizan en el área contable. Ya que no se cuenta con ninguna herramienta

adecuada para tener un control de las actividades del área contable. Se deberá realizar la

evaluación del control interno, siendo esto no tan sencillo como pueda entenderse, ya que

depende de diversas variables, sobre las cuales, cada uno de los encargados tienen una

responsabilidad periódica.

La evaluación se da en un sistema de relaciones que permite encontrar solución en la

comunicación de los resultados, y en el grado de compromiso que tenga la gerencia y el

resto del personal para contribuir a mejorar la efectividad de las actividades que desempeña

el área contable.

En una empresa donde el ambiente organizacional no es precisamente el más

apropiado, no puede esperarse que los resultados obtenidos o situaciones que se presenten

en la misma sean los más convenientes. Al incluir una guía contable implementará medidas

de revisión, supervisión, evaluación, verificación, aprobación y autorización para el

adecuado desempeño de las actividades.

Debe haber una adecuada estructuración de la Directiva (teniendo en cuenta, los

antecedentes y experiencia de sus representantes), y ésta además debe ser independiente de

la gerencia. En conclusión, es de considerar la importancia que recae en el proceso de

diseñar una guía contable para el funcionamiento de las actividades y operaciones del área

contable. El sistema de control Interno constituye una herramienta de trabajo para el buen

funcionamiento de la entidad, que debe ser diseñado y evaluado para su mejoramiento

continuo.

50

Organigrama organizacional del área contable

Un organigrama es establecer, una adecuada estructura en cuanto al

establecimiento de divisiones y departamentos funcionales, así como la asignación de

responsabilidades y políticas de delegación de autoridad.

De modo que el Área de Contabilidad de la Empresa ''La Fábrica'' no dispone en

la actualidad con un organigrama previamente establecido, por lo que se ha diseñado un

organigrama, donde el personal de esta área puede basarse para desarrollar sus actividades

laborables.

Figura 12: Organigrama organizacional del área contable.

Empresa “La Fabrica” /Dpto. de Contabilidad.

Jefe Financiero

Contador

Asistente 1 Asistente 2 Asistente 3

Cajero 1 Cajero 2

51

4.6 Controles internos al implementar una guía de procedimientos contables.

Al implementar una guía de procedimientos contable existe la necesidad de llevar

un control de la misma, a continuación podemos destacar los siguientes puntos:

Definir los objetivos y las metas tanto generales, como específicas de la empresa.

Definir las políticas como guías de acción y procedimientos para la realización de las

actividades

Delimitación de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

Implementación de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno

realizadas por organismos externos.

Instrucciones por escrito.

Actualización de medidas de seguridad.

Registro, conservación y adecuación de toda información y documentación.

Incentivar al personal para que se encuentre comprometido con las actividades del

área y propósitos de la empresa.

Al adquirir responsabilidad solamente por personas autorizadas.

Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro del departamento es el adecuado

y lo están realizando de una manera eficaz.

Controlar el acceso de personas no autorizadas al departamento de contabilidad.

Elaborar planes de trabajo, que permitan el flujo de información desde los

proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna.

52

4.7.1 Funciones generales del área de contabilidad.

El área Contable va a estar conformada por siete profesionales que se encargaran de

la revisión, registro y consolidación de las operaciones contables de acuerdo con las normas

internas, los principios de contabilidad generalmente aceptados y las disposiciones legales.

Entre algunas de las funciones principales que tendrá a su cargo el personal de esta

área podemos destacar las siguientes:

Suministrar la información contable necesaria a los administradores y a los entes

externos sobre la situación financiera de la empresa.

Verificar cada uno de los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.

Mantener la contabilidad actualizada, de acuerdo con la normativa de contabilidad

establecidas.

Controlar y supervisar los registros de órdenes de compra.

Controlar los créditos a los clientes, que cumplan con los requisitos y sus respectivos

pagos.

Supervisar a diario le flujo de efectivo, para evitar contratiempos de liquidez.

Asegurar la efectiva aplicación del Sistema Contable que cumpla con todos los

parámetros.

Preparar y presentar periódicamente, los informes que reflejen la situación financiera

de la Institución, como: el Balance General, Estados de Resultados, Informes

Financieros, Flujos de Caja, Conciliaciones Bancarias entre otros.

53

4.7.2 Políticas.

El Departamento de Contabilidad no cuenta con políticas propias para el área, de este

modo diseñaremos una propuesta de políticas para que se puedan aplicar en el Área de

Contabilidad.

Las políticas que planteamos son:

El catálogo de cuentas contables de la empresa debe ser modificado y actualizado

según las necesidades de información y control.

Los registros contables deben ser consolidados, controlados y verificados para que

los hechos económicos generados por la institución se ajusten de a cada una de las

normativas contables generalmente aceptados y las disposiciones legales.

Los privilegios de acceso que tienen las personas que utilizan el sistema de registro y

proceso para alimentar la información en los sistemas de contabilidad deben ser

administrados según la funcionalidad y jerarquía de sus cargos, con el objeto de

salvaguardar la integridad de los registros y la información.

El personal asignado en el área contable debe tener un amplio conocimiento de las

normativas y procesos que realiza para asegurar su cumplimiento y el manejo

transparente en las actividades cotidianas del área.

Mantener un clima organizacional agradable en el área.

Atención oportuna y rápida a los departamentos que requieren información o ayuda

acerca de la información económica que se genera en el área, con la debida

autorización de sus superiores.

Comunicación constante con el nivel jerárquico.

54

Las operaciones de la empresa deben ser cerradas mensualmente los cinco primeros

días del siguiente mes.

Búsqueda de respuestas o soluciones posibles, a las distintas situaciones problema,

que se presenten.

El talento humano del departamento debe estar constantemente en capacitación en

temas contables, tributarios y todos aquellos temas que conciernen al correcto

funcionamiento para el departamento.

Mantener el archivo de cada uno de los comprobantes que se generan con sus

respectivos soportes, firmas y vistos bueno de los superiores.

4.7.3 FODA.

Es el análisis de las características propias de la organización, es decir, observar

cuáles son sus fortalezas y oportunidades en el mercado.

El análisis FODA es una herramienta para una buena administración y plan de

negocios que consiste en mejorar los aspectos de la empresa olvidados o debilitados en

relación al mercado.

La Fábrica no presenta un FODA para el Área de Contable por lo cual hemos

realizado el siguiente análisis:

55

Tabla 13.

FODA para el área contable de la empresa “La Fábrica”.

Interno

Fortaleza Debilidad

Personal con conocimientos y

experiencia en el campo

contable.

Buena comunicación y

cooperación entre el personal del

área.

Un mejor ambiente de trabajo.

Correcto desarrollo de las tareas

encomendadas.

Infraestructura adecuada.

Actualización de equipos

tecnológicos.

Programas contables adecuados

para las actividades a realizar.

No se cuenta con un plan

táctico para el área contable.

No existe la infraestructura y

capacitación para nuevos

programas.

No posee una guía de control

interno contable.

No posee políticas en cuestión

de escoger al personal de la

empresa.

Falta de experiencia por parte

del personal

56

Externos

Oportunidades Amenazas

Recurso Humano con alto nivel

profesional y experiencia en el

área contable para desempeñarse

en nuevos cargos.

Mejoramiento del ambiente de

trabajo.

Cambios en herramientas de

apoyo y métodos de trabajo.

Correcto soporte técnico.

Mejoramiento y actualización

del sistema e información

atreves de capacitaciones al

personal del área.

Falta de demanda del producto

Mala utilización de información

del área contable.

Malas decisiones tomadas por

parte de las autoridades de la

empresa.

Reducción del presupuesto de

la empresa.

Reducción del personal del

área.

Cambios en el ámbito

económico del país

Nota: Análisis de las características propias de la organización y su herramienta para una

buena administración y plan de negocios.

