Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.1 Sistema de Gestión de la Calidad.
Requisitos Generales. Autorizó:
AGS Edición:
2 Página:
1/25
P4.2.2,1A
Tesorería General Contabilidad General
1. Objetivo
Dar a conocer los lineamientos generales referentes al Sistema de Gestión de la
Calidad.
2. Alcance
Todas las actividades y procesos realizados por la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3. Definiciones
No Aplica. 4. Actividades
4.1. La Dirección de Contabilidad General establece, documenta, implementa y
mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad con base en lo indicado en la
Norma de Calidad Internacional ISO-9001:2000 o su equivalente la NMX-
CC-9001-IMNC-2000.
4.2. Se cuenta con procesos formalizados, claramente definidos, gestionables y
mejorables que permiten satisfacer las necesidades de los clientes en lo
referente a la realización del producto de acuerdo a lo indicado en el punto 7
del Manual de Calidad. En la sección 7.1 se indican la interacción y
secuencia de los procesos de la Dirección de Contabilidad General.
4.3. Con el fin de determinar la eficacia del Sistema de Calidad se han
establecido objetivos de calidad y se da seguimiento a los mismos. El control
de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra
determinado en los procedimientos y planes de trabajo.
4.4. Existen recursos necesarios e información para apoyar y dar seguimiento a
los procesos de acuerdo al punto 6 del Manual de Calidad referente a la
Gestión de Recursos.
4.5. Continuamente se da seguimiento a los procesos con el fin de buscar la
mejora y análisis de los mismos, además de realizar autoevaluaciones al
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.1 Sistema de Gestión de la Calidad.
Requisitos Generales. Autorizó:
AGS Edición:
2 Página:
2/25
P4.2.2,1A
Tesorería General Contabilidad General
Sistema de Gestión de la Calidad que permitan realizar acciones tanto
correctivas como preventivas para alcanzar los resultados planificados según
lo indicado en la Medición, Análisis y Mejora en el punto 8 del Manual de
Calidad.
4.6. En el caso de tener procesos que se contraten externamente y afecten la
calidad del producto, estos serán controlados y se identificarán dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad.
5. Responsabilidades:
5.1. Es responsabilidad del Director, que lo indicado en esta sección del manual
se cumpla.
5.2. Es responsabilidad del Subdirector reportar e implementar lo indicado en
esta sección del Manual.
5.3 Es responsabilidad de los Jefes de Fondo, apoyar el cumplimiento de lo
indicado en este punto.
6. Referencias:
6.1 En el punto 4.1 de la Norma ISO 9001:2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.1 Requisitos de la Documentación.
Generalidades. Autorizó:
AGS Edición:
2 Página:
3/25
P4.2.2,1.A
Contabilidad General
Política de Calidad
1. Objetivo
Dar a conocer los lineamientos generales sobre la documentación que forma parte
del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Alcance
Todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la
Dirección de Contabilidad General.
3 Definiciones
3.1 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.
3.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
3.3 Instructivos de Trabajo: Forma detallada para llevar a cabo un procedimiento.
3.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
4 Actividades
4.1 El Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General
cuenta con la siguiente estructura documental:
Registros de Calidad
Instructivos de Trabajo
Procedimientos
Manual de Calidad
Política de Calidad
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.1 Requisitos de la Documentación.
Generalidades. Autorizó:
AGS Edición:
2 Página:
4/25
P4.2.2,1.A
Contabilidad General
4.2 El Director de Contabilidad General ha establecido y documentado la Política
y Objetivos de Calidad los cuales se encuentran indicados en la sección 5 de
este manual.
4.3 La Alta Dirección de la Dirección de Contabilidad General es responsable de
la elaboración y actualización del Manual de Calidad y es responsabilidad del
Director la aprobación de dicho documento. Para la elaboración y control del
Manual se cuenta con los siguientes procedimientos P4.2.2,1 y P4.2.3,1.
4.4 En el Sistema de Gestión de la Calidad se cuenta con los procedimientos
requeridos por la normativa ISO 9001:2000 y con los documentos necesarios
para la adecuada planificación, operación y control de los procesos, estos
procedimientos se elaboran y controlan de acuerdo a los procedimientos
P4.2.2,1 y P4.2.3,1.
