PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
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1. OBJETIVO
Llevar a cabo el diseño de la operación estadística: “Transacción de volúmenes de
combustibles líquidos derivados del petróleo”.
2. ALCANCE
Aplica para la entidad productora Ministerio de Minas y Energía, Usuarios y/o Partes
Interesadas de la Operación Estadística.
3. DEFINICIONES
Accesibilidad: Facilidad con que la información estadística puede ser ubicada y
obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de
difusión, así como la disponibilidad de los metadatos y los servicios de apoyo para su
consulta.
Coherencia. Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos
utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación.
Cobertura Geográfica: Descripción de los lugares o zonas geográficas cubiertas por el
registro administrativo: municipal, departamental, nacional, regional, provincial, área
metropolitana, principales capitales de departamento, etc.
Comparabilidad: Es la característica que permite que los resultados de diferentes
operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e interpretarse entre sí o con
respecto a algún parámetro común.
Continuidad: Hace referencia a la garantía de la producción permanente de la
operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así como en el soporte
normativo.
Dato: Conocido también como información, es el valor de la variable asociada a un
elemento de una población o una muestra.
Desagregación Geográfica. Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se puede obtener
información estadísticamente significativa a partir de los datos disponibles.
Difusión. Divulgación de la información generada por la operación, considerando los
requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda tener la información en sí. Esta
divulgación no necesariamente debe ser hacia el exterior de la entidad, sino incluso
entre las mismas dependencias que la conforman.
Diseño Estadístico: Es el esquema o estructura lógica de acción que permite mantener
constante el flujo de información mediante la determinación de las variables. Este tiene
varios aspectos, tales como: la recolección de la información, su organización, el
análisis, los resultados y finalmente su presentación y difusión.
Divipola: La División Político-administrativa de Colombia Divipola es un estándar de
codificación que permite contar con un listado organizado y actualizado de la totalidad de
unidades en que está dividido el territorio nacional, dándole a cada departamento,
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municipio, corregimiento departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su
identificación.
Esta codificación, acorde con la dinámica territorial del país, es actualizada
periódicamente por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), de
acuerdo con la información suministrada por las administraciones municipales y
departamentales, constituyéndose en fuente de consulta sobre la organización
administrativa y política del país.
Fuentes de Datos: Medios de donde procede la información. Los datos pueden reunirse
de diferentes fuentes de información ya existentes o pueden obtenerse mediante
censos, encuestas y estudios experimentales para conseguir nuevos datos.
Fuente Primaria: Es aquella en la que los datos estadísticos se obtienen a partir de un
relevamiento propio, como por ejemplo a partir de una encuesta.
Fuente Secundaria: Es aquella persona o institución que proporciona datos
estadísticos, es decir los datos se obtienen a partir de un relevamiento de otros
recopiladores.
Medio de Difusión: Forma con la que el usuario encuentra la información generada por
el registro administrativo: archivos en medio magnético, tabulados, CD-ROM,
publicación, etc.
Micro datos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades de estudio
de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otras) que se encuentran
consolidados en una base de datos.
Metadatos: Se han definido como los datos acerca de los datos. Estos constituyen un
conjunto común de términos y definiciones que describen las principales propiedades o
características de los datos. La organización de la información en metadatos permite
establecer líneas de solución a los problemas de la actividad estadística y a las
dificultades que, en materia de información, señalen los usuarios.
Operación Estadística: Es el conjunto de actividades que partiendo de una recogida de
datos individuales conduce a la presentación de resultados agregados en forma de
tablas o de índices.
Período de referencia. Período de tiempo específico (día, semana, mes, año) o punto
en el tiempo al que corresponde la observación realizada, o la variable de interés).
Periodicidad de Difusión: Intervalo de tiempo transcurrido entre cada divulgación de la
información.
Población o Universo: Es cualquier conjunto de unidades o elementos claramente
definido, en el espacio y el tiempo, donde los elementos pueden ser personas, granjas,
hogares, manzanas, condados, escuelas, hospitales, empresas, y cualquier otro. Las
poblaciones pueden ser finitas e infinitas.
Población Objetivo: Es el conjunto de elementos de los que nos interesa obtener
información o tomar decisiones.
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Unidad de Observación: Objeto de observación dentro del universo de estudio que va
a ser investigado o registrado, acerca del cual se registran sus características o se mide
su comportamiento; ejemplo: personas menores de 18 años, robos de automóviles.
Universo de Estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o
eventos que presenta una característica en común. El universo de estudio se refiere al
grupo de la población que va a ser el objeto de estudio, por tanto, se debe describir en
unidades precisas (personas, hogares, etc.)
