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Sistema Automtico Integrado para Optimizar AcuerdosComerciales Logsticos de Comercio Exterior en el Per
Giancarlo Jorge Aguilar [email protected]
Escuela Profesional de Ingeniera InformticaUniversidad Ricardo Palma
ABSTRACT: This thesis has as main purpose optimizethe logistics trade agreements related to foreign tradeoperations of Antares Logistics Company, who is acting inPeru as Freight Forwarder and Logistics Operator. Due tothe highly competitive foreign trade market in Peru, and inrecent years being the country with the highest macro-
economic growth in the region, foreign and domesticinvestments have increased significantly and the flow ofproducts and services. This has led logistics services thathandle cargo from origin to destination are most needed.As a logistics operator, Antares Logistics is responsible formanaging the cargo all the way making use of multiplevendors that specialize in a process or journey that has toface the load to its destination.It is in this context that Antares Logistics should look forbetter prices with better margins that allow it to offer to thecustomers a competitive price. However, the supply ofproviders is extremely varied and fluctuating so knowingmanage costs and make the right trade agreements isextremely important. To ensure proper costing process andensure we have the best rates, we decided to implement an
integrated approach to the existing logistics operations thatcan automate and streamline the logistics process tradingsystem. The benefits of properly managing the costing andtrade agreements are directly reflected on better rates,lower margin of error and variability of costs, streamliningcustomer attention thus increasing sales.
Key Words: Integrated System, Process Automation,Foreing Trade Agreements in Peru, Trade CostManagement.
RESUMEN: El presente trabajo de tesis tiene comopropsito principal optimizar el proceso de acuerdoscomerciales de operaciones logsticas relacionadas al
comercio exterior de la empresa Antares Logistics queacta en el Per como Agente de Carga y OperadorLogstico. Debido a la alta competitividad del mercado decomercio exterior en el Per, y siendo en los ltimos aosel pas con mayor crecimiento macro econmico de laregin, las inversiones extranjeras y nacionales hanaumentado significativamente as como el flujo deproductos y servicios. Esto ha generado que los servicioslogsticos que gestionan la carga desde su origen hasta sudestino sean ms necesarios. Al ser un operador logstico,Antares Logistics se encarga de la gestin de la cargadurante todo el trayecto valindose de mltiplesproveedores que se especializan en un proceso o trayectoque tenga que afrontar la carga hasta su destino.
En este contexto, Antares Logistics debe buscar losmejores precios con los mejores mrgenes que le permitanofrecer a su cliente un precio competitivo. Sin embargo, laoferta de los proveedores es sumamente variada yfluctuante por lo que saber manejar los costos y realizar loscorrectos acuerdos comerciales es sumamente importante.Para asegurar el correcto proceso de costeo y asegurarnosde tener las mejores tarifas, se decidi implementar unsistema integrado a los ya existentes para operacioneslogsticas que pueda automatizar y agilizar el proceso decomercial logstica.
Palabras Clave: Sistema Integrado, Automatizacin deprocesos, Comercio Exterior en el Per, AcuerdosComerciales, Gestin de Costos.
1. INTRODUCCINDejando de lado el antiguo proteccionismo en el comercio
exterior peruano de los aos 60s que ocasionaba que los pases
latinoamericanos sean vistos como simples exportadores de
materias primas [1], el Per ha implementado nuevas polticas de
comercio exterior (con tratados de libre comercio por ejemplo)
para mejorar su macro economa. De esta forma ha sabido
aprovecharse, por ejemplo del comercio de productos asiticos
que en la actualidad representan la fuente principal de
importaciones en el pas. [2]
Esto ha generado que los servicios logsticos que gestionan la
carga desde su origen hasta su destino sean ms necesarios. Al ser
un operador logstico, Antares Logistics se encarga de la gestin
de la carga durante todo el trayecto valindose de mltiples
proveedores que se especializan en un proceso o trayecto que
tenga que afrontar la carga hasta su destino teniendo como
responsabilidad la entrega de la misma en el lugar y bajo los
trminos pactados. [3] Al respecto, Antares Logistics debe buscar
los mejores precios con los mejores mrgenes que le permitan
ofrecer a su cliente un precio competitivo. Sin embargo, la oferta
de los proveedores es sumamente variada y fluctuante por lo que
saber manejar los costos y realizar los correctos acuerdos
comerciales es sumamente importante.
