Fredy Anibal López González
Luis Fernando Ortiz Illescas
Verónica Marisol Alvarado González
Amanda Yineth Alvarado Ichén
Eduardo Enrique Cruz Herrera
PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN
COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA
COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA
Asesor General: Ing. Víctor Manuel García Flandez
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Informe final de graduación
PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN
COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA
COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Fredy Anibal López González
Luis Fernando Ortiz Illescas
Verónica Marisol Alvarado González
Amanda Yineth Alvarado Ichén
Eduardo Enrique Cruz Herrera
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en
el grado académico de Licenciado.
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Informe final de graduación
PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN
COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA
COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA
Rector de la Universidad:
Doctor Fidel Reyes Lee
Secretaria de la Universidad:
Licenciada Lesbia Tevalán Castellanos
Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales:
Licenciado Enmer Saúl Luch Estrada
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Este documento fue presentado por los autores, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
Presentación
Este estudio contiene la “Propuesta de Manuales Administrativos para el personal en
la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa,
Escuintla”, es producto de la investigación realizada por estudiantes, durante los
meses de enero a junio del año dos mil dieciséis, como requisito para optar al título
universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado,
conforme a los estatutos de la Universidad Rural de Guatemala, y la Facultad de
Ciencias Económicas y Sociales.
En la investigación se determinó que existe carencia de organización para la
ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo, en la
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., lo que provoca las deficiencias del
personal administrativo y operativo a falta de manuales administrativos.
Como medio de solución de la problemática se hizo una propuesta de Manuales
Administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
Prólogo
La falta de una buena organización, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
ha provocado la carencia de organización para la ejecución de tareas y
responsabilidades del personal administrativo y operativo, por tal razón la
investigación: “Propuesta de Manuales Administrativos”, surge para la solución del
problema.
La razón académica de esta investigación es la siguiente: Es un requisito previo a
obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado
académico de Licenciado, de acuerdo a los estatutos de la Universidad Rural de
Guatemala.
Existen otras razones para llevar a cabo la investigación, que son las prácticas, estas
son:
Sirve como fuente de consulta para estudiantes y profesionales que requieran
información acerca del tema de estudio.
Es aplicable a procesos de organización en otra compañía con condiciones
similares.
La propuesta integral está formada por cinco resultados, que unidos resolverán la
problemática de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
Índice general
No. Contenido Página
Presentación
Prólogo
I. INTRODUCCIÓN…………………………………………………........... 01
I.1 Planteamiento del problema…………………………………………......... 03
I.2 Hipótesis…………………………………………………………………. 03
I.3 Objetivos…………………………………………………………………. 04
I.3.1 General……………………………………………………………………. 04
I.3.2 Específicos………………………………………………………………... 04
I.4 Justificación………………………………………………………………. 04
I.5 Metodología………………………………………………………………. 05
I.5.1 Métodos…………………………………………………………………... 05
I.5.2 Técnicas…………………………………………………………………... 07
II. MARCO TEÓRICO……………………………………………………… 09
II.1 Aspectos conceptuales……………………………………………………. 09
II.2. Marco referencial…………………………………………………………. 27
II.2.1 Macro localización………………………………………………………... 27
II.2.2 Micro localización………………………………………………………... 31
III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS…………………... 33
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………. 44
IV.1 Conclusiones……………………………………………………………… 44
IV.2 Recomendaciones………………………………………………………… 45
Bibliografía………………………………………………………………. 46
Anexos……………………………………………………………………. 47
Índice de cuadros
No. Contenido Página
01 Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores
dentro de la compañía……………………………………………………. 34
02 Conocimiento sobre si la compañía le indicó al personal los procedimientos
en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto……………... 35
03 Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de
trabajo……………………………………………………………………. 36
04 Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones
para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37
05 Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden
jerárquico………………………………………………………………... 38
06 Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual
administrativo……………………………………………………………. 39
07 Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40
08 Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las
normas y procedimientos por escrito……………………………………. 41
09 Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales
administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42
10 Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales
administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43
Índice de gráficas
No. Contenido Página
01 Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores
dentro de la compañía……………………………………………………. 34
02 Conocimiento sobre si la compañía le indicó al personal los procedimientos
en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto……………... 35
03 Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de
trabajo……………………………………………………………………. 36
04 Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones
para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37
05 Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden
jerárquico………………………………………………………………... 38
06 Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual
administrativo……………………………………………………………. 39
07 Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40
08 Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las
normas y procedimientos por escrito………………………………………41
09 Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales
administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42
10 Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales
administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43
Índice de anexos
No. Contenido Página
01 Árbol de problemas………………………………………………………. 48
02 Árbol de objetivos………………………………………………………… 49
03 Cálculo de muestra………………………………………………………... 50
04 Coeficiente de correlación………………………………………………... 51
05 Coeficiente de proyección…………………………………………………53
06 Boleta variable dependiente………………………………………………. 55
07 Boleta variable independiente……………………………………………. 56
08 Propuesta para solucionar la problemática………………………………. 57
09 Presupuesto general de la propuesta……………………………………... 219
10 Matriz del marco lógico………………………………………………...... 221
Índice de figuras
No. Contenido Página
01 Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa……………………………… 29
1
I. INTRODUCCIÓN
La presente investigación se desarrolló como requisito establecido por la
Universidad Rural de Guatemala y la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales,
previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado
académico de Licenciado.
El documento podrá ser utilizado por estudiantes y profesionales como fuente de
consulta respecto a la materia de estudio, en él se ponen en práctica los
conocimientos adquiridos en las aulas universitarias.
La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. también llamada anteriormente
Aguna Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del
departamento de Escuintla, en el km. 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su
extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida
en: 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para
ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192 manzanas) 2 caballerías de
bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768
manzanas).
El cuerpo del informe consta de cuatro capítulos identificados con números
romanos. El capítulo uno (I) contiene la introducción, planteamiento del problema,
hipótesis, objetivos (general y específicos), metodología (métodos y técnicas).
2
El capítulo dos (II) está conformado por el marco teórico, por los aspectos
conceptuales, marco referencial; esto mediante la macro localización y micro
localización.
El capítulo tres (III) incluye la presentación de análisis y resultados, el cual muestra
la descripción gráfica de los resultados obtenidos de las encuestas.
El capítulo cuatro (IV) está conformado por las conclusiones y recomendaciones.
Estos capítulos seguidos de un apéndice bibliográfico diseñado de acuerdo a lo
establecido en normas APA.
Además de los capítulos descritos, el documento contiene un conjunto de anexos de
acuerdo a la estructura metodológica.
Estos anexos son: 1) árbol de problemas, 2) árbol de objetivos, 3) cálculo de la
muestra, 4) cálculo de correlación, 5) cálculo de proyección, 6) boleta de muestreo
para variable dependiente, 7) boleta de muestreo para variable independiente, 8)
propuesta para solucionar la problemática, 9) presupuesto general de la propuesta y
10) matriz del marco lógico.
El anexo “8” está compuesto por los distintos resultados o componentes de la
propuesta con la que se pretende dar solución a la problemática planteada, cada uno
de estos resultados contiene a su vez tres anexos y estos son: 1) ajuste de costo y
tiempo del resultado, 2) plan de trabajo del resultado y 3) presupuesto del resultado.
3
1.1. Planteamiento del problema
El presente informe de manuales administrativos, es debido a la necesidad de
documentar los lineamientos requeridos en cada uno de los manuales, según su
diseño, además de definir la desorganización dentro de la estructura general de la
Compañía.
Por el crecimiento de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se requiere que
los colaboradores tengan conocimientos de manera formal sobre las funciones,
responsabilidades y actividades que deben desempeñar para seguir contribuyendo
con la labor y mejora de la Compañía.
En virtud de la problemática anterior resulta indispensable la creación de manuales
administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
1.2. Hipótesis
Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y
operativo en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de
manuales administrativos.
4
1.3. Objetivos
Los objetivos de la investigación graficados son los siguientes:
1.3.1. Objetivo general
Evitar las deficiencias del personal administrativo y operativo, en Compañía
Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.
1.3.2. Objetivos específicos
a) Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y
operativo, en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años.
b) Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el
personal administrativo.
1.4. Justificación
Hoy en día no tener definidas las responsabilidades y las actividades a desarrollar de
cada perfil de puesto por escrito, puede ocasionar un descontrol de manera frecuente
dentro de la Compañía, esto porque los trabajadores no saben lo que tienen que
hacer. Es así que se considera fundamental la elaboración de Manuales
Administrativos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
5
1.5. Metodología
Los métodos y técnicas empleadas para la elaboración del presente trabajo de
graduación, se expone a continuación: entre estos métodos y técnicas tenemos.
1.5.1. Métodos
Los métodos utilizados variaron en relación a la formulación de la hipótesis y la
comprobación de la misma; así:
Para la formulación de la hipótesis, el método utilizado fue el deductivo, el que fue
auxiliado por el método del marco lógico para formular la hipótesis y los objetivos
de la investigación, diagramados en el árbol de problemas y objetivos, que forman
parte del anexo de este documento.
Para la comprobación de la hipótesis, el método utilizado fue el inductivo, que contó
con el auxilio de los métodos: estadístico, analítico y sintético.
1.5.1.1. Métodos utilizados en la formulación de la hipótesis
Método deductivo.
Para la formulación de la hipótesis el método principal fue el deductivo, el cual
permitió conocer aspectos generales del área administrativa; a través de distintas
técnicas las cuales serán descritas, posteriormente se procedió a la formulación de la
hipótesis.
6
Método del marco lógico
Este permitió encontrar la variable dependiente e independiente de la hipótesis,
además de definir el área de trabajo y el tiempo que se determinó para desarrollar la
investigación, y la diagramación de la hipótesis que se encuentra en el anexo “1” o
árbol de problemas. El método del marco lógico, permitió entre otros aspectos,
encontrar el objetivo general y específico de la investigación.
1.5.1.2. Métodos utilizados en la comprobación de la hipótesis
Método inductivo
Para la comprobación de la hipótesis, el método principal utilizado fue el inductivo,
con el que se pudo obtener resultados específicos o particulares de la problemática
identificada; lo cual sirvió para diseñar conclusiones y premisas generales, a partir
de tales resultados específicos o particulares.
Método estadístico y de análisis
Después de recabar la información contenida en las boletas, se procedió a tabularlas;
para cuyo efecto se utilizó el método estadístico y el método de análisis. Estos
métodos consisten en la interpretación de los datos tabulados, en valores absolutos y
relativos, obtenidos después de la aplicación de las boletas de investigación, que
obtuvieron como objeto la comprobación de la hipótesis previamente formulada.
7
Método de síntesis
Interpretada la información, se utilizó el método de síntesis, a efecto de obtener las
conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación; el que sirvió
además para hacer posible la totalidad de la investigación, con los resultados
obtenidos producto de la investigación de campo efectuada.
1.5.2. Técnicas
Las técnicas empleadas, variaron de acuerdo a la etapa de la formulación de la
hipótesis y a la comprobación de la misma; así:
1.5.2.1. Técnicas empleadas para la formulación de la hipótesis
Observación directa
Esta técnica se utilizó directamente en el área administrativa, a cuyo efecto, se
observó la forma en que se efectuaba el proceso administrativo.
Investigación documental
Esta técnica se utilizó a efectos de determinar si se poseían documentos similares o
relacionados con la problemática a investigar, a fin de obtener un historial que
permitiera justificar el estudio mediante una proyección y correlación acerca de la
problemática.
8
Entrevista
Formada una idea general de la problemática, se procedió a entrevistar al personal
del área administrativa, a efectos de obtener información más precisa sobre la
problemática detectada.
1.5.2.2. Técnicas empleadas para la comprobación de la hipótesis
Para la comprobación de la hipótesis se aplicaron las siguientes técnicas:
Encuesta
Previo a desarrollar la entrevista, se procedió al diseño de boletas de investigación,
con el propósito de comprobar las variables dependiente e independiente de la
hipótesis previamente formulada.
Las boletas, previo a ser aplicadas a la población objetivo, sufrieron un proceso de
prueba, con la finalidad, de hacer más efectivas las preguntas y propiciar que las
respuestas, proporcionaran la información requerida, después de ser aplicada.
Determinación de la población a investigar
Se determinó realizar un censo y conocer los resultados conforme al total de 90
colaboradores que pertenecen a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
9
II. MARCO TEÓRICO
El presente documento de investigación se basa en los conceptos, definiciones,
principios y teorías relacionadas con manuales administrativos. Con la finalidad de
desarrollar el presente capitulo fue objeto de consulta la bibliografía de autores
nacionales y extranjeros, medios de comunicación visual y escritos. Todo ello
permite sustentar las definiciones conceptuales.
2.1 Aspectos conceptuales
2.1.1. Administración
Chiavenato (2001) afirma que, la administración es el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.
Robinns (2010), considera a esta como la coordinación de las actividades de trabajo
de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través
de ella.
Koontz (2004), define a esta disciplina como el proceso de diseñar y mantener un
entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos, cumplan eficientemente
objetivos específicos.
Es el proceso de planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar la ejecución de las
actividades para alcanzar metas en común de una organización.
10
2.1.2. Proceso administrativo
Según Chiavenato (2001), las funciones administrativas en un enfoque sistemático
conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los
elementos planificación, organización, dirección y control.
Fayol (2002), define el proceso administrativo como prever, organizar, comandar,
coordinar y controlar.
Ferman (1996), dice que el proceso administrativo va dirigido a planificar,
organizar, dirigir y controlar, las actividades de los miembros de la organización y el
empleo de todos los demás recursos organizacionales.
El proceso administrativo es definido principalmente por la ejecución de las
funciones administrativas, las cuales son: planeación, organización, integración,
dirección y control. Que son de mayor importancia dentro de una organización para
la toma de decisiones.
2.1.2.1. Planificación
a) Definición. “Es el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, sobre
los recursos usados para lograr estos objetivos y sobre las políticas que gobiernan la
adquisición, uso y disposición de estos recursos”.
Es un paso en el proceso administrativo donde se determina un problema.
11
b) Principios de la planeación
De la flexibilidad
De la unidad
De la precisión
c) Elementos de la planeación
Misión
Visión
Objetivos
Políticas
Estrategias
Normas
2.1.2.2. Organización
a) Definición. “Determinación de cuáles son las actividades a realizar, quién las
llevará a cabo, cómo deben agruparse éstas, quién informa a quién y dónde se
tomarán las decisiones”.
