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SUBDIRECCIÓN TECNICA
DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BOGOTA D.C. 2004
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TABLA DE CONTENIDO
PAGINA INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS GENERALES 2
MISIÓN DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA 3
OBJETIVOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA 4
NORMAS LEGALES 5
INFORMACIÓN GENERAL 6
SIMBOLOGIA UTILIZADA PARA FLUJOGRAMA 7
FORMATO PARA TABLA DE PROCEDIMIENTO 8
PROCEDIMIENTOS
ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL 9
ASIGNACIÓN DE EJES VIALES 13
ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CÓDIGO DE SECTOR 16
CERTIFICACIÓN DE DROGUERÍAS 23
COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL 28
CONVERSIÓN DE ANOTACIONES 32
ELABORACIÓN DE CARTOGRAFIA TEMÁTICA 39
UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN 44
PERITAZGO 49
RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA 54
SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 59
SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA 63
UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION 70
VERIFICACIÓN INCORPORACIÓN CARTOGRAFICA CONVENIO DAPD 77
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INTRODUCCIÓN
Con el fin de dar cumplimiento a las leyes actuales, la DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA del
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL ha elaborado el presente
manual, el cual busca entre otros los siguientes propósitos: Aumentar la efectividad de la
División a través de procedimientos ágiles y oportunos, recopilar de una forma organizada,
secuencial y detallada las actividades de los funcionarios de la División, definir límites de
autoridad y responsabilidad, mejorando los controles sobre las operaciones y actividades,
garantizando la calidad del servicio.
También se pretende que el manual sirva como guía de inducción a los funcionarios en sus
puestos de trabajo, evitando trámites innecesarios, propiciando una unidad de criterio en la
ejecución de las actividades, evitando puntos de vista subjetivos, disminuyendo la ocurrencia de
errores en la ejecución del trabajo para así facilitar la orientación y los correctivos necesarios.
Se contó con el apoyo y la información suministrada por los responsables de la ejecución de
cada proceso, quienes definieron los aspectos más importantes que generan valor al mismo.
Este manual será una herramienta de gran ayuda para determinar que actividades se están
desempeñando de manera repetida por los funcionarios generando dualidad de funciones y
evasión de responsabilidades, además de evaluar las capacidades profesionales y técnicas
requeridas para cada proceso; con los manuales de procedimientos se pretende agilizar los
trámites que hacen parte de la División, logrando así una mayor eficiencia en cuanto a su
ejecución y evitando de esta forma desgastes administrativos, ocupando funcionarios en tareas
que no se tienen establecidas.
En este manual se describen los procedimientos que se realizan en la DIVISIÓN DE
CARTOGRAFÍA, con su respectiva definición, objetivos, descripción, responsables y diagramas de
flujo con el fin de estandarizar los procesos propios de la División y establecer los mecanismos
de control en los procesos actuales. De esta manera, el manual se convierte en una
herramienta fundamental de gestión que orienta la disciplina organizacional de la Entidad.
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OBJETIVOS GENERALES
Precisar las funciones y responsabilidades de cada funcionario en la ejecución de las
actividades de cada proceso.
Servir como documento de consulta permanente para resolver dudas o
desconocimiento sobre operación y normas de los procesos.
Guiar a nuevos funcionarios y a los que laboran en la entidad, en los procedimientos
que se deben seguir para realizar las actividades propias de la división o grupo.
Buscar la eliminación de duplicidad de trabajos y funciones en las tareas que se llevan
a cabo en las áreas descritas, dentro de la entidad.
Economizar tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Obtener una herramienta útil para valorar y evaluar las competencias profesionales y
técnicas requeridas para los cargos y cada una de las funciones.
Servir como instrumento de inducción y capacitación para la vinculación de nuevos
funcionarios al DACD
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MISIÓN DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
La División de Cartografía forma parte del área técnica del DACD, que tiene como propósito
principal representar en medios digitales o análogos el aspecto físico del Distrito Capital, con
énfasis en los bienes inmuebles y su identificación detallada en razón a que dichos documentos
hacen parte del inventario catastral, actividades enmarcadas dentro de los parámetros jurídicos,
del acuerdo 1 de 1981 y 7 de 1932 la cual será base de los sistemas de información geográfica
de las entidades del Distrito y de particulares.
Lo anterior se logra mediante procesos de actualización cartográfica, en archivos digitales y
análogos, por la organización, rectificación y certificación de código de sector, nomenclatura vial
y domiciliaria.
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OBJETIVOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
Mantener actualizada la cartografía rural y urbana del Distrito.
Definir código de sector y asignar nomenclatura vial y domiciliaria.
Asegurar la calidad y exactitud de la cartografía.
Establecer una cultura participativa de sus funcionarios en la determinación de
proyectos y actividades que cumplan con la misión de la División.
Ejecutar proyectos con el fin de garantizar la precisión de la información.
Promover la prestación de un servicio eficiente y de calidad a sus usuarios.
Reflejar la dinámica de la ciudad a través de la representación cartográfica ya sea en
medio digital e impreso, la cual se convierte en la información base para todos los
procesos que realiza el DACD y demás entidades del Distrito, adicionalmente la
identificación de cada uno de los inmuebles a través del código de sector y la
nomenclatura oficial.
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NORMAS LEGALES
Acuerdo - 7 de 1932.
- 1 de 1981.
- 2 de 1980.
Decreto - 635 de 1987.
- 688 de 1996.
- 28 de 1997.
- 619 del 2000.
Resolución - 2555 de 1988 del IGAC.
- 010911 de 1992 del Ministerio de
Salud.
- 594 de 2002
- 807 de 1997 del DACD.
- 1053 del 2001 del DACD.
Ley - 80 de 1993.
- Y las demás que tengan incidencia en
el proceso.
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INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la Entidad : Departamento Administrativo de Catastro Distrital.
Sigla : D.A.C.D.
Dependencia : División de Cartografía.
Sigla : D.C.
Naturaleza Jurídica : Entidad Pública del Nivel Central Distrital.
Ámbito Territorial : Bogotá, D. C
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SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA FLUJOGRAMA
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO
OPERACIÓN: Acción realizada por una persona, funcionario o entidades, por ejemplo Escribir, Entregar, Revisar, Firmar, etc.
DECISIÓN: Indica el camino o ruta que puede tomar la actividad.
DESTINO: Indica el sentido de circulación dentro del flujo del procedimiento.
PROCESO DEL SISTEMA: Con este símbolo se identifican los procesos que se corren o ejecutan en un sistema especial o software.
CONECTOR DE PASOS: Con números o letras, une los pasos del procedimiento en su oportunidad
DOCUMENTO: Nos indica la expedición original de una copia.
COPIAS DE UN DOCUMENTO: Indica el número (n) de copias del documento original.
INICIO O FIN / PASO A OTRO PROCEDIMIENTO: Cuando entra a una división, área, persona, entidad, cuando inicia un nuevo proceso. / Al terminar los procesos parciales o totales.
OPERACIÓN DEL SISTEMA: Actualización de las bases de datos o acción que realiza el sistema internamente.
PUNTO DE CONTROL: Actividad que conlleva un punto de control.
Nueva actividad sugerida por el analista para incorporar en el proceso.
OPERACIÓN
DECISIÓN
PROCESO DEL SISTEMA
A 1
n
INICIO
FIN
*
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FORMATO PARA TABLA DE PROCEDIMIENTO
DIVISIÓN O GRUPO (1): PROCEDIMIENTO (2):
RESOLUCIÓN No. (9) FECHA: (10) HOJA No. (11)
OBJETIVO (3)
No. ACTIVIDAD (4) RESPONSABLE (5) TIEMPO (6)
1
2
3
TOTAL (7)
OBSERVACIONES (8)
(1) Nombre de la división o área a la que se le realiza el manual.
(2) Nombre del procedimiento.
(3) Objetivo del procedimiento realizado.
(4) Descripción de cada una de las actividades que se realizan en el proceso.
(5) Responsable que realiza la actividad.
(6) Tiempo en que se realiza la actividad.
(7) Tiempo total de todo el proceso
(8) Observaciones a tener en cuenta dentro del proceso.
(9) Resolución dada por la entidad.
(10) Fecha de aprobación.
(11) Número de hojas.
1
RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE
CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)
PROYECTO DE GRADO
MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY 62985008
GUSTAVO FLOREZ BECERRA 62985012
UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ, D.C.
2004
2
RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE
CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)
Profesor Propuesto:
ING. MANUEL MAYORGA
MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY 62985008
GUSTAVO FLOREZ BECERRA 62985012
UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ, D.C.
2004
3
INTRODUCCIÓN
Actualmente los parámetros y políticas institucionales han venido enmarcando sus
actividades hacia la búsqueda de un constante mejoramiento, para establecer de
manera eficaz y eficiente los mecanismos para el alcance de los objetivos
organizacionales establecidos.
El DACD, consciente del compromiso y la responsabilidad que tiene para con el
Distrito y cada uno de los planes de reorganización que ha fijado la Alcaldía
Mayor, ha tomado las medidas necesarias que hagan del resultado de sus
actividades una demostración del porque se hace necesario su existencia y que en
realidad se esta cumpliendo con la Misión y la Visión que ha fijado. Una de estas
medidas es la utilización de herramientas como lo son los manuales de
procedimientos, que dispuestos a toda organización, son de gran ayuda para una
optima y oportuna ejecución de sus actividades y de una manera correcta, siempre
enfocadas al alcance del objetivo que es el satisfacer las necesidades del usuario.
Es en este punto en el que Ingeniero Industrial entra a procurar que el
levantamiento y la implantación de dichos manuales se hagan cumpliendo tanto
las directrices de la normatividad como los criterios establecidos por la propia
organización, llevando a la pronta y satisfactoria ejecución de sus procesos.
4
RESUMEN DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO: RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)
EMPRESA DONDE SE REALIZO EL PROYECTO: DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL (DACD).
ANTECEDENTES
Dentro de las políticas que tienen las entidades y organismos del estado y el
Distrito esta el promover los elementos fundamentales para la implementación de
un sistema de control interno institucional en la definición de políticas como guías
de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como la
simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Debido a la reestructuración en el DACD mediante resolución No 288 de abril 20
de 2001 , se hizo necesario la actualización de los manuales de procedimientos y
que se requiere contar con un documento que oriente las actividades y procesos
que lleva a cabo la Subdirección Técnica en las Divisiones de Conservación y
Cartografía , en el desarrollo de sus funciones.
5
EL PROYECTO
Las Divisiones de Conservación y Cartografía hacen parte de la Subdirección
Técnica. Estas Divisiones están encargadas de mantener actualizada la
información física, económica y jurídica del inventario de los bienes inmuebles del
distrito capital, a nivel alfanumérico y cartográfico.
El presente manual de procedimientos marca los lineamientos de ejecución y
control para cada una de las actividades, tiempos y responsabilidades de cada
uno de los funcionarios que trabajan en dos de las áreas misionales del DACD.
Los manuales de procedimientos de las Divisiones de Conservación y Cartografía,
fueron levantados en su totalidad puesto que, la documentación utilizada como
referencia en los procesos y procedimientos de estas divisiones no se encontraba
actualizada ni normalizada.
6
1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1.1 TITULO DEL PROYECTO
RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE
CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Frente a la dinamizacion de las entidades Distritales y Estatales El Departamento
Administrativo de Catastro, comprometido con el desarrollo y mejoramiento con
una gestión de procesos cada vez mas eficiente, en cada una de sus áreas
misionales, en especial las involucradas y en constante interacción con los
usuarios y la ciudad, propende por establecer herramientas para el control y la
detección de fallas en la realización de sus procesos. Ha tomado la iniciativa de
documentar los procedimientos misionales y no misionales, estandarizando las
tareas, actividades, recursos e insumos involucrados en la obtención de la
cuantificación de los bienes inmuebles del Estado y de los particulares localizados
en el Distrito Capital en sus aspectos físico, jurídico, fiscal y económico. El
mejoramiento continuo de los procesos requiere para su óptimo funcionamiento, el
7
formular los mecanismos de actualización y retroalimentación pertinentes, por esta
razón se pretende, definir y normalizar los métodos y procedimientos logrando
así evitar duplicidad en actividades y ambigüedad entre las necesidades del
usuario y la labor del Departamento.
1.3 JUSTIFICACIÓN
Los manuales de métodos y procedimientos actualizados, buscan establecer las
directrices que el funcionario en un cargo requiere para el conocimiento y
ejecución uniforme y puntual de las actividades y empleo de los recursos
involucrados en la realización de sus funciones, con base a los principios de
eficiencia y eficacia en la especialización, y en la interacción con las demás
dependencias para garantizar calidad en los resultados esperados, acordes a los
objetivos del Distrito y el DACD facilitando:
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,
La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas
Determinación de tiempos, responsables y conducto regular que debe
seguir el proceso.
8
1.4 ALCANCE
RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE
CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)
1.5 BENEFICIOS PARA LA ENTIDAD
Formular procesos y procedimientos medibles objetivamente, detectando y
evitando duplicidad tanto en funciones como en tareas actividades en la
obtención de resultados.
Reducción del tiempo de localización de problemas en el flujo de
información.
Realizar con mayor facilidad la sustitución de puestos de trabajo.
1.6 LOCALIZACIÓN
Macro localización
El actual proyecto se desarrollara dentro de las instalaciones del
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL ubicado en la
Carrera 30 No. 24 – 90 Torre B, Conmutador 2 347600 – 2 696711. Bogotá
Colombia
Micro localización
El área dentro del cual se va a realizar el proyecto será LAS DIVISIONES DE
CONSERVACION Y CARTOGRAFÍA.
9
1.7 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Racionalizar los procesos y procedimientos del DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, para una mayor eficiencia en el
manejo, control y gestión.
Objetivos Específicos
Formular y entregar las herramientas para la medición del desempeño de
cada proceso.
Establecer por medio de la retroalimentación de los indicadores de gestión
previamente formulados las bases para el constante control y mejoramiento
de los procesos misionales y no misionales.
Monitorear el desempeño de cada proceso, basándose en la
implementación de las mejoras y puntos de control determinados por el
análisis de las propias mediciones.
Servir como herramientas de prevención de los posibles fallos ocasionados
por el desconocimiento sobre las operaciones y sus normas.
2 MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO DE ANTECEDENTES
Diseño y elaboración del manual de procesos y procedimientos de la
Subdirección de Registro de Comercio Exterior y Actualización del manual
de funciones de Ministerio de Comercio Exterior.
10
Diseño de manual de procedimientos para la Dirección de Recursos
Humanos de la Policía nacional.
Estudio de procedimiento y reestructuración de un manual de
procedimientos y funciones por competencia del casino de oficiales Escuela
Nacional de Policía General Santander.
Elaboración y puesta en marcha de procedimientos de la Policía de
Carreteras en cumplimiento de una meta institucional de la Policía Nacional
de Carreteras.
Actualización, reajuste e implementación del manual de procedimientos
administrativos de la Secretaria de Obras Públicas de Chía.
Elaboración del manual de procedimientos para la Dirección de Sanidad de
la Policía Nacional.
2.2 MARCO CONCEPTUAL
ACTIVIDAD: Conjunto de tareas que representa el nivel de acción y
transformación requerido para gestionar el consumo de los recursos dentro de un
proceso. Existen dos tipos de actividades:
Misional: Es aquella que corresponde a la razón de ser de las entidades:
Incorporar un nuevo predio
Actualización cartográfica de predios
Certificación y rectificación Catastral
11
Asignación de Nomenclatura a Desarrollos Urbanísticos
Apoyo: Es aquella que presta soporte o servicio a las actividades
misionales:
Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC)
Archivo Gráfico (ArcInfo)
Mantenimiento de Redes y Equipos
TAREA: Conjunto de operaciones que se desarrollan en un puesto de
trabajo, en forma secuencial y bajo un procedimiento establecido para
alcanzar un objetivo propuesto. Es la parte mas pequeña de un cargo que
se asigna de ordinario por un supervisor o un funcionario:
Solicitar cartografía a Centro de Documentación.
Afectar el SIIC.
PROCEDIMIENTO: Es la descripción detallada de la manera especifica de
efectuar una actividad o proceso. Según ISO 9000 es la forma especificada
para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Según ISO 9000 es el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados. Según el Glosario MRC es la secuencia ordenada de
operaciones que se lleva a cabo para obtener un producto, resolver un
problema o conocer una situación. Son las actividades consecutivas que
12
orientan la ejecución de una tarea, de una actividad y de una función
orientada a un fin formal o desconocido pero susceptible de descripción.
2.3 MARCO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL (DACD) -
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA D.C.
HISTORIA
La aparición de Catastro se remonta a 1821, año en el que se creó una comisión
encargada de llevar un registro de los bienes nacionales y de cada propiedad con
sus respectivos avalúos. Por esta razón la existencia de Catastro Distrital parte de
la Legislación Catastral Nacional.
MISIÓN DEL DACD
Mantener el inventario de los inmuebles del Estado y de los particulares
localizados en el Distrito Capital en sus aspectos físico, jurídico, fiscal y
económico, suministrar información georeferenciada de los elementos que
conforman la cartografía básica, para contribuir a un sistema tributario eficiente y
justo y a la correcta planeación y administración de la ciudad.
VISIÓN DEL DACD
Nos vemos, a mediados del presente decenio como una entidad reconocida
nacionalmente, por la efectividad de sus respuestas, calidad de sus
13
servicios, procesos y procedimientos bien definidos, automatizados,
coordinados y estandarizados, gracias al compromiso de sus funcionarios
altamente profesionales, proactivos, eficientes y eficaces, con altos niveles
de liderazgo para lograr de la ciudad, confianza en la entidad y valoración
de sus empleados.
Nos vemos con una infraestructura informática y de telecomunicaciones de
tecnología avanzada, haciendo parte de una red de información de
múltiples vías, de fácil acceso a los ciudadanos y a los organismos de
control.
Nos vemos líderes en la definición de políticas y normas catastrales a nivel
nacional y en la producción de la información georeferenciada de la ciudad
capital, llegando a los hogares, escuelas, oficinas y entidades de nivel
central y nacional.
Nos vemos como una entidad trabajando activa y armónicamente por la
elevación de la productividad de la ciudad, la planeación y ordenamiento del
distrito capital y la conservación de la memoria urbana de la ciudad.
Nos vemos promoviendo y estableciendo alianzas estratégicas con entes
distritales, nacionales y privados.
2.4 MARCO TEÓRICO
Un procedimiento corresponde a la descripción precisa, concisa y clara del
material, equipo, condiciones, actividades y requerimientos para obtener un
producto o un servicio de una calidad definida.
14
El manual de procedimientos es el conjunto, no sólo de los procedimientos (de la
toma de muestra a la emisión de los resultados y archivo), sino también
individualiza las prácticas de la institución a través de los procesos
organizacionales técnico-administrativos, descripción de la misión, nivel mínimo de
entrenamiento y competencia requerido, infraestructura, equipo, insumos, control
de calidad y evaluación externa del desempeño, gestión de la información,
medidas de seguridad, limpieza y eliminación de desechos (Quién, Qué, Dónde,
Cuándo, Cómo y Porqué?).
El manual establece la coherencia, validez y continuidad del sistema operacional.
Se puede definir como un instrumento al servicio de la calidad y de la capacitación
que involucra a todo el personal, cuyo propósito es pasar de una tradición oral a
una tradición escrita.
Operacionalizar los estándares, garantizar la reproductibilidad de los procesos,
capacitar al personal, armonizar las técnicas en la red, hablar el mismo idioma,
evitar las desviaciones, reducir los costos y errores, facilitar las auditorías y
"vender" una imagen para ofrecer un servicio de calidad, son las funciones
esenciales del manual de procedimientos o guía de buena ejecución de los
análisis.
