Administración Gastón Gabay
Empresa: Organización, comunicación y recursos humanos.
TP3: ADMINISTRACIÓN
Navarrete Jhonnathan
Licenciatura en Negocios en Diseño y Comunicación
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Índice
1.Consigna…………..……………………………………….……………………………..………3
2.Introducción…………..…………………………………………………………………..………4
3. Descripción de la Empresa…………………………………..………………………..………5
4. Estructura de la Empresa……..……………………………..………………………..………5
4.1. Organigrama……………………………...………………………...……………...……….4
4.2. La organización……………...……………...……………………...……………...……….5
4.3. Proceso de trabajo e interacción de áreas.……………….………..…………...……….6
4.4. Áreas…………………. ……………………………...…………….......................……….7
5. Recursos Humanos……...……..……………………………..………………………..………8
5.1. Reclutamiento de equipo.…………...…..………………………...……………...……….8
5.2. Reclutamiento de staff ……………...……………...…………………………...……….10
6. Comunicación……..…………………….……………………..……………………...………10
6.1. Formato de comunicación hacia los usuarios………………......……………...…..….11
6.2. Comunicación externa hacia clientes....……………………...………...……...……….11
6.3. Sistema de comunicación formal interna.…………...…….………..…………...……..11
7. Conclusión…………..…………………………………..…..…..……………………..………12
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1. Consigna.
Organización y RRHH. A partir de la organización seleccionada anteriormente describir su
estructura, sus recursos humanos y su organigrama. Realizar un análisis crítico.
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2. Introducción
La organización y comunicación son objetos muy valorados dentro de las empresas
actuales, ellas entregan orden, jerarquía, sostén y relaciones de poder y mando, la
comunicación sustenta estos procesos, llevando a las empresas a surgir, mejorar y a
potenciar sus áreas y con ello lograr sus metas como organización, pero esto no es algo
nuevo.
La importancia de la comunicación radica en las bases de la evolución humana, primero
por que el lenguaje es la base del pensamiento, de la abstracción de signos que
estructuran nuestras ideas y de cómo ello, mediante un sistema contextualizado nos
permite como especie humana comunicarnos de manera casi especifica con otros
similares; con la creación de un estadio más avanzado y abstracto de esta como la
escritura, un proceso de comunicación más formal, nos permitió traspasar conocimiento de
manera exacta para traspasar la experiencia de uno a muchos, lo que es hoy el mas
grande capital de una especie que evoluciona como un todo.
La organización es otra de las bases de los más grandes hitos de la humanidad, una vez
unificado el lenguaje y la comunicación por grupos fue la organización y estructuración de
nuestra especie se consolido como otra base del éxito colectivo, entregando roles dentro
de estas y llevando a generar por algunas civilizaciones imperios, aún cuando la
jerarquización es parte de un conflicto, la anarquía es un estado de poca resolución que
solo lleva al caos y no permite llegar a lo que si es la clave de nuestra especie: lo colectivo.
Esto, a manera de contextualización, indica que ambas áreas pueden parecer quizá rígidas
o duras para algunos, llenando de normas o jerarquías una empresa, valorando poco la
idea de líder y tomando mas en cuenta a un superior formal, pero son acciones que en
conjunto pueden entregar el mayor de los éxitos a una organización y que como se señala
anteriormente son la base del potencial de lo colectivo, lo grupal o lo tribal, lo que nos lleva
como seres humanos a potenciarnos y a generar evolución como especie.
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3. Descripción de la Empresa
Meta Producciones es una empresa de servicios de producción deportiva con más de 20
años en el mercado chileno, con cerca de 2000 eventos realizados a lo largo de todo el
país, buscando siempre la excelencia y el confort tanto para clientes como para marcas
asociadas para con ello entregar la mejor experiencia y con ello ayudar a conseguir la
mejor performance deportiva.
