ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A
Sistema integrado de Gestión de
Calidad
ISO 9001– NTCGP 1000 – MECI 1000DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: PROGAF01 Versión: 6 Vigente desde: 05/07/2012 Responsable: Subgerente Administrativo y financiero
Objetivo: Administrar todos los recursos financieros de la entidad y lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico. Alcance: Registros presupuestales, contables y de tesorería. Mantenimiento a la infraestructura de la Entidad.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES
SALIDAS CLIENTES
Todos los procesos del SGC
Requerimientos de infraestructura física.
P
Elaborar el plan anual de Compras de bienes y servicios
Profesional Servicios Generales
Plan de compras de bienes y servicios
Todos los procesos del SGC
Todos los procesos del SGC
Requerimientos de tecnología e infraestructura TIC
Elaborar el plan de Recursos Informáticos y comunicaciones
Profesional sistemas
Plan de recursos informáticos
Todos los procesos del SGC
MinHacienda Resolución del Confis. Anexo decreto de liquidación del presupuesto.
Codificación presupuestal Profesional Presupuesto
Resolución de desagregación
Junta Directiva, Gerente General
MinComercio; Procesos de Comercialización, Gestión y Desarrollo de Proyectos, información y documentación.
Orden de pago (OAT), Facturas, Boletines de venta, memorandos, recibos de consignación ó transferencia electrónica. Notificación bancaria reintegros moneda extranjera
H
Recaudo de ingresos Profesional de Tesorería
Comprobantes de ingresos a caja o bancos. (Boletín diario de tesorería).
Contabilidad
Todos los procesos del SGC
Solicitud de disponibilidad Creación ó modificación de disponibilidades presupuestales
Profesional de Presupuesto
Disponibilidad presupuestal
Todos los procesos del SGC
Proceso de contratación, Gestión del talento humano, Gestión administrativa y financiera (Servicios Generales) y Comercialización (compras).
Orden de compra, orden de servicios, convenios, contratos, facturas de servicios públicos, nomina, solicitud de avances.
Expedición del registro presupuestal. Expedición de avance.
Profesionales de Presupuesto
Registro presupuestal de compromiso. Avance.
Todos los procesos del SGC
Interventor o responsables de contratos, beneficiario del avance
Ver procedimiento Expedición de órdenes de pago. Ver procedimiento formalización de legalizaciones de avances.
Generación de órdenes de pagos parciales o totales.
Profesional de presupuesto
Orden de pago Contabilidad Tesorería
Gestión administrativa y financiera (presupuesto y contabilidad). Subgerente
Órdenes de pago, avances, memorandos de pagos a terceros.
Pagos Profesional y técnico de tesorería
Cheques, transferencia bancaria.
Artesanos, funcionarios, proveedores de
administrativo y financiero.
(Boletín diario de tesorería).
bienes y servicios, empresas de servicios públicos. Contabilidad.
Gestión del talento humano, Comercialización, Gestión administrativa y financiera (presupuesto, tesorería, servicios generales)
Nomina, Boletines de venta, facturas de ventas especiales y de exportación, boletines de servicios generales y de almacén general, orden de pago, extractos bancarios.
Contabilización de operaciones (Nóminas de Personal, entradas y salidas de elementos de consumo, devolutivos y otros, inventarios de productos de almacén general, y otros pagos.)
Profesional de Contabilidad
Comprobantes de contabilidad, estados financieros, conciliaciones bancarias, certificados de retención en la fuente, certificaciones a socios.
Junta directiva, Gerencia General, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, accionistas. MCIT
Sistema Contable, Charry Información contabilizada, información generada por el sistema de presupuesto y contabilidad.
Elaboración de estados financieros e informes presupuestales
Profesionales de contabilidad y presupuesto
Estados financieros, informes presupuestales.
Junta directiva, Gerencia General , Órganos de control.
Sistema Charry, Interventor
Relación de saldos de compromisos, orden de pago, Agotamiento PAC de la vigencia. Recibido del bien o servicio.
Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar.