57

4.7 Actividades.

El departamento de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'' está conformado por

siete puestos donde tendrán que cumplir cada una de las Actividades o responsabilidades que

se le asignaran a cada uno.

Cada uno de los colaboradores que vayan a pertenecer a esta área desde el día de su

ingreso a la empresa se le entregara un Manual de sus funciones a realizar.

A continuación describimos las actividades principales que realizara cada uno de los

puestos según su nivel jerárquico.

4.8.1 Jefe Financiero.

Impulsa nuevas ideas para la implantación de nuevos procesos y procedimientos.

Asesora a la Gerencia en la toma de decisiones sobre la Situación Financiera de la

empresa.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normas establecidas en el

nivel contable, así como responsabilizarse de su aplicación en el departamento.

Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo y fomentar el trabajo en equipo.

Elaborar, analizar los Estados Financieros de la Empresa que estén razonablemente.

Verificar, planificar, coordinar y controlar anualmente junto a los demás

departamentos la disponibilidad presupuestaria y el control de activos fijos de la

empresa.

58

4.8.2 Contador.

Mantiene el debido control del inventario y realiza la toma física mensualmente.

Responsable de verificar las operaciones contables, pagos a proveedores, descuentos

de ley.

Elabora reportes diarios, mensuales, anuales de los movimientos contables realizados.

Contabiliza las nóminas de pagos del personal.

Corrige los registros contables.

Elabora las declaraciones de impuestos mensuales.

Revisar y firmar conciliaciones bancarias.

4.8.3 Asistentes.

Verificar y clasificar la información que recibe antes de elaborar los diferentes

registros contables.

Emite cheques, realiza la gestión de pagos a proveedores, empleados u otros.

Mantener actualizado los diferentes libros contables en físico o en sistema contable.

Archiva documentos contables para uso y control interno.

Elabora y verifica liquidaciones de gastos e ingresos.

Participa en la elaboración de inventarios.

Realiza transferencias de pagos varios.

Revisa y verifica las facturas, en la base del SRI para la respectiva validación del

documento.

59

4.8.4 Cajeros

Emite factura de ventas

Responsable del manejo de caja.

Recibe y verifica efectivo.

Realiza reportes diarios de movimientos de caja.

Entrega cada uno de los documentos como constancia de pagos o recepción de

dinero, atención al cliente.

Además por el contacto directo con clientes y es responsable de promover los

diferentes productos o servicios que brinda la empresa

Mantiene un contacto directo con cada uno de los clientes.

Participa y apoya en lo que se requiera del departamento.

60

Guía

de

Control Contable

61

Guía de Control

Contable

Empresa “La Fábrica”

Área de Contabilidad

Página 1 De 55

Introducción

El presente documento surge de la necesidad de proporcionar a los usuarios

internos y externos una herramienta que les permita obtener información referente a

diferentes fuentes que dan origen a las cuentas contables.

Esta guía contiene la descripción de las cuentas que integra el Plan de cuentas

contables que se maneja en el área de contabilidad de la empresa ''La Fábrica'', el cual

permite determinar la función y uso de cada una de las cuentas que integran el Plan

facilitando el desempeño de las actividades en forma eficiente y proporcionando

información acertada.

La guía de control contable deberá ser aplicado en las operaciones diaria que

el departamento realiza, en el caso de desconocer la utilidad o uso de alguna de las

cuentas el personal deberá instruirse mediante este manual, en el caso del ingreso de

un nuevo personal al área se recomienda que éste se capacite con la información

contenida en el mismo y familiarizarse con la uniformidad de las cuentas que se

manejan, para el adecuado desarrollo en su cargo.

62

Guía de Control

Contable



Página 2 De 55

Objetivos

Determinar la función y uso de cada una de las cuentas contables que integran

el plan de cuentas, que facilite y el desempeño de las actividades en forma rápida y

eficiente.

Aplicar criterios consistentes y uniformes en el uso de las cuentas

Proporcionar un instrumento que permita a los usuarios tanto internos como

externos obtener información contables de la institución.

Unificar criterios de uso entre los empleados para mantener registros contables

coherentes y confiables

Alcance

La presente guía debe ser aplicado para el registro contable de las operaciones

que cotidianamente se generan en el departamento contable, por tal motivo se presenta

esta guía para el uso de todo el personal que integra esta área.

63

Guía de Control

Contable



Página 3 De 55

Instructivo Contable

1 Activos

11 Activos Corrientes

1101 Caja y Bancos

110101 Caja

11010101 Caja General

11010102 Caja Chica

110102 Bancos

1102 Cuentas por Cobrar

110303 Otras Cuentas por Cobrar

11030301 Cuentas por Cobrar Voucher

11030302 Cuentas por Cobrar Clientes

11030303 Anticipos Proveedores

11030304 Provision Cuentas Incobrables

1104 Impuestos Pagados Por Anticipado

110401 IVA

11040101 IVA Pagado

11040102 Impuesto pago Indebido por Cobrar

1105 Inventarios

110501 Inventario de Productos

12 Activos no Corrientes

1201 Inversiones

120201 Propiedades, Planta y Equipos

12020101 Muebles y Enseres

12020102 Equipos de Oficina

12020103 Equipos de Computación

12020104 Instalaciones Varias

12020105 Equipos y Maquinaria

12020106 Edificios

120202 Depreciación Acumulada

12020201 Dep. Acum. Muebles y Enseres

12020202 Dep. Acum. Equipos de Oficina

64

Guía de Control

Contable



Página 4 De 55


12020203 Dep. Acum. Equipos de Computación

12020204 Dep. Acum. Instalaciones Varias

12020205 Dep. Acum Equipos y Maquinaria

12020206 Dep. Acum Edificios

120203 Activos Intangibles

120204 Amortización Acumulada

1203 Activos Diferidos

2 Pasivos

21 Pasivos Corrientes

2101 Prestamos

210101 Instituciones Financieras

2102 Cuentas por Pagar

210202 Cuentas por Pagar no Relacionadas

21020201 Proveedores Varios

21020202 Cuentas por Pagar Varias

2103 Otras Cuentas por Pagar

2104 Impuestos por Pagar

210401 IVA

21040101 IVA Cobrado

21040102 Retención IVA 30%





210402 Impuesto a la Renta

21040201 Retención en la Fuente 1%




65

Guía de Control

Contable



Página 5 De 55


2105 Obligaciones por Pagar Empleados

210501 Nómina y Beneficios Sociales por Pagar

21050101 Nómina

21050102 Décimo Tercer Sueldo

21050103 Décimo Cuarto Sueldo

21050104 Vacaciones

21050105 15% Participación a Trabajadores

210502 obligaciones con el IESS

21050201 Aporte Personal 9.45%

21050202 Aporte Patronal 12.15%

21050203 Fondo de Reserva

21050204 Préstamo Quirografario

21050205 Préstamo Hipotecario

22 Pasivos no Corrientes




3 Patrimonio

31 Patrimonio

3101 Capital

310101 Capital Social

3102 Reservas

310201 Reservas

31020101 Reserva Legal

31020102 Reserva Especial

3103 Resultados

310301 Superávit y Déficit de Operación

31030101 Superávit de Operaciones Anteriores

31030102 Déficit de Operaciones Anteriores

310302 Resultados del Ejercicio

31030201 Ganancia neta del Ejercicio

66

Guía de Control

Contable



Página 6 De 55


4 Ingresos

41 Ingresos Operacionales

4101 Ventas

42 Devoluciones y Descuentos en Ventas

4201 Devoluciones en Ventas

4202 Descuentos en Ventas

43 Ingresos no Operacionales

4301 Otros Ingresos

430101 Otros Ingresos

43010101 Intereses Ganados

43010102 Varios Ingresos

5 Costos y Gastos

51 Costos de Ventas

52 Gastos

5201 Gastos Administrativos

520101 Nómina

52010101 Sueldos

52010102 Horas Extras


52010104 Aportes al IESS

520102 Beneficios Sociales



52010203 Vacaciones


520103 Gastos Generales

520114 Depreciación de Activos Fijos

52011401 Depreciación Muebles y Enseres

52011402 Depreciación Equipos de Computación

52011403 Depreciación Equipos de Oficina

52011404 Depreciación Equipos Varios

52011406 Depreciación de Sotware

67

Guía de Control

Contable



Página 7 De 55


520115 Amortización

52011501 Amortización de Licencias

5202 Gastos de Ventas

520201 Publicidad

52020101 Publicidad de Imagen Corporativa

52020102 Diseño e Impresión de Materiales

5203 Gastos Financieros

5203 Cargos Bancarios


52030101 Gastos Bancarios

6101 Participación sobre las Ganancias

8 Otro Resultado Integral

810201 Pérdidas y Ganancias

68

Guía de Control

Contable



Página 8 De 55

Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

1.1 Activo Corriente

Cuentas de Control

1 Activos


1101 Caja y Bancos

110101 Caja


11010102 Caja Chica

110102 Bancos

Descripción

1 Activos

Está integrado por el conjunto de bienes, derechos de cobro o uso, y otros valores