4.5 Los registros requeridos por la normativa ISO 9001:2000 y los generados por
la operación del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran definidos y
controlados de acuerdo al Control de Registros según lo indicado en el
procedimiento P4.2.4,1 Control de Registros.
5 Responsabilidades: 5.1 La Alta Dirección y el Personal de la Dirección de Contabilidad son
responsables de ejecutar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencias: 6.1 En el punto 4.2.1 de la Norma ISO 9001: 2000
6.2 Procedimiento de Elaboración del Manual de Calidad P4.2.2,1
6.3 Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1
6.4 Procedimiento de Control de Registros P4.2.4,1
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.2 Requisitos de la Documentación.
Manual de Calidad. Autorizó:
AGS Edición:
5 Página:
5/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1. Objetivo
Dar a conocer los lineamientos referentes a la elaboración del Manual de Calidad.
2. Alcance
Todos los productos y procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad
de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3. Definiciones
3.1. Administración del Proceso Contable Universitario:
Recepción, asignación, codificación, registro, revisión, elaboración de
informes, archivo y custodia de la documentación de las operaciones
financieras de la Universidad.
3.2. Operaciones Financieras:
Las transacciones económicas identificables y cuantificables que afectan el
patrimonio de la Universidad.
4. Actividades
4.1 El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de
Contabilidad General abarca el proceso de la Administración del Proceso
Contable Universitario de acuerdo a lo documentado en el punto M7.1 del
Manual de Calidad.
4.1.1 Los productos referentes a la Administración del Proceso Contable
Universitario son:
4.1.1.1 Estados Financieros
4.1.1.2 Balanza de Comprobación
4.1.1.3 Pólizas
4.1.1.4 Auxiliares
4.1.1.5 Cuadro de Adquisiciones de Activos Fijos
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.2 Requisitos de la Documentación.
Manual de Calidad. Autorizó:
AGS Edición:
5 Página:
6/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.1.1.6 Cuadro de Impuestos Retenidos
4.1.1.7 Facturas Banner
4.1.1.8 Custodia de Información Contable
4.2 De acuerdo a las características y finalidades de la Dirección de Contabilidad
General el Sistema de Gestión de la Calidad tiene las siguientes exclusiones:
4.2.1 Diseño y Desarrollo del punto 7.3 de la Norma ISO-9001:2000, ya
que no se realizan actividades de diseño y desarrollo y la
Administración del Proceso Contable Universitario se realiza de
acuerdo a prácticas convencionales o tradicionales.
4.2.2 Compras en el punto 7.4 de la Norma ISO 9001:2000 debido a que
las compras son realizadas por la Dirección de Adquisiciones,
Proveeduría e Inventarios y la calidad de los productos requeridos no
afecta la calidad intencional de los productos realizados.
4.2.3 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio del punto 7.5.2 de la norma ISO 9001:2000, debido a la
naturaleza de los productos estos se pueden verificar en cualquier
etapa del proceso del mismo.
4.2.4 Control de los Dispositivos de seguimiento y de medición de la
sección 7.6 de la Norma ISO 9001:2000 no se incluyen, dado que la
naturaleza de los procesos no requiere de ningún tipo de dispositivo
para su medición.
4.3 El Manual de Calidad es un documento que refleja la manera como la
Dirección de Contabilidad General ha establecido los requisitos de la
normativa ISO 9001:2000. Este Manual esta estructurado de acuerdo a las
secciones de la citada Norma indicando cuando corresponda los
procedimientos que aplican o haciendo referencia a ellos.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.2 Requisitos de la Documentación.
Manual de Calidad. Autorizó:
AGS Edición:
5 Página:
7/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.4 Todos los procesos requeridos para proporcionar los servicios de la
Dirección de Contabilidad General y su interacción están indicados en la
sección 7.1 de este Manual.
4.5 El Manual de Calidad es autorizado en su primera edición por el Director de
Contabilidad General.
4.5.1 Las posteriores modificaciones son autorizadas por el Director de
Contabilidad General y en caso de ausencia por el Subdirector.
4.6 El Manual de Calidad es consultado por todos los integrantes de la Dirección
de Contabilidad General de la BUAP, para conocer las directrices
establecidas hacia la calidad de los servicios y productos. También es una
herramienta para la capacitación del personal de nuevo ingreso.