El Analista de Métodos y Procedimientos tiene la obligación de asegurarse que
los patrones contenidos en el manual sean seguidos por el personal. El mismo
debe regirse a los procedimientos, aplicar los patrones de referencia y seguir las
recomendaciones.
Cada uno de los procedimientos debe cumplir con los siguientes requisitos:
15
Elaborado por un personal experimentado y responsable
Dirigido a un personal capacitado
Acorde con las normas en vigor en el país o la institución
Idóneo y consensual
Detallado, claro y preciso
Exhaustivo
Instrucciones inequívocas
Accesible y llamativo
El contenido de los procedimientos debe contemplar:
Título
Fecha de implementación
Principios y fundamentos
Controles internos
Procedimientos detallados
Interpretación de resultados
Limitaciones de la técnica
Archivo
Referencias bibliográficas
Glosario de términos
Integración de procedimientos.
El conocimiento de los trámites que configuran sucesivamente cada uno de los
procedimientos administrativos, considerados en el sentido de procesos completos
16
que culminan en una resolución administrativa, es uno de los factores
fundamentales que favorecen la eficacia de una unidad y las garantías del
administrado frente a la actuación de la Administración.
Además, es muy habitual que las personas lleven a cabo los actos que configuran
los procesos de manera intuitiva, e incluso con una visión parcial de los mismos,
limitada al conocimiento del trámite concreto del que es responsable. Esto, como
es lógico, resulta perjudicial para una gestión armonizada de estos procedimientos
y es fuente constante de inseguridad en el desarrollo del trabajo del funcionario,
acrecentada por los cambios frecuentes en las disposiciones reguladoras.
Recientemente, se ha abordado la elaboración de Manuales como instrumentos
que asisten de manera descriptiva a la tramitación administrativa de determinados
procesos.
No obstante, se ha afrontado este trabajo desde una perspectiva de
procedimientos en el sentido antes comentado, es decir, desde el punto de vista
de procesos completos (pj. procedimiento sancionador). Sin embargo, la
experiencia aconseja abandonar esta visión particular de los procesos para
centrarse en una perspectiva general sobre determinados trámites básicos que
pueden ser integrantes de otros procedimientos (pj. trámite de audiencia al
interesado) y elaborar Manuales que recojan consejos de gestión para el
desarrollo de dichos actos. Combinando estos procesos elementales obtenemos el
procedimiento global.
17
La integración comprende, respecto a los procedimientos que interpreta, su
Normalización, en el sentido de descripción de los procesos ajustada a Derecho,
Estandarización, por cuanto que ofrece a través de determinadas técnicas de
Diagramación, una representación muy intuitiva de la tramitación con el fin de
servir de guía tanto para el funcionario como para el interesado. No se trata de un
tratamiento homogéneo, ya que los trámites se adaptarán a las características
peculiares de cada unidad, y Formularización, ya que la actividad del funcionario
en un procedimiento se traduce formalmente en un documento donde se plasma la
decisión administrativa correspondiente. El Manual ofrecerá un anexo de
formularios estándar a modo de solicitudes, resoluciones y notificaciones, que sin
perjuicio de las peculiaridades a las que se tengan que adaptar, servirá de apoyo a
la tramitación.
En el Manual normalmente se recoge la mayoría de las técnicas de descripción
analizadas anteriormente, aunque se pueden considerar en función del mayor o
menor detalle que se estime conveniente.
Estructura del procedimiento, que ofrece una visión general de las fases de que
consta el proceso, en el supuesto de que puedan distinguirse trámites
perfectamente diferenciados. El objetivo es lograr que de una sola vez podamos
hacernos una idea general de todo el proceso. Descripción del procedimiento, que
detalla para cada fase anterior los intervinientes y sus actividades a lo largo del
procedimiento.
18
DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO, O REPRESENTACIÓN EXHAUSTIVA
DEL PROCESO.
Formularios, relacionados mediante una numeración conveniente con la
diagramación. Se presentan como un instrumento mediante el cual se agiliza de
manera muy práctica el trabajo del funcionario.
Legislación, tanto estatal como autonómica, para servir de consulta por los
responsables.
Jurisprudencia, es decir, sentencias que pudieran ser relevantes o en las que hay
que apoyarse para la interpretación de la norma.
El Manual de procedimiento debe ser una herramienta práctica, de apoyo al
trabajo del funcionario y dirigido también a los interesados con el objeto de lograr
mayor seguridad en su actuación frente al ente público.
MEJORAMIENTO CONTINUO
Conceptos:
James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo para
hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende
del enfoque específico del empresario y del proceso.
19
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el
mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de
desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo
desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión
histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por
Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser
mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo para
aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se entrega a clientes.
Eduard Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la
calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento
Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la
esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser
competitivas a lo largo del tiempo.
IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede
contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en
el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones
20
deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún
inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de
esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta
llegar a ser líderes.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Ventajas
1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos
puntuales.
2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
3. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una
reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias
primas.
4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
5. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
6. Permite eliminar procesos repetitivos.
Desventajas
1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la
organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe
entre todos los miembros de la empresa.
21
2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el
éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la
organización y a todo nivel.
3. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy
conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
4. Hay que hacer inversiones importantes.
¿POR QUE MEJORAR?
El Cliente es el Rey
Según Harrigton (1987), "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el
rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y
por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades
y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la
cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria.
La razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjeros, es la actitud
de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se comentan:
ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente,
para ellos el cliente siempre tiene la razón.
El Proceso de Mejoramiento
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un
nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe
incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.
22
El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos
que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya
que las fallas de calidad cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de
alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los
clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de
la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a
la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.
Actividades Básicas de Mejoramiento
De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento puestos en práctica en
diversas compañías en Estados Unidos, Según Harrington (1987), existen diez
actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea
grande o pequeña:
1. Obtener el compromiso de la alta dirección.
2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
3. Conseguir la participación total de la administración.
4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.
5. Conseguir la participación individual.
6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de
los procesos).
7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
23
9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una
estrategia de mejoramiento a largo plazo.
10. Establecer un sistema de reconocimientos.
1. Compromiso de la Alta Dirección:
El proceso de mejoramiento debe comenzarse desde los principales directivos y
progresa en la medida al grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en
el interés que pongan por superarse y por ser cada día mejor.
2. Consejo Directivo del Mejoramiento:
Está constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el
proceso de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la
compañía.
3. Participación Total de la Administración:
El equipo de administración es un conjunto de responsables de la implantación del
proceso de mejoramiento. Eso implica la participación activa de todos los
ejecutivos y supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe participar en un
curso de capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y
las técnicas de mejoramiento respectivas.
4. Participación de los Empleados:
Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso, se darán
las condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o
24
supervisor de primera línea de cada departamento, quien es responsable de
adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas que él aprendió.
5. Participación Individual:
Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios
para que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportes personales
en beneficio del mejoramiento.
6. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de control de los
procesos):
Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para ello se
elaboran diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones,
controles y bucles de retroalimentación. Para la aplicación de este proceso se
debe contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de
dicho proceso.
7. Actividades con Participación de los Proveedores:
Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones
de los proveedores.
8. Aseguramiento de la Calidad:
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de
problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de
los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten
problemas
25
9. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo
Plazo:
Cada compañía debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después
debe asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia de
manera que sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que
aseguren que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a
largo plazo.
10. Sistema de Reconocimientos:
El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas
acerca de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de
los cambios deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su trabajo
todo el tiempo, o premiar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una
meta o realicen una importante aportación al proceso de mejoramiento.
NECESIDADES DE MEJORAMIENTO
Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado
éxito en la organización o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que
los socios dirigen toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en
cuenta su capacidad y un buen desempeño como administrador, capaz de
resolver cualquier tipo de inconveniente que se pueda presentar y lograr
satisfactoriamente el éxito de la compañía. Hoy en día, para muchas empresas la
palabra calidad representa un factor muy importante para el logro de los objetivos
trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis global y detallado de la
26
organización, para tomar la decisión de implantar un estudio de necesidades, si
así la empresa lo requiere.
Resulta importante mencionar, que para el éxito del proceso de mejoramiento, va
a depender directamente del alto grado de respaldo aportado por el equipo que
conforma la dirección de la empresa, por ello el presidente está en el deber de
solicitar las opiniones de cada uno de sus miembros del equipo de administración
y de los jefes de departamento que conforman la organización.
Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo la
implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y además, pueda
proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen desempeño de
sus trabajos. Se debe estar claro, que cualesquiera sea el caso, la calidad es
responsabilidad de la directiva.
Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es necesario
calcular un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando un examen
detallado de las cifras correspondientes a costos de mala calidad, además, de los
ahorros en costos; el proceso de mejoramiento implica un incremento en la
productividad, reducción de ausentismo y mejoramiento de la moral. Es importante
destacar que una producción de mejor calidad va a reflejar la captura de una
mayor proporción del mercado.
Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa tendrá que
invertir un mínimo porcentaje del costo del producto, para desarrollar el proceso de
mejoramiento; luego de esta inversión, el costo de mantenimiento del programa
resultará insignificante.
27
Por otro lado, para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de mejoramiento
no sólo es necesario contar con el respaldo de la presidencia, sino con la
participación activa de ella. El presidente debe medir personalmente el grado de
avance y premiar a todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyan
notablemente y realizar observaciones a quienes no contribuyan con el éxito del
proceso.
Una manera muy eficaz de determinar si el equipo en general de administradores
consideran la necesidad de mejorar, consiste en llevar a cabo un sondeo de
opiniones entre ellos. La elaboración del sondeo va a ayudar a detectar cómo el
grupo gerencial considera a la empresa y cuánto piensan que debe mejorar. Se
pueden realizar interrogantes:
¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?
¿Qué tan buena es la cooperación de los departamentos?
¿Quá tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.
Sin embargo, pueden incluirse temas como: la comunicación, la organización y la
productividad; tomando en consideración que el valor del sondeo va a depender
exclusivamente de la honestidad de las respuestas por parte de los miembros.
POLITICA DE CALIDAD
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de
una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado de los
empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a
los clientes. Dicha política requiere de la debida autorización del presidente.
28
La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser
aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la
calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía. También es
necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir
todos los aspectos relacionados al sistema de calidad.
Para dar efecto a la implantación de esta política, es necesario que los empleados
tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias de los clientes, y
de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes productos o servicios que
puedan satisfacer o exceder las expectativas.
DIRECTRICES, POLITICAS Y SONDEOS DE LA COMPAÑIA
Es de suma importancia que la alta directiva asuma un papel clave en cuanto a la
redacción de cada una de las directrices de la empresa, relacionadas directamente
con la calidad y un mejoramiento continuo. La labor del presidente es dar a
conocer y comunicar por escrito las debidas directrices de manera clara y precisa;
y darle la correspondiente responsabilidad a cada uno de los ejecutivos con el
objeto de cumplir con todas las directrices y políticas establecidas por la
compañía. En ocasiones el mejoramiento de la calidad requiere de importantes
modificaciones a las políticas en vigor.
Luego de que la compañía adquiera el compromiso de implantar el proceso de
mejoramiento, es necesario emprender un buen sondeo general en relación a
opiniones de gerentes y empleados. El principal propósito de dicho sondeo,
consiste en establecer la línea de partida del proceso y poder facilitar la
identificación de las oportunidades de mejoramiento. Además, funciona como
29
vínculo de comunicación entre empleados y gerentes; y permite que los directivos
posean una mayor sensibilidad y conciencia de lo que ocurre en la empresa.
El sondeo de opinión debe realizarse cuidadosamente, tomando en consideración
que éste deberá repetirse las veces que sean necesarias, para así poder detectar
las tendencias. Las preguntas que conforman un sondeo deberán cubrir con los
siguientes aspectos:
Satisfacción general con la empresa
El puesto en sí
Las oportunidades de ascenso
El salario
La administración
Asesoramiento y evaluación
Productividad y calidad
Desarrollo profesional
Atención a los problemas personales
Prestaciones de la empresa
Entorno laboral
Para que los resultados obtenidos del sondeo mantengan su validez, es
fundamental que sean verificados correctamente, se debe tener mucho cuidado al
momento de llenar las formas, al analizar los datos y al proceder a dar la
información a la directiva.
Para poder ayudar a la definición de las áreas problemas, es necesario que cada
gerente reciba un informe completo de las respuestas de los subordinados. Este
30
informe debe incluir una comparación clara contra el total de la compañía y contra
el total de la función de la que forme parte. Cada gerente debe llevar a cabo una
sesión de retroalimentación con los subordinados, para poder presentarles los
resultados del sondeo. Estas sesiones son de suma importancia ya que:
Los empleados poseen real interés en conocer los resultados generales y la
comparación de datos de su departamento con los del resto que conforman la
compañía.
Brindan a los gerentes la oportunidad de poder examinar los aspectos más
importantes para sus subordinados.
Representan un excelente medio para la recepción de ideas y sugerencias.
Permiten demostrar la seriedad de la dirección con respecto a los resultados
obtenidos en el sondeo.
Permiten al equipo poder desarrollar ampliamente y emprender acciones
correctivas.
Un elemento clave del proceso de mejoramiento es que el diseño resulte muy
creativo y bien analizado; y a su vez pueda ir respaldado por una buena estrategia
de implantación sujeta a la realidad. Luego de escoger a la persona indicada, la
cual será la responsable de todas las actividades de mejoramiento; se debe dar
inicio a la formación del Consejo Directivo del Mejoramiento. Para el cumplimiento
de esta fase se requiere una reunión con los altos directivos y líderes sindicales,
para así poder discutir detalladamente el perfil de la calidad dentro de la empresa
y tomar decisiones sobre las acciones a emprender. El equipo ejecutivo escogido
para el mejoramiento, será el responsable de la revisión y respectiva aprobación
31
de las estrategias establecidas para el proceso de mejoramiento; además deberá
vigilar la implantación de las actividades respectivas en cada una de las
organizaciones y aprobar cualquier gasto financiero que sea necesario y/o mano
de obra. La celebración ininterrumpida de las sesiones del equipo será muestra de
la importancia que conceden los altos ejecutivos al proceso de mejoramiento.
La misión del Consejo Directivo va a consistir específicamente al diseño del
proceso; en donde se deberán desarrollar las directrices; establecer módulos
educativos, medir el progreso y ayudar a su implantación; garantizando la eficacia
del proceso de mejoramiento en la compañía.
Las funciones de la compañía deben estar representadas en el consejo, puesto
que cada función posee puntos de contacto claves dentro de la organización, que
van a afectar a la productividad y la calidad de otras áreas. Los miembros del
grupo:
Representan funciones ante el Consejo Directivo del Mejoramiento y deben contar
con la autoridad suficiente para dirigir en la función que representan.
Surgen como eje de todas las actividades relacionadas con el proceso de
mejoramiento.
Son coordinadores de actividades, comunicadores de la situación que guarda el
desarrollo del proceso y medidores de su progreso.
Es recomendable que el Consejo Directivo sea bastante numeroso para que
pueda representar satisfactoriamente cada una de las áreas funcionales.
Las actividades del Consejo Directivo del Mejoramiento son las siguientes:
32
1. Definir las siete reglas básicas del mejoramiento que conducen a la
excelencia:
Definir la calidad
Definir la excelencia
Definir el último objetivo del mejoramiento
Describir la estrategia para lograr la excelencia
Métodos a emplear
Identificar las partes responsables
Establecer la medición del mejoramiento
1 Ayudar y desarrollar la implantación de la estrategia de mejoramiento.
2 Evaluar las necesidades y el grado de avance del proceso.
3 Actualizar y desarrollar el programa de concientización.
4 Actualizar y establecer el proceso educativo para el mejoramiento.
5 Ayudar a los empleados y administradores a poner en marcha el proceso
de mejoramiento.
6 Revisar el plan estratégico anual de mejoramiento de cada función.
7 Implantar y desarrollar planes de reconocimiento y premios.
8 Actuar como centro de concentración y difusión de todos los casos
sobresalientes.
9 Resolver todos los problemas que presenten los sistemas y que tengan un
efecto negativo sobre el proceso de mejoramiento.
10 Mantener y establecer relaciones con otras actividades de mejoramiento de
la empresa.
33
11 Implantar y desarrollar el sistema administrativo de inventarios justo a
tiempo.
Es importante destacar, que aunque no es obligatorio, siempre es preferible que el
equipo ejecutivo del mejoramiento también participe en la reunión para dar inicio al
proceso, dado que brinda a las personas que lo integran, los conocimientos
necesarios para emprenderse.
2.5 MARCO DEMOGRÁFICO
El total de funcionarios del DACD en planta es 239. Para el en caso particular en
las Divisiones de Conservación (59) y Cartografía (18)
FUNCIONARIOS EN LAS ÁREAS ESTUDIADAS
CUADRO 1
FUNCIONARIOS
%PARTICIPACION DEL TOTAL
FUNCIONARIOS POR DIVISION / GRUPO
DIVISIÓN DE CONSERVACIÓN
JEFATURA DE DIVISION 1 COORDINADORES 5
FUNCIONARIOS
GRUPO MUTACIONES I 13
GRUPO MUTACIONES II 8
GRUPO MUTACIONES III 4
GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA 8
GRUPO AVALUOS 12
DEPURACION CATASTRAL 1
ASISTENCIA TECNICA 1
34
APOYO OFICINA 6
TOTAL FUNCIONARIOS D. CONSERVACION
59 0.246
DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
JEFATURA DE DIVISION 1
SECRETARIAS 2
COORDINADORES 2
FUNCIONARIOS
GRUPO MAPA DIGITAL 3
GRUPO NOMENCLATURA 10
TOTAL DE FUNCIONARIOS D. CARTOGRAFIA
18 0.079
TOTAL D. CONSERVACION + D. CARTOGRAFIA
77 0.325
Fuente: DACD Año: 2003
3 DISEÑO METODOLÓGICO
3.1 HIPÓTESIS
La elaboración y actualización de los manuales de procedimientos de las
Divisiones de Conservación y Cartografía, servirá de apoyo para las
Administración del DACD como vinculo entre la modernización, y la
obtención de resultados satisfactorios, con base en calidad y eficiencia al
ser una valiosa herramienta para la asignación y descripción oportuna de
las instrucciones, responsabilidades e información necesaria e inherente a
cada cargo.
35
VARIABLES INDEPENDIENTES:
Establecimiento de fecha para la elaboración y actualización de los
manuales de procedimientos de:
1. División de Conservación.
2. División de Cartografía.
Aprobación a través de acto Administrativo (Resolución) o solicitud
correcciones de los manuales de procedimientos por parte de la Dirección
del DACD. Establecimiento de fecha de entrega de los manuales de
procedimientos por parte de la Dirección del DACD.
VARIABLES DEPENDIENTES:
Establecimiento del cronograma de actividades para la elaboración de los
manuales de procedimientos de las Divisiones de Conservación y
Cartografía.
Aprobación o solicitud de correcciones de los manuales de procedimientos
por parte de las Jefaturas de las Divisiones correspondientes o de la
Dirección del DACD.
Aval de los manuales de procedimientos por parte de la Contraloría Distrital.
36
VARIABLE INTERVINIENTE:
Disposiciones del Gobierno Distrital, para la elaboración y actualización de
los manuales de procedimientos en las Entidades Distritales como
herramienta en la dinamización de las entidades gubernamentales con el fin
de prestar un servicio más eficiente y eficaz.