La organización es en donde se debe establecer orden jerárquico, conformado un
grupo de personas, por subsistemas para cumplir una serie de tareas o funciones
específicas y una administración que lleve a cumplir los objetivos propuestos.
12
b) Principios de la organización
De la especialización
De la unidad de mando
Del equilibrio de autoridad y responsabilidad
Del equilibrio dirección-control
Descripción de funciones, actividades y obligaciones
c) Elementos de la organización
Funciones
Jerarquía
Puestos
d) Instrumentos de la organización
Organigramas
Organigramas verticales
Organigramas funcionales
2.1.2.3. Integración
a) Definición. “Comprende la función a través de la cual el administrador elige los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas
para ejecutar los planes”.
13
Es la parte donde se obtienen los elementos o recursos tanto materiales como
humanos, que la planeación y organización determinan necesarios.
b) Principios de la integración de personal y sus etapas
De la adecuación de hombres y funciones
De la provisión de elementos administrativos
De la importancia de la introducción adecuada
c) Elementos o etapas de la integración de personas
Reclutamiento
Selección
Introducción o inducción
2.1.2.4. Dirección
a) Definición. “Elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador ejercida a
base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad.
b) Principios de la dirección
De la coordinación de intereses
De la impersonalidad de mando
Principio de la vía jerárquica
14
c) Elementos de la dirección
Motivación
Comunicación
Liderazgo
d) Medios de la dirección
Delegación
Mando
2.1.2.5. Control
a) Definición. “El proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como
se planificó y corregir cualquier desviación significativa”.
b) Principios de control
Del carácter administrativo
De los estándares
De excepción
c) Elementos del control
Estándares y controles
Evaluación de resultados
15
d) Tipos de control
Control potro alimentación
Control concurrente
Control de retroalimentación
2.1.3. Manuales administrativos
Según Franklin (2009:244): Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que
desempeñe mejor sus tareas.
2.1.3.1. Objetivos de los manuales administrativos
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
16
2.1.3.2. Clasificación
a) Por su naturaleza o área de aplicación
Micro administrativos
Macro administrativos
Meso administrativos
b) Por su contenido
Organización
Procedimientos
Gestión de la calidad
Historia de la organización
Políticas
Contenido múltiple
Puestos
Ventas
Producción
Finanzas
Personal
Operación
Sistemas
17
2.1.4. Manual de organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad.
Un manual de organización da a conocer información sobre el funcionamiento de la
entidad, su estructura, la responsabilidad en los distintos puestos de trabajo, así
como el objetivo que deberá cumplir cada uno dentro de la organización. También
incluye los niveles jerárquicos.
2.1.4.1. Objetivo del manual de organización
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas
específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo los objetivos de
un manual de organización son:
Presentar una visión de conjunto de la organización
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para establecer
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar emisiones
18
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo
Facilitar el reclutamiento y selección de personal
2.1.4.2. Contenido
El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la
cantidad de material que desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que
pudieran presentarse para cada uno de los manuales que a continuación se presentan:
a) Identificación. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre
de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en
su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
b) Índice o Contenido. Relación de los capítulos o apartados que constituyen el
cuerpo del documento.
c) Prólogo y/o Introducción. Sección en donde se explica qué es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente
del más alto nivel jerárquico.
d) Antecedentes históricos. Descripción de la génesis de la organización o del área
descrita en el manual, en la que se indica su origen.
19
f) Legislación o base legal. Este apartado, contiene una lista de títulos de los
principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización,
de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las
disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso
debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición.
g) Atribuciones. Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la
organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus
actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento,
capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
h) Estructura Orgánica. Descripción ordenada de las unidades administrativas de una
organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la
estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el
organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a
su nivel jerárquico.
i) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la
composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría.
20
j) Funciones. Especificación de las tareas esenciales a cada uno de los cargos y/o
unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para
cumplir con las atribuciones de la organización. Es conveniente que en la
presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura
orgánica
Que sigan el orden establecido en la estructura
Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo
k) Descripción de Puestos. Reseña del contenido básico de los puestos que
componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:
Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación)
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las
facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría
Funciones generales y específicas
Responsabilidades o deberes
Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la
organización, así como las que debe establecer externamente
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y
personalidad
21
2.1.5. El manual de funciones y perfil de puestos
Para MONDY Y NOE (2005), un descriptor de puestos es un documento que
establece las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. El descriptor de puesto
debe proporcionar las definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los
colaboradores e indicar que hacen, como lo hacen y las condiciones en las que las
tareas se llevan a cabo.
Por otro lado, Puchol (2007), ofrece una información general de lo que debe incluir
un descriptor de puesto disponiendo de una información que contenga, al menos, los
siguientes puntos:
Descripción clara, concreta, analítica de las tareas y funciones que constituye
cada puesto.
Requerimientos físicos y mentales, preparación, experiencias previas, que debe
reunir una persona para desempeñar el puesto de trabajo.
También Alles (2006), indica que un descriptor de puesto brinda información sobre
las obligaciones del puesto, responsabilidades, autoridad, relacionada con otros
puestos.
Chiavenato (2009), define que la descripción del cargo es una representación
simplificada del contenido y de las principales responsabilidades del puesto de
trabajo.
22
El manual de procedimientos consiste en establecer las actividades del puesto, las
obligaciones y responsabilidades. También define como se deben realizar las
actividades, cuando, como y con qué esmero deberá de realizarse para cumplir con
los objetivos trazados.
2.1.5.1. Puesto
Para Chiavenato (2007), el puesto se compone de todas las actividades
desempeñadas por una persona, las cuales pueden incluirse en un todo unificado que
ocupa una posición formal en el organigrama. Para desempeñar sus actividades, la
persona que ocupa un cargo debe tener una posición definida en el organigrama.
Puesto son todas aquellas actividades realizadas por una persona con el fin de
satisfacer las necesidades de la organización y que ocupa un espacio dentro de la
estructura organizacional.
2.1.5.2. Función
Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el
ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede
ejecutarlas un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera
transitoria o definitiva.
23
Son todas aquellas actividades y atribuciones, las cuales deberá ejecutar una persona
para cumplir con un determinado proceso y obtener un resultado óptimo de
satisfacción.
2.1.5.3. Tarea
Según Chiavenato (2007), las tareas son cargos simples y rutinarios (como los que
ejercen los que trabajan por horas o los obreros).
Tarea es la ejecución de las actividades asignadas de manera eficiente.
2.1.5.4. Atribución
Para Chiavenato (2007), atribución es una actividad individual que ejecuta la
persona que ocupa un cargo. En general se refiere a cargos más diferenciados
(ocupados por quienes trabajan por meses o por los empleados de oficina), la
atribución es una tarea más sofisticada, más intelectual y menos material.
La atribución es una tarea asignada de manera directa, las cuales deben de ejecutarse
de forma individual sin desligarse de ella o asignársela a otra persona.
2.1.5.5. Competencias
ALLES (2007) citando la definición emitida por Spencer y Spencer, quien afirma
que la competencia es una característica subyacente de un individuo que esta
casualmente relacionada a un estándar de efectividad en un trabajo o situación.
24
Es decir, la competencia es una parte profunda de la personalidad y puede predecir
el comportamiento de una amplia variedad de situaciones y desafíos laborales, que
origina o anticipa el comportamiento y el desempeño.
Según (ALLES, 2007) las competencias se clasifican en cinco tipos:
Motivación: son los intereses que una persona considera o desea
consistentemente
Características personales: comprende las características físicas y respuestas
emitidas ante situaciones o información
Conocimiento: hace referencia a la información que una persona posee sobre
algunas áreas en específico
Habilidad: es la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental
Las competencias laborales son las habilidades que desarrolla una persona en la
ejecución de las tareas, haciéndola diferente a las demás personas, las cuales están
integradas al conocimiento que adquiere y la motivación con la que realiza su labor
2.1.6. Manual de normas y procedimientos
El manual de procedimientos es un documento interno, en el que se puntualiza la
descripción de todas las actividades que deben realizar las personas para la ejecución
de una o varias funciones, dentro de una unidad administrativa.
25
Un manual de normas y procedimientos es un documento interno en el cual se da a
conocer de manera precisa los lineamientos a seguir para la ejecución de las
actividades y funciones dentro de un departamento o sección.
2.1.6.1. Contenido de un manual de procedimientos
El contenido de estos manuales es el siguiente:
a. Identificación
Logotipo de la organización
Nombre oficial de la organización
Lugar y fecha de elaboración
Número de revisión
Unidades responsables de su elaboración revisión y autorización
Clave de la forma
b. Índice
Índice temático
c. Introducción
Se explicará de forma breve y resumida el contenido del documento.
26
d. Base legal
Se trata del marco jurídico-administrativo bajo el cual se deben desarrollar los
procedimientos.
e. Objetivos del manual
Los objetivos de un manual de procedimientos son varios como ya se ha
mencionado anteriormente.
f. Áreas de aplicación y/o alcance
Se mencionarán las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los
procedimientos.
g. Políticas o normas de operación
Situaciones conductas o actividades que se pueden presentar en la ejecución y por
esto se recurre a cursos de acción bajo los cuales se tiene que ajustar el manual.
h. Procedimientos:
El procedimiento se describirá mencionando las actividades en orden cronológico, la
unidad encargada y el puesto responsable de su ejecución.
27
2.1 Aspectos referenciales
2.1.1. Macro localización
Historia
En el remoto pasado el territorio Cotzumalguapa fue ocupado por una potente
civilización. De ello hay suficientes vestigios arqueológicos en los alrededores de la
población. Esta región fue ocupada por tribus pipiles que vinieron del norte a
mediados del siglo VII de la era cristiana eligieron la región y con ello se asentaron
en el sitio, edificando calzadas y palacios, así como templos para sus dioses,
viviendo aquí por espacio de 200 años, tiempo en que todo el comercio se hizo con
el imperio Azteca.
Su gobierno era monárquico y hereditario, cuando hacía falta las mujeres tomaban
parte en el gobierno, pero siempre respetando el orden jerárquico.
Su religión fue sanguinaria e idolatra, no correspondiendo con el grado de cultura
que habían alcanzado, tuvieron un intenso comercio, una gran industria y una
desarrollada agricultura. En arquitectura estuvieron muy avanzados como lo
demuestran las ruinas de sus edificaciones donde quedaron huellas de su opulencia.
28
Ubicación
El municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa se encuentra ubicado al sur del
departamento de Escuintla, con una altitud desde los 115.82 msnm hasta los 844.28,
tiene una extensión territorial de 432 kilómetros cuadrados y se encuentra a una
distancia de 32 kilómetros de la cabecera departamental y a 90 km de la ciudad
capital.
En coordenadas
Latitud: Norte 14º 19´54”
Longitud: Oeste 91º01´30”
Colindancias
Sus límites y colindancias son:
Al sur con los municipios de: La Gomera y Nueva Concepción, Al este con el
municipio de Siquinalá, Al oeste con los municipios de la Nueva Concepción del
departamento de Escuintla y Patulul del departamento de Suchitepéquez
Vías de comunicación
Las principales vías de acceso que conectan al municipio con el resto del
departamento y del país son principalmente la CA1 y CA2.
29
Población
Según datos obtenidos del Instituto Nacional de Estadística (INE), para el año 2009,
tiene una población de 117,869 habitantes. Se encuentra distribuido por género de la
siguiente forma: 49% mujeres y 51% hombres, la población del municipio, se
encuentra distribuida en: área rural con un 42.48% y urbano 57.52%.
Etnias
La población del municipio, se encuentra distribuida étnicamente de la siguiente
manera: un 90% no indígena y el 10% indígena, aunque su tendencia es decreciente
por un proceso de acoplamiento a la cultura local y pérdida de la práctica y
costumbre de la cultura maya por parte de grupos minoritarios
Geografía
Figura No. 1: Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa
Fuente: http://www.guiarte.com/mapas-destinos/satelite_poblacion_santa-lucia-cotzumalguapa.html
30
Hidrografía
El municipio es atravesado por los siguientes ríos: Sub-Cuenca, Río Coyolate, Río
San Cristóbal, Río Acomé y Río Agüero, Micro-Cuenca de Río San Cristóbal, Río
Aguna, Río Xata, Río Pantaleón, Río Cabeza de Toro, Río Pacaya y Río
Pantaleoncito.
Economía
En esta dimensión se destaca las actividades y factores que determinan la
producción, la vinculación de mercados y la organización empresarial que existe en
el municipio, la economía y producción de Santa Lucía Cotzumalguapa, está basada
principalmente en actividades agroindustriales, pecuarias y de servicios.
Educación
En el municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa, existe la cobertura de educación de
los cuatro niveles: pre-primaria, primaria, básico y diversificado. La infraestructura
educativa en el nivel primario y pre-primario, tiene deficiencia, no reúne las
condiciones de higiene física y mental que se necesita para formar niños.
31
2.2.2 Micro localización
Ubicación
Está ubicada en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2.
En coordenadas
Latitud: Norte 14º36´46”
Longitud: Oeste 91º09´63”
Historia
Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A. también llamada anteriormente Aguna
Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del
departamento de Escuintla, y su extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600
manzanas) y que está dividida en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3
caballerías de pasto para ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192
manzanas) 2 caballerías de bosque no cultivado (128 manzanas). 12 caballerías de
cítricos naranja (768 manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su
representante legal es el Ingeniero Héctor Ricardo Leal Pivaral.
En el año 1,970 la finca inicio con cultivos de café, naranja (valencia), cacao,
cardamomo, caña y ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda totalmente solo con
el cultivo de naranja, limón y caña.
32
En el año 2,013 se siembra hule y se tala todo el limón. Actualmente la finca cuenta
con los cultivos de naranja y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al
norte con finca Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con finca e
ingenio Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro.
Labor productiva
Producción agrícola (Naranja Valencia, Caña y Hule).
Misión
Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y
estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr
competir en el mercado nacional.
Visión
Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional,
por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable.
Políticas
Políticas de calidad en la producción de productos naturales. Políticas de seguridad:
ingreso a las instalaciones y sus campos de producción solo personal autorizado.
Políticas de educación: servicio de nivel primaria únicamente a hijos de
colaboradores de la compañía.
33
III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Para la comprobación de la hipótesis: “Propuesta de manuales administrativos para
el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del Municipio de Santa
Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos 5 años es debido a la falta de
manuales administrativos”, se ejecutó un estudio de campo, para comprobar las
variables dependiente e independiente. Se utilizaron dos encuestas, una para cada
variable.