5. Responsabilidades:
5.1. El Director de Contabilidad General es responsable de vigilar el
cumplimiento de lo indicado en esta sección del Manual.
5.2. El Subdirector y los Jefes de Fondo deberán apoyar lo indicado en esta
sección del Manual.
6. Referencias
6.1. En el punto 4.2.2 de la Norma ISO 9001:2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.3 Requisitos de la Documentación.
Control de Documentos. Autorizó:
AGS Edición:
4 Página:
8/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes al Control de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
2. Alcance
Todos los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de
la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3. Definiciones
No aplica.
4 Actividades 4.1 Todos los documentos deberán aprobarse y revisarse antes de ser emitidos.
4.1.1 Solo el titular del puesto que elaboró el documento lo puede
modificar en caso de ser necesario.
4.1.2 La revisión y autorización de procedimientos e instructivos de trabajo
solo las pueden realizar Director, Subdirector y Jefes de Fondo en el
área de su ingerencia.
4.1.3 El Manual de Calidad se realiza y autoriza de acuerdo a lo indicado
en M4.2.2
4.2 Los documentos son actualizados cuando surge alguna modificación, el estado
de cambios se encuentra dado con el número de la edición, éstos se encuentran
marcados en el documento de solicitud de alta, modificación y baja P4.2.3,1A
y se realiza como lo indica el procedimiento de Control de Documentos
P4.2.3,1.
4.2.1 La versión que se encuentra en el Sistema de Control Documental
Electrónico se considerada como la actualizada.
4.3 Con el fin de tener un concentrado de todos los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad se cuenta con un formato P4.2.3,1B Lista Maestra de
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.3 Requisitos de la Documentación.
Control de Documentos. Autorizó:
AGS Edición:
4 Página:
9/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
Documentos, la cual nos permite identificar los cambios en los documentos y
el estado de revisión de los mismos.
4.4 Para asegurar que los procedimientos e instructivos se encuentran disponibles
en los puntos de uso Control Documental los distribuye de acuerdo a lo
indicado en el Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1 quedando
como evidencia la Lista de Distribución P4.2.3,1C.
4.5 El Control Documental se realiza principalmente de manera electrónica
asegurando de esta manera que los procedimientos y documentos sean legibles
y fácilmente identificables.
4.6 El control de documentos externos es responsabilidad del Director de
Contabilidad General y del Jefe de Fondo de Ingresos Propios de acuerdo a los
indicado en el procedimiento de control de documentos P4.2.3,1.
4.7 Control Documental se asegura de marcar con un sello los documentos
obsoletos producto de algún cambio o modificación en los mismos con el fin
de evitar el uso no intencionado de los mismos. Debido a las características del
Sistema de Control Documental Electrónico en el momento de dar de alta el
nuevo documento la versión anterior desaparece, esta prohibido modificar o
imprimir los documentos que se encuentran en el Sistema de Control
Documental Electrónico, a excepción de los Diagramas de Flujo y Planes de
Trabajo que se encuentran en el Anexo 1 del presente manual.
4.8 En el caso de los documentos de consulta estos se identifican con un sello
verde con la leyenda “Material de Consulta”.
4.8.1 Los documentos impresos que no cuenten con estos sellos y el color
indicado se consideran que están fuera del Sistema de Gestión de la
Calidad.
4.8.2 Todo documento interno impreso se encuentra identificado por el
código, nombre y número de copia controlada.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.3 Requisitos de la Documentación.
Control de Documentos. Autorizó:
AGS Edición:
4 Página:
10/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.8.2.1 Todo Documento que se encuentra en el Sistema de Control
Documental Electrónico se considera como documento
controlado.
4.9 Se cuenta con una lista electrónica de distribución por cada documento
entregado por el Sistema de Control Documental Electrónico y listas impresas
para los documentos externos sujetos a Control Documental.
4.10 Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad serán resguardados en el
área física de la Subdirección.
4.11 Se cuenta con un procedimiento P4.2.3,1 referente al Control Documental.
4.12 Cada persona de la Dirección de Contabilidad General es responsable de las
no conformidades que puedan surgir por el incumplimiento de lo que se
establece en el procedimiento P.4.2.3,1 referente a Control Documental.
