ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A

Sistema integrado de Gestión de

Calidad

ISO 9001– NTCGP 1000 – MECI 1000DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Código: PROGAF01 Versión: 6 Vigente desde: 05/07/2012 Responsable: Subgerente Administrativo y financiero

Objetivo: Administrar todos los recursos financieros de la entidad y lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico. Alcance: Registros presupuestales, contables y de tesorería. Mantenimiento a la infraestructura de la Entidad.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES

SALIDAS CLIENTES

Todos los procesos del SGC

Requerimientos de infraestructura física.

P

Elaborar el plan anual de Compras de bienes y servicios

Profesional Servicios Generales

Plan de compras de bienes y servicios

Todos los procesos del SGC

Todos los procesos del SGC

Requerimientos de tecnología e infraestructura TIC

Elaborar el plan de Recursos Informáticos y comunicaciones

Profesional sistemas

Plan de recursos informáticos

Todos los procesos del SGC

MinHacienda Resolución del Confis. Anexo decreto de liquidación del presupuesto.

Codificación presupuestal Profesional Presupuesto

Resolución de desagregación

Junta Directiva, Gerente General

MinComercio; Procesos de Comercialización, Gestión y Desarrollo de Proyectos, información y documentación.

Orden de pago (OAT), Facturas, Boletines de venta, memorandos, recibos de consignación ó transferencia electrónica. Notificación bancaria reintegros moneda extranjera

H

Recaudo de ingresos Profesional de Tesorería

Comprobantes de ingresos a caja o bancos. (Boletín diario de tesorería).

Contabilidad

Todos los procesos del SGC

Solicitud de disponibilidad Creación ó modificación de disponibilidades presupuestales

Profesional de Presupuesto

Disponibilidad presupuestal

Todos los procesos del SGC

Proceso de contratación, Gestión del talento humano, Gestión administrativa y financiera (Servicios Generales) y Comercialización (compras).

Orden de compra, orden de servicios, convenios, contratos, facturas de servicios públicos, nomina, solicitud de avances.

Expedición del registro presupuestal. Expedición de avance.

Profesionales de Presupuesto

Registro presupuestal de compromiso. Avance.

Todos los procesos del SGC

Interventor o responsables de contratos, beneficiario del avance

Ver procedimiento Expedición de órdenes de pago. Ver procedimiento formalización de legalizaciones de avances.

Generación de órdenes de pagos parciales o totales.

Profesional de presupuesto

Orden de pago Contabilidad Tesorería

Gestión administrativa y financiera (presupuesto y contabilidad). Subgerente

Órdenes de pago, avances, memorandos de pagos a terceros.

Pagos Profesional y técnico de tesorería

Cheques, transferencia bancaria.

Artesanos, funcionarios, proveedores de

administrativo y financiero.

(Boletín diario de tesorería).

bienes y servicios, empresas de servicios públicos. Contabilidad.

Gestión del talento humano, Comercialización, Gestión administrativa y financiera (presupuesto, tesorería, servicios generales)

Nomina, Boletines de venta, facturas de ventas especiales y de exportación, boletines de servicios generales y de almacén general, orden de pago, extractos bancarios.

Contabilización de operaciones (Nóminas de Personal, entradas y salidas de elementos de consumo, devolutivos y otros, inventarios de productos de almacén general, y otros pagos.)

Profesional de Contabilidad

Comprobantes de contabilidad, estados financieros, conciliaciones bancarias, certificados de retención en la fuente, certificaciones a socios.

Junta directiva, Gerencia General, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, accionistas. MCIT

Sistema Contable, Charry Información contabilizada, información generada por el sistema de presupuesto y contabilidad.

Elaboración de estados financieros e informes presupuestales

Profesionales de contabilidad y presupuesto

Estados financieros, informes presupuestales.

Junta directiva, Gerencia General , Órganos de control.

Sistema Charry, Interventor

Relación de saldos de compromisos, orden de pago, Agotamiento PAC de la vigencia. Recibido del bien o servicio.

Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar.

Profesional de Presupuesto

Informe de relación de cuentas por pagar y de reservas

MCIT, Presupuesto, contabilidad y tesorería.

Servicios Generales Plan de compras de bienes y servicios

Ejecución del plan anual de compras de bienes y servicios

Profesional Servicios Generales

Plan de compras ejecutado

Todos los procesos del SGC

Oficina de sistemas Plan de recursos informáticos Ejecución plan de Recursos Informáticos y comunicaciones

Profesional sistemas

Plan de compras ejecutado

Todos los procesos del SGC

Todos los procesos Requerimientos de solicitud del servicio

Recepción y atención de solicitudes de servicio

Profesionales sistemas TICS

Solicitudes atendidas de infraestructura y tecnología

Todos los procesos

Clientes internos y externos de la entidad

Quejas, reclamos y derechos de petición

Administración de quejas, reclamos y derechos de petición.

Profesional Unidad Central de Información (UCI)

Quejas, reclamos y derechos de petición atendidos. Acciones correctivas.

Clientes internos y externos de la entidad

Proceso GAF Procedimientos de evaluación de proveedores

V Evaluación de proveedores de bienes y servicios

Profesionales de Servicios

Proveedores evaluados y

Proveedores del proceso.

Generales y sistemas

reevaluados

Todos los procesos, proceso GAF

No conformidades, riesgos, resultados de evaluación de proveedores.

A

Reprocesos, devolución a los responsables de proceso. Toma de decisiones a partir de los estados financieros e informes presupuestales. Acciones correctivas y preventivas

Profesionales de presupuesto y contabilidad. Profesionales de servicios generales y sistemas

Acciones correctivas, preventivas documentadas e implementadas

Mejoramiento

SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al presupuesto de ingresos y de gastos tanto de funcionamiento como de inversión, soportes de registros contables. Seguimiento al desempeño de los proveedores tanto de Servicios Generales como de Sistemas. Seguimiento mensual por rubro involucrado en cada proceso de compra. Seguimiento a la garantía de los productos comprados. Interventoria de los contratos aplicables al proceso. Seguimiento a los inventarios de activos fijos de la Entidad. Seguimiento a los procesos de compra específicos para los proyectos desde la solicitud al proveedor hasta la entrega final al asesor. Seguimiento a la caja menor de la Oficina de Servicios Generales. Seguimiento a las solicitudes de soporte y asistencia técnica TIC´s. Monitoreo y seguimiento al canal de internet. Seguimiento al servicio de Hosting mediante medios digitales.

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS

• Subgerente Administrativo y Financiero. • Profesionales Especializados de contabilidad,

presupuesto y tesorería. • Profesional UCI • Profesionales Subgerencia Administrativa y

Financiera. • Técnicos y Auxiliares Subgerencia

Administrativa y Financiera.

• Oficina de contabilidad • Oficina de presupuesto • Oficina de tesorería • Oficina de servicios generales • Oficina de sistemas. • Oficina UCI • Oficina Archivo • Hardware. • Software (CHIP- Contaduría General de la

Nación, SIRECI- Contraloría General de la República, SIIF II Nación, Ministerio de Hacienda y ZBOX- Aplicativo Interno).

• Internet.

• Presupuesto Aprobado para la entidad Funcionamiento PGN.

• Recursos Propios.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001– NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000

6.1. Provisión de recursos. 6.3. Infraestructura. 6.4. Ambiente de Trabajo. 8. Medición, análisis y mejora.

• Plan General de la Contabilidad Pública, doctrina y normatividad, emitido por la Contaduría General de la Nación.

• Estatuto Tributario, compilación de las normas fiscales tributarias.