derivados de las transacciones o hechos propios de la institución, capaces de

producir ingresos económicos-financieros razonablemente esperados durante el

desarrollo de su gestión. Comprende los siguientes grupos: Disponibilidades,

Corriente Exigible, Realizable, Activos Fijos, Otros Activos. Las cuentas que

integran este elemento tendrán siempre saldos deudores con excepción de las

provisiones, depreciaciones descuentos y amortizaciones que serán deducidas de

los rubros correspondientes.


Es aquel activo líquido que incluye aquellos activos o recursos de la institución que

serán realizados o consumidos dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los

estados financieros. Es aquel que comprende los grupos de disponibles realizables y

existencias, es decir, el conjunto de los elementos de activo que están en continua

relación o cambio, consta de los renglones de inversión a corto plazo, cuenta por

cobrar y efectivo.

69

Guía de Control

Contable



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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente

Cuentas de Control


11010102 Caja Chica

Descripción


Constituye el importe por los ingresos recibidos en caja, son los valores cobrados

en efectivo producido por las ventas diarias, el valor del efectivo aún está pendiente

de depositarse.

Norma de Control: Es responsabilidad de cada dependencia mantener el efectivo y

valores equivalentes en un lugar apropiado que ofrezca garantía contra adversidades

teniendo en cuenta las disposiciones vigentes de la Institución.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la recaudación diaria por el valor de los ingresos de efectivo, cheques u otros.

Por el valor del dinero enviado a depositar a las cuentas bancarias de la institución.

11010102 Caja Chica

Es la asignación de un determinado monto de dinero para ejecutar gastos menores,

se caracteriza por ser una cantidad fija.

Norma de Control: Los pagos que se realizan con los recursos financieros del

fondo de la caja chica, deben ser justificados debidamente según las necesidades de

cada dependencia.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la recaudación diaria por el valor de los ingresos de efectivo, cheques u otros, por apertura de los fondos o incremento.

Por el valor del dinero enviado a depositar a las cuentas bancarias de la institución o por cancelación del monto.

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Contable



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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente

Cuentas de Control

110102 Bancos

Descripción

110102 Bancos

Representa los valores disponibles en las cuentas que la empresa mantiene en las

distintas Instituciones Bancarias; en estas cuentas se registran y se controlan los

movimientos bancarios que tiene la Institución.

Norma de Control: La persona encargada de firmar los cheques, tiene que revisar

los documentos que dan origen para la emisión de éstos, antes de firmarlos.

Todas las operaciones de las cuentas bancarias deben ser registradas diariamente y

realizar las debidas conciliaciones de todas las cuentas, mensualmente.

Dinámica

Débitos Créditos

Por depósitos, nota de créditos emitidos por los bancos, ajustes de movimientos como el caso de valores transferidos de cuentas por cheques anulados, traslados de fondos y cualquier otro movimiento que incremente los ingresos en las cuentas.

Por los cheques girados, notas de débitos emitidos por los bancos, por el valor de los traslados de cuentas y cualquier otra forma de pago que signifique un egreso en estas cuentas.

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Contable



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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero 11 Activo Corriente

Cuentas de Control

1102 Cuentas por cobrar

110303 Otras Cuentas por cobrar

11030301 Cuentas por cobrar voucher

11030302 Cuentas por cobrar clientes


11030304 Provisión cuentas incobrables

Descripción

1102 Cuentas por cobrar

La cuenta por cobrar es de naturaleza deudora que representa los derechos que

mantiene una entidad, de exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones que

mantiene con la misma ya sea estos generados por la venta de bienes o servicios a

crédito.

110303 Otras Cuentas por cobrar

Registra el movimiento relacionado con las cuentas a cobrar, originadas en

operaciones devengadas por “otros ingresos corrientes” provenientes de

operaciones ordinarias de la institución y otros ingresos.

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Contable



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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente

Cuentas de Control

11030301 Cuentas por Cobrar Voucher

11030302 Cuentas por Cobrar Empleados

Descripción

11030301 Cuentas por cobrar voucher

Se registran los movimientos contables de aquellos valores que las distintas

entidades financieras adeudan por concepto de obligaciones generadas por el pago

de las ventas.

Norma de Control: Todos los movimientos que generan cada una de las cuentas

que integran este grupo se tiene que verificar que los rubros hayan sido cobrados

oportunamente. Cada cuenta por cobrar tendrá su respectiva cuenta de mayor.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la creación de la obligación. Por cancelación de la deuda.

11030302 Cuentas por cobrar clientes

Están constituidos por créditos a favor de la institución estos pueden ser clientes

internos o externos de la empresa.

Norma de Control: Analizar constantemente los créditos otorgados y sus respectivos pagos.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el valor del crédito concedido Por cancelación de la deuda.

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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente Cuentas de Control


11030304 Provisión Cuentas Incobrables

Descripción


Se registran los valores que la empresa entrega como forma de anticipo a sus

proveedores por concepto de adquisición de bienes y/o servicios que se encuentran

en proceso de ejecución, se tendrá que cancelar el saldo pendiente al finalizar el

servicio o cuando el bien sea entregado.

Norma de Control: El anticipo que se realice tiene que tener constancia con un

contrato que respalde esta acción y debe estar debidamente firmado por las

personas que autoricen el anticipo, cada cuenta tendrá su cuenta auxiliar.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la creación de la obligación. Por cancelación de la deuda.

11030304 Provisión Cuentas Incobrables

En esta cuenta se registra a los valores de provisiones para créditos incobrables que

nacen de las operaciones del giro normal de las actividades de la empresa, el

porcentaje que se determina para estas provisiones es del 1% anual sobre los

créditos concedidos en el ejercicio económico y que se encuentren pendientes de

recaudación al cierre del mismo sin que la provisión acumulada exceda el 10% de

la cartera total.

Norma de Control: A fin de año se hará un análisis de la cuentas vencida para

aplicar la provisión correspondiente.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el valor de las cuentas castigadas como incobrables.

Por el valor determinado por los cálculos de acuerdo con los análisis de las cuentas deudoras.

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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente

Cuentas de Control

1104 Impuestos Pagados por Anticipado

110401 Iva

11040101 Iva Pagado

Descripción

1104 Impuestos Pagados por Anticipado

10401 IVA

IVA: Es el Impuesto Valor Agregado que se grava por la compra o venta de bienes

o servicios: Existen dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%.

11040101 IVA Pagado

El IVA pagado es producido por las compras generadas por la empresa.

Usado para generar el crédito tributario. Para las debidas declaraciones

Norma de Control: Se controlará las retenciones en estricta secuencia numérica y

fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra de bienes y servicios.

Por la liquidación que se realiza mensualmente al S.R.I.