5 Responsabilidades
5.1 El Subdirector es responsable de que se cumpla lo indicado en esta sección del
Manual.
5.2 El Director y Jefes de Fondo deberán de apoyar lo indicado en esta sección.
6 Referencias 6.1 En el punto 4.2.3 de la Norma ISO 9001:2000 6.2 Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.4 Requisitos de la Documentación.
Control de Registros. Autorizó:
AGS Edición:
5 Página:
11/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes al Control de los Registros de Calidad del
Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Alcance
Todos los registros de calidad generados y utilizados en el funcionamiento del
Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la
BUAP.
3. Definiciones
3.1. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
4 Actividades
4.1 Los documentos que son utilizados para los procesos del Sistema de Gestión
de la Calidad y que dan evidencia de la conformidad de los procesos y de la
eficacia de los mismos son considerados registros de calidad.
4.2 Tipos de Registros: En el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de
Contabilidad General fundamentalmente tenemos dos tipos de registros:
4.2.1 Registros que conserva la persona que los genera y que le sirven para
el control y monitoreo de sus procesos.
4.2.2 Registros que son resultados de los procesos contables y que por
fines regulatorios y legales deben ser mantenidos y resguardados
adecuadamente y que son controlados en el Archivo de la Dirección
de Contabilidad General.
4.3 Los registros que sirven de base para el control y monitoreo de los procesos
son identificados de acuerdo al procedimiento P4.2.2,1 y su almacenamiento,
protección y recuperación es responsabilidad de la persona que los genera, lo
anterior de acuerdo al procedimiento P4.2.4,1 Control de Registros de Calidad.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código:
M4.2.4 Requisitos de la Documentación.
Control de Registros. Autorizó:
AGS Edición:
5 Página:
12/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.4 Control y disposición de los Registros de Calidad: se cuenta con una Lista
Maestra de Registros de Calidad P4.2.4,1A. Para los registros impresos su
disposición es la destrucción de los mismos al vencimiento de su tiempo de
resguardo, en el caso de los electrónicos es la eliminación al dar de alta el
nuevo registro.
4.5 Para los registros que son resultado de los procesos contables y que son
controlados por el Archivo de la Dirección de Contabilidad General se
procede de acuerdo a P7.5.5,1 procedimiento de Archivo y Custodia
4.6 Todos los registros de calidad deberán ser legibles y llenados correctamente,
para mostrar evidencia del cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión de
la Calidad de la Dirección de Contabilidad General.
5 Responsabilidades 5.1 El Subdirector y los Jefes de Fondo son responsable de que se cumpla lo
indicado en esta sección del Manual.
5.2 El Director deberá apoyar lo indicado en esta sección.
6 Referencias
6.1 En el punto 4.2.4 de la Norma ISO 9001:2000
6.2 En el Procedimiento de Elaboración de Manual, Procedimientos e Instructivos
P4.2.2,1
6.3 En el Procedimiento de Control de Registros P4.2.4,1
6.4 En el Procedimiento de Archivo y Custodia P.7.5.5,1
Contabilidad General
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.1
Medición, Análisis y Mejora Generalidades
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 13/25
P4.2.2,1A
1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la Medición, Análisis y Mejora de los servicios y procesos de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
2. Alcance Todos los servicios, productos y procesos que se efectúen en la Dirección de Contabilidad General.
3. Definiciones
No aplica 4. Actividades
4.1. Se cuenta con procesos que permiten analizar y medir los objetivos de calidad referente a la Planificación según lo indicado en el punto M5.4 del Manual.
4.2. La medición de la conformidad de los servicios proporcionados se realiza por medio de la Satisfacción del Cliente según lo indicado en el punto M8.2.1 del Manual.
4.3. La conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza de acuerdo a las auditorías internas según lo indicado en el punto M8.2.2 del Manual y a las externas que pudieran realizar los Clientes.
4.4. La mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad se da por medio de las acciones correctivas y preventivas según lo indicado en el punto M8.5 del Manual.