Variables: Se entiende por variable un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene
como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o
cualitativamente. Ejemplos: número de especies, hectáreas, altura total, volumen,
personas, número de hogares, estado civil, edad, número de hectáreas sembradas, etc.
4. DESARROLLO
4.1 TIPO DE OPERACIÓN ESTADISTICA
El tipo de operación estadística es REGISTROS ADMINISTRATIVOS ya que está
basada en un registro de datos que se generan en los procesos de Órdenes de
Pedido y Declaración de Información por parte de los Agentes de la Cadena. Todo
esto se hace con el uso del aplicativo SICOM.
4.1.1 OBJETIVO GENERAL:
Suministrar información estadística relacionada con la transacción de volúmenes
líquidos derivados del petróleo a nivel nacional con el fin de proveer elementos que
permitan realizar toma de decisiones para la evaluación de políticas, planes y proyectos
desarrollados dentro del marco de las fuentes alternas a los recursos de inversión del
Ministerio de Minas y Energía.
4.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Recolectar, procesar y divulgar la información con respecto a los Despachos y
Recibidos, de combustible a nivel Nacional.
Realizar seguimiento y control a los movimientos de combustible realizados en el
país por medio de los Agentes de la Cadena.
Identificar la oferta y demanda de los diferentes productos líquidos derivados del
petróleo comercializados.
4.1.3 DOCUMENTACIÓN
Las actividades e instrumentos definidos para el desarrollo de cada una de las fases del
proceso estadístico se definen en el OE-MPE-01 Mapa del Proceso Estadístico.
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4.2 DISEÑO TEMÁTICO
4.2.1 MARCO CONCEPTUAL
1. Marco Teórico:
- Sistema de Información de Combustibles – SICOM
El sistema de información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM), se
creó con el objetivo principal de dar cumplimiento a la normatividad vigente, para el
control, análisis y gestión del negocio a nivel nacional.
El sistema fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Ley 1151
de 2007, Artículo 51, siendo esta la única fuente de información oficial.
La información recopilada por el SICOM permite conocer el comportamiento de la
distribución de los productos líquidos derivados del petróleo, identificando variables de
compra, venta y consumo de combustibles. La información generada por el Sistema de
Información permite analizar diferentes escenarios como: escasez o abundancia de los
diversos productos en zona nacional o zona de frontera, carga impositiva de las ventas
realizadas por los Agentes de la Cadena en los diferentes departamentos y municipios;
el uso de combustible el cual dinamiza los sectores de transporte, minería, petróleo,
manufactura y servicios.
La información como instrumento de control: El Sistema de Información de
Combustibles Líquidos -SICOM integra a los Agentes de la Cadena en un solo sistema,
mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la cadena de Distribución de
Combustibles Líquidos.
La información como instrumento para toma de decisiones: Con base en la
información subsectorial de la UPME y del SICOM, el Ministerio de Minas y Energía, la
Unidad de Planeación Minero Energética-UPME y la Comisión de Regulación de Energía
y Gas-CREG, deberán realizar análisis, diagnósticos y evaluaciones de mercado, que
serán utilizados para las decisiones sobre las acciones a adoptar en lo de competencia
de cada una de estas Entidades.
Planeación en materia de Combustibles Líquidos: Con fundamento en el Plan
Nacional de Desarrollo y en el plan indicativo de abastecimiento de combustibles
líquidos, que para el efecto elabore la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME,
corresponde al Ministerio de Minas y Energía, adoptar, revisar y actualizar el Plan de
Continuidad en el cual se definirán los objetivos, criterios y estrategias tendientes a
asegurar la disponibilidad y suministro de los combustibles líquidos, en el mercado
nacional, en forma regular y continua.
Responsabilidad por el abastecimiento y confiabilidad: Para garantizar la
satisfacción de la demanda interna de los combustibles líquidos, el Ministerio de Minas y
Energía es responsable por la adopción de políticas, planes y normativas, tendientes a la
disponibilidad de los combustibles líquidos, y los Agentes de la Cadena lo son respecto
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de la actividad que desempeñen, por el cumplimiento de la normatividad expedida por
las autoridades competentes para el adecuado abastecimiento.
4.2.2 REFERENTES INTERNACIONALES Y NACIONALES
a) Referentes Internacionales
Algunos ejemplos de implementación de sistemas de información de combustibles se
presentan en algunos países de américa latina, donde su función ha sido contribuir en la
regulación y control que debe ejercer el estado en el sector energético, específicamente
de los productos combustibles. Por ello, estos sistemas de información combaten la
informalidad en la comercialización al establecer registros obligatorios y bases de datos
confiables y en línea los cuales producen datos estadísticos que contribuyen a realizar
proyecciones y a establecer soluciones en suministro y otros factores.
