Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 1 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIG
COL-F001 0 05/March/2010 ACTA DE REUNIÓN GENERAL TODAS LAS ÁREAS 1 AÑO 2 AÑOS
COL-F002 1 30/Apr/2009 GERENCIA COMERCIAL
CONTABILIDAD
CARPETA OP 1 AÑO 10 AÑOS
GERENCIAS
COL-F003 4 11/Nov/2010 DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A
COL-F004 3 11/Nov/2010 TODAS LAS ÁREAS DIRECCIÓN HSEQ COORDINADOR HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005 6 11/Nov/2010 DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F006 2 30/Sep/2015 MENSAJERO / CONDUCTOR 1 AÑO 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F007 3 05/Jun/2014 SOLICITUD DE TIQUETES AÉREOS TODAS LAS ÁREAS CONTABILIDAD 3 MESES 15 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F008 3 11/Nov/2010 DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F009 5 14/Jan/2015 REGISTRO DE MEJORAS TODAS LAS ÁREAS DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F010 0 13/Jun/2014 OLIMPO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F011 4 11/Dec/2014 OBRA OFICINA TÉCNICA
DIRECTOR DE OBRA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA
5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO
COL-F012 2 13/Jun/2014 TODAS LAS ÁREAS 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F013 1 09/Oct/2009 REQUISICIÓN TODAS LAS ÁREAS SERVICIOS GENERALES 1 AÑO 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F014 0 09/Jul/2007 FACTURACIÓN CADA AREA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F015 6 27/Nov/2014 CONTROL DE ASISTENCIA 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F016 5 22/Aug/2012 DIRECTOR DE COMPRAS COMPRAS REGISTRO PROVEEDORES 2 AÑOS 5 AÑOS COL-ADM-002: COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F017 1 30/Oct/2013 INFORME TÉCNICO OBRAS
DIRECTOR DE OBRA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA
5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO
COL-F018 0 20/Nov/2012 1 AÑO 5 AÑOS COL-ADM-005: MANEJO DE CAJA MENOR ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F019 0 13/Mar/2009 ASESOR COMERCIAL 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F020 1 17/Oct/2013 AUTORIZACION DE CAMBIOS GERENTE DE AREA DIRECCIÓN HESQ DIRECTOR HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F021 0 13/Jun/2014 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO OLIMPO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F022 2 06/Aug/2015 CLIENTE MERCADEO Y VENTAS 1 AÑO 3 AÑOS ELIMINACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F023 2 30/Oct/2013 EQUIPO DIRECCIÓN OBRA GERENCIA OPERATIVA 0 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F024 1 30/Oct/2013 INFORME SEMANAL DE OBRA OBRA OFICINA TÉCNICADIRECTOR DE OBRA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA
5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO
COL-F025 5 06/Aug/2015 PERSONAL TÉCNICO CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F026 1 13/Aug/2015 DIRECCIÓN HSEQ COMPRAS Y LOGISTICA DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
ÁREA RESPONSABLE DE LA REUNIÓN
ARCHIVO DE ÁREA QUE REALIZA LA REUNIÓN
RESPONSABLE DE ÁREA QUE REALIZA
LA REUNIÓNASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-SER-001 EJECUCIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
APERTURA COMERCIAL O.P EQUIPOS
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 PROCEDIMIENTO DE VENTA Y COMERCIALIZACION DE CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOSCOL-INS-013 CREACIÓN Y NUMERACIÓN DE ORDEN DE PROYECTO "OP"
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS Y REGISTROS \\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\DOCUMENTOS\LISTADOS MAESTROS
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CONTROL DOCUMENTOS EXTERNOS \\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\DOCUMENTOS\LISTADOS MAESTROS
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSCOL-MIG-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN\\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\DOCUMENTOS\LISTADOS MAESTROS BACKUP OFICINA
SISTEMASCOL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROGRAMACIÓN DIARIA CONDUCTOR MENSAJERO
RESPONSABLE EN CADA SUCURSAL
CARPETA PROGRAMACIÓN DIARIA CONDUCTOR
MENSAJERO EN CADA SUCURSAL
RESPONSABLE EN CADA SUCURSAL
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-004 TRANSPORTECOL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIACOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERAAUXILIAR DE
CONTABILIDADASCENDENTE POR
FECHA DE SOLICITUDARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN\\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\DOCUMENTOS\LISTADOS MAESTROS
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSCOL-MIG-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
RESPONSABLE DE SOLUCIONAR LA NO
CONFORMIDAD\\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\SISTEMA DE GESTION\REGISTROS DE MEJORA
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ASIGNADOBACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-ASC-002 CONTROL DE PROD O SERV NO CONFORMESCOL-ASC-003 ACC PREVENTIVAS Y CORRECTIVASCOL-ASC-004 AUDITORIASCOL-DIR-001 SATISFACCIÓN DEL CLIENTECOL-DIR-002 INDICADORES DE GESTIÓNCOL-GOP-019 CONTROL SUMINISTRO PROPIEDAD DEL CLIENTECOL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOSCOL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIÓNCOL-HSE-011 INSPECCIONESCOL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURASCOL-MIG-001 MANUAL SIG
LISTADO MAESTRO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENES
INFORME EJECUTIVO DE COMPORTAMIENTO DEL
PROYECTO
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-001 ELABORACION DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUALCOL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRACOL-GOP-012 ELABORACION INF EJECUTIVO
OFICINA PROYECTOS OF. CENTRAL
ING. PLANEACION PROYECTOS
SOLICITUD DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO / CALIBRACIÓN
SERVICIOS GENERALES / SISTEMAS / SERVICIO DE
MANTENIMIENTO CARPETA DE SOLICITUDES
DE MANTENIMIENTO
COORDINACIÓN SERVICIOS
GENERALES/ ÁREA DE SISTEMAS/
DIRECCIÓN HSEQ DE SUCURSALES
ASCENDENTE POR FECHA DE SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-001 MANTENIMIENTO, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
FÓLDER REQUISICIONES
AUXILIAR SERVICIOS GENERALES
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ADM-002 COMPRASCOL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
SOLICITUD ELABORACION FACTURAS - NOTAS DE COBRO
GERENCIA GENERAL / GERENCIA COMERCIAL/ DIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANO/ PRESUPUESTOS/ OPERATIVA/ SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CARPETA DE LA OP /DOCUMENTOS DEL
PROYECTOASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
CAPACITACIONES, REUNION, ENTRENAMIENTO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/
ADMINISTRACION OBRA/ DIRECCIÓN HSEQ
FÓLDER DE CAPACITACIONES/ FÓLDER
DE ACTIVIDADES HSE
DIRECCIÓN TALENTO HUMANO /
ADMINISTRACIÓN OBRA/ DIRECCIÓN
HSEQ
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSCOL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIÓNCOL-TAH-002 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
REGISTRO DE PROVEEDORES/CONTRATISTA
DIRECTOR DE COMPRAS
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
PROVEEDORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DURACIÓN DE OBRA ASCENDENTE POR
NUMERO CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-002: ELABORACIÓN INFORME TÉCNICOCOL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUALCOL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRAOFICINA PROYECTOS OF.
CENTRALING. PLANEACION
PROYECTOS
ACTA DE APERTURA DE CAJA MENOR
RESPONSABLE DE CAJA MENOR
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
1 COPIA CON LA HOJA DE VIDA
OTRA COPIA EN EL ARCHIVO DE PAGOS DE T. HUMANO
DIRECCION DE TALENTO HUMANO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
PRESUPUESTO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
OFERTA COMERCIAL DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTOOFERTA COMERCIAL DE
SERVICIOSASISTENTE DE
SERVICIOSASCENDENTE POR
NUMERO DE COTIZACION
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-INS-027 ELABORACION DE PRESUPUESTOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-SER-001 EJECUCIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTOS
DIRECTOR DE AREA / COORDINACIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOSCOL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
ENCUESTA DE SATISFACCION DEL CLIENTE
BASE DE DATOS SERVICIO AL CLIENTE
ASISTENTE DE SERVICIO AL CLIENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
CLIENTEhttp://colmaquinas.weebly.com/encuesta-de-satisfaccioacuten-del-cliente.html
COL-DIR-001: SATISFACCION DEL CLIENTE Y TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
LISTA DE CHEQUEO PARA CIERRE DE OBRA
OFICINA PROYECTOS OF. CENTRAL
ING. PLANEACION PROYECTOS
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-GOP-007: ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL DE OBRACOL-GOP-019 CONTROL SUMINISTRO PROPIEDAD DEL CLIENTE
DURACIÓN DE OBRA ASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-008: ELABORACIÓN INFORME SEMANAL DE OBRAOFICINA PROYECTOS OF.
