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Diagnóstico de Calidad a registros administrativos con potencial estadístico

Noviembre de 2016

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Diagnóstico de Calidad del Registro de Declaración privada del impuesto de industria y comercio

Noviembre de 2016

para su aprovechamiento

estadístico

Diagnosticar y fortalecer la calidad de

los registros administrativos,

con base en:

Las

recomendaciones

internacionales

y el Código

Nacional de

Buenas Prácticas.

Objetivo del diagnóstico

ATRIBUTOS DE

CALIDAD PARA USO

ESTADÍSTICO

Relevancia

Oportunidad y

Puntualidad

Interpretabilidad

Comparabilidad

Transparencia

Coherencia Continuidad

Qué se espera del diagnóstico?

✓Caracterizar el estado del registro administrativo en loselementos de calidad definidos en la matriz de diagnóstico.

✓ Identificar los posibles aspectos de mejora en los registrosadministrativos de importancia para las estadísticas territorialesy el Sistema Estadístico Nacional.

✓Proponer acciones de fortalecimiento que contribuyan alfortalecimiento y el aprovechamiento estadístico del registroadministrativo.

Fases del diagnóstico

Análisis de la información obtenida a

partir del formulario

para caracterización de registros

Revisión y análisis de las evidencias y soportes

documentales suministrados

Resultados del ejercicio de análisis de integridad

y consistencia estadística

Responsables registros administrativos

Entrevistas

con:

Diagnóstico de la calidad de las bases de datos

Se diagnostica a partir de:

¿Cómo se diagnostica?

Matriz de diagnóstico

ComponenteEn

torn

o d

el

Re

gis

tro

Aspectos

Marco Legal

Recursos

Pro

ce

so

de

l R

eg

istr

o

Diseño

Ejecución

Análisis

Elementos

2

1

6

10

2

Acceso 2

Total 23

Seguridad

Infraestructura tecnológica

Recuperabilidad

Documentación • Modelo entidad relación• Diccionario de datos• Manual de usuarios y de sistemas• Documento de consistencia y validación

Integridad y consistencia del dato• campo • variable • registro.Técnica : aplicación de reglas de consistencia y validación

ENTORNO TECNOLÓGICO

ENTORNO DE BASE DE DATOS

ELEMENTOS DE CALIDAD ENTORNO BASE DE DATOS

Identificación de trámites

Informe de Selección

Cuadro 2S

Página web Alcaldía de

CaliHojas de vida (HV)

Fuentes de información de los trámites

245134

176

TIRA

Nombre del trámite Propósito del trámiteNombre del RAObjetivo del RA

Instrumento de recolecciónMétodo de RecolecciónVariables principalesÁrea temáticaAspecto temático

VariablesMecanismos de Información

Cartas de solicitud

Formatos (RAF)

62 23 82

Documentos varios

Selección de los Criterios de Calidad y revaluación

23

15

Encuestas a Responsables

RAFMU

58

176

Identificación de trámites y transición a registro administrativo

Características Trámite identificado Registro administrativo con potencial estadístico

NombreImpuesto de industria y comercio y su complementario de

avisos y tablerosDeclaración privada del impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros

Propósito/Objetivo

Declaración y pago del impuesto por el ejercicio decualquier actividad comercial, industrial o de servicios, enforma permanente u ocasional en inmuebles determinados,con establecimientos de comercio o sin ellos.

Contar con la información sobre la declaración y pago delimpuesto por el ejercicio de actividad comercial, industrial ode servicios para el Municipio de Santiago de Cali

Variables

Razón social, NIT, Dirección del establecimiento; municipio;comuna; actividad económica principal; meses defuncionamiento; actividades desarrolladas; código ciiu;sucursales financieras; código único predial; código predial;base gravable para cada actividad económica; impuesto deindustria y comercio para cada actividad; patrimoniolíquido del año anterior; total ingresos ordinarios yextraordinarios del año; valor del impuesto anual deindustria y comercio; total de impuestos a pagar.

Dirección del establecimiento; municipio; comuna; actividadeconómica principal; meses de funcionamiento; actividadesdesarrolladas; código ciiu; sucursales financieras; códigoúnico predial; código predial; base gravable para cadaactividad económica; impuesto de industria y comercio paracada actividad; patrimonio líquido del año anterior; totalingresos ordinarios y extraordinarios del año; valor delimpuesto anual de industria y comercio; total de impuestosa pagar.