4.5. Se utilizaran diferentes técnicas estadísticas para la medición y control del proceso de prestación del servicio.
5. Responsabilidades
5.1 El Director deberá de apoyar lo indicado en esta sección.
5.2 Es responsabilidad del Subdirector, los Jefes de Área e Ingresos Propios
realizar lo indicado en esta sección.
6. Referencias
6.1. En el punto 8.1 de la Norma ISO 9001: 2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.1
Seguimiento y Medición Satisfacción al Cliente
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 14/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1. Objetivo Dar a conocer la información relativa para la medición de la percepción del Cliente en cuanto a su satisfacción, con respecto al cumplimiento de los requisitos del producto y servicios ofrecidos por la Dirección de Contabilidad General.
2. Alcance
Todos los Clientes de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP. 3. Definiciones
Cliente.- Organización ó persona que recibe el producto ó el servicio.
4. Actividades 4.1 La Dirección de Contabilidad General cuenta con los siguientes elementos
para determinar la retroalimentación por parte de sus principales clientes: 4.1.1 Auditores Externos: Proporcionan Informe sobre la conformidad,
veracidad y razonabilidad de los Estados Financieros elaborados por la Dirección de Contabilidad General. Esta valoración por parte de los Auditores Externos representa de manera muy objetiva el grado de satisfacción sobre los productos proporcionados a ellos.
4.1.2 El informe de los auditores externos es analizado por el Director de Contabilidad General con el fin de determinar el grado de satisfacción de los auditores y en su caso tomar las medidas necesarias para solventar sus observaciones.
4.1.3 Contraloría General: Proporcionan Pliego mensual de observaciones a los Estados Financieros elaborados por la Dirección de Contabilidad General.
4.1.4 El pliego de observaciones de la Contraloría General es analizado por la Subdirección con el fin de determinar las que son imputables a la Dirección de Contabilidad, considerando principalmente las observaciones referentes a reclasificaciones y ajustes contables y en su caso tomar las medidas necesarias para solventar sus observaciones
4.1.5 Tesorería General: La retroalimentación sobre la percepción de los servicios proporcionados los realiza a través de reuniones de trabajo y comunicaciones entre la Dirección de Egresos de la Tesorería General y el Director de Contabilidad General.
4.1.6 Usuarios Diversos: La Dirección de Contabilidad General ha establecido en su página WEB una dirección de correo electrónico para recibir de parte de otros usuarios quejas o sugerencias.
4.2 La información obtenida de la satisfacción del cliente se utiliza como información de entrada para la revisión de la Dirección de acuerdo a lo
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.1
Seguimiento y Medición Satisfacción al Cliente
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 15/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
indicado en punto M5.6.2 del Manual referente a “Quejas de Clientes y Satisfacción del mismo”.
4.3 Al realizar el análisis de los resultados de la Satisfacción del Cliente, y si se identifican áreas de oportunidad, estas se realizarán de acuerdo en lo indicado en el punto M8.5.1 del Manual referente a Mejora Continua y de identificarse tendencias negativas se realizan Acciones Preventivas como lo indica el punto M8.5.3 del Manual.
5 Responsabilidades
5.1 El Director, Subdirector y los Jefes de Fondo son responsables de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencias
6.1 En el punto 8.2.1 de la Norma ISO 9001: 2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.2
Seguimiento y Medición Auditoria Interna
Autorizó: AGS
Edición: 4
Página: 16/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la realización de la auditoria interna para evaluar el grado de implantación, sus fortalezas y debilidades así como la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, y determinar si este se encuentra conforme con lo indicado en la norma ISO 9001:2000.
2 Alcance
Todo el Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3 Definiciones No aplica
4 Actividades
4.1 Responsabilidad de las auditorias internas: El Director de Contabilidad General ha nombrado al Representante de la Dirección como el responsable de coordinar y llevar a cabo el proceso de auditorias internas con el fin de determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 y de la propia organización.
4.2 El Representante de la Dirección selecciona y califica los auditores internos de acuerdo al Procedimiento de Auditoria Internas P8.2.2,1. La asignación de auditores debe cuidar la independencia de los mismos.
4.3 Programa Anual de Auditorias: En el procedimiento P8.2.2,1 se establece el Programa Anual de Auditorias Internas al Sistema de Gestión de la Calidad, el cual es autorizado por el Director, este programa esta basado en la importancia de los procesos, el resultado de auditorias anteriores y quejas de los clientes.