3.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Investigación de caso: El propósito de este estudio es diagnosticar el estado de los
Manuales de Procedimientos en las Divisiones de Conservación y Cartografía del
Departamento Administrativo de Catastro Distrital, por esta razón se pretende que
estos sean empleados como una herramienta constantemente actualizada y
enfocada al control y retroalimentación en el mejoramiento y obtención de
resultados con base a los principios de eficiencia (menor cantidad de recursos
posible) y eficacia (beneficio para el cliente).
3.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DETERMINACION DEL EQUIPO DE TRABAJO Y ASIGNACION DE
RESPONSABILIDADES.
En un principio la Ingeniera encargada de la racionalización de la gestión técnica y
administrativa, planteo ante nosotros la necesidad de un equipo de trabajo
homogéneo y acorde al volumen y tiempo de trabajo requerido para las Divisiones
37
pendientes por tratar. Asignadas las Divisiones y revisado el Marco Legal del
DACD, fueron fijados los formatos para el levantamiento de la información y
conformación de los procedimientos, junto con la simbología utilizada en la
elaboración de los correspondientes flujogramas.
LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
En conjunto con el(los) Jefe(s) o Coordinador(es) de cada Grupo se programaron
previamente las entrevistas con los Funcionarios encargados de realizar las
distintas clases de tramites o servicios, procurando siempre el no interferir en el
normal desempeño del funcionario. Se diligenciaron las planillas previamente
establecidasas por medio de breves sesiones de preguntas y/o aclaraciones con
especial énfasis en la secuencia mas lógica y real de tareas y actividades, junto
con el objetivo de cada tramite y/o servicio.
3.4 ELABORACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
Una vez establecida la estructura mas adecuada de cada procedimiento, la
información contenida en las planillas se incorporaba en un Formato de
Documento Microsoft Word. Posteriormente y con base al procedimiento y por
medio de plantillas de diseño para Diagramas de Flujo de Microsoft PowerPoint se
elaboraba el respectivo Diagrama en el Formato previamente establecido.
Elaborado el procedimiento y su respectivo flujograma se solicitaba nuevamente
la cita para la revisión por parte de cada funcionario o incluso del propio
Coordinador o Jefe, para las correcciones pertinentes en cuanto al contenido.
38
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los criterios propios que fueron utilizados para el análisis de los procedimientos:
Es lógica la secuencia de las tareas y actividades?. Están acordes a la
realidad y según lo sugerido por los funcionarios, Coordinadores y/o Jefes?
La interacción con los otros Grupos o Divisiones es clara y explicita?.
Que ocasiona desperdicios en el proceso? (Tiempo, Papelería, Revisiones
innecesarias, Traspaso de tramites de un Grupo/ División a otro(a),
Reprocesos).
Son fácilmente cuantificables los resultados en función del tiempo y
recursos disponibles.
Hay soluciones para el control y/o el mejoramiento, cuales?
ANÁLISIS DE IMPLANTACIÓN
En común acuerdo con los funcionarios, Coordinadores y en ultima pero mas
importante instancia los Jefes de cada División (Edgar Ernesto Torres División de
Conservación y Elba Nayibe Nuñez División de Cartografía), se determino la
eliminación de procedimientos innecesarios (duplicados), y la creación de
procedimientos no contemplados en el levantamiento preliminar según los
criterios:
Tareas, actividades y documentos duplicados
Revisiones duplicadas
Verificar controles, actualización y retroalimentación con la información
39
3.5 REVISION, SOLICITUD DE CORRECCIONES Y ESTRUCTURAMIENTO
DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS POR PARTE DE LAS
JEFATURAS DE DIVISION
Formados los procedimientos El jefe de La Oficina Asesora de Planeación
solicitaba por medio de Oficio (carta) la revisión de los mismos por parte del (los)
Jefe(s) de División(es) correspondientes para que emitiesen su concepto al
respecto. Revisados y con concepto aprobatorio (excepto el Manual de la División
de Conservación) se realizaron las correcciones pertinentes, y se estructuro un
único Manual de Procedimientos, con el contenido apropiado y de acuerdo a la
normatividad vigente para la conformación y divulgación de los mismos.
3.6 REVISION Y APROBACIÓN MEDIANTE RESOLUCION DE LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL COMITÉ DE
CONTROL INTERNO Y DIRECCION.
Estructurados Los Manuales y con el apoyo de la Ingeniera a cargo, el Manual de
la División de Cartografía fue entregado mediante oficio, al Comité de Control
Interno del departamento solicitando su análisis, revisión y aprobación. La
Dirección implanto mediante la Resolución No 0242 del 30 de Marzo de 2004 el
Manual de la División de Cartografía, y solicito la notificación e inducción sobre el
manual a todos y cada uno de los funcionarios del Departamento.
40
3.7 DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
El Director encarga y responsabiliza, mediante resolución, a la Oficina Asesora de
Planeación la labor de, proteger y controlar el uso los documentos originales así
como la de crear e incentivar los mecanismos internos que establezcan la
periodicidad con la que serán revisados y actualizados.
3.8 EDICIÓN, PUBLICACIÓN Y CAMBIOS
La Oficina Asesora de Planeación liderada por el Jefe debe procurar la constante
actualización y publicación de los manuales de procedimientos. Así mismo será la
encargada de la distribución completa o parcial de ejemplares a las personas que
determine.
Como mecanismo de Control de los Documentos, recomendada por la norma ISO
9001, para entrega de copias del Manual se anexara Oficio, teniendo en cuenta
que para casos de retiro, traslado o sustitución de funcionarios que tengan bajo su
responsabilidad manuales, exigirá la inmediata devolución del manual a su cargo.
3.9 MARCO NORMATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL DACD
41
NORMA DESCRIPCIÓN
1 Acuerdo 1 de 1981
Por la cual se crea el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, en fortalecimiento fisco.
2 Decreto No 305 del 19 de abril de 2001 de registro distrital.
Por la cual se modifica la estructura organizacional del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.
3 Decreto No 306 del 19 de abril de 2001 de registro distrital.
Por la cual se modifica la planta de personal del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, y se dictan otras disposiciones.
DIVISIÓN DE CONSERVACION
NORMA
1 Acuerdo
7 de 1932.
1 de 1981.
2 de 1980.
2 Decreto
635 de 1987.
688 de 1996.
28 de 1997.
619 del 2000.
305 del 2001,
306 del 2001,
3 Resolución 2555 de 1988 del IGAC.
010911 de 1992 del Ministerio de Salud.
42
594 de 2002
807 de 1997 del DACD.
1053 del 2001 del DACD.
4 Ley
80 de 1993.
Y las demás que tengan incidencia en el proceso.
DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
NORMA
1 Acuerdo
7 de 1932.
1 de 1981.
2 de 1980.
2 Decreto
635 de 1987.
688 de 1996.
28 de 1997.
619 del 2000.
3 Resolución
2555 de 1988 del IGAC.
010911 de 1992 del Ministerio de Salud.
594 de 2002
807 de 1997 del DACD.
1053 del 2001 del DACD.
4 Ley
80 de 1993.
Y las demás que tengan incidencia en el proceso.
43
4 DIVISIONES Y GRUPOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
En el levantamiento, elaboración, actualización y aprobación de los manuales de
procedimientos de dos de las áreas misionales del DACD, intervieron y apoyaron:
el Jefe Oficina Asesora de Planeación y Asesores, el Jefe División Conservación,
la Jefe División Cartografía, Coordinadores División Conservación, y
principalmente la Directora del Departamento, junto con el soporte de
coordinadores de Grupo y Funcionarios que en su totalidad son 59 para la División
de Conservación, y 18 para la División de Cartografía.
5 RECURSOS DISPONIBLES
Para la realización del proyecto se cuenta con:
Modulo de trabajo
1 computador con su respectivo procesador de texto, hoja de calculo y
diseñador de presentaciones.
Papelería y útiles
Impresora
Acceso a Internet
Carnetización como funcionarios activos del DACD.
44
6. RECOMENDACIONES
6.1 CREACIÓN, ELIMINACIÓN, UNIÓN O SEGREGACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
COMO PARTE DEL ANÁLISIS DE LA IMPLANTACIÓN
El Análisis de Implantación permitió verificar, formular nuevos, o eliminar
procedimientos duplicados y/o ambiguos, detectados en el levantamiento
preliminar, los cuales fueron debidamente revisados, corregidos y
estructurados según el concepto de los funcionarios, Coordinadores y Jefes de
las Divisiones de Conservación y Cartografía. La siguiente tabla ilustra un
cuadro comparativo de las etapas a las que fueron sometidos los
procedimientos antes y después del Análisis de Implantación. La columna
levantamiento preliminar indica los procedimientos inicialmente observados y
evaluados, la columna análisis y elaboración representa los procedimientos
definitivos que fueron determinados por la eliminación, unión, o segregación de
su(s) correspondiente(s) de la columna anterior. Los espacios en blanco en la
columna levantamiento preliminar indican que para cada procedimiento de la
columna siguiente no hay predecesor, de igual manera, los espacios en blanco
en la columna Análisis y Elaboración indican eliminación del procedimiento de
la columna anterior.
45
PROCEDIMIENTOS DIVISION DE CONSERVACION
No Levantamiento Preliminar (antes) Análisis y Elaboración (Después)
1 Actualización Cartográfica Actualización Cartográfica
2 Actualización Planos
3 Administración Archivos Gráficos
del DACD
4 Asignación de Nomenclatura
5 Asignación de ZHF y G Asignación de ZHF y G
6 AutoAvaluó AutoAvaluo
7 Cambio de Nombre Revisión de Avaluó Catastral
8 Cambio de Nombre Plan Registro
9 Cancelación de Predio Cancelación de Predio
10 Certificación de Cabida y Linderos Certificación de Cabida y Linderos
11 Certificación de Cedula Catastral Certificación de Información
Catastral
12 Certificación de Inscripción
13 Certificación de Nomenclatura
Actual y Anterior
14 Certificación de Vigencia de
Avaluos
15 Certificación Parte Cuenta
46
16 Correcciones Menores Correcciones y Modificaciones a la
Información Catastral
17 Correspondencia
18 Desenglobes Desarrollos
Urbanísticos
Englobes y Desenglobes
19 Desenglobes NPH
20 Desenglobes PH
21 Englobes NPH
22 Mejoras
23 Nueva Incorporación Nueva Incorporación
24 Otras Certificaciones
25 Rectificación de Área Construida
26 Rectificación de Área de Terreno Revisión de Área Terreno
27 Rectificación de Cedula Catastral
28 Rectificación de Estrato y Uso
29 Rectificación de Nomenclatura Rectificación de Nomenclatura
30 Reforma PH
31 Solicitud de Resoluciones de
Conservación
32 Toma de Construcción
33 Visita A Terreno
Recurso de Reposición
47
PROCEDIMIENTOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA
No Levantamiento Preliminar (antes) Análisis y Elaboración (después)
1 Actualización Cobertura Malla Vial
2 Actualización del Mapa Digital Actualización del Mapa Digital
Asignación de Ejes Viales
3 Asignación de Código de Sector Asignación de Código de Sector
4 Asignación de Nomenclatura a
Desarrollos Urbanísticos
5 Certificación de Droguerías Certificación de Droguerías
6 Certificación de Nomenclatura para
Licencias de Construcción
7 Comercialización del Mapa Digital Comercialización del Mapa Digital
Conversión de Anotaciones
8 Desarrollo de Programas para la
Agilización de Procesos
9 Elaboración de Cartografía
Temática
Elaboración de Cartografía
Temática
Homologación de Nomenclatura
10 Incorporación Cartográfica
11 Peritazgo Peritazgo
12 Rectificación Masiva de Rectificación Masiva de
48
Nomenclatura Nomenclatura
13 Supervisión de Contratos Supervisión de Contratos
14
Supervisión de Elaboración de
Nomenclatura y Materialización de
la misma
15 Unificación Masiva de Nomenclatura
16 Verificación de Incorporación
Cartográfica Convenio DAPD
Cantidad de
Procedimientos
Levantamiento
Preliminar (Antes)
Cantidad de
Procedimientos
Análisis y
Elaboración
(Después)
Índice de
Efectividad
CONSERVACIÓN 30 15 50%
CARTOGRAFÍA 13 14 -8%
Total Procedimientos
CONSERVACIÓN
+CARTOGRAFÍA
43 29
49
INDICADOR
Efectividad Análisis de la Implementación( E.A.I.)
# de Proced. Etapa Levantamiento y Análisis - # de Proced. Etapa Análisis de la Implementación, Elaboración
E.A.I. = -------------------------------------------------------------------------------------- x 100 # de Proced. Etapa Levantamiento y Análisis
6.2 IMPLEMENTACION DE REGISTROS ADICIONALES EN LA DOCUMENTACIÓN DE
LOS PROCEDIMIENTOS DEL DACD
La documentación como requisito para los sistemas de Administración de la
Calidad, debe ser herramienta en la Normalización de todos los términos
relacionados en la empresa con la Gestión de Calidad. Por tal razón, y con base
al firme compromiso del Departamento Administrativo de Catastro Distrital en
asegurar y dar confianza a los usuarios y al Distrito sobre sus procesos, se sugiere
a continuación la inclusión de algunos elementos (con su debida explicación)
como base para la Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control del sistema por
parte de la Dirección, Comités analistas o los interesados en la documentación.
Se sugiere para Todos los documentos los siguientes elementos.
OBJETIVO
Explica claramente la razón o el propósito de la elaboración del documento.
ALCANCE
Define los limites de la aplicación del documento.
50
DEFINICIONES
Define aquellos términos incluidos en el documento que puedan generar duda. Se
deben ordenar alfabéticamente.
REFERENCIA
Relaciona los documentos empleados que sirven de base o como antecedente
para la elaboración del documento, de igual forma relaciona aquellos documentos
que lo contemplan.
CONTENIDO
Describe en forma detallada cada una de las actividades del proceso que se
hayan definido, el cual puede conservarse conforme al actual.
ENCABEZADO:
El encabezado debe ser incluido en todas las páginas del documento a excepción
de la portada y contiene los siguientes elementos:
Logotipo del DACD.
Nombre de la División o Área a la cual pertenece el documento / Título del
documento
Versión (para identificar las actualizaciones hechas al documento)
Fecha de Resolución.
51
Consecutivo de Numero de Hoja.
La distribución de los elementos seria la siguiente:
DIVISION:
PROCEDIMIENTO:
Versión No. 00N
Fecha de Resolución:
dd / mm / aaaa
Fecha
dd / mm / aaaa
Hoja No x de y
Pie de página:
Relaciona los responsables de la elaboración, revisión y aprobación. La
distribución de los elementos es la siguiente:
Elaboró: Revisó: Aprobó:
ANEXO(s)
Cualquier información complementaria que se requiera para la ampliar la
información del documento. (Formatos, tablas, listados, graficas, etc.). Se
relacionaran de forma individual.
52
ACTUALIZACIONES
Relaciona las modificaciones realizadas al procedimiento.
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
53
6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión Administrativa del D.A.C.D
INDICADORES DE GESTION DICRIMINADOS POR DIVISIONES Y GRUPOS
INDICADORES GENERALES DE APLICACIÓN PARA LAS DIVISIONES DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFIA
Nombre del Indicador
Formulación Aplicable a:
Funcionario de Planta
Contratista
Conocimiento de la D.S.U. sobre
requisitos de los tramites C.R.T
Radicaciones devueltas a Usuario C.R.T. = ----------------------------------------------- x 100
Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X X
Estado de Eficacia Individual E.E.I
Radicaciones devueltas o Reasignadas E.E.I = ------------------------------------------------------- x 100
Radicaciones Solucionadas y Entregadas X X
Orientación incorrecta de
Radicaciones en Ventanilla O.I.R.V.
Radicaciones Reasignadas a otros Grupos O.I.R.V. = ---------------------------------------------------------- x 100
Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X
Verificación de Predios en Campo
V.P.C.
Visitas a Terreno Ejecutadas V.P.C. = ------------------------------------------ x 100
Visitas a Terreno Programadas X
Seguimiento Actualización
Cartográfica S.A.C.
Cantidad de Predios consultados con Cartografía Digital Desactualizada
S.A.C. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100 Cantidad de Consultas a la Cartografía Digital
X X
Autocontrol y Eficacia A.E.
Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Devueltas para Corrección(es)
A.E. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100
Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Proyectadas
X
54
INDICADORES ESPECIFICOS A GRUPOS DIVISION DE CONSERVACION
GRUPO AVALUOS
Nombre del Indicador
Formulación Funcionario de
Planta Contratista
Respuesta a Usuario Sobre estudios
Económicos R.U.E.E.
# de Comités de Avaluos Realizados R.U.E.E. = ------------------------------------------------------ x 100
# de Comités de Avaluos Programados X
Eficacia Individual en Estudios
Económicos E.I.E.E.
# de ZHF y G no aprobadas en Comité de Avaluos E.I.E.E. = ---------------------------------------------------------------------- x 100
# de ZHF y G Expuestas ante el Comité de Avaluos X X
Aprobación de Auto avalúos A.A.
# de Auto avalúos rechazados en Comité de Avaluos A.A. = ----------------------------------------------------------------------- x 100
# de Auto avalúos solicitados por Usuarios X X
55
GRUPOS MUTACIONES I, II y III
Nombre del Indicador
Formulación Funcionario de
Planta Contratista
Tasa de Actualización de
Predios T.A.P
# de Predios Conservados Indefinidos T.A.P. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100
Total Meta de Predios para Actualización Ultima Vigencia X
Crecimiento Urbano Estimado C.U.E.
# de Predios Incorporados en el Periodo C.U.E = ------------------------------------------------------------------------------------------- x
100 Total de Predios del Distrito # de Predios Incorporados en el Periodo
X X
Tasa de Segregación de Predios T.S.P.
# de Predios Segregados T.S.P. = ------------------------------------------------------------------------------------------------
------- x 100 (Total de Predios del Distrito - # de Predios Matriz) + # de Predios
Segregados
X X
INDICADORES DE GESTION DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA
GRUPO MAPA DIGITAL
Nombre del Indicador Formulación Aplica a:
Funcionario de Planta
Contratista
Proporción de Ingresos por Mapa Digital I.M.D.
# de ventas del Mapa Digital Impreso I.M.D. = --------------------------------------------------- x 100
Total de ventas del Mapa Digital X
Estado de Eficacia Salidas Digitales E.S.D.
# de Registros Digitales y Salidas Graficas No Conformes E.S.D. = -------------------------------------------------------------------------------- x 100
Total de Registros Digitales y Salidas Graficas del Periodo X X
56
GRUPO NOMENCLATURA
Efectividad en Incorporación de Ejes
Viales E.I.E.V.
# de campos no Conformes de los nuevos ejes viales incorporados E.I.E.V = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Total de Campos para la Cobertura de los Nuevos Ejes Viales Incorporados
X X
Estado de Cumplimiento de Actividades Planeadas con
Empresas Contratistas C.A.P.C.
# de Actividades Ejecutadas por el Contratista C.A.P.C. = ----------------------------------------------------------------------- x 100
# de Actividades Programadas según Cronograma X
Proporción de Error en Modificaciones a Malla
Vial por Sector E.M.M.V.
Cantidad de Registros No Conformes en Modificación a Cobertura de la Malla Vial del Sector
E.M.M.V. = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Total de Registros Modificados de la Cobertura de Malla del Sector
X X
Estado de Cumplimiento en Materialización de Placas Domiciliarias
C.M.P.D.
Cantidad de Placas Domicilias Materializadas C.M.P.D. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100
Cantidad de Placas a Materializar según Cronograma de Actividades X
Crecimiento de Establecimientos de
Distribución de Farmacéuticos por
Sector C.E.F.