CENTRALING. PLANEACION
PROYECTOS
ORDEN DE TRABAJO MANTENIMIENTO
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
NUMERO OPARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ASC-002 CONTROL DE PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORMESCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
MATRIZ DE CRITERIOS HSEQ DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ADM-002 COMPRASCOL-ADM-008 CONTROL A CONTRATISTAS
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 2 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F027 6 13/Jun/2014 ALMACÉN CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F028 2 06/Dec/2011 REEMBOLSO DE CAJA MENOR CONTABILIDAD 1 AÑO 15 AÑOS COL-ADM-005: MANEJO DE CAJA MENOR ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F029 1 06/Aug/2009 REMISIÓN ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F030 4 06/Mar/2015 REINTEGRO DE MATERIALES BODEGA INVENTARIOS 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F031 6 25/Jul/2014 SOLICITUD DE COTIZACIÓN ASESOR COMERCIAL 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F032 8 19/Jun/2015 CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F033 1 16/Nov/2011 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F034 1 13/Jun/2014 REGISTRO VISITA A PROVEEDORES DIRECTOR DE COMPRAS COMPRAS 2 AÑOS 5 AÑOS COL-ADM-002: COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F035 8 28/072015 APERTURA TECNICA DE O.P GERENCIA COMERCIAL 10 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F036 1 30/Aug/2008 VALE DE SALIDA PERSONAL TÉCNICO OBRA ALMACÉNISTA 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F037 2 26/Mar/2014 LISTA DE MATERIALES INGENIERÍA
INGENIERIA INGENIERIA
PERMANENTE
POR PROYECTO
N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
LOGISTICA LOGISTICA
COL-F038 5 13/Jun/2014 DIRECTOR DE COMPRAS COMPRAS 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F039 2 17/Apr/2009 ORDEN DE COMPRA DIRECTOR DE COMPRAS COMPRAS ORDENES DE COMPRA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F040 1 09/Oct/2009 SOLICITUD DE CHEQUE SOPORTES CHEQUE 1 AÑO 15 AÑOS COL-ADM-012 PAGADURIA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F041 2 25/Sep/2009 CAMBIOS A LA ORDEN DE COMPRA DIRECTOR DE COMPRAS COMPRAS 1 AÑO 5 AÑOS COL-ADM-002: COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F042 7 15/Jan/2014 1 AÑO 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F043 0 20/Aug/2013 ALERT COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F044 0 20/Sep/2007 REPORTE DIARIO DE PERSONAL RECEPCION RECEPCIONISTA 1 AÑO 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F045 0 10/Jul/2014 REPORTE DE DAÑO EN EQUIPO OLIMPO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F046 0 13/Jan/2006 CLIENTE CARPETA OP 1 AÑO 10 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F047 1 17/Apr/2009 PEDIDO DE CLIENTE ASESOR COMERCIAL SISTEMA CONTABLE / OP SISTEMA CONTABLE / OP 1 AÑO 5 AÑOS SE ELIMINA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F048 2 22/May/2009 GENERACIÓN DE CÓDIGOS ALMACEN 1 AÑO 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F049 4 26/Mar/2014 DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F050 4 29/Jun/2010 INFORME DE AUDITORIAS AUDITORIAS INTERNAS COORDINADOR HSEQ 1 AÑO N.A SE ELIMINA COL-ASC-004: AUDITORIAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F051 1 14/Jan/2005 GERENCIA COMERCIAL CARPETA OP 10 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
SOLICITUD DE MATERIALES Y / O SERVICIOS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO /
ALMACÉNES / CALDERAS Y EQUIPOS / OBRAS
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
NUMERO OPARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-002 COMPRASCOL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOSCOL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE CALDERAS Y EQUIPOSCOL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMASCOL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIACOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCIONCOL-QCM-001 MANUAL CONTROL DE CALIDAD
ADMINISTRADOR DE CAJA MENOR
CONTABILIDAD / CAJA MENOR
ASISTENTE CONTABILIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
ALMACEN SUCURSALES Y OBRAS
ALMACEN SUCURSALES Y OBRAS
CONTROL MOVIMIENTO INVENTARIOS
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-INS-012 TRANASPORTE Y MENSAJERIACOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
CONTROL MOVIMIENTO INVENTARIOS / ARCHIVO
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ALMACÉNISTA / ASISTENTE DE
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-SER-001 EJECUCIÓN SERVICIOS DE MANTENIMIENTOS
COORDINACIÓN SERVICIOS MANTENIMIENTO
COTIZACIONES SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE COTIZACIONES
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-SER-001 EJECUCIÓN SERVICIOS DE MANTENIMIENTOS
APERTURA O.P. SERVICIOS Y EQUIPOS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOSCOL-INS-013 CREACIÓN Y NUMERACIÓN DE ORDEN DE PROYECTO "OP"
ENTREGA DE RECOMENDACIONES DE EXAMENES OCUPACIONALES
DIRECCIÓN TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
ASISTENTE TALENTO HUMANO
PERMANENCIA TRABAJADOR
EN LA COMPAÑÍA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
EVALUACIÓN PROVEEDORES
ASISTENTE DE COMPRAS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
INGENIERÍALOGISTICA
PLANTA DE FABRICACIÓNSERVICIOS MTTO
CONTABILIDAD
ARCHIVO O.P. / SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
DIRECTOR INGENIERIA
1 AÑO DESPUES DE LA ENTREGA
DEL EQUIPO
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOSCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIACOL-INS-013 CREACIÓN Y NUMERACIÓN DE ORDEN DE PROYECTO "OP"
ALMACÉN DE CONSUMIBLES
SALIDAS DE ALMACÉN DE OBRA Y PLANTA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-INS-016 TRABAJO EN LA PLANTA DE FAB
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PROYECTOS
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
DURANTE EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\
PROYECTOS\\SISTEMAS\
INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
COL-ADM-002: COMPRASCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-ING-014 LISTADO DE MATERIALES Y EQUIPOSCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIAASISTENTE DE
COMPRAS ASCENDENTE POR
No ORDEN DE COMPRA
SELECCIÓN PROVEEDORES / CONTRATISTAS CRITICOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE ORDENES DE COMPRA
DIRECTOR DE LOGISTICA
DESCENDENTE POR NUMERO DE ORDEN
DE COMPRAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-002: COMPRASCOL-ADM-003 COMERCIO INTERNACIONAL
ASISTENTE DE COMPRAS
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ORDEN DE COMPRAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-002: COMPRASCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
FUNCIONARIO QUE SOLICITA EL PAGO
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA GERENCIA REGIONAL
ASISTENTE CONTABILIDAD -
PAGADURIAPOR PAGO
EFECTUADO - FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE ORDENES DE COMPRA
ASISTENTE DE COMPRAS
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ORDEN DE COMPRAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
PAZ Y SALVO PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
INDIRECTOPERSONAL EN RETIRO DE LA
CIA.DIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANOHOJA DE VIDA DEL
PERSONALASISTENTE TALENTO
HUMANOPOR FECHA DE
RETIROARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
DIRECCIÓN HSEGERENCIA GENERAL
DIRECCIÓN DE OBRAS\\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-005 ATENCION, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTESCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
COL-QCM-026 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION
DATOS PRUEBA DE ANÁLISIS DE GASES
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE CONSECUTIVO No
DE OP ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)DESTRUCCIÓN
MEDIANTE ACTACOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-SER-002 AJUSTE DE EFICIENCIA DE COMBUSTION EN CALDERAS
SISTEMAS / ASISTENTE DE
SERVICIOS / EQUIPOS/ ALMACÉN/
PROYECTOS
CONSECUTIVO DEL SISTEMA O DE
LAO.P.BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOSCOL-COM-005 VENTAS DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENES
COORDINACIÓN NACIONAL DE INVENTARIOS
CONTROL CREACIÓN CÓDIGOS SISTEMA
COORDINACIÓN NACIONAL DE INVENTARIOS
ASCENDENTE POR FECHA DE SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS
PROGRAMACIÓN DETALLADA DE AUDITORIAS
FÓLDER AUDITORIAS o \\sistemas\\HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA DE
PUBLICACIÓNARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ASC-004 AUDITORIASCOL-DIR-001 PLANEACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN ESTRATEGICA
AREA AUDITADA / DIRECCIÓN HSEQ \\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
ASCENDENTE POR FECHA EJECUCIÓN Y
ÁREA AUDITADABACKUP OFICINA
SISTEMAS
APERTURA DE O.P. OTROS EQUIPOS
INGENIERÍA /COMPRAS/ ALMACÉN /
SERV MANTENIMIENTO
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
1 AÑO DESPUES DE LA ENTREGA
DEL EQUIPO
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOSCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIACOL-INS-013 CREACIÓN Y NUMERACIÓN DE ORDEN DE PROYECTO "OP"
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 3 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F052 0 27/Aug/2013 HSEQ RIGGING INSPECTOR 3 AÑOS 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F053 0 10/Jul/2014 ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS CARPETA DEL VEHICULO 3 AÑOS 10 AÑOS POR PLACA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F054 1 06/Aug/2015 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS CARPETA DEL VEHICULO 3 AÑOS 10 AÑOS POR PLACA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F055 3 13/Jun/2014 ALMACEN ALMACÉN / OBRA / PLANTA ALMACÉNISTA 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F056 3 13/Jun/2014 OBRAS OBRAS / OFICINA CENTRAL ALMACÉNISTA 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F057 0 16/Nov/2004 ALMACEN LOGISTICA 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F058 4 27/Jan/2015 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F059 2 30/Jul/2012 PERSONAL CONTRATADO 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F060 5 13/Aug/2015 LIDER DE COMPRAS COMPRAS 2 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F061 2 15/Aug/2008 BOLETA DE PRESENTACIÓN ADMINISTRACIÓN OBRA 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F062 0 15/May/2009 COMPRAS-ENTRADAS OP ALMACEN ALMACÉN CARPETA ENTRADAS OP ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F063 5 29/Sep/2010 ENTREGA DE DOTACIÓN 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F064 3 19/Jun/2015 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F065 1 04/Dec/2008 PLANTA DE FABRICACION PLANTA DE PERSONAL 1 AÑO 5 AÑOS COL-FAB-001 FABRICACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F066 0 27/Aug/2013 HSEQ RIGGING INSPECTOR 3 AÑOS 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F067 0 15/May/2009 DEVOLUCIONES COMPRA ALMACEN ALMACÉN CARPETA ENTRADAS OP ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F068 1 11/Dec/2014 SOLICITUD DE CAMBIO INGENIERÍA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F069 0 29/May/2009 LIQUIDACION DE EXPORTACIONES COMERCIO EXTERIOR 1 AÑO 10 AÑOS COL-ADM-003 COMERCIO EXTERIOR ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F070 1 19/Sep/2011 GERENCIA COMERCIAL GERENCIA GENERAL COTIZACIONES VIGENTES 3 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F071 0 30/May/2007 INGENIERÍA ALMACÉN INGENIERÍA 2 AÑOS PERMANENTE POR PROYECTO N.A. COL-ADM-002 COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F072 0 11/Sep/2009 PLANTA DE FABRICACION GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO N.A N.A. N.A. N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F073 3 02/Dec/2009 DIRECCIÓN HSEQ GERENCIA GENERAL DIRECCIÓN HSEQ 2 AÑOS 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F074 1 27/Sep/2012 PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F075 2 07/Apr/2014 AUSENTISMO LABORAL PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F076 0 27/Aug/2010 INGENIERÍA CARPETA DEL CLIENTE LIDER DE PROYECTO 1 AÑO N.A POR PLANO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F077 0 27/Aug/2010 VERIFICACIÓN DEL DISEÑO INGENIERÍA CARPETA DEL CLIENTE LIDER DE PROYECTO 1 AÑO N.A POR PLANO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F078 0 30/Aug/2013 CARPETA (AZ) POR O.P. 1 AÑO 3 AÑOS COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F079 0 10/Nov/2011 SERVICIOS GENERALES 1 AÑO 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F080 3 08/Jan/2010 GERENCIA COMERCIAL 3 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REPORTE DE INSPECCION DE GRILLETES
EQUIPOS A INSPECCIONAR Y CERTIFICAR
CARPETA REPORTE DE INSPECCION EQUIPOS DE
IZAJEASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
CONTROL DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
ASISTENTE DE COMPRAS
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
ASISTENTE DE COMPRAS
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
TARJETA DE CONTROL DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y EPP
DOCUMENTACIÓN MOVIMIENTO INVENTARIO
DURACIÓN OBRA / 2 AÑOS
ASCENDENTE POR CODIGO Y/ O
ALFABETICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS
TRANSFERENCIA DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y CONSUMIBLES
DOCUMENTACIÓN MOVIMIENTO INVENTARIO
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOSCOL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOSCOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO MAQUINARIA
ADMINISTRADOR OBRA
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
AUTORIZACION DE INGRESO DE PERSONAL
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO OFICINAS Y OBRA
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
AUTORIZACIÓN PARA PAGO POR CONSIGNACIÓN
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO OFICINAS Y OBRA
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
ASISTENTE PERSONAL OBRA
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
EVALUACION Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES / CONTRATISTAS
CRITICOSEVALUACIÓN
PROVEEDORESASISTENTE DE
COMPRASASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-002: COMPRASCOL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO - OBRA
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
ASISTENTE PERSONAL OBRA
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
ASCENDENTE No CONSECUTIVO
OFERTASARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO - OBRA
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO - OBRA
CARPETA DE ENTREGA DE DOTACIÓN
RESPONSABLE DE ENTREGAR DOTACIÓN
DURACIÓN OBRA / EN
ALMACÉNES 1 AÑO
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
PAZ Y SALVO DEL TRABAJADOR PLANTA Y OBRAS
PERSONAL EN RETIRO DE LA CIA.
