PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA
Código CPA-GL-09-FR-001
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de
aprobación: 13/09/2021
INVITACION DIRECTA A PRESENTAR PROPUESTA PARA LA CONTRATACION DE
PRESTACION DE SERVICIOS, ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIOS
INVITACION Nro.
I. IDENTIFICACION DE LA INVITACION
1.FECHA: 13/10/2021 2. CONVENIO O CONTRATO. INSTITUTO DE EXTENSIÓN UNIVERSIDAD DISTRITAL IDEXUD
3. RUBRO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES
DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL
4.PERFIL:ASISTENCIAL
II. TERMINOS DE LA INVITACION
1.IDENTIFICACION Y JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD
EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN
EL LINEAMIENTO ESTRATÉGICO L1, META 6 LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN
RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LAS PROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE
INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTEN COMUNIDADES DE LA CIUDAD
Y LA REGIÓN., LINEAMIENTO L5, META 35. LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DE
LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL,
META 37 - LOGRAR UN NIVEL DE SATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS
QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41. CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN
OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIO DE
TRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY
1712 DE 2014. ENCAMINA SUS OBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL
IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN, DESARROLLANDO ACTIVIDADES
TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREA
ADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE
TRABAJO, RESPUESTA Y ELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR
LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CON PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL
SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL
PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA
FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO.
EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON OCASIÓN
DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19, ACTIVIDADES
ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS
ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO DE
LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN.
PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA
Código CPA-GL-09-FR-001
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de
aprobación: 13/09/2021
2.OBJETO A CONTRATAR
PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA
AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE
LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO
DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
3. PRESUPUESTO ESTIMADO DE LA CONTRATACION
CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL SEISCIENTOS TREINTA PESOS ($4.542.630)
4. FACTORES DE SELECCIÓN Y EVALUACION (porcentaje)
FACTOR O CRITERIO DE EVALUACION
PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS
FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS
EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA)
50% CERTICACIONES
ENTREVISTA 10%
TOTAL 100%
5. LUGAR DE PRESENTACION DE LA OFERTA
INSTITUTO DE EXTENSION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO IDEXUD
CORREO ELECTRÓNICO [email protected]
6. CRONOGRAMA
ACTIVIDAD FECHA
INICIO
FECHA
FINALIZACION
LUGAR RESPONSABLE
Publicación de la invitación 14/10/2021 14/10/2021 Página Web IDEXUD
Área Sistemas IDEXUD
Envío de invitación 14/10/2021 14/10/2021 Correo electrónico IDEXUD
Apoyo jurídico IDEXUD
Recepción de documentos 14/10/2021 14/10/2021 Correo electrónico IDEXUD
Apoyo jurídico IDEXUD
Evaluación de documentos 15/10/2021 15/10/2021 IDEXUD
Director IDEXUD
Entrevista (en caso que sea un factor de selección)
15/10/2021 15/10/2021 IDEXUD
Líder Área Administrativa IDEXUD
Acta de Evaluación 15/10/2021 15/10/2021
Página Web IDEXUD Director IDEXUD
Acta de Adjudicación 16/10/2021 16/10/2021 Página Web IDEXUD
Director IDEXUD
PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA
Código CPA-GL-09-FR-001
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de
aprobación: 13/09/2021
7. DOCUMENTOS SOPORTE DE LA OFERTA
SOPORTES DE ESTUDIOS
SOPORTES DE EXPERIENCIA. CERTIFICADOS NO CONTRATOS
RUT
CERTIFCADOS DE PERSONERIA, PROCURADURIA, POLICIA, MEDIDAS CORRECTIVAS Y
CONTRALORIA
CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN AGORA
8. PLAZO DE EJECUCION Y FORMA DE PAGO
DOS (2) MESES
PAGOS MENSUALES PREVIA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN SOBRE LAS
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PACTADAS EN EL CONTRATO Y DE CONFORMIDAD CON
LAS ACTIVIDADES Y PRODUCTOS ASOCIADOS A ÉSTAS, ESTABLECIDAS EN EL PLAN
INDIVIDUAL DE TRABAJO CONCERTADO CON EL SUPERVISOR DEL CONTRATO, CON LA
CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR PARTE DEL SUPERVISOR DE LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO DE RECIBO A SATISFACCIÓN
9. REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL OFERENTE
TÍTULO DE EDUCACIÓN MEDIA EXPERIENCIA MÍNIMA DE SEIS (6) MESES
10. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL OFERENTE
1. REALIZAR PLAN DE TRABAJO SOBRE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
2. APOYAR LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO EN ESTADO NATURAL DEL ARCHIVO – IDEXUD.
3. REALIZAR EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN +
DESCRIPCIÓN) DE CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES.
4. IDENTIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EXISTENTES EN LA TRD DEL
IDEXUD. PARA ELLO SE IDENTIFICAN Y ESTABLECEN AGRUPACIONES DOCUMENTALES DE
ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICO – FUNCIONAL DEL INSTITUTO.
5. IDENTIFICAR DE SER EL CASO LA DOCUMENTACIÓN QUE POR LA TRD EN SU DISPOSICIÓN
FINAL SEA DE ELIMINACIÓN.
6. ENTREGAR UN INFORME SEMANAL CON EL AVANCE OBTENIDO SOBRE LA EJECUCIÓN DEL
INVENTARIO
7. ENTREGAR UN INFORME MENSUAL DONDE SE RELACIONE DE MANERA DETALLADA LAS
ACTIVIDADES REALIZADAS Y EL AVANCE OBTENIDO SOBRE EL INVENTARIO DE LA
DOCUMENTACIÓN Y/O EXPEDIENTES DEL ÁREA DE ARCHIVO – IDEXUD.
8. CUANDO SE DÉ POR TERMINADO EL CONTRATO ENTREGAR: INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES DONDE SE DETALLE LA EJECUCIÓN DE LAS MISMAS, EVIDENCIAS Y/O
SOPORTES ANEXOS AL REPOSITORIO “HONORARIOS” Y FORMATO “PAZ Y SALVO IDEXUD”,
PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA
Código CPA-GL-09-FR-001
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de
aprobación: 13/09/2021
DILIGENCIADO Y FIRMADO. ENTREGABLE: 1. INFORME FINAL DE ACTIVIDADES DONDE SE
DETALLE EL AVANCE REALIZADO SOBRE EL INVENTARIO EN ESTADO NATURAL
REALIZADO.
9. RECIBIR Y MANTENER EN BUEN ESTADO LOS ELEMENTOS ASIGNADOS POR EL ÁREA DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS TELECOMUNICACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO, CUANDO HAYA LUGAR.
10. CONOCER E INTERPRETAR LA MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD.
11. PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS, SIGUIENDO LINEAMIENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y APORTAR PARA LA MEJORA DEL MISMO.
12. MANTENER Y MEJORAR EL PROCESO A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
13. Y LAS DEMÁS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL DIRECTOR DEL IDEXUD, O QUIEN ESTE
DELEGUE.
NOTA: Este documento fue elaborado a partir de los parámetros fijados por el parágrafo del literal A (TERMINOS DE LA INVITACION) del
artículo 1º de la Resolución de Rectoría 479 de 2013 de la Universidad Distrital.
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS – CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO
DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN VIGENCIA DE LEY DE GARANTIAS INTERNA Y EXTERNA
1. NUMERO DEL CONVENIO: INSTITUTO DE EXTENSION UNIVERSIDAD DISTRITAL IDEXUD
2. COMPETENTE CONTRACTUAL: DIRECTOR IDEXUD
3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN:
EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN EL LINEAMIENTO ESTRATÉGICO L1, META 6 LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LAS PROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTEN COMUNIDADES DE LA CIUDAD Y LA REGIÓN., LINEAMIENTO L5, META 35. LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL, META 37 - LOGRAR UN NIVEL DE SATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41. CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY 1712 DE 2014. ENCAMINA SUS OBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN, DESARROLLANDO ACTIVIDADES TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREA ADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE TRABAJO, RESPUESTA Y ELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CON PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON OCASIÓN DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19, ACTIVIDADES ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN.