Droguerías Incorporadas al Sector C.E.F. = ----------------------------------------------- x 100
Total de Droguerías del Sector X X
57
Nombre del
Indicador
Recolección de la Variable de Entrada del Numerador
Recolección de la Meta y/o Referente de Entrada del Denominador
Observaciones
Responsable Frecuencia
Responsable Frecuencia
AD AS AQ AM D S Q M
C.R.T Coordinador X Coordinador X
E.E.I Coordinador X Coordinador X
O.I.R.V. Coordinador X Coordinador X
V.P.C. Coordinador X Coordinador X
S.A.C. Coordinador X Coordinador X
A.E. Coordinador X Coordinador X
R.E.E.E. Coordinador X Coordinador X
E.I.E.E. Coordinador X Coordinador X
A.A. Coordinador X Coordinador X
T.A.P. F. Depuración Cat. X Jefe de División X
C.U.E. Coordinador X Coordinador X
T.S.P. Coordinador X Coordinador X
I.M.D. Coordinador X Coordinador X
E.S.D. Coordinador X Coordinador X
E.I.E.V. Coordinador X Coordinador X
C.A.P.C. Jefe de División D D D D Jefe de División D D D D Según la duración del Contrato
E.M.M.V. Coordinador X Coordinador X
C.M.P.D. Coordinador D D D D Coordinador D D D D Según la duración del Contrato
C.E.F. Coordinador X Coordinador X
58
Aspecto Manuales Actuales Manuales Propuestos
Alcance X
Definiciones X
Referencias X
Anexos X
Actualizaciones X
Logotipo X X
Nombre del área o División X X
Versión X
Fecha de Resolución X X
Objetivo X X
Consecutivo de Numero de
Hoja X X
Contenido
Contenido actual de los Manuales de Procedimientos del DACD Vs. Contenido
propuesto
Generalidades
59
7 CONCLUSIONES
La documentación de los procesos permite ver a las organizaciones como un
sistema de coexistente de recursos y elementos , que contribuyen entre si para la
satisfacción del cliente o usuario, lo cual da la posibilidad al analista y a los
distintos equipos de trabajo de tener una visión aun mas amplia y alternativa al
típico sesgo administrativo – organizacional hacia la eficiencia económica, que
dificulta de manera significativa la orientación de dicho sistema hacia los requisitos
y deseos del usuario.
La elaboración de documentación para los procesos de las organizaciones es un
método amplio pero a su vez preciso que utiliza un manual detallado para
comprender de una manera mas puntual el contexto y los detalles claves en la
consecución de un bien o servicio.
Los manuales de procedimientos son el punto de partida para el rediseño y
mejoramiento de los procesos, ya que permite que, el analista y luego la
organización identifiquen de una manera rápida y eficaz las deficiencias y
limitaciones de un determinado conjunto de tareas y actividades.
El rediseño y mejora de los procesos de forma practica, resulta del análisis y
posterior formulación de acciones propiamente de rediseño como paso para
60
incrementar la eficacia reducir costos, mejorar la calidad y reducir los tiempos de
salida del bien o servicio entregado por la organización.
61
8.BIBLIOGRAFIA
Departamento Administrativo de Catastro Distrital. NORMAS
CATASTRALES. 1999
FEIGENBAUM, Armand. Control Total de la Calidad. Ed.CECSA.1993.
BACA URBINA, G.Evaluacion de proyectos.Mexico,1992.
JONES, Paúl. Gestión de la calidad total. Editorial Prentice may. 1998.
JURAN, J.M. Manual de control de calidad. España. Editorial Mc Graw
Hill, 1993.
KUME, Hitoshi. Herramientas estadisticas basicas para el
mejoramiento de la calidad, Grupo editorial Norma, 1998.
GAITHER, Norman y FRAIZER, Grez. Administracion de produccion y
operaciones. Internacional Thomson Editores
www.bme.es
www.monografias.com
62
INDICE
INTRODUCION…………………………………………………………………………....3
RESUMEN DEL PROYECTO……………………………………………………………4
NOMBRE DEL PROYECTO……………………………………………………………..4
EMPRESA DONDE SE REALIZO EL PROYECTO…………………………………...4
ANTECEDENTES…………………………………………………………………………4
1. DESCRIPCION DEL PROYECTO...…................................................................6
1.1 Titulo del Proyecto………………...………………………………..…………....6
1.2 Formulación del Problema……………………………………………………....6
1.3 Justificación……………………………………………………………………....7
1.4 Alcance………………………………………………………………………..…..8
1.5 Beneficios para la entidad…………………………………………………..…..8
1.6 Localización…………………………………………………………………..…..8
1.6.1 Macro localización………………………………………………………..8
1.6.2 Micro localización………………………………………………………...8
1.7 Objetivos……………………………………………………………………….…9
1.7.1 Objetivo General………………………………………………………….9
1.7.1.1 Objetivos específicos…………………………………………...9
2 MARCO REFERENCIAL………………………………………………………………9
2.1 Marco de Antecedentes…………………………………………………………...9
2.2 Marco Conceptual……………………………………………………………..…10
63
2.3 Marco Institucional ……………………………………………………………….12
2.3.1 Historia……………………………………………………………………..12
2.3.2 Misión del D.A.C.D……………………………………………………. 12
2.3.3 Visión del D.A.C.D. ………………………………………………………12
2.4 Marco Teórico……………………………………………………………………13
2.5 Marco Demográfico…………………………………………………………...…33
3 DISEÑO METODOLOGICO…………………………………………………………34
3.1 Hipótesis………………………………………………………………………….34
3.2 Tipo de Investigación……………………………………………………………36
3.3 Descripción del proceso ………………………………………………………..36
3.3.1 Determinación del equipo de trabajo y asignación de
responsabilidades………………………………………………………...36
3.3.2 Levantamiento de procedimientos…………………………………......37
3.4 Elaboración de los procedimientos…………………………………...…….37
3.4.1 Análisis de procedimientos…………………………………………...…38
3.4.2 Análisis de implantación………………………………………………...38
3.5 Revisión, solicitud de correcciones y estructuramiento de los manuales
de procedimientos por parte de las jefaturas de Divisiones……………..39
3.6 Revisión y aprobación mediante Resolución de los manuales de
procedimientos por parte del comité de control interno y Dirección…….39
3.7 Directrices para la administración de los manuales de procedimientos..40
3.8 Edición, publicación y cambios……………………………………………...40
3.9 Marco Normativo……………………………………………………………...40
4 DIVISIONES Y GRUPOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO…...…………43
64
5 RECURSOS DISPONIBLES …………………………………………………...…43
6 RECOMENDACIONES…………………………………………………………..…44
6.1 Creación, eliminación, unión o segregación de procedimientos como parte
del análisis de la implantación…………………………………………………44
6.2 Implementación de registros adicionales en la documentación de los
Procedimientos del D.A.C.D………………………………………………...…49
6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión
Administrativa del D.A.C.D…………………………………………………….53
7 CONCLUSIONES……………………………………………………………..……59
8 BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………...61
TITULO:
RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE
CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE CATASTRO DISTRITAL (DACD).
AUTORES:
GUSTAVO FLOREZ BECERRA
MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY
RESUMEN:
Elaborar y normalizar en su totalidad los manuales de procedimientos, marcando los lineamientos de ejecución y control para cada una de las actividades, tiempos y responsabilidades de cada uno de los funcionarios que trabajan en las Divisiones de Conservación y Cartografía, dos de las áreas misionales del DACD, para así formular y entregar las herramientas para la medición del desempeño de cada proceso. ABSTRACT:
Create and normalize totally all procedure manuals, highlighting the statements of execution and for each one of the activities, times and responsibilities of each one of the representatives that work on the Conservation and Carthography divisions, to of the mission areas of the DACD, to be able this way to formulate and deliver the tools for evaluation and performance of each process
1
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Información Línea 195
MISIÓN
La División de Cartografía forma parte del área técnica del DACD, que tiene
como propósito principal representar en medios digitales o análogos el aspecto
físico del Distrito Capital, con énfasis en los bienes inmuebles y su identificación
detallada en razón a que dichos documentos hacen parte del inventario
catastral, actividades enmarcadas dentro de los parámetros jurídicos, del
acuerdo 1 de 1981 y 7 de 1932. la cual será base de los sistemas de
información geográfica de las entidades del Distrito y de particulares.
Lo anterior se logra mediante procesos de actualización cartográfica, en
archivos digitales y análogos. Por la organización, rectificación y certificación de
código de sector, nomenclatura vial y domiciliaria.
OBJETIVOS
- Mantener actualizada la cartografía rural y urbana del Distrito.
- Definir código de sector y asignar nomenclatura vial y domiciliaria.
- Asegurar la calidad y exactitud de la cartografía.
- Establecer una cultura participativa de sus funcionarios en la
determinación de proyectos y actividades que cumplan con la misión de
la División.
- Ejecutar proyectos con el fin de garantizar la precisión de la información.
- Promover la prestación de un servicio eficiente y de calidad a sus
usuarios.
2
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Información Línea 195
- Reflejar la dinámica de la ciudad a través de la representación
cartográfica ya sea en medio digital e impreso, la cual se convierte en la
información base para todos los procesos que realiza el DACD y demás
entidades del Distrito, adicionalmente la identificación de cada uno de los
inmuebles a través del código de sector y la nomenclatura oficial.
3
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Información Línea 195
NORMAS LEGALES
Acuerdo - 7 de 1932.
- 1 de 1981.
- 2 de 1980.
Decreto - 635 de 1987.
- 688 de 1996.
- 28 de 1997.
- 619 del 2000.
Resolución - 2555 de 1988 del IGAC.
- 010911 de 1992 del Ministerio
de Salud.
- 449 de 1996.
- 807 de 1997 del DACD.
- 1053 del 2001 del DACD.
Ley - 80 de 1993.
- Y las demás que tengan
incidencia en el proceso.
4
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMINETO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 DE 3
OBJETIVO: Mantener actualizada la información cartográfica del mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1
Demarcar aquellos sectores donde se presenten cambios dinámicos, a través de la comparación de la cartografía existente con
imágenes de satélite u ortofotos, se definen zonas a restituir. Se tendrán en cuenta los proyectos del plan de inversión de la ciudad, y
las necesidades de las demás entidades del orden Distrital.
Jefe De División
160 h.
* Variable
2
Elaborar los términos de referencia,
requerimientos técnicos del proceso, actualización de los mismos y cronograma de actividades.
Jefe De División 80 h.
3 Presentar a consideración de la Subdirección Técnica la propuesta.
Jefe De División 2 h.
4 Seguir proceso licitatorio. Jefe De División 3 meses
5 Supervisar el cumplimiento de las labores de interventoria con la empresa contratada.
Jefe De División (*)
6
Recibir a satisfacción los archivos digitales empalmados por niveles y por planchas escala
1:1000, además cartografía impresa en papel de seguridad.
Jefe De División (*)
7 Organizar e importar los archivos en formato.
e00. Profesional (*)
8 Solicitar a la oficina de Sistemas, bajar la información definitiva.
Profesional (*)
9 Validar la información digital, para garantizar que esté acorde con las especificaciones
Profesional (*)
5
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMINETO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 3
OBJETIVO: Mantener actualizada la información cartográfica del mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
técnicas del manual de niveles y variables del mapa digital.
Profesional (*)
10
Revisar las salidas gráficas y enviar a planoteca
para archivo y consulta. Informar a todos los usuarios sobre la vigencia de la misma.
Profesional (*)
11
Empalmar y reemplazar la información en los archivos digitales, por la nueva restitución, en cada una de las coberturas que conforman el mapa digital.
Profesional (*)
12 Organizar la información, metadatos, líneas de vuelo para la información de Internet, y para la
actualización de cartografía temática.
Profesional 16 h.
13 Cortar la cobertura por planchas a escala 1:1000.
Profesional 40 h.
14 Realizar control de calidad. Profesional 40 h.
15 Solicitar a sistemas traslado de información al espacio de trabajo definitivo.
Jefe de División 30 min.
16 Copiar y organizar los archivos provenientes de la Subdirección de Informática.
Variable. Depende
de ellos
17 Comunicar a las demás dependencias del DACD las rutas digitales donde se puede consultar la información.
Jefe de División 30 min
18 Elaborar actas de liquidación y finalización del contrato.
Jefe de División 2 h.
TOTAL 3 meses 14 dias 5 h
OBSERVACIONES: (*) Los tiempos son variables dependiendo del número de hectáreas contratadas y la ubicación de la mismas en la ciudad.
6
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMINETO: ASIGNACIÓN DE EJES VIALES
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 de 1
OBJETIVO: Definir los ejes viales oficiales en la ciudad para asignación de nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria 15 min.
4 Editar la ruta de la nueva incorporación. Profesional y/o Técnico 5 min.
5 Sobreponer la cobertura de malla vial según la Localidad.
Profesional y/o Técnico 5 min.
6 Localizar la zona a actualizar según la ZUN correspondiente.
Profesional y/o Técnico 5 min.
7 Realizar el estudio de la solicitud. Profesional y/o Técnico 15 min.
8 Determinar y asignar los nuevos ejes viales con su respectivo generador.
Profesional y/o Técnico 2 h.
9 Ejecutar aplicación BDU para actualizar los
archivos gráficos de malla vial. Profesional y/o Técnico 2 min.*
10 Revisar consistencia de datos. Profesional y/o Técnico 20 min.
11 Guardar cambios. Profesional y/o Técnico 2 min.
12 Validar la información . Profesional y/o Técnico 15 min.
13 Actualizar la cobertura de malla vial oficial con
los cambios efectuados.
Administrador de la
malla vial 1 h.
14
Enviar a la dependencia solicitante para que se aplique en la asignación de nomenclatura a los
predios que se incorporaran en los archivos de Departamento.
Profesional y/o Técnico 5 min.
15
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser
incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria
Jefe División 15 min.
16 Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.
Secretaria 15 min.
TOTAL 5 h. 29 min
OBSERVACIONES: * Dos (2) minutos por arco.
7
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 DE 3
OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.
4
Confrontar información aportada con cobertura digital, archivo alfanumérico y demás información catastral, y determinar el área
sujeta a sectorizar. Si es necesario hacer resectorización se va al paso 6. De lo contrario se va al paso siguiente.
Profesional 1 h.
5
Asignar el nuevo código del sector a nivel barrio, manzana o predio, basados en lo establecido en el manual de sectorización.
a. Delimitar el nuevo sector en la cobertura de sectorización.
b. Asignar el número correspondiente.
c. Alimentar la base de datos tanto a nivel gráfico (ArcInfo) como alfanumérico (SIIC): Nombre, Código de barrio,
Vigencias de Formación, Vigencia de Actualización, Código de Zona, Localidad.
Dar respuesta mediante oficio remisorio a la oficina que hace el requerimiento.
Profesional* 1 h.
6
Solicitar mediante oficio, a la División de
Conservación, las coberturas del barrio en estudio, con su reporte de validación y el bloqueo de la información gráfica, mientras se
realiza el proceso.
Profesional* 30 min.
7 Solicitar por correo interno el bloqueo del sector en mencionar y generar el archivo
plano.
Profesional* 2 h.
8
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 3
OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que
permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
8
Copiar en el espacio de trabajo las coberturas del barrio a trabajar. Si son rurales efectuar el
empalme de la información de las planchas escala 1:5000.
Profesional* 10 min.
9
Con los archivos gráficos y alfanuméricos
realizar estudio de la información, elaborar memoria técnica y la respectiva cartografía
Profesional* 960
10 Presentar a comité en la División y hacer los
ajustes necesarios. Profesional 120
11
Proyectar Resolución de homologación en la
que se incluyen los predios que presentaron cambio de código de sector para que se carguen los valores fijados, para la zona homogénea, previa verificación en el archivo
alfanumérico.
Profesional 480
12
Revisar la resolución y orientar al funcionario
sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección.
Jefe de División y/o Profesional
45
13
Enviar la resolución a la oficina Jurídica y
Dirección del Departamento para revisión, aprobación y numeración.
Profesional 30
14 Recibir resolución aprobada. Profesional 15
15
Enviar resolución a Informática para actualizar el código del sector de los predios en el archivo alfanumérico y solicitar el desbloqueo del
barrio.
Profesional 30
16
Actualizar la base de datos cartográfica a todos los predios que presentaron cambio en el
código de sector en las coberturas; Barrio, Lma, Lmas, Loteo, Construcción.
Profesional
3 dias variable. Depende del
sector. 1.440
9
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 DE 3
OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que
permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
17 Correr el validador al barrio para garantizar que la información se encuentre acorde con el
manual de digitalización.
Profesional Variable depende
del barrio.
240
18 Entregar, mediante oficio, el barrio a la División de Conservación para ser reemplazado en los
archivos definitivos.
Profesional 15
19 Elaborar y enviar oficio remisorio a la oficina solicitante, anexando ploteo del sector con la
nueva sectorización.
Profesional 15
20
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser
incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria
Jefe de División 30
21 Actualizar cobertura de barrios. Profesional 30
22 Descargar solicitud del sistema y archivar copia de oficios.
Secretaria y/o Auxiliar
30
TOTAL 3 dias 39 h. 25 min.
OBSERVACIONES:
El cálculo de tiempo está para un promedio de sectorización de 50 manzanas. - * estas actividades pueden ser realizadas por contratistas.
10
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO : CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS
RESOLUCIÓN No.______ FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 DE 2
OBJETIVO: Certificar distancia entre droguerías en cumplimiento de la Resolución
No. 10911 del 25 de noviembre de 1992 del Ministerio de Salud.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.
4
Revisar objeto de la solicitud y verificar que la
documentación aportada por el peticionario cumpla con lo exigido en la Resolución de trámites vigente en el Departamento*, en caso
contrario elaborar nota devolutiva al usuario justificando y solicitando la documentación faltante.
Técnico 10 min.
5 Localizar y establecer distancias preliminares entre los predios involucrados por medio de la cartografía digital.
Técnico 30 min.
6
Realizar visita a terreno. Medir en metros lineales el desplazamiento que debe realizar el peatón conforme al Código de Tránsito vigente
y determinar la distancia entre las droguerías ya existentes con respecto al predio donde se ubicará la nueva. Consignar en formato
establecido, junto con las observaciones a que haya lugar, haciendo conocer a los peticionarios lo observado en la diligencia.
Redactar acta y hacer firmar por el solicitante y los propietarios de las droguerías involucradas.
Técnico 2 h
7
Proyectar y elaborar la certificación y
entregarla junto con la radicación al Jefe para su respectiva revisión y firma.
Técnico 25 min.
11
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO : CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 2
OBJETIVO: Certificar distancia entre droguerías en cumplimiento de la Resolución
No. 10911 del 25 de noviembre de 1992 del Ministerio de Salud.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
8
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser
incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.
Jefe de División
30 min.
9 Enviar certificación al peticionario vía fax, correo certificado o personalmente.
Secretaria y/o Auxiliar
30 min.
10 Descargar solicitud del sistema y archivar copia de oficios.
Secretaria y/o Auxiliar
30 min.
TOTAL 5 h. 20 min.
OBSERVACIONES: * Resolución 594 del 26 de junio de 2002
12
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 2
OBJETIVO: Difundir y poner a disposición la cartografía básica a usuarios externos.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.
4 Recibir y realizar estudio de la solicitud. Evaluar si la cartografía solicitada es en
forma digital o impresa.
Técnico y/o Profesional
30 min.
5
Si es en forma impresa elaborar oficio de remisión a ventanilla de Tesorería Distrital
para generación de factura, imprimir el plano solicitado, recibir factura cancelada por el usuario y enviar al Jefe de División.
Técnico y/o Profesional
40 min.
9 Si es en forma digital, elaborar listado de planchas y niveles solicitados y realizar cotización de la información requerida.