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO - OBRA
DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJADOR
ASISTENTE PERSONAL OBRA
DURACIÓN DE OBRA
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
CONTROL DE PRODUCCION Y REPORTE DE HH
CARPETA CONTROL HH PLANTA DE FABRICACION
INVENTARISTA DE CONSUMIBLES
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
REPORTE DE INSPECCION ESLINGAS DE ACERO
EQUIPOS A INSPECCIONAR Y CERTIFICAR
CARPETA REPORTE DE INSPECCION EQUIPOS DE
IZAJEASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
ASCENDENTE No CONSECUTIVO
OFERTASARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COMPRASINGENIERIA
PLANTACOMERCIAL
DOCUMENTACIÓN PROYECTO O.P.
DIRECTOR INGENIERÍA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-002 COMPRASCOL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DE CAMBIOSCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDADCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIA
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA - CONTABILIDAD
CARPETA DE EXPORTACIONES
COORDINADOR DE COMERCIO EXTERIOR
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
EVALUACION Y APROBACIÓN DE PROYECTOS CALDERAS, EQUIPOS
Y SERVICIOS
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
ASCENDENTE No CONSECUTIVO
OFERTASARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOS
LISTA DE CONTROLES DE INGENIERIA
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PROYECTOS
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\
PROYECTOS\\SISTEMAS\
INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
RESUMEN PROYECTOS EN PROCESO PLANTA DE
FABRICACION
DIRECCION PLANTA\D:\mis documentos\arc-red-eduardo\
AVANCES PROYECTOS\RESUMEN\
DIRECTOR DE PLANTA
ASCENDENTE POR FECHA
INFORME REVISION POR LA DIRECCIÓN
CARPETA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ASC-007 REVISION POR LA DIRECCIÓNCOL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIÓNCOL-MIG-001 MANUAL SIG
PRESUPUESTOS DE O.P. SERVICIOS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
Equipo de computo Asistente Servicios de Mantenimiento /
Coordinador Servicios de Mantenimiento
ASISTENTE DE SERVICIOS
BACKUP OFICINA SISTEMAS
DIRECCIÓN TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN HSEQMEDICO LABORAL
Equipo de Computo Asistente Talento Humano
ASISTENTE TALENTO HUMANO
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-INS-006 REGISTRO Y CONTROL DE AUSENTISMO LABORAL
REPORTE DE EVENTOS QUE AFECTAN LA EJECUCIÓN DE LA
INGENIERÍADOCUMENTACIÓN DEL
PROYECTOENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIACOL-ING-052 EVENTOS QUE AFENTAN LA EJECUCIÓN DE LA INGENIERÍA
DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIA
LISTADO DE CHEQUEO Y VISITAS TECNICAS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
COORDINADOR DE SERVICIOS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
REGISTRO MENSUAL DE RESIDUOS PELIGROSOS
SERVICIOS GENERALES / DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL
ARCHIVO PROGRAMA AMBIENTAL
COORDINACIÓN SERVICIOS
GENERALESASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-HSE-003 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS PELIGROSOS
SOLICITUD COTIZACIÓN CALDERAS PIROTUBULARES
DIRECCIÓN COMERCIAL CALDERAS Y EQUIPOS
CARPETA DE COTIZACIONES VIGENTES
ASISTENTE CALDERAS Y
EQUIPOS
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OFERTA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACION DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 4 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F081 0 06/Jun/2007 CONTABILIDAD 1 AÑO 15 AÑOS COL-ADM-012 PAGADURIA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F082 2 24/Apr/2012 SOLICITUD DE GARANTÍAS DIRECCIÓN DE LOGISTICA 2 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F083 7 06/Nov/2009 SOLICITUD DE PERMISO 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F084 7 22/May/2014 REGISTRO DE CLIENTES CLIENTE 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F085 0 19/Jun/2007 AUTORIZACION DE CHEQUE CONTABILIDAD 1 AÑO 15 AÑOS COL-ADM-012 PAGADURIA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F086 0 08/Oct/2007 CARPETA OP 5 AÑOS 10 AÑOS COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F087 2 07/Oct/2010 OFERTA COMERCIAL ASESOR COMERCIAL CLIENTE ARCHIVO DE COTIZACIONES ASESOR COMERCIAL 2 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F088 2 09/Oct/2009 TODAS LAS ÁREAS 1 AÑO 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F089 8 18/Oct/2013 ORDEN DE EXAMENES MEDICOS PERSONAL COLMAQUINAS 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F090 0 19/Nov/2014 REGISTRO DE PRUEBA DE GASES COORDINACIÓN HSEQ COORDINADOR HSE CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F091 2 22/May/2009 1 AÑO 5 AÑOS COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F092 4 05/Jun/2014 1 MES 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F093 4 05/Jun/2014 PERSONAL QUE VIAJA 1 MES 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F094 2 05/Jun/2014 PERSONAL QUE VIAJA 1 MES 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F095 1 17/Apr/2009 ENTRADA DE MERCANCIA ALMACEN ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ALMACÉN
COL-F096 0 20/Jun/2008 PLANTA DE FABRICACION OFICINA TÉCNICA N.A N.A. N.A. COL-FAB-001 FABRICACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F097 0 20/Jun/2008 C3 FABRICACION PLANTA PLANTA DE FABRICACION 1 AÑO SE ELIMINA N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F098 4 18/Mar/2015 EQUIPO INVESTIGADOR TODO EL PERSONAL DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F099 0 09/Jan/2009 OFICINA TÉCNICA OFICINA TÉCNICA 1 MES N.A N.A N.A COL-GOP-002: ELABORACIÓN INFORME TÉCNICO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F100 3 26/Jun/2013 ORDEN DE SALIDA PLANTA DE FABRICACION CLIENTE / ALMACENISTA CARPETA OP 1 AÑO 3 AÑOS ALMACEN PLANTA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F101 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F102 6 21/Nov/2013 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F103 0 09/Jan/2009 INFORME VISITA DE OBRA GERENCIA OPERATIVA GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO GERENCIA OPERATIVA ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F104 2 12/Sep/2012 SISTEMAS SUCURSALES Y OBRAS 1 AÑO 5 AÑOS COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO SISTEMAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F105 3 01/Dec/2014 DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F106 0 30/Aug/2013 HSEQ RIGGING INSPECTOR 3 AÑOS 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COLF107 0 24/Sep/2013 PLAN DE INSPECCION Y ENSAYO Control Calidad Oficina Control Calidad Coordinador QAQC 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F108 1 03/Jul/2009 LIQUIDACION DE IMPORTACIONES COMERCIO EXTERIOR 1 AÑO 10 AÑOS COL-ADM-003 COMERCIO EXTERIOR ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F109 1 18/Feb/2010 ACTA REUNIÓN COPASST COPASST ARCHIVO COMITÉ 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F110 2 18/May/2012 BRIGADISTAS ARCHIVO BRIGADAS JEFE BRIGADA 1 AÑO 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F111 1 27/Sep/2012 SISTEMAS SISTEMAS ARCHIVO DE SISTEMAS 3 AÑOS POR EQUIPO COL-ADM-001 PROCEDIMIENTO SISTEMAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F112 3 10/Mar/2015 INSPECCION DE ARNES Y ESLINGA COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES DIRECCIÓN HSEQ 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ADQUISICIONES A RESPONSABLES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO
PROVEEDOR / FUNCIONARIO DE COLMÁQUINAS S.A.
ASISTENTE DE PAGADURIA /
CONTABILIDADASISTENTE DE CONTABILIDAD
ALFABÉTICAMENTE CON FACTURAS POR
NOMBRE DE PROVEEDORES
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
SERVICIOS / ALMACÉNES / EQUIPOS
DIRECCIÓN LOGISTICA / DIRECCIÓN COMERCIAL
EQUIPOS / DIRECCIÓN DE SERVICIOS Y PROYECTOS
COORDINACIÓN DE INVENTARIOS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-COM-001 GARANTÍAS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y FABRICACIÓN DE EQUIPOS
PERSONAL BARRANQUILLA, CALI
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO / RECEPCION
CONTROL SALIDAS PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
ÁREA COMERCIAL COMPAÑÍA (OF. CENTRAL Y
SUCURSALES)
ÁREA COMERCIAL COMPAÑÍA (OF. CENTRAL Y
SUCURSALES)
ASISTENTE DE ALMACÉN/
ASSITENTE DE SERVICIOS /
ASISTENTE DE CALDERAS Y
EQUIPOS
ALFABÉTICAMENTE POR CLIENTE
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACIÓN DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOSCOL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-ADM-010 CARTERA
AREA O PERSONA QUE REQUIERA EL PAGO
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Y PAGADURIA
ASISTENTE DE CONTABILIDAD -
PAGADURIA
ASCENDENTE POR FECHA SOPERTE DE COMPROBANTES DE
EGRESO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
PROTOCOLO ENTREGA DE CALDERAS PARAMETROS OPERACIÓN CALDERAS
PIRUTUBULARES
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOS
SOLICITUD DE SERVICIO MENSAJERIA Y TRANSPORTE
RESPONSABLE EN CADA SUCURSAL
CONTROL MENSAJERIA EN CADA SUCURSAL
RESPONSABLE EN CADA SUCURSAL
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIA
DIRECCIÓN TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
ASISTENTE TALENTO HUMANO
PERMANENCIA TRABAJADOR
EN LA COMPAÑÍA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORALCOL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
REPORTE DE HORAS HOMBRE DPTO. DE SERVICIOS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
REPORTES PERSONAL TECNICO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTOASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)DESTRUCCIÓN
MEDIANTE ACTA
SOLICITUD DE PAGO DEL AUXILIO EXTRALEGAL NO SALARIAL PARA GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO HUMANO
POR FECHA DE SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-INS-009 SOLICITUD DE PAGO DEL AUXILIO EXTRALEGAL NO SALARIAL PARA GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
SOLICITUD ANTICIPO PARA GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO HUMANO
POR FECHA DE SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
CUENTA DE GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO HUMANO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTECOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
SERVICIOS MANTENIMIENTO DOCUMENTOS
MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS
ASCENDENTE POR FECHA DE INGRESO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
REPORTE DE TRABAJOS DE FABRICACION
GERENCIA OPERATIVA / COMPRAS / COMERCIAL
OFICINA TECNICA\D:\OBRAS\CALDERAS\
DURACIÓN DE FABRICACION
ASCENDENTE POR OP
GERENCIA OPERATIVA / COMPRAS / OBRA
DIRECCION PLANTA\D:\mis documentos\arc-red-eduardo\
AVANCES PROYECTOS\DIRECTOR DE
PLANTADURACIÓN DE FABRICACION
ASCENDENTE POR OP
DIRECCION PLANTA\D:\mis documentos\arc-red-
eduardo\AVANCES PROYECTOS\
LECCION APRENDIDA DE INCIDENTES \\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ASC-003 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVASCOL-HSE-005 ATENCION, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTESCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
C3 MEDICION DE AVANCE POR ACTIVIDAD
DIRECTOR DE OBRA / GERENCIA OPERATIVA
EQUIPO COMPUTO OFICINA TECNICA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DIRECTOR DE PLANTA
ASCENDENTE POR FECHA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-FAB-001 FABRICACIONCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
CONTROL DE MATERIALES Y SOLDADURA
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS HOJA DE VIDA
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO OFICINAS Y OBRA
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
PERSONAL ENCARGADO DE REALIZAR LA VISITA
(GERENCIA OPERATIVA / GERENCIA COMERCIAL)
COORDINACIÓN DE PROYECTOS
DURACIÓN DE LA OFERTA
ASCENDENTE POR FECHA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
ACTA DE ENTREGA EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIONES
CARPETA ENTREGA DE EQUIPOS
COORDINADOR DE SISTEMAS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
INSPECCION AMBIENTAL Y DE RESIDUOS
COORDINACIÓN HSEQ / SERVICIOS GENERALES
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOSCOL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD
REPORTE DE INSPECCIÓN CABLE DE ACERO