Profesional de Presupuesto
Informe de relación de cuentas por pagar y de reservas
MCIT, Presupuesto, contabilidad y tesorería.
Servicios Generales Plan de compras de bienes y servicios
Ejecución del plan anual de compras de bienes y servicios
Profesional Servicios Generales
Plan de compras ejecutado
Todos los procesos del SGC
Oficina de sistemas Plan de recursos informáticos Ejecución plan de Recursos Informáticos y comunicaciones
Profesional sistemas
Plan de compras ejecutado
Todos los procesos del SGC
Todos los procesos Requerimientos de solicitud del servicio
Recepción y atención de solicitudes de servicio
Profesionales sistemas TICS
Solicitudes atendidas de infraestructura y tecnología
Todos los procesos
Clientes internos y externos de la entidad
Quejas, reclamos y derechos de petición
Administración de quejas, reclamos y derechos de petición.
Profesional Unidad Central de Información (UCI)
Quejas, reclamos y derechos de petición atendidos. Acciones correctivas.
Clientes internos y externos de la entidad
Proceso GAF Procedimientos de evaluación de proveedores
V Evaluación de proveedores de bienes y servicios
Profesionales de Servicios
Proveedores evaluados y
Proveedores del proceso.
Generales y sistemas
reevaluados
Todos los procesos, proceso GAF
No conformidades, riesgos, resultados de evaluación de proveedores.
A
Reprocesos, devolución a los responsables de proceso. Toma de decisiones a partir de los estados financieros e informes presupuestales. Acciones correctivas y preventivas
Profesionales de presupuesto y contabilidad. Profesionales de servicios generales y sistemas
Acciones correctivas, preventivas documentadas e implementadas
Mejoramiento
SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al presupuesto de ingresos y de gastos tanto de funcionamiento como de inversión, soportes de registros contables. Seguimiento al desempeño de los proveedores tanto de Servicios Generales como de Sistemas. Seguimiento mensual por rubro involucrado en cada proceso de compra. Seguimiento a la garantía de los productos comprados. Interventoria de los contratos aplicables al proceso. Seguimiento a los inventarios de activos fijos de la Entidad. Seguimiento a los procesos de compra específicos para los proyectos desde la solicitud al proveedor hasta la entrega final al asesor. Seguimiento a la caja menor de la Oficina de Servicios Generales. Seguimiento a las solicitudes de soporte y asistencia técnica TIC´s. Monitoreo y seguimiento al canal de internet. Seguimiento al servicio de Hosting mediante medios digitales.
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS
• Subgerente Administrativo y Financiero. • Profesionales Especializados de contabilidad,
presupuesto y tesorería. • Profesional UCI • Profesionales Subgerencia Administrativa y
Financiera. • Técnicos y Auxiliares Subgerencia
Administrativa y Financiera.
• Oficina de contabilidad • Oficina de presupuesto • Oficina de tesorería • Oficina de servicios generales • Oficina de sistemas. • Oficina UCI • Oficina Archivo • Hardware. • Software (CHIP- Contaduría General de la
Nación, SIRECI- Contraloría General de la República, SIIF II Nación, Ministerio de Hacienda y ZBOX- Aplicativo Interno).
• Internet.
• Presupuesto Aprobado para la entidad Funcionamiento PGN.
• Recursos Propios.
REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001– NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000
6.1. Provisión de recursos. 6.3. Infraestructura. 6.4. Ambiente de Trabajo. 8. Medición, análisis y mejora.
• Plan General de la Contabilidad Pública, doctrina y normatividad, emitido por la Contaduría General de la Nación.
• Estatuto Tributario, compilación de las normas fiscales tributarias.
• SIIF NACION, normatividad emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
• Estatuto Orgánico De Presupuesto • Resolución 036 de mayo 7 de 1998 – normas
presupuestales • Decreto 115 de enero 15 de 1996- presupuesto EICE. • Decreto 353 de febrero 19 de 1998 • Decreto del ministerio de hacienda – Liquidación ppto
anual • Anexo al decreto de liquidación del presupuesto general
de la nación • Resolución del CONFIS anual • Decreto 4730 de diciembre 28 de 2005 normas
orgánicas del presupuesto. • Resolución 035 de julio 23 de 2009 plan de cuentas
presupuestal. • Demás Leyes, Decretos e Instructivos emitidos por
Ministerio de Hacienda sobre manejo de recursos.