Técnico y/o
Profesional 2 h.
10 Enviar cotización al interesado. Técnico y/o Profesional
20 min.
11 Recibir confirmación de la adquisición de la información por parte del interesado.
Técnico y/o Profesional
20 min.
12
Elaborar oficio de remisión a ventanilla de
Tesorería Distrital para generación de factura de pago y cancelación.
Técnico y/o Profesional
20 min.
13 Recibir del interesado medio magnético para
copiar la información y factura cancelada.
Técnico y/o
Profesional 10 min.
14 Buscar, desplegar y preparar la información del mapa digital.
Profesional 3 h.
15 Solicitar a sistemas copia de la información. Profesional 1 h.
16 Recibir de sistemas la información en medio magnético.
Profesional 40 min.
17 Realizar control de calidad. Profesional 1 h.
13
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2
OBJETIVO: Difundir y poner a disposición la cartografía básica a usuarios externos.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
18 Entregar al Jefe de la División la información
lista para ser entregada al usuario. Profesional 20 min.
19
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser
incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.
Jefe de División 15 min.
20 Entregar a usuario. Secretaria 15 min.
21
Enviar mensualmente a la División Financiera
la relación de las ventas por concepto de comercialización, con copia del oficio de entrega al solicitante y factura.
Auxiliar Administrativo
1 h.
22 Descargar radicación del magnético y archivar copia del oficio.
Secretaria 30 min.
TOTAL 13 h. 5 min.
OBSERVACIONES:
14
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA PROCEDIMIENTO:
CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 3
OBJETIVO: Generar una cobertura de subclase de anotaciones de acuerdo con las
normas técnicas establecidas en el manual de digitalización, para un barrio clasificado como urbano y sometido al proceso de unificación de nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Asignar sector a funcionario o contratista Profesional 10 min.
2 Abrir la sesión de ArcMap que contiene los datos básicos.
Técnico / Digitalizador*
5 min.
3 Seleccionar y exportar los niveles loteo y placas domiciliarias.
Técnico / Digitalizador*
10 min.
4 Abrir el proyecto de ArcView existente que
contiene la aplicación.
Técnico /
Digitalizador* 2 min.
5 Eliminar los temas existentes en la vista. Técnico /
Digitalizador* 2 min.
6 Agregar los temas de loteo, puntos de placa domiciliaria y malla vial al proyecto
Técnico / Digitalizador*
5 min.
7 Guardar como nuevo el proyecto en el directorio correspondiente.
Técnico / Digitalizador*
2 min.
8 Ejecutar la aplicación, ingresando los datos requeridos.
Técnico / Digitalizador*
2 min.
9 Ejecución de la aplicación. Oficina de Sistemas
1 h.
10
Verificar en SIIC y corregir las
inconsistencias que genera la aplicación de ArcView en la sesión de ArcMap que contiene los datos básicos.
Técnico / Digitalizador*
5 h.
11 Reportar las inconsistencias anteriores que afecten el SIIC, al responsable del proceso de unificación.
Técnico /
Digitalizador* 10 min.
12 Efectuar revisión visual del dibujo de los arcos para detectar y corregir posibles errores.
Técnico /
Digitalizador* 1 h.
15
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3
OBJETIVO: Generar una cobertura de subclase de anotaciones de acuerdo con las
normas técnicas establecidas en el manual de digitalización, para un barrio clasificado como urbano y sometido al proceso de unificación de nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
13 Cargar en ArcMap (nueva sesión) el nivel de
arcos (label) generado en el paso anterior.
Técnico /
Digitalizador* 2 min.
14 Definir en propiedades del Data Frame, las propiedades de escala de referencia a 1:500 y
las unidades de mapa y display en metros.
Técnico / Digitalizador*
2 min.
15 Definir al layer label, el tamaño del texto en cinco (5) y la orientación abajo y en el centro.
Técnico / Digitalizador*
2 min.
16 Activar las etiquetas del layer label, en función de la nulidad del campo cod_int
Técnico / Digitalizador*
2 min.
17
Exportar las etiquetas a anotaciones y guardar en Geodatabase ppimzon en un dataset nuevo: domisxxxxxx y el layer se llamará
placasxxxxxx
Técnico / Digitalizador*
10 min.
18 Eliminar los layer de la ventana de ArcMap . Técnico /
Digitalizador* 1 min.
19
Editar el tema labelxxxxxx en ArcView y se agrega la columna FEATUREID de tipo numérico y de longitud 10, se salva la edición
y se elimina del proyecto de arcview.
Técnico / Digitalizador*
5 min.
20
Editar en ArcMap el shape labelxxxxxx, para calcular el campo FEATUREID con la
información del campo FID. Se salvan los cambios y se elimina el layer de ArcMap.
Técnico /
Digitalizador* 5 min.
21
Exportar desde ArcCatalog, del Geodatabase
el Feature SIGNO. placasxxxxxx a cobertura en el espacio de trabajo: c:/anotaciones/bxxxxxx con el nombre de
salida snoxxxxxx y subclase "domi" .
Técnico /
Digitalizador* 15 min.
16
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3
OBJETIVO: Generar una cobertura de subclase de anotaciones de acuerdo con las
normas técnicas establecidas en el manual de digitalización, para un barrio clasificado como urbano y sometido al proceso de unificación de nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
22 Ejecutar el aml anota.aml, con el comando &
runanota.aml, en ArcInfo Workstation.
Técnico /
Digitalizador* 10 min.
23
Revisar la cobertura de anotaciones, resultado de este proceso. De ser incorrecto, orientar al
funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección.
Técnico /
Digitalizador* 10 min.
24 Copiar el archivo exportado que genera el
programa, a la carpeta definitiva.
Técnico /
Digitalizador* 1 min.
25
Entregar por correo la cobertura de
anotaciones al Coordinador Grupo Actualización Cartográfica, de la División de Conservación.
Profesional 10 min.
TOTAL 9 h. 3 min.
OBSERVACIONES: - * Estas actividades pueden ser realizadas por un Contratista
17
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA
RESOLUCIÓN No.______ FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 2
OBJETIVO: Producción de cartografía específica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el
mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.
4 Estudiar la solicitud. Profesional 30 min.
5
Elaborar listado de cada una de las coberturas
a incluir en el mapa y su respectiva ruta de ubicación en el sistema.
Profesional 2 h.
6 Complementar información en caso de no
existir. Profesional 4 h.
7
Editar en el modo de ArcEdit, para ver el comportamiento de la información contenida
en las coberturas y la base de datos correspondiente.
Profesional 16 h.
8
Diseñar el programa o AML, que consiste en
crear rutinas que corren automáticamente entrelazadas para agilizar los procesos, adicionalmente deben estar incluidas las
coberturas, especificaciones de colores, textos, tamaños, escalas, y formatos de acuerdo al requerimiento.
Profesional 20 h.
9 Validar el programa para verificar su funcionamiento. Corregir los errores cuando se presenten.
Profesional 11 h.
10 Generar ploteo de prueba, para verificar consistencia de la información.
Profesional 2 h.
11 Revisar manualmente la primera copia del mapa. Comprobar que está dentro de los
Profesional 2 h.
18
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DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2
OBJETIVO: Producción de cartografía específica, de acuerdo con los temas
requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
estándares establecidos en la División de Cartografía.
Profesional
12
Realizar ajustes al programa. Cada
modificación que vaya a efectuar al mapa indicar en el AML, ya que éste es un proceso iterativo y sistemático.
Profesional 10 h.
13 Realizar control de calidad, aprobar o modificar según sea el caso.
Profesional 4 h.
14 Realizar las correcciones indicadas. Profesional 5 h.
15 Plotear salida gráfica final. Profesional 30 min.
16 Elaborar oficio para la entrega oficial del plano
al interesado. Profesional 30 min.
17
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las
inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.
Jefe de División 15 min.
18 Descargar solicitud y archivar copia del oficio
remisorio. Secretaria 15 min.
TOTAL 3 Días. 6 h. 45 min.
OBSERVACIONES:
19
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No.: 1 de 2
OBJETIVO: Homologar la nomenclatura unificada por el DACD con las ESP
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Preparar y asignar la información a
los auxiliares de campo. Profesional
Homologación * 7 sectores día
2 Recolectar la información en campo. Auxiliar de Campo * 100 Predios/día
3 Recepcionar la información de terreno.
Profesional
Homologación *
De acuerdo con el volumen
de la actividad anterior
4
Control de calidad Profesional Homologación*
Supervisor I Control
de Calidad
Por muestra
5 Depurar la información para trascripción. Auxiliar de Oficina * 200 predios /día
6 Transcribir la información. Auxiliar de Oficina * 500 predios/ día
7 Organizar y entregar los archivos físicos. Auxiliar de Oficina *
Semanalmente de acuerdo con la información recibida
8
Consolidar y entregar la información para migrarla a la Base de Datos.
Profesional Homologación *
Semanalmente de acuerdo con la información recibida
9 Analizar y organizar la información de las ESP y DACD.
Profesional Homologación *
De acuerdo con la información que llegue de
las ESP
10 Preparar y asignar la información. Profesional
Homologación * 5 sectores /día
11 Homologar en oficina Técnico Digitalizador
* Depende de la información
de las ESP
20
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No.: 2 de 2
OBJETIVO: Homologar la nomenclatura unificada por el DACD con las ESP
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
12
Realizar control de calidad Profesional
Homologación * Supervisor I Control
de Calidad
Por muestra
13
Consolidar y entregar la información para migrarla a la Base de Datos.
Profesional Homologación *
Semanalmente de acuerdo con la información recibida
14 Organizar y entregar los archivos digitales.
Profesional Homologación *
Semanalmente de acuerdo con la información recibida
15 Consolidar la información en la base de datos.
Profesional Homologación *
Semanalmente de acuerdo con la información recibida
16 Entregar información homologada a las ESP Profesional
Mensualmente en las reuniones de seguimiento
17 Realizar seguimiento a convenios con ESP Profesional
Mensualmente en las reuniones
de seguimiento
18 Desarrollar aplicaciones para agilizar todos los procesos
Profesional Especializado *
De acuerdo con las necesidades
19 Dar soporte a los procesos de homologación
Profesional Especializado *
Profesional De acuerdo con las necesidades
TOTAL
OBSERVACIONES: * Estas actividades pueden ser realizadas por contratistas.
21
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: PERITAZGO
RESOLUCIÓN No.
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 2
OBJETIVO: Atender la solicitud de Inspecciones de Policía, Juzgados y otras
entidades, para colaborar en la ubicación de predios.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.
4
Estudiar y revisar el objeto de la solicitud, y
verificar que la documentación aportada por el peticionario cumpla con lo exigido en la Resolución de trámites vigente en el
Departamento, en caso contrario solicitar al despacho los soportes jurídicos. Archivar temporalmente la radicación a la espera de la
documentación faltante.
Técnico y/o
Profesional 15 min.
5 Localizar los predios involucrados en la Cartografía, ArcInfo y SIIC.
Técnico y/o Profesional
30 min.
6 Programar Visita a Terreno de acuerdo con el oficio de petición.
Técnico y/o Profesional
30 min.
7
Asistir a la inspección el día y hora señalada.
En terreno tomar la información para el predio que se indique en la diligencia.
Técnico y/o Profesional
3 h.
8
Evaluar los requerimientos del inspector y
determinar si los elementos aportados en la diligencia son suficientes para un concepto inmediato, o si necesita soportes adicionales
para un análisis posterior.
Técnico y/o
Profesional 1 h.
9
Confrontar la información tomada en terreno con la existente en el DACD. De ser necesario
ampliar la información, solicitar documentación al despacho o al interesado para identificar plenamente el inmueble.
Técnico y/o Profesional
8 h. 5 min.
22
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: PERITAZGO
RESOLUCIÓN No.
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2
OBJETIVO: Atender la solicitud de Inspecciones de Policía, Juzgados y otras entidades, para colaborar en la ubicación de predios.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
10
Dar concepto por oficio a la autoridad competente, manifestando al despacho disposición para colaborar en caso de nueva
diligencia o aclaración. Adjuntar cartografía.
Técnico y/o Profesional
1 h.
11
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las
inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria
Jefe de División 15 min.
12 Enviar copia de la Certificación al peticionario vía fax, correo certificado o personalmente.
Secretaria 15 min.
13 Descargar radicación del magnético y archivar
copia de la Certificación. Secretaria 15 min.
TOTAL 15 h. 45 min.
OBSERVACIONES: Los tiempos establecidos son con base en histórico, sin embargo
un peritazgo puede durar incluso varios días, cuando se suspende la diligencia.
23
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE
NOMENCLATURA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 2
OBJETIVO: Atender solicitudes internas y externas relacionadas con los procesos
De nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria 15 min.
4 Editar la cobertura de malla vial según la Localidad.
Técnico y/o Profesional 5 min.
5 Localizar la zona a actualizar según la ZUN correspondiente.
Técnico y/o Profesional 5 min.
6 Realizar el estudio de la Solicitud. Técnico y/o Profesional 15 min.
7 Realizar Visita a Terreno en caso de ser necesario.
Técnico y/o Profesional 3 h.
8 Determinar los cambios de los ejes viales con su respectivo generador.
Técnico y/o Profesional 2 h.
9 Ejecutar aplicación BDU para actualizar los
archivos gráficos de malla vial. Técnico y/o Profesional 2 min.*
10 Revisar consistencia de datos. Técnico y/o Profesional 20 min.
11 Guardar cambios. Técnico y/o Profesional 2 min.
12 Validar la información . Técnico y/o Profesional 15 min.
13 Actualizar la cobertura de malla vial oficial con
los cambios efectuados.
Administrador de la
malla vial 1 h.
14 Asignar la nomenclatura principal, secundaria e incluye y actualizar el archivo SIIC
Técnico y/o Profesional 30 min.
15 Generar certificaciones de nomenclatura para ser entregadas a los propietarios junto con la respuesta de la solicitud.
Técnico y/o Profesional 10 min.
16 Enviar a la oficina de conservación las modificaciones para actualizar el archivo gráfico.
Técnico y/o Profesional 15 min.
17 Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las
Jefe de División 15 min.
24
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2
OBJETIVO: Atender solicitudes internas y externas relacionadas con los procesos De nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
17 inconsistencias observadas para su debida
corrección y posterior entrega a Secretaria Jefe de División
18 Descargar solicitud y archivar copia del oficio. Secretaria 25 min.
TOTAL 9 h. 24 min.
OBSERVACIONES: * Dos (2) minutos por arco
25
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA PROCEDIMIENTO:
SUPERVISION DE CONTRATOS
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 2
OBJETIVO: Realizar supervisión a los contratistas para que cumplan con el objeto pactado, dentro de los términos estipulados.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
ESTIMADO
1
Recibir la supervisión del contrato que le fue
asignada. Delegar algunas supervisiones, cuando fuere necesario, en funcionarios que tengan experiencia, conocimientos y perfil para
su ejecución.
Jefe de División 15 min.
2 Elaborar Acta de Iniciación, asignar la delegación, junto con los documentos del
contrato.
Profesional 15 min.
3 Elaborar formatos para control de seguimientos, conforme al peso de las
actividades que se deben desarrollar.
Jefe de División y/o Profesional
1 h.
4 Asignar trabajo y distribuir las herramientas. Jefe de División y/o
Profesional 6 h.
5 Realizar el control y seguimiento, verificando avance de trabajo, confrontando informe de
actividades.
Jefe de División y/o Profesional
1 h. (*)
6
Realizar supervisión de contratos de acuerdo con lo establecido en el Manual de
Procedimientos Contratación Administrativa, elaborado por la Subdirección Administrativa y Oficina Asesora Jurídica.
Jefe de División y/o Profesional
(*)
7 Autorizar el pago al contratista, previa verificación del cumplimiento de la actividad programada.
Jefe de División y/o
Profesional 1 h.
8
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida
corrección y posterior entrega a Secretaria
Jefe de División y/o Profesional
(*)
26
Carrera 30 No. 24-90. Torre B. Piso 2. Conmutador 2347600 – 2696711 www.catastrobogota.gov.co
Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DE CONTRATOS
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2
OBJETIVO: Realizar supervisión a los contratistas para que cumplan con el objeto
pactado, dentro de los términos estipulados.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
9 Aprobar la información, poner a disosición el trabajo contratado.
Jefe de División y/o Profesional
(*)
10 Proyectar y firmar acta de liquidación del contrato.
Jefe de División y/o Profesional
1 h.
TOTAL 11 h. 30 min.
OBSERVACIONES: (*) Actividades desarrolladas durante el tiempo de ejecución del contrato.
27
Carrera 30 No. 24-90. Torre B. Piso 2. Conmutador 2347600 – 2696711 www.catastrobogota.gov.co
Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE
NOMENCLATURA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 3
OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de
Nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(VARIABLE)
1 Aprobar los materiales para fabricación de placas. Supervisor 15 días
2 Aprobar troqueles del proceso de materialización. Supervisor 15 días
3 Dar inducción de los procesos de materialización.
Supervisor y/o Profesional*
3 días
4
Revisar y realizar el control de
calidad plano y listado de materialización. 100%
Auxiliar* 1.125 predios / día
5
Revisar y realizar control de calidad
de los listados de placas viales generados por el Consorcio 100%.
Profesional 400 placas /día
6 Fabricar placas domiciliarias, según
listados entregados por el DACD Firma Contratista 1.200 placas/ día
7 Fabricar placas viales, según listados entregados por el DACD. Firma Contratista 300 placas/dia
8
Revisar en fábrica placas domiciliarias. Listados Vs fabricación 100%.
Auxiliar I* 225 placas / día
9 Revisar en fábrica placas viales. Listados Vs fabricación 100%. Auxiliar I* 270 placas / día
10 Afectar el SIIC de los sectores a materializar. Profesional* 3 sectores /día
11 Entregar informes de avance Profesional* 240 minutos
28
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3
OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de
Nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(VARIABLE)
acuerdo con el plano entregado por el DACD Profesional*
12 Instalar placas domiciliarias de Firma Contratista 200 placas / día
13
Instalar placas viales de acuerdo
con el plano entregado por el DACD.
Firma Contratista 90 placas / día
14 Revisar en campo la instalación de
placas domiciliarias 20% . Auxiliar I* 225 placas / día
15 Revisar en campo la instalación de placas viales 100% . Auxiliar I* 120 placas / día
16
Generar y firmar las certificaciones de cada predio con cambio de nomenclatura
Auxiliar I* 2.800 certificaciones / día
17
Entregar las carpetas de materialización, archivos fotográficos y carpetas de
certificaciones, como resultado del proceso de materialización.
Firma Contratista 2 sectores / día
18 Revisar en oficina las carpetas de
materialización 20%. Auxiliar I* 225 predios / día
19 Revisar en oficina las fotografías de los predios materializados 20% Auxiliar I* 400 fotos / día
20 Revisar en campo la consistencia del archivo fotográfico 5%. Auxiliar I* 40 predios / día
29
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3
OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de Nomenclatura.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (VARIABLE)
21 Revisar la carpeta de entrega de certificaciones. Auxiliar I* 225 Predios/día
22 Aprobar el sector materializado. Profesional* 2 sectores / día
23 Entregar el informe final. Supervisor y/o Profesional*
1.920 minutos
TOTAL
OBSERVACIONES: * Estas actividades pueden ser realizadas por un Contratista
30
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE
NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 3
OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de Nomenclatura por localidades.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Definir la (s) localidad (es) a estudiar. Jefe de División 2 días
2 Elaborar estudios de factibilidad y conveniencia. Jefe de División 15 días
3 Seleccionar el personal. Comité de Selección 2 meses
4 Contratar el personal. Oficina Jurídica 1 mes
5 Asignar trabajo a contratistas dependiendo del cargo.
Profesional especializado
Cada Semana
6
Determinar los ejes intermedios de
nomenclatura vial por localidad y definir las respectivas ZUN. Presentar para aprobación del comité de malla vial.