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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero

11 Activo Corriente

Cuentas de Control

1105 Inventarios


Descripción

1105 Inventarios

En esta cuenta se registran aquellos valores que corresponden a las adquisiciones

de telas y materiales que serán de posterior consumo de la empresa. Que sirven

para la producción de uniformes, vestidos, ropa deportiva según la actividad de la

empresa.

Norma de Control Interno: Continuamente se tiene que realizar conteos físicos

de las existencias del inventario y constatar con los valores que registre el sistema.

Dinámica

Débitos

Créditos

Por la adquisición del bien, por las adquisiciones de materiales, ajuste contable por diferencia en Inventario Físico, ajuste contable por diferencia en cuenta,

Por la consignación del bien.

Por el valor de los consumos, ajuste por diferencia en Inventario físico, ajuste contable por diferencia en cuenta, por la restitución del bien.


Son los bienes que la empresa puede comercializar dentro una vez terminada la

elaboración de la ropa: como blusas ejecutivas, chalecos, pantalones, faltas todo lo

que la empresa produce para la venta.

Norma de Control Interno: Registrar oportunamente todos los movimientos

contables de las actividades relacionadas, llevar tarjetas de control del movimiento

de los bienes.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el costo de la mercancía adquirida.

Por el costo de la mercancía vendida.

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Grupo Básico

1activo

Grupo Financiero

12 Activo no Corriente

Cuentas de Control


1201 Inversiones

120201 Propiedad, Planta y Equipos

Descripción


El activo no corriente es aquel activo que sólo es susceptible de convertirse en

efectivo en un periodo superior a un año, en el mediano o largo plazo; contiene los

activos que corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo

por la poca liquidez que caracteriza a este activo.

1201 Inversiones

Las inversiones son documentos negociables, títulos que la empresa invierte en otra

Institución que se convierte en efectivo en un determinado plazo, en estas cuentas

se registran los movimientos contables con respecto a las inversiones que realiza la

Empresa en las distintas Instituciones financieras, la mismas pueden convierte en

efectivo cuando las necesidades de la empresa lo ameriten.

Norma de Control: Según las necesidades de la institución las inversiones a su

vencimiento serán renovadas.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la apertura de la inversión Por la liquidación o vencimiento de la

Inversión o certificado

120201 Propiedad, Planta y Equipos

Son considerados como los activos fijos; son los bienes o derechos de carácter duradero, con una expectativa de duración mayor que el ciclo productivo que la institución utiliza de manera continua en el curso normal de sus actividades, es decir corresponde a los bienes que han sido adquiridos para hacer posible el funcionamiento de la empresa .

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Grupo Básico

1activo

Grupo Financiero


Cuentas de Control



Descripción


Registra los valores que corresponden a los costos de adquisición de los distintos

muebles y enseres de propiedad de la Empresa destinados para fines

administrativos, estos bienes pueden ser propios como escritorios, sillas, entre

otros.

Norma de Control: Todos los muebles y enseres una vez adquiridos

inmediatamente se le asignara su código de identificación.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra de muebles y enseres, por cambio de cuenta.

Por la venta del bien, por el valor en libros de los muebles y enseres retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.


Comprende los equipos adquiridos por la empresa, como, teléfonos, fax, copiadora

y otros equipos necesarios para el adecuado desempeño de las actividades de la

Institución.

Norma de Control Interno: Todo Equipo de Oficina tendrá su código de

identificación.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra de Equipo de Oficina, por cambio de cuenta.

Venta del bien, por el valor en libros del Equipo de Oficina retirados o dados de baja

por pérdida, sustracción o destrucción.

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Grupo básico

1activo Grupo financiero

12 activo no corriente

Cuentas de Control



Descripción


Representa el valor de las adquisiciones por compra que corresponde a equipos de

computación para fines administrativos y académicos que son de propiedad de la

Empresa.

Norma de Control: Todos los Equipos de Computación tendrán su código de

identificación. Se debe especificar y diferenciar la ubicación del bien.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra de los Equipos de Computación, por cambio de cuenta.

Por la venta del bien, por el valor en libros de los equipos de computación retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.


Esta cuenta representa el valor de las instalaciones utilizadas por la Institución para

el adecuado desarrollo de su actividad como conductos, instrumentos u otros

elementos para instalaciones eléctricas, mecánicas, agua etc.

Norma de Control : Contar con toda la documentación necesaria

Dinámica

Débitos Créditos

Por la adquisición de compra de instalaciones.

Por la venta o por destrucción, deterioro, o perdida.

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Grupo básico 1 Activo

Grupo Financiero


Cuentas de Control


12020106 Edificios

Descripción


En esta cuenta se registran los valores de las adquisiciones de Equipos y

maquinarias propios que son de propiedad de la empresa para fines productivos,

como: máquinas de coser, máquinas Overlock, maquina Zigzag etc., se incluirá

todos los costos que incurran hasta que la maquinaria o el equipo se encuentre en un

adecuado funcionamiento.

Norma de Control: Todos los Equipos y maquinaria tendrán su código de

identificación.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra del bien y por reclasificación de cuenta.

Por la venta o donación del bien, por el valor en libros de equipos y maquinaria retirados o dados de baja por pérdida, sustracción o destrucción.

12020106 Edificios

Representa los valores de adquisición o construcción de edificios, inmuebles

propios que posee la empresa para el adecuado desarrollo de las actividades. Son

bienes que no son trasladables.

Norma de Control: Para el caso de construcciones en proceso deberá existir la

respectiva acta entrega - recepción de la terminación de la obra. Por compra del

bien debe considerarse la escritura debidamente registrada en los estamentos

correspondientes.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la compra, construcción de Edificios.

Venta del bien, por el valor en libros de los Edificios retirados o dados de baja por destrucción.

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Contable



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Grupo Básco

1 Activo

Grupo Financiero 12 Activo no Corriente

Cuentas de Control


12020201 Dep. Acum. Muebles y Enseres

12020202 Dep. Acum. Equipos de Oficina

12020203 Dep. Acum. Equipos de Computación

12020204 Dep. Acum. Instalaciones Varias

12020205 Dep. Acum Equipos y Maquinaria

12020206 Edificios

Descripción


La depreciación es el deterioro de los activos fijos en el lapso durante el cual se

espera que estos activos contribuyan a la generación de beneficios para la empresa.

La vida útil de un activo fijo es limitada y está marcada por el paso del tiempo,

desgaste por uso, el desuso, insuficiencia técnica, obsolescencia u otros factores de

carácter operativo, tecnológico, tributario, etc., por lo tanto, en cada período fiscal

que pasa se fija o distribuye la desvalorización de un activo fijo que con el paso del

tiempo equivaldrá a la depreciación acumulada del activo fijo. Las Leyes

Tributarias Ecuatorianas y sus respectivos reglamentos establecen la depreciación a

aplicarse.

Los activos fijos que se deprecian son: Muebles y Enseres, Equipo de Oficina,

Equipos de Computación, Instalaciones Varias, Equipos y Maquinarias, Edificios.

Norma de Control: El Departamento de Contabilidad se encargará de realizar en

forma mensual, la depreciación de los activos fijos y el registro en forma general,

según el Instructivo de Activos Fijos e Inventarios.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el valor de las depreciaciones ajustadas que tengan los activos por venta, cesión, destrucción, obsolescencia o daño irreparable.

Por el valor de la depreciación Calculada mensualmente con cargo al

Estado de Resultados.

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Guía de Control

Contable



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Grupo Básco

1 Activo Grupo Financiero


Cuentas de Control


Descripción


Registra el valor del conjunto de bienes inmateriales, constituidos en derechos

privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un

aumento en ingresos o excedentes en el curso normal de las actividades de la

empresa. Son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada.

Comprende los valores por concepto de programas y licencias de computación,

marcas, patentes, entre otros.

Norma de Control: Se tiene que verificar o determinar sobre quién o qué área va a

recaer la responsabilidad de estos activos.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el valor pagado de la adquisición,

costos incurridos en la creación y

obtención del registro de la marca y

patente.