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR:
PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. 5. CONDICIONES GENERALES (DE ACUERDO A LA SOLICITUD DE NECESIDAD):
Rubro afectado:
PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL
Duración o plazo: DOS (2) MESES
Valor del contrato: $ 4.542.630
Supervisión del contrato: DIRECTOR IDEXUD
Forma de pago:
Pagos mensuales previa presentación del informe de ejecución sobre las obligaciones específicas pactadas en el Contrato y de conformidad con las actividades y productos asociados a éstas, establecidas en el Plan Individual de Trabajo concertado con el Supervisor del Contrato, con la certificación expedida por parte del Supervisor de la Prestación del Servicio de recibo a satisfacción.
Marco legal:
* Acuerdo Consejo Superior Universitario 003 de 2015, “por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas” * Resolución de Rectoría 262 de 2015, “por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo 003 de 2015, Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.” * Resolución de Rectoría 013 de enero 21 de 2020, "Por medio de la cual se reglamenta y se expiden los lineamientos para la celebración de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión con Personas Naturales en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones" * Acuerdo No. 04 de 2013 "Por el cual modifica la denominación del Instituto de Extensión de la Universidad Distrital, se define y desarrolla el Fondo Especial de Promoción de la Extensión y la Proyección Social de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones" * Resolución 503 de 2013 “por el cual se reglamenta lo establecido en el acuerdo 004 de 2013 del Consejo Superior Universitario sobre el Fondo “.
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
* Circular No. 940 del 27 de agosto de 2021, emitida por la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad Distrital a través de la cual, se establecen los lineamientos para las GARANTÍAS ELECTORALES INTERNAS Y EXTERNAS 2021-2022. * Circular No. 08 del 30 de agosto de 2021, del IDEXUD a través del cual se acoge al interior del IDEXUD la circular No. 940 del 27 de agosto de 2021. * Circular No. 11 del 8 de septiembre de 2021, a través de la cual el IDEXUD define el PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DURANTE LA LEY DE GARANTÍAS INTERNAS.
Requisitos mínimos: Título de educación media Experiencia mínima de seis (6) meses
Factores de selección:
FACTOR O CRITERIO DE EVALUACION
PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS
FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS
EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA)
50% CERTICACIONES
ENTREVISTA 10%
TOTAL 100%
6. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO - ANÁLISIS DEL MERCADO Y DEL SECTOR
JUSTIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO
SEGÚN LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 7: DEFINICIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA LOS PERFILES EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN Y EQUIVALENCIA MENSUAL DEL VALOR DE LOS HONORARIOS, DE LA RESOLUCIÓN DE RECTORÍA 013 DE ENERO 21 DE 2020, “POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA Y SE EXPIDEN LOS LINEAMIENTOS PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONAS NATURALES EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”, LA EQUIVALENCIA DEL VALOR MÁXIMO MENSUAL DE LOS HONORARIOS PARA LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN SE PAGARÁN CONFORME A LA SIGUIENTE TABLA:
PERFIL HONORARIOS
MENSUALES HASTA
Servicios Asistenciales 2.5 s.m.l.m.v.
Servicios Técnicos o Tecnológicos 3 s.m.l.m.v.
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
Servicios Profesionales 4.6 s.m.l.m.v.
Servicios Profesionales Especializados 6.0 s.m.l.m.v.
Perfil Asesor I 8.0 s.m.l.m.v.
Perfil Asesor II 9.8 s.m.l.m.v.