EQUIPOS A INSPECCIONAR Y CERTIFICAR
CARPETA REPORTE DE INSPECCION EQUIPOS DE
IZAJEASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
CONTROL CALIDAD(TC - 17)
Duración del proyecto
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA - CONTABILIDAD
CARPETA DE IMPORTACIONES
COORDINADOR DE COMERCIO EXTERIOR
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
SECRETARIO COPASST
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-HSE-000SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) Y MEDIO AMBIENTE
REGISTRO DE PRIMEROS AUXILIOS Y SALIDAS DE ELEMENTOS DEL
BOTIQUÍNBRIGADA PRIMEROS
AUXILIOSASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-005 ATENCION, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTESCOL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN ALTURAS
HOJA DE VIDA EQUIPOS DE COMPUTO
COORDINADOR DEL AREA
3 AÑOS/ O LO QUE DURE EL CONTRATO DE
ALQUILER
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS PROTECCIÓN CONTRA CAIDAS
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 5 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F113 12 18/Mar/2015 EQUIPO INVESTIGADOR DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F114 0 27/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F115 3 18/Feb/2010 BRIGADISTAS CARPETA DE INSPECCIONES JEFE BRIGADA 1 AÑO 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F116 6 30/Sep/2015 JEFES DEPARTAMENTOS PERMANENTE 30 AÑOS COL-TAH-004 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F117 1 11/Dec/2014 INFORME DE INSPECCION CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F118 0 10/Nov/2011 LOGISTICA O HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F119 1 15/Mar/2010 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F120 0 20/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F121 0 20/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F122 0 20/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F123 0 27/Mar/2009 REPORTE DE DOBLEZ DE TUBERIA CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F124 0 27/Mar/2009 CONTROL DE PUNTAS REDUCIDAS CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F125 2 16/Nov/2012 DIRECCIÓN HSEQ TODO EL PERSONAL DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F126 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F127 0 01/Oct/2007 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F128 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F129 2 12/Oct/2010 INSPECCIÓN GERENCIAL DE HSE DIRECCIÓN HSEQ CARPETA INSPECCIONES DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F130 0 27/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F131 1 11/Dec/2014 REMISION DE DOCUMENTOS INGENIERÍA INGENIERÍA 1 AÑO 3 AÑOS SE ELIMINA COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F132 0 28/May/2012 TODO EL PERSONAL DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F133 3 26/Jun/2009 SERVICIOS GENERALES 1 AÑO 2 AÑOS COL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F134 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F135 1 18/Feb/2010 REPORTE DE EMERGENCIA BRIGADISTAS DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F136 0 18/Nov/2005 DIRECCIÓN HSEQ ARCHIVO SIMULACRO DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F137 0 18/Nov/2005 FICHA TÉCNICA DEL SIMULACRO DIRECCIÓN HSEQ ARCHIVO SIMULACRO DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F138 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F139 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F140 1 11/Dec/2014 CALIFICACION DE SOLDADORES CONTROL CALIDAD CONTROL CALIDAD 1 MES 1 AÑO OPs DEL AÑO COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F141 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD ARCHIVO DE LA OBRA 10 AÑOS OPs DEL AÑO COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F142 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F143 1 11/Dec/2014 OPs DEL AÑO N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F144 1 05/Jun/2009 ALMACEN DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F145 4 13/Mar/2009 PERSONAL TÉCNICO DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F146 1 28/Apr/2006 INSPECCIÓN EXTINTORES BRIGADISTAS DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F147 0 30/Nov/2005 INSPECCIÓN ESMERIL PERSONAL TÉCNICO DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REPORTE DE INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES \\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-005 ATENCION, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTESCOL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNCACIÓNCOL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN ALTURAS COL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
REPORTE DIARIO DE INSPECCION RADIOGRAFICA
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-005 PROCEDIMIENTO RADIOGRAFICOCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
INSPECCION DE ELEMENTOS PARA EMERGENCIAS
BRIGADA PRIMEROS AUXILIOS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INDIVIDUAL
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-019 INSPECCION PARA LA LOCALIZACION Y NIVELACION DE DOMOS EN CALDERAS ACUATUBULARESCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD COL-OBR-007-OP12981 INSTRUCTIVO PARA RETIRO E INSTALACION TUBERIA CALENTADOR DE AIRE B-2952COL-OBR-009-OP12981 LIMPIEZA INTERNA DE TAMBORES, COLECTORES Y CABEZALES
CONDICIONES DE ENTREGA AL TRANSPORTADOR DE RESIDUOS
PELIGROSOSCARPETA DE RESIDUOS
PELIGROSOSASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-HSE-003 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS PELIGROSOS
INFORME DE REVISION DE CERTIFICADO DE MATERIALES
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-007 IDENTIFICACIÓN DE MATERIALESCOL-QCM-008 REVISIÓN DE CERTIFICADOS DE CALIDAD
CERTIFICADO DE PRUEBA HERMETICIDAD
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CERTIFICADO DE INSPECCION DE CAMARAS CORRUGADAS
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-015 INSPECCIÓN DE CAMARAS CORRUGADASCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
REPORTE DE DATOS FABRICACION CALDERAS PIROTUBULARES
VERTICALES CARPETA OP CONTROL
CALIDADDPTO. CONTROL
CALIDADTIEMPO QUE
DURA LA FABRICACION
ARCHIVO HISTORICO (CALI)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-014 INSPECCION DE PUNTAS REDUCIDASCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
MATRIZ DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-000 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTECOL-INS-026 USO, MTTO Y LIMPIEZA DE EPP
INSPECCION DIMENSIONAL DE CABEZAS
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CERTIFICADO DE INSPECCION POR ULTRASONIDO
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-021 MEDICIÓN DE ESPESORES POR ULTRASONIDOCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CERTIFICADO DE INSPECCION DE LAMINAS
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
GERENCIA GENERAL / DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
REPORTE DE DATOS FABRICACION CALDERAS PIROTUBULARES
HORIZONTALESCARPETA OP CONTROL
CALIDADDPTO. CONTROL
CALIDADTIEMPO QUE
DURA LA FABRICACION
ARCHIVO HISTORICO (CALI)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
PLANTA DE FABRICACIÓN / OFICINA DE PROYECTOS /
CLIENTE\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER ASCENDENTE POR
CONSECUTIVOBACKUP OFICINA
SISTEMAS
REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS
CARPETA DE REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES
INSEGURAS
6 MESES O DURANTE LA
DURACIÓN DE LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOSCOL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-013 TRABAJO SEGURO PARA IZAJE DE CARGASCOL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS "PROTECCIÓN CONTRA CAIDAS"COL-ADM-001 MANTENIMIENTOS DE MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
REGISTRO DE GENERACIÓN DE RESIDUOS
SERVICIOS GENERALES / DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL
ARCHIVO PROGRAMA AMBIENTAL
COORDINACIÓN SERVICIOS
GENERALESASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CERTIFICADO DE INSPECCION DE TUBERIA
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
ARCHIVO PLAN DE EMERGENCIA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-HSE-005 ATENCIÓN, REPORTE E INVES DE INCIDENTESCOL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN ALTURAS
REGISTRO DE EVALUACIÓN AL PLAN DE EMERGENCIAS O
SIMULACROEVALUADORES / DIRECCIÓN
HSEQASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
EVALUADORES / DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL ALIVIO TERMICO
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-018 ALIVIO TERMICOCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
INSPECCIÓN & REPORTES LISTA DE CHEQUEO
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
REGISTRO DE SOLDADORES CALIFICADOS
DPTO. CONTROL CALIDAD
ARCHIVO HISTORICO (CALI)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
MOVIMIENTO DE PARTES ENTRE PLANTA Y MONTAJE
DOSSIER PLANTA Y MONTAJE
DPTO. CONTROL CALIDAD OBRA /
PLANTADURACIÓN DE
OBRAARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
CERTIFICADO DE PRUEBA DE PRESION
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(CALI)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-016 PRUE HIDROSTATICA REC A PRESIÓNCOL-QCM-017 PRUE HIDROSTATICA DE CALDERASCOL-QCM-027PRUE DETECCIÓN DE FUGAS POR ULTRASONIDOSCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
REGISTRO DE CALIBRACION POR EQUIPO
CONTROL CALIDAD / COORDINACIÓN OPERATIVO
DE SERVICIOSCONTROL CALIDAD/
LOGISTICAFOLDER EQUIPOS
CALIBRADOSDPTO. CONTROL
CALIDADVIGENCIA DE LA
CALIBRACIONVIGENCIA DE LA
CALIBRACIONENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001MANUAL DE CONTROL CALIDAD COL-QCM-023 CLIBRA DE MANOMETROSCOL-QCM-024 CALIBRA DE TERMOMETROSCOL-QCM-025 CALIBRA DE EQU PARA SOLDARCOL-QCM-026 CALIBRA DE INSTRU DE MEDICIÓNCOL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACION
INSPECCIÓN DE ALMACENAMIENTO DE GASES Y ACEITES
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-INS-026 USO, MTTO Y LIMPIEZA DE EPP
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 6 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F148 0 29/Oct/2007 PLANTA DE FABRICACION CARPETA OP OFICINA TÉCNICA 1 AÑO COL-FAB-001 FABRICACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F149 1 28/Apr/2006 INSPECCIÓN SEÑALIZACIÓN DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F150 0 29/Oct/2007 LISTA DE EMPAQUE CARPETA OP OFICINA TÉCNICA 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F151 0 01/Dec/2007
PLANTA DE FABRICACION CARPETA OP OFICINA TÉCNICA 1 AÑO
COL-FAB-001 FABRICACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CLIENTE MANUAL DE LA CALDERA CLIENTE CLIENTE N.A N.A N.A N.A N.A
COL-F152 0 29/Oct/2007 INGENIERÍA PLANTA DE FABRICACIÓN INGENIERÍA PERMANENTE POR PROYECTO N.A. COL-FAB-001 FABRICACION ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F153 1 28/Apr/2006 DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F154 4 21/Nov/2013 SOLICITUD DE PERSONAL OBRAS / PLANTA 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F155 1 04/Oct/2012 CONDUCTOR SERVICIOS GENERALES CARPETA DE INSPECCIONES 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F156 1 06/Mar/2015 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F157 0 30/Nov/2005 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F158 4 12/Nov/2013 PERMANENTE N.A N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F159 2 23/Sep/2013 TODO EL PERSONAL DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 5 AÑOS COL-HSE-017 PRUEBAS DE ALCOHOLISMO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F160 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F161 2 13/Jun/2014 HOJA DE VIDA DE EQUIPO JEFE DE CADA ÁREA 1 AÑO 10 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F162 0 23/Apr/2007 CONDUCTOR SERVICIOS GENERALES CARPETA DE INSPECCIONES 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F163 1 16/Oct/2009 SOLICITANTE DEL SERVICIO JEFE DE ÁREA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F164 1 08/Oct/2010 APERTURA COMERCIAL GERENCIA COMERCIAL CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F165 4 27/Nov/2014 TODAS LAS ÁREAS 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F166 0 29/May/2009 REPORTE DE IMPORTACIONES COMERCIO EXTERIOR 1 AÑO 1 AÑO COL-ADM-003 COMERCIO EXTERIOR ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F167 2 08/Nov/2014 PROGRAMA DE CALIBRACIÓN N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F168 0 16/Nov/2007 DIRECCIÓN DE PROYECTOS MONTAJES /PLANTA CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F169 0 01/Dec/2007 INGENIERIA DE TALLER PLANTA DE FABRICACION PLANTA DE FABRICACIÓN CARPETA TALLER DE LA OP SUPERVISOR PLANTA 1 AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F170 0 09/Jan/2008 CARTA DE CALIBRACIÓN CONTROL CALIDAD N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F171 1 17/Apr/2009 SALIDA DE MERCANCIA ALMACEN ALMACÉNISTA 3 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ALMACÉN