Para asegurar el correcto proceso de costeo y asegurarnos de tener
las mejores tarifas, se decidi implementar un sistema integrado a
los ya existentes para operaciones logsticas que pueda
automatizar y agilizar el proceso de comercial logstica. Los
beneficios de gestionar adecuadamente el costeo y los acuerdos
comerciales se reflejan directamente sobre mejores tarifas, menor
margen de error y variabilidad de costos, agilidad de atencin alcliente y por ende el aumento de las ventas.
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2. PROCESO ACTUALEl Cliente se contacta para solicitar un servicio logstico o es
contactado por el responsable comercial. El cliente enva los datos
bsicos de Origen, Destino y la ruta esperada.
El ejecutivo comercial busca las tarifas disponibles para dicha rutay solicita la validacin de Pricing para los costos. El responsable
de costos valida los precios actualizados y brinda informacin
sobre las mejores opciones al comercial. El comercial valida y
crea una cotizacin con diversas tarifas para que el cliente decida
por la mejor opcin. El Comercial establece una reunin con el
Cliente y valida la informacin esperada con informacin real,
rutas disponibles, tarifas, fechas y costos y negocia con el cliente
para elegir la mejor tarifa que se adapte a sus necesidades.
Una vez aprobado por el Cliente, el Comercial registra el Acuerdo
Comercial y solicita el inicio del servicio al Operador. Este inicia
la Operacin registrndola en el sistema y enva una confirmacin
al Comercial con todos los datos para que realice el seguimiento.
3. EL PROBLEMAEl problema se identific desde el proceso de Costos donde laconstante variacin de costos de los muchos proveedores que
existen para las diferentes rutas en el mercado dificulta el anlisis
e identificacin de la mejor oferta. El proceso se vuelve lento e
ineficiente generando sobre costos y perjudicando la ganancia de
las operaciones (2 das en envo de cotizacin, operaciones con
prdida de variacin de costos no controlados de 30%, pedidas
por variacin de costos por operacin 30 80 dlares).
Adicionalmente, existe un deficiente control sobre las solicitudes
de costos de los comerciales al rea de pricing. Esto hace que el
proceso de pricing sea lento o hasta se omita en alguna ocasin.
Por su parte, los comerciales estn libres de tratar directamente a
los clientes debido a que no se lleva ningn control sobre sus
cotizaciones.
Por todo lo anteriormente mencionado, resumimos que el
problema se centra en la ineficiencia, lentitud e insuficiente
control sobre el proceso de cotizacin y acuerdos comerciales de
Operaciones Logsticas (Perdida en ventas por 20% por costos
competitivos, existencia por casos de perdida por variacin de
costos)
4. OBJETIVOS4.1 OBJETIVO GENERALLa presente tesis tiene como objetivo principal optimizar, agilizar
y controlar el proceso de cotizacin y acuerdos comerciales de
operaciones logsticas para evitar prdidas por incremento de
costos y prdidas de clientes por falta de atencin, de esa forma se
busca incrementar las ganancias. (Reduccin de casos de prdida
por variacin de costos en 90%, Incremento de ventas por precios
competitivos en un 20%, Reducir el tiempo de generacin de
cotizaciones en un 60%).
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Costos actualizados y Controlados
Minimizar perdida por variacin de costos.
Eficacia en atencin de cotizaciones
Anular la prdida de Clientes por falta de cotizacin.
Incremento de Ganancias.
5. JUSTIFICACIONDebido a los constantes problemas ya mencionados sobre el rea
comercial se hace crtica la necesidad de solucionarlos a la
brevedad para evitar la prdida de ganancias y controlar
adecuadamente los procesos comerciales logsticos.
Luego del anlisis del problema, se espera que la solucin
propuesta corrija el problema en su totalidad.
6. BENEFICIOS DEL PROYECTO6.1 BENEFICIOS TANGIBLES
Antares Logistics recibir una solucin de softwareintegrado a sus sistemas logsticos que le servir de
soporte a su rea comercial logstico para sus
actividades.
Al tener mejores precios bajo el control de costos seincrementaran las ventas por competitividad.
Optimizamos el control sobre los costos y evitamosperdidas por fluctuacin de costos no controlados.