La constante búsqueda de nuevos soportes, tecnologías y experiencias en el mercado
deportivo llevan a esta empresa a una constante renovación y búsqueda dentro del mundo
del running de calle, en el que se a especializado, siempre poniendo atención en la
seguridad de los miles de participantes que semana a semana llenan las calles buscan
ampliar su lista de kilómetros recorridos, también es así como a llevado sus eventos a
diferentes paisajes, entornos y desafíos, como corridas relay de 300 kilómetros o
intervenciones de espacios urbanos como cerros, túneles, ríos o mall, climas con nieve,
playas o nocturnas dentro de la ciudad, es así como se busca potenciar la experiencia de
los corredores y participantes, entregar un buen espacio de difusión para las marcas
complementarias y una retorno y difusión de los objetivos de los clientes.
Esta empresa con sede en Santiago de Chile esta dirigida por 3 socios con cargos
administrativos dentro de la empresa, ellos son participantes de un directorio al que
acompañan asesores externos, los que supervisan a las diferentes gerencias y áreas de la
planta de trabajo, además participan de las relaciones publicas y de reuniones creativas en
base a su destacada experiencia como deportistas, colaborando también con el área
comercial en la venta de nuevos y en reunión con importantes clientes.
La empresa cuenta con un equipo de diversos profesionales dentro de las áreas, de
espíritu joven, con capacidad de reacción y orientados a la excelencia, capaz de hacer
suyo cada uno de los proyectos, con gusto por el deporte. Se busca en ellos la entrega de
rápidas y buenas soluciones en la contingencia de un evento, acorde a las expectativas de
los usuarios y clientes, que trasmitan la alegría y el espíritu del deporte a los corredores y
que disfruten la energía que allí se vive.
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4 .Estructura de la empresa
4.1 Organigrama
* Vista de organigrama ampliado como anexo.
4.2 La organización
Meta producciones utiliza organiza de carácter formal vertical, donde las diferentes áreas
reportan a sus gerencias en relación de dependencia, además existen procesos de revisión
por proyecto de producción, donde se realizan cartas de trabajo con fechas, plazo,
presupuesto a seguir, plan de acción y revisiones periódicas por parte del productor
general, quien junto a su asistente de producción delega procesos a las distintas áreas y
se encarga de generar en base al plan, acciones concatenadas de trabajo para la
resolución de diferentes procesos de manera continua.
4.3 Proceso de trabajo e interacción de áreas.
Cabe señalar que existe también una diferente organización por áreas en procesos de
evento, si bien se mantiene la jerarquía de la empresa el liderazgo del proyecto recae en el
área de producción (Productor a cargo) y las demás áreas colaboran mancomunadamente
con el resultados final, tanto en el pre proyecto, pre producción, producción evento y post
evento, siempre supervisado técnicamente por producción general y administrativamente
por gerencia.
* Vista de proceso de interacción de áreas como anexo.
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4.4 Áreas
El Directorio es quien encabeza la empresa, esta compuesta por sus socios y asesores
además de la gerencia, es ahí donde se generan los planes de trabajo y el rumbo de la
empresa en lo económico, además de las decisiones de inversión a corto y largo plazo.
La Gerencia depende directamente de el directorio, son quienes ejecutan las decisiones de
directorio y comandan las áreas de la empresa, trabajan directamente con el personal y
supervisando los procesos de producción, la creación y la ejecución de los proyectos en su
totalidad.
El Área comercial es quien, principalmente gestiona la venta de los proyectos, auspicios y
la presencia de ellos en los eventos, su gestión también es la que lidera la interacción con
clientes y las propuestas creativas para nuevos eventos o activaciones.
Área finanzas es quien ordena, coordina y ejecuta los pagos y la función financiera de la
empresa, además de quien administra los recursos.
Producción es el área principal de la empresa, son quienes coordinan y requieren a todas
las demás áreas, dirigen los proyectos e interactúan con clientes en procesos de pre y post
producción, cierre de presupuestos e implementaciones dentro del evento, son los
gestores de cada una de las instancias de la ejecución. También coordinan a sub áreas
como, producción en espacios interiores y entregas de kit, y la gestión de personal externo.
Diseño y comunicación principalmente abarcan la implementación física visual de los
eventos, la coordinación y logística de producción de las piezas graficas digitales e
impresas, la implementación de la comunicación digital de sus objetos, la implementación
del diseño web y el apoyo a la difusión de los eventos, tanto para la marca principal, las
empresas que tienen presencia en los eventos y la comunicación de Meta producciones.