COL-F172 1 17/Apr/2009 FACTURA DE VENTA ASESOR COMERCIAL CONTABILIDAD 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F173 0 05/Jan/2012 RESPONSABLE HSE EN OBRA CARPETA DE INSPECCIONES 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F174 2 09/Nov/2010 PERSONAL CONTRATADO 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F175 5 23/Sep/2013 CARPETA OP / HSEQ 2 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
FICHA TECNICA CALDERA HORIZONTAL
CLIENTE / DIRECCIÓN COMERCIAL EQUIPOS
3 MESES DE ENTREGADO EL
EQUIPOASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
SERVICIOS GENERALES / BRIGADISTAS
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
PLANTA DE FABRICACION / OBRAS
CLIENTE / DIRECCIÓN COMERCIAL EQUIPOS
3 MESES DE ENTREGADO EL
EQUIPOASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-FAB-001 FABRICACIONCOL-ADM-003 COMERCIO EXTERIOR
PROTOCOLO CONEXIONADO ELECTRICO Y DE CONTROL
CALDERAS PIROTUBULARES
INGENIERIA / CONTROL CALIDAD
3 MESES DE ENTREGADO EL
EQUIPOASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
LISTA DE MATERIALES DE CORTE PARA UNA UNIDAD
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PROYECTOS
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
DURANTE EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER\
PROYECTOS\\SISTEMAS\
INGENIERIA\USER\PIROTUBULARES
INSPECCIÓN HERRAMIENTAS MENORES
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECTOR TALENTO HUMANO
DURACIÓN DE LA OBRA /
PERMANENETEASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
INSPECCIÓN A CAMIONETAS TOYOTA O SIMILARES
COORDINACIÓN SERVICIOS
GENERALES
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA DE
EJECUCIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-INS-009 SEGURIDAD CON VEHICULOS
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL MONTACARGA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL DE GRÚAS HIDRÁULICAS SOBRE
LLANTAS
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
DESCRIPCION Y ESPECIFICACION DEL CARGO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
CARPETA DE PERFILES DE CARGO
COORDINACIÓN DE SELECCIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
COL-HSE-000 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTECOL-MIG-001 MANUAL SIGCOL-TAH-004 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
REGISTRO PRUEBAS DE ALCOHOLIMETRÍA
ARCHIVO PRUEBAS ALCOHOLIMETRÍA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
SOLICITUD DE INSPECCION A CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-FAB-001 FABRICACIONCOL-INS-016 TRABAJO EN LA PLANTA DE FABCOL-QCM-012 INSPECCIÓN DE ARMADOS ANTES DE SOLDADURASCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
SERVICIOS GENERALES / SERVICIOS MANTENIMIENTO
SERVICIOS GENERALES / SERVICIOS
MANTENIMIENTOARCHIVO HOJA DE VIDA DE
EQUIPO O INSTALACIÓNHOJA POR CADA
EQUIPOARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)DESTRUCCIÓN
MEDIANTE ACTACOL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
INSPECCIÓN CAMION NPR O SIMILAR
COORDINADOR SERVICIOS
GENERALES
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA DE
EJECUCIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-INS-012 INSTRUCTIVO TRANSPORTE Y MENSAJERIA
LISTA VERIFICACIÓN CONTRATISTAS
AREA RESPONSABLE DEL CONTRATO
LOGISTICA / SERVICIOS GENERALES
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-ADM-004 TRANSPORTECOL-ADM-008 CONTROL A SUBCONTRATISTAS
GERENCIAS /CONTABILIDAD / FACTURACIÓN
ASISTENTE COMERCIAL
PROYECTOS Y MONTAJES
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTEASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERACARPETA DE REPORTES DE
COMERCIO EXTERIORCOORDINADOR DE
COMERCIO EXTERIORASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
CONTROL CALIDAD / COORDINACIÓN OPERATIVO
DE SERVICIOSCONTROL CALIDAD/
LOGISTICA
OFICINA CONTROL DE CALIDAD / OFICINA
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO /
SUCURSALES / OBRA
DPTO. CONTROL DE CALIDAD / DPTO. SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO / QA/QC OBRAS
VIGENCIA DE LA CALIBRACION
ASCENDENTE POR FECHA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-QCM-023 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE MANOMETROSCOL-QCM-024 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE TERMOMETROSCOL-QCM-025 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE SOLDARCOL-QCM-026 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
APERTURA TECNICA DE O.P PROYECTOS Y MONTAJES
ASISTENTE COMERCIAL
PROYECTOS Y MONTAJES
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
3 MESES DE ENTREGADO EL
EQUIPOASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-FAB-001 FABRICACIONCOL-INS-016 GUIA INSTRUCCIONES DE TRABAJO PLANTA DE FABRICACIONCOL-INS-013 CREACIÓN Y NUMERACIÓN DE ORDEN DE PROYECTO "OP"
CARPETA OP CONTROL DE CALIDAD / CARPETA
EQUIPOS CALIBRADOS
OFICINA CONTROL DE CALIDAD / OFICINA
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO /
SUCURSALES / OBRA
DPTO. CONTROL DE CALIDAD / DPTO. SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO / QA/QC OBRAS
VIGENCIA DE LA CALIBRACION
ASCENDENTE POR FECHA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACIÓNCOL-QCM-023 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE MANOMETROSCOL-QCM-024 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE TERMOMETROSCOL-QCM-025 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE SOLDARCOL-QCM-026 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
SERVICIOS MANTENIMIENTO
DOCUMENTOS MOVIMIENTOS DE
INVENTARIOSASCENDENTE POR FECHA DE SALIDA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
CLIENTE / CARTERA Y COBRANZA
ASISTENTE CARTERA Y COBRANZA / CARPETA OP
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOSCOL-COM-005 VENTAS DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
INSPECCIÓN DE ANDAMIO MULTIDERECCIONAL
RESPONSABLE HSE EN OBRA
RESPONSABLE HSE EN OBRA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-022 TRABAJO SEGURO CON ANDAMIOS
DECLARACIÓN PARA AFILIACIÓN AFP, EPS Y RECEPCION DE
DOCUMENTOSDIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANO HOJA DE VIDA DEL
PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO /
ADMINISTRADOR OBRA
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO - ATS
TRABAJOS DE TAREAS CRITICAS
CLIENTE / DPTO. SERVICIOS / HSE
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO / DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA DE
REALIZACIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-ADM-004 TRANSPORTECOL-ADM-008 CONTROL A CONTRATISTASCOL-HSE-004, 005 y 007COL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS PROTECCION CONTRA CAIDASCOL-HSE-021 AL COL-HSE-026COL-HSE-032 ANALISIS DE TRABAJO SEGUROCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-INS-004, 005 y 016
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 7 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F176 4 18/Nov/2013 PERMISO DE TRABAJO 2 AÑOS 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F177 2 06/Apr/2010 AUTO EVALUACION DE SEGURIDAD CARPETA OP 2 AÑOS 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F178 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD 3 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F179 0 11/Feb/2008 OBRAS AUXILIAR DE PERSONAL REPORTE DE PERSONAL 10 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F180 0 20/Jun/2008 PLANTA DE FABRICACION GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO N.A N.A N.A COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F181 1 11/Dec/2014 STICKER ACEPTADO CONTROL CALIDAD MATERIALES ACEPTADOS N.A N.A N.A N.A N.A COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F182 2 11/Dec/2014 REPORTE DE INCONFORMIDAD CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F183 1 11/Dec/2014 STICKER PENDIENTE CONTROL CALIDAD EQUIPOS INCONFORMES N.A N.A N.A N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F184 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD PERMANENTE ALFABÉTICAMENTE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F185 1 11/Dec/2014 STICKER DE RECHAZADO CONTROL CALIDAD N.A N.A N.A N.A N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F186 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F187 1 11/Dec/2014 WELDING PLAN CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F188 1 11/Dec/2014 STICKER DE CALIBRACION CONTROL CALIDAD EQUIPOS CALIBRADOS N.A. N.A. OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F189 1 11/Dec/2014 NATIONAL BOARD NUMBER LOG CONTROL CALIDAD DEPTO CONTROL CALIDAD PERMANENTE N.A N.A COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F190 1 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD DEPTO CONTROL CALIDAD PERMANENTE N.A N.A COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F191 0 27/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F192 0 27/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F193 0 27/Mar/2009 CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F194 0 31/Mar/2009 NOTA DE ENTREGAS ALMACEN ALMACÉN ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F195 4 18/Nov/2013 MATRIZ DE PELIGROS COORDINACIÓN HSEQ TODO EL PERSONAL PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F196 0 05/Jun/2009 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F197 0 24/Apr/2009 ALMACEN ALMACÉN ALMACÉN ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F198 3 14/Nov/2014 COORDINACIÓN HSEQ TODO EL PERSONAL PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F199 3 18/Aug/2014 COORDINACIÓN HSEQ TODO EL PERSONAL PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F200 1 30/Aug/2013 INGENIERÍA INGENIERÍA INGENIERÍA PERMANENTE N.A POR PROYECTO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F201 0 27/Aug/2010 LISTA BASICA DE MATERIALES INGENIERÍA LOGISTICA INGENIERÍA PERMANENTE N.A POR PROYECTO N.A COL-ING-014 LISTADO DE MATERIALES Y EQUIPOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F202 0 03/Sep/2012 DIRECCIÓN DE PROYECTOS 2 AÑOS 5 AÑOS COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F203 0 17/Oct/2013 MATRIZ DE DOTACIONES PERMANENTE N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F204 1 10/Jul/2012 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F205 0 05/Jun/2009 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
TRABAJOS DE TAREAS CRITICAS
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL / ASISTENTE DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL / CARPETA OP
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL/ ASISTENTE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-008 CONTROL A CONTRATISTASCOL-HSE-005 ATENCIÓN, REPORTE E INV DE INCIDENTESCOL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIASCOL-HSE-021 AL COL-HSE-026COL-HSE-032 ANALISIS DE TRABAJO SEGUROCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-INS-004, 005 y 016
TRABAJOS SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTOASCENDENTE POR CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-HSE-026 AL COL-HSE-027COL-SER-002 AJUSTE DE EFICIENCIA DE COMBUSTION EN CALDERASCOL-INS-008 GUIA DE TRABAJO SEGURO PARA APLICAR PINTURA EN CALDERAS
QUALITY CONTROL MANUAL DISTRUBUTION LIST
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LISTADO DE DISTRIBUCION DEL MANUAL DE CONTROL
CALIDADDPTO. CONTROL
CALIDADASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
REPORTE DIARIO DE TIEMPO LABORADO
AUXILIAR DE PERSONAL
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
INFORME HORAS HOMBRE - FABRICACION CALDERA CLIENTE
DIRECCION PLANTA\D:\mis documentos\arc-red-eduardo\
INFORME MENSUAL\DIRECTOR DE
PLANTAASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONASCENDENTE POR
OPARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-FAB-001 FABRICACIONCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ASC-002 CONTROL DE PROD Y SERV NO CONFORMESCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
CONTROL DE CALIFICACION DE LOS SOLDADORES
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
CARPETA CONTROL DE CALIFICACION DE LOS
SOLDADORESDPTO. CONTROL
CALIDAD
PERMANENCIA TRABAJADOR
EN LA COMPAÑÍA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CONTROL CALIDAD / COORDINACIÓN OPERATIVO
DE SERVICIOS
VIGENCIA DEL EQUIPO
DESCALIBRADO
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACIÓNCOL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDADCOL-QCM-023 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE MANOMETROSCOL-QCM-024 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE TERMOMETROSCOL-QCM-025 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE SOLDARCOL-QCM-026 PROCEDIMIENTO PARA LA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
REPORTE DE ALIVIO TERMICO DE ESFUERZOS
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-018 ALIVIO TERMICO POST A LA SOLDADURACOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-GOP-001 ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
VIGENCIA DE LA CALIBRACION
VIGENCIA DE LA CALIBRACION
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-001 ELAB DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDADCOL-QCM-023 AL 026COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACION
ARCHIVO PERMANENTE CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
REPAIRS AND ALTERATIONS REGISTRATION LOG
ARCHIVO PERMANENTE CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA PLANTA)
REPORTE FABRICACION EQUIPOS VARIOS
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
INSPECCION RADIOGRAFICA REPORTE FINAL
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-005 PROCEDIMIENTO RADIOGRAFICOCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
CERTIFICADO DE INSPECCION POR LIQUIDOS PENETRANTES
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
TIEMPO QUE DURA LA
FABRICACIONARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-004 INSPECCION POR LIQUIDOS PENETRANTESCOL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE CALIDAD
FACTURACIÓN / CLIENTE / TESORERIA
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
COORDINACIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-000: SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) Y MEDIO AMBIENTECOL-HSE-001 IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACION DE RIESGOS Y DETERMINACION DE CONTROLESCOL-HSE-011 INSPECCIONESCOL-HSE-018 PVE PREVENCIÓN DE LESIONES OSTEOMUSCULARESCOL-HSE-021 TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOSCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
INSPECCION ESTANTES METALICOS
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
TRANFERENCIA DE STOCK ENTRE MATERIALES
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-INS-014 CONTROLES DE CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
COORDINACIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-000: PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTECOL-HSE-002:IDENTIFICACION Y EVALUACION DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBIENTALES
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
COORDINACIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-HSE-004: IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALESCOL-HSE-011 INSPECCIONESCOL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
PRESUPUESTO HORAS DE INGENIERIA \\SISTEMAS\INGENIERIA\USER BACKUP OFICINA
SISTEMASCOL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN INGENIERIA
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER BACKUP OFICINA SISTEMAS
SOLICITUD DE CAMBIO GESTIÓN DE PROYECTOS
Según el caso:Coordinación de Proyectos
Coordinación de planeación y Control
Gerencia Financiera Gerencia Comercial
Dirección de Gestión y ControlDirección de HSEQ
OFICINA TECNICA DEL PROYECTO
OFICINA TECNICA DEL PROYECTO
CONSECUTIVO POR PROYECTO
ARCHIVO HISTORICO BOGOTA
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DIRECCION TALENTO HUMANO
DIRECCION TALENTO HUMANO
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
COORDINACIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACION DEL CONTRATO LABORAL
INSPECCION PUESTOS DE TRABAJO
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCION ZONA DE ALMACÉNAMIENTO
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 8 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F206 0 17/Jul/2009 DIRECCIÓN HSEQ ARCHIVO INSPECCIONES DIRECCIÓN HSEQ 2 AÑOS 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F207 0 19/Nov/2014 COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F208 0 06/Nov/2009 TECNICOS DE SERVICIOS CARPETA OP 1 AÑO 10 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F209 1 28/Jul/2011 SOLICITUD DE DOTACIÓN 2 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F210 0 23/Aug/2010 CONTROL CALIDAD REPORTE DE INSPECCIÓN 5 AÑOS OPs DEL AÑO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F211 0 27/Aug/2010 SUBCONTRATO DE INGENIERÍA INGENIERÍA INGENIERÍA PERMANENTE POR O.P, EDN o ET N.A. N.A. N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F212 0 25/Sep/2013 INSPECCIÓN DE BUSES COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F213 0 25/Sep/2013 COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F214 0 11/Dec/2014 CONTROL DE PROYECTOS GERENCIA GENERAL 1 AÑO 3 AÑOS N.A COL-CYG-001 CONTROL DE COSTOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F215 0 11/Dec/2014 CONTROL DE CALDERAS 1 AÑO 3 AÑOS N.A COL-CYG-001 CONTROL DE COSTOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F216 0 18/Oct/2013 RECEPCIÓN DE CILINDROS COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F217 0 18/Nov/2013 2 AÑOS 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F218 0 21/Nov/2013 ACTIVIDADES ADICIONALES QAQC PROYECTO RISARALDA Contenedor Control Calidad Coordinador QAQC 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F219 0 21/Nov/2013 QAQC PROYECTO RISARALDA Contenedor Control Calidad Coordinador QAQC 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F220 0 09/Nov/2011 COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F221 0 09/Nov/2011 INSPECCIÓN DE TRONZADORA CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIÓN HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F222 0 09/Nov/2011 CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIÓN HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F223 0 15/Nov/2011 CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIÓN HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F224 0 15/Nov/2011 COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F225 0 09/Jan/2014 ADMINISTRACIÓN OBRAS ADMINISTRACIÓN OBRAS CARPETA DAÑO DE EQUIPOS 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F226 0 09/Jul/2014 PROGRAMAS DE GESTION DE HSE DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F227 4 29/Sep/2015 PROFESIOGRAMA POR CARGO DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F228 1 26/Aug/2010 AUTORIZACION HORAS EXTRAS PROYECTOS TALENTO HUMANO 3 MESES N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F229 0 19/Nov/2014 INSPECCIÓN TIRFOR COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F230 0 27/Aug/2014 MERCADEO PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F231 1 10/22/2014 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F232 0 06/Nov/2009 DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ COORDINDADOR HSE 2 AÑOS 3 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F233 0 06/Nov/2009 INFORMACIÓN DE MEDEVAC CARPETA MEDEVAC TALENTO HUMANO PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A N.A COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F234 1 22/Nov/2010 TODO EL PERSONAL 30 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F235 0 13/Sep/2012 LOGISTICA CARPETA DE TRANSPORTES 1 AÑO 2 AÑOS COL-ADM-004 TRANSPORTE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F236 0 13/Sep/2012 LOGISTICA LOGISTICA CARPETA DE TRANSPORTES 1 AÑO 2 AÑOS COL-ADM-004 TRANSPORTE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F237 0 13/Sep/2012 DESCARGUE DE EQUIPOS LOGISTICA LOGISTICA CARPETA DE TRANSPORTES 1 AÑO 2 AÑOS COL-ADM-004 TRANSPORTE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F238 0 27/Nov/2009 INSPECCIÓN DE ANDAMIOS COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F239 1 10/Mar/2015 INSPECCION DE EQUIPO OXICORTE COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F240 1 10/Mar/2015 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REGISTRO DE TRABAJO EN ESPACIO CONFINADO
PERSONAL QUE REALIZA TRABAJOS EN ESPACIOS
CONFINADOSASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-015 PROCEDIMIENTO PARA RESCATE EN ESPACIOS CONFINADOSCOL-HSE-021 TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOS
INSPECCIÓN CAMILLA DE EMERGENCIA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DATOS PRUEBA DE ANALISIS DE GASES
CLIENTES / COORDINACIÓN DE SERVICIOS
ASISTENTE DE SERVICIOS
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOCOL-SER-002 AJUSTE DE EFICIENCIA DE COMBUSTION EN CALDERAS
ADMINISTRACIÓN OBRASDIRECCIÓN TALENTO
HUMANODIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANODIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANODIRECCIÓN DE
TALENTO HUMANOALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL
REPORTE DE INSPECCIÓN DE CALDERAS EN SERVICIO
ARCHIVO DE LA ORDEN DE TRABAJO
DPTO. CONTROL CALIDAD
DURACIÓN DE LA ORDEN DE
TRABAJOARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-QCM-032 PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCION DE CALDERAS EN SERVICIO
CONTRATISTA/LOGISTICA \\SISTEMAS\INGENIERIA\USER
DURANTE EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
COORDINACIÓN HSE OCONDUCTOR
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA DE
EJECUCIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL DE CAMIONES
COORDINACIÓN HSE OCONDUCTOR
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA DE
EJECUCIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
EQUIPO LIDER CONTROL Y GESTIÓN
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
GERENCIA GENERALGERENCIA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ACCIONISTAS
EQUIPO LIDER CONTROL Y GESTIÓN
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRA
ASCENDENTE POR FECHA DE
EJECUCIÓNARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDADCOL-HSE-023 TRABAJO SEGURO CON EQUIPOS DE SOLDADURA OXIA ACETILENICA
PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS
TRABAJOS DE TAREAS CRITICAS
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL / ASISTENTE DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL / CARPETA OP
DIRECCIÓN HSEQ SUCURSAL/ ASISTENTE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-HSE-012 PROCEDIMIENTO PARA RESCATE EN ALTURASCOL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS "PROTECCION CONTRA CAIDAS"
QAQC PROYECTO RISARALDA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
SOLICITUD Y RECEPCION MATERIALES PARA MONTAJE
QAQC PROYECTO RISARALDA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL MANLIFT
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN DE GARRUCHAS Y DIFERENCIALES
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL ELEMENTOS DE IZAJE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL CAMION GRUA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
PERDIDA O DAÑO EQUIPOS / HERRAMIENTAS
ADMINISTRADOR OBRA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
\\192.168.1.3\hseq\HSE\PROGRAMAS DE GESTION HSE Y PVE BACKUP OFICINA SISTEMAS
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
COORDINACIÓNE DE SELECCIÓN Y DESARROLLO
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS PROTECCIÓN CONTRA CAIDASCOL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
TALENTO HUMANO PROYECTOS
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO
EN PROYECTOSDURACION DEL
PROYECTOASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
REGISTRO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
PERSONAL COLMAQUINAS Y PERSONAL EXTERNO
EQUIPO DE COMPUTO RESPONSABLE DE
MERCADEOAUXILIAR DE MERCADEO
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-DIR-001 SATISFACCION DEL CLIENTE Y TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
ARCHIVO EQUIPO DE COMPUTO DEL RESPONSABLE