Importancia del registro para el

Plan de Desarrollo Municipal

(Meta/Indicador)

Meta: En el periodo 2016 -2019 el 63% de loscontribuyentes cumplen oportunamente con el pago delimpuesto municipales predial de industria y comercio

Indicador: Contribuyentes que pagaron oportunamentelos impuestos municipales predial e industria y comercio

Meta: En el periodo 2016 -2019 el 63% de loscontribuyentes cumplen oportunamente con el pago delimpuesto municipales predial de industria y comercio

Indicador: Contribuyentes que pagaron oportunamente losimpuestos municipales predial e industria y comercio

Declaración privada del Impuesto de Industria y Comercio y su Complementario de

Avisos y Tableros

Nombre del registro

administrativo a

diagnosticar

Marco Normativo

ley 14 de 1983, el acuerdo 0321 de 2011 y el Decreto No. 411.020.0259 de2015 y la Resolución No. 4131.1.12.6 – 2472 de 2013, se destacan como lasnormas más relevantes del registro, que garantizan su obligatoriedad,continuidad, orden, responsabilidad, conceptos, periodos y el formato dediligenciamiento.

ENTORNO DEL REGISTRO ADMINISTRATIVO


Estructura Funcional

La Subdirección de Impuestos y Rentas del Departamento de HaciendaMunicipal, cuenta con el Plan Anual de Gestión Tributaria donde se definenlas actividades, metas, indicadores, la periodicidad de los datos, el mes deinicio, el mes de finalización y la persona responsable de cada actividad quetiene que ver con el impuesto de industria y comercio.

Lo complementa el procedimiento del trámite, que define lasresponsabilidades para cada etapa que lleva el registro desde el momento enel que el usuario registra su información en el aplicativo web hasta cuandoeste cancela el valor de la inscripción.

El registro cuenta entonces con una estructura funcional bien definida quereitera el compromiso y relevancia para la administración del control yauditoria de los contribuyentes del municipio

PROCESO DEL REGISTRO ADMINISTRATIVO

Objetivo del Registro Administrativo

El objetivo del registro es poder contar con la información sobre ladeclaración y pago del impuesto por el ejercicio de actividad comercial,industrial o de servicios para el Municipio de Santiago de Cali.

El objetivo es consistente con los demás aspectos que reglamentan tanto elregistro como la entidad

coincide con la misión de la entidad


Plan de Trabajo

El Plan de Anual de Gestión Tributaria se puede evidenciar el paso a paso delas actividades que se realizan en la producción del registro, permite elcumplimiento del objetivo planteado para el registro administrativo, porqueallí se establece cada año las actividades, plazos, indicadores y responsablesespecíficos para de cada una de las etapas en las que se desarrolla ladeclaración privada del impuesto de industria y comercio.

El cumplimiento anual y seguimiento cuidadoso de este plan revelan elcompromiso de la entidad responsable, por cumplir con la meta de desarrolloque abarca el registro.


Conceptos

Todos los conceptos utilizados son estándar, porque provienen de la Ley 14 de1983, el Estatuto Tributario y el Manual de fiscalización, estos conceptos sonpresentados además en el manual de proceso de gestión tributaria delMunicipio de Cali, y los manuales de procedimiento de la subdirección.

Infraestructura Tecnológica

Tecnológicamente el registro administrativo se encuentra bien soportado,utiliza como instrumento de captura un aplicativo web, que permite la cargaautomática de los datos del contribuyente, para el procesamiento yalmacenamiento la sección de sistemas del Departamento de Hacienda utilizael manejador de base de datos ORACLE y para realizar análisis por losfuncionarios temáticos estos recién de sistemas las variables solicitas enarchivos de EXCEL último programa sobre el cual se trabaja la información.


Cobertura del Registro

De acuerdo a la normatividad que rige el registro, el departamentoadministrativo de Hacienda busca tener una cobertura del 100% de laspersonas naturales, jurídicas y sociedades de hecho que realicen actividadescomerciales, industriales y de servicios en toda la jurisdicción municipal. Paraello en las actas de omisos, fiscalización e inexactos plantean todo lametodología utilizada para que la fiscalización alcance todos loscontribuyentes, cualquiera que sea la actividad.

A través de este procedimiento se identifican las actividades que no estánobligadas a declarar, las personas que están omitiendo los datos reales de susactividades y toman medidas para incrementar la cobertura del registro


Seguridad - base de datos

El acceso a la base de datos está restringido a los funcionarios que laboran enel área de sistemas y algunos funcionarios específicos, esto vienedeterminado por en el Decreto 0203 de 2001, en el cual la Subdirección deImpuestos y Rentas, tiene la responsabilidad de definir los niveles de acceso,asignación de claves, autorización a los usuarios y en general, todo loconcerniente con la seguridad del sistema y la integridad de la información.