6.2 BENEFICIOS INTANGIBLES Establecemos procesos claros para las cotizaciones y
Acuerdos Comerciales
Al tener los Costos sincronizados (diariamente) con losmontos Oficiales de Callao Online (Portal Gratuito de
consulta de costos de servicios de operatividad de
cargas en el terminal del Callao) podemos obtener
informacin til para estrategia de costos y gestin de
proveedores.
Evitamos sobrecarga operativa al automatizar losprocesos de costeo, Cotizacin y Acuerdos Comerciales.
Optimizamos costos de tal manera que podamos trabajar
con los mejores precios y mejorar la competitividad denuestras tarifas.
7. ALCANCE Robot de Sincronizacin diaria de Costos con Callao
Online para la actualizacin de Costos. [4]
Automatizacin de procesos de Costeo, Solicitud deCostos, Cotizacin y Acuerdos Comerciales.
Impresin de formularios de Cotizaciones y solicitud decosteo. Adems de reportes de costos, solicitudes de
costeo, cotizaciones por comercial y cliente, acuerdos
por comercial y por cliente.
Aprobacin de tarifas previas a la cotizacin.
Duplicacin e historial de Tarifas.
Cotizaciones y acuerdos con Mltiples tarifas.
Integracin con Sistema de Operatividad Logstica paraque genere operaciones desde Acuerdos en el nuevo
Sistema. [5]
Integracin con Sistema Entidades de Antares Logisticspara la carga de informacin de inicio.
Migracin de Datos desde antiguo sistema.
Capacitacin de Usuarios.
8. ANALISIS Y DISEOA continuacin mostramos el anlisis realizado sobre el negocio y
los diagramas de la solucin propuesta. Luego de la evaluacin de
las herramientas disponibles en el mercado actual decidimos por
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combinar dos herramientas muy potentes para el anlisis y diseo:
BPMN para el anlisis del negocio y UML para el sistema.
8.1 DIAGRAMA DE PROCESOS DELNEGOCIOCabe destacar que para el diagramado del proceso del negocio serecurri a la notacin BPMN (Bussines Process Model and
Notation) la cual se observ especializada para este fin a
diferencia de sus pares orientados a objetos.
Figura N 01: Diagrama General de Procesos del Negocio
8.2 REGLAS DEL NEGOCIORN1:Los usuarios son creados para los trabajadores a su ingresoa la empresa si es que lo requieren para su labor. El responsable
de la creacin es el rea de Sistemas de Antares Logistics.
RN2: Se tiene como sitio oficial de consulta de precios ladireccin de internet www.callaoonline.comde donde se debern
consultar los costos.
RN3:El rea de Pricing tiene hasta un mximo de 2 das tilespara responder a las solicitudes de costos de los comerciales.
RN4: Los costos registrados en Callao Online deben sercorroborados por los responsables de pricing si es que encuentran
alguna diferencia de precios mediante la consulta de facturas
anteriores o llamada directa al proveedor.
RN5: Las cotizaciones debern tener las observaciones yclausulas indicadas claramente al final de acuerdo a los trminos
impuestos por Antares Logistics. Sin embargo estos pueden ser
variados ligeramente bajo acuerdo entre el cliente y Antares
Logistics.
RN6:Debe ser posible aadir nuevos costos no contemplados enCallao Online o de proveedores nuevos que no estncontemplados en esa web.
RN7:Si los costos sern ledos de forma automtica se debe teneruna forma para corroborar que los datos han sido ledos
correctamente.
RN8:El personal de Pricing debe administrar los solicitudes decosteo, hacer el seguimiento y cerrar las solicitudes una vez
completas.
RN9: Tanto los costos, tarifas y cotizaciones deben estardisponibles tanto en soles como en dlares. El tipo de cambio
debe ser el oficial del dia de emisin del documento o en su
defecto debe poder estipularse manualmente si es necesario.
RN10:Una cotizacin puede tener mltiples tarifas para que elcliente pueda tener diversas opciones y elija la que ms le
convenga.
RN11: Para el anlisis de costos se debe tomar en cuenta almenos dos propuestas diferentes tomadas de forma automtica
desde la web Callao Online ordenadas por precio. Sin embargosiempre se debe tener la opcin de ingresar una de forma manual.