7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE:
FACTOR O CRITERIO DE EVALUACION PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS
FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS
EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA) 50% CERTIFICACIONES
ENTREVISTA 10%
TOTAL 100%
8. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA:
1. Realizar plan de trabajo sobre las actividades a desarrollar para la ejecución del contrato. 2. Apoyar la ejecución del Inventario en Estado Natural del Archivo – Idexud. 3. Realizar el proceso de organización (Clasificación + Ordenación + Descripción) de cada uno
de los expedientes. 4. Identificar las series y subseries documentales existentes en la TRD del IDEXUD. Para ello se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional del instituto.
5. Identificar de ser el caso la documentación que por la TRD en su disposición final sea de eliminación.
6. Entregar un informe semanal con el avance obtenido sobre la ejecución del inventario 7. Entregar un informe mensual donde se relacione de manera detallada las actividades
realizadas y el avance obtenido sobre el inventario de la documentación y/o expedientes del área de archivo – Idexud.
8. Cuando se dé por terminado el contrato entregar: informe final de actividades donde se detalle la ejecución de las mismas, evidencias y/o soportes anexos al repositorio “Honorarios” y formato “Paz y Salvo Idexud”, diligenciado y firmado. Entregable: 1. Informe final de actividades donde se detalle el avance realizado sobre el inventario en estado natural realizado.
9. Recibir y mantener en buen estado los elementos asignados por el área de Sistemas de Información y las Telecomunicaciones para la ejecución del contrato, cuando haya lugar.
10. Conocer e interpretar la misión, visión, política y objetivos de calidad. 11. Participar en las actividades encomendadas, siguiendo lineamientos del Sistema de Gestión
de Calidad y aportar para la mejora del mismo. 12. Mantener y mejorar el proceso a través del Sistema de Gestión de Calidad. 13. Y las demás que le sean asignadas por el director del IDEXUD, o quien este delegue.
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
9. INFORMES, PRODUCTOS Y/O ENTREGABLES: Matriz donde se detalle el inventario realizado
10. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS Y LA FORMA DE MITIGARLOS:
No
.
Cla
se
Fue
nte
Etap
a
Tip
o Descripción (Qué puede
pasar y, cómo puede ocurrir)
Consecuencia de la ocurrencia
del evento
Pro
bab
ilid
ad
Imp
acto
Cal
ific
ació
n
tota
l
Pri
ori
dad
1
Gen
eral
Exte
rno
Co
ntr
atac
ión
Op
erac
ion
al
La mala calidad de los servicios prestados.
Insatisfacción de la necesidad de la Universidad.
2
2
4
Med
io
2
Esp
ecíf
ico
Exte
rno
Ejec
uci
ón
Op
erac
ion
al
El incumplimiento de lo establecido en los estudios previos, en la propuesta de servicios presentada, en los posibles OTROSIES, que de común acuerdo se pacten con la Universidad Distrital así como en el respectivo contrato.
No satisfacción de la necesidad de la Universidad.
1
2
3
Baj
o
3
Esp
ecíf
ico
Exte
rno
Sele
cció
n
Op
erac
ion
al
Falsedad en los documentos allegados por el contratista.
Inhabilidad del proponente y/o de su propuesta.
3
3
6
Alt
a
4
Gen
eral
Exte
rno
Co
ntr
atac
ión
Op
erac
ion
al
* El incumplimiento de sus obligaciones de supervisión. * El no pago del contrato, en la forma establecida. * La no comunicación permanente por parte del supervisor de contrato con el contratista, que ocasione demoras y tropiezos en el desarrollo del contrato que se firmare.
Demoras en la ejecución del contrato e incumplimiento de los deberes de control y vigilancia.