Al comprobar las variables, se alcanza el primer objetivo de la investigación, que es
la comprobación de la hipótesis.
Los resultados obtenidos en el trabajo de campo son tabulados, graficados y
analizados a continuación:
34
Si
12%
No
88%
Variable dependiente “Y” (Efecto)
Cuadro No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar
labores dentro de la Compañía.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar
labores dentro de la Compañía.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se puede determinar que el 88% del
personal no cuenta con una adecuada inducción, por lo que es necesario un manual
que describa sus funciones a ejecutar.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 12 11
No 88 79
Total 100 90
35
Cuadro No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los
procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los
procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se observa que el 84% del personal no le
indicaron adecuadamente los procedimientos a seguir, por lo que es necesaria la
implementación de un manual de normas y procedimientos.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 16 14
No 84 76
Total 100 90
Si
16%
No
84%
36
Cuadro No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto
de trabajo.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto
de trabajo.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: Según resultados obtenidos el 94% del personal desconoce los objetivos de
su puesto de trabajo, por lo que se hace evidente la falta de un manual de puestos y
funciones.
Si
6%
No
94%
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 6 5
No 94 85
Total 100 90
37
Cuadro No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido
capacitaciones para mejorar su desempeño laboral.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 0 0
No 100 90
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido
capacitaciones para mejorar su desempeño laboral.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: Según datos obtenidos se determina que el 100% del personal no recibe
capacitaciones para el mejoramiento de su desempeño laboral.
Si
0%
No
100%
38
Cuadro No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el
orden jerárquico.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 24 22
No 76 68
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el
orden jerárquico.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 76% de los encuestados indicaron que cuando reciben una orden no se
respeta el orden jerárquico.
Si
24%
No
76%
39
Variable dependiente “X” (Causa)
Cuadro No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un
manual administrativo.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 16 14
No 84 76
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un
manual administrativo.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 84% del personal encuestado desconoce que es un manual
administrativo, por lo que se hace notoria la implementación de manuales.
Si
16%
No
84%
40
Cuadro No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales
administrativos.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 0 0
No 100 90
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales
administrativos.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 100% de los encuestados opinan que no existen manuales dentro de la
compañía, lo cual hace evidente la necesidad de implementación de manuales.
Si
0%
No
100%
41
Cuadro No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal
las normas y procedimientos por escrito.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 0 0
No 100 90
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal
las normas y procedimientos por escrito.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 100% del personal encuestado respondió que no se les ha proporcionado
un manual de forma escrito solo de manera verbal, lo cual se hace necesario
implementarlo de forma escrita.
Si
0%
No
100%
42
Cuadro No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales
administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 92 83
No 8 7
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales
administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: Según los datos obtenidos el 92% de los encuestados respondió que
utilizan más tiempo para la realización de las actividades debido a la falta de un
manual que les indique como realizar las actividades.
Si
92%
No
8%
43
Cuadro No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de
manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 100 90
No 0 0
Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de
manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 100% del personal encuestado considera necesario el uso de un manual
que mejore la ejecución de las actividades de una manera eficiente y eficaz.
Si
100%
No
0%
44
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los datos obtenidos por medio de la investigación de campo muestran los factores
que indican las deficiencias de la desorganización en las actividades laborales de la
Compañía, se recomienda emplear las sugerencias descritas a continuación.
4.1. Conclusiones
En el desarrollo de la investigación fue posible identificar los siguientes problemas:
1. El personal no cuenta con la inducción adecuada de los procedimientos y
actividades diarias a ejecutar.
2. El personal desconoce los objetivos de su puesto y área de trabajo.
3. El personal no cumple el orden jerárquico.
4. Se desconoce que es un manual administrativo.
5. El personal carece de un manual administrativo.
45
4.2. Recomendaciones
Para solucionar los problemas identificados anteriormente se recomienda:
1. Implementar un Manual de Normas y Procedimientos para la comunicación de
las actividades y que puedan desarrollarse de forma ordenada.
2. Aplicar el Manual de Funciones y Perfiles, para tener un respaldo de las funciones
y objetivos de cada puesto.
3. Implementar el Manual de Organización en cada una de las unidades del
organigrama de la Compañía para la ejecución de las actividades respetando la línea
de mando, permitiendo al personal que lleven a cabo sus actividades de forma
inmediata.
4. Implementar un programa de capacitación sobre el conocimiento de cada uno de
los manuales administrativos.
5. Aplicar seguimiento sobre desempeño y resultados de cada manual administrativo
propuesto para la verificación de la reducción del tiempo y ejecución de las
actividades de cada puesto de trabajo.
46
Bibliografía
1. AGUSTIN REYES PONCE (2007); “Teoría y Práctica de Administración de
Empresas”
2. CHIAVENATO, I. (2001). Introducción a la Administración. México: Mc Graw
Hill.
3. FRANKLIN, ENRIQUE BENJAMÍN. (2004). (2da edición). Organización de
Empresas. México. Mc. Graw - Hill.
4. GÓMEZ, GUILLERMO. (1994). (8va edición). Planeación y Organización de
Empresas. México. Mc. Graw- Hill.
5. IDALBERTO CHIAVENATO (2007),"Introducción a la Teoría General de la
Administración”.
6. ROBBINS, STEPHEN P. (1996) “Comportamiento Organizacional”. 7ma.,
edición, Prentice Hall.
47
Anexos
48
Anexo 1. Árbol de problemas.
Tópico: Propuesta de manuales administrativos en Compañía Agrícola Industrial
Aguna S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.
Efecto
(Variable dependiente o “Y”)
Problema central
Causa principal
(Variable independiente o “X”)
Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y
operativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de
manuales administrativos.
Carencia de organización para la
ejecución de tareas y responsabilidades
para el personal administrativo.
Falta de manuales administrativos para
el personal en la Compañía Agrícola
Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla.
Deficiencias del personal administrativo
y operativo, en Compañía Agrícola
Industrial Aguna S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos
cinco años.
49
Anexo 2. Árbol de objetivos.
Conforme al árbol de problemas se determinan objetivos mediante los cuales se
satisfaga el interés de eliminar las causas de la problemática, dando solución a la
misma, de esta forma eliminar los efectos generados y mejorar los niveles de
eficiencia y eficacia en la Compañía, tanto en el aumento de la productividad como
reducir las deficiencias del personal administrativo y operativo.
Objetivo General
Objetivo Especifico
Medio de Solución
1. Comprobar o rechazar la hipótesis:
Las deficiencias del personal administrativo
y operativo, en la Compañía Agrícola
Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa, Escuintla es los últimos
cinco años, son debido a la falta de
manuales administrativos.
2. Fortalecer la organización para la
ejecución de tareas y responsabilidades
para el personal administrativo.
Evitar las deficiencias del personal
administrativo y operativo, en la compañía
Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa
Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.
Propuesta de manuales administrativos para
el personal en Compañía Agrícola Industrial
Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa,
Escuintla.
50
Anexo 3: Cálculo de la muestra.
Se determinó que el total de la población como objeto de estudio son: 90
colaboradores, por lo que fue necesario realizar un censo para la variable
dependiente (efecto) 90 personas del área administrativa y operativa, para la variable
independiente (causa) 90 personas del área administrativa y operativa, para el
problema central son un total de 13 personas del área administrativa.
Análisis: Después de haber realizado el censo para la población objeto de estudio se
determinó una muestra equivalente a:
Variable dependiente (efecto): 90 personas
Variable independiente (causa): 90 personas
Problema central: 13 personas
51
Anexo 4: Cálculo de correlación.
El coeficiente de correlación fue ejecutado mediante el cálculo matemático
estadístico correspondiente, al considerar que el efecto es: las deficiencias del
personal administrativo y operativo por medio del aumento de llamadas de atención,
se tomó como dato para el cálculo respectivo el historial de colaboradores que
presentaron llamadas de atención por la carencia de organización del personal
administrativo dentro de la Compañía, del año 2011 al año 2015.
Se estableció que el coeficiente de correlación debe encontrarse en un rango de:
± 0.80 a 1
Tabla de frecuencias para el cálculo de correlación.
AÑO X (años)
Colaboradores con
llamadas de atención
a razón de carencia
de organización
XY X² Y²
2011 1 10 10.00 1 100.00
2012 2 15 30.00 4 225.00
2013 3 17 51.00 9 289.00
2014 4 22 88.00 16 484.00
2015 5 25 125.00 25 625.00
Totales 15 89 304.00 55 1723.00
FORMULA:
n∑XY-∑X*∑Y
r = ________________________
n∑X²-(∑X)²*(n∑Y²)-(∑Y)²
52
n= 5
∑X= 15
∑XY= 304
∑X²= 55
∑Y²= 1723.00
∑Y= 89
n∑XY= 1520
∑X*∑Y= 1335
NUMERADOR= 185
n∑X²= 275
(∑X)²= 225
n∑Y²= 8615.00
(∑Y)²= 7921.00
n∑X²-(∑X)²= 50
n∑Y²-(∑Y)²= 694
(n∑X²-(∑X)²)*(n∑Y²-(∑Y)²)= 34700.00
Denominador: 186.2793601
r= 0.993132035
Análisis: Tras el desarrollo del cálculo correspondiente se determinó un coeficiente
de correlación equivalente a 0.99. Este coeficiente permite tener confiabilidad
estadística en los datos para desarrollar el cálculo de proyección.
53
Anexo 5: Cálculo de proyección.
Conforme a los datos utilizados para calcular el coeficiente de correlación se
desarrolló el planteamiento matemático estadístico para inferir una proyección que
indique como podrían comportarse los datos a cinco años futuro.
Calculo de proyección:
n= 5
∑X= 15
∑XY= 304
∑X²= 55
∑Y²= 1723.00
∑Y= 89
n∑XY= 1520
∑X*∑Y= 1335
NUMERADOR
de b: 185
Denominador de b:
n∑X²= 275
(∑X)²= 225
n∑X² - (∑X)² = 50
b= 3.7
Numerador de a:
∑Y= 89
b * ∑X = 55.5
Numerador de a: 33.5
a= 6.7
FORMULAS: FORMULAS:
∑y - b∑x
b = a =
n
n∑X²-(∑X)²
n∑XY-∑X*∑Y
54
Cálculo para el año “6”
Y= A + (b*X)
Y= 6.7 + 3.7 X
Y (2011)= 6.7 + 3.7 6
Y (2015)= 28.9
Este cálculo se repite para el año 7, 8, 9 y 10. Con el planteamiento del proyecto se
estima la reducción de llamadas de atención a razón de las deficiencias del personal
administrativo y operativo en un 90%. Análisis comparativo con y sin proyecto:
Año Sin proyecto Con proyecto Diferencial
2016 29 3 26
2017 33 3 29
2018 36 4 33
2019 40 4 36
2020 44 4 39
Los datos presentados anteriormente representan un comparativo entre el número de
llamadas de atención causadas por las deficiencias del personal administrativo y
operativo de las que formaran parte los colaboradores de acuerdo con la proyección
calculada con base a la ecuación de la recta, esto comparado con la proyección
estimada de reducción de llamadas de atención la cual se determinó en una
reducción del 90% a los datos presentados anualmente, además se indica la
diferencia entre el número de llamadas de atención con y sin proyecto para los años
de 2016 a 2020.
55
Anexo 6: Boleta de investigación (variable dependiente).
Boleta de investigación aplicada a: personal administrativo y
operativo de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
Santa Lucia, Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de
comprobar la variable dependiente (Y).
Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla.
Objetivo: Determinar cuáles son los factores que conllevan a las deficiencias del
personal administrativo y operativo.
Variable dependiente: Deficiencias del personal administrativo y operativo, en la
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla
en los últimos cinco años.
1. ¿Recibió inducción al iniciar a laborar dentro de la compañía?
SI NO
2. ¿Le indicaron los procedimientos a seguir en la ejecución de cada una de las
actividades a desarrollar en el puesto?
SI NO
3. ¿Conoce los objetivos de su puesto de trabajo?
SI NO
4. ¿Ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral?
SI NO
5. ¿Cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico?
SI NO
56
Anexo 7. Boleta de investigación para la (variable independiente)
Boleta de la investigación aplicada a: personal administrativo
de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia,
Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de comprobar la variable
independiente (X).
Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla.
Objetivo: Determinar si el personal cuenta con manuales administrativos.
Variable independiente: Falta de manuales administrativos para el personal en la
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.
1. ¿Sabe usted que es un manual administrativo?
SI NO
2. ¿Cuenta la compañía con manuales administrativos?
SI NO
3. ¿Le han proporcionado a usted las normas y procedimientos de la compañía por
escrito?
SI NO
4. ¿Cree usted que al no contar con manuales administrativos las actividades
conllevan más tiempo para su realización?
SI NO
5. ¿Considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el
desempeño laboral en la compañía?
SI NO
57
Anexo 8. Propuesta para solucionar la problemática.
La propuesta fue diseñada de manera que permita cumplir los objetivos planteados
al principio de la investigación.
La propuesta está conformada por cinco resultados o componentes, estos son:
Resultado 1: Diagnóstico del problema.
Resultado 2: Manual de organización.
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora.
58
Medios para solucionar la problemática.
Resultado
5: Fortalecimi
ento de la
unidad
ejecutora
Resultado
1:
Diagnóstico
del
problema
Resultado 2:
Manual de
organización
Resultado
3:
Manual de
funciones y
perfil de
puestos
Objetivo Específico:
Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el
personal administrativo.
Resultado 4:
Manual de
normas y
procedimientos
Informe final de graduación
RESULTADO I
DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Fredy Anibal López González
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas
en el grado de Licenciado
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Este documento fue presentado por el autor, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
Índice resultado I
No. Contenido Página
Descripción general de la propuesta ……………………………………... 64
I Introducción………………………………………………………………. 66
1.1 Objetivo……………………………………………………………………66
1.2 Área de acción……………………………………………………………. 67
II Componentes del resultado………………………………………………. 67
2.1 Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta……………………………. 67
2.2 Actividad 2: Ejecución del estudio de campo…….……………………… 69
2.3 Actividad 3: Presentación y análisis de resultados………………………. 70
III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 75
3.1 Conclusiones……………………………………………………………… 75
3.2 Recomendaciones………………………………………………………… 76
Anexos de resultado………………………………………………………. 77
1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 78
2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 79
3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 80
Índice de cuadros resultado I
No. Contenido Página
11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades
laborales……………………………………………………............................. 70
12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un
formato para el control de lo realizado………………………………………. 71
13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados
obtenidos……………………………………………........................................ 72
14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al
personal………………………………………….............................................. 73
15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus
funciones………………………………………................................................ 74
Índice de gráficas resultado I
No. Contenido Página
11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades
laborales……………………………………………………............................. 70
12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un
formato para el control de lo realizado………………………………………. 71
13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados
obtenidos……………………………………………........................................ 72
14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al
personal………………………………………….............................................. 73
15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus
funciones………………………………………................................................ 74
64
Descripción general de la propuesta
Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución
viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la
eficiencia en la organización.