En Perú, el organismo que regula el sector de los combustibles es el Organismo
Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMÍN). Este Organismo fue
creado en 1996 con funciones simplemente de supervisión. En el año 2004, cambia
su naturaleza a organismo regulador. Es allí donde se crea el SCOPE (Sistema de
Control de Ordenes de Pedido) donde el objetivo de este sistema es registrar las
transacciones de compra - venta que realicen los Agentes que estén autorizados.
La Agencia Nacional del Petróleo (ANP) en Brasil, tiene dentro de sus funciones
controlar y regular la actividad de la comercialización de combustibles. Para ello se
creó el Sistema de Información de Movimiento de Productos (SIMP).
En México, todos los procesos se encuentran controlados por PEMEX y esta
empresa implementó el Sistema de Automatización de la Medición y Control de
Volúmenes (SIMCOT).
La Administración de Información Energética de los EE. UU. (EIA) es la principal
agencia del Sistema Estadístico Federal de EE. UU. Responsable de recopilar,
analizar y difundir información energética para promover la formulación de políticas
sólidas, mercados eficientes y la comprensión pública de la energía y su interacción
con la economía y el medioambiente. Los programas de EIA cubren datos sobre
carbón, petróleo, gas natural, electricidad, energía renovable y energía nuclear. EIA
es parte del Departamento de Energía de los EE. UU.
b) Referentes nacionales
- La única fuente de información oficial para el control de transacción de combustibles
es la establecida por el Ministerio de Minas y Energía SICOM
4.2.3 TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA
4.2.3.1 UNIVERSO DE ESTUDIO
Son todas las instalaciones móviles o fijas de cualquier tipo de combustible líquido que
exista en el país y donde este es transado. Existen diferentes tipos de instalaciones
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(EDS Automotriz, Aviación, Planta de Abastecimiento, Refinerías, Plantas de
Abastecimiento, Carro Tanques, Barcazas, Tanques de Almacenamiento, Poliductos).
4.2.3.2 POBLACIÓN OBJETIVO
Son aquellas instalaciones móviles o fijas autorizadas por el MME para operar.
4.2.3.3 UNIDADES ESTADISTICAS DE OBSERVACIÒN Y DE ANALISIS
Unidad de observación: todas las instalaciones de cualquier tipo que están
autorizadas por el MME para operar. (Se trabaja en toda la población no se realiza
muestreo)
Unidades de análisis: todas las instalaciones de cualquier tipo que están
autorizadas por el MME para operar. (Se trabaja en toda la población no se realiza
muestreo)
Descripción de Variables
VARIABLE DESCRIPCIÓN DE VARIABLES MODULO RELACIONADO
EN EL SISTEMA
Volumen
transado
1. Esta es una variable continua
mayor o igual a cero (0).
2. Es la variable principal del
proceso estadístico, la cual se mide
en galones y representa el volumen
transado en una operación
comercial entre cualquier dos o más
Agentes de la Cadena. (Compra,
venta, consumo)
Órdenes de Pedido
Tipo de Agente
1. Es una variable categórica con 7
(siete) niveles las cuales son los
diferentes tipo de Agente y es uno
de los actores que interviene en la
transacción comercial.
Datos Generales
Subtipo de
Agente
1. Es una variable categórica que
muestra el detalle del Tipo de
Agente (Instalaciones donde se
realizan las transacciones)
Datos Generales
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Planta
1. Es una variable categórica que
relaciona las instalaciones utilizadas
para realizar las transacciones
Datos Generales
Municipio
1. Es una variable categórica con
1101 niveles y representa el
municipio donde se da la ubicación
de la instalación, del Agente, de la
Planta o la Estación de Servicio,
etc.
Datos Generales
Departamento
1. Es una variable categórica con 32
niveles y representa el
Departamento donde se da la
ubicación de la instalación, del
Agente, de la Planta o la Estación
de Servicio, etc.
Datos Generales
Producto
1. Es una variable categórica que
representa los diferentes productos.
El número de niveles es variable ya
que a través del tiempo se puede
crear o eliminar nuevos productos.
Datos Generales
Código de
Autorización
1. Es una variable categórica que
representa una identificación única
para cada orden de pedido
generada en el sistema.
Órdenes de Pedido
Código SICOM
1. Es una variable categórica que
representa una identificación única
de cada Agente dentro del Sistema
SICOM.
