Enero de 2013
Administración de proyectos UnisonPIFI 2.0
2Información Confidencial. Este material no deberá ser fotocopiado, copiado, distribuido o revelado a personas no autorizados. Se requiere de la autorización previa y por escrito de la Dirección de Informática de la Universidad de Sonora
Situación Actual• Actualmente la Universidad de Sonora para el ejercicio de los recursos
PIFI, se ha tenido que ajustar a la estructura y seguimiento presupuestal establecido de manera institucional, para los diferentes Fondos que maneja.
• Esta estructura solo ha concedido facilitar, dentro la institución, el ejercicio de los recursos, sin permitir llevar un seguimiento del cumplimiento de las metas planteadas en los objetivos del proyecto.
• Actualmente se han visto obligados a llevar registros manuales, que en muchos de los casos, sólo es el mínimo, para cumplir con las exigencias de los diferentes controles requeridos.
• Se requiere construir herramientas, que apoyen a la toma decisiones de manera oportuna, así como, también faciliten al cumplimiento de los requerimientos y las reglas de operación planteadas por la SEP.
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Propuesta• Contar con información al día del estado de cada uno de los proyectos PIFI.• Estructura de administración en función a proyectos: metas académicas,
metas compromiso y control financiero.• Mayor facilidad en el proceso de adquisición de los distintos bienes
solicitados.• Disminuir los problemas ocasionados durante la distribución de los recursos
aprobados.• Bajar en un 70%, como mínimo, la necesidad de realizar transferencias.• Mantener información al día del ejercicio financiero y el seguimiento
solicitado por las entidades gubernamentales.• Ofrecer herramientas de monitoreo del ejercicio y cumplimiento de las
metas, desde el BMS (Bien, Material o Servicio) asignado, hasta el proyecto institucional.
• 2012Programa PIFI
• P/PIFI-2012-26MSU0015Z-02 – GES 2Proyecto PIFI - Dependencia
• P/PIFI-2012-26MSU0015Z-02-02Objetivo Particular
• P/PIFI-2012-26MSU0015Z-02-02-1Meta
• P/PIFI-2012-26MSU0015Z-02-02-1-1Acción
• P/PIFI-2012-26MSU0015Z-02-02-1-1-1Recurso
• 12933Fondo
• 5130Cuenta
• 231101Unidad Responsable
• 201101Función
• 14 01 001Proyecto Específico
Estructura PIFI Estructura presupuestal UniSon
Administración Financiera PIFI
BMS. 2012.1.1.1.1.1
12933-5130-231101-201101-1401001Responsable del gasto
Ciria Abud
5
Proceso GeneralPr
opue
sta
de P
roye
ctos Se prepara
propuesta.Se envía a SEPSe realizan los ajustes necesarios.
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ión SEP acepta y solicita
ajustes para distribución de recursos.Las dependencias realizan los ajustes.Se envían a SEP.SEP revisa y los acepta.
Regi
stro
del
apo
yo P
IFI Creación de cuentas
presupuestalesAsociación de los artículos a comprar (algunos).Asignación de flujo de firmas
Ejer
cici
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segu
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nto Ejercicio
MonitoreoGeneración de Reportes Trimestales a SEP.
Cier
re Entrega de informes correspondientes a SEP.Cierre.
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Distribución
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Apariencia del sistema: UniSon PIFI
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Importar información enviada por PIFI
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Relación de responsables de Proyectos (dependencias).
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Relación de dependencias.
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Asignación de responsables de Recursos.
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Asignación de responsables de Recursos (continuación).
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Distribución de los recursos (departamentos).
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Distribución de los recursos (continuación).
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Reprogramación PIFI.
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Estatus de los recursos• Asignación de responsables. Etapa inicial del proceso donde la administración PIFI asigna los
responsables de proyecto y recursos.• En captura por el departamento. Etapa en cual los departamentos deben de complementar la
información presupuestal para el gasto, conforme a la estructura interna de la universidad.• En autorización por el responsable. Una vez realizada la distribución de los recursos, se envía
para la autorización del responsable del proyecto PIFI, en los casos donde el responsable del recurso sea distinto al del proyecto.
• Rechazada por responsable del proyecto. En caso de encontrar algún inconsistencia con la información capturada, se rechaza para que se reclasifique hacia el responsable del recurso.
• En autorización por administración PIFI. Etapa de revisión por parte del área de administración PIFI.
• Liberado para su ejercicio. Una vez autorizada la distribución realizada, se libera para su gasto.
• Rechazada por administración PIFI. En caso de encontrar algún inconsistencia con la información capturada, se rechaza para que se reclasifique por parte del responsable del recurso.
Una vez tramitada la información para su revisión, ésta no puede ser modificada a sólo que se rechace
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Muchas gracias