Depuración de la información

La información recogida por el registro es una declaración privada deingresos, por ley la Subdirección no puede modificar, eliminar o suprimir lainformación revelada por el contribuyente por lo tanto no es posible realizarninguna depuración de la información entregada por los contribuyentes, encaso de identificar errores se debe re contactar al contribuyente.

ELEMENTOS DE CALIDAD A FORTALECER

Compromiso de Calidad

En términos de la reglamentación, documentación de losprocedimientos, la distribución de las funciones y los procedimientospresentados se puede notar el compromiso por la calidad de su labor yel cumplimiento de la meta del plan de desarrollo. Sin embargo, elcompromiso por la calidad de los datos no es tan vinculante debido aque no existen reglas de negocio apropiadas para el registro.

Acciones de fortalecimiento


✓ Trabajar en conjunto, temáticos e ingenieros del grupo de sistemas deHacienda para que se mejore el instrumento de captura y seincremente la consistencia y coherencia de la información recogida, através de la implementación de las reglas de validación diseñadas porlos funcionarios temáticos dentro de las capacitaciones recibidas porparte del DANE.

Documentación



El registro administrativo cuenta con manuales e instructivos para el diligenciamientodel formulario, estos están completos y bien diseñados porque permiten al usuarioresolver muchas dudas y estar preparados para responder de forma individual elformulario de inscripción. A su vez, el registro cuenta con las metodologíasimplementadas para dar seguimiento y fiscalización a los contribuyentes y elprocedimiento donde se define lo que se debe hacer con el registro desde que elusuario registra su información en el sistema, hasta la carga masiva de los formularioscon su respectivo pago.

Completar documentación con:✓ Metodología del registro administrativo que incluya, conceptos, antecedentes,

referentes nacionales e internacionales, análisis de cobertura e indicadores de norespuesta

✓ Estandarización de la lista de chequeo, paso a paso para la carga masiva deformularios de declaración privada del impuesto de industria y comercio

✓ Guía de procedimiento para casos de inconsistencia y errores en la captura dedatos

✓ Protocolos para la entrega de información

Documentación de la base de datos



• No se tuvo evidencia documental de:

• Diccionario de datos• Modelo entidad relación o modelo de datos• Manual del sistema• Manuales de usuario• Documento de consistencia y validación

Diseñar e implementar:

• Diccionario de datos• Modelo entidad relación o modelo de datos• Manuales del sistema y manuales de usuario• Documento de consistencia y validación de la base de datos.

Nomenclaturas y clasificaciones


El registro administrativo utiliza la Clasificación Industrial InternacionalUniforme de todas las actividades económicas revisión 3.1, CIIU Rev. 3.1 y laclasificación por código de actividad ICA para aplicar las tarifas tributarias.Las dos clasificaciones son apropiadas para el tipo de información querecoge el registro, además la clasificación propia ICA tiene una tabla dereferencia que permite pasar de código de actividad ICA a código CIIU Rev.3.1.

Acciones de Fortalecimiento

✓ Implementar la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas

las actividades económicas revisión 4 - CIIU REV. 4 A.C la cual debería

quedar reglamentada en una resolución con una fecha específica para su

inicio y con ella actualizar la tabla de referencia ICA - Código de

Actividad.

Instrumento de Captura



El instrumento de captura esta organizado en módulos y sigue unasecuencia lógica, las variables que se recogen permiten identificar alcontribuyente, sus ingresos, actividad económica y ubicación geográfica.

El formulario cuenta con manuales y guías de diligenciamiento con lasdefiniciones y explicaciones paso a paso, pero se encuentran por fuera delaplicativo.

✓ Implementar mejores reglas de validación, para garantizar lacompletitud de todos los campos que también llevan información conrelevancia estadística e implementar botones de ayuda y listasdesplegables de consulta.

Controles de cambio y Pruebas funcionales


✓ Mejorar la comunicación entre temáticos e ingenieros para lograruna mayor calidad de la información recolectada a través de laimplementación de reglas de validación sólidas.


Los cambios en los formularios son definidos en reuniones a través de un equipotécnico, temático y jurídico en reuniones, de las cuales se realizan actas y seemiten circulares por parte de la Subdirección de Impuestos y Rentas. Aquí secomunican las modificaciones realizadas a los formularios. Estas circulares sonpuestas a disposición del púbico en las oficias de la subdirección y en la páginaweb de la alcaldía en la sección del departamento de Hacienda.