La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,
estos son:
Resultado 1: Diagnostico del problema
Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta
Actividad 2: Ejecución del estudio de campo
Actividad 3: Presentación y análisis de resultados
Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al
conocimiento de la población sobre la misma.
Resultado 2: Manual de organización
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de organización
Actividad 3: Presentación del manual de organización
Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo
mejores resultados en la Compañía.
65
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos
permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos
Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos
Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el
rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el
buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus
actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.
66
Resultado I: Diagnóstico del problema
I. Introducción:
Previo a desarrollar una propuesta que permita solucionar una problemática la cual
afecta a una población específica, se debe cuantificar la magnitud de la misma. La
cuantificación de la magnitud de una problemática ofrece indicadores que permitan
identificar los componentes de la propuesta.
El presente resultado contiene un estudio de campo por medio del cual se cuantifica
la magnitud del problema, por medio de la interpretación y análisis de los datos
obtenidos en el mismo, obteniendo en conclusión los problemas secundarios y en
recomendación sus posibles medios de solución.
1.1 Objetivo:
Medir la magnitud de la problemática de estudio en relación al conocimiento que la
población afectada tiene de la misma.
67
1.2 Área de acción:
El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola
Industrial Aguna, S.A.
II. Componentes del resultado:
Resultado 1:
Diagnóstico del problema
Actividad 1:
Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema
Actividad 2:
Ejecución del estudio de campo
Actividad 3:
Presentación y análisis de resultados
Desarrollo de actividades
2.1 Actividad 1: Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema.
Para recopilar datos se aplicó la técnica de la encuesta, fue diseñada y realizada
conforme al problema central para posteriormente a realizar su respectiva
presentación y análisis de resultados obtenidos.
La boleta a utilizar para el diagnóstico de la problemática es la siguiente:
68
Boleta de la investigación aplicada al personal administrativo en
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia,
Cotzumalguapa Escuintla, con el fin de medir la magnitud del
problema de estudio.
Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla.
Objetivo: Identificar la carencia de organización del personal administrativo.
Problema central (Carencia de organización para la ejecución de tareas y
responsabilidades para el personal administrativo)
1. ¿Existe un documento donde se le indique sus actividades laborales?
SI NO
2. ¿Cuándo le asignan una labor de campo, le entregan algún formato para el
control de lo realizado?
SI NO
3. ¿Realiza reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos?
SI NO
4. ¿Se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal?
SI NO
5. ¿Realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones?
SI NO
69
2.2. Actividad 2: Ejecución del estudio de campo.
La ejecución del estudio de campo se realizó el día 02 de mayo del 2016. El estudio
se realizó a 13 personas que conforman el personal administrativo.
Obtener las conclusiones finales del diagnóstico, revelar los principales problemas y
mostrar como las preguntas descritas con anterioridad se relacionan entre sí para
constituir la base de formular la fundamentación de cada uno de los resultados
propuestos que es el próximo punto a presentar.
A la población antes descrita se les aplico una encuesta la cual contenía 5 preguntas
con respuesta cerrada (SI – NO). Los datos obtenidos fueron consolidados,
tabulados y graficados.
Las tablas y graficas con los datos obtenidos en el estudio de campo fueron
analizados e interpretados de acuerdo al criterio del autor.
70
Si
0%
No
100%
Si No
3.2. Actividad 3: Presentación y análisis de resultados.
Cuadro No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus
actividades laborales.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 0 0
No 100 13
Total 100 13 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus
actividades laborales.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: De acuerdo al resultado obtenido, el 100% de los encuestados indicaron
que desde el inicio de la relación laboral no existe ningún documento donde indique
formalmente un registro de las actividades que realizan.
71
Cuadro No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le
entregan algún formato para el control de lo realizado.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 8 1
No 92 12
Total 100 13 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le
entregan algún formato para el control de lo realizado.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: Según la respuesta de las personas encuestadas el 92% no cuenta con
ningún formato, donde es necesario implementar un registro para llevar un mejor
control.
Si
8%
No
92%
Si No
72
Cuadro No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar
resultados obtenidos.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 8 1
No 92 12
Total 100 13 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar
resultados obtenidos.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: Acorde a la encuesta realizada el 92% de la población manifiesta que no se
realiza reunión de trabajo, siendo lo correcto celebrar como mínimo una reunión
mensual para revisar indicadores.
Si
8%
No
92%
Si No
73
Cuadro No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de
labores al personal.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 0 0
No 100 13
Total 100 13 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de
labores al personal.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 100% del personal encuestado opina que no tienen ningún control de
horario de salidas ni entradas en la ejecución de las actividades.
Si
0%
No
100%
Si No
74
Cuadro No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no
corresponden a sus funciones.
Respuesta % por respuesta No. de respuestas
Si 85 11
No 15 2
Total 100 13 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Gráfica No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no
corresponden a sus funciones.
Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016
Análisis: El 85% del personal encuestado respondió que si realiza actividades
distintas para las que fue contratado, por lo mismo sus actividades no son realizadas
con especialidad.
Si
85%
No
15%
Si No
75
III. Conclusiones y recomendaciones
3.1. Conclusiones
Durante el desarrollo de la investigación se identificaron los problemas siguientes.
1. No existe un registro de actividades diarias asignadas al personal.
2. No existe un formato para el control realizado de las tareas y actividades.
3. No se realizan reuniones con todo el personal, para revisar resultados obtenidos.
4. No existe control de horarios de entradas y salidas en la ejecución de las
actividades.
5. No existe personal especializado en cada puesto, ya que realizan distintas
actividades.
76
3.2. Recomendaciones
Para eliminar los problemas anteriormente identificados se recomienda.
1. En la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., debe existir un documento que
le indique formalmente al personal un registro de tareas y actividades.
2. La Compañía debe implementar un formato de registro de actividades realizados
para llevar un mejor control de lo ejecutado por el personal.
3. Las reuniones para revisar resultados se debe realizar con todo el personal una vez
por mes.
4. Se debe implementar un documento que indique el horario de salida y entrada de
cada puesto de trabajo.
5. Se debe implementar un documento donde se definan las funciones específicas de
cada puesto y área de trabajo.
77
Anexos del resultado 1
78
Anexo 1
Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 1
Insumos requeridos
Tie
mpo
No. Resultados y Actividades Números y descripción de
insumos
Precio
unitario (Q)
Total en
quetzales (Q)
Código
presupuesto
R1: Diagnóstico del problema
1
A1: Diseño de la boleta para el
diagnóstico del problema 02 horas de renta de
computadora 8.00 8.00 REC-001
M 3
T 1
A1
2
A2: Desarrollo de encuesta para
realizar el diagnóstico del
problema
13 impresiones
2 lapiceros
4 galones de gasolina
1.00
2.00
23.00
13.00
4.00
92.00
P-001
P-002
Co-001
M 2
T 2
A1
3
A 3: Presentación y análisis de
resultados 4 horas renta de
computadora 16.00 16.00 REC-001
M3
T 3
A1
Total 133.00
79
Anexo 2
Plan de trabajo del resultado No. 1
No. Resultados y
actividades Responsable
Año 1
T1 T2 T3 T4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Resultado 1:
Diagnóstico del
problema
Fredy Anibal
López
González
1.1 Actividad 1:
Diseño de la
boleta para el
diagnóstico del
problema
Fredy Anibal
López
González
1.2 Actividad 2:
Desarrollo de
encuesta para
realizar el
diagnóstico del
problema
Fredy Anibal
López
González
1.3 Actividad 3:
Presentación y
análisis de
resultados
Fredy Anibal
López
González
80
Anexo 3
Presupuesto consolidado total y por seis meses del resultado No.1
Diagnóstico del problema
Renglón Componentes presupuestarios Seis meses (Q) Total (Q)
REC Renta de equipo electrónico y de computo
REC-001 Renta de computadora 24.00 24.00
P Papelería
P-001 Impresiones 13.00
P-002 Lapiceros 4.00 17.00
Co Combustibles
Co-001 Gasolina 92.00 92.00
Total 133.00
Informe final de graduación
RESULTADO II
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Luis Fernando Ortiz Illescas
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en
el grado de Licenciado
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Este documento fue presentado por el autor, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
Índice resultado II
No. Contenido Página
Descripción general de la propuesta ……………………………………... 84
I Introducción………………………………………………………………. 86
I.1 Objetivo……………………………………………………………………86
I.2 Área de acción……………………………………………………………. 86
II Componentes del resultado………………………………………………. 87
II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. 87
II.2 Actividad 2: Diseño del manual de organización………………………… 88
II.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización………...………… 100
III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 101
III.1 Conclusiones……………………………………………………………… 101
III.2 Recomendaciones………………………………………………………… 102
Anexos de resultado………………………………………………………. 103
1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 104
2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 105
3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 106
84
Descripción general de la propuesta
Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución
viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la
eficiencia en la organización.
La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,
estos son:
Resultado 1: Diagnostico del problema
Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta
Actividad 2: Ejecución del estudio de campo
Actividad 3: Presentación y análisis de resultados
Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al
conocimiento de la población sobre la misma.
Resultado 2: Manual de organización
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de organización
Actividad 3: Presentación del manual de organización
Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo
mejores resultados en la Compañía.
85
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos
permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos
Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos
Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el
rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el
buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus
actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.
86
Resultado II: Manual de Organización
I. Introducción:
En todas las empresas es importante contar con una buena organización ya que sus
procesos están relacionados y sus resultados se reflejan en la producción, en la
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ante la inexistencia de un manual de
organización surge la necesidad de diseñar e implementar este manual.
Con el fin de desarrollar los resultados que permitan alcanzar los objetivos
propuestos, debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios
que surgen de las necesidades de la Compañía y debe permanecer bajo la revisión
técnica para mantener su utilidad.
1.1 Objetivo:
Definir la estructura organizacional, las responsabilidades y las funciones de cada
una de las áreas que integran Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
1.2 Área de acción:
El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola
Industrial Aguna, S.A.,
87
II. Componentes del resultado:
Resultado II:
Manual de Organización
Actividad 1:
Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2:
Diseño del manual de organización
Actividad 3:
Presentación del manual de organización
2.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.
Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos:
2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de
organización.
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana
empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en
cinco jefaturas.
2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información.
La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación:
Cuestionario: Para recopilar la información general se utilizó la boleta de
investigación de la variable dependiente e independiente.
Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores
administrativos y al Administrador, para investigar cómo está estructurada y
organizada la Compañía.
88
2.1.3. Elaboración del manual de organización.
Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los
pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se
detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones. El manual de organización
debe cumplir con las características propias de un manual siendo estas:
Fácil aplicación
Indicador de desempeño
Guía de trabajo
Inducción al personal
Eliminación de duplicaciones de tareas
2.2 Actividad 2: Diseño del manual de organización.
Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información sobre su organización y estructura, describe las
relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas.
89
Elaborado por:
Luis Fernando Ortiz Illescas
90
GENERALIDADES DE LA COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
Misión
Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y
estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr
competir en el mercado nacional.
Visión
Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional,
por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable.
Valores.
Calidad: Valor que implica cultivar y cosechar con los más altos estándares.
Responsabilidad: cuidar y conservar el ambiente.
Eficacia: Cumplir con el objetivo de la implementación y adaptación de
metodologías de todo el recurso humano.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 1 de 10
91
OBJETIVOS
Los objetivos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se detallan a
continuación:
Objetivo general
Ser una Compañía productora y exportadora de cítricos, que cumpla con las normas
y estándares de calidad a nivel nacional e internacional para la obtención de los
mejores precios en el mercado.
Objetivos específicos
Generar fuentes de empleo para contribuir con la economía del país.
Aprovechar eficientemente los recursos, materiales, humanos y financieros de la
compañía.
Maximizar utilidades, minimizar y optimizar recursos.
BASE LEGAL
Constitución Política de la República de Guatemala.
Código de Comercio.
Código de Trabajo.
Código Tributario.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
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92
ANTECEDENTES HISTORICOS
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., también llamada anteriormente Aguna
Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del
departamento de Escuintla, en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su
extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida
en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para
ganado (192 manzanas) 3 caballerías de Hule (192 manzanas) 2 caballerías de
bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768
manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su representante legal es el
Ing. Héctor Ricardo Leal Pivaral.
En el año 1,970 la finca Aguna inicio con cultivos de Café, Naranja (valencia),
Cacao, Cardamomo, Caña y Ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda
totalmente solo con el cultivo de naranja, Limón y Caña. En el año 2,013 se siembra
hule y se tala todo el limón, Actualmente la finca cuenta con los cultivos de naranja
y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al norte con finca
Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con Finca e Ingenio
Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
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93
ESTRUCTURA ORGANICA
La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, debe desarrollarse entorno a los
objetivos planteados, con el fin de alcanzar la efectividad en todas sus actividades, el
organigrama muestra la división de funciones, los niveles jerárquicos, los canales
formales de comunicación, la naturaleza lineal y la relación que existe entre las
unidades administrativas de la compañía.
La estructura organizacional de las siguientes unidades administrativas:
Administrador
Área de Oficina Administrativa
Área de Taller Agroindustrial
Área de Seguridad
Área de Mayordomía
Área de Mantenimiento
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Fecha: 08-05-2016
Página: 4 de 10
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ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO)
COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
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Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 5 de 10
ADMINISTRADOR
Jefe de Oficina
Administrativa
Caporal Mecánico
Agrícola
Jefe de Taller
Agrícola
Elementos
de
Seguridad
Jefe de
Seguridad Jefe de
Mayordomía
Soldador
Industrial
Encargado
de Bodega
Vaquero
Jefe de
Mantenimiento
Auxiliar
de oficina
Auxiliar
de Bodega
Ayudante
de
Mecánico
Agrícola
Ayudante
de
Soldador
Industrial
Jardinero
Servidumbre
Asesor
Educativo
Maestro Caballericero Auxiliar
de Caporal
Personal
Operativo
95
FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA ÁREA DE COMPAÑÍA
AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
Administrador
Planifica el cumplimiento de la calidad del cultivo y cosecha de cítricos, realiza el
cumplimiento de la cantidad de producción para cubrir la demanda en el mercado
nacional.