Por la culminación de la amortización,

venta de los derechos, la extinción legal

de los contratos.

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Grupo Básco

1 Activo Grupo Financiero


Cuentas de Control



Descripción


En estas cuentas se registra el valor de las amortizaciones acumuladas de los

activos intangibles de propiedad de la empresa, la amortización debe considerar la

vida útil estimada del intangible.


forma mensual, la amortización de los activos intangibles y el registro en forma

general.

Dinámica

Débitos Créditos

Por reclasificación y por terminación de

la amortización.

Por el valor de la cuota de amortización

periódica determinada para cada activo.


Comprende el conjunto de cuentas representadas por el valor de los gastos pagados

por anticipado en los que incurre la empresa en el desarrollo de sus actividades, así

como aquellos otros gastos generalmente denominados cargos diferidos, que

representan bienes o servicios recibidos.


forma mensual, la amortización de los activos diferidos y el registro en forma

general.

Dinámica

Débitos Créditos Por el valor pagado

anticipadamente, clasificado y cargado a

la cuenta respectiva.

Por el valor de la cuota devengada

mensual del gasto.

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Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

2.1 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

2 Pasivos


2101 Prestamos


Descripción

2 Pasivos

Agrupa el conjunto de cuentas que representan las obligaciones o compromisos

contraídos por la Institución con terceras personas, a corto, mediano y largo plazo,

en su normal desarrollo del giro de la actividad de la empresa.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.


El Pasivo Corriente comprende con carácter general, las obligaciones cuyo

vencimiento, o pago se espera que se produzca en un plazo igual o inferior a un

año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.

2101 Préstamos

Son los movimientos de las obligaciones relacionadas con los préstamos obtenidos

de instituciones financieras del país, a plazo menor a un año.

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Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control



Descripción


Esta cuenta registra y controla la obligación de pago de los valores adeudados a las

diferentes Instituciones Financieras por concepto de préstamos concedidos a la

empresa.

Norma de Control: Se deberá contar con toda la documentación soporte y

autorizaciones respectivas, cada cuenta debe tener su respectiva cuenta auxiliar y

de mayor.

Dinámica

Débitos Créditos

Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado o pendiente de pago.


Esta cuenta representa una obligación que registra y controla los valores que se

encuentran pendientes de pago por compra de bienes o servicios recibidos que serán

canceladas a un plazo menor de un año.

Norma de Control: Se tendrá que contar con la debida documentación de cada

cuenta que este por pagar con los respectivos soportes justificativos y la

autorización correspondiente.

Dinámica

Débitos Créditos

Por los pagos realizados en abonos Parciales, o cancelación total.

Por los valores adeudados o pendientes de pago.

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Guía de Control

Contable



Página 25 De 55

Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

210202 Cuentas por Pagar no Relacionadas



Descripción


Comprende el valor de las obligaciones y/o compromisos de pago que la Empresa

tiene por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios, es decir en esta cuenta

se registra y controla los valores adeudados a terceras personas por adquisición de

bienes y/o servicios.

Norma de Control: Cada cuenta deberá tener su respectiva cuenta auxiliar y de

mayor junto con la documentación respectiva.

Dinámica

Débitos Créditos

Por los pagos realizados en abonos

parciales, o cancelación total.

Por los valores adeudados o pendientes

de pago


Comprende los valores de las obligaciones contraídas por la empresa a terceros,

por rubros no específicos de cuentas por pagar.

Dinámica

Débitos Créditos

Por lo pagos o abonos realizados.

Por el valor adeudado o pendiente de

pago.

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Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas De Control



210401 IVA







Descripción


Esta cuenta representa todo el movimiento relacionado con las obligaciones

pendientes de pago no clasificadas en otras cuentas del pasivo corriente.

Norma de Control: Se tiene que contar con las debidas copias de los documentos,

respaldos y autorizaciones correspondientes.

Dinámica

Débitos Créditos



En esta cuenta se registra todo los movimientos de las obligaciones por impuestos

indirectos, tasas o cualquier otro derecho obligatorio de la empresa, que se

encuentran pendiente de pago a las entidades reguladoras del país

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Guía de Control

Contable



Página 27 De 55

Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

210401 IVA







Descripción

210401 IVA

IVA: Es el Impuesto Valor Agregado que se grava por la compra o venta de bienes

o servicios: Existen dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%.


El iva cobrado es producido por las ventas generadas por la empresa.

Retenciones: Registra y controla las obligaciones de pago de los valores que se

encuentran pendientes de pago al SRI por retenciones realizadas a los proveedores

por concepto de IVA del 30%, 70% y 100%,10% y 20% según amerite el caso.

Norma de Control: Se controlará las retenciones en estricta secuencia numérica y

fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la liquidación que se realiza mensualmente al S.R.I

Por la venta de bienes o servicios

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Guía de Control

Contable



Página 28 De 55

Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

210402 Impuesta a la Renta





Descripción

210402 Impuesto a la Renta

Son obligaciones de pago ya que esta cuenta registra y controla los valores que se

encuentran pendientes de pago al SRI por retenciones realizadas a los proveedores

por concepto de Impuesto a la Renta del 1%,2%, 8%,10 % según amerite el caso.

Norma de Control Interno: Se controlará las retenciones en estricta secuencia

numérica y fecha, se debe contar con toda la documentación soporte.

Dinámica

Débitos Créditos

Por cancelación o abono de la cuenta.

Por valor adeudado o pendiente de pago.

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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control



21050101 Nómina



21050104 Vacaciones

21050105 15% Participación a trabajadores

Descripción


Es una obligación de pago que registra y controla los valores que se encuentran

pendientes de desembolso al personal que labora en la empresa.


21050101 Nómina

En esta cuenta se registra la cantidad pagada a cada uno de los empleados por el

trabajo que han realizado en la empresa por un determinado tiempo. Es decir las

remuneraciones del personal.

Norma de Control: Se tiene que revisar mensualmente los respectivos roles de

pago esta responsabilidad recae sobre el Departamento de Gestión del Talento

Humano

Dinámica

Débitos Créditos

Por el pago realizado.

Por las provisiones mensuales.

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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control




El décimo tercera remuneración o bono navideño es un beneficio que recibe los

trabajadores que corresponde a una remuneración equivalente a la doceava parte

de su remuneración anual. Es calculada del 1 a diciembre de años anterior al 30

de noviembre del año en curso.

Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente esta responsabilidad

recae sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano

Dinámica

Débitos Créditos

Por el pago realizado. Por las provisiones mensuales.


El décimo cuarto remuneración o bono escolar es un beneficio que recibe todos

los trabajadores de la empresa, indistintamente de cargo o remuneración ya que

consiste en un sueldo básico unificado.

Es calculado del 29 de febrero del año anterior al 1 de marzo del año en curso

(costa), y del 31 de julio al 1 de agosto (sierra).

Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente esta responsabilidad

recae sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano.

Dinámica

Débitos Créditos


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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

21050104 Vacaciones


21050104 Vacaciones

Se registra la liquidación de vacaciones de cada uno de los empleados que han

gozado de sus vacaciones a partir de un año de labores. Este es un periodo de

descanso que el empleador el otorga al empleado y a su vez remunerado

Norma de Control: Se tiene que ser revisa periódicamente y realizar las

respectiva liquidación de vacaciones una vez gozadas , esta responsabilidad recae

sobre el Departamento de Gestión del Talento Humano

Dinámica

Débitos Créditos



Es el porcentaje que recibe cada uno de los empleados, cuando la empresa ha

obtenido utilidad, este cálculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable

y ante del IR.

Norma de Control: Se tiene revisar cada una de las cargas de los empleados y

pedir los documentos respectivos. Realizar los cálculos respetivos ya que 10 % es

del empleado y el 5 % las carga , esta responsabilidad recae sobre el

Departamento de Gestión del Talento Humano

Dinámica

Débitos Créditos

Por cancelación o abono de la cuenta. Por valor adeudado pagado.