Tiempos y resultados es el área encargada de montar y cronometrar los eventos, además
generar soporte a las publicaciones de estos ya sean en el mismo evento o en medio de
difusión como las redes sociales de las marcas o las web propias de cada carrera o
competencia.
Área operaciones es la encargada de coordinar y resguardar los implementos de la
empresa, de uso interno y para los eventos, además ejecuta la logística de traslados ,
movimientos y armados de las estructuras principales de los eventos, trabaja de la mano
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de producción coordinando de manera directa con ellos los movimientos e implementación
de la obra gruesa del evento.
Circuitos es quien propone, testea, analiza, diseña, ejecuta e implementa la seguridad, la
logística y armado de los circuitos de running en la ciudad, encargando los cortes de calles,
los desvíos de transito y sus señalizaciones con un equipo de trabajadores freelance
quienes apoyan de manera constante tanto en los eventos como en la preproducción e
ideo factura de las propuesta de recorridos.
5 .Recursos Humanos
En el caso de Meta Producciones el área de recursos humanos es dependiente directa del
área de administración, aún cuando en función de los eventos depende directamente del
área de producción y de quien este a cargo de este, existen dos forma de recursos
humanos dentro de la empresa, uno orientado a la selección de personal interno para
desempeñar los cargos requeridos por la estructura de la empresa y otra al personal
externo que se desempeña para los procesos específicos de eventos en labores puntuales.
Meta Producciones denomina a su capital humano como “equipo” en directa alusión al
deporte para compenetrar desde el inicio del proceso laboral con los valores e intereses de
la empresa, además esta área esta encargada del bienestar de los empleados, realizando
celebraciones de cumpleaños, presentes por cumplimento de periodos laborales largos (5
años), fiestas de la empresa, etc., además de revisión de problemas de salud o familiares y
supervisa la coordinación de vacaciones por equipo y el cumplimiento de días
administrativos y permisos.
5.1 Reclutamiento de equipo.
Para el reclutamiento de personal de la empresa y sumar esta dentro del equipo es que se
realiza, por cada uno de los encargados de áreas, en conjunto con la gerencia general y el
organigrama un perfil de cargo, en el que se conjugan los requerimientos de las funciones
a realizar por el cargo, sus tareas y metas por periodo de evaluación, perfil académico,
perfil de capacitación y su aptitudes requeridas, además de un estimado de sueldo a
ofrecer.
Para el reclutamiento de personal se utiliza un servicio externo para difundir la vacante del
cargo, tanto en redes sociales como en plataformas especificas las que en colaboración
con las redes de la propia empresa es que difunden las necesidades del cargo a grande
rasgos, se publica un correo donde se reciben los CV o antecedentes de cada postulante y
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se realiza una selección interna entre el encargado de Recursos humanos y el jefe del área
donde se desempeñara el cargo, este proceso se busca que coincidan en la mayor
cantidad de instancias con el perfil de cargo, con lo que se seleccionan 15 candidatos
idealmente para llamar a los 10 mejores y ser entrevistados personalmente por el jefe de
área (búsqueda de conocimiento técnicos) y el encargado de RRHH (búsqueda de
concordancia con el equipo) quienes en una reunión formal comentan la oferta expuesta,
realizan preguntas de interés y consultan sobre las inquietudes hacia el cargo del
entrevistado y sus pretensiones de renta, explican también las implicancias reales del
cargo y la naturaleza de la empresa, una vez finalizado este proceso con los diez
candidatos se procede a seleccionar a los 3 más adecuados los que pasan a una segunda
entrevista con gerencia general y jefe de área donde se plantea la oferta formal y en
conjunto determina quien de los candidatos es el más indicado para el cargo.
Una vez realizada la selección el encargado de RRHH es quien se comunica con el
seleccionado y coordina el comienzo de sus funciones.