3
3
6
Alt
a
11. GARANTIAS Y AMPAROS EXIGIBLES:
PROCESO GESTIÓN LEGAL
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Código
EPS-FR-066
Versión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha de
aprobación:
21/09/2021
PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES, EL CONTRATISTA CONSTITUIRÁ EN UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS LEGALMENTE AUTORIZADA PARA FUNCIONAR EN COLOMBIA, A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD Y DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA DE FIRMA DEL CONTRATO, UNA GARANTÍA ÚNICA QUE AMPARE:
AMPARO: CUMPLIMIENTO, MULTAS Y CLÁUSULA PENAL.
VIGENCIA: PLAZO DEL CONTRATO Y CUATRO (4) MESES MÁS
VALOR: 10% DEL VALOR DEL CONTRATO LA PÓLIZA EN CUESTIÓN SERÁ LA DENOMINADA EN EL MERCADO ASEGURADOR PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN.
OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA DIRECTOR IDEXUD
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas aplicables y vigentes, y por tanto bajo nuestra responsabilidad, lo presentaos para la firma. Nota: Resolución No. 262 de 2015 Artículo 9. Los estudios previos estarán a cargo del Jefe de la Dependencia en donde se haya identificado la necesidad, quien luego lo remitirá al Competente Contractual para su aprobación y solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
Elaboró Johanna Castaño González Abogada IDEXUD
28/09/2021
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
1662
13,627,890.00
No.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
VALOR
3-00-991-00-00-29-1301-02 PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES YJURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓNDEL MISMO FONDO ESPECIAL.
OBJETO:PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE ENEL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DELIDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO.
Que en el Presupuesto del Convenio 1301 existe apropiación disponible para atender la presente solicitud así:
230 - UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
02 - CONVENIOS
EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO
CERTIFICA
Bogotá D.C., 28 de septiembre del 2021.
CODIGO PRESUPUESTAL
Se expide a solicitud de OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA, DIRECTOR DEL INSTITUTO DE EXTENSION IDEXUD, IDEXUD, deseptiembre 28 del 2021.
13,627,890.00TOTAL:
CONCEPTO
1662No.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO
OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA
4040No. Solicitud necesidad
1412 IDEXUD 2.1.3 EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL 13,627,890
PRIDXKLFC
ELABORÓ
SOLICITUD DE NECESIDAD
Dependencia Solicitante
IDEXUD
Vigencia No. Solicitud2021 4040
Pagina 1 de 2
JUSTIFICACIÓN (Identifique de forma clara y corta la necesidad de la contratación.)
"EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN ¿ IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN EL LINEAMIENTOESTRATÉGICO L1, META 6 ¿LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LASPROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTENCOMUNIDADES DE LA CIUDAD Y LA REGIÓN.¿, LINEAMIENTO L5, META 35. ""LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DELA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL, META 37 - LOGRAR UN NIVEL DESATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41.CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIO DETRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY 1712 DE 2014. ENCAMINA SUSOBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN,DESARROLLANDO ACTIVIDADES TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREAADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE TRABAJO, RESPUESTA YELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CONPERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA EINDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓNMISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON
OCASIÓN DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19,
ACTIVIDADES ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE
LAS ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO
DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN .
INFORMACION DEL CONTRATO
Objeto:
Valor Estimado:
PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMAE INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LAUNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO.
$13,627,890.00
PLAN DE CONTRATACION / RUBRO PRESUPUESTAL Y/O CENTRO DE COSTOS
ESPECIFICACIONES TECNICAS: Si la compra o el servicio que requiere contempla especificaciones del orden técnicodescribalas.
Descripción
OTRO. Elemento no encontrado en el catalogo de servicios1Asistencial
Cantidad
Especificación:
Duración: TRES (3) MESES
DATOS DEL SUPERVISOR / INTERVENTOR
Nombre:
Dependencia: IDEXUD
OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA
Fecha de Solicitud: 28 de Septiembre de 2021
Cod. 1
MARCO LEGAL
Ningunas
Unidad
REQUISITOS MINIMOSSecuencia Requisito Observaciones
12
FORMACIÓN ACADÉMICAEXPERIENCIA GENERAL
Título de educación mediaExperiencia mínima de seis (6) meses, no requiere unconocimiento técnico determinado.