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Contable



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Grupo básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de control

210502 Obligaciones con el IESS

21050201 Aporte Personal 9.45%

21050202 Aporte Patronal 12.15%


Descripción


Esta cuenta registra el movimiento contable de las obligaciones de pago a terceros

como IESS.

21050201 Aporte Personal 9.45 %: En esta cuenta se registra el porcentaje

descontado de la remuneración mensual del empleado.

2050202 Aporte Patronal 12.15%: Se registra el porcentaje que asume el

empleador por cada una de sus empleados afiliados, es cálculo en base a la

remuneración de cada trabajador.

21050203 Fondo de Reserva: Se realiza el registro del porcentaje aportado por el

empleador a sus empleados del 8.33% que será recibido a partir de un año de

labores.

Norma de Control: Se tendrá que contar con auxiliares a las cuentas y se debe

contar con toda la documentación soporte junto con las respectivas autorizaciones.

Dinámica

Débitos Créditos


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Guía de Control

Contable



Página 33 De 55

Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

21 Pasivo Corriente

Cuentas de Control

21050204 Préstamo Quirografario

21050205 Préstamo Hipotecario


21050204 Préstamo Quirografario: Son préstamo que realiza los empleados al

BIESS para cubrir sus necesidades, valores que son descontados es el rol.

21050205 Préstamo Hipotecario: Se registran los pagos de los préstamos que

realizan los empleados por la adquisición de bienes inmuebles como viviendas,

construcción, terreros, etc. Valores que son descontados en el rol

Norma de Control: Se tendrá que contar con auxiliares a las cuentas y se debe

contar con toda la documentación soporte junto con las respectivas autorizaciones.

Dinámica

Débitos Créditos


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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

22 Pasivo No Corriente

Cuentas de Control




2203 Otras cuentas por Pagar

Descripción


Está representado por todas aquellas obligaciones, compromisos, cuyos

vencimientos, extinciones o pagos exceden al plazo establecido como corriente es

decir más de un año a partir de la fecha de cierre del ejercicio.


Esta cuenta se controla todas las obligaciones de pago de los valores adeudados a

las diferentes Instituciones Financieras por concepto de préstamos concedidos a la

empresa , superiores a un año de plazo

Norma de Control: Se deberá contar con toda la documentación soporte y

autorizaciones respectivas, cada cuenta debe tener su respectiva cuenta auxiliar y

de mayor.

Dinámica

Débitos Créditos

Por cancelación o abono de la cuenta.

Por valor adeudado o pendiente de pago.

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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

2 Pasivo

Grupo Financiero

22 Pasivo no Corriente

Cuentas de Control


2203 Otras cuentas por Pagar

Descripción


Esta cuenta representa una obligación que registra y controla los valores que se

encuentran pendientes de pago por compra de bienes o servicios recibidos que

serán canceladas a un plazo mayor de un año.

Norma de Control: Se tendrá que contar con la debida documentación de cada

cuenta que este por pagar con los respectivos soportes justificativos y la

autorización correspondiente. Dinámica

Débitos Créditos

Por los pagos realizados en abonos Parciales, o cancelación total.

Por los valores adeudados o pendientes de pago.


En esta cuenta se registras el movimiento de deudas no contempladas en cuentas

anteriores pendientes de pago con vencimiento posterior a los doce meses de

contraídas.

Norma de Control: Se tiene que contar con las debidas copias de los

documentos, respaldos y autorizaciones correspondientes.

Dinámica

Débitos Créditos Por los pagos realizados en abonos

parciales, o cancelación total.

Por los valores adeudados o pendientes

de pago.

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Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio

Grupo Financiero

3.1 Patrimonio

Cuentas de Control

3 Patrimonio

31 Patrimonio

3101 Capital


3102 Reservas

310201 Reservas



Descripción

3 Patrimonio

31 Patrimonio

La cuenta de patrimonio está conformada por todos los bienes que han sido

adquiridos, tales como edificios, maquinaria, mobiliario, etc., así como de los

derechos y obligaciones que tiene la empresa , los mismos que constituyen los

medios económicos y financieros a través de los cuales se desenvuelven todas las

actividades.

3101 Capital


En esta cuenta se registra cada una de las aportaciones de los propietarios tanto en

efectivo u otros activos, que van a formar parte del Patrimonio de la empresa.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el total de los aportes retirado, por liquidación de la Institución.

Por el valor del aporte recibido, capitalización de la revalorización del patrimonio.

97

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio

Grupo Financiero

3102 Reservas

Cuentas de Control

3102 Reservas

310201 Reservas



Descripción

3102 Reservas

310201 Reservas

Se consideran fondos sociales los recursos comprometidos con una destinación

específica, generados a partir de la apropiación de los excedentes del ejercicio del

periodo, para ejecución de actividades o programas con el fin de contribuir a los

asociados u otros. Registra el valor de los aportes recibidos de cada uno de los

afiliados y/o asociados, conforme a las normas vigentes.

31020101 Reserva Legal: Se registra el porcentaje establecido por la ley que es el

10 % sobre las utilidades, una vez calculado el 15% de trabajadores y I.R esta

puede ser utilizada para eventuales pérdidas de la empresa ya que su objetivo es

proteger el capital de la misma.

31020102 Reserva Especial: En esta cuenta se registra el valor retenido por

disposición de la junta general.

Norma de Control Se debe contar para cualquier movimiento con la autorización

necesaria.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el total de los aportes en caso de retiro voluntario u obligatorio, por el valor de los aportes concedidos, por el saldo registrado a la liquidación de la Institución

Por el valor del aporte recibido, el valor de los aportes concedidos, capitalización de la revalorización del patrimonio, el valor de la capitalización de los excedentes

98

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio

Grupo Financiero

3103 Resultados

Cuentas de Control

3103 Resultados

Descripción

3103 Resultados

Comprende el valor de las utilidades o pérdidas, déficit o superávit, obtenidas

por el ente económico al cierre de cada ejercicio.

Norma de Control: Bajo ningún motivo se podrá modificar el patrimonio excepto

por expresa solicitud al Contador General de la Universidad.

Dinámica

Débitos Créditos

Cuando los resultados positivos son

menores a los resultados negativos

(Déficit).


mayores a los resultados negativos

(Superávit).

99

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio

Grupo Financiero 3103 Resultados

Cuentas de Control




Descripción



Comprende el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial

ocasionado en los ejercicios anteriores por cuotas o partes de interés social, por las

ganancias percibidas en las actividades normales de la empresa; es también el

exceso de ingresos sobre los gastos de ejercicios anteriores.

Norma de Control: Contar con autorizaciones pertinentes.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la disminución patrimonial del

ejercicio, por el valor de la disminución

del saldo de la cuenta.

Por el incremento patrimonial del

ejercicio.

100

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio


Cuentas de Control


Descripción


Es el exceso de los gastos sobre los ingresos. Registra el resultado negativo de las

operaciones generadas en los ejercicios anteriores, relacionadas o no, con el objeto

social y que constituye una disminución patrimonial para el ente económico.

Norma de Control: Contar con autorizaciones pertinentes.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la disminución patrimonial

del ejercicio.

Por la amortización gradual de la cuenta

o cierre de la cuenta.

101

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

3 Patrimonio


Cuentas de Control


31030201 Ganancia Neta del Ejercicio

Descripción


31030201 Ganancia Neta del Ejercicio

Comprende el valor de las utilidades o pérdidas, déficit o superávit, obtenidas por

el ente económico al cierre de cada ejercicio.

Norma de Control: Bajo ningún motivo se podrá modificar el patrimonio excepto

por expresa solicitud al Contador General de la Universidad.

Dinámica

Débitos Créditos


menores a los resultados negativos

(Déficit).


mayores a los resultados negativos

(Superávit).