• SIIF NACION, normatividad emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Estatuto Orgánico De Presupuesto • Resolución 036 de mayo 7 de 1998 – normas

presupuestales • Decreto 115 de enero 15 de 1996- presupuesto EICE. • Decreto 353 de febrero 19 de 1998 • Decreto del ministerio de hacienda – Liquidación ppto

anual • Anexo al decreto de liquidación del presupuesto general

de la nación • Resolución del CONFIS anual • Decreto 4730 de diciembre 28 de 2005 normas

orgánicas del presupuesto. • Resolución 035 de julio 23 de 2009 plan de cuentas

presupuestal. • Demás Leyes, Decretos e Instructivos emitidos por

Ministerio de Hacienda sobre manejo de recursos.

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 1.3. Administración de riesgos. 2.1. Actividades de control. 2.2.2. Información secundaria. 2.2.3. Sistemas de información. 3.3.2. Plan de mejoramiento funcional 3.3.3. Plan de mejoramiento individual

INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE

MEDICION TENDENCIA META

Eficacia

Cumplimiento en el servicio TIC

No. solicitudes resueltas / No. Total de solicitudes recibidas Semestral Creciente 95%

Eficacia del sistema de gestión de calidad

Acciones Cerradas / Acciones detectadas Semestral Creciente 80%

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico.

Riesgo Identificación de causas y efectos

Perdida de información institucional

Clasificación: Riesgo Operativo

Aná

lisis

Calificación

Probabilidad Nivel C – Posible

Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 5

(Reservada Institucional)

Evaluación

E. Zona de riesgo extrema

Evitar, reducir compartir ó transferir

el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en probabilidad y continua ubicado en zona de riesgo Extremo. Evitar, reducir compartir ó transferir el riesgo

La perdida de la información institucional afecta el buen funcionamiento de los procesos, generando desconocimiento, desgates administrativos en busca de la recuperación de la información y posibles sanciones por parte del archivo general de la nación.

1. Implementación del instructivo modulo de seguridad TIC´s. 2. Procedimiento mantenimiento de los recursos TIC´s. 3. Correos recordatorios permanentes para la realización de Backups. 4. Copias de seguridad de los servidores de la entidad. 5. Operación del comité de archivo.

Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Seguimiento a la actualización de las tablas de retención documental y organización del archivo central

Comité de archivo - todos los procesos

Permanente Tablas de retención documental actualizadas

Comités de archivo 19/Abril/2012

Revisar y actualizar el procedimiento de entrega de puesto orientado hacia la protección de información institucional por retiro ó traslado de los funcionarios

Profesional GTH – Profesional sistemas – Profesional subgerencia

administrativa

31/ Diciembre/

2012

Procedimiento actualizado e implementado

Procedimiento publicado

19/Abril/2012

Iniciar el proceso de digitalización de la información histórica contable.

Subgerente Administrativo y

Financiero – Comité de Archivo –

Profesional Subgerencia

Administrativa y Financiera UCI

31/ Diciembre/

2012

Avance de las acciones del proceso de digitalización de

la información histórica contable.

Comité de archivo

19/Abril/2012

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico.

Riesgo Identificación de causas y efectos

Sistema de información contable desarticulado

Clasificación: Riesgo Operativo

Aná

lisis

Calificación

Probabilidad Nivel E – Raro

Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 3

(Institucional)

Evaluación

E. Zona de riesgo moderado

Asumir, reducir el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en impacto y se ubica en zona de riesgo Bajo. Asumir el riesgo.

Dada la existencia de aplicativos independientes en cada una de las áreas que conforman el proceso financiero de la entidad se podrían generar inconsistencias en la información contable.

1. Análisis permanente de la información contable. 2. Sistemas centralizados y monitoreados en la oficina de sistemas.

Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Adquirir software contable Subgerencia

administrativa – Oficina de Sistemas

Diciembre 2011

Software adquirido Software adquirido según fecha de

compra 19/Abril/2012

Implementar el software adquirido Sistemas - Contabilidad

Primer semestre

2012

Software implementado

Según cronograma de implementación 19/Abril/2012

Elaborado/Actualizado por Revisado por Aprobado

Equipo Subgerencia Administrativa y Financiera

Leonardo Martin Profesional de Planeación

Gustavo Adolfo Morales Subgerente Administrativo y

Financiero