Datos Generales
4.2.3.4 NOMENCLATURA Y CLASIFICACIONES
Clasificación de los Agentes de la Cadena (Código SICOM)
El Ministerio de Minas y Energía establece dentro de la Resolución 1073 de 2015, la
clasificación para los Agentes que intervienen en la transacción de combustibles de
acuerdo a la función de cada uno.
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Para el registro de cada Agente de la Cadena al sistema de información SICOM, se
asigna un código de 6 dígitos a cada uno de la siguiente manera:
Tipo de Agente Subtipo de Agente N° Identificación
Productor Alcohol Carburante 21
Biodiesel 22
Refinador N/A 11
Importador N/A 16
Distribuidor Mayorista N/A 33
Distribuidor Mayorista de Quemadores Industriales
N/A 34
Gran Consumidor
Con instalación fija 41
Gran Consumidor con instalación fija - Volumen menor
a 20000 gls 20
Sin instalación 43
Temporal con instalación 42
Distribuidor Minorista
Estación de Servicio Automotriz 63
Estación de Servicio de Aviación
64
Estación de Servicio Fluvial 61
Estación de Servicio Marítima 65
Comercializador Industrial 62
Transportador N/A 91
Almacenador N/A 80
Planta de Abastecimiento
Propia 44
Arrendada 45
Conjunta 46
Codificación de los Usuarios
Cada Agente de la Cadena puede registrar los usuarios que podrán tener acceso al
Sistema para realizar las diferentes transacciones en el sistema.
21 0002
Número que identifica
a cada tipo de Agente
Número consecutivo asignado
automáticamente por el sistema
para cada tipo de Agente
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Estos usuarios tendrán asignado un código de 9 dígitos conformado así:
Código de autorización de la orden de pedido.
El código de autorización que identifica a la orden de pedido en el sistema de
información SICOM líquidos, se genera a partir de una cadena secuencial establecida
automáticamente en el sistema y del código de tipo de Agente.
Este es un número de 15 dígitos el cual es validado por el sistema para evitar duplicidad
y tener como resultado un código de autorización válido.
Ubicación de la instalación.
Para la identificación del Departamento y Municipio donde se encuentra ubicada la
instalación se emplea la Divipola (División Político Administrativa de Colombia) ya que es
el estándar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber:
Departamentos, municipios, corregimientos departamentales, así como los centros
poblados, tanto inspecciones de policía, como caseríos y corregimientos municipales en
el área rural.
4.2.3.5 PERIODO DE REFERENCIA Desde 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018 4.2.3.6 FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN: Minuto a minuto 4.2.3.7 FRECUENCIA DE ENTREGA DE RESULTADOS: 2 meses después del corte trimestral.
4.2.3.8 FUENTE DE DATOS (REGISTROS ADMINISTRATIVOS)
La información será extraída de las Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes de la
Cadena autorizados por el MME para Operar, donde se relaciona el volumen transado
en la Compra y Venta de combustible.
210020
Código SICOM
asignado al Agente
Número consecutivo asignado
automáticamente por el sistema
para cada usuario por cada tipo
de Agente
001
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4.2.3.9 ALCANCE TEMÁTICO
Información de todos los Agentes establecidos por el Ministerio de Minas y Energía que
realicen transacción de combustible derivado del petróleo.
4.2.3.10 COBERTURA GEOGRAFICA
La operación estadística se ejecuta para agentes de la cadena ubicados en todo el
territorio nacional.
4.2.3.10.1 Desagregación geográfica
La información se desagrega a nivel nacional por departamento, municipio
4.2.3.10.2 Desagregación temática
Combustible
4.2.4 CUADROS DE SALIDA
El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación de un Boletín con información de
la Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos
Derivados del Petróleo”, publicado en la página web del SICOM
http://www.sicom.gov.co/index.shtml.
Las herramientas a utilizar para la generar los cuadros salida son: R, Access y Excel.
En este boletín se analiza diferentes comportamientos en las transacciones realizadas
por los Agentes trimestralmente, realizando comparaciones con los trimestres anteriores.
El boletín tendrá la siguiente estructura:
1. Portada
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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017
3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.
4.2.4 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN
El Ministerio de Minas y Energía por medio de la Ley 1151 del 2007 en el artículo 61
crea el Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos
Derivados del Petróleo para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados
de la provisión de combustibles líquidos. En el sistema se deben registrar todos los
Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de
operación.
La estructura del Sistema de Información está diseñada para cumplir son las siguientes
funciones:
- Registro de los Agentes que van a realizar transacciones de combustibles líquidos a
nivel Nacional.
- Realizar las transacciones de combustible por medio de la generación, aceptación y
cierre de Órdenes de Pedido.