102

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

4 Ingresos

Grupo Financiero


Cuentas de Control

4 Ingresos


4101 Ventas

Descripción

4 Ingresos

Los ingresos representan flujos de entradas de recursos, en forma de incremento

del activo o disminución del pasivo o una combinación de ambos, que generan

incrementos en el patrimonio.

Este grupo está conformado por las cuentas que pertenecen al Estado de

Resultados y por principio tienen saldo acreedor, proviene de fuentes normales,

estables o propias del giro de la entidad.


4101 Ventas

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades

desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o

servicios que la entidad produzca, así como demás ingresos por concepto de

intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social

principal del ente económico.

Dinámica

Débitos Créditos

Por anulación de la transacción. Por la generación del servicio o la venta.

103

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

4 Ingresos

Grupo Financiero 41 Ingresos Operacionales

Cuentas de Control

42 Devoluciones y Descuentos en ventas



Descripción

42 Devoluciones y Descuentos en Ventas


En esta cuenta se registra, los movimientos cuando un cliente realiza la devolución

de la mercadería a la entidad, ya se esto por defectos, por no cumplir con el

pedido a tiempo; en otras palabras cuando el cliente no está satisfecho.

Norma de Control : Llevar el control de las debidas notas de débito para la

futuras compras del cliente o las nota de crédito en la anulación total de la ventas

Dinámica

Débitos Créditos

Por el valor de la mercadería devuelta Acreditación de la cuenta por cobrar


Los descuentos son bonos o promociones que se le da a los clientes, consiste en la

disminución de los precios a la mercadería.

Norma de Control: Controlar los porcentajes d descuento que se dan a los

clientes.

Dinámica

Débitos Créditos

El valor de descuento en las ventas Acreditación de la cuenta por cobrar

104

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

4 Ingresos

Grupo Financiero

43 Ingresos No Operacionales

Cuentas de Control


4301 Otros Ingresos


43010101 Intereses ganados Bancarias


Descripción


Son las entradas de dinero provenientes de las actividades y transacciones que no

corresponden a la naturaleza de las actividades de la empresa. Las cuentas más

comunes son: Ingresos ganados, varios ingresos , etc.

4301 Otros Ingresos

En esta cuenta se registra aquellos ingresos que no tienen un rubro específico.

Norma de Control : Todos los rubros deberán estar sustentados con los

respectivos registros, autorizaciones y comprobantes legales

Dinámica

Débitos Créditos

Por el cierre de cuentas para determinar

ganancia o pérdida del ejercicio.

Por el registro del interés generado.

105

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

4 Ingresos

Grupo Financiero

43 Ingresos No Operacionales

Cuentas de Control



Descripción


Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico por concepto de

rendimientos de capital a través de actividades diferentes a las de su objeto social

principal. Comprende las cuentas de ahorros y corrientes de las diversas cuentas

bancarias que posee la empresa las mismas que generan intereses mensualmente.

Norma de Control: Los ingresos deberán estar sustentados en Estados de Cuenta.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el cierre de cuentas para determinar


Por el registro del interés generado.


Es una cuenta que se registra todos los ingresos provenientes por servicios

prestados u otra clase de ingreso antes no mencionados por la empresa.

Norma de Control: Los ingresos recibidos deben estar sustentados con los

documentos legales.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el cierre de cuentas para

determinar a ganancia o pérdida del

ejercicio.

Cuando se registra el cobro.

106

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero

5 Costos Y Gastos

Cuentas de Control

5 Costos y Gastos

51 Costos de Ventas

Descripción

5 Costos y Gastos

5.1 Costos de Ventas

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e

indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios

vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico,

en un período determinado.

Norma de Control Interno: Verificar continuamente los costos de producción ya

sea de materia prima o de mano de obra.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la determinación del valor venta al costo

Por la determinación del valor de la

devolución en ventas al costo.

107

Guía de Control

Contable



Página 47 De 55

Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control 52 Gastos


520101 Nómina

52010101 Sueldos


52010103 Refrigerios






52010203 Vacaciones


Descripción

52 Gastos

En este rubro se agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y

financieros en que incurre la empresa para adquirir bienes o servicios en el

desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico

determinado.


Son aquellos gastos que están relacionados con la administración general de la

empresa en estos se encuentran los sueldos, compras, servicios de oficina.

108

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control

520101 Nómina

52010101 Sueldos




520101 Nómina

En esta cuenta se registra todos los desembolsos que la empresa tiene que realizar

para gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de

conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Gastos tales como:

52010101 Sueldos: Es el pago que se le hace al empleado por los días que ha

laborado.

52010102 Horas Extras: Es la cancelación que se realiza por la prolongación de

la jornada de trabajo diaria.

52010103 Otros Ingresos: Son bonos que la empresa le da como beneficios

extras al empleado.

52010104 Aportes al IESS: Es la aportación que realiza el patrono a sus

afiliados.

Estos son gastos fijos que la empresa realiza mensualmente al personal que la

labora en la entidad.

Norma de Control: El responsable de la generación del Rol de Pagos es el

Departamento de Gestión del Talento Humano; los documentos deberán ser

autorizados.

Dinámica Débitos Créditos

Por los valores pagados en forma mensual a los empleados a través del Rol de Pagos.

Solo en el caso de reversar el mismo día la transacción y por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.

109

Guía de Control

Contable



Página 49 De 55 Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control




52010203 Vacaciones


Descripción


Es una obligación de pago que registra y controla los valores que se encuentran

pendientes de desembolso al personal que labora en la empresa

52010201 Décimo Tercer Suelto


52010203 Vacaciones


Cada uno de estos beneficios sociales deben ser cancelados a los empleados en el

periodo establecido por la Ley , que es el código de trabajo

Norma de Control: El responsable de la generación del Rol de Pagos es el

Departamento de Gestión del Talento Humano; los documentos deberán ser

autorizados. Dinámica

Débitos Créditos

Por los valores pagados en forma mensual a los empleados a través del Rol de Pagos.

Solo en el caso de reversar el mismo día la transacción y por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.

110

Guía de Control

Contable



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5 Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control


Descripción


En esta cuenta de gasto se registra todos los valores por concepto de: consumo de:

agua, luz, teléfono, Internet de la Institución (pagos mensuales) Pagos por la

adquisición de: útiles de oficina, computación, limpieza, muebles y equipos de

oficina.

Pago mensuales por arriendos de oficinas, alícuotas.

Gastos por viáticos que el funcionario incurre para su desplazamiento a otra

ciudad; pagos por pasajes aéreos y terrestres, viajes al exterior para el personal.

Mantenimiento de: muebles y enseres, herramientas, equipos, vehículos,

hardware, software; gastos mensuales por servicios de seguridad de personas.

Vigilancia y monitoreo de los bienes muebles e inmuebles de la Institución; pagos

por las pólizas de seguros que la empresa tiene para salvaguardar sus bienes.

Pagos anuales de impuestos prediales, municipales, patente, tasa de ministerio de

salud, cámara de comercio. Impuesto 1.5 x 1000, tasa de cuerpo de bomberos.

Gastos por honorarios del profesional contratado, etc.

Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar sustentados con

comprobantes de venta, que cumplan con los requisitos del reglamento de

facturación y documentos de aprobación con las debidas autorizaciones.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el pago del servicio y registro de gastos, compra directa o consumo de la existencia en inventarios, venta del activo fijo.

Por ajustes y por el cierre de las Cuentas de gastos para determinar la


111

Guía de Control

Contable



Página 51 De 5

5 Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control







Descripción


Es una cuenta de resultados que revela la pérdida de valor de los activos fijos

tangibles producida por el uso, obsolescencia u otros factores; se excluye la

depreciación de los activos fijos destinados a procesos productivos de bienes o a

la construcción de obras, los mismos que se aplicarán a las respectivas cuentas de

activo.

En esta cuenta registramos la depreciación de activos fijos de la Institución tales

como:






Norma de Control: Se aplicará exclusivamente los porcentajes de depreciación

establecidos por la Ley de Régimen Tributario Interno.