LIDER TALENTO HUMANO / LIDER
HSEQBACKUP OFICINA
SISTEMASCOL-TAH-002 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTOCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
PLAN DE IZAJE DE CARGAS CON GRUAS CRITICO Y NO CRITICO
EJECUTANTE LÍDER, OPERADOR GRÚA,
APAREJADOR, RESPONSABLE HSE
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
BRIGADISTAS /HSEQTALENTO HUMANO
ENTREGA Y RECEPCION DE PUESTO DE TRABAJO
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
DURACIÓN OBRA /
PERMANENTE
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-TAH-001 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORALCOL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO
CARGUE DE MATERIALES Y/O EQUIPOS
RESPONSABLE DE DESPACHAR LA CARGA
COORDINADOR DE INVENTARIOS Y TRANSPORTE
NOMBRE DE TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
MONITOREO DE TRANSPORTE DE CARGA
COORDINADOR DE INVENTARIOS Y TRANSPORTE
NOMBRE DE TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COORDINADOR DE INVENTARIOS Y TRANSPORTE
NOMBRE DE TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
INSPECCION PREOPERACIONAL DE EQUIPO DE SOLDADURA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 9 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F241 0 27/Nov/2009 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F242 1 10/Mar/2015 INSPECCION PULIDORA COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F243 0 27/Nov/2009 INSPECCION TALADRO COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F245 0 22/Oct/2014 PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F246 0 02/Nov/2012 OFERTA DE COMPRA ALMACEN LOGISTICA ALMACENISTA PERMANENTE N.A COL-ADM-002: COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F247 0 22/Oct/2014 EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-TAH-002 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F248 0 19/Nov/2014 TOMA DE TENSIÓN ARTERIAL COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN HSEQ COORDIACIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F249 0 15/Nov/2012 OBRAS 3 AÑOS AZ COMPRAS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F250 0 15/Nov/2012 OBRA OFICINA TÉCNICA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F251 2 28/Jul/2015 OBRA OFICINA TÉCNICA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F252 0 15/Nov/2012 MATRIZ DE GESTIÓN DEL RIESGO OBRA OFICINA TÉCNICA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA 2 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F253 0 26/Mar/2014 CONTROL CALIDAD ARCHIVO CONTROL CALIDAD PERMANENTE PERMANENTE COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F254 0 15/Sep/2014 5 AÑOS 30 AÑOS . N.A. N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F255 0 15/Nov/2012 INFORME DE GESTIÓN DEL COSTO
DIRECTOR DE OBRA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA
5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO
COL-F256 0 11/Dec/2014 CONTROL DE SERVICIOS GERENCIA GENERAL 1 AÑO 3 AÑOS N.A COL-CYG-001 CONTROL DE COSTOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F257 0 26/Feb/2015 CHARLAS DE SEGURIDAD 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F258 0 10/Mar/2015 COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F259 0 28/Apr/2015 INFORME SEMANAL HSEQ PC HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-HSE-035 ELABORACIÓN DE INFORMES HSEQ ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F260 0 28/Apr/2015 INFORME MENSUAL / FINAL HSEQ PC HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-HSE-035 ELABORACIÓN DE INFORMES HSEQ ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F261 0 28/Apr/2015 PC HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A COL-HSE-035 ELABORACIÓN DE INFORMES HSEQ ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F262 1 24/Apr/2013 DIRECCIÓN DE PROYECTOS JUNTA DIRECTIVA CARPETA OP 5 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F263 0 08/Apr/2010 GERENTE COMERCIAL CARPETA OP 5 AÑOS 5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F264 0 08/Apr/2010 SEGUIMIENTO DE OFERTAS GERENTE COMERCIAL CARPETA OP 5 AÑOS 5 AÑOS
COL-F265 0 28/Apr/2015 TODO EL PERSONAL PC HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F266 0 28/Apr/2015 PROGRAMA DE INSPECCIONES HSE DIRECCIÓN HSEQ PC HSEQ PERMANENTE N.A. UNICO ARCHIVO N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F267 0 06/Aug/2015 ORDEN DE TRABAJO SERVICIOS PERSONAL TÉCNICO CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F268 0 06/Aug/2015 SERVICIOS MANTENIMIENTO CARPETA OP 1 AÑO 5 AÑOS COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F259 0 21/Aug/2015 INFORME VISITA HSEQ Personal HSEQ COORDINADOR HSE PC HSEQ PERMANENTE N.A. UNICO ARCHIVO N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F272 0 29/Dec/2009 INSPECCION DE MOTOS COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F275 1 08/Mar/2013 CONTROL CALIDAD N.A OPs DEL AÑO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F276 0 15/Mar/2010 CONTROL CALIDAD N.A N.A OPs DEL AÑO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F277 0 15/Mar/2010 CONTROL CALIDAD CARPETA WPS N.A N.A OPs DEL AÑO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F278 0 15/Mar/2010 CONTROL CALIDAD CARPETA PQR N.A N.A OPs DEL AÑO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F279 0 15/Mar/2010 CONTROL CALIDAD CARPETA WPQ 5 AÑOS ALFABÉTICAMENTE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F280 1 14/Nov/2014 EQUIPO LIDER DE PROCESO LIDER DE PROCESO 1 AÑO 1 AÑO N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F281 0 15/Mar/2010 REPORTE DE EXAMINACIÓN VISUAL CONTROL CALIDAD DOSSIER EQUIPO N.A N.A OPs DEL AÑO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F283 0 19/Mar/2010 INSPECCIÓN LINEA DE VIDA COORDINACIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ 3 AÑOS COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F284 0 03/Aug/2015 ACTA ENTREGA VEHICULO COMPRAS COMPRAS Comprador COL-HSE-018 SEGURIDAD VIAL ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
INSPECCION PREOPERACIONAL ESCALERA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN POR CARGOS
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
ARCHIVO EQUIPO DE COMPUTO DEL RESPONSABLE
LIDER TALENTO HUMANO / LIDER
HSEQBACKUP OFICINA
SISTEMASCOL-TAH-002 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTOCOL-HSE-031 INDUCCIÓN HSE
Equipo de computo Almacenista Inventarios
UNICO ARCHIVO /CONSECUTIVO
OFERTABACKUP OFICINA
SISTEMASN.A. /
DESTRUCCIÓN
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO/HSEQ
ARCHIVO EQUIPO DE COMPUTO DEL RESPONSABLE
LIDER TALENTO HUMANO / LIDER
HSEQBACKUP OFICINA
SISTEMAS
CARPETA DE TOMA DE TENSIÓN ARTERIAL
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
FICHA TECNICA REQUISIÓN DE BIENES O SERVICIOS
COMPRADOR DE PROYECTOS
AZ COMPRAS DE PROYECTOS
COMPRADOR DE PROYECTOS
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-003: GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO
FLUJO DE COSTOS Y FACTURACIÓN
OFICINA CENTRAL DE PROYECTOS
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-GOP-003: GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO
LISTA DE CHEQUEO ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓN
OFICINA CENTRAL DE PROYECTOS
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓN
OFICINA CENTRAL DE PROYECTOS
DURACIÓN DE OBRA
ASCENDENTE POR NUMERO
CONSECUTIVO DE OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-GOP-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓN
REGISTRO DE REPORTE DE NO CONFORMIDAD
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LIDER CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD N.A.
RESULTADO PROCESO DE SELECCIÓN
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
OBRA OFICINA TÉCNICA / GERENCIA OPERATIVA
DURACIÓN DE OBRA ASCENDENTE POR
NUMERO CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
COL-GOP-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓNCOL-GOP-003: GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTOCOL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUALCOL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRA
OFICINA PROYECTOS OF. CENTRAL
OFICINA PROYECTOS OF. CENTRAL
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
EQUIPO LIDER CONTROL Y GESTIÓN
LÍDER DE CONTROL Y GESTIÓN
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
MOMENTO DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE ADMINISTRACION OBRA/
DIRECCIÓN HSEQ
FÓLDER DE CAPACITACIONES-CHARLAS
DE SEGURIDAD
ADMINISTRACIÓN OBRA/ DIRECCIÓN
HSEQ
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
INPECCION PREOPERACIONAL DE MOTOR TOOL
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHA ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COORDINACIÓN / INSPECTOR HSE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COORDINACIÓN / INSPECTOR HSE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
REPORTE DE CONDICIONES DE SALUD
COORDINACIÓN / INSPECTOR HSE
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
APROBACION POR JUNTA DIRECTIVA PARA PRESENTAR
OFERTA
DIRECCIÓN COMERCIAL PROYECTOS
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACIÓN DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOSCOL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
CUADRO RESUMEN COSTO OFERTA
SECRETARIA COMERCIAL PROYECTOS
DIRECCIÓN COMERCIAL PROYECTOS
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
SECRETARIA COMERCIAL PROYECTOS
DIRECCIÓN COMERCIAL PROYECTOS
ASCENDENTE POR OP
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-COM-003 COMERCIALIZACIÓN DE PROYECTOS
REGISTRO DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COORDINACIÓN HSEQ EN PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES CUANDO APLIQUE
COORDINACIÓN HSEQ
DIRECCIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
NUMERO OPARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
ACTA DE FINALIZACIÓN DE TRABAJOS
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
NUMERO OPARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COORDINACIÓN HSEQ
DIRECCIÓN HSEQ
BACKUP OFICINA SISTEMAS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CERTIFICADO DE CALIFICACIÓN EN ENSAYOS NO DESTRUCTIVOS
CARPETA CALIFICACIONES PERSONAL NDT
CARPETA CALIFICACIONES NDT Y HOJA DE VIDA
DPTO. CONTROL CALIDAD
VIGENCIA DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DPTO CONTROL CALIDAD
COL-QCM-002 PRACTICA COLMAQUINAS PARA CERTIFICACIÓN DE PERSONAL NDT
REGISTRO PARA CERTIFICADOS DE CALIDAD DE MATERIALES
CARPETA CERTIFICADOS DE CALIDAD
CARPETA CERTIFICADOS DE CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
ARCHIVO DPTO CONTROL CALIDAD
COL-QCM-007 IDENTIFICACIÓN DE MATERIALESCOL-QCM-010 REGISTRO DE CERTIFICADOS DE CALIDAD DE MATERIALES
ESPECIFICACIÓN PARA PROCEDIMIENTO DE SOLDADURA
(WPS)CARPETA WPS
DOSSIER EQUIPOSDPTO. CONTROL
CALIDADARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDADCOL-QCM-022 CALIFICACION DE PROCEDIMIENTOS DE SOLDADURA Y SOLDADORES
REGISTRO DE CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTO (PQR)
CARPETA PQR DOSSIER EQUIPOS
DPTO. CONTROL CALIDAD
ARCHIVO DPTO CONTROL CALIDAD
COL-QCM-022 CALIFICACION DE PROCEDIMIENTOS DE SOLDADURA Y SOLDADORES
REGISTRO DE CALIFICACIÓN DE SOLDADOR (WPQ)
CARPETA WPQ DOSSIER EQUIPOS
DPTO. CONTROL CALIDAD
VIGENCIA VINCULO LABORAL
SOLDADORES
HOJA DE VIDA DEPTO. PERSONAL
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-QCM-022 CALIFICACION DE PROCEDIMIENTOS DE SOLDADURA Y SOLDADORES
FICHA DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE PROCESOS
Todos los líderes y dueños de procesos
DIRECCIÓN HSEQGERENCIA GENERAL
ASCENDENTE POR FECHA
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-DIR-002 REPORTE, ANALISIS Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE GESTIONTodas las caracterizaciones
CARPETA OP CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL CALIDAD
ARCHIVO DPTO CONTROL CALIDAD
COL-QCM-003 PROCEDIMIENTO DE EXAMINACIÓ VISUAL
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAASCENDENTE POR
FECHAARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)ENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010 Página 10 de 10 COL-F005 REV.6
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Actualizado: 5-Oct-15
CÓDIGO NOMBRE ORIGEN DESTINO UBICACIÓN ARCHIVO FINAL FORMA DE ARCHIVO PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS UBICACIÓN EN EL SIGREV. No.