Los cambios en el software son realizados por los ingenieros de sistemas deldepartamento, atendiendo las solicitudes de los funcionarios temáticos, sinembargo existe poca integración entre los dos equipos, lo que se manifiesta enlas débiles reglas de validación existentes en el momento sobre el registro.

Proceso de toma de información


✓ Complementar el proceso de toma de la información con la implementación de mejores reglas de validación


El software de captura es sencillo y cuenta con manuales y guías queexplican la forma de como diligenciarlo, pero cuenta con reglas devalidación insuficientes que permiten cometer errores en la autodeclaración de las personas o entidades y con ello recogerinformación inconsistente

Validaciones y controles en la captura



Las reglas de validación no han sido especificadas en ningún documento,se construyeron reglas de validación durante el proceso de diagnóstico delregistro, para poder medir la calidad en la base de datos.El instrumento de captura cuenta con unas reglas de validación peropermite muchas inconsistencias en la información.

✓ Implementar las reglas de validación dentro del instrumento de captura

Indicadores de No Respuesta



Al estar el formulario en un aplicativo web, no permite guardar elformulario sino cuenta con información en algunos campos obligatorios,pero existen otras variables que no cuenta con este requerimiento de lascuales se obtienen muy pocas respuestas. (número predial, número únicopredial, patrimonio liquido del año anterior, entre otras)

✓ Calcular precisamente el porcentaje de no respuesta de las variables ya partir de esto, determinar la relevancia y pertinencia de las mismaspara el cumplimiento del objetivo. De forma que se puedan establecerreglas de validación que exijan la completitud del formulario y tambiénsuprimir del formulario las variables que se consideren irrelevantes

Control de errores en el procesamiento


✓ Estandarizar y documentar las acciones para identificar y minimizar los errores en el procesamiento


No hay reglas de validación y por lo tanto no se garantiza en muchos casosla integridad y consistencia.

No están definidas las acciones para minimizar los errores de los datos,cuando se identifican situaciones como el numero de NIT o Cédula deciudanía mal escritos, direcciones inconsistentes, valores declarados conerror, el único método documentado en el procedimiento del trámite dedonde proviene el registro administrativo, es el re-contacto a la fuente.

Recuperabilidad de la base de datos

No se entregaron evidencias documentales sobre la realización de backups (respaldos) de los archivos de datos manejados por el registro administrativo



Política o procedimiento para la realización de backup (respaldos), incluyendo pruebas de recuperación.

Información Coherente

Se realiza un chequeo a la información utilizando la guía de chequeopaso a paso para el proceso de carga de formularios de declaraciónprivada del impuesto de industria y comercio y su complementario deavisos y tableros, desarrollado por el funcionario temático paraverificar la información que recibe, corregir los errores que encuentra osolicitar el re contacto a la fuente para poder cargar los formularios alsistema. Aquí se especifica que hacer en el caso de encontrar un NITerrado, duplicidad de contribuyentes, vigencia de un impuesto cero,entre otras inconsistencias. Todas son evaluadas y se busca la forma decorregirlas para poder cargar los formularios sin errores.

Acciones de fortalecimiento✓ Estandarizar esta guía de chequeo paso a paso y adicionarle un

glosario de términos e instructivo de diligenciamiento para que seaaprobado por la subdirección como una herramienta metodológicadel proceso de carga de formularios del impuesto de industria ycomercio.


Intercambio de información



El registro no cuenta con protocolos ni procedimientos para elintercambio de información

✓ Definir los protocolos, para documentar cuales son los pasos que se

deben seguir para atender las solicitudes de información.

Determinar con claridad que usuarios estarían autorizados y

cuáles son las variables que se pueden compartir.

Procedimiento y Medios para acceder a los Microdatos



Existen restricciones legales para la entrega de la información, cuandose comparten datos se hace porque los ciudadanos presentanderechos de petición para la entrega de algunas variables o datosagregados, estas solicitudes son evaluadas por la subdirección conapoyo del asesor jurídico y se entrega en medio magnético con unoficio, firmado por la subdirección. Este procedimiento no seencuentra documentado ni reglamentado en ningún manual oinstructivo.

✓ Documentar el proceso a seguir para la entrega de la información,donde se definan claramente las variables que se pueden entregar,la forma de entrega y los usuarios que podrían solicitarlo.

INFORME DE DIAGNÓSTICO

PLAN DE FORTALECIMIENTO

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