1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 1.3. Administración de riesgos. 2.1. Actividades de control. 2.2.2. Información secundaria. 2.2.3. Sistemas de información. 3.3.2. Plan de mejoramiento funcional 3.3.3. Plan de mejoramiento individual
INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE
MEDICION TENDENCIA META
Eficacia
Cumplimiento en el servicio TIC
No. solicitudes resueltas / No. Total de solicitudes recibidas Semestral Creciente 95%
Eficacia del sistema de gestión de calidad
Acciones Cerradas / Acciones detectadas Semestral Creciente 80%
GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico.
Riesgo Identificación de causas y efectos
Perdida de información institucional
Clasificación: Riesgo Operativo
Aná
lisis
Calificación
Probabilidad Nivel C – Posible
Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 5
(Reservada Institucional)
Evaluación
E. Zona de riesgo extrema
Evitar, reducir compartir ó transferir
el riesgo
Valoración Descripción Controles operativos
Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en probabilidad y continua ubicado en zona de riesgo Extremo. Evitar, reducir compartir ó transferir el riesgo
La perdida de la información institucional afecta el buen funcionamiento de los procesos, generando desconocimiento, desgates administrativos en busca de la recuperación de la información y posibles sanciones por parte del archivo general de la nación.
1. Implementación del instructivo modulo de seguridad TIC´s. 2. Procedimiento mantenimiento de los recursos TIC´s. 3. Correos recordatorios permanentes para la realización de Backups. 4. Copias de seguridad de los servidores de la entidad. 5. Operación del comité de archivo.
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Seguimiento a la actualización de las tablas de retención documental y organización del archivo central
Comité de archivo - todos los procesos
Permanente Tablas de retención documental actualizadas
Comités de archivo 19/Abril/2012
Revisar y actualizar el procedimiento de entrega de puesto orientado hacia la protección de información institucional por retiro ó traslado de los funcionarios
Profesional GTH – Profesional sistemas – Profesional subgerencia
administrativa
31/ Diciembre/
2012
Procedimiento actualizado e implementado
Procedimiento publicado
19/Abril/2012
Iniciar el proceso de digitalización de la información histórica contable.
Subgerente Administrativo y
Financiero – Comité de Archivo –
Profesional Subgerencia
Administrativa y Financiera UCI
31/ Diciembre/
2012
Avance de las acciones del proceso de digitalización de
la información histórica contable.
Comité de archivo
19/Abril/2012
GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico.
Riesgo Identificación de causas y efectos
Sistema de información contable desarticulado
Clasificación: Riesgo Operativo
Aná
lisis
Calificación
Probabilidad Nivel E – Raro
Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 3
(Institucional)
Evaluación
E. Zona de riesgo moderado
Asumir, reducir el riesgo
Valoración Descripción Controles operativos
Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en impacto y se ubica en zona de riesgo Bajo. Asumir el riesgo.
Dada la existencia de aplicativos independientes en cada una de las áreas que conforman el proceso financiero de la entidad se podrían generar inconsistencias en la información contable.
1. Análisis permanente de la información contable. 2. Sistemas centralizados y monitoreados en la oficina de sistemas.
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Adquirir software contable Subgerencia
administrativa – Oficina de Sistemas
Diciembre 2011
Software adquirido Software adquirido según fecha de
compra 19/Abril/2012
Implementar el software adquirido Sistemas - Contabilidad
Primer semestre
2012
Software implementado
Según cronograma de implementación 19/Abril/2012
Elaborado/Actualizado por Revisado por Aprobado
Equipo Subgerencia Administrativa y Financiera
Leonardo Martin Profesional de Planeación
Gustavo Adolfo Morales Subgerente Administrativo y
Financiero
Top Related