3-00-991-00-00-29-1301- PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS ENACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDOESPECIAL.
$13,627,890
1412 IDEXUD 2.1.3 EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL $13,627,890CENTRO DE COSTO ACTIVIDAD
SOLICITUD DE NECESIDAD
Dependencia Solicitante
IDEXUD
Vigencia No. Solicitud2021 4040
Pagina 2 de 2
Firma del Responsable de la dependencia solicitante
OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA
ANEXOSSecuencia Descripción Observaciones
3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA N/A
Código: EPS-DC-007
Versión: 03
Fecha de aprobación: 08/10/2018
28/09/2021
TELÉFONO:
TIPO VINCULACIÓN: NOMBRAMIENTO
CORREO ELECTRÓNICO:
Rubro SubrubroValor Subrubro
según presupuesto
Valor ya
comprometido del
subrubro
Saldo sin
comprometer
del subrubro
Saldo en Caja del Subrubro
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
OBJETO: (Según los subrubros establecidos en el presupuesto aprobado por las partes)
PROCESO GESTIÓN LEGAL
DOCUMENTO CONTROL SOLICITUD CDP
Sistema de Gestión de la Calidad
INSTITUTO DE EXTENSIÓN Y EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO IDEXUD
SOLICITUD DE CDP
CONVENIO/CONTRATO: IDEXUD Fecha de Solicitud:
JUSTIFICACIÓN:(identifique de forma clara y corta la necesidad de la contratación)
El Instituto de extensión – IDEXUD, dentro del Plan Estratégico de Desarrollo, según el lineamiento estratégico L1, meta 6 “Lograr que los proyectos de extensión respondan a la interacción
entre las problemáticas del entorno y los procesos de investigación, y que sus resultados vinculen e impacten comunidades de la ciudad y la región.”, lineamiento L5, meta 35. "Lograr la
calidad y disponibilidad del 100% de la información institucional, que no tenga restricción constitucional ni legal, meta 37 - Lograr un nivel de satisfacción mínimo del 80% por parte de las
personas que utilizan los servicios de la Universidad y meta 41. Conseguir la publicación oportuna y completa de toda la información relacionada con el principio de transparencia y derecho
de acceso a información pública, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014. encamina sus objetivos para desarrollar el Plan de Acción Anual del Idexud, a través del apoyo de sus áreas de
gestión, desarrollando actividades tendientes a la ejecución del plan en mención, en tal sentido el área Administrativa, gestiona y apoya con actividades tendientes a realizar mesas de trabajo,
respuesta y elaboración de informes, publicar la información y otros, por lo cual, se hace necesario contar con personal idóneo y capacitado, para lo cual se necesita contratar asistenciales,
de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de
gestión documental y archivo.
El desarrollo de las actividades, se podrán desarrollar virtualmente con ocasión de la crisis de salud pública originada por la pandemia del Covid-19, actividades estas que se hacen necesarias
para continuar con el cumplimiento de las actividades misionales del Instituto de Extensión de la Universidad en cada uno de los diferentes proyectos de extensión que acá se ejecutan
N/A
Prestar servicios asistenciales en el área Gestión Administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la
función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de gestión documental y archivo.