Dinámica

Débitos Créditos

Por la cuota de depreciación que corresponde aplicar en forma mensual.

Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.

112

Guía de Control

Contable



Página 52 De 55

Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control



Descripción


En esta cuenta se registra la Amortización de Intangibles que corresponde a la

desvalorización periódica de los bienes intangibles cuyo valor disminuye por el

tiempo y por su uso.

En este rubro se registrará el valor de la amortización de intangibles, por su

desvalorización periódica del bien, utilizando el método de línea recta.


Norma de Control: Se aplicará exclusivamente los porcentajes de amortización

según políticas institucionales.

Dinámica Débitos Créditos

Por la cuota de amortización que corresponda aplicar de manera

mensual.

Por el cierre de cuentas para determinar ganancia o pérdida del ejercicio.

113

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero

5202 Gastos De Ventas

Cuentas de Control

5202 Gastos de Ventas

520201 Publicidad

52020101 Publicidad de Imagen Corporativa

52020102 Diseño e Impresión de Materiales

Descripción

5202 Gastos De Ventas

Se registras todos los gastos comerciales realizados por la venta del periodo.

520201 Publicidad

Son gastos que se realizan por publicidad de ventas, promociones, ofertas, para así

poder lograr las metas establecidas en el periodo, y a si vez entusiasmar a los

clientes a realizar sus compras.

Entre esos gastos tenemos :

52020101 Publicidad de imagen corporativa

52020102 Diseño e impresión de materiales

Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar sustentados con


facturación y documentos de aprobación con las debidas autorizaciones

Dinámica

Débitos Créditos

Por registro de gastos de venta Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.

114

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero


Cuentas de Control



Descripción


Registra el valor de los gastos causados durante el período, en la ejecución de las

diversas transacciones con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de

las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de

fondos.


En esta cuenta se registra los gastos financieros en los que la Institución incurre

para la obtención de recursos financieros tales como:

Gastos Bancarios

Intereses por Créditos

Otros Intereses

Impuestos Bancarios

Sobregiros Bancarios

Comisiones

Norma de Control: Todos los pagos o registros deberán estar respaldados con


facturación y/o documentos habilitantes.

Dinámica

Débitos Créditos

Por el registro del gasto. Por ajustes y por el cierre de las cuentas de gastos para determinar la ganancia o pérdida del ejercicio.

115

Guía de Control

Contable



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Grupo Básico

5 Gastos

Grupo Financiero

Cuentas de Control


Descripción


En esta cuenta se registra la pérdida o ganancia del ejercicio económico de la

entidad, cabe recalcar es una cuenta transitoria utilizada por el sistema contable

que mantenga la empresa para regularizar los movimientos contables.

116

Conclusiones

Aplicada la metodología de investigación y analizados los resultados de la misma;

con relación a la falta de una Guía Contable en el área de contabilidad los autores de la

presente tesis llegamos a las siguientes conclusiones:

Concluimos que la empresa ''La Fábrica'' actualmente nos permitió

conocer sus necesidades, como el de no contar con una Guía Contable que

permita determinar oportunamente los riesgos y la prevención de sus recursos,

diseñando así una guía para el área de contabilidad que permita una eficaz

administración de sus recursos económicos, humanos y materiales.

La elaboración de la Guía Contable es parte esencial para garantizar la

eficiencia de las operaciones del área contable, la cual permitirán obtener la

información financiera en forma razonable, útil, resumida, documentada y gráfica

de los diferentes tipos de formularios, documentos y registros; así como, los

tiempos y movimientos dentro del proceso de registro, clasificación, control y

archivo contable.

Al diseñar una Guía Contable permitirá un correcto desarrollo del área

de contabilidad obteniendo estados financieros eficaz, produciendo el efecto

organizacional esperado por parte de la empresa ''La Fábrica', en el período de

tiempo y espacio requerido o cuando la necesidad lo exija, acorde a los principios

contables generalmente aceptados.

Una Guía Contable es fundamental para generar el direccionamiento

adecuado y así se cumplan con eficiencia las metas y objetivos de la empresa, esta

guía tendrá como fin el minimizar los errores de información y de operaciones,

117

evitando que surjan decisiones precipitadas , con el uso de esta guía se

procura disminuir el tiempo improductivo, ayudando a la reducción de costos,

aumento de utilidades y mejor aprovechamiento de los recursos.

Con la Guía Contable, que presentamos se intentó desarrollarla de la

forma más sencilla pero a la vez muy explicativa y fácil de comprender para los

usuarios que hagan uso de la misma; la contabilidad es importante en toda

empresa, por cuanto permite analizar la evolución económica y financiera de la

entidad. La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una

entidad, sino el futuro, permitiendo tener un conocimiento y control absoluto de la

entidad.

118

Recomendaciones

Con fundamentación en los resultados obtenidos y basándose en las conclusiones

que anteceden, se formulan las siguientes recomendaciones:

Es imprescindible que la empresa “La Fábrica” cuente con una guía de

procedimientos contables de tal manera que el plan sea aplicado para la

preparación de nuevo personal que ingrese o a su vez para una capacitación de los

empleados del área.

Es indispensable la revisión y actualización de mencionada guía porque

ayudara a un mejor desenvolvimiento de las actividades cumpliendo con las

políticas y lineamientos propuestos para el área de contabilidad.

Esta guía contable será una base para que la empresa pueda efectuar un

mejoramiento continuo, es decir que a partir de aquí se puede estudiar cuáles

actividades son las más costosas, cuáles se pueden mejorar o reducir, etc.

Revisar periódicamente toda la información proveniente de la empresa y

a su vez sea debidamente registrada y archivada con el fin de brindar información

completa y segura a quien lo requiera logrando eficiencia y eficacia en cada una de

las actividades contables.

Alentar las relaciones laborales entre los empleados ya que sin esta es

imposible que se logre los objetivos trazados. Se debe buscar la forma de

mantener lo más actualizada posible la información contable, para que los

departamentos que necesiten de esta área puedan tomar las decisiones de manera

acertada y a tiempo.

119

Se recomienda a la empresa monitorear la guía que proponemos,

examinando la eficacia del mismo para su perfeccionamiento y así determinar si

está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones, ya que

proporcionará beneficios a la empresa tanto económicos como administrativos.

120

Lista de referencias.

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Editorial Prentice Hall,

122

Apéndice



Nombre:

Edad: Ocupación:

La encuesta realizada es dirigida a los gerentes y/o encargados de área de contabilidad. El

objetivo de la encuesta es obtener información de los procedimientos contables de la

empresa ''La Fábrica'', permitiendo deducir conclusiones y recomendaciones aceptables,

para poder brindar una propuesta a la entidad.

Responda la siguiente encuesta, marcando con una X, la alternativa que mejor represente al

área. Seleccionar solo una alternativa por cada pregunta.

1. ¿El sistema de contabilidad de la empresa “La Fábrica” está formalmente diseñado?

Si No

2. ¿La Gerencia ha fijado políticas contables formalmente establecidas?

Si No

3. ¿La información contable generada actualmente reúne información transparente y

confiable?

Constante Regular Nunca

4. ¿Las transacciones registradas en los sistemas contables están debidamente justificadas

por comprobantes y documentos?

Si No Rara vez

123

5. ¿Actualmente existe un plan de cuenta que describa cada uno de los rubros y partidas

que conforman los Estados Financieros?

Si No

6. ¿La empresa presentan los informes acerca de la situación financiera a cada ente

regulador?

Frecuente Regular Nunca

7. ¿Qué tipo de sistema utiliza la empresa “La Fábrica” para el registro contable de sus

operaciones?

Manual Computarizado Mixto

8. ¿La empresa cuenta con una guía de procedimientos contable?

Si No

9. ¿Los procesos contables que mantiene la empresa “La Fábrica” cumple con los

objetivos?

Siempre Casi siempre Nunca

10. ¿Las funciones de contabilidad, tesorería, presupuesto están debidamente controladas?

Si No

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