Actualizar los archivos gráficos de malla vial y validación.
Contratista profesional especializado
Depende del tamaño de la
Localidad.
Promedio 1 mes
7 Actualizar malla vial en la cobertura oficial. Administrador de malla
vial 1 hora
8
Con base en la visita a campo y la malla vial oficial, asignar la nomenclatura domiciliaria
principal, secundaria e incluye. Contratista auxiliar
3.4 minutos
por predio
9 Realizar control de calidad. Profesional control de calidad
3 horas por sector
10 Crear la cobertura de puntos de nomenclatural vial y domiciliaria.
Contratista profesional
especializado
2.5 días por
sector
31
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y
MATERIALIZACION
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3
OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de
Nomenclatura por localidades.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
11 Ubicar manual de puntos que por medios automáticos no pegaron.
Contratista profesional especializado
1 día por sector
12
Validar la información alfanumérica para garantizar la no duplicidad de la información y corrección de las bases de datos gráfica y
alfanumérica.
Profesional de planta y profesional contrato
2 día por sector
13
Generar las anotaciones a partir de la
cobertura de puntos, para ser entregadas a la División de Conservación.
Profesional de planta 1 día por
sector
14
Realizar control de calidad a la información
gráfica, generar listados de placas viales y domiciliarias y cartografía necesaria para la materialización.
Contratista profesional especializado
2 horas por sector
15 Elaborar términos de referencia para contratar la materialización.
Jefe de División 15 días
16 Proceso licitatorio. Subdirección Técnica
Oficina Jurídica 3 meses
17 Adjudicación y legalización del contrato. Oficina Jurídica 5 días
18 Fabricación de placas viales. Firma contratista 1.6 minutos
por placa
19 Fabricación de placas domiciliarias. Firma contratista 0.4 minutos
por placa
20 Materialización de placas viales. Firma contratista 4.8 minutos por placa
21 Materialización de placas domiciliarias. Firma contratista 1.6 minutos por placa
22 Afectar el SIIC y entregar anotaciones de
nomenclatura a la División de Conservación. Profesional
2 horas por
sector
32
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE
NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 3 de 3
OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de Nomenclatura por localidades.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
23 Actualizar malla vial por: barrio /disco 2/
Profesional
10 minutos por
sector
24 Generar certificaciones. Contratista auxiliar 1 hora por
sector
25 Imprimir certificaciones. Contratista auxiliar 11 hojas por
minuto
26 Firmar certificaciones. Contratista auxiliar 0.16 minutos
por firma
27
Entregar certificaciones en los predios que
presenten cambios y recolectar firmas del formato correspondiente.
Firma contratista
0.5 minutos
por certificación
28
Homologar nomenclatura en bases de datos
de empresas de servicios públicos domiciliarios.
Profesional de planta Procedimiento
adicional
TOTAL
OBSERVACIONES:
33
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION
CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004
HOJA No: 1 de 3
OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas
requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria. 15 min.
2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.
3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria. 15 min.
4
Evaluar solicitud y revisar la documentación
aportada, que debe estar acorde con lo exigido por la resolución de trámites vigente en el DACD.
Profesional 2 h.
5 Determinar que los documentos sean suficientes. Si estos son incompletos va al paso 9.
Profesional 30 min.
6
Verificar áreas de los archivos alfanumérico, gráfico digital, documento jurídico y segundo original; si estas coinciden o las diferencias
están dentro de los rangos permitidos. Si las áreas entre el documento jurídico y
segundo original coinciden entre sí, pero no con la del archivo alfanumérico, va al paso 15.
Si las áreas entre el archivo alfanumérico, documento jurídico y segundo original discrepan entre si, va al paso 9.
Sí no está incorporado, va al paso 14
Profesional 3 h.
7
Confrontar la información jurídica aportada, contra la del archivo alfanumérico.
Concluye que los datos son coincidentes. El predio objeto de la petición está incorporado y las áreas entre los diferentes archivos
coinciden o están dentro de los rangos de
Profesional 2 h.
34
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3
OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el
mapa digital.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
(ESTIMADO)
diferencia permisible, pero requiere de
correcciones en el registro catastral, va al paso 15.
Profesional
8
Actualizar manualmente segundo original
indicando: Localización, Código de Sector, Nomenclatura, Matricula Inmobiliaria, Escritura y referencia del segundo original según el
DAPD .
Técnico 30 min.
9 Obtener boletín catastral, copia heliográfica del segundo original actualizado y cartografía
predial.
Técnico 30 min.
10
Elaborar oficio de respuesta para el DAPD, el
contribuyente y para remitir el segundo original a Planoteca. En caso de devolución sin incorporación en los archivos catastrales, el segundo original no se envía a Planoteca.
Profesional 1 h.
11
Preparar dos paquetes de respuesta: Uno con documentos jurídicos para el DAPD. Otro con
destino al contribuyente anexando boletín catastral, copia heliográfica y demás documentos, de acuerdo con instrucciones del
documento 2-200-02136 del DAPD. Juntos paquetes con su respectivo oficio.
Profesional 15 min.
12 Realizar control de calidad. Profesional 1 h.
13
Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida
corrección. De lo contrario firmar oficios y entregar a Secretaria.
Jefe de División 30 min.
35
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Información Línea 195
DIVISIÓN: CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCIÓN No.______
FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3
OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el
mapa digital.
14 Transferir radicación y archivar copia del oficio remisorio. FIN DEL PROCESO
Secretario y/o Auxiliar
3 min.
15
Si no está incorporado y las áreas del segundo
original coinciden con el documento jurídico o están dentro de los rangos de diferencia permisibles, verificar la existencia del gráfico
en medio magnético. Si las áreas entre el plano topográfico y el documento jurídico son inconsistentes, va al paso 9.
Profesional 2 h.
16 Si no viene el gráfico en medio magnético, digitalizar a partir del segundo original.
Profesional 4 h.
17 Elaborar oficio remitiendo a la oficina
competente y repetir pasos del 10 al 13. Profesional 1 h.
TOTAL 19 h. 3 min.
OBSERVACIONES:
36
Carrera 30 No. 24-90. Torre B. Piso 2. Conmutador 2347600 – 2696711 www.catastrobogota.gov.co
Información Línea 195
TABLA DE CONTENIDO
Pg
MISIÓN 1
OBJETIVOS 1
NORMAS LEGALES 3
ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL 4
ASIGNACIÓN DE EJES VIALES 6
ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR 7
CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS 10
COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL 12
CONVERSIÓN DE ANOTACIONES 14
ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA 17
UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN 19
PERITAZGO 21
RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA 23
SUPERVISION DE CONTRATOS 25
SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA 27
UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION 30
VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD 33
6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión Administrativa del D. A. C. d.
INDICADORES DE GESTION DICRIMINADOS POR DIVISIONES Y GRUPOS
INDICADORES GENERALES DE APLICACIÓN PARA LAS DIVISIONES DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFIA
Nombre del Indicador Formulación Aplicable a:
Funcionario de Planta
Contratista
Conocimiento de la D.S.U. sobre requisitos de los tramites C.R.T
Radicaciones devueltas a Usuario C.R.T. = ----------------------------------------------- x 100
Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X X
Estado de Eficacia Individual E.E.I
Radicaciones devueltas o Reasignadas E.E.I = ------------------------------------------------------- x 100 Radicaciones Solucionadas y Entregadas
X X Orientación incorrecta de Radicaciones en Ventanilla O.I.R.V.
Radicaciones Reasignadas a otros Grupos O.I.R.V. = ---------------------------------------------------------- x 100
Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X
Verificación de Predios en Campo V.P.C.
Visitas a Terreno Ejecutadas V.P.C. = ------------------------------------------ x 100
Visitas a Terreno Programadas X
Seguimiento Actualización Cartográfica S.A.C.
Cantidad de Predios consultados con Cartografía Digital Desactualizada
S.A.C. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100 Cantidad de Consultas a la Cartografía Digital
X X
Autocontrol y Eficacia A.E. Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Devueltas para Corrección(es)
A.E. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100 Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Proyectadas
X
INDICADORES ESPECIFICOS A GRUPOS DIVISION DE CONSERVACION
GRUPO AVALUOS
Nombre del Indicador Formulación Funcionario de
Planta Contratista
Respuesta a Usuario Sobre estudios Económicos R.U.E.E.
# de Comités de Avaluos Realizados R.U.E.E. = ------------------------------------------------------ x 100
# de Comités de Avaluos Programados X
Eficacia Individual en Estudios Económicos E.I.E.E.
# de ZHF y G no aprobadas en Comité de Avaluos E.I.E.E. = ---------------------------------------------------------------------- x 100
# de ZHF y G Expuestas ante el Comité de Avaluos X X
Aprobación de Auto avalúos A.A.
# de Auto avalúos rechazados en Comité de Avaluos A.A. = ----------------------------------------------------------------------- x 100
# de Auto avalúos solicitados por Usuarios X X
GRUPOS MUTACIONES I, II y III
Nombre del Indicador Formulación Funcionario de
Planta Contratista
Tasa de Actualización de Predios T.A.P
# de Predios Conservados Indefinidos T.A.P. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100
Total Meta de Predios para Actualización Ultima Vigencia X
Crecimiento Urbano Estimado C.U.E.
# de Predios Incorporados en el Periodo C.U.E = ------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Total de Predios del Distrito # de Predios Incorporados en el Periodo X X
Tasa de Segregación de Predios T.S.P.
# de Predios Segregados T.S.P. = ------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
(Total de Predios del Distrito - # de Predios Matriz) + # de Predios Segregados X X
INDICADORES DE GESTION DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA
GRUPO MAPA DIGITAL
Nombre del Indicador Formulación Aplica a:
Funcionario de Planta
Contratista
Proporción de Ingresos por Mapa Digital I.M.D.
# de ventas del Mapa Digital Impreso I.M.D. = --------------------------------------------------- x 100
Total de ventas del Mapa Digital X
Estado de Eficacia Salidas Digitales E.S.D.
# de Registros Digitales y Salidas Graficas No Conformes E.S.D. = -------------------------------------------------------------------------------- x 100
Total de Registros Digitales y Salidas Graficas del Periodo X X
GRUPO NOMENCLATURA
Efectividad en Incorporación de Ejes
Viales E.I.E.V.
# de campos no Conformes de los nuevos ejes viales incorporados E.I.E.V = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Total de Campos para la Cobertura de los Nuevos Ejes Viales Incorporados
X X
Estado de Cumplimiento de Actividades Planeadas con
Empresas Contratistas C.A.P.C.
# de Actividades Ejecutadas por el Contratista C.A.P.C. = ----------------------------------------------------------------------- x 100
# de Actividades Programadas según Cronograma X
Proporción de Error en Modificaciones a Malla
Vial por Sector E.M.M.V.
Cantidad de Registros No Conformes en Modificación a Cobertura de la Malla Vial del Sector
E.M.M.V. = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Total de Registros Modificados de la Cobertura de Malla del Sector
X X
Estado de Cumplimiento en Materialización de Placas Domiciliarias
C.M.P.D.
Cantidad de Placas Domicilias Materializadas C.M.P.D. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100
Cantidad de Placas a Materializar según Cronograma de Actividades X
Crecimiento de Establecimientos de
Distribución de Farmacéuticos por
Sector C.E.F.
Droguerías Incorporadas al Sector C.E.F. = ----------------------------------------------- x 100
Total de Droguerías del Sector X X
Nombre del
Indicador
Recolección de la Variable de Entrada del Numerador
Recolección de la Meta y/o Referente de Entrada del Denominador
Observaciones
Responsable Frecuencia
Responsable Frecuencia
AD AS AQ AM D S Q M
C.R.T Coordinador X Coordinador X
E.E.I Coordinador X Coordinador X
O.I.R.V. Coordinador X Coordinador X
V.P.C. Coordinador X Coordinador X
S.A.C. Coordinador X Coordinador X
A.E. Coordinador X Coordinador X
R.E.E.E. Coordinador X Coordinador X
E.I.E.E. Coordinador X Coordinador X
A.A. Coordinador X Coordinador X
T.A.P. F. Depuración Cat. X Jefe de División X
C.U.E. Coordinador X Coordinador X
T.S.P. Coordinador X Coordinador X
I.M.D. Coordinador X Coordinador X
E.S.D. Coordinador X Coordinador X
E.I.E.V. Coordinador X Coordinador X
C.A.P.C. Jefe de División D D D D Jefe de División D D D D Según la duración del Contrato
E.M.M.V. Coordinador X Coordinador X
C.M.P.D. Coordinador D D D D Coordinador D D D D Según la duración del Contrato
C.E.F. Coordinador X Coordinador X
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE DATOS JURIDICOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNICO GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Confrontar información aportada
contra el SIIC y ArcInfo
Verificar y evaluar la información recibida (Tradición del predio,
Indicadores catastrales, ubicación y áreas)
¿Existen inconsistencias en la
información recibida?
SI
NO
Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la
devolución y los documentos requeridos.
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE DATOS JURIDICOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Afectar el SIIC, incorporando los nuevos
datos jurídicos y/o
corrección correspondiente.
Correcto
?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la mutación contra el ArcInfo y el
SIIC.
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativoFIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE PLANOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACIONCARTOGRAFICA
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario
1
Consultar en el SIIC el
tramite mediante el cual fue incorporado o actualizado el predio y la fecha de la Visita
a Terreno
¿Se realizo visita a terreno?
SI
NO
Ubicar el Informe Técnico
FUNCIONARIO GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
Es posible ubicar el predio de la cartografía a actualizar?
SI
NO
Enviar a Terreno para ubicar y medir
el predio.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE PLANOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Solicitar con base al Informe Técnico de Visita el bloqueo
del barrio a modificar y efectuar la actualización
correspondiente.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la actualización
contra el ArcInfo y el SIIC.
COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
INICIO
Demarcar sectores de cambios dinámicos, a través de comparación de la cartografía existente con imágenes de satélite u
ortofotos
JEFE DE DIVISIÓN
Elaborar términos de referencia, requerimientos
técnicos del proceso, actualización de los mismos y cronograma de actividades.
Presentar a consideración de la
Subdirección Técnica la propuesta para su
aprobación.
Seguir proceso licitatorio.
Supervisar cumplimiento de las labores de interventoria con la empresa contratada.
Recibir los archivos digitales empalmados por niveles y planchas escala 1:1000, además cartografía impresa en papel de seguridad.
Solicitar a la oficina de Informática, almacenar la información digital.
PROFESIONAL
1
Términos de referencia,
cronograma de actividades,
requerimientos técnicos.
Propuesta
Definir zonas a restituir.
Importar y organizar los archivos en formato. e00.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
Validar información digital, para garantizar que este acorde con las especificaciones técnicas del manual de niveles y variables del mapa
digital
1
Revisar salidas graficas y enviar a planoteca para
archivo y consulta.
Empalmar y reemplazar la información en archivos digitales, por la nueva
restitución, en cada una de las coberturas que
conforman el mapa digital.
Organizar la información, metadatos, líneas de vuelo para
la información de Internet, y para la actualización de cartografía
temática.
Cortar la cobertura por planchas a escala 1:1000.
PROFESIONAL GRADO 20
JEFE DE DIVISION
Realizar control de calidad.
Solicitar a Informática el traslado de información al
espacio de trabajo definitivo.
Comunicar a las demás dependencias del DACD las rutas
digitales donde se puede consultar la información.
FIN
Elaborar actas de liquidación y finalización de contrato
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 4
INICIO
Recibir radicación, o solicitud de usuarios
internos.
SECRETARIA
Revisar objeto de la solicitud
1
PROFESIONAL
Confrontar información aportada con cobertura digital,
SIIC y demás información catastral, que determine el área
sujeta a sectorizar.
Asignar el código del sector a nivel barrio, manzana o predio, basados en lo establecido
en el manual de sectorización.
JEFE DE DIVISIÓN
Asignar a funcionario
Requiere resectorizacion
?
NO
SI1
1
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 4
1
Solicitar mediante oficio, a la División de Conservación, las
coberturas del barrio en estudio, con su reporte de validación y el bloqueo
de la información.
Solicitar el bloqueo del archivo alfanumérico, a la Subdirección
Informática,
Solicitud de coberturas
Copiar en el espacio de trabajo las coberturas del barrio a trabajar.
Con los archivos gráficos y alfanuméricos realizar estudio de la
información, elaborar memoria técnica y la respectiva cartografía
Presentar a comité en la División y hacer los ajustes necesarios.
Proyectar Resolución de homologación en la que se incluyen los predios
que presentaron cambio de código de sector
Enviar la Resolución a la oficina Jurídica y Dirección del
Departamento para revision, aprubacion y numeracion.
2
1
1
JEFE DE DIVISION Y/O PROFESIONAL
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar la Resolución
contra el ArcInfo y el SIIC.
PROFESIONAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
2
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 4
2
Entregar, mediante oficio, el barrio a la División de Conservación para ser
remplazado en los archivos definitivos.
Recibir resolución aprobada.
Actualizar la base de datos cartográfica a todos los predios que presentaron cambio en el código de
sector en las coberturas; Barrio, Lma, Lmas, Loteo,
Construcción.
Enviar resolución a Informática para actualizar el
código del sector de los predios en el archivo
alfanumérico y solicitar el desbloqueo del barrio.
Correr el validador al barrio para garantizar que la
información se encuentre acorde con el manual de
digitalización.
Elaborar y enviar oficio remisorio a la oficina solicitante, anexando ploteo del sector con la
nueva sectorización.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar el oficio contra el ArcInfo
y el SIIC.
JEFE DE DIVISIÓN
3
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
3
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 4
3
Descargar solicitud del sistema y archiva copia
de oficios.
PROFESIONAL
SECRETARIA
FIN
Actualizar cobertura de barrios.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION ZONA HOMOGENEA FISICA Y GEOECONOMICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recibir la solicitud y la radicación física y de forma magnética para
asignación a funcionario
GRUPO DE AVALUOS
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
FUNCIONARIO RESPONSABLE AVALUOS
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Revisar el expediente.
1
Consultar y evaluar la información recibida
para definir si es homologable.
Es homologabl
e?
Proceder a la homologación de la ZHF y los valores
para el predio objeto de estudio.
NO
SI
Proceder a realizar el estudio técnico
consultando planos de ZHF y G, y la
memoria del barrio generados por el
proceso de actualización
1
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION ZONA HOMOGENEA FISICA Y GEOECONOMICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Alternativas en el
estudio
Cuando en el plano de ZHF y G existan predios con semejantes características
físicas que se ajustan a las de los predios de interés, se toma esta información para la
respectiva asignación. De ser necesario de hará visita a terreno para verificar su
ubicación y características
Cuando se compruebe que los valores de planos y memoria consignados no son
aplicables, se procede a realizar visita a terreno. De esta visita se toma información
indirecta del mercado inmobiliario en el sector (ofertas), y directa (encuesta de profesionales
inmobiliarios de ser necesario.
Diligenciar la planilla que resume los datos del estudio para su exposición en
Comité de Avaluos de la División.
Aprobar la asignación de ZHF y G,
2
COMITÉ DE AVALUOS DE LA DIVISION DE CONSERVACION
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ASIGNACION ZONA HOMOGENEA FISICA Y GEOECONOMICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
Existen inconsistencias
?
1
NO
SI
Elaborar la Resolución
FUNCIONARIO RESPONSABLE AVALUOS
Entregar el expediente con proyecto de Resolución al coordinador para su respectivo control de calidad.