En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:
Ejecutar todas las acciones del desempeño y rendimiento de todas las actividades
administrativas, agrícolas y de procedimientos en la Compañía.
Control contable y elaboración de presupuesto anual de las operaciones que se
realizan en la Compañía.
Ser guía de clientes interesados en hacer negocios con la Compañía.
Investiga mejoras para lograr mejor calidad en los productos que producen.
Supervisa técnicamente los procesos de siembra y cultivo de la Compañía.
Contratación de mano de obra directa e indirecta.
Realizar compras para insumos de los requerimientos de la Compañía.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
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Fecha: 08-05-2016
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Área de oficina administrativa
Ejecuta y controla el presupuesto asignado anualmente para todas las operaciones
que se realizan en la Compañía.
En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:
Presentar informes al Administrador de la Compañía.
Revisar estados financieros.
Reclutar, seleccionar y entrevistar al personal idóneo para los puestos que se
encuentren vacantes en la Compañía.
Elaboración y registro en libros contables de pagos en efectivo y cheque a
proveedores y pago de planillas.
Suministrar repuestos, accesorios e insumos para cada una de las áreas que lo
requieran.
Control de saldos en bodega de insumos.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
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97
Área de mayordomía
Planifica, controla y abastece toda actividad agrícola de siembra, mantenimiento y
producción.
En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:
Ejecutar todas las actividades agrícolas en la Compañía.
Cumplir con la producción estimada.
Analizar los diferentes componentes de los sistemas de producción.
Evaluar y proponer obras de infraestructura en las unidades de producción
agrícola.
Revisar el óptimo funcionamiento de todos los equipos agrícolas que posee la
Compañía.
Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que
cumplan con el perfil de puesto.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 8 de 10
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Área de seguridad
Salvaguardar los bienes y mantener el orden, garantizando la seguridad perimetral y
del personal de la Compañía.
En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:
Mantener el orden interno de las instalaciones de la Compañía.
Garantizar la seguridad los bienes de la Compañía.
Realizar patrullajes perimetrales.
Controlar el ingreso y egreso de visitantes y colaboradores de la Compañía.
Control de salidas de productos.
Proceder legalmente contra personas que violen las instalaciones de la
Compañía.
Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que
cumplan con el perfil de puesto.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
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Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 9 de 10
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Área de Taller agrícola
Velar por el buen funcionamiento y mantenimiento preventivo y correctivo de toda
la maquinaria agrícola y vehículos livianos.
En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:
Reparación general de maquinaria agrícola y vehículos livianos.
Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que
cumplan con el perfil de puesto.
Área de Mantenimiento
Realizar tareas de limpieza de servicios y mantenimiento a áreas verdes de las
instalaciones de la Compañía.
Limpiar todas las instalaciones de la Compañía.
Revisar mantenimiento de áreas verdes.
Solicitar insumos de limpieza y mantenimiento.
Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que
cumplan con el perfil de puesto.
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 10 de 10
100
2.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización.
Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del
mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas y se da seguimiento al
proceso de implementación.
2.3.1. Presentación al Administrador de la Compañía Agrícola Industrial
Aguna.
Se obtuvo la autorización del administrador quien brinda el soporte que un proyecto
de su importancia necesita para su desarrollo, donde se registró la firma del
investigador que elabora el manual y se indica la fecha en que el manual es
autorizado.
2.3.2. Impresión del manual de organización.
Autorizado el manual de organización, se proporciona una copia a cada área de la
estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas involucradas debe
tener acceso a la consulta del manual, por lo que el resguardo del manual dentro de
cada área se debe de ubicar en un archivo que facilite su utilización.
2.3.3. Distribución del manual de organización.
El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la
Compañía, son los responsables de su ejecución del contenido del manual.
101
III. Conclusiones y recomendaciones
3.1 Conclusiones
En el desarrollo del resultado II, se obtuvieron las siguientes conclusiones:
1. En Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., no cuenta con un manual de
organización que exprese de manera clara y precisa la estructura formal para
permitir al personal visualizar los distintos niveles jerárquicos, líneas de autoridad y
responsabilidad.
2. Al no contar con un instrumento como el manual de organización, se evidencia
dentro de la Compañía una situación donde gran parte del personal no tiene
conocimiento preciso acerca de la misión, visión y sus metas, en el cual si hay
confusiones y desorientación respecto a las funciones de cada unidad.
3. Al no tener establecidas sus áreas de manera concreta en las líneas de
comunicación, se presentan demoras en algunos procedimientos obstaculizando al
personal que lleven a cabo sus funciones de forma eficiente
102
3.2 Recomendaciones
Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda.
1. Implementar el manual de organización, diseñado por medio de este resultado 2
que permite la conformación de una estructura formal con el propósito de que todo
el recurso humano pueda ejecutar de orden normativo sus actividades.
2. Dar a conocer a todo el personal la misión y visión sobre el cual se rige la
Compañía.
3. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el personal
en todos los cargos existentes dentro de la Compañía para evitar el desorden y
demoras en las actividades laborales.
103
Anexos del resultado II
104
Anexo 1
Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 2
Insumos requeridos
Tie
mpo
No. Resultados y Actividades Números y descripción de
insumos
Precio
unitario (Q)
Total en
quetzales (Q)
Código
presupuesto
R2: Manual de organización
1
A1: Identificación de los pasos para
la elaboración del manual 02 Horas de renta de
computadora 4.00 8.00 REC-001
M 1
T 2
A 1
2
A2: Diseño del manual de
organización
05 Horas de renta de
computadora 4.00 20.00 REC-001
M 2
T 2
A 1
3
A3: Presentación del manual de
organización
01 Resma de hojas
tamaño carta
04 Horas de alquiler de
proyector
04 Horas de renta de
computadora
35.00
75.00
4.00
35.00
300.00
16.00
P-003
REC-002
REC-002
M 3
T 2
A 1
Total 379.00
105
Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 2:
No.
Resultados y
actividades
Responsable
Año 1
Trimestre
T1 T2 T3 T4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Resultado 2:
Manual de
organización
Luis
Fernando
Ortiz
Illescas
1.1 Actividad 1:
Identificación
de los pasos
para la
elaboración del
manual
Luis
Fernando
Ortiz
Illescas
1.2 Actividad 2:
Diseño del
manual de
organización
Luis
Fernando
Ortiz
Illescas
1.3 Actividad 3:
Presentación del
manual de
organización
Luis
Fernando
Ortiz
Illescas
106
Anexo 3: Presupuesto del resultado 2:
Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q)
REC Renta de equipo electrónico y de computo
REC-001 Renta de computadora 54.00
REC-002 Renta de proyector 300.00 354
P Papelería
P-003 Resma de hojas 35.00 35.00
Total 389.00
Resultado 2:
Manual de organización
Informe final de graduación
RESULTADO III
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE PUESTOS
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Verónica Marisol Alvarado González
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en
el grado de Licenciado
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
Este documento fue presentado por la autora, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
Índice resultado III
No. Contenido Página
Descripción general de la propuesta ……………………………………... 110
I Introducción………………………………………………………………. 112
I.1 Objetivo……………………………………………………………………112
I.2 Área de acción……………………………………………………………. 112
II Componentes del resultado………………………………………………. 113
II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 113
II.2 Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puesto………… 114
II.3 Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puesto… 172
III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 173
III.1 Conclusiones……………………………………………………………… 173
III.2 Recomendaciones………………………………………………………… 174
Anexos de resultado………………………………………………………. 175
1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 176
2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 177
3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 178
110
Descripción general de la propuesta
Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución
viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la
eficiencia en la organización.
La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,
estos son:
Resultado 1: Diagnostico del problema
Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta
Actividad 2: Ejecución del estudio de campo
Actividad 3: Presentación y análisis de resultados
Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al
conocimiento de la población sobre la misma.
Resultado 2: Manual de organización
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de organización
Actividad 3: Presentación del manual de organización
Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo
mejores resultados en la Compañía.
111
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos
permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos
Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos
Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el
rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el
buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus
actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.
112
Resultado III: Manual de funciones y perfil de puestos
I. Introducción:
El resultado III “manual de funciones y perfil de puestos”, lleva como objetivo
principal el analizar los descriptores y perfiles de los puestos que se manejan dentro
del área administrativa de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., definiendo
funciones y responsabilidades, competencias y los requisitos mínimos que el
empleado deberá de cumplir y tener para poder ejecutar el puesto dentro de la
misma.
Con la ayuda y el apoyo de los descriptores y perfiles de puestos la Compañía podrá
definir los requerimientos que los colaboradores necesitan para poder desempeñar
las funciones y evitar así la duplicidad de puestos.
1.1 Objetivo:
Establecer las descripciones y los perfiles de puestos del organigrama de la
Compañía, definiendo funciones y los requisitos mínimos que debe poseer cada
colaborador para desempeñar su labor.
1.2 Área de acción:
El presente resultado está dirigido al personal operativo y administrativo de
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
113
II. Componentes del resultado:
Resultado II:
Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1:
Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2:
Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3:
Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Desarrollo de actividades
2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.
Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos:
2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de
funciones y perfil de puestos.
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana
empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en
cinco jefaturas.
2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información.
La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación:
Cuestionario: Para recopilar la información general se utilizó la boleta de
investigación de la variable dependiente e independiente.
114
Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores
administrativos y al Administrador, para investigar las funciones y perfiles
requeridos para cada puesto
2.1.3. Elaboración del manual de funciones y perfil de puestos.
Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los
pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se
detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.
2.2. Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos.
Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información sobre cada función y perfil de puesto de cada área
administrativa del organigrama.
115
Elaborado Por:
Verónica Marisol Alvarado González
116
PRESENTACION
El manual de descripción de puestos, constituye una herramienta de gran utilidad
para la Compañía, ya que provee una base de información necesaria para poder
realizar los procedimientos de selección de personal y evaluación de desempeño, así
como para las personas que ocupan un puesto de trabajo dentro de la organización,
brindándoles las funciones y responsabilidades que deben desempeñar.
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NORMAS GENERALES DEL MANUAL
El manual de descriptores de puestos será utilizado el jefe de cada área de la
Compañía y los colaboradores involucrados en la gestión del recurso humano dentro
de la misma.
Dentro de los requisitos solicitados por este documento, no podrán producirse
distinciones, exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color,
sexo, edad, estado civil, descendencia nacional, orientación sexual u origen social
que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de oportunidades o trato en el
empleo.
El manual de descriptores de puestos es de carácter normativo y por lo tanto su
aplicación es general y obligatoria para todos los puestos existentes dentro de la
empresa.
El Administrador es el encargado de la difusión del presente manual de descriptores
de puestos dentro del área administrativa de la Compañía, para que cumplan las
funciones y responsabilidades que le competen a cada puesto de trabajo.
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INSTRUCCIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
Este documento debe ser actualizado por el jefe del departamento de oficina y los
demás jefes de cada área. Cuando consideren necesario hacer una modificación
debido a los cambios, económicos, políticos y tecnológicos. Por lo que se sugiere
actualizarlo por lo menos una vez al año.
Al actualizar este manual se deberán reemplazar las páginas que se les hayan hecho
cambios y colocar un apartado de las modificaciones hechas.
La información contenida en este documento deberá ser respaldada de forma
electrónica en cualquier medio de almacenamiento masivo o el mejor sitio que se
considere conveniente.
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ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO)
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ADMINISTRADOR
Jefe de Oficina
Administrativa
Caporal Mecánico
Agrícola
Jefe de Taller
Agrícola
Elementos
de
Seguridad
Jefe de
Seguridad Jefe de
Mayordomía
Soldador
Industrial
Encargado
de Bodega
Vaquero
Jefe de
Mantenimiento
Auxiliar
de oficina
Auxiliar
de Bodega
Ayudante
de
Mecánico
Agrícola
Ayudante
de
Soldador
Industrial
Jardinero
Servidumbre
Asesor
Educativo
Maestro Caballericero Auxiliar
de Caporal
Personal
Operativo
120
ADMINISTRADOR
121
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Administrador
Área: Administrativa
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M A 16:00 P: M
Jefe inmediato: Gerente general
Subalternos: Oficina, Mayordomía, Taller, Mantenimiento y
Seguridad
Personal bajo su cargo: 5
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Ing. Agrónomo o carrera a fin
Experiencia: 3 Años
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Recurso humano, materiales, equipos y recurso financiero.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Administrar la eficiente obtención de los fondos, su distribución y asignación dentro
de las actividades de la finca.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinar las áreas de trabajo de los mayordomos de campo.
Autorizar todos los días las actividades a realizar en campo conjuntamente con
mayordomo.
Controlar todas las áreas de trabajo que están a su cargo.
Asegurar que la maquinaria este en óptimas condiciones para trabajar.
Establecer reportes mensuales de actividades de campo.
Coordinar reuniones mensuales.
Autorizar el presupuesto de finca cada año.
Controlar planillas catorcenalmente para pago de todo el personal de la
Compañía.
Autorizar compras tanto para oficina, taller y campo.
Evaluar al personal de campo.
Coordinar ventas de naranja y ganado.
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AREA DE OFICINA ADMINISTRATIVA
124
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jefe de Oficina
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Administrador
Personal bajo su cargo: 7
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Perito en Administración o carrera a fin
Experiencia: 3 años
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Elaborar planillas, ingresos de entradas y salidas de bodegas, contratación de
personal para campo
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Elaborar y tabular todas las actividades a diario de la empresa
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Desarrollar labores diarias de todo el personal.
Desarrollar a diario entradas y salidas de bodega.
Elaborar de contratos de trabajo al personal de campo.
Elaborar planillas cada quincena.
Elaborar documentos cada quincena para cancelación de salarios.
Elaboración de informe de entradas y salidas de bodega cada quincena.
Verificar bodega sobre saldo cada mes.
Elaborar indemnizaciones a todo el personal.
Comunicar llamadas telefónicas.