4.4 El Representante de la Dirección debe definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma su frecuencia y metodología. Lo anterior esta indicado de manera especifica en el Procedimiento P8.2.2,1 Auditoria Internas.
4.5 Notificación de Auditoria: El Auditor Líder notifica por anticipado al personal de la fecha de la auditoria y del horario de la reunión inicial.
4.6 Ejecución de Auditoria: El Auditor Líder y su grupo de auditores ejecutan la auditoria de acuerdo al Procedimiento de Auditoria Internas P8.2.2,1, utilizando la lista de verificación correspondiente.
4.7 Reunión de Cierre e Informe: El Auditor Líder conduce la reunión de cierre en donde informa los resultados de la auditoria con el fin de que sean conocidos por los auditados y en su caso hacer las aclaraciones pertinentes. El Representante de la Dirección elabora y entrega al Director el Informe de Auditoria.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.2
Seguimiento y Medición Auditoria Interna
Autorizó: AGS
Edición: 4
Página: 17/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.8 Seguimiento: El personal auditado responsable de no conformidades detectadas en el proceso de auditorias elabora sus propuestas de acciones correctivas de acuerdo al Procedimiento P8.5.2,1 a las cuales da seguimiento para su cumplimiento y eficacia el Representante de la Dirección.
4.9 Las Auditorias Internas pueden ser desarrolladas por auditores internos calificados de otras dependencias de la BUAP, que cumplan con lo indicado en el punto anterior.
4.10 La información obtenida de las auditorias es utilizada para: 4.10.1 Realizar lo establecido en el punto M5.6.1 del manual, referente a la
Revisión por la Dirección. 4.10.2 Toma de acciones de mejora como respuesta a los resultados de la
auditoria interna. 4.11 El Representante de la Dirección es responsable de recopilar y resguardar toda
la información referente al proceso de auditorias. 5 Responsabilidades
5.1 El Representante de la Dirección y su Grupo de Auditores son responsables de realizar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 El Director y el personal deberá apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.2.2 de la Norma ISO 9001: 2000 6.2 En el Procedimiento de Auditorias Internas P8.2.2,1 6.3 En el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P8.5.2,1
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.3
Seguimiento y Medición Seguimiento y medición de los
procesos
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 18/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento y medición, para evaluar el desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
2 Alcance
Todos los procesos de Realización del Producto del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3 Definiciones
No aplica 4 Actividades
4.1 Los procesos para la realización de los Estados Financieros de la BUAP se supervisan, miden y controlan a través de Planes de Trabajo y Diagramas de Flujo de estos procesos los cuales se encuentran en el Anexo 1 del presente Manual.
4.2 Los Estados Financieros se realizan por tipo de fondo y para su control existe un plan de trabajo específico. El Jefe de Fondo ha establecido en estos documentos la secuencia de procesos, los responsables de su realización, los procedimientos y registros que aplican y fundamentalmente los indicadores que a su criterio le permiten medir su desempeño.
4.3 El Jefe de Fondo analiza la información que se desprende de los planes de trabajo, en el caso no alcanzar los resultados planificados toma acciones para llevar a cabo las correcciones y/o acciones correctivas según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto.
4.4 La información sobre el desempeño de los procesos y conformidad del producto es enviada mensualmente por el Jefe de Fondo a la Subdirección además de presentarse en las reuniones de revisión por la Dirección.
5 Responsabilidades
5.1 Los Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 El Director y Subdirector son responsables de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.2.3 de la Norma ISO 9001: 2000.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.4
Seguimiento y Medición Seguimiento y medición del Producto
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 19/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo
Dar a conocer los lineamientos referentes a la medición y seguimiento de las
características del producto (Estados Financieros) en las etapas apropiadas del
proceso y antes de su liberación a los Clientes de la Dirección de Contabilidad
General.
2 Alcance
Todos los productos que se incluyen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la
Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3 Definiciones
No aplica
4 Actividades
4.1 Los Estados Financieros se realizan por tipo de fondo y para su control existe
un plan de trabajo específico. El Jefe de Fondo ha establecido en estos
documentos la secuencia de procesos, los responsables de su realización, los
procedimientos y registros que aplican y fundamentalmente los indicadores
que a su criterio le permiten medir su desempeño.