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Enviar mediante oficio, el expediente a la Oficina Asesora de
Jurídica para su visto bueno y remisión para aprobación del Director
del Departamento.
FUNCIONARIO RESPONSABLE OFICINA JURIDICA
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Asignar la radicación a Funcionario para afectar el SIIC
Enviar copia física y magnética de las Resoluciones a la Oficina Asesora de
Jurídica, para su publicación.
Transferir física y magnéticamente la Radicación al Grupo de Mutaciones para
finalización del trámite.
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 6
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar la solicitud.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
1
Comprobar que la documentación aportada físicamente sea la
relacionada en el comprobante de radicación.
Recibir la radicación en el Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) y enviarla al Coordinador del
Grupo de avalúos para la asignación.
Es procedente procedente dar cumplimiento al
tramite?
Proyectar oficio para el usuario, explicando las
causas de la devolución y los
documentos adicionales requeridos.
NO
SI
FIN
Confrontar la documentación
presentada
Asignar la radicación a los
PERITOS a través del SIIC.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 6
2
PROFESIONAL GRUPO AVALUOS
1
Abrir el expediente, diligenciando el FORMATO
CONS-001 – APERTURA DE AUTO DE PRUEBAS
Analizar la solicitud y si considera de obligatoria necesidad y/o
cuando el caso lo amerite, que el peticionario aporte una nueva
prueba, deberá solicitarla a través del FORMATO CONS-003 -SOLICITUD DE NUEVAS
PRUEBAS
Contactar telefónicamente al peticionario para concertar visita. De
no ser posible se programara por correo con no menos de ocho (8) días hábiles de anterioridad a la práctica de
la misma
Realizar inspección ocular con el fin de verificar las características del inmueble objeto de estudio y hace investigación de mercado inmobiliario en la zona.
Efectuar en oficina investigación directa e indirecta de mercado
inmobiliario
Realizar informe técnico y planillas para presentar el
caso en Comité de Avalúos de la División.
COMITÉ DE AVALUO
Deliberar y decidir si se acepta o no la auto-estimación del avalúo catastral presentada según estudio de mercado inmobiliario presentado por el
Perito
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 6
2
Fue aeptado?
Proyectar la Resolución de notificación de no aceptación de la auto-estimación de avalúo, exponiendo los motivos por los
cuales ha sido rechazado.
Entrega el informe técnico y expediente al Coordinador del
Grupo de Avalúos, el cual a su vez asigna
al funcionario de control de calidad
para su verificación.
SI
NO
ABOGADO GRUPO AVALUOS
TECNICO GRUPO AVALUOS
Entregar expediente a Auxiliar Administrativo para que proceda a numerar y fechar la Resolución de
notificación
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Proceder a numerar y fechar la Resolución de
notificación
Realizar el deshoje
Elaborar relación remisoria con firma del
Coordinador de Grupo para su posterior
transferencia al SAU
1
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 6
PROFESIONAL DE AVALUOS
Proceder a elaborar las Resoluciones de valores de terreno y de construcción
y entregar el expediente al Coordinador de Grupo
para su revisión, de haber sido aceptado el Auto –avaluo por el comité.
Llevar el caso al Comité de Avalúos de Dirección
(previamente programado por el Jefe de División)) para su
aprobación.
COORDINADOR GRUPO DE AVALUOS
Entregar el expediente al perito para que incorpore la
fecha de aprobación del Comité de Avalúos de
Dirección en las Resoluciones de valores.
Enviar proyectos de Resolución de valores de terreno y construcción para
el visto bueno a la Subdirección Técnica.
SUBDIRECCION TECNICA
Revisar y de ser necesario devuelve el expediente al Grupo de Avalúos para
correcciones
3
1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 5 DE 6
Correcto?
Devolver al funcionario
para identificación y corrección de inconsistencia
NO
SI
3
Envíar el expediente a la Oficina Asesora
Jurídica.
OFICINA ASESORA JURIDICA
Verificar las Resoluciones de valores desde el punto de vista
jurídico y de ser necesario devuelve el expediente al Grupo de Avalúos para correcciones.
Entregar aprobadas las Resoluciones a la Dirección
del Departamento. Las resoluciones son firmadas
numeradas y fechadas en la Dirección y se devuelven a la
Oficina Jurídica.
Enviar expediente junto con las Resoluciones debidamente
numeradas y firmadas al Grupo de Avalúos de la Div. Conservación.
AUILIAR ADMINISTRATIVO
Comprobar que el expediente cuente con toda la
documentación relacionada y asigna al Coordinador de Grupo
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 6 DE 6
COORDINADOR GRUPO DE AVALUOS
Asignar a uno de los Abogados del Grupo, el expediente junto con la Resolución de valores
para que realice la resolución de notificación
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Realizar el respectivo control de calidad y si no encuentra ninguna inconsistencia, la
Resolución es firmada por el Jefe de la División.
Correcto?
Reasignar nuevamente al abogado para que
realice las correcciones del caso.
NO
SI
TECNICO GRUPO AVALUOS
Entregar la resolución firmada al técnico para
que se revise e incorpore la información
aprobada en el SIIC.
Entregar al Auxiliar Administrativo el expediente
para que proceda a numerar y fechar la
Resolución de notificación
Realizar el deshoje
FIN
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CANCELACION DE PREDIO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Confrontar información aportada
contra el SIIC y ArcInfo
Verificar y evaluar la información recibida (Datos
jurídicos, áreas e identificadores prediales que
determinen una doble incorporación)
¿Existen inconsistencias en la
información recibida?
SI
NO
Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la
devolución y los documentos requeridos.
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CANCELACION DE PREDIO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Comparar los indicadores catastrales, áreas, datos
jurídicos.
Desbloquear el predio de interés de ser necesario.
Afectar el SIIC, para lo cual debe borrar el
predio formado y formar el conservado actualizado el código de sector del predio
que figura como conservado
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la mutación
realizada contra el ArcInfo y el
SIIC.
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE CABIDA Y LINDEROS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 4
1
FUNCIONARIO DSU
Documen-tacion
requerida y
pertinente?
Oficio devolutivo al
usuario
INICIO
SI
NO
Recepcionar y revisar radicaciones contra la Relación de Entrega.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
Solicitar telefónicamente los
documentos faltantes
La documentación faltante
fue aportada?
SI
Consultar e imprimir cartografía por
ArcInfo.
NO
FIN
Solicitar Cedula Física
PROFESIONAL ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE CABIDA Y LINDEROS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 4
2
1
Verificar y comparar la concordancia de los datos del
predio relacionados en la cartografía (manzana catastral),
el registro en el SIIC y la radicación.
Verificar si se presenta alguna inconsistencia por exceso o defecto en
diferencia en los datos de área por encima de los índices fijados de error (10% para predios mayores de 1000 mts2 y 3% para
predios menores de 1000 mts2)
Existe inconsistencia por exceso o
defecto?
1
SI
NO
NOÁrea >
1000 m2?
Solicitar visita a terreno
Levantamiento topográfico del predio en segundo
original de acuerdo a las normas de levantamiento (ligado a las coordenadas de
la ciudad) en medio magnético
SI
SI
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE CABIDA Y LINDEROS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 4
2
Consulta el Plan De Desarrollo Urbanístico en
Planeación Distrital
Inconsistencia con la
información recibida?
1NO
SI
Recepcionar y evaluar informe técnico de Visita
a Terreno olevantamiento topográfico
Inconsistencia con la
información recibida?
1
Consultar folios de colindantes en
Notariado y Registro
NO
SI
Revisar el Tramite contra el ArcInfo y
SIIC
Oficio de Certificación Ejecutada
Actualizar registro en el
SIIC
Generar Certificación
1
COORDINADOR ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
¿Existen
inconsistencias en la información recibida?
NO
3
SI
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN CABIDA Y LINDEROS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 4
3
Escrituras o promesa de venta, certificado de libertad vigente y
documentación anexa aportada por el usuario
Informes Técnicos y Cartografía
Devolver el Tramite a Funcionario DSU.
FIN
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
SI
NO
Realizar deshoje y retornar para entregar el
tramite al DSU
Enviar a Centro de
Documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACIONCARTOGRAFICA
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Verificar si se cuenta con la información suficiente para
efectuar la actualización
¿Existen inconsistencias en la
información recibida?
SI
NO
Solicitar al coordinador o
funcionario solicitante allegue
la información faltante.
PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
Solicitar bloqueo del barrio al
Coordinador y Administrador de
los archivos gráficos del DACD
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Actualizar en la cartografía en Archivo
físico y Grafico.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar la actualización
contra el ArcInfo y el SIIC.
COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
Realizar deshoje y entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
Validar el Archivo grafico y copiar a espacio definitivo.
Devolver la Radicación al grupo o Funcionario
correspondiente.
FIN
PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE DROGUERIAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
INICIO
1
Revisar objeto de la Solicitud.
Realizar Visita a Terreno
1
SECRETARIA
Localizar y establecer distancias preliminares entre los predios involucrados por medio de la
Cartografía Digital.
SECRETARIA
Recibir radicación u oficio de solicitud
Asignar a funcionario
JEFE DE DIVISIÓN
Entregar al funcionario indicado por el jefe.
TECNICO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Medir en metros recorribles por el peatón y conforme al Código de Transito vigente, la distancia
entre las droguerías ya existentes y donde se ubicara la
nueva .
Consignar en formato establecido, junto con las
observaciones ha que haya lugar.
Redactar Acta y hacer firmar por el solicitante.
Proyectar y elaborar la certificación y entregarla junto con la radicación al Jefe para su respectiva revisión y firma.
Preparar y entregar la Certificación junto con la
radicación y la documentación aportada por
el solicitante al Jefe.
Certificación
JEFE DIVISIÓN
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE DROGUERIAS
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar la Resolución
contra el ArcInfo y el SIIC.
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
FIN
Enviar copia de la Certificación al peticionario
vía fax, Correo certificado o Personalmente.
Firmar certificación
SECRETARIA Y/O AUXILIAR
Descargar radicación del magnético y archivar
copia de la Certificación.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE DROGUERIAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE INFORMACION CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNICO GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Confrontar información aportada
contra el SIIC y ArcInfo
Verificar y evaluar la información recibida
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
Existe ausencia o disparidad entre la
información.?
SI
NO
Unificar la información
1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE INFORMACION CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
¿Existen inconsistencias en la
información recibida?
SI
NO
Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la
devolución y los documentos requeridos.
1
Preparar e imprimir la Certificación
1
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar la certificación
realizada contra el ArcInfo y el
SIIC.
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
FIN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
INICIO
SECRETARIA
Recibir solicitud.
Asignar a funcionario.
Realizar estudio y determinar la forma de
generación de la cartografía (digital o
impresa)
Efectuar la impresión a través del plotter.
Forma de generación
DIGITALIMPRESA
Definir con el usuario las características de la
información solicitada: Formato, medio magnético
de copia.
Elaborar oficio de remisión a ventanilla de Tesorería Distrital para generación
de factura de pago y cancelación.
1
1
JEFE DE DIVISIÓN
TECNICO Y/O PROFESIONAL
Elaborar listado de planchas y niveles
solicitados.
Realizar y enviar cotización, informar al interesado y recibir
confirmación de la solicitud.
Solicitud confirmada?
SI
NOFIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Recibir del interesado factura cancelada y
medio magnético para copiar la información.
1
Buscar, desplegar y preparar la información del
Mapa Digital.
Solicitar a sistemas copia de la información.
Recibir de sistemas la información en medio
magnético.
Realizar control de calidad.
Devolver al Jefe la Información lista para ser
entregada al usuario.
JEFE DE DIVISIÓN
FIN
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Revisar el oficio contra el ArcInfo
y el SIIC.
Entregar a usuario.
SECRETARIA
Descargar radicación del magnético y
archivar copia del oficio.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 4
INICIO
PROFESIONAL
1
Asignar sector a funcionario o contratista
Eliminar los temas existentes en la vista.
Agregar los temas de loteo, puntos de placa domiciliaria
y malla vial al proyecto
Guardar como nuevo el proyecto en el directorio
correspondiente.
Ejecutar la aplicación, ingresando los datos
requeridos.
Seleccionar y exportar los niveles
loteo y placas domiciliarias.
TECNICO / DIGITALIZADOR
Abrir la sesión de ArcMap que contiene los datos
básicos.
Abrir el proyecto de ArcView existente que contiene la
aplicación.
Ejecución de la aplicación.
Oficina de Sistemas
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 4
1
Verificar en SIIC
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
TÉCNICO / DIGITALIZADOR
Efectuar revisión visual del dibujo de los arcos para
detectar y corregir posibles errores.
Cargar en
ArcMap (nueva sesión) el nivel
de arcos (label)
generado en el paso anterior.
Definir en propiedades del Data Frame, las
propiedades de escala de referencia a 1:500 y las unidades de mapa y
display en metros.
Definir al layer label, el tamaño del texto en
cinco (5) y la orientación abajo y en el
centro.
Activar las etiquetas del layer label, en
función de la nulidad del campo cod_int
Exportar las etiquetas a anotaciones y guardar
en Geodatabase ppimzon en un dataset
nuevo: domisxxxxxx y el layer se llamará
placasxxxxxx
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 4
2
3
Eliminar los layer de la
ventana de ArcMap .
Editar el tema labelxxxxxx en ArcView y se agrega la columna
FEATUREID de tipo numérico y de longitud 10, se salva la edición y
se elimina del proyecto de arcview.
Editar en ArcMap el shape labelxxxxxx, para calcular el campo FEATUREID con la información del campo FID. Se salvan los cambios y se elimina el layer de ArcMap.
Exportar desde ArcCatalog, del Geodatabase el Feature SIGNO. placasxxxxxx a cobertura en el
espacio de trabajo: c:/anotaciones/bxxxxxx con el nombre de
salida snoxxxxxx y subclase "domi" .
Ejecutar el aml anota.aml, con el comando & runanota.aml,
en ArcInfo Workstation.
Revisar la cobertura de anotaciones, resultado de este
proceso.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
Copiar el archivo exportado que genera el programa, a la
carpeta definitiva.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 4
3
FIN
PROFESIONAL
Entregar por correo la cobertura de anotaciones al
Coordinador Grupo Actualización Cartográfica, de la División de Conservación.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION CARTOGRAFIA TEMATICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
INICIO
SECRETARIA
Recibir solicitud.
Asignar a funcionario
Entregar al funcionario indicado por el jefe.
Elaborar listado de las coberturas a incluir en el mapa y su respectiva ruta de ubicación en el sistema.
1
JEFE DE DIISION
SECRETARIA
Complementar información en caso de
no existir.
Editar en el modo de ArcEdit, para ver el
comportamiento de la información contenida en las coberturas y la
base de datos correspondiente.
PROFESIONAL
Estudiar la solicitud.
Información completa?
NO
SI
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION CARTOGRAFIA TEMATICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Generar ploteo de prueba
Plano
Revisar la primera copia del mapa. Comprobar que esta dentro de los estándares
establecidos.
Realizar ajustes al programa.
Realizar control de calidad
Correcto?
SI
2
Diseñar o corregir
el programa o AML
Validar la consistencia del programa y su funcionamiento
Correcto?NO
SI
Corregir los errores
Devolver al funcionario para identificación y
correccion de inconsistencia
NO
Plotear salida grafica final.
Elaborar oficio para la entrega oficial del
plano al interesado.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION CARTOGRAFIA TEMATICA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
Revisar el trámite contra documentación soporte
y/o ArcInfo y SIIC
Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.
FIN
SECRETARIA
Correcto? 1
Firmar oficios
NO
SI
Realizar control
de calidad.
JEFE DE DIVISION
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ENGLOBES Y DES ENGLOBES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Confrontar información aportada
contra el SIIC y ArcInfo
Verificar y evaluar la información recibida y los
archivos del Depto.
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ENGLOBES Y DES ENGLOBES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Localizar en la cartografía existente, el predio matriz
y los predios a desenglobar o englobar.
Verificar la tradición del predio matriz registrada en el SIIC, con las escrituras y certificados de libertad de
los predios a desenglobar o englobar.
Constatar la correcta asignación de
matriculas inmobiliarias de los predios a desenglobar o
englobar, por parte de la oficina de registro.
Verificar que el reglamento de PH, escritura de reforma, especificacion de las áreas privadas de los predios a desenglobar o englobar.
Verificar que la sumatoria de los coeficientes presentados en el
reglamento sea el 100 %.
Confrontar en la cartografía los linderos del predio y predios
resultantes la cual debe coincidir con los datos de la
escritura.
Revisar la asignación de la zona geo económica para el sector y que se encuentre en el sistema
Tiene asignada ZHF y G
2
Solicitar al grupo de avaluos,
asignar zona geoeconomica a nivel predio o
manzana
SI
NO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: ENGLOBES Y DES ENGLOBES
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
¿Existen inconsistencias
en la información
recibida?
SI
NO
Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la
devolución y los documentos requeridos.
Afectar el SIIC Y el modulo grafico.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la mutación contra el ArcInfo y el
SIIC.
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: NUEVA INCORPORACION
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar el tramite a funcionario Profesional
1
Confrontar información aportada
contra el SIIC y ArcInfo
Realizar un estudio entre la información presentada y los archivos del Departamento
PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES
Localizar en la cartografía existente, el predio matriz y
la ubicación del predio a incorporar.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: NUEVA INCORPORACION
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
2
1
Verificar la tradición del
predio matriz registrada en el SIIC.
Constatar la correcta asignación de matriculas
inmobiliarias de los predios a incorporar, por parte de la
Oficina de Registro.
Confrontar los linderos y áreas presentados en
las escrituras de los predios a incorporar
Confrontar los linderos de las
promesas de venta de los predios a
incorporar
Revisar la asignación de la zona geo económica para el sector y que se encuentre en el sistema
Tiene asignada ZHF y G?
Solicitar al grupo de avaluos,
asignar zona geoeconomica a nivel predio o
manzana
SI
NO
Existen diferencias significativas en la
información aportada y la del
SIIC?
Adelantar visita a terreno a través del
funcionario que designe la
Coordinación.
NO
SI
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: NUEVA INCORPORACION
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
Realiza la afectación en el SIIC y en el modulo
grafico, incorporando el nuevo predio con sus
datos jurídicos y cartográficos,
Es procedente procedente dar cumplimiento al
tramite?
Proyectar oficio para el usuario, explicando las
causas de la devolución y los
documentos adicionales requeridos.
NO
SI
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la mutación contra
el ArcInfo y el SIIC.
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
FIN
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: PERITAZGO
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
INICIO
SECRETARIA
1
Recibir manual y magnéticamente la
solicitud.
Revisar objeto de la Solicitud.
Localizar los predios involucrados en la Cartografía, ArcInfo y SIIC.JEFE DE DIVISION
SECRETARIA
Asignar a funcionario para
estudio.
Entregar al funcionario
indicado por el jefe.
TECNICO Y/O PROFESIONAL
Asistir a la inspección el día y hora señalada.
Programar Visita a Terreno de acuerdo al oficio de petición.
Asistir al lugar de la diligencia, toma información
en terreno para el predio que se indique en la
diligencia.
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Evaluar los requerimientos del inspector y determinar si los elementos aportados en la diligencia son suficientes para un concepto inmediato
Dar concepto por oficio a la autoridad competente, manifestando al despacho disposición para colaborar
en caso de nueva diligencia o aclaración. adjuntando cartografía
Confronta la información tomada en terreno con la existente en el ArcInfo y
SIIC.
Se hace necesario ampliar
información.?