Elaborar certificados de IGSS.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Auxiliar de Oficina
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de oficina
Personal bajo su cargo: 2
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino/femenino
Edad: 18 a 40 años
Nivel académico: Nivel medio (perito contador) o carrera a fin
Experiencia: 1 año
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Elaborar documentos, información de la oficina administrativa y de las bodegas
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Realizar una variedad de transacciones administrativas y funciones de apoyo a la
oficina rutinarias que contribuyen al buen funcionamiento y a la eficiencia de la
unidad de trabajo.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Transcribir y redactar correspondencia rutinaria y formatearla; recopilar cuadros,
informes, presentaciones, publicaciones y otros documentos; Desarrollar a diario
entradas y salidas de bodega.
Recibir, clasificar y dirigir llamadas telefónicas y visitantes; responder a
solicitudes internas y externas rutinarias o remitirlas a las personas o unidades
apropiadas;
Prestar apoyo para la organización y administración de reuniones, talleres y
actos, reservar salas de reuniones y otros servicios conexos.
Velar por la disponibilidad de suministros de oficina y el mantenimiento
apropiado del equipo de oficina;
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Encargado de Bodega
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Auxiliar de Oficina
Subalternos: Ayudante de bodega
Personal bajo su cargo: 1
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 0 a 30 años
Nivel académico: Tercero básico
Experiencia: 2 años
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Registrar todos los ingresos de productos y materiales a bodegas de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Registrar, almacenar todos los ingresos y egresos de los productos y materiales que
entran y salen de bodega.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Realizar un inventario físico de los productos que se ubican en bodega.
Ejecutar requisiciones de entrada y salida de materiales y productos.
Almacenar los materiales y productos en bodega.
Analizar fecha de vencimientos de productos y materiales que ingresan a
bodega.
Presentar órdenes de compra al responsable.
Velar por la seguridad interna de la bodega.
Gestionar los despachos de productos y materiales al personal de campo.
Proporcionar un código a cada producto y material para su ingreso a bodega.
Almacenar cada material y producto en su bodega correspondiente.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Auxiliar de Bodega
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Encargado de bodega
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 18 a 30 años
Nivel académico: Tercero básico
Experiencia: 1 año
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros,
herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades
y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho
de suministros, materiales, herramientas, equipo
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Recibir, clasificar, almacenar y despachar suministros, materiales, herramientas
y equipo en las bodegas y en los diferentes despachos.
Cargar y descargar la materiales y equipos en general.
Almacenar en los estantes correspondientes los equipos y materiales.
Participar en los inventarios físicos parciales y generales que se efectúan
Elaborar reportes diversos relacionados con las funciones de su competencia.
Atender y resolver consultas de sus superiores y compañeros.
Realizar otras labores propias del cargo
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Asesor Educativo
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes
Horario: 06:00 A: M a 12:30 P: M
Jefe inmediato: Jefe de Oficina Administrativa
Subalternos: Maestro
Personal bajo su cargo: 2
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino/femenino
Edad: 18 a 30 años
Nivel académico: Pedagogía
Experiencia: 3 años
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros,
herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades
y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho
de suministros, materiales, herramientas, equipo
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinar las acciones de los distintos niveles educativos.
Diseñar junto al maestro, el plan anual tendiente al logro de los objetivos
deseados, de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles.
Colabora en la organización y planificación del área educativa.
Orientar la evaluación de los procesos educativos.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Maestro
Área: Oficina
Jornada Laboral: lunes a viernes
Horario: 06:00 A: M a 12:30 P: M
Jefe inmediato: Asesor educativo
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino/femenino
Edad: 18 a 30 años
Nivel académico: Maestro (a) de educación primaria
Experiencia: 1 año
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Orientar y generar procesos de aprendizaje en un área específica; que promuevan la
formación integral y el desarrollo de competencias
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Realiza el trabajo de educar a los estudiantes, de interactuar con los padres y de
actuar en el marco de las orientaciones y criterios establecidos por la administración
de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Planear y desarrollar las estrategias y elementos necesarios para la clase.
Diseñar el plan de la asignatura para cada periodo.
Desarrollar las actividades propias de su clase de manera eficaz, orientadas a
generar aprendizajes en sus estudiantes.
Realizar con los estudiantes la autoevaluación y coevaluación del desempeño en
cada asignatura
Rendir informes periódicos de los desempeños de cada uno de los estudiantes.
Cumplir con el horario de atención a los padres de familia y dar la información
requerida.
Participar activamente en todas las actividades organizadas por la
Administración de la compañía.
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AREA DE TALLER AGRICOLA
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jefe de Taller
Área: Taller
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Administrador
Subalternos: Mecánico agrícola y Soldador industrial
Personal bajo su cargo: 2
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel medio (perito en mecánica agrícola)
Experiencia: 3 años
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
III. RESPONSABILIDADES
Programar un buen mantenimiento preventivo para la maquinaria agrícola y
vehículos.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Coordinar los recursos materiales y humanos que tiene bajo su supervisión para el
mantenimiento y reparación de los vehículos y maquinaria agrícola de manera
precisa y puntual haciendo uso eficiente de los recursos.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Programar reuniones con su equipo de trabajo para la coordinación y
seguimiento de los planes correctivos y situaciones que se presenten.
Verificar la maquinaria de entrada y salida en la bitácora de registro de
reparaciones.
Supervisar el diagnóstico de los equipos recibidos.
Asignar instrucciones o intervenir en la reparación de los casos que lo ameriten.
Comunicar el suministro de repuestos requeridos para las reparaciones de la
maquinaria.
Determinar el descarte o sustitución de piezas y notificarlo al administrador.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Mecánico Agrícola
Área: Taller
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de Taller
Subalternos: Ayudante de Mecánico Agrícola
Personal bajo su cargo: 1
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)
Experiencia: 3 años
III. RESPONSABILIDADES
Se coordina con los operadores de la maquinaria y vehículos, responsable de las
herramientas.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Programar bajo la supervisión directa del jefe de taller las labores de mecánica
agrícola relacionados con la inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y
vehículos de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Realizar inspecciones y reparaciones mecánicas agrícolas de la empresa.
Realizar o remplazar piezas defectuosas tales como transmisiones, diferenciales,
frenos, ejes, baterías, luces, entre otros.
Programar mantenimiento preventivo a la maquinaria agrícola de la empresa en
lo referente a engrase revisión de aceite líquido de frenos y otros.
Registrar los motores de la maquinaria agrícola y vehículos y verificar las fallas
existentes de los mismos.
Ejecutar y desarmar los motores extraer las piezas dañadas y remplazar por
nuevas.
Calificar y probar la maquinaria y vehículos una vez terminadas las reparaciones
para comprobar el buen funcionamiento de los mismos de manera definitiva.
Realizar que los equipos y herramienta de trabajo estén en orden.
Consolidar las metas individuales que le sean asignadas conforme a la naturaleza
del cargo.
Realizar otras tareas afines y complementarias conforme a lo asignado por su
jefe inmediato.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Ayudante de Mecánico Agrícola
Área: Taller
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Mecánico Agrícola
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 18 a 40 años
Nivel académico: Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Se coordina con el mecánico agrícola para la reparación de la maquinaria y
vehículos, responsable de las herramientas.
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Versión: 01
Fecha: 08-05-2016
Página: 23 de 50
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Programar bajo la supervisión directa del mecánico agrícola las labores de
inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Apoyo en el mantenimiento de las máquinas y equipos según el plan, garantizando
su operatividad para la ejecución de obras y proyectos de la empresa.
Realizar reportes por mantenimiento.
Verificar el hodómetro de las maquinarias para realizar el seguimiento.
Ayuda al mecánico agrícola en el mantenimiento preventivo de la maquinaria,
mediante la revisión de motor, bandas de frenos, cajas de velocidades y demás
sistemas.
Realiza mantenimiento a las herramientas usadas.
Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.
Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Soldador Industrial
Área: Taller
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de Taller
Subalternos: Ayudante de Soldador Industrial
Personal bajo su cargo: 1
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Soldador industrial
Experiencia: 3 años
III. RESPONSABILIDADES
Estar siempre al cuidado de la herramienta que tiene a su cargo.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Diagnosticar roturas, reparación o necesidades de cambio en piezas de vehículos y
maquinaria agrícola y equipos existentes en taller.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Reparación de soldadura a tractores.
Reparación de soldadura a carretones agrícolas.
Reparación de puertas y portes en bodegas.
Reconstrucción de carretones agrícolas.
Revisión de capeadoras agrícolas mecánicas.
Reparación de aros para tractores y carretones.
Estar siempre comunicado con bodega para materiales para reparación.
Reportes quincenales de trabajos a taller.
Cuidar la herramienta que tiene a su cargo.
Mantener informado a jefe de taller de los trabajos que surgen a diario.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Ayudante Soldador Industrial
Área: Taller
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Soldador Industrial
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 18 a 40 años
Nivel académico: tercero básico
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Mantener las áreas de trabajo en perfecto estado de orden y aseo, Inspeccionar las
herramientas de trabajo, asistir al soldador en la reparación de la maquinaria
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Realiza trabajos auxiliares de soldadura donde apunta medidas, efectúa cortes y
reparación junto a soldador de la maquinaria agrícola de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Apoya diariamente al soldador en sus labores cotidianas.
Ubica las herramientas y equipos que el soldador necesite.
Ayuda a cortar los metales, hierro y otros materiales.
Almacena los instrumentos o herramientas.
Realizar otras tareas relacionadas a su puesto
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AREA DE SEGURIDAD
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jefe de Seguridad
Área: Seguridad
Jornada Laboral: lunes a viernes – sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Administrador
Subalternos: Elementos de seguridad
Personal bajo su cargo: 6
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico Nivel medio (servicio militar)
Conocimientos específicos Experiencia en todo tipo de armas
III. RESPONSABILIDADES
Planear todo tipo de vigilancia en beneficio de la empresa, coordinar los horarios de
trabajo de los elementos de seguridad.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Bajo supervisión inmediata realiza labores rutinarias de vigilancia y custodia de las
propiedades de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
1. Controlar según instrucciones la entrada estacionamiento y salida de vehículos
en áreas pertenecientes de la Compañía.
2. Asignar labores a cada elemento en su área de trabajo.
3. Elaborar informes de entradas y salidas de personal a la Compañía.
4. Controlar que los elementos este en sus puestos de trabajo.
5. Distribuir bitácoras a diario a cada elemento.
6. Evaluar al nuevo elemento de ingreso si es apto para el cargo
7. Examinar teóricamente y oral a cada mes a cada elemento
8. Coordinar de la mejor manera los descansos de cada elemento
9. Verificar que cada elemento cuente con su equipo necesario
10. Elaborar informe al administrador cada mes
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Elemento de Seguridad
Área: Seguridad
Jornada Laboral: lunes a viernes – sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato superior: Jefe de seguridad
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Tercero Básico (servicio militar)
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Seguir instrucciones a cabalidad del jefe inmediato para proteger los bienes de la
empresa.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Realizar patrullajes bajo la supervisión del Jefe de seguridad en toda la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
1. Comunicar ya sea por medio verbal o radio transmisor, los ingresos ya sea con o
sin vehículo.
2. Informar todos los días al jefe de lo que sucede a diario en la Compañía.
3. Registrar en bitácoras todo lo que entra y sale de la Compañía.
4. Realizar todas las tareas afines y complementarias conforme a lo asignado.
5. Recabar información de las rutinas que se ejecutan dentro de la Compañía.
6. Proporcionar información bien detallada de las personas que visitan a la
Compañía.
7. Estar siempre alerta por cualquier eventualidad que suceda dentro de la
Compañía.
8. Seguir siempre instrucciones del jefe inmediato.
9. Asegurar de estar siempre seguro de transmitir la veracidad de cual problema.
10. Comunicar siempre el destino del visitante al ingresar a la Compañía.
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AREA DE MAYORDOMIA
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jefe de Mayordomía
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Administrador
Subalternos: Caporal y Vaquero
Personal bajo su cargo: 2
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Técnico en agricultura
Conocimientos específicos: En computación
Experiencia: 3 años
III. RESPONSABILIDADES
Coordinar de manera eficaz las actividades dentro de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Coordina bajo la supervisión del administrador, todas las labores y las actividades
dentro de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.
Revisar todos los días los trabajos que se ejecuten.
Elaborar reportes a diarios de las actividades que se realicen.
Revisar conjuntamente con administrador saldos de bodega productos para su
aplicación.
Programar actividades semanales a caporales y vaqueros.
Programar actividades quincenales a caporales y vaqueros.
Realizar solicitudes de materiales o productos al administrador.
Controlar en campo el buen uso de materiales.
Programar reuniones mensuales sobre las actividades.
Elaborar programas de actividades semestralmente.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Caporal
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de mayordomía
Personal bajo su cargo: 1
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Tercero básico
Experiencia: 2 años
III. RESPONSABILIDADES
Comunicar siempre cualquier eventualidad que se presente en las actividades a su
jefe inmediato.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Ejecutar las actividades que se le encomienden.
Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas.
Informar de los avances de los trabajos a realizar todos los días.
Comunicar de los materiales que hay en bodega, que se usan a diario con
mayordomía para que no se atrasen las actividades.
Programar actividades a diario con mayordomía.
Programar conjuntamente con administración y mayordomía reuniones cada
mes.
Informar siempre de cualquier tipo de enfermedad en el cultivo.
Realizar monitoreo de mantenimiento de caminos y tomas.
Informar por medio de radio transmisor cualquier eventualidad que se presente.
Seguir siempre órdenes de sus jefes inmediatos.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Auxiliar de Caporal
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Caporal
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 18 a 40 años
Nivel académico: Tercero básico
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Materiales, equipo y ganado que maneja en el desarrollo de actividades agrícolas.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar junto con el caporal las actividades agrícolas programadas.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Realizar una adecuada preparación del terreno para la siembra
Realizar un buen uso de los abonos.
Dar un adecuado uso de fertilizantes de acuerdo con los cultivos
Realizar controles para evitar la introducción de plagas
Mantener el terreno libre de plagas
Realizar controles en cuanto al buen drenaje de agua a los cultivos
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Personal Operativo
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Auxiliar de Caporal
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 18 a 40 años
Nivel académico: Tercero básico
Conocimientos específicos: Herramientas agrícolas
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Este cargo tiene bajo su responsabilidad bienes físicos como lo son los utensilios
para la debida operación agrícola de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Ejecutar las actividades que se le encomienden.
Preparar el terreno para uno de los cultivos de cítricos
Realizar las actividades propias de cada actividad programada
Aplicar abonos al cultivo
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Vaquero
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de mayordomía
Personal bajo su cargo: 1
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel diversificado
Experiencia: 3 años
III. RESPONSABILIDADES
Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos
y equinos de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordina directamente la entrega de ganado con el personal de compra.
2. Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas.
3. Coordina el transporte para entregar el ganado.
4. Corrobora la selección de ganado para engorde y venta.
5. Supervisa los nacimientos del ganado.
6. Coordina la salida del ganado enfermo.
7. Supervisa e informa el estado del establo.
8. Informa las defunciones del ganado.
9. Revisa los potreros donde se encuentra el ganado.
10. Marcar al ganado que nace.
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Caballericero
Área: Mayordomía
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Vaquero
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel diversificado
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos
y equinos de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Estar pendiente del estado de los animales.
Recorrer la cerca a cada uno de los lotes de novillos y hace la debida rotación de
potreros según lo planeado por el vaquero
Deberá de manera conjunta con el vaquero llevar a cabo la vacunación y
marcación de los animales, según los planes realizados
El buen estado de las cercas del establo.
Debe llevar un diario de las actividades que realice.
En caso de ser necesario deberá prestar ayuda al vaquero, cuando se lleve a cabo
una intervención.
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AREA DE MANTENIMIENTO
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jefe de Mantenimiento
Área: Mantenimiento
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Administrador
Personal bajo su cargo: 2
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel diversificado
Experiencia: 2 años
III. RESPONSABILIDADES
Herramientas y equipos de carpintería, plomería, electricidad y jardinería.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Repara y mantiene la estructura física de la Compañía., los equipos y los jardines de
la instalación.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Diseñar el plan de limpieza.
Organizar la distribución del personal de limpieza.
Proponer la adquisición de productos nuevos que cumplen con los
requerimientos del servicio.
Administrar los insumos de limpieza, velar que su uso sea adecuado y llevar un
control de los mismos.
Informar al Administrador el funcionamiento y desempeño del Departamento.
Supervisar actividades de limpieza que se realizan diariamente
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Servidumbre
Área: Mantenimiento
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de mantenimiento
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel diversificado
Experiencia: 1 años
III. RESPONSABILIDADES
Limpieza de salas, despachos, baños, zonas comunes de la Compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Limpieza de suelos (barrer, fregar).
Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo).
Limpieza de cristales.
Vaciado de papeleras.
Reposición de material (servilletas, papel higiénico, jabón).
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PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto: Jardinero
Área: Mantenimiento
Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado
Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M
Jefe inmediato: Jefe de mantenimiento
II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO
Género: Masculino
Edad: 25 a 40 años
Nivel académico: Nivel diversificado
Experiencia: 1 año
III. RESPONSABILIDADES
Ejecutar y organizar a su nivel las operaciones de instalación, mantenimiento y
mejora de jardines y áreas verdes de la compañía.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
IV. OBJETIVO DEL PUESTO
Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía.
.
V. FUNCIONES PRINCIPALES
Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para
efectuar su trabajo.
Opera maquinaria especializada para el mantenimiento de jardines y zonas
verdes.
Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas.
Acondiciona la tierra para la siembra de plantas.
Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las
zonas verdes
Poda árboles y plantas que lo requieran.
Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios.
Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos
artísticos en las zonas verdes de la Organización.
Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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2.3. Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos.
Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del
mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas administrativas.
2.3.1. Presentación al Administrador de la Compañía Agrícola Industrial
Aguna.
Se obtuvo la autorización del administrador quien brinda el soporte que un proyecto
de su importancia necesita para su desarrollo, donde se registró la firma del
investigador que elabora el manual y se indica la fecha en que el manual es
autorizado.
2.3.2. Impresión del manual de funciones y perfil de puestos.
Autorizado el manual de funciones y perfil de puestos, se proporciona una copia a
cada área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas
involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.
2.3.3. Distribución del manual de funciones y perfil de puestos.
El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la
Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del
manual de funciones y perfil de puestos.
173
III. Conclusiones y recomendaciones
3.1 Conclusiones
En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas.
1. Existen dudas por parte de algunos empleados con respecto a los deberes,
funciones y responsabilidades del cargo que ocupan.
2. Algunos cargos no tienen funciones bien definidas.
3. La falta de las descripciones de cargos provoca una situación desfavorable.
4. La Compañía no cuenta con ningún manual de funciones y perfil de puestos.
174
3.2 Recomendaciones
Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda.
1. Aplicar en la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., el manual de funciones y
perfil de puesto para todo el personal que labora actualmente, basándose en los
requerimientos o especificaciones e cargos expuestos en el manual.
2. Desarrollar una evaluación de desempeño tomando en cuenta parámetros como
deberes, responsabilidades, habilidades y otros aspectos que permitan evaluar al
personal de manera objetiva.
3. Utilizar el organigrama propuesto para la Compañía, con el fin de organizar los
cargos por niveles y mejorar así la comprensión de las líneas de mando y autoridad,
existentes entre las distintas posiciones.
4. Informar al personal a realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si
conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos
necesarios para hacerlas bien basadas en el manual.
175
Anexos del resultado III
176
Anexo 1
Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 3
Insumos requeridos
Tie
mpo
No. Resultados y Actividades Números y descripción de
insumos
Precio
unitario (Q)
Total en
quetzales (Q)
Código
presupuesto
R3: Manual de funciones y perfil
de puestos
1
A1: Identificación de los pasos para
la elaboración del manual 02 Horas de renta de
computadora 4.00 8.00 REC-001
M 1
T 2
A 1
2
A2: Diseño del manual de
funciones y perfil de puestos.
05 Horas de renta de
computadora 4.00 20.00 REC-001
M 2
T 2
A 1
3
A3: Presentación del manual de
funciones y perfil de puestos
01 Resma de hojas
tamaño carta
05 Horas de alquiler de
proyector
05 Horas de renta de
computadora
35.00
75.00
4.00
35.00
375.00
20.00
P-003
REC-002
REC-002
M 3
T 2
A 1
Total 458.00
177
Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 3:
No.
Resultados y
actividades
Responsable
Año 1
Trimestre
T1 T2 T3 T4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Resultado 3:
Manual de
funciones y perfil
de puestos
Verónica
Marisol
Alvarado
González
1.1 Actividad 1:
Identificación de
los pasos para la
elaboración del
manual
Verónica
Marisol
Alvarado
González
1.2 Actividad 2:
Diseño del
manual de
funciones y perfil
de puestos
Verónica
Marisol
Alvarado
González
1.3 Actividad 3:
Presentación del
manual de
funciones y perfil
de puestos
Verónica
Marisol
Alvarado
González
178
Anexo 3: Presupuesto del resultado 3:
Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q)
REC Renta de equipo electrónico y de computo
REC-001 Renta de computadora 48.00
REC-002 Renta de proyector 375.00 423.00
P Papelería
P-003 Resma de hojas 35.00 35.00
Total 458.00
Resultado 3:
Manual de funciones y perfil de puestos
179
Informe final de graduación
RESULTADO IV
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Amanda Yineth Alvarado Ichén
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en
el grado de Licenciado
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2,016
180
Este documento fue presentado por el autor, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
181
Índice resultado IV
No. Contenido Página
Descripción general de la propuesta ……………………………………... 182
I Introducción………………………………………………………………. 184
I.1 Objetivo……………………………………………………………………184
I.2 Área de acción……………………………………………………………. 184
II Componentes del resultado………………………………………………. 185
II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 185
II.2 Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos…………… 186
II.3 Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos……...197
III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 198
III.1 Conclusiones……………………………………………………………… 198
III.2 Recomendaciones………………………………………………………… 199
Anexos de resultado………………………………………………………. 200
1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 201
2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 202
3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 203
182
Descripción general de la propuesta
Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución
viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la
eficiencia en la organización.
La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,
estos son:
Resultado 1: Diagnostico del problema
Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta
Actividad 2: Ejecución del estudio de campo
Actividad 3: Presentación y análisis de resultados
Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al
conocimiento de la población sobre la misma.
Resultado 2: Manual de organización
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de organización
Actividad 3: Presentación del manual de organización
Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo
mejores resultados en la Compañía.
183
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos
permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos
Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos
Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el
rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el
buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus
actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.
184
Resultado IV: Manual de normas y procedimientos.
I. Introducción:
El resultado IV “manual normas y procedimientos”, es una herramienta de uso
interno, contiene la información detallada acerca de los procedimientos
administrativos de las principales actividades de cada puesto de la Compañía
Agrícola Industrial Aguna, S.A., por lo que es un espacio de organización
descriptivo que debe ser determinado con precisión de principio a fin, para que cada
uno de los empleados puedan tener un conocimiento de cómo actuar frente al caso
concreto y dentro de su función específica, en la serie de actos que integran el
procedimiento administrativo que se pretende realizar.
1.1 Objetivo:
Dar a conocer los pasos que debe seguir el personal en el área que labora.
Facilitar a los empleados sus actividades al momento de realizarlas.
1.2 Área de acción:
El presente resultado está dirigido al personal administrativo de la Compañía
Agrícola Industrial Aguna, S.A.,
185
II. Componentes del resultado:
Resultado IV:
Manual de Normas y Procedimientos
Actividad 1:
Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2:
Diseño del manual de Normas y Procedimientos
Actividad 3:
Presentación del manual de Normas y Procedimientos
Desarrollo de actividades
2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.
Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos:
2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de
Normas y Procedimientos.
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana
empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en
cinco jefaturas.
2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información.
La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación:
Cuestionario: Para recopilar la información general se utilizó la boleta de
investigación de la variable dependiente e independiente.
186
Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores
administrativos y al Administrador, para investigar los procedimientos de cada
área del organigrama.
2.1.3. Elaboración del manual de normas y procedimientos.
Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los
pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se
detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.
2.2. Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos.
Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información sobre los principales procedimientos de las áreas
descritas en el organigrama.
187
Elaborado Por:
Amanda Yineth Alvarado Ichén
188
JUSTICACIÓN
La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ha tenido control de sus procesos en
forma oral y práctico, con esta forma difícilmente permitirá analizar parámetros de
control como cumplir eficazmente su fin con los requisitos que exige cada puesto de
trabajo. El manual de normas y procedimientos evitará las irregularidades que se
venían dando, con el que se podrá alcanzar el rendimiento y mayor grado de
eficiencia, eficacia y transparencia en el objetivo final.
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Página
1 de 6
189
NORMAS GENERALES DEL MANUAL
El acceso al presente manual se autoriza únicamente a los que integran la estructura
organizacional de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., quienes serán
responsables del cuidado y buen uso del mismo.
Si un empleado es autorizado para portar una copia del presente manual, deberá
conservarlo con el fin de evitar sustracciones no deseadas o extraviarlo.
Cualquier implementación o modificación que se realice en el manual, deberá ser
discutido y aprobado por los responsables de su ejecución.
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Página
2 de 6
190
PROCEDIMIENTOS
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Página
3 de 6
191
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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4 de 6
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de materiales a bodegas.
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
1
Unidad Solicitante
Llena el formulario “solicitud de materiales,
suministros o bienes” (forma de solicitud) y los
envía al encargado de bodegas.
2
Encargado de Bodegas
Recibe la forma de solicitud y verifica todos los
datos registrados en la misma. En caso de estar
incorrectos devuelve a la unidad solicitante con
nota de devolución del almacén a las unidades
consumidoras (forma de solicitud).
3
Encargado de Bodegas
Si está correcta la información, lo registra en el
libro de “control de solicitudes” y asigna número
correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de
llegada.
4
Encargado de Bodegas
Recibe la forma de solicitud y verifica en el sistema
la existencia de los materiales, suministros o bienes
solicitados. Marca en la forma de solicitud el o los
materiales, suministros o bienes faltantes y rebaja
del inventario los existentes. En caso de no existir
ninguno de los materiales o útiles de oficina
solicitados devuelve forma de solicitud a la unidad
con la forma nota de devolución.
5
Encargado de Bodegas
En caso de haber existencia lo rebaja del inventario
en el sistema. Genera recibo y las remite con la
forma de solicitud para su despacho a la unidad.
192
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Página
5 de 6
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Pago de servicios (agua, luz, teléfono).
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
1
Jefe de Oficina
El encargado de cualquier área que reciba la factura
de luz, agua o teléfono, deberá acudir a
entregárselo al jefe de oficina. En caso de no
encontrarlo se debe dejar a la vista.
2
Administrador
El administrador deberá juzgar, conforme a la fecha
de vencimiento, si se debe cubrir el gasto
inmediatamente o resguardar el recibo para su pago
en días posteriores.
3
Administrador
Dará instrucciones al jefe de oficina,
proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para
que acuda a saldar dicha cuenta.
4
Jefe de Oficina
Acudirá a pagar la cuenta de agua, luz o teléfono y
reportará el comprobante de pago al administrador
5
Jefe de Oficina
Archivará el recibo junto con su comprobante de
Pago para futuras aclaraciones.
193
Fecha de
emisión:
18-05-2016
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Página
6 de 6
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requerimiento de herbicidas.
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
1
Caporal
Al ser el área que necesita este insumo, deberá
informar al jefe de oficina sobre la falta del mismo,
en el momento oportuno, proporcionando un
margen de tiempo para que el jefe de oficina llame
a los proveedores.
2
Jefe de Oficina
El jefe de oficina llamará a los proveedores para
solicitar el insumo al domicilio de la Compañía.
3
Administrador
Dará instrucciones al jefe de oficina,
proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para
que acuda a saldar dicha cuenta.
4
Administrador
Recibirá al proveedor y le mostrará el insumo
requerido. El administrador estará pendiente de
toda la operación y pagará por el servicio,
solicitando la nota correspondiente.
5
Jefe de Oficina
Archivará el recibo junto con su comprobante de
pago para futuras aclaraciones.
194
Formato de requisición de materiales y herbicidas
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
REQUISICION DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA
FECHA:
AREA SOLICITANTE:
No.
No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL MATERIAL Uso del Material
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
SOLICITADO POR:
F.
AUTORIZADO POR:
F.
195
Formato de ingreso de materiales y herbicidas a bodegas
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.
INGRESO DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA
FECHA DE INGRESO: No.
AREA SOLICITANTE:
No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL MATERIAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Observaciones:
Nombre de quien ingresa
196
Formato de salidas de materiales y herbicidas de bodega
COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. SALIDAS DE MATERIALES Y HERBICIDAS DE BODEGA
FECHA DE SALIDA:
AREA SOLICITANTE: No.
No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL
MATERIAL Uso del Material
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
SOLICITADO POR:
F.
