PLANEACIÓN
Tipos de planes
1. Propósitos o misiones2. Objetivos o metas3. Estrategias4. Políticas5. Procedimientos6. Reglas7. Programas8. Presupuestos
1. Propósitos o misiones
• Es la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta.
• Ejemplo: el propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la prestación de servicios a la comunidad. El de una fuerza de seguridad, es el de brindar seguridad a la población
2. Objetivos o metas
• Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.
• Representan no sólo el punto terminal de la planeación sino también, el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.
• Ejemplo: disminuir el robo de autos, en el próximo año, en un 20%
3. Estrategias
• Es la determinación de los objetivos básicos de la empresa a largo plazo y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento
• Ejemplo: para disminuir los robos de autos se emplea la estrategia de desactivar los desarmaderos de autos
4. Políticas
• Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.
• Ejemplo: contratación de personal de un tipo determinado, elevado apego a la ética profesional, otorgar vacaciones al personal
5. Procedimientos
• Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Son guías de acción no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
• Ejemplo: la política de la organización puede ser otorgar vacaciones, los procedimientos se refieren a la forma en que se instrumentarán esas vacaciones, de modo de no interrumpir el normal desempeño de la tarea, cómo se deben solicitar, etc.
6. Reglas
• Son acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona
• Es importante distinguir la diferencia con las políticas. Estas últimas orientan la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las cuales los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten ningún tipo de discrecionalidad
• Ejemplo: no fumar
7. Programas
• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.
• Ejemplo: un programa formulado en una organización para levantar la moral de su personal
8. Presupuestos
• Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.
• Un presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas - hombre, de unidades de producto o de horas -máquina.
• Ejemplo: presupuesto de capacitación para el próximo año
Pasos de la planeación
1. Atención a las oportunidades2. Establecimiento de objetivos3. Desarrollo de premisas (supuestos)4. Determinación de cursos de acción alternativos5. Evaluación de cursos de acción alternativos6. Selección de un curso de acción7. Formulación de planes derivados8. Traslado de planes a cifras por medio de la
presupuestaciónObservación: coordinación de planes a corto y largo plazos
Objetivos
• Son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales
• Los objetivos deben ser verificables; es decir, al final del período debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no.
Jerarquía de los objetivos
Propósito o misión
Objetivos generales a largo plazo
Objetivos más específicos (de áreas de resultados clave)
Objetivos divisionalesObjetivos departamentales y de unidades
Objetivos individuales (Desempeño y desarrollo personal)
Método descendente
Método ascendente
Características de los objetivos
• Claros• Flexibles• Medibles • Realistas• Coherentes• Motivadores• Deseables y confiables por los miembros de la
organización.• Elaborados con la participación del personal de la
empresa
Lista de comprobación
• Cubren las características básicas de mi puesto?
• Es demasiado larga la lista? (combinar)• Son verificables?• Indican cantidad, calidad, tiempo, costo?• Son difíciles pero razonables?• Se le asignaron prioridades?• Son congruentes con los objetivos de mi
superior, del departamento y de la compañía?• He comunicado los objetivos a todos los que
deben ser informados de ellos?
Lista de comprobación (cont.)
• Los objetivos de corto plazo son congruentes con los de largo plazo?
• Los supuestos en los que se basan los objetivos han sido claramente identificados?
• Están claramente expresados y se han puesto por escrito?
• Prevén retroalimentación a fin de poder aplicar acciones correctivas?
• Los recursos y autoridad disponibles son suficientes para su cumplimiento?
• He dado oportunidad a los individuos de quienes depende su cumplimiento de sugerir sus propios objetivos?
Administración por objetivos
Es un proceso por el cual, los responsables de distinto nivel en la organización, establecen objetivos comunes, determinan los niveles de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guía para la operación de la empresa
Beneficios y deficiencias de la Administración por objetivos
Beneficios:– Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a
resultados– Precisión de los roles y estructuras organizacionales y de la delegación
de autoridad– Estímulo del compromiso personal– Desarrollo de controles eficacesDeficiencias:– Ineficiencias en la enseñanza de la filosofía de la AO– Deben fijarse metas verificables dentro de ciertos límites. El excesivo
énfasis en resultados económicos puede inducir a conductas no éticas.– Se corre el riesgo de subrayar objetivos a corto plazo a expensas de la
solidez de la organización a largo plazo– El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores
vacilen en modificar los objetivos aún si fuera necesario un cambio– Abuso de metas cuantitativas, empleando números donde no son
aplicables
Estrategias/Análisis FODA (Matriz TOWS)
– Fortalezas y debilidades de la organización
– Oportunidades y amenazas del entorno
FODA
FCualidades
administrativas, operativas u otras
DDebilidades en las
áreas incluidas en F
OCambios políticos y
sociales
Maxi-maxi: Se sirve de las fortalezas de la
organización para aprovechar las oportunidades
Mini-maxi: Estrategias de desarrollo para
superar debilidades a fin de aprovechar
oportunidades
ACompetencia
Maxi-mini: Uso de fortalezas para
enfrentar o evitar amenazas
Mini-mini: Atrincheramiento,
liquidación o sociedad en participación
Factores Internos
Factores Externos
Análisis FODA del pasado, del presente y de distintos momentos del futuro
Fuerzas competitivas (Porter)
1. Competencia entre compañías
2. Amenaza de acceso al mercado de nuevas compañías
3. Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos
4. Poder de negociación de los proveedores
5. Poder de negociación de los clientes
Competencia entre compañías
Nuevas compañías
Proveedores
Sustitutos
Clientes
Fuerzas competitivas (Porter)
Estrategias competitivas genéricas (Porter)
• Liderazgo en costos
• Diferenciación
• Enfoque en bajo costo o diferenciación
Toma de decisiones
• La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas. Constituye la esencia de la planeación
• Los administradores deben decidir:– Qué?– Quién?– Cuándo?– Dónde?– Cómo?
Pasos para la toma de decisiones
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa
Toma de decisiones racionales
• El administrador, en general tiene limitaciones de tiempo, información y otros recursos para ser totalmente racional en la toma de decisiones. Es por esto que se deberá conformar con una racionalidad limitada o acotada
• Principio del factor limitante: para seleccionar el mejor curso de acción alternativo se deben identificar y superar los factores que más firmemente se oponen al cumplimento de una meta.
Evaluación de alternativas
• Factores cuantitativos: son medibles en términos numéricos
• Factores cualitativos o intangibles: difíciles de medir numéricamente, como la calidad de las relaciones laborales, el riesgo del cambio tecnológico o el estado de las condiciones políticas internacionales
• Análisis marginal
Selección de una alternativa
• Experiencia: muy valiosa pero no es infalible. La mayoría de las personas desconoce las razones primordiales de sus errores o fracasos. Además las lecciones de la experiencia pueden ser inaplicables a nuevos problemas.
• Experimentación: consiste en probar una alternativa y ver qué sucede. Es muy costosa y sólo debe aplicarse después de haber considerado otras alternativas
• Investigación y análisis: búsqueda de relaciones entre las variables. Utilización de modelos de simulación.
Decisiones programadas y no programadas
Niveles organizacionales
Naturaleza de la toma de decisiones
Naturaleza de los problemas
No estructurados
Estructurados
Decisiones no programadas
Decisiones programadas
Nivel superior
Nivel inferior
Creatividad e innovación
• Creatividad: capacidad de desarrollar nuevas ideas
• Innovación: es el uso de esas ideas
“Brainstorming” (lluvia de ideas)
Reglas:1. No criticar ninguna idea
2. Mientras más extremosas sean las ideas, mejor
3. Alentar la cantidad de ideas producidas
4. Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas
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