RN12:Las cotizaciones deben pasar un visto bueno de la jefaturao gerencia comercial antes de ser enviadas al cliente.
RN13:Las tarifas se podrn duplicar para agilizar la elaboracinde las mismas, mas no se debe permitir el registro de tarifas
exactamente iguales en una misma cotizacin.
RN14: Cuando una cotizacin ha sido aprobada pasa aconvertirse en un acuerdo comercial. Los acuerdos comerciales
tienen un tiempo de caducidad el cual puede ampliarse de forma
manual de ser necesario previa aprobacin de la jefatura o
gerencia comercial.
RN15:Las tablas maestras para usuarios, proveedores, clientes,lneas, terminales y ubigeo sern compartidas con las tablasactualmente en produccin por lo que el sistema debe estar
integrado a los sistemas actuales que gestionan esta informacin.
RN16:Las cotizaciones que no hayan sido aprobadas debern serindicadas como Perdida con una observacin del comercial
sobre por qu se perdi.
RN17:Se debe tener en cuenta que pueden existir costos que soloapliquen a un cliente en particular por convenio previo.
RN18:Los reportes considerados son los que estn enfocados aldesempeo de los trabajadores (pricing y comercial) y al
desempeo del rea comercial. Los reportes considerados son los
siguientes:
Solicitudes de costeo atendidas por pricing entre fechas.
Cotizaciones por comercial entre fechas.
Cotizaciones perdidas por comercial entre fechas.
Acuerdos Comerciales por comercial entre fechas
8.3 REQUERIMIENTOS FUNCIONALESRF01 Lectura Automtica de Costos
El sistema debe permitir la actualizacin automtica de
costos en base a la informacin ubicada en la web Callao
Online.
RF02 Gestin de Costos
El sistema debe permitir ingresar nuevos costos de forma
manual, as como la eliminacin y actualizacin de los
mismos de ser necesario.
RF03 Anlisis de Costos
El sistema debe mostrar los 3 mejores costos de cada
categora para una ruta (mnimo 2) para que el usuario decida
la mejor opcin.
RF04 Alerta de Variacin de Costos
El sistema debe alertar por la variacin de costos durante el
anlisis de costos y la creacin de cotizaciones para que sean
tomadas en cuenta por el usuario.
RF05 Registro de Proveedores
El sistema debe permitir el registro de nuevos proveedores.
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RF06 Gestin de Usuarios
El sistema debe proteger el acceso a la informacin mediante
el ingreso por usuario y contrasea
RF07 Gestin de Solicitudes de Costeo
El sistema debe permitir la creacin, seguimiento y control desolicitudes de Costeo para llevar un adecuado control sobre
las mismas.
RF08 Gestin de Tarifas
El sistema debe permitir la creacin de tarifas en funcin de
una ruta incluyendo el balance de costos y porcentaje de
ganancia. Las tarifas se podrn duplicar para agilizar su
registro, sin embargo, no se debe permitir tener 2 tarifas
exactamente iguales en una misma cotizacin.
RF09 Gestin de Cotizaciones
El sistema debe permitir la creacin actualizacin y
eliminacin de cotizaciones con mltiples tarifas. Las
cotizaciones deben tener las clusulas de contrato claras con
la opcin a agregar alguna adicional si es necesario.RF10 Seguimiento de Cotizaciones
El sistema deber permitir realizar un seguimiento del estado
de las cotizaciones asi como clasificarlas en ganadas o
prdidas.
RF11 Creacin de Acuerdos Comerciales
El sistema debe permitir la creacin de Acuerdos
Comerciales en funcin de una cotizacin ganada. Estas
tienen fecha de vigencia y pueden contener varias tarifas.
RF12 Aprobacin de Cotizaciones
El sistema debe restringir la impresin y envo de cotizacin
si es que este no est aprobado. Debe contar con un mdulo
especial para la consulta y aprobacin/rechazo decotizaciones. Si una cotizacin es rechazada el usuario
deber especificar el motivo.
RF13 Reportes de Resultados y Seguimiento
El sistema debe generar reportes de seguimiento tanto por
Solicitudes de Costeo y Cotizaciones generadas como
reportes de resultados como Cotizaciones ganadas/perdidas,
cotizaciones por ejecutivo comercial y tarifas por Cliente
RF14 Historial de Acuerdos Comerciales
El sistema debe almacenar la informacin de acuerdos
comerciales as estos venzan para su posterior consulta.