4.2 Los Jefes de Fondo entregan mensualmente los indicadores de sus procesos a
la Subdirección con el fin de que se muestre el nivel del desempeño de los
procesos y sus resultados.
4.3 Los Jefes de Fondo son responsables de realizar integraciones de cuentas
contables de acuerdo al procedimiento P8.2.4,1 de Integraciones con la
finalidad de verificar la conformidad del producto. Estas integraciones son
enviadas a la Subdirección de manera mensual.
4.4 La Subdirección revisa y analiza tanto los indicadores de los planes de trabajo
como las integraciones por tipo de fondo con el fin de comprobar la
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.2.4
Seguimiento y Medición Seguimiento y medición del Producto
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 20/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
conformidad del producto de acuerdo al procedimiento P8.2.4,1 Integraciones
y a sus Planes de Trabajo.
4.5 La Subdirección notifica al Jefe de Fondo las observaciones a sus Planes de
Trabajo e Integraciones en el caso de encontrar no conformidades.
4.6 El Jefe de Fondo analiza las observaciones enviadas por la Subdirección y
establece las correcciones y/o acciones correctivas que apliquen, lo anterior de
acuerdo al procedimiento de P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.
4.7 Liberación de los Estados Financieros: Estos solo podrán ser liberados cuando
se hallan completado los programas de monitoreo y medición de los Planes de
Trabajo de los Jefes de Fondo y de la Subdirección.
5 Responsabilidades
5.1 El Director es responsable de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 El Subdirector y los Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en
esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.2.4 de la Norma ISO 9001: 2000
6.2 En el Procedimiento P8.2.4,1 Integraciones.
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.3 Control del Producto No Conforme
Autorizó: AGS
Edición: 4
Página: 21/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo
Dar a conocer los lineamientos referentes a la oportuna detección y control de los
productos no conformes generados en los procesos y productos de la Dirección de
Contabilidad General con el fin de evitar su uso o entrega no intencionada a los
Clientes.
2 Alcance
Todos los Procesos y Productos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3 Definiciones
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
4 Actividades
4.1 Detección de No Conformidades: esta se lleva a cabo a través de la
supervisión indicada en los Planes de Trabajo y los Registros de Calidad que
aplican.
4.2 Para las no conformidades de proceso es el Jefe de Fondo quien tiene la
autoridad para su control e indicar las correcciones y/o acciones correctivas
que apliquen, lo anterior de acuerdo al Procedimiento de Producto no
Conforme P8.3,1.
4.3 Para las no conformidades del producto es la Subdirección quien tiene la
autoridad para su control e indicar las correcciones y/o acciones correctivas
que apliquen, lo anterior de acuerdo al Procedimiento de Producto no
Conforme P8.3,1.
4.4 El Subdirector y los Jefes de Fondo determinan en su área de responsabilidad
las siguientes medidas para el manejo de las no conformidades detectadas:
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.3 Control del Producto No Conforme
Autorizó: AGS
Edición: 4
Página: 22/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
4.4.1 Realizar las correcciones en los documentos contables para lograr su
conformidad y realizar una nueva verificación de la conformidad del
producto.
4.4.2 Analizar la magnitud de la no conformidad y en función de esta la
subdirección autoriza la liberación del producto.
4.5 En el caso de detectar que un producto no conforme ha sido liberado y
entregado al Cliente de la Dirección de Contabilidad General, la Subdirección
informa vía telefónica de esta situación al Cliente acordando el envió del
Producto corregido y solicitando la devolución del no conforme.
4.6 La Subdirección y los Jefes de Fondo mantienen los registros de las no
conformidades detectadas y de las acciones correctivas realizadas de acuerdo
al procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.
5 Responsabilidades
5.1 El Subdirector y Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en
esta sección del Manual.
5.2 El Director es responsable de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.3 de la Norma ISO 9001: 2000
6.2 En el procedimiento P8.3,1 Control del Producto No Conforme.
6.3 En el procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.
Manual de Calidad
Realizó: RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.4 Análisis de Datos
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 23/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la recopilación y análisis de los datos generados en la elaboración de los Estados Financieros por la Dirección de Contabilidad General, con el fin de evaluar el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a sus objetivos y así identificar áreas de mejora.