Una vez realizada la incorporación se da comienzo al proceso de prueba, el que es
informado dentro de las entrevistas, en este que tiene como duración 3 meses, se capacita
de forma directa al nuevo integrante por parte del jefe de área haciendo un plan de tareas
progresivas para ir integrando a cabalidad en sus labores al profesional, en la mitad del
periodo se reúne con el encargado de RRHH y entrega una evaluación (informe pequeño y
puntual de desempeño) las que se revisan con el empleado en búsqueda de mejorar la
falencias y potenciar las aptitudes en le resto del periodo de evaluación, principalmente con
la idea de no buscar otra persona ya que este proceso tiene un coto importante para la
empresa. Una vez finalizado este y en base a los comentarios del equipo e impresión de
desempeño por parte del jefe de área en base al cumplimento de tareas asignadas, actitud
de trabajo y conocimiento es que se hace un informe acabado para confirma el contrato y
pasar a indefinido o bien buscar otro profesional.
Dentro de la evaluación de periodo de prueba se determina el proceso de capacitación del
nuevo empleado, lo que se expresa en el informe, donde Recursos humanos junto a
gerencia se determinan las posibles instancias de capacitación y las entidades donde será
realizada, se propone e informa al empleado del plan y se acuerda en base a su raga de
trabajo y objetivos por área la realización de esta capacitación, también en función al
presupuesto destinado para este ítem por cada área.
Dentro del periodo anula se realiza un evaluación de desempeño de todo el personal, con
un test heurístico y evaluación porcentual del cumplimiento de metas, desempeño y actitud
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de trabajo, el que se pondera con una evaluación del empleado por sus pares directos
(según organigrama) el que se pondera (60% gerencia + 40% compañeros) para entregar
la evaluación de desempeño final y en funciona ella un bono anual en dinero.
5.2 Reclutamiento de staff
El reclutamiento de personal externo para eventos se realiza de manera interna y es una
de las funciones principales de RRHH, quienes utilizando una base de datos orgánica, es
decir llenada en base a quienes trabajaron alguna vez con la empresa o quienes enviaron
sus datos para poder participar de manera voluntaria, buscan el numero de staff requerido
en base al organigrama dentro del evento, estos jóvenes se les requiere ser mayores de
edad, idealmente cursando estudios secundarios y tener inicio de actividades en el servicio
de impuestos internos de Chile para poder entregar un boleta electrónica y hacer legal y
documentable el proceso de pago. Una vez aceptada la labor y el monto a pagar y
confirmada la presencia en el evento se le envía un correo electrónico indicando los
horarios, sugerencia de vestimenta y como acceder al pago.
Una ve finalizada la prestación en el evento nuevamente se envía un correo electrónico
con los datos para emitir la boleta la que es recepcionada por el área de contabilidad y se
procede a realizar el pago.
6. Comunicación
La comunicación es sumamente importante dentro del proceso de trabajo de una empresa,
es en ella que se sustenta el avance de los proyectos y la interacción de áreas, es por ello
que todos los integrantes del equipo deben tener una buena disposición para intercambiar
ideas, proceso y conocimientos, dialogar y recibir criticas y sugerencias en un lenguaje
adecuado pero claro y enriquecedor.
Meta producciones tiene una política de puertas abiertas, donde los empleados pueden
dialogar de manera respetuosa pero directa y sin mediar una solicitud de reunión
necesariamente, es así con cualquiera de sus superiores y compañeros, se valora el
intercambio de ideas y la comunicación efectiva, aún cuando cualquier acuerdo o solicitud
realizada debe ser mediante comunicación formal (correo electrónico).
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6.1 Formato de comunicación hacia los usuarios.
El formato de comunicación de Meta producciones para con los usuarios de sus eventos es
simple, claro semi formal, dinámico, colaborador y ameno, el mensaje es siempre intentar
entregar en la medida de lo posible soluciones claras en plazos razonables y de no ser
posible, entregar las razones y la mayor de las ayudas para conseguir una solución
conjunta, se utiliza esto en redes sociales o solicitudes directas por correo, para solucionar
problemas.