RF15 Mantenimiento directo de Tablas Maestras
El sistema debe permitir una rpida edicin de tablas
maestras para el desempeo correcto de los mdulos.
Especficamente en lo referente a Proveedores, lneas,
almacenes y ubigeo.
8.4 DIAGRAMAS DEL SISTEMAPara el anlisis de la solucin propuesta se recurri al uso de
UML (Unified Modeling Language) y a la metodologa RUP
(Rational Unified Process).
Administrador del
Sistema
An al is ta de Cos tos Ejecuti vo
Comercial Jefe Comercial
Usuario
Figura N 02: Diagrama General de Actores del Sistema
Usuario:
Es la representacin de todos los usuarios en una misma
condicin al ingresar al sistema. Estos solo pueden identificarse
con su nombre de usuario y contrasea para adoptar luego el rolde otro actor del sistema.
Administrador del Sistema:
Representa al usuario encargado de brindar soporte al sistema.
Este puede crear nuevos usuarios o darles de baja y dar
mantenimiento a las tablas maestras.
Analista de Costos
Este actor representa a los responsables de realizar el anlisis de
costos as como de monitorear la lectura automtica de costos
hecha por el sistema y de ingresar nuevos costos y proveedores de
ser necesario. Tambin es el responsable de realizar seguimiento a
las Solicitudes de Costeo y de darlas por cerradas.
Ejecutivo Comercial
Representa al vendedor de servicios que tiene como
responsabilidad la elaboracin de tarifas y cotizaciones. Este
tambin puede generar solicitudes de costeo si as lo requiere. La
cantidad y calidad de su trabajo influye directamente sobre los
resultados de la empresa.
Jefe Comercial
Es el supervisor del proceso comercial en la empresa y el
encargado de dar el visto bueno a las cotizaciones. Este actor tiene
como privilegio acceder a los reportes del sistema que le permitan
evaluar el trabajo desempeado por el equipo comercial.
Paquete
Comercial
Paquete Administraciondel Sistema
Paquete de
Costeo
Figura N 03: Diagrama de Paquetes del sistema
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Paquete Administracin del Sistema:
Contiene los casos de uso referentes a la Administracin del
Sistema desde la seguridad de acceso hasta la creacin de usuario
y mantenimiento de tablas maestras.
Paquete Comercial:
Contiene todos los casos de usos que dan soporte al proceso
comercial. Este es el ms importante debido a que es el que inicia
y termina el proceso general. Tambin contiene casos de uso para
el seguimiento del proceso.
Paquete de Costeo:
Paquete que contiene los casos de uso referentes al costeo que dan
soporte al proceso comercial.
8.5 CASOS DE USO DEL SISTEMA
Login
(from Paquete Administracion del Sistema)
Usuario
(from Actors)
Crear Usuarios
(from Paquete Administracion del Sistema)
MantenerTablas Maestras
(from Paquete Administracion del Sistema)
Administrador del
Sistema(from Actors)
Monitorear Costos Automaticos
(from Paquete de Costeo)
Ingresar Nuevos Costos
(from Paquete de Costeo)
Ingresar Nuevo Proveedor
(from Paquete de Costeo)
Analizar Costos
(from Paquete de Costeo)
Gestionar Solicitud de Costeo
(from Paquete de Costeo)
Analista de Costos
(f rom Actors)
Crear Tarifas
(from Paquete Comercial)
Generar Cotizacion
(from Paquete Comercial)
Crear Acuerdos Comerciales
(from Paquete Comercial)
Solicitar Costeo
(from Paquete Comercial)
Seguimiento de Cotizaciones
(from Paquete Comercial)
Ejecutivo
Comercial(from Actors)
Aprobar Cotizaciones
(from Paquete Comercial)
Reportes del sistema
(from Paquete Comercial)
Jefe Comercial
(f rom Actors)
Figura N 04: Diagrama General de Casos de Uso del Sistema
P. Administracin - Login:
Identificacin de todo usuario mediante su nombre de usuario ycontrasea.