Solicitar documentación al despacho o al
interesado para identificar
plenamente el inmueble
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: PERITAZGO
2
NO
SI
Firmar certificación
Revisar el trámite contra el ArcInfo y SIIC.
JEFE DE DIVISION
Correcto el tramite?
Devolver y orientar al funcionario sobre las
inconsistencias observadas para su debida corrección.
NO
SI
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
FIN
Enviar copia de la Certificación al peticionario
vía fax, Correo certificado o Personalmente.
SECRETARIA
Descargar radicación del magnético y archivar
copia de la Certificación.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: PERITAZGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientoses un documento que sirveprincipalmente para guiar alos funcionarios nuevos y a losque laboran en LA DIVISIÓNDE CONSERVACIÓN en losprocedimientos que se debenseguir para realizar lasactividades propias de ladivisión.
ALCALDE MAYORLUIS EDUARDO GARZÓN
DIRECTORDepartamento Administrativo
de Catastro DistritalHERNANDO MALDONADO
PACHÓN
SUBDIRECTOR TÉCNICOWILLIAN CARDENAS OVALLE
JEFE DIVISIÓN DE CONSERVACIÓN
EDGAR ERNESTO TORRES CAICEDO
ELABORADO POR.SANDRA SORAYA HERRERA
RUIZProfesional especializado
COLABORADORESPROFESIONALES DIVISIÓN
CONSERVACIÓNPASANTES UNIVERSIDAD
LIBRE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 3
INICIO
SECRETARIA
Recibir solicitud.
Asignar a funcionario
Entregar al funcionario indicado por el jefe.
Localizar la zona a actualizar según la ZUN
correspondiente.
1
JEFE DE DIISION
SECRETARIA
TECNICO Y / O PROFESIONAL
Editar la cobertura de malla vial según la Localidad.
Realizar el estudio de la Solicitud.
Realizar Visita a Terreno en caso de ser necesario.
Determinar los cambios de los ejes viales con
su respectivo generador.
Ejecutar aplicación BDU para actualizar los
archivos gráficos de malla vial.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 3
1
Generar certificaciones de nomenclatura para ser
entregadas a los propietarios junto con la respuesta de la
solicitud.
Enviar a la oficina de conservación las
modificaciones para actualizar el archivo
gráfico.
Realizar control de calidad
Correcto?
SI
2
Revisar consistencia de
datos.
Guardar cambios.
Devolver al funcionario para identificación y
correccion de inconsistencia
NO
Validar la información .
Actualizar la cobertura de malla vial oficial con los
cambios efectuados.
Asignar la nomenclatura principal, secundaria e incluye y actualizar el
archivo SIIC
ADMINISTRADOR DE LA MALLA VIAL
TECNICO Y / O PROFESIONAL
JEFE DE DIVISION
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 3
2
Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.
FIN
SECRETARIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 7
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar la solicitud.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Recibir la radicación en el Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) y la envía al Coordinador del Grupo de avalúos para la
asignación.
1
Comprobar que la documentación aportada
físicamente sea la relacionada en el comprobante de
radicación.
COORDINADOR GRUPO AVALÚOS
Verificar la documentación presentada y asigna la
radicación a un Abogado
Realizar el análisis del expediente, en el cual debe verificar si cumple con los términos de notificación y calidad en que actúa el
solicitante
ABOGADO GRUPO AVALÚOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 7
2
1
Proceder a ratificar lo actuado o a concederle nuevas pruebas. Si el
abogado ratifica las actuaciones dadas por la División, procede a la elaboración
de la Resolución de notificación, exponiendo los motivos. Esta
Resolución es firmada por el Jefe de División.
COORDINADOR GRUPO AVALÚOS
Realizar el respectivo control de calidad y si no encuentra ninguna inconsistencia, la
Resolución es firmada por el Jefe de la División.
Correcto?
Reasignar nuevamente al abogado para que
realice las correcciones del caso.
NO
SI
TECNICO GRUPO DE AVALUOS
Revisar e incorporar la información aprobada en el
SIIC
Proceder a numerar y fechar la Resolución de notificación. Por otra
parte se realiza el deshoje
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ABOGADO GRUPO AVALUOS
Decretar, si el Abogado procede y lo encuentra justificado, auto de pruebas y
se programa mediante telegrama la fecha de inspección al predio objeto de
reclamación. Entrega expediente al Coordinador de grupo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 7
2
Asignar la radicación a un PERITO a través del SIIC. La labor de
transferencia de las mismas podrá desarrollarla un auxiliar del área.
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
PROFESIONAL GRUPO AVALUOS
Realizar inspección ocular con el fin de verificar las características del inmueble objeto de estudio y hace investigación de mercado
inmobiliario en la zona
Efectuar en oficina, investigación directa e indirecta de mercado
inmobiliario (estudio económico), para elaborar informe técnico.
El Perito confirma el estudio
realizado en la revisión de avalúo?
NO
SI
El estudio evidencia correcciones menores, que corresponden al aspecto físico (áreas, puntaje, usos, modelo
matemático, etc)?
NO
SI
Entrega informe técnico
directamente al supervisor de
control de calidad para su
revisión.
Presenta inconsistencia
el informe técnico?
NO
SI
Reasignar la radicación
nuevamente al Perito para que realice las
correcciones del caso y entregue
nuevamente para su visto bueno.
3
PROFESIONAL GRUPO AVALUOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 7
3
ABOGADO GRUPO AVALUOS
Asignar el expediente a uno de los Abogados del Grupo para que de acuerdo con las
pruebas aportadas tanto por el solicitante como del Perito, proyecte la Resolución de notificación, exponiendo los motivos por los
cuales se ha tomado la decisión
TECNICO GRUPO AVALUOS
Entregar la resolución al técnico para que se revise e
incorpore la información aprobada en el SIIC.
Entregar el expediente al auxiliar administrativo para que proceda a numerar y fechar la Resolución de
notificación.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Elaborar relación remisoria con firma del Coordinador de Grupo
para su posterior transferencia al SAU.
PROFESIONAL GRUPO AVALUOS
Proceder a realizar informe técnico y planillas para
presentar el caso en Comité de Avalúos de la División,
cuando se presenten correcciones del aspecto
económico.
Deliberar y decidir si se acepta o no la corrección del
avalúo catastral según estudio de mercado
inmobiliario presentado por el Perito
COMITÉ DE AVALUOS
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 5 DE 7
4
5
Correcto?
Reasignar nuevamente para que realice las
correcciones del caso.
NO
SI
Proceder a elaborar las Resoluciones de valores de terreno y/o de
construcción (según sea el caso) y entrega expediente al Coordinador de
Grupo para su revisión.
COMITÉ DE AVALUOS
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Llevar el caso al Comité de Avalúos de Dirección (previamente programado
por el Jefe de División)) para su aprobación.
Entregar el expediente al perito para que incorpore la fecha de aprobación del Comité de Avalúos de Dirección en las
Resoluciones de valores.
Enviar Proyectos de Resolución de valores de terreno y/o construcción (según sea el caso) para el visto bueno a la Subdirección Técnica
SUBDIRECCION TECNICA
Revisar el expediente
Correcto?
Reasignar nuevamente para que realice las
correcciones del caso.
NO
SI
Verificar las Resoluciones de valores desde el punto de
vista jurídico y de ser necesario devuelve el
expediente al Grupo de Avalúos para correcciones
OFICINA ASESORA JURIDICA
1
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 6 DE 7
5
Entregar las Resoluciones de estas a la Dirección del
Departamento.
Enviar expediente junto con las Resoluciones debidamente numeradas y firmadas al Grupo de Avalúos de la Div.
Conservación
Comprobar que el expediente cuente con toda la documentación
relacionada y asigna al Coordinador de Grupo.
FUNCIONARIO DE CONTROL DE INFORMACION
FUNCIONARIO DE CONTROL DE INFORMACION
Asignar el expediente junto con la Resolución de valores es asignado a uno de los Abogados del Grupo para
que realice la resolución de notificación.
COORDINADOR GRUPO AVALUOS
Realizar el respectivo control de calidad
Correcto?
Reasignar al abogado
nuevamente para que realice las
correcciones del caso.
NO
SI
1
6
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 7 DE 7
6
JEFE DE DIVISION
Firmar por el Jefe de la División
Correcto?
Entrega el informe técnico y expediente al Coordinador del Grupo
de Avalúos
NO
SI
2
Asignar al funcionario de
control de calidad para su verificación
COORDINADOR DEL GRUPO DE AVALÚOS
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 6
FUNCIONARIO DSU
INICIO
Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la
resolución vigente de requisitos del DACD.
DIVISION DE CONSERVACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNICO GRUPO MUTACIONES
Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.
Asignar radicación al Coordinador del grupo
Mutaciones II.
1
Asignar Tramite a uno de los funcionarios del
respectivo grupo.
Verificar si se cuenta con la información suficiente para
efectuar el trámite
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
FUNCIONARIO RESPONSABLE GRUPO MUTACIONES
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 6
2
1
¿Existen inconsistencias en la
información recibida?
SI
NO
Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la
devolución y los documentos requeridos.
Es necesaria Rectificación de área de terreno?
Oficio
Verificar la información pertinente a escritura pública, certificado de libertad
vigente y la requerida para predios urbanos o rurales con áreas de terreno
mayor de 1000 mts cuadrados.
solicitar ante Planoteca la cartografía donde se ubique el
predio (manzana catastral).
SI NO
Verificar basándose en la cartografía la información de linderos, área de
construcción y mejoras, destino y usos asignados respecto a la que refleja el
sistema SIIC.
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 6
3
2
¿Existen inconsistencias
entre la información recibida y la del
SIIC?
SI
NO
Adelantar visita a terreno a través del
funcionario que designe la
Coordinación.
Se solicita corrección de
estrato?
Entregar informe de visita al Coordinador para su respectiva revisión y
seguimiento de control de calidad.
Compara el certificado de estratificación DAPD anexo a la solicitud y la información SIIC.
SI
NO
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE TRABAJO DE CAMPO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 6
4
3
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Revisar el informe contra el ArcInfo y SIIC.
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
SI
FUNCIONARIO RESPONSABLE GRUPO MUTACIONES
Constatar la correcta asignación de matricula
inmobiliaria y nomenclatura
Verificar el reglamento de propiedad horizontal, según sea
el caso
Afectar el sistema ingresando en el SIIC los datos del informe conforme al trámite requerido
Tiene asignado el destino, uso y/o ZHF y G diferente al
común?
Solicitar al grupo de avaluos, realizar la asignación adecuada.
SI
NO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 5 DE 6
5
4
Se solicita rectificación de área de terreno?
NO
SI
¿Hay lugar a corrección de la
información?
SI
NO
Generar boletín de la rectificación
ejecutada.
Remitir al grupo de Actualización Cartográfica para su incorporaron en el
sistema grafico.
Consultar el modulo de Notariado y Registro del
SIIC, los folios de los predios colindantes para
establecer si hay afectación sobre las áreas de los
predios vecinos..
Consultar los planos de desarrollo
urbanístico fijados a la fecha de formación
de la manzana del DAPD
¿Hay lugar a corrección de la
información?
SI
NO
Notificar mediante oficio al
usuario las irregularidades observadas.
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 6 DE 6
5
Correcto?
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO SI
Revisar la mutación contra el ArcInfo y el
SIIC.
COORDINADOR GRUPO MUTACIONES
Realizar deshoje entregar el
tramite al DSU
Boletín catastral informativo
FIN
FUNCIONARIO GRUPO MUTACIONES
Entregar al Coordinador Grupo Actualización
Cartográfica para que proceda a la actualización cartográfica en el modulo
grafico.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DE CONTRATOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 2
INICIO
JEFE DE DIVISIÓN
Recibir la supervisión
del contrato que le fue asignada
Elaborar Acta de Iniciación, asignar la delegación, junto con los documentos del
contrato.
1
PROFESIONAL
Asignar trabajo y distribuir las
herramientas.
Realizar el control y seguimiento, verificando
avance de trabajo, confrontando informe de
actividades.
Realizar supervisión de contratos de conforme al Manual de
Procedimientos Contratación Administrativa, de la Subdirección Administrativa y Oficina Asesora
Jurídica.
JEFE DE DIVISIÓN Y / O PROFESIONAL
1
Elaborar formatos para control de seguimientos, conforme al peso de las actividades que se deben
desarrollar.
Autorizar el pago al contratista, previa verificación del
cumplimiento de la actividad
programada.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DE CONTRATOS
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 2
1
Revisar el oficio contra el ArcInfo.
Correcto?NO
SI
1
Aprobar la información, poner a disposición el trabajo contratado.
Revisar y firmar acta de liquidación del contrato.
FIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 4
INICIO
SUPERVISOR
Aprobar los materiales
para fabricación de placas.
Aprobar troqueles del
proceso de materialización.
SUPERVISOR Y / O PROFESIONAL
Dar inducción de los procesos de
materialización.
1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 4
Correcto?
SI
Devolver al funcionario para identificación y
corrección de inconsistencia
NO
AUXILIAR PROFESIONAL
1
Revisar y realizar el control de calidad plano y listado de materialización. 100%
Revisar y realizar control de calidad de los listados
de placas viales generados por el
Consorcio 100%.
Correcto?
SI
NO
Fabricar placas domiciliarias, según listados entregados
por el DACD
FIRMA CONTRATISTA
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 4
2
Revisar en fábrica placas domiciliarias. Listados Vs
fabricación 100%.
Revisar en fábrica placas viales. Listados Vs fabricación 100%.
Fabricar placas viales, según listados entregados por el
DACD.
AUXILIAR
PROFESIONAL
Afectar el SIIC de los sectores a materializar.
Entregar informes de
avance
FIRMA CONTRATISTA
Instalar placas domiciliarias de
acuerdo con el plano entregado por el DACD
Instalar placas viales de acuerdo con el plano
entregado por el DACD.
AUXILIAR
Revisar en campo la instalación de placas domiciliarias 20% .
3
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 4
3
4
Revisar en campo la instalación de placas
viales 100% .
Generar y firmar las certificaciones de cada predio con cambio de
nomenclatura
FIRMA CONTRATISTA
Entregar las carpetas de materialización, archivos
fotográficos y carpetas de certificaciones, como resultado del proceso de materialización.
AUXILIAR
Revisar en oficina las carpetas de materialización 20%.
Revisar en oficina las fotografías de los predios
materializados 20%
Revisar en campo la consistencia del archivo
fotográfico 5%.
Revisar la carpeta de entrega de
certificaciones.
PROFESIONAL
Aprobar el sector materializado.
SUPERVISOR Y / O PROFESIONAL
Entregar el informe final
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION DE LA MISMA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 4
INICIO
JEFE DE DIVISION
1
Definir la (s) localidad (es) a estudiar.
Elaborar estudios de factibilidad y conveniencia.
COMITÉ DE SELECCION
Seleccionar el personal.
Contratar el personal.
OFICINA JURIDICA
PROFESIONAL
Asignar trabajo a contratistas
dependiendo del cargo.
Determinar los ejes intermedios de nomenclatura vial por localidad
y definir las respectivas ZUN. Presentar para aprobación del
comité de malla vial.
CONTRATISTA PROFESIONAL
Actualizar los archivos gráficos de malla vial y validación.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION DE LA MISMA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 4
1
ADMINISTRADOR DE MALLA VIAL
Actualizar malla vial en la cobertura
oficial.
CONTRATISTA AUXILIAR
Asignar la nomenclatura domiciliaria principal, secundaria e incluye
Realizar control de calidad
Correcto?
SI
Devolver al funcionario para identificación y
correccion de inconsistencia
NO
PROFESIONAL
Crear la cobertura de puntos de nomenclatural
vial y domiciliaria.
CONTRATISTA PROFESIONAL
Ubicar manual de puntos que por medios
automáticos no pegaron.
Validar la información alfanumérica para garantizar la no duplicidad de la información
y corrección de las bases de datos gráfica y alfanumérica.
PROFESIONAL
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION DE LA MISMA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 4
2
3
PROFESIONAL PLANTA
Generar las anotaciones a partir de la cobertura de
puntos, para ser entregadas a la División de Conservación.
Realizar control de calidad a la información gráfica, generar listados de placas viales y domiciliarias y cartografía necesaria para
la materialización.
PROFESIONAL
Correcto?
SI
Devolver al funcionario para identificación y
correccion de inconsistencia
NO
JEFE DE DIVISION
Elaborar términos de referencia para contratar
la materialización.
SUBDIRECCION TECNICA Y OFICINA JURIDICA
Seguir proceso licitatorio
Adjudicación y legalización del contrato.
OFICINA JURIDICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION DE LA MISMA
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 4
3
4
FIRMA CONTRATISTA
Fabricación de placas viales.
Fabricación de placas domiciliarias.
Materialización de placas viales.
Materialización de
placas domiciliarias.
PROFESIONAL
Afectar el SIIC y entregar anotaciones de nomenclatura a la
División de Conservación.
Actualizar malla vial por: barrio /disco 2/
Generar certificaciones.
AUXILIAR
Imprimir certificaciones.
Firmar certificaciones.
FIRMA CONTRATISTA
Entregar certificaciones en los predios que presenten
cambios y recolectar firmas del formato correspondiente.
PROFESIONAL
Homologar nomenclatura en bases de datos de empresas de servicios
públicos domiciliarios.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 1 DE 5
INICIO
SECRETARIA
Recibir manual y magnéticamente la
solicitud.
Asignar a funcionario.
Revisar objeto de la solicitud
1
JEFE DE DIVISION
PROFESIOINAL
Documen - tacion
completa?
SI
NO
Verificar información jurídica
requerida
2
SECRETARIA
Entregar a funcionario asignado por el jefe
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 2 DE 5
1
2
Verificar
Si las áreas entre el documento jurídico y
segundo original coinciden entre sí, pero no con la del archivo
alfanumérico
Si las áreas entre el archivo alfanumérico, documento jurídico y
segundo original discrepan entre si.
Sí no está incorporado
4
2
3
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 3 DE 5
2
NO
Actualizar segundo original indicando: Localización, Código de sector, Nomenclatura, Matricula
inmobiliaria, Escritura, Vigencia de Formación.
Obtener boletín catastral, copia
heliográfica del segundo original actualizado y cartografía predial.
Información
consistente?
SI
4
TECNICO
3
2
Confrontar áreas descritas en
soportes
Esta incorporado
?
Información
consistente?
SI
Confrontar la información aportada con los archivos
(SIIC), (ArcInfo) y
cartografía o planos vigentes
SI
4NO
2NO
PROFESIONAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 4 DE 5
3
Correcto?
Orientar al funcionario sobre las
inconsistencias observadas
para su debida
corrección .
NO
SI
Realizar control de calidad
JEFE DE DIVISION
Revisar el oficio contra el ArcInfo.
Transferir radicación y archivar copia del
oficio remisorio.
FIN
SECRETARIA O AUXILIAR
NODevolución sin incorporación
en los archivos?
SI
Elaborar oficio de respuesta para el
DAPD, el contribuyente y para remitir el
segundo original a Planoteca.
Elaborar oficio de respuesta
para el DAPD, el contribuyente.
Preparar dos paquetes de respuesta
Documentos jurídicos y
oficio para el DAPD
Boletín catastral, copia heliográfica, oficio, y demás
documentos para el usuario.
3
5
Firmar oficios
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL
DIVISION DE CARTOGRAFIA
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD
RESOLUCION No:
FECHA:
HOJA: 5 DE 5
Elaborar oficio remitiendo a la oficina competente
verificar la existencia del gráfico en medio
magnético
PROFESIONAL
Las áreas entre el plano topográfico y
el documento jurídico son
consistentes?
NO
SI
2
Si no viene el gráfico en medio magnético, digitalizar a
partir del segundo original.
4
5
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