- Control de las transacciones realizadas por los Agentes por medio de la Declaración
de Información.
Series
Históricas
Series
Históricas
Comparabilidad
Variable 1: Tipo Agente
Variable 2:
Volumen
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De acuerdo a lo expuesto anteriormente se define que el instrumento de recolección de
los datos para llevar a cabo los procesos de la Operación Estadística correspondiente a
la Transacción de volumen de combustibles líquidos Derivados del Petróleo es el
Sistema de Información SICOM.
En los documentos OE-MN-02 Manual Técnico-Arquitecta del SICOM y OE-MN-03
Manual Sicom se detalla la información que permite visualizar cuales son los
componentes principales y las directrices dadas para la construcción del sistema.
El Ministerio de Minas y Energía por medio de licitación realiza la contratación de un
Operador que se encargue de realizar el mantenimiento, control y operación del sistema
del Sistema de Información.
Por medio del documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM
la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía especifica los recursos y
las actividades que debe garantizar el Operador del Proyecto SICOM para que el
funcionamiento de los procesos que componen el Sistema de Información se ejecuten
de manera oportuna, segura y confiable.
Dentro de las actividades realizadas por el Operador se encuentra la administración y
mantenimiento del Software SICOM. Esta actividad permite realizar modificaciones y
correcciones a los formularios establecidos inicialmente en el sistema para la recolección
de la información con el fin de fortalecer el control de las transacciones realizadas por el
Agente y de facilitar al usuario el manejo de la plataforma.
El mantenimiento realizado al sistema se divide en cuatro tipos: Adaptativo, Correctivo,
Evolutivo y Perfectivo, en el documento OE-PR-13 Procedimiento para Mantenimiento
del Sistema de Información SICOM Líquidos, se detalla las actividades realizada para
la ejecución de cada tipo de mantenimiento.
Una vez realizados los cambios en el ambiente de producción se socializa a los Usuarios
las modificaciones realizadas utilizando los siguientes canales de comunicación:
- Notificaciones en la Página Web de SICOM.
- Notificaciones en el Área Transaccional de SICOM Líquidos.
- Mensaje enviado al buzón de la bandeja de entrada del Área Transaccional.
- Mensaje enviado al correo eléctrico del Usuario.
Dependiendo de la modificación realizada y del Usuario al cual afecta se pueden utilizar
todos o solo algunos canales de comunicación esto es establecido por la Dirección de
Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.
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CÓDIGO: OE-PR-03
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Ejemplo: Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes.
4.3. DISEÑO ESTADÍSTICO
4.3.1 CONTROL DE SESGO
Los principales factores que afectan el proceso de recolección de la información son:
Falta de conocimiento de los Usuarios para realizar las operaciones en el Sistema
(Generación de Órdenes de Pedido y Declaración de Información).
Falta de experticia del personal contratado que apoya estas actividades para brindar
soporte al Usuario.
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CÓDIGO: OE-PR-03
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Errores presentados en el software que impidan realizar las actividades de venta y
compra de combustible.
Con el fin de garantizar que estos factores afecten de manera en la recolección de
información en cada una de las actividades realizadas en el Proceso Estadístico, la
Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía por medio del Operador
del SICOM ejecuta las siguientes actividades:
Capacitación en el funcionamiento del Sistema de Información del personal que
ingresa a apoyar las funciones de administración y mantenimiento (Personal
contratado por el Operador) ver documento OE-PR-19 Procedimiento de
Capacitación Staff del Operador.
Capacitación a los Agentes que ingresan a la Cadena de Distribución de
Combustibles Líquidos una vez obtengan la autorización para ejercer su actividad,
para poder realizar acceso al sistema. Esta capacitación es realizada por el Operador
del SICOM. Ver documento OE-PR-09 Procedimiento de capacitación y
sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador.
Existen controles de validación de información en el Sistema que impide realizar
transacciones si existen datos nulos o erróneos en los formularios establecidos para
la recolección de datos. Ver documentos OE-PR-24 Consistencia y Validaciones;
OE-F-19 Diccionario de datos-reglas de validación SICOM líquidos.
Se realiza continuamente mantenimiento por parte del Operador del SICOM. Ver
documento OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento del Sistema de
Información SICOM líquidos.
4.3.2 DISEÑO DE INDICADORES
La Operación Estadística consta de un indicador principal con el cual se busca identificar
la demanda del país en el consumo de combustibles líquidos.
Adicionalmente se pueden analizar los siguientes indicadores:
- Comparaciones de despachos y recibidos de un trimestre a otro o de un año a otro.