DURACIÓN O PLAZO: (Expresado en meses y/o días según lo establecido en el presupuesto aprobado por las partes)
TRES (3) MESES
VALOR A CONTRATAR: (en números y letras)
TRECE MILLONES SEISCIENTOS VEINTISIETE MIL OCHOCIENTOS NOVENTA PESOS M/CTE $ ($13.627.890)
REQUISITOS MÍNIMOS PARA ESTÁ SOLICITUD
DEBEN ESTAR CONFORME A LO PRESENTADO EN LA PROPUESTA TÉCNICA QUE HACE PARTE INTEGRAL DE LA MINUTA DEL CONVENIO/ CONTRATO
(FORMACIÓN ACADÉMICA Perfíl académico mínimo requerido y los títulos de pregrado, posgrado, maestrias u otros que se requieran EXPERIENCIA GENERAL: Describir la experiencia
requerida y el tiempo mínimo que se debe tener de está expresada en años y/o meses EXPERIENCIA ESPECÍFICA: Describir la experiencia requerida y el tiempo mínimo que se debe tener
de está expresada en años y/o meses o sus respectivas equivalencias
FORMACIÓN ACADÉMICA:
Título de educación media
EXPERIENCIA GENERAL:
Experiencia mínima de seis (6) meses, no requiere un conocimiento técnico determinado.
EXPERIENCIA ESPECÍFICA:
DATOS SUPERVISOR
NOMBRE SUPERVISOR: OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA NUMERO Y FECHA RESOLUCIÓN: 193 del 28 de julio de 2020 y 195 el 29 de julio
IDENTIFICACIÓN SUPERVISOR: 79357153
PROYECTO CURRICULAR: IDEXUD
SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
Descripción Presupuestal Histórico Presupuestal Solicitud Actual de NECESIDAD – CDP
Valor solicitado
Prestación
de servicios
por
Personas
Naturales y
Juridicas en
Asistencial $ 13.627.890 $ 13.627.890
Supervisor Proyecto Coordinador o Director Proyecto
Yo OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA en calidad de SUPERVISOR del Proyecto IDEXUD certifico que la información acá solicitada y reportada corresponde a lo requerido y aprobado
para ejecución presupuestal por la ENTIDAD CONTRATANTE y la U.D.F.J.C.
OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA
Vicerrectoría Administrativa y Financiera División de Recursos Humanos
PBX 57(1)3239300 Ext. 1603 Carrera 7 No. 40B- 53 Piso 6, Bogotá D.C. – Colombia Acreditación Institucional de Alta Calidad. Resolución No. 23096 del 15 de diciembre de 2016 [email protected]
1
Bogotá D.C., 06 de septiembre de 2021 DRH-2041 2021 IE 14477 Doctor OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA [email protected] Director Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano- IDEXUD Universidad Distrital Francisco José de Caldas REF: CERTIFICADO DE INSUFICIENCIA DE PERSONAL CON LOS PERFILES REQUERIDOS. Respetado doctor Patiño: En atención al oficio IE-13722-2021 de fecha 30 de agosto de 2021 y radicado mediante correo institucional en la misma fecha, de acuerdo con las competencias legales de esta División, me permito certificar insuficiencia en la Planta Global de Personal, del perfil requerido para desarrollar las actividades del siguiente cuadro. Es de aclarar, que si bien se expide la presente certificación esta podrá usarse, únicamente si las necesidades del servicio la justifican y si existe la suficiencia presupuestal.
CANTIDAD PERFIL OBJETO
3 Asistencial Título de educación media y mínimo 6 meses de experiencia laboral, el cual no requiere un conocimiento técnico determinado.
Prestar servicios asistenciales en el área Gestión Administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de gestión documental y archivo.
1 Asistencial Título de educación media y mínimo 6 meses de experiencia laboral, el cual no requiere un conocimiento técnico determinado.
Prestar servicios asistenciales en el área gestión administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo a las actividades de recepción, gestión de la correspondencia y gestión documental y archivo
La anterior certificación, se expide atendiendo lo previsto en el artículo 3 del Decreto Nacional No. 1737 de 1998, modificado por el Decreto 2209 del mismo año. Cordialmente,
JORGE ENRIQUE VERGARA VERGARA Jefe División de Recursos Humanos [email protected] Elaboró Yoly Hernández G. Secretaria – División Rec. Humanos
Revisó
Hanna Julieth Ferrucho Rodríguez – Abogada CPS División Rec. Humanos
Top Related