ULTIMA FECHA DE EDICIÓN
RESPONSABLE ARCHIVO
TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN
TIEMPO MÍNIMO ARCHIVO
HISTORICOUBICACIÓN ARCHIVO
HISTORICODISPOSICIÓN
FINAL
COL-F285 0 05/Oct/2015 MASTER DE SOLDADURA Personal QAQC Personal QAQC /Cliente N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F355 0 11/Apr/2012 NOTA CREDITO FACTURACIÓN CONTABILIDAD 1 AÑO 15 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F356 0 29/May/2012 PLAN DE CALIDAD OBRASDIRECTOR DE OBRA OFICINA TÉCNICA OBRA OFICINA TÉCNICA
5 AÑOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/GERENCIA OPERATIVA 1 AÑO
COL-F357 0 04/Jun/2012 DEVOLUCION ALMACEN ALMACÉN BODEGA INVENTARIOS ALMACÉNISTA 1 AÑO 5 AÑOS N.A. ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F369 0 28/Aug/2012 TODA LA COMPAÑÍA COORDINADOR HSEQ PERMANENTE N.A UNICO ARCHIVO N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F380 0 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD ARCHIVO CONTROL CALIDAD PERMANENTE PERMANENTE COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F381 0 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD ARCHIVO CONTROL CALIDAD PERMANENTE PERMANENTE COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F382 0 11/Dec/2014 CONTROL CALIDAD ARCHIVO CONTROL CALIDAD PERMANENTE PERMANENTE COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F383 0 11/Dec/2014 REPAIR PLAN CONTROL CALIDAD ARCHIVO CONTROL CALIDAD 5 AÑOS 5 AÑOS COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A. N.A. - 1 AÑO 2 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - ACTAS DE ENTREGA CLIENTE 2 AÑOS 10 AÑOS CONSECUTIVO O.P. N.A. N.A.
N.A N.A - BUZÓN DE SUGERENCIAS TODO EL PERSONAL 6 MESES N.A N.A ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A. N.A. - CERTIFICADO DE APTITUD MEDICO ESPECIALISTA 5 AÑOS 30 AÑOS COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS N.A.
N.A. N.A. - PROVEEDOR 5 AÑOS OPs DEL AÑO N.A. N.A.
N.A. N.A. - PROVEEDOR 1 AÑO 10 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - PROVEEDOR CONTROL CALIDAD CONTROL CALIDAD 30 AÑOS OPs DEL AÑO N.A. N.A.
N.A
N.A - PROVEEDOR BODEGA INVENTARIOS CERTIFICADOS DE CALIDAD ALMACÉNISTA 3 AÑOS N.A N.A N.A N.A N.A
N.A.
N.A. - CLIENTE REGISTRO DE MEJORAS 1 AÑO 2 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - DIRECCIÓN HSEQ CLIENTE INTERNO DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 1 AÑO N.A. N.A.
N.A. N.A. - COTIZACIONES PROVEEDOR LOGISTICA 2 AÑOS 1 AÑO COL-ADM-002: COMPRAS N.A.
N.A. N.A. - HOJA DE VIDA PERSONAL TODO EL PERSONAL 5 AÑOS 30 AÑOS N.A. N.A.
N.A N.A - HOJAS DE SEGURIDAD PROVEEDOR BODEGA INVENTARIOS ALMACÉNISTA PERMANENTE N.A N.A N.A N.A
N.A. N.A. - AUDITORIAS EXTERNAS DIRECCIÓN HSEQ FÓLDER AUDITORIAS COORDINADOR HSEQ 1 AÑO 3 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - PROVEEDOR DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - PROVEEDOR DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - RESULTADOS DE ESTUDIO DE SVE PROVEEDOR DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 1 AÑO 2 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - CLIENTE 1 AÑO 10 AÑOS N.A. N.A.
N.A. N.A. - PRESUPUESTO HSE DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ DIRECCIÓN HSEQ 2 AÑOS 1 AÑO N.A. N.A.
N.A N.A - FACTURA DEL PROVEEDOR PROVEEDOR CONTABILIDAD CONTABILIDAD 1 AÑO N.A N.A N.A N.A COL-ADM-012 PAGADURIA N.A
TESORERIA/BODEGAS SUCURSALES/CLIENTE
ASISTENTE CARTERA/
ALMACENISTAASCENDENTE POR
CONSECUTIVOARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENESCOL-ADM-009 FACTURACIÓNCOL-COM-005 VENTAS DE REPUESTOS Y SERVICIOSCOL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE VIGILANCIA Y RECEPCION
DURACIÓN DE OBRA ASCENDENTE POR
NUMERO CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓNCOL-INS-030 INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACION DEL PLAN DE CALIDADOFICINA PROYECTOS OF. CENTRAL
ING. PLANEACION PROYECTOS
ASCENDENTE POR CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS
LEGISLACIÓN COLOMBIANAALCANCE DE PROYECTOSREQUISITOS DEL CLIENTE
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
BACKUP OFICINA SISTEMAS
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CERTIFICADO DE INSPECCION DE TUBOS
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LIDER CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD N.A.
CERTIFICADO DE INSPECCION DE ACCESORIOS DE TUBERIA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LIDER CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD N.A.
REGISTRO RECEPCIÓN MATERIAL DE SOLDADURA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LIDER CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD N.A.
ARCHIVO CONTROL CALIDAD DE LA OP
LIDER CONTROL CALIDAD
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTORICO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTORICO
RESPONSABLE DEL AREA DE DONDE SE DESTRUYEN
LOS DOCUMENTOS
OFICINA DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTORICO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTORICO
EN CAJAS ROTULADAS
CORRECTAMENTE UBICADAS EN EL ESPACIO QUE LE CORRESPONDE A
CADA DEPARTAMENTO
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO CARPETA OP
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTOARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)DESTRUCCIÓN
MEDIANTE ACTA
MERCADEO / AREAS RESPONSABLES ARCHIVO DE MERCADEO AUXILIAR DE
MERCADEOASCENDENTE POR
FECHAENVÍO A
RECICLAJE O REUTILIZACIÓN
COL-HSE-010 COMUNICACIÓN Y CONSULTACOL-DIR-001 SATISFACCION DEL CLIENTE Y TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
CERTIFICADOS DE CALIBRACION DE EQUIPOS
CONTROL CALIDAD / SERVICIOS / BODEGA
CERTIFICADOS DE CALIBRACION
RESPONSABLE DEL AREA
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN EXTERNOS
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ARCHIVO DE CALIBRACIONES
ASISTENTE SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ALFABETICAMENTE POR NOMBRE
EQUIPOARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)DESTRUCCIÓN
MEDIANTE ACTA
CERTIFICADOS DE CALIDAD DE MATERIALES
INSPECTOR CONTROL CALIDAD
1 AÑO / DURACIÓN DE
LA OBRAARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CERTIFICADOS DE CALIDAD DE PRODUCTOS
POR NOMBRE DEL MATERIAL
COMUNICACIONES Y RECLAMACIONES DE LOS
CLIENTES
GERENCIA COMERCIAL / SERVICIOS
MANTENIMIENTO / GERENCIA OPERATIVA
COORDINADOR DE HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
CORREO DE DIVULGACION DE DOCUMENTOS
CARPETA DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O CORREO
ELECTRONICO COORDINACIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA DE ENTREGA
Y PUBLICACIÓNARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
DOCUMENTOS SOPORTES A LA ORDEN DE COMPRA
DIRECTOR DE LOGISTICA
POR ORDEN DE COMPRA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
HOJA DE VIDA DEL PERSONAL
DIRECTOR TALENTO HUMANO
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE DEL
TRABAJADORARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
BODEGAINVENTARIOS
ALFABÉTICAMENTE POR NOMBRE
ELEMENTO
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
INFORMES DE AUDITORIAS EXTERNAS
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
RESULTADOS DE ESTUDIOS DE HIGIENE
ARCHIVO OFICINA DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
RESULTADOS DE ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO
ARCHIVO OFICINA DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
ARCHIVO OFICINA DIRECCIÓN HSEQ
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
OFERTAS COMERCIALES (COTIZACIÓN)
GERENCIA COMERCIAL / SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CONSECUTIVO COTIZACIONES PRESENTADASCARPETA O.P.
ASISTENTE DE CALDERAS Y
EQUIPOS / ASESOR COMERCIAL / ASISTENTE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ASCENDENTE POR No DE OFERTA
ARCHIVO HISTORICO (CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIÓN MEDIANTE ACTA
ASCENDENTE POR FECHA
ARCHIVO HISTORICO (OFICINA CENTRAL)
ENVÍO A RECICLAJE O
REUTILIZACIÓN
ASISTENTE CONTABILIDAD
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