ENTREGADO POR:
F.
197
2.3. Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos.
Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del
mismo.
2.3.1. Presentación al Administrador de la Compañía Agrícola Industrial
Aguna.
Se obtuvo la autorización del administrador quien brinda el soporte que un proyecto
de su importancia necesita para su desarrollo, donde se registró la firma del
investigador que elabora el manual y se indica la fecha en que el manual es
autorizado.
2.3.2. Impresión del manual de normas y procedimientos.
Autorizado el manual de normas y procedimientos, se proporciona una copia a cada
área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas
involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.
2.3.3. Distribución del manual de normas y procedimientos.
El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la
Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del
manual normas y procedimientos.
198
III. Conclusiones y recomendaciones
3.1 Conclusiones
En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas.
1. Los procedimientos actuales de la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., no
se sustentan en documentos previamente establecidos.
2. Con base al análisis y evaluación de la situación actual de la Compañía, es
necesario que la implementación del manual de normas y procedimientos, ya que de
esto depende su eficiencia y la calidad en sus actividades.
3. La implementación del manual de normas y procedimientos representa la
oportunidad de encaminar a cada unidad y cada puesto, por lo cual es fundamental el
compromiso de los altos niveles jerárquicos y sus miembros.
199
3.2 Recomendaciones
Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda.
1. Velar por que la información contenida en el manual sea difundida de manera
controlada y organizada, implementándola adecuada y oportunamente.
2. Capacitar al personal de la Compañía acerca del uso del manual, para ello se
deben planificar programas de instrucción, cuya programación y cumplimiento son
responsabilidad del jefe de área.
3. Documentar todos los procedimientos llevados a cabo en la administración de
cada área y puestos, las normas que regularicen dichos procedimientos.
200
Anexos del resultado IV
201
Anexo 1
Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 4
Insumos requeridos
Tie
mpo
No. Resultados y Actividades Números y descripción de
insumos
Precio
unitario (Q)
Total en
quetzales (Q)
Código
presupuesto
R4: Manual de normas y
procedimientos
1
A1: Identificación de los
componentes del manual.
1 cuaderno universitario
5 lapiceros
20.00
10.00
20.00
10.00
P-004
P-002
M1
T 2
A 1
2
A2: Diseño del manual de normas y
procedimientos 10 horas renta de
computadora 4.00 40.00 REC-001
M2
T2
A 1
3
A 3: Presentación de la propuesta al
administrador de la Compañía para
su aprobación 4 horas renta de proyector 75.00 300.00 REC-002
M3
T3
A 1
Total 370.00
202
Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 4:
No.
Resultados y
actividades
Responsable
Año 1
Trimestre
T1 T2 T3 T4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Resultado 4:
Manual de
normas y
procedimientos
Amanda
Yineth
Alvarado
Ichén
1.1 Actividad 1:
Identificación
de los
componentes
del manual
Amanda
Yineth
Alvarado
Ichén
1.2 Actividad 2:
Diseño del
manual de
normas y
procedimientos
Amanda
Yineth
Alvarado
Ichén
1.3 Actividad 3:
Presentación de
la propuesta al
administrador
de la Compañía
para su
aprobación
Amanda
Yineth
Alvarado
Ichén
203
Anexo 3: Presupuesto del resultado 4:
Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q)
REC Renta de equipo electrónico y de computo
REC-001 Renta de computadora 40.00
REC-002 Renta de proyector 300.00 340.00
P Papelería
P-002 Lapiceros 10.00
P-004 Cuaderno universitario 20.00 30.00
Total 370.00
Resultado 4:
Manual de normas y procedimientos
204
Informe final de graduación
RESULTADO V
FORTALECIMIENTO DE LA UNIDAD EJECUTORA
Presentado al honorable tribunal examinador por:
Eduardo Enrique Cruz Herrera
En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en
el grado de Licenciado
Universidad Rural de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Guatemala, junio de 2016
205
Este documento fue presentado por el autor, previo a
obtener el título universitario en Administración de
Empresas, en el grado académico de Licenciado.
206
Índice resultado V
No. Contenido Página
Descripción general de la propuesta ……………………………………... 207
I Introducción………………………………………………………………. 209
I.1 Objetivo……………………………………………………………………209
I.2 Área de acción……………………………………………………………. 209
II Componentes del resultado………………………………………………. 210
II.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta………………. 210
II.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo…………… 211
II.3 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales…. 212
III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 213
III.1 Conclusiones……………………………………………………………… 213
III.2 Recomendaciones………………………………………………………… 214
Anexos de resultado………………………………………………………. 215
1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 216
2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 217
3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 218
207
Descripción general de la propuesta
Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución
viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la
eficiencia en la organización.
La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,
estos son:
Resultado 1: Diagnostico del problema
Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta
Actividad 2: Ejecución del estudio de campo
Actividad 3: Presentación y análisis de resultados
Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al
conocimiento de la población sobre la misma.
Resultado 2: Manual de organización
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de organización
Actividad 3: Presentación del manual de organización
Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo
mejores resultados en la Compañía.
208
Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos
Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos
Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos
permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.
Resultado 4: Manual de normas y procedimientos
Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual
Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos
Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos
Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el
rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.
Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el
buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus
actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.
209
Resultado V: Fortalecimiento de la unidad ejecutora
I. Introducción:
La unidad ejecutora será el ente encargado de desarrollar e implementar cada uno de
los componentes o resultados que conforman la propuesta.
En este caso la unidad ejecutora está conformada por el personal administrativo y
operativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del municipio de Santa
Lucía Cotzumalguapa, del departamento de Escuintla.
La unidad ejecutora deberá equiparse con todos los materiales metodológicos o
humanos pertinentes para la implementación de la propuesta.
El presente resultado contiene todos los puntos en los que la unidad ejecutora se
debe fortalecer para el buen desarrollo de la propuesta.
1.1 Objetivo: Identificar las acciones que la unidad ejecutora debe realizar para el
correcto desarrollo de la propuesta
1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al área administrativa de la
Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.
210
II. Componentes del resultado:
Resultado V:
Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora
Actividad 1:
Programa de capacitación sobre la propuesta
Actividad 2:
Implementación de cada manual administrativo
Actividad 3:
Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales
Desarrollo de actividades
2.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta
La elaboración del programa de capacitación estará condicionada por el orden de
cada manual administrativo, las capacitaciones a ofrecerse serán tres y estarán
estructuradas de la siguiente manera.
Programa general de capacitación:
Número de
capacitación
Manual a capacitar Fecha de
capacitación
Hora de
capacitación
Primera
Capacitación
Manual de
organización
05/ 08 / 2016
De 14:00 a 16:00
Segunda
Capacitación
Manual de
funciones y
perfiles
12 / 05 / 2016
De 14:00 a 16:00
Tercera
Capacitación
Manual de normas
y procedimientos
19/ 05 / 2016
De 14:00 a 16:00
211
2.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo.
El siguiente cuadro contiene información que se le propone a la Administración de
la Compañía para que lo evalué y ejecute lo que consideren necesario.
Implementación de la propuesta de cada manual administrativo
PLANIFICACIÓN FECHA
1era.
Fase
Diagnostico
Recopilación de Información
Identificación de cada manual
Plan de trabajo
Descripción de actividades
Desarrollo del plan
Implementación en cada área
2da.
Fase
Conocimiento de las condiciones de cada uno de los
manuales
Identificación de las actividades
Priorización de las actividades
Evaluación
3ra
Fase
Objetivo de la evaluación
Alcance, determinado por el período de evaluación
Recursos necesarios
Desempeño de los participantes
Limitaciones y debilidades
Conclusiones y recomendaciones
212
2.3 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales.
El siguiente cuadro será utilizado para mostrar con base a porcentaje de los
indicadores de la aplicación de los manuales implementados en la Compañía.
Año 1
Manual Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4
Organización
Funciones y
Perfiles
Normas y
Procedimientos
Año 2
Manual Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4
Organización
Funciones y
Perfiles
Normas y
Procedimientos
213
III. Conclusiones y recomendaciones
3.1 Conclusiones
1. Antes de iniciar la elaboración de un manual se necesita planear el tiempo para
investigar las características particulares de la empresa, el tipo de organización,
la entrevista con los responsables de cada tarea, la inspección de documentos
que revelen lo que se hace en la empresa, el tiempo para observar en el lugar de
los hechos la realización de las actividades, análisis de alternativas y la
elaboración propia del manual.
2. La elaboración y aplicación de los manuales administrativos, son piezas
fundamentales para garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las
operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
las operaciones y punto de partida, para conocer la eficiencia del control interno
y poder evaluarlo.
3. Los manuales que se elaboran están orientados a las políticas administrativas, los
métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las
políticas de los niveles de dirección y administración, y en segundo lugar, con la
eficiencia de las operaciones.
214
3.2 Recomendaciones
1. Planificar las actividades susceptibles de realizarse en la elaboración de un
manual, es el Gráfico de Barras o de Gantt, puesto que es un recurso sencillo,
pero importante, que permite especificar con facilidad lo que falta por hacer para
completar un proyecto y apreciar si una actividad está adelantada, retrasada o si
marcha de acuerdo a lo programado.
2. Aplicar los manuales administrativos que forman parte del presente trabajo de
tesis, que se den a conocer a cada área objeto de análisis para su aplicación en el
desarrollo de sus operaciones habituales.
3. Proponer que la unidad de análisis evalué periódicamente los manuales
administrativos, para establecer la correcta ejecución de las operaciones con el
fin de preservar la eficacia, eficiencia y de ser el caso, realicé las actualizaciones
necesarias que deberán ser aprobadas por la unidad de análisis.
215
Anexos del resultado V
216
Anexo 1
Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 5
Insumos requeridos
Tie
mpo
No. Resultados y Actividades Números y descripción de
insumos
Precio
unitario (Q)
Total en
Quetzales
(Q)
Código
presupuesto
R5: Fortalecimiento de la unidad
ejecutora
1 A1: Programa de capacitación
sobre la propuesta
15 horas renta de
computadora 4.00 60.00 REC-001
M 2
T 3
A 1
2
3
A2: Implementación de cada
manual administrativo
A3: Cuadro de indicadores de los
manuales
1 resma de hojas 35.00 35.00 P-001
M 3
T 3
A 1
Total 95.00
217
Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 5:
No.
Resultados y
actividades
Responsable
Año 1
Trimestre
T1 T2 T3 T4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 Resultado 5:
Fortalecimiento
de la unidad
ejecutora
Eduardo
Enrique
Cruz
Herrera
1.1 Actividad 1:
Programa de
capacitación
sobre la
propuesta
Eduardo
Enrique
Cruz
Herrera
1.2 Actividad 2:
Implementación
de cada manual
administrativo
Eduardo
Enrique
Cruz
Herrera
1.3 Actividad 3:
Cuadro de
indicadores del
manual
Eduardo
Enrique
Cruz
Herrera
218
Anexo 3: Presupuesto del resultado 5:
Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total
REC Renta de equipo electrónico y de computo
REC-001 Renta de computadora 60.00 60.00
P Papelería
P-001 Resma de hojas 35.00 35.00
Total 95.00
Resultado 5:
Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora
219
Anexo 9: Presupuesto general de la propuesta.
Renglón Componentes del presupuesto Total en Q. Año 1 en Q.
Resultado 1
REC Renta de equipo electrónico y de
computo
REC-001 Renta de computadora 24.00 24.00
P Papelería
P-001 Impresiones 13.00
P-002 Lapiceros 4.00 17.00
Co Combustibles
Co-001 Gasolina 92.00 92.00
Total del resultado 1 133.00
Resultado 2
REC Renta de equipo electrónico y de
computo
REC-001 Renta de computadora 44.00
REC-002 Renta de proyector 300.00 344.00
P Papelería
P-003 Resma de hojas 35.00 35.00
Total del resultado 2 379.00
Resultado 3
REC Renta de equipo electrónico y de
computo
REC-001 Renta de computadora 48.00
REC-002 Renta de proyector 375.00 423.00
P Papelería
P-003 Resma de hojas 35.00 35.00
Total del resultado 3 458.00
220
Renglón Componentes del presupuesto Total en Q. Año 1 en Q.
Resultado 4
REC Renta de equipo electrónico y de
computo
REC-001 Renta de computadora 40.00
REC-002 Renta de proyector 300.00 340.00
P Papelería
P-002 Lapiceros 10.00
P-004 Cuaderno universitario 20.00 30.00
Total del resultado 4 370.00
Resultado 5
REC Renta de equipo electrónico y de
computo
REC-001 Renta de computadora 60.00 60.00
P Papelería
P-001 Resma de hojas 35.00 35.00
Total del resultado 5 95.00
Total general de la propuesta 1435.00
221
Anexo 10: Matriz del marco lógico.
Componentes del plan
Indicador Medio de
verificación Supuesto
Objetivo general:
Evitar las deficiencias del
personal administrativo y
operativo, en la compañía
Agrícola Industrial
Aguna, S.A., Santa Lucía
Cotzumalguapa,
Escuintla.
Aumento del
90% de la
eficiencia y
eficacia en el
personal Entrevista
Encuesta
El personal
estará
dispuesto a
cumplir lo
establecido en
los manuales
administrativos
Objetivo específico:
Fortalecer la organización
para la ejecución de tareas
y responsabilidades para
el personal
administrativo, en
Compañía Agrícola
Industrial Aguna, S.A.,
Santa Lucía
Cotzumalguapa,
Escuintla.
Crear un
ordenamiento
administrativo,
que será de un
90%
Manuales
administrativos
La empresa
implementara
de carácter
obligatorio los
manuales
administrativos
Resultado 1:
Diagnóstico del problema Identificar y
conocer la
magnitud
porcentual de la
problemática
Encuesta
Entrevista
Resultado 2: Manual de organización
Estandarización
del 100% de la
organización
interna, formas
de organización
del organigrama
Cuerpo de
manuales
administrativos
222
Resultado 3: Manual de funciones y
perfil de puestos
Distribución del
100% de los
puestos, en
relación a
destrezas del
personal y
experiencia
laboral
Cuerpo normativo
del manual
Resultado 4: Manual de normas y
procedimientos
Estandarización
del 100% de los
procedimientos
administrativos
Cuerpo del
manual
Resultado 5:
Fortalecimiento de la
unidad ejecutora
Se identifican el
100% de las
acciones para
implementar la
propuesta
Documento con la
propuesta de
creación de la
unidad ejecutora
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