2 Alcance
Todos los procesos y productos generados en la elaboración de los Estados Financieros de la BUAP por parte de la Dirección de Contabilidad General.
3 Definiciones
No Aplica 4 Actividades
4.1 El monitoreo y medición de los procesos y productos es la fuente de
generación de datos relevantes sobre el comportamiento y tendencias de los
mismos, la cual se realiza como se indica en las secciones M8.2.3 y M8.2.4
del Manual.
4.2 La Subdirección y los Jefes de Fondo concentran y analizan mensualmente
esta información con el fin de determinar posibles no conformidades,
tendencias, y áreas de oportunidad para la mejora.
4.3 La información referente a los resultados de los Planes de Trabajo y a la
percepción del Cliente se presenta y analiza en las reuniones de la revisión por
la Dirección con el fin de determinar posibles no conformidades, tendencias, y
áreas de oportunidad para la mejora.
5 Responsabilidades
5.1 El Director es responsable de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 El Subdirector y Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en
esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.4 de la Norma ISO 9001: 2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.5.1
Mejora Mejora Continua
Autorizó: AGS
Edición: 2
Página: 24/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General.
2. Alcance
Todos los procesos y productos incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3. Definiciones
No Aplica.
4 Actividades 4.1 La Alta Dirección ha establecido Política y Objetivos de Calidad que son
coherentes con las finalidades de la Dirección de Contabilidad General. 4.2 En la Dirección de Contabilidad General se han establecido metodologías para
la medición y monitoreo de indicadores de procesos y productos alineados a los Objetivos de Calidad, por lo que en el grado que se alcancen los objetivos se demuestra la eficacia del Sistema.
4.3 La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad esta planeada a través de proyectos o programas que surjan en las reuniones de la Revisión por la Dirección en donde se analizan el cumplimiento de los objetivos de calidad, los resultados de las auditorias, el análisis mensual de datos presentado por la Subdirección y Jefes de Fondo así como el estado que guardan las acciones correctivas y preventivas.
5 Responsabilidades
5.1 Es responsabilidad del Director realizar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 Es responsabilidad del Subdirector y Jefes Fondo apoyar lo indicado en esta sección del Manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.5.1 de la Norma ISO 9001: 2000
Manual de Calidad Realizó:
RAT
Fecha:
01/10/04
Código: M8.5.2,3
Mejora Acciones Correctivas y Preventivas.
Autorizó: AGS
Edición: 1
Página: 25/25
P4.2.2,1A
Contabilidad General
1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a las acciones para eliminar las causas de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir y en el caso de las no conformidades potenciales evitar su ocurrencia.
2 Alcance
Todas las no conformidades generadas en el Sistema de la Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.
3 Definiciones
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 4 Actividades
4.1 Las no conformidades de procesos y productos en el sistema de Gestión de la Calidad son detectadas y revisadas a través de la aplicación de los planes de trabajo y el análisis de datos por parte de la Subdirección y Jefes de Fondo.
4.2 Se identifican fuentes de información referentes a la detección y revisión de no conformidades tales como:
4.2.1 Quejas de Clientes 4.2.2 Auditorías Internas y Externas 4.2.3 Revisión de la Dirección 4.2.4 Medición de la Satisfacción del Cliente
4.3 La Subdirección, los Jefes de Fondo y el personal involucrado con una no conformidad realizan el análisis de la causa que la origino con el fin de tomar las acciones necesarias para prevenir su recurrencia y en el caso de las no conformidades potenciales su ocurrencia de acuerdo al procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.
4.4 La Subdirección y los Jefes de Fondo son los responsables de verificar la implantación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas y resguardar los registros correspondientes.
4.5 Las acciones correctivas y preventivas deberán de ser apropiadas a la naturaleza y tamaño de la no conformidad encontrada.
5 Responsabilidades
5.1 Es responsabilidad del Director realizar lo indicado en esta sección del Manual.
5.2 Es responsabilidad del Subdirector y los Jefes de Fondo apoyar lo indicado en esta sección del manual.
6 Referencia
6.1 En el punto 8.5.2 de la norma ISO 9001: 2000
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