- Comparaciones de ventas entre Agentes.
- Niveles de participación de mercado por distribuidor mayorista.
- Participación y número de estaciones de servicio automotriz por departamento y
municipio.
- Ventas realizadas por productos y se pueden incluir indicadores adicionales que
surjan del resultado del Análisis Estadístico.
4.3.2 MEDIDAS DE CALIDAD Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema de información se ha establecido un plan de calidad identificando, métodos de control,
Demanda Combustible Líquido vs Oferta de Combustible Líquido
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frecuencia, responsable del control y documento y/o registro soporte de lo que se requiera. Ver documento OE-PC-01 Plan de Calidad. Los métodos de control implementados que involucran la participación de los Usuarios son socializados dependiendo del alcance por medio de alguno de los siguientes medios de comunicación: resoluciones, oficios, notificaciones en el home de SICOM, notificaciones en el área transaccional, buzón del área transaccional o correo electrónico. 4.4 DISEÑO DE LA EJECUCIÓN 4.4.1 DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
4.4.1.1 Instrumento de recolección El instrumento de recolección de la información definido por el Ministerio de Minas y Energía es el Sistema de Información SICOM, en el cual son registrados todos los Agentes de la Cadena para realizar las transacciones de combustibles líquidos. La operación de este sistema es controlada por un contratista. La estructura del instrumento de recolección se visualiza en el documento OE-MN-02 Manual Técnico de Arquitectura SICOM y en el documento OE-MN-03 Manual Técnico SICOM. 4.4.1.2 Personal que opera el instrumento de recolección. Para llevar a cabo la operación del sistema el Ministerio de Minas y Energía define en el documento Características Técnica el perfil y funciones del personal que debe apoyar la operación del Sistema. Ver el documento OE-OG-01 Organigrama del Operador. El personal que ingresa será capacitado en el funcionamiento del sistema y manejo de la Operación. Ver OE-PR-19 Procedimiento de Capacitación Staff del Operador. 4.4.1.3 Frecuencia y almacenamiento de la recolección de información. La recolección de la información se realiza minuto a minuto de acuerdo a las transacciones realizadas por los Agentes, la información registrada en cada transacción queda almacenada directamente en la Base de Datos del Sistema Transaccional (Oracle). NOTA: Para los Agentes que realizan las transacciones de aceptación y despacho de las órdenes de pedido por medio de la aplicación Web Services, los datos de serán almacenados inicialmente en una base temporal (SQL SERVER) y cada 5 minutos son actualizados en la Base de Datos del Sistema Transaccional. La recolección de la información se divide en las fases en las que se divide todo el proceso de Órdenes de Pedido: - Generación (Datos del Cliente, Datos de Proveedor, Datos exclusivos de la Orden,
Datos del Transporte y Datos del Producto)
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- Aceptación (Datos del Producto, Datos del Transporte, Datos de la Planta de despacho)
- Despacho (Datos de la planta de despacho, datos del producto, datos del transporte) - Cierre (Datos del producto, datos del transporte) 4.4.1.4 Reglas de validación y consistencia El sistema realiza validaciones en la aplicación durante la ejecución de la transacción
realizada por el Agente. Se realizan validaciones desde la Base de Datos para garantizar que la información
registrada cumpla con las características de consistencia y confiabilidad. Ver documento OE-F-19 Diccionario de Datos - Reglas de Validación SICOM Líquidos.
4.4.1.5 Sensibilización a los Usuarios. Una vez creado el Agente en el sistema de información, antes de hacer entrega del código SICOM y del Usuario asignado se realizará el proceso de capacitación para que el Usuario conozca el funcionamiento del sistema y la importancia de realizar correctamente cada una de las transacciones. Una vez finalizada la capacitación se hace entrega al Usuario de los Guías soporte para la ejecución de cada actividad. Ver documento OE-PR-09 Procedimiento de capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador. Para apoyar las inquietudes y/o inconvenientes que presenten los usuarios con respecto al manejo del sistema de información, el Ministerio de Minas y Energía por medio del contratista brinda soporte por medio del Centro de Contacto 24x7x365. Ver documento OE-PR-12 Procedimiento de soporte al usuario - Modificación y/o Actualización de Datos
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4.5 DISEÑO DEL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS 4.5.1 METODOLOGIA PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS
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4.5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA NECESARIA PARA LA OPERACIÓN
ESTADÍSTICA.
El Ministerio de Minas y Energía determina en el documento Características Técnicas
la infraestructura Tecnológica necesaria para la operación de SICOM la cual es
controlada por un tercero.
El sistema de información SICOM es la herramienta utilizada para la captura, recolección
y almacenamiento de datos.
