MANUAL PRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS
CARTAS
MEMORANDOS
CIRCULARES
ACTAS
CERTIFICADO
CONSTANCIA
CORREO ELECTRONICO
SOBRES
HOJA DE VIDA
UTILIZACIÓN EJE
MPLO
CARACTERISTICAS
ESTILOS
Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.
DEFINICIÓN:
UTILIZACIÓN
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
Solucionar problemas que se presenten en una organización.
Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar una información, un requerimiento o
solicitud urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Convocar, felicitar o convocar. Hacer llamados de atención dentro de la
empresa.
ESTILOS
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE ESTILO SEMIBLOQUE SANGRÍA
CARACTERÍSTICAS
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:
Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Ser respetuoso y cortes. Redactar en primera persona del plural y usar el usted en
singular o plural. Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los manuales de cada organización normalizados Distribuir el texto según su extensión.
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO SANGRIA
EJEMPLO
ESTILOS
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
Es aquel escrito que se usa para intercambiar
información entre diferentes
departamentos de una empresa, con el
propósito de dar a conocer alguna recomendación,
indicación, instrucción, disposición, etc..
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Utilizar formatos en los manuales de cada organización
Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla.
Distribuir el texto según su tamaño.
Tratar un solo tema por memorando
CLASES
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3
ALTERNATIVA 1
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último separado por coma)
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
Dos interlíneas entre Para y De.
Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.
EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
DE: Astrith Martínez, Gerente General.
ASUNTO: Requerimiento nómina
ALTERNATIVA 2
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado por coma).
Remitente: Cargo y dependencia o cargo Dos interlíneas entre Para y De. En este caso, la firma del remitente aparece sobre el
nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora DE: Administración General ASUNTO: Requerimiento nómina
ALTERNATIVA 3
» Destinatario: Cargo y dependencia o cargo» Remitente: Cargo y dependencia o cargo» En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al
final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:» PARA: Jefe Costos y Finanzas » DE: Jefe Administración General» ASUNTO: Requerimiento nómina
ESTILOS
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
MODELO
Es una comunicación
interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios destinatarios
con un interés común.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Tratar un tema especificoIniciar y finalizar la circular con cortesía
y respeto.Redactar de forma clara, precisa y
concisa.Utilizar formatos normalizados según la
organización.
La circular general: va dirigida a un grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma personalizada.
CLASES
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
MODELO
UTILIZACIÓN EJE
MPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
Un acta es un documento cuyo
propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de
los acuerdos alcanzados. La redacción del
acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la
reunión y la firma su presidente
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario.
En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
El texto debe ser claro y conciso.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.
Se utilizan como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
UTILIZACIÓN
CLASES• Actas de comités.
• Actas de concejo municipal.
• Actas de reuniones administrativas.
Acta de levantamiento de cadáveres.
• Actas de asambleas.
• Actas de sociedades.
• Actas de junta directiva.
• Actas de consejos.
• Actas de eliminación de documentos.
• Actas de baja de inventarios.
Actas de entrega
MODELO
ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
Es un documento en el cual una entidad o una persona debidamente autorizado acreditan un hecho, de tal manera que se garantiza la autenticidad.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.
Tener un escrito respetuoso y cortes.
Utilizar los formatos establecidos por cada organización
CLASES• Certificado de asistencia.• Certificado de participación y
organización en un curso.• Certificado de resultados
académicos.• Certificado de docencia en curso o
seminario• Certificado que acredite
la experiencia profesional.• Certificado de conocimientos de
lenguas extranjeras.• Certificado de actividad académica
o extraacadémica.• Certificado de estado físico y/o
mental.
ESTILO
BLOQUE
ESTILO BLOQUE
MODELO
ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
La constancia será cualquier
documento escrito de carácter
probatorio en el cual se deje asentado la
concreción de algún hecho en particular; no
requiere solemnidad y
puede ser personal.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Emplear un estilo natural y sencillo.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Expedir siempre en original
ESTILO
BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
MODELO
ESTILO
MODELOS
CARACTERISTICAS
CLASES
Tiene como propósito
ser la cubierta de
los documentos
, para su entrega o
envío.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.
El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.
Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces.
La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.
Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
CLASESSegún su uso los
sobres se clasifican
en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre para tarjeta • Sobre de manila.
Según con su destino
se clasifican
en:
• Local.• Nacional.• Internacional.
MODELOS
Modelo 1
Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
ESTILOS
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS
RECOMENDACIONES
MODELOSCARA
CTERISTICAS
PARTES
Es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos o
cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación electrónicos.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Tratar un solo tema por correo
Redactar en forma clara, precisa y concreta.
Usar un lenguaje respetuoso y cortes
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
RECOMENDACIONES
No utilizar el
correo para
resolver temas
complejos.
Se recomien
da no participar
en cadena
de mensajes
.
Utilizar letra
mayúscula en casos
necesarios.
Identificar
claramente a
quien se la va a
enviar el mensaje
Se recomienda no enviar copias de
correo electrónico
a otras personas
indeterminadas
Ser breve
Se recomiend
a no adjuntar archivos con virus o con un tamaño
que después
no se pueda
descargar.
No utilizar
formatos o códigos propios de los
mensajes
PARTES
Encabezamiento: para, de, asunto
Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.
Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.
Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.
CARACTERÍSTICAS
ESTILO
MODELOS
PARTES
Es la relación de los datos
personales, la información
laboral, académica y la experiencia y
competencias de una persona.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.
PARTES
Información académica
Experiencia LaboralIdentificación del documentoDatos básicosNombre.
Investigaciones,
publicaciones y
distinciones o premios
ESTILO
MODELO