6.2 Comunicación externa hacia clientes.
Para comunicarse de manera exitosa con externos es que la empresa adopto la política de
validación de los correos electrónicos como medio de corroborar cualquier solicitud o
sugerencia por parte del cliente, ya sea formal o informal, esto a modo de resguardo y
control de la solicitudes y para no generar malos entendidos, en el caso de reuniones se
genera una minuta escrita de trabajo por parte del funcionario citado directamente, con los
puntos, acuerdos alcanzados y fechas , la que es validada por el cliente en un correo
electrónico y considerado acuerdo cerrado, cualquier cambio sugerencia se solicita con
este medio.
6.3 Sistema de comunicación formal interna.
Dentro de la comunicación descendente se utiliza por parte de los jefes de áreas un correo
periódico con tareas a cumplir y las fechas de entrega, los resultados de estas se informan
a gerencia al finalizar el proceso de evento, haciendo una autoevaluación de gestión y
desarrollo.
Se utiliza como comunicación interna forma ascendente y diagonal las reuniones
periódicas de coordinación de gerencia con las áreas, donde se presentan breves informes
y se discuten puntos y platean objetivos a coro plazo a cumplir, más que por trabajo en
eventos son tareas del área como búsqueda de nuevas tecnologías de uso, mejoramiento
de proceso, propuestas de desarrollo, inquietudes personales etc.
Se utiliza también las reuniones entre pares para retroalimentar los procesos de los
eventos y con ello mejor, coordinar y obtener información del estado de avance y mejoras
mediante la comunicación y exposición de las tareas realizadas y a realizar, todo ellos
coordinado por el área de producción, se considera este proceso como comunicación
horizontal y diagonal.
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La empresa utiliza como herramientas de comunicación formal los siguientes documentos:
• Correo
• Ordenes de compra (Ocs)
• Informes post evento
• Reuniones con gerencia
7. Conclusión Dentro de la estructura de Meta producciones se sugiere un doble sistema, aplicado a lo
funcional de los eventos donde la empresa se alinea aun líder de proyecto quién conjuga la
organización y coordinación de las acciones del equipo, entregando a su vez, mediante la
delegación de tareas al equipo, responsabilidades conjuntas para la realización de tareas,
lo que genera un sistema mucho más simple de trabajo, donde cada área se orienta a tu
tarea pertinente y se desarrolla todo en un mejor foco con una nueva organización, lo que
se considera valorable por su flexibilidad y de buen uso en base a los resultados obtenidos
en sus eventos
Se considera de alto valor el proceso de retroalimentación dentro de la capacitación de 3
meses ya que ayuda tanto al empleado como a la empresa a mejor el desempeño, entrega
confianza para generar comunicación ascendente y descendente e intercambiar
impresiones y evita despidos en cortos plazos, algo que genera un proceso nuevo de
selección y esto a su vez perdida de tiempo y dinero por parte de la empresa.
La inexistencia de un sistema de comunicación corporativa, que señale el como, el cuando
y el porqué generar ciertos tipos de respuestas, manejar crisis, que norme y sugiera la
comunicación interna y externa, es vital para seguir proyectando la empresa. Si bien la
comunicación interna vertical y horizontal tiene una metodología recurrente es necesario
generar procesos sistemáticos orientados al realce y la internalización de los empleados de
la comunicación corporativa, que se trasforme en un elemento clave para mejorar aún más
la comunicación, proyectar la identidad, motivar al personal, propiciar un clima
organizacional adecuado y con ello generar un sistema de acciones y elementos,
orientadas a la comunicación (web, papelería vestuario, solución de problemas, atención a
publico, etc.) con el que la organización pueda tener la imagen que desea exponer, de
manera interna y externa y esta se aplique en todos su elementos de manera conjunta,
que este de acuerdo con sus valores y que posicione a la empresa entregando la
valoración publica que se busca.
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Se consideran buenos los proceso de esta empresa, sobre todo en la flexibilidad de sus
procesos, pero se visualiza que para crecer se deben profesionalizar los métodos y
comenzar a sistematizar los proceso para no tener que, en base a sugerencias o
interpretaciones, llegar a soluciones adecuadas a los clientes y usuarios y entregar
respuestas acordes a políticas claras y a las ideas y valores de la organización.