Para el procesamiento y generación de resultados, informes y cuadros de salida se
establecen las herramientas BI y Dashboard.
4.5.3 DOCUMENTACIÓN PARA USO Y MANTENIMIENTO DEL APLICATIVO.
Se menciona a continuación los documentos base establecidos para:
- Manejo de las herramientas utilizadas para el mantenimiento y soporte de la operación
SICOM.
- Funcionalidad del sistema de Operación. (Guías para el Usuario interno y externo).
- Seguridad y respaldo de información.
La documentación se puede encontrar en el repositorio de información:
http://git.sicom.gov.co/users/sign_in Ver OE-PR-01 Procedimiento de Control de
Documentos y Registros.
4.5.3.1 Documentación técnica del aplicativo.
- OE-MN-02 Manual Técnico Arquitectura SICOM.
- OE-MN-03 Manual Técnico SICOM
- OE-MN-04 Manual Módulo de Seguridad
- OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento SICOM Líquidos (Guías y formatos)
- OE-MN-06 Manual Orden de Pedido – Web Services
- OE-MN-07 Manual Transferencia – Web Services
- OE-MN-08 Manual Consulta de Información – Web Services
- OE-MN-09 Manual Base de Datos (Formatos)
- OE-PR-18 Procedimiento Monitoreo Bases de Datos
- OE-PR-16 Procedimiento para el Manejo de Auditoria
- OE-PR-17 Procedimiento simulacro DRP Bases de Datos
- OE-F-19 Diccionario de Datos – Reglas de Validación
- Modelo Entidad – Relación
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
4.5.3.2 Documental funcional del aplicativo.
- OE-PR-08 Procedimiento Creación del Agente (Guías funcionales por tipo de Agente)
- OE-PR-10 Procedimiento Órdenes de Pedido (Guías de Usuario por tipo de Agente)
- OE-PR-12 Procedimiento Soporte al Usuario (Guías funcionales para soporte Nivel 1
y Nivel 2)
- OE-G-100 Guías de Usuario manejo de la plataforma GLPI
- OE-G-111 Guía de Usuario navegación en la plataforma AprendeSicom
4.5.3.3 Documentación de Seguridad y respaldo de la Información.
- OE-PL-04 Política de Confidencialidad de la Información
- OE-PL-03 Política para la Gestión de la Seguridad de la información y tratamiento de
datos personales
- OE-PL-01 Políticas de Bases de Datos
- OE-PR-15 Procedimiento de restauración Bases de Datos en MME
- OE-PR-21 Procedimiento de Toma y Restauración de bases de datos SICOM
líquidos
4.6 DISEÑO DE ANÁLISIS
4.6.1 HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS
Las herramientas tecnológicas establecidas por el Ministerio de Minas y Energía para el
Análisis de Información son R, Access y Excel.
4.6.2 COMPARACIÓN DE RESULTADOS (ANÁLISIS DEL CONTEXTO)
El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología:
1. Comparación de la oferta vs demanda.
2. Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.
4. Ventas realizadas por productos.
5. Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.
6. Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.
4.6.3 MÉTODO DE ANÁLISIS DE CONSISTENCIA O COHERENCIA
El método de análisis de consistencia o coherencia realizado a la información estadística
se realiza teniendo en cuenta:
1. Comparación de las transacciones realizadas en periodos anteriores (años,
trimestres), por Agentes, Productos y Departamentos.
2. Comparación con los datos emitidos por Ecopetrol en informes entregados el
Ministerio de Minas y Energía.
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
4.7 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO (OE-MPE-01 MAPA PROCESO ESTADÍSTICO)
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
En la gráfica Proceso Estadístico se establece el flujograma de trabajo necesario para el
desarrollo de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volúmenes
de combustibles líquidos derivados del petróleo. Se establecen los procesos y las
herramientas necesaria para la ejecución de cada actividad.
La documentación establecida para la ejecución de cada proceso se encuentra
relacionada en el registro OE-F-01 Control de Documentos.
4.8 DISEÑO DE LA DIFUSIÓN
4.8.1 Productos e instrumentos de difusión.
Los resultados de la información serán entregados dependiendo de los Usuarios y de los
requerimientos realizados. Ver OE-PR-02 Procedimiento Detección y Análisis de
Requerimientos.
El Ministerio de Minas y Energía establece los siguientes canales de difusión de la
información estadística:
Generación de reportes del Sistema Transaccional
Los reportes solicitados por los Usuarios corresponden a:
- Ventas a Minoristas y Grandes Consumidores: todas las ventas que los proveedores hacia minoristas y grandes consumidores
- Ventas de etanol – carburante: reporte de ventas de Alcohol Carburante desde productores a Clientes
- Reporte con las ventas propias de cada EDS - Cantidad producida de los Refinadores - Reporte de compras por Agentes - Reporte de ventas por Agentes - Reporte de los precios de venta registrados por las EDS Automotriz y Fluvial
El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación del Boletín Estadístico por
medio de la Página Web de SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml.
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
El boletín tendrá la siguiente estructura:
1. Portada
2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017
3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.
Series
Históricas
Series
Históricas
Comparabilidad
Variable 1: Tipo Agente
Variable 2:
Volumen
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
Registrando información respecto a:
- Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles líquidos.
- Distribución de los Agentes Minoristas.
- Comparación de la oferta vs demanda.
- Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.
- Ventas realizadas por productos.
- Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.
- Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.
Para la publicación del Boletín en el home del SICOM se tendrá en cuenta el documento
OE-G-97 Guía para modificación de novedades y noticias en el Home SICOM.
4.8.2 CALENDARIO DE LA DIFUSIÓN ESTADÍSTICA
1. Como proceso de estabilización del producto final de la Operación Estadística el
Ministerio de Minas y Energía realizará la publicación del Boletín Estadística para el
período de referencia establecido de la siguiente manera:
CALENDARIO DE DIFUSIÓN ESTADÍSTICA
TRIMESTRE/MES
2017 2018
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
ENERO
FEBRERO
MARZO ABR
IL MAY
O JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
III TRIMESTR
E 2017
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PERIODO DE ESTABILIZACIÓ
N DE LOS DATOS
PUBLICACIÓN
BOLETIN
IV TRIMESTR
E 2017
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PERIODO DE
ESTABILIZACIÓN DE
LOS DATOS
PUBLICACIÓN
BOLETIN
I TRIMESTR
E 2018
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PERIODO DE
ESTABILIZACIÓN DE
LOS DATOS
PUBLICACIÓN
BOLETIN
II TRIMESTR
E 2018
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PERIODO DE
ESTABILIZACIÓN DE
LOS DATOS
PUBLICACIÓN
BOLETIN
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
Para la continuidad del proceso de difusión de la información se tendrá en cuenta que:
1. Se tomarán los datos trimestralmente
2. Una vez realizado el corte del trimestre existen 2 meses de estabilización de datos, ya
que existen revisiones de la información, control de calidad de los datos y trabajo de
ajuste con los Agentes de la Cadena.
3. Se publica el Boletín Estadístico.
La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM:
http://www.sicom.gov.co/index.shtml.
4.8.3 CONDICIONES DE USO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
ESTADÍSTICA.
Las directrices generales de protección de la información en la difusión de información
son:
- Se evitará publicar celdas con frecuencias pequeñas en aquellos cruces de variables
dónde intervenga alguna variable sensible.
- Se evitará publicar celdas con magnitudes o variables numéricas donde se pueda
derivar de forma fácil la contribución o contribuciones de algunas de las unidades
estadísticas (empresas, representante legal, cédulas, nit, etc)
- Si para el análisis aplicar hacer uso de algún campo con datos sensibles se podrán
aplicar criterios de sensibilidad y técnicas de recodificación de variables y/o métodos
de supresión de celdas que protejan la tabla de forma adecuada y preserven la
mayor cantidad de información posible.
- La información suministrada se realiza con el fin de dar a conocer a los Usuarios el
comportamiento de la oferta y demanda de Combustible Líquido Derivado del
Petróleo en el país.
4.9 PRUEBAS AL DISEÑO.
Los cambios realizados al Sistema de Información SICOM son solicitados por la
Dirección de Hidrocarburos de acuerdo a las necesidades de mejoramiento que se
requieran. Los cambios son realizados por el Operador del SICOM dejando evidencia de
la trazabilidad que se desarrolle en cada cambio solicitado.
Estos cambios se pueden realizar en cuatro (4) modalidades:
Evolutivos
Correctivo
Perfectivos
Adaptativos.
Las actividades establecidas para el desarrollo de estas actividades se detallan en el
documento OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento del Sistema de
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y
PRUEBAS
CÓDIGO: OE-PR-03
FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1
Información SICOM líquidos. Las evidencias de estas actividades se realizan teniendo
en cuenta lo descrito en el procedimiento.
Una vez realizado el cambio se socializa con los Usuarios involucrados por los canales
de comunicación establecidos por el Ministerio de Minas y Energía.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión Fecha de aprobación
(DD/MM/AA) Descripción del cambio
1 05/09/2018 Documento inicial
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