P. Administracin - Crear Usuarios:
El Administrador del Sistema puede crear nuevos usuarios y
asignarles un nombre de usuario y contrasea para su ingreso.
P. Administracin - Mantener Tablas Maestras:
El Administrador del Sistema puede agregar modificar o eliminar
rpidamente informacin de tablas maestras que son utilizadas
dentro del sistema.
P. Comercial - Crear Tarifas
El ejecutivo comercial ingresa un cliente, una ruta y un servicio
con la cantidad de contenedores y el sistema le muestra todos los
costos ligados a los parmetros indicados. Si el ejecutivo deseapuede aadir costos disponibles. Ingresa un monto de venta y
graba su tarifa. Puede duplicar tarifas si lo desea.
P. Comercial - Generar Cotizacin
El ejecutivo comercial selecciona una o ms tarifas para una
misma cotizacin. El sistema solicita parmetros adicionales como
fecha de validez y clausulas especiales. Cuando la cotizacin est
completa queda en pendiente de aprobacin por el jefe comercial.
Si la cotizacin ya fue aprobada, el ejecutivo comercial puede
imprimirla y enviarla al cliente.
P. Comercial - Solicitar Costeo
El ejecutivo comercial puede generar una solicitud de costeo si no
encuentra los costos necesarios para generar su tarifa. Este es
comunicada al Analista de costos y queda en estado pendiente
hasta la atencin de la solicitud.
P. Comercial - Seguimiento de Cotizaciones
El ejecutivo podr listar todas sus cotizaciones y tendr un plazo
mximo de un mes para cerrarlas con estado ganado o perdido. Si
es perdido el sistema le solicitara un motivo.
P. Comercial - Crear Acuerdos Comerciales
Cuando una cotizacin ha sido marcada como ganada, el ejecutivo
comercial listara sus cotizaciones ganadas y podr crear un
acuerdo comercial con el cliente con los datos de la tarifa
aprobada por el cliente. Esta se registrara y estar disponible para
su lectura en los sistemas operativos logsticos ya existentes en
Antares Logistics.
P. Comercial - Aprobar Cotizaciones
El jefe comercial debe consultar todas las cotizaciones en
pendientes de aprobacin para dar su visto bueno y estas sean
enviadas a los clientes. El sistema le mostrar toda la informacin
ingresada por el comercial tanto en costos como en ingresos y
profit.
P. Comercial - Reportes del Sistema
El jefe comercial podr consultar ciertos reportes por fecha para
medir el desempeo del trabajo de su equipo.
P. Costeo - Ingresar Nuevo Proveedor
El analista de costos podr registrar un nuevo proveedor
directamente si lo necesita para ingresar nuevos costos.
P. Costeo - Ingresar Nuevos Costos
El analista de costos podr ingresar manualmente nuevos costos si
lo necesita clasificndolos segn el orden del sistema.
P. Costeo - Analizar Costos
El analista podr buscar entre los costos disponibles en el sistemapara elegir la mejor opcin (por defecto las de menores precios)
de entre 3 sugerencias del sistema (mnimo 2) para una ruta
especfica. Esta informacin ser tomada en base a la lectura
automatizada de costos. Adicionalmente se le mostrara al analista
una lista de las ltimas facturas del proveedor con los montos
cobrados para que pueda verificar si ha tenido variacin y realizar
la modificacin del costo de ser necesario.
P. Costeo - Gestionar Solicitudes de Costeo
El analista de Costos consultara las solicitudes de Costeo hechas
por los ejecutivos comerciales, revisara los parmetros ingresados
y registrara el nuevo costo solicitado. Cierra la solicitud con el
envo del cdigo del costo. Si decide rechazar una solicitud tendr
que especificar el motivo para que el ejecutivo comercial lo
corrija.
P. Costeo - Monitorear Costos Automticos
El analista de costos podr consultar la correcta ejecucin del
robot de costos con el historial diario de lecturas de costos.
Adems, tendr una vista general de las incidencias encontradas
por el sistema en variacin de costos para que las pueda verificar
o actualizar de ser necesario.
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10. REFERENCIAS[1] [Jorge Rojas, 1996], Las Polticas Comerciales y
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World Wide Web., New York, United States of America:
Communications of the ACM - Special issue: RFID. Volume
48 Issue